第一篇：藥具業務管理規范

國家人口計生委藥具發展中心 關于印發《全國計劃生育藥具業務

管理規范(試行)》的通知

為了全面貫徹落實《國家人口和計劃生育委員會關于深化計劃生育藥具工作改革的意見》(國人口發[2005]19號)和《全國計劃生育藥具免費供應管理工作改革實施方案》(人口廳發[2005]86號)精神，根據《計劃生育藥具工作管理辦法(試行)》(國家人口和計劃生育委員會張維慶主任第10號令)，國家人口計生委藥具發展中心制定《全國計劃生育藥具業務管理規范(試行)》。現印發給你們，希望各級人口計劃生育藥具管理站認真執行，并結合本地實際情況制定實施細則。

一、基本原則

以“三個代表”重要思想和科學發展觀為指導，以滿足廣大人民群眾對避孕節育、生殖健康的需求為宗旨，規范計劃生育藥具免費供應的計劃、統計、倉儲、調撥、物資核算和信息系統技術管理工作，形成標準統一、程序規范、運轉科學、供應快捷、滿足需求、減少浪費、廉潔高效的運行機制，提高藥具免費供應工作的管理效率和水平。

二、適用范圍

1．在《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》范圍內的全 國計劃生育藥具和國家庫存新型計劃生育藥具的訂購計劃編制、調整、匯總及統計。

2．全國計劃生育藥具和國家庫存新型藥具的倉儲標準和管理規范。全國計劃生育藥具和國家庫存新型藥具的合同調撥、免費調撥計劃編制及執行程序。

3．主要包括國家、省、地、縣四級計劃生育藥具業務信息系統的技術管理。

三、基本要求

1．嚴格執行年度藥具免費供應計劃和各項藥具業務管理規范。

2．各地要制定配套的藥具業務管理實施細則。3．如有超出本規范的事項和問題，須書面報告和請示國家人口計生委藥具發展中心。

4．本管理規范自2007年1月1日起執行。計劃生育藥具業務管理規范

第一章計劃生育藥具計劃、統計管理規范 第一條 計劃編制原則

(一)合同藥具計劃：實事求是、科學合理、自下而上、滿足需求。

(二)國家庫存新型藥具計劃：調劑供應、推廣應用、擇優編制、符合實際。

第二條 需求計劃編制依據(一)合同藥具計劃

1、《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》(以下簡稱《目錄》)中的品種與價格。

2、年度采購經費。

3、政府采購評審結果。

4、上年訂購量、實際執行量，當年期初庫存量、需求預測量。

5、年〃人份標準使用量、庫存標準周轉量(見本章附件1.2)。

6、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。(二)國家庫存新型藥具計劃

1、《目錄》范圍之外、具有推廣應用價值的產品。

2、年度采購經費。

3、資質審查和審批結果。

4、上年訂購量和實際執行量，當年期初庫存量、預測需求量。

5、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。第三條 訂購計劃編制程序(一)合同藥具計劃

1、每年第3—4季度，經國家人口和計劃生育委員會(以下簡稱國家人口計生委)批準，國家人口計生委藥具發展中心(以下簡稱藥具中心)下達編制年度計劃生育藥具需求計劃通知。地方以鄉級為起報點，編制本省(區、市)年度計劃生育藥具需求計劃，報藥具中心進行審核和匯總。

2、各級藥具管理機構負責編制本區域年度計劃生育藥具需求計劃，經同級人口計生委(局)審批后，報上級藥具管理機構。

3、藥具中心組織年度藥具政府采購評審會。根據評審結果和地方需求計劃，編制年度全國計劃生育藥具訂購計劃，報國家人口計生委審批后，下達全國計劃生育藥具訂購計劃。

4、藥具中心組織年度計劃生育藥具訂貨會，供需雙方簽訂合同。

5．各省級藥具管理機構按照國家人口計生委批復的年度計劃生育藥具訂購計劃和本區域各地(市)上報的計劃生 育藥具需求計劃，編制本地年度分配計劃，報同級人口計生委審批。

