第一篇：規范性公文寫作基礎知識

規范性公文寫作基礎知識

主要內容：

一、公文的定義和分類

二、規范性公文的特點及其作用

三、規范性公文的一般格式

四、幾種常用規范性公文的寫作要點

五、集中容易混淆的文種的區分

六、注意規范的幾個問題

七、提高公文質量應努力實踐和把握的幾個問題

2種以示對受文機關的尊重，不符合行文規則。

11.請示。適用于向上級機關請求指示、批準。全省各級黨政機關均可使用。該文種屬于典型的上行文，但多年來一直存在和“報告”類似的錯誤用法，主要是要錢、要項目的內容較為突出。

12.批復。適用于答復下級機關請示事項。全省有下級機關的各級黨政機關均可使用。該文種屬于典型的下行文，但多年來長期存在有權機關對不相隸屬機關請求的審批事項使用該文種進行答復的錯誤用法。

13.議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。這是《條例》中唯一明確界定適用主體的文種，在我省只適用于省、州、市、縣、區、鄉、鎮人民政府。

14.函。適用于不相隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。全省各級黨政機關均可使用。該文種在日常工作中常常被冷落，本該使用“函”的卻錯誤使用了“請示”、“報告”或“批復”。

15.紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。全省各級黨政機關召開的重要會議，根據工作需要均可使用。會議紀要是記載會議情況和議定事項的內部文件，一般印發參會單位，也可印發其他有關單位，但不需要向社會公開。不得以會議紀要代替有關行政執法文書或文件，不得直 接作為行政管理的依據。

綜合來看，上述15個文種中，有10個文種是黨政機關通用的。黨的機關一般不使用“命令（令）、公告、通告、議案”等4個文種。行政機關一般不使用“決議”文種。我省《實施細則》也對此作了規定。

（三）公文的分類

公文的種類比較多，按其概念外延劃分，大概有這六種類型

一是機關單位類型

分為黨政機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。

二是行文方向類型

分為上行文、平行文、下行文。三是機密程度類型

分為絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文。

四是時限類型

分為超提公文、特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文。

五是適用范圍類型 分為通用公文、專用公文

六是頒發程序、規范程度和行政約束力類型 分為法律性公文、規范性公文、非規范性公文。七是規范性公文按其性質

信函、便簽、紀要格式

10的文件仍然只蓋章不落款。

四、幾種常用規范性公文的寫作要點

黨政機關公文處理工作條例將決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要十五種公文列為規范性公文，并對公文的格式、行文規則、公文擬制、公文辦理、公文管理等都作了具體規定，云南省也制定下發了貫徹黨政機關公文處理工作條例實施細則，所以說隨著形勢的發展公文處理工作已經進入了一個新的時期、新的階段，必須引起足夠的重視，以高度的事業心和責任感，認真學習、努力實踐、不斷總結提高，推進公文處理工作科學化、制度化、規范化。

下面對常用規范性公文報告、請示、通知、意見、函的寫作要點作個交流。

（一）報告公文的寫作要點

報告是典型的上行文，是向上級機關單位匯報工作、反映情況、提出意見和建議，回復上級機關單位的詢問，上報病案等使用的公文文種，收文單位必須是本單位的上級機關單位，國家行政機關使用的規范性公文報告，主要有工作報告、情況報告、回復報告、病案報告四種類型。

工作報告主要是向上級機關匯報工作情況供上級機關了解掌握。工作報告的內容一般為工作情況+經驗體會+存在問題+今后意見，情況部分是重點。報告一般不寫結束語，如：以上報告（請指示）。

情況報告主要是向上級機關反映在貫徹執行黨和政府的方針、政策以及正常工作運轉中出現的新情況、新問題，特別是突出事件、特殊情況、意外事故、個別問題的陳述和處理意見。結構往往是某個情況出現、某個問題發生的全過程及本單位的處理意見，要說清楚是什么問題、什么事情（時間、地點、當事人、原因、直接或間接的后果、處理過程、處理意見等）。

有些突發事件處理過程中出現的新問題，沒有政策依據，下級機關拿不準如何處理，主要是對發生情況采取的措施需要征詢上級機關的意見在緊急情況下又來不及另行文請求上級機關指示，這個時候可以寫結束語：特此報告，有何指示請電告或請回復，或以上報告妥否，請指示。

回復報告是上級機關要求上報某個方面、某個事情辦理結果以及對某項準備出臺的某項措施的征求意見，要反映意見、表明態度。結構根據內容來確定。針對性強，就事論事，必要的時候可以有情況、有問題、有分析、有措施、有建議，但不應該是所答非所問，文章應該問題集中重點突出、條理清晰、一目了然，上級機關要求報告什么問題，就集中回答什么問題。

報告的寫作方法多種多樣，不是固定不變的。每個報告怎么寫根據內容來確定，應該確定的是：

1.標題內容要全，發文機關+發文事由+文種。2.報告屬于閱件，主送機關可視需要而定，但必須有明

314請求審批事項的請示內容比較單一，篇幅不長，結構一般分為兩個部分，事由和請求解決事項，事由要條理清晰、理由充分，必要性、可行性，要寫得詳實有據、充分可信。請求事項要有明確的意見。比如一項工程項目，需要上級機關給予解決資金，要明確需要解決多少數額，不能只說請求幫助解決資金，但是要實事求是，有理有據。

請求批轉意見的請示，現在意見已經明確成為規范性公文的一種文種，因為意見影響的范圍比較大，本級機關發布以后執行的力度不夠，所以需要上一級機關發布才能達到效果，但是很多時候意見類公文我們都是以通知形式行文。結構分事由和意見兩個部分，事由部分應當力求簡明扼要，意見部分是重點，要條理清楚，措施有力，切實可行，結束語一般寫：以上請示如無不妥，建議批轉“各級各部門”執行。

請求指示、答復型請示，內容比較單一，主要是對上級政策規定中不明確的問題，以及在工作中遇到的難以把握、拿不準的問題，請求上級機關指示，給予明確答復。文中應該把問題焦點、難點、矛盾點及本級的理解和相關意見表述清楚，這樣便于上級機關研究答復。

請示公文特別要注意的是不越級請示，不橫向請示，不多頭主送，不一文多事，不向下行文。

（三）通知公文的寫作要點

通知是典型的下行文，是黨政機關、企事業單位、社會團體傳達上級指示，部署安排工作，實施管理措施，處理公共事務，任免聘任干部，批轉、轉發上級機關、下級機關和不相隸屬機關單位的文件，要求下級機關需要周知的事項等使用的公文格式。通知的制發主體應當是和受文單位有直接、間接的隸屬關系的上級機關或主管單位，向平行單位和不相隸屬的單位也發通知是不規范的做法。

