第一篇：檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容

檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容

規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

一、文書處理程序：

目 的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)，為企業(yè)開拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》（××字[2002]第111號(hào)）

附 件：《檔案庫(kù)房管理制度》

《檔案補(bǔ)充修改制度》 《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》 《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》 《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》

（一）收文：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時(shí)督促催收。

2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。

4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時(shí)送還綜合辦。

5、涉及幾個(gè)部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。

6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào)，嚴(yán)肅處理。

（二）發(fā)文：

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××

團(tuán)字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要

有相應(yīng)人員簽字。

3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件，由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽，會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對(duì)，公文應(yīng)在最后

打印打字員、校對(duì)員的姓名。

6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。

（三）歸檔：

1、公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料

員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。

2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序，專、兼職檔案員

均應(yīng)按以下步驟歸檔。

（1）收集：對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需

歸檔文件。

（2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑

設(shè)計(jì)類、人事檔案類。

（3）檔案價(jià)值鑒定：對(duì)各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，分為永（Y）、長(zhǎng)（C）、短（D）三種歸檔文件。（4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集

中排列。

（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6）編號(hào)：歸檔文件按文件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。

（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移

交手續(xù)。

3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等

各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證

件及文件。

5、重要會(huì)議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并

整理、歸檔。

6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。

8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。

9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時(shí)歸檔。

11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光

盤備份存檔。

12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件

或其他形式的公文副本。

（四）利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。

（五）統(tǒng)計(jì)：詳見附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。

（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七）銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序：

1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用

營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。

2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)

業(yè)執(zhí)照的管理。

3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。

4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管，除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理

有關(guān)用印手續(xù)。

5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于??

使用”字樣。

6、介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。

7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。

8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦

事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

9、各部室印鑒（包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購(gòu)專用章等），應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。

10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí)，需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋

印清晰。

12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。

三、公函郵寄程序：

1、公司公函（包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函（對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各

部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時(shí)，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送，不

得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、辦公設(shè)備及用品使用程序：

范 圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi)，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號(hào)）

1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。

2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。

3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。

4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。

5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。

6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。

7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中

辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。

9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置，并將采購(gòu)物品分類進(jìn)帳。

五、圖書購(gòu)置、借閱程序：

1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購(gòu)置。

2、購(gòu)置圖書后，購(gòu)置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫(kù)及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。

3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號(hào)及進(jìn)行圖書資料的登記。

4、綜合辦應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版

本”章。

5、借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。

六、信息傳遞程序：

1、公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。

2、對(duì)于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門和人員，并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。

4、各部室間的信息溝通可通過會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。

5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理，做到件件有落實(shí)，事事有回音。

備 考 表

盒內(nèi)文件情況說明

整理人：

檢查人：

****年**月**日

關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求

總的質(zhì)量要求: 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值, 便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料, 均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù), 均應(yīng)齊全完整。

二、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn), 層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個(gè)項(xiàng)目的材料, 要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起, 準(zhǔn)確地反映企業(yè)科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。

三、卷內(nèi)文件的排列: 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列, 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起, 即:批復(fù)在前, 請(qǐng)示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列, 會(huì)議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷, 再按供貨時(shí)間依序排列。

四、區(qū)分不同價(jià)值: 各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同

而拆開組卷。

五.具有長(zhǎng)期保存的案卷, 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄

或復(fù)印, 連同原件一同歸檔。六.卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號(hào)，每件文件用鉛筆編寫頁(yè)號(hào)，在文件首頁(yè)的右上角蓋“件號(hào)章”, 并將件號(hào)和每件文件的頁(yè)數(shù)填寫清楚。（“件號(hào)章”的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙?jiān)谟蚁陆蔷帉戫?yè)號(hào)。

七、裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進(jìn)行裝訂。然后，按“件”

