第一篇：檔案管理培訓講義

檔案管理培訓講義

培訓目的：

通過培訓，提升各單位檔案管理人員的專業(yè)知識水平和檔案處理工作效率，規(guī)范各級檔案管理流程，為公司建立規(guī)范化、科學化的檔案管理體系夯實基礎。培訓要點：

一、檔案管理的基礎知識

二、公司檔案管理的內(nèi)容及要求

一、檔案管理的基礎知識

1、什么是檔案？

國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2、什么是檔案工作？

管理檔案和檔案事業(yè)的活動。

3、什么是檔案統(tǒng)計？

對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進行搜集、整理和分析的活動。

4、什么是歸檔？

辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

5、什么是案卷？

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

6、什么是檔案整理？

按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

7、什么是檔案立卷？

將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

8、什么是檔案實體分類？

根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

9、什么是檔號？

以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10、什么是文件？

國家機構、社會組織或個人履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

11、什么是文本？

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12、什么是歸檔文件？

在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

13、什么是歸檔文件管理？

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

14、什么是全宗號？

全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

15、什么是全宗指南？

介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

16、什么是專題指南？

介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17、什么是檢索工具？

檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

18、什么是索引？

索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。

19、什么是編目？

按照一定的規(guī)則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

20、什么是案卷目錄？

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

21、什么是全引目錄？

全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

22、什么是分類目錄？

分類目錄是依所分類表按照分類標識以一定次序編排 3 而成的一種檔案目錄。

二、公司檔案管理的內(nèi)容及要求

1.檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：公司在經(jīng)營活動中形成的行政事務、黨群工作、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務管理、生產(chǎn)調(diào)度、設備管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司各職能部室為檔案管理的職能部門，按業(yè)務范圍負責公司檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

3.檔案的分類

根據(jù)公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為九大類：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）財會檔案、（D）生產(chǎn)經(jīng) 4 營管理、（E）技術質(zhì)量安全管理、（F）外來文件、（G）聲像檔案、（H）實物檔案、（I）其他檔案。

財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上九類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。

4.4檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在 5 前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

4.6文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內(nèi)）應將立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門領導簽署意見后方可復制。

5.3原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門領導簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；

5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；

5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；

5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；

5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；

5.3.7調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要 做 好 檔 案 的 防 火、防 蟲、防 盜、防 塵、防 陽 光 直 射“五 防”工 作。檔案 柜 所 在 辦 公 室 嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀

9.責任

有下列行為者，將 根 據(jù) 公 司 有 關 規(guī) 定 和 國 家 法 規(guī)，給 予責 任 行為人行政、經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

9.1擅自涂改檔案。

9.2未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。9.3未按規(guī)定向他人提供檔案。9.4造成檔案遺漏、損毀、丟失的。

第二篇：2011居民健康檔案管理服務規(guī)范培訓講義

城鄉(xiāng)居民健康檔案管理服務規(guī)范講義 ?

一、健康檔案管理 2011版規(guī)范對健康檔案的樣式作出了變動，相對農(nóng)村來說變動的不大，只是增加了部分內(nèi)容；相對城市來說變動的較大，取消了城市的以家庭為單位的檔案模式，變?yōu)橐詡€人為單位的檔案模式，體現(xiàn)了人性化的管理要求。具體要求就是已經(jīng)建立好的檔案就不要求更換為新的檔案樣式，但城市社區(qū)的原有檔案中無身份證號碼信息，需要進行信息補充。?

二、健康檔案的考核

1、檔案合格率和使用率 要求就是不能有空項，特別是必填項，在錄入電子檔案時有提示。一個正常人的合格健康檔案包含個人基本信息表、健康體檢表，如果有接診記錄更好（使用率）；一個重點人群的合格健康檔案需增加健康管理記錄。合格率要求達到95%，檔案使用率不低于30%。

2、檔案建檔率 2012年的建檔率要求達到95%，電子檔案要與紙質(zhì)檔案同步更新。城鄉(xiāng)居民健康檔案管理服務規(guī)范 ?

三、考核的方法 需被檢查單位現(xiàn)場提供健康檔案目錄。如果不能當場提供紙質(zhì)的檔案目錄，本項考核視為0分。在我們之前的檢查中出現(xiàn)過 我們要求提供檔案目錄的時候，告訴我都在電腦里。對于檢查來說，檔案管理的要求是紙質(zhì)目錄是必須要有的的。如果大家對健康檔案怎么管理不清楚，可以參照病歷管理的要求。根據(jù)被考核單位提供檔案目錄，隨機抽取10份檔案，根據(jù)在規(guī)定的時間內(nèi)提交抽取檔案數(shù)量的多少核定建立健康檔案數(shù)。對檔案目錄要有匯總數(shù)據(jù)，農(nóng)村可以以村為單位匯總，城市可以按照片區(qū)進行匯總，要求匯總數(shù)據(jù)必須清楚，依據(jù)要充分。建檔人數(shù)=在規(guī)定的時間內(nèi)找出的檔案數(shù)/10×檔案目錄人數(shù) 檢查人員對抽取的檔案進行檢查，并計算建檔率、合格率、使用率和電子建檔率 城鄉(xiāng)居民健康檔案管理服務規(guī)范 ?

四、其他注意事項 ?

1、重點人群的不同標識管理 ?高血壓紅色、糖尿病藍色、老年人綠色、精神病人黃色四種重點人群的健康檔案需要用不同顏色的標識進行標記。各單位也可根據(jù)實際情況自行規(guī)定標識顏色。?

2、健康檔案號碼的編排 ?農(nóng)村以村為單位進行檔案號碼編排 ?城市社區(qū)檔案號碼的編排如果以居委會為單位進行編排的話，會出現(xiàn)一個號段內(nèi)人數(shù)過多的現(xiàn)象。主張將居委會進行分片管理，以片區(qū)（小于100幢樓）為單位進行號碼編排。好處是檔案編碼的時候，可以將一個樓的檔案編排在一起，且不受此樓人員增加的影響。0-6歲兒童健康管理服務規(guī)范 ?

一、服務對象要求 轄區(qū)內(nèi)居住的 0-6歲兒童。我們首先要理解什么是轄區(qū)內(nèi)居住，很多單位的人都向我反應沒有那么多的兒童可管理，根據(jù)榮成市的出生人口統(tǒng)計每年約有3000多個新生兒，但是按照目前我們各單位上報的數(shù)據(jù)合計遠低于這個數(shù)據(jù)。孩子都哪里去了？這也許是大家都疑問的問題。唯一的答案就是現(xiàn)在的人口流動性太大，造成兒童在每個地方的時間都不長，給人一種找不到的感覺。為解決這一問題，市婦幼保健院規(guī)定了一個土辦法就是以戶籍為標準，戶籍在哪里就歸哪個醫(yī)院管理，雖然給兒童管理帶來一定的難度，但保證了無遺漏現(xiàn)象，對農(nóng)村地區(qū)來說效果尤為突出。2012年的兒童管理對象要求按照市婦幼保健院確定管理對象的辦法進行管理。對于城市社區(qū)來說，此辦法實施起來非常困難，因為市婦幼保健院沒有對市區(qū)的新生兒按照區(qū)域進行劃分，而且實際劃分起來也很麻煩。這就要求城市社區(qū)加強與居委會的聯(lián)系，加強走訪力度，保證兒童管理到位。0-6歲兒童健康管理服務規(guī)范 ?

