第一篇：材料采購管理制度

材料采購管理制度

為了規范材料物資的計劃管理、比價招標、合同簽訂、；入庫、領用周轉、實物盤點等環節的管理，降低工程成；工作效率，更好地協調集團各部門的關系，本著責權清；證材料正常供應的原則，結合集團的實際情況，特制定；本制度的適用范圍包括：集團及所有子公司、項目部；本制度所指的材料物資包括：上述單位（以下簡稱使用；生產經營所用的主材及輔

為了規范材料物資的計劃管理、比價招標、合同簽訂、采購

入庫、領用周轉、實物盤點等環節的管理，降低工程成本，提高

工作效率，更好地協調集團各部門的關系，本著責權清晰，并保

證材料正常供應的原則，結合集團的實際情況，特制定本制度。

本制度的適用范圍包括：集團及所有子公司、項目部。

本制度所指的材料物資包括：上述單位（以下簡稱使用單位）

生產經營所用的主材及輔材。

一、材料物資的計劃管理

1．項目部成立之日起15天內由項目經理、項目總工（或項

目施工員）根據圖紙會審結果，提出《項目材料總量計劃》將本

項目所需材料的名稱、規格、型號、數量、預計進場時間等填到

計劃表中，要求對各種材料的計劃用量嚴格按照施工圖計算，誤

差率不得超過10%。計劃表填制完成后，由項目經理、分管領導

簽字確認后，報工程部、計劃部、物資部備案，并由上述部門監

督材料計劃的執行情況。如遇到圖紙不全或設計變更等其他情

況，應隨圖紙的逐步到位每月填報《項目材料總量計劃變更單》，送報上述部門。

2．一般材料由使用單位根據施工進度，在實際使用15天 前，填報《材料采購計劃表》，經使用單位負責人簽字確認后報

請分管領導、計劃部、工程部、物資部及物資部分管領導審批，完成簽批后交由物資部組織詢價、調研確定供應商，并簽訂采購

合同。

3．大宗材料指除鋼材、水泥、地材外單批采購額度超過

30萬元須提前25天填報《材料料采購計劃表》，完成簽批后由

物資部向招標委員會提請招標，并根據中標通知書確定供應商，簽訂采購合同。

4、需加工制作的材料物資要事前充分考慮加工周期，使用

單位提前填報《材料采購計劃表》，預留加工期限。通過招標或

詢價程序確定供應商后，由使用單位技術人員對供應商進行技術

性交底，并留存書面材料。

5．零星材料指單批采購金額在1萬元以內的常規材料，該

類材料由使用單位填寫《零星材料采購計劃表》，經使用單位負

責人簽字確認后由材料員請示物資部領導批準后實施采購。

6．超出總量計劃的材料物資，由使用單位填報《計劃外材

料采購申請表》并說明超計劃原因，由使用單位負責人、及其分

管領導簽字確認報計劃部、工程部、物資部及物資部分管領導批

準并實施采購，計劃外材料額度超過10萬元需經總經理批準。

7．搶修、抗災物資等應急材料，由使用單位填報《應急材

料采購計劃》，并經使用單位負責人及物資部分管領導簽字后，直接交物資供應部實施采購。8．材料物資采購計劃的責任方為使用單位，因計劃不準確

導致出現材料物資供應不及時、加工類材料出現誤差無法使用或

供應不及時等影響整個工期的，由使用單位承擔責任。

9、使用單位負責對《材料采購計劃》的簽批進行跟進，并在3天內完成簽批，否則采購時限順延。

二、材料物資詢價、定價程序

1．物資部負責在3日內完成詢價工作或5日內完成調研工作；詢價后需填寫《詢價單》(附三家報價,聯系電話、廠家名稱、地址)并由部門負責人簽字確認，報分管領導批準后進行材料的合同簽訂及采購工作。對零星材料物資的詢價由材料員根據詢價單報使用單位負責人簽字確認后進行采購。

