第一篇：采購管理制度

采購管理制度

一.采購要求

1嚴格把好商品的原輔材料、半成品進貨驗收關，在采購中嚴格進行合同評審，認真執行商品質量驗收標準，杜絕假冒偽劣商品和“三無”商品進入公司。積極引進具有生產許可證企業生產的合格產品，并且所購每批次原輔料需索取對方的抽檢報告。

2.對提供原輔材料、半成品的供方，需索取其生產能力資格，其他客戶使用的經驗，市場信譽等資料，并對上述資料進行評審對證件不齊或“三無”產品一律不列入采購清單。

3.公司各部所有商品入庫前，必須由專人進行質量驗收，經驗收合格后方可入庫。4.凡驗收入庫的原輔材料、半成品需逐一入賬登記，并分門別類進行標識，妥善保管。保證庫房內溫度、濕度、灰塵、震動等影響質量的環境條件符合有關技術標準規定。

5.對采購的工作不負責任、見利忘義、接受賄賂，并給公司或顧客造成損失的，對相關人員以行政處分和罰款處理。

6.堅持每年兩次報檢制度，委托本地質量技術檢驗部門對所進各類原輔材料進行預先質量檢驗監督，有效的控制不合格品進入公司，自覺認真做到對顧客高度負責。二.采購文件

1.采購文件應包括表述擬采購產品的信息，適當時包括名稱規格、型號、數量、交貨期、質量要求，價格以及需要的質量體系相關要求等。

2.采購文件在發出前應對其中作的要求進行審批，合格后方可發出。3.采購驗證及供方評價準則

3.1.為確保單位所采購物料、半成品等符合產品的質量要求，應對采購過程 行有效控制，其控制的方式取決于所采購產品對隨后的產品實現過程或最終產品的影響。單位對有外協加工等委托服務項目，根據外協協議(合同)及委托協議(合同)要求執行，確保滿足客戶需求。3.2.采購驗證

3.2.1.按采購文件和進貨檢驗規定對進廠的原輔材料及包裝材料進行檢驗或驗證，確保符合規定要求。

3.2.2.需求部門對所采購的產品進行檢驗或驗證，方法通常包括：試用測試性能測試，規格核對、要求提供合格證明材料或其他合適的驗證等。

3.2.3.當本公司或本公司的客戶提出在供方現場驗證時，應在采購文件中對要開展驗證的安排和產品放行的辦法做出規定。3.2.4.需求部門應保留檢驗或驗證的記錄。3.3.供方評價準則

3.3.1.根據提供符合要求產品和能力來評估和選擇供應商。3.3.2.供應商滿足公司的質量要求，交貨期、服務要求、價格等。

3.3.3.對供應商進行適當控制，以使其符合公司的相關要求。對評價的結果和評價的措施予以記錄。

3.3.4.公司按評價合格供應商處進行訂貨，同時保存供方及外協單位名單和供貨、協作記錄。

3.3.5.根據記錄適時對供應商及外協單位進行質量控制。必要時，根據《供方評價準則》進行重新評價。其中成為合格供方的依據：對產品進行驗證，包括以下三點：

1.要有完善的質量管理體系。

2.能夠穩定地提供符合相關標準的產品。

3.提供近兩年權威機構的檢測報告，檢測結果符合有關標準要求。3.3.6.原輔材料廠家應提供產品合格證、營業執照副本復印件、衛生許可證、生產許可證、檢驗報告。其他供方：對其產品按檢驗規則進行檢驗。不能完整提供上述材料和條件的供方不列入合格供方名錄。

第二篇：材料采購管理制度

材料采購管理制度

第一章

總

則

第一條 目的

為加強門店輔材規范化管理，規范采購工作，優化項目經理提供輔材供應，保障工地進度的正常持續進行，選擇合格的輔材供應商并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的物料滿足施工的規定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍

本辦法適用于贛州門店各項目施工材料物料采購時，采購計劃的審核、訂購、驗收、付款結算等，除另有規定外，悉以制度處理；采購材料包含水泥黃沙磚、水管線管及其配件、油漆輔料、木工板材、大理石等輔材。第三條 職責劃分

1、由公司綜合辦公室全面負責對各工程輔材物料的采購、對賬、付款結算等工作；

2、由工地項目經理對各自工地計劃單的數量提報、材料驗收、單據核對提報；

3、由工程部工程管家對各項目材料的協助支持。

第二章

采購材料制定及簽收

第一條 采購計劃的制定

1、各項目經理根據工地材料采購計劃提報采購需求量給到訂單員審核（采購訂單要確保材料規格、型號、數量無誤并簽字且附上材料送至的預期及工地地址收貨人信息后通過下單群以申報）；

