第一篇：2012某大型展會(策劃)執行方案

2012某大型展會(策劃)執行方案

發布人:中山俏佳人 | 發布日期:2012-05-11 | 訪問量:741

一、關于展會 展會名稱： 展會地點： 展位面積： 展會時間： 展位號：

展會主辦方提供的工具及服務范圍（桌椅板凳水電，用餐茶水電話等）：

二、參展目標

首先了解展會參觀者的大致情況，以及企業自身能投入多少資源。爾后制定出可量化目標（便于用合理的評估機制監控展會的績效）。展會的可選擇目標如下：

1、接觸新客戶；

2、提升企業形象；

3、與顧客互動；

4、促銷現有產品；

5、新品發布；

6、獲取競爭對手的情報；

7、趕超競爭對手；

8、提升士氣；

9、獲取銷售訂單；

10、接觸分銷商等

三、參展準備

（一）參展產品

1、展品選擇考慮的因素（1）種類；（2）數量；（3）主推產品；（4）銷售價格；（5）打折規范；（6）擺放主次位置；（7）樣機運轉情況；（8）樣機的運輸；（9）布展及撤展時間。

2、確定展品的選擇

（1）收集樣品實物帶數碼相機下工廠收集典型樣品實物，樣品不求多，但求精。帶不了的樣品拍相片，做好樣品的分類和編號，計下供應價格。

（2）建立商品檔案將數碼相機拍攝的商品圖片導入數據庫，然后，看圖補充商品其他詳細描述，輸入貨源的價格、規格及各種基本信息（貨號、顏色、規格、價格等），建立起商品資料庫。

（3）批量制作所有樣品的貨號標簽，打印到不干膠紙上貼于樣品上。剪下每個編號的樣品條碼標簽，貼到相關樣品實物上。

（二）參展服飾

直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會期間應穿著正式、統一的服裝，佩上公司統一的司標logo。一方面可代表公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重（選擇引人注目的形象，西裝是很好的選擇；合身、配套的上衣或T恤衫也會引來潛在顧客的詢問和尋求幫助）。

（三）宣傳資料

宣傳資料應內容詳盡并增加一些快速的信息查閱和視覺亮點，不可太大、太重、介紹模糊或介紹庸長，贈送給主要客戶和展覽中的參觀者。宣傳單張——十六開大小，是展會過程中企業向參觀者派發最多的資料之一，上面應有簡單的企業、產品和服務介紹。宣傳單頁的畫面應盡量精美一些，紙張做得特殊一些。宣傳畫冊——宣傳畫冊反映的是企業的綜合實力和情況，信息范圍相對于宣傳單張寬泛一些，所以應“穩重一些”，在畫面上以圖文并茂的形式進行介紹，在開本、工藝和裝訂方式等方面體現出強烈的個性。

（四）關于禮品

展會過程中所派發的物品包括宣傳冊、禮品袋等印刷品，以及文具和其它小禮品。紀念禮品，首先要具有一定功能性（如立體臺歷、拼圖像框、漂亮的鼠標墊等等），其次需要好的做工和質量。最后打上企業信息。如紀念筆、便簽本、透明小膠盒、臺歷日歷、拼圖、鑰匙扣等。

禮品包袋，既然是禮品，要送就要送得體面、實用。做禮品袋，首先要漂亮，其次是禮品袋的材質和質量要有保證，最后打上企業信息。注意事項： 手冊、贈品及樣品盡量不要直接擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開，而應由參展人員有目標地將事先準備好的企業印刷品或精致小禮品適時發送給潛力客戶。

（五）展臺設計

1、展位設計原則

（1）考慮展位利用率的最大化；（2）考慮人流心理及流向；（3）符合參觀對象的審美導向；（4）考慮施工難度及成本因素；（5）考慮安全性。

2、展臺設計要求

（1）多數參觀者來展會的目的是為了搜集信息，因此展臺需要布置得非常醒目，以吸引人們的注意力，還要能傳達企業的某些具體信息。

（2）展會是發布新產品的好機會，企業的最新產品應當在展臺上有所體現。

（3）在展會上劃出一塊遠離公眾視線的安靜區域，這樣可以方便潛在顧客同銷售人員私下討論他們的要求，也可用做展臺工作人員的休息場所。

3、展位設計（略）

（六）參展人員

參展職員職責包括：布展、撤展，參展安全、后勤，傳譯（英文），展覽資料的發放，物品的運輸、保管、分類、領取、統一回收等。爾后選擇由誰去？幾個人去？如何去？

（七）人員培訓

培訓材料需編印成冊，培訓內容要有系統，培訓內容和步驟可以分為如下三個部分：

1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺人員熟悉展出背景、環境和條件。

2、展出介紹，包括展覽會和展品情況。（展覽會情況包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展品介紹包括每一項展品的性能、數據、用法、用途、銷售價格等）

3、技術訓練。主要訓練展臺的接待和推銷技巧。爾后決定何時何地由誰培訓怎樣培訓？

四、開展前期的工作準備

（一）展臺的布置

建議：選用少量、大幅的展示圖片，以創造出強烈的視覺效果。將圖片在視線以上的地方放置，并且使用大膽而搶眼的顏色，避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺從遠距離便可突現出來。

（二）前期工作準備

1、前期工作準備包括工作安排、管理安排和行政安排。

（1）工作安排。向展臺人員布置展臺工作（包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、以及后續工作等，進行分工），并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道并理解此次展出的目的。

（2）管理安排。包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等。（3）行政安排。包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。

