第一篇：采購管理制度

采購管理制度

一、目的

為了加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，特制定制度。

一、適用范圍

本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購（以下統(tǒng)稱為采購物品）。

二、職責(zé)權(quán)限

1、總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責(zé)對采購物資的審批。

2、副總、財務(wù)負責(zé)對采購票據(jù)的審核。

3、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件及非經(jīng)營固定資產(chǎn)等物品（物資）由生產(chǎn)管理部門負責(zé)提出申請請購，辦公用品、勞保用品及常用物品由倉庫負責(zé)請購。

三、采購原則

1、詢價比價原則

物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。

2、一至性原則

采購人員定購的物品必須與請購所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求的情況下，采購人員必須及時反饋信息供申請部門更改請購作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購一致，經(jīng)審核后差值不得超過請購量的5-10%。

3、低價搜索原則

采購人員隨時收集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。

4、廉潔原則

（1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮、不受賄、不接受吃請，不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。

（4）加強學(xué)習(xí)廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。

（5）工作認(rèn)真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

5、招標(biāo)采購原則

凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢價、議價或招標(biāo)的形式由生管、財務(wù)和相關(guān)部門的人員共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價格、簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品除縮短招標(biāo)間隔外，還應(yīng)隨時掌握市場行情，調(diào)整采購價格。

6、審計監(jiān)督原則

采購人員要自覺接受財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司管理制度進行處罰直至追究法律責(zé)任。

四、采購流程

1、采購申請

物品（物資）需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實際需要填寫《請購單》，請購單上要注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等，若涉及到技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部采購。各審核環(huán)節(jié)對采購審請?zhí)岢霎愖h者，應(yīng)于2個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。

2、詢價比價議價

（1）每一種物品（物資）原則上需要兩家以上供應(yīng)商進行報價。（2）采購人員接到報價單后需要進行比價、議價，并填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行采購。

（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價。獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零件無借用品，但仍需要留下報價記錄。

3、樣品提供和確認(rèn)

（1）若須進行樣品提供和確認(rèn)的，須定送樣周期，由采購人員負責(zé)追蹤，收到樣品后第一時間送交需求部門進行確認(rèn)。

（2）對于需要保存樣品的，必須作封樣處理，以便日后作收貨比較。

4、供應(yīng)商選擇

（1）具有合法經(jīng)營主體者。

（2）品質(zhì)、交貨期、價格服務(wù)等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。采購人員必須建立供應(yīng)商臺賬。

5、合同的簽訂

（1）供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理、財務(wù)、采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。

（2）交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同核定條款進行處理，合同內(nèi)沒有約定的由雙方協(xié)商或依照相關(guān)的法律法規(guī)解決。

6、進度跟催

（1）為確保準(zhǔn)時交貨，采購人員應(yīng)提前用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應(yīng)。

（2）若采購物品（物資）無法在規(guī)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前三個工作日通知需求部門，極積尋求解決辦法，并重新和供應(yīng)商確定新的交期，同時知會需求部門。

7、驗收入庫

（1）物資采購時采購人員必須要求供應(yīng)商發(fā)貨時隨貨附上《送貨單》或者是《發(fā)貨清單》并且要規(guī)范填寫所發(fā)的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、批次等必要信息，便與驗收核對。沒有《送貨單》或《發(fā)貨清單》的倉庫拒絕接收。

（2）采購物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件和非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗物品（物資）由所需部門負責(zé)驗收，常用物品、勞保用品、辦公用品由倉庫負責(zé)驗收。

（3）物品（物資）經(jīng)驗收合格后由驗收人員填寫《驗收單》，倉庫憑《驗收單》辦理入庫。（4）驗收不合格的物品（物資）由驗收人員通知相關(guān)部門和采購，兩日內(nèi)辦理（退）換貨手續(xù)。

8、對賬付款

采購物品（物資）辦理入庫后，由采購人員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。

五、錯誤采購的處理

在日常采購工作中，由采購人員原因發(fā)生的錯誤采購，相關(guān)采購人員自行糾正，給公司造成一定經(jīng)濟損失的，公司將追究其責(zé)任和相應(yīng)的賠償。

采購人員崗位職責(zé)