號(hào)順序排列裝盒，一盒為一卷。

八、歸檔文件目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填

寫齊全。

件號(hào)（序號(hào)）：填寫文件的件號(hào)。

責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成的部門或以印章為準(zhǔn)。文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào),合同可填寫合同號(hào)。

題名：填寫文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有標(biāo)題或不能說明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔〕；會(huì)議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫明會(huì)議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫合同內(nèi)容及對(duì)方單位。

日期：填寫文件形成的時(shí)間，填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。

頁(yè)數(shù)：填寫每份文件的頁(yè)數(shù)。

九、備考表的填寫: 每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說明, 都應(yīng)填在備考表內(nèi), 若無(wú)情況可說明,也應(yīng)將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。

十、案卷題名的擬寫：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫題名。題名主要由三個(gè)部分組成：文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機(jī)關(guān)后加文件形成的年代。用印有公司名稱卷盒的內(nèi)部文件，可以省略文件制

發(fā)機(jī)關(guān)。

十一、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、所反映事情的內(nèi)容, 攝

制人。照片要連同底片一起歸檔。

十二.歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和

軟、硬平臺(tái)等。

檔案管理制度

一、主要內(nèi)容

公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)

容。

二、檔案的管理機(jī)構(gòu)

1、文書結(jié)案后，原稿由公司人事行政部歸檔。

2、各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)人事行政部批準(zhǔn)后可留存復(fù)印版本。、檔案管理人員主要職責(zé)：(1)制定或參與制定檔案管理工作的規(guī)章制度；

(2)對(duì)公司各部門及下屬分公司內(nèi)部文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

(3)做好公司檔案的收集、整理、保管和借閱工作；

(4)做好機(jī)密檔案的存檔及保密工作；

（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、檔案的種類

1、法規(guī)性文件：包括ZF頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由公司發(fā)布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議：包括由公司總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材

料、會(huì)議記錄等。

3、計(jì)劃性文件：包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、市場(chǎng)拓展計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件：包括公司年度或月度工作總結(jié)、下屬部門的年度或月度工作總結(jié)、單項(xiàng)

性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5、批示性文件：包括公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。

6、憑證性文書材料：包括企業(yè)各部門上報(bào)的，在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、銷售狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料：包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾、授權(quán)證書和證

明等。

8、匯報(bào)性文書資料：包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

9、勞資人力資源資料：包括公司各部門及下屬分公司的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料：包括公司各部門及下屬分公司在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或其它活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11、題贈(zèng)性資料：包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12、技術(shù)性資料：包括各類產(chǎn)品的核心技術(shù)資料等。

四、檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

五、檔案的收集。

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到人事行政部。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，公司各部門、下屬分公司指派專人做為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案管理工作，定期協(xié)同人事行政

部進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。

2、立卷歸檔的時(shí)間

(1)凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交人事行政部立卷歸

檔。

(2)對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷

歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

3、立卷歸檔的要求

(1)各部門檔案持有者在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立

卷歸檔。

(2)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

(3)歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須

立在一起

(4)立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。(5)填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。(6)立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

(7)立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

(8)立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件按保管期限和文件年限分開立卷。(9)立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

(10)文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方

便。

（11）各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原

件，并保持其完好無(wú)損。

(12)聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲

像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、檔案的借閱

1、檔案主要供本公司利用，禁止外借。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。

5、必要時(shí)，人事行政部應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋人事行政部印章后才有效。人事行政部證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管

理員要及時(shí)催還。

7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令

其賠償一切損失。

七、檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共

同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)人事行政經(jīng)

理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確定后方可。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)人事行政經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和人事行政部鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般

檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來(lái)來(lái)訪人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重將

依法追究法律責(zé)任。

8、公司在職工作人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，人事行政部審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由人事行政部經(jīng)理監(jiān)

督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷毀

1、對(duì)超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)人事行政部和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同

鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

九、檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

第二篇：人事部門檔案管理內(nèi)容

武漢開明高科技有限公司

人事部門檔案管理內(nèi)容

為實(shí)現(xiàn)公司人事檔案管理科學(xué)化、制度化，發(fā)揮人事檔案的最大效用，應(yīng)制定人事檔案管理制度。人事檔案分為公司人事檔案和個(gè)人人事檔案兩大類。

公司人事檔案分設(shè)以下內(nèi)容：

（1）人事管理各項(xiàng)規(guī)章制度；

（2）公司組織結(jié)構(gòu)圖；

（3）公司各部門崗位工作說明書和工作規(guī)范；

（4）員工花名冊(cè)；

（5）保險(xiǎn)資料；

（6）公司人力資源管理統(tǒng)計(jì)表；

（7）其他應(yīng)列入公司人事檔案的項(xiàng)目。

員工檔案分為：?jiǎn)T工基本檔案、培訓(xùn)檔案、員工工作業(yè)績(jī)檔案。

（1）員工基本檔案 員工基本檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：① 員工履歷表及入職時(shí)所填寫的《職員登記表》、入職單。

② 員工身份、學(xué)歷、職稱等證件復(fù)印件。

③ 員工以往工作或?qū)W習(xí)的單位對(duì)其的鑒定和評(píng)價(jià)資料以及其學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核資料。

④ 員工以往各方面獎(jiǎng)懲證明。

⑤ 勞動(dòng)合同書等。

（2）資料變更

員工所提供履歷資料如發(fā)生變化，員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)知人力資源部，以便使員工個(gè)人檔案資料內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保資料正確無(wú)誤。

（3）員工人事資料的使用

員工人事檔案資料為公司管理及決策部門提供員工各方面基本數(shù)據(jù)，并為人力資源統(tǒng)計(jì)分析提供資料；通過分析結(jié)果了解人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。

（4）培訓(xùn)檔案

① 員工培訓(xùn)檔案

員工培訓(xùn)檔案是對(duì)員工自進(jìn)入公司工作開始所參與過的各種培訓(xùn)活動(dòng)的詳細(xì)記錄。

② 員工培訓(xùn)記錄內(nèi)容

包括崗前培訓(xùn)記錄、崗位培訓(xùn)記錄、工作期間員工自費(fèi)參加各種培訓(xùn)的記錄及培訓(xùn)結(jié)果等記錄資料。③ 培訓(xùn)檔案的使用

員工培訓(xùn)檔案將做為對(duì)員工考評(píng)、晉升、加薪時(shí)的參考依據(jù)；員工培訓(xùn)檔案也是公司人力資源部組織培訓(xùn)、發(fā)掘與調(diào)配人才的原始依據(jù)。

（5）員工工作業(yè)績(jī)檔案

將員工各階段、各時(shí)期的工作評(píng)價(jià)和考核及主要表現(xiàn)記錄在案，便于正確全面地評(píng)價(jià)員工。工作業(yè)績(jī)檔案主要包括：

① 考評(píng)記錄：公司實(shí)行制度化的評(píng)估工作，對(duì)員工工作表現(xiàn)定期定時(shí)進(jìn)行考評(píng)。考評(píng)記錄可以比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要作用。

② 出勤記錄：?jiǎn)T工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按匯總，存入員工工作檔案。員工出勤情況的記錄是員工工作態(tài)度的側(cè)面反映，體現(xiàn)了員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)和對(duì)工作的責(zé)任感。

③ 獎(jiǎng)懲記錄：?jiǎn)T工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律受到各種獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的記錄，是對(duì)其工作能力、可信賴程度、工作責(zé)任心及工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù)。④ 職級(jí)變更記錄：?jiǎn)T工在工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級(jí)別與工資待遇等內(nèi)容會(huì)有變化，這種變動(dòng)也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻(xiàn)大小。員工工作檔案中對(duì)員工職級(jí)的變動(dòng)記錄是查考員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。