2、檢查核對參展的各項內容是否到位，包括展品、產品資料、宣傳資料、貿易條款以及各設備工具等。

3、展會后勤工作：確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現場。

（三）客戶邀請與信息搜集

委派1-3名人員負責會前的客戶邀請與信息搜集工作，職責如下：

1、上門送請柬（最好直接送到決策者手中），并嘗試邀請10到20個潛在的高端客戶到公司的展臺前參觀展臺，并準備一些較獨特的產品作為禮物贈給邀請來的10到20位客戶。

2、到其他公司或同行業公司收集客戶和同行業企業的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。

五、展期工作及人員安排

（一）工作內容

1、迎賓（1-2人）：負責接待經銷商進入展區，派發活動宣傳彩頁，向參會人員告知本公司展位及產品，負責產品的簡單介紹，讓客戶明白公司的產品和服務的范圍。

2、產品介紹員（1-2人）：派發產品說明書，負責品牌、產品展示、講解及整體營銷策略的介紹，將有合作意向的經銷商介紹給談判員。

3、談判員（1人）：重點講解招商政策，負責大客戶及重點經銷商的深入溝通，統籌并調整招商策略。

4、信息搜集（1-2人）：參加展覽過程當中派遣部分職員到其他公司或同行業公司收集客戶和同行業企業的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。信息資料包括：（1）產品信息；（2）市場信息；（3）第三方信息；（4）競爭對手信息。資料不需見人就發，可有選擇性地向意圖客戶發放資料，包括前來索要資料的行業客戶。對于認真參觀的客戶，要具體介紹。

（二）人員名單 迎賓（1-2人）： 產品介紹（1-2人）： 談判（1人）：

信息搜集（1-2人）：

注意事項：

1、專注于潛在客戶，爭取和潛在客戶預約，并在展會后的4到5天內面談或電話接洽。

2、展會期間，每天工作結束時和員工開會，收集整理潛在客戶的聯系方式，并立刻跟蹤服務，確保當客戶回到他們的辦公室時，已經有公司產品的一份樣品在等著他們了。

3、保護好資源：準備的宣傳資料，量大的，要求人人都有，比如宣傳單頁；重要的，要收好，有選擇性地發放，否則一窩蜂上來一下就沒有了，也來不及重新制作，等后面幾天的廠商來了，名片也沒有了，資料也沒有了，就不太好了。

4、努力結交朋友，這些朋友可以是行業里的管理人員，可以是同行，可以是上游供應商、或是下游、媒體的朋友，政府的人員等等，同行交幾個朋友，同類交幾個朋友，政府里面交幾個朋友等等，多個朋友多條路。

六、會后總結

展會的收尾工作內容如下：

1、總結意向客戶量、成交量以及利潤的實現情況。

2、會后搜集到信息的跟蹤處理工作。展會竣事后，收集到的客戶資料統一送交XX，再由XX負責跟進并安排展會的后續行動，后續行動可能需要一個月時間，如果有當地客戶也去參展，也可邊續幾天，去拜訪他們。