(二)國家庫存新型藥具計劃

1、藥具中心編制國家庫存新型藥具需求計劃。

2、報國家人口計生委審批。

第四條 業務統計報表(一)報表要求

1、實事求是、認真負責地填報、審核和匯總各級、各類統計報表，做到內容完整、數據準確、條理清晰、邏輯合理、報送及時，撰寫報表分析報告，不得虛報、瞞報、漏報、變更內容及表格樣式。嚴格遵守統計管理規定，妥善保管統計檔案。

2、《全國計劃生育藥具購調存統計報表》為年報。(1)省級藥具管理機構報送藥具中心的報表：《全省(區、市)計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》(表1)、《省(區、市)本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》(表1—1)、《地(市)級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》(表1—2)；

(2)地級藥具管理機構報送省級藥具管理機構的報表：《地(市)級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》(表2)、《地本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》(表2—1)、《縣(區)級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》(表2— 2)；

(3)縣級藥具管理或技術服務機構報送地級藥具管理機構的報表：《縣(區)級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》(表3)；

(4)縣級以下的藥具報表，由省級藥具管理機構統一 制定。

3．合同藥具統計報表用網絡和紙介質報表報送，國家庫存新型藥具統計報表報送紙介質報表。(二)報送程序

1．每年2月15日之前，省級藥具管理機構，組織本區域各級藥具機構填報、匯總上一年度的各類統計報表，經本單位主管領導審核蓋章后，報藥具中心。

2、每年2月底之前，藥具中心對報表進行審核、匯總和通報，同時報國家人口計生委備案。

3、每年3月底前，各級藥具管理機構要將各類統計報表整理、立卷、歸檔。

附件：1．各級藥具庫存周轉量標準：

省(區、市)級0—4月；

地(市)級3—6月；

縣(區)級1—4月；

鄉(鎮)級1—2月；

村(居)級：0—1月。(注：交通不便地區，可適當增加庫存周轉量標)

2、藥具年〃人份標準使用量：

短效藥：22片*1 3板／人〃年

速效藥：1 5片*2板／人〃年

外用藥：1 20—1 50粒(張)--X-／人〃年

避孕套：1 20—1 50只／人〃年

(注：流動人口密集的地區，避孕套可按實際需求訂購)第二章計劃生育藥具調撥倉儲管理規范 第一條 調撥倉儲原則

(一)嚴格計劃、滿足需求、加快調撥、及時供給。(二)規范管理、優質服務、加強監督、避免浪費。(三)安全儲存、科學養護、保證質量、降低損耗。

第二條 調撥倉儲要求

(一)合同藥具調撥主要依據各地年度藥具訂購計劃和簽定合同時與供貨單位約定的條款。各省級藥具管理機構定期檢查，按季度收集和匯總全省(區、市)合同藥具調撥和執行情況，藥具中心將不定期抽查。

(二)國家庫存和省(區、市)本級庫存藥具作為儲備，主要用于救災、調劑、補充計劃不足等免費調撥。國家庫存新型藥具主要作為高新藥具產品宣傳推廣應用的免費調撥。省(區、市)本級庫存藥具自行安排免調周期，國家庫存和新型藥具免調周期為1—2月、零星免調隨時進行。．(三)各級藥具庫房的面積必須滿足藥具庫存最大周轉量的需要，逐步達到標準(見本章附件)。庫房(室)要配備恒溫、除濕、測量溫濕度、防火、防爆、通訊工具、運輸工具等基本設備，縣(市、區)級以上(含縣級)要逐步實現計算機信息網絡化管理。