二、服務管理要求 全程共13次保健。新生兒訪視1次，入戶訪視；新生兒滿月管理1次，在醫(yī)療機構內(nèi)進行；嬰幼兒健康管理8次，在醫(yī)療機構內(nèi)進行，6、8、18、30月齡分別一次血常規(guī)檢測，6、12、24、36月齡進行聽力篩查；學齡前兒童健康管理3次，一般在托幼機構內(nèi)進行，散居的在機構內(nèi)進行。

三、注意事項

1、機構必須有開展兒童管理的能力，人員、設備和條件。所有的機構都必須開展，鎮(zhèn)衛(wèi)生院和社區(qū)中心無任何條件都要開展，社區(qū)服務站可做摘錄和督促工作。

2、開展兒童管理服務工作應與孕產(chǎn)婦產(chǎn)后訪視和兒童預防接種相結合。

3、注意免費的監(jiān)測項目，公共衛(wèi)生服務表格中都是免費。

4、注意開展工作的場所，除第一次在家中外，其余都在機構內(nèi)

5、注意健康管理率與系統(tǒng)管理率的區(qū)別 孕產(chǎn)婦健康管理服務規(guī)范

一、服務對象 轄區(qū)內(nèi)居住的孕產(chǎn)婦。基本和兒童一個管理要求，通過孩子 找父母。

二、服務的內(nèi)容 全程共7次，產(chǎn)前5次，產(chǎn)后2次。產(chǎn)前訪視均在醫(yī)療機構內(nèi)進行，最后兩次的產(chǎn)前訪視要督促去有助產(chǎn)資質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生機構進行1次隨訪并做好記錄。前3次產(chǎn)前訪視的化驗檢查要免費，后兩次的因不在本機構內(nèi)進行，需做好隨訪情況的記錄工作。第一次產(chǎn)前訪視的免費化驗項目較多。第一產(chǎn)后訪視入戶訪視，產(chǎn)后42天訪視在機構內(nèi)進行，最好都到分娩機構內(nèi)進行，做好信息的記錄工作。

三、注意事項

1、與兒童訪視相結合

2、注意健康管理率與系統(tǒng)管理率的區(qū)別 老年人健康管理服務規(guī)范

一、服務對象 轄區(qū)內(nèi)65歲及以上常住居民（截止到2012年的12月31號），也就是當年內(nèi)滿65周歲都是范圍之內(nèi)的。簡單的計算方式就 是2012-65=1947，也就是1947年及之前出生的都是服務對象。

二、服務內(nèi)容 就是每年一次的體檢 今年的關愛老年人免費查體工作將完全按照公共衛(wèi)生服務項 目的要求開展。大家在開展工作的時候，千萬別只重視輔助檢 查，生活方式評估、體檢檢查的工作同樣重要。在檢查的過程中就沒發(fā)現(xiàn)過生活不能自理的老年人，說明大家 都在糊弄。

三、老年人管理率和健康體檢表完整率，只要查體了就是管理，但是體檢表的完整情況也要考核。老年人的花名冊（當年查體）高血壓患者健康管理服務規(guī)范（含減鹽防控）

一、服務對象 常住居民，包括居住半年以上的戶籍及非戶籍居民。以0～6歲兒童、孕產(chǎn)婦、老年人、高血壓患者及高危人群等為重點。

二、服務內(nèi)容 1、35歲及以上居民首診測血壓。（看當年的門診日志）

2、對居民食鹽攝入量相關因素調(diào)查。在健康檔案中增加 食鹽攝入情況調(diào)查表

3、高血壓高危人群干預。對篩查確定的高危人群每半年測量1次血壓，詢問了解食鹽攝入量及飲食習慣，填寫記錄表，對其食鹽攝入量等高血壓危險因素水平作出評估，指導制定控制食鹽攝入量、膳食改善及身體鍛煉的目標及計劃，并在下一次隨訪時評估變化及進展情況。高血壓患者健康管理服務規(guī)范（含減鹽防控）高血壓高危人群的界定標準為：具有以下≥1項危險因素：①收縮壓介于130-139mmHg之間和/或舒張壓介于85-89mmHg之間；②血脂異常。具有以下≥2項危險因素：①男性≥45歲，女性≥55歲；②肥胖（BMI≥28kg/m2）；③早發(fā)心血管病家族史（一級親屬，男性<55歲，女性<65歲）；④長期過量飲酒（每日飲白酒≥100ml，且每周飲酒在4次以上）；⑤吸煙（每日吸煙≥15支，且連續(xù)吸煙在10年以上）。對高血壓高危人群的健康檔案需添加隨訪表 高血壓患者健康管理服務規(guī)范（含減鹽防控）

4、高血壓患者的管理 高血壓花名冊是指當年管理的高血壓人員名單，每年不同。一個規(guī)范管理的高血壓患者，是指當年不少于4次隨訪記錄，且至少有一次入戶記錄和當年的一次查體記錄。如果少于4次或者沒有查體就只能說是管理了，不能達到規(guī)范管理的標準。

三、考核指標 花名冊（否定項）如果沒有花名冊，本項工作就不得分。健康管理率=高血壓花名冊人數(shù)/轄區(qū)高血壓患病總人數(shù)測算 規(guī)范管理率=規(guī)范管理的高血壓人數(shù)/高血壓花名冊人數(shù)，考核方法就是從你提供的高血壓花名冊中隨機抽取10人，測算規(guī)范管理率。血壓控制率=最近一次隨訪血壓達標人數(shù)/高血壓花名冊人數(shù)，考核方法也是從隨機抽取的10個人中，測算血壓空置率。

四、隨訪記錄不需測血糖值了，只需血壓值。且需要添加個人膳食表 糖尿病患者健康管理服務規(guī)范 要求基本與高血壓一致，注意體檢表的足背動脈。隨訪記錄表中的足背動脈和空腹血糖值必填 影響考核成績的幾個注意事項

1、健康檔案的管理：外觀、空項、字跡、邏輯性

2、重點人群花名冊：必須清晰且分更新，注意保存

3、健康教育材料：相片必須真實，有日期。文字材料同等重要

4、指標率必須完成

5、工作人員必須熟知工作流程和要求

6、各種隨訪表需放到檔案中，長期保存。

7、檔案的真實性非常重要。特別是錄入管理系統(tǒng)的檔案信息一定要真實。傳染病及突發(fā)公共衛(wèi)生事件報告和處理服務規(guī)范

一、服務對象 轄區(qū)內(nèi)服務人口。

二、服務內(nèi)容

（一）傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件風險管理 在疾病預防控制機構和其他專業(yè)機構指導下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務中心（站）協(xié)助開展傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件風險排查、收集和提供風險信息，參與風險評估和應急預案制（修）訂。突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。

（二）傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)現(xiàn)、登記 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務中心（站）應規(guī)范填寫門診日志、入/出院登記本、X線檢查和實驗室檢測結果登記本。首診醫(yī)生在診療過程中發(fā)現(xiàn)傳染病病人及疑似病人后，按要求填寫《中華人民共和國傳染病報告卡》；如發(fā)現(xiàn)或懷疑為突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，按要求填寫《突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息報告卡》。

（三）傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息報告 1.報告程序與方式。具備網(wǎng)絡直報條件的機構，在規(guī)定時間內(nèi)進行傳染病和/或突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息的網(wǎng)絡直報；不具備網(wǎng)絡直報條件的，按相關要求通過電話、傳真等方式進行報告，同時向轄區(qū)縣級疾病預防控制機構報送《傳染病報告卡》和/或《突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息報告卡》。2.報告時限。發(fā)現(xiàn)甲類傳染病和乙類傳染病中的肺炭疽、傳染性非典型肺炎、脊髓灰質(zhì)炎、人感染高致病性禽流感病人或疑似病人，或發(fā)現(xiàn)其他傳染病、不明原因疾病暴發(fā)和突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息時，應按有關要求于2小時內(nèi)報告。發(fā)現(xiàn)其他乙、丙類傳染病病人、疑似病人和規(guī)定報告的傳染病病原攜帶者，應于24小時內(nèi)報告。3.訂正報告和補報。發(fā)現(xiàn)報告錯誤，或報告病例轉歸或診斷情況發(fā)生變化時，應及時對《傳染病報告卡》和/或《突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息報告卡》等進行訂正；對漏報的傳染病病例和突發(fā)公共衛(wèi)生事件，應及時進行補報。