七、參展人員及展品統計 參展人員： XX名

公司整體形象噴畫（加展架）： 1套

公司產品的廣告宣傳冊、展會贈品：XX個 名片（參展銷售人員每人4盒）：XX盒 公司宣傳袋、宣傳紙巾： XX包（個）文具（簽名本、筆、透明膠等）、飲料： XX個

參展用設備： 服務器1臺 筆記本2臺 數碼攝像機1臺

八、費用預算 展位費用： 展位搭建費用： 展覽物料費用： 名片費用 ：

宣傳物品制作費用： 交通費用（含樣機運費）：

相關禮品的準備（資料袋、紙巾）費用： 文具（簽名本、筆、透明膠等）、飲料、午餐費用： 參展人員的住宿飲食費用： 應急開支： 其他：

總預算費用： 附一：

一、每日工作流程

7:30：早飯后，負責人安排當日工作，各人領取當日所用物質 8:30：準時到達布展地點 9:00--11:30：招商工作進展

11:30--13:00：負責人安排輪值午餐 13:00--17：00：招商工作進展

17:00：清理物資及時遞交日總結報告，填寫報表 18:30：自由活動，或根據公司安排其他工作

二、展示會中的接待步驟

1、登記（到會客戶的姓名、單位部門、聯系電話、落實責任人等）

2、現場演示

3、介紹公司及產品背景

4、展示其他樣機

5、將意向客戶請至洽談區促成成交

6、如有客戶當場簽單，盡力渲染，制造高潮

7、發放資料、禮品

8、禮貌周到地送客戶出門，并預約下次拜訪時間

9、到簽到處記下客戶意向及責任人

附二：

一、展品信息統計表 產品型號

顏色

規格

數量

銷售價格

打折范圍

最終價格

備注

二、會客登記表 公司名稱

客戶姓名

單位部門（職位）

電話/傳真

手機號碼

備注

三、展會客戶信息歸納表 填寫人： 填寫時間： 客戶名稱

聯系人

單位部門（職位）

電話/傳真

類別

（A、B、C）

備注

備注：A類（已經交易成功或者下訂單的客戶）；B類（準客戶）；C類（意圖性客戶）。

四、每日工作統計表 日

目

項

期

X月X日 X月X日

X月X日

X月X日

總計

意向客戶

成交量

利潤

附三：

一、參加展覽紀律

1、未經允許，不得私自脫離展位，特殊環境可向負責人請假。

2、主顧到展位三步間隔，必需微笑相迎。

3、有主顧在展位的環境下，不得占坐主顧歡迎位。

二、參展人員的行為規范

1、真誠，對客戶詢問禮貌相待，不可挑揀，不是目標客戶也要做好宣傳工作。

2、耐心，客戶的提問和關心越多，代表意象越大，但切記因過于熱情而嚇跑客戶。

3、專業，對品牌與產品的定位，市場、消費心理分析和見解要專業客觀，清晰的表達能力能讓客戶更好的判斷品牌的市場價值。

三、參展的注意事宜

1、預約客戶：向公司現有及潛在客戶發出邀請，同重要的客戶約定見面時間，以加強業務聯系，避免了展覽會上自己的站臺門庭冷落的情況，給目標買家留下較深的印象。

2、資料準備：資料是企業和產品形象的重要體現。產品目錄應重視，給人以正規的印象。宣傳材料的紙張及印刷應該力求精美，版式設計方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。一定要準備充足的名片。營銷人員名片應以中英文印制，數量以每日100-200張準備。

3、展臺設計：應盡量突出本公司的特色，有一個主題?？梢哉垖I的展覽設計公司來做，效果會好一些。除非有特殊原因，不要將展臺四周密封起來，否則會失去很多機會。

4、參展人員要求：參展人員應該了解公司的銷售意圖，熟悉本行業的市場行情，現場解說員應解釋產品的功能性和作系統演示。人員著裝要正規，最好佩上公司統一的司標。

5、保持聯系人的統一：確保每個人遞給客戶的名片都是統一的，以方便潛在客戶以后的聯系。

6、胸牌：參展人員應戴在身體右側，因為用右手與參觀者握手時，右肩會向前傾，這樣胸牌就會靠近對方，引起對方注意。

7、甄別目標客戶：在展會上，有些客人只是泛泛地了解一下，并沒有對某一產品表現特殊的興趣；但有些則會仔細閱讀參展資料，并且會詳細詢問展品的性能、規格、價格等，這時，就應該對后者提出的問題詳細回答，并同時了解他所代表的公司、他的身份，再大力推銷他們感興趣的產品。無論意向如何，都應記錄下對方的有關資料，以便日后聯系。對客戶的問題，需要實事求是地回答，不能搪塞或不置可否；對暫時回答不了的問題，應告訴客人原因和明確的回答日期。

8、巧妙應對報價：在展會上談生意，對不了解的買家，可以稍后調查其公司背景、資信情況再做決定。展會上的報價有講究，一般是統一報價，如有特殊需求，了解清楚后再報價。

9、聽取客戶建議贏得潛在定單：有的客戶雖然對現有產品沒有落單，但對某一產品提出具體改進要求，或者提出建議希望二次開發，他們不僅是將來的買家，而且直接提供了市場信息。只要這些要求滿足起來并不困難，設法滿足。

10、誰是你的潛在客戶，準備搜集多少潛在客戶的資料，要定一個目標量，這樣才能考慮要帶多少人去，帶多少資料去。在現場，要分辨哪些是潛在客戶，哪些是來看熱鬧的，潛在客戶一般會問什么問題，安排哪些人專門應付潛在客戶，哪些人應付觀光的人。

第二篇：大型展會策劃方案

大型展會策劃方案

一、確定舉辦目的舉辦一場展覽會，首先要確定其目標。活動項目能準確達到目標的展覽會才是成功的。通常我們的目標為：宣傳公司形象、促進產品的銷售、展示新產品、密切聯系用戶、對市場的信息動態和市場需求的深度把握等。

二、選擇適合場地

選擇合適的場地是參展計劃中重要的一部分，首先須考慮的是人群流動的方式，了解人潮在整個展覽會場移動的方向，再依此挑選攤位。

是否將攤位設在競爭對手隔壁引起頗多廠商的爭論，廠商可將這樣的攤位有效利用，積極展示自己產品優于競爭者的地方。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示或罩蓋，則須選擇有足夠高度的地點，避免擋住可見度。

三、參展背景分析

例如：專業性、品牌性、權威性、國際性

四、參展安排

（一）、展前準備：

1.參展主題的確定；

2.展位的確定；

3.展臺設計與搭建；

明確的參會主題、優質的展位就一定能達到我們預期的效果嗎？如果沒有專業細致的展位布置，怎樣體現出專業性、品牌性、權威性、國際性？

大家參展的目的都是一樣的,參加展覽會是提升企業知名度，宣傳與推介新產品或服務的好機會，而參加展覽會也已成為部分企業經營戰略的一部分，如何有效地充分利用展覽會，讓展覽會成為現代企業最佳的銷售與營銷工具，實現企業的長期經營目標，則是許多企業關注的核心問題。

在展臺設計與搭建時就要圍繞這個中心，總結如下：

展臺的設計要突出主題、強調個性，同時要在空間和氣氛上給觀眾一種親和力而且要方便交談。充分利用各種可能的要素，例如，展臺的形成、材料、音響、光線、色彩和其他裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產生興趣，進而產生與展覽者談話的愿望。通常，“展位布置”我們會外包給專業的AV設備租賃公司，選擇信譽好、責任心強、價格合理的租賃公司會給我們減少很多工作量。我們公司通常外包給光點（北京）傳媒，010-52472633可以咨詢一下。

4．如何有效的邀請準客戶：

①盡量早一些通過發送邀請函的方法約準客戶參加，便也對方安排日程。會展開始前一天進行提醒。

②準備一些可以一分為二的禮品，并印有公司標志（等于許多流動的廣告牌在免費為公司作宣傳），把其中之一在展前先隨邀請函寄給準客戶，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。

