第一篇：談談電子郵件的寫作[最終版]

談談電子郵件的寫作

[作者：陳 罡 來源:jihua918 點擊數：3051 更新時間：2006-09-16 20:26:19 文章錄入：jihua918]（《應用寫作》2005年第1期）

寫作作為人類一種普遍的生活方式、生存狀態，在數字化時代來臨之際，無疑也發生了一系列重大的變化。而電腦寫作、網絡寫作也正以其數字化的身份在寫作領域內扮演著重要角色。其中電子郵件的寫作以其方便、快捷、迅速的特點受到了人們的歡迎。

電子郵件（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｍａｉｌ，縮寫為Ｅ—Ｍａｉｌ），是指通過一定的通訊網絡（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ、局域網）在兩臺或兩臺以上計算機或終端之間進行電子文本信息傳輸與交換的一種技術。

與傳統信函相比，電子郵件所具有的優勢顯而易見。傳輸速度快，從原來的幾天、幾十天減少到幾分鐘、十幾分鐘；即寫即發，不用貼郵票，跑郵局；使用費用較低；開放性廣，即使是一些非Ｉｎｔｅｒｎｅｔ用戶也可以通過一些稱為網關（Ｇａｔｅｗａｙ）的計算機與Ｉｎ-ｔｅｒｎｅｔ上的用戶進行電子郵件的收發。這里，我們從寫作角度談談電子郵件的寫作方法、特點及其注意點。

一、寫作方法

要進行電子郵件的寫作，首先自己要申請一個電子信箱。電子信箱有免費的，也有收費的，最便捷的方法是直接到網站申請。有了自己的信箱，就可以向別人的信箱發郵件了。

如果僅僅是講電子郵件文本的寫作，那么只要在ｗｏｒｄ、ｗｐｓ、記事本、寫字板等文字處理軟件里寫就可以了。但是這種簡單的文本還談不上是真正的電子郵件，完整意義上的電子郵件寫作其實還包括了收發郵件的過程（主要是發郵件）。目前進行這種寫作的方式主要有兩種：一是直接登錄網站上你的信箱，利用網站提供的郵件服務程序進行寫作；二是利用Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓ、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｕｔｌｏｏｋ或Ｆｏｘｍａｉｌ這樣的專門軟件來進行寫作。在這里，我們主要介紹一下前者，至于后者，在一般的電腦知識類書籍中都可以找到，而且這兩者在許多方面都是相通的，就不多談了。

首先，我們來熟悉一下電子郵件的格式。正是由于電子郵件的收發與寫作都需要軟件的支持，因此其基本格式就被軟件設計者所規定下來了。就像傳統寫信會有信封款式一樣，寫電子郵件就必須得有電子信箱（收件人與發件人的地址），該地址用于標識某個用戶，有了這個標識后該用戶才能收發因特網上的電子郵件。如今我們通用的地址格式是由一位美國工程師設計的，它由用戶名加上郵件服務器（收發或處理郵件的服務器）全機名或域名構成，這兩者之間用一個符號＠（可讀作英文單詞“ａｔ”，表示“在”的意思）相連。如ｓｏｍｅｂｏｄｙ＠ｓｉｎａ．ｃｏｍ．ｃｎ就是一個合法的電子郵箱地址。

下面就以登錄新浪網站為例來談一下電子郵件的寫作。有了自己的電子郵箱，那么先要登錄網站，然后進入你的郵箱。在網站的郵箱服務頁面上，點擊左側的“寫郵件”按鈕，就出現了寫作電子郵件的頁面?！笆占耍ǎ裕铮毙袑懭雽Ψ降碾娮余]箱，如果有多個郵箱地址，中間用“，”號分隔?！俺停ǎ茫悖毙泻汀懊芩停ǎ拢悖悖毙幸部蓪懭肫渌占说碾娮余]箱，但“密送（Ｂｃｃ）”行與“抄送（Ｃｃ）”行不同的是，寫在這里的收件人將不會看到本人以外的其他收件人地址?！爸黝}”行可給郵件起個題目或概括主要內容。在頁面的最下方是一個文本框，在這個文本框內即可寫入郵件的具體內容。頁面中間還有附件欄，可以將文本、圖片、聲音等文件作為附件加入，那么收件人在收到郵件的同時也能收到該附件。由于你已經登錄，發件人郵箱會在郵件中由系統自動加入。當文本內容寫完之后，點擊“發郵件”按鈕，郵件立即發出。等一會兒出現“郵件已經成功發送到指定地點”的頁面之后，郵件即發出了（即信已寄出）。從這個意義上說，收到的電子郵件也同傳統信件一樣會有一個“信封”，它包括收信人電子郵箱地址（Ｔｏ），發信人電子郵箱地址（Ｆｒｏｍ）和信件主題（Ｓｕｂｊｅｃｔ）。

