第一篇：ORACLE采購實務流程之供應商管理及采購單據管理部分

目錄

目錄...............................................................................................................................................1 供應商管理...................................................................................................................................2 新增供應商...............................................................................................................................2 已審批的供應商列表...............................................................................................................4 合并供應商...............................................................................................................................4 訂單管理.......................................................................................................................................6 請購單管理...............................................................................................................................6 詢價單與報價單管理.............................................................................................................10 采購訂單管理.........................................................................................................................16

供應商管理

本章節主要描述與供應商管理有關的系統操作。

新增供應商

輸入供應商頭信息

菜單路徑: 采購管理供應基礎供應商 關鍵字段描述:

供應商名稱：供應商法人名，一定要全稱。納稅登記編號：即稅號。類型：供應商類型。輸入供應商地址信息

菜單路徑: 采購管理供應基礎供應商->地點

關鍵字段描述: 名稱：供應商地址名。

支付地點：此供應商地點，是否用于付款的目的。采購地點：此供應商地點，是否用于采購的目的。RFQ唯一地點：此供應商地點，是否僅用于報價的目的。供應商地址聯系人

菜單路徑: 采購管理供應基礎供應商->地址->聯系人

關鍵字段描述:

中間名：美國人的習慣，可以不填。

已審批的供應商列表

合并供應商

物品采購可以從批準的供應商中挑選，因此需要事先為每種物品指定可采購的供應商。具體操作步驟如下： 新增合格供應商列表

菜單路徑: 采購管理供應基礎已審批的供應商列表

關鍵字段描述

業務有‘直接，分銷商及制造商’，選擇‘直接’ 供應商及地點從系統中選擇。

狀態：系統系統默認狀態為“新建”，如果此供應商為提供該采購品的合格供應商，可手工改成“已審批”，如果由合格變成了非合格，手工改成“已禁用”。

如果系統中存在一個供應商兩個或多個資料（因供應商代碼不一樣、名稱不一致造成），或一個供應商被另一供應商兼并時，需要合并供應商資料。

路徑：采購管理/供應基礎/供應商合并 關鍵字段描述

發票：選擇“所有”，將舊供應商的所有發票都傳送給新的供應商；“未付”將舊供應商所有未付的發票傳送給新供應商；“無”不將老供應商的發票傳給新供應商。

復制地點：將舊供應商地點重新指定給新供應商地點。如果復制地點沒有被選中，則將舊供應商地點與新供應商地點合并。(B)合并：點擊此按鈕以合并供應商。這是向系統提交的一個請求，可以查看請求結果以確認供應商合并情況（一旦供應商合并，則舊供應商立即失效）。訂單管理

本章節主要描述公司訂單管理的系統操作。

..輸入、修改、刪除請購單 菜單路徑: 采購管理請購請購單

關鍵字段描述:

項目代碼輸入，類別及說明，計量單位會自動彈出；計量單位可以修改。

需要日期：輸入使用部門所需使用的日期。輸入要貨數量，價格（物品的標準成本）會自動彈出 組織：選擇要貨的庫存組織。地點：選擇要貨的庫存組織的地點。

保存所做的工作，請購單號會自動顯示，（如本案例為11030）。

提交請購單

菜單路徑: 采購管理請購請購單

接著上一屏幕，按[審批]按鈕。出現下面屏幕。

對于輸入完成或修改完成的請購單，可以按“審批”按鈕，提交審批。關鍵字段描述:

轉交：選擇此復選框，可檢查轉交途徑，也可以更改審批路徑及轉交至人選。

轉交至：只有轉交復選框被選中，此字段才可啟用。可以選擇將請購單轉交至其他的審批人。附注：可以在此輸入簡短說明。

接著上一屏幕，按[確定]按鈕后，系統出現下面屏幕，以作提示。

審批如需轉發，請參考下面屏幕。

審批請購單

菜單路徑: 采購管理通知匯總 查詢所有通知。

點激‘采購申請。。’，出現下面屏幕。

按[提交]按鈕，通過審批。查看請購單

菜單路徑: 采購管理請購請購單匯總

在上面的屏幕中，輸入查詢標準，按[查找]按鈕，出現下面屏幕。在此案例中，可發現審批狀態已變成‘批準’。取消、關閉、最終關閉請購單

菜單路徑: 采購管理請購請購單匯總->特定->控制 關鍵字段描述:

取消申請：在有人把請購單行上的信息轉化為采購訂單之前，你可以取消請購單。一旦取消，就不可重用。另外對審批人拒絕的請購單也可以取消或修改后重新提交審批。

最終關閉：在有人把請購單行上的信息轉化為采購訂單之前，你可以最終關閉請購單。一旦最終關閉，就不可重新使用。詢價單與報價單管理

自動創建詢價單

菜單路徑：采購管理自動創建

步驟1：尋找請購單（本案例為本11030）。

步驟2：選擇請購單，單據類型選擇為RFQ，按[人工]按鈕。

步驟3：按[添加至單據]按鈕，再按[創建]按鈕。

步驟4：按[創建]按鈕，系統會出現下面屏幕提示。

步驟5：查看自動創建的詢價單。（本案例為本11014）。

步驟6：按[供應商]按鈕，輸入此詢價單所要發給的供應商，也可按[添加至列表]按鈕，選擇合格供應商列表。

以復制詢價單的方式創建報價單 操作路徑：RFQ和報價單/RFQ

步驟1：查找并打開詢價單（此案例詢價單為11014）

步驟2：從工具欄中選擇復制單據。在下面的對話框中輸入相關內容。

步驟3： 記住系統提示。

步驟4：查看并修改報價單信息，在供應商報價中，輸入供應商報價信息，在條款中輸入相關信息。如此報價需審批，則把狀態從“處理中”改為“有效”。

步驟5：以同樣的方法為另一供應商創建報價單。

步驟6：此為國外供應商，報價為美元，按[幣種]按鈕。輸入匯率信息。

審批報價單

操作路徑：RFQ和報價單/報價分析。步驟1：查找需審批的報價單。

步驟2：輸入審批信息。

..手工輸入、修改、刪除采購訂單 菜單路徑: 采購管理采購采購訂單

關鍵字段描述:

類型：選擇標準采購訂單。

供應商：采購訂單上必須指明供應商。一個采購訂單中的所有物品必須都在一個供應商采購。此供應商必須是采購訂單上所購物品的合格供應商。

地點：采購訂單上必須指明供應商的地點。一個采購訂單中的所有物品必須都在一個供應商的同一地點采購。

狀態：提交審批前的采購訂單狀態是“未完成”；已提交正在審批的狀態是“處理中”；沒被批準的采購訂單狀態是“已拒絕”；已批準的采購訂單狀態是“已審批”

