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OA系統(tǒng)立項(xiàng)報告

時間:2019-05-14 07:21:39下載本文作者:會員上傳
簡介:寫寫幫文庫小編為你整理了多篇相關(guān)的《OA系統(tǒng)立項(xiàng)報告》,但愿對你工作學(xué)習(xí)有幫助,當(dāng)然你在寫寫幫文庫還可以找到更多《OA系統(tǒng)立項(xiàng)報告》。

第一篇:OA系統(tǒng)立項(xiàng)報告

商派網(wǎng)絡(luò)OA項(xiàng)目立項(xiàng)匯報材料

OA項(xiàng)目立項(xiàng)匯報

一、協(xié)同辦公(OA)的定義:

辦公自動化通俗的理解為無紙化辦公,網(wǎng)絡(luò)化辦公、電子化辦公,本意為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段提高辦公的效率,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動化處理。對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

辦公自動化解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的基本問題,范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞??梢愿爬ǖ恼f,OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇,更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性,提供企業(yè)決策依據(jù),是提高企事業(yè)分子公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

二、目前商派網(wǎng)絡(luò)辦公現(xiàn)狀分析:

(1)網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng),工作溝通、傳送效率低。

基于商派網(wǎng)絡(luò)與下屬各子公司異地辦公特點(diǎn),商派網(wǎng)絡(luò)在行政辦公方面所使用的技術(shù)手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式,工作效率非常低下,并且使得部門之間聯(lián)系溝通不夠順暢,企業(yè)內(nèi)部形成了一個個信息孤島。商派網(wǎng)絡(luò)向子公司傳達(dá)文件花費(fèi)一整天甚至幾天時間的現(xiàn)象十分普遍,遇到需要下屬子公司反饋(如匯報數(shù)據(jù)等)的工作,則周期比較長,且容易出現(xiàn)差錯,對人力資源應(yīng)用造成極大浪費(fèi),商派網(wǎng)絡(luò)公司和各子公司利用信息技術(shù)革新辦公方式的呼吁十分強(qiáng)烈。因此為了提升商派網(wǎng)絡(luò)管理,促進(jìn)商派網(wǎng)絡(luò)發(fā)展,需要建設(shè)一套符合上海某商派網(wǎng)絡(luò)公司股份自身特點(diǎn)的辦公自動化系統(tǒng),利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破地域時空的限制,實(shí)現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)與各分子公司、各部門跨地域、高時效地協(xié)同工作。

(2)文件歸檔、存儲與檢索差,安全無保證

目前公司的文檔大部分是電子文檔,文件的歸檔與存儲基本沒有管理,很多文件在部門或個人郵箱存儲,歸檔基本依賴行政部門進(jìn)行,不便查詢使用,一旦發(fā)生人員變動,就可能造成損失。文件的權(quán)限(修改、閱讀、打印、保存等)沒有任何保護(hù),每個能接觸文件的人員都可完全擁有所有權(quán)限,且對文件的操作沒有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過郵件傳送出去。如果沒有發(fā)生重大泄密事件,完全僅依賴于員工的品質(zhì)是目前并不可靠的技術(shù)保障。

(3)辦公過程中制度、流程理解不清晰導(dǎo)致工作失誤增多,工作量增大。

領(lǐng)導(dǎo)出差,很多的事情不是很清楚該如何辦理,特別是一些操作環(huán)節(jié)多的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規(guī)范化,提高事務(wù)處理的效率是辦公過程中急需解決的問題。

(4)辦公過程中商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司信息不對稱矛盾突出

由于異地辦公,如何有效解決商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司集中管理與分散經(jīng)營的矛盾,商派網(wǎng)絡(luò)OA項(xiàng)目立項(xiàng)匯報材料

集中管理導(dǎo)致分子公司積極性降低,部分決策權(quán)下放又導(dǎo)致商派網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督控制力度較以前大為削弱。如何有效監(jiān)控下屬企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作又充分結(jié)合部分授權(quán)管理調(diào)動分子公司積極性需要信息化來支撐。同時商派網(wǎng)絡(luò)總部的各個部門之間,總部相關(guān)部門與各公司之間的溝通、交流存在一定的障礙和效能的問題。

(5)領(lǐng)導(dǎo)辦公缺乏決策支持

手工報表使得信息采集、處理不夠全面,無法為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)、快速的依據(jù)

三、商派網(wǎng)絡(luò)實(shí)施辦公自動化建設(shè)的目標(biāo)分析:

根據(jù)商派網(wǎng)絡(luò)公司戰(zhàn)略、商派網(wǎng)絡(luò)公司發(fā)展現(xiàn)狀及國內(nèi)外市場環(huán)境,公司需要通過信息化來解決當(dāng)前的管理層缺乏有效的決策支持信息,目前信息化在財(cái)務(wù)方面已經(jīng)實(shí)施了金蝶K3系統(tǒng),解決了財(cái)務(wù)為核心的問題,但是還缺少以人為核心、對人的行為過程進(jìn)行管理的系統(tǒng),管理層難以通過現(xiàn)有的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對管理思想和制度的貫徹、信息孤島等問題;OA辦公管理系統(tǒng)作為整個商派網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)的試點(diǎn)項(xiàng)目,力求實(shí)現(xiàn)打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島、使公司內(nèi)部的有效信息結(jié)構(gòu)化、提高員工工作效率。

建議與知名OA供應(yīng)商合作,在合理的時間和成本約束下,高質(zhì)量地完成本項(xiàng)目需求,本項(xiàng)目需求建議可以為如下內(nèi)容:

? 以人為核心,數(shù)據(jù)從上而下透視的權(quán)限管控平臺:構(gòu)建管理過程顯性化、員工工作痕跡顯性化的平臺。商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)崗位權(quán)限自上而下透視組織內(nèi)任何宏觀和微觀的數(shù)據(jù)。如:商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)找到某個員工時,該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。如:目前的計(jì)劃任務(wù)完成情況,領(lǐng)導(dǎo)交辦的待辦事宜處理情況,文檔方案情況,手頭負(fù)責(zé)的辦公資產(chǎn)情況,負(fù)責(zé)的客戶、項(xiàng)目情況,在公司的預(yù)算收支情況等,從而對以人為核心的績效考核提供客觀數(shù)據(jù)支持。? 打造高效的制度化執(zhí)行平臺:制度電子化,流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,提升商派網(wǎng)絡(luò)整體執(zhí)行力。在軟性制度(即通常的文本型制度)的要求下,通過工作流程的圖形化和表格化的操作模式,為所有員工提供更清晰的運(yùn)作流程,從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運(yùn)作,繼而提高制度的執(zhí)行效果。同時管理流程執(zhí)行過程中,每個環(huán)節(jié)、部門、人員出現(xiàn)工作滯留,都會被系統(tǒng)真實(shí)的記錄和反映。通過對系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析,最終達(dá)到優(yōu)化流程的目的。通過流程優(yōu)化,減少商派網(wǎng)絡(luò)辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動、等待時間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量,在解決協(xié)同工作和信息共享的同時,實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理,真正提高辦公效率,挖掘和發(fā)揮員工價值; ? 移動辦公平臺:基于公司移動辦公的需要,實(shí)現(xiàn)手機(jī)網(wǎng)上審批、遠(yuǎn)程異地辦公的功能。移動辦公改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式,擴(kuò)大了辦公區(qū)域,用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公。? 信息發(fā)布平臺: 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所,使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時傳播,使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。? 協(xié)同工作平臺: 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”模式,使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時,心理距離也將逐漸

商派網(wǎng)絡(luò)OA項(xiàng)目立項(xiàng)匯報材料

縮小,提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力,最大限度地釋放人的創(chuàng)造力,并沉淀工作中的溝通信息。

? 公文流轉(zhuǎn)平臺: 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式,企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式,真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。? 信息門戶平臺:構(gòu)建商派網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一的信息訪問入口和信息統(tǒng)一管理的平臺,員工可以通過門戶根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息,以及進(jìn)行各種知識的交流和儲存等。同時信息自動按照崗位權(quán)限推送到商派網(wǎng)絡(luò)的門戶,分子公司門戶、部門門戶、個人門戶,同時管理層關(guān)心的信息(如系統(tǒng)自動抓取外網(wǎng)相關(guān)信息、相關(guān)數(shù)據(jù)報表、審批事宜等)自動推動到管理層門戶,方便不同層級人員對信息的利用。? 企業(yè)通信平臺: 集成或新建電子郵件系統(tǒng)和企業(yè)范圍內(nèi)的即時交流系統(tǒng),使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢。? 知識共享平臺:打破知識文檔分散存儲在不同的員工和不同的部門,根據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管理公司所有的知識文檔,沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范圍內(nèi)進(jìn)行共享,提高內(nèi)部工作經(jīng)驗(yàn)的分享,改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力,提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì),避免員工流動帶來的企業(yè)知識流失,減少企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。? 綜合事務(wù)平臺:實(shí)現(xiàn)對商派網(wǎng)絡(luò)的辦公用品、辦公資產(chǎn)、計(jì)劃日程、會議室、車輛的動態(tài)管理。實(shí)現(xiàn)實(shí)物資產(chǎn)登記、資產(chǎn)狀態(tài)的生命周期管理、辦公資產(chǎn)的分?jǐn)?、辦公資產(chǎn)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)以及供應(yīng)商的管理。? 信息集成平臺: 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等一些企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),對企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用,但它們都是相對獨(dú)立的、靜態(tài)的;OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能,能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到管理層信息門戶中,使管理層能夠通過一套系統(tǒng)即時獲取企業(yè)經(jīng)營決策數(shù)據(jù),提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。? 商派網(wǎng)絡(luò)分級分權(quán)監(jiān)控管理平臺:基于商派網(wǎng)絡(luò)多層多元化管理的特點(diǎn),不同子公司的管理模式基于行業(yè)的特點(diǎn)需要實(shí)現(xiàn)分權(quán)管理以調(diào)動積極性,同時商派網(wǎng)絡(luò)對于全資、控股、參股分子公司的運(yùn)營可以通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)靈活掌控方式,既可實(shí)時監(jiān)控、監(jiān)督是否按照商派網(wǎng)絡(luò)的規(guī)章制度執(zhí)行,同時又可實(shí)現(xiàn)管理運(yùn)營數(shù)據(jù)報表實(shí)時上報和信息溝通傳遞。