（二）、展中促銷

1．產品促銷活動：

當場簽訂合同的客戶給予一定的優惠或給予有分量的禮品，促使有意向（猶豫）的客戶當場簽單，畢竟夜長夢多。

2．展中的注意事項

細節決定成敗，在參展過程度需要注意一些細節。

①參展人員除統一著裝和佩帶公司標識的胸牌外，需特別注重自己的形象。給客戶不好的印象。只要能到你展位駐足一下，起碼他還是有一定的興趣，你就應主動表示歡迎。

②主動拜訪一下這些同行，這里指的同行，并非指同一種產品的企業，而是指同一類產品的企業。向他們推薦你的產品，將樣本留給他們幾份，也向他們索取樣本，起到資源互補共享的效果。

③展會上經常會碰到同行中的探子，他們扮作客戶來套你的價格和技術甚至客戶資料，所以要保持警惕。

④每天參展結束后，要對當天的客戶進行歸類整理，并將談話要點記錄下來。另外，根據客戶談話中所提出的需求判斷今年的產品流

行趨勢，展后和公司決策層討論新產品的開發及推廣。

3．每日工作流程

7:30：早飯后，負責人安排當日工作，各人領取當日所用物質 8:30：準時到達布展地點

9:00--11:30：招商工作進展

11:30--13:00：負責人安排輪值午餐

13:00--17：00：招商工作進展

17:00：清理物資及時遞交日總結報告，填寫報表

18:30：自由活動，或根據公司安排其他工作

4．展示會中的接待步驟

1、登記（客戶的姓名、單位部門、聯系電話、落實責任人等）

2、現場演示

3、介紹公司及產品背景

4、展示其他樣機

5、將意向客戶請至洽談區促成成交

6、如有客戶當場簽單，盡力渲染，制造高潮

7、發放資料、禮品

8、禮貌周到地送客戶出門，并預約下次拜訪時間

9、到簽到處記下客戶意向及責任人

5．媒體報導：

①公司網站進行同步報道。

②深圳、北京等國內和國外行業媒體報道。

③各大行業網站論壇/BBS/博客的宣傳。

6．調動展位現場人氣的活動策劃：

展會上人流量大，加上人都有喜歡向人多的地方聚集的習慣，好的現場造勢能吸引人群進入展廳，增加展廳人氣，有人氣才有財氣。例如烤面包、抽獎、發放小禮品、免費樣品檢測、有獎知識問答、成交鑼、文藝表演、LED廣告宣傳片+活動主題播放、拍賣等。因展會是眾多品牌聚集在一起“打擂臺”，進行終端攔截就顯得尤為必要和重要，展會期間要做到及時掌握競爭對手動態，確保1-2小時更新一次，并迅速做出調整。如聘請臨時導購在展館入口處、競爭對手展廳附近派發單張與舉牌游行進行攔截效果十分明顯。

（三）、展后

1．代理商的追蹤跟進。

2．把在展會上的火熱場面刻成光盤，進行形象整合、再包裝。

3.網站的后續報道。

第三篇：大型展會活動策劃方案

展商大型展會活動策劃文案（原文：點擊標題）

“要想展覽會成功，活動項目要明確。”

一、展會舉辦目的

目的分為：宣傳公司形象、促進產品的銷售、展示新產品、密切聯系用戶、對市場的需求以及信息動態深度把握等。

二、分析展會背景

例如：國際性、品牌性、權威性、專業性

三、場地的選擇

場地的選擇極為重要，首先要考慮的是人群流動的方向，再依此挑選場位?？蓪偽辉O在競爭對手隔壁，積極展示自己產品優于競爭者的地方。展覽期間要把懸掛牌示選擇有清晰可見的地方。

四、安排展會

（一）、展前準備： 1.確定參展主題； 2.確定展位的選擇； 3.設計并搭建展臺；

參加展覽會也已成為部分企業經營戰略的一部分，參加展覽會，提升企業知名度，大伙參展有著一致的目的，參展是宣傳新產品或服務的大好機會。怎樣才能充分利用展覽會成為企業最佳的營銷工具呢？實現企業的長期經營目標是許多企業在眾多關注的條件中最核心的問題。

因此在設計與搭建展臺時要圍繞這個中心，總結如下：

展臺的設計要突出其主題、強調其個性，同時要在空間和氣氛上給觀眾一種親和力且要方便大家交談。利用各種可能的要素，不斷給觀眾以新鮮感，比如，展臺的形成、材料、音響、光線、色彩和其他裝潢用品，刺激他們的好奇心，使其對展臺產生興趣，并且促進展覽者談話的愿望。4．怎樣有效的邀請準客戶呢？如下：

①盡早通過發送邀請函的方式去約準客戶參加，盡早發送邀請函方便對方安排日程。并且做到會展開始的前一天提醒。

②精致準備兩份禮品，一種展前先隨邀請函寄給準客戶，另一種在展會結束后送給對方，印上公司logo（相當于許多流動的廣告牌免費為公司宣傳），先送禮的含義是要讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。