（四）傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理 1.病人醫(yī)療救治和管理。按照有關規(guī)范要求，對傳染病病人、疑似病人采取隔離、醫(yī)學觀察等措施，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件傷者進行急救，及時轉診，書寫醫(yī)學記錄及其他有關資料并妥善保管。2.傳染病密切接觸者和健康危害暴露人員的管理。協(xié)助開展傳染病接觸者或其他健康危害暴露人員的追蹤、查找，對集中或居家醫(yī)學觀察者提供必要的基本醫(yī)療和預防服務。3.流行病學調(diào)查。協(xié)助對本轄區(qū)病人、疑似病人和突發(fā)公共衛(wèi)生事件開展流行病學調(diào)查，收集和提供病人、密切接觸者、其他健康危害暴露人員的相關信息。4.疫點疫區(qū)處理。做好醫(yī)療機構內(nèi)現(xiàn)場控制、消毒隔離、個人防護、醫(yī)療垃圾和污水的處理工作。協(xié)助對被污染的場所進行衛(wèi)生處理，開展殺蟲、滅鼠等工作。5.應急接種和預防性服藥。協(xié)助開展應急接種、預防性服藥、應急藥品和防護用品分發(fā)等工作，并提供指導。6.宣傳教育。根據(jù)轄區(qū)傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的性質(zhì)和特點，開展相關知識技能和法律法規(guī)的宣傳教育。

（五）協(xié)助上級專業(yè)防治機構做好結核病和艾滋病患者的宣傳、指導服務以及非住院病人的治療管理工作，相關技術要求參照有關規(guī)定。

三、服務流程

四、服務要求

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務中心（站）應按照《中華人民共和國傳染病防治法》、《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急條例》、《國家突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急預案》等法律法規(guī)要求，建立健全傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件報告管理制度，協(xié)助開展傳染病和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的報告和處置。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務中心（站）要配備專（兼）職人員負責傳染病疫情及突發(fā)公共衛(wèi)生報告管理工作，定期對工作人員進行相關知識和技能的培訓。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務中心（站）要做好相關服務記錄，《傳染病報告卡》和《突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息報告卡》應至少保留3年。

五、考核指標

（一）傳染病疫情報告率＝報告卡片數(shù)/登記傳染病病例數(shù)×100％。

（二）傳染病疫情報告及時率＝報告及時的病例數(shù)/報告?zhèn)魅静〔±龜?shù)×100％。

（三）突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息報告率＝及時報告的突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息數(shù)/應報告突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關信息數(shù)×100％。

健康教育服務規(guī)范

一、服務對象 轄區(qū)內(nèi)居民。

二、服務內(nèi)容

（一）健康教育內(nèi)容 1.宣傳普及《中國公民健康素養(yǎng)——基本知識與技能（試行）》。配合有關部門開展公民健康素養(yǎng)促進行動。2.對青少年、婦女、老年人、殘疾人、0～6歲兒童家長、農(nóng)民工等人群進行健康教育。3.開展合理膳食、控制體重、適當運動、心理平衡、改善睡眠、限鹽、控煙、限酒、控制藥物依賴、戒毒等健康生活方式和可干預危險因素的健康教育。4.開展高血壓、糖尿病、冠心病、哮喘、乳腺癌和宮頸癌、結核病、肝炎、艾滋病、流感、手足口病和狂犬病、布病等重點疾病健康教育。5.開展食品安全、職業(yè)衛(wèi)生、放射衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、飲水衛(wèi)生、計劃生育、學校衛(wèi)生等公共衛(wèi)生問題健康教育。6.開展應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急處置、防災減災、家庭急救等健康教育。7.宣傳普及醫(yī)療衛(wèi)生法律法規(guī)及相關政策。

（二）服務形式及要求

1.提供健康教育資料（1）發(fā)放印刷資料 印刷資料包括健康教育折頁、健康教育處方和健康手冊等。放置在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室、社區(qū)衛(wèi)生服務中心（站）的候診區(qū)、診室、咨詢臺等處。每個機構每年提供不少于12種內(nèi)容的印刷資料，并及時更新補充，保障使用。（2）播放音像資料 音像資料包括錄像帶、VCD、DVD等視聽傳播資料，機構正常應診的時間內(nèi)，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、社區(qū)衛(wèi)生服務中心門診候診區(qū)、觀察室、健教室等場所或宣傳活動現(xiàn)場播放。每個機構每年播放音像資料不少于6種。2.設置健康教育宣傳欄 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院和社區(qū)衛(wèi)生服務中心宣傳欄不少于2個，村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務站宣傳欄不少于1個，每個宣傳欄的面積不少于2平方米。宣傳欄一般設置在機構的戶外、健康教育室、候診室、輸液室或收費大廳的明顯位置，宣傳欄中心位置距地面1.5～1.6米高。每個機構每2個月最少更換1次健康教育宣傳欄內(nèi)容。3.開展公眾健康咨詢活動 利用各種健康主題日或針對轄區(qū)重點健康問題，開展健康咨詢活動并發(fā)放宣傳資料。每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、社區(qū)衛(wèi)生服務中心每年至少開展9次公眾健康咨詢活動。4.舉辦健康知識講座 定期舉辦健康知識講座，引導居民學習、掌握健康知識及必要的健康技能，促進轄區(qū)內(nèi)居民的身心健康。每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院和社區(qū)衛(wèi)生服務中心每月至少舉辦1次健康知識講座，村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務站每兩個月至少舉辦1次健康知識講座。5.開展個體化健康教育 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、村衛(wèi)生室和社區(qū)衛(wèi)生服務中心（站）的醫(yī)務人員在提供門診醫(yī)療、上門訪視等醫(yī)療衛(wèi)生服務時，要開展有針對性的個體化健康知識和健康技能的教育。

三、服務流程

四、服務要求

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院和社區(qū)衛(wèi)生服務中心應配備專（兼）職人員開展健康教育工作，每年接受健康教育專業(yè)知識和技能培訓不少于8學時。樹立全員提供健康教育服務的觀念，將健康教育與日常提供的醫(yī)療衛(wèi)生服務結合起來。

（二）具備開展健康教育的場地、設施、設備，并保證設施設備完好，正常使用。

（三）制定健康教育工作計劃，保證其可操作性和可實施性。健康教育內(nèi)容要通俗易懂，并確保其科學性、時效性。健康教育材料可委托專業(yè)機構統(tǒng)一設計、制作，有條件的地區(qū)，可利用互聯(lián)網(wǎng)、手機短信等新媒體開展健康教育。

（四）有完整的健康教育活動記錄和資料，包括文字、圖片、影音文件等，并存檔保存。每年做好健康教育工作的總結評價。

（五）加強與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、街道辦事處、村（居）委會、社會團體等轄區(qū)其他單位的溝通和協(xié)作，共同做好健康教育工作。

（六）充分發(fā)揮健康教育專業(yè)機構的作用，接受健康教育專業(yè)機構的技術指導和考核評估。

（七）運用中醫(yī)理論知識，在飲食起居、情志調(diào)攝、食療藥膳、運動鍛煉等方面，對城鄉(xiāng)居民開展養(yǎng)生保健知識宣教等中醫(yī)健康教育，在健康教育印刷資料、音像資料的種類、數(shù)量、宣傳欄更新次數(shù)以及講座、咨詢活動次數(shù)等方面，應有一定比例的中醫(yī)藥內(nèi)容。