四、OA實(shí)施組織方案:

1、需要成立專門的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組來進(jìn)行項(xiàng)目的選型工作。

2、OA建設(shè)原則為:整體規(guī)劃、分步實(shí)施、充分考慮商派網(wǎng)絡(luò)管理的個性化和現(xiàn)有的

辦公習(xí)慣。方便領(lǐng)導(dǎo)操作和審批、報表查閱。

3、硬件網(wǎng)絡(luò)部署充分考慮現(xiàn)有的條件,不重復(fù)建設(shè)。

4、OA軟件在技術(shù)有一定的先進(jìn)性,預(yù)留接口,滿足今后業(yè)務(wù)、組織的變化和需求的

擴(kuò)展。

5、選擇有一定規(guī)模實(shí)力和豐富案例經(jīng)驗(yàn)的知名OA廠商來進(jìn)行實(shí)施工作,充分借鑒他

商派網(wǎng)絡(luò)OA項(xiàng)目立項(xiàng)匯報材料

們的成功案例經(jīng)驗(yàn),最大化降低項(xiàng)目風(fēng)險,最短期內(nèi)快速取得效果。

五、實(shí)施OA預(yù)期效果分析:

1、引進(jìn)先進(jìn)的辦公理念,提升商派網(wǎng)絡(luò)的整體辦公效率。

2、建立員工日常辦公的自助體系,提高員工辦事效率。

3、實(shí)現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)制度流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、透明化的管理。

4、建立方便領(lǐng)導(dǎo)辦公的工作臺,方便領(lǐng)導(dǎo)對商派網(wǎng)絡(luò)以及各下屬公司各種資源的掌控和協(xié)調(diào),以及數(shù)據(jù)報表的及時匯總。

5、建立全新的企業(yè)文化和共享型的學(xué)習(xí)型的組織,大大降低管理成本以及培訓(xùn)成本。

6、組織扁平化、實(shí)現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的信息共享、溝通、交流和協(xié)作。

第二篇:集團(tuán)OA系統(tǒng)立項(xiàng)建設(shè)方案書

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

目錄

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識管理現(xiàn)狀....................................................................................2

1.1 流程管理現(xiàn)狀...................................................................................................................2 1.2 知識管理現(xiàn)狀...................................................................................................................2

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研....................................................................................................3

2.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng).............................................................................3 2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險.................................................................................................3

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn).......................................................................................................3

3.1 OA簡介..............................................................................................................................3 3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)....................................................................................4

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一...........................................................................................4 3.2.2 規(guī)范管理、有序處理...........................................................................................4 3.2.3 實(shí)時管理、提升效率...........................................................................................4 3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險...........................................................................................4

3.2.5 知識積累、經(jīng)驗(yàn)分享...........................................................................................4

四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃....................................................................................................................5

4.1 OA系統(tǒng)選型......................................................................................................................5 4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃..............................................................................................................5 4.3 OA實(shí)施目標(biāo).......................................................................................................................5

五、其它企業(yè)OA系統(tǒng)的信息了解.............................................................錯誤!未定義書簽。