項目：輸入要采購的項目編碼。費用項目或固定資產等的采購可以不輸入項目，而使用分類輸入采購定單行。

分類：如果使用項目，則自動顯示項目分類。如果采購費用項目或固定資產則直接收入項目分類。

單位：采購訂單上的物品計量單位，可與物品的主計量單位不一樣。

數量：輸入采購數量。

價格：輸入采購品單價，如沒有價格，則選用物品的標準成本價格。

需要日期：要求供應商將采購送到的日期。

按[發貨]按鈕：點擊此按鈕，可以輸入一個采購品多個發貨時間，多個接收地點，多個接收庫存、庫位等。

在區域選擇處選擇“其它”，則顯示下述屏幕。

公司的接收方式都為檢驗接收，所以匹配審批層默認為“四向匹配”。公司的發票都與接收信息相匹配，發票匹配選項魔認為“接收”。按[分配]按鈕，點擊此按鈕可以進入以下界面。

關鍵字段描述:

請求人：輸入采購定單請求人。交貨目的地：輸入供應商交貨地點。交貨子庫存：輸入供應商交貨子庫存。

在交貨屏幕點擊[接收控制]此按鈕可進入接收控制屏幕。

關鍵字段描述:

接收日期：指定可允許供應商提前或延遲交貨的日期范圍，“活動”則指明如果供應商交貨日期超出容限，所采取的行動。如系統僅提示警告信息，或系統拒絕進行接收交易，或系統對此無反應。

完成以上信息的輸入后，保存所做工作，系統將自動產生采購定單編號。

在提交審批前可以修改標準采購訂單；在審批后，也可以修改，但要重新提交審批；只有從未提交審批的標準采購訂單才可以刪除。

提交采購訂單

菜單路徑: 采購管理采購采購訂單-B審批

采購訂單創建人，通過點擊[審批]銨鈕，進入提交單據至審批人的窗口。

關鍵字段描述:

提交審批：如果不需要更改審批途徑或審批人的情況下，只選擇提交審批復選框，并點擊確定按鈕即可提交審批此采購定單。轉交至：只有轉交復選框被選中，此字段才可啟用。可以選擇將采購訂單轉交至其他的審批人。附注：可在此輸入一些提示信息。審批采購訂單

菜單路徑: 采購管理通知匯總

采購員將采購定單提交審批后，系統將會按定義好的采購審批層次將采購定單轉至該用戶的通知匯總，或轉至指定的審批人的通知匯總。

當審批者進入通知匯總界面，并查詢出所有通知，將會看到需要審批的所有單據。屏幕詳見請購單審批章節。

查看采購訂單

菜單路徑: 采購管理采購采購訂單匯總

關鍵字段描述:

不論采購訂單是否已提交審批過，在此處均可查看。

輸入查詢條件可查詢到滿足條件的采購定單，例如可根據采購定單編號查詢，或根據項目、狀態的信息進行查詢。查詢結果可選擇顯示采購定單標題或采購定單行或發貨或分配行。取消、關閉、最終關閉采購訂單 菜單路徑: 采購管理采購采購訂單匯總

輸入查詢條件，找到需要更改狀態的采購定單，點擊“特定”菜單，選擇“控制”，可進入采購定單狀態控制界面。當采購定單的審批狀態為“處理中”時，控制活動僅有“掛起”；當采購定單的審批狀態為“批準”時，可進行多種狀態控制。

關鍵字段描述:

取消 PO行：在未接收貨物之前可以取消采購訂單。對審批人拒絕的采購訂單可以取消或修改后重新提交。關閉:同時為發票關閉和為接收關閉。

最終關閉：最終關閉后，此采購訂單不能被再次打開，即不能以此采購訂單再做任何操作了。

自動創建標準采購訂單

對于已審批的請購單，可由采購員通過“自動創建”功能菜單建立標準采購訂單。具體步驟如下：

? 查詢已審批過的請購單

? 挑選要求的請購行通過手工模式建立采購訂單 查看已審批的請購單 菜單路徑: 采購管理自動創建

關鍵字段描述:

請購單號：如果輸入了請購單號，則查找的結果只能是這個請購單的內容。

采購員：如果輸入了采購員，則查找到的結果只能是這個采購員

所負責的所有請購物品。通常不輸入。

類別：如果輸入了物品類別，則查找到的結果是這個物品分類的所有請購項目。

項目：輸入項目作為查詢條件，則查找到所有此項目的請購單行。

通過手工模式自動創建采購訂單 菜單路徑: 采購管理自動創建

關鍵字段描述:

活動：“創建”系統會創建新的采購訂單；“添加至”系統中已存在的采購訂單中，但系統要求用戶指明添加至的訂單號。單據類型：可根據需要選擇標準采購定單或一攬子發放。分組：使用系統缺省值“默認”。

人工：不必事先選擇需要形成一個采購訂單的請購行。分組為“請購單”時，不可用人工方式創建或增加采購訂單。點擊“人工”按鈕。

關鍵字段描述:

一行一行地選擇需要的請購行，然后用下箭頭準備增加至下面的采購訂單表格中。

點擊采購訂單表構中的“行”，可將準備增加下來的請購行真正增加進來。如果兩個請購行的項目相同，并希望出現在采購訂單中的同一行，則在點擊“行”時，選擇已存在這個項目的行去點擊（其行號會是相同的，出現在采購訂單上時會在同一行）。通過特定菜單可以將所選的請購行添加至一個已存在的采購訂單或采購訂單行中。

點擊“創建”按鈕，可將選好的請購行創建成一個采購訂單。供應商：必須選擇一個供應商名稱。這個供應商是所選物品的合格供應商。

供應商地點：必須選擇所選供應商的地點。

查看和修改系統自動創建的采購訂單。

提交，審批，查看，控制自動創建的采購訂單

無論手工或自動模式形成的采購標準訂單，其提交審批方法都一樣，參考“手工建立標準采購訂單”的提交采購訂單。

第二篇：采購流程及采購流程管理

采購流程及采購流程管理

采購流程 ,采購流程管理,詢價采購流程,采購工作流程,采購的流程,采購管理流程

采購流程

一，下單：

1.一般情況下，采購人員接到缺料，獲取缺料以下基本信息：存貨編碼，產品型號，數量。

2.分析缺料信息是否合理，再將訂單下給供應商，訂單必須含有以下信息：材料型號，數量，單價，金額，計劃到貨日期。

3.采購審核員按照具體情況進行訂單審核

4.訂單FAX給客戶以后，采購人員需要與客戶核對采購信息，同時要求簽字回傳。

采購流程

二，跟催：

采購訂單完畢以后，采購人員按照采購訂單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復核對到貨日期直至材料到達我公司。