五、考核指標

（一）發(fā)放健康教育印刷資料的種類和數(shù)量。

（二）播放健康教育音像資料的種類、次數(shù)和時間。

（三）健康教育宣傳欄設置和內(nèi)容更新情況。

（四）舉辦健康教育講座和健康教育咨詢活動的次數(shù)和參加人數(shù)。

六、附件 健康教育活動記錄表 附件 健康教育活動記錄表 活動時間： 活動地點： 活動形式： 活動主題： 組織者： 接受健康教育人員類別： 接受健康教育人數(shù)： 健康教育資料發(fā)放種類及數(shù)量： 活動內(nèi)容： 活動總結評價： 存檔材料請附后 □書面材料 □圖片材料 □印刷材料 □影音材料 □簽到表 □其他材料 填表人（簽字）： 負責人（簽字）： 填表時間：

****年**月**日

預防接種服務規(guī)范

一、服務對象 轄區(qū)內(nèi)0～6歲兒童和其他重點人群。

二、服務內(nèi)容

（一）預防接種管理 1.及時為轄區(qū)內(nèi)所有居住滿3個月的0～6歲兒童建立預防接種證和預防接種卡等兒童預防接種檔案。2.采取預約、通知單、電話、手機短信、網(wǎng)絡、廣播通知等適宜方式，通知兒童監(jiān)護人，告知接種疫苗的種類、時間、地點和相關要求。在邊遠山區(qū)、海島、牧區(qū)等交通不便的地區(qū)，可采取入戶巡回的方式進行預防接種。3.每半年對責任區(qū)內(nèi)兒童的預防接種卡進行1次核查和整理。

（二）預防接種 根據(jù)國家免疫規(guī)劃疫苗免疫程序，對適齡兒童進行常規(guī)接種。在部分省份對重點人群接種出血熱疫苗。在重點地區(qū)對高危人群實施炭疽疫苗、鉤體疫苗應急接種。根據(jù)傳染病控制需要，開展乙肝、麻疹、脊灰等疫苗強化免疫、群體性接種工作和應急接種工作。1.接種前的工作。接種工作人員在對兒童接種前應查驗兒童預防接種證（卡、薄）或電子檔案，核對受種者姓名、性別、出生日期及接種記錄，確定本次受種對象、接種疫苗的品種。詢問受種者的健康狀況以及是否有接種禁忌等，告知受種者或者其監(jiān)護人所接種疫苗的品種、作用、禁忌、不良反應以及注意事項，可采用書面或（和）口頭告知的形式，并如實記錄告知和詢問的情況。2.接種時的工作。接種工作人員在接種操作時再次查驗核對受種者姓名、預防接種證、接種憑證和本次接種的疫苗品種，核對無誤后嚴格按照《預防接種工作規(guī)范》規(guī)定的接種月（年）齡、接種部位、接種途徑、安全注射等要求予以接種。3.接種后的工作。告知兒童監(jiān)護人，受種者在接種后應在留觀室觀察30分鐘。接種后及時在預防接種證、卡（簿）上記錄，與兒童監(jiān)護人預約下次接種疫苗的種類、時間和地點。有條件的地區(qū)錄入計算機并進行網(wǎng)絡報告。

（三）疑似預防接種異常反應處理 如發(fā)現(xiàn)疑似預防接種異常反應，接種人員應按照《全國疑似預防接種異常反應監(jiān)測方案》的要求進行處理和報告。

三、服務流程

四、服務要求

（一）接種單位必須為區(qū)縣級衛(wèi)生行政部門指定的預防接種單位，并具備有《疫苗儲存和運輸管理規(guī)范》規(guī)定的冷藏設施、設備和冷鏈管理制度并按照要求進行疫苗的領發(fā)和冷鏈管理，保證疫苗質(zhì)量。

（二）承擔預防接種的人員應當具備執(zhí)業(yè)醫(yī)師、執(zhí)業(yè)助理醫(yī)師、執(zhí)業(yè)護士或者鄉(xiāng)村醫(yī)生資格，并經(jīng)過縣級或以上衛(wèi)生行政部門組織的預防接種專業(yè)培訓，考核合格后持證方可上崗。

（三）基層醫(yī)療衛(wèi)生機構應積極通過公安、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、村（居）委會等多種渠道，利用提供其他醫(yī)療服務、發(fā)放宣傳資料、入戶排查等方式，向預防接種服務對象或監(jiān)護人傳播相關信息，主動做好轄區(qū)內(nèi)服務對象的發(fā)現(xiàn)和管理。

（四）根據(jù)預防接種需要，合理安排接種門診開放頻率、開放時間和預約服務的時間，提供便利的接種服務。

（五）應按照《疫苗流通和預防接種管理條例》、《預防接種工作規(guī)范》、《全國疑似預防接種異常反應監(jiān)測方案》等相關規(guī)定做好預防接種服務工作。

五、考核指標

（一）建證率=轄區(qū)內(nèi)建立預防接種證人數(shù)/轄區(qū)內(nèi)應建立預防接種證人數(shù)×100％。

（二）某種疫苗接種率=轄區(qū)內(nèi)某種疫苗實際接種人數(shù)/某種疫苗應接種人數(shù)×100％。

六、附件 1.疫苗免疫程序 2.預防接種卡 附件1 疫苗免疫程序 疫 苗 接 種 對 象 月（年）齡 接種劑次 接 種 部 位 接種途徑 接 種 劑 量 /劑次 備 注 乙肝疫苗 0、1、6月齡 3 上臂三角肌 肌內(nèi)注射 酵母苗5μg/0.5ml，CHO苗10μg/1ml、20μg/1ml 出生后24小時內(nèi)接種第1劑次，第1、2劑次間隔≥28天 卡介苗 出生時 1 上臂三角肌中部略下處 皮內(nèi)注射 0.1ml 脊灰疫苗 2、3、4月齡，4周歲 4 口服 1粒 第1、2劑次，第2、3劑次間隔均≥28天 百白破疫苗 3、4、5月齡，18～24月齡 4 上臂外側三角肌 肌內(nèi)注射 0.5ml 第1、2劑次，第2、3劑次間隔均≥28天 白破疫苗 6周歲 1 上臂三角肌 肌內(nèi)注射 0.5ml 麻風疫苗（麻疹疫苗）8月齡 1 上臂外側三角肌下緣附著處 皮下注射 0.5ml 麻腮風疫苗（麻腮疫苗、麻疹疫苗）18～24月齡 1 上臂外側三角肌下緣附著處 皮下注射 0.5ml 乙腦（減毒）8月齡,2周歲 2 上臂外側三角肌下緣附著處 皮下注射 0.5ml 流腦A 6～18月齡 2 上臂外側三角肌附著處 皮下注射 30μg/0.5ml 第1、2劑次間隔3個月 流腦A+C 3周歲,6周歲 2 上臂外側三角肌附著處 皮下注射 100μg/0.5ml 2劑次間隔≥3年；第1劑次與A群流腦疫苗第2劑次間隔≥12個月 甲肝（減毒）18月齡 1 上臂外側三角肌附著處 皮下注射 1ml 出血熱疫苗（雙價）16～60周歲 3 上臂外側三角肌 肌內(nèi)注射 1ml 接種第1劑次后14天接種第2劑次，第3劑次在第1劑次接種后6個月接種 炭疽疫苗 炭疽疫情發(fā)生時，病例或病畜間接接觸者及疫點周圍高危人群 1 上臂外側三角肌附著處 皮上劃痕 0.05ml（2滴）病例或病畜的直接接觸者不能接種 鉤體疫苗 流行地區(qū)可能接觸疫水的7～60歲高危人群 2 上臂外側三角肌附著處 皮下注射 成人第1劑0.5ml，第2劑1.0ml 7～13歲劑量減半，必要時7歲以下兒童依據(jù)年齡、體重酌量注射，不超過成人劑量1/4 接種第1劑次后7～10天接種第2劑次 乙腦滅活疫苗 8月齡（2劑次），2周歲,6周歲 4 上臂外側三角肌下緣附著處 皮下注射 0.5ml 第1、2劑次間隔7～10天 甲肝滅活疫苗 18月齡, 24～30月齡 2 上臂三角肌附著處 肌內(nèi)注射 0.5ml 2劑次間隔≥6個月 注：1.CHO疫苗用于新生兒母嬰阻斷的劑量為20μg/ml。2.未收入藥典的疫苗，其接種部位、途徑和劑量參見疫苗使用說明書。附件2 預防接種卡 姓名 編號□□□-□□□□□ 性別： 出生日期： 年 月 日 監(jiān)護人姓名： 與兒童關系： 聯(lián)系電話： 家庭現(xiàn)住址： 縣（區(qū)）鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）戶籍地址：1同家庭地址 2 省 市 縣（區(qū)）鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）遷入時間： 年 月 日 遷出時間： 年 月 日 遷出原因：