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識管理現(xiàn)狀

1.1 流程管理現(xiàn)狀

? 流程申批信息分散:大量的流程申批通過電子郵件的發(fā)送、接收方式進(jìn)行,而流程申批后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明:很多流程的申批,對于大多數(shù)員工都是不清楚如何進(jìn)行的,有需要時則通過各種溝通方式向其他同事咨詢,效率較低,也容易導(dǎo)致信息誤傳。? 信息泛濫:很多高管對于某個流程進(jìn)行申批時,經(jīng)常時從一開始到流程結(jié)束的過程中收到很多郵件,導(dǎo)致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時,只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見即可,無需從開始到結(jié)束一直收到各個郵件。

1.2 知識管理現(xiàn)狀

? 經(jīng)驗(yàn)得不到延續(xù):員工流動,其工作經(jīng)驗(yàn)及知識是無法移交的,往往新任同事從頭再來,效率低下;

? 知識無法積累:很多員工對企業(yè)有好的的想法和建議,可能在傳達(dá)或執(zhí)行過程中因各種原因無法延續(xù)或變了調(diào),時間一長,往往是不了了之;

? 規(guī)章制度缺乏一致性:企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展,很多規(guī)章制度在不斷完善和改進(jìn),但規(guī)章制度在傳達(dá)過程中往往缺乏及時性和一致性,造成很多重復(fù)的工作;【比如隨機(jī)抽查XX集團(tuán)10位員工,詢問公司的年假制度和辦公用品的領(lǐng)用制度,可能會得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執(zhí)行過程中得不到及時有效指導(dǎo)和監(jiān)督:高管對于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行,往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道,無法進(jìn)行及時的指導(dǎo)和監(jiān)督;

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研

2.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng)

嚴(yán)格意義來講,只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理,提升管理效率的要求,都具備了上OA的前提和條件。重點(diǎn)有四個,我們需要重視的是前面兩點(diǎn)。

1、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求,以及需求的重點(diǎn),是上線OA軟件重要前提條件,此前提不僅是成功實(shí)施的的基礎(chǔ),也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴(kuò)張性,能滿足未來3-5年的 企業(yè)發(fā)展需求。

2、規(guī)章制度需明確

實(shí)施OA系統(tǒng)的過程中最影響進(jìn)度的是各種規(guī)章制度、流程經(jīng)常變動,相信成立項(xiàng)目小組后,前期把需求明確后,這種經(jīng)常要變動的情況應(yīng)該比較少。

3、硬件設(shè)備

目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠

4、二次開發(fā)能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險

OA項(xiàng)目能否正常實(shí)施,企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

因?yàn)镺A系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用,觸及大家的工作習(xí)慣,甚至各個業(yè)務(wù)部門利益,加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期,實(shí)施阻力較大,是否有一個強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn);從調(diào)研廠商到選擇廠商;從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用??在整個過程中,信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門,必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫,一般的叫法是:OA系統(tǒng),OA辦公自動化

過往的一些偏見往往認(rèn)為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

文獻(xiàn)檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程,隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展,OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者,有不同的功能表現(xiàn)。對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言:OA是決策支持系統(tǒng)(DSS),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù);對于中層管理者而言:OA是信息管理系統(tǒng)(IMS),OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”,提煉出有用的管理“信息”,把握業(yè)務(wù)進(jìn)程,降低經(jīng)營風(fēng)險,提高經(jīng)營效率; 對于普通員工而言:OA是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng),通過各種有效信息讓員工更準(zhǔn)確、高效地工作。

3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一

基于統(tǒng)一的信息收集,所有員工在同一平臺獲取相關(guān)信息,避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差

3.2.2 規(guī)范管理、有序處理

通過統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能,使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。

3.2.3 實(shí)時管理、提升效率

管理者可通過手機(jī)或其它移動終端設(shè)備,隨時隨地登錄系統(tǒng),管理審批事務(wù)

3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險

對于某些重要項(xiàng)目的進(jìn)展,可進(jìn)行多人協(xié)同處理,處理過程實(shí)時知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便對項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行及時指導(dǎo)和批復(fù)

3.2.5 知識積累、經(jīng)驗(yàn)分享

員工在長期的工作中積累的經(jīng)驗(yàn)和知識,點(diǎn)點(diǎn)滴滴的匯集,形成龐大的屬于XX集團(tuán)特色的知識文化,以使更多的員工理解和學(xué)習(xí),更多好的知識與經(jīng)驗(yàn)得到延續(xù)

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

4.1 OA系統(tǒng)選型

目前市場上的OA系統(tǒng)品牌很多、價位從幾千元甚至到幾百萬元的都有,基于XX集團(tuán)當(dāng)前信息化建設(shè)程度、企業(yè)規(guī)模及發(fā)展戰(zhàn)略需求,選擇OA系統(tǒng)主要考慮以下幾個問題:

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統(tǒng)集成度 【結(jié)合企業(yè)目前應(yīng)用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、后臺數(shù)據(jù)庫的情況,選擇能與當(dāng)前系統(tǒng)集成度高的產(chǎn)品】

3-產(chǎn)品側(cè)重點(diǎn) 【除滿足企業(yè)OA應(yīng)用需求,偏重于考慮人力資源比較完善的系統(tǒng)】 4-價格考慮 【以當(dāng)前XX集團(tuán)的規(guī)模及應(yīng)用情況,小型的系統(tǒng)基本不去考慮,初步定位系統(tǒng)在 20-40萬區(qū)間的產(chǎn)品】

4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

1-現(xiàn)場交流演示:針對選型要求,初步定位2、3套產(chǎn)品,聯(lián)系廠家到XX集團(tuán)現(xiàn)場與管理者、員工進(jìn)行交流演示

2-明確合作產(chǎn)品、簽訂合作協(xié)議:征集員工意見,明確選型產(chǎn)品,達(dá)成共識后簽訂合作協(xié)議

3-組建內(nèi)部項(xiàng)目小組:OA產(chǎn)品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業(yè)務(wù)流程的改造與制訂,需成立專門的項(xiàng)目小組進(jìn)行協(xié)同實(shí)施

4-制訂實(shí)施周期:由軟件廠商與XX集團(tuán)項(xiàng)目小組商議后制度OA實(shí)施周期

4.3 OA實(shí)施目標(biāo)

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

第三篇:集團(tuán)OA系統(tǒng)立項(xiàng)建設(shè)方案書

XX集團(tuán)-OA系統(tǒng)立項(xiàng)方案書

目錄

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識管理現(xiàn)狀.....................21.1 流程管理現(xiàn)狀........................2

1.2 知識管理現(xiàn)狀........................2

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研.......................32.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng).....................3

2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險....................3

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)..........................33.1 OA簡介............................3

3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn).....................43.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一.....................43.2.2 規(guī)范管理、有序處理.....................43.2.3 實(shí)時管理、提升效率.....................43.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險.....................43.2.5 知識積累、經(jīng)驗(yàn)分享.....................4四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃.........................54.1 OA系統(tǒng)選型...........................5

4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃..........................5

4.3 OA實(shí)施目標(biāo)............................5

五、其它企業(yè)OA系統(tǒng)的信息了解............錯誤!未定義書簽。

一、XX集團(tuán)目前的流程及知識管理現(xiàn)狀

1.1 流程管理現(xiàn)狀

? 流程申批信息分散:大量的流程申批通過電子郵件的發(fā)送、接收方式進(jìn)行,而流程申批

后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明:很多流程的申批,對于大多數(shù)員工都是不清楚如何進(jìn)行的,有需要時則通

過各種溝通方式向其他同事咨詢,效率較低,也容易導(dǎo)致信息誤傳。

? 信息泛濫:很多高管對于某個流程進(jìn)行申批時,經(jīng)常時從一開始到流程結(jié)束的過程中收

到很多郵件,導(dǎo)致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時,只需要一目了然知道各相關(guān)人員的意見即可,無需從開始到結(jié)束一直收到各個郵件。

1.2 知識管理現(xiàn)狀

? 經(jīng)驗(yàn)得不到延續(xù):員工流動,其工作經(jīng)驗(yàn)及知識是無法移交的,往往新任同事從頭再來,效率低下;

? 知識無法積累:很多員工對企業(yè)有好的的想法和建議,可能在傳達(dá)或執(zhí)行過程中因各種

原因無法延續(xù)或變了調(diào),時間一長,往往是不了了之;

? 規(guī)章制度缺乏一致性:企業(yè)經(jīng)過多年發(fā)展,很多規(guī)章制度在不斷完善和改進(jìn),但規(guī)章制

度在傳達(dá)過程中往往缺乏及時性和一致性,造成很多重復(fù)的工作;【比如隨機(jī)抽查XX集團(tuán)10位員工,詢問公司的年假制度和辦公用品的領(lǐng)用制度,可能會得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執(zhí)行過程中得不到及時有效指導(dǎo)和監(jiān)督:高管對于一些規(guī)章制度是否有效執(zhí)行,往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道,無法進(jìn)行及時的指導(dǎo)和監(jiān)督;

二、XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)調(diào)研

2.1 具備什么樣的條件才可實(shí)施OA系統(tǒng)

嚴(yán)格意義來講,只要企業(yè)有規(guī)范企業(yè)管理,提升管理效率的要求,都具備了上OA的前提和條件。重點(diǎn)有四個,我們需要重視的是前面兩點(diǎn)。