2、根據項目經理提報的批量的采購明細訂單員做采購單確認后蓋上“贛州金螳螂家電子商務有限公司提貨專用章”以掃描件的形式傳送給供應商；

2、采購量較少的，以微信群下單方式直接傳送至供應商，訂單員截圖存底保留下單記錄方便后期核對。第二條 材料的簽收及單據回收

1、材料送貨至工地須由項目經理或工程管家簽收；

2、簽收單據每周五工程例會帶回公司返到訂單員，因項目經理自身原因導致缺單，后期對此工地不做項目結算。

第三章

材料單據核對

第一條 訂單員與供應商及項目單據核對

1、材料的單據核對與供應商約定于每月月底25日前把單據提交至訂單員處；

2、訂單員每月25日-27日之間和供應商及項目經理就當月的供貨的材料單據做核對；

3、單據核對無誤后，要求供應商開具增值稅普通發票30日前給到財務。

第三條 成本核算與財務單據核對

1、每月28日訂單員核完后按項目工地分類給到成本核算，及按供應商分類給到財務；

2、每月29日成本核算需將該月每個項目的單據與財務進行核對，確保零誤差，達到收支平衡。

第三章

付款事宜

一、每月29日成本核算與財務單據核對無誤后，每個項目中班組領用的主材、輔材費用將在之后的班組進度款中直接扣除；

二、付款需準備資料：

1、銀行申請付款單（供應商填寫）

2、發票（需開材料明細清單，分工地開）

3、送貨明細（需收貨人簽字）

4、合同

三、每月30日資料核對無誤后提交至平臺核算會計，待審核通過后付款至供應商。

第四章

附

則

第一條 參與采購過程的各相關崗位，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發揮互相監督的作用，確保企業的利益不受損害； 第二條 本辦法自公布日期執行。

二○一七年九月一日

第三篇：采購管理制度

采購管理制度

1.目的

為進一步加強公司制度管理，健全企業采購制度，提高采購效率，明確崗位職責，降低采購成本，減少不必要的開支，保證采購工作的正常化、規范化，特制定本制度。2.適用范圍

凡本公司運營所需之設備、原材料、輔助材料、包裝材料、低值易耗品等采購作業及產品委外加工等一切物料采購均適用于本制度。3.定義

3.1.生產計劃的物料需求——指采購員依據派工單上外購件信息和產品物料清單進行采購的方式；

3.2.外協件采購需求——指完成產品開發、生產過程中成品、半成品的外協加工； 3.3.安全庫存物料需求——指公司常備一定庫存量以滿足生產需要的物料，依據安全庫存量進行采購的方式，適用于經常性，共用性及購買時間較長的低值易耗物料； 3.4.雜項物料需求——指不定時發生的小金額采購，或文具用品等；

3.5.固定資產需求——由于生產量的增加或新產品的開發需要增加設備類（含辦公設備）的采購；

3.6.樣品物料需求——新產品開發試樣階段所產生的物料需求； 4.采購計劃

4.1.除生產計劃的物料需求外，所有采購作業物料需求信息均以【請購單】為依據； 4.2.生產計劃物料需求的確定：計劃員在接收訂單后，在編制派工單時同時編制外購件和產品物料清單，并與庫管員確認所需物料是否有庫存，采購員依據派工單信息進行采購； 4.3.外協件采購需求的確定：外協件的采購流程參照《工序負責人工作流程規范》的相關規定執行。

4.4.雜項物料需求的確定：各需求部門根據需要填寫【請購單】經部門主管批準后交采購員進行采購；

4.5.安全庫存物料需求的確定：庫管員根據需求對生產物料自定一小部分安全庫存，并每周進行統計，每周對安全庫存物料進行統一填寫【請購單】請購一次；

4.6.固定資產需求的確定:由于生產量的增加需要新增設備的由生產部廠長在建立生產計劃時提出申請，由于新產品的開發需要增加設備的由設計部主管提出申請，辦公設備的增加由人事部提出申請。固定資產的申請，填寫【請購單】后需呈總經理批準后方可進行采購。

4.7.樣品物料需求的確定: 由設計部提出請購，部門主管審核后由總經理批準方可采購。4.8.材料增補申請單所需物料的確定：產品在加工過程中因品質異常報廢，由報廢人填寫【補料申請單】，經部門主管審核后進行采購。

