第一篇：辦公室會務工作標準流程

辦公室會務工作標準流程（2017版）

一、會前準備工作

（一）確定會議名稱（秘書）

1、會議性質（現場會、啟動會、工作會、研討會、座談會、匯報會等）；

2、會議內容；

3、會議范圍。

（二）擬定會議步驟（秘書）

1、會議日程；

2、會議議程；

3、會議程序。

（三）草擬會議通知（秘書）

內容包括：會議名稱、目的、主要內容、與會人員范圍、地點、會期等。

（四）下發會議通知（文書）

將會議通知傳達到每名擬定與會人員，確定每名與會人員是否能如期參會，并及時反饋。同時，如接到上級會議通知，應以紙質文字形式，注明會議時間、地點、著裝及特殊要求，送至每位與會領導手中。

（五）準備會議材料（秘書）

1、會議文件；

2、講話發言材料；

3、會議主持詞。

（六）布置會場（秘書、公務員）

1、打掃會場衛生，擺放桌椅（公務員）；

2、會場音響等設備調試（公務員）；

3、水杯、礦泉水擺放（公務員）；

4、名牌擺放，詳見附表（秘書）；

5、材料擺放（秘書）；

6、會議條幅（秘書聯系工會）；

7、座位圖（秘書聯系相關部門）。

（七）會前檢查（副主任）

1、聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；

2、到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作；

3、針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。

二、會中工作

（一）簽到工作

及時完成會議簽到工作，并確定未來人員是否請假，與誰請假，并督促人員盡快入座。

（二）主席臺熱水填補（公務員）

每15-20分鐘對主席臺水杯進行補水，如遇特殊情況，可根據現場情況調整補水時間。

（三）會議記錄（秘書）

隨身攜帶錄音筆，及時記錄領導發言。

（四）突發情況（秘書、公務員）

面對會議中出現的分會場網絡中斷、麥克失音、音響失靈等突發情況，與會秘書、公務員要及時救場，妥善處理。

三、會后工作

（一）清理工作（秘書、公務員）

1、回收領導名牌；（秘書）

2、清理會議室衛生；（公務員）

（二）錄音整理工作（秘書、打字員）

會議結束后24小時內，完成錄音整理工作，如遇涉密錄音，由秘書整理。

（三）會議紀要（秘書）

會議結束后48小時之內，完成會議紀要相關工作，及時發放。

第二篇：辦公室會務工作規范

辦公室會務工作規范

一、接受會議指令

辦公室工作人員在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。

二、會議方案制訂

根據接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內容主要包括：會議名稱、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準備、會場布置、安全、衛生、新聞報道、典型發言、頒獎以及其它特殊要求。

三、會議方案審批

將擬定的會議方案報分管副秘書長或秘書長審批。

四、會前籌備

（一）會議通知

1、重要會議應發書面通知。電話通知的，應擬定簡明扼要的通知稿。

2、通知內容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內容和會期注意事項、聯系電話等。

3、通知范圍：參會市領導、其他參會人員、列席人員及相關單位。

4、通知下發后，應掌握應到會人員擬出席、請假情況并及時向領導匯報。

（二）會議文件準備

由相關單位負責會議文件的準備，對需向會議提交的文件資料，應明確專人負責收集和分發。會議文件主要有：

1、會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領導講話等。

2、會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

3、會議管理文件，包括會議須知、保密規定、作息時間等。

（三）會場布置

布置會場應體現會議的性質和需要，烘托會場氣氛。

1、會場裝飾

（1）黨代會，背景布置黨徽和紅旗。

（2）根據會議需要在主席臺懸掛會標、擺放花卉。

（3）根據會議需要懸掛標語等。

2、會場座次排列

（1）主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務高低排列，以主席臺座位為準，無論人數單、雙，均以最高領導為中心，然后依先左后右次序排列。如領導對座次安排有特殊交待，按領導意見辦。

（2）標識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。

（3）重大會議，印制座位圖表，經有關領導審定后發給有關人員。

3、其他要求

（1）會場要考慮制冷、取暖、通風和消毒等事項。

（2）會場桌椅擺放應整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應干凈整齊、顏色統一。

（3）座位牌要統一、規范、醒目，擺放要整齊。

（4）會場內音響、話筒、燈具等應提前2小時調試，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品，隨時應對突發情況。