2．對超過30萬元的大宗材料物資的采購，由物資采購部報招投標委員會組織采取公開招標（或邀請招標）的方式，確定供應商，經分管經理、總經理或董事局主席（或授權人）批準，方可簽訂合同，進行采購。招投標過程按照《招投標管理辦法》的規定執行。

三、簽訂合同的權限

1．零星材料物資的采購原則上可以不簽訂合同，但須詢價并備案登記，同時報物資部備案。

2．1萬元以上至30萬元以下材料物資采購合同由物資部負責人簽訂后，報工程部、計劃部及物資部分管領導的會簽。此項工作要求在3日內完成，否則采購期限順延。

2．30萬元以上的材料物資的采購，原則上必須通過招投標程序確定供應商，由物資采購部門負責人根據招投標結果，由物資部根據中標通知書簽訂采購合同，并報物資部分管領導、集團

總經理會簽。此項工作要求在3日內完成。否則采購期限順延。

3、對于30萬元以上因流標等其他原因詢價采購的物資合同，由物資部負責人簽訂后報計劃、工程部負責人、物資部分管領導、集團總經理會簽，并報董事局主席（或授權人）批準。此項工作要求在4日內完成。否則采購期限順延。

四、材料物資的付款程序

1．零星材料物資由使用單位根據所撥付的計劃資金辦理付款手續。

2．其他材料物資由物資部根據計劃資金及合同約定的付款時限進行付款，付款時必須提供與合同簽訂單位、材料名稱相符的合規發票。3．辦理付款的簽字手續按《財務收支審核審批規定》執行，使用單位私自采購物資，財務中心一律不予報銷。

五、材料物資的記賬、對賬管理

（一）材料物資的記賬及對賬管理涉及的崗位及其主要職責

1．物資部設材料會計崗位，主要職責為：

（1）根據合同、詢價單對所有采購材料登記明細帳；

（2）辦理與供應商對帳、付款等簽字手續；

（3）與財務中心的對賬工作；

（4）對使用單位出入庫及調拔手續進行監督管理；

（5）按月出具當月資金計劃使用情況匯總表；

（6）按月出具各類材料、各供應商付款情況匯總表；

（7）按季度匯總上報各項目部材料使用情況匯總表（含付款額度及付款比例）并報工程、計劃及部門負責人及分管領導。

2.材料員主要職責：

（1）負責材料的詢價、采購工作；并對購進材料進行登記，按月匯總上報材料會計；

（2）通知保管員對材料進行驗收并共同在《材料驗收入庫單》上簽字；

（3）負責與物資部材料會計進行對賬；

3.財務中心會計主要職責：

（1）負責按項目核算材料成本（；）

（2）負責與物資材料會計按季度對賬（；）

（3）負責與物資材料會計核對供應商往來（。）

（二）材料物資的記賬、對賬規定

1.物資部材料會計每季對各使用單位材料物資使用情況進行匯總，并經部門領導審核簽字后，報財務、計劃、工程、審計等部門，必要時報相關領導。

2.材料物資對賬時間：材料會計與財務中心主管會計每季度核對一次，并于每季度終了15日內核對完畢。對賬完畢后要求雙方簽字確認，如出現差異及時查明原因，發現重大差異要及時向各自的部門負責人報告。

六、材料物資的出入、庫、驗收管理

各使用單位應設專、兼職保管員，并對材料進場后的驗收、

第二篇：IT采購管理制度

國投中煤同煤京唐港口有限公司IT采購管理制度

IT采購管理制度

第一章 總則

為規范國投中煤同煤京唐港口公司（以下簡稱“公司”）IT用品、設備、服務采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。

IT用品、設備、服務涉及的對象可能包括軟件產品(數據庫、中間件軟件、應用軟件、辦公軟件等)、硬件產品（網絡、服務器、終端、外圍設備等）、信息化建設項目的服務，包括軟件、硬件設備的安裝調試、信息化項目的咨詢、信息化項目的實施以及信息化項目的優化維護等。