疫苗異常反應史忌：：

接傳

種染

禁病史:

建卡日期： 年 月 日 建卡人： 疫苗與劑次 接種 日期 接種 部位 疫苗 批號 接種 醫(yī)生 備注 乙肝疫苗 1 2 3 卡介苗 脊灰疫苗 1 2 3 4 百白破疫苗 1 2 3 4 白破疫苗 麻風疫苗 麻腮風疫苗 1 2 麻腮疫苗 麻疹疫苗 1 2 A群流腦 疫苗 1 2 A+C群流腦疫苗 1 2 乙腦（減毒）活疫苗 1 2 乙腦滅活 疫苗 1 2 3 4 甲肝減毒活疫苗 甲肝滅活疫苗 1 2 其他疫苗 填表說明 1．姓名：根據(jù)兒童居民身份證的姓名填寫。可暫缺，兒童取名后應及時補充記錄。2．出生日期：按照年（4位）、月（2位）、日（2位）順序填寫，如19490101。3．監(jiān)護人姓名：只填寫一個，并在“與兒童關系”中注明母親、父親或其他關系。4．家庭現(xiàn)住址：只填寫至鄉(xiāng)級。5．戶籍住址：若同家庭現(xiàn)住址，則在“同家庭現(xiàn)住址”前數(shù)字1上劃“√”，若不同，請具體填寫只填寫至鄉(xiāng)級。6．異常反應史、接種禁忌和傳染病史：在每次接種前詢問后填寫。7．每次完成接種后，接種醫(yī)生應將接種日期、接種部位、疫苗批號、生產(chǎn)企業(yè)、接種單位等內(nèi)容登記到預防接種證中，并及時簽名；同時將接種日期、接種部位、疫苗批號、接種醫(yī)生等內(nèi)容登記到兒童預防接種卡中。其中，“接種部位”只填寫注射用疫苗的接種部位：左側用1表示，右側用2表示；“有效日期”指有效截止日期。8．“備注”欄用于記錄某疫苗某劑次接種的其他重要信息,例如：接種乙肝疫苗的種類（酵母苗/CHO苗）、接種百白破疫苗的種類（全細胞苗/無細胞苗）、特殊情況下的不同接種劑量等等。9．接種其他疫苗時，按上述內(nèi)容進行登記。

第三篇：公文辦理與檔案管理培訓講義(20171015)

公文辦理與檔案管理培訓講義

第一部分 公文辦理

1、公文的涵義。

公文是公務文書，或稱公務文件的簡稱，是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料，是傳達和貫徹方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

2、公文處理程序

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發(fā)；⑥編號、印發(fā)；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

3、公文的主要特點

（1）法定性；（2）政策性；（3）實用性；（4）時效性；（5）規(guī)范性。

4、公文的功能

（1）決策作用；（2）強制執(zhí)行和處理的作用；（3）依據(jù)和憑證作用；（4）工作聯(lián)系與溝通作用；（5）宣傳與教育作用。

5、教會常用公文文種

（1）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關教會及人員，變更或者撤銷下級教會不適當?shù)臎Q定事項等。

（2）通知：適用于批轉下級教會的公文，轉發(fā)上級兩會（單位）和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級教會辦理和需要有關教會周知 1 或者執(zhí)行的事項，任免人員等。

（3）報告：適用于向上級兩會（單位）匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（4）請示(申請)：適用于向上級兩會（單位）請求指示、批準。（5）批復：批復是用于答復下級教會請示事項的公文。（6）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

（7）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

6、公文的表達方式：敘述、說明

7、公文寫作的基本要求

語言要求：規(guī)范、準確、科學、簡練、得體

領導意圖：領導在布臵工作、下達任務、發(fā)出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。

8、公文常見結構：開頭與結尾、層次與段落、過渡與照應。

9、常見公文寫作特點和方法

10、公文擬寫的一般格式

（1）秘密等級（密級）；（2）緊急程度；（3）發(fā)文機關標識；（4）發(fā)文字號；（5）簽發(fā)人；（6）公文標題；（7）主送單位；（8）公文正文；（9）附件說明；（10）發(fā)文單位署名；（11）成文日期；（12）用印（騎年壓月）；（13）主題詞；（14）抄送單位；（15）印制單位與日期。

正式公文用紙采用A4210mm×297mm(寬×長)。一般使用60g/m2-80g/m2膠版紙。左側裝訂。文字一律從左向右橫排。公文用紙開頭（上白邊）為：37mm ±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm 2 ± 1mm，版心尺寸為：156mm×225mm。

公文的密級分為絕密、機密、秘密三個等級，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。公文份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。秘密等級用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級標第1行，緊急程度標第2行。

發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，即發(fā)文機關位臵應自上頁邊起留出天頭62mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即發(fā)文機關位臵應自上頁邊起留出天頭117mm。發(fā)文機關標識使用小標宋體字，紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定。但一般應小于22mm×15mm（高×寬）。聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字臵于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布。

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

公文標題，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。正式的公文標題一般由三部分組成：制發(fā)機關、公文內(nèi)容、文種。如《屏南縣基督教兩會關于同意舉辦培靈會的批復》。“屏南縣基督教兩會”是制發(fā)單位，“同意舉辦培靈會”是公文內(nèi)容，“批復”是文種。公文標題中一般一加標點符號，但標題中的法規(guī)、規(guī)章名稱要加書名號。

正文用3號仿宋字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

主題詞。主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。

一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。主題詞標在文件的抄送欄上，用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。

在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式（文種）的詞。如《寧德市人民政府關于落實消防安全責任制的意見》，先標類別詞“公安”，再標類屬詞“消防”、“責任制”，最后標上“意見”。例如，《中共福建省委關于進一步學習與貫徹實施<中華人民共和國憲法>的意見》這一公文，主題詞就有“宣傳工作”、“憲法”、“學習”、“意見”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一 4 個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。抄送單位名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內(nèi)。

印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位臵；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。“印發(fā)單位”和“印發(fā)時間”，放在抄送單位細實線下。

11、公文寫作常見問題解析

標題使用標點符號：如關于稅、費問題的請示。2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。

結構層次序數(shù)混亂：經(jīng)常直接用“1.”、“2.”…..；正確的結構層次應為“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”等；