在以前，傳統信件是否已經讓對方收到，發信人必須得到對方回音（回信、答復）才行。而電子郵件在這方面更為便利，只要在“對方讀到信時給我回應”前的空格打勾選中，就可以知道對方是否看到了。當然，更快捷的方式還可以利用手機短信來通知。

二、特點

與傳統信件相比，電子郵件文本的寫作體現了以下特點：

１．行款格式的簡約化

由于傳統信件中的許多成分如寄信人、收信人、寫信時間等都可以由電子郵件系統自動完成，我們寫電子郵件就不必像傳統信件一樣要有強烈的行款格式的意識。收發雙方其實達成了一個共識，即不用像傳統信件一樣去計較嚴格的格式。雙方看重的是文本的內容，甚至只是看重那個附件。所以，即使文本部分沒有一個字，收信人也不會太在意，只要附件傳來了就行。

２．附加信息的多元化

雖然目前免費電子郵件的服務系統一般只提供４～１０Ｍ左右的附件長度，但人們已經可以利用這４～１０Ｍ空間傳遞許多信息，文字、圖片、聲音都可以躋身其中。而付費用戶就能利用更多空間了。隨著服務的完善與收費制度的普及，電子郵件所能加載的信息容量與品種一定是越來越多的。

３．文本內容的個性化

電子郵件文本的寫作可以說完全體現了“自由”這一特點。你可以長篇大論（一般來說，較長的文字或專門的文稿以附件形式發送比較好），也可以寥寥數語，甚至只當寫個便條。在表達上，可以是比較正式的書面語，也可以是很隨便的口語，甚至是隱語、悄悄話。但是，我們還應該看到，這種電子郵件所帶來的聯系快捷的功能正在逐漸受到手機短信的挑戰（雖然目前一條短信一般只支持７０個左右的漢字）。

三、注意點

電子郵件的自由與快捷使得人們可以非常隨意地使用它，只要內容不違反國家法律法規的有關規定，一般都沒有太大的問題。但是，有些電子郵件在寫作時會出現語句含混、辭不達意的情況，不符合表達的基本要求，表達不清楚，不能讓對方明白寫作者的意思。這是應該注意和避免的。在這一點上，電子郵件寫作的根本要求又是和傳統信件相通的。

作者單位：南京師范大學文學院

責任編輯：楊紅星

第二篇：商務電子郵件寫作

商務電子郵件寫作

在現今的商業社會中，電子郵件已成為當今世界上使用最頻繁的商務通訊工具。根據國際數據公司(IDC)2006年的統計，全球每天發送約840億封電子郵件。然而，在全球每天發送幾百億封電子郵件的今天，人們卻很難感受到電子郵件的高效性。閱讀、撰寫、管理電子郵件會占據人們大量的時間。美國管理協會（American Management Association）和電子政策研究所（The ePolicy Institute）進行的調查表明：如今人們每天花30分鐘到4個小時甚至更多的時間來處理電子郵件。垃圾郵件是造成該問題的原因之一。但另一個更重要的原因是人們不知電子郵件的注意事項和寫作技巧。如果郵件中充滿了錯誤、矛盾、難懂的語言，讀者就會失去閱讀的耐心，而且這種毫無紀律、沒有重點、無法讓人信任的溝通會使你面臨信譽掃地的危險，也可能會導致公司商機的喪失。所以良好的寫作技巧不僅能夠改善溝通品質，提高工作效率，而且能夠增加個人和公司的競爭力。這一點在如今的商務領域中已經得到了廣泛的認同。所以在職場中，如何有效地利用電子郵件為個人和公司創造更多的機會、擁有更多競爭優勢呢？職場中電子郵件的使用應該注意以下問題：

一、電子郵件是不是傳遞該信息最合適的選擇

方便絕對不是使用電子郵件傳遞某些信息的好理由。電子郵件是一種公共媒介。每次寄出或接收電子郵件時，信件的副本都會復制到服務器上，這樣，收信人以外的其他人也有可能會看到你的郵件。所以，郵件內容要格外謹慎。一般不要通過電子郵件傳送以下信息：

