第一篇：商務函電寫作的7C原則

商務函電寫作的7C原則

函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。

商務函電的寫作應掌握7C原則，即：

完整（complete）

正確（correctness）

清楚（clearness）

簡潔（concreteness）

具體（concreteness）

禮貌（courtesy）

體諒（consideration）

完整：商務函電應完整表達所要表達內容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。

正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。

清楚：所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。

簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。

清楚和簡潔經常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。

具體：內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產生影響的函電。

禮貌：文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關系。

體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。

商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函 電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

Page 1 of 19 商業英語之商業信函的書寫原則（1）completeness

實例解說：

“Cellulose Tape 1/2”x 3yds, with plastic dispenser 700 doz./-ditto-but 1/2“ x 5 yds, 1,000doz.”

這是出口商接到的一份定單中有關商品品名，規格和數量的內容。中文意思是：

“纖維素帶（幅）寬半英寸，長３碼，帶塑料包裝容器，７００打；同上，但（幅）寬寬半英寸，長５碼，１０００打。

主要問題是后半句不清楚。

”ditto“在這里表示前面提到的商品名稱纖維素帶，但不能包括”帶塑料包裝容器“，因此，幅寬半英寸長５碼的纖維素帶是否有塑料包裝容器沒有說清楚，不完整。所以最好改成：

”Cellulose Tape 1/2“x 3yds, with plastic dispenser 700 doz.Cellulose Tape 1/2” x 5yds，with plastic dispenser 1000 doz.“

這樣即完正，又清楚明確，不會引起誤解。

商務英語之商業信函的書寫原則（2）Clearness

（一）．避免使用可能產生不同理解或意義不明確的詞匯

〈例一〉

As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.(從香港到舊金山有直達船，)

但是bimonthly 究竟是一個月兩次即半月一次呢，還是兩個月一次？不明確。因此，最好清楚明白地說明”一個月兩次“還是”兩個月一次“：

（a）We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.（每月兩次直達船）

（b）We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.（每半月一次直達船）

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（c）We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco every two month.（每兩個月一次直達船）

（二）注意修飾詞的位置，有時修飾詞的位置不同，會導致不同的含意如：

a)Please let us know what you wish us to do about this matter as soon as possible;

b)Please let us know as soon as possible what you wish us to do about this matter.以上兩句中的” as soon as possible “修飾的內容不同：

a)你們要求我們盡快做些什么。b)請盡快告訴我們。

所以 a)可譯為”請告你們要我們為此盡快做些什么“；

b)可譯為”請盡快告知，你們要我們為此事做些什么“。

（三）注意代名詞，關系代詞和先行詞的關系

按照英語習慣，句子中的代名詞和關系代詞一般是指離得最近的名詞，因此要特別注意，以免引起誤解或不清楚。

例句：

不好： They informed Messrs.John & Smith that they would receive an answer in a few days.較好： They informed Messrs.John & Smith that latter would receive an answer in a few days.(四)注意前后一致和緊湊，連貫

不一致：Being a certified public accountant, I am sure you can help us.一致： Being a certified public accountant, you can surely help us.Or: As you are a certified public accountant, I am sure you can help us.（五）仔細和恰當地分段落（Paragraphing）

商業書信要寫得使人一讀就明白，因此必須按照內容仔細和恰當的分段落，一般的分段落原則是一個段落一個意思（A paragraph for each point is a good general rule.）.現舉例

Page 3 of 19 說明：

Dear Sirs，It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency.Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France.Yours faithfully，以上這封信只有一段，供兩句。第一句39字，第二句66字。讀后雖然能基本了解其內容，但讀起來很不舒服。信的內容大體有三點：

１． 伊朗中央銀行因外匯原因，通知個商業銀行從五月三日起停止開立信用證； ２． 這臨時措施，新的進口政策一訂，這個措施可能取消； ３． 希望對方隨時告之有關情況。

按照這三點，適當地分分段落，把信重新改寫一下，可能讀起來比原來的清楚易懂：

Dear Sirs，It is reported in a vernacular newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran.We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.Yours faithfully

Page 4 of 19 商務英語之商業信函的書寫原則（3）Correctness

商業書信必須寫得正確，因為它涉及到買賣雙方的權利，義務，厲害關系，是各種商業單據（如合同）的根據。

廣義的說，商業書信的正確性表現在：

（一）運用正確的語言水平

（二）敘述得正確

（三）數字要正確

（四）正確理解和運用商業術語

（五）合適的寫作技巧或方法，以及正確運用其他的六個”Ｃ“。

一．正確的語言水平

（１）正式的和非正式的語言水平所用詞匯比較：

Formal

Informal

Stop terminate 停止，結束，終止

domicile n.住所，住宅；v.（使）定居 home 本國，產地 deem 認為，相信 think(or: believe)認為，以為；相信 transpire 發生；發散，泄露 happen 發生，碰巧，偶然

Fire Conflagration n.大火，大火災，突發

Building edifice

大廈，大建筑物

endeavor

盡力，努力 try 嘗試，試圖

Get obtain;procure

獲得，取得

Read or study peruse 細讀

Pay remunerate 酬勞

Use utilize 利用

Next or following subsequent 后來的，并發的

ascertain 確定，深知 find out 找出，發現，查明（真相），認識 到，想出，揭發

Depending on

contingent upon 視……而定

anticipate 預期；預定，預見，可以預料 expect 期待，預期，盼望，指望

Ask interrogate end 審問，詢問

（２）正式的和非正式的語言比較

Formal & Informal 1)Will attain the age of 18 years.Will be 18 years old 2)Render us more detail.We will institute a mail search.Send us more information.We will ask the post office to send out a tracer.3)We thank you in anticipation of this courtesy and assure you that it will be a pleasure to serve you in a similar manner.Page 5 of 19 4)5)6)7)We shall appreciate your helping us.Let us know when we can return the favor.Inform me of your intentions as to the liquidation（清算）of this balance.Let me know when you can settle this account.Give consideration to a plan.Consider a plan This plan will effect a saving of $10,000.This plan will save $10,000.To effect certain modifications in a procedure contingent upon the concurrence of management.To make certain changes if management agrees.8)The conclusions ascertained from a perusal of the pertinent data(相應的資料)are that a lucrative(有利的)market exists for the product in this vicinity（鄰近，附近，接近）.The data studied show that the product is in good demand in this area.（３）避免使用不標準的語言水平

不要說

應該說 ain't

isn't, aren't hadn't ought

shouldn’t irregardless

regardless no how

anyway in regard to

regarding can't hardly

can hardly between you and I between you and me where ….at

where

下列是同一內容三種不同語言水平的比較參考：

Formal: Although Item 12 is enumerated（列舉）in the repor t, the writer has ascertained（確定，深知）that it is currently not in the organization's inventory（詳細目錄，存貨，財產清冊，總量）or in the writer's possession（財產）.Informal: Although Item 12 is listed in the report, it's not in our stock now and I don't have it either.Standard: Irregardless of the report that item ain't on our shelves now, and I haven't got it either.二． 敘述得正確

