第一篇：公文基礎(chǔ)知識及常用公文寫作的具體要求

公文基礎(chǔ)知識及常用公文寫作的具體要求

第一部分 公文的有關(guān)基礎(chǔ)知識

1、關(guān)于公文的概念（即什么是公文）

公文的全稱叫公務(wù)文書，它是行政機(jī)關(guān)在行政管理活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。

什么是公文？自古以來定義甚多，眾說紛紜，見仁見智。取其共識，公文乃公務(wù)活動的產(chǎn)物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級各類國家機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時空的限制，為國家管理提供所需的信息。公文處理是圍繞公文形成并產(chǎn)生效力的整體過程，它涉及了國家機(jī)關(guān)和社會組織的各級各類人員。

2、關(guān)于公文的種類（具體類型）公文有廣義與狹義之分。

狹義的公文，是指黨和國家行政機(jī)關(guān)各自正式規(guī)定的文種。現(xiàn)在，黨的各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的14個正式文件種類是：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。國家行政機(jī)關(guān)公文的種類主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。黨政機(jī)關(guān)明確規(guī)定的上述文種合計為27個。其中9個是相同的，即決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要；不同的也是9個，其中屬黨的機(jī)關(guān)的5個：即公報、指示、決議、條例、規(guī)定，屬國家行政機(jī)關(guān)的4個，即命令（令），議案、通告、公告，這18個文種，公文學(xué)界稱其為法定文種。

廣義的公文，除上述法定文種外，還包括黨和國家機(jī)關(guān)常用的應(yīng)用文，其大至總結(jié)、計劃，小至條據(jù)、便函，種類繁雜、素?zé)o定目。一般說主要有綜合性工作總結(jié)、計劃（包括規(guī)劃、工作要點、安排、方案、設(shè)想等）、調(diào)查報告、簡報、專用書信、講話稿、訃告悼詞、規(guī)章制度（如章程、細(xì)則、制度、守則）等8個應(yīng)用公文文種。

3、關(guān)于公文的分類

公文分類的方式很多，一般可按以下五個方面進(jìn)行分類：（1）按公文的性質(zhì)分類

公文有黨內(nèi)公文、行政公文、社會團(tuán)體公文及各企事業(yè)單位公文等。

（2）按公文的來源分類

公文可分收文和發(fā)文兩類。收文是其他單位發(fā)到本單位來的文件。如上級單位發(fā)來的指示、通知；下級機(jī)關(guān)報送的報告、請示等。發(fā)文是由本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件。一部分是發(fā)送給需要用它進(jìn)行工作聯(lián)系的其他單位，一部分是下發(fā)給本單位內(nèi)部使用的文件。

（3）按公文的行文方向分類

公文可分為上行文、下行文和平行文。上行文是指下級單位向它所隸屬的上級領(lǐng)導(dǎo)單位發(fā)送的文件，如請示、報告等。下行文是指領(lǐng)導(dǎo)單位對下屬單位的發(fā)文，例如指示、決定、決議、通報等。平行文是指同級單位或不相隸屬的單位（即沒有領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)）之間的來往文件，如公函。

（4）按公文發(fā)送與處理的時間要求分類

有特急件、急件、平件三類。特急件指內(nèi)容特別緊急，必須隨時優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。急件指內(nèi)容緊急，必須打破工作常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。平件指無特殊的時間要求，可按工作常規(guī)傳遞內(nèi)容的文件。

（5）按公文內(nèi)容的機(jī)密程度分類

公文可分為絕密公文、機(jī)密公文和普通公文。絕密公文指含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。機(jī)密公文是指含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益受嚴(yán)重?fù)p害的公文。秘密公文是指含有一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害的公文。普通公文是指可以向人民群眾公開發(fā)布或在機(jī)關(guān)組織內(nèi)部使用的公文。劃分秘密等級要準(zhǔn)確，劃分過寬，容易失密；劃分過嚴(yán)，會妨礙工作的開展。

4、關(guān)于公文的作用（主要用途）（1）頒布法規(guī)

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》總則第二條在概述公文的作用

時，強(qiáng)調(diào)公文“是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具”?！吨袊伯a(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》也有類似的表述。對于行政公文來說，大到國家的憲法及刑法、民法、訴訟法等各種法律，小到辦理某一具體事務(wù)的規(guī)定、辦法，在制定出來后，都要通過行政公文予以頒布實施。對于黨的公文來說，條例、規(guī)定等就是用來發(fā)布黨內(nèi)規(guī)章制度和行為規(guī)范的公文文種。行政法規(guī)一經(jīng)發(fā)布，任何 人都不得違反。黨的規(guī)章制度和行為規(guī)范，則對黨組織的所有成員都有約束作用?，F(xiàn)在，我們國家正在努力進(jìn)行完善的法制建設(shè)，在人民群眾中也在開展深入的普法 教育，公文在這方面的作用正在日益強(qiáng)化。

（2）指揮管理

黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體，都在特定的范圍內(nèi)擔(dān)負(fù)著組織、指揮、管理的職責(zé)，而實施這些職責(zé)的基本工具，就是公文。在黨政公文中，命令、決定、決議、指示、批復(fù)等文種，就屬于指揮、管理性的下行公文。這些公文一經(jīng)下發(fā)，下級機(jī)關(guān)必須執(zhí)行。大到國家機(jī)器的運轉(zhuǎn)，小到一個企事業(yè)單位內(nèi)部工作有秩序的開展，都跟公文的指揮管理作用密切相關(guān)，離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。因此，我們應(yīng)該意識到，相當(dāng)多的公文的起草、定稿過程，實質(zhì)上就是管理工作的實施過程。（3）交流信息

公文還有一個重要的作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公報、通知、通報，上行文中的報告、請示，還有作為平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下達(dá)，一方面是下情上達(dá)，另一方面是友鄰單位互通情報。有了公文作為信息流通的渠道，上下級機(jī)關(guān)都有可能做到耳聰目明，不至于閉目塞聽。

（4）宣傳教育

決議、公報、公告、通報、會議紀(jì)要等文體，還有著很明顯的宣傳教育作用。針對現(xiàn)實生活中普遍存在的某一問題或認(rèn)識的偏差，擺事實，講道理，進(jìn)行啟發(fā)誘導(dǎo)，使大家明白應(yīng)該確立什么立場，應(yīng)該堅持什么原則，進(jìn)而知道自己應(yīng)該做什么、怎樣做。例如“文革”結(jié)束之后，黨內(nèi)以及全國對于如何認(rèn)識和評價“文革”意見不能統(tǒng)一，思想相對陷入混亂的時候，黨中央及時發(fā)布了重要文件《關(guān)于建國以

來黨的若干歷史問題的決議》，通過大量的事實分析和嚴(yán)密論證，澄清了模糊認(rèn)識，使全黨和全國的政治思想很快走向統(tǒng)一。

（5）商洽協(xié)調(diào)

很多工作，單憑一個單位很難順利完成，往往需要相關(guān)單位給以配合、幫助。這樣，地區(qū)與地區(qū)、單位與單位、團(tuán)體與團(tuán)體之間，就需要加強(qiáng)聯(lián)系，互相協(xié)商，互相幫助，協(xié)調(diào)工作。公文實現(xiàn)這一功能的主要文種是“函”，它可以在沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間起到溝通、協(xié)調(diào)的作用，使各個機(jī)關(guān)形成一個有機(jī)的整體，協(xié)同處理、協(xié)作完成某項公務(wù)。

（6）憑證依據(jù)

公文還有明顯的憑證和依據(jù)作用。上級發(fā)布的下行文，是下級機(jī)關(guān)開展工作的依據(jù)；下級上報的公文，是上級決策的依據(jù)；一個機(jī)關(guān)自己制作的公文，是自己履行職能、開展工作的真實記錄和憑證。在日常工作中常會遇到這樣的情況：對一個具體的事務(wù)該如何處理沒有把握，就查找相關(guān)的公文，看上級或有關(guān)職能部門在這方面有哪些規(guī)定，然后按照規(guī)定行事。對某次會議的有關(guān)情況不夠了解，就查找那次會議的紀(jì)要，馬上即可獲得清晰可靠的材料。這些都是公文依據(jù)和憑證作用的具體表現(xiàn)。因此，許多重要的公文，都需要歸檔保存很長時間，以便需要時查找。

第二階段 公文的結(jié)構(gòu)

1、關(guān)于公文的正件

公文的基本格式一般包括：標(biāo)題、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機(jī)密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

（1）標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：《集團(tuán)公司關(guān)于表彰2008年度優(yōu)秀工作者的通知》這一文件標(biāo)題中，“集團(tuán)公司”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰2008年度優(yōu)秀工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位臵在公文的開首，居于正文的上端中央。

（2）受文單位。公文的受文單位分主送單位和抄報、抄送單位三種。主送單位就是公文的接受者、主辦者，負(fù)責(zé)貫徹或研究答復(fù)公文內(nèi)容的單位。主送單位名稱在標(biāo)題下一行頂格寫，后面加冒號。需要同時上報的單位稱抄報單位，需要同時送達(dá)的平行不相隸屬或下級單位稱抄送單位。抄報、抄送單位名稱寫在公文末頁下端，通常用兩條橫線上下隔開。

（3）正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。共分為三個部分：第一部分是開頭，稱引劇部分，簡要說明發(fā)文的原因和依據(jù)；第二部分是主體，是公文的主體部分，要求重點突出，條理清楚；第三部分是結(jié)語，扼要提出要求和希望。一般根據(jù)上行、下行、平行的不同文種，采用不用的結(jié)語。如“是否妥當(dāng)，請予批示”、“此令”、“特此函復(fù)”等。

（4）主題詞。公文的主題詞是代表內(nèi)容特征和歸類的最關(guān)鍵性詞語。它具有兩重性特點，一是“主題性”，即它主要是表現(xiàn)公文主題的核心內(nèi)容，但又不完全是為了表現(xiàn)主題的核心內(nèi)容；二是“技術(shù)性”因為主題詞的另一個作用是為了便于文件信息在計算機(jī)中的輸入、儲存和檢索。主題詞的位臵在文件尾部橫線之上，由左向右排列，詞與詞之間空一格，用醒目的黑體字標(biāo)出，不用標(biāo)點符號。

（5）附件。這是指附屬于正文的文字材料或文件。它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料的。附件是附在正件之后的。一般在附件的正文前另起一行寫上“附件”二字。