（一）公司或個人的秘密信息

電子郵件中沒有所謂的隱私權。在你將公司的機密或他人的隱私放入郵件中前，要想想萬一有人將其刊登在報紙上會怎么樣。

（二）敏感的話題

電子郵件不是面對面的交流。由于沒有面部表情、肢體語言和語調的暗示作用，你無法意識到信件的內容對對方而言是傷害還是冒犯。而且有時電子郵件中的內容是在電話或面對面交談中不會說的。所以，如果發送前不考慮收件人的感受，會很容易使人產生負面情緒。

（三）復雜的信息

信件的主體最好不要傳遞復雜信息，比如詳細報告。因為在屏幕上讀這樣的信息很費勁、很耗時，所以最好將其作為附件發送，而郵件主體主要描述或概述附件的主要內容。此外，發現需要回復的問題不只一個時，最好能夠根據情況采用面對面會談、及時通訊如MSN、QQ或電話等比電子郵件更適當、更有效率的方式。

二、寫郵件的目的是什么

人們寫電子郵件常常是出于習慣，而沒有考慮為什么寫。其實郵件寫作的主要目的有兩個：

（一）影響收件人的行為

告知或說服收件人實施某個行為。例如：

1.請于周五前將我的提議意見發給我。

2.請于會議前三天發放議事日程。

3.請重新安排我的約會。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如關于一個主題、行為或決定等。例如：

1.我公司將于明年春季推出三款新產品，詳細信息請參閱附件。

2.您星期五轉交給我的查詢信，我已回復。

3.董事會于上周做出了一些重要決定，我已總結如下。

三、對收件人了解有多少

溝通是雙向的——只有當你的信息被對方接受并理解后，溝通才能完成。沒有能夠清晰地進行交流的主要原因是沒有考慮收件人的信息。收件人的信息有助于決定郵件的內容、寫作的語氣和寫作的方式等。對收件人的考慮有：

（一）與收件人的關系。

（二）收件人是否希望收到這封郵件。

（三）收件人對這一主題的信息。

（四）收件人讀信后的反應。

（五）收件人對這一主題的興趣。

（六）收件人收到這封信的感受。

如果給了解的人寫信，上述問題就容易回答多了。但是如果給了解不多甚至是毫無了解的人寫信時，就需要根據一些其他信息，如此人工作單位、職位、與你或你單位的關系來做一些假設。這些假設會讓你的郵件更具有針對性并且獲得好的效果。例如：

如果收件人是對你公司的產品進行詢問的潛在客戶，說明他們對你們的業務有所了解但需要更詳細的信息來確定產品是否符合他們的需求。如果收件人是另一行業詢問有關項目信息的經理，說明他所感興趣的是有關項目的主要觀點而不是每個細節，并且他可能已具有一些相關但并不那么專業的知識。

四、郵件中的重要訊息是什么

在今天的職場中，人們每天都需要不停地應對、處理各種問題。時間的緊迫迫使人們不得不以盡可能高的效率處理手頭上的工作。閱讀郵件時，人們常常僅僅讀幾行就決定這封郵件是否值得再讀下去。所以務必將要點放在信件的開頭，然后是對有關要點的事實和觀點的陳述。

下面這些問題可以幫助確認郵件中的重要信息。

（一）要詢問什么問題？

（二）要發送什么文件？為什么要發給對方？

（三）要陳述什么觀點？

（四）要征詢什么意見？

（五）要給予什么建議？為什么對方要接受？

（六）要推銷什么產品？為什么對方要購買？

（七）為什么要表示感謝？

用兩三個能簡潔地表達主要觀點的句子來開始你的郵件。但是有時候需要幾個詞或一兩個短句來引出要點。例如：

1.約定的期限快到了。你方何時能夠匯報項目的進展情況？

2.很高興在上周的會議中與您相識。我對您關于明年四月份舉辦籌款活動的建議非常感興趣。

如果你回復一個問題，可以先將這個問題陳述或概括一下，然后再進入要點。例如：

你方曾詢問如果提前一周完工，開銷將會增加多少。據我方估計，開銷將會??

