第一篇：商務便函與電子郵件寫作_英語

商務便函與電子郵件寫作

一．便函與電子郵件簡介：

1．商務交流的選擇----口頭交流還是寫便箋

在亞洲，人們喜歡直接交談。主要是因為：

（1）直接交談有助于保持良好的關系。

（2）直接交談可以減少誤會。

2．商務便函與電子郵件的內容與特點

（1）商務便函

① 定義及內容：商務便函（Memorandum,簡寫 Memo）是同一商業組織內部廣泛使用的書面聯系形式。

② 特點：

ⅰ.商務便函的組成部分比較簡單，這是它最大的優點。

ⅱ.商務便函的語氣需要根據寫信人與收信人之間的關系以

及所談內容來決定。

（2）電子郵件

① 定義及內容：電子郵件的內容通常包括：詢問信息，道歉，確認，通知，倡議等等。

② 特點：基于高速快捷的因特網的發展，電子郵件也具備了使用方便、傳播快捷、一信多發，而且價格十分低廉的特點，因此特別適合國

際間的交流。

3．便箋和電子郵件的主要作用

·查詢資料

·要求采取行動

·提供資料

·提供建議

·警告

·解決問題

二．便箋和電子郵件的結構和措辭

? 便箋和電子郵件必須條理清楚、證據恰當、措辭得體，這樣才能達到預期的目的。

1．格 式

例子：

Internal Memorandum

To: Anne Bell

From: Graham Davis

Date;23 March 1992

Subject: Office Furniture

We need some comfortable chairs for visitors to go in the managers’ office.Can you arrange it?

Weneed 10 chairs in either beige or dark brown.The maximum you can spend is $ 500.

第二篇：商務電子郵件寫作

商務電子郵件寫作

在現今的商業社會中，電子郵件已成為當今世界上使用最頻繁的商務通訊工具。根據國際數據公司(IDC)2006年的統計，全球每天發送約840億封電子郵件。然而，在全球每天發送幾百億封電子郵件的今天，人們卻很難感受到電子郵件的高效性。閱讀、撰寫、管理電子郵件會占據人們大量的時間。美國管理協會（American Management Association）和電子政策研究所（The ePolicy Institute）進行的調查表明：如今人們每天花30分鐘到4個小時甚至更多的時間來處理電子郵件。垃圾郵件是造成該問題的原因之一。但另一個更重要的原因是人們不知電子郵件的注意事項和寫作技巧。如果郵件中充滿了錯誤、矛盾、難懂的語言，讀者就會失去閱讀的耐心，而且這種毫無紀律、沒有重點、無法讓人信任的溝通會使你面臨信譽掃地的危險，也可能會導致公司商機的喪失。所以良好的寫作技巧不僅能夠改善溝通品質，提高工作效率，而且能夠增加個人和公司的競爭力。這一點在如今的商務領域中已經得到了廣泛的認同。所以在職場中，如何有效地利用電子郵件為個人和公司創造更多的機會、擁有更多競爭優勢呢？職場中電子郵件的使用應該注意以下問題：

一、電子郵件是不是傳遞該信息最合適的選擇

方便絕對不是使用電子郵件傳遞某些信息的好理由。電子郵件是一種公共媒介。每次寄出或接收電子郵件時，信件的副本都會復制到服務器上，這樣，收信人以外的其他人也有可能會看到你的郵件。所以，郵件內容要格外謹慎。一般不要通過電子郵件傳送以下信息：

（一）公司或個人的秘密信息

電子郵件中沒有所謂的隱私權。在你將公司的機密或他人的隱私放入郵件中前，要想想萬一有人將其刊登在報紙上會怎么樣。

（二）敏感的話題

電子郵件不是面對面的交流。由于沒有面部表情、肢體語言和語調的暗示作用，你無法意識到信件的內容對對方而言是傷害還是冒犯。而且有時電子郵件中的內容是在電話或面對面交談中不會說的。所以，如果發送前不考慮收件人的感受，會很容易使人產生負面情緒。