（二）、展會中促銷

1．促銷產品活動：當場簽訂合同的客戶可給予有分量的禮品或者一定的優惠，可促使猶豫的客戶盡早簽單。2.展中的注意事項

①除了統一著裝和佩帶公司標識的胸牌外參加參展外，需特別注重自己的形象。

②拜訪同行需主動。同行并非指同一種產品的企業，而是指同一類產品的企業。向他們推薦你的產品，給與對方一些樣本，并且向他們索取樣本，這樣可以起到資源共享的效果。

③展會如遇到同行中的探子時候要保持一定的警惕性。

④談話要點記錄下來，參展結束后對當天的客戶進行歸類整理，并且根據客戶談話判斷今年的產品流行趨勢，展后和公司決策層討論新產品的開發及推廣等。3．工作流程

7:30：早飯后，負責人安排當日工作，各人領取當日所用物質 8:30：準時到達布展地點 9:00--11:30：招商工作進展 11:30--13:00：負責人安排輪值午餐 13:00--17：00：招商工作進展

17:00：清理物資及時遞交日總結報告，填寫報表 18:30：自由活動，或根據公司安排其他工作 4．展示會中的接待步驟

A.登記（客戶的姓名、聯系電話、單位部門等）B.現場演示

C.介紹公司及產品背景 D.展示其他樣機

E.將意向客戶請至洽談區促成成交 F.如有客戶當場簽單，可想辦法制造氣氛 G.發放資料還有禮品

H.禮貌周到地送客戶出門，預約好下次的拜訪時間 I.到簽到處記下客戶意向及責任人 5．媒體報導：

①公司網站進行同步報道。

②深圳、上海等國內和國外行業媒體報道。③各大行業網站論壇/BBS/博客等宣傳。6．調動展位現場人氣的活動策劃：

展會上人流量大，增加展廳人氣，人都有喜歡向人多的地方聚集，好的現場造勢能吸引人群進入展廳。例如：抽獎包、發放禮品、免費樣品檢測、有獎知識問答、文藝表演、LED廣告宣傳片+活動主題播放、拍賣等。展會期間要做到掌握競爭對手的動態，確保每隔一兩個小時更新一次并迅速做出調整?？善刚埮R時導購在展館入口處或者競爭對手附近派發單子，或者舉牌游行進行攔。

（三）、展會結束后

1．展會上一些精彩的部分刻成光盤，進行形象整合及包裝。2．跟進代理商。3.后續的網站報道。

第四篇：展會(策劃)執行方案解讀

目錄

一、關于展會................................................................................................................2

二、參展目標................................................................................................................3

三、參展準備................................................................................................................3

（一）參展產品........................................................................................................3

（二）參展服飾........................................................................................................4

（三）宣傳資料........................................................................................................4

（四）關于禮品........................................................................................................4

（五）展臺設計........................................................................................................5

（六）參展人員........................................................................................................5

（七）人員培訓........................................................................................................5

四、開展前期的工作準備...........................................................................................6

（一）展臺的布置....................................................................................................6

（二）前期工作準備................................................................................................6

（三）客戶邀請與信息搜集....................................................................................6

五、展期工作及人員安排...........................................................................................6

（一）工作內容........................................................................................................7

（二）人員名單........................................................................................................7

六、會后總結................................................................................................................8

七、參展人員及展品統計...........................................................................................8

八、費用預算................................................................................................................8 附一：............................................................................................................................9

一、每日工作流程....................................................................................................9

二、展示會中的接待步驟........................................................................................9 附二：............................................................................................................................9

一、展品信息統計表..............................................................................................10 1

二、會客登記表......................................................................................................10

三、展會客戶信息歸納表......................................................................................10

四、每日工作統計表..............................................................................................10 附三：..........................................................................................................................10

一、參加展覽紀律..................................................................................................11

二、參展人員的行為規范......................................................................................11

三、參展的注意事宜..............................................................................................11

一、關于展會 展會名稱：

展會地點： 展位面積： 展會時間： 展位號：

展會主辦方提供的工具及服務范圍（桌椅板凳水電，用餐茶水電話等）：

二、參展目標

首先了解展會參觀者的大致情況，以及企業自身能投入多少資源。爾后制定出可量化目標（便于用合理的評估機制監控展會的績效）。展會的可選擇目標如下：

1、接觸新客戶；

2、提升企業形象；

3、與顧客互動；

4、促銷現有產品；

5、新品發布；

6、獲取競爭對手的情報；

7、趕超競爭對手；

8、提升士氣；

9、獲取銷售訂單；

10、接觸分銷商等

三、參展準備

（一）參展產品

1、展品選擇考慮的因素

（1）種類；（2）數量；（3）主推產品；（4）銷售價格；（5）打折規范；（6）擺放主次位置；（7）樣機運轉情況；（8）樣機的運輸；（9）布展及撤展時間。

2、確定展品的選擇

（1）收集樣品實物帶數碼相機下工廠收集典型樣品實物，樣品不求多，但求精。帶不了的樣品拍相片，做好樣品的分類和編號，計下供應價格。

（2）建立商品檔案將數碼相機拍攝的商品圖片導入數據庫，然后，看圖補充商品其他詳細描述，輸入貨源的價格、規格及各種基本信息（貨號、顏色、規格、價格等），建立起商品資料庫。

（3）批量制作所有樣品的貨號標簽，打印到不干膠紙上貼于樣品上。剪下每個編號的樣品條碼標簽，貼到相關樣品實物上。

（二）參展服飾

直觀形象是最有影響力的，參展人員是公司的代言人，展會期間應穿著正式、統一的服裝，佩上公司統一的司標logo。一方面可代表公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重（選擇引人注目的形象，西裝是很好的選擇；合身、配套的上衣或T恤衫也會引來潛在顧客的詢問和尋求幫助）。