第二章 采購類型

第一條采購根據單價和總價劃分為小額采購和大額采購。按類進行小額和大額劃分，PC/筆記本終端類、耗材類、辦公軟件類、應用軟件類、服務器類、存儲類、網絡及機房設備類。

第二條小額采購：IT用品或設備的凡是總價小于招投標限額的采購為小額采購，可以采用定點采購流程或詢價采購流程。

第三條大額采購：IT用品或設備的凡是總價大于招投標限額的采購為大額采購，均按招投標采購流程進行。

第三章 采購申請

第四條小額采購（計劃內的）申請流程：業務部門根據業務需求編制采購計劃—〉向信息中心提出書面采購申請—〉信息中心進行采購前評估（功能性能評估、對基礎架構影響評估、成本評估）—〉信息中心起草采購申請報告—〉上報信息化主管領導審批。信息化主管領導審批后進入定點采購流程或詢價采購流程。也可由信息中心直接發起采購。

第五條大額采購(計劃內的)申請流程：業務部門根據業務需求編制采購計劃—〉向信息中心提出書面采購申請—〉信息中心進行采購前評估（功能性能評估、對基礎架構影響評估、成本評估）—〉信息中心負責起草采購申請簽報—〉上報公司領導審批。公司領導審批后進入相應采購流程。

第四章 采購

國投中煤同煤京唐港口有限公司IT采購管理制度

第六條詢價采購流程：信息中心準備待采購IT用品和設備的技術參數文件—〉由信息中心的采購人員選擇至少兩家有資質的供應商按照技術參數文件要求進行報價，同時采購人員在互聯網上收集行業內針對采購需求的平均報價—〉參照互聯網上的平均報價對供應商的報價結果進行比選，確定一家供應商—〉進行IT用品和設備的采購。詢價過程所有原始資料需要統一歸檔保存。

第七條定點采購流程：信息中心選擇定點供應商或詢價確定供應商—〉商定采購單價及總價—〉進行IT用品和設備的采購。定點供應商名單由上的供應商及年初考察篩選的新供應商組成。

第八條招標采購流程：參照公司《招投標管理辦法》。

第五章 到貨及付款

第九條IT用品和設備到貨—〉信息中心及采購申請部門驗收IT用品、設備數量、質量、規格和其他交付件質量等—〉驗收合格后辦理驗收入庫手續—〉接受供應商發票—〉信息中心相關人員完成發票、驗收單、采購申請或采購合同的準備及核對—〉信息中心負責人審核 —〉主管領導審核—〉財務部門審核—〉向供應商付款。

第六章 附則

第十條本制度由公司信息中心負責解釋和修訂。

第十一條本制度自頒布之日起實行。

第三篇：采購管理制度

一、目的加強采購業務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和經濟效益。

二、范圍

本制度適用于公司所有物品（固定資產、勞保用品、辦公用品、備品備件）或勞務（技術、服務等）的采購。

三、職責

3.1辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。

3.2設備工程部依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的采購、固定資產維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。

3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請，并經初審后交各分管副總或總經理批準。

3.7分管副總負責權限內的采購審批和超出權限的采購初審，總經理負責生產經營采購、固定資產購置、維修等計劃的審批。

3.8財務部負責日常采購的價格審查，負責對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標。

3.10各采購經辦人負責索要發票、辦理結算，并對發票的真實性和合法性負責。

四、采購作業操作規程

第四篇：采購管理制度

采購管理制度

一、目的：為了管理調整和控制好藥品的庫存量，避免盲目采購所產生的經營風險，特制定本管理規范。

二、總則：

1、堅持“質量第一，價優第一，以銷定購、合理定量、擇優選購”的原則，把好藥品進貨價格關。并按照采購業務流程和制度進行采購。

2、做好藥品采購計劃的前期準備工作，做好市場預測。

3、收集供貨商和市場供求信息，健全供貨商檔案（首營資料）

4、采購員負責采購合同的起草和簽訂工作，要積極要積極向廠家爭取政策，爭取拳頭產品

5、積極協助其他部門做好廠商聯誼促銷，廣告招租，品種的退、換工作。

6、制定銷售指導價格，配合銷售部做好藥品的銷售和分銷工作。

7、按照財務要求做好資金壓款和合理安排預付款等工作，索取合法票據。密切關注預付貨款后的到貨情況，由于不負責任、玩物職守發生丟失、被騙，均由采購業務員承擔全部責任。