（三）復雜的信息

信件的主體最好不要傳遞復雜信息，比如詳細報告。因為在屏幕上讀這樣的信息很費勁、很耗時，所以最好將其作為附件發送，而郵件主體主要描述或概述附件的主要內容。此外，發現需要回復的問題不只一個時，最好能夠根據情況采用面對面會談、及時通訊如MSN、QQ或電話等比電子郵件更適當、更有效率的方式。

二、寫郵件的目的是什么

人們寫電子郵件常常是出于習慣，而沒有考慮為什么寫。其實郵件寫作的主要目的有兩個：

（一）影響收件人的行為

告知或說服收件人實施某個行為。例如：

1.請于周五前將我的提議意見發給我。

2.請于會議前三天發放議事日程。

3.請重新安排我的約會。

（二）通知收件人

提供收件人所需的信息，如關于一個主題、行為或決定等。例如：

1.我公司將于明年春季推出三款新產品，詳細信息請參閱附件。

2.您星期五轉交給我的查詢信，我已回復。

3.董事會于上周做出了一些重要決定，我已總結如下。

三、對收件人了解有多少

溝通是雙向的——只有當你的信息被對方接受并理解后，溝通才能完成。沒有能夠清晰地進行交流的主要原因是沒有考慮收件人的信息。收件人的信息有助于決定郵件的內容、寫作的語氣和寫作的方式等。對收件人的考慮有：

（一）與收件人的關系。

（二）收件人是否希望收到這封郵件。

（三）收件人對這一主題的信息。

（四）收件人讀信后的反應。

（五）收件人對這一主題的興趣。

（六）收件人收到這封信的感受。

如果給了解的人寫信，上述問題就容易回答多了。但是如果給了解不多甚至是毫無了解的人寫信時，就需要根據一些其他信息，如此人工作單位、職位、與你或你單位的關系來做一些假設。這些假設會讓你的郵件更具有針對性并且獲得好的效果。例如：

如果收件人是對你公司的產品進行詢問的潛在客戶，說明他們對你們的業務有所了解但需要更詳細的信息來確定產品是否符合他們的需求。如果收件人是另一行業詢問有關項目信息的經理，說明他所感興趣的是有關項目的主要觀點而不是每個細節，并且他可能已具有一些相關但并不那么專業的知識。

四、郵件中的重要訊息是什么

在今天的職場中，人們每天都需要不停地應對、處理各種問題。時間的緊迫迫使人們不得不以盡可能高的效率處理手頭上的工作。閱讀郵件時，人們常常僅僅讀幾行就決定這封郵件是否值得再讀下去。所以務必將要點放在信件的開頭，然后是對有關要點的事實和觀點的陳述。

下面這些問題可以幫助確認郵件中的重要信息。

（一）要詢問什么問題？

（二）要發送什么文件？為什么要發給對方？

（三）要陳述什么觀點？

（四）要征詢什么意見？

（五）要給予什么建議？為什么對方要接受？

（六）要推銷什么產品？為什么對方要購買？

（七）為什么要表示感謝？

用兩三個能簡潔地表達主要觀點的句子來開始你的郵件。但是有時候需要幾個詞或一兩個短句來引出要點。例如：

1.約定的期限快到了。你方何時能夠匯報項目的進展情況？

2.很高興在上周的會議中與您相識。我對您關于明年四月份舉辦籌款活動的建議非常感興趣。

如果你回復一個問題，可以先將這個問題陳述或概括一下，然后再進入要點。例如：

你方曾詢問如果提前一周完工，開銷將會增加多少。據我方估計，開銷將會??