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地讀郵件讓我感到疲憊。為什么人們認為我應該了解跟他們一樣多的東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了?！?大多數人只是在寫重要的郵件時，才會停下來思考收件人究竟想要什么樣的信息。因此，我們的電子郵件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。這主要是因為我們的注意力總是集中在想讓收件人了解什么樣的信息而不是他們需要什么樣的信息上。但是如果從收件人的角度來寫郵件，你會發現郵件應該回答收件人的所有問題，而且只能是這些問題。想弄明白那些問題是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具體問題，否則得仔細考慮收件人可能問的問題。

要點和收件人所提問題的答案就構成了郵件的主要框架，這使得寫一封清晰、簡潔的郵件變成一件很容易的事情。例如：

我提議小組組長們每個月舉行一次自備食品工作午餐會。這樣每個人能夠及時了解項目最新的進展情況。此外，我們也有更多的機會討論如何解決問題。

你的意見如何？

卡爾

六、郵件中如何組織信息

一封好的郵件應該簡明扼要、層次清晰、邏輯性強。要點出現在最開始，其他信息都和要點相關，這樣收件人不需費勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時也會存在困難，不妨考慮下面因素：

（一）是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點、收件人可能質疑的問題就直接寫作了。

如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費解。

（二）是否有多余信息。盡管仔細思考了，但是大多數人還是會將所有的內容放在郵件中，好像我們所說的內容對收件人來說都很有趣。牢記：正文應該是對重要信息的支撐、解釋和擴展。如果不是，就趕緊省略。

（三）是否中途變換方向。有時我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個完全不同的話題。這樣會使收件人困惑，也會使你困惑。

（四）是否想要呈現太多的信息。每封信都關于一個話題或主題，每封信都針對一個收件人（群）。如果想在一封信內發送所有信息，在開頭列出要點，然后用標題幫助收件人（群）迅速地找到具體的細節。如果寫的內容太復雜，最好獨立成一個文本然后作為附件發送，而郵件僅提供簡要的說明。

七、將信息寫出

如果你遵循了以上建議，那么寫一封清晰、簡潔的郵件就像倒杯咖啡一樣簡單。寫郵件時，需要注意：

（一）在敏感的、復雜的、機密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方式。如果是，使用文字處理系統起草一封郵件。這樣的話，在寫好之前不會發送出去，而你會首先并且務必進行拼寫、語法、標點的檢查和文本的編輯。

（二）使用清晰、簡潔、主動、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準確地傳達。避免使用行話。

（三）確信你的要點和最重要的信息放在開頭。如果必要，加一些詞或短句構建起上下文（如四所述）。

（四）如果發現包含很多多余的信息，再篩選一下?；蛟S你沒有充分考慮收件人的需求。

（五）不要急著挖空心思尋找詞語來表達觀點，而應該首先考慮收件人和你的寫作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得當，可以節省大量時間。模板提供了基本的詞匯和結構，你只需根據特定的情況來改變內容即可。注意模板的使用原則：

（一）模板需根據你要不斷發送的基本信息來生成。

（二）不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在適合的情況下使用模板。因為有時修改模板比重新寫新郵件還慢。

（四）仔細校對模板信息，確定沒有陳舊的、不相關的信息，沒有使用他人名字或忘記變更日期等等。

當今，對于正在從事跨國業務的公司和員工來說，客戶對你的第一印象多半來自電子環境，而這正建立在員工的商務寫作水平的基礎上。一間美國大型企業首席執行官說：“在工作上能夠不斷精進的，是那些擁有絕佳表達技巧的人?！币虼?，對于許許多多的員工來說，良好的寫作技巧是職場獲勝不可缺少的利器。具有良好寫作技巧的員工對公司來說也是一筆寶貴的財富。

第三篇：英文電子郵件寫作范例

Wish everything going well with you and your esteemed company!