8、廉潔奉公，維護公司利益，將收受的禮品、禮金一一交公，嚴禁假公濟私，開展個人謀利活動。

9、遵紀守法，遵守職業道德和公司規章制度，不得向外泄漏和出賣公司商業機密，違者按相關法律法規和公司制度規定處罰。

三、實施細則：

1、采購必須根據市場需求來制定詳細的采購計劃，采

購行為應該規范，不能因個人好惡隨便變更采購計劃。

2、采購員違規采購，供貨廠商資證及藥品證件不齊全，每家、次處罰10元。

3、對于采購人員自己所管轄的品種，每天要關注是否出現積壓和缺貨、斷貨現象。對自己所管理的品種隨時進行銷售跟蹤管理和分析。

4、采購員主動分析市場，自己開發并成功采購的新特藥品種，一個月內產生銷售的，每個新特藥品種獎勵30元；

5、每個采購員所管轄的藥品，采購部門會進行嚴格的考核管理，凡每個品種缺貨（沒有及時采購）天數超過十五天，切客戶要貨次數超過五次以上，則對相關采購人員處罰5元/個；客戶要貨次數為10次以上的對相關采購人員處罰10元/個；特殊情況經領導審批除外。

6、違反銷售需求計劃采購，導致商品因滯銷而積壓以致2個月以上未產生銷售的，每個品種每月處罰10元。

7、采購員報完計劃后要同時提醒客戶送貨時務必帶齊相關隨貨通行單和質檢報告，如有資質將要到期，亦要提醒客戶送貨時把資質原件帶到公司；對于報計劃過程中發現品規價格有變動的，報完計劃后，要及時在系統中進行價格維護。

8、凡購進之藥品，到貨后因為缺乏相關資料（通行單、質檢報告）或相關資料提供有誤或者相關資質證件到期造成無法正常入庫，可以通過寫保證書先行入庫，若到貨7天后仍未把相關證件原件寄到公司的，給予相關責任人30元/次的處罰。（注：部門會不定期對相關證件原件到位情況進行抽查）

9、凡購進藥品到貨后，相關采購人員必須在辦理入庫

過程中，必須認真核對隨貨通行單上的價格，對于價格有變動的品規要在通行單上有所標示，并及時在系統中作價格維護，否則對已產生銷售藥品因價格原因造成的經濟損失和糾紛，均由采購人員自行處理和承擔，與采購入庫人員及銷售無關。

10、做完采購入庫的藥品，由于標價差錯及時糾正沒有給公司造成實際損失的，按5元/次處罰。由采購副總審核并給予內勤記錄。

因為采購經理標價差錯或沒有及時調整銷售指導價而給公司造成實際損失的，由責任采購經理按實際損失的30%承擔損失，由采購副總審核確定。（由采購內勤造成的定價差錯報采購副總審核同樣承擔損失的30%）

11、凡限制銷售價格不允許低賣銷售或限制銷售區域的品種，采購人員有義務及時告知銷售部開票人員，凡不按規定價和限定區域銷售的銷售人員和開票員造成損失的，采購部門有權建議對相關責任人進行經濟處罰。

12、對有臨時政策的品種，采購部必須以文字和口頭傳達的形式，及時通知到相關人員。因采購人員傳達不及時造成客戶流失的，經調查屬實的，公司將對采購人員進行一定的經濟處罰。

13、對于有促銷活動的品規，采購員要及時在系統中備注相關促銷信息，平時做好維護并在活動結束時及時刪減；對于針對終端客戶的促銷活動，采購員要及時把相關文件送至銷售部相關責任人，以促使活動禮品最終落實到終端客戶。

