第一篇：關于高等學校檔案管理工作的思考

關于高等學校檔案管理工作的思考

(內蒙古師范大學田家炳教育書院，內蒙古 呼和浩特 010022)

摘 要：文章認真分析了近年來內蒙古高等學校在改革發展中，檔案管理工作上出現的一些問題，就此提出了解決問題的思路，以期達到進一步強化高校檔案管理工作的目

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1007—6921(XX)02—0138—02

21世紀我國高等教育取得了長足發展，高等學校檔案工作在高等教育的改革和發展中發揮了強有力的支撐作用，高等教育的發展在各方面推動了高等學校檔案工作的逐漸完善。然而，近年來高等教育和高校檔案工作在發展過程中依然存在著諸多方面的不協調，對此，本文就如何解決高校檔案管理工作出現的若干問題和對這些問題的思考，在這里提

1.1 高等學校在管理體制改革中的并校和擴建，給高校

合并學校優勢互補，是一種教育資源的重組，優化資源 配置的最高形式。例如內蒙古師范大學整合了內蒙古教育學院，內蒙古團校等，又擴大、建設了新的和林格爾盛樂校區和青年政治學院新校區。內蒙古科技大學,內蒙古醫學院，內蒙古財經學院也相繼合并院校并且擴建了新的校區。這使學校規模擴大了，檔次提高了，結構合理了，發展速度加快了。在學校的合并過程中，出現了檔案管理體制改革的許多問題：原來多個學校管理的檔案，要集中由新組建的學校統一管理；那些原來學制層次較低因合并而轉制為本科的學校，其檔案管理一時還達不到本科學校檔案管理的要求，需要一個內部規范提高的過程；合并后檔案量大增，對組建學校檔案的基礎設施和現代化管理手段必須有更高的要求等

1.2 嚴峻的畢業形勢給高等學校畢業生學籍檔案信息

現階段高等學校畢業生嚴峻的就業形勢給大學生帶來了很大的壓力，考取研究生和出國留學是大多數學生又一選擇的途徑，許多畢業后的大學生紛紛報考研究生以增強今后擇業競爭實力，畢業生報考研究生就需要學校提供學習成績證明等原始檔案材料。同時，又有越來越多的畢業生選擇出國留學，他們為保證自己申請成功，往往同時向多所國外學校遞交個人資料，這就要求學校出具多份的成績證明、學歷證明和學位證明等。因此，高等學校畢業生對檔案信息的需 求不僅越來越多，而且要求也越來越高。申請出國留學的學生需要校方出具翔實的中英文成績打印件，這些無疑拓寬了檔案工作服務的領域和范疇。目前畢業生的學籍檔案利用、查詢居高不下，而且日益上升。由于檔案材料利用次數越來越多，檔案原件的磨損就越來越大，這給檔案的管理和保護

1.3 高等學校的重大教育活動和大學生擴招為學校檔案工作拓展了范圍,在檔案管理工作上表現出原始檔案不完

近年來各高等學校都陸續經歷了籌備、慶祝建校50周年活動，經歷過教育部對高等學校本科教育工作質量評估，經歷過學科建設和研究生碩士點、博士點申請組織和籌備過程等等，高等學校檔案工作在為這些重大的歷史事件和教育科學評價，提供了翔實的歷史紀錄和真實的歷史音像,起到了不可替代的作用。高等學校每年隨著學生人數擴招，學校規模的擴大，促進了學校基礎設施建設步伐的加快，大學生人數翻番，隨之而來，基建、教學、科研、管理等方面產生的檔案數量也迅速增加。學校整體的發展，高校檔案工作在 2.1 加強領導，提高檔案工作人員隊

各高等學校成立學校檔案管理工作領導委員會和檔案 管理工作領導小組，各級檔案工作人員在學校統一領導下開展各項檔備管理與服務工作，學校檔案館、室組織負責檔案工作人員學習檔案法律、法規和各項規章制度的落實。每年終要邀請上級檔案業務部門聯合對高等學校各部門檔案工作進行工作檢查、考核和總結，各高等學校每年應該聯合組成檔案工作檢查小組對各高校檔案工作進行評估和互評，促