采購流程

三，入庫：

一）.實物入庫：

收貨員收材料之前需核對供應商的送貨單是否具備以下信息：供應商名稱，訂單號，存貨編碼，數量；如訂單上的信息與采購訂單不符，征求采購人員意見是否可以收下。

二）.單據入庫：

采購人員按照檢驗合格單，將檢驗單上的數據入到中，便于以后對帳。但也存在些問題，表現為：1.外加工的檢驗合格單沒有入庫；2.采購入庫訂單號和數量比較混亂。

采購流程

四，退貨：

采購填寫退貨單，進行訂單退貨。

五，對帳：

一），月結表：

每個月月初，各供應商將上月月結表送至我公司，采購人員按照我公司收貨員簽字的送貨單，我公司的入庫單據和單價表核對月結表。

目前月結表中出現以下不足之處：無訂單號，存貨編碼，退貨數量，上月欠款余額，發生額至本期欠款余額等信息。

二），增值稅發票：

校對發票上的以下信息：我公司的全稱，帳號，稅號，發票上的材料名稱，數量，金額。

在此發面我們也有欠缺表現為發票金額大于訂單金額，特指一張訂單只有一種材料的情況。

六，付款：

按照付款周期編制付款計劃，安排付款。

詢價采購是指對幾個供貨商(一般至少三家)的報價進行比較以確保價格具有競爭性的一種采購方式。采購流程

之 詢價采購工作流程

詢價采購流程

一、詢價準備、計劃整理。采購代理機構按照政府采購執行計劃，結合采購人員的急需程度和采購物品的規模，編制月度詢價采購計劃。、組織詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關專家共三人以上單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，以隨機方式確定。詢價小組名單在成交結果確定前應當保密。、編制詢價文件。詢價小組按照政府采購有關法規和項目特殊要求，在采購執行計劃要求的采購時限內擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。、詢價文件核對。詢價文件在定稿前需經采購人核對。、收集信息。按照采購物品或服務等特點，通過查閱供應商信息庫和市場調查等途徑進一步了解價格信息和其他市場動態。、確定被詢價的供應商名單。詢價小組通過隨機方式從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，同時向其發出詢價通知書讓其報價。

詢價采購流程

二、詢價、詢價時間告知市招標辦、資金管理部門等有關部門。、遞交報價函。被詢價供應商在詢價文件限定的時限內遞交報價函，工作人員應對供應商的報價函的密封情況進行審查。、詢價準備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強調詢價工作紀律，介紹總體目標、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應商的方法和標準。、詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應商的報價函，作報價記錄同時簽名核對，按照符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應商的方法和標準，確定一至二名成交候選人同時排列順序。、詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經所有詢價小組成員及監督員簽字后，方為有效。詢價采購流程

三、確定成交商、采購人按照詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權詢價小組直接確定成交人。、成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發出《成交通知書》，同時將成交結果通知所有未成交的供應商。、編寫采購報告。詢價小組應于詢價活動結束后二十日內，就詢價小組組成、采購過程、采購結果等有關情況，編寫采購報告。

采購流程

知識

1、盡量收集多一點產品信息：我不熟悉這個產品，但是我會盡我最大的努力尋找懂得這個產品信息的人，從別人那去學到自己本來不知道的東西。那怕是一絲絲信息都算是學習和進步。

采購流程

知識

2、做事情要有條理：我基本上會每天記錄下來，我所做過的工作，處理的事，對沒有處理好的事，要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。

采購流程

知識

3、工作有計劃：在每一天結束前我會在頭腦里打旋我什么事沒完成，明天的主要事情是什么，做個計劃。很重要的，或事情較多，我會記錄下來，逐個處理。

采購流程

知識

4、學會主動與人溝通：經常與車間，倉庫，打樣車間、品質的相關人員接觸，這樣便于自己了解產品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。

采購流程

知識

5、對工作的難點重點要有總結：對工作中的難點，事后盡量做個簡短的書面總結便于自己以后總結經驗。要求廠家處服務處理事得交書面說明。

采購流程

知識

6、盡量做好工作總結：對所做的工作，每個月至少做個簡短的總結。從工作量、工作內容、完成事項，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計劃等方面做個簡短的總結。

采購流程

知識

7、做好供應商的管理：盡量用條款有效的文件去約束牽制他們，讓他們能主動爭取配合我們工作，及時解決問題，讓其感受有壓力又有動力。

采購流程

知識

8、要持續對訂單的跟蹤：工作要有責任心，要嚴謹，要主動出擊，不要寄希望于供應商肯定沒有問題，要及時做好跟催工作，要分析供應商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風險或其它東西。要做好記錄，便于查詢和統計，及配合相關部門做好工作。

采購流程

知識

9、問題處理：反應要快，匯報要及時、處理問題要敏捷果斷，要有自己較好的處理建議提供，同時能與供應商做個合適的談判結論。

采購流程

知識

10、職業習慣：要讓自己有一個好的職業習慣，有成本概念，有利潤思維，有風險意識、有統籌能力、有交流溝通好習慣。這些都有助于自己向一個更優秀的采購靠近，做一名真正優秀的采購人員。

采購人員，在進行業務聯系時，打業務電話的要點。

1、想好打電話的目的是什么？是詢價、是講價、是訂價、是分析市場變化等。

2、組織好自身談話內容的概要，做到談話流暢，語言豐富，用語專業，親切自然大方，熱情大度。

3、對供應商所銷售的這個品種及其它供應商（同種產品）的信息要了解，以此好回應對方的談話。

4、要記住對方所銷售這個品種現在的大約價格，及你上次所訂購價格，或上次你報給對方你購的價格及你虛擬報給對方的價格。

5、在關心業務的同時，不妨多給予客戶出了業務關心外，工作身體等也做個善意問侯。

6、對新客戶多介紹同時展示一下自己公司的實力和優勢等。

常用物料降價如何采購？

如果你是一名采購人員，接到一個客戶來電，對方的報價比上次報價更低了。此時的你接下來會做些什么工作？要確保做好這個品種的采購工作，為企業降低采購成本！首先應意識到此物料行情下降，價格下滑。接下會做如下事：、證實信息的準確性。具體就是去詢問你所掌握的所有供此貨的供應商，給他們以溝通方式的形式告知對方別人給你報價，如何如何的合適，價格降了。看他們的反應。

2、以訂貨的形式，強壓價談價，查知真實情況。如果真降了，沒有不想有貨不做點降價表示出貨的商人。

3、找尋此物料的前生原材料，從網上，從前生原材料的商家去查實是否有降。

4、證實物料價格真是降了。就得做到要這些天勤詢價，講價，了解行情走勢，做到需貨時能購到最低的價格。

5、如果你暫時不需要這種物料，你也千萬別放松警惕，有很多時侯會出現在降價期間你沒購進價格又因某些原因而回升喲！你做采購的要是錯過這種時機購貨那就是你的失責。采購應該有覺察物料降中見漲的征兆。

6、勤看報表，了解庫存量，少購貨，緩購貨，保持最低庫存量。

7、越是降價時期采購人員應該更有信心購得更低的價格。越是降價，越要講價還價，壓價力度要加大，這時你完全可以這樣規勸你的供應商：

今天你這個價格不賣給我，別人先做了，說不定過兩三天你的物料還沒找到出路，價格比這個降得更低。沒有不心動的。

常用物料漲價如何購買？

采購最基本的職責就是保證所購產品的質量，和供應商的售后服務跟得上公司需要的前提下，能購得物美價廉的產品。最有能力體現的就是能把握好采購的度，能做好行情降價和漲價的物料供應。在大起大落的環境中能為公司降低直接原材料成本，搏得自己的產品多占領市場份額的機會，就是優秀的采購。漲價的征兆：