First ,I’m very sorry for the transit time from NingBo to Kolkata need more than 40 days.I had never expected for it.Because usually we shipped to Kolkata only need about 20-25days.If we know it in advance that it will take so long time we will not choose this carrier at all even free of shipping charge.Second, this accident happened suddenly.As we booked with carrier NCL earlier with the closing date on 5th, SEP.and ETD on 7th, SEP.And form NingBo to Kolkata need about 21days which I had told you before.But unfortunately, NCL vessel didn’t call at Ningbo Port last week, you can check with NCL about this and get the relevant information.No way out,we need change the carrier, then our forwarder found MSK, he told me MSK the closing date is on 7th, SEP,and the ETD on 9th, SEP,to Kolkata need about 20-25days.So we chose MSK instead without hesitation.Up to yesterday, you told me the ETA on 31th OCT, I was very surprised to hear the news,I confirmed with my forwarder, and my forwarder confirmed with MSK,but MSK told my forwarder last time they gave error ETA.You know MSK is the biggest shipping company in the world, they are very arrogantand brutal,they only said sorry to us,they don’t accept liability for any mistake.And our forwarder send one 40HQ, only earn 50USD,so they also can’t accept liability for too much lost.No way out, this liability we must accept.And you know, your order we only have profit for halogen heater, this model we only have 0.3USD/PCS profit, you place 2400pcs order to us, our total profit is 0.3USD*2400PCS=720USD.About the quartz heater and fan heater, as you only need several hundreds of each model, our production cost is very high, and we have no profit.I know the selling season is very importance for you and you was very angry yesterday, my mood is the same with you.As i was very angry with our forwarder.But this thing has happened, angry can’t help us to solve the problem.We also hope you can get the goods earlier, we are not easy to finish the goods on time,I never thought that was problem withthe shipping company.You are sincerely do business with us, we are also sincerely to do long term business with you.And we are all businessmen,we all need make money.So we need to understand each other.About your loss,we compensate 720USD to you, that means this order we have no profit, only make friends with you,OK? Please accept my apologies again.

第四篇：四級電子郵件寫作格式及原則

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教

育

領

導

品

牌

商務英語電子郵件以其方便快捷，在現代商務活動中起著重要作用。商務往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務電子郵件的寫作在業務往來中占據著舉足輕重的地位。據調查，約有88%的互聯網用戶使用電子郵件，而在商務領域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯系公務。隨著全球經濟一體化的發展，商務英語電子郵件的寫作越來越受到重視，本文將著重探討商務英語電子郵件寫作的格式和應遵循的相關原則。

一、商務英語電子郵件的格式常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：

①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應結構清楚，便于閱讀，如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則

商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

準確原則 由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系，其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。

簡潔原則 簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。

在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現出的句法特征是句子結構簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

另外，為了節約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls 在線學英語 體驗請申請：

表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L”C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的兩個單句具有明顯的因果關系，但寫并不使用表達因果關系的連接詞如since、because，這種舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

完整原則

商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how.清楚原則商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

禮貌原則商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

三、結語隨著國際商務活動的不斷擴展，商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。

同時，電子商務的普及，往往會讓寫忽視商務英語電子郵件應有的規范和格式，難免會出現這樣或那樣的問題。然而準確規范的英文郵件，不僅能反應寫信人的英語及業務水平，還可以體現寫信人為人處事的態度和風格，有助于建立良好的商務關系，最終對達成貿易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規范和格式，遵循郵件的寫作原則。

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第五篇：2012BEC考試電子郵件寫作步驟

2012BEC考試電子郵件寫作步驟

商務英語中，電子郵件(email)寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是英語水平的體現，更是保障正常商務交流的前提。

商務電子郵件有其自身的特點，其實也不復雜，牢記下面4步即可輕松搞定email!

1.搞清發送郵件對象、郵箱地址

發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。

To：email接收者郵箱地址;From：email發送者郵箱地址;CC：抄送;Subject：主題，即這份email的主要內容是什么。每一項都必須保證完全正確，Subject簡單明了地寫清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定價政策會議);letter of application(申請信).2.明確郵件目的一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝(Thanking)、答復消息(Responding)、表達歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、確認信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、詢問原因(Inquiring)、提出建議(Making suggestions)等。

每種類型都會相應的句型可供參考，這里以表達感謝和詢問原因為例。

表達感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply.開頭;詢問原因時，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know...? I wonder if you could explain...等句型。對于英語基礎不是特別扎實的同學來說，適當積累一些常用句型，對提高商務郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時多積累的基礎上也可以閱讀一些書籍參考，比如《商務英語周末課堂—電子郵件英語》。

3.正文內容直奔主題

商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之后就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you.表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。

4.注意語氣和措辭

除了英語不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式(informal)表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式(formal)用語。比如提出建議時，非正式場合可以說How is...for you? Is...ok for you? 正式用語則要說成When would be convenient for you?

5.檢查拼寫

確保發送的郵件不要有拼寫錯誤，可以先用電腦自動檢查一遍，不確定的單詞查字典確認。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為拼寫而給對方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務電子郵件就不是一件難事了。