5.采購流程 5.1.一般采購流程 5.2.請購申請

5.2.1.請購之前，申購人應向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重復采購；

5.2.2.采購之前，申購人依據所需物資的品名、規格、數量、需求日期及注意事項填寫【請購單】。

5.2.3.緊急采購時，由申購人在【請購單】上注明“緊急”，以便各部門加快流轉及時處理。5.2.4.若填寫【請購單】后撤銷采購，應立即通知采購員，以免造成浪費。

5.2.5.請購人填寫【請購單】，經相關人員批準后，交采購員簽字確認，采購員應檢查【請購單】的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過審批。5.2.6.外協件的請購流程參照《工序負責人工作流程規范》的相關規定執行。

5.2.7.各部門應及時檢查采購需求，請購單應在每天上午9點前完成審批交采購員，采購員在收到請購單后統一進行詢價下單，9點后的請購單，在次日進行統一詢價。緊急請購項目除外。5.3.詢價

5.3.1.采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理各類請購需求，對于未采購過且未指定供應商的物資或未指定外協供應商的外協件，應提供三家以上供應商及價格進行比價；

5.3.2.采購員詢價時應注意審查供應商的主體資格（經營狀態、是否按時年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等），要求供應商提供聯系方式以便相關負責人核價。確定供應商后，應要求供應商提供證明主體資格的材料（企業提供營業執照副本復印件、個人提供身份證復印件）。

5.3.3.對于緊急請購項目應優先處理，不必按此條款第一項規定執行，但必須保證供應商資格符合要求并且相關信息齊全。5.4.核價

5.4.1.物品若采購過并有固定的合作供應商，價格無調整的情況下，采購員直接下采購訂單，無需核價。

5.4.2.物品若未采購過或價格有調整，采購員將報價單及該物品的歷史價格整理好提供給總經理進行核價。核價后采購員下采購訂單。5.5.采購實施

5.5.1.采購員必須在承諾的時間里滿足請購部門的需求，避免停機停產的浪費。

5.5.2.采購員在不理解耗材的規格或有不能滿足現場需求時，可委托需求方自行購置處理。5.5.3.受委托方的采購行為視為采購員的行為，故采購員應在采購前詳細告知受托者有關供應商、價格、采購規定等訊息，采購員需承擔受托者采購過失的責任。

第四篇：采購管理制度

采購管理制度 PDKJ-CG-001

1．總則

1．1 目的

為使本公司原材料的外采購作業有所遵循，及時提供適質，適量，適價的原材料，特制定本制度。

1．2 范圍

凡大宗原料、輔料、包裝材料、設備、零件、器材、辦公用品等采購業務中，有關詢價、議價、采購等作業,均適用本制度。

1．3 采購部門及權限的劃分

1．3．1 公司原材料的采購計劃、價格、策略等均由采購部決議（原則上按照物美價廉、貨比三家）。

1．3．2 臨時的、緊急的采購，由使用部門提出申請，采購部負責詢價，呈總經理簽準。

1．3．3 具體采購業務由采購部負責執行，而特定儀器、設備之采購須由請購部門主管和技術人員參與技術、價格、質量等方面的審定。

1．4 采購工作基本原則

1．4．1 采購委員會是公司在原材料采購過程中的最高決策機構。

1．4．2 公司的總經理是采購委員會會議決議的最高執行者。

1．4．3 公司的財會部門必須對采購業務與采購委員會會議決議是否相符，予以充分的反映和監督。

1．4．4 品管部門必須對購入生產用原料的質量予以全過程的監控。

1．4．5 采購部門必須根據采購委員會的會議精神，多途徑，少環節，貨比三家，適時，適質，適量，適價保證原材料的供給。

1．4．6 采購委員會會議須定期與不定期召開。例如，根據年、季、月銷售和生產目標應定期舉行；根據原材料的采購特點及資金調度情況應不定期的舉行。

1．4．7 采購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，采購等分析，并及時提交采購委員會。采購部應對供貨市場，供應商情況，需購原材料質量、價格、數量、運輸、氣象資料、進出口數據、原材料庫存、原材料耗用情況等作出定期分析。