（6）發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期。發(fā)文機(jī)關(guān)寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。印有文件版頭的公文發(fā)文單位可以不寫，只在發(fā)文日期中間加蓋公章，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效的憑證。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)

人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

（7）文件版頭、發(fā)文字號。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個單位的公文。版頭以大紅套字印上“××××××文件”，下面加一條紅線（黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。一般包括單位代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[2009]5號”，代表的是國務(wù)院2009年第5號發(fā)文?！皣l(fā)”是國務(wù)院的代字，“[2009]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號。編號的位臵：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位臵；無文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

（8）機(jī)密等級、緊急程度。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級的位臵：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。緊急程度是對公文送達(dá)和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

2、關(guān)于公文的書寫要求

公文書寫，一律從左至右橫排、橫寫。標(biāo)明公文條款所用的數(shù)字，條與條、款與款的序數(shù)用字，前后要一致。公文的書寫、打字、印刷必須清楚，校對準(zhǔn)確，不得錯漏。發(fā)現(xiàn)錯漏，必須及時更正。

起草、修改、審核、簽發(fā)公文，一律使用鋼筆或毛筆，不要使用鉛筆和圓珠筆，也不能用復(fù)寫紙，以防止字跡褪變，不利于歸檔保存和今后的查閱。

第三階段 幾種常用公文的寫作要求

1、通知

（1）簡述通知的概念

通知，是適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬

機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、任免人員的公文。

在日常公務(wù)活動中，通知主要是下行文，但在同級機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)間也可以作平行文使用，是一種比較靈活而適用范圍較行政機(jī)關(guān)公文寫作廣、使用頻率較高的文種。通知具有溝通上下、聯(lián)系左右、傳達(dá)知照的作用。

統(tǒng)一全局步調(diào)，指導(dǎo)基層工作。下級機(jī)關(guān)上報的公文中，需要上級出面支持和廣泛協(xié)調(diào)的問題，或者下級機(jī)關(guān)提出的問題帶有普遍意義，需要在全局范圍內(nèi)引起重視或仿效的，由上級機(jī)關(guān)經(jīng)過認(rèn)真研究、作出決策，就上升為本機(jī)關(guān)的施政內(nèi)容，從而使通知成為指導(dǎo)全局工作的執(zhí)行依據(jù)。由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主持召開的重要會議所形成的公文，以及該機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在會議上所作的重要講話或領(lǐng)導(dǎo)人撰寫的重要公文，需要擴(kuò)大傳達(dá)范圍并要求貫徹執(zhí)行時，均可以通知的形式向有關(guān)單位發(fā)出公文。

發(fā)展橫向聯(lián)系，加強(qiáng)部門協(xié)作。機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間，同一機(jī)關(guān)的各工作職能部門之間，對于同一重大事項經(jīng)調(diào)研并會商，用共同的名義聯(lián)合行文。這類通知的制作和貫徹，都有利于發(fā)展機(jī)關(guān)、部門之間的橫向聯(lián)系和互相協(xié)作，協(xié)調(diào)動作。

傳遞信息，知照事項。通知不僅可以向下級機(jī)關(guān)發(fā)布需要廣為周知的事項。而且可以向平級機(jī)關(guān)傳遞信息，以溝通情況。如任免干部、召開會議、傳達(dá)事項，使受文單位或群眾知曉某一事項，或者要求受文單位辦理某一事情。

通知具有以下3個特點：使用范圍的廣泛性、應(yīng)用方式的簡便性、表述語言的通俗性

（2）通知的寫作要求

一般性的通知是機(jī)關(guān)常用的文種，這就容易使人產(chǎn)生錯覺，認(rèn)為通知很容易寫，其實撰寫通知是一種很嚴(yán)肅的公務(wù)活動。要寫好通知，必須把握好以下幾點：

A、明確行文目的。首先明確為什么寫這個通知，通知的主要內(nèi)容是什么，以分清是哪一類通知，然后確定怎樣寫。其次要確定寫作的范圍和對象，針對什么問題，解決什么問題，根據(jù)客觀情況和開展

工作的需要確定寫作的范圍和對象，以明確行文目的，有針對性地寫好通知。

B、抓住主要內(nèi)容。不同種類的通知，有不同的寫法，但是，緊緊把握住主要內(nèi)容，是寫好通知的關(guān)鍵，絕不能喧賓奪主，沖淡主要內(nèi)容。比如指示性的通知，一般要講清情況和問題，但只能作為事由、背景來概括敘述，重點則是針對實際情況和問題，提出指示性意見、要求及措施，并做到政策界限清楚、明確。

C、文字表述準(zhǔn)確。首先對受文單位的名稱必須寫清寫全，或采用規(guī)范化的簡稱。其次為使受文單位便于操作，凡屬應(yīng)該說明的有關(guān)情況、應(yīng)該執(zhí)行的具體事項，以及有關(guān)的時間、地點、條件等，都要做到周密、準(zhǔn)確，以免貽誤工作，造成損失。

2、通報

（1）簡述通報的概念及常見的通報種類

通報，是適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文。

通報是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位常用的普發(fā)性下行文種。它用以表揚好人好事，批評錯誤，通過對正反典型事實的敘述、張揚，以點帶面，以個別教育推動全局，使讀者提高認(rèn)識，從中汲取經(jīng)驗教訓(xùn)。還可以向所屬機(jī)關(guān)、單位傳達(dá)重要精神或工作、學(xué)習(xí)情況，交流信息，以使其掌握全局，了解進(jìn)程，推動工作。

表彰先進(jìn)，弘揚正氣。對在本地區(qū)、本單位發(fā)生的、具有典型意義的好人好事和先進(jìn)事跡，采取通報的形式進(jìn)行表彰，進(jìn)而總結(jié)、提煉出經(jīng)驗，樹立起學(xué)習(xí)的榜樣，可以達(dá)到弘揚正氣，樹立新風(fēng)，推動工作，提高水平的目的。

批評錯誤，抑制失誤。針對本地區(qū)、本單位存在的某種傾向性問題和錯誤做法，通過對某人某事的批評，抓住典型事例分析解剖，以引起普遍重視，達(dá)到以典型事例進(jìn)行普遍教育，警惕類似事件發(fā)生的目的。同時采取相應(yīng)措施，抑制類似的失敗和錯誤。

傳遞信息，溝通情況。把本地區(qū)、本單位在工作、學(xué)習(xí)中的重要情況和進(jìn)展程度，及時向所屬單位進(jìn)行通報，有利于互通信息，交流情況，有利于大家樹立全局觀念，放眼整體來考慮、安排本單位的工

作和學(xué)習(xí)，避免發(fā)生工作脫節(jié)、失衡的情況。

其具有4個特點：應(yīng)用的廣泛性、內(nèi)容的典型性、行文的及時性、事實的準(zhǔn)確性

通報有4種類型：一是事故通報，二是情況通報，三是表彰通報，四是批評通報。

（2）通報的寫作要求

A、事例要典型。撰寫通報要站在全局的高度，放眼整體利益，所通報的事項，必須具有普遍意義，認(rèn)真考慮對全局的指導(dǎo)作用，對廣大干部群眾的教育意義。提煉出的經(jīng)驗教訓(xùn)必須是從通報事例中自然而然引申出來的，并具有很強(qiáng)的針對性，同時又有其個性特征，不是一般化的人和事。

B、事實要準(zhǔn)確。無論是情況通報，還是表揚性、批評性通報，都要客觀如實地反映事實情況，不能虛夸失實。對作的分析、決定，一定要科學(xué)、準(zhǔn)確，切合實際。高估了成績，說重了缺點，都不能使人信服，都會影響通報的號召力或懲戒作用。

C、行文要適時。通報的一個重要特點是時間性強(qiáng)，特別是與當(dāng)時政治、經(jīng)濟(jì)、社會形勢需要相適應(yīng)的事例，一定要及時通報。這就要求編發(fā)者要具有高度的責(zé)任感和政治敏感性，善于抓住處于清萍之末的苗頭性事例，及時編發(fā)。否則，時過境遷，就失去了指導(dǎo)和教育作用。

D、要求要可行。榜樣的力量是無窮的，典型的經(jīng)驗是可貴的，但如果不考慮受文單位的實際情況，期望值過高或一刀切，盲目地要求都在指定的時間內(nèi)達(dá)到先進(jìn)單位的水平，就會事與愿違，適得其反。同理，如果對一項違紀(jì)事項提出脫離實際的要求，就會使大家產(chǎn)生逆反心理，達(dá)不到引以為戒的行文目的。

3、報告

（1）簡述報告的概念及常見的報告種類

報告，是適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問的公文。

報告是屬于陳述性的上行文種，是上下級之間溝通情況，協(xié)調(diào)工作的重要公文。它使上級機(jī)關(guān)能夠及時了解下情，掌握下級機(jī)關(guān)的工

作情況，聽取下級機(jī)關(guān)對某方面工作的意見或者建議，從而更好地指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)正確貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策，避免被動，爭取主動，減少工作中的失誤。

報告屬于使用頻率較高的上行公文，適用范圍較廣，在公務(wù)活動中的意義，作用也比較重要。

反映情況，傳遞信息。了解情況，掌握政策，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的兩大職能。而了解情況是掌握政策的基礎(chǔ)，是實行科學(xué)管理和正確決策的基本要素。通過報告。經(jīng)常向上級機(jī)關(guān)反映情況，傳遞信息，是下級機(jī)關(guān)的一項重要任務(wù)。

匯報工作，爭取支持。定期的階段性工作匯報和不定期的重要工作匯報，使上級機(jī)關(guān)能及時掌握本單位、本部門的工作進(jìn)度情況，有利于取得上級機(jī)關(guān)的支持和幫助。

說明情況，答復(fù)詢問。對上級機(jī)關(guān)提出的詢問，下級機(jī)關(guān)要以報告的形式認(rèn)真負(fù)責(zé)地給予答復(fù)，及時說明情況，便于上級機(jī)關(guān)作出決斷。

有以下幾個特點：行文的單向性、時限的不定性、內(nèi)容的廣泛性、寫法的靈活性

報告種類較多，一般行文篇幅較長，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，怎樣分層分段要視具體內(nèi)容和行文目的而定，因文而異。這種文體在寫法上具有相對的靈活性，在文字表達(dá)方式上，以陳述性語言為主。