通知公文一般分為部署工作性通知、管理措施性通知、指導性通知、事務性通知四種類型。

部署工作性通知制發主體是上級機關或主管部門，內容又分為年度或階段全面工作部署和專項工作部署兩類。全面工作類部署除明確闡述工作指導思想、方針、原則外，各項工作應分清主次和輕重緩急，重點突出目的、要求、措施、時間。專項工作部署除闡明工作指導思想、方針外，一般應突出實施步驟，實施方法，采取的措施。部署類通知還包括本單位貫徹上級指示、文件的通知，這一類通知不用面面俱到，應該把重點放在把上級指示、要求和本地區、本單位實際結合的部署，要做好這篇文章，切記不要照搬照抄上級文件。不管是哪一種工作部署類通知，應該有明確的工作目標，工作標準，責任要求，一般來說機關的層次越高，要求就越要原則一些，機關的層級越低，要求就應該更具體一些。

管理措施性通知，一般是針對工作運行當中存在問題，制定關于解決問題加強管理的措施，如加強社會治安管理工作的通知，就要針對社會治安存在的問題，來寫如何推進社會治安管理工作的措施。因此寫這一類通知，情況要吃得透，718的措施要求要切實可行，不能提出過多過高的要求，操作性要求盡可能貼近實際情況。指導性的下行文一定要防止頭重腳輕，情況問題分析要簡單明了，要把重點放在指導性意見上，不能只提出問題而沒有解決問題的辦法措施。

下行文比較常見的還有貫徹實施意見，一般為上級機關頒布、下發實施的重要法律法規規章和重大政策而行文。實施意見不同于其他下行文意見的特點在于主題明確，就是圍繞上級機關制定的某一重大問題、重大政策結合本地區、本單位情況提出的貫徹意見，具體的落實辦法，情況部分要求更簡明，甚至不寫情況，開門見山，開頭就寫根據上級某某某意見精神，結合實際特制定本實施意見。行文當中可以將上級來文精神穿插進去，重點在做好上級文件精神與本單位實際結合的文章上，如某項重大工作部署指導思想、任務、目的、措施、政策等，都要體現與本地區、本單位實際情況相結合，切忌照搬照抄。

平行文的意見，在適用范圍上一般是涉及兩個或兩個以上單位、部門的事項，相互之間表達自己對某一問題的意見見解。這類意見，一是提出見解，帶有商榷的意思；二是提出解決的辦法，帶有建議的性質。這一類平行文意見的格式，還沒有規范統一的格式要求，常見的有這四種，一是要抬頭，有受文單位，落款應該放在文尾。二是不抬頭的，沒有受文單位，一般應將制發機關、制發時間放在標題之下，后面不用落款，由于意見文種涉及重大問題、重大事項，制發機關、制發時間放在標題之下以示莊重，一目了然。三是批轉、轉發意見行文形式上采用通知文種，一般采取抬頭的形式，寫明主送機關，文尾應該寫上“以上意見如無不妥，建議批轉各級各部門執行”的字樣。少數情況下也有不抬頭，文尾只寫“以上意見如無不妥，請求貫徹執行”。四是印發本機關貫徹執行的意見，按下行文格式。

（五）函類文種的寫作要點

函是平行文，是平行機關、不相隸屬機關、單位之間，相互商洽工作，通報情況，詢問和答復問題，征詢意見，或者向有關主管部門請求批準事項時使用的公文文種。這里指的函是公文的函，屬于規范性公文，必須按照公文規范處理。作為規范性公文的函，一般按他的作用大體分為商洽函、咨詢函、答復函、請批函、邀請函和告知函六類。

函是機關單位公務往來中使用比較頻繁、比較簡便、比較靈活的公文文種。函作為規范性文種使用，實質不在于其內容而在于其形式。如同樣不屬于本機關審批的事項，請求批準，若審批權在上一級機關則使用請示，若審批權在平行機關則使用函。

應當把握的是，函的內容多種多樣，形式不拘一格，因此行文一般是一文一事，不宜一文多事，篇幅一般較短，用函請求批準事項、請求答復問題、商洽工作，受文單位研究同意的事項，答復也應當用函。請求批準單位的函，結束語應該用“請復函”字樣，不應該用“請審批或請批示”。答復函、122辦理回復。2.從功能上講，報告主要是向上級機關匯報情況，反映問題，提出建議，供上級機關決策參考。請示則主要是請求上級機關給予指示、解決困難、答復問題。3.從內容上講，報告的內容比較廣泛，涉及面可大可小，篇幅可長可短，形式比較多樣。請示內容比較單一，一文一事，其基本結構就是事由加請示事項，篇幅一般都不長。4.在行文格式上，報告較請示限制較少，請示較報告的要求要嚴格些。報告必要時可以報送上級若干機關，請示原則上只能報送一個直接的上一級機關。報告可以若干機關聯合行文，請示則很少聯合行文。請示的結束語一般比較規范，如“當否，請批示或當否，請批復”，而報告一般不寫結束語。

（三）請示和意見類公文

請示是下級機關向上級機關請求解決審批事項、解決問題、批轉文件、請求指示、答復問題時使用的公文。意見則是用于機關單位對重大問題提出見解，對重要事項提出解決辦法或對重要問題、重要工作提出解決建議時，使用的公文文種。

二者不同的是，意見可以是上行文、平行文、下行文，但不管是上行文、平行文、下行文受文單位都必須要認真辦理，對上級機關的意見，下級機關應當遵照執行，在實踐當中應當注意的是盡管黨政機關公文處理工作條例將意見作為規范性公文的一個文種，但是有的機關單位仍然不能正確認識和使用，經常遇到下級機關不重視執行上級機關的意見，或者是上級機關要求下級機關將意見改為請示重新上報，這些都是不應該的。

