第一篇：電子郵件管理

廣州XXX電子科技有限公司

電子郵件管理規(guī)定

第一章 總綱

第1條 為了規(guī)范員工對電子郵件的收發(fā)和使用，特制定本規(guī)定。第2條 本規(guī)定適用于公司所有對內(nèi)對外的公務(wù)電子郵件的收發(fā)。

第二章 公司電子郵箱的使用

第3條 各員工需要有一個(gè)屬于自己的電子郵箱。以方便公司內(nèi)部之間信息的傳遞。并且由行政人事部備案。

第4條 員工必須妥善保管好電子郵箱地址及密碼，防止被盜用。第5條 員工必須每日至少查看一次電子郵箱，以便及時(shí)接收郵件。

第6條 員工的對外往來的公務(wù)郵件，原則上必須使用公司統(tǒng)一后綴的郵箱，以提升企業(yè)形象。

第7條 員工發(fā)送公務(wù)用郵件時(shí)，必須包含以下內(nèi)容：（1）稱謂：包含“先生、小姐、主管、經(jīng)理”等敬稱；（2）問候語：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的內(nèi)容描述，描述應(yīng)具體、明確、簡潔；（4）告知郵件中的附件個(gè)數(shù)以及內(nèi)容描述；

（5）結(jié)束語：如“商祺”“非常感謝”、等，如需回復(fù)，應(yīng)寫明：“候復(fù)”“請立即回復(fù)”等內(nèi)、容。

（6）個(gè)人簽名，可按如下樣板設(shè)定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部門名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收發(fā)

第8條 公司內(nèi)部書面溝通提倡以電子郵件形式發(fā)放，并保留發(fā)放記錄。重要文件則抄送行政人事部進(jìn)行備案。

第9條 以下公司文件的電子版必須與書面版本同時(shí)通過企業(yè)網(wǎng)內(nèi)部郵箱向相關(guān)人員發(fā)送，公司文件電子版必須為掃描文件或圖片格式：（1）公司發(fā)文單，包括部門通知等；（2）會議紀(jì)要（3）各類報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等（4）企業(yè)內(nèi)刊或簡報(bào)（5）員工通訊錄

（6）工程技術(shù)普及性知識文檔（7）其他需要發(fā)送電子版本的文件

第10條 各部門員工在閱讀電子郵件后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容可以為：“知悉。收到?！钡纫磺斜硎灸阋呀?jīng)閱讀郵件并理解郵件內(nèi)容的文字。

第11條 郵件發(fā)送必須遵守公司文件保密規(guī)定的保密等級及發(fā)放范圍。

第四章 電子郵件的管理

第12條 接收的重要郵件及時(shí)備份或采取抄送、轉(zhuǎn)發(fā)形式向上級領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。

第13條 發(fā)送重要電子郵件必須遵守公司保密制度規(guī)定，必要時(shí)可以使用加密傳輸。第14條 郵件發(fā)送時(shí)可設(shè)定要求回執(zhí)，并電話確認(rèn)對方是否收到。

第15條 員工離職時(shí)，人事經(jīng)理/主管必須及時(shí)注銷或更改電子郵箱密碼。商務(wù)崗位工作人員的電子郵箱需在離職前完成交接手續(xù)。

第16條 若發(fā)現(xiàn)任何非法使用其用戶帳號或存在安全漏洞情況，應(yīng)立即報(bào)告人事行政部。第17條 人事行政部負(fù)責(zé)對企業(yè)網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。對于違反本規(guī)定的員工，隨時(shí)有權(quán)停止和取消其服務(wù)帳號。第18條 公司有權(quán)對以下郵箱收發(fā)情況進(jìn)行跟蹤：（1）已離職的商務(wù)人員郵箱（2）郵箱收發(fā)異常，有泄密可能的（3）郵件來往中發(fā)現(xiàn)病毒較多的（4）公司重要郵箱

（5）其他重要郵件需進(jìn)行跟蹤的

第五章 處罰

第19條 發(fā)現(xiàn)以下情形者，公司有權(quán)視情節(jié)輕重處以警告、通報(bào)批評、罰款等處罰，造成嚴(yán)重后果的可予以撤職、開除：具體如下：

