第一篇：會計檔案分類編號規定

會計檔案分類編號規定（試行）

為了規范和加強公司會計檔案管理，充分發揮會計檔案的原始憑證作用，更好地為公司各項經濟活動和決策服務。根據財務部、國家檔案局財會字[1998]32號文關于印發《會計檔案管理辦法》的通知精神，并結合公司實際，特制定本辦法。

一、本分類方案是以會計檔案產生與使用的普遍性、內容與程序的連續性和所含成分的穩定性等特點為基礎，按其自然形成規律，分為大類、屬類、小類三級，其中憑證可增設下級類目。

二、財務部應將每年形成的會計憑證、帳簿、報表（決算）等會計核算材料按歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

三、公司會計檔案的大類設為KJ（會計）類，屬類設三類，分別為報表類、帳簿類、憑證類。

四、為適應會計憑證多樣性、復雜性特點，特將憑證分為五小類：

1、現金憑證；

2、銀行憑證；

3、轉帳憑證；

4、運使費憑證；

5、資金清算憑證，然后再按月分開。

五、會計報表、帳簿、憑證分類編號采用年度--形式（報表、帳簿、憑證）--保管期限分類法。首先分開年度，其次把一個年度內形成的會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類，然后再按不同的保管期限分別組成保管單位進行排列，一年編一個總流水號為分類卷號，各類分別再編一個流水號為保管卷號。

六、本分類方案采用漢語拼音字母與阿拉伯數字相結合的辦法。大類采用兩個漢語拼音字母表示；屬類、小類統一采用阿拉伯數字表示。即先用漢語拼音字母表示大類，在字母后第一位數字為屬類，會計憑證在屬類后加一圓點表示類級（即5小類），圓點之后數字表示月份。在類號后加一橫線“---”其后數字為保管單位流水號。本分類辦法不采用十進位制方法。

例如：

報表類：KJ 1--1 大類號 屬類號（報表）保管單位流水號

帳簿 ： KJ 2--1 大類號 屬類號（帳簿）保管單位流水號

憑證 ： KJ 3.1.1--1 大類號 屬類號(憑證)小類(現金憑證)月份 保管單位流水號

第二篇：檔案編號

行政類 XZ

工商稅務等證照 01資質管理 02政府來文 03總部來文 04公司發文 05公司會議紀要 06

制度一（執行版）07-1 制度二（原版）07-2工程合同一 08-1工程合同二 08-2其他合同 08-3招標文件 09投標文件 10

項目證件及相關資料一 11-1項目證件及相關資料二 11-2其他 12

人力資源管理類 HR

本部門、員工工作計劃及績效考核資料 01在職員工檔案 02離職員工檔案 03

公司部門、員工工作計劃及績效考核一 04-1 公司部門、員工工作計劃及績效考核二 04-2 勞動合同 05

社保、醫保及其他保險 06考勤記錄 07其他 08

財務部 CW

財務管理制度 01財務管理計劃 02報表 03月度報表 04會計賬簿 05會計憑證 06稅務材料 07審計報告 08資產評估 09

本部門、員工工作計劃及績效考核資料 10其他 11

營銷部 YX

本部門、員工工作計劃及績效考核資料 01業務合同 02市場調研資料 03

月度市場分析報告 04營銷管理制度 05與代理單位往來 06

銷售日報 07面積與測繪 08預售證 09

預（銷售）售合同 10客戶檔案一 11-1客戶檔案二 11-2客戶檔案三 11-3其他 12

工程部 GC政府來文 01

工程管理制度與技術標準 02

本部門、員工工作計劃與考核資料 03 對外發文 04與設計院往來 05與監理單位往來 06與主體施工企業往來 07與其他施工企業往來 08工程周例會 09設計類 10圖紙類資料 11

現場簽證和變更單 12合同類一 13-1合同類二 13-2

工程周報、月報 14工程檢查 15驗收備案資料 16工程資料 17其他 18

預決算 YS招標類 01投標類 02預算書 03

材料報價單 04工程變更資料 05工作聯系單 06工程簽證 07工程款支付 08決算 09

第三篇：檔案分類、排列、編號規則

2015年培訓資料

檔案分類、排列、編號規則

一、文書檔案：

2000年前的文件按“卷”整理，按-保管期限分類方法進行，保管期限分別永久(Y)、長期（C）、短期（D)，在每一個保管期限內，按照XX單位的《XX單位機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》進行收集整理。一年分別按保管期編3個流水卷號，即永久（Y)一個流水號，長期（C）一個流水號、短期(D)一個流水號。

按“卷”整理檔號構成為：全宗號—目錄號—案卷號—順序號 全宗號：4位，如“0134” 目錄號：3位，如“001” 案卷號：4位，如“0001” 順序號：3位，如“001”

2000年后的文件按“件”整理，按-保管期限分類方法進行，保管期限分別永久（Y)、30年（D30)、10年（D10)，在每一個保管期限內，按照XX單位《XX單位機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》進行收集整理。一年分別按保管期編3個流水卷號，即永久（Y)一個流水號，30年（D30)一個流水號，10年（D10)一個流水號。

按“件”整理檔號構成為：全宗號——保管期限—（組織機構或問題）—件號

全宗號：4位，如“0134” ：4位，如“2013”

保管期限：1或3位，如永久“Y”，長期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

機構或問題：2位，如無該項內容，則用“ZZ”表示。

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第四篇：iso900檔案編號)