（四）請示和函

這里說的請示與函，主要是指向平行機關有關主管部門請求批準事項時容易混淆使用的情況。

向平行機關請求批準事項的函，實質不在其內容上，而在于形式上，標題“關于……的請示”，“關于……的函”，結束語“當否，請批示”，“當否，請函復”。

（五）函和通知

1.行文方向不同，通知是下行文，受文單位是下級機關，函是平行文，受文單位是同級機關單位和不相隸屬的機關單位。

2.語氣不同，通知一般用要求，強調的語氣，函一般用商量，請求的語氣。

3.發送單位的標識不同，通知有主送和抄送單位，函一般沒有抄送單位，可用各有關單位，或者是一文多發，分別派送。

4.通知是要辦理，要貫徹落實，函則不一定，能辦則辦，不能辦則說明原因，但是要有回復。

六、注意規范的幾個問題

（一）正確使用公文標題中的介詞

公文標題中介詞“關于”的使用，其作用一般是為了避免與主謂句作公文的內容時發文機關的主語和名詞并列，把以

526引用其他公文的內容時必須全面準確，不能斷章取義，對引用的政策有關聯或者對理解該政策有幫助的內容額一并引用。

（五）層層轉發文件的標題

常見的寫法有三種，如《某某省人民政府關于批轉省衛生廳 農業廳關于貫徹國務院批轉<衛生部 農業部關于改革和加強農村醫療衛生工作意見>的通知的意見的通知》，很拗口；《關于貫徹（國發〔2012〕某某號）文件的通知》，標題很簡練，但是標題中沒有體現公文內容不便于公文查找；比較好的寫法是貫徹文件號加內容，如《某某省人民政府貫徹（國發〔2012〕某某號）文件加強農村醫療衛生工作的通知》，但是這種標題也有不好的地方，就是沒有體現出下級提出的貫徹意見，可以在文章正文中將完整的名稱寫出來。

七、提高公文質量應努力實踐和把握的幾個問題

（一）充分認識文稿起草的地位和作用

1.文稿起草是辦公廳（室）的基本職責之一，是直接為領導為部門為基層服務的經常性的工作，是文秘人員的一項重中之重的工作。

2.文稿起草是較高層次的服務，一是我們起草的文稿一般都是關系全局的文稿；二是我們起草的文稿質量要求比較高。所以文稿起草工作是一種較為復雜的腦力勞動。

3.文稿起草是文秘人員發揮參謀助手作用及參與政務、以文輔政、謀在其中、搞好服務的重要方式。

（二）要下功夫糾正在文稿起草中常犯的幾種毛病 1.力度不夠，針對性不強，文章一般化。站位的角度、層次不夠。

2.層次不清，邏輯混亂，主題不明。3.文字冗長，有些提法不妥，經不起推敲。4.角度不對，用詞不準，容易造成誤解。

起草一篇公文，必須認真領會上級黨委、政府和領導的精神和要求，本機關領導的意圖，全面掌握熟悉本機關及主管行業的情況，橫向單位的經驗做法。起草公文之前首先要了解這篇公文是要干什么，要解決什么問題，有沒有必要發，能不能解決問題，確定行文方向和文種。寫作時我們要抓重點、抓典型、抓能夠反映問題的數據。

（三）公文寫作應做好的五個環節和應把握基本原則 1.五個環節

一是要“問”，摸清領導意圖、思路，摸清要草擬文稿的意圖、重點以及要解決的問題等。

二是要“探”，理清提綱、理清思路，來征求領導的意見。三是要“找”，勤跑、勤看、勤問、勤翻閱資料、勤歸納分析整理所獲得的有關信息，要正確領會上級的有關精神，摸清下級和有關單位的實際情況，了解外單位的做法，找出所用信息的資料的特點、重點、典型以及能說明問題的數據。

四是要“鑒”，學習借鑒上級機關單位的指示和文件，外單位的文件是怎么做的。

930比較順利，而且更便于爭取領導支持。

四是勤奮學習。勤學習、勤跑、勤看、勤收集分析資料、勤總結提高。

五是多寫多練。公文不是上一次課，參加一次培訓班，或者寫一兩次就能熟悉掌握，他是需要長期磨練的。

六是樹立正確的苦樂觀和甘當無名英雄的精神，文字起草是一個比較苦的繁雜的腦力勞動。過去講文字工作是為領導做嫁衣，領導的講話說得好的，實際是你寫的。

今天向各位交流的是幾種常用規范性公文的寫作要點，以及公文寫作應當掌握的基本要理和工作方法，是授之以漁。應當明確，公文寫作不是靠聽一兩次課就能解決的，最根本的還是要靠我們在工作實踐中不斷的學習、不斷的摸索、不斷的總結提高。

第二篇：公共基礎知識公文寫作：規范性公文

公共基礎知識公文寫作：規范性公文

【導語】公共基礎知識考察的范圍較廣，主要包括：政治、法律、科技、管理、人文和公文寫作等等，中公事業單位考試網為大家帶來公共基礎知識公文寫作：規范性公文。

一、規范性公文結構

(一)總體結構

條例、規定、辦法等規范性公文一般均包括：文件標題、發布或通過或批準的日期、章題(必要時還有節題)、正文。

(二)正文的結構

條例、規定、辦法等規范性公文的正文一般均有這樣幾部分內容：制定目的、制定依據、適用范圍、有關定義、主管部門、具體規范、獎懲辦法、施行日期、施行程序與方式、有關說明等。

在寫作實踐中，上述內容多以條文形式表達，每條還可下分為款、項、目等層次。總則、分則、罰則、附則。

二、規范性公文特點

規范性公文是以強制力推行的用以規定各種行為規范的文件。條例、規定、辦法就是其中具有代表性的部分，與其他類型的公務文件相比它們具有如下特征：

公文內容是作者單方面意志的表示，其規范作用的成立與實現不以對方是否同意為前提條件，具有極強的強制約束力;公文所針對的問題是反復多次適用的、涉及多數人而非少數人的一般的普遍性問題;公文生效程序更為嚴格和規范，特別是在審批手續和正式公布程序方面非常嚴格;在效用方面一般均實行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原則;語言運用講究高度準確、概括、簡潔、通俗、規范。

三、規范性公文寫作要求

撰寫條例、規定、辦法等規范性公文時，應遵循一些特殊的規律，特別應注意：維護文件的高度一致性、嚴密性、條理性、簡明性、穩定性、連續性，尊重條例、規定、辦法各自的特殊撰寫要點。

以上內容來自中公事業單位考試網為考生備考公共基礎知識提供備考指導，供大家學習參考!

