第一篇：物業(yè)公司常用物品采購實施辦法

盛虹物業(yè)公司常用物品采購實施辦法

為規(guī)范我公司物品采購、入庫、領(lǐng)用管理流程，減少消耗品的流失、浪費，特制定本實施辦法，要求各部門嚴格實行。

一、物品采購

1、辦公用品、保潔用品、保安用品、服裝等常用物品的采購由辦公室安排專人負責；

2、工程配件等物品的采購由工程部安排專人負責；

3、各部門采購物品前須填寫采購計劃表，由部門主管審批后經(jīng)總經(jīng)理審批方可外出采購（如遇緊急或特殊情況可經(jīng)總經(jīng)理口頭同意后先行采購，待事件處理完成后補填采購計劃表）。

二、登記入庫

1、所有采購的物品必須登記入庫；

2、保潔用品由保潔部專人負責登記入口；

3、辦公用品、保安用品服裝等由辦公室專人負責登記入庫；

4、工程用品由工程部專人負責登記入庫，并備案一份在辦公室存檔。

三、物品領(lǐng)用

1、辦公用品、保安用品服裝等物品領(lǐng)用由辦公室負責登記、發(fā)放、開取領(lǐng)料單；

2、保潔用品領(lǐng)用由保潔部負責登記、發(fā)放、開取領(lǐng)料單；

3、工程用品領(lǐng)用由工程部負責登記、發(fā)放、開取領(lǐng)料單。

四、其他規(guī)定

1、辦公室對所有采購物品的采購清單、入庫記錄、發(fā)放記錄和庫存情況等每個季度核查一次，并做相關(guān)記錄和核查意見報總經(jīng)理處；

2、物品采購報銷單須由各部門采購員提報，經(jīng)部門主管和總經(jīng)理審批后方可送至財務(wù)辦理報銷手續(xù)；

3、違反本規(guī)定的個人或部門按公司相關(guān)規(guī)定給與一定處罰；

4、物品采購應(yīng)本著節(jié)約、規(guī)范的原則。

吳江市盛虹物業(yè)管理有限公司 2010年2月26日

第二篇：物業(yè)公司檔案管理實施辦法

光大物業(yè)公司檔案管理實施辦法

（試 行）

第一章 總 則

第一條 為加強公司各類檔案的規(guī)范管理，確保公司檔案的保管和使用安全，從而更好地為員工各項工作提供服務(wù)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《光大集團檔案管理制度》的規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制訂本實施辦法。

第二條 本制度適用于公司各部門及各管理處的檔案管理工作。第三條 根據(jù)業(yè)務(wù)檔案特點，管理范圍暫時不包括會計檔案、人事檔案，其管理工作暫由相關(guān)部門負責。

第二章 檔案體制及職責

第四條 組織機構(gòu)及崗位設(shè)置

1、公司行政人事部下設(shè)檔案室，并設(shè)兩名兼職檔案管理員；各部門分別設(shè)一名兼職檔案資料員；各管理處設(shè)立資料室，并設(shè)一名兼職檔案資料員。

2、檔案室負責公司檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)置專門檔案庫房對公司檔案實行集中統(tǒng)一管理。

3、財務(wù)、人事等業(yè)務(wù)性、保密性較強的部門，須設(shè)置一名兼職檔案員對會計檔案和人事檔案進行專門管理。

第五條 檔案室主要職責

1、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和集團檔案管理制度，制定公司文件 材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀等有關(guān)規(guī)定。

2、負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設(shè)。

3、監(jiān)督落實同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門做好文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。

4、維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護工作。

5、負責公司檔案的編研工作。

6、協(xié)助推行集團檔案管理信息化建設(shè)工作。

第三章 歸 檔

第六條 本辦法中的歸檔是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將辦理完畢且有保存價值的文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理交本公司檔案室保存的過程。

第七條 歸檔范圍

1、公司文件材料的歸檔范圍、保管期限和歸檔責任部門（見附件一）

2、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、照片及底片、實物等載體形式。

3、對于規(guī)定的應(yīng)當歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，向檔案室移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕移交。

4、日常工作中，各部門兼職檔案資料員應(yīng)按照歸檔范圍要求做好本部門形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遺失。