商業書信的內容要敘述得正確，既不要說得不夠(Understatement)，更不要說得過頭(Overstatement)。

Page 6 of 19 [例一] This stove is absolutely the best(or: the very best)on the market.(這種爐子是市場上絕對最好的爐子。)

這句話是用來介紹商品的，但沒有具體介紹商品的性能，而是抽象地斷定這種爐子是”市場上最好的“。這樣介紹商品，不但不能達到推銷的目的，反而使人對寫信人有”賣狗皮膏藥“的感覺。

［改寫］

Our model A195 is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel consumption, 25% more heat than the older models.So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel.(我們的A195型爐子是按近代樣式設計的，在不增加燃料消耗的情況下，比其他各種舊式爐子溫度高25%。所以，你會同意，這是優良的節約燃料的爐子。)

三． 字要正確

日常工作離不開數字。對商業書信中的數字的正確性要特別加以注意，有時”失之毫厘，謬以千里“。甚至引起不同的理解。

（a）”以上“，”以下“，”以前“，”以后“，”從。。到。。“等的表達法

$2 or(and)above(over)

二美元和二美元以上 60 dozen or(and)up(upward, upwards)

60打和60打以上 2% or(and)more

2％和2％以上

an order for 50 gross or upward

50羅或50羅以上的定單 an order for not less than 50 gross

不少于50羅的定單

5% up to 10% inclusive

5％到10％（包括5％和10％）over 5% up to 10% inclusive

5％以上到10％（包括10％）

（b）

from and including today(this date)

從今日起（包括今日）on and from Nov.10;

從11月10日起 on and after Nov.10;

（包括11月10日）as from Nov.10

從毀約之日起

as from the date of the breach

（包括毀約之日）up to $40 inclusive;

到40美元

up to the maximum of $40

（包括40美元）止

up to and including Nov.20

到11月20日止（包括11月20日）

as from the 1st to the 15th of March inclusive;從3月1日到15日 from the 1st to 15th of March both inclusive

（包括1日和15日）

Page 7 of 19 during the period beginning on

從3月1日起到3月30日止 March 1 and ending on March 30,這一期間（包括頭尾兩天。）both dates inclusive.四． 理解和運用商業術語

一般常用的商業用語用字簡潔，意義明確，使用得好，工作進行得順利，使用得不好，就會引起混亂，誤解，甚至產生不必要的糾紛，如：

You ask very short delivery for your order.寫信的人原意是說”你們要求趕快交你們的定貨。“可是short delivery不是快點交貨的意思，而是”短交“的意思，這就用錯了商業術語。因此，應該說：

Your require quick(prompt)delivery of your order.五． 合適的寫作技巧或方法，以及正確運用其他的六個”Ｃ“

(1)非英語國家的人學英語中普遍的弱點之一是不能正確地拼寫（spelling）每一個英文字。拼寫正確與否是一個很重要的問題。有時，一不小心，拼寫錯了，會誤大事或出笑話。你想買靴子，英文應該是BOOTS，要是拼寫成BOATS就變成你想買船了。

怎樣才能正確地拼寫？最好的辦法是讀得仔細，注意每個字的正確拼法及字母排列。要注意

音節(syllables)字根(roots)前綴(prefixes)后綴(suffixes)

有人就此寫了首打油詩做了個”總結“ I before E Except after C Or when sounded as A As in neighbor or weigh.其基本意思是說除了在字母C之后或是發音是[ei ]之外，通常是I在E之前。現舉例說明：

(a)ie [發音i:] achieve，grieve，retrieve 重新得到 believe，niece，shield brief，piece，shriek 尖聲叫喊，聳人聽聞的報道

chief，pier橋頭，siege包圍，圍城，長期努力，不斷襲擊；包圍，圍攻 field，pierce刺穿，刺破，穿透突破，thief fiend魔王，魔鬼，撒旦，relieve，wield揮

Page 8 of 19 fierce兇猛的，猛烈的，reprieve緩刑，暫減，（痛苦，煩惱的）暫緩，yield

(b)ei [發音i:] Ceiling，conceive構思，以為，考慮, deceive欺騙，行騙，perceive察覺，感知，感到，認識到, receive

(c)ei [發音ei] Feint假裝, obeisance敬禮，鞠躬, sleigh雪橇 Freight貨物，裝貨, reign, veil inveigh猛烈抨擊，痛罵，謾罵, rein, weigh Neighbor, skein

（一）束

（一）群, weight

例外：

either, fiery, foreign, friend, heifer, height, inveigle, leisure, seize, sovereign, weird.又如以ceed, cede,和sede結尾的動詞中，只有三個普通的動詞以ceed結尾，即：Exceed, proceed 和succeed結尾的，如： acced, concede, intercede調解, precede, recede.名詞的復數形式也得注意，否則也要出錯。不過如何把名詞的單數變成復數還是有規律的。

（a）絕大部分的名詞從單數變為復數時，只要在詞尾加個”s“就行了。如： hat, hats;acrobat, acrobats;banana, bananas.（b）單數名詞的字尾是s, ch, x或z的復數，通常是加es, 如：mass, masses;patch, patches;tax, taxes;buzz, buzzes.（c）以y結尾的y前是輔音字母的單數名詞變復數時，把y去掉改為I再加es，如：city, cities； community, communities.（d）以y結尾的y前是元音字母的單數名詞變復數時，只要在字尾加s, 如：money, moneys.（e）以o結尾的而o前是元音字母的單數名詞，在字尾加s就變為復數，如：radio, radios.（f）以o結尾的而o前是輔音字母的單數名詞變成復數時，應加es, 如：

buffaloes, calicoes（印花布，白棉布）, cargoes, dominoes（多米諾骨牌）, echoes, embargoes, heroes, jingoes, mosquitoes, mottoes(mottos), mulattoes, potatoes, tomatoes, tornadoes, torpedoes, volcanoes.但有例外如：

banjos, bolos, cantos, contraltos, dynamos, gigolos, octaves, pianos, quartos, silos, solos, sopranos, zeros.（g）絕大多數以f結尾的名詞，從單數變為復數時，把f換成v再加上es，如：half, halves, scarf, scarves(or : scarfs);self, selves;sheaf, sheaves;thief, thieves;wolf, wolves.但有例外如：

beliefs, chiefs, dwarfs, griefs, handkerchiefs, hoofs, mischiefs, roofs, staffs（h）專有名詞一般在字尾加s，構成復數，但以ch, s, x或z結尾的專有名詞，則要加