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第三篇：公文寫作基礎知識(基礎知識)

公文寫作基礎知識(基礎知識)

公文寫作基礎知識

一、公文的定義和分類

定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；我們要向鄉鎮、村安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便于基層照章執行；我們要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們

每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文秘工作人員，有許多年輕人因為具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因為選不到合適的文秘人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對于年輕人來說，具有更加積極的作用。

分類 下載:公文寫作基礎知識全文

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在后面要專門給大家講。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規范性和頒發程序的規范程度、行政約束力的強弱劃分：規范性公文和非規范性公文。

規范性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

非規范性公文：除規范性公文以外的公文。常用的非規范性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據類、表格類、大事記等等。

機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。

公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。*

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們

在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象，確定采取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨開展講政治、講正氣、講團結的“三講”活動，這對黨的建設來說，是件大事，所以用決定文種；每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關于兌現**年農村工作責任制的決定》，這就是個獎懲決定。

2、要向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警

大隊。要公布社會各有關方面應該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜采用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》

4、向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況匯報等等。

5、向上級機關反映并請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。

6、答復下級機關的請求事項，用《批復》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關系的機關之間，比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門，商洽問題、詢問或答復問題，一般用《函》。

9、明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10、還有一種《命令》文種，主要適用于依照有關法律公布行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施，這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因此，在市、縣兩級，一般不涉及到《命令》文種。以上講的是一般原則，具體采用哪類文種，要根據具體情況來確定。

規范寫作

公文寫作要努力做到“七個規范”：

1、主題規范。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單

一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2、使用材料規范。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題

時，所列舉的現象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現象和個別現象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，、提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法，因為事物總是在發展變化，尤其在這個信息飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的這么一個時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調研，寫公文也好、安排工作也好，都做不到“有的放矢”—即對準目標放劍，一劍中的。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象，而想象則是文學作品的核心和靈魂。

第四篇：公文寫作基礎知識

QZZN公務員考試論壇 《紅星》整理

公文寫作基礎知識

公文寫作基礎知識

（一）一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；我們要向鄉鎮、村安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便于基層照章執行；我們要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文秘工作人員，有許多年輕人因為具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因為選不到合適的文秘人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對于年輕人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在后面要專門給大家講。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規范性和頒發程序的規范程度、行政約束力的強弱劃分：規范性公文和非規范性公文。規范性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

非規范性公文：除規范性公文以外的公文。常用的非規范性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據類、表格類、大事記等等。

（三）機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。

（四）公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。*

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象（為什么要寫這個文件；寫這個文件要達到什么目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行），確定采取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨（特別是黨員領導干部）開展講政治、講正氣、講團結的“三講”活動，這對黨的建設來說，是件大事，所以用決定文種；每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關于兌現**年農村工作（人口與計劃生育工作）責任制的決定》，這就是個獎懲決定。

2、要向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警大隊。要公布社會各有關方面應該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜采用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》

4、向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況匯報等等。（在其中，政府工作報告是一個有特指內容的文種，政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況）

5、向上級機關反映并請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。

6、答復下級機關的請求事項，用《批復》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關系的機關之間，比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門，商洽問題、詢問或答復問題，一般用《函》。

9、明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10、還有一種《命令》文種，主要適用于依照有關法律公布行政法規和規章（如主席令、國務院令），宣布施行重大強制性行政措施（如通緝令），這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因此，在市、縣兩級，一般不涉及到《命令》文種。以上講的是一般原則，具體采用哪類文種，要根據具體情況來確定。

（二）規范寫作

公文寫作要努力做到“七個規范”：

1、主題規范。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單

一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2、使用材料規范。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題時，所列舉的現象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現象和個別現象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，、提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法，因為事物總是在發展變化，尤其在這個信息飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的這么一個時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調研，寫公文也好、安排工作也好（事實上，寫公文也是安排工作的一種方式），都做不到“有的放矢”—即對準目標放劍，一劍中的。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3、文章格式規范。公文普遍的結構格式是：公文標題—主送機關—正文—結尾—成文時間。為了便于大家理解，我把公文格式方面的內容分為寫作格式和印制格式兩個方面來講，這里主要講公文的寫作格式，寫作格式包括標題、正文、結尾三個部分。1標題：公文標題的寫法一般是發文機關+事由+文種。例如：縣國土局要向市國土局寫一個請求幫助解決地質災害防治經費的請示，標題就是“綏江縣國土資源局關于請求幫助解決地質災害防治經費的請示”；板栗鄉人民政府要向縣政府報告一個煤礦安全事故的調查報告，則標題就要寫成“板栗鄉人民政府關于**煤礦安全事故的調查報告”。2主送機關的寫法：一是只寫受文機關的名稱，不寫領導個人名字（領導特別要求的除外）；二是只能寫一個主送機關，例如：市委、市政府，其他需要送達的受文機關采取抄送方式（調查報告因為是知閱性公文，受文單位不特別確定，除了要求有主送機關的，可以不寫主送機關）；三是用統稱或者規范的簡稱，不能隨意寫，如市政府、市人民政府都是規范的簡稱，但不能寫成市府；四是行文關系，只能逐級行文，一般不能越級行文（如要上報省政府的文件，一般只能市政府轉報），某些經費請示屬特殊情況。

3正文的寫法：正文是主送機關以下、結束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機關之后，先寫一段或幾句導語，說明寫這篇公文的原因、根據或者目的，導入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序，說理簡潔準確并力求深刻，用語符合規范。4結尾：正文寫完后，一般要寫幾句號召的話（一般針對下行文），或者表決心、態度的話（上行文）。《請示》要說“妥否，請批示；《意見》要說“以上意見若無不妥，請批轉執行；《通知》和《報告》可以不要結尾，說完就落款結束；講話稿類的一般有鼓勁、號召的話語；匯報材料一般有表示感謝和今后打算、態度的。

4、文字表述規范。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現字面意義而非聯想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細致的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。（比較文學作品語言與公文語言的異同：同是寫一個夜晚發生的一件事，武俠小說寫“月黑風高夜，***燕子李三一個鷂子翻身越窗而入，手起刀落，一劍封吼，殺死了仇家；而公文只寫某年某月某日，誰在家中被人殺死，或者誰殺死了仇家。）所以，很多時候，我們看文學作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質有關系，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現的反應，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5、標點符號使用規范。該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意：轉發上級或下級文件時，標題一般不用標點符號（有書名號的，取消書名號）；此外，標題中不要過多出現“通知”兩個字，比如省、市層層轉發國務院一個文件的通知，到縣級，可直接說轉發國務院***文件的通知。

6、數字和計量單位使用規范。一般使用阿拉伯數字。前后要統一，不能一時用大寫，一時用小寫。

7、印制規范。包括印制格式、排版、用紙規格，緊急程度、發文機關、發文字號、印制份數、發送單位、印制機關等要素標識。目前各單位在印制上比較規范，請大家在制文的過程中，拿單位印制好的文件來參考學習，我只點幾個方面的細節：