1、認(rèn)真執(zhí)行公司采購管理規(guī)定，嚴(yán)格按采購計劃采購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和采購成本。對購進物品做到票證齊全、票物相符，報賬及時。

2、熟悉和掌握市場行情，按“質(zhì)優(yōu)、價廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購。注重收集市場信息，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋市場價格和有關(guān)信息。合理按排采購順序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應(yīng)提前按排采購計劃及時購進。

3、嚴(yán)把采購質(zhì)量關(guān)，物資采購前先索要樣品供使用部門審核定樣，購進大宗物資須附有質(zhì)保書和售后服務(wù)合同。積極協(xié)助相關(guān)部門妥善解決使用過程中出現(xiàn)的問題，杜絕錯誤采購。

4、加強與驗收、保管人員的協(xié)作，有責(zé)任提供物資有效的保管方法，防止物品保管不妥而受損失。

5、掌握公司各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場行情，與物資供應(yīng)方建立良好的關(guān)系。

6、熟悉掌握各類物資的名稱、規(guī)格型號、用途和生產(chǎn)廠家，以及有關(guān)材料性能、質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。

7、加強法制學(xué)習(xí)，樹立法制觀念，自覺抵制不良之風(fēng)。

8、完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其它工作。

第二篇：IT采購管理制度

國投中煤同煤京唐港口有限公司IT采購管理制度

IT采購管理制度

第一章 總則

為規(guī)范國投中煤同煤京唐港口公司（以下簡稱“公司”）IT用品、設(shè)備、服務(wù)采購流程，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。

IT用品、設(shè)備、服務(wù)涉及的對象可能包括軟件產(chǎn)品(數(shù)據(jù)庫、中間件軟件、應(yīng)用軟件、辦公軟件等)、硬件產(chǎn)品（網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、終端、外圍設(shè)備等）、信息化建設(shè)項目的服務(wù)，包括軟件、硬件設(shè)備的安裝調(diào)試、信息化項目的咨詢、信息化項目的實施以及信息化項目的優(yōu)化維護等。

第二章 采購類型

第一條采購根據(jù)單價和總價劃分為小額采購和大額采購。按類進行小額和大額劃分，PC/筆記本終端類、耗材類、辦公軟件類、應(yīng)用軟件類、服務(wù)器類、存儲類、網(wǎng)絡(luò)及機房設(shè)備類。

第二條小額采購：IT用品或設(shè)備的凡是總價小于招投標(biāo)限額的采購為小額采購，可以采用定點采購流程或詢價采購流程。

第三條大額采購：IT用品或設(shè)備的凡是總價大于招投標(biāo)限額的采購為大額采購，均按招投標(biāo)采購流程進行。

第三章 采購申請

第四條小額采購（計劃內(nèi)的）申請流程：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制采購計劃—〉向信息中心提出書面采購申請—〉信息中心進行采購前評估（功能性能評估、對基礎(chǔ)架構(gòu)影響評估、成本評估）—〉信息中心起草采購申請報告—〉上報信息化主管領(lǐng)導(dǎo)審批。信息化主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進入定點采購流程或詢價采購流程。也可由信息中心直接發(fā)起采購。

第五條大額采購(計劃內(nèi)的)申請流程：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求編制采購計劃—〉向信息中心提出書面采購申請—〉信息中心進行采購前評估（功能性能評估、對基礎(chǔ)架構(gòu)影響評估、成本評估）—〉信息中心負責(zé)起草采購申請簽報—〉上報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進入相應(yīng)采購流程。

第四章 采購

國投中煤同煤京唐港口有限公司IT采購管理制度

第六條詢價采購流程：信息中心準(zhǔn)備待采購IT用品和設(shè)備的技術(shù)參數(shù)文件—〉由信息中心的采購人員選擇至少兩家有資質(zhì)的供應(yīng)商按照技術(shù)參數(shù)文件要求進行報價，同時采購人員在互聯(lián)網(wǎng)上收集行業(yè)內(nèi)針對采購需求的平均報價—〉參照互聯(lián)網(wǎng)上的平均報價對供應(yīng)商的報價結(jié)果進行比選，確定一家供應(yīng)商—〉進行IT用品和設(shè)備的采購。詢價過程所有原始資料需要統(tǒng)一歸檔保存。