（1）長期不閱讀郵箱內(nèi)的郵件，導(dǎo)致重要郵件接收延誤的；處以50元/天.直到發(fā)現(xiàn)此郵件為止。（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（2）請示郵件規(guī)定在三天內(nèi)答復(fù)，若超過三天，按照50元/天處罰，若收件人遇到特殊情況不能及時(shí)批示或者必須請示更高一級指示的，則等待答復(fù)時(shí)間不能超過5天；（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（3）批示郵件必須當(dāng)天答復(fù)，超過當(dāng)天的，則按照50元/天處罰；（時(shí)間以電子郵件到達(dá)時(shí)間為準(zhǔn)）

（4）對于郵件中的“收件人”，接到郵件必須答復(fù)，對于郵件中的“抄送人” 接到郵件可以不答復(fù)。“收件人”若一個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)5封電子郵件未回復(fù)，則處以通報(bào)批評，6封電子郵件以上則按20元/封處罰。

（5）使用公司郵箱發(fā)布負(fù)面信息或誹謗、中傷他人的，經(jīng)查實(shí)，處以通報(bào)批評，若再犯，則以撤職、開除處罰。（6）郵件只是針對某人、某事發(fā)放，不能夠亂發(fā)、群發(fā)，如果行政部接到投訴，初犯處以警告。若再犯，每次處罰20元/次。

（7）以上情況，若“收件人”處于出差或休假期間，則“發(fā)件人”應(yīng)以電話形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”產(chǎn)生的處罰則由“發(fā)件人”承擔(dān)。第20條 本規(guī)定自頒布之日起生效，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋，修改時(shí)亦同。

2012年04月01日

第二篇：公司電子郵件管理規(guī)定

公司電子郵件管理規(guī)定

隨著公司管理水平的提升，電子郵箱的數(shù)量也日益增多。為了維護(hù)集團(tuán)及個(gè)人信息的安全性、保障郵件傳輸?shù)目煽啃?、保持工作的高效率、提高各公司?nèi)部的信息化應(yīng)用水平，特制定本規(guī)定。

一、總則公司對員工電子郵箱進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。公司鼓勵(lì)和提倡各下屬部門及員工采用電子郵件進(jìn)行內(nèi)外交流。員工或部門以電子郵件對外聯(lián)系時(shí)必須使用本公司提供的、以相應(yīng)域名為后綴的郵箱***@njchem.net。公司郵箱用戶的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準(zhǔn)，如有重名，允許用戶自定義1--3位的識別碼。已有賬號員工可保留原賬號不變。在職人員名片及集團(tuán)其它對外宣傳資料上必須印有以相應(yīng)業(yè)務(wù)域名為后綴的郵件地址。

二 管理權(quán)限和職責(zé)

財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)公司郵件系統(tǒng)的管理和技術(shù)維護(hù)。

所有郵箱用戶：應(yīng)熟練使用OA及外部郵箱收發(fā)郵件。

三郵箱管理流程

1新申請流程：員工因工作需要申請公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后由所在部門向財(cái)務(wù)部申報(bào)開通，財(cái)務(wù)部門同時(shí)做好登記備案工作。使用人異動管理流程：員工因調(diào)職或離職不再使用公司業(yè)務(wù)郵箱，由直管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)通知財(cái)務(wù)部執(zhí)行注銷，特殊人員的郵箱賬號需要保留的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。

3對于長時(shí)間（超過一個(gè)月）無人管理的郵箱，公司有權(quán)予以注銷并收回。公司郵箱僅限本人使用，禁止借給他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網(wǎng)絡(luò)。

四郵件使用

1一般郵件內(nèi)容不應(yīng)超過10M，如需發(fā)送較大附件，建議將附件拆分后分開發(fā)送。2禁止群發(fā)與工作無關(guān)的或有害社會、企業(yè)安定的郵件，因此被公安機(jī)關(guān)追究個(gè)人責(zé)任，或給公司造成不良影響或損失的，公司將從重處理。

3公司內(nèi)部日常業(yè)務(wù)聯(lián)系溝通應(yīng)盡量使用OA平臺或電話等其他即時(shí)聯(lián)系方式進(jìn)行，需傳遞資料等通過郵件發(fā)送的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并抄送給分管領(lǐng)導(dǎo)，盡量避免越級匯報(bào)或大量群發(fā)。

4需群發(fā)以及發(fā)送涉密文件需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后發(fā)送，涉密文件需加密處理后方可發(fā)