Page 9 of 19 es如：

the Kellys, the six Marys, the Finleys, the Harrises, the Foxes, the Heinzes.(i)字母，數字，記號或其他作這種用途的字的復數形式是在字尾加”s“，如：three m's;two 2's;if's and and's.(j)某些外來字還保留其原來的復數形式： agendum------agenda

focus----------foci alumna-------alumnae

locus----------loci alumnus------alumni

hypothesis-----hypotheses analysis-----analyses

larva----------larvae axis---------axes

parenthesis----parenteses bacterium----bacteria

phenomenon-----phenomena basis--------bases

radius---------radii chassis------chassis

stratum--------strata crisis-------crises

tableau--------tableaux datum--------data

thesis---------theses

復合名詞的復數通常是其中的主要字用復數形式，如：

Fathers-in-law;hangers-on;passers-by;by-standers;solicitors general;attorneys general(or: attorney generals);major generals;Knights Templar.但也有都用復數形式的，如：

Manservant, menservants;woman-servant, women-servants

以上例子說明，英語的拼寫是有一定規律的，只是多加注意，便可以逐漸掌握其規律。但是，任何規律都有其相對的例外，這就需要特別下工夫。

有人把這些不規則的內容編了一首打油詩，現轉錄下來，供參考。

We'll begin with a box and the plural is boxes, But the plural of ox should be oxen not oxes.Then one fowl is a goose but two are called geese, Yet the plural of mouse should never be meese.You may find a lone mouse or a whole set of mice, But the plural of house is houses not hice, If the plural of man is always called men, Shouldn't the plural o a pan be called pen? If I speak of a foot and you show me your feet, And I give you a boot would a pare be called beet? If one is a tooth and whole set are teeth, Why should not the plural of booth be called beeth? Then one may be that and three would be those, Yet hat in that plural wouldn't be hose.And the plural of cat is cats and not cose.We speak of a brother and also of brethren，Page 10 of 19 But though we say Mother we never say Methren, Then the masculine pronouns are he, his, and him, But imagine the feminine, she, shis, and shim.So English I fancy, you all will agree, Is the funniest language you ever did see.(２)正確使用大寫（Capital Letter）

一般在每一句，每一個直接引語，每一行詩的第一個字要大寫，人的稱呼或頭銜，書名等要大寫，專有名詞要大寫，月名，星期幾要大寫，代詞Ｉ要大寫。這是使用英語必須具備的起碼的知識。因此，大寫使用的正確與否，也是英語水平問題。

除了上述一般大寫規律以外，在商業書信英語中的大寫，還有其本身的特點，現說明于下：

（Ａ）North, South, East, West

這四個字作為一般方向用時小寫，但是當它們作為一個地理概念表示北方地區，南方地區，東方地區，西方地區，或專有的地名聯用時，就必須大寫。

［例］Cotton is the principal crop in the South;it is also grown extensively in the Southwest and in the Southern California

(棉花是南部各州的重要作物，西南各州和加利福尼亞南部也廣泛種植。)

（Ｂ）商品名稱

從語法上講，一般的商品名稱（非專有名詞）沒有必要大寫。在商業書信中為了強調（）或要促使對方注意，商品名稱常常大寫。

［例］We have seen your advertisement in the ”Textile World“ and should be glad if you would send us patterns of Ladies' Woolens with your best terms.(我們看到你們在”織物界“雜志上的廣告，請寄婦女用毛織物樣本并告最優惠的價格條件。)

（Ｃ）文件名稱

［例］we have quoted our best terms on the enclosed Price List.（我們已隨函寄送價目表報最優惠價格條件。）

(D)公司，團體，城市名稱省略時大寫

［例］The Company will pay you $100 annuity.該公司將付給你年金100美圓。

（Ｅ）職務名稱

［例］There is enclosed a letter from Mr.H.A.Anderson, President, National City Bank of New York.Page 11 of 19

(同函附上花旗銀行行長安得遜先生所寫書信一封。)

（Ｆ）船名

［例］ We have shipped the goods by the m.v.”London Maru“ of OSK.（貨已由大阪輪船公司的”倫敦丸“輪裝運。

商業信函的書寫原則（4）Conciseness

”簡潔“是有客觀標準的。雖然西方國家的作者之間在怎樣用詞才算”簡潔“方面還是有爭論的，不過他們的一些看法還是有一定參考價值的。

現在把他們所做的某些詞句的”不簡潔“的比較列在下面做參考：

不簡潔

簡潔

enclosed herewith enclosed

enclosed you will find enclosed is please don't hesitate to call upon us

please write us please feel free to write prior to

please write before this is to advise you(five wasted words)under separate cover

separately a long period of time

a long time continuous and uninterrupted

continuous(or uninterrupted)during the year of 1971

during 1971 endorse on the back of this check

endorse this check for a price of $300

for $300 grateful and appreciative

grateful(or: appreciative)immediately and at once

immediately(or: at once)in(for)the moment of $400

For $400 in the city of Chicago

in Chicago according to our records

we find at this time

now due to the fact that

because during the time that

while for the purpose of

for, to for the reason that

since(or;because)

下面是某些作者認為”應該用“和”不應該用“的：

不應該用

應該用

Averting to your favor

Referring to your letter

Page 12 of 19 The writer wishes to acknowledge

Thank you for your letter We are in receipt of

We have received We beg to acknowledge

We have to acknowledge We beg to inform you

We are writing to inform you We beg to thank you

We thank you Your letter to hand

We have received your letter

怎樣才能使商業書信”簡潔“？ 西方國家作者有很多建議，先介紹如下：

（一）避免使用陳舊的商業術語

陳舊的與傳統的商業術語（Commercial jargon）對信的內容沒有什么作用，應該避免使用。

例一：

Wordy: We wish to acknowledge receipt of your letter of November 14 with the check for Stg.10 enclosed and wish to thank you for same.Concise: We appreciate your letter of November 14 and the check for Stg.10 you sent with it.例二：

Wordy: We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textiles in your cities.Would you please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city?

Concise:(a)Please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city.(b)Would you please introduce to us some exporters of cotton textiles in your city?