（2）報告的寫作要求

A、主題要明確，思路要清晰。一般情況下，寫報告應(yīng)沿著為什么要寫報告，報告什么內(nèi)容的路子，在充分占有材料以后，根據(jù)主題需要和觀點與材料相統(tǒng)一的原則，精心構(gòu)思，編排布局，然后組織撰寫。

B、重點要突出，文字要簡練。報告全篇要突出重點，每一部分也要圍繞全篇中心突出重點。全篇的重點就是向上級報告的主要內(nèi)容，而各部分的重點則是圍繞說明主要內(nèi)容而需要引起上級機(jī)關(guān)注意的關(guān)鍵之處。突出重點也要兼顧一般，既要有點，又要有面，但在文字表述上要力求簡練，不講空話、套話。

C、觀點要鮮明，材料要真實。向上級機(jī)關(guān)報告工作，反映情況，要克服報喜不報憂，宣揚成績，粉飾太平的不良傾向，要在深入實際調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出鮮明的觀點，提出實事求是、有說服力的材料。

D、不要夾帶請示事項。在公文處理中，收文機(jī)關(guān)對報告沒有答復(fù)的責(zé)任，如果把請示事項夾在報告里，就容易誤事。所以，需要答復(fù)的事項不能夾在報告中，而應(yīng)另用“請示”行文。

4、請示

（1）簡述請示的概念及常見的請示種類

請示，是適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的公文。

請示是屬于期復(fù)性的上行文種，是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)反映并請求幫助解決疑難問題的重要公文，它使下級機(jī)關(guān)通過公文往復(fù)接受上級機(jī)關(guān)的決策意見，解決本機(jī)關(guān)、本單位在公務(wù)活動中待處理的具體問題。

請示這一文種適用范圍較廣，應(yīng)用頻率較高，在公務(wù)活動中的意義、作用是比較突出的。

陳述意見，請求指示。對在本地區(qū)、本單位即將發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的原則性的重大問題，按成規(guī)難以處理的問題；執(zhí)行上級統(tǒng)一規(guī)定有困難的問題等，都可以也必須及時向上級機(jī)關(guān)說明情況并提出建設(shè)性的意見，請求上級給予明確指示。

提出問題，請求幫助。在工作中遇到不可預(yù)見的困難，或?qū)鉀Q面臨的問題，本單位、本部門因職權(quán)所限無權(quán)處理，都要迅即向上級反映問題，請求幫助解決。

說明情況，請求裁決。對在工作中遇到的尚無明確規(guī)定的新問題?；虮締挝活I(lǐng)導(dǎo)班子意見不統(tǒng)一時，應(yīng)及時將處理問題的幾種不同意見一并報上，請求上級給予指示。

提出建議，請求解決。對有關(guān)政策、法規(guī)成上級機(jī)關(guān)規(guī)定、指示的界限理解不全面、把握不準(zhǔn)確時，要及時請求上級機(jī)關(guān)給予明確、具體的解釋。

其特點是：定向性、前臵性、單一性

請示一定要“一文一事”，也就是說，請示的事項只能是一件事或一個問題，不能一文數(shù)事，以避免因給上級機(jī)關(guān)批復(fù)造成困難而貽誤

工作。

請示分為五種：有求準(zhǔn)性請示、請求指示的請示、請求解決問題的請示、解答性請示及批轉(zhuǎn)性請示。

（2）請示的寫作要求

A、堅持一文一事。一份“請示”要由上級機(jī)關(guān)同一個部門批復(fù)。反之，一文數(shù)事，要由幾個部門回答，則必然貽誤工作。

B、不能越級請示。各級機(jī)關(guān)都有一定的權(quán)限，上下級機(jī)關(guān)之間也有一定的分工和職責(zé)范圍，因此在請示工作時，一般要逐級向上請示。

C、不要多頭主送。一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)應(yīng)用抄送形式。有的單位認(rèn)為同時向上級幾個部門報送一個請示，會引起重視，殊不知都管都不管，都不予批復(fù)反而誤事。

D、不宜將請示同時抄送下級機(jī)關(guān)。請示中的意見在未被批準(zhǔn)之前并不生效。所請示的事項也常有不予批準(zhǔn)的，如果同時抄送給下級機(jī)關(guān)，會造成不應(yīng)有的混亂，甚至造成工作上的被動。

E、除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。凡屬上級機(jī)關(guān)已有明確規(guī)定，下級單位職權(quán)范圍內(nèi)能夠解決的問題，應(yīng)當(dāng)自行解決，不應(yīng)將矛盾上交。

5、函

（1）簡述函的概念及函的種類

函是適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。

公務(wù)活動中，函在不相隸屬機(jī)關(guān)、單位之間起著相互聯(lián)系的紐帶和橋梁作用。但在實際工作中，有些文秘工作者對函的地位、功能缺乏足夠的認(rèn)識，甚至沒有把函看做一個正式的行政機(jī)關(guān)公文文種，因而以請示、報告等文種取代函行文的現(xiàn)象比較普遍。比較突出的表現(xiàn)在或因有求于人，或為表示對受文方的“尊重”，以使所求事項獲準(zhǔn)，便以請示代替函行文。

眾所周知，函與請示、報告有同等的地位和作用，但也有不同之處。從行文關(guān)系看，函主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間；請示、報告用于下級機(jī)關(guān)對上級機(jī)關(guān)?！昂弊鳛橹饕姆N之-，與其他主要文種同樣

具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力。

函，具有靈活方便的特點。適用范圍也較廣泛。因而在公務(wù)活動中具有不可忽視的作用。凡是其他公文文種不便表述傳遞的，通常都可以借助于函來完成。諸如不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位之間商洽工作，聯(lián)系事項等；下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)詢問具體事項；上級機(jī)關(guān)答復(fù)和向下級機(jī)關(guān)催辦有關(guān)事宜，要求下級機(jī)關(guān)報送材料、統(tǒng)計報表及物件；向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項；對原發(fā)正式公文作某些小的補(bǔ)充或更正，等等，都可以利用函來完成。

函具有靈活方便、形式多樣、內(nèi)容單一等特點，在機(jī)關(guān)工作中應(yīng)用比較廣泛。具有行文關(guān)系的多重性、使用范圍的廣泛性、反映內(nèi)容的單一性、行文格式的靈活性等特點。

依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》函大體可分為商洽函、問答函、批答函三種。

（2）函的寫作要求

撰寫函件時，要求行文懇切實在、簡明樸素、注意把握好以下幾點：

A、堅持一事一函。函的內(nèi)容要求做到單

一、集中、不能漫無 中心，多事羅列，更不能旁及其他“節(jié)外生枝”，以免影響受文機(jī)關(guān)對所聯(lián)系公務(wù)的及時處理。

B、注意文字簡練。做到言必其中，簡短明快，直接將自已的的意見、要求等告知對方、避免重復(fù)繁瑣，旁證博引，或謙恭有余，表態(tài)不足。

C、遣詞用語恰如其分。特別是在平行機(jī)關(guān)之間，用語注意用商討的話氣，謙恭、尊重、誠懇、友好，既不要傲上慢下，盛氣凌人，也不必逢迎恭維，卑躬屈膝。致函一方要把自己的意見告訴對方，不能強(qiáng)加于人，不能提出苛求；復(fù)函方也要持和氣共事的態(tài)度，商量辦理，即使致函方要求不盡合理，也不能拒復(fù)或用簡單頂回去的辦法回復(fù)。

6、會議紀(jì)要

（1）簡述會議紀(jì)要的概念及種類

會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的公文。會議紀(jì)

要不同于會議記錄。會議紀(jì)要對企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體都適用。

會議紀(jì)要與會議記錄是兩個不同的概念，二者的區(qū)別十分明顯。從應(yīng)用寫作和文字處理的角度來探析，二者截然不同。會議紀(jì)要是一種法定的公務(wù)文書，其撰寫與制作屬于應(yīng)用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應(yīng)用寫作的一般規(guī)律，嚴(yán)格按照公文制發(fā)處理程序辦事。而會議記錄則只是辦公部門的一項業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，其記錄活動同嚴(yán)格意義上的公文寫作完全是兩碼事。二者在載體樣式、稱謂用語、適用對象、分類方法、內(nèi)容重點以及處理方式等諸多方面都有明顯區(qū)別。

具有紀(jì)實性、概括性和指導(dǎo)性的特點。

就性質(zhì)可分為辦公會議紀(jì)要和專項會議紀(jì)要；就表述形式可分為決議式紀(jì)要，概述式紀(jì)要和記錄式紀(jì)要；根據(jù)內(nèi)容可分為決議性紀(jì)要和綜合性紀(jì)要。

（2）會議紀(jì)要的寫作要求

A、要做好材料的積累工作，主要是做好會議記錄，這是撰寫會議紀(jì)要的基礎(chǔ)工作，也是會議紀(jì)要的材料來源，否則將有無米之炊之感。

B、在對基本材料進(jìn)行整理、取舍基礎(chǔ)上，要進(jìn)行精心的構(gòu)思，理出會議紀(jì)要的基本框架結(jié)構(gòu)，列出各部分的簡要寫作綱目，并注意將會議進(jìn)行中的新情況及時列入有關(guān)綱目中。

C、要突出會議的主題。要抓主題、抓主流、抓實質(zhì)。要擅于整理、歸納出會議的中心內(nèi)容，寫清會議所明確和解決的主要問題。

D、會議紀(jì)要的寫作要有條理，邏輯性要強(qiáng)，觀點要鮮明，對于問題的概括要完整，不能以偏概全。要抓觀點、抓結(jié)論、抓落實。對于具體的方法措施要詳寫，以便于指導(dǎo)工作。會議紀(jì)要用語要簡練，用詞要精當(dāng)。

三是發(fā)言記錄式。

7、計劃

（1）簡述計劃的概念及種類

計劃是某一單位、部門或個人，對預(yù)計在一定時間內(nèi)所要做的工

作或所要完成的其他任務(wù)加以書面化、條理化和具體化的一種文書。這里所說的計劃主要是就工作計劃而言，是對某一時期內(nèi)的工作作出打算和安排的文書。

計劃通常是單位（部門）或個人使用。根據(jù)工作需要，既可以上送又可下達(dá)。上送，即報送上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和主管部門，供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解某一段時間內(nèi)其下屬單位的工作安排和打算，以便下屬單位接受督促檢查或接受必要的指導(dǎo)和幫助；下達(dá)，供下級所屬單位了解上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作部署和安排，以便下屬單位在工作中與上級步調(diào)一致。

具有預(yù)見性、針對性、可行性、約束性四個特點。按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，計劃可分為多種類型：