建設一支高素質檔案工作人員隊伍，是做好檔案工作的基礎，按照“政治強、作風好、業務精”的檔案工作人員要求,加強對學校專職和各院系兼職檔案工作人員管理與服務能力的培養，進一步提高檔案人員的思想政治素質和業務素質水平。各高等學校檔案工作要健全合作交流機制，各校每年要輪流組織一次針對專職檔案人員的進行專業教育研討會和培訓工作，嚴格保證專職檔案員持證上崗和按計劃接受檔案工作繼續教育,要定期組織兼職檔案員參加學校組織的業務培訓班學習。擴大檔案工作人員隊伍要通過多種途徑選拔、培養、引進人才，尤其是既懂檔案業務工作又具備計算機應用能力知識的復合型人才。各級領導要關心和改善檔案人員的生活和工作環境，解決提高檔案工作人員的待遇和勞動保護，充分調動廣大檔案工作人員熱愛和奉獻檔案事業。

2.2

隨著信息時代的來臨，高等學校各項工作信息化進程的加快，大量電子文書文件、音像文件的產生，檔案載體發生了根本性的變化，檔案信息管理也必須適應現代化的發展。在實施檔案現代化管理過程中，高等學校承載著大量的先進的科學技術和眾多的科技前沿資訊，應該嚴格執行國家有關安全保密的規定，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據安全。學校各級檔案部門要加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證電子文

現階段各高等學校基本都建立了計算機信息局域網,學校各院系及各部門都配備了計算機并聯通了網絡,為檔案工作網絡現代化的開展提供了基礎條件。今后要把檔案信息化建設納入學校信息化建設管理范疇，加強學校專職檔案部門設備、設施現代化建設。學校檔案館和檔案室的檔案庫房內應配置與保管條件相適應的空調機、去濕機以及防火、防盜報警等標準設備，對于聲像、電子文件檔案，必須專門設計庫房。學校各院系，各部門檔案工作應該按需配置計算機、打印機、高速掃描儀、數碼照相機、攝像機等設備，要求檔案兼職人員專門使用和保管，以提高檔案現代化工作手段，保證基層檔案各項工作正常開展。學校校長辦公室、信息中心、檔案館等部門要進一步分工合作，建立健全高校檔案信息資源庫和檔案工作信息網，早日實現高等學校檔案網絡互

2.3

檔案作為特殊的文化載體，能極大地滿足我們認識、研究不同時期民族歷史和不同文化教育背景的需要。高等學校檔案工作人員要提高對檔案工作的理論研究和探索，積極撰寫檔案工作理論文章，精益求精地編制各種檔案文獻，對檔案學中各類問題進行系統而深入的探索，積極申報國家檔案相關的研究課題。部分合并和轉制的高校在不具備良好的檔案工作條件下，更應該理論先行，做好先期輿論準備工作，研究制定工作規劃，逐步實施可行工作計劃，理論指導實踐打開檔案工作局面。

檔案工作的主要目的之一是利用檔案為社會服務。高等學校檔案工作要緊緊抓住“利用”這一重要環節，圍繞高等學校教育過程中的各項工作，改善服務方法，全方位管理和利用學校檔案，積極為各部門提供檔案服務工作。檔案管理人員應該熟悉、了解本校各級檔案的館藏情況，掌握高等學校檔案信息資源，主動為學校各項工作及重大決策提供檔案信息服務和咨詢。同時合理地保護和利用人事檔案和學籍檔案，為教師、職工、畢業大學生提供翔實的原始檔案資料，不斷地提高學校檔案服務工作的及時性、針對性和有效性，努力把檔案服務工作提高到一個新的水平上。

第二篇：加強學校檔案管理工作的幾點思考

加強學校檔案管理工作的幾點思考

03級中文本科班 夏瓊

（2008年4月）

前言

檔案，其法律定義為：過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學術定義為：國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。可簡易地表達為：檔案是原始的歷史記錄。檔案的特點表現在五個方面：首先，檔案的形成的范圍非常廣泛。黨政機關、社會團體、企事業單位以及每一個人都能成為檔案的形成者；其次，檔案反映的內容涉及的領域非常廣，社會生活的方方面面都能在檔案中得到記錄；第三，檔案的種類和形式多樣。我們經常看到的各類文件、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等，都是檔案的載體；第四，檔案是人們從事某項活動直接形成的原始記錄，它來源于人們實際生活、工作活動產生的原始記錄，是伴隨人類社會活動形成的客觀真實的材料；第五，檔案是具有保存價值的原始材料。原始性是檔案的本質屬性。是檔案形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，就是說檔案是歷史的原始記錄，這決定了檔案和普通圖書、資料的本質區別。判斷一份材料是不是檔案，關鍵要看它是不是具有原始性。另外,檔案還具有客觀真實性、信息性和知識存儲性。檔案的作用有兩個方面：一是憑證作用；二是參考作用。對于一個具體的單位或個人來說，檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映，是一個單位或個人維護自身權益的重要工具，是一個單位規范管理的基礎，是積累和傳播知識的重要載體，是開展單位文化建設的重要素材，是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。對于一個國家來說，檔案是國家和民族文化建設的歷史記憶，是傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。“ 歷史長河奔騰不息，時光留下斑斑印跡；社會車輪滾滾向前，檔案建立不朽功績。孔子著《春秋》司馬編《史記》，只因有了史料的記錄，才使歷史得以延續”，道出了檔案工作的地位和作用。