（三）宣傳資料

宣傳資料應內容詳盡并增加一些快速的信息查閱和視覺亮點，不可太大、太重、介紹模糊或介紹庸長，贈送給主要客戶和展覽中的參觀者。

宣傳單張——十六開大小，是展會過程中企業向參觀者派發最多的資料之一，上面應有簡單的企業、產品和服務介紹。宣傳單頁的畫面應盡量精美一些，紙張做得特殊一些。

宣傳畫冊——宣傳畫冊反映的是企業的綜合實力和情況，信息范圍相對于宣傳單張寬泛一些，所以應“穩重一些”，在畫面上以圖文并茂的形式進行介紹，在開本、工藝和裝訂方式等方面體現出強烈的個性。

（四）關于禮品

展會過程中所派發的物品包括宣傳冊、禮品袋等印刷品，以及文具和其它小禮品。

紀念禮品，首先要具有一定功能性（如立體臺歷、拼圖像框、漂亮的鼠標墊等等），其次需要好的做工和質量。最后打上企業信息。如紀念筆、便簽本、透明小膠盒、臺歷日歷、拼圖、鑰匙扣等。

禮品包袋，既然是禮品，要送就要送得體面、實用。做禮品袋，首先要漂亮，其次是禮品袋的材質和質量要有保證，最后打上企業信息。注意事項：

手冊、贈品及樣品盡量不要直接擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開，而應由參展人員有目標地將事先準備好的企業印刷品或精致小禮品適時發送給潛力客戶。

（五）展臺設計

1、展位設計原則

（1）考慮展位利用率的最大化；（2）考慮人流心理及流向；（3）符合參觀對象的審美導向；（4）考慮施工難度及成本因素；（5）考慮安全性。

2、展臺設計要求

（1）多數參觀者來展會的目的是為了搜集信息，因此展臺需要布置得非常醒目，以吸引人們的注意力，還要能傳達企業的某些具體信息。

（2）展會是發布新產品的好機會，企業的最新產品應當在展臺上有所體現。（3）在展會上劃出一塊遠離公眾視線的安靜區域，這樣可以方便潛在顧客同銷售人員私下討論他們的要求，也可用做展臺工作人員的休息場所。

3、展位設計（略）

（六）參展人員

參展職員職責包括：布展、撤展，參展安全、后勤，傳譯（英文），展覽資料的發放，物品的運輸、保管、分類、領取、統一回收等。爾后選擇由誰去？幾個人去？如何去？

（七）人員培訓

培訓材料需編印成冊，培訓內容要有系統，培訓內容和步驟可以分為如下三個部分：

1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等，目的是使展臺人員熟悉展出背景、環境和條件。

2、展出介紹，包括展覽會和展品情況。（展覽會情況包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展品介紹包括每一項展品的性能、數據、用法、用途、銷售價格等）

3、技術訓練。主要訓練展臺的接待和推銷技巧。爾后決定何時何地由誰培訓怎樣培訓？

四、開展前期的工作準備

（一）展臺的布置

建議：選用少量、大幅的展示圖片，以創造出強烈的視覺效果。將圖片在視線以上的地方放置，并且使用大膽而搶眼的顏色，避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺從遠距離便可突現出來。

（二）前期工作準備

1、前期工作準備包括工作安排、管理安排和行政安排。

（1）工作安排。向展臺人員布置展臺工作（包括觀眾接待、貿易洽談、資料散發、以及后續工作等，進行分工），并提出要求和標準，必須使展臺上的每一個人知道并理解此次展出的目的。

（2）管理安排。包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等。（3）行政安排。包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。

2、檢查核對參展的各項內容是否到位，包括展品、產品資料、宣傳資料、貿易條款以及各設備工具等。

3、展會后勤工作：確保展會所需的裝備、陳設、促銷材料以及人員都能夠完好地在正確的時間到達展會現場。

（三）客戶邀請與信息搜集

委派1-3名人員負責會前的客戶邀請與信息搜集工作，職責如下：

1、上門送請柬（最好直接送到決策者手中），并嘗試邀請10到20個潛在的高端客戶到公司的展臺前參觀展臺，并準備一些較獨特的產品作為禮物贈給邀請來的10到20位客戶。

2、到其他公司或同行業公司收集客戶和同行業企業的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。

五、展期工作及人員安排

（一）工作內容

1、迎賓（1-2人）：負責接待經銷商進入展區，派發活動宣傳彩頁，向參會人員告知本公司展位及產品，負責產品的簡單介紹，讓客戶明白公司的產品和服務的范圍。

2、產品介紹員（1-2人）：派發產品說明書，負責品牌、產品展示、講解及整體營銷策略的介紹，將有合作意向的經銷商介紹給談判員。

3、談判員（1人）：重點講解招商政策，負責大客戶及重點經銷商的深入溝通，統籌并調整招商策略。

4、信息搜集（1-2人）：參加展覽過程當中派遣部分職員到其他公司或同行業公司收集客戶和同行業企業的信息資料，尋找潛在客戶并努力與之成為朋友。信息資料包括：（1）產品信息；（2）市場信息；（3）第三方信息；（4）競爭對手信息。