1、你打電話給供應商了解情況，供應商表現出惜售的狀態。

2、有經常給你打電話詢訂單的供應商家（有長期業務的商家具有代表性）。近段時間變得在你的電話鈴聲中消失了。

3、你要訂單，不是價格沒給到位，對方對你的需貨量打折的情況下。

4、你供應商對你大叫前生原材料漲得很多，或有什么意外情況，導致某一種市場走俏的原材料不能生產，或減少。等很多情況下，可能物料要漲價的局勢比較大，你作為一名采購人員就是密切關心行情動態了。證明有漲，要做好如下準備工作。

1、分析現在行情漲，是你公司用量的淡季還是旺季，淡季有用就行，不給生產斷貨，旺季就得確保此時的低成本購進。

2、分析出漲價的具體原因：這種漲勢會不會導致求大于供，有沒有人為炒作，就是前生原材料緊張，能緊張多久。還波及的范圍有多大，受不受國際因素的影響，與石油，人民幣的兌付等問題關聯有多大等到。

3、只有從根本找準的漲勢的原因，才能對癥想策。

4、信息肯定是知道得越早越好，當然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所覺察的情況下，先與信息不好，或對你公司合作很好的客戶手中購上一擔貨。這時你可以稱你公司的用量加大，什么的，以能購得多點好，最好是價格不漲，或稍有表示。抓住時機，漲價時有時是需要分秒必爭的。

5、漲價要沉得住氣，不要一聽供應要調價，馬上就不知所措，或者說有的緊跟其上。要靈活運用，多家訂購，越俏的貨，越不能在一家做，萬一供應商因為特別的原因推辭送貨，或不送，到時急得人是你，賣了高價賺錢的是供應商。

6、漲價時訂購一定有必要采取多項選擇，不要讓你對供應商的信任導致你需要的產品遲遲不能到庫，越是漲價，供應商的前生材料還是緊，說不定供應不可能在你這拿了訂單，但是你可能對自己能不能購上原材料心中一點底都沒有。這也很正常。你不耗不起與他們賭或者說事后來處理的，為此越是行情不正常，采購人員越要警惕小心。一顆紅心多手準備，勝多失少。

成功采購人員需具備七大要素

1.操守廉潔：

面對各種供貨商，有些供貨商總會想辦法以金錢或其它方式來誘惑采購人員，以達其銷售目的。采購人員若無法把持，可能不自覺掉入供貨商的陷井，而不能自撥，進而任由供貨商擺布，到底人類對財富之欲望是無止境的。有一句名言，很值得我們參考，那就是：“做事可以失敗，做人不可失敗。”我們深信大部分的采購人員都能潔身自愛，否則紙包不住火的，不應得之財富終會被曝光，這種人必遭公司與社會唾棄，而惹致個人身敗名裂。

2．掌握市場：

流通業是將各種民生消費品賣給最終消費者的產業，故商品種類繁多，且日新月異，采購人員必須努力透過各種管道及方式（包含檢討賣場人員的建議與反應，因為他們最接近客戶），了解市場之需要及趨勢，而非坐井觀天，如井底之蛙，自以為秀才不出門，能知天下事，究竟市場的變量太多，我們應盡量利用一切資源，掌握它們，做好知已知彼，則必能百戰百勝。

3．精打細算：

有一商場名人曾說：“會賣不如會買”，這句話在流通業已成為至理銘言，這句話的意思是：賣場人員若因為商品不對，或價格太貴，使再大的勁，也不如采購人員選對商品，又買到便宜的價錢，來得更輕松，因為顧客的眼睛是雪亮的，如果被倉庫賣場人員說服買下該件商品，事后發現被騙，他是不會再光顧的。采購人員必須能精打細算，供貨商雖然犧牲了一點利潤，但若銷售量增加，供貨商還是喜歡與這種采購人員或公司來往的。

4．積極認真：

現代流通業講求的是速度及效率，否則就被淘汰出局，采購人員以積極認真的態度來工作，將可使本公司的商品能適時適地的推出，符合賣場的需要。與賣場的溝通更須要此種工作態度。

5．創新求進：

商場如戰場，不進則退，輸家可能成為羸家，贏家也可能變成輸家。流通業尤其需要采購人員能有創新（非標新立異）的思考力，力求突破現狀，隨時以新點子或創意來改善個人的工作方法與效率，同時在商品組合方面也應力求創新，如此成功才可確保。

6．適應性強：

采購是個機動性很高的職位，對市場及供貨商均須隨時掌握，開發新的商品或供貨商也是采購的重要職責之一，故東奔西走，甚至遠赴國外采購有時也是必要的。采購人員因此必須有很強的適應性，能夠適應不同的環境、地區、或國家，否則一直坐在辦公室是不可能把工作做好的。身為采購對其所負責之利潤預算負全責，其壓力可想而知，采購更必須能適應此壓力。這是一項勞心勞力的工作，勞心指竭盡腦筋把工作做好的付出，勞力指輾轉各地體力負荷，要做好采購的工作，須事先有此心理準備。

7.團結合作：

表面上采購工作似乎是單獨作業，但人不可能脫離群居而單獨生活，采購人員也不可能脫離公司的整體作業，采購必須與同事和諧共處，彼此合作，互相支持，采購的工作才可無往不利。身為采購應去除本位主義或獨善其身的意識，凡事應以公司大局為重，待人處事，尤須注重團隊的合作，同時以公司的利益為前提。團結生力量，這是很容易懂的，我們揮公司的整體的力量，與競爭對手在市場上一爭長短。覆巢之下無完卵，公司全體每一位同事都應有此憂患意識.共 1 頁 新手采購人員，剛進公司最主要的是要了解三個流程：

一、公司生產經營活動的流程

任何涉及到采購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質量體系，那么公司生產經營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進行系統學習和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對采購等前置作業活動的質量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業務知識，更要了解生產工藝及經營活動的相關知識。

我們按普通的生產經營活動：即涉及到業務部、技術部、采購部、生產部、物料部、質量部等幾個部門的簡單流程，基本上是這樣運作的。

首先業務部接單（或公司下單），生產部、技術部及采購部共同確定各自負責的相關資料，如生產部要確定上線期及交貨期，技術部要確定相關的樣品、工藝制單及材耗，采購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門核對好了后，還要反饋至業務或公司，由相關人員進行審核成本及相關的時間，同時與客戶取得聯系（或公司相關負責人員），獲得核對后，迅速將相關信息反饋至技術部、采購部及生產部。各部門按原定核對資料進行計劃安排同時執行。

二、采購作業流程

在物料采購活動中，采購部門要按部門內采購操作流程，進行合格供應商刷選、采購資料內容傳遞告知給相關合格供應商同時要求其反饋相關物料質量及報價信息，然后采購人員進行比價和議價，同時最終確定物料供應商，傳遞采購訂單合同。采購人員按照即定的合同要求對供應商進行跟蹤，保證保質保量按時將物料供應到位。供應商按指定倉位將物料運送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質檢部進行進料檢驗（小公司由采購人員進行檢驗），或由物料部向質檢部或相關采購人員發出進料檢驗通知。質檢部對進料檢驗后要迅速將相關質量信息反饋至采購人員，采購人員按照物料質量情況對物料進行進倉、退貨或特采等處理決定。每采購一批物料都要對相關的供應商供貨的質量、交期及相關合作事項進行評價同時在各供應商檔案留檔，以備后查及對供應商的定期評審篩選。