學校檔案是指法人、其他組織以及個人從事教育、教學及其有關的學校建設、財務管理等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強學校檔案的科學管理，是適應學校教育改革和發展的需要，也是學校常規管理的重要內容。學校檔案工作是學校工作和教育、教學活動的真實記錄和歷史反映，是黨和國家的寶貴財富。依法做好學校檔案工作,加強學校的檔案管理，逐步實現學校檔案管理工作的系統化、科學化，對提升學校內部的管理水平具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。加強學校檔案管理，要著力抓好四個的方工作。

一、對檔案管理工作的認識要深化

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的重要部分。重視檔案工作是中央、省、市各級黨委、政府的要求，也是各級各類學校建設與發展的客觀要求。借助檔案，我們能更好地了解過去、把握現在、預見未來。學校檔案工作是學校工作的重要組成部分，是辦好學校的一項最基礎的工作，是學校管理不可缺少的重要環節。學校檔案工作的好壞，是衡量學校辦得好壞的重要標志和依據。學校是人類文明的搖籃，是思想文化的圣地。各級教育行政管理部門和學校領導，要從講政治和實踐“三個代表”重要思想的高度，認識學校檔案管理工作的地位和作用，理直氣壯地宣傳檔案和檔案工作的地位和作用，真正認識學校檔案是學校自身形象和價值觀建設的直接依據和載體，學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校優秀先進人物的榜樣力量之所以能夠延綿不斷地得以傳承，是學校檔案起到了重要的載體作用。充分認識 學校檔案就是學校寶貴的財富，學校檔案管理工作就是學校自身形象和價值觀建設工作的重要組成部分，從而進一步重視和加強學校檔案管理工作，把學校檔案管理納入學校整體發展規劃和工作計劃，納入學校管理制度，納入有關人員職責范圍。做到學校布置工作與安排相關文件、資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關檔案、資料的歸檔同步，總結工作與總結相關檔案工作同步，實現學校檔案集中統一管理，確保學校檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

二、檔案管理工作的制度要完善

建立和完善學校檔案管理制度，就是要全面貫徹執行檔案法律法規以及學校關于檔案管理的各項規章制度，具體包括七個方面：

（一）嚴格執行規范立卷制度

建立健全學校各類檔案，為學校各級領導、上級有關部門領導分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。學校領導應高度重視檔案工作，確定一名校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。要 建立檔案管理的常規工作制度。如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等環節要建立相應的工作 制度。

學校檔案室要按檔案管理的要求建立檔案,認真做好歸檔驗收工作。對整理組卷完畢的檔案進行入庫存前的鑒定和驗收，凡不符合要求的,必須重新整理合格才能歸檔。按規定做好分類編號和編目工作。目錄條目基本著錄項目包括：順序號、檔號、題名、日期、頁數、保管期限等。實行計算機輔助檔案管理的，應將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現檢索、統計的機上操作。按照檔案順序號，依次排列上架。要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發現問題要及時采取補救措施，并報告分管領導，確保檔案安全。教務處、總務處、學生處等能部門應專設檔案柜，分別明確專（兼）職人員具體管理。

及時整理，規范分類，登記歸檔。請示類文件的歸檔要附相關批復材料。上級來文的歸檔，需要辦理并上報相關材料的，要將上報的相關材料附上。全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的人事檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。要嚴格做好鑒定和銷毀工作。要根據歸檔范圍和保管期限規定，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見，報學校領導批準。銷毀檔案時必須有兩人監銷，并在銷毀清單上簽字。同時,要認真做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統計工作，及時報送統計報表。

全體教職員工都要明了檔案收集和管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，任何科室和個人都不得把應歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。有確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經校長批準后專人監銷。干部、職工在調動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理檔案材料的交接手續。