4.特殊要求

（1）對表彰類會議，根據需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮。

（2）根據會議需要，安排工作人員宣讀文件。

（3）對出席重要會議的領導和其他參會人員有著裝要求的，應提前通知。

（4）涉密會議，應按有關保密規定和通知要求辦理。

（5）重要會議會場應提醒與會人員關閉移動通訊工具。

（四）住宿、就餐安排

1、住宿。提前統計好住宿人數、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。

2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點、食譜，安排衛生防疫，制作餐證等。

（五）會議用品準備

提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所用物品的名稱和數量詳細列出。主要包括：

1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、文件袋等。

2、印制會務手冊。包括：議程、日程、參會人員名單、房號、電話號、就餐安排、乘車安排等。

3、特殊會議，如召開選舉性會議，應準備選票、選票箱、封條等，并準備填寫選票用筆等物品。

（六）會議車輛安排

明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應將車輛編號、排序。

（七）信訪安全保衛工作

由會務人員協調院保衛處制定、落實預案。

（八）新聞報道工作

根據會議需要，市委宣傳部做好新聞報道工作或與新聞單位聯系協助做好會議新聞報道工作，會議新聞稿件應經有關領導審批。

（九）衛生醫療、防疫工作

根據會議需要，與醫院和防疫部門聯系，安排衛生防疫人員駐會并制定應急預案。

五、會前檢查

會議召開前，對上述會議準備工作進行檢查，確保各項工作落實到位。對未完成的任務，明確專人限時完成，確保會議按時順利召開。

六、會議報到

會務工作人員應至少提前30分鐘到達會場并做好以下工作：

1、會議簽到。要求與會人員本人簽到。報到完畢后，應及時匯總情況，向有關領導報告。會務工作人員在會前5分鐘，對沒有到會人員進行催促。

2、發放文件、資料。

3、會議開始前，引導與會人員入座，制止無關人員進入會場。

4、宣布會議紀律。開會時要關閉手機，進入會場不準吸煙，不準隨意走動、交談喧嘩，涉密的會議強調有關保密紀律。

5、根據會議安排，有候會人員的應安排候會人員在休息室等候，確保會議銜接緊密、有序。

七、會中服務

1、會場服務人員應穩重大方、禮貌用語，適時搞好會場服務。

2、會議開始后，會務人員應巡視會場，維持會場秩序，發現不遵守紀律的情況，及時制止，妥善處理突發情況，確保會議順利進行。

3、根據需要安排有關人員做好會議簡報、討論記錄和意見匯總工作。

4、常委會記錄，應使用統一標準的會議記錄紙，記錄應真實、準確、完整，不得隨意做增刪改動。

八、會后工作

1、會議結束后，應疏導與會人員離開并檢查會場，查看有無遺留物品、資料，清退會議室等。

2、收回會議文件。對需要收回的會議文件，在會議結束時及時如數收回。

3、會議文件的歸檔。將形成的所有文件包括會議方案、通知、報告、簡報、記錄、簽到表等文件整理歸檔。

第三篇：區委辦公室會務工作規范

區委辦公室會務工作規范

一、區委全體（擴大）會議、區委書記會、區委常委會、黨政聯席會等重要會議由區委辦公室主任統籌安排，會務工作由秘書科承辦，相關工作由其他科（室）協辦。會議研究討論的除人事任免以外的有關事項，都要迅速形成會議紀要。

二、以區委或區委辦公室名義召開全區性某一方面的工作會議、現場會的會務工作由辦公室牽頭，相關部門負責承辦，聯系該項工作的辦公室副主任為第一責任人。

三、區委辦公室承辦的會務工作和接待上級領導視察，由主任、分管主任統籌安排。具體工作由有關科（室）分別承擔。其中：會議通知、文件、報告、領導講話稿的起草工作以綜合科承擔為主；信息、新聞報道、會后督查由信息督查科負責；會議日程安排、會議指南等文件材料印制、分發由秘書科統一扎口落實；會場布置由秘書科牽頭,會同機關事務處承擔。安全保衛工作由秘書科與事務處聯系安排。

四、不是區委辦公室承辦的會議，若有區委書記或副書記參加，會前跟班主任及秘書科必須檢查會務工作（包括主席臺席位排列），保證會議效果。

五、區委辦公室大、小會議室根據區委領導活動安排情況統籌使用，必須始終保持整潔有序，會后及時清理打掃，原則上不外借，特殊情況外借須經辦公室主任或分管主任同意后由秘書科扎口安排。