送。

5各部門需通過郵件匯報(bào)總經(jīng)理處理的事項(xiàng)應(yīng)發(fā)送給分管副總批示后予以轉(zhuǎn)發(fā)。

第三篇：公司電子郵件管理規(guī)定

公司電子郵件管理規(guī)定

為了維護(hù)公司以及個(gè)人信息的安全性、保障郵件傳輸?shù)目煽啃?、保持工作的高效率，特制定本?guī)定。

一、總則

1、公司對員工郵箱進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。

2、公司鼓勵(lì)和提倡各下屬以及員工采用電子郵件進(jìn)行內(nèi)外交流。

3、員工或部門已電子郵件對外聯(lián)系是必須提供公司提供的、以相應(yīng)域名為后綴的郵箱 ***@*****.com。

4、公司郵箱用戶的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準(zhǔn)，如有重 名，允許用戶自定義1-3位的識別碼，已有賬號員工可保留原賬號不變?？紤]國外客戶的使用習(xí)慣以及工作方便，出口部員工可以使用自己的英文名作為賬號名。

5、在職人員名片以及公司其他對外宣傳資料上必須印有公司域名為后綴的郵件地址。

二、管理權(quán)限和職責(zé)

辦公室：統(tǒng)一管理公司的電子服務(wù)器并負(fù)責(zé)電子郵件的開戶、使用、維護(hù)和監(jiān)督檢查工作

使用郵箱用戶：應(yīng)熟練使用各種辦公軟件進(jìn)行郵件的收發(fā)。

三、郵箱管理流程

1、新申請流程：員工因工作需要申請公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后由所在部門向辦公室申報(bào)開通，辦公室同時(shí)做好登記備案工作

2、使用人異動管理流程：員工因調(diào)職或離職不再使用公司業(yè)務(wù)郵箱，由部門通知辦公室執(zhí)行注銷，特殊人員的郵箱賬號需要保留的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。

3、公司郵箱賬號限本人使用，禁止借用他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網(wǎng)路。

四、郵箱使用

1、一般郵件內(nèi)容不應(yīng)超過10M，如需發(fā)送較大附件，建議將附件拆分后分發(fā)送。

2、不得傳遞與本人工作無關(guān)以及有害社會、企業(yè)安定的郵件。經(jīng)批準(zhǔn)用郵件訂閱報(bào)刊、新聞、論壇

4、部門員工使用電子郵箱需要接收監(jiān)督，員工發(fā)送郵件必須同時(shí)抄送到部門郵箱中，以便監(jiān)督、檢查和備案。

第四篇：公司電子郵件使用管理規(guī)定

電子郵件使用管理規(guī)定

第一條 總則

公司開通網(wǎng)絡(luò)電子郵件服務(wù)，目的是為了更好地促進(jìn)公司員工工作的內(nèi)外交流。公司的電子信息網(wǎng)絡(luò)，無論是對內(nèi)，還是對外，均不允許傳遞與本人工作無關(guān)的內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重給以批評、降薪、降職、辭退處分。

第二條 郵件服務(wù)器管理

信息工程部統(tǒng)一管理公司的電子郵件服務(wù)器并負(fù)責(zé)電子郵件的開戶、使用、維護(hù)和監(jiān)督檢查。

第三條 郵件開戶須知

申請電子郵件開戶首先必須填寫“電子郵件開戶申請表”并在保密承諾書一欄中簽字，然后交部門經(jīng)理審核簽字后，將申請表交到信息工程部郵件管理員處開戶。郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”并通知申請人?；貓?zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)則。

第四條 電子郵件使用規(guī)定

1．用戶應(yīng)定期檢查自己的郵箱并取走郵件，以保證用戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個(gè)用戶的郵箱不能大于10M，對于超過10M的郵箱，管理員可以刪除郵箱中兩個(gè)月以前的舊郵件，以保證用戶郵箱在10M以下。由于不遵守此項(xiàng)規(guī)定而可能造成的損失由用戶自己負(fù)責(zé)。

2．禁止向異地發(fā)送大于2M的電子郵件，嚴(yán)禁使用FTP下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術(shù)雜志由公司統(tǒng)一訂閱，資料室集中管理。申請訂閱者需填寫“電子雜志訂閱申請表”，并提交圖書室訂閱。公司駐外機(jī)構(gòu)等可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。

3．在公司內(nèi)部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址，不能擅自使用其他任何郵件地址。

4．嚴(yán)禁轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全言論和政治性評論文章的郵件及一些無聊郵件。