生造文種：如把“批復”改成“批示”，把“請示”改成“申請”，如《××同志在員工大會上的講話》，《關于加強思想政治工作的措施》等；

數(shù)字使用不當：

（1）該用漢字表示的錯用阿拉伯數(shù)字：

成文日期：2004年7月5日（二○○四年七月五日）； 定型的詞組：如第3（三）季度，星期

5（五）；

鄰近數(shù)字并列表示概要：如4、5（四五）點鐘，今年7、8（七八）月份。

（2）該用阿拉伯數(shù)字的錯用漢字

世紀、年代、年、月、日等：二十世紀九十年代（20世紀90 5 年代），二○○四年七月五日（2004年7月5日），2003年五月（2003年5月），下午三時三十分（下午3時30分）；

正負整數(shù)、分數(shù)、小數(shù)、百分比、比例等：如十八個月（18個月）、二十四小時（24小時）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2萬3千（2.3萬）。

12、公文辦理

（1）發(fā)文辦理： 發(fā)文辦理是指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核（核稿）、會稿、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

（2）收文辦理：收文辦理是指對收到的公文的辦理過程，包簽收、登記、分送(先送主要領導)、傳閱、審核（對收到的需要辦理的公文進行審查核實）、擬辦（文秘人員）、批辦（領導）、承辦、催辦、注辦等程序。

13、公文管理

（1）公文管理原則：統(tǒng)一管理；保守秘密；便于保存和利用；注意書寫材料。

（2）收文辦理的文件保管：注意公文報送份數(shù)；密切跟蹤公文去向；保管領導批示原件；妥善存放、適時歸檔。

（3）發(fā)文辦理的文件保管：底稿的保存；會簽意見的保存；簽發(fā)及審簽意見的保存；聯(lián)合發(fā)文的文稿保存（文稿原件應保存在主辦機關，會辦單位保存復印件）；送印文稿的管理；文稿與印成件一并保存。

（4）公文的日常管理：公文翻（復）印（要經(jīng)單位負責人或文秘部門負責人批準并做好登記）；公文傳遞；公文清退；公文用印（公 6 文用印需經(jīng)本單位負責人批準。公文用印須與公文首頁的發(fā)文機關標識一致）；公文銷毀與移交。

第二部分 檔案管理

1、檔案涵義：（1）涵義：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（2）檔案的來源：過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人;檔案又來源于形成者自身的實踐活動；（3）檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉化來的；（4）檔案的形式是多樣的（5）檔案是原始的歷史記錄。

2、檔案種類

3、檔案工作

4、教會檔案工作

（1）涵義：教會檔案工作就是管理教會檔案和教會檔案事業(yè)的工作。

（2）機構的設臵和人員的配備

①教會要設臵檔案室，以對本教會不同門類、不同載體的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理。

②有條件要配備專職檔案人員

（3）教會檔案工作各項規(guī)章制度的內(nèi)容(供參考)：①歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。②檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準手續(xù)。③檔案人員崗位責任制：包括檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。檔案人員崗位責任制要對崗不對人，即檔案人員在這個崗位上做到什么，人員多少不同，7 職責分工不同。④檔案保管制度：包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。⑤檔案保密制度：包括檔案保密措施和對檔案人員的保密要求。⑥檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機構、人員配臵及檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、移交等內(nèi)容。可以制定成一個各種門類及載體檔案的管理辦法，也可以各種門類及載體檔案的管理辦法分別制定。

（4）檔案保管的基本物質(zhì)條件

兩個方面：一是有適宜保存檔案的庫房；庫房的選擇：①承重負荷要符合要求，地面、墻壁要堅固、平整、光滑；②庫房的門窗要小、少，密封要好；③庫房應遠離火源。庫房中的電器、照明導線應采用芯導線，并用鐵管保護暗敷。庫房不要靠近鍋爐房；④不能選擇在水房旁，也不能選在無地下室或防潮結構不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等特殊載體檔案數(shù)量的增加，有條件的教會檔案室還應設立專門存放的庫房。無專門庫房也可在庫房內(nèi)設臵防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場對它的影響；⑤庫內(nèi)照明使用白熾燈，不用日光燈；⑥要做好庫房清潔衛(wèi)生工作；⑦放臵防蟲、鼠藥劑；⑧要配備測量溫濕度的儀表，自動記錄更好，人工記錄的要按時登記。

二是檔案保管所必須的設施設備：①檔案裝具（五節(jié)柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調(diào)節(jié)和空氣處理設備、吸塵器、防火裝臵（含防火報警器和滅火裝臵）、檔案庫房門窗上要安裝防盜門和防護欄、計算機、錄音機、掃描儀、光盤、刻錄機、復印機、打印機等設施設備。②庫房中的檔案柜、架應排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應分開排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，8 既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫房，裝具應與窗垂直排放，以便通風和防止陽光直射；柜架不應緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。③所有裝具應統(tǒng)一編號。在一間庫房內(nèi)，檔案裝具的編號順序是：自門口起，從左向右，回行時從右至左編順序號，一套檔案箱的上下也要編號，其方法是從上而下逐個編號。

5、文件材料的歸檔

（1）涵義：文件材料的歸檔，就是將具有保存價值的文件材料移交檔案機構（室）保存。

（2）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見文件）（3）歸檔的要求：①歸檔份數(shù)：各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當增加歸檔份數(shù)，如基建檔案，為滿足日常需要，向有關單位、專業(yè)檔案館報送的需要，歸檔可適當多幾份。新型文件材料的歸檔份數(shù)按有關規(guī)定執(zhí)行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。②歸檔的質(zhì)量要求：i.歸檔的文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)必須齊全、完整、保證內(nèi)容的準確性、完整性、原始性、真實性，能正確反映本單位各項活動的基本面貌和歷史過程。ii.歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，經(jīng)過系統(tǒng)分類，整理編目，以件或立成案卷均可，質(zhì)量要符合規(guī)范要求。Iii.歸檔的文件材料應符合形成過程中的質(zhì)量要求，以利長久保存。③歸檔的時間：單位文書在形成的第2年6月底前歸檔，科技檔案在任務完成或告一段落后歸檔。會計檔案在會計終了后暫由會計部門保管一年，期滿后歸 9 檔，照片檔案沖洗加工后及時歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項目結束后轉換成標準格式及時歸檔。④歸檔（接收）手續(xù)：i.編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交時按目錄或移交清單點交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。ii.歸檔材料中若遇有關問題需要說明時，可附說明材料，以備日后查閱。Iii.在檔案工作與文書處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續(xù)的問題，但在檔案工作人員調(diào)動工作時，需參照上述辦法辦理交接手續(xù)。

6、歸檔文件的整理

（1）裝訂；（2）分類；（3）排列；（4）編制檔號；（5）編制目錄；(6)裝盒；(7)備考表

7、教會檔案管理（供參考）

（1）歸檔范圍：①重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。②上級教會發(fā)來的與本教會有關的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。③本教會對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。④本教會的請示與上級教會的批復。⑤本教會反映主要職能活動的報告、總結。⑥本教會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。⑦信徒信訪工作材料。⑧本教會與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。⑨本教會教牧人員任免的文件材料以及關于教牧人員獎勵、處分的文件材料。⑩本教會教職人員勞動、工資、福利方面的文件材料。⑾本教會的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

（2）平時歸卷：①各教會都要建立健全平時歸卷制度。對處理完 10 畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。②各教會應根據(jù)本教會的業(yè)務范圍及當年事工任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。③公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交專(兼)職文書歸卷。④專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

（3）立卷(案卷質(zhì)量要求)：①歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。②不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。③卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。④卷內(nèi)文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。⑤

5、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。⑥有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應臵卷尾。⑦案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。⑧案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破 11 壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結、或釘不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂。⑨案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，臵于檔案柜內(nèi)保存。

第四篇：干部人事檔案管理 崗位培訓講義

干部人事檔案管理崗位培訓講義 干部人事檔案整理工作

干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求 干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求 干部人事檔案的分類和干部人事檔案材料的歸類 干部人事檔案材料的排序與編目 干部檔案材料的復制與加工 干部人事檔案材料的裝訂與入庫 向外傳遞、報送干部人事檔案的要求