1．4．8 采購部和財會部應于每月末與供應商核對供貨數量、應付貨款和商務處理等資料．

1．4．9 采購部應定期對采購人員進行業務培訓和考核，以提高采購人員的業務能力和思想品德水平。

1．4．10 原材料采購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原材料預付貨款。

2．采購委員會及其會議制度

2．1 目的

采購管理是任何一個企業都視之為經營是否能步入軌道的重要基礎之一。特別在原材料成本占據銷售成本75—85%左右的行業，原材料采購成本和儲存成本的合理性，會對經營利潤產生很大的影響。因此，有效的采購委員會制度可以讓我們得以：

（1）奠定穩定的采購管理工作基礎；

（2）提高采購管理水平；

（3）降低采購成本和儲存費用，合理使用資金。

2．2 采購委員會的組織及職責

2．2．1 公司設立采購委員會，由總經理，副總經理，采購部長，品管部長，財會部長、采購部所有業務員組成。總經理擔任采購委員會主席，采購長兼任會議秘書，做會議記錄并負責決議案的執行。

2．2．2 采購委員會職責：

（1）擬定原材料的采購政策并確保政策的適當執行。

（2）依據本公司的質量標準，確保原材料的品質及合理的價格。

（3）審核決定采購的時機、價格及數量。

（4）協調、解決影響采購實施的重大問題。

2．3 采購委員會組織的運行

2．3．1 每月定期召開采購委員會會議采購委員會會議是日常采購管理工作之一，由會議討論決定采購委員會召開會議的固定時間，并相應的要求有關部門定期提供分析資料，以供會議討論和決策。

2．3．2 不定期召開采購委員會會議對采購管理過程中的特殊事項，例如：原材料市場急劇變化時。經采購委員會成員的提議，應臨時召開采購委員會會議。

2．3．3 開會的法定人數為全體委員的三分之二，采購委員會的決議須半數以上人員表決通過，方可執行。出席采購委員會會議的列席人員無表決權。

2．3．4 采購委員會召開會議時，采購委員會成員若無法參加，應授權代理人員參會。

2．3．5 會議主持人為采購委員會主席，主席因故不能出席會議時應委托副主席或公司其他領導主持。采購部長負責會議的召集。

2．4 采購委員會會議的內容及程序

2．4．1 采購部長報告以下情況：

（1）上次會議決議事項的執行情況。

（2）原材料的庫存量、在途量。

（3）原材料的市場行情預測動態，公司應采取的措施。

（4）月原材料采購計劃及資金需求計劃。

（5）采購部外欠貨款情況。

（6）采購實施中需協調解決的問題。

2．4．2 采購委員會對采購部報告內容進行討論并做出決定。

2．4．3 會議決議事項由采購部長記錄，整理后呈采購委員會主席核準。

2．4．4 采購部長將核準后的會議紀要分送委員會成員,并負責決議案的執行。

2．5 采購委員會控制要點

2．5．1 對采購過程中發生的重大采購事項，必須由采購委員會討論決定。

2．5．2 原材料價格應在同地區，同行業中保持較低的水平。

2．5．3 原材料質量必須在同地區，同行業中保持較高的水準。

2．5．4 根據產銷實際情況，確定每月原材料的安全庫存量，確定需階段性（季節性）儲備原料的合理庫存量。

2．5．5 對有預付款的采購，必須事先提交采購委員會討論通過。

2．5．6 采購部必須有完整的采購結算檔案，并建立有效的采購分析檔案。

3．供應商管理辦法

3．1 供應商的選定及指導

3．1．1 對于大宗或經常使用的原材料，采購部門應建立相對穩定的供應商，并設立“供應商資料卡”作為日后詢議價和供料的參考。

3．1．2 為確保貨源，采購人員對于經常采購的原材料，應尋找兩家以上的供應商作為儲備或交互采購，以穩定貨源、降低價格。

3．1．3 選定供應商時，應從其供貨能力、信譽度、資金狀況、解決糾紛能力及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，并依此確定是否發展為長期供應商。

3．1．4 若供應商為貿易商或代理商時，采購人員應調查其信譽及技術服務能力等，憑以作為判斷是否為采購對象的依據。

3．1．5 積極向供應商宣傳公司原料品質標準，并在品質及技術服務上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質穩定且符合公司的質量標準。

3．2 供應商的管理和分類

3．2．1 每一筆采購業務，都要進行采購成本分析，交部門經理審閱后存檔以充實供應商的資料卡。

3．2．2 供應商的分類。根據供應商的信譽狀況、貨源穩定性（數量、品質）、資金狀況、發運能力等方面進行分類。例如把供應商分為A、B、C、D四大類：A類指信譽良好、貨源穩定、資金充足以及發運通暢的廠商；B類指信譽良好、資金充足及發運通暢但貨源較不穩定的廠商；C類指信譽較好，資金充足或發運較通暢、貨源不穩定的廠商。D類指資金較充足或發運較通暢、但信譽一般或差、貨源不穩定的廠商。