(二)嚴格執行質量立卷制度

要嚴格按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規格要符合檔案部門的統一要求。

卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。

凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據實際自行決定是否留存。

(三)嚴格執行檔案補充制度

教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。

外來文件、函件由文書（或人事秘書）統一分類編號登記，交校有關領導閱后，即立卷歸檔。

校內印發的文件是檔案補充的重點，平時教務處、總務處、辦公室、黨支部等部門應將此類文件分類保存，每學期結束時，集中移交檔案人員立卷歸檔。各處室的報表、名冊、學生素質報告存根、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊（本）為單位移交檔案室。

(四)嚴格執行檔案轉遞制度

教職工因工作調動，需要轉遞檔案的，必須按上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

(五)嚴格執行檔案查閱管理制度

校外人員查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批準方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案；未經同意不得摘抄檔案材料；同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料帶出資料室。

校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意方可借閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

(六)嚴格執行檔案安全保密制度

檔案資料室要符合安全保密要求，門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風；室內嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密；檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密規范要求處理或銷毀。

(七)嚴格執行立卷歸檔制度

文件、材料的形成單位及教學科研課題組，要堅持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入學校及各處室、各部門、課題組的工作計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結、考核各項工作的同時，布置、檢查、總結、考核檔案工作。

凡是反映學校重大工作與活動，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須字跡、圖象清晰、書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。用傳真紙打印的必須進行復制。計算機打印的文件材料應使用激光打印，嚴禁使用噴墨打印、色帶打印，否則不能存檔。立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規律，系統整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內目錄，確定密級。根據檔案的保存價值和檔案保管期限的規定，準確劃分保存期限。凡反映學校重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內對學校有參考利用價值的，列為短期保存。

三、檔案管理工作人員要敬業

“蘭臺天地寬，檔案似河長。職業無高下，品流有尊卑。名利淡如水,事業重于山。天高任鳥飛，海闊憑魚躍。冷門熱心干，蘭臺譜新章。功業留天地，光輝照人間。”（云南省檔案局館長楊汝鑒：《蘭 臺 頌》）這組詩句既道出了檔案工作的地位和作用,更謳歌了檔案人的職業風范和敬業精神。加強學校檔案管理工作，要求檔案管理人員要做到政治強、業務精、作風正，切實履行檔案管理人員的工作職責：一要 堅持原則，作風正派，做黨的政策的模范執行者。二要 忠于職守，遵紀守法，確保檔案的絕對安全。三要 掌握檔案工作專業理論，精通檔案工作業務。四要 不斷提高管理水平，更新知識，適應形勢發展需要。五要 及時填寫充實檔案。六要 嚴守崗位，不擅離職守，節假日要做好值班工作。檔案工作者要立足本職默默奉獻，干一行、愛一行、專一行，在平凡的工作崗位上建功立業，成為檔案管理的行家里手，為構建和協社會，為改革開放和教育事業發展作出積極貢獻。

檔案管理人員要切實做好檔案的保管和整理，隨時把散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本的分類、組合和編目，使其系統化、科學化。做到依法按章收集檔案材料，嚴格遵守檔案工作制度；規范檔案分類，保持檔案的完整性和系統性，以便檔案的保管和開發利用。

四、檔案管理工作措施要到位

學校檔案工作是一項很平凡而又非常重要的基礎工作。學校檔案不僅保存著學校歷程的記憶和學校辦學成就的輝煌，而且承擔著為學校發展、規范管理、教育教學的推進提供保障和支撐的艱巨任務。加強學校檔案管理工作，必須全面落實檔案法和檔案管理工作的各項制度和措施，確保工作到位。

（一）堅持“三納入”、“三同步”原則

把檔案管理工作納入學校整體發展規劃和工作計劃，納入

學校管理制度，納入有關人員職責范圍，做到學校布置工作與安排相關文件資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關檔案資料同步，總結工作與總結相關檔案同步。確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，努力開創檔案管理工作的新局面。

（二）建立、完善學校檔案信息庫

學校的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料的收集要建立必要的組織網絡，有關條線和各個層面都應有相關的節點，每個節點都要有具體的責任人。因此，要建立、完善學校檔案信息庫，實行計算機輔助檔案管理，將目錄輸入計算機，實現檢索、統計的機上操作，并納入校園網統一管理和開發利用。要利用各種機會和場合，理直氣壯地宣傳檔案和檔案工作的地位和作用。通過的積極宣傳和光輝業績，去影響和感召領導，爭取領導的關心、重視和支持，加強對檔案工作的領導和指導，增加對檔案工作的投入，不斷改善檔案工作的環境和條件，使檔案工作真正成為學校工作離不開、令人敬慕的重要工作。