五、收件人需要知道什么

很多人在抱怨：“不停地讀郵件讓我感到疲憊。為什么人們認為我應該了解跟他們一樣多的東西。只要提供我需要的信息就夠了，其他的就不必了。” 大多數人只是在寫重要的郵件時，才會停下來思考收件人究竟想要什么樣的信息。因此，我們的電子郵件中常常包含了很多不必要的信息或者省略掉了很多重要的信息。這主要是因為我們的注意力總是集中在想讓收件人了解什么樣的信息而不是他們需要什么樣的信息上。但是如果從收件人的角度來寫郵件，你會發現郵件應該回答收件人的所有問題，而且只能是這些問題。想弄明白那些問題是什么很棘手。除非你回答的是收件人提出的具體問題，否則得仔細考慮收件人可能問的問題。

要點和收件人所提問題的答案就構成了郵件的主要框架，這使得寫一封清晰、簡潔的郵件變成一件很容易的事情。例如：

我提議小組組長們每個月舉行一次自備食品工作午餐會。這樣每個人能夠及時了解項目最新的進展情況。此外，我們也有更多的機會討論如何解決問題。

你的意見如何？

卡爾

六、郵件中如何組織信息

一封好的郵件應該簡明扼要、層次清晰、邏輯性強。要點出現在最開始，其他信息都和要點相關，這樣收件人不需費勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時也會存在困難，不妨考慮下面因素：

（一）是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點、收件人可能質疑的問題就直接寫作了。

如果是這樣，要試著將信息組織一下，重新安排，否則這封郵件將令人費解。

（二）是否有多余信息。盡管仔細思考了，但是大多數人還是會將所有的內容放在郵件中，好像我們所說的內容對收件人來說都很有趣。牢記：正文應該是對重要信息的支撐、解釋和擴展。如果不是，就趕緊省略。

（三）是否中途變換方向。有時我們開始是讓收件人做一件事，但突然間，我們跳到一個完全不同的話題。這樣會使收件人困惑，也會使你困惑。

（四）是否想要呈現太多的信息。每封信都關于一個話題或主題，每封信都針對一個收件人（群）。如果想在一封信內發送所有信息，在開頭列出要點，然后用標題幫助收件人（群）迅速地找到具體的細節。如果寫的內容太復雜，最好獨立成一個文本然后作為附件發送，而郵件僅提供簡要的說明。

七、將信息寫出

如果你遵循了以上建議，那么寫一封清晰、簡潔的郵件就像倒杯咖啡一樣簡單。寫郵件時，需要注意：

（一）在敏感的、復雜的、機密的情況下，要再三考慮電子郵件是否是傳遞信息的最好方式。如果是，使用文字處理系統起草一封郵件。這樣的話，在寫好之前不會發送出去，而你會首先并且務必進行拼寫、語法、標點的檢查和文本的編輯。

（二）使用清晰、簡潔、主動、具體的語言使你的郵件能夠盡可能快速準確地傳達。避免使用行話。

（三）確信你的要點和最重要的信息放在開頭。如果必要，加一些詞或短句構建起上下文（如四所述）。

（四）如果發現包含很多多余的信息，再篩選一下。或許你沒有充分考慮收件人的需求。

（五）不要急著挖空心思尋找詞語來表達觀點，而應該首先考慮收件人和你的寫作目的。

八、使用模板

充分利用模板。模板使用得當，可以節省大量時間。模板提供了基本的詞匯和結構，你只需根據特定的情況來改變內容即可。注意模板的使用原則：

（一）模板需根據你要不斷發送的基本信息來生成。

（二）不斷更新模板：刪掉不需要的信息，或者修改信息。

（三）只在適合的情況下使用模板。因為有時修改模板比重新寫新郵件還慢。

（四）仔細校對模板信息，確定沒有陳舊的、不相關的信息，沒有使用他人名字或忘記變更日期等等。

當今，對于正在從事跨國業務的公司和員工來說，客戶對你的第一印象多半來自電子環境，而這正建立在員工的商務寫作水平的基礎上。一間美國大型企業首席執行官說：“在工作上能夠不斷精進的，是那些擁有絕佳表達技巧的人。”因此，對于許許多多的員工來說，良好的寫作技巧是職場獲勝不可缺少的利器。具有良好寫作技巧的員工對公司來說也是一筆寶貴的財富。

第三篇：商務寫作：電子郵件寫作的五大注意事項

美聯英語學習網-體驗式英語教育先鋒 商務英語中，電子郵件(email)寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是英語水平的體現，更是保障正常商務交流的前提。商務電子郵件有其自身的特點，其實也不復雜，牢記下面4步即可輕松搞定email!