一、目的

規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業部各類檔案的管理。

三、職責

1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。

2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。

3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

四、程序要點

1、檔案的編號

(1)公司、物業部編號：

①物業部 編號為：W?Y（英文縮寫）。

(2)部門編號：

①辦公室 ；

②財務部 ；

③事務處 ；

④工程處 ；

⑤護衛處 ；

(3)年份編號：引用年份序號—2000、2001、2002……。

(4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字—001、002、003……。

(5)檔案編號舉例：

①物業部編號：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業部編號

②物業部編號：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號

類別編號

部門編號

物業部編號

2、檔案的分類

(1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：

①行政、人事類；

②財務類；

③公共事務類；

④保潔類；

⑤園林綠化類；

⑥機電維修類；

⑦經營類；

⑧品質類。

(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構——問題分類法，如：

收文類

發文類

合同類

① 辦公室

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發文類

報表類

② 財務部

帳冊類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發文類

業主檔案類

③ 事務部 員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務與多種經營類

計劃總結類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：

①根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙；

②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般

是由組織機構、名稱組成，如：

——物業行政部、人事部收文：※※※—X?Z—收文；

——物業財務部報表：※※※—C?W—報表；

——物業部服務處業主檔案：

※※※—※※※—F?W—業主檔案。

③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM

位置處，并排列在檔案柜中；

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案

盒（或文件夾內）。

(2)編制目錄：

①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；

②每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔

編號、備注等項目）中，以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔

案的保存價值進行鑒定及標注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務是：

①便于查閱；

②保證檔案的安全；

③防止檔案的損壞；

④采取修復技術，延長檔案壽命。

(2)檔案保管的責任部門：

①財務部保管財務檔案；

②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業租賃和多種經營資料；

③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職

能部門需要保管的其他檔案；

④各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序：

①各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員；

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號；

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級

(1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通；

①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；

②機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他

屬機密的檔案；

③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權限

(1)總經理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。

(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。

(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復制

(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：

①權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理；

②權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人

辦理審批手續：

③屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理

審批。

9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審

批；普通檔案由部門負責人審批。

11、檔案的銷毀

(1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限（詳見各部門標準作業規程）每年編制銷毀計劃及清單位，報行政部、人事部經理審核。

(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。

(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。

(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。

第五篇：檔案編號規則（定稿）

檔案編號規則

(1995年6月12日國家檔案局批準,1995年10月1日起實施)

1、主題內容與適用范圍

本標準規定了檔號的結構、編制原則和編制方法。本標準適用于檔案館(室)編制檔號。

2、術語 2．1 檔號

檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。 2．2 全宗號

檔案館(室)給定每個全宗的代碼。 2．3 案卷目錄號

全宗內案卷所屬目錄的代碼。 2．4 類別號

館(室)藏檔案類別的代碼。 2．5 項目號

產品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號。 2．6 案卷號 案卷排列的順序號。 2．7 件號

案卷內文件的順序號。 2．8 頁(張)號 案卷內文件每頁(張)的順序號。 2．9 代碼

一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其它符號。

3、檔號編制原則 3．1 唯一性原則

檔案館(室)內檔案檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。 3．2 合理性原則

檔號結構必須與館藏的整理分類體系相適應。 3．3 穩定性原則

檔號一經確定，一般不應隨意改變。 3．4 擴充性原則

檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。 3．5 簡單性原則

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節省存貯空間，提高處理效率。

4、檔號的結構 檔號結構分為三種： 4．1 第一種結構為：

全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁(張)號。即：×××× ??××× ××× ××× 全宗號 案卷目錄號 案卷號件號 頁(張)號

4．2 第二種結構為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁(張)號

即：×××× ××× ??n ××× ××× 全宗號 類別號 案卷號 件號、頁(張)號

4．3 第三種結構為：類別號——項目號——案卷號——件、頁(張號) 即：

××××?? n ×××? n ××× ××× 類別號 項目號 案卷號 件號、頁(張)號

4．4 檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下代碼之間用“—”(短橫)相隔。

4．5 件號、頁(張)號可根據檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。

5、檔號的編制方法 5．1 全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。全宗號的格式是： × ×××

全宗屬類代碼 全宗順序號

5．1．1 全宗屬類代碼的編制方法 5．1．1．1 在一個檔案館內，全宗屬類代碼不應重復。 5．1．1．2 全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。 例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗，標識為：“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗，標識為：“J004”。 例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號全宗，標識為“0127”。例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號全宗，可識標為“R123”。例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號全宗，可標識為“D003”。

例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號全宗，標識為“0074””

5．1．2 全宗順序號的編制方法

5．1．2．1 全宗屬類的各個全宗按排列次序流水編號。5．1．2．2 在一個屬類內不應有重復的全宗順序號。 5．2 案卷目錄號的編制方法 案卷目錄號以三位阿伯數字標識。

5．2．1 案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置，可按不同時間，不同組織機構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。

5．2．2 每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。

5．2．3 在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。 5．3 類別號的編制方法

5．3．1 類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。

5．3．2 不同級位的類別之間可用間隔符“?”分開。不產生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應超過三級。

5．3．3 在一個檔案館(室)內或一個全宗內，不應有重復的類別號。5．4 項目號的編制方法

項目號引用有關管理部門編制的項目代號。 5．5 案卷號的編制方法

5．5．1 案卷號用三位阿拉伯數字標識。

5．5．2 目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。5．5．3 每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上(含兩個)案卷目錄時應合并為一個目錄號或目錄分編相應數目的案卷流水號。5．6 件號的編制方法

5．6．1 不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號。5．6．2 件號用阿拉伯數字標識。

5．6．3 卷內文件按排列次序流水編號，不應有空號。5．6．4 件號前必須同時列寫案卷號及其以前各號。5．7 頁(張)號的編制方法。

5．7．1 頁(張)號用阿拉伯數字標識。

5．7．2 卷內文件各(頁)張按排列次序流水編號。不應有空號。