（三）切實做好檔案的保管

學校檔案的保管要實行“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。檔案庫房要保證通風、干燥，配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施，要有可靠的防盜設施。綜合檔案室要由專人管理，庫房四周無危及庫房安全的隱患，避開易燃易爆物品，避免將檔案庫房設在底樓或頂樓，庫房內應做到無雜物堆放，安裝有防盜門、窗或其它一些防盜設施，安裝有防光窗簾，配備有滅火器，檔案箱柜內放置防蟲、防霉的藥品，切實做到“八防”，即：防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等。同時，應定期檢查檔案保管情況和數量，發現問題及時解決。

學校檔案室要嚴格執行檔案保管的有關規定，對整理組卷完畢的檔案進行入庫存前的鑒定和驗收，凡不符合要求的，必須重新整理合格才能歸檔。檔案室要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發現問題要及時采取補救措施，并報告分管領導，確保檔案安全。認真做好檔案統計、補充、銷毀等工作。

（四）重視電子文件的歸檔工作

要參照國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規定和其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規定，結合電子文件的特點，將反映學校主要活動、具有查考利用價值的電子文件，納入歸檔范圍。在電子文件歸檔的同時，應歸檔相同的紙質文件，即“雙套歸檔制”。

電子文件的歸檔應做到：一是齊全完整。凡是歸檔范圍內的文件均應及時向檔案部門移交。尤其應注意相關電子文件的支持軟件和管理數據的收集。二是真實有效。歸檔的電子文件應真實有效，文本文件應是最后定稿，圖形文件如經更改，應將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據需要決定是否歸檔。有條件的機構應采用電子文件簽署技術，以便確認電子文件的有效性。三是格式規范。對于歸檔電子文件應有格式方面的要求，這是保證電子文件長期可讀性的一個極為重要的問題。我國規定歸檔電子文件的格式應為工業標準。四是一式兩(三)套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管，以提高安全性和可靠性。五是經過整理。歸檔的電子文件應經過一定的整理和編輯。要對電子文件的載體簡單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標簽，注明編號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環境等。整理完畢后，還應填寫統一的《歸檔電子文件登記表》，內容包括電子文件形成單位、硬件環境、軟件平臺、應用軟件、文件題名、形成時間、文件性質、類別、載體編號、保管期限等。歸檔時應將電子文件及其機讀目錄、登記表同時移交給檔案部門，歸檔電子文件登記表如果是數字形式的，還應附有紙張打印件。物理歸檔的電子文件應與相應的機讀目錄存在同一載體上。

（五）做好檔案的開發和利用工作

要重視檔案的利用，充分發揮檔案的作用，使死檔案成為活檔案，使檔案為規范學校管理服務，為教育、教學工作服務，為推進新課程改革服務，為提高教育、教學質量服務，是學校檔案工作的出發點和歸宿。學校的文書、教學檔案為教師的教學經驗的積累和教師的考核、職稱晉升等提供了依據材料。這些檔案材料真實地反映了學校在過去的教學內容、方法、途徑、特色和效果，具有重要的利用和推廣價值。檔案工作要適應經濟建設和形勢的發展需要，優化服務方式，積極主動地提供檔案材料。為此，必須健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的《學校檔案檢索目錄》等編研材料，利用電腦開發檔案信息資源，為教育教學服務。更好地為教學管理和教學研究服務，方便老師們查閱、使用。要推行學校檔案目錄在本校校園網教學資源欄目上公布，方便教師備課查閱。

服務是檔案工作的主題，檔案管理的目的就是為了更好地提供利用檔案，滿足學校各項工作的需要。檔案的提供利用不僅指被動的查、借閱工作，也包括主動為領導、為同事、為當前的某些工作提供有價值的檔案。因此，只有做好了檔案的提供利用工作，檔案的價值才能體現出來，檔案工作的重要性也才體現得出來。檔案提供利用時，要認真做好查、借閱的登記工作，并對一些產生明顯利用效果的檔案利用事例及時進行登記。

學校檔案提供利用方面，要堅持借閱制度，認真辦理檔案的出借、查閱手續，做好借閱記錄，對借出的檔案，要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告報校領導。學校根據情節輕重，對責任人給予必要的教育和處理。檔案室應提供檢索工具，指導檔案利用者查找檔案，并解答利用者的各種有關問題。