14、給供應商提供商品進銷流向由采購部專人負責，開票員不經允許私自給客戶提供銷售流向者，采購部門有權建

議對相關責任人進行經濟處罰。

15、進行付款流程時，采購員不認真審查，給非業務委托人簽字付款的，一經發現每次罰款100元。

16、凡屬于自己管轄的品種，所產生的破損、退貨、滯銷，相應采購員均由義務和責任進行清退處理，不得以任何借口推脫，推卸責任。如果對自己負責的退貨，僅僅止于在系統中做退貨通知單，實際貨物并未退還至廠家，屆時造成的經濟損失由相應采購員承擔80%，相應采購內勤承擔20%。

17、采購員在工作過程中違犯部門五條禁令者，按相關規定處罰。

18、采購員每月末對自己所管轄的品種，要對庫存狀況、品規增加量、不良庫存占有率和月度庫存周轉率等進行分析，并測量下個月采購量、付款比例和額度、付款時間等，同時，采購員還要對下個月預計可收到的返利（年終結算例外）等其他收入進行測算記錄。做成相應報表，由采購副總審核簽字。

第五篇：采購管理制度

采購管理制度

為使本司采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

本司設立專職采購部,隸屬公司財務部管理,接受財務總監、成本主管及其它部門的監督,全面負責本司的采購工作。

二、采購部工作基本要求

（1）所有采購項目均需董事會簽批、授權及公司財務部批準同意 ；

（2）所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單 ；

（3）所有采購物品的品質須保持一慣穩定 ；

（4）采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責；

（5）采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取本司使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息表,以書面形式匯報給本司財務部及董事會；

（6）所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交。上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息表備查。

（7）采購時間要求:一般物品采購時間為3天；急用物品當天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購；

（8）采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報賬付款。

（9）禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。

（10）采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜。對到期的應付帳款,財務部應及時支付,以建立公司良好形象,維護公司財務信譽。

三、采購審批程序

（1）申購單審批程序：

使用部門或倉庫主管)提出申請，經部門總監（或經理）同意，財務部成本主管審核，采購部詢價報價，財務總監簽字同意，總經理或董事會審批后發回采購部進行采購。

（2）單位價值1000元以下的零星采購，采購部需要貨比三家，比較價格與質量之后，選擇最優性價比的商家進行購買。

（3）單位價值1000元以上、批量采購商品，采購部應選定三家以上供應商進行價格比較，對該類供應商必須進行誠信調查，確保采購質量。

（4）對長期供應商或大批大宗商品采購，采購部必須與供應商簽訂《購買合同》或《供貨協議》，明確商品品牌、規格、質量、價格、付款方式、付款日期，是否含稅價格等主要事項。簽訂供銷合同或協議，必須根據公司合同會簽程序，經董事會、財務部、商品使用部門或質量部門會簽之后，方可進行。工程材料的采購合同必須經工程部總監、主管副總裁會 1

簽，董事長批準。

（5）賒購(月結)物品采購審批程序

月結物品的采購，主要是蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等的采購，餐飲部總廚直接下單至采購部，由采購部安排人員向供應商叫貨。

（6）各月結供應商選定辦法：采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、財務部、主管總經理或副總組成“供貨商評定小組”,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供本司所需的物料。

四、采購監督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及監察部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進本司采購成本的控制與監督。

五、供應商管理

（1）財務部應定期(每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及監察部，對供應商進行評估(度假村每大類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商。

（2）選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。

（3）采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護公司形象。

六、采購部工作流程

（一）各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程：

倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補倉《采購申請單》，《采購申請單》必須注明以下內容:

（1）貨品名稱，規格

（2）平均每月消耗量

（3）庫存數量

（4）本次訂貨數量

經成本主管進行初步審核，送采購部經理審核。采購部經理在采購《申請單》上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經理審核同意后，按倉庫“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批。報批程序完畢，采購部立即組織實施采購。未能及時采購到倉的物品，采購部要向成本部門提出意見，盡可能尋找替代物品。

