第一篇：iso900檔案編號(hào))

一、目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部各類檔案的管理。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

四、程序要點(diǎn)

1、檔案的編號(hào)

(1)公司、物業(yè)部編號(hào)：

①物業(yè)部 編號(hào)為：W?Y（英文縮寫）。

(2)部門編號(hào)：

①辦公室 ；

②財(cái)務(wù)部 ；

③事務(wù)處 ；

④工程處 ；

⑤護(hù)衛(wèi)處 ；

(3)年份編號(hào)：引用年份序號(hào)—2000、2001、2002……。

(4)檔案順序號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字—001、002、003……。

(5)檔案編號(hào)舉例：

①物業(yè)部編號(hào)：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

②物業(yè)部編號(hào)：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

2、檔案的分類

(1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類：

①行政、人事類；

②財(cái)務(wù)類；

③公共事務(wù)類；

④保潔類；

⑤園林綠化類；

⑥機(jī)電維修類；

⑦經(jīng)營類；

⑧品質(zhì)類。

(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮

性。根據(jù)物業(yè)管理的物性，我們采用組織機(jī)構(gòu)——問題分類法，如：

收文類

發(fā)文類

合同類

① 辦公室

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發(fā)文類

報(bào)表類

② 財(cái)務(wù)部

帳冊(cè)類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

③ 事務(wù)部 員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

計(jì)劃總結(jié)類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔

案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：①根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙；②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般

是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：

——物業(yè)行政部、人事部收文：※※※—X?Z—收文；

——物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表：※※※—C?W—報(bào)表；

——物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案：

※※※—※※※—F?W—業(yè)主檔案。

③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM

位置處，并排列在檔案柜中；

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案

盒（或文件夾內(nèi)）。

(2)編制目錄：

①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》；②每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔

編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔

案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務(wù)是：

①便于查閱；

②保證檔案的安全；

③防止檔案的損壞；

④采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。

(2)檔案保管的責(zé)任部門：

①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案；

②辦公室保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記

錄和員工績效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料；

③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職

能部門需要保管的其他檔案；

④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序：

①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員；

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)；

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級(jí)

(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通；

①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管

理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；

②機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他

屬機(jī)密的檔案；

③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權(quán)限

(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。

(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制

(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：

①權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理；

②權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人

辦理審批手續(xù)：

③屬部門（財(cái)務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬管理處的檔案，由管理處經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理

審批。

9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審

批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

11、檔案的銷毀

(1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限（詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程）每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。

(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管

理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。

(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

第二篇：iso900檔案編號(hào))

一、目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部各類檔案的管理。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

四、程序要點(diǎn)

1、檔案的編號(hào)

(1)公司、物業(yè)部編號(hào)：

①物業(yè)部 編號(hào)為：W?Y（英文縮寫）。

(2)部門編號(hào)：

①辦公室 ；

②財(cái)務(wù)部 ；

③事務(wù)處 ；

④工程處 ；

⑤護(hù)衛(wèi)處 ；

(3)年份編號(hào)：引用年份序號(hào)—2000、2001、2002……。

(4)檔案順序號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字—001、002、003……。

(5)檔案編號(hào)舉例：

①物業(yè)部編號(hào)：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

②物業(yè)部編號(hào)：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

2、檔案的分類

(1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類：

①行政、人事類；

②財(cái)務(wù)類；

③公共事務(wù)類；

④保潔類；

⑤園林綠化類；

⑥機(jī)電維修類；

⑦經(jīng)營類；

⑧品質(zhì)類。

(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性，我們采用組織機(jī)構(gòu)——問題分類法，如：

收文類

發(fā)文類

合同類

① 辦公室

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發(fā)文類

報(bào)表類

② 財(cái)務(wù)部

帳冊(cè)類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

③ 事務(wù)部 員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營類

計(jì)劃總結(jié)類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：

①根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙；

②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般

是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：

——物業(yè)行政部、人事部收文：※※※—X?Z—收文；

——物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表：※※※—C?W—報(bào)表；

——物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案：

※※※—※※※—F?W—業(yè)主檔案。

③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM

位置處，并排列在檔案柜中；

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案

盒（或文件夾內(nèi)）。

(2)編制目錄：

①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》；

②每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔

編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔

案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務(wù)是：

①便于查閱；

②保證檔案的安全；

③防止檔案的損壞；

④采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。

(2)檔案保管的責(zé)任部門：

①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案；

②辦公室保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料；

③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職

能部門需要保管的其他檔案；

④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序：

①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員；

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)；

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級(jí)

(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通；

①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；

②機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他

屬機(jī)密的檔案；

③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權(quán)限

(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。

(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制

(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：

①權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理；

②權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人

辦理審批手續(xù)：

③屬部門（財(cái)務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬管理處的檔案，由管理處經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理