三、個人崗位作業流程

一般情況下，新人到了新崗位后，要對本部門或公司的運作流程有全面和系統的了解是很困難的，基本上也只是了解個大概的流程，所進行的工作任務主要是一些簡單的事務。那么針對這些簡單的事務處理，一般情況下一個公司或部門都有其內部日常事務的處理流程，個人一旦清楚自己每天的工作內容后，就可以按照工作內容設計其流程。

那么個人作業流程如何設計呢？

既然是一個正常運作的公司，其事務流程都有一套即定的或默認的程序。這就要求新人到新崗位工作后，必須多問、多看、多想。

多問：每接到一個新的工作任務后，你要問按什么樣的流程操作，可以參考哪些案例或即定程序，需要與哪些部門或單位聯系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人匯報溝通協調。

多看：工作間隙，可以看一下別的同事，有沒有和你工作內容類似的，如果有那么他們是按什么樣的流程工作的；自己業務稍熟悉后，也可以看別的同事每天都會有哪些其他工作內容，他們的工作內容是如何進行的。這樣就可以通過同事，及一些經驗豐富的工作人員身上學習到更多知識。

多想：做任何工作，都要想為什么這樣做，有沒有更簡便的方法，這樣才能不斷提出創新，現在市場競爭環境下，具有創新能力的人才在競爭中才更具有競爭力。

還有最重要的一點就是：對物料一定要深入地了解，性能、質量、成本等很關鍵，我僅按一般流程給各位采購新手以指導參考，其他對物料要求、檢測事項還是希望能。

第三篇：《采購管理實務》課程典型教案

《采購管理實務》課程“招標采購案例分析”

典 型 教 案

一、典型教案設計思路：

典型教案的典型應體現在三個方面：

1、教學內容

教學內容上：招標采購是現代采購管理的重要內容，也是現代采購的重要方式，因而，本人將招標采購作為典型教案的重點內容。

2、教學方法

《采購管理》課程主在培養學生的解決實際問題的能力，案例分析是文科教育獲取實際技能的重要途徑，因而本典型教案在教學方法上主要采取案例分析的方法。

3、教學過程設計

在教學過程設計上，本典型教案從分考慮學生在教學中的主體作用，同時，發揮好教師的主導作用。

二、典型案例的選取

典型案例的選取，既要簡單，又能說明問題。招標采購技能的掌握關鍵是招標的程序問題，即招標采購的實施。因而，本節教案選擇了三個小案例，旨在通過分析，讓學生掌握招標采購的關鍵技能。

三、典型教案

任務六6-5：招標采購的案例分析

任務六6-5：招標采購的案例分析

周次： 14 時間：2012年12 月 3 日 節次： 1-2 授課時數：2 任務六： 6-5：招標采購的案例分析 教學方式：案例分析

一、教學目標及內容：

1、培養目標及素質能力：

通過案例分析使學生理解和掌握招標采購科學實施程序、構成環節、環節的具體細節，最終使學生能針對一般的招標采購制定科學、行之有效的實施方案。

2、教學內容

針對上述目標本節課程設置了“招標程序分析”、“招標公告發布后調整資格條件”、“招標組織程序及時間計劃不嚴謹”三個典型案例，以期對學生的招標采購實施的“程序能力”、“應更能力”及“整體籌劃能力”的培養。

二、教學難點與重點：

重點：“招標程序分析”案例分析

難點：“招標組織程序及時間計劃不嚴謹”案例分析

三、教學步驟、方法及要求

分小組進行，全班分為7個組，7-8人為1組；各小組在組長的帶領下利用課余時間提前三天通過網絡、文獻、圖書或實際等搜集招標采購的相關資料；課堂上圍繞給定三個案例以小組為單位展開討論（25分鐘）；各小組組長代表各組發言（每組3分鐘，共25分鐘）；實訓老師點評（25分鐘）；學生完成案例分析報告（25分鐘）。

四、學習效果考核

考核方式：采取過程考核，過程分為知識掌握（20%）、詳細實施方案（15%）、操作實施（30%）、項目總結（20%）、項目公共考核點（15%）

評分方式：學生自評、學生互評、教師評價 考核等級：優、良、及格、不及格

具體考核方式詳見《采購管理》（020652）課程標準

五、教師參考資料：

《采購管理》楊軍、趙繼新，高等教育出版社 2010.7

六、課后分析及小結：

教研室主任簽名： 系主任簽名：

附件：案例

1、案例

2、案例3

案例1： 招標程序分析案例分析

[背景]

某國家重點建設項目，投資估算約8000萬元人民幣，項目前期審批手續已完成，核準的招標方式為公開招標，設計單位完成的設計圖紙內容和深度滿足施工要求，招標人委托某招標代理公司代理招標。該招標代理公司著手編制招標方案并按時間先后擬定招標程序如下：

（1）簽訂委托協議；

（2）編制資格預審文件；

（3）在工程所在市的晚報上發布資格預審公告；

（4）發售資格預審文件；

（5）召開投標預備會；

（6）編制招標文件；

（7）從招標人提供的專家名單中隨機抽取評標專家；

（8）組織對資格預審申請人進行資格審查，并通知其資格審查結果；

（9）向通過資格預審的申請人發售招標文件，同時要求其提交投標報價30%的投標保證金；

（10）分兩批組織購買招標文件的潛在投標人進行現場踏勘；

（11）接受投標文件，組織開標會議；

（12）組織評標委員會評標，出具評標報告；

（13）退還未中標人投標保證金；

（14）招標人與中標人簽訂合同；

（15）發出中標通知書；

（16）招標人定標，并開始與排名第一的中標候選人進行合同價格談判；

此外，計劃工期內物價波動幅度小，招標代理公司根據項目具體情況，向招標人推薦了采用固定總價合同形式。

3[問題]

（1）指出上述招標程序的不妥之處，逐一說明理由。

（2）本案中招標代理機構建議的合同類型是否妥當？說明理由。

案例2：招標公告發布后調整資格條件

[背景]

某國家糧庫工程設計采用國內公開招標方式確定設計單位，招標人按照相關規定在指定媒體上發布了招標公告，其中的資格條件為：

（1）在中華人民共和國境內注冊的獨立法人，注冊資本金不少于1000萬元人民幣；

（2）具有建設行政主管部門頒發的工程設計商物糧行業工程設計甲級資質；

（3）近三年完成過倉儲規模不少于本次糧庫建設規模三項以上的設計業績；

（4）通過了ISO9000質量體系認證并成功運行兩年以上。

招標公告發出三日后，已經有3個潛在投標人購買了招標文件，此時招標人感覺公布的資格條件中“注冊資本金不少于1000萬元人民幣”和“近三年完成過倉儲規模不少于本次糧庫的設計業績三項以上”太高，可能影響潛在投標人參與競爭，于是決定將上面的注冊資本金調整為600萬元人民幣，將近三年類似項目的業績由三項調整為兩項，但怎樣實施存在三種意見，其中：