第七條定點采購流程：信息中心選擇定點供應(yīng)商或詢價確定供應(yīng)商—〉商定采購單價及總價—〉進行IT用品和設(shè)備的采購。定點供應(yīng)商名單由上的供應(yīng)商及年初考察篩選的新供應(yīng)商組成。

第八條招標(biāo)采購流程：參照公司《招投標(biāo)管理辦法》。

第五章 到貨及付款

第九條IT用品和設(shè)備到貨—〉信息中心及采購申請部門驗收IT用品、設(shè)備數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格和其他交付件質(zhì)量等—〉驗收合格后辦理驗收入庫手續(xù)—〉接受供應(yīng)商發(fā)票—〉信息中心相關(guān)人員完成發(fā)票、驗收單、采購申請或采購合同的準(zhǔn)備及核對—〉信息中心負責(zé)人審核 —〉主管領(lǐng)導(dǎo)審核—〉財務(wù)部門審核—〉向供應(yīng)商付款。

第六章 附則

第十條本制度由公司信息中心負責(zé)解釋和修訂。

第十一條本制度自頒布之日起實行。

第三篇：采購管理制度

一、目的加強采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和經(jīng)濟效益。

二、范圍

本制度適用于公司所有物品（固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品、備品備件）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。

三、職責(zé)

3.1辦公室負責(zé)編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。

3.2設(shè)備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設(shè)備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設(shè)備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。

3.6各物品、勞務(wù)需求部門根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部、供應(yīng)部、設(shè)備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.7分管副總負責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購審批和超出權(quán)限的采購初審，總經(jīng)理負責(zé)生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃的審批。

3.8財務(wù)部負責(zé)日常采購的價格審查，負責(zé)對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標(biāo)。

3.10各采購經(jīng)辦人負責(zé)索要發(fā)票、辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真實性和合法性負責(zé)。

四、采購作業(yè)操作規(guī)程

第四篇：采購管理制度

采購管理制度

一、目的：為了管理調(diào)整和控制好藥品的庫存量，避免盲目采購所產(chǎn)生的經(jīng)營風(fēng)險，特制定本管理規(guī)范。

二、總則：

1、堅持“質(zhì)量第一，價優(yōu)第一，以銷定購、合理定量、擇優(yōu)選購”的原則，把好藥品進貨價格關(guān)。并按照采購業(yè)務(wù)流程和制度進行采購。

2、做好藥品采購計劃的前期準(zhǔn)備工作，做好市場預(yù)測。

3、收集供貨商和市場供求信息，健全供貨商檔案（首營資料）

4、采購員負責(zé)采購合同的起草和簽訂工作，要積極要積極向廠家爭取政策，爭取拳頭產(chǎn)品

5、積極協(xié)助其他部門做好廠商聯(lián)誼促銷，廣告招租，品種的退、換工作。

6、制定銷售指導(dǎo)價格，配合銷售部做好藥品的銷售和分銷工作。

7、按照財務(wù)要求做好資金壓款和合理安排預(yù)付款等工作，索取合法票據(jù)。密切關(guān)注預(yù)付貨款后的到貨情況，由于不負責(zé)任、玩物職守發(fā)生丟失、被騙，均由采購業(yè)務(wù)員承擔(dān)全部責(zé)任。

8、廉潔奉公，維護公司利益，將收受的禮品、禮金一一交公，嚴(yán)禁假公濟私，開展個人謀利活動。

9、遵紀(jì)守法，遵守職業(yè)道德和公司規(guī)章制度，不得向外泄漏和出賣公司商業(yè)機密，違者按相關(guān)法律法規(guī)和公司制度規(guī)定處罰。

三、實施細則：

1、采購必須根據(jù)市場需求來制定詳細的采購計劃，采

購行為應(yīng)該規(guī)范，不能因個人好惡隨便變更采購計劃。

2、采購員違規(guī)采購，供貨廠商資證及藥品證件不齊全，每家、次處罰10元。

3、對于采購人員自己所管轄的品種，每天要關(guān)注是否出現(xiàn)積壓和缺貨、斷貨現(xiàn)象。對自己所管理的品種隨時進行銷售跟蹤管理和分析。

4、采購員主動分析市場，自己開發(fā)并成功采購的新特藥品種，一個月內(nèi)產(chǎn)生銷售的，每個新特藥品種獎勵30元；

5、每個采購員所管轄的藥品，采購部門會進行嚴(yán)格的考核管理，凡每個品種缺貨（沒有及時采購）天數(shù)超過十五天，切客戶要貨次數(shù)超過五次以上，則對相關(guān)采購人員處罰5元/個；客戶要貨次數(shù)為10次以上的對相關(guān)采購人員處罰10元/個；特殊情況經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批除外。