公司人事檔案管理工作，由公司人力資源部負(fù)責(zé)，必須嚴(yán)守秘密，不得泄露。

檔案借閱應(yīng)按以下原則和程序辦理：

（1）非人力資源部人員不得自行檢取檔案。

（2）凡借閱檔案者，均須填寫書面申請(qǐng)表，由上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并經(jīng)人力資源部主管批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。

（3）檔案借閱原則上就地閱讀，若確須帶出，經(jīng)人力資源部上級(jí)主管批準(zhǔn)后，方可帶出，并在規(guī)定之日送還。

（4）借閱檔案應(yīng)嚴(yán)守秘密，非經(jīng)人力資源部門主管批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)印檔案內(nèi)容。

（5）借閱人不得撤換、涂改、損壞及批閱檔案內(nèi)文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)追究其法律責(zé)任。

（6）檔案借閱最多2個(gè)工作日，必須按時(shí)送還。

（7）凡屬涉及公司機(jī)密的檔案，須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可借閱。

（8）人力資源部負(fù)責(zé)外借檔案的催還。

第三篇：檔案管理培訓(xùn)

積極參加檔案培訓(xùn) 推進(jìn)檔案規(guī)范化管理

檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，也是行政系統(tǒng)亟待規(guī)范的一項(xiàng)工作。行政部于 3月22—30日組織各子公司檔案管理人員分兩批參加市檔案局舉辦的檔案工作人員崗位培訓(xùn)。本次培訓(xùn)是市檔案局新管建成后組織的最全面、系統(tǒng)的一次專業(yè)培訓(xùn)，課程涵蓋了檔案管理的系列課程，包括《檔案材料歸檔范圍與標(biāo)準(zhǔn)》、《會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等各門類檔案管理》、《企業(yè)檔案管理》、《檔案室信息化建設(shè)及軟件的應(yīng)用》、《電子文檔管理》、《檔案實(shí)體及數(shù)據(jù)的安全管理》、《家庭建檔》等內(nèi)容，第一批參加培訓(xùn)的有的檔案工作人員。

檔案管理與利用是目前我企業(yè)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，通過參加此類專業(yè)培訓(xùn)、參觀檔案管理工作的優(yōu)秀企業(yè)，有助于提升我們對(duì)檔案管理工作系統(tǒng)、直觀的認(rèn)識(shí)，不僅使大家了解了檔案在企業(yè)管理中的重要作用，也系統(tǒng)學(xué)習(xí)了檔案收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)知識(shí)，通過此類培訓(xùn)，加強(qiáng)了企業(yè)與檔案管理部門的聯(lián)系，我們將借助專業(yè)的工作指導(dǎo)，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推進(jìn)此項(xiàng)工作的規(guī)范化進(jìn)程。

第四篇：檔案管理培訓(xùn)講義

檔案管理培訓(xùn)講義

培訓(xùn)目的：

通過培訓(xùn)，提升各單位檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和檔案處理工作效率，規(guī)范各級(jí)檔案管理流程，為公司建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理體系夯實(shí)基礎(chǔ)。培訓(xùn)要點(diǎn)：

一、檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

二、公司檔案管理的內(nèi)容及要求

一、檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

1、什么是檔案？

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

2、什么是檔案工作？

管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。

3、什么是檔案統(tǒng)計(jì)？

對(duì)反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。

4、什么是歸檔？

辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

5、什么是案卷？

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

6、什么是檔案整理？

按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

7、什么是檔案立卷？

將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

8、什么是檔案實(shí)體分類？

根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

9、什么是檔號(hào)？

以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10、什么是文件？

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

11、什么是文本？

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12、什么是歸檔文件？

在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

13、什么是歸檔文件管理？

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

14、什么是全宗號(hào)？

全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

15、什么是全宗指南？

介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

16、什么是專題指南？

介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17、什么是檢索工具？

檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

18、什么是索引？

索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

19、什么是編目？

按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

20、什么是案卷目錄？

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。

21、什么是全引目錄？

全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

22、什么是分類目錄？

分類目錄是依所分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排 3 而成的一種檔案目錄。

二、公司檔案管理的內(nèi)容及要求

1.檔案管理的范圍

本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的行政事務(wù)、黨群工作、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司各職能部室為檔案管理的職能部門，按業(yè)務(wù)范圍負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。