第八條 歸檔時間

（一）各類文件材料歸檔時間要求：

1、管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

2、外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

3、員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料在活動結(jié)束后及時歸檔。

4、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，移交公司會計檔案室保管。

5、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

6、光盤、照片及底片、實物等形式的文件材料在工作結(jié)束后及時歸檔。

7、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

（1）變更、修改、補充的相關(guān)文件材料；

（2）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

（3）其他臨時重要活動中形成的文件材料。

（二）各部門形成的文件材料具體歸檔時間（見附件一）

（三）各部門必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔，不得推遲和延誤。否則，將追究有關(guān)人員的責任。

（四）如確因工作需要不能按時歸檔的部門，應(yīng)主動向公司檔案室報備，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。

第九條 歸檔文件質(zhì)量要求

1、整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標準、規(guī)范要求，齊全完整。

2、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。如確實無法保存原件的，可以保存復(fù)印 件，但必須說明原因并注明其原件存放處，必要時須加蓋印章。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件。文件材料歸檔后不得更改。

3、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

4、具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

5、歸檔的文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

6、歸檔的文件材料一般一式一份。重要的，利用頻繁的和有專門需要的可為一式二份或以上。

7、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

8、聲像類、實物類檔案畫面要求清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標準，并注明拍攝內(nèi)容、時間、地點等信息。

第十條 歸檔手續(xù)

1、各部門兼職檔案人員先檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，然后填寫檔案移交（接收）登記表（見附件二），打印一式兩份隨文件材料一起向檔案室移交。

2、檔案室接收檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案移交登記表，與移交人共同逐頁清點，并要求雙方在檔案移交登記表上簽名確認，各自保留一份以備查。對重要、機密類的案卷，需要認真仔細核對，經(jīng)查驗確信無誤后方可辦理簽收手續(xù)。

第四章 檔案分類

第十一條 檔案分類及其內(nèi)容

根據(jù)公司管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及形成特點，將公司檔案分成以下七大類：

1、文書檔案：主要包括公司文件、往來函件、上級來文、經(jīng)營管理等管理性文件材料。

2、設(shè)備儀器檔案：主要包括辦公設(shè)備、機械設(shè)備等跟設(shè)備有關(guān)的文件材料。

3、合同檔案：主要包括行政、后勤、工程、租賃等合同方面的文件材料。

4、聲像檔案：主要包括照片（附底片）、光盤等聲像方面的文件材料。

5、實物檔案：主要包括獎旗、獎牌、獎杯、贈品等。

6、會計檔案：主要包括憑證、賬簿、報表、銀行對賬單等。

7、人事檔案：主要包括在職員工的錄用、轉(zhuǎn)正、考核、獎懲等員工個人形成的文件材料。

第五章 檔案利用及保密

第十二條 檔案借閱的辦理

（一）借閱手續(xù)

1、公司員工借閱本部門或本管理處檔案，由所屬部門或管理處負責人審批后，檔案管理員可辦理借閱手續(xù)；借閱其他部門檔案，須先由所在部 門或管理處負責人審批，再提交公司行政人事部負責人批準后方可借閱。（借閱檔案審批單見附件三）

2、借閱非本部門的有密級檔案，須先經(jīng)原形成檔案的部門的負責人批準，再提交行政人事部負責人批準后方可借閱。

3、光大集團范圍內(nèi)其它單位員工借閱本公司檔案，須提出借閱申請，并詳細注明借閱原由、利用范圍及內(nèi)容，經(jīng)所在公司負責人同意后，提交至檔案室，由檔案室報公司總經(jīng)理審批。

4、公司檔案主要供本公司及集團范圍內(nèi)員工工作利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，并注明利用者的身份、利用目的、范圍及內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱。

5、借閱、查閱檔案，須填寫檔案借閱登記表，對借閱檔案相關(guān)情況進行登記；凡已解決重大問題或取得較大效益的事項，應(yīng)及時反饋給公司檔案室，并及時填寫檔案利用效果登記表。

（二）借閱要求

1、借閱者須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記，更不得將借閱的檔案資料丟失或失竊。

2、復(fù)印檔案須在復(fù)印件上注明用途及時間，并在其上注明“再復(fù)印無效”字樣；復(fù)印完畢須將其原件當場歸還，并由檔案管理員核實后辦理相關(guān)手續(xù)。