3．2．3 對于時常出現交貨品質不符合質量標準，交貨數量不足，延誤交期，售后服務不良等情況的供應商，應立即通知其改善，并按規定扣款。如未能改善者，采購部應另行開發新的供應商。

3．3 供應商的開發

3．3．1 采購人員應積極調查原材料資訊，收集原材料市場行情，積極開發新的供應商。

3．3．2 開發原料新供應商時，應取樣經品管部或使用部門檢驗分析，提出報告，必要時應到現場調查確認其生產技術及品質水準之后，進行詳細評估，決定是否列為供應商。

3．4 采購資料及檔案管理

3．4．1 采購內勤人員每月初或每周做好“供應商資料卡”、“原料及微量元素采購報表（月）”、“采購分析報表（周、月）”、“庫存報表（月）”等匯總整理工作，并報告有關領導。

3．4．2 市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應商信譽等級定期評審，來電來函文件資料及時分類保存。

3．4．3 公司有關人員如需借閱有關資料、檔案，必須經部門經理同意后，由內勤人員登記，借閱人員簽名后方可。

3．4．4 有關采購委員會的資料，由部門經理歸類存檔保管，借閱需經采購委員會主席同意，并登記后執行。

4．原材料采購管理辦法

4．1 計劃

4．1．1 原料采購計劃采購部根據行銷部的下個月及下六個月銷售計劃，品管部據此做出的下個月及下六個月用料計劃，生產部提供的上期庫存情況表，編制下個月及下六月的原料采購計劃。

4．1．2 包裝物采購計劃采購部根據銷售部的銷售計劃、品管部（畜禽部、肉品加工廠）做出的編織袋（包裝箱）用量計劃，編制采購計劃。

4．1．3 勞保用品、辦公用品采購計劃采購部根據行政部報來的經總經理核準的每季勞保用品、辦公用品請購計劃，編制采購計劃。

4．1．4 零配件、藥品的采購計劃采購部根據生產部、品管部報來的零配件及藥品月需求量，編制采購計劃。

4．2 信息收集與分析

4．2．1 采購部應掌握主要原料的產地分布，當年收成、加工期、交易渠道、運輸方式、質量、庫存及國家產業政策、市場供求關系等資訊，填寫“原料行情周報表”和“原料采購分析報表（周、月）”供采購委員會參考以便確定最佳采購時機。

4．2．2 采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應商詢價，以了解原料市場行情變化情況。

4．2．3 采購部在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根據供應商歷次供貨的信譽、交貨期、價格、應變能力等因素，選擇理想的供應商及合理的采購價格。

4．2．4 對包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應根據公司的要求、標準，采取供應商報價，深入廠家了解產品質量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供應商進行議價。

4．2．5 采購部將下月所需原材料的數量、價格、可選擇供應商等資料匯總后，提供采購委員會討論、決策,每種原材料的可選擇供應商不得少于兩家．

4．3 核準

4．3．1 采購委員會根據采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。

4．3．2 采購部根據采購委員會的決定，向供應商訂貨，開“原料采購申請單”簽訂采購合同，實施采購作業。

4．3．3 采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如遇價格下跌，則適時要求供應商降價，并及時掌握最新價格。

4．4 合同

4．4．1 所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份（一份采購部自存，一份交供應商，一份交財會部）。信件和數據電文可以作為合同附件，應注意互相之間時間和內容的一致性。

4．4．2 如市場行情發生變化，合同需更改，須由采購部長報送總經理核準后才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。

4．4．3 采購合同內容由當事人約定，應將以下內容明確、清楚、具體寫出，不

得含糊其辭：

（1）標的；（2）數量；（3）質量；（4）價格；（5）包裝；（6）交貨期限；

（7）驗收地點及辦法；（8）交貨方式及地點；（9）付款條件及付款方式；

（10）保險；

（11）運輸損耗的承擔；（12）違約責任。

4．4．4 所有合同經采購部長簽字后，報送總經理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應按《合同法》有關規定處理。

4．5 交貨期控制

4．5．1 合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度。

4．5．2 采購部根據原料客戶發貨情況，提前填寫“原料到貨預報表”送生產部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料采購進度月報表”。