A．招標公告已經發出了三日，同時已有三個潛在投標人購買了招標文件，為了減少招標時間，可以直接在招標文件的澄清與修改中對上述兩項資格條件進行調整，并在開標前十五日通知所有購買招標文件的投標人，這樣可以保證原開標計劃如期進行。

B．不用告知投標人，僅需在評標過程中靈活掌握就可以了，這樣既可以保證原開標計劃如期實現，又不至于引起投標人對調整資格條件的各種猜疑，有利于投標人競爭。

C．重新發布招標公告，在公告和招標文件中同時調整資格條件，并通知已經購買招標文件的潛在投標人更換新的招標文件，開標時間相應順延。

這當中，意見A和B可以保證原開標計劃如期進行，而意見C則需要順延開標時間。

[問題]

如果你是招標人，應采納上述三種意見中哪一種？為什么？

[考查]

（1）招標公告在合同簽訂過程中的地位；

（2）調整招標公告條件的正確做法。

案例3招標組織程序及時間計劃不嚴謹

[背景]

某依法必須招標的工程建設項目位于北方某個城市，采用公開招標方式組織其中4臺6t蒸汽鍋爐的采購。招標人對招標過程時間計劃如下：

（1）2012年8月9日（周六）~2008年8月14日發售招標文件；

（2）2012年8月16日上午9：00點組織投標預備會議；

（3）2012年8月16日下午4：00點為投標人要求澄清招標文件的截止時間；

（4）2012年8月17日上午9：00點組織現場考察；

（5）2012年8月20日發出招標文件的澄清與修改，修改了幾個關鍵技術參數；

（6）2012年8月29日下午4：00為投標人遞交投標保證金截止時間；

（7）2012年8月30日上午9：00點投標截止；

（8）2012年8月30日上午9：00~11：00，招標人與行政監管機構審查投標人的營業執照、生產許可證、合同業績等原件；

（9）2012年8月30日上午11：00，開標；

（10）2012年8月30日下午1：30~2008年8月31日下午5：30，評標委員會評標；

（11）2012年9月1日~2008年9月3日，評標結果公示；

（12）2012年9月4日定標、發出中標通知書；

（13）2012年9月5日~2008年 9月6日，簽訂供貨合同。

[問題]

（1）逐一指出上述時間安排、程序中的不妥之處，說明理由。

（2）如果該批蒸汽鍋爐需要一個半月交貨，其安裝與系統調試需要二個月時間，招標人與中標人在2012年9月6日簽訂鍋爐供貨合同是否可以保證2012年11月15日按期供暖？如需要保證2012年11月15日按期供暖，該批鍋爐采供最遲應在什么時間開始？

[考查]

《招標投標法》、《工程建設項目貨物招標投標辦法》（27號令）工程貨物招標的程序及時間安排的規定。

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[分析]及[參考答案]

案例1[分析]及[參考答案]

（1）上述招標程序有如下不妥之處：

1）在市晚報發布資格預審公告不妥；

理由： 國家重點項目應當在國家發改委指定的媒介發布公告。

52）從招標人提供的專家名單抽取評標專家不妥；

理由：依法必須進行招標的項目，評標專家應當來自國務院有關部門或省級人民政府有關部門提供的專家名冊或者招標代理機構的專家庫。

3）發售招標文件時要求投標人提交投標保證金和要求投標保證金為投標價格的30%均不妥；

理由：投標保證金是投標文件的組成，不應強制要求投標人提前提交，投標保證金一般不得超過投標價格的2%，最高不超過80萬元。

4）分別組織投標人現場踏勘不妥；

理由：招標人不得分別或者單獨組織任何一個投標人進行現場踏勘。

5）確定中標人前與中標候選人進行合同價格談判不妥；

理由：確定中標人前不得與投標人就投標價格等實質性內容進行談判。

6）（13）-（16）招標程序不妥；

理由：按現行法規，正確的程序應當是（16）（不包括談判）-（15）-（14）-（13）。

（2）采用固定總價合同妥當；

理由：設計圖紙齊備且深度滿足要求，物價波動幅度小，符合固定總價合同的適用條件。

案例2 [分析]及[參考答案]

依據《合同法》第十五條規定，招標公告屬于訂立合同過程中的要約邀請，招標文件屬于在招標公告基礎上的細化和補充，但不能修改招標公告中已經明確的內容，如本案中的資格條件等。所以應重新發布招標公告，對資格條件進行調整，同時通知已經購買了招標文件的潛在投標人免費更換招標文件。

從實現招標人的采購目的來分析，意見A采用在招標文件中直接修改資格條件，除違反上述原則外，由于招標公告中沒有更改資格條件，注冊資本金在600~1000萬元人民幣之間和近三年僅完成過兩項類似項目設計業績的潛在投標人不可能前來購買招標文件，參與項目競爭，投標人實際上仍是滿足原公告規定資格條件的潛在投標人，不能實現既定擴大投標人范圍的初衷。

意見B中，除存在意見A的缺陷外，還存在一個問題，就是招標人是否有權利在評標過程中要求評標委員會調整資格條件。依據《招標投標法》和相關規定，評標委員會按照招標文件中的評標標準和方法對投標文件進行評審和比較，招標文件中沒有規定的標準和方法評標時不得采用，所以招標人在評標時要求評標委員會調整資格條件的做法本身就違法。從評標委員會來說，也不能接受招標人修改資格條件的要求。這樣，意見B也不能實現既定的擴大投標人范圍的初衷。

所以，招標人須首先終止招標，然后重新發布招標公告，同時按照招標公告中招標文件的發售時間確定新的投標截止時間和開標時間，即按照意見C執行。

選擇C，因為意見A和B不正確。依據《合同法》和《招標投標法》，招標人在招標公告發布后修改其中的實質性條件的，需要重新發布招標公告，重新確定投標截止時間和開標時間。

案例3[分析]及[參考答案]：

《招標投標法》、《工程建設項目貨物招標投標辦法》（27號令）工程貨物招標的程序及時間安排有明確的規定，招標人在組織招標時必須遵守。此外，鍋爐加工與安裝需要一定的周期，有關部門也制定了相應的工期定額，如建設部《全國統一建筑安裝工程工期定額》等，是招標人在安排項目招標計劃時需要了解清楚的。

（1）招標人組織本次招標的時間計劃存在以下不妥之處：

①招標文件的發售時間不滿足《工程建設項目貨物招標投標辦法》（27號令）不少于五個工作日的規定，因為2012年8月9日-10日為星期

六、星期日，為法定休息日。

②2012年8月16日上午9：00點組織投標預備會議不妥。投標預備會議的目的是澄清潛在投標人在投標過程中對招標文件及相關條件的疑問，應安排在投標人要求澄清招標文件的截止時間和現場考察時間之后，以便于統一對投標人在現場考察和招標文件提出的問題進行澄清。