3.檔案的分類

根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為九大類：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）財(cái)會(huì)檔案、（D）生產(chǎn)經(jīng) 4 營(yíng)管理、（E）技術(shù)質(zhì)量安全管理、（F）外來(lái)文件、（G）聲像檔案、（H）實(shí)物檔案、（I）其他檔案。

財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上九類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。

4.3存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。

4.4檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號(hào)，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在 5 前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

4.6文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

4.7歸檔時(shí)間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）應(yīng)將立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。

5.2查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后方可復(fù)制。

5.3原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請(qǐng)并由部門領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找；

5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；

5.3.3要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；

5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫；

5.3.5借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；

5.3.7調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對(duì)簽收。

7.檔案的保管

要 做 好 檔 案 的 防 火、防 蟲、防 盜、防 塵、防 陽(yáng) 光 直 射“五 防”工 作。檔案 柜 所 在 辦 公 室 嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類分別保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀

9.責(zé)任

有下列行為者，將 根 據(jù) 公 司 有 關(guān) 規(guī) 定 和 國(guó) 家 法 規(guī)，給 予責(zé) 任 行為人行政、經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，給予解聘直至追究法律責(zé)任。

9.1擅自涂改檔案。

9.2未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。9.3未按規(guī)定向他人提供檔案。9.4造成檔案遺漏、損毀、丟失的。

第五篇：檔案管理培訓(xùn)試題

工程

檔案管理員培訓(xùn)試題

單位 姓名 日期 成績(jī) A.一、單選題(每題2分，共40分)1．屬于資料員在施工階段的工作內(nèi)容是()。

A．協(xié)助編制技術(shù)交底資料 B．熟悉施工圖 C．整理測(cè)試記錄 D．資料歸檔

2．在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄稱為()。A．工程技術(shù)資料 B．建設(shè)工程資料 C．工程管理資料 D．工程質(zhì)量驗(yàn)收資料 3．建筑材料報(bào)審表由承包單位填報(bào)，加蓋公章，項(xiàng)目經(jīng)理簽字，經(jīng)()審查符合要求后簽字有效。

A．專業(yè)監(jiān)理工程師 B．監(jiān)理員 C．技術(shù)負(fù)責(zé)人 D．總監(jiān)理工程師 4．單位工程質(zhì)量控制資料檢查記錄中的結(jié)論由()填寫。A．技術(shù)負(fù)責(zé)人 B．承包責(zé)任人 C．總監(jiān)理工程師 D．檔案管理者

5．沉降觀測(cè)記錄是為了保證建筑物質(zhì)量滿足設(shè)計(jì)對(duì)建筑()的要求而進(jìn)行的沉降觀測(cè)的記錄。

A．結(jié)構(gòu)強(qiáng)度 B.抗震等級(jí) C.使用年限 D.高度

6.分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收由監(jiān)理工程師組織項(xiàng)目專業(yè)()在檢驗(yàn)批驗(yàn)收合格的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

A.行政負(fù)責(zé)人 B.監(jiān)理人員 C.技術(shù)負(fù)責(zé)人 D.資料員

7.由設(shè)計(jì)單位或建設(shè)單位提出的技術(shù)修改或工程變更，采用()。A.工程變更單 B.技術(shù)核定單 C.通知單 D.更改證明 8.地基與基礎(chǔ)分布工程中屬于施工記錄的是()。A.結(jié)構(gòu)吊裝記錄

B.混凝土抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 C.基槽驗(yàn)線記錄 D.基礎(chǔ)驗(yàn)槽記錄