按其所指向的工作、活動的領(lǐng)域來分，可分為工作計劃、學(xué)習(xí)計劃、生產(chǎn)計劃、教學(xué)計劃、銷售計劃、采購計劃、分配計劃、財務(wù)計劃等等。

按適用范圍的大小不同，可分為國家計劃、地區(qū)計劃、單位計劃、班組計劃等等。

按適用時間的長短不同，可分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三類，具體還可以稱為十年 計劃、五年計劃、年度計劃、季度計劃、月份計劃等。

按指揮性的強(qiáng)弱不同，可分為指令性計劃、指導(dǎo)性計劃。

按涉及面大小的不同，可分為綜合性計劃、專題性計劃。（2）計劃的寫作要求

第一，對上負(fù)責(zé)的原則。要堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。

第二，切實可行的原則。要從實際情況出發(fā)定目標(biāo)、定任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)，既不要因循守舊，也不要盲目冒進(jìn)。即使是做規(guī)劃和設(shè)想，也應(yīng)當(dāng)保證可行，能基本做到，其目標(biāo)要明確，其措施要可行，其要求也是可以達(dá)到的。

第三，集思廣益的原則。要深入調(diào)查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。

第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。

第五，防患未然的原則。要預(yù)先想到實行中可能發(fā)行的偏差，可能出現(xiàn)的故障，有必要的防范措施或補(bǔ)充辦法。

8、總結(jié)

（1）簡述總結(jié)的概念及種類

總結(jié)是對前一階段工作或?qū)W習(xí)進(jìn)行全面回顧、檢查和分析、評判，從理論認(rèn)識的高度概括經(jīng)驗教訓(xùn)，以明確努力方向，指導(dǎo)今后工作的一種機(jī)關(guān)事務(wù)文體。

總結(jié)具有評論性、過程性、實踐性。

（2）總結(jié)的寫作要求 A、要堅持實事求是原則

實事求是、一切從實際出發(fā)，這是總結(jié)寫作的基本原則，但在總結(jié)寫作實踐中，違反這一原 則的情況卻屢見不鮮。有人認(rèn)為“三分工作七分吹”，在總結(jié)中夸大成績，隱瞞缺點，報喜 不報憂。這種弄虛作假、浮夸邀功的壞作風(fēng)，對單位、對國家、對事業(yè)、對個人都沒有任何 益處，必須堅決防止。

B、要注意共性、把握個性

總結(jié)很容易寫得千篇一律、缺乏個性。當(dāng)然，總結(jié)不是文學(xué)作品，無需刻意追求個性特色，但千部一腔的文章是不會有獨到價值的，因而也是不受人歡迎的。要寫出個性，總結(jié)就要有獨到的發(fā)現(xiàn)、獨到的體會、新鮮的角度、新穎的材料。

C、要詳略得當(dāng)，突出重點

有人寫總結(jié)總想把一切成績都寫進(jìn)去，不肯舍棄所有的正面材

料，結(jié)果文章寫得臃腫拖沓，沒有重點，不能給人留下深刻印象?？偨Y(jié)的選材不能求全貪多、主次不分，要根據(jù)實際情況 和總結(jié)的目的，把那些既能顯示本單位、本地區(qū)特點，又有一定普遍性的材料作為重點選用，寫得詳細(xì)、具體。而一般性的材料則要略寫或舍棄。

9、簡報

簡報，它是各種組織在公關(guān)活動中，用以反映情況、交流經(jīng)驗的一種簡明扼要、及時迅速又帶有報道性的匯報文件。簡報的含義較為廣泛，它近似新聞報道，但又不同于新聞報道。它是一種內(nèi)部刊物，只限于組織內(nèi)部傳播，一般是定期出版。其內(nèi)容不局限于組織內(nèi)部，還登載與本組織活動有關(guān)的，來源于其他方面的文稿、摘錄和改編的材料。組織的領(lǐng)導(dǎo)層和各職能部門通過公關(guān)簡報這個窗口，可了解形勢，交流信息。

簡報的種類。簡報的種類很多，就其內(nèi)容而言，大致可分為綜合簡報、專題簡報、會議簡報三類。

綜合簡報主要是反映日常業(yè)務(wù)中各方面的工作情況，它是一種長期編發(fā)的定期或不定期的剪報。專題簡報是圍繞某一中心工作編發(fā)的。會議簡報是反映會議進(jìn)程中的各種重要情況，如大會報告、會后反映、會內(nèi)外花絮等內(nèi)容。后兩類簡報時一種階段性的簡報，一般講，專題工作告一段落或會議結(jié)束，簡報也就停辦了，其時效性非常強(qiáng)。

根據(jù)我們的工作體會，在寫作中注意把握好以下幾點：

（1）抓支點。即抓要害，抓主導(dǎo)，抓全局性、指導(dǎo)性的問題，抓問題的核心、關(guān)鍵。比如，今年上半年，黨政機(jī)關(guān)都在進(jìn)行保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動，簡報成為反映這次教育活動的主要陣地。要反映好這次活動，首先應(yīng)把握好一個原則，即抓住這次教育活動的支點，那就是全局性、指導(dǎo)性的問題。因此，在簡報編寫之初，我們先將中央、市委以及市局關(guān)于第一批先進(jìn)性教育的主要提法和重點要求加以輯錄，作為下一步編寫簡報的指導(dǎo)思 17

想和理論支點，使整個先進(jìn)性教育活動簡報內(nèi)容始終圍繞中心，做到既有骨架，又血肉豐滿。

（2）抓熱點。熱點問題不僅是群眾關(guān)心的問題，同時也是各級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題。僅以這次先進(jìn)性教育活動為例，在第一階段中各單位都開展了共產(chǎn)黨員先進(jìn)性具體標(biāo)準(zhǔn)大討論，共產(chǎn)黨員先進(jìn)性的具體標(biāo)準(zhǔn)究竟是什么，市局黨委提出要結(jié)合各自的工作崗位來談，要求人人都要談，將共產(chǎn)黨員先進(jìn)性的標(biāo)準(zhǔn)具體化。為推動這次大討論順利進(jìn)行，同時也為了展現(xiàn)大討論的具體成果，討論伊始，我們接連聽了幾個支部的討論情況，隨即以“一名黨員一盞燈，一名黨員一面旗——市局先進(jìn)性教育活動大家談”為題連續(xù)編發(fā)兩期簡報，選取一些黨員的典型發(fā)言。結(jié)果證明，這兩期簡報對推動這次大討論起到了積極的推進(jìn)作用，使每名黨員在討論前都進(jìn)行認(rèn)真思考，最終在黨員討論的基礎(chǔ)上形成了市局共產(chǎn)黨員先進(jìn)性的具體標(biāo)準(zhǔn)，即當(dāng)好五個排頭兵：堅定信念，做構(gòu)建和諧社會的排頭兵；勤奮學(xué)習(xí)，做提高實踐本領(lǐng)的排頭兵；牢記宗旨，做優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的排頭兵；弘揚正氣，做文明公正執(zhí)法的排頭兵；奮發(fā)有為，做爭創(chuàng)一流業(yè)績的排頭兵。

（3）抓沸點。所謂沸點，就應(yīng)比熱點問題更讓人關(guān)注，因而引起的反響會更大。在這次先進(jìn)性教育活動中，我們推出了一個優(yōu)秀的黨員律師×××，他是這次活動中出現(xiàn)頻率相當(dāng)高的名字。整個活動中，以×××的先進(jìn)事跡為專題的簡報我們共編發(fā)了9期，占到這次教育活動全部簡報的10%。首都八大新聞媒體也分別在“時代先鋒”欄目中推出×××的先進(jìn)事跡，最后，×××先進(jìn)事跡報告會將這次先進(jìn)性教育活動推到了高潮，而我們的簡報及時跟蹤報道了這名優(yōu)秀黨員律師的事跡及相關(guān)信息，對先進(jìn)性教育起到了很好的促進(jìn)作用。

（4）抓亮點。亮點，必定是能讓人眼睛一亮、為之一振的事情。這次活動中，我們捕捉了不少亮點，為這次先進(jìn)性教育活動增色不少。例如，在這次活動中，市局的很多離退休的老黨員身上有許多感人的事跡，有的老黨員躺在病榻上堅持讓子女念文件，有的還撰文寄語機(jī)關(guān)年輕的共產(chǎn)黨員，有的在臨終前還囑咐子女不要忘了交先進(jìn)性教育知識答卷等等，這些看似細(xì)小的事情恰恰是“于細(xì)微處見精神”，我們以老干部的一些感人事跡為例先后編發(fā)了“滿目青山夕陽紅”“從古到今話廉政——與市局機(jī)關(guān)的年輕共產(chǎn)黨員談?wù)勑摹钡群唸螅艿搅松霞墮C(jī)關(guān)的好評并被轉(zhuǎn)發(fā)，而且在普通黨員干部中也贏得了一致好評。

四、關(guān)于公文中數(shù)字的正確用法

在公文寫作中，存在著數(shù)字錯用、濫用的現(xiàn)象。究其原因，主要是規(guī)范意識、標(biāo)準(zhǔn)意識不強(qiáng)，對數(shù)字用法的有關(guān)規(guī)定不熟悉。為了幫助讀者正確使用數(shù)字，筆者總結(jié)多年的工作經(jīng)驗，并結(jié)合《國家標(biāo)準(zhǔn)出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》，將漢字?jǐn)?shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字的用法分類歸納如下：

漢語數(shù)字使用的一般規(guī)定

漢語數(shù)字通常是指“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”及其大寫“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾”等數(shù)字。在以下環(huán)境中必須使用漢語數(shù)字：

1、定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯(lián)軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2、中國歷史紀(jì)年、夏歷月曰、各民族非公歷紀(jì)年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八曰、八月十五中秋節(jié)、正月初 19

五等。有時為了表達(dá)得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六曰（1964年10月1曰）、曰本慶應(yīng)三年（1867年）等。

3、含有月曰簡稱表示事件、節(jié)曰或其它特定意義的詞組，應(yīng)用漢字?jǐn)?shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和曰的數(shù)字用間隔號“?”隔開，并處加引號。如：“一〃二八”事件（1月28曰）、“一二〃九運動”（12月9曰）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。

4、相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字?jǐn)?shù)字。連用的兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬 套、三四百里、四十五六歲等。