審批。

9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審

批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

11、檔案的銷毀

(1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限（詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程）每年編制銷毀計(jì)劃及清單位，報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。

(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。

(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

第三篇：檔案編號(hào)

行政類 XZ

工商稅務(wù)等證照 01資質(zhì)管理 02政府來文 03總部來文 04公司發(fā)文 05公司會(huì)議紀(jì)要 06

制度一（執(zhí)行版）07-1 制度二（原版）07-2工程合同一 08-1工程合同二 08-2其他合同 08-3招標(biāo)文件 09投標(biāo)文件 10

項(xiàng)目證件及相關(guān)資料一 11-1項(xiàng)目證件及相關(guān)資料二 11-2其他 12

人力資源管理類 HR

本部門、員工工作計(jì)劃及績效考核資料 01在職員工檔案 02離職員工檔案 03

公司部門、員工工作計(jì)劃及績效考核一 04-1 公司部門、員工工作計(jì)劃及績效考核二 04-2 勞動(dòng)合同 05

社保、醫(yī)保及其他保險(xiǎn) 06考勤記錄 07其他 08

財(cái)務(wù)部 CW

財(cái)務(wù)管理制度 01財(cái)務(wù)管理計(jì)劃 02報(bào)表 03月度報(bào)表 04會(huì)計(jì)賬簿 05會(huì)計(jì)憑證 06稅務(wù)材料 07審計(jì)報(bào)告 08資產(chǎn)評(píng)估 09

本部門、員工工作計(jì)劃及績效考核資料 10其他 11

營銷部 YX

本部門、員工工作計(jì)劃及績效考核資料 01業(yè)務(wù)合同 02市場調(diào)研資料 03

月度市場分析報(bào)告 04營銷管理制度 05與代理單位往來 06

銷售日?qǐng)?bào) 07面積與測繪 08預(yù)售證 09

預(yù)（銷售）售合同 10客戶檔案一 11-1客戶檔案二 11-2客戶檔案三 11-3其他 12

工程部 GC政府來文 01

工程管理制度與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 02

本部門、員工工作計(jì)劃與考核資料 03 對(duì)外發(fā)文 04與設(shè)計(jì)院往來 05與監(jiān)理單位往來 06與主體施工企業(yè)往來 07與其他施工企業(yè)往來 08工程周例會(huì) 09設(shè)計(jì)類 10圖紙類資料 11

現(xiàn)場簽證和變更單 12合同類一 13-1合同類二 13-2

工程周報(bào)、月報(bào) 14工程檢查 15驗(yàn)收備案資料 16工程資料 17其他 18

預(yù)決算 YS招標(biāo)類 01投標(biāo)類 02預(yù)算書 03

材料報(bào)價(jià)單 04工程變更資料 05工作聯(lián)系單 06工程簽證 07工程款支付 08決算 09

第四篇：檔案編號(hào)規(guī)則（定稿）

檔案編號(hào)規(guī)則

(1995年6月12日國家檔案局批準(zhǔn),1995年10月1日起實(shí)施)

1、主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔號(hào)的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館(室)編制檔號(hào)。

2、術(shù)語 2．1 檔號(hào)

檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。 2．2 全宗號(hào)

檔案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。 2．3 案卷目錄號(hào)

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 2．4 類別號(hào)

館(室)藏檔案類別的代碼。 2．5 項(xiàng)目號(hào)

產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)。 2．6 案卷號(hào) 案卷排列的順序號(hào)。 2．7 件號(hào)

案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。 2．8 頁(張)號(hào) 案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號(hào)。 2．9 代碼

一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號(hào)。

3、檔號(hào)編制原則 3．1 唯一性原則

檔案館(室)內(nèi)檔案檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。 3．2 合理性原則

檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏的整理分類體系相適應(yīng)。 3．3 穩(wěn)定性原則

檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。 3．4 擴(kuò)充性原則

檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。 3．5 簡單性原則

檔號(hào)力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

4、檔號(hào)的結(jié)構(gòu) 檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種： 4．1 第一種結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)——案卷目錄號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(張)號(hào)。即：×××× ??××× ××× ××× 全宗號(hào) 案卷目錄號(hào) 案卷號(hào)件號(hào) 頁(張)號(hào)

4．2 第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)——類別號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(張)號(hào)

即：×××× ××× ??n ××× ××× 全宗號(hào) 類別號(hào) 案卷號(hào) 件號(hào)、頁(張)號(hào)

4．3 第三種結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)——項(xiàng)目號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(張?zhí)? 即：

××××?? n ×××? n ××× ××× 類別號(hào) 項(xiàng)目號(hào) 案卷號(hào) 件號(hào)、頁(張)號(hào)

4．4 檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時(shí)上、下代碼之間用“—”(短橫)相隔。