學校檔案開發利用方面，要組織專業人員利用教育教學檔案編輯各種形式的教育、教學參考資料，如教育、教學經驗匯編、優秀教案匯編、優秀課件匯編、優秀試題匯編等，為教育、教學提供信息服務。加強檔案現代化、信息化建設，以先進的服務手段和服務方式，提高服務質量和服務效率。檔案數字化和信息網絡化是時代發展的必然要求，檔案信息開發利用工作必須與時俱進，抓住發展的機遇，積極爭取將檔案信息化建設納入當地政府的電子政務工程中，把各級機關檔案信息化建設與機關辦公自動化結合起來，從基礎設施建設、檔案資源的信息化、網絡化建設等方面入手，盡快實現檔案信息利用網絡化，提高服務效率，方便查閱利用。積極開發檔案信息資源，努力培養學校教職工的檔案意識，擴大檔案部門影響力；增強各級領導和各部門利用檔案決策的意識,進一步提高領導決策依賴檔案程度。檔案部門應通過展覽、咨詢、宣傳、教育、服務等多種形式有計劃地在全校教職工中普及檔案知識、培育檔案意識。圍繞學校中心工作、重大決策和社會重大政治、經濟、科學、技術、外事等活動及熱點、難點問題，積極主動開發檔案信息資源，通過多種途徑多種方式為校領導決策、為學校發展和建設、為廣大教職工提供檔案信息服務。采用各種形式向公眾介紹館藏、公布利用方式和程序，開通咨詢電話和網頁，為校內外檔案利用者提供及時有效的優質服務。

參考書目：

1.《中華人民共和國檔案法》 ；

2.《中華人民共和國檔案實施辦法》；

3.中央辦公廳 國務院辦公廳關于《機關檔案工作條例》； 4.國家檔案局關于《檔案專業人員職務試行條例》； 5.國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》;6.省檔案局 省政府信息化工作辦公室關于《云南省電子公文歸檔管理暫行辦法》；

7.《國家標準：電子文件歸檔與管理規范GB/T18894-2002》。

第三篇：做好客運檔案管理工作的幾點思考

摘要：檔案工作是客運管理工作的基礎和條件，是客運交通工作的重要組成部分，是交通事業發展不可缺少的一個重要環節。隨著改革的不斷深化，檔案工作的要求也越來越高，任務越來越重，面對新時期檔案管理工作的需要，做好客運檔案管理工作，就顯得尤為重要。

關鍵詞：客運；檔案；管理

中圖分類號：G275文獻標識碼：B文章編號：1009-9166（2011）

0017(C)-0366-0

2隨著改革開放和經濟建設的飛速發展，道路交通運輸在國民經濟和社會各項事業中的作用和地位日趨重要，從事專業客運、貨運的車輛、人員也逐漸成為社會經濟運營中的一支重要力量。如何做好客運檔案管理工作，為交通事業各項工作的開展提供可靠的依據，是客運檔案管理者必須認真思考的題。客運檔案工作是客運管理工作的基礎和條件，是客運交通工作的重要組成部分，是交通事業發展不可缺少的一個重要環節，是一項項重要的綜合性基礎管理工作。客運檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去；從現實的角度來看，是現實的寫照，通過客運檔案可以了解情況以便解決工作中的問題，從形式上看，客運檔案是各種文獻資料的匯集；從內容上看，客運檔案不僅反映過去和現在，而且也影響著未來。客運檔案作為一種信息資源來為客運單位的決策者提供適當的理性思考，隨著改革的不斷深化，客運檔案管理工作的要求也越來越高、任務越來越重，面對新時期客運檔案管理工作的需要，如何做好檔案管理工作，就顯得尤為重要。筆者結合多年的工作實際，談一點自己的工作體會。

一、充分認識做好客運檔案管理工作的重要性

長期以來，相當一部分人對客運檔案管理工作的理解過于狹窄，沒有認識到客運檔案管理工作的重要作用。實際上，做好客運檔案管理工作是一個客運單位健康發展的需要，客運檔案管理工作是客運單位管理工作的一部分，是提高客運單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理客運檔案，是衡量一個客運單位業績與管理水平的重要尺度。客運單位檔案記載著這個客運單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。

二、利用各種資源，實現客運檔案現代化管理

隨著改革的深入發展，客運檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如客運檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，所以客運檔案的網絡建設組織管理就成了一個新的課題，所謂的客運檔案信息網絡建設工程就是把網絡作為主導力量和決策實施者，在整體協作的基礎上分期、分段、分區、分工