6、違反銷售需求計劃采購，導(dǎo)致商品因滯銷而積壓以致2個月以上未產(chǎn)生銷售的，每個品種每月處罰10元。

7、采購員報完計劃后要同時提醒客戶送貨時務(wù)必帶齊相關(guān)隨貨通行單和質(zhì)檢報告，如有資質(zhì)將要到期，亦要提醒客戶送貨時把資質(zhì)原件帶到公司；對于報計劃過程中發(fā)現(xiàn)品規(guī)價格有變動的，報完計劃后，要及時在系統(tǒng)中進行價格維護。

8、凡購進之藥品，到貨后因為缺乏相關(guān)資料（通行單、質(zhì)檢報告）或相關(guān)資料提供有誤或者相關(guān)資質(zhì)證件到期造成無法正常入庫，可以通過寫保證書先行入庫，若到貨7天后仍未把相關(guān)證件原件寄到公司的，給予相關(guān)責(zé)任人30元/次的處罰。（注：部門會不定期對相關(guān)證件原件到位情況進行抽查）

9、凡購進藥品到貨后，相關(guān)采購人員必須在辦理入庫

過程中，必須認(rèn)真核對隨貨通行單上的價格，對于價格有變動的品規(guī)要在通行單上有所標(biāo)示，并及時在系統(tǒng)中作價格維護，否則對已產(chǎn)生銷售藥品因價格原因造成的經(jīng)濟損失和糾紛，均由采購人員自行處理和承擔(dān)，與采購入庫人員及銷售無關(guān)。

10、做完采購入庫的藥品，由于標(biāo)價差錯及時糾正沒有給公司造成實際損失的，按5元/次處罰。由采購副總審核并給予內(nèi)勤記錄。

因為采購經(jīng)理標(biāo)價差錯或沒有及時調(diào)整銷售指導(dǎo)價而給公司造成實際損失的，由責(zé)任采購經(jīng)理按實際損失的30%承擔(dān)損失，由采購副總審核確定。（由采購內(nèi)勤造成的定價差錯報采購副總審核同樣承擔(dān)損失的30%）

11、凡限制銷售價格不允許低賣銷售或限制銷售區(qū)域的品種，采購人員有義務(wù)及時告知銷售部開票人員，凡不按規(guī)定價和限定區(qū)域銷售的銷售人員和開票員造成損失的，采購部門有權(quán)建議對相關(guān)責(zé)任人進行經(jīng)濟處罰。

12、對有臨時政策的品種，采購部必須以文字和口頭傳達的形式，及時通知到相關(guān)人員。因采購人員傳達不及時造成客戶流失的，經(jīng)調(diào)查屬實的，公司將對采購人員進行一定的經(jīng)濟處罰。

13、對于有促銷活動的品規(guī)，采購員要及時在系統(tǒng)中備注相關(guān)促銷信息，平時做好維護并在活動結(jié)束時及時刪減；對于針對終端客戶的促銷活動，采購員要及時把相關(guān)文件送至銷售部相關(guān)責(zé)任人，以促使活動禮品最終落實到終端客戶。

14、給供應(yīng)商提供商品進銷流向由采購部專人負責(zé)，開票員不經(jīng)允許私自給客戶提供銷售流向者，采購部門有權(quán)建

議對相關(guān)責(zé)任人進行經(jīng)濟處罰。

15、進行付款流程時，采購員不認(rèn)真審查，給非業(yè)務(wù)委托人簽字付款的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)每次罰款100元。