(四)在庫藥具要嚴格執行《計劃生育藥具質量管理辦法》。建立藥具庫存明細帳、庫存卡，出入庫藥具要求質量完好、數量準確、手續齊全。計劃員、庫管員、財務人員要進行定期盤點，賬卡物相符，并對盤盈、盤虧情況做出書面說明。發現問題及時報告上級主管部門，并進行妥善處理。第三條 調撥倉儲程序(一)出入庫程序

1、各級庫管員接到到貨通知后，憑供貨單位出庫單，核對無誤后于24小時內完成驗收和入庫，計劃員和庫管員應及時登記入帳。驗收不合格的藥具，不得辦理入庫手續，并及時通知主管領導進行處理。

2、各級庫管員和計劃員根據出庫單，按照“先進先出、近失效期先出”的批號管理原則，準確配貨、保質保量、及時發運，并做好記錄。(二)調撥程序

1、合同藥具

(1)各單位在簽訂合同時與供貨單位商定生產、發貨時 間和地點，并做好備注，或者按照電話預約發貨；(2)各單位需貨時提前1—2月通知供貨單位組織生產或供貨，供貨單位發貨時應提前通知省(區、市)級藥具管理機構和收貨單位；

(3)由生產企業和藥具供應站調運的合同內避孕藥，按照需求方的要求，直接調運到省(區、市)或地(市)或縣(區)；(4)地(市)或縣(區)收貨單位及時將回執(或入庫單)寄往省級藥具管理機構，作為付款依據。

2、國家、省級庫存藥具和國家庫存新型藥具(1)省級單位根據實際需求提出國家庫存及新型藥具免調申請報告(報告單樣見附件)，省級單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報藥具中心；省級以下的單位需要庫存藥具免調時，先提出藥具免調申請報告，經單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報省級匯總；

(2)藥具中心或省級藥具管理機構可根據需求，直接擬定藥具免調分配計劃，經單位主管領導簽字、蓋章后執行；(3)藥具中心或省級藥具管理機構審核下級的藥具免調申請，參考本級庫存藥具可供調撥數量和當年免費調撥執行情況，審批免調藥具計劃后進行調撥，年終匯總后報同級人口計生委備案；

(4)藥具中心或省級藥具管理機構逐級下達免調計劃，免費調撥計劃匯總表一式二份，本單位的計劃(或業務)部、財務部各一份。免調計劃分割表應隨免調通知或函，分別印發給各有關單位、藥具供應站及生產企業；

(5)各相關生產企業和藥具供應站接到免調計劃通知后，再組織藥具的生產和入庫，不得擅自組織藥具的生產和入庫。其中，相關避孕藥品由藥具供應站組織檢驗、儲存和調運，直調藥具由生產企業組織檢驗、儲存和調運；(6)免調執行完畢，由相關直調企業、藥具供應站及 時收集收貨回執，并寄送藥具中心或省(區、市)級藥具管理機構，作為付款和核實免調執行情況的依據。

3、全軍、武警、西藏的藥具合同調撥

藥具中心嚴格按照全軍、武警、西藏的藥具訂購計劃、發貨要求和調撥管理原則，協調相關生產企業和藥具供應站，及時組織生產、發貨、入庫、驗收、儲存和調運。

附件：

各級藥具庫房面積的參考標準：

省(區、市)級藥具專用庫房面積為300—5 00平方米；

地(市)級藥具管理機構藥具專用庫房面積為200—400平方米(5 00萬人口以上為400平方米，500萬人口以下為200平方米)；

縣(市、區)級藥具專用庫房面積為1 00—1 50平方米(100萬人口以上為1 50平方米，1 00萬人口以下為100平方米)； 鄉(鎮、街道)級藥具專用室面積為10一20平方米(或2個藥具柜)；