4．5．3 每批料收貨結束，采購部應對其品質、價格及“合同履行情況”、“采采成本”進行分析評判，登記入供應商資料卡內，作為以后選擇供應商之依據。

4．5．4 包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應商后，采購部根據庫存情況通知供應商安排交貨日期與數量。

4．6 異常情況處理

4．6．1 如遇供應商送來的原材料品質、數量等與合同規定的不相符，應及時書面通知供應商處理。

4．6．2 如臨時需采購原材料，則須按以下程序辦理：使用部門申請→總經理核準→采購部詢價、比價→總經理核準→采購部采購→品管部或使用部門驗收。

4．6．3 因品質不合格而退貨、換貨導致逾期入廠，應以逾期交貨處理。

4．7 貨款結算

4．7．1 采購部根據所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，填報“原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應提報“付款計劃”報財會部和總經理。

4．7．2 一批原材料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據，打印“付款申請單”一并送財會部做為付款憑證。

4．7．3 原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發票；物料的付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發票。

4．7．4 采購部應在每批原料收貨后一周內及每月底與供應商核對帳務，防止出現差錯。

4．8 帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工）

4．8．1 在部分原材料緊張處于賣方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經理嚴格審查批準方能辦理。

4．8．2 帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發出并拿到有效憑證（鐵路領貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。

4．8．3 匯票特戶和信用卡轉帳，在具體付款之前，須經采購部長審核，呈報總經理批準，由財會部授權辦理。

4．8．4 如發生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應商欠款，采購部要責成具體經辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。

4．8．5 必要的原材料預付貨款應遵循以下幾點：

（1）必須是信用良好的固定供應商，對貿易公司性質的供應商不得采用預付貨款的結算形式。

（2）信用良好的第三方為供應商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作任務之一。

（3）必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實地調查供應商的實物供應，質量保證情況和目前的經濟狀態等情況，并將調查報告提交采購委員會。

（4）必須有完整的正式合同，重要合同須經國家認可的公證機關予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質量標準，和在需方所在地的法院管轄范圍內履約。

（5）預付款的額度控制，須由采購委員會會議決定，對每一項預付款都應在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產的需要，又要保證貨款安全的相應對策。

（6）原材料預付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時明確專人負責該項原材料和貨款的追蹤記錄，并根據實際情況按天或周，或旬將記錄提交給采購委員會，直至該合同履行完畢。

5．原材料接收和退貨管理辦法

5．1 車站（碼頭）的接貨作業

5．1．1 采購人員應及時與供應商約定原材料到達公司的日期，并發出“原料到貨預報表”，內容包括到貨時間、車皮號（船號）、件數及總量等，通知儲運員、地磅房、生產部和品管部，儲運員應及早與運輸單位和車站（碼頭）取得聯系，作好接收準備。

5．1．2 貨物到站（港）后，儲運人員應對每個車皮（貨船）的卸火車（船），裝汽車，全過程嚴格監督，對每一輛貨運汽車簽發貨物短途運輸證明并認真填報“車站（碼頭）接貨原始記錄表”。

5．1．3 出現短件、被盜情況應及時向鐵路索取記錄，填制“鐵路記錄通知單”，迅速通知發貨單位，并向保險公司索賠；船運出現的短件、被盜、被淋濕等應及時向承運部門索賠。

5．1．4 從車站（碼頭）轉運原料到公司的過程中，應加蓋蓬布，防止原料被雨淋濕或被盜。若發生雨淋、丟失、應負責向承運人索賠。

5．1．5 儲運人員負責對車站（碼頭）費用及代辦單位帶墊費用進行審核，并編制“車站（碼頭）費用月統計表”，連同原始單據交采購內勤結算。

5．2 進廠原料收貨作業

5．2．1 送貨車輛到達公司，由門衛按公司的要求安排停車地點，通知采購部核實為公司所訂貨物后，填寫“原料取樣卡”上的日期、供貨單位、原料名稱、車輛號碼，并通知品管部進行30%抽樣。

5．2．2 品管員到門衛取“原料取樣卡”,對相應車輛進行30%抽樣，并將樣品帶回品管部按照集團品質要求進行品質檢驗。

5．2．3 品管部填寫“原料取樣卡”上已檢驗的水分結果、30%取樣人、化驗人的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯自存，第二、三聯轉送采購部，對合格原料即隨車作100%抽樣準備。