1印制格式（印制方式）：兩種，紅頭文件和白頭文件。紅頭就是單位的文件頭、簡報、信息等，一般適用于正式形成的請示、報告、意見、通知、函等文件。白頭就是不冠特定的文件用紙，直接排版印制，一般會議印發的講話稿、匯報材料等用白頭印制。調查報告、對內的工作方案（如單位解放思想大討論方案）這類文件既可印制成紅頭，也可印制成白頭，視具體情況定。紅頭文件擬文單位、成文時間等落款在結尾處，白頭文件一般把擬文單位、成文時間放在標題下。2簽發：公文的制作簽發程序很嚴謹，不能誰寫誰簽都行。重要文件要一把手或單位主持工作的領導簽發，一般文件由一把手、分管領導或主要領導委托的領導簽發。

3印鑒：即蓋章，也有講究。首先是不能蓋倒了；其次是要蓋在單位落款和成文時間之間，具體有下套、中套兩種蓋法；聯合行文的落款蓋印，一般每排平行落兩個單位的名稱，依次往下排，蓋印時不能相互侵占。現在有很多新成立的機構，需要啟用新印章，印鑒的啟用也有規范，要持機構成立的批準文件向公安機關申請，雕刻好后，由縣政府辦行文告知各鄉鎮各部門后啟用，行文宣布啟用之前蓋的印無效。

4成文時間：領導簽發的時間，而不是擬稿的時間和印制時間，印制時間在版記部分專門有一欄，哪天印的就寫哪天。

5行文層次序數的寫法及排版：目前有些亂。一個正式的文件材料，除總標題外一般有四個層次，總標題用二號華文中宋字體。第一個層次，是大標題，一般用三號黑體，寫成一、二、三；第二個層次是小標題，用

（一）、（二）、（三）來表示，三號楷體；第三個層次用阿拉百數字表示，即1.2.3.，可以三號仿宋加粗以醒目；第四個層次用（1）、（2）、（3）表示。*

三、幾種常用公文的寫作

要具體講怎么寫公文很難，通過聽講了以后就能寫好公文，基本上是不可能的。我寫了8年公文，要總結經驗，頭腦里幾乎還是空的。我個人的體會是，要寫好公文，除了多了解、多熟悉工作、多寫以外，沒有別的辦法。在此，也只是和大家作粗淺的交流。

（一）常用規范性公文

1、請示：如果某個單位在推行工作中遇到了自己不能解決的困難和問題，比如資金、政策等，需要上級幫助解決，就得寫成請示。寫請示要注意幾個問題：一是只能一事一請，不能在一個請示里夾帶多個請示事項，要資金就只寫要資金的請示，需要某個政策性決定的，就寫成單一的請示。二是一請一報，一個請示只能報一個主送機關，不能多頭報送。三是一般不越級請示，但特殊情況除外（如經費請示），在實踐中本著解決問題的原則，不僵化、不教條。四是要簡短精煉，簡潔明了地講明原因、困難，對請求事項要明確，要多少錢，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，還要講明你要的錢主要是用作哪個方面。

2、報告：報告是典型的上行公文，是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復上級的詢問等。報告的特點是閱知性，不是批復、答復性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態。所以，在選擇這個文種的時候，要選擇那些只需要上級知道的工作或事件，或者向就某項工作提意見建議，但不一定需要批復。

1分類：一是工作報告，是按照上級機關要求做作的報告，如政府工作報告；二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或覺得應該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；三是回復性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關于審計意見整改情況的報告）；四是備案報告（規范性文件備案）。

2寫法：一是要有導語，說明依據什么寫這個報告，或者為什么要寫這個報告（依據什么機關的什么通知精神，或者根據某位領導的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。二是總體結構一般是：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今后工作的建議。這是常規格式，具體中有變化。如人大視察**法的實施情況，就可以先寫成效（可以一并寫做法），再寫問題，最后寫建議，三個部分完成。我們要向市政府報一個土地使用及管理工作方面的情況報告，就要有基本情況（建設用地、開發區用地）、問題、措施。回復報告的寫法比較直接，上級問什么問題，我們就答什么問題，一條一條的答（如審計意見整改報告，用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的，程序不規范我們是怎么整改的，擠占專項建設資金我們是怎么整改的）。三是結尾。回復報告寫“專此報告，請閱”；工作報告寫“以上報告當否，請閱示”；備案報告寫“請予審查”。切忌報告中夾帶請示事項。

3、意見：分為上行意見、平行意見、下行意見三種，上行意見一般上級要作出處理或者答復，平行意見則一般提供給對方參考，對方可以不執行，下行意見則具有指示性，下級應該遵照執行。意見的寫法也不是固定不變的，但一般應該包括幾個方面的內容（以印發關于開展某項工作的意見為例）：指導思想和原則、目標和意義、方法和步驟、工作要求等。

4、通知：通知的應用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免干部等等，都需要印發通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發都行。屬下行文，要下級機關（或受文對象）明確做什么、怎么做（這與請示、報告不同，比意見要細），要具有操作性。例如寫一個會議通知，開會時間、地點、參加人員、有些什么要求等等，要一、二、三逐一說清楚，讓看的人一看就明白。通知可以不寫結束語。

5、工作計劃類：是對未來一定時期內的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。工作計劃要有操作性（缺乏操作性是當前部門上報工作計劃的通病）。計劃、規劃、方案、要點，都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重點工作任務分解、擬辦實事分解、經濟發展主要指標分解、議提案辦理責任分解等都是圖表式。當前部門上報的計劃類文件普遍缺乏前瞻性和操作性，都是泛泛而談，隨便寫幾條（以收集政府工作報告素材為例）。

6、工作總結類： 1定義

2分類：綜合性總結（單位工作總結）、專題性總結（專項工作總結）、個人總結（學習、思想、工作）

3寫作關鍵和重點：其特點是實踐性、經驗性、自述性、理論性（不僅陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。一般包括本（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經驗、存在的不足和教訓、下步工作計劃（個人總結寫努力方向）。個人總結要抓住主要問題，把握寫的側重點，突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，不是記流水帳。當前各部門上報的工作總結類材料，缺乏亮點的提煉和總結，都是按部就班寫來，看不出我們與別的縣相比有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好，政策上發生了哪些重大變化。

（二）常用非規范性公文

常用非規范性公文有講話稿、調查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。

1、講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

標題的寫法：工作報告和會議講話的標題可以使用標題式（主標題、副標題構成，主標題是報告內容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，比如《解放思想、團結奮進，奪取改革開放和現代化建設的新勝利》，是主標題，副標題是**省長*年*月在**會議上的報告則是副標題）；還有一種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構成，如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。

主體內容和基本要求：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務、措施。要分析形勢，統一思想，安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實的數據說話，一般不允許脫稿臨場發揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現個人風格，可以臨場脫稿發揮。（脫稿講話責任認定）

要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現時代性；三是高度要站夠，（高度不夠是現在部門起草報告最突出的毛病），你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。