1、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求,以及需求的重點(diǎn),是上線OA軟件重要前提條件,此前提不僅是成功實(shí)施的的基礎(chǔ),也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。并能保證系統(tǒng)有足夠的擴(kuò)張性,能滿足未來3-5年的 企業(yè)發(fā)展需求。

2、規(guī)章制度需明確

實(shí)施OA系統(tǒng)的過程中最影響進(jìn)度的是各種規(guī)章制度、流程經(jīng)常變動,相信成立項(xiàng)目小組后,前期把需求明確后,這種經(jīng)常要變動的情況應(yīng)該比較少。

3、硬件設(shè)備

目前我公司的硬件設(shè)備完全足夠

4、二次開發(fā)能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實(shí)施OA系統(tǒng)有什么風(fēng)險

OA項(xiàng)目能否正常實(shí)施,企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

因?yàn)镺A系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用,觸及大家的工作習(xí)慣,甚至各個業(yè)務(wù)部門利益,加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期,實(shí)施阻力較大,是否有一個強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn);從調(diào)研廠商到選擇廠商;從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用??在整個過程中,信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門,必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫,一般的叫法是:OA系統(tǒng),OA辦公自動化

過往的一些偏見往往認(rèn)為 OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻(xiàn)檢索等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程,隨著企業(yè)信息化的普及和IT技術(shù)的發(fā)展,OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者,有不同的功能表現(xiàn)。對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言:OA是決策支持系統(tǒng)(DSS),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù);對于中層管理者而言:OA是信息管理系統(tǒng)(IMS),OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”,提煉出有用的管理“信息”,把握業(yè)務(wù)進(jìn)程,降低經(jīng)營風(fēng)險,提高經(jīng)營效率; 對于普通員工而言:OA是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng),通過各種有效信息讓員工更準(zhǔn)確、高效地工作。

3.2 XX集團(tuán)實(shí)施OA系統(tǒng)的價值體現(xiàn)

3.2.1 流程規(guī)范、制度統(tǒng)一

基于統(tǒng)一的信息收集,所有員工在同一平臺獲取相關(guān)信息,避免很多規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程審批因多人傳遞而產(chǎn)生信息偏差

3.2.2 規(guī)范管理、有序處理

通過統(tǒng)一的待辦事務(wù)、待審流程管理等相關(guān)功能,使得相關(guān)管理和業(yè)務(wù)處理工作更為有序與規(guī)范。

3.2.3 實(shí)時管理、提升效率

管理者可通過手機(jī)或其它移動終端設(shè)備,隨時隨地登錄系統(tǒng),管理審批事務(wù)

3.2.4 協(xié)同辦公、規(guī)避風(fēng)險

對于某些重要項(xiàng)目的進(jìn)展,可進(jìn)行多人協(xié)同處理,處理過程實(shí)時知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便對項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行及時指導(dǎo)和批復(fù)

3.2.5 知識積累、經(jīng)驗(yàn)分享

員工在長期的工作中積累的經(jīng)驗(yàn)和知識,點(diǎn)點(diǎn)滴滴的匯集,形成龐大的屬于XX集團(tuán)特色的知識文化,以使更多的員工理解和學(xué)習(xí),更多好的知識與經(jīng)驗(yàn)得到延續(xù)

四、OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

4.1 OA系統(tǒng)選型 目前市場上的OA系統(tǒng)品牌很多、價位從幾千元甚至到幾百萬元的都有,基于XX集團(tuán)當(dāng)前信息化建設(shè)程度、企業(yè)規(guī)模及發(fā)展戰(zhàn)略需求,選擇OA系統(tǒng)主要考慮以下幾個問題:

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統(tǒng)集成度 【結(jié)合企業(yè)目前應(yīng)用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、后臺數(shù)據(jù)庫的情況,選擇能與當(dāng)前系統(tǒng)集成度高的產(chǎn)品】

3-產(chǎn)品側(cè)重點(diǎn) 【除滿足企業(yè)OA應(yīng)用需求,偏重于考慮人力資源比較完善的系統(tǒng)】 4-價格考慮 【以當(dāng)前XX集團(tuán)的規(guī)模及應(yīng)用情況,小型的系統(tǒng)基本不去考慮,初步定位系統(tǒng)在 20-40萬區(qū)間的產(chǎn)品】

4.2 OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃

1-現(xiàn)場交流演示:針對選型要求,初步定位2、3套產(chǎn)品,聯(lián)系廠家到XX集團(tuán)現(xiàn)場與管

理者、員工進(jìn)行交流演示

2-明確合作產(chǎn)品、簽訂合作協(xié)議:征集員工意見,明確選型產(chǎn)品,達(dá)成共識后簽訂合作協(xié)