16、凡屬于自己管轄的品種，所產(chǎn)生的破損、退貨、滯銷，相應(yīng)采購員均由義務(wù)和責(zé)任進行清退處理，不得以任何借口推脫，推卸責(zé)任。如果對自己負責(zé)的退貨，僅僅止于在系統(tǒng)中做退貨通知單，實際貨物并未退還至廠家，屆時造成的經(jīng)濟損失由相應(yīng)采購員承擔(dān)80%，相應(yīng)采購內(nèi)勤承擔(dān)20%。

17、采購員在工作過程中違犯部門五條禁令者，按相關(guān)規(guī)定處罰。

18、采購員每月末對自己所管轄的品種，要對庫存狀況、品規(guī)增加量、不良庫存占有率和月度庫存周轉(zhuǎn)率等進行分析，并測量下個月采購量、付款比例和額度、付款時間等，同時，采購員還要對下個月預(yù)計可收到的返利（年終結(jié)算例外）等其他收入進行測算記錄。做成相應(yīng)報表，由采購副總審核簽字。

第五篇：采購管理制度

采購管理制度

為使本司采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

本司設(shè)立專職采購部,隸屬公司財務(wù)部管理,接受財務(wù)總監(jiān)、成本主管及其它部門的監(jiān)督,全面負責(zé)本司的采購工作。

二、采購部工作基本要求

（1）所有采購項目均需董事會簽批、授權(quán)及公司財務(wù)部批準(zhǔn)同意 ；

（2）所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單 ；

（3）所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定 ；

（4）采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責(zé)；

（5）采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取本司使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息表,以書面形式匯報給本司財務(wù)部及董事會；

（6）所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交。上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息表備查。

（7）采購時間要求:一般物品采購時間為3天；急用物品當(dāng)天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購；

（8）采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務(wù)部將不予以報賬付款。

（9）禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。

（10）采購部負責(zé)跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜。對到期的應(yīng)付帳款,財務(wù)部應(yīng)及時支付,以建立公司良好形象,維護公司財務(wù)信譽。

三、采購審批程序

（1）申購單審批程序：

使用部門或倉庫主管)提出申請，經(jīng)部門總監(jiān)（或經(jīng)理）同意，財務(wù)部成本主管審核，采購部詢價報價，財務(wù)總監(jiān)簽字同意，總經(jīng)理或董事會審批后發(fā)回采購部進行采購。

（2）單位價值1000元以下的零星采購，采購部需要貨比三家，比較價格與質(zhì)量之后，選擇最優(yōu)性價比的商家進行購買。

（3）單位價值1000元以上、批量采購商品，采購部應(yīng)選定三家以上供應(yīng)商進行價格比較，對該類供應(yīng)商必須進行誠信調(diào)查，確保采購質(zhì)量。

（4）對長期供應(yīng)商或大批大宗商品采購，采購部必須與供應(yīng)商簽訂《購買合同》或《供貨協(xié)議》，明確商品品牌、規(guī)格、質(zhì)量、價格、付款方式、付款日期，是否含稅價格等主要事項。簽訂供銷合同或協(xié)議，必須根據(jù)公司合同會簽程序，經(jīng)董事會、財務(wù)部、商品使用部門或質(zhì)量部門會簽之后，方可進行。工程材料的采購合同必須經(jīng)工程部總監(jiān)、主管副總裁會 1

簽，董事長批準(zhǔn)。

（5）賒購(月結(jié))物品采購審批程序

月結(jié)物品的采購，主要是蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等的采購，餐飲部總廚直接下單至采購部，由采購部安排人員向供應(yīng)商叫貨。

（6）各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報價,采購部、使用部門、財務(wù)部、主管總經(jīng)理或副總組成“供貨商評定小組”,通力合作，進行價格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商確定固定的一個月的供應(yīng)價，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價格提供本司所需的物料。

四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財務(wù)部、采購部、使用部門及監(jiān)察部共同完成,平時各部門應(yīng)及時到市場上了解價格行情,以促進本司采購成本的控制與監(jiān)督。

五、供應(yīng)商管理

（1）財務(wù)部應(yīng)定期(每季度)牽頭,組織財務(wù)部、采購部、使用部門及監(jiān)察部，對供應(yīng)商進行評估(度假村每大類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商。

（2）選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。

（3）采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護公司形象。

六、采購部工作流程

（一）各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程：

倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主管要填寫一份倉庫補倉《采購申請單》，《采購申請單》必須注明以下內(nèi)容:

（1）貨品名稱，規(guī)格

（2）平均每月消耗量

（3）庫存數(shù)量

（4）本次訂貨數(shù)量

經(jīng)成本主管進行初步審核，送采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理在采購《申請單》上簽字確認(rèn)，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理審核同意后，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批。報批程序完畢，采購部立即組織實施采購。未能及時采購到倉的物品，采購部要向成本部門提出意見，盡可能尋找替代物品。

2、新增物品的采購工作流程：

各部門需添置新物資，部門總監(jiān)或餐飲部總廚、總監(jiān)應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事長審批后,填寫《申購單》，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，尋找供貨商，提出采購意見。按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施。

3、更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：

各部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和《采購申請單》一并送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，采購部據(jù)以組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程：

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由酒吧、總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午或晚上以電話落單，或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程：

采購部根據(jù)營業(yè)情況與使用部門編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按公司采購審批程序辦理，并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：

五金倉日常補倉由維修部填寫“采購申請單”。

大型改造工程或大型維修活動,維修部、工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（5）訂貨數(shù)量。

以上采購申請單經(jīng)董事長簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按公司采購審批程序報批，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施。

七、采購工作流程中須規(guī)范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門總監(jiān)核簽后，整份共四聯(lián)交給財務(wù)部成本主管，成本主管復(fù)核后送采購部報價，財務(wù)總監(jiān)簽字。

2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部留存并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。

3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。

（1）簽置核對：檢查采購申請單是否各權(quán)限人簽置，核對其是否正確。

（2）數(shù)量核對，復(fù)查采購數(shù)量，確定采購申請單上的數(shù)量是否正確、合理。

4、邀請供應(yīng)商報價。

八、“貨比三家”工作流程：

每類物品報價單需要最少三家供應(yīng)商作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。公司采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用哪家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交“評定小組”審批。

2、“評定小組”根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事長批準(zhǔn)。

九、采購活動后續(xù)須跟進工作

1、采購訂單的跟進

當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

（1）公司取消訂單：

如因某種原因，公司需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事長作出決定。

（2）供應(yīng)商取消訂單：

如因某種原因，供應(yīng)商取消了公司已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力、時間及其他經(jīng)濟損失。

3.違反合同：

合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。

4.檔案儲存：

所有供應(yīng)商工商、稅務(wù)、銀行、名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息，每天須錄入至采購部價格信息庫。

5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務(wù)部及董事長批示。

6.采購物品的維護保養(yǎng)：

如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項。對設(shè)備等固定資產(chǎn)項目的購買，采購員要向工程部、維護部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部、維護部、網(wǎng)絡(luò)部等技術(shù)部門了解所購物品能否與本司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

十、采購物資的換貨、退貨

各使用部門對所采購的物資，在規(guī)定的質(zhì)保期限內(nèi)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，應(yīng)及時向采購部反映，采購部負責(zé)向供應(yīng)商交涉，進行換貨、退貨或折價退回部分貨款。

十一、采購合同和售后服務(wù)合同的管理

（1）采購合同的管理

本司所有物資采購的合同，統(tǒng)一由采購部負責(zé)訂立。采購部根據(jù)各部門采購物資申請單及董事長批示簽字的專項物資《采購申請》或報告，選擇供應(yīng)商進行談判，確定合同條款，經(jīng)過公司的合同會簽程序，簽訂采購合同。合同簽訂完畢，正本留總裁辦秘書處，采購部、財務(wù)部各留副本一份。

（2）售后服務(wù)合同的管理

產(chǎn)品售后服務(wù)合同，由采購部負責(zé)簽訂。采購活動完畢，物資投入使用，需要供應(yīng)商或生產(chǎn)商進行售后服務(wù)的設(shè)備設(shè)施，采購部必須會同使用部門、技術(shù)部門進行協(xié)商，確定維護設(shè)備的具體細則。簽訂售后服務(wù)合同，必須明確售后服務(wù)的具體事項，免費條款、收費標(biāo)準(zhǔn)，付款方式、是否提供發(fā)票、合同有效期。合同簽訂完畢，正本留董事長秘書處，采購部、財務(wù)部各留副本一份。