③2012年8月20日發出招標文件的澄清與修改，2012年8月30日上午10：00點投標截止不妥，因為不滿足《招標投標法》至少在招標文件要求提交投標文件的截止時間至少十五日前發出的規定。如果必須在2012年8月20日發出招標文件的澄清與修改，招標人應相應順延投標截止時間，即延長到2012年9月4日，以滿足法律對招標文件澄清與修改發出時間的規定。

④要求2012年8月29日下午4：00前遞交投標保證金不妥。投標保證金是投標文件的一部分，除現金外，還包括轉賬支票、投標保函等形式。投標截止時間前，投標人均可與投標文件一起遞交。

⑤2012年8月30日上午9：00點投標截止，2012年8月30日上午11：00組織開標不妥。《招標投標法》第三十四條規定，開標時間為投標截止時間的同一時間。

⑥2012年8月30日上午9：00~11：00，招標人與監管機構審查投標人的營業執照、生產許可證、合同業績等原件的做法不妥。依據《招標投標法》此時應組織開標。同時查對有關證明證件原件的目的是為了評審投標文件，法律將這一事項的權利賦予了評標委員會，不在招標人與監管機構。

（2）招標人與中標人在2012年9月6日簽訂鍋爐供貨合同不能保證2012年冬天供暖。依據鍋爐供貨及安裝時間，這4臺鍋爐最快也只能在2012年1月中旬具備供暖條件，而北方城市每年十一月十五日進入冬季供暖期，所以招標人安排的計劃不能滿足2012年供暖需求。如果必須滿足2012年冬季供暖，則應將招標啟動時間提前至少兩個月時間，即在2012年5月底或6月初開始采購。

第四篇：材料采購入庫管理與單據傳遞制度

材料采購入庫管理與單據傳遞制度

為加強集團物料及財務的票據管理，嚴格材料采購、入庫流程、單據傳遞，特制定本管理制度。材料采購管理：

1、采購中心嚴格按計劃調度中心采購任務單及附件清單（或合同）進行工程項目、加工項目、貿易項目等材料（辦公用品另行規定）的采購工作。

2、各部門提交的材料采購清單必須經過核量、核對庫存、部門主管確認才申購（附核量的原始數據）

3、采購材料清單必須明確申請編號（合同號）、項目名稱、產品名稱、計量單位、規格型號、數量、技術要求、特別要求以及到貨時間等要求。

4、采購中心應核準材料清單（與合同要求核對），向供應商下達采購單，簽訂合同，跟蹤付款，確認到貨等環節的流程辦理。明確到貨時間、地點后應及時將各項材料的采購信息（供應商名稱、聯系方式、到貨時間等）采購產品的相關信息應及時傳遞給申請單位（相應的職能中心責任人）、倉庫以及品質管理部門。

5、采購中心應要求供應商在送貨單上列清采購合同單號、項目名稱、產品名稱、規格型號、計量單位、數量等信息，各項信息需與我司下達的采購信息一致，送貨單至少要求一式三聯，采購一聯、倉庫一聯、供應商一聯。

6、同一項目的材料分批采購和增補都須按采購流程執行。

材料驗收入庫管理：

1、供應商直接送到倉庫的，倉庫應及時通知品質管理人員進行入庫驗收，品質管理員應核對物料與采購信息是否一致，材料規格及各項指標是否符合標準，驗收合格的在送貨單上簽字，驗收不合格的杜絕驗收簽字，并通知采購中心處理。

2、供應商直接送到現場的（或材料申請部門的）由接收部門責任人現場驗收，并驗證采購信息與物料是否相符，并在送貨單上簽字，現場收取送貨單二聯（一聯送采購中心、一聯交倉庫辦理入出庫手續）。

3、如送到湘能電力施工現場的，應由項目經理驗收，施工負責人接收，共同簽字確認，由施工負責人到倉庫辦理入出庫手續。

4、如是貿易項目（品冠、豐神、盛煌）需直接送到現場的，應由營銷中心責任人在獲得送貨許可（發貨申請由調度中心確認）后，編制好我公司的送貨單。到現場應由營銷中心責任人簽收供應商的送貨單，再由收貨單位簽收我公司送貨單。

5、倉管員見品質管理部門簽字后（現場的按現場收貨方式）方可辦理材料入庫手續，若實際驗收數量與送貨單數量有差異，應在送貨單上注明“實收數量”，要求送貨員確認，不得采取先簽收后補貨方式，倉庫管理員根據采購單、送貨單、驗收結果填寫《入庫單》進入電子系統。入庫單一式三聯，一聯與送貨單匹配傳遞到采購中心，一聯由倉庫轉財務中心，一聯留存。