（注：此類簡潔的表達方式很多。）

（二）要長話短說，避免羅嗦

通常商業人士每天需要閱讀大量的書信，對開門見山，長話短說，直接切題的信特別歡迎。因此，寫信要力求長話短說，例如：

不要寫：Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.應寫作：Please find out the reason.Page 13 of 19 不要寫：We express our regret at being unable to fulfill your order on this occasion.應寫作：We are sorry we cannot meet your present order.要使用簡潔的語言，有可能的話，盡量使用單詞來代替某些嬌柔做作的短語如：

Will you be good enough to-----------------------------Please Come to a decision---------decide Express a preference for--prefer For the reason that---------because

刪去不必要的形容詞，如下列句子中的形容詞或副詞刪去后并不影響句子的原意：

The proposal is under(active)consideration.The answer is(definitely)correct.I would(rather)think the fare is too high.The(true)facts are as stated

（三）要注意每句句子的長短

例如：

”We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days, and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by cable without delay.“

這句話過分”客氣“，使句子過長而不清楚。內容要求對方同意延期交貨20天，一般情況下，應盡可能提出延期到那一天的具體日期。這句話可壓縮為：

”Please reply by telegram immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.“(如同意我們把交貨延期到四月二十一日，請電復。)

有的作者為了使人們記住避免使用陳舊的商業術語，專門選擇了一些他認為陳舊的商業術語搞成一首詩：

We beg to advice and wish to state That yours has arrived of recent date.We have it before us, its contents noted;Herewith enclosed are the prices we quoted.Attached please find, as per your request, The data you wanted;and not let us suggest Your order be sent, and not held unduly, We beg to remain, yours most truly.Page 14 of 19

商業信函的書寫原則（5）Courtesy

COURTESY譯成”禮貌“。但是根據西方國家函電書籍作者普遍的看法，所謂COURTESY是”客氣而又體諒人“的意思。有的作者還把 COURTESY和POLITENESS這兩個同義詞做了比較，認為：POLITENESS的客氣只是表現在文章的語句上，而COURTESY則表現在對對方的”體諒“，例如：

[POLITE]

a)We have received with many thanks your letter of Oct.7, and we take the pleasure of sending you latest catalog.We wish to draw your attention to a special offer, which we have made in it.[COURTESY] b)You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of Oct.7.不要寫

建議寫

You ought to ……

Perhaps you could……

Your letter is not clear at all;I can't understand it.If I understand your letter correctly...Obviously, if you'd read your policy carefully, You'd be able to answer these questions yourself.Sometimes policy wording is a little hard to understand.I'm glad to clear up these questions for you.怎樣通過各種語言形式來表達COURTESY呢？ 這樣的形式很多，現在提供一些常見的供參考：

（一）把命令變成請求的常用形式：

Please, Will you…...Will you please…...如：

a)Will you give us more detailed information on your requirement? b)Will you please(kindly)let us hear from you on these two points?

（二）虛擬式（Past Subjunctive From）如：

a)Would you compare our sample with the goods of other firms? b)We would ask you to ship the goods by the first available vessel.c)We wish you would let us have your reply soon.d)This would seem to confirm our opinion.e)We should be grateful if you would help us with your suggestion.f)We think if advisable that you should accept this offer at this price.g)We should(would)like you to let us know the exact amount.h)Perhaps you might like to have a look at the actual goods.Page 15 of 19 i)We might be of some service to you in a similar case.以上的b, f, g, 也可用 will, shall, may, 但是用Past Subjunctive Form則表示更客氣和婉轉些。

（三）緩和用法（Mitigation）

為了緩和過分強調或刺激對方，常用: We are afraid, we would say, we may(or, might)say, we(would)think, it seems(or would seem)to us, we(would)suggest, as you are(or: may be)aware, as we need hardly point out等等表達法來緩和語氣，如：

a)It was unwise of you to have done that.We would say that it was unwise of you to have done that.b)You ought to have done it.It seems to us that you ought to have done it.c)We cannot comply with your request.We are afraid we cannot comply with your request.d)Our products are the very best on the market.We might say that our products are the very best on the market.e)You must keep the matter to yourselves.You must, we would add, keep the matter to yourselves.f)You must cut off your order in half

We would suggest that you cut your order in half.g)We have not yet had your reply.It appears that we have not yet had your reply.（四）運用被動語氣

有時，運用被動語氣，比主動語氣客氣，如：

a)You made a very careless mistake.A very careless mistake was made b)You did not enclose the check with your order.The check was not enclosed with your order.c)For the past two years, you did not give us any order.For the past two years, no order has been given us.Or:

For the past two years, no business has been materialized between us.（五）避免（或力爭避免）使用語氣強烈或容易引起不快的詞匯

a)We demand immediate payment from you

demand的意思是ask for(sth)as if ordering, or as if one has a right to, 即帶有命令意味的Page 16 of 19 要求。非不得已，應盡可能避免使用demand而改用request 如：

We request your immediate payment.b)We are disgusted with your manner of doing business.disguste 意味hate而且有strong feeling of dislike or distasted, 既”厭惡“的意思，因此，還是婉轉或含蓄一些為宜，如：

We are not completely satisfied with your manner of doing business.c)We must refuse your offer.Must……帶有威脅性的意味（minatory tone），不如改為：

We regret that we are unable to accept your offer.Or: We regret that we are not in a position to accept your offer.d)We want you to assist us

帶有傲慢或長者的口吻（superior tone），不如改為：

Your assistance would be appreciated.（六）使用高興，遺憾，感謝等詞匯及表達法

(1)We have pleasure of-ing…….We have pleasure in-ing…….It is with pleasure that we do so It gives us(great, much)pleasure to do so We are pleased for us to do so It's a pleasure for us to do so.We are glad(or: delighted)that you do so We shall gladly do so We shall feel happy if you will do so We are happy to do so

(2)表示感謝的表達法有：

We are(very, most)appreciative of your doing so We are gratified to learn that you do so We shall be(or: feel)obliged by your doing so We shall be obliged if you will do so You will oblige us by doing so

Page 17 of 19 We shall be grateful to you if you will do so We shall appreciate your doing so We shall appreciate it if you will do so We shall thank you to do so It will be appreciated if…….We are thankful that you do so

(3)表示遺憾的表達法有：

It is a matter for regret that we cannot do so It is with regret that we must do so We express our regret at-ing…..To our regret we cannot do so It is regrettable that we must do so We regret that we cannot do so We regret to do so It is to be regretted that you do so We are regretful that we must do so It is a pity that you cannot do so We are sorry we cannot do so We are sorry to do so

注：以上的表達法只是常用的一部分。

寫信要做到COURTESY，但要注意

（１）不要使用已經過時的毫無意義的老套子，如：

our esteemed clients;your esteemed letter;your respectable house;your good self(or good selves);your valued order;your esteemed reply等等

（２）要分清”禮貌“與”卑恭“的界限，如：

(a)We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.b)We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December.b)We beg to enclose herewith our invoice.這三例不是”禮貌“，而是”卑恭“。寫商業書信既不要盛氣凌人，也沒有必要低三下四，更應該注意在商業信中把we beg一類的表達法完全去掉。

Page 18 of 19 以上三例可考慮改為：

a)We are concerned about the inconvenience you have suffered, and apologize sincerely.b)We have received your letter on Dec.11.c)We enclose(herewith)our Invoice.Or: We are pleased to enclose our Invoice.商業信函的書寫原則（6）Consideration