3-組建內(nèi)部項(xiàng)目小組:OA產(chǎn)品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業(yè)務(wù)流程的改造與制訂,需成立專門的項(xiàng)目小組進(jìn)行協(xié)同實(shí)施

4-制訂實(shí)施周期:由軟件廠商與XX集團(tuán)項(xiàng)目小組商議后制度OA實(shí)施周期

4.3 OA實(shí)施目標(biāo)

第一階段:業(yè)務(wù)操作電子化。其特征是將日常手工事務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器工作的過程;關(guān)注個體的工作行為,可以提高個體的工作效率;

第二階段:業(yè)務(wù)流程信息化。其特征是通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新,結(jié)合IT優(yōu)勢固化業(yè)務(wù)流程;關(guān)注整個組織的流程,提升組織的效率;

第三階段:業(yè)務(wù)管理知識化。其特征是讓合適的角色在合適的時間、合適的場景獲取合適的知識和資源,系統(tǒng)推動企業(yè)管理生態(tài)的建立,對環(huán)境的變化作出靈活的反應(yīng),全面提升執(zhí)行力;

第四階段:業(yè)務(wù)決策智能化。其特征是在企業(yè)的已有知識的基礎(chǔ)之上,能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識,用于業(yè)務(wù)決策、日常管理等工作。

第四篇:OA系統(tǒng)測評報告

OA系統(tǒng)各有千秋 三大OA公司評測報告

伴隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展,各行各業(yè)都呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的景象,OA辦公自動化市場也是如此。在IBM、九思軟件、點(diǎn)擊科技等高端廠商的技術(shù)推動下,OA辦公自動化市場得以迅速發(fā)展,致使OA辦公自動化系統(tǒng)和服務(wù)都走在了信息化產(chǎn)業(yè)的前端!

然而,當(dāng)下眾多OA公司的辦公自動化系統(tǒng)卻是各有千秋,都有各自的優(yōu)劣。在此,我們列舉被業(yè)內(nèi)人士稱之為“OA三劍客”的三大廠商:泛微、九思軟件、致遠(yuǎn)。針對這三大OA公司,我們對其OA辦公自動化系統(tǒng)做了簡單的測評,結(jié)果如下:

OA公司之一:泛微軟件(OA辦公自動化系統(tǒng))開發(fā)技術(shù):JAVA 主要優(yōu)勢:理念、市場強(qiáng)大,產(chǎn)品功能齊全,品牌度高,有協(xié)同商務(wù)的色彩。

主要劣勢:不易用,價格過高,產(chǎn)品跟理念不相稱,實(shí)施成功率低。不同版本間不兼容。

OA公司之二:九思軟件(OA辦公自動化系統(tǒng))開發(fā)技術(shù):JAVA 主要優(yōu)勢:集團(tuán)化版本成熟,工作流、公文管理、項(xiàng)目管理、文檔強(qiáng)大,易用性強(qiáng),開發(fā)性好,整合性好、成本低、開發(fā)敏捷、實(shí)施和使用較為簡單易用。

主要劣勢:渠道數(shù)量不足、產(chǎn)品線單

一、品牌認(rèn)知度差。OA公司之三:致遠(yuǎn)(OA辦公自動化系統(tǒng))開發(fā)技術(shù):JAVA 主要優(yōu)勢:產(chǎn)品較成熟,使用比較方便,渠道分布廣,便于和用友的軟件整合。

主要劣勢:A8產(chǎn)品研發(fā)周期短、工作流和表單還不夠完善,性價比彈性太大,開發(fā)成本較高。不同版本間不兼容。

以上被業(yè)內(nèi)稱之為“OA三劍客”的高端廠商都是采用的JAVA語言編寫。其中,九思軟件(OA公司www.jiusi.net)是最早致力于用JAVA開發(fā)的OA公司,其OA辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)已經(jīng)占了絕對優(yōu)勢,這里推薦一下,以供客戶選型過程參考。

總之,我們希望越來越多的OA公司能夠用自己辛勤努力取得更多豐厚成果。在此也希望更多的OA公司,能做出讓客戶更加滿意的產(chǎn)品,在信息化建設(shè)中做出更加傲人的成績!