9.主體分部工程屬于隱蔽工程驗(yàn)收記錄的是()。A.樓層放線記錄 B.墻體拉結(jié)筋記錄 C.模板復(fù)核記錄 D.結(jié)構(gòu)吊裝記錄

10.“施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表”是施工單位提請(qǐng)()對(duì)施工組織設(shè)計(jì)進(jìn)行批復(fù)的文件資料。A.項(xiàng)目設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu) B.項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu) C.項(xiàng)目承包單位 D.有關(guān)行政部門

11.單位工程開工報(bào)告應(yīng)與()配套使用。

A.工程開工報(bào)審表 B.施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表 C.分包單位資格報(bào)審表 D.技術(shù)交底

12．建設(shè)單位辦理工程竣工驗(yàn)收備案應(yīng)當(dāng)提交有關(guān)文件外，商品住宅還應(yīng)當(dāng)提交《住宅質(zhì)量保證書》和()。A.《住宅使用說明書》 B.《房屋設(shè)計(jì)檢查報(bào)告》 C．《房屋建設(shè)許可證》 D.《質(zhì)量驗(yàn)收記錄》

13．所謂文件依據(jù)，主要是指那些適用于工程項(xiàng)目通用的、具有普遍指導(dǎo)意義和必須遵守的基本文件：包括()。A．施工圖文件 B．立項(xiàng)文件 C．項(xiàng)目建議書 D．驗(yàn)收合格文件

14．竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)當(dāng)包括()。A.質(zhì)量事故處理記錄 B．施工圖紙 C．工程報(bào)建日期 D．設(shè)備安裝記錄

15．工程檔案由()進(jìn)行驗(yàn)收。A．設(shè)計(jì)單位 B.施工單位 C．建設(shè)單位 D．監(jiān)督單位

16．參與工程建設(shè)的各單位()負(fù)責(zé)本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負(fù)責(zé)審核。A．董事 B．行政負(fù)責(zé)人 C．技術(shù)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理員

17.()工程文件的收集整理是歸檔工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。A．項(xiàng)目準(zhǔn)備階段 B．項(xiàng)目實(shí)施階段 C．項(xiàng)目驗(yàn)收階段 D．項(xiàng)目完成階段

18.()負(fù)責(zé)工程檔案的最后驗(yàn)收．并對(duì)編制報(bào)送工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和檢查。A．建設(shè)單位 B.施工單位 C．地方城建檔案館 D.設(shè)計(jì)單位

19.一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成，工程文件應(yīng)按()組卷。A.建設(shè)項(xiàng)目 B.單位工程 C.分部工程 D.分項(xiàng)工程

20.[附加單位工程]與[附加分部分項(xiàng)工程]指在()窗口中，建立自己需要的分級(jí)目錄對(duì)工程文件進(jìn)行分類管理。A．工程目錄管理 B.工程信息管理 C．自定義 D.工具欄

二、多選題(每題3分．共45分,多選或少選不給分)1．施工質(zhì)量管理資料包括()。A．施工組織設(shè)計(jì) B.技術(shù)交底 C．檢測(cè)方案 D．技術(shù)處理方案 2．工程資料的意義有()。

A.保證工程竣工的需要 B．維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)信譽(yù)的需要 C開發(fā)利用企業(yè)資源的需要 D．維護(hù)公民合法權(quán)益的需要 3．現(xiàn)場(chǎng)管理制度包括()。

A.圖紙會(huì)審記錄 B．開工報(bào)告 C．設(shè)計(jì)交底 D．技術(shù)交底

4．“分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄”是對(duì)該分部工程所有分項(xiàng)工程的質(zhì)量驗(yàn)收記錄進(jìn)行匯總、核查，并檢查()是否滿足要求的記錄資源。A.砂漿強(qiáng)度 B．質(zhì)量控制資料 C．觀感質(zhì)量 D．安全功能和檢驗(yàn) 5．單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄包括()。A．設(shè)計(jì)變更記錄 B．工程定位放線記錄 C．施工試驗(yàn)報(bào)告 D．工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄 6．設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審前施工單位應(yīng)先進(jìn)行內(nèi)部預(yù)審，其主要內(nèi)容包括()。