3、查閱檔案應(yīng)在檔案室進行，不得私自抄錄或復(fù)制查閱的檔案。利用 完后應(yīng)及時歸還檔案室，由檔案管理員核對清點無誤后，方能簽收。

（三）借閱規(guī)定

1、借閱檔案最長應(yīng)在14個工作日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)使用，須辦理續(xù)借手續(xù)，但只可續(xù)借一次，如過了續(xù)借期限還需使用，須重新辦理借閱手續(xù)；對于逾期不還且未辦理續(xù)借者，檔案室將發(fā)檔案借閱催還單或電話通知其歸還，若逾期一個月仍不歸還者，對于一般檔案將按每月100元予以罰款處理，有密級檔案按每月500元予以罰款，直至其歸還為止。

2、若集團總部監(jiān)察部門根據(jù)集團領(lǐng)導(dǎo)指示對本公司及其部門開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案借閱無須上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、在職工作人員調(diào)動崗位或離職時，須退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離，否則，人事部門不得辦理相關(guān)手續(xù)；檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

4、借閱的檔案須妥善保管，一旦發(fā)生損壞、丟失等，應(yīng)立即向檔案室報告，檔案室將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司總經(jīng)理批準后，責令其賠償一切損失。

第十三條 檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛埽粶释ㄟ^其他方式傳遞公司秘密。

3、檔案室在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等各個環(huán)節(jié)中都應(yīng)注意保密。

4、檔案分為一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級，各類檔案密級暫由檔案原形成部門確定。各部門在確定密級時，應(yīng)同時確定保密期限，一般情況下絕密事項不超過三十年，機密事項不超過二十年，秘密事項不超過十年。保密期限自標明的制發(fā)日期起算。

5、查閱有密級的檔案，只能在檔案室內(nèi)或指定區(qū)域查閱，不得私自抄錄或復(fù)制。

6、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

7、各部門應(yīng)做好有密級檔案歸檔前的保密工作，屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的辦理必須由專人負責執(zhí)行，采用電腦傳送的公司秘密性文件材料由相關(guān)責任部門負責保密。

8、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴肅處理。

9、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，或者依法追究刑事責任。

10、檔案有下列情況之一者，不予開放利用：（1）涉及企業(yè)商業(yè)機密的；（2）涉及企業(yè)專利或技術(shù)秘密的；（3）涉及企業(yè)員工個人隱私的；（4）檔案形成部門有特別規(guī)定的。

第六章 檔案鑒定、統(tǒng)計和保管

第十四條 檔案鑒定與銷毀

（一）鑒定工作內(nèi)容

1、初始鑒定：各部門在文件歸檔時，剔除沒有保存價值的文件材料，對需要歸檔的文件材料進行初步鑒定以確定其保管期限。

2、歸檔鑒定：檔案室對各部門的鑒定情況進行檢查，將不需要保存的檔案加以剔除，將原保管期限劃定不當?shù)臋n案，重新進行價值鑒定，調(diào)整保管期限。

3、定期復(fù)查鑒定：主要是鑒定庫存檔案的完整、損壞等狀態(tài)。

4、到期后鑒定：主要是對超過保管期限的檔案重新進行價值審查，將失去保存價值的檔案剔除銷毀。

（二）檔案鑒定與銷毀工作流程

1、建立檔案鑒定工作小組。鑒定工作小組由檔案管理人員組織，相關(guān)部門負責人與有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員共同組成。

2、檔案鑒定時，須逐件、逐卷審查并判定其價值，鑒定后須寫出鑒定報告，并由鑒定小組人員簽名；如果一個案卷中部分文件已失去保存價值，需抽出并在備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組人員簽名，并注明日期。

3、對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案材料，進行登記造冊，并寫出銷毀報告，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。（不屬于歸檔范圍的文件材料的銷毀流程和已歸檔檔案的鑒定銷毀流程見附件四）。

（三）檔案銷毀規(guī)定

1、檔案立卷、歸檔后，未經(jīng)公司檔案鑒定小組鑒定且報公司總經(jīng)理批準，任何部門或個人不得擅自銷毀。

2、經(jīng)批準銷毀的檔案由檔案室組織統(tǒng)一送造紙廠銷毀，嚴禁將要銷毀 的檔案作為它用，或作廢紙出售。

3、為防止檔案的遺失和泄密，銷毀檔案必須有至少兩名監(jiān)銷人，銷毀完畢后，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第十五條 檔案統(tǒng)計