5、用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時，使用漢字?jǐn)?shù)字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計意義和比較意義的數(shù)字，用“多”“約”等表示約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：該省從機(jī)動財政中拿出近2000萬元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農(nóng)田水利基本建設(shè)。

6、行政機(jī)關(guān)公文和軍隊系統(tǒng)公文成文時間用漢語數(shù)字。但黨委系統(tǒng)公文成文曰期應(yīng)按規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

阿拉伯?dāng)?shù)字使用的一般規(guī)定 “0、1、2、3、4、5、6、7、8、9”等阿拉伯?dāng)?shù)字，引入我國的歷史并不長，據(jù)說是“五四”運動時期的事。由于當(dāng)時采用豎排版不方便，再加上保守勢力的極力反對，阿拉伯?dāng)?shù)字并沒有得到普遍使用。直到解放初期，隨著橫排版印刷的推廣，阿拉伯?dāng)?shù)字的使用才逐漸地普及起來。機(jī)關(guān)公文中有關(guān)阿拉伯?dāng)?shù)字的書寫是有嚴(yán)格規(guī)定的，大體有以下幾種情況：

1、公歷世紀(jì)、年代、年、月、曰、分、秒，要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如，公元前9世紀(jì)、公元前221年、20世紀(jì)80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應(yīng)寫成05年。

2、統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負(fù)數(shù)、小數(shù)、百分比、分?jǐn)?shù)、比例等，必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

3、物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并正確使用法定計量單位。如300kg、15cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯?dāng)?shù)字，不能換行。非物理量，一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如235元，11個月、100名。但小學(xué)和初中教科書、非專業(yè)書刊的計量單位可使用中文表示。如200kg（200千克）。

4、部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發(fā)?2005?8號文件、T37/T38次快車、HP3000型電子計算機(jī)、90號汽油、維生素B1等。

5、引文標(biāo)注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應(yīng)與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

6、表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。

第二篇：公文寫作基礎(chǔ)知識

公文寫作基礎(chǔ)知識(一)

一、文章主題的內(nèi)涵及其確立

1、主題是一種“觀念”，是人們對現(xiàn)實生活、客觀事物由感性認(rèn)識通往理性認(rèn)識的“飛躍”的產(chǎn)物。、主題實際上是一種思想認(rèn)識，正確的主題只能從實踐中來。、源于生活實踐的具體材料包括反映自身體驗的和他人間接經(jīng)驗的兩大部分。、機(jī)關(guān)應(yīng)用文體在動筆之前接受的領(lǐng)導(dǎo)“授意”，這種現(xiàn)象并不違背材料先行的原則，原因有二：一是采用文體的寫作是一個群體活動過程，領(lǐng)導(dǎo)者的“授意”常常在自己或他人調(diào)查研究的基礎(chǔ)上形成；二是領(lǐng)導(dǎo)者的授意之“意”并不總是文章的主題。

二、突出文章主題的基本方法

為使文章的主題鮮明突出，應(yīng)把握五點：1、直接闡述，開門見山。2、單一集中，做到一文事。3、“以意役法”，真正確立主題的統(tǒng)帥地位。4、片言居要，由一兩句話形成主題句。

5、善用標(biāo)題，使主題在標(biāo)題中凸現(xiàn)。

三、文章材料的選取選取文章材料，應(yīng)注意以下四條：1、緊扣主題。

2、注意材料的典型性。

3、注意材料的全面真實和高度準(zhǔn)確性。4、注意材料的新穎生動性。

四、文章結(jié)構(gòu)安排的主要環(huán)節(jié)及注意事項文章結(jié)構(gòu)的安排，主要包括六大環(huán)節(jié)：1、選擇角度，即確定表現(xiàn)客觀事物的立足點、著眼點。2、設(shè)置線索，即尋找并確定可將全部材料攝為一個整體的人、事、物、理、時間、空間等。3、安排層次，即安排文章思想內(nèi)容的表現(xiàn)次序。4、劃分段落，即根據(jù)文字表達(dá)的需要劃分“自然段”。5、設(shè)計開頭和結(jié)尾。6、安排過渡的照應(yīng)。在實際寫作中，要有效駕馭文章結(jié)構(gòu)的安排，必須抓住四條要領(lǐng)：1、應(yīng)正確反映客觀事物發(fā)展的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系2、應(yīng)服從和服務(wù)于主題的需要。3、要適應(yīng)不同文體的特點。

4、文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一的要求。

五、文章基本表達(dá)方式的內(nèi)容及要領(lǐng)文章常用的表達(dá)方式有敘述、描寫、議論、說明 等，但不同的表達(dá)方式有不同的表現(xiàn)原則與技巧，具體要求如下：1、使用敘述這種表達(dá)方式時，一要注意要素齊全(時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果都要說明)；二要注意保持線索清晰；三是注意繁簡得當(dāng)。

2、使用描寫這種表達(dá)方式時，一要注意具體真切；二是注意抓住特點，避免雷同；三要明確目的，不應(yīng)濫描、濫寫。3、議論由論點、論據(jù)和論證方法三個要素構(gòu)成。論證分為立論和駁論，比較常用的論證方法有例證法、喻證法、類比法、對比法、反駁法、歸謬法。

4、說明的具體形式有概說、界說和解說幾種。說明是機(jī)關(guān)實用文常用的表達(dá)方法。

六、寫文章的語言素養(yǎng)及語言運用的一般規(guī)律。寫文章的基本語言素養(yǎng)為：正字、遣詞、煉句和達(dá)意。在語言的應(yīng)用過程中必須遵循下列規(guī)律。1、合體、得體。即文章的語言要合乎指定文體的要求，合乎指定社會語言環(huán)境的要求，要合乎作者在指定社會關(guān)系中的地位。

2、準(zhǔn)確、順達(dá)。(1)用詞要得當(dāng)。(2)語句要成分完整、搭配得當(dāng)。語序妥貼、結(jié)構(gòu)合理、含義明確、合乎事理、句式合理并力爭有最佳表達(dá)效果。3、簡潔、明快。即文章語言要簡明扼要、精當(dāng)不繁，同時又不荀簡。4、生動、有力。寫文章應(yīng)力求語言富有文采，使語言形象化，并富有新鮮感和濃厚的感情色彩。

七、記敘文的特點記敘文以敘述、描寫為主要表達(dá)方式，以記人、敘事、寫景、狀物為基本職能，其特點有四：、全面真實，沒有虛構(gòu)。

2、要素全面，選材典型。3、以敘述、描寫為主要表達(dá)方式。4、語言生動活潑，富于表現(xiàn)力。

八、記敘文的一般結(jié)構(gòu)模式

1、開頭－－事件或行為、情感的發(fā)端。2、主體－－事件或行為、情感的發(fā)展。3、結(jié)尾－－事件或行為、情感的結(jié)果與啟迪。

九、記敘文件寫作要求

1、要體現(xiàn)記敘文的特點。即在全面真實，要素全面、選材典型以及表達(dá)方式和語言的運用方面抓住特色。

2、尊重記敘文體系內(nèi)各具體文體的寫作規(guī)律，注意發(fā)揮其各自特色，不可強(qiáng)求一律。

十、議論文的特點議論文體以議論為主要表達(dá)方式通過擺事實、講道理、辨是非確定某種觀點的正確與謬誤，肯定或否定某種主張。其特點有六：

1、直接表露作者的思想觀點。

2、以議論為主要表達(dá)方式，輔之以說明、敘述。

3、內(nèi)容重在說理，堅持?jǐn)[事實，以理服人。、其構(gòu)成要素包話論點、論據(jù)和論證過程三個方面。

5、邏輯性強(qiáng)。

6、語言準(zhǔn)確周嚴(yán)，簡煉犀利。

十一、議論文的一般結(jié)構(gòu)模式

1、開頭－－引論。

2、主體－－本論。

3、結(jié)尾－－結(jié)論。

十二、議論寫作要求

1、論點必須正確、鮮明、集中；論據(jù)必須真實、有說服力，容易引起關(guān)注；論證須得法。

2、結(jié)構(gòu)要完整、明晰；要有頭有尾、前后呼應(yīng)；有條理、講究過渡配合。

3、要有激情，給人以強(qiáng)烈染力。

4、語言準(zhǔn)確、嚴(yán)密、通俗易懂、生動形象。

5、遵循議論中各類具體文體的特殊寫作規(guī)律。

十三、說明文的特點說明文是以說明為主要表達(dá)方式解說事物、闡明事理的文章樣式。其特點有四：、解說性強(qiáng)。、具有知識性、信息性。3、客觀性強(qiáng)。、語言重通俗、簡明、平實。

十四、說明文的一般結(jié)構(gòu)模式。1、開頭－－概說。2、主體－－分說。

3、結(jié)尾－－總說。

十五、說明文寫作要求

1、內(nèi)容要準(zhǔn)確、正確，態(tài)度要客觀。2、抓住本質(zhì)特征，突出重點。3、條理要清楚。

4、文字簡潔明了。

5、內(nèi)容有的放矢。

第三篇：公文寫作基礎(chǔ)知識

公文寫作基礎(chǔ)知識

公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位處理工作，具有特定格式的文體。它是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)，請求和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。重點掌握：

1、各種公文的用途

2、相近文種的差別

3、公文格式

4、公文寫法

一、公文的種類：9類（15種）

1、下行文：（1）命令、令、指令（2）決定、決議（3）布告、公告通告（5）通知（6）通報（7）批復(fù)。

2、行文：（8）報告（匯報、反映情況、不要答復(fù)）、請示（要求答復(fù)、批準(zhǔn)）。

3、平行文：函.二、公文的格式：

1、標(biāo)題：概括發(fā)文機(jī)關(guān)、主要事由、公文種類。

2、主送機(jī)關(guān)：除了命令、指示、布告、通告、通知、通報等使下級單位共同辦理或普發(fā)性文件外，報告、請示、批復(fù)、函只送一個。寫主標(biāo)題之后，正文之前。

3、正文：先提要點（發(fā)文目的或結(jié)論），再敘事、說理。分層序碼：

一、（一）、1、（1）結(jié)尾簡單樸素。上行文：可用“以上報告，請審查”、“是否妥當(dāng)，請批示”、“特此報告，請予審批、“以上請示，請批復(fù)”、“如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)”。平行文：一般用“特此函達(dá)”、“特此函，請查照，并希見復(fù)為荷”、“特此函復(fù)”。也有用“此致敬禮”。下 行文：一般用“此令”、“此復(fù)”、“以上各點，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“希即遵照辦理，并將情況及時上報”、“希即研究執(zhí)行，如有意見 隨時向我們反映“。