資料不需見人就發，可有選擇性地向意圖客戶發放資料，包括前來索要資料的行業客戶。對于認真參觀的客戶，要具體介紹。

（二）人員名單 迎賓（1-2人）： 產品介紹（1-2人）： 談判（1人）：

信息搜集（1-2人）： 注意事項：

1、專注于潛在客戶，爭取和潛在客戶預約，并在展會后的4到5天內面談或電話接洽。

2、展會期間，每天工作結束時和員工開會，收集整理潛在客戶的聯系方式，并立刻跟蹤服務，確保當客戶回到他們的辦公室時，已經有公司產品的一份樣品 7 在等著他們了。

3、保護好資源：準備的宣傳資料，量大的，要求人人都有，比如宣傳單頁；重要的，要收好，有選擇性地發放，否則一窩蜂上來一下就沒有了，也來不及重新制作，等后面幾天的廠商來了，名片也沒有了，資料也沒有了，就不太好了。

4、努力結交朋友，這些朋友可以是行業里的管理人員，可以是同行，可以是上游供應商、或是下游、媒體的朋友，政府的人員等等，同行交幾個朋友，同類交幾個朋友，政府里面交幾個朋友等等，多個朋友多條路。

六、會后總結

展會的收尾工作內容如下：

1、總結意向客戶量、成交量以及利潤的實現情況。

2、會后搜集到信息的跟蹤處理工作。展會竣事后，收集到的客戶資料統一送交XX，再由XX負責跟進并安排展會的后續行動，后續行動可能需要一個月時間，如果有當地客戶也去參展，也可邊續幾天，去拜訪他們。

七、參展人員及展品統計 參展人員： XX名

公司整體形象噴畫（加展架）： 1套

公司產品的廣告宣傳冊、展會贈品：XX個 名片（參展銷售人員每人4盒）：XX盒 公司宣傳袋、宣傳紙巾： XX包（個）

文具（簽名本、筆、透明膠等）、飲料： XX個

參展用設備： 服務器1臺 筆記本2臺 數碼攝像機1臺

八、費用預算 展位費用：

展位搭建費用： 展覽物料費用：

名片費用 ：

宣傳物品制作費用：

交通費用（含樣機運費）：

相關禮品的準備（資料袋、紙巾）費用：

文具（簽名本、筆、透明膠等）、飲料、午餐費用： 參展人員的住宿飲食費用： 應急開支： 其他：

總預算費用：

附一：

一、每日工作流程

7:30：早飯后，負責人安排當日工作，各人領取當日所用物質 8:30：準時到達布展地點

9:00--11:30：招商工作進展

11:30--13:00：負責人安排輪值午餐 13:00--17：00：招商工作進展

17:00：清理物資及時遞交日總結報告，填寫報表 18:30：自由活動，或根據公司安排其他工作

二、展示會中的接待步驟

1、登記（到會客戶的姓名、單位部門、聯系電話、落實責任人等）

2、現場演示

3、介紹公司及產品背景

4、展示其他樣機

5、將意向客戶請至洽談區促成成交

6、如有客戶當場簽單，盡力渲染，制造高潮

7、發放資料、禮品

8、禮貌周到地送客戶出門，并預約下次拜訪時間

9、到簽到處記下客戶意向及責任人 附二：

一、展品信息統計表

二、會客登記表

三、展會客戶信息歸納表

備注：A類（已經交易成功或者下訂單的客戶）；B類（準客戶）；C類（意圖性客戶）。

四、每日工作統計表 附三：

一、參加展覽紀律

1、未經允許，不得私自脫離展位，特殊環境可向負責人請假。

2、主顧到展位三步間隔，必需微笑相迎。

3、有主顧在展位的環境下，不得占坐主顧歡迎位。

二、參展人員的行為規范

1、真誠，對客戶詢問禮貌相待，不可挑揀，不是目標客戶也要做好宣傳工作。

2、耐心，客戶的提問和關心越多，代表意象越大，但切記因過于熱情而嚇跑客戶。

3、專業，對品牌與產品的定位，市場、消費心理分析和見解要專業客觀，清晰的表達能力能讓客戶更好的判斷品牌的市場價值。

三、參展的注意事宜

1、預約客戶：向公司現有及潛在客戶發出邀請，同重要的客戶約定見面時間，以加強業務聯系，避免了展覽會上自己的站臺門庭冷落的情況，給目標買家留下較深的印象。

2、資料準備：資料是企業和產品形象的重要體現。產品目錄應重視，給人以正規的印象。宣傳材料的紙張及印刷應該力求精美，版式設計方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。一定要準備充足的名片。營銷人員名片應以中英文印制，數量以每日100-200張準備。

3、展臺設計：應盡量突出本公司的特色，有一個主題?？梢哉垖I的展覽設計公司來做，效果會好一些。除非有特殊原因，不要將展臺四周密封起來，否則會失去很多機會。

4、參展人員要求：參展人員應該了解公司的銷售意圖，熟悉本行業的市場行情，現場解說員應解釋產品的功能性和作系統演示。人員著裝要正規，最好佩 11 上公司統一的司標。

5、保持聯系人的統一：確保每個人遞給客戶的名片都是統一的，以方便潛在客戶以后的聯系。

6、胸牌：參展人員應戴在身體右側，因為用右手與參觀者握手時，右肩會向前傾，這樣胸牌就會靠近對方，引起對方注意。

7、甄別目標客戶：在展會上，有些客人只是泛泛地了解一下，并沒有對某一產品表現特殊的興趣；但有些則會仔細閱讀參展資料，并且會詳細詢問展品的性能、規格、價格等，這時，就應該對后者提出的問題詳細回答，并同時了解他所代表的公司、他的身份，再大力推銷他們感興趣的產品。無論意向如何，都應記錄下對方的有關資料，以便日后聯系。對客戶的問題，需要實事求是地回答，不能搪塞或不置可否；對暫時回答不了的問題，應告訴客人原因和明確的回答日期。