CONSIDERATION(體諒)，就是顧及他人的要求，愿望，感情等等。現在西方國家的商人強調”多為顧客著想“。

不少西方國家的作者，非常重視寫信的態度問題，他們認為”體諒“就是采取收信人的態度”（YOUR ATTITUDE），就是寫信時要“目中有人”，要把收信人放在心上，考慮他的愿望，問題，背景，感情和對此信所可能做出的反應等等，然后從“他”的觀點出發來處理事情。

有人還這樣說：“要記住b-u-s-i-n-e-s-s(業務，買賣)這個字里有U和I，但U（與YOU同音）在I之前。這是你要記住的次序。”

“Remember that the word b-u-s-i-n-e-s-s contains both U and I, but the U comes before the I.This is a good sequence for you to remember

與”收信人的態度“（We attitude）相反的是”寫信人的態度“（you attitude），也就是一切 事情都是從寫信人或是他所代表的單位的立場出發看問題和處理問題。現舉例比較如下：

”We attitude“

”You attitude" We allow 2 percent discount for cash payment

You earn 2 percent discount when you pay cash（如付現款，我們給九八折。）

(您付現款時，可打九八折。）

We are pleased to announce that …………

You will be pleased to know that…………

（我們高興地宣布。。）

（你們將愉快地得知。。）We want you to do it.You will no doubt do it（我們要你們這樣做。）

（毫無疑問，你們將這樣做。）

We follow this policy, because …….You will benefit from this policy, because…..（我們遵循這個政策，因為。。）

（你們將從這個政策中得益，因為。。）We sold 4,000 doz.Handkerchiefs of this description last month.（上個月我們賣出4000打這種規格的手絹。）

You and other importers like you bought 4,000 doz.Handkerchiefs of this description last month.（上個月你們和其他同行進口商買進了4000打這種規格的手絹。）

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第二篇：商務函電寫作規范

商務函電寫作規范

商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。

商務函電的寫作應掌握7c原則，即：

完整（complete）

正確（correctness）

清楚（clearness）

簡潔（concreteness）

具體（concreteness）

禮貌（courtesy）

體諒（consideration）

完整：商務函電應完整表達所要表達內容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。

正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。

清楚：所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。

簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。清楚和簡潔經常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。

具體：內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產生影響的函電。

禮貌：文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關系。

體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。

商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函

電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

第三篇：外貿函電：德語商務信函寫作范本（定稿）

1.0 einleitung eine firma, die im ausland abnehmer oder lieferanten, vertreter oder vertretungen, lizenznehmer oder lizenzgeber, kooperationspartner oder andere gesch?ftliche verbindungen sucht, muss zun?chst einmal die namen und adressen potentieller gesch?ftspartner feststellen.zu diesem zweck bittet sie z.b.eine ausl?ndische handelskammer, eine betreffende bank oder einen anderen vermittler im ausland um nachweis geeigneter unternehmen.die kontaktsuchende firma kann sich auch an eine ausl?ndische handelsf?rderungsstelle oder offizielle vertretung(das konsulat oder die botschaft)wenden, die im eigenen land ans?ssig ist.dadurch kann man den geeigneten partner finden, und dann einen direkten kontakt mit ihm aufnehmen.1.1 musterbrief firmennachweis sehr geehrte damen und herren,als hersteller von damenkostümen haben wir laufend bedarf an baumwollstoffen.wir m?chten nun auch von chinesischen textilfabriken angebote einholen und bitten sie deshalb, uns die namen und anschriften(mit e-mails oder internet-adressen)einiger zuverl?ssiger firmen in dieser branche mitzuteilen.für ihre mühe vielen dank im voraus.mit freundlichen grüben

anrede 1.4.0

vorstellung des eigenen unternehmens 1.4.1

xiexiebang.com范文網(FANWEN.CHAZIDIAN.COM)

bitte um hilfe und dank dafür 1.4.3

grub 1.4.0

1.3 schreibvarianten 1.3.1(bitte um die web-seiten der gesch?ftspartner)

bitte um nachweis geeigneter gesch?ftspartner

sehr geehrte damen und herren, wir sind hersteller von spezialmaschinen für die holzbearbeitung und m?chten gerne mit firmen in china in verbindung treten, die bedarf an solchen maschinen haben.um ihnen einen überblick über unser fertigungsprogramm zu geben, legen wir einige prospekte bei.wir sind seit über 50 jahren auf die herstellung von holzbearbeitungsmaschinen spezialisiert und verfügen über grobe erfahrung auf diesem gebiet.wir w?ren ihnen sehr dankbar, wenn sie uns die web-seiten einiger chinesischen firmen nennen k?nnten, die sich eventuell für unsere erzeugnisse interessieren.wir werden dann ihre homepages besuchen und direkt mit diesen firmen in verbindung treten.mit freundlichen grüben

bitte um adressen

sehr geehrte damen und herren, wir suchen lieferanten von brauerei-und m?lzereiger?ten.bitte nennen sie uns namen und adressen(mit telefon-und fax-nr.oder e-mail und internet-adresse)von firmen in ihrem kammerbezirk, die solche ger?te herstellen.mit freundlichen grüben

1.3.3(bitte an betrffende beh?rde um nachweis)

bitte um nachweis

sehr geehrter herr pr?sident, zum einkauf von bambusstühlen und-tischen für bierg?rten brauchen wir die anschriften von herstellern und exporteuren für bambusprodukte.würden sie uns dabei bitte behilflich sein?

die korbm?bel, die wir bisher zu unserem zweck aus indonesien bezogen haben, sind für die benutzung im freien nicht ganz geeignet und daher auch für uns zu teuer.die haltbarkeit in der natur und die günstigen preise der bambusm?bel k?nnten für uns der ausweg und für die hersteller in ihrer region ein gutes gesch?ft sein.wir w?ren ihnen sehr dankbar, wenn sie uns einige namhafte firmen in ihrer region nennen k?nnten, die sich auf diese artikel spezialisiert haben.im voraus herzlichen dank für ihre bemühungen.mit freundlichen grüben