4、附件：如有附件應(yīng)在正文之后，機(jī)關(guān)名稱之前，注明附件名稱與件數(shù)。

5、印章：蓋在公文開發(fā)年月日的中間。

6、發(fā)文日期：一律寫在文件末尾。留出空格，以便蓋印。公文年月日，凡會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)；命令、指示、通知，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；一般性的通知、函，以實際發(fā)出日期為準(zhǔn)。年份不得略寫。

7、抄送單位：寫在公文末頁、發(fā)文日期之后。

8、公文編號：寫在標(biāo)題下面“x字x號”、“[2002]x字第x號”。

9、機(jī)密等級：根據(jù)密級，在左上角注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

10、緩急程度：根據(jù)緊急程度，在標(biāo)題（版頭）右上角。

第四篇：公文寫作基礎(chǔ)知識

公文寫作基礎(chǔ)知識

第一章 公文寫作基礎(chǔ)知識

1、公文即公務(wù)文書，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體在進(jìn)行公務(wù)活動時所使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料。

2、狹義的公文指《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13類14種公文；廣義的公文既包括狹義的公文，也包括司法、軍事、外交、科技等部門專用公文以及機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文，如倡議書、請柬等等。還包括改革開放以來出現(xiàn)的市場調(diào)查報告、商務(wù)說明書等。

3、按使用范圍劃分,公文分為政務(wù)公文、專用公文、經(jīng)濟(jì)公文和日常事務(wù)類。

4、政務(wù)公文包含法定文種和非法定文種。法定文種即13類14種，命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。非法定文種即9類14種，即計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、簡報、講話稿、提案、建議書、合同、聘書、章程、條例、規(guī)定、辦法、電報。

5、專用公文：在科研、財經(jīng)、司法、軍事、外交等部門使用。包括科研文書、財經(jīng)文書、司法文書、軍事文書、外交文書等。如科研報告、實驗報告、可行性報告、學(xué)術(shù)論文、設(shè)計說明書、起訴書、公訴書、法律意見書、答辯狀、判決書、審計報告、訓(xùn)令、照

會、條約、聲明等。

6、經(jīng)濟(jì)公文：包括經(jīng)濟(jì)合同、市場調(diào)查報告、市場預(yù)測報告、經(jīng)濟(jì)活動分析報告、產(chǎn)銷分析報告、質(zhì)量分析報告、廣告、意向書、商務(wù)說明書等。

7、日常事務(wù)公文：包括規(guī)章制度、簡報、計劃、總結(jié)、演講稿、述職報告、倡議書、建議書、挑戰(zhàn)書、表揚信、感謝信、慰問信、聘書、請柬、證明、介紹信、啟事等。

8、按行文方向劃分，公文分為：上行文、下行文、平行文。

9、按來源和運轉(zhuǎn)方向分為：收文、發(fā)文、內(nèi)發(fā)文。

10、按處理時限分為：緊急公文，通常當(dāng)日辦復(fù)；急辦公文，通常3日內(nèi)辦復(fù)；

常規(guī)公文，通常7-10日內(nèi)辦復(fù)。

11、按機(jī)密程度劃分：絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件、普通公文。

12、公文的特點是什么？

一、法定性

二、權(quán)威性

三、實用性

四、規(guī)范性

五、時效性

13、提高公文寫作能力的方法主要有哪些？

一、參與實踐，增強(qiáng)整體素質(zhì)。（1）政治素質(zhì)（2）經(jīng)濟(jì)意識（3）業(yè)務(wù)素質(zhì)

二、學(xué)習(xí)協(xié)作知識，熟悉常用文體

三、多讀古今中外范文。

14、報告是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議的上行文。報

告分呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。

15、報告主要包含標(biāo)題、發(fā)文字號、主報機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期等。如有附件，則應(yīng)在正文下面一行空兩格后寫明附件的件數(shù)和名稱。有抄報機(jī)關(guān)的，應(yīng)在末頁的下半部分寫明。

16、請示：是下級機(jī)關(guān)請求上級機(jī)關(guān)對某一工作、事項給予請示、批準(zhǔn)的上行

文。

17、請示的特點：

一、一文一事

二、不能多頭請示三、一般不能越級

18、請示包括標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期等內(nèi)容。

19、請示和報告有何區(qū)別？

一、內(nèi)容不同。請示是一文一事，報告內(nèi)容可廣泛。

二、對象不同：請示只送一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，報告可多頭主送。

三、處理方式不同：請示需要批復(fù)，報告一般不需要批復(fù)。

四、行文時間不同。請示是事先行文，報告可在事前、事中、事后行文。

20、函的特點：行文自由、用途廣泛、靈活多樣。

21、函的種類：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請示函、周知函。

22、值班記錄是指把工作期間發(fā)生的事情、客戶的意見或建議（客戶投訴）如

實記錄下來的書面材料。

23、值班記錄的特點是：

一、記實性

二、直接性

三、原始性

第五篇：公文寫作基礎(chǔ)知識

1、公文分類

（1）按公文內(nèi)容、性質(zhì)、作用不同分為：

1、規(guī)范性公文（條例、規(guī)定、辦法），2、指導(dǎo)性公文（命令、決定、批復(fù)），3、報請性公文（報告、請示），4、商洽性公文（函），5、知照性公文（通報、通知、公告、通告）。

6記錄性公文（會議記錄、簡報、會議紀(jì)要

（2）根據(jù)公文行文方向不同分為：

1、上行文（報告、請示、意見）；

2、平行文（函、議案、）；

3、下行文（命令、決定、批復(fù)、通知）

4、廣行文（通告、公告）

（3）根據(jù)公文發(fā)行、傳遞范圍不同分：：

1、機(jī)密公文

2、公布公文（對社會公開發(fā)文）

3、內(nèi)部公文（機(jī)關(guān)內(nèi)部）

（4）按公文作者性質(zhì)分（方便管理）：

1、黨務(wù)公文

2、行政公文

3、群團(tuán)公文

（5）按公文文種性質(zhì)分

1、法定公文（行政公文13種）

2、非法定公文（雜體通用公文）

（6）按文件的接受對象不同分：

1、主送件（主要受文對象）

2、抄送件（相關(guān)受文對象）

（7）按公文處理要求不同分：

1、承辦性公文（必具體辦理。——對應(yīng)主送件）

2、參閱性公文（不需辦理，只參考——對應(yīng)抄送件）

（8）按公文處理時限要求分：

文件分：特急，急件，平件。

（9）公文涉密程度分為：

絕密（1級）時限（?年）

機(jī)密（2級）時限（?年）國家密級標(biāo)志：★

秘密（3級）時限（?年）例：機(jī)密★5年

2、行文方式

從確定收文機(jī)關(guān)或行文對象的范圍分：

1、逐級行文——直接向下或向上

2、越級行文——越過直接下級或上級

3、多級行文——又稱呈、轉(zhuǎn)一次性行文

4、普發(fā)行文——直達(dá)基層組織和群眾的行文

5、聯(lián)合行文——兩個或兩個以上機(jī)關(guān)或部門以共同名義向下或向上發(fā)文

6、授權(quán)行文——通過委托授權(quán)，由其他機(jī)關(guān)或個人代表本紀(jì)觀、本部門對外行文（新聞機(jī)構(gòu)、律師、辦公室）

7、轉(zhuǎn)發(fā)行文——一個機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)其他機(jī)關(guān)的文件（轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)）

3、事務(wù)性語體

事務(wù)語體也叫公文語體，是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體以及人民群眾之間相互處理行政公務(wù)所用的一種語體。這也是使用頻率最高、運用最為廣泛的一種語體。事務(wù)語體的種類主要有命令、指令、決議、指示、公告、通知、報告、批復(fù)、公函等。

4、法定作者

答：法定公文的制作者即依法成立（法規(guī)性文件規(guī)定的）和擔(dān)負(fù)相應(yīng)義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。

注：《中華人民共和國憲法》和《組織法》規(guī)定了國家機(jī)關(guān)的職能以及制定和發(fā)布公文的權(quán)限，《中國共產(chǎn)黨章程》中，也具體規(guī)定了黨的中央機(jī)關(guān)地方與軍隊各級黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和基層組織的權(quán)力和義務(wù)。

注：文件上法定作者也稱發(fā)文機(jī)關(guān)

5、公文格式、6、文頭、文面

（一）印裝格式：

1、公文用紙A4（210mm×297mm)

2、上下邊界36mm±，左右邊界27mm ±，3、橫書橫排，從左向右，4、排版一般每頁22行，每行28個字，5、字體：文頭——56號華康簡標(biāo)宋體

標(biāo)題——21號華康簡標(biāo)宋體

正文——3號（15.5）仿宋體

6、左側(cè)裝訂

（二）文面格式——三大部分

1、文頭部分：

（紅色反線以上部分，又稱眉首，占三分之一篇幅，共6項）

2、主體部分：

（紅色反線以下部分，又稱主體，共7項）

3、文尾部分：

（末頁的最下方，主題詞開始，又稱版記。版記的最后一個因素應(yīng)在末頁的最后一行，共5項）

文頭部分

第1、2、3 項：份數(shù)序號、*密級、*緊急程度為選擇項，一般文件不用，只有普發(fā)的機(jī)密文件采用，其所占的3行位置必空留。第4項：發(fā)文標(biāo)識又稱版頭：第5項發(fā)文字號：簡稱文號——一內(nèi)發(fā)文的順序號

7.行文規(guī)則

行文規(guī)則是行文中應(yīng)遵循的規(guī)矩、要求和原則。它實際上是機(jī)關(guān)單位的組織關(guān)系原則在公文運行過程中的體現(xiàn)。為什么要制定行文規(guī)則？a、為了保證公文能迅速有效地進(jìn)入生效過程；b、避免或減少公文旅行；c、維護(hù)機(jī)關(guān)的工作秩序和整個組織系統(tǒng)的管理效能。

所以黨和國家都有行文的規(guī)則。如果違背規(guī)則則會不管公文寫得如何好，一旦它是存在違背了行文規(guī)則的話，那么它就不能進(jìn)入有效的傳遞過程，公文也就失去了存在的價值。

8、發(fā)文機(jī)關(guān)

發(fā)文機(jī)關(guān)就是公文制發(fā)的機(jī)關(guān)