第一節(jié)干部人事檔案整理工作的概念、類型、要求

干部人事檔案的整理工作是檔案建設的基礎工作

干部人事檔案的整理，是按照一定的規(guī)則方法和程序，把收集來的干部人事檔案材料進行系統(tǒng)化條理化的加工過程。我們平常通過各渠道收集上來的干部人事檔案材料，是分散的和零星的，要想把它轉化為成檔案，必須按照一定的規(guī)則方法和程序進行整理，中組部頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》等，就是我們干部檔案整理工作的依據(jù)與準繩。

干部人事檔案整理的程序一般分為以下八個步驟： 干部人事檔案材料的鑒別 干部人事檔案材料的分類 干部人事檔案材料的排序 干部人事檔案材料的編目 干部人事檔案材料的復制 干部人事檔案材料的技術加工 干部人事檔案材料的裝訂 干部人事檔案材料的驗收入庫

干部人事檔案材料的整理，并不是一次性整理之后就一勞永逸，而是要隨著新材料的不斷補充要經(jīng)常性地進行續(xù)整。

二、干部人事檔案整理的類型

常規(guī)整理，就是對新建檔案的整理。新建檔案是指本 單位新吸收進來的干部檔案，它的來源一般有下列幾個 渠道：

大中專畢業(yè)分配當干部，從學校寄來的學生檔案。

國家人事部門按計劃在社會上招錄的干部，這些一般是電大、自學考試、業(yè)大等畢業(yè)生，他們的檔案是從人才流動中心轉遞來的。

從外單位調(diào)來的干部，檔案隨人寄來。

從工人中提拔來的干部，其檔案從工人檔案轉為干部檔案。從部隊復員轉業(yè)的干部，檔案從部隊轉來。

局部整理，也叫續(xù)整。所謂續(xù)整就是因補充新材料而對原有整理過的檔案進行部分整理，其特點是：針對性強（哪份檔案有新材料就整理哪份，是第幾類的材料，就續(xù)在第幾類后面）；有基礎（在原已整理好的基礎上作局部的整理）；但很麻煩（這是因為續(xù)整時要拆卷，加入新材料，補登目錄，再裝卷，因反復拆卷，使裝訂孔增大、移位，裝訂不整齊）。

三、整理工作的基本要求

整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

四、干部人事檔案整理前的準備工作

干部人事檔案材料的準備。在整理之前所管理的干部人事檔案材料應收集齊全。

人員準備。管檔卷較多，人員配備少的單位，整理任務重的，單靠干部人事管理人員自己整理是不行的，必須挑選政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)較好的黨員干部來集中整理，并對他們嚴格進行培訓，學習文件，熟悉業(yè)務，掌握有關政策規(guī)定，明確工作的要求和整理工作的各道工序、步驟和實際操作技術，可采取先試行整理，達到標準后，再正常的開展整理工作。

經(jīng)費的準備。整理工作需要一定的費用，購買工具、用品，在整理工作前要申請解決專項經(jīng)費。

物資準備

五、整理工作應注意的事項 必須認真做到以下幾點：

在整理檔案時，嚴禁抽煙，以確保檔案安全。不得私自涂改、抽取或偽造材料。

不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，需進行登記，經(jīng)主管領導批準后分情況予以處理。在整理檔案的過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部人事檔案內(nèi)容。

第二節(jié)干部人事檔案材料鑒別的意義、原則和要求 干部檔案材料的鑒別，是干部檔案管理部門對收集起來準 備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋?存價值，確定是否歸入干部檔案的工作。鑒別工作的意義

鑒別工作是干部檔案材料進入干部人事檔案的最后一道關口，是系統(tǒng)整理的基礎和前提。鑒別工作是保證干部人事檔案完整、真實、條理、精煉、實用的總要手段。

鑒別工作是正確貫徹黨的干部政策、徹底肅清干部人事工作中“左”的影響，調(diào)動干部積極性的措施。鑒別工作的要求

歸入的干部人事檔案材料，必須符合真實標準，手續(xù)完備 的要求。

材料要真實準確。凡誣蔑不實和虛假的材料，模棱兩可、含糊其辭、自相矛盾的材料，一律不得歸檔。準確是指材料的 歸屬要準確。首先，要判定是否屬于所管干部的材料，其實，要判定是否屬于歸檔范圍，發(fā)現(xiàn)同名異人，張冠李戴的，或不 屬于干部檔案內(nèi)容和重復多余的材料，應清理出來。對其有保 存價值的文件可交文書檔案保存，不屬于干部檔案的內(nèi)容，比 較重要的證件、文章等，組織還需要保存的，退還本人。無保 存價值又不能退還本人的，應登記報主管領導批準銷毀。

材料要完整、齊全。一個干部人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，互相依存，互相補充，構成一個完整的有機體。如：五類政審材料一般應具備審查結論、調(diào)查報告、上級批復、主要證明材料、本人交待材料等。上述材料，屬于成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整，對頭尾不清，來源不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則，不能歸檔。

材料手續(xù)要完備。凡規(guī)定需要由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批準時間和文號。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔。第三節(jié)干部人事檔案的分類和材料的歸類

一、干部人事檔案內(nèi)容的分類

干部檔案內(nèi)容分類的意義

對干部檔案進行分類，是使干部人事檔案內(nèi)容、系統(tǒng)的一個 重要手段。是整理干部檔案材料的一個重要工序，整理過檔 案的同志知道，干部人事檔案的內(nèi)容十分浩繁，它包括幾十 種甚至更多，如果不將它們劃分成統(tǒng)一的若干類別，仍是一 堆雜亂無章的集合體，那么，利用起來，就相當困難。另外，再從整理檔案的整個過程來看，對內(nèi)容進行分類，是繼材料鑒 別之后必須先進行的一道工序，這道工序不但直接決定著以后 幾道工序的進展，而且又直接決定著整個整理工作的質(zhì)量。如 果不預先對檔案內(nèi)容進行分類，那么以后的歸類、排列和目錄 登記就很難做到系統(tǒng)條理。

干部檔案分類的要求

干部檔案分類必須科學

科學的分類方法，是按照干部檔案的特點和規(guī)定進行分類，它有利于保持干部檔案的完整性和檔案材料之間的聯(lián)系，方便保管利用。

干部人事檔案的分類必須統(tǒng)一

要做到這一點，必須是按照中組部《干部檔案工作條例》中頒發(fā)的統(tǒng)一分類，不能各分其類，這樣全國就都統(tǒng)一。干部檔案分類的方法

中組部1991年制定的《干部檔案工作條例》，把干部人事檔案材料按其內(nèi)容性質(zhì)分為十大類：

干部人事檔案材料內(nèi)容復雜，名稱繁多，要想做到分類準確，不但要熟悉有關分類的要求和規(guī)則，而且還要掌握和正確運用分類的方法。常見的有：

1.按材料的名稱分類。這是一個比較簡單而又快速的分類方法。材料的名稱，也叫材料的標題。一般地說，材料的名稱是材料內(nèi)容的概括和反映，只要看材料名稱，就基本上能判斷出它屬于哪一類。比如：“鑒定書”，就歸三類；干部任免表，就歸九類，但是在實際工作中，我們常常會遇到一些材料沒有名稱或一種名稱的材料內(nèi)記載著幾種不同的內(nèi)容，遇到這種情況如何分類呢？