1.4 bausteine für pc-texterstellung 1.4.0(anrede u.grub)

a.sehr geehrte damen und herren，mit freundlichen grüben

mit freundlichem grub

freundliche grübe aus...b.sehr geehrte frau …，mit freundlichen grüben

mit freundlichem grub

freundliche grübe aus...c.sehr geehrter herr …，mit freundlichen grüben

mit freundlichem grub

freundliche grübe aus...d.liebe frau …，mit herzlichen grüben

herzliche grübe

mit den besten grüben

mit bestem grub

e.lieber herr …，mit herzlichen grüben

herzliche grübe

mit den besten grüben

mit bestem grub

1.4.1(vorstellung des eigenen unternehmens)

a.wir stellen erstklassige...her.b.wir sind hersteller von spezialmaschienen für...c.als hersteller von...haben wir laufend bedarf an....d.unser haus, das bereits seit über...jahren besteht, ist einer der führenden importeure von...e.wir sind ein gut eingeführtes unternehmen der...(metallwaren)branche.f.unsere firma z?hlt zu den mittelst?ndischen unternehmen in der...-branche, und wir liefern seit...jahren in gr?berem umfang an firmen in deutschland.g.wir z?hlen zu den ?ltesten herstellern von...und exportieren seit vielen jahren mit st?ndig steigendem absatz in viele l?nder.h.wir sind seit über...jahren auf die herstellung von...spezialisiert, und verfügen über grobe erfahrung auf diesem gebiet.i.der deutsche markt für...ist so wichtig geworden, dass wir sie in diesem zusammenhang um eine gef?lligkeit bitten m?chten.j.um ihnen einen überblick über unser fertigungsprogramm zu geben,legen wir einige prospekte bei.k.…, um informationen über unsere firma zu erhalten, buchen sie bitte unsere homepage(http: www…)

l.wir wenden uns an sie, weil sie uns als anerkannter importeur in diesem gebiet empfohlen worden sind.(für einkaufen)

a.wir m?chten nun auch von...fabriken ihres landes angebote einholen.b.wir suchen lieferanten von...und....c.wir m?chten nun auch...einführen.d.wir suchen kontakt zu herstellern von...(naturkosmetika).e.für den einkauf von...brauchen wir die anschriften von herstellern und exporteuren.würden sie uns dabei bitte behilflich sein?

f.für dieses projekt suchen wir anbieter, die einschl?gige erfahrungen haben und gute referenzen vorweisen k?nnen.(für verkaufen)

g.… und suchen partner, die unsere produkte importieren und vertreiben m?chten.h.wir suchen importeure, die daran interessiert w?ren, den vertrieb unserer erzeugnisse zu übernehmen.i....und suchen nun abnehmer für unsere erzeugnisse.j....und m?chten gerne mit firmen ihres landes in verbindung treten, die bedarf an solchen...haben.k.wir suchen leistungsf?hige firmen, die bereit w?ren, unsere vertretung in deutschland zu übernehmen.l.wir suchen eine firma, die in der lage ist, unsere erzeugnisse auf dem deutschen markt einzuführen.(für sonstige)

m.wir sind an einer kooperation mit deutschen unternehmen interessiert, die im bereich...t?tig sind.n.wir m?chten gerne mit einem hersteller von...kontakt aufnehmen, der einen vertreter in der volksrepublik china sucht.o.wir suchen eine deutsche firma, die unsere erzeugnisse in lizenz herstellen m?chte.p.wir sind daran interessiert, lizenzen für innovative produkte im bereich umweltschutz zu erwerben.q.wir suchen gesch?ftspartner für ein joint venture zur herstellung von....r.für hamburg würden wir gern einen provisionsvertreter ernennen, um mit der kundschaft in engeren kontakt zu kommen und unsere gesch?ftsbeziehungen so weiter auszubauen.1.4.3(bitte um hilfe und dank dafür)

a.bitte nennen sie uns namen und adressen(mit telefon-, und faxnr.sowie e-mail)von firmen in ihrem kammerbezirk, die solche...herstellen.b.wir bitten sie deshalb, uns die namen und anschriften einiger zuverl?ssiger firmen in dieser branche mitzuteilen.c.wir w?ren ihnen sehr dankbar, wenn sie uns deutsche firmen nennen k?nnten, die sich eventuell für unsere erzeugnisse interessieren.d.wir w?ren ihnen sehr dankbar, wenn sie uns geeignete firmen nennen k?nnten.e.wir w?ren ihnen sehr dankbar, wenn sie uns helfen k?nnten, mit unternehmen, die die genannten

f.voraussetzungen erfüllen, in verbindung zu treten.g.wir w?ren ihnen dankbar, wenn sie ihre mitgliedsfirmen auf unser angebot aufmerksam machen k?nnten.h.vieleicht w?re es ihnen m?glich, unsere anfrage in ihrem mitteilungsblatt zu ver?ffentlichen.i.wir w?ren ihnen sehr dankbar, wenn sie uns einige namhafte firmen in ihrem bereich nennen k?nnten, die sich auf diese artikel spezialisiert haben.j.wir werden uns dann direkt an diese firmen wenden.k.die firmenanschriften k?nnen uns per fax oder e-mail gesendet werden.l.k?nnen sie uns behilflich sein?

m.wir würden uns freuen, bald von ihnen zu h?ren.n.für ihre mühe vielen dank im voraus.o.im voraus herzlichen dank für ihre bemühungen.p.im voraus vielen dank für ihre antwort.q.wir fügen einen internationalen rückantwortcoupon bei und erwarten ihre baldige antwort.

第四篇：商務函電范例

一、建立業務關系

（一）找經銷商

Hi Sir, Glad to hear that you're on the market for fiberglass.We specialize in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch chopped strand mat, with good quality and pretty competitive price.Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me.FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!Tks&br, Jack **** company Tel: *** Fax: *** Mail: *** Website: ******

（二）找供應商（附帶詢價）找供應商（附帶詢價）

Dear Sirs:

We learn from Thomas H.Pennie of New York that you are producing hand-made gloves in a variety of artificial leathers.There is a steady demand here for gloves of high quality at moderate prices.Will you please send me a copy of your glove catalogue, with details of your prices and terms of payment.I should find it most helpful if you could also supply samples of these gloves.Yours faithfully，Tony Smith Chief Buyer

二、發送商品明細 Dear Mr.Lee, Very glad to see you in the Caton Fair yesterday!Concerning your inquired item #TD-JIC 2685, please find our offer as follows.Also attached the quote sheet in detail for your review.Item: 200W Power Inverter Article No.: TD-JIC 2685 Specification: Could power a variety of electronic products with safe operation Certificate & testing report: ETL Packaging: Color box Packaging size: 15.8’’*7.8’’*2.4’’ Weight:1.8lbs Samples could be prepared in 5 wording days.Please help to send me your address in detal with courier account, if you would like to evaluate the samples.We look forward to your reply soon!Best regards, Hugo

親愛的李先生，很高興昨天在卡頓公平見到你!關于你詢問項目# TD-JIC 2685,請查收我們如下的報價。另附詳細報價表作為參考。

項目:200 w功率變換器 貨號:TD-JIC 2685 規范:權力與安全運行各種各樣的電子產品 證書和測試報告:ETL 包裝:彩盒

包裝尺寸:15.8”* 7.8”* 2.4” 重量:1.8磅

樣品可以在5個工作日內準備好。如果你想評估樣品,請給我你的地址與快遞detal帳戶。我們期待你盡快回復!