9、發(fā)文字號

發(fā)文字號又稱發(fā)文編號、文號，它是發(fā)文機(jī)關(guān)在某一內(nèi)所發(fā)各種不同文件總數(shù)的順序編號，由發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室）負(fù)責(zé)統(tǒng)一編排。

10、成文日期

成文日期指公文生效的時間。

成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。不能將阿位伯?dāng)?shù)字與漢字混用。

11、主題詞

它是揭示公文的主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞與詞組，用來方便電腦檢索時使用，一份文件主題詞一般標(biāo)引不超過5個。

12、主送

俗稱抬頭，在公文標(biāo)題左下方，正文之前要頂格寫。主送

又叫“受文機(jī)關(guān)”，是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對所發(fā)公文的內(nèi)容進(jìn)行答復(fù)或辦理的對方機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。但是?！爸魉蜋C(jī)關(guān)”又叫“受文機(jī)關(guān)”，即受理該公文的機(jī)關(guān)；而“收文機(jī)關(guān)”是指接收該公文的機(jī)關(guān)，包括“主送機(jī)關(guān)”和“抄送機(jī)關(guān)”。因此，“收文機(jī)關(guān)”的范圍要比“受文機(jī)關(guān)”大。

主送機(jī)關(guān)=受文機(jī)關(guān)＜收文機(jī)關(guān)

主送的表現(xiàn)形式類型

①特稱（單稱）主送只一個時，應(yīng)寫單位全稱

例：市政府行文——東莞理工學(xué)院：

某公司行文——宏偉數(shù)碼機(jī)械有限公司：

②通稱：上級對下級同類諸機(jī)關(guān)普發(fā)公文，這類公文的主送機(jī)關(guān)可寫通稱，如“各……”；主送下級并列的機(jī)關(guān)，一般按黨、政、軍、群的順序排列。

例：國務(wù)院行文——各地級以上人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門：

例：市教育局行文——市屬各中小學(xué)、各幼兒園：

③遞降式：（對垂直下級,從高到低）

例：省政府行文——各市、縣人民政府：

例：學(xué)院行文——學(xué)院各系、各學(xué)生班級：

③通稱并列式：（上級對下級同類諸機(jī)關(guān)，各單位之間用頓號隔開）

例：東莞市、惠州市、珠海市經(jīng)貿(mào)局：

例：院內(nèi)各單位：

④泛稱：（向所有下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，它有多個不同類的主送機(jī)關(guān)，采用泛稱，其機(jī)關(guān)之間用標(biāo)點符號的規(guī)則是同類各單位之間用頓號，不同類的各單位之間用逗號隔開。

例：市政府行文——各鎮(zhèn)人民政府（區(qū)辦事處），市府直屬各單位：

例：省政府行文——廣州市、深圳市外貿(mào)局，東莞市、惠州市經(jīng)貿(mào)

2）無抬頭（一般用于無確指對象，讓人們周知的事）

普發(fā)性公文——通告、公告等

命令（公布、行政）決定（大多數(shù)）通知（對象不確指的）

確定主送機(jī)關(guān)的原則是什么？：

一是隸屬關(guān)系，二是文件內(nèi)容和工作確實需要。

◆哪些公文一般不寫主送機(jī)關(guān)？

①普發(fā)即直接面向廣大群眾的，一般用于無確指對象，讓人們周知的事）

如通告、公告等；

②通報情況的，如簡報等；

③非直接對下行文的，如決定、決議、會議紀(jì)要等。

13、抄送

指除主送單位外需要協(xié)助辦理執(zhí)行或知曉的其他單位。

確定抄送機(jī)關(guān)的根據(jù)：

1、文件內(nèi)容與性質(zhì)、2、機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)與職能

3、工作的需要

1、公文的概念、性質(zhì)、作用？公文寫作的特點？

公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范樣式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

1、明確了公文的性質(zhì)——工具

依法行政

進(jìn)行公務(wù)活動

①憑證依據(jù)作用；

②法規(guī)約束作用；

③溝通聯(lián)系作用；

④宣傳教育作用。

特點

1、寫作的受命性

2、寫作目的專指性

3、寫作內(nèi)容政治性

4、寫作的程式性

2、公文的三大特征？法定十三種行政公文名稱

2、明確公文三大特征：

①實用性——工具性（在公文活動中形成、公務(wù)活動的重要工具）

②法定性——權(quán)威性（必由法定作者制發(fā)，即公文具有法定效力）

③程式性——規(guī)范性（必按特定程序、格式制

1、命令；

2、決定；

3、公告；

4、通告；

5、通知；

6、通報；

7、議案；

8、報告；

9、請示

10、批復(fù)；

11、意見

12、函；

13、會議記錄。

3、根據(jù)什么選用公文文種? 根據(jù)什么確定行文關(guān)系?

依據(jù)行文目的 依據(jù)行文關(guān)系

依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限

依據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定

（1）行文關(guān)系——行文工作中發(fā)文單位與受文單位之間的關(guān)系。

公文寫作是定向表述，除公告、通告以 及法規(guī)性文件等少數(shù)文種外，一般都有特定的 受文對象，受文對象不同，行文關(guān)系就不同，而行文關(guān)系不同，使用文種、表述語氣等就不同，所分清行文關(guān)系是行文的前提。

行文關(guān)系=隸屬關(guān)系+非隸屬關(guān)系

隸屬關(guān)系：指同一垂直組織系統(tǒng)中的上下級直接關(guān)系

包括：

1、塊塊關(guān)系即領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系（注：一個政府所管轄的范圍稱為“塊”）

2、條條關(guān)系即業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系（注：從中央到地方縣一級，各級政府設(shè)立的業(yè)務(wù)主管部門，由上至下形成了一條垂直的線，這條線稱之為“條條”）

非隸屬關(guān)系：指非同一垂直組織系統(tǒng)中不相屬單位之間的關(guān)系，包括不相屬平級和不相屬不同級的單位。

▲我國各機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系主要有四種 ：

1、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系——同一垂直系統(tǒng)的上下級機(jī)關(guān)之間

2、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系——上級主管業(yè)務(wù)部門與下級業(yè)務(wù)主管部門之間

3、平行關(guān)系——同一系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)之間

不相隸屬關(guān)系——非同一系統(tǒng)單位之間，既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無上下級業(yè) 務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系的。

4、公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)以及用詞的要求是什么？

公文標(biāo)題（結(jié)構(gòu)）分為完全式和不完全式。

完全式標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān) +關(guān)于“ 事由” + 文種

例：國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革的決定

例： 東莞理工學(xué)院關(guān)于印發(fā)《學(xué)生進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)的暫行規(guī)定》的通知

擬寫公文標(biāo)題要求：

1、標(biāo)題結(jié)構(gòu)正確，一般省略發(fā)文機(jī)關(guān)，用“關(guān)于+事由+文種”

2、搞清行文關(guān)系，正確選用文種

3、標(biāo)題的事由的表達(dá)要求：

準(zhǔn)確、鮮明、概括、簡潔。

4、標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書引號外，一般不用標(biāo)點符號

5、通知和通告運用和寫法的區(qū)別？

（1）二者都有告知性，但內(nèi)容范圍不同

通知主要是告知工作情況，以及共同遵守執(zhí)行的事項

通報則是告知正反典型或有關(guān)情況。

（2）行文的時間不同

通知是事前行文，通報是事后行文

（3）行文目的要求不同

通知行文目的是告知事項、布置工作，其內(nèi)容具體，要求遵照執(zhí)行，有嚴(yán)格約束力。

通報的行文目的不是貫徹執(zhí)行，而是讓人們了解情況，交流信息、提高認(rèn)識，有宣傳教育作用。

（4）寫作表現(xiàn)方式不同：

通知主要是直接敘說式，告知人們做什么，怎樣做，具體明白，語言平實。

通報則常常兼用敘述、說明和議論，有較強(qiáng)的感情色彩，根據(jù)需要陳述事實，分析意義，作出評價，使人了解情況，受到教育 “請示”和”報告”運用.寫法以及區(qū)別和注意事項

需要請示的情況

⑴ 上級規(guī)定必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方能辦理的事項；

（一）請求批準(zhǔn)的請示

或規(guī)定完成任務(wù)后必須報請審核的1、提出要求，請求批準(zhǔn)

⑵對有政策不甚了解，需上級給予解釋

2、提出困難，請求幫助

懇請

⑶工作中出現(xiàn)新情況，請示是否可變通處理

（二）請求指示的請示

⑷重大問題，難以處理，委決不下

1.提出問題，請求解答

⑸內(nèi)部意見分歧，需上級裁定

2.提出主張，請求裁定

當(dāng)否，請批示

報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

單獨成段（三種）

1、工作報告、情況報告用“特此報告”結(jié)尾，2、答復(fù)報告用“專此報告“

3、遞送報告用”請審閱“”請閱收

就報告文字而言，寫作時必須注意以下幾點：

（一）陳述事實要完整清楚。

（二）分析要精煉，觀點要鮮明。

（三）語言要樸實，格式要正確。

請示事項——堅持一文一事，以免延誤辦事

（1）請求批準(zhǔn)的請求事項——往往用一兩句話講清則可（2）請求指示的請求事項——可采用分條列項方法

請示與報告都是上行文，使用時容易混淆，所相對比較來談二者區(qū)別：

1、文種性質(zhì)不同：請示行文內(nèi)容具有請求性，是向上機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)的公文；具有請求的性質(zhì)。而報告是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問的公文，具有陳述性，2、行文目的不同：請示的目的是請求上級指示、批準(zhǔn)、解決具體問題，要求做出明確批復(fù)，求復(fù)性強(qiáng)；而報告的目的則在讓上級知道、掌握某方面或某階段的情況，不要求批復(fù)；

3、行文時機(jī)的時間不同：請示具有超前性，必在事前行文，等上級機(jī)關(guān)作了批復(fù)后，才能付諸實施，而報告則可在事中、事后行文，一般不事前行文（報方案）

4、行文寫法不同：請示請求事項單一，要求一文一事，而報告容量可大可小，有時可一文一章，也可以一文數(shù)事。

7、“函”的特性，請批函與請示的區(qū)別？申請與請示的區(qū)別

請示與申請區(qū)別——

（1）文種性質(zhì)不同：請示是下級向上級機(jī)關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的法定公文。而申請是個人或單位向有關(guān)部門、組織、團(tuán)體提出某種要求或申請解決某個問題而使用的日用文書。