★ 全區重要會議各環節流程圖

1． 黨代會流程：擬定會議籌備方案——會議預備通知——會議籌備（分工作組、黨代表組等）——會議正式通知——召開預備會——會議材料準備（日程安排、會議議程、座次圖、文件、講話稿、決議等）——文件材料印刷——會議材料裝袋分發——會場布置（會標、宣傳標牌等制作、主席臺座位、臺下座位安排、燈光、音響、席卡擺放、發言席設置、票箱準備等）——討論室安排（討論室門上貼討論組名單、落實各討論室服務和記錄人員、茶水供應）——正式會前檢查會場安排——會務（簽到、會議材料分發、領導進場樂、開幕式和閉幕式音樂、主席臺倒水、臺下茶水供應等）——后勤服務安排（車輛、就餐等）——信息及宣傳報道——會務總結、后續工作（會議決議、向市委報告等）——會后督查 2．區委全體（擴大）會議流程：擬定會議籌備方案——會議預備通知——會議正式通知——會議材料準備（日程安排、會議議程、座次表、文件、講話稿、決議等）——表態發言材料的把關——文件材料印刷——會議材料裝袋——會場布置（會標制作、主席臺座位、臺下座位安排、燈光、音響、席卡擺放、發言席設置等）——參觀點安排（提前踩點、落實車輛、通知相應參觀點、準備擴音器、落實講解員等）——正式會前檢查會場安排——會務（簽到、會議材料分發、領導進場樂、開幕式和閉幕式音樂、主席臺倒水、臺下茶水供應等）——后勤服務安排（車輛、就餐等）——信息及宣傳報道——會務總結、后續工作（會議決議等）——會后督查

3． 區委書記會流程：會議通知——會議室準備（冬夏季開空調、茶水供應）——會議記錄——會議紀要（除研究人事任免以外的事項）——重點工作督辦 4．區委常委會議流程：會議通知——會議室準備（冬夏季開空調、茶水供應）——會務——會議記錄——會議紀要（除研究人事任免以外的事項）——重點工作督辦

5．黨政聯席會流程：會議通知——會議室準備（冬夏季開空調、茶水供應）——會議議程安排——材料準備——會務（每隔10—15分鐘由專人負責倒水、通知發言人員）——會議記錄——會議紀要——信息——重點工作督辦

6．現場會流程：擬定活動方案——會議通知——現場會場地布置——落實車輛、踩點——會務——信息及宣傳報道——會后督辦

7．接待上級領導流程：擬定接待方案——會議通知——會議室準備（多媒體幻燈片準備、冬夏季開空調、茶水供應、水果、煙、紙巾等）——環境布置（鮮花、制作歡迎牌等）、電梯準備——與上級機關銜接，提前通知領導迎候——會務（每隔10—15分鐘由專人負責倒水、由專人操作多媒體幻燈片）——會議記錄——后勤服務安排（落實參觀點、就餐等）——信息及宣傳報道——結束前電梯準備

8．承辦全區性大會流程：會議準備方案（確定會議規格、落實到會領導、確定參會人員等）——會議通知——召開預備會——會場布置（會標制作、主席臺座位、臺下座位安排、燈光、音響、席卡擺放、發言席設置、人員就座示意圖制作等）——表態發言材料的把關——文件材料印刷——領獎、簽定責任狀等會前彩排、走臺——會務（簽到、會議材料分發、主席臺倒水、視到會情況由專人負責安排與會人員盡量靠前坐等）——信息及宣傳報道——會后督辦

★ 日常會議各環節流程圖

1． 分管書記召集的會議：跟班副主任交辦（填寫電話通知單、確定會議地點、明確會務要求）——電話通知——會議室準備（秘書科供應茶水、冬夏季開空調）——會務

2．重要會議（重大活動）預備會：辦公室主任或副主任交辦（填寫會議通知單、確定會議地點、明確會務要求）——電話通知——會議室準備（秘書科供應茶水、冬夏季開空調）——會務