8、巧妙應對報價：在展會上談生意，對不了解的買家，可以稍后調查其公司背景、資信情況再做決定。展會上的報價有講究，一般是統一報價，如有特殊需求，了解清楚后再報價。

9、聽取客戶建議贏得潛在定單：有的客戶雖然對現有產品沒有落單，但對某一產品提出具體改進要求，或者提出建議希望二次開發，他們不僅是將來的買家，而且直接提供了市場信息。只要這些要求滿足起來并不困難，設法滿足。

10、誰是你的潛在客戶，準備搜集多少潛在客戶的資料，要定一個目標量，這樣才能考慮要帶多少人去，帶多少資料去。在現場，要分辨哪些是潛在客戶，哪些是來看熱鬧的，潛在客戶一般會問什么問題，安排哪些人專門應付潛在客戶，哪些人應付觀光的人。

第五篇：大型展會活動策劃執行合同書解讀

活動策劃執行合同

(合同編號:__________ 甲方: 乙方: 甲、乙雙方在平等自愿、公平、誠實信用的原則下,經友好協 商,就甲方委托乙方承攬“ 活動”相關 事宜達成并簽訂本合同。

一、委托范圍及工作內容

1.1甲方委托乙方執行舉辦于 年 月 日的“ 活 動”;乙方負責向甲方提供活動實施細化方案制定、活動執行、活動 現場布置、道具設計及制作、安裝等事宜(具體事項以項目活動策劃 方案為準。

1.2工作內容

1.2.1策劃活動流程、設計布展方案、舞臺燈光設計方案、場地推薦、攝影攝像、主持人及演出人員的選擇、互動游戲及道具的設計、抽獎 活動安排等;1.2.2活動策劃方案、主持人稿件、致詞及其他文字稿件的撰寫;1.2.3活動方案所涉及合作單位、媒體的邀約、溝通;1.2.4活動現場執行及應急處理;1.2.5活動效果反饋及總結、活動資料的保存與保密;1.2.6本委托執行活動涉及的其他需由乙方完成的工作。

二、費用及付款方式

2.1費用為人民幣:元整(小寫。

2.2本次活動中因甲方的需要增加或更改制作產品或增加活動內容, 由甲、乙雙方主要負責人書面進行確認,最終費用按書面確認單為 準。

2.3本合同簽訂后 2個日內,甲方向乙方支付費用的 30%【即人民 幣:元整(小寫: 】 作為首期款, 剩余款項在 “ 活 動”結束,乙方向甲方提供合法等額完稅發票后 10個工作日內一次 性支付給乙方。

三、實施

3.1活動立項→活動基本信息確認及場地勘測→提供策劃初稿→正式 提案→甲方及甲方策劃代理公司審定→甲方書面簽字確認提案→活 動籌備→活動預演→活動現場執行→相關媒體宣傳→活動效果反饋 及總結等。

四、甲方責任與權利

4.1甲方有權利按本合同的約定從乙方獲得活動布置項目,并對布置 要求提供意見;4.2甲方有義務向乙方提供必要的資料以確保乙方能完成承攬任務;4.3甲方有權對乙方的工作內容及工作質量進行監督和指導,并對重 大問題有權要求乙方進行更改;4.4甲方應如約向乙方支付承辦費用;

五、乙方的責任與權利

5.1乙方應從甲方布置要求及要達到的效果出發;5.2提供專項服務方案, 獲得甲方負責人同意并簽字確認后方可實施, 并接受甲方的監督與指導;5.3未經雙方書面許可不得擅自更改;5.4乙方應保證工作的質量及工作的進度;5.5如在項目執行期間發生緊急情況,乙方有義務及時通知甲方并積 極予以協助解決;

5.6乙方為完成承辦活動而采購、擺設的各種物品、搭設的各種構筑 物必須穩固、安全,無潛在風險和隱患。并在本合同履行期間內承擔 維修、維護、管理責任;

六、不可抗力

6.1不可抗力因素:因水災,火災,地震等或其他不可抗因素致使本 合同不能履行或不能完全履行時, 雙方均不承擔法律責任, 但雙方應 在相互信任的基礎上協商解決;6.2因國家政策或政治原因使本合同不能履行或不能完全履行時,雙 方均不承擔法律責任, 但雙方有通知義務和協助義務, 待不利原因消 除后另簽補充合同。

七、違約責任

7.1合同生效后, 若一方單方違約終止, 守約方將依法追究賠償責任, 并承擔合同總價款的 30%的違約金,并賠償給對方造成的損失。7.2甲方如逾期付款,乙方有權對逾期額每天以中國人民銀行發布的 同期同額貸款利率 150%要求乙方支付違約金,并要求甲方賠償損 失。

八、其他

8.1甲、乙雙方因本合同或在本合同履行過程中發生爭議的,應協商 解決,達成一致簽署補充協議,與本合同具有同等法律效力;協商不 成時,任何一方可向合同履行地人民法院提出訴訟。

8.2本合同自甲、乙雙方簽章之日起生效, 壹式貳份, 雙方各執壹份。以 下無正文

甲方(蓋章 :乙方(蓋章 : 委托代理人:委托代理人: 通訊地址:通訊地址:

電話:電話: 開戶銀行: 銀行帳號: 簽訂日期:年 月 日 簽訂日期:年 月 日