（2）行文范圍不同：

請示“窄”——請示的作者必定是法定的機(jī)關(guān)、團(tuán)體，申請“寬”——申請的作者可以是機(jī)關(guān)、團(tuán)體，也可以是個人。

（注意——個人向單位或組織請求解決問題不能使用“請示”，只能用“申請”。）

（3）行文前提不同：如果所要求的事項是有明文規(guī)定過的或有先例的，就用申請，即根據(jù)業(yè)務(wù)或事務(wù)需要，按規(guī)定完成法律程序向上級或職能部門、管理機(jī)構(gòu)、組織、社團(tuán)說明理由，提出申請，而遇到工作中出現(xiàn)新情況、新問題需要處理而無章可循，無法可依，需要上級機(jī)關(guān)作出明確指示或批準(zhǔn)，即不知道怎么做時用請示。說通俗點就是 申請是問一件事可不可以做 請示是問這件事怎么做

（4）行文要求不同：機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人向有關(guān)方面遞交申請，有時必須按有關(guān)規(guī)定出具或提交有關(guān)證明、證件、文件等，而請示則沒有這方面的規(guī)定。

8、會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別？會議寫作常用的三種方法及適應(yīng)范圍？

第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是法定行政公文。

第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作憑證或資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行，有指導(dǎo)作用

第三，寫法不同：會議記錄要求做到如實記錄會議的進(jìn)程及發(fā)言的情況，會議紀(jì)要則以會議記錄為依據(jù)，圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括而成。

第四，使用范圍不同：會議記錄使用范圍廣，各種會議多可以用，而會議紀(jì)要只有那些達(dá)成了共識、作出了指揮工作和行動的決定，并要求有關(guān)方面共同執(zhí)行的重大會議或?qū)ｍ椥詴h才使用。

10、“計劃”有哪些種類和名稱？計劃的成熟度、方案的寫作的四要

1.內(nèi)容分：

綜合計劃、單項計劃、專題計劃

2.按時間分：

長期計劃（跨）

中期計劃（、季度)

短期計劃（月、周、日）

3.按性質(zhì)分：

生產(chǎn)計劃、工作計劃、學(xué)習(xí)計劃、科研計劃、會議計劃

4.按管理范圍分：

國家、部門、單位、科室、班組、個人

5、按寫法不同分:

條文式.表格式.綜合式

（1）長中期計劃的名稱有：

1、規(guī)劃：擬定具有全局性的，時限較長，涉及面廣，提出可能實現(xiàn)的奮斗目標(biāo)的計劃叫規(guī)劃。（規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導(dǎo)性。）

2、設(shè)想：對長遠(yuǎn)的工作而非正式的粗線條計劃叫設(shè)想。）

3、計劃：中期計劃，一般時間一般在一年、半年左右，對具體的處理程序和細(xì)節(jié)進(jìn)行安排

（2）短期計劃的名稱有：

1、安排：對短期內(nèi)一些具體事情地籌劃叫安排（會議議程）、2、打算：準(zhǔn)備近期去做，只有一些原則性的要求，初線條的大體安排。

3、方案：短、近期單項周密計劃（對某項工作經(jīng)過深思熟慮后從目的要求到方式方法都作出周密安排叫方案）

4、預(yù)案：為對應(yīng)某種突發(fā)性的緊急重大事件或情況發(fā)生的處置辦法稱預(yù)案

（3）上級下達(dá)計劃的名稱有：

1、意見：上級對下級布置一個階段性式某項工作提出具體的安排.要求.2、要點：上級對一段時間工作概括安排，對重點任務(wù)提示性扼要交代)

3、部署：上級對某項重大任務(wù)的安排）、關(guān)于成熟度：

不成熟，未定稿的計劃應(yīng)在標(biāo)題后注明成熟度：

1、草案，2、初稿，3、討論稿，4、征求意見稿，5、送審稿。

方案寫作應(yīng)做到“四要”

1、對理想目標(biāo)要預(yù)計（前言）

2、對必要地程序要設(shè)計

3、對有關(guān)地細(xì)節(jié)要求要說明

4、對需要的花費要預(yù)算

11、“總結(jié)”的主體部分一般寫哪四方面內(nèi)容？什么是標(biāo)項撮要法？

計劃與總結(jié)的關(guān)系？

1、前言（基本情況）

2、成績和經(jīng)驗

3、問題和教訓(xùn)

4、今后努力方向

所謂“標(biāo)項撮要”，就是將總結(jié)的內(nèi)容分為若干段并標(biāo)序號，段首處用一個主題句表述觀點，來揭示該段主旨，然后全段圍繞此觀點展開的寫法。

12、合同寫作的八大基本款項？意向書、協(xié)議書、合同的異同？

（一）當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；

（二）標(biāo)的（音“地”）；

三）數(shù)量（指標(biāo)的的計量，用公制計量單位）

（四）質(zhì)量（指標(biāo)的的質(zhì)量，按國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）

（五）價金（價款或者報酬）

（指取得對方產(chǎn)品或接受對方勞務(wù)等所支付的代價）

（六）期限（履行合同有效時限）

地點（履行合同的具體地點）

方式（實現(xiàn)合同規(guī)定雙方義務(wù)的的方式）

包括交貨方式、驗收方式、結(jié)算方式、付款方式等

（七）違約責(zé)任（當(dāng)事人雙方依法商定違約制裁的方法）

（八）解決爭議的方法（雙方約定解決爭議的方法）

（當(dāng)事人可以參照各類合同的示范文本訂立合同。）

84頁

13、簡報的特點、分類、文面格式？編者按的種類與寫法

四、簡報的種類：（可以從不同角度劃分）

①按出刊時間分:

定期、不定期

②按內(nèi)容涉及范圍分:

綜合性、專題性

③按性質(zhì)和作用分（常用）

1、工作簡報——反映領(lǐng)會和具體執(zhí)行黨和國家上級指示的情況，反映工作中的經(jīng)驗、教訓(xùn)問題，反映工作中先進(jìn)事例和錯誤；

2、動態(tài)簡報——將了解收集到的思想、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面動態(tài)、進(jìn)展、經(jīng)驗、問題集中及時反映的簡報

3、會議簡報——比較大型會議時，用來向領(lǐng)導(dǎo)報告會議情況，并組織引導(dǎo)會議進(jìn)行。

④按編發(fā)文稿的數(shù)量與形式不同分：

（1）一期一篇綜述型簡報

一事一報，篇幅長——1000字左右

如《貴港市學(xué)校黨建集中建設(shè)活動領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室簡報》

（2）一期數(shù)篇集納型簡報

（每篇200字左右，每期一般在2000字左右）

分為——

A、信息報道式：一則信息為一段，冠有小標(biāo)題，自成一體，并列排列，往往在正文前有《要目》或《導(dǎo)讀》作封面；如《東莞理工學(xué)院工會通訊》

（2）欄目式：按內(nèi)容分設(shè)若干欄目，欄目按重要程度分先后排列，正文前冠〈內(nèi)容提要〉作封面。如穗 府 信 息

（3）轉(zhuǎn)發(fā)式（有編者按，一期一篇或數(shù)篇）

一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為推動某項工作開展，或為了讓某個問題引起有關(guān)單位注意，把有參考價值的材料用簡報形式轉(zhuǎn)發(fā)下去。（這些信息往往來自基層）。

如《三項主題活動簡報》

（三）《編者按》的寫作類型及要領(lǐng)：切中要害、精練簡短

A、說明型：（著作前言、展覽前言等都屬于此種）

1、編發(fā)意圖的闡述。

2、介紹交代文章的來源，出處，寫作的關(guān)鍵背景，特別是轉(zhuǎn)發(fā)處單位的材料，一定交代清楚；

B、標(biāo)示型：提示中心內(nèi)容，引起讀者注意，引導(dǎo)討論。

C、評論型：（可贊同原文也可批評原文）引導(dǎo)讀者作正確評價，針對原文，表明自己的觀點，發(fā)表鮮明觀點的議論，以啟發(fā)和深化讀者的思考。

14、消息的定義、分類、結(jié)構(gòu)要素及其寫法

對新近發(fā)生事實迅速及時、簡明扼要的報道。

消息的分類：

（從寫作角度分為五種）

1、一句話新聞（一篇消息就只一句話，無標(biāo)題

2、簡明消息、（又叫簡訊即100字新聞的短消息）

3、動態(tài)消息（有“消息頭”“三要素”的新聞，結(jié)構(gòu)完整的新聞,一般約300字左右寫作上要開門見山、注重動感）

4、綜合消息（一般為一組新聞，寫作上要點面結(jié)合、多角度反映客觀事實）

5、圖表消息：用圖片或表格，再配上文字來闡明新聞報道的主題。這種消息是往往以圖表為主，讀者在看完圖表之后，就對消息報道的內(nèi)容有了比較全面的了解，甚至更形象、更具體，對讀者的印象更深。

6、述評消息（敘議結(jié)合點出事件的本質(zhì)意義和發(fā)展趨勢,有針對性地發(fā)表報道，以幫助人們了解事情的真相，認(rèn)清其危害

三、消息的結(jié)構(gòu)要素：

標(biāo)題、消息頭、導(dǎo)語、主體、背景、結(jié)尾

15、規(guī)章制度類有哪些文種？掌握分章列條法、總序分條法、逐條貫通法

包括：法規(guī)、章程、規(guī)章制度

(1)分章列條法（又叫“章斷條連法）

總則、分則、罰則、附則。

全文分若干章，第一章為總則（寫明制定規(guī)章制度的目的、根據(jù)、意義等），中間各章為分則（具體

基本規(guī)則部分），最后為附則（執(zhí)行事項、措施部分）。

條數(shù)從總則第一條起依次排列，序號通貫，直至最后一條。（書P149181)

注意：正文一般內(nèi)容為：制定目的、制定依據(jù)、適用范圍、有關(guān)定義、主管部門、具體規(guī)范、獎懲辦法、施行日期、施行程序與方式、有關(guān)說明等。正文內(nèi)容多時，按章、節(jié)、條、款、項目等層次組織，以條為基本單位的如《憲法》

2）序條法（又叫總序分條法）

全文開頭有簡短序言（寫明目的、根據(jù)、意義等），然后正文逐條寫明分則性內(nèi)容，一般最末一條寫附則內(nèi)容。

（3）分條法（又叫逐條貫通法）P155

全文從頭到尾不分章節(jié)，而分條分款逐條排列，序號從起首“第一條”依次排列而下，直至文末。

[3]重點練筆：——（13個文種）