5．發(fā)送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待：

(1)秘密級：需由部門主管同意，加密發(fā)送，由部門對資料的安全性負(fù)責(zé)。

(2)機(jī)密級： 由部門主管簽字同意，將發(fā)送資料交知識產(chǎn)權(quán)室審核、存檔，由知識產(chǎn)權(quán)室負(fù)責(zé)發(fā)送。

(3)絕密級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送。

第五條 監(jiān)督檢查工作

公司員工使用公司電子郵件要接受行政部和信息工程部的監(jiān)管，系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存，以便監(jiān)督檢查和備案。公司行政部有權(quán)對收發(fā)的電子郵件的內(nèi)容進(jìn)行檢查。

第六條 違規(guī)處罰

1．對于異地發(fā)送超過2M的大郵件，使用FIP下載軟件，或未經(jīng)批準(zhǔn)用郵件訂閱報(bào)刊、新聞、論壇的員工，視情節(jié)嚴(yán)重程度，處以X X X——X X X元的罰款。

2．轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件以及其他 與工作無關(guān)的郵件的員工，首次發(fā)現(xiàn)作降薪處理，再次發(fā)現(xiàn)作降職處理，三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。

3．在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址，罰款X X X元。

4．任何人使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重，處以降薪直至辭退的處理。造成惡劣影響或嚴(yán)重?fù)p失的，公司還將依法追究其法律責(zé)任。

第七條 附則

本規(guī)定的解釋權(quán)屬信息工程部和行政部，如有疑問項(xiàng)，可向以上兩部門提出咨詢。

第五篇：公司電子郵件使用管理規(guī)定

公司電子郵件使用管理規(guī)定

為維護(hù)集團(tuán)及個(gè)人信息的安全性、保障郵件傳輸?shù)目煽啃?、保持工作的高效率、提高各公司?nèi)部的信息化應(yīng)用水平，特制定本規(guī)定。

一、總則公司對員工電子郵箱進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。公司鼓勵(lì)和提倡各下屬部門及員工采用電子郵件進(jìn)行內(nèi)外交流。員工或部門以電子郵件對外聯(lián)系時(shí)必須使用本公司提供的、以相應(yīng)域名為后綴的郵箱***@daikho.com.cn。公司郵箱用戶的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準(zhǔn)，如有重名，允許用戶自定義1--3位的識別碼。已有賬號員工可保留原賬號不變。在職人員名片及集團(tuán)其它對外宣傳資料上必須印有以相應(yīng)業(yè)務(wù)域名為后綴的郵件地址。

二 管理權(quán)限和職責(zé)

財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)公司郵件系統(tǒng)的管理和技術(shù)維護(hù)。

所有郵箱用戶：應(yīng)熟練使用OA及外部郵箱收發(fā)郵件。

三郵箱管理流程

1新申請流程：員工因工作需要申請公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后由所在部門向財(cái)務(wù)部申報(bào)開通，財(cái)務(wù)部門同時(shí)做好登記備案工作。使用人異動管理流程：員工因調(diào)職或離職不再使用公司業(yè)務(wù)郵箱，由直管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)通知財(cái)務(wù)部執(zhí)行注銷，特殊人員的郵箱賬號需要保留的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。

3對于長時(shí)間（超過一個(gè)月）無人管理的郵箱，公司有權(quán)予以注銷并收回。公司郵箱僅限本人使用，禁止借給他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網(wǎng)絡(luò)。

四郵件使用

1一般郵件內(nèi)容不應(yīng)超過10M，如需發(fā)送較大附件，建議將附件拆分后分開發(fā)送。2禁止群發(fā)與工作無關(guān)的或有害社會、企業(yè)安定的郵件，因此被公安機(jī)關(guān)追究個(gè)人責(zé)任，或給公司造成不良影響或損失的，公司將從重處理。

3公司內(nèi)部日常業(yè)務(wù)聯(lián)系溝通應(yīng)盡量使用OA平臺或電話等其他即時(shí)聯(lián)系方式進(jìn)行，需傳遞資料等通過郵件發(fā)送的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并抄送給分管領(lǐng)導(dǎo)，盡量避免越級匯報(bào)或大量群發(fā)。

4需群發(fā)以及發(fā)送涉密文件需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后發(fā)送，涉密文件需加密處理后方可發(fā)送。

5各部門需通過郵件匯報(bào)總經(jīng)理處理的事項(xiàng)應(yīng)發(fā)送給分管副總批示后予以轉(zhuǎn)發(fā)。