村(社區居委會)設1個藥具專用柜(箱)。

(注：特殊地區可根據當地總人口數和自身條件設定標準。)第三章 計劃生育藥具信息系統技術管理規范

第一條 基本原則

(一)建立安全防范管理措施，律，確保系統管理的安全性。

(二)建立系統運行管理制度，準，提高系統管理的科學性。

(三)建立技術系統監管體系，度，確保業務運行暢通快捷。

第二條工作職責

嚴格信息數據保密紀 規范業務操作程序標 強化系統技術保障力

(一)建立藥具信息系統技術管理制度，明確權利、責任、任務。各藥具管理機構需配備系統管理員和系統操作員，作為信息系統的主要使用人員，單位主要領導作為系統管理主要責任人。

(二)信息系統使用人員

1、系統監管員，即藥具發展中心和省(市)級藥具部門的領導，審批本級及下級系統管理員和系統操作員的運行權限，監管本地的藥具管理業務，保證系統的運行環境。

2、系統管理員，即經系統監管員授權的藥具發展中心與省(地)級藥具管理機構有關人員，負責監控系統運行狀態，為維護系統數據和業務數據、保障系統安全運行提供技術支持，指導和監督信息技術工作。

3、系統操作員，即各藥具管理機構業務部門有關人員。藥具發展中心系統操作員負責監管全國各管理站業務運行情況；省、地、縣級系統操作員負責監管、維護本站業務數據運行和具體業務操作。

第三條 系統管理制度

(一)采取嚴密的安全措施防止無關用戶進入系統。(二)操作人員設立互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令。

(三)各崗位操作權限要嚴格按崗位職責設置，應定期核查操作員的權限。

第四條 安全管理制度

(一)制定系統技術安全管理制度，建立安全防范設施和安全保障機制，以有效降低系統風險和操作風險，預防計算機犯罪。

(二)廣泛開展計算機系統安全教育，定期或不定期進行 計算機系統安全檢查，保證計算機系統安全運行。(三)建立系統病毒防范制度

1、各藥具管理機構指定專人負責計算機病毒防范工作，定期進行病毒檢測，發現病毒立即處理并報告。

2、新系統安裝前應進行病毒例行檢測。

3、經遠程通信傳送的程序或數據，必須經過檢測確認無病毒后方可使用。

4、禁止運行未經單位審核批準的軟件。

5、采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本。

第五條 網絡管理制度

(一)藥具管理機構上互聯網必須使用當地電信或網通部門的ADSL接人方式。

(二)登錄信息系統的計算機必須采用與藥具管理虛擬專網兼容的VPN硬件或軟件產品。

(三)局域網要采用必要的安全防護設施，同時保證與藥具管理虛擬專網兼容。

第六條 設備管理制度

(一)各級計劃生育藥具管理機構或部門負責信息網絡軟硬件設備的管理和維護。

(二)不定期檢查設備運行狀況，定期進行專業設備維護。

(三)未經有關部門和領導批準，不得擅自拆、修設備。

第二篇：全國計劃生育藥具業務管理規范

全國計劃生育藥具業務管理規范（試行）

目錄：

第一章 計劃生育藥具計劃、統計管理規范 第一章 計劃生育藥具調撥、倉儲管理規范 第二章 計劃生育藥具信息系統技術管理規范

第一章 計劃生育藥具計劃、統計管理規范

第一條 計劃編制原則

（一）合同藥具計劃：實事求是、科學合理、自下而上、滿足需求。

（二）國家庫存新型藥具計劃：調劑供應、推廣應用、擇優編制、符合實際。

第二條 需求計劃編制依據

（一）合同藥具計劃

1、《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》（以下簡稱《目錄》）中的品種與價格。

2、采購經費。

3、政府采購評審結果。

4、上年訂購量、實際執行量，當年期初庫存量、需求預測量。

5、年〃人份標準使用量、庫存標準周轉量（見本章附件1、2）

6、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。

（二）國家庫存新型藥具計劃

1、《目錄》范圍之外、具有推廣應用價值的產品。

2、采購經費。

3、資質審查和審批結果。

4、上年訂購量和實際執行量，當年期初庫存量、預測需求量。

5、已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。第三條 訂購計劃編制程序

（一）合同藥具計劃

1、每年第3-4季度，經國家人口和計劃生育委員會（以下簡稱國家人口計生委）批準，國家人口計生委藥具發展中心（以下簡稱藥具中心）下達編制計劃生育藥具需求計劃通知。地方以鄉級為起報點，編制本省（區、市）計劃生育藥具需求計劃，報藥具中心進行審核和匯總。