部門代擬講話稿存在的突出問題：一是高度不夠，二是不結合本縣本工作實際，不具有針對性和操作性，三是提煉歸納不夠，邏輯性不強（段落之間、層次之間）。比如，去年我們縣召開了大規模、高規格的全縣教育工作會議，總結近幾年來的教育工作，出臺一些新的開創性的重要政策措施（教師調整政策、穩定教師隊伍的辦法、實行中高考政府獎勵政策等）。教育局很重視籌備工作，代縣委政府主要領導擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦，但最后修改很大，許多內容都沒用，原因就在于沒有結合我們的實際，沒有突出我們的亮點（通篇基本講的是黨中央國務院關于教育發展的意見綱領精神）。講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實不然，好的公文可以寫得既樸實，又有文采，體現講話人的心聲；既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經據典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風格而定，有的領導喜歡引經據典，我們就要考慮和體現他的風格，有人說我不具備豐厚的古典文學修養怎么辦，現在網絡可以幫忙，可以針對性的查閱、學習、選擇。２、匯報材料和傳達提綱：都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。

匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數據，事例要有說服力。一般根據工作情況來安排框架，但上級有明確要求內容的，一般按上級要求逐一匯報。傳達提綱的寫作要點：一是不能原原本本的照搬領導講話或討論發言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現會議精神的東西；二是要有側重，要將本地區本部門急待落實的方面作為傳達重點（比較工業園區與沿江路復建與我縣的關系和意義）；三是貫徹落實措施也要緊密結合本地本部門實際。

３、禮儀講話：歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等（我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話）。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳，聽起來文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本地的風土人情、經濟社會概貌（但是忌寫得呆板），要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。（例文）

（三）信息寫作

１、定義：是黨政機關、人民團體、企事業單位為了向上級機關、平行機關、不相隸屬機關、單位或個人送閱、通報有關情況、信息形成的材料。

２、定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務，管理事務，綜合服務”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補充；它不可能涵蓋辦公室的所有工作，但是辦公室工作的重要組成部分；它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統一和認可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態的資料，而沒有從溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在鄉鎮和部門上報的信息中，多數是新聞報道式的會議信息，即х年х月х日開個什么會，хх領導講了話，或者хх領導去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結、提煉可供借鑒和推廣的工作經驗，去思考、調研某項政策執行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面，昭通市政府辦做得非常好，他們利用被列入國務院信息直報點的機遇，及時編寫、上報各類信息，通過國務院領導批示等途徑，促成了漁洞水庫、巧威公路等重大建設項目中一些問題的解決，其中關于林業采伐政策的調研、扶貧攻堅進展情況等信息被國務院領導批示后促成了一些政策的出臺。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎、一等獎、二等獎。

3、發展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務型、從封閉型向開放型轉變速度的不斷加快，以及經濟社會的快速發展和信息時代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發生變化。主要體現為兩個方面：

一是各級領導越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內容全面廣泛深刻的特點，越來越受到各級領導的重視。近年來，從國務院到省、市政府領導及辦公廳（室）領導都反復強調和要求，要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內容，使信息工作真正成為領導了解情況的一個重要窗口和向領導同志反映情況的一個重要渠道。從國務院到省、市政府辦公廳（室）都設立了一定比例的信息直報點，將一些重點省、市、縣（區）列為直報點，便于第一時間將各類信息傳遞到上級領導手中，提供真實、及時的決策參考（如昭通、水富）。2002年，徐榮凱省長兩次對信息工作作出重要批示，要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究并主動做好信息上報工作，讓黨中央和國務院了解云南省的工作情況。縣委、政府領導經常對信息工作提出明確、具體的要求，（張縣長批示、我縣的成績、名次）。建立了鄉鎮（部門）信息上報、采用臺帳，實行縣政府辦文秘人員信息上報責任制，要求每位文秘人員每周撰寫、上報信息不得少于1條，對全縣辦公室系統信息工作量化考核和稿酬獎勵試行辦法。發計、田壩等少數部門（鄉鎮）還實行了信息工作考核獎勵制度，大多數部門和鄉鎮加強了信息報送工作。總的說來，信息工作已經逐步引起大家的高度重視。

二是政府工作越來越需要信息工作。首先，是政府各項政策措施、工作部署的貫徹落實，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，隨著社會主義市場經濟體制的日益完善，政府職能轉變不斷深化，政府決策也從過去單純的憑經驗、拍腦子轉化為科學、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在經濟全球化迅猛發展，經濟轉軌和社會轉型加快的情況下，各種矛盾容易碰撞、激蕩，社會容易失序，經濟容易失調，人的心理容易失衡，新情況、新問題將層出不窮，領導同志也需要及時、準確、全面地獲取各方面的信息，以便預測走勢，調整策略，指導決策。

4、分類：第一大類是動態類。動態類信息主要指反映重要工作進展情況、重大決策部署貫徹落實情況、重要經濟社會動態和社情民意等方面的簡要信息。它的特點是一事一報，及時準確，文字精煉（一般不超過500字）。動態類信息又可細分為八個小類：一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本地的貫徹落實情況；二是對上級出臺實施的重大決策執行效果的情況反饋；三是上級領導關注的重點工作情況；四是反映本地當前發展中一些較為突出的熱點、難點問題；五是各地承擔的一些重點工作的進展情況；六是各地最新災情及救災工作情況；七是反映各地政府工作中存在的突出困難；八是其他重大的社會動態和重要的社情民意。第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個問題的相關情況，進行匯總、分析所形成的信息，一般應有情況、有分析、有建議，主要目的是匯報工作、反映問題、建言獻策。這類信息的特點是要素齊全（時間、地點、問題、經驗、建議等），數據準確；主題鮮明，層次清晰；論據充分，不空發議論；平鋪直敘，文字簡煉（一般不超過2500字）。綜合類信息主要分為五個小類：一是報告類。主要匯總報告重點工作的階段性進展情況，反映經濟運行和社會發展中出現的需要上級領導了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領導同志重要指示的貫徹落實情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領導幫助或協調解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領導建言獻策等。四是經驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本地區有哪些獨到的、值得上級領導同志了解或其他地區和部門借鑒的好做法。五是調研類。主要是圍繞政府中心工作，組織開展一些考察、調研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況：目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報》3個載體。縣政府辦公室的信息載體有5個：一是《綏江政務信息》，屬下發信息，主要登載上級有關政策和外地好的經驗、做法及各鄉鎮各部門反映的各方面工作進展情況的動態信息，約每月出刊3期，全年在40期左右。二是《信息專報》，主要反映我縣某項重要工作的進展情況、取得的經驗和成效、存在的困難和問題，及自然災害、重大疫情等重大突發事件的發生和處置情況等。這個載體一般不下發，重點是上報市政府辦和送呈縣政府領導，原則是一事一報。三是《信息快報》，屬上報信息，就是收集和綜合各鄉鎮各部門重要工作情況、成效、經驗等，向市政府辦公室上報，同時送縣政府領導閱知。這個載體基本上每周編輯上報2期。四是《調研信息》，主要就國家和省市某項政策貫徹執行中存在的困難、問題及解決建議，縣政府某項重點工作、社會熱點、難點問題等進行調研，形成專題信息上報市政府辦，這個載體一般不下發。五是《綏江移民》，屬上報和下發兼用的載體，專門摘錄刊登國家有關移民政策、反映我縣移民工作進展情況、存在問題、困難等，一般每周出刊2期。（縣委辦的載體有《綏江信息》，政辦擬開辦《領導參考》專刊，專門刊印具有參考價值的消息、文章、政策，供領導決策參考）