最好的問候, 雨果

三、詳細報價 Dear Clair，This is Kerry from ABC Trading Inc.According to your inquiry of grease gun, I was wondering if you could accept our price USD 5.65/pc.Per our conversation on HK fair, the estimate USD 5.30/pc was based on the simple packaging of poly bag with sticker, not the color box as you confirmed finally.Enclosed please find the instruction manual, die-cut of color box and offer sheet.Your prompt reply will be greatly appreciated!

Regards, Kerry Hu

四、討價還價

案例一

Dear Clair, I’m so sorry that we couldn’t meet your target of USD 5.30/pc with color box!(拒絕對方報價)As I mentioned in my previous mail, our price was based on the different packaging method.Anyway, we could reduce our margin to establish our business.Our final price is USD 5.50 with a color box, and 5.20 with a poly bag.If you’d like to do promotion for this item(代替產品本身的名稱), we suggest you confirm the poly bag instead.According to our experience, other customers mainly use this simple packaging for EU market.(介紹低價產品)Please help to check with buyer and advise the comments.Best regards, Kerry Hu

案例二

Dear Herbert，Your target price shocked me!To be candid with you, it is difficult to do this price due to the details strictly.Please find our suggestions as below.1)USD1.20/pc, SAME AS YOUR TARGET, but shortening the length to 90mm, and the thickness 0.8mm.The weight will be 65g instead.2)USD1.37/pc, holding everything, but without CE & ROHS.As you know, flashlight is the low voltage items, and CE/ROHS is NOT A MUST in Europe.3)USD1.53/pc, changing the size and thickness of clamshell and keeping others as usual.Pls find the die-cut with printproof in attachment.Please kindly check and confirm at your earlist.Rgds, C

請客戶支付樣品費用

Dear Clair，Greetings!Glad to get your approval for our final samples.Just following up to let you know that we do the new samples strictly according to your logo printing, but please pay for the film charge USD 300 by your side.After order placed, you could deduct this cost when balancing the payment.Enclosed please find our bank account file.Please advise your opinion.Thank you!Best regards, Kerry Hu

詢問到付賬號

Hi Clair, Samples were just completed, and passed our internal inspection.Please check the photos in attachment.Would like us to send them to you? Which express company do you prefer?Please advise your courier account.Thank you!Best regards, Kerry Hu

確定價格

Dear Clair, Very glad to hear that you confirmed the price of USD 5.2/pc.It is our pleasure to be on service of you about the 7500 pcs trial order.Please find the PI in attachment, with unit price, packaging, carton info, deliver time, payment terms, etc.if no additional questions, kindly sign and stamp it and send me back.As soon as we receive the confirmed PI, we’ll do the final sampling at once.Any other questions, please let me know.Best regards, Kerry Hu

催客戶付款

Dear Stanislav, All the gazebos you ordered were shipped last Thursday.Attached you can find the invoice, packinglist and copy of B/L.The ETA is August 1st，to St.Petersburg.Please help to settle the rest payment USD 7000 to our bank account soon.Thanks &best regards, Liu wei

Dear Ali，I’m sorry to inform you that we haven’t received your payment.Could you kindly re-check it? Please also send us the bank receipt for record.Thank you！Regards, Belinda Xie

(by 李麗婷)Dear Sirs, As our account still shows there is a balance of USD 7000 you owe for order XL-173, we are wondering if there are some special reasons.We hope you can arrange the payment soon.Look forward to your good news.告訴客戶收到付款 Dear Sharon, Nice day!We have received the payment for the shipped 3 orders.Thank you very much for your support and trust.We’re immensely delighted to get these projects!Hope we could expand our current business in the near future.Yours, Sisley

Dear Mr.Jackson, Thank you for the L/C draft for order #DJ-199.Please find our comments with highlighter yellow below.1.Delivery time: Please extend to May 30th.2.Payment terms: Please change BY ACCEPTANCE 60 DAYS FROM CARGO RECEIPT DATE into 30DAYS, the same as our previous order.Others are OK.Please help to amend them and open the original L/C.Best regards, Alvin Sun

Dear Coco, Please find the discrepancy below mentioned by our bank.1.Quantity 6000 pcs was mentioned in L/C, but we could only shipped 5820 pcs for one 40’ container.The rest 180 pcs will be delivered next time with PO#219.2.The destination port was changed to Amsterdam, not Hamburg.The 2 Issues above were already approved by your shipping colleague.Please help to check and give JP Morgan your acceptation, and we could get the payment soon.Thanks, Aaron

第五篇：商務函電常用語

商務函電常用語——感謝

【wtojob.com 外貿外語人才門戶-世貿人才網 2011-07-14】 【字體：放大 縮小】

無論你是寫信給客戶，給經理或是同事，你都一定要感謝他們。每個人都喜歡被感謝，那就在你的信對讀者表示感謝，感謝他們所做的事情，還可以事先感謝他們將要為你做的事！你會發現將真誠表達在你的字里行間會讓你受益匪淺。

郵件的開頭

感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。

Thank you for contacting us.如果有人寫信來詢問公司的服務，就可以使用這句句子開頭。向他們對公司的興趣表示感謝。

Thank you for your prompt reply.當一個客戶或是同事很快就回復了你的郵件，一定記得要感謝他們。如果回復并不及時，只要將“prompt”除去即可，你還可以說，“Thank you for getting back to me.”

Thank you for providing the requested information.如果你詢問某人一些信息，他們花了點時間才發送給你，那就用這句句子表示你仍然對他們的付出表示感激。

Thank you for all your assistance.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！如果你想對他們表示特別的感激，就用這個句子，“I truly appreciate ? your help in resolving the problem.”