5．2．4 采購部接到“原料取樣卡”后，對質量合格者，打印“原料收貨報告”，并將“原料取樣卡”第二聯留采購部查存，第三聯及“原料收貨報告”由客戶作進廠憑證。

5．2．5 門衛根據“原料收貨報告”辦理進廠登記手續，并對車輛進行檢查，指揮監督客戶實施過磅程序。

5．2．6 客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯到地磅房進行重車過磅，地磅房打印“原料收貨報告”進廠欄，并將“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯返回客戶，指引客戶實施卸貨程序。

5．2．7 客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯到原料庫，由原料庫倉管員接收兩單，安排卸車并計件；倉管員打印“原料收貨報告”工廠倉庫欄。然后將“原料收貨報告”返回客戶，指引客戶實施空車過磅程序。“原料取樣卡”第三聯在品管員實施完100%抽樣后，隨樣品帶回品管部。

5．2．8 客戶持“原料收貨報告”進行空車過磅，地磅員收回“原料收貨報告”，打印出廠欄，并簽字；同時將“原料收貨報告”客戶聯和已蓋地磅確認章的出門聯交予客戶，指引客戶出門。

5．2．9 門衛憑地磅蓋章后的“原料收貨報告”的出門聯對車輛進行檢查后，方可辦理出門手續，放車出門。客戶聯由客戶留存，作為售貨憑證和結算依據，出門聯由門衛收回，并于第二日早上將出門聯送交財會部核對。

5．2．10 地磅房應及時將“原料收貨報告”所剩四聯整理后送品管部。

5．2．11 品管部根據100%抽樣的檢驗結果，打印“原料收貨報告”化驗室欄并簽字。“原料收貨報告”填寫完畢后，由品管部送給采購部。

5．2．12 采購部在收到品管部送來“原料收貨報告”后，及時將品質扣減等內容打印入“原料收貨報告”采購欄，并將“原料收貨報告”分送有關部門，同時，將此批貨的有關單據整理后送交財會部核算和付款。

5．3 原料退貨作業

5．3．1 對于汽車運輸的原料，經30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責處理。

5．3．2 對于以鐵路運輸到站的原料，經30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責聯系客戶洽談處理意見，對貨物存放，采購部和客戶針對具體情況商定。

5．3．3 對于經30%抽樣合格已進廠的不合格原料的退貨，應按以下程序進行：

（1）對于公路汽運到廠的貨物，在廠內卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數量，及時與采購部聯系，交采購部處理，挑選出來的不合格原料隨車退貨。

（2）對于公路汽運到廠的貨物，在廠內卸車過程100%抽樣中，若不合格原料達到30%以上，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨原因，及時與采購部聯系，交采購部處理，辦理退貨。

（3）對于鐵路運輸到廠的貨物，在廠內卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數量，及時與采購部聯系，生產部原料庫負責退貨原料的保管，由采購部負責通知客戶作出處理。

（4）退貨原料應專區放置，并掛牌標示，以防誤用。

5．3．4 到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下：

（1）根據品管部意見，由采購部通知客戶，具體退貨數量、退貨原因、在客戶確定無異的情況下，由采購部負責協調處理。

（2）鐵運到廠的原料，由采購部根據品管意見，填寫進廠原料退貨單”中的“進廠情況”項的內容，并在采購部欄簽字。

（3）采購部將填好上述項目的“進廠原料退貨單”交品管部，核實確定無異議后由品管部簽字并交采購部。采購部將此單交原料庫，同時安排儲運空車過磅。

（4）原料庫按該“進廠原料退貨單”辦理裝車退貨。

（5）司機將退貨原料過磅，由地磅員填寫“過磅單”并將“過磅單”第二聯交司機送返原料庫，倉管員憑此單填寫“原料退貨報告單”。

（6）退貨完畢，由原料庫依據“原料退貨報告單”及“進廠原料退貨單”中“進廠情況”，填寫“進廠原料退貨單”中“退貨情況”項中的有關內容第一聯交采購部，第二聯交財會部，第三聯生產部留存。