4．5 件號(hào)、頁(張)號(hào)可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號(hào)。

5、檔號(hào)的編制方法 5．1 全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。全宗號(hào)的格式是： × ×××

全宗屬類代碼 全宗順序號(hào)

5．1．1 全宗屬類代碼的編制方法 5．1．1．1 在一個(gè)檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應(yīng)重復(fù)。 5．1．1．2 全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。 例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為：“X013”。

例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為：“J004”。 例三：某縣檔案館藏建國后檔案第127號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0127”。例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號(hào)全宗，可識(shí)標(biāo)為“R123”。例五：四川省檔案館藏已撤銷的川東行署003號(hào)全宗，可標(biāo)識(shí)為“D003”。

例六：中國第一歷史檔案館藏明清檔案第74號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0074””

5．1．2 全宗順序號(hào)的編制方法

5．1．2．1 全宗屬類的各個(gè)全宗按排列次序流水編號(hào)。5．1．2．2 在一個(gè)屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號(hào)。 5．2 案卷目錄號(hào)的編制方法 案卷目錄號(hào)以三位阿伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5．2．1 案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。

5．2．2 每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。

5．2．3 在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。 5．3 類別號(hào)的編制方法

5．3．1 類別號(hào)由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。

5．3．2 不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“?”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí)。

5．3．3 在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。5．4 項(xiàng)目號(hào)的編制方法

項(xiàng)目號(hào)引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。 5．5 案卷號(hào)的編制方法

5．5．1 案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5．5．2 目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。5．5．3 每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄；如一個(gè)案卷流水順序號(hào)分登兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷目錄時(shí)應(yīng)合并為一個(gè)目錄號(hào)或目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號(hào)。5．6 件號(hào)的編制方法

5．6．1 不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)。5．6．2 件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5．6．3 卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。5．6．4 件號(hào)前必須同時(shí)列寫案卷號(hào)及其以前各號(hào)。5．7 頁(張)號(hào)的編制方法。

5．7．1 頁(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

5．7．2 卷內(nèi)文件各(頁)張按排列次序流水編號(hào)。不應(yīng)有空號(hào)。

第五篇：會(huì)計(jì)檔案分類編號(hào)規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案分類編號(hào)規(guī)定（試行）

為了規(guī)范和加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的原始憑證作用，更好地為公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和決策服務(wù)。根據(jù)財(cái)務(wù)部、國家檔案局財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)文關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知精神，并結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

一、本分類方案是以會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生與使用的普遍性、內(nèi)容與程序的連續(xù)性和所含成分的穩(wěn)定性等特點(diǎn)為基礎(chǔ)，按其自然形成規(guī)律，分為大類、屬類、小類三級(jí)，其中憑證可增設(shè)下級(jí)類目。

二、財(cái)務(wù)部應(yīng)將每年形成的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表（決算）等會(huì)計(jì)核算材料按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

三、公司會(huì)計(jì)檔案的大類設(shè)為KJ（會(huì)計(jì)）類，屬類設(shè)三類，分別為報(bào)表類、帳簿類、憑證類。

四、為適應(yīng)會(huì)計(jì)憑證多樣性、復(fù)雜性特點(diǎn)，特將憑證分為五小類：

1、現(xiàn)金憑證；

2、銀行憑證；

3、轉(zhuǎn)帳憑證；

4、運(yùn)使費(fèi)憑證；

5、資金清算憑證，然后再按月分開。

五、會(huì)計(jì)報(bào)表、帳簿、憑證分類編號(hào)采用--形式（報(bào)表、帳簿、憑證）--保管期限分類法。首先分開，其次把一個(gè)內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、帳簿、憑證三大類，然后再按不同的保管期限分別組成保管單位進(jìn)行排列，一年編一個(gè)總流水號(hào)為分類卷號(hào)，各類分別再編一個(gè)流水號(hào)為保管卷號(hào)。

六、本分類方案采用漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的辦法。大類采用兩個(gè)漢語拼音字母表示；屬類、小類統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。即先用漢語拼音字母表示大類，在字母后第一位數(shù)字為屬類，會(huì)計(jì)憑證在屬類后加一圓點(diǎn)表示類級(jí)（即5小類），圓點(diǎn)之后數(shù)字表示月份。在類號(hào)后加一橫線“---”其后數(shù)字為保管單位流水號(hào)。本分類辦法不采用十進(jìn)位制方法。

例如：

報(bào)表類：KJ 1--1 大類號(hào) 屬類號(hào)（報(bào)表）保管單位流水號(hào)

帳簿 ： KJ 2--1 大類號(hào) 屬類號(hào)（帳簿）保管單位流水號(hào)

憑證 ： KJ 3.1.1--1 大類號(hào) 屬類號(hào)(憑證)小類(現(xiàn)金憑證)月份 保管單位流水號(hào)