A．熟悉圖紙內(nèi)容 B.將問題整理歸類 C.了解項(xiàng)目特點(diǎn) D．了解項(xiàng)目背景 7.施工日志應(yīng)具有()的特征.A．可追溯性 B．創(chuàng)造性 C．準(zhǔn)確完整 D．連續(xù)性 8．屬于工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的是()。

A．工程質(zhì)量事故處理記錄 B．幕墻工程驗(yàn)收記錄 C．混凝土抗?jié)B試驗(yàn)記錄 D．主體工程驗(yàn)收記錄 9．工程承包單位提請(qǐng)開工報(bào)審時(shí)，提供的附件應(yīng)滿足以下條件：()。

A．施工許可證未獲政府主管部門批準(zhǔn) B．征地拆遷工作能夠滿足工程施工進(jìn)度的需要 C．施工圖紙及有關(guān)設(shè)計(jì)文件已齊備

D．測(cè)量控制樁已經(jīng)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)復(fù)查合格，施工管理人員已按計(jì)劃到位

10．施工準(zhǔn)備階段的質(zhì)量控制點(diǎn)包括()。

A．掌握工程的特點(diǎn)關(guān)鍵 B．理解和執(zhí)行建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督方法 C．合理部署和選擇施工隊(duì)伍 D．預(yù)測(cè)施工風(fēng)險(xiǎn)和做好應(yīng)變準(zhǔn)備 1.11．竣工圖的內(nèi)容應(yīng)按專業(yè)、系統(tǒng)進(jìn)行整理，包括()。A．裝飾竣工圖 B．總圖(室外)工程竣工圖 C．建筑專業(yè)竣工圖 D．結(jié)構(gòu)竣工圖 12.建筑工程資料編制的總體要求是()。

A.資料的收集、整理必須及時(shí)，資料來(lái)源真實(shí)、可信、同步收集 B.各種材料合格證或質(zhì)量證明文件應(yīng)為原件 C.移交清單要完整

D.檢查驗(yàn)收資料應(yīng)在按要求內(nèi)容進(jìn)行自檢的基礎(chǔ)上，根據(jù)法定程序經(jīng)有關(guān)單 位審核簽章

13.竣工驗(yàn)收階段施工單位備案實(shí)施要點(diǎn)為()。A.參與工程質(zhì)量驗(yàn)收

B．協(xié)助建設(shè)單位、監(jiān)理單位查閱并幫助整理工程項(xiàng)目全過程竣工檔案材料

C.施工單位必須保證單位工程達(dá)到竣工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) D.抓好技術(shù)復(fù)審

14.技術(shù)交底的主要內(nèi)容包括()。A.施工方法

B.總包與分包單位之間安全評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)可不一致 C.特殊工程部位的技術(shù)處理細(xì)節(jié)及其注意事項(xiàng)

D.進(jìn)度要求、施工部署、使用機(jī)械、勞動(dòng)力安排與組織施工 15.竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)當(dāng)包括()。A．施工許可證 B．施工圖紙 C．工程報(bào)建日期 D．設(shè)備安裝記錄

三、簡(jiǎn)答（共15分）1.什么是工程檔案？(7分)2.請(qǐng)寫出施工資料中包含的八個(gè)主要內(nèi)容？（8分）

一、1-10 CBACC CAABB 11-20 AAACC CBCBA

二、ABD ABC ACD BCD ABC AB ACD ABD BCD BCD BCD ABD AB ACD AC CD BC ABC AD CD

三、1.在工程建設(shè)過程中直接形成具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖像、聲像等各種形式的歷史記錄

2.工程管理與驗(yàn)收資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測(cè)量資料、施工物資資料、施工記錄、施工實(shí)驗(yàn)記錄、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