第五篇:OA系統(tǒng)運(yùn)行報告

OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行報告

OA辦公系統(tǒng)自2015年1月7日開始試運(yùn)行,試運(yùn)行2周,期間紙質(zhì)材料傳文和OA辦公系統(tǒng)雙平臺運(yùn)行。同時教育局分別組織班子成員、機(jī)關(guān)各科室OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目組成員、機(jī)關(guān)全體人員、學(xué)校工作人員進(jìn)行了學(xué)習(xí)培訓(xùn),并及時收集、匯總使用過程中出現(xiàn)的問題,第一時間反饋至工程人員進(jìn)行調(diào)整、修改。1月27日,開始全面使用OA辦公系統(tǒng),除少數(shù)特殊文件(紙質(zhì)會議材料、秘密文件、急文件、學(xué)校固定資產(chǎn)請示等)繼續(xù)使用紙質(zhì)文件外,其它大部分文件均使用OA辦公系統(tǒng)處理?,F(xiàn)將3個月來,OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行情況匯報如下:

一、系統(tǒng)運(yùn)行情況

OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行至今,總體較穩(wěn)定,沒有出現(xiàn)因系統(tǒng)運(yùn)行錯誤導(dǎo)致文件無法傳達(dá)的現(xiàn)象。但出現(xiàn)過一次長時間(約10小時)登陸不上的問題,經(jīng)電教站聯(lián)系廠家后解決。另有幾次出現(xiàn)“讀取服務(wù)器配臵信息錯誤,請檢查服務(wù)器名字和網(wǎng)路”導(dǎo)致短時間內(nèi)登陸不上,經(jīng)聯(lián)系電教站后解決。

二、模板使用情況

1.模板情況。OA辦公系統(tǒng)現(xiàn)有表單模板30個,公文模板9個,使用頻率較高的為文件處理流程、網(wǎng)上問政流程、請示報告流程、請假流程以及公文模板的正便文處理流程。在使用過程中發(fā)現(xiàn)了部分流程節(jié)點(diǎn)不正確、權(quán)限錯誤、表單無法編輯簽名等問題,經(jīng)與致遠(yuǎn)公司工程師聯(lián)系,不斷地進(jìn)行調(diào)整、修正,現(xiàn)各流程已基本固定,已經(jīng)能夠滿足日常辦公需求。2.使用情況

(1)截至目前,辦公室文書處已處理文件約700余條,(其中政務(wù)網(wǎng)文件415條、市教育局來文103條、請示報告80條、市長局長信箱53條、公文27條、其它20條),處理文件次數(shù)2647次。按照平均每份文件5張紙計(jì)算,共計(jì)節(jié)省紙張約3500余張。

(2)部分學(xué)校對OA程序的使用不了解,上傳的文件附件不規(guī)范;部分機(jī)關(guān)工作人員對個別流程不熟悉,特別是在固定流程操作過程中,有的工作人員加簽,會造成文件處理延遲。(加簽適用于自由協(xié)同或者文件最后節(jié)點(diǎn)處理,如確實(shí)需要請使用知會功能);部分科室站負(fù)責(zé)人在處理需要辦理的文件時,沒有簽名留痕。

三、OA系統(tǒng)的使用意義

1.實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化。OA系統(tǒng)處理文件,解決班子成員、各科室站協(xié)同工作問題,實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。大量流程化的工作,例如各種審批、請示、匯報等,通過OA系統(tǒng)自動運(yùn)行,提高了工作效率。

2.隨時隨地辦公。局領(lǐng)導(dǎo)和科室站負(fù)責(zé)人都有手機(jī)客戶端,可以隨時隨地處理文件,特別是長時間出差在外時,不影響分管工作的日常處理。

3.文件處理更加靈活。與傳統(tǒng)紙質(zhì)傳文相比,OA系統(tǒng)處理文件更加靈活。如同一份文件,可以多科室同時閱讀、處理,領(lǐng)導(dǎo)批示一目了然;有緊急文件,可以一并發(fā)至科室站負(fù)責(zé)人賬號中,可以提前處理文件;加簽功能方便靈活,利于文件傳達(dá)。4.查找文件更加方便。文件標(biāo)題、發(fā)起人、發(fā)起時間等多種搜索方法便于快速尋找文件,并隨時掌控文件處理節(jié)點(diǎn),有效防止文件丟失。

四、存在問題:

1.流程審批不及時。部分管理人員尚未養(yǎng)成及時登錄OA系統(tǒng)進(jìn)行審批工作的習(xí)慣,造成有些工作的審批不及時。

2.模塊功能未充分發(fā)掘。OA系統(tǒng)使用時間較短,有些功能模塊還沒有充分利用,如文化管理、單位空間、各科室站空間等。

3.公文流程簽發(fā)和表單流程簽發(fā)不一致,經(jīng)聯(lián)系致遠(yuǎn)公司工程師,此問題他個人無法解決,需要上報總部備案處理。

4.亟需使用手機(jī)短信提醒功能。

5.《教育系統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)使用制度》需進(jìn)一步完善。

2015年4月10日

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