（7）司機將退貨原料拉到指定位置后，將“原料退貨報告單”交儲運核對并簽字，司機可憑此單作運費結算，以便采購部和客戶處理。

5．4 采購物資的驗收作業

5．4．1 驗收前的準備：準備好必要的測量工具、開箱工具、收貨記錄本、筆等用品。

5．4．2 核對資料：核對采購計劃、供貨合同、技術說明書等的具體要求；對于無計劃、無合同的物資倉庫管理員應拒絕驗收。

5．4．3 檢驗實物：驗收最好由兩人進行，檢驗實物時要認真仔細驗收，物資的數量要采用計劃、供貨合同等規定的計量單位，如實記錄貨物的真實情況。

5．4．4 根據物資驗收的情況，作出明確的驗收結論：合格或不合格。對于合格的物資應準予入庫，對于不合格的物資應按照不合格物資的處理措施程序進行處理。

5．4．5 不合格物資的處理：

（1）讓有經驗的人員參與重驗；

（2）通知采購部采購員與貨主聯系退貨、換貨事宜；

（3）通知生產部門了解庫存情況。

5．4．6 關于煤、鹽、堿的驗收：庫管員對于煤、鹽的驗收，除要求有采購計劃外還應注意以下幾點：

⑴送貨司機將過磅單交給使用單位（鍋爐房、餐廳等），使用單位負責驗收數量和質量，并在過磅單上簽字。

⑵購員報帳時，由使用單位主管將過磅單的累積數量與發票驗證無誤后在發票和過磅單上簽字。

⑶采購員到物資庫辦理報帳手續時，庫房管理人員憑發票上的簽字和過磅單開驗收單。發票上無使用單位主管人的簽字或者無過磅單者，庫管員要拒絕打驗收單。

5．4．7 關于鍋爐壓力表、安全閥等物品的驗收：庫管員在對鍋爐壓力表、安全閥驗收時除具備一般的驗收條件外，還應注意國家及公司安全管理部門對此的有關規定，如：凡新購進或校驗的

四川蓬達農業科技有限公司

二O一三年九月一日

第五篇：采購管理制度

采購管理制度

第一章

總則

第一條?為進一步規范我局的采購行為，加強物資采購管理，根據我單位的實際情況，特制訂本采購管理辦法。

第二條?本著對我局負責、降低采購成本的目的，加強對物資采購的管理工作，使采購過程中的決策、價格監督、質量檢驗等工作進一步規范化、制度化。

第三條?采購原則

1、采購過程實行“三比”（即比質比價比服務）的采購原則。

2、采購實行購物用款審批，合同審批、付款審批及質量驗收的控制原則。

3、采購組集體詢價采購原則。

4、采購過程監督原則。

第四條?屬于政府采購的項目按《中華人民共和國政府采購法》、《齊河縣政府采購工作細則》等相關法律法規辦理。

第五條?物資采購按照“先考察，再比較，后確定”的程序進行，對所購物品至少要考察三個以上廠家的同類產品。從質量、價格、售后服務等方面進行認真比較，充分論證，確定所購物品。

第二章?采購過程管理

第八條?一般采購過程包括1、各科室按預算提出采購計劃2、詢價填報用款申請3、實施采購，開具發票；4、驗收入庫、財產登記5、簽字報賬。

第九條?其他采購過程管理及要求：

（一）單筆一萬元以上支出的采購比價過程需兩人以上共同現場共同見證，比價結果確認均由兩個比價人簽字，兩人應包括相關業務科室人員和辦公室人員，詢價結果在局內公示三-五日后無異議簽訂合同，真正做到公平、公正、公開。

符合政府采購的大額支出，按照《政府采購法》及相關規定采用公開透明方式選擇供應商。

(二)采購人在一個預算內，采用公開招標以外的方式重復采購相同貨物或者服務兩次以上、資金總額超過公開招標數額標準的視為化整為零規避公開招標采購；編制政府采購計劃應注重政府采購的規模效益，在同一內，對同一采購品目可以安排兩次采購計劃，但不得超過兩次以上。屬于協議供貨范圍的采購品目，同一品目的采購，每季度內不得超過兩次，含兩次。

(三)詢價、編制預算，填報用款申請。

(四)政府采購項目必須填寫《齊河縣政府采購建議書》，報財政局審批后，按照審批意見執行；

(五)所有政府采購項目和招標都要簽訂合同，未簽訂合同不得實施采購。

合同由各相關業務科室長初審，分管副局長復審，單位負責人審批。

(六)合同簽訂后嚴格按合同要求執行采購，加強采購過程監督，有階段驗收的必須進行階段驗收。

(七)驗收由相關科室和辦公室共同參加，按合同要求驗收。

初次驗收不合格的限時改正，改正后再次組織驗收，仍不合格再次限時改正。三次驗收不合格的由采購組就存在質量問題部分組織再次采購。

第三章

附則

第十條

采購組要根據本制度，加強對政府采購業務的管理。

第十一條

本制度由辦公室負責解釋。

第十二條

本制度自2021年1月1日起實施。