1、檔案室應(yīng)做好平時的檔案統(tǒng)計臺帳和基礎(chǔ)原始登記工作，并在每年年中或年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。

2、統(tǒng)計工作必須做到實事求是，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。

第十六條 檔案庫房的管理

1、檔案庫房由專人進行管理，任何人員不許隨意進入庫房。

2、檔案室應(yīng)按照“八防”要求對庫房進行管理，盡可能全面妥善保管好各類檔案。

3、庫房內(nèi)嚴禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴禁煙火。

4、庫房應(yīng)進行定期檢查，每年進行一次全面盤查，對庫房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。

第七章 附 則

第十七條 本制度由公司行政人事部檔案室負責解釋。第十八條 本制度自下發(fā)之日起施行。

第三篇：迎新晚會物品采購

經(jīng)濟系2010級迎新晚會物品采購清單

一、舞臺宣傳物品清單：合計：562.4元

大頭針：4元X2盒=8元白紙：8張X1元=8元 雙面膠（3種）寬23.5元+窄11元+厚36.5元=71元膠帶：4.5元X2卷=9元

熒光彩色紙：2.1元X40張=84元長尺：2把（60cm）X9元=18元細繩：5元X1卷=5元PC板：25.5元X10=255元強力膠+刷子+夜光粉=95.4元

二、其他宣傳物品清單：合計：237.5元

橫幅：11米X8元X1條=88元節(jié)目單：10張X3元=30元熒光棒：小15元X4盒=60元

三、場務(wù)物品清單：合計：143元 紙杯：5.3元X3包=15.9元

氣球：大包5X15元+小包4X10.4元=116.6元

四、舞臺物品清單：合計：1100元

彩燈兩排，泡泡機，煙霧機、無線話筒1100元

五、節(jié)目服裝、道具清單：合計：1300元 主持人服裝男女各40元/件/天 民族舞服裝：25元/件/天 現(xiàn)代舞服裝：30元/件/天 晚宴禮服：40元/件/天

美工刀（含刀片）：4.5元X2把=9元 請柬（彩色）：20頁X 2.1元=42元 海報：40cm X55cmX1張=17.5元彩帶：3.5元X3卷=10.5元

合 計:3342.9元

第四篇：采購物品協(xié)議書

采購物品協(xié)議書

甲方：老君小學(xué)食堂代理人：郝永國

乙方：

我校與簽訂購買物品協(xié)議書。

乙方：

一、在供應(yīng)各種物品（蔬菜、半成品、豆類、蛋類、魚類等）時，必須確保數(shù)量足、新鮮、質(zhì)量好：無毒、無爛、無霉、無臟、無雜。

二、提供的各種物品（蔬菜、半成品、豆類、蛋類、魚類等）要有檢驗報告證件、合格證。提供的物品不符合要求，甲方可以拒絕采購。

三、采購的物品（蔬菜、半成品、豆類、蛋類、魚類等）師生食用后，出現(xiàn)中毒事件，經(jīng)有關(guān)部門檢查。確屬于采購物品中毒。由承擔一切責任（包括法律責任）。

四、乙方對甲方負責提供各種物品的證件（營業(yè)執(zhí)照、食品流通許可證、檢驗報告、從業(yè)人員健康證等）。對各種物品（蔬菜、半成品、豆類、蛋類、魚類等）的加工、保管提供技術(shù)指導(dǎo)。

五、此協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各持一份。共同遵守。甲方：郝永國乙方：2012年秋

第五篇：各類物品采購流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程：

倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。

2、部門新增物品的采購工作流程：

若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施.3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：

如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）最近一次訂貨單價；（3）最近一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準后，組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程：

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程：

采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：

工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫存數(shù)量；（3）最近一次訂貨單價；（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施.二、采購工作流程中須規(guī)范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復(fù)核后送董事。

2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。

3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。

4、邀請供應(yīng)商報價。

三、貨比三家工作流程：

每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。

2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進工作

1、采購訂單的跟催

當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消（1）酒店取消訂單：

如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。

（2）供應(yīng)商取消訂單：

如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失。

3.違反合同：

合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。4.檔案儲存：

所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同 采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務(wù)部及董事會批示。

6.采購物品的維護保養(yǎng)：

如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項.對設(shè)備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況