6、我縣的信息工作情況：兩辦都有信息科，有專人負責信息工作，負責收集全縣的工作信息上報，編輯下發信息。黨務信息在全市排名平穩居中，政務信息在全市排名曾經一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作，2006年政務信息居全市第6，2007年躍到第3名。

7、當前各鄉鎮各部門信息上報中存在的突出問題： 主要存在五個方面的問題：

一是認識有差距，發展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各鄉鎮各部門帶共性的問題，也是當前信息工作存在的主要問題。最突出的現象是，由于大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同于新聞報道，信息內容單

一、單薄，參考價值不大。從上報信息的量上看，各鄉鎮各部門在信息工作上做了大量工作，但采用率普遍不高。信息質量較好、采用率較高的有農業局（2007年上報54條，被綏江《政務信息》采用14條、轉報35條、市級整條采用3條、采用簡訊3條，綜合采用率達到70%左右）、林業局（2007年上報信息65條，政務信息采用8條、轉報25條，市級采用整條2條、簡訊4條，采用率達到40%左右）、移民局、發計局、中城鎮、南岸鎮、會儀鎮等做的不錯；衛生局上報數量不多，但采用率高，監察局、國稅局、民政局上報數量多，但采用率低。

二是針對性和時效性不強。一些鄉鎮和部門沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數量多，但上報信息與領導機關需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調研、綜合類信息恰恰是上級關心的，采用率會高）。

三是綜合調研類信息嚴重缺乏。可以說這是各級政府系統辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調研，沒有形成深入調查研究的工作作風，“見子打子”，理性思考少。近一年來，除約稿信息外，各鄉鎮各部門基本沒有主動上報綜合調研類信息。上報的一些調研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值不大。

四是重大突發信息報送遲緩，報送程序不規范。這個現象在各鄉鎮各部門都十分突出，在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。還有不按程序規范上報的現象也比較突出。表現為：主管部門只按照行業管理規定向省市對口部門上報，而沒有堅持先向政府辦報告、統一口徑后再對口上報。這樣不僅造成相關部門上報口徑不統一，還給工作造成了被動，往往是省市領導的批示下來了我們才知道，也對政府及政府領導的從政形象帶來了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發事件的信息上報和處置，不要出現因遲報、瞞報、漏報、謊報信息行為受到批評和追究，爭取工作的主動權。

五是寫作質量有待提高。我總結為四個缺乏：1缺乏數據和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數據支撐。2缺乏與相鄰縣區相比獨到的、適宜在更大范圍推廣的經驗性提煉（如微耕機推廣、畜牧科技扶貧）。不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結不夠深刻全面，精煉程度有待提高。3缺乏深入調研的精神和心得，對信息輔助決策的作用認識不組（市辦調研信息促進重大項目的落實、重大政策的調整）。4缺乏對全局性重點工作、社會熱點問題、領導關注事件的把握（要關注社情民意（當初兩縣撤并思潮）、關注重大政策實施后的反應、關注特殊重要工作（如移民16118政策的出臺）。

8、怎樣提高信息寫作的質量和做好信息上報工作：一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領導的決策視野，反之不然；六求是所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示，動態類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發展的新動向、新變化；經驗建議類要注重現實性，要僅僅圍繞工作中心，體現單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預見性的東西要超前介入。三是切中領導需求，增強信息上報工作的“貼近度”，當前，要加強調研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現信息工作的四個轉向（單純的動態類轉為動態和綜合類并重、動態信息向調研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂并重）。過去有一個保守的觀念，認為報憂就得憂，現在要轉變為報憂解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執行過程中出現的問題均可上報，只要不是本地主觀工作上出現的問題均可上報。在平常的執行工作中出現了問題，需要上級調整政策，我們一般采用專門的匯報方式，其實信息也是一種重要的匯報方式，不能忽略。三是結合實際，加強寫作和上報中的薄弱環節。四是加強制度和隊伍建設，要有人分管（分管領導定期不定期的召集研究，確定報送重點），有具體人員撰寫，要建立激勵機制。

9、信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導性的意見通過政務信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內讓基層領會其精神實質并組織實施。

廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發生的和未發生的），而新聞是對已經發生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準確；四是都有可傳遞性。

區別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發生的，為受眾所關注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態的普遍形式。這是最大的區別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預測事物未來的發展方向和態勢），新聞是對已經發生事情的報道，注重影響、導向，信息則側重于告知，反映事物的存在和運動狀態。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務效果比新聞要直接。寫作上的不同（5個方面）：

選材上：信息側重于全局性、綜合性、典型性、指導性，新聞側重于知識性、趣味性、可讀性。標題上：信息為單標題，直白直觀；新聞標題有多行標題（眉題、正題、副題）、兩行標題（主標題、副標題）、單行標題三種形式，活潑，吸引眼球。（舉例：

1、**局加強票據管理，信息的寫法就是直入主體，一是?二是?；新聞標題則是：強化管理、強化檢查、強化處罰（主標題）——**局以票管稅堵塞稅收“暗流”。

2、寫我國農產品6月對日出口下降，信息的寫法；新聞的標題和寫法：豌豆被拒敲響第一聲警鐘（引題）--中國農產品6月對日出口下降18%。

3、舉辦建筑業職業技能大賽：你想一顯身手嗎？擂臺上見分曉（引題）、我市舉辦建筑業職業技能大賽（主題）、獲獎待遇（副題）。

結構上：信息主體直言表述，開門見山，直接由主體構成，較少用導語，字數100-300字左右，一段成篇；新聞稿由導語、背景、主體、結尾構成，包括何時、何地、何事、何因、何果五要素。形式上：信息有相對固定的規范（動態類），一般采用“一是?二是?三是?”的直接敘述方式，一就是一，二就是二，實事求是，忌諱隨意粉飾，一般不允許估計基礎上的模糊表達；新聞則活潑，無固定格式。寫作風格上：信息的語言平實、直敘、準確精煉、樸實莊重，事實準確，分析中肯，建議合理，忌用修辭手法。新聞力求可讀性，可以采取多種文體，運用各種修辭手法（插敘、倒敘、比喻、夸張、諷喻、借代、映襯），講究的是懸念感和新鮮感，給受眾沖擊力，激起閱讀興趣，擴大社會影響力。