Thank you raising your concerns.就算某個客戶或是經理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現出你對他們的認真態度表示尊重及感激。同時，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”

在郵件的結尾

在郵件開頭表示感謝一般是表示對對方過去付出的感謝，而在郵件結尾處表示感謝是對將來的幫助表示感謝。事先表示感謝，能讓對方在行動時更主動更樂意。

Thank you for your kind cooperation.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。

Thank you for your attention to this matter.與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。

Thank you for your understanding.如果你寫到任何會對讀者產生負面影響的內容那就使用這句句子吧。

Thank you for your consideration.如果您是在尋求機會或是福利，例如你在 求職 的話，就用這封郵件結尾。

Thank you again for everything you'e done.這句句子可以用在結尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助，你可以著重再次感謝你們的付出。

如何給客戶寫價格讓步回信 January 2007

Kee & Co., Ltd

Regent Street

London, UK

Dear Sirs:

Thank you for your letter of 20 January 2007.We are disappointed to hear that our price for Flame cigarette lighters is too high for you to work on.You mention that Japanese goods are being offered to you at a price approximately 10% lower than that quoted by us.We accept what you say, but we are of the opinion that the quality of the other makes does not measure up to that of our products.Although we are keen to do business with you, we regret that we cannot accept your counter offer or even meet you half way.The best we can do is to reduce our previous quotation by 2%.We trust that this will meet with your approval.We look forward to hearing from you.Yours faithfully，Tony Smith Chief Seller

參考譯文

先生:

二零零七年元月二十日來函收到，不勝感激。得知貴公司認為火焰牌打火機價格過高，無利可圖，本公司極感遺憾。來函又提及日本同類貨品報價較其低近百分之十。

本公司認同來函的說法，然而，其他廠商的產品質量絕對不能與本公司的相提并論。

雖然極望與貴公司交易，但該還盤較本公司報價相差極大，故未能接受貴公司 定單。

特此調整報價，降價百分之二，祈盼貴公司滿意。

謹候佳音。

銷售部主任

托尼.斯密思謹上

2007年1月20日

英文促銷信寫作指南

促銷的目的就是要賣出產品，那么怎樣才能把促銷信寫得吸引人、讓人一看就對產品感興趣呢?下面就教你促銷信的四步寫法、打造 very attractive 的促銷信。

第一步：To arouse attention

促銷信都是“不請自來”，所以開頭一定要有吸引力和誘惑力。It must make an appeal to some particular buying motive and may begin with a question, and instruction, a quotation or an attention-grabing short story.Sometimes if required, it may even begin by suggesting the very opposite to what you want.看看下面這些開頭是怎么寫的：

1)Would you like to reduce your rising domestic fuel costs?

2)Why not enjoy the colorful spring by joining the flying Horse Tourist Group after a completely busy winter?

3)Just imagine how comfortable you are when you stretch out those tired limbs on our newly developed White Cloud water bed.第二步：To create interest and desire

一旦抓住了讀者的注意力，就該趁熱打鐵勸服他們買自己的產品。介紹產品必須要緊緊圍繞你在信的開頭所提出的引人之處。光說“最好”、“最新”是沒什么實際意義的。應該強調特性、質量、原材料，以及和同類產品相比最出彩的地方。我們且看下面這個產品介紹是如何寫的：

Our recent researches and tests have showed that rooms with our newly developed Energy Savers stay warmer and require 20 percent less fuel than those rooms of the same size without the usage of the savers.The new savers are popular because they are able to store and reflect heat in a much more efficient way.Read the enclosed brochure, you will find that the self-stick backing makes them easy to install yourself.第三步：To offer conviction

通過產品介紹引起讀者的購買欲望后，就該進一步加強讀者購買的決心。你可以詳細說明并保證產品會給讀者帶來許諾的好處。且看下面這段內容是如何吸引客戶的：

1)Use our Fast Microwave Oven for two weeks absolutely free.2)If for any reasons you find the model machine unsuitable to your needs, we will replace your order or refund you.第四步：To motivate actions

到了這一步，所有的努力都指向一個目標：促使客戶采取行動、購買產品。這時語氣要禮貌堅決，并提供給客戶如何購買產品的指示，以方便客戶購買。下面是一些常用的策略：

1)Why wait? Come and buy right now since a special discount of 15% will only be offered for a month.2)Don't delay!Those who order by October 5 will receive 100 Oriental Design Christmas cards free.商務英文信函格式大全

商務信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語 書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別，應特別加以區分。英語 書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

1、商務信函信端（Heading）

信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

商務信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如：

（1）并列式

Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

（2）斜列式（Indented Form）Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035

People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

寫信端時，先寫發信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項目和發信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。

如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

關于發信日期的寫法，應注意以下幾點：

①年份應完全寫出，不能簡寫。

②月份要用英文名稱，不要用數字代替。

③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。

④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，??28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ??28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。

日期可有下列幾種寫法：

① Oct.20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept.16th, 2004

其中，①最為通用。

2、商務信函信內地址（Inside Address, Introductory Address）

信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

3.商務信函稱呼（Salutation）

對收信人的稱呼應自成一行，寫在低于信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大 英語 則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr.的復數形式 Messrs.。對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

②對女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.沒有復數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme.的復數形式 Mmes.而對以女子名字為名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor（縮寫為 Prof.），Doctor（縮寫為 Dr.），General(縮寫為 Gen.)。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames。

⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（復數為 Excellencies）。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其復數為 Your Majesties。

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness(復數為 Highnesses)。

收信人稱呼

先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss

夫人、小姐統稱Ms.夫婦倆人Mr.and Mrs.兩位或兩位以上男子Messrs

兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames 兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses

常見的頭銜（漢英對照）如下：

教授Professor

博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

醫學博士Medical Doctor(M.D.)

總統或校長President

主席或董事長Chairman

副主席或副董事長Vice Chairman

副總統或副校長Vice President

首相Prime Minister

總理Premier

省長或州長Governor

市長Mayor

參議員Senator

大使Ambassador

秘書長Secretary General

一秘First Secretary

二秘Second Secretary

院長Director,Dean

副院長Vice Director

系主任Dean,Head,Chair 館長Chief Librarian,Curator 閣下Excellency 神甫Father

4.商務信函信的正文（Body of the Letter）

信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P.S.表示補敘。

5.商務信函結束語（Complimentary Close）

結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關系而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用：

Yours(very)truly, Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely，等等。

寫給上級和長者的信一般可用：

Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

寫給同志或同事的信一般可用：

Fraternally yours, Comradely yours，等等。

寫給熟人或朋友的信可用：

Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

寫給親屬或摯友的信一般用：

Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的摯友”等。

寫給摯友的信有時也可用：

Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

寫信給摯友，表示歉意時，可用：

Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。

在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時也可省略。

6.簽名（Signature）

信末的簽名一般低于結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務或頭銜

7.附件（Enclosure）

信件若有附件，應在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc: Resume

Encls:Grade Certificate

8.再啟（Postscript, 縮寫為 P.S.）

再啟部分用于補敘正文中遺漏的話，一般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。

9.私人和公務信函--注意事項

首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。

其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。

最后，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。常用的起首語有：

1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say?

7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!

9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that ?

12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.?

15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的結束語有：

1）Awaiting your good news，2)Looking forward to your early reply，3)Hoping to hear from you soon，4)We await your good news.5)I hope to hear from you very soon.6)We look forward to your reply at your earliest convenience.7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.8)Your early reply will be highly appreciated.9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.10)The help you give me is sincerely valued.11)I hope everything will be well with you.12)Please let us know if you want more information.13)I hope you always enjoy yourself.14)I wish you very success in the coming year.15)Please remember me to your family.16)With best regards to your family.17)All the best.18)With love and good wishes.