6、倉庫有義務把好下料入庫最后一關，保證采購的材料無瑕疵、受損、受潮，避免不必要的財產損失，對不符合要求的不得辦理入庫手續，并請相關部門處理。單據傳遞：

1、材料申購單（清單）應由申購部門（核量、核對庫存、主管確認）送調度中心確認，由調度中心連同采購任務單交采購中心簽收。采購中心經核準后，再分類采購。

2、采購中心的采購單在下達給供應商的同時，應將采購信息下發到初始申購部門、倉庫、品質管理部門。

3、供應商送貨到倉庫的物料，所有單據按財務中心的要求傳遞。

4、施工項目需送到現場的物料，由施工負責人負責將簽收的送貨單在一周內交倉庫辦理入出庫手續。

5、貿易項目（品冠、豐神、盛煌）送到現場的物料，應由營銷中心責任人將簽收的供應商的送貨單，在三日內交到采購中心。收貨單位簽收我公司送貨單，在三日內交到財務中心。

第五篇：采購管理規定及實施細則

采購管理規定及實施細則

一、總則

為了規范公司的采購行為，加強公司采購的監督管理，防止資產流失，特制定本規定。第一條．

第二條． 本規定是公司購買服務器、電腦、辦公用品及其他物資過程中的決策、價

格監督、質量檢驗等行為的基本規范。

第三條． 公司應當按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，建立健

全采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當行為發生。

二、采購申請

業務說明 第四條．

1、公司各部門員工都可以作為采購申請人提交《采購申請單》。申請人填寫采購申請表后，提交本部門經理審批。

2、采購業務分主自用商品采購和銷售商品采購。自用商品采購包括辦公用品、配件、耗材、固定資產等。銷售商品采購包括簽定購銷合同的商品，客戶委托代購商品。

3、自用商品采購，經部門經理批準后，需提交行政部確認。行政部確認后，提交營銷中心商務組發布采購信息。

4、銷售商品采購，經部門經理批準后，需提交系統部指定人員確定配置清單。系統部確認后，提交營銷中心商務組發布采購信息。

5、商務組發布采購信息給公司內部詢價人員（銷售人員和采購部門）、外部詢價員。

6、對于oracle、D7i軟件產品的采購，不執行此規定。

第五條． 相關人員的責任

1、采購申請人：

1)采購申請人可以是各部門員工；

2)采購申請人負責填寫完整的采購申請單；詳細附件；

3)采購申請人負責與系統部確認采購物品的配置、數量是否符合商務合同或項目要求及軟件產品運行的要求。

4)如果客戶與公司不簽定商務合同，則采購申請人負責向客戶索要委托代購函。

5)當銷售采購的配置發生變化時，必需與系統部溝通后確定新的采購配置，并及時通知銷售部商務組人員。

2、部門經理：確認采購行為有效性。

3、系統部：明確采購物品的配置、數量符合合同、項目、產品的要求。

4、商務組：

1)負責補充采購申請單的編號、版本號；明確要求報價反饋時間；

2)負責收集、整理、提交客戶委托函歸檔；

3)負責發布采購信息給內外部詢價員、采購監管人員。

4)收到采購申請人的變動采購申請單的通知后，及時通知內、外部詢價員。

第六條． 其他說明

1、采購申請單編號規則：8位編碼年份4位+月份2位+流水號2位。例如：2007

年9月銷售部提交第一張采購申請單，該單據編號為20070901，版本號為1。

2、版本號規定：第一次提交的采購申請單版本號為1。如果中間有所改動，則版

本編號改為2。依次類推，每次配置清單的變化要求采購申請單編號不變，版本號依次改變。

第七條． 審批流程：銷售商品采購申請審批流程.doc，自用商品采購申請審批流

程.doc

三、采購報價

業務說明及要求 第八條．

詢價員在收到商務組發布的采購申請單后，自行詢價，并填寫采購報價表，在規定時間內反饋給采購監管人員。

《采購報價單》。

第九條． 相關人員的責任

1、詢價員：

1)負責市場詢價；詳細填寫報價單內容；在公司要求的時間內發送給采購監

管人員進行比價。

2)負責審查最終供貨商的資格（供貨能力和單位信譽）。

2、商務組：當采購申請發生變化時，必須及時通知詢價員及監管人員。

3、監管人員：確保詢價員報價通道暢通。

第十條． 其他說明

1、銷售商品需要提供增值稅專用發票，自用商品可提供增值稅普通發票。

2、價值較高的商品，公司統一要求1-3年原廠商免費維護、一個月延期付款的賬

期。

3、采購報價單中寫明付款條件、可提供的售后服務、運輸條件等參考內容。

4、內、外部詢價員在填寫采購報價單時，必須填寫供應商名稱、聯系人、電話等

信息。

5、各詢價員只有一次報價機會，報價單一經發出，不允許修改。除非采購申請單

變動時，允許再次報價。

6、各詢價員之間不允許打探對方價格，一經發現，取消詢價員報價資格。

四、采購比價

第十一條． 業務說明及要求

1、比價原則：在相同付款條件、維護條件、運輸條件下，選擇報價最低者進貨。

2、在規定報價時間結束后，采購監管員打印出來各詢價員的報價表，匯總統計后

形成比價表，明確采購供應商。

3、發送確認信息給中標的詢價員、采購部門、財務部、系統部或行政部。發送未

中標的通知給其他未中標的詢價員。

4、采購監管員不能判斷哪個報價中標時，如果是自用商品采購，則上報主管行政的（副）總經理審批；如果是銷售采購，則上報主管銷售的（副）總經理審批。

5、《采購比價單》和《采購確認單》

第十二條． 相關人員的責任

1、采購監管員：

1)保持公平、公正的原則，嚴格按照比價原則，選擇供應商。

2)保存、整理詢價員報價表和采購比價表，隨時準備公司領導的檢查。

3)及時通知采購部門、財務部門進行采購。

2、采購部門：接到采購監管員的通知后，進行采購行為。自用商品的采購部門是

行政部，銷售采購的采購部門是系統集成部。

五、采購入庫

第十三條． 業務說明及要求

1、采購部門在采購物品后，到行政部辦理入庫手續。辦理入庫手續時，應提交采

購申請單，填寫入庫登記表.xls，并簽字。行政部庫存管理人員必須清點物品的是否與采購確認單一致。

2、如果是服務器等高端商品，則由系統部確認采購物品與采購確認單是否一致，并在到貨確認單上簽字確認。行政部以系統部簽字確認的到貨為入庫依據。

3、采購部門憑行政部入庫單，供應商提供的發票，自行填寫的付款申請單到財務

部辦理付款事宜。如遇預付貨款時，則采購部門憑采購確認單，自行填寫付款申請單到財務部辦理付款事宜。

4、采購比價確認入庫審批流程：采購報價比價確認入庫審批流程.doc

第十四條． 相關人員的責任

1、采購部門：嚴格按采購確認單進行采購。

2、行政部：負責核對入庫物品與采購確認單是否一致。

3、系統部：負責核對所采購的高端商品是否與采購確認單一致。

4、財務部：負責核對付款手續是否起全：商務合同或委托代購函、采購確認單、采購入庫單、采購發票在數量、單價、規格、金額等是否一致。如果一致，則財務付款；如果不一致，則有權暫不付款。

第十五條． 其他說明

1、采購過程中發生變更時，采購部門應及時通知采購監管人員。由采購監管人員

確定是否重新采購詢價或從其他供應商處采購，并書面通知采購確認表給采購部門、財務部、行政部或系統部。

2、采購付款的審批權限：

1)銷售商品的付款：由采購部門提交付款申請，經主管經理審批后，提交財

務部審核后付款。如果單張采購金額超過2萬元，則提交總經理審批。

2)自用物品的付款：由行政部門提交付款申請，經部門經理審批后，提交財

務部審核后付款。如果單張采購金額超過1萬元，則需提交總經理審批。

3、采購付款審批流程：，流程.doc

六、獎懲

第十六條． 公司經營者及其他公司高級管理人員，必須支持公司采購流程的實施工

作，支持各詢價員、采購部、采購監管員、系統部、行政部、財務部履行

本規定的所述職責。

第十七條． 公司員工有權對違反本規定損害公司利益的行為向公司有關部門舉報。舉

報行為必須提供相關證據。公司對舉報人給予保護，任何人不得打擊報復。

第十八條． 公司應當對以下人員予以獎勵：(一)降低采購成本貢獻突出的采購人員；

(二)嚴格履行職責成績顯著的質量、價格監督人員；(三)舉報違反本規定的采購行為經查證屬實的人員；(四)為降低采購成本做出突出貢獻的其他

人員。獎勵金額在500—5000元之間。如有特殊貢獻，則獎勵金額上報總

經理辦公會議討論確定。

第十九條． 對違反本規定弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，公司應根據情節輕重給予通報批評、記過、調離崗位、解聘、除名等處分；

給公司造成直接經濟損失的，應依法賠償；構成犯罪的，依法追究刑事責

任。

七、其他

第二十條． 采購業務流程中商務組負責人暫定劉雅潔、監管員暫定潘琳。如遇人員變

動，則以公告通知公司員工。

第二十一條． 本規定最終以公文流程形式實施。公文流轉布署完成前，采購流程及

各類表格以郵件或傳真形式傳遞。郵件方式傳遞時，是以轉發形式按照各

審批流程來完成的，需保留原郵件（包括附件）內容。

第二十二條．

本規定自公布之日起實施。