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四、當前公文寫作中存在的一些突出問題 無（抱歉）

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五、公文處理中幾個需要注意的問題

（一）聯合行文的問題

1、行政機關聯合行文，主辦機關排列在前，原則上文頭、文號都用主辦機關的，落款時幾家單位都要落款并蓋印（上行文可只蓋主辦機關的印）。如，食品藥品監督管理局、工商局、衛生局要聯合下發一個食品衛生安全方面的文件，這項工作食品藥品監督管理局是牽頭單位，文件頭和發文字號都用藥監局的；另一種處理方式是幾家單位聯合印制紅頭文件（切忌不能用黑頭文件聯發），但發文字號原則上用主辦機關的。

2、行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

3、聯合行文一般用主辦單位的文頭和文號，一般不用幾家單位作文頭、字號為聯發字號的格式。

4、會簽，由主辦單位首先簽署意見，協辦單位依次會簽，一般不用復印件會簽。

（二）部門和內設機構行文問題

政府各部門（包括議事協調機構），除以函的形式商洽工作、答復詢問外，一般不得向下級政府正式行文，如確需行文，有兩種處理方式：一是經縣委、政府領導同意，由“兩辦”發文（如印發實施方案）；二是部門自行行文，可以用《通知》等文種，但必須在正文前冠上“經縣政府同意”這句話；三是有關議事工作機構（各種領導組、工作委員會）要向鄉鎮或部門行文，一般不能以辦公室名義印發，如：要印發食品安全方面的文件，應以食安委的文頭印發；要印發災區衛生防疫方面的文件，應以愛國衛生運動委員會的文頭印發，不要以愛衛辦的文頭印發；四是部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關行文，要與相應部門商洽工作，必須以函的形式，要安排內設某機構的專項工作，須以主管部門文件行文。

（三）數字和數值范圍規范表述的問題

1、百分數與分數應用阿拉伯數字表述。如20%不應寫為漢字表述的“百分之二十”，3/4不應寫為“四分之三”。

2、數值范圍表述：數值范圍就是百分之幾到百分之幾的數值比較，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3后的百分號；用分數和整數表述數字范圍時，也同理不能省略第一個數字后的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。

3、表述時間時段，一般不要表述為去年、今年、明年等，應表述出具體的年份，如2007年、2008年。

（四）規范用字用詞的問題

在公文寫作中，有許多字、詞長期被混用，造成不統一、不規范的問題，要加強甄別和規范。如截止（到現在告一段落）和截至（事情還在繼續發展）的使用；在表述“其它”、“通訊”時，應為“其他”、“通信”；1949年10月以來的時段，不能用“建國以來”，應為“新中國成立以來”；制定與制訂的準確使用，制訂突出擬訂、草擬、創制，對象多為方案、計劃等，注重的是過程，制定突出確定下來、正式實施，多指路線、方針、政策、法令、規章等，注重的是結果；做出與作出，前為口語，強調具體的事，后者多為書面語；急待和亟待，前者指時間上的緊迫性，后者表示意義上的緊迫性，表明問題已經嚴重到了極點。

規范表述是一個長期學習積累的過程，要在工作中時時留心、總結。

（五）重要緊急公文的處理

１、如何界定重要公文：凡上級機關（黨中央、國務院、省委、省政府、市委、市政府及其部門）來文中標注“特級”、“急件”字樣和涉及重大事項的公文，各級領導的批示件，各級各部門上報的重大突發性事件的請示件，都界定為重要公文，根據緊急程度，規定辦結時間辦理。２、分類：按緊急程度分為特急件、急件和普通件三類，特急件要在24小時內辦理完畢（如特提電報），急件在３日內辦結，普通件在其要求的時間內辦結。

第五篇：公文寫作基礎知識

公文寫作基礎知識

國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發文機關的職權，三是與主送機關的行文關系。

經常出現的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。幾種常用文種的區別：

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區別。一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同。“請示”應事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。

五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。

六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。

七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。

在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別，主要有： 一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準函”是平行文。

二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級；“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示；“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關；“請求批準函”應互相尊重。

五是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）。

（三）報告與總結

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規范了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的，下級機關可參照執行。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規范的標題應為“某某單位關于2008年XX工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于XX的通告”。

“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的問題。

二、公文格式

（一）發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財政局文件”。

主要應注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發文機關標識的位置問題，平行文、下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（二）發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角“〔〕”括入，經常出現使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（三）簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。經常出現的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。

（四）公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。經常出現分行沒有注意詞意完整，比如“關于加強抗震救災專項資金監督檢查工作的通知”在“專項”處分行，正確的分行應在“資金”后；使用字體字號錯誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標宋字；行距不對，有的距離過大，有的過小。

（五）主送機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（六）公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。經常出現自然段開始少空或多空。

結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經常出現的錯誤有亂用次序數，比如“

一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。公文中的計量單位應當使用國家法定計量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。

公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。2．中國歷史紀年、干支紀年、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日（1964年10月1日）。3．含有月日簡稱表示事件、節日或其它特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運動”（12月9曰）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節、十一國慶節、“九一三”事件等。

4．相鄰的兩個數字并列連用表示概數的，須使用漢字數字。連用的兩個數字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數時，使用漢字數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組最有統計意義和比較意義的數字，用“多”“約”等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農田水利基本建設。

6．公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。

7．統計表中的數值，如正負數、小數、百分比、分數、比例等，必須使用阿拉伯數字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。8．物理量量值必須使用阿拉伯數字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數字，如235元，11個月、100名。9．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。10．引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

11．表示數字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

（八）成文日期 用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。

（九）公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。

（十）特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過5個。

（十二）抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（十三）印發機關和印發日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（十四）頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識。

三、行文規則

（一）上行文規則

請示和報告等上行文一般不得越級行文。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（二）下行文規則

政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印鑒，但其它業務科室不可以以科室名義對外行文，我們經常可以看到的是以市政府辦公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。

（三）聯合行文規則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。政府部門不能與企業聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。但門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。