2.材料內(nèi)容分類。這是最基本的分類方法，它是把材料所記載的內(nèi)容作為分類標準的，這種方法雖然比名稱分類法復雜點，但卻比較準確，而且適用面廣，幾乎所有材料都可以采取這種方法，當我們整理檔案時碰到?jīng)]有標題的材料或一種標題的材料內(nèi)記載著兩種以上不同的內(nèi)容時，注意掌握兩條原則：一條是，看材料內(nèi)所記載的內(nèi)容，以哪一類為主，就歸那一類，比如說有的材料標題是“學生鑒定表”，如看標題應歸三類，但看其內(nèi)容，里面除了鑒定評語外，還包括學習各科科目的成績，從內(nèi)容上分析，學習成績占的比重大，那就應歸四類；第二條原則是，看整個檔案材料的分布情況，哪一類材料單薄，就歸哪一類。比如，有的學生登記表，里面即有個人簡歷，還有各學期的評語和鑒定，這種材料可歸一類，也可歸三類，到底歸哪一類更妥當呢？這時就看一類和三類材料的多少來決定。如果一類已有了簡歷表，而三類中缺少鑒定材料，那就歸入三類，相反，如果三類中已有了鑒定，而一類中材料太少，那就歸一類為好，總之，以平衡檔案內(nèi)容，提高材料利用率為原則。

二、干部檔案材料的歸類 干部人事檔案材料歸類的概念

干部人事檔案材料的歸類，就是按照分類的規(guī)定，將經(jīng)過鑒別的檔案材料歸入所屬類別，通俗地說，就是將材料“對號入座”。歸類是按照每份干部檔案材料的內(nèi)容或其名稱歸入相應的類別。分類的對象是干部檔案內(nèi)容，而歸類的對象則是干部檔案材料；分類帶有法規(guī)性、依據(jù)性（干部檔案工作條例），而歸類是把分類的規(guī)定和原理運用于具體材料的一項實際工作。

干部人事檔案材料歸類的一般原則和方法

怎樣按照各類材料的范圍和有關規(guī)定，做好每份干部檔案材 料歸類的判定工作呢？一般的方法和步驟是：首先看材料的 名稱，其次看材料的內(nèi)容，這兩種方法和前面講過的干部分 類方法基本一致，不再解釋了。第三種方法是看材料的價值 作用，一方面是參考作用。那么體現(xiàn)在檔案的價值上也是兩 種，一種是具有憑證價值的材料，另一種是具有參考價值的 材料，因此在進行干部檔案材料歸類時，不可忽視檔案材料 的價值因素。干部檔案的第九類都是具有憑證價值的材料，第十類是具有參考價值的材料，比如死亡生平、殘疾鑒定表 等。

常見的干部檔案歸類

第一類履歷材料：干部履歷表（書）、簡歷表、干部、工人、教師、軍人、學生登記表，應征公民入伍登記表、退伍登記表、接受再教育審批表、招工登記表等各類人員 登記表，更改姓名材料。

第一類在進行干部檔案歸類時，還應注意以下幾點： 帶自傳的履歷表與其他自傳內(nèi)容不重復的歸二類； 涉及干部政歷問題或記載審查情況的登記表歸五類； 有任免職務內(nèi)容的登記表歸九類。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料

第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料：以鑒定為主 要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表 現(xiàn)情況材料，作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察材料；年 終考核登記表（工作總結可不歸檔），公務員考評表，干部 考核和審計考核的綜合材料。

第四類學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況的材料；報考高等學校學生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學習（培訓結業(yè)）成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業(yè)技術職務任職資格申批表，專業(yè)技術職務考績材料，聘任專業(yè)技術職務的審批表；套改和晉升專業(yè)技術職務（職稱）審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）等目錄。

下列材料不應歸入本人檔案：評定專業(yè)技術職務時干部本人寫的論文、技術報告、技術設計及圖紙；報考和畢業(yè)的各科試卷、畢業(yè)設計、實習報告、畢業(yè)證、學位證、準考證、結業(yè)證。

第六類加入黨團的材料：中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書（1－2份全面系統(tǒng)的）和轉正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表、退團材料；加入民主黨派的有關材料。一般性的入黨思想?yún)R報不歸檔。

第七類獎勵（包括科技和業(yè)務獎勵）材料；各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。榮譽證書不歸檔。第八類干部違犯黨紀、政紀、國法等材料，處分決定（免于處分的處理意見），查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料，甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

第九類干部工資級別登記表，職務工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表；聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。在第九類任免材料歸檔中應注意：以紅頭文件下的任免通知不屬于干部檔案材料的收集范圍。但在實際中，有些單位由于干部檔案中缺少“任免呈報表”，而將任免通知歸入干部個人檔案，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，對已歸檔的任免通知可根據(jù)不同情況進行處理：(1)凡近幾年內(nèi)任免職務的，應填寫“干部任免表”，同時將任免通知抽出轉交文書檔案或銷毀；(2)因年代久遠或單位變遷等原因無法補填“任免呈報表”的，任免通知可留在檔案中。

第四節(jié)干部人事檔案材料的排序與編目 干部檔案材料的排序

干部材料的編目 目錄登記的方法

每類條章蓋在每類的卷首，暫時沒有材料的也要蓋上類目名稱，以固定類目的位置，待以后再有新材料時“對號入座”。順序號書寫的位置，每份材料從1號開始往下編寫，有多少份材料，就編多少號碼。需要注意的是，每類后面都要留出適當?shù)目崭瘛Ｒ话銇碚f，年齡小的多留些，年齡大的多留些。要求每一類約占目錄一面，注意三類、四類、九類可適當多留出一面，每人至少要留 6-7頁目錄。

第五節(jié)干部檔案材料的復制與加工

第六節(jié)干部人事檔案材料的裝訂與入庫

第七節(jié)向外轉遞、報送干部人事檔案的要求

接到干部人事任免通知、干部調(diào)動或催要檔案的通知后，要將干部人事檔案及時轉遞或報送干部人事主管部門。轉遞或向上級部門報送檔案必須是按規(guī)定經(jīng)過整理的，新的零散材料也要及時裝進檔案。不得扣留有關材料或分批轉出報送。

轉遞或報送檔案時，應將檔案材料與目錄檢查核對一編，防止張冠李戴或缺少材料，對原件上出現(xiàn)的缺頁、少份、被燒、被損等情況要說明。

對未按照要求整理過的檔案，要重新進行整理，勉強上報后，接收單位有權予以退回。

第五篇：檔案管理培訓

積極參加檔案培訓 推進檔案規(guī)范化管理

檔案管理是企業(yè)管理的基礎性工作，也是行政系統(tǒng)亟待規(guī)范的一項工作。行政部于 3月22—30日組織各子公司檔案管理人員分兩批參加市檔案局舉辦的檔案工作人員崗位培訓。本次培訓是市檔案局新管建成后組織的最全面、系統(tǒng)的一次專業(yè)培訓，課程涵蓋了檔案管理的系列課程，包括《檔案材料歸檔范圍與標準》、《會計、聲像、實物等各門類檔案管理》、《企業(yè)檔案管理》、《檔案室信息化建設及軟件的應用》、《電子文檔管理》、《檔案實體及數(shù)據(jù)的安全管理》、《家庭建檔》等內(nèi)容，第一批參加培訓的有的檔案工作人員。

檔案管理與利用是目前我企業(yè)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，通過參加此類專業(yè)培訓、參觀檔案管理工作的優(yōu)秀企業(yè)，有助于提升我們對檔案管理工作系統(tǒng)、直觀的認識，不僅使大家了解了檔案在企業(yè)管理中的重要作用，也系統(tǒng)學習了檔案收集、整理、立卷、歸檔等基礎知識，通過此類培訓，加強了企業(yè)與檔案管理部門的聯(lián)系，我們將借助專業(yè)的工作指導，進一步提升企業(yè)檔案管理工作的標準化，進而推進此項工作的規(guī)范化進程。