1.搞清發送郵件對象、郵箱地址

發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。

To：email接收者郵箱地址；From：email發送者郵箱地址；CC：抄送；Subject：主題，即這份email的主要內容是什么。每一項都必須保證完全正確，Subject簡單明了地寫清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定價政策會議)； letter of application(申請信)。

2.明確郵件目的一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝(Thanking)、答復消息(Responding)、表達歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、確認信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、詢問原因(Inquiring)、提出建議(Making suggestions)等。每種類型都會相應的句型可供參考，這里以表達感謝和詢問原因為例。

表達感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply.開頭；詢問原因時，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know...? I wonder if you could explain...等句型。

對于英語基礎不是特別扎實的同學來說，適當積累一些常用句型，對提高商務郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時多積累的基礎上也可以閱讀一些書籍參考，比如《商務英語周末課堂—電子郵件英語》。

3.正文內容直奔主題

商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之后就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you.表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。

4.注意語氣和措辭

除了英語不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式(informal)表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式(formal)用語。比如提出建議時，非正式場合可以說How is...for you? Is...ok for you? 正式用語則要說成When would be convenient for you?

5.檢查拼寫

確保發送的郵件不要有拼寫錯誤，可以先用電腦自動檢查一遍，不確定的單詞查字典確認。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為拼寫而給對方造成不好的印象。

有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務電子郵件就不是一件難事了。

第四篇：商務電子郵件格式

商務電子郵件格式

在電子郵件的寫作中要注意哪些呢？如何寫好一封規范的電子郵件呢？

在寫電子郵件時候，要采用日常辦公運用的商業信函格式，使用正規的文字，不用或避免應用網絡語言，諸如3Q、IFU等。

主題欄：主題明確，一目了然，讓人看了知道個所以然，不會是一頭霧水，不知所云，當作垃圾郵件刪除掉。

稱謂：準確，切不可含糊不清。是先生別稱成了小姐；是小姐別喊成了先生。這是大忌諱！一次，青島一家公司發信到公司，把我們公司的運營總監張可先生稱呼成了張可小姐。搞得張先生郁悶一天。當你搞不清對方準確的性別時候，那就稱老師就沒錯。主體：簡明，扼要，把事情說清楚就可以了，不要羅嗦，拖泥帶水的。事情多，寫的多，那最好是分成幾小段，看的清楚明了。

祝語：可以寫祝您工作愉快，工作順利，或者順祝商祺等都可以，表示真誠。落款：公司名稱，個人姓名，日期。

另外，在信件中一定要寫明你的聯系方式，最好是手機，隨時保持暢通。案例：

尊敬的讀者朋友：

非常感謝您長期以來對《世界經理人》雜志的支持！

為了回報您對我們的擁護，我在這里很榮幸地邀請您成為我們上線1周年的尚品·人生網的尊貴會員，您將享受到我們僅為尚品·人生網站會員提供的所有優惠和特權，更有機會在尚品·人生網的社區中結識其他與您一樣成功的精英人士！

您只要點擊“接受”，便可自動成為 尚品·人生網站的尊貴會員。

作為世界經理人網的姊妹網站，尚品·人生網以“享受成功品味生活”為使命，讓成功人士在取得財富成果的同時，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業的和諧平衡。非常感謝您的關注，期待您加入尚品·人生網！

此致

敬禮！CRAIG PEPPLES 環球資源執行總裁 《世界經理人》《尚品·人生》出版人

注：如果您接受了這份邀請，我們將同時把您的個人信息復制到尚品·人生網站的數據庫，您就不需再填寫各種表格，這樣不僅為您節省時間，也能讓我們之間的溝通交流更方便。

這是給我郵箱來發來的廣告信函，格式是很規范的。

下面一封信是北京雅致人生公司王老師寫給鄭州惠爾企業管理咨詢有限公司張老師的合作信函，非常規范，整潔，讀起來賞心悅目，從信中你可以感受到該公司優秀的企業文化和員工整體的高素質。

張先生，您好，我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認識您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓主要以素質技能技巧為主，曾經成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動、北京移動、信息產業部電信研究院服務過，歡迎您訪問我們公司的網址：,對我們公司有更多的了解。