進行，才能有效地解決在新形勢下出現的新問題，因此這就對客運檔案管理者提出來更高的要求。

（一）推進客運檔案工作規范化、標準化

實現客運檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現客運檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本客運單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。要求我們在實際客運工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。

（二）設計好客運檔案現代化管理總體方案

客運檔案信息網絡建設時網絡發展的總綱，具有總體性、全局性、長期性和相對穩定的要求。內容包括客運檔案信息網絡的功能設定、建設目標、建設思路、基本內容、建設步驟的組網模式等直接關系客運檔案網絡未來發展和最終成效的重大決策。因此，制定總體方案是客運檔案信息網絡建設組織管理工作中最為重要的內容。

（三）加快客運檔案信息化基礎設施建設

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計算機，或者說有了計算機而沒有進入網絡，客運檔案現代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術實現客運檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，尤其是使用多媒體技術，傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿足客運檔案管理現代化的起碼要求。

（四）建設系統工程，實現信息共享

客運檔案現代化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各機關單位日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，從而從機制上提高機關信息共享能力。

（五）開展好客運檔案現代化管理的宣傳工作

筆者認為，開展宣傳工作是優化客運檔案網絡建設軟環境的重要手段。宣傳的實質是一種信息的溝通，通過有效的信息交流和傳遞，達到網絡建設者和組織管理者在觀念上、步調上的一致，為工程建設營造良好的人文環境。

三、提高客運檔案管理人員綜合素質

客運檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，為了使客運檔案工作人員能夠適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現客運檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發揮客運檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高客運檔案人員的知識水平和管理能力，由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，客運檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個方面：

（一）觀察能力和分析綜合能力

現代社會是一個紛繁復雜的社會，處于不斷的發展變化中，客運檔案的信息資源管理鞏固中要求客運檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。客運檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務的有價值的信息，分析和綜合是發掘信息、開發高層次檔案信息的重要方法。通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復雜的表象中發掘有價值的信息，做好客運檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過現象看本質，從客運檔案信息資源中發掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。

（二）調查研究能力

客運檔案工作者必須具備一定的調查研究能力，掌握調查研究的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。要為社會提供服務，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。

（三）組織能力和協調能力

在實際工作中，客運檔案工作者往往是面對一個地區或一個系統開展工作，需要組織建立工作網絡，需要進行客運檔案信息資源建設的管理，需要培養、指導檔案員的工作。要做好這些工作，都要求客運檔案工作者學習掌握組織和協調的有關原理，具備一定的組織能力和協調能力，通過自己的努力，在工作網絡中建立起互相理解、相互支持、相互協作、相互配合的關系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。

（四）信息技術的應用能力

客運檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結合，熟練地運用信息技術，處理和解決信息資源管理中的問題。

綜上所述，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是做好檔案管理工作的關鍵。

第四篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學習、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實施辦法》，對檔案工作有部署、有檢查、有切實可行的考核辦法、獎勵措施。聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）機關檔案工作已納入機關工作計劃或目標管理。

（3）機關檔案工作已列入分客領導的崗位責任制，作為考績內容。機構人員

（1）建立了與本機關檔案工作任務相適應的綜合檔案機構。

（2）配備了與本機關檔案工作任務相適應的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學識水平，經過市級以上檔案專業五門主要課程的培訓和業務培訓。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀律、熟悉業務。管理體制（3分）

（1）明確有1名機關領導分管檔案工作；明確有1名機關綜合部門負責人主管檔案工作。

（2）對檔案和檔案工作實行了綜合管理，即對本機關檔案工作實行了統一領導、統一制度、統一標準；對本機關各種門類、各種載體的檔案實體及資料實行了集中保管。

（3）建立了以機關檔案綜合管理機構為中心的檔案管理網絡。職能任務（7分）

（1）對本機關文書部門和業務部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進行了指導和監督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關人員、部門的職責范圍。

聽匯報、實地考核，查看有關文件與原始記錄

（2）對本機關所屬單位的檔案工作開展了正常的業務指導與監督工作，并取得了顯著成績。5 管理制度（5分）

制訂了符合規范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制等制度。并得到落實。業務聯系（3分）

（1）主動接受檔案行政管理機關的指導與監督，切實改進本機關的檔案工作。

（2）積極參加協作組活動，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務。

二 保管設施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫房。

2．5

現場考核

（2）檔案庫房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統一規范。

2．5

（2）配有溫濕度計、消防器材、吸塵器、去濕機。

4．5

（3）檔案庫房和柜箱內配有防蟲、防霉等藥物。

三 業務建設（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機關工作相適應的立卷方法。現場考核，查看有關文件，抽查案卷（跨度較長）