2、新增物品的采購工作流程：

各部門需添置新物資，部門總監或餐飲部總廚、總監應撰寫有關專門申請報告，經董事長審批后,填寫《申購單》，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經理初審同意后，按 “采購申請單”內容要求，尋找供貨商，提出采購意見。按公司采購審批程序報批，經董事長批準后，采購部立即組織實施。

3、更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：

各部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及總經理審批。經審批后，將一份“物品報損報告”和《采購申請單》一并送交相關領導審批，采購部據以組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程：

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由酒吧、總廚或主管，根據當日經營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午或晚上以電話落單，或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程：

采購部根據營業情況與使用部門編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按公司采購審批程序辦理，并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：

五金倉日常補倉由維修部填寫“采購申請單”。

大型改造工程或大型維修活動,維修部、工程部須做工程預算,并根據預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規格；（2）庫存數量；（5）訂貨數量。

以上采購申請單經董事長簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理初審同意后，按 “采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批，經董事長批準后，采購部立即組織實施。

七、采購工作流程中須規范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯，采購申請單經部門總監核簽后，整份共四聯交給財務部成本主管，成本主管復核后送采購部報價，財務總監簽字。

2、采購申請單一共四聯，在經審批批準后：第一聯作倉庫收貨用。第二聯采購部留存并組織采購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。

3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應作出以下復查以防錯漏。

（1）簽置核對：檢查采購申請單是否各權限人簽置，核對其是否正確。

（2）數量核對，復查采購數量，確定采購申請單上的數量是否正確、合理。

4、邀請供應商報價。

八、“貨比三家”工作流程：

每類物品報價單需要最少三家供應商作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。公司采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用哪家供應商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間，送交供應商（至少選擇3個供應商），要求供應商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應把詢價結果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交“評定小組”審批。

2、“評定小組”根據采購部提供的有關報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應商報來的貨品價格以及質量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商，報董事長批準。

九、采購活動后續須跟進工作

1、采購訂單的跟進

當訂單發出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

（1）公司取消訂單：

如因某種原因，公司需要取消己發出之訂單，供應商可能提出取消的賠償，故采購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法，以便報董事長作出決定。

（2）供應商取消訂單：

如因某種原因，供應商取消了公司已發出的訂單，采購部必須能找到另一供應商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應商必須賠償公司人力、時間及其他經濟損失。

3.違反合同：

合同上應載明詳細細則，如有違反，便應依合同上所載處理。

4.檔案儲存：

所有供應商工商、稅務、銀行、名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息，每天須錄入至采購部價格信息庫。

5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務部及董事長批示。

6.采購物品的維護保養：

如所購買的物品是需要日后維修保養的，選擇供應商便需要注意這一項。對設備等固定資產項目的購買，采購員要向工程部、維護部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養維修方法。同時，事先一定要向工程部、維護部、網絡部等技術部門了解所購物品能否與本司的現有配套系統兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

十、采購物資的換貨、退貨

各使用部門對所采購的物資，在規定的質保期限內發現質量問題的，應及時向采購部反映，采購部負責向供應商交涉，進行換貨、退貨或折價退回部分貨款。

十一、采購合同和售后服務合同的管理

（1）采購合同的管理

本司所有物資采購的合同，統一由采購部負責訂立。采購部根據各部門采購物資申請單及董事長批示簽字的專項物資《采購申請》或報告，選擇供應商進行談判，確定合同條款，經過公司的合同會簽程序，簽訂采購合同。合同簽訂完畢，正本留總裁辦秘書處，采購部、財務部各留副本一份。

（2）售后服務合同的管理

產品售后服務合同，由采購部負責簽訂。采購活動完畢，物資投入使用，需要供應商或生產商進行售后服務的設備設施，采購部必須會同使用部門、技術部門進行協商，確定維護設備的具體細則。簽訂售后服務合同，必須明確售后服務的具體事項，免費條款、收費標準，付款方式、是否提供發票、合同有效期。合同簽訂完畢，正本留董事長秘書處，采購部、財務部各留副本一份。