附件是我們公司擅長的培訓課程及講師簡歷。請您查收。

如有任何問題或者建議請您隨時與我聯系！

希望我們能達成互補，在未來有合作的機會！

感謝您對我工作的支持！

祝您工作開心快樂！

王艷

雅致人生管理顧問有限公司

項目經理

王艷WENDY

寫的很得體，是我們電子信函的一個典范。所以說，一封好的電子郵件可以展示自己公司良好的形象，一封差的電子郵件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。在商業來往中，一定要注意電子郵件的書寫，注意電子郵件的禮儀，為自己的企業展示一個良好的形象。

簽名格式_職場商務電子郵件禮儀

現如今，可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職業人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業人士的利用公司郵箱發送郵件與私人信件有著很大區別，存在著職場郵件禮儀方面的新問題。

據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

寫EMAIL就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封EMAIL的時候，要想到收信人會怎樣看這封EMAIL，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

我為您整理出了史上最完整版本的職業電子郵件中禮儀問題，希望能給您的工作帶來幫助！

關于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓OUTLOOK用…才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。

關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“X經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“X先生”、“X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“DEARXXX”，顯得很熟絡。

2.EMAIL開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”；結尾常見的寫個BESTREGARDS，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

關于正文

1.EMAIL正文要簡明扼要，行文通順

EMAIL正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2.注意EMAIL的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

3.EMAIL正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文EMAIL，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文EMAIL，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

BUSINESSEMAIL不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-:)

附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜

超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用VERDANA或ARIAL字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

回復技巧

1.及時回復EMAIL

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區分REPLY和REPLYALL(區分單獨回復和回復全體)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該

幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

正確使用發送，抄送，密送

要區分TO和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、秘送人)

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回EMAIL。

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!

5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。

怎么樣，經過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話：只發有必要的郵件，認真發郵件

REPLAYALL，讓大家都知道；不要讓對方

第五篇：英語商務電子郵件中的常用詞匯[范文模版]

寫商務郵件往往要比口語簡單：你不必擔心發音，并且你可以慢慢的修改你的信件內容。但是寫的時候卻需要記得幾項規則。這兒有一些建議可以保證你的郵件給人留下好印象。

1.Know your email terms:英語電子郵件發送程序有很多的縮寫，如果你不知道意思的話，你給老板要求加薪水的郵件就可能發給了整個辦公室！

“Reply to all”表示你的郵件將發送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內，“cc”(carbon copy)部分是指郵件發給你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的發送郵件而不讓其他的人知道– b的意思是“blind”（掩藏的）。

如果有人要你“forward”一封郵件，他們意思是要你通過轉發的功能發送郵件，有時侯簡寫成“fw.”

2.Use the Right Greeting:盡管用“Hey”作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式來給一個潛在的商務伙伴這樣寫信。另一方面，使用 非常正式的傳統開場白“Dear Sir” 也已經越來越過時了。最好是寫“Dear Mr./ Ms.” 然后那個人的姓。如果你們一起工作的話，那就寫他們的名字也沒有關系。（例如“Dear John”）。

3.Keep it Short and Clear:其他種類的語言可能需要用精美的詞匯和 復雜的句法來顯示你的聰明才智和教育，而寫英語郵件你只需用一種清晰且有條理的方式。在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的并條理清晰，每一段都有中心 句。使用類似“first, second, next, and finally”的詞引導讀者你將表述一個新的觀點。你不需在郵件中包括所有的詳細內容。你可以用象“If you have any other questions please feel free to contact me,”這樣的短語來結束郵件，這樣一來讓讀者有更多的機會詢問更多的信息。

4.Be polite and tactful:在你寫郵件時盡量清晰的陳述所寫的內容，到底是郵寄鞋子的費用折扣還是一次工作面試，最好不要用象 “I want.”的詞表示要求，“I would like”顯得更尊重對方，并且“I am interested in”是提出請求建議或尋求意見的好選擇。

5.電子郵件正確結尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是給收信人留下好印象的結尾方式