（2）制訂了本機關的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業務建設規范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達95%。

（4）1986年來檔案立卷質量基本符合《機關檔案工作業務建設規范》要求：組卷合理，保管期限劃分準確；案卷標題擬寫準確；案卷封面按規定填寫清楚；卷內文件排列有序；卷內目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結實整齊，裝具統一規范。

（5）檔案字跡材料基本符合國家有關規定的質量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對檔案資料實行了集中保管。2 各類檔案實體（人事檔案除外）與目錄未實行統一管理的酌情扣分。

（2）應歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規范編制了目錄號，無積存文件。4 現場考核

（2）已按機關檔案、資料的內容和載體，制訂了統一的、科學的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現場考核，查看有關原始資料

（2）測記庫房溫濕度正常，在高溫、高濕季節采取了積極措施。

（3）檔案基本無霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對永長破損、褪色檔案進行了修復或復制，并80%完成。

鑒定統計（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進行鑒定、銷毀工作，手續完備。

1（2）檔案的收進移出登記及時，統計數據準確，帳物相符，各類檔案統計臺帳齊全。1

查看有關文件、臺帳，查看原始記錄。

（3）準確編制檔案工作情況統計年報，上報及時

移交（2分）

（1）按規定向檔案館及時移交檔案、案卷質量符合進館要求。

（2）檔案人員工作變動時，交接制度健全、移交手續完備。

四

利用服務（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡便適用的檢索工具可予適當加分，計算機檢索檔案可加1分，加分不超過2分。

（2）永久、長期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調卷迅速準確，四分鐘內準確查到一份永久和長期檔案。2

現場考核查看有關材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發文匯編；（4）基礎數據匯編；（5）專題匯編；

（6）機關歷年大事記。

如編定了有衫價值，能反映本單位特色的可以適當加分；加分不超過2

中華人民共和國檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。

第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。

第五條 檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，第二章 檔案機構及其職責

第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。

鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。

第七條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。

第八條 中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。

第九條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

第三章 檔案的管理

第十條 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。

國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。

第五篇：醫院檔案管理工作的調查與思考

醫院檔案管理工作的調查與思考

醫院檔案管理工作是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。當前，醫療改革日益深化，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。本文結合醫院檔案管理工作實際，通過調查了解醫院檔案管理的現狀，提出了一些思考，旨在對于醫院檔案管理工作的發展起到一定的促進作用。

一、醫院擋案管理工作現狀堪憂

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。

隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

據了解大部分醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫院沒有把檔案工作納入目標管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。由于各方面的材料檔案都很難查到。浪費了更多的時間和人力去查找。更為可惜的是很多名老中醫的經驗方劑和制劑方法都沒有保留下來。檔案管理工作也沒有配備專業人員。進口的大型醫療設備說明書和相關材料都沒有存檔，致使設備出現問題的時候束手無策。

2、檔案意識不強，檔案利用率較低

大多醫院領導只注重醫院醫療建設和經濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。有的醫院領導班子變換頻繁，只抓眼前醫療工作而忽視了對醫院長遠發展有利的檔案管理工作。造成醫院檔案信息資源開發不足，導致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業務水平不高

在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，檔案管理類別不明，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫療設備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設施不全，檔案現代化管理水平不高

隨著醫院的快速發展和規模的不斷擴大，醫院檔案的種類和數量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔。但目前大部分醫院存在著檔案庫房不夠規范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了醫院檔案管理工作的發展。雖然計算機及網絡技術在不斷發展，并且已經廣泛普及，但運用計算機及網絡技術管理醫院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫院檔案現代化管理水平不高。

二、改進醫院檔案管理工作的思考

1、加強領導，增強檔案意識。

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展； 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

2、健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據 《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

3、加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質。

提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率。

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫院領導和有關部門及人員，為醫院整體發展提供借鑒和參考。

5、適當投入，強化檔案室的硬件建設。

根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。

6、利用電腦，加強檔案管理信息化建設

計算機應用，是目前最重要、最基本的現代化管理手段之一。在檔案信息化管理中，電腦充分發揮其收集、傳遞、開發、利用等準確、快捷、容量大的功能。盡管文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同，但是，加強檔案管理信息化建設是完全有必要的。

綜上所述，在市場經濟飛速發展的現代社會，面對新形勢與新情況，在醫院檔案管理工作中挑戰與機遇并存，做好醫院檔案管理工作有著其獨特而重要的現實意義。