★ 《會議紀要》分送范圍

1.書記會議紀要分送：區四套班子領導，區人大辦、政府辦、政協辦，相關單位；存檔。

2.常委會議紀要分送：區四套班子領導，區人大辦、政府辦、政協辦，區委各部委辦局、各有關單位，存檔。

3.黨政聯席會議紀要分送：區四套班子領導，區人大辦、政府辦、政協辦，各普發單位，存檔。

第四篇：常規會務工作安排流程

常規會務工作安排流程

1.會務工作總體思路

（1）任務分解。將會務工作分解為各專項任務，明確分工并保證質量。（2）責任到人。每項任務均有專人負責。

（3）周密計劃。每項任務均需制定周密的工作計劃。（4）逐項落實。計劃的每個環節、步驟均需嚴格落實。2.會前準備

（1）成立會務組 ① 會務組組長：總體負責 ② 萎靡材料小組：負責組織、手機、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結起草。③ 后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。④ 任務分解后，形成《會務工作分派表》，相關責任人簽字。（2）明確會議概況

全體會務人員應明確會議概況，了解以下基本內容： ① 會議主題 ② 級別與規模 ③ 參會人員（與會人員的單位、職務）④ 會期余日程安排（會議日期、時間、議程、活動安排等）⑤ 根據會議概況，按集團本部有關標準預算會議經費，簽報集團本部分管領導批準

（3）選定會議場所 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：聯系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的項目包括：價格（客房、會場及其他服務項目的價位）；設施（客房、會議室、休閑設施、環境等）；交通（便利與否）；當期有無接待能力。③ 綜合比較后按優質低價原則選取一家，簽報集團本部分管領導批準。集團本部分管領導批準后，立即完成以下工作：與賓館確認個主要服務項目的收費標準與折扣；根據會議預算領取支票。（4）下發會議通知、登陸代表名單 ① 責任人：文秘材料小組 ② 責任。在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領導批準后下發各參會單位。通知內容應包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯系電話、會務組聯系人與聯系電話、報到日期、有關事項（如要求自帶有關資料、物品等）、會議回執、會址交通導引等。③ 會議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達給各參會人員。

會議通知下發后，會務組聯系人負責按會議回執登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內容應包括：單位、姓名、職務、性別、民族、到達航班與到達時間、是否要求接站等。

登錄工作應盡早完成，并在此基礎上編制《接站安排表》。（5）準備會議材料、用品 ① 責任人：兩組分工協作 ② 材料內容。會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式會議材料外，還應包括：會議代表名單（附房間號）、日程安排、各項活動地點及注意事項等。③ 會議用品。會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：與會領導桌簽（可由賓館代為制作）；參會代表證（可由賓館代為制作）；會場條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機、照相機、攝影機；打印機及紙張、投影儀（根據需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）；藥箱（備常用藥品）等。（6）餐飲安排 ① 責任人：根據情況具體落實 ② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實以下工作：就餐地點、就餐時間、席位安排。（7）會場安排 ① 責任人：根據情況具體安排 ② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實會議室、領導臨時休息室。③ 會場布局包括：作詞安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人。

（8）文體活動安排 ① 根據實際情況和需要細化內容（9）房間安排 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。3.會中服務（1）接站（2）簽到

①在正式報到前日，應完成以下工作：將分裝好的會議材料的文件袋運送至賓館；統一領取代表餐劵并分裝至文件袋；統一領取代表房間；在房門上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發到各房間；準備好簽到簿、訂票登記單等待用。③ 到工作包括以下環節：在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領標牌）；在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到。4.會后收尾

（1）退房、送站（2）結賬

第五篇：會務組工作流程

會務組工作流程

就是會議組織方的執行組，具體負責會議的現場布置、人員報道、酒店吃飯、接待住宿、機場接送、會議安保、會議資料的整理分發、現場服務等。會議策劃組織

一、會前準備

1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決?

2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果?會議準備做出什么樣的決定?準備取得什么的行動方案

3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組 限定每個項目的商議時間。

4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。

5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

6、根據要討論的問題限定與會人員。

7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間服務

三、會后工作

1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動 的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

2、根據會議，對執行進行監督和檢查。

會議接待流程23條 會前工作:

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)會中工作:

9、機場、碼頭、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料，來客接待

11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。

12、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分 發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

14、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等 安排)。

16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

17、確認特殊客人(含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。

18、協調會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。會后工作: 20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結算工作。

23、歡送代表工作。