2、各級藥具管理機構負責編制本區域計劃生育藥具需求計劃，經同級人口計生委（局）審批后，報上級藥具管理機構。

3、藥具中心組織藥具政府采購評審會。根據評審結果和地方需求計劃，編制全國計劃生育藥具訂購計劃，報國家人口計生委審批后，下達全國計劃生育藥具訂購計劃。

4、藥具中心組織計劃生育藥具訂貨會，供需雙方簽訂合同。

5、各省級藥具管理機構按照國家人口計生委批復的計劃生育藥具訂購計劃和本區域各地（市）上報的計劃生育藥具需求計劃，編制本地分配計劃，報同級人口計生委審批。

（二）國家庫存新型藥具計劃

1、藥具中心編制國家庫存新型藥具需求計劃。

2、報國家人口計生委審批。第四條 業務統計報表

（一）報表要求

1、實事求是、認真負責地填報、審核和匯總各級、各類統計報表，做到內容完整、數據準確、條理清晰、邏輯合理、報送及時，撰寫報表分析報告，不得虛報、瞞報、漏報、變更內容及表格樣式。嚴格遵守統計管理規定，妥善保管統計檔案。

2、《全國計劃生育藥具購調存統計報表》為年報。

（1）省級藥具管理機構報送藥具中心的報表：《全省（區、市）計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表1）、《省（區、市）本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表1-1）、《地（市）級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表1-2）；

（2）地級藥具管理機構報送省級藥具管理機構的報表：《地（市）級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表2）、《地本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表2-1）、《縣（區）級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表2-2）；

（3）縣級藥具管理或技術服務機構報送地級藥具管理機構的報表：《縣（區）級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表3）；（4）縣級以下的藥具報表，由省級藥具管理機構統一制定。

3、合同藥具統計報表用網絡和紙介質報表報送，國家庫存新型藥具統計報表報送紙介質報表。

（二）報送程序

1、每年2月15日之前，省級藥具管理機構，組織本區域各級藥具機構填報、匯總上一的各類統計報表，經本單位主管領導審核蓋章后，報藥具中心。

2、每年2月底之前，藥具中心對報表進行審核、匯總和通報，同時報國家人口計生委備案。

3、每年3月底前，各級藥具管理機構要將各類統計報表整理、立卷、歸檔。

附件：

1、各級藥具庫存周轉量批準： 省（區、市）級0-4月； 地（市）級3-6月； 縣（區）級1-4月； 鄉（鎮）級1-2月； 村（居）級：0-1月。

（注：交通不便地區，可適當增加庫存周轉量標）

2、藥具年〃人份標準使用量： 短效藥：22片*13板/人〃年 速效藥：15片*2板/人〃年 外用藥：120-150粒（張）*/人〃年 避孕套：120-150只/人〃 年

（注：流動人口密集的地區，避孕套可按實際需求訂購）

第二章 計劃生育藥具調撥倉儲管理規范

第一條 調撥倉儲原則

（一）嚴格計劃、滿足需求、加快調撥、及時供給。

（二）規范管理、優質服務、加強監督、避免浪費。

（三）安全儲存、科學養護、保證質量、降低損耗。第二條 調撥倉儲要求

（一）合同藥具調撥主要依據各地藥具訂購計劃和簽定合同時與供貨單位約定的條款。各省級藥具管理機構定期檢查，按季度收集和匯總全省（區、市）合同藥具調撥和執行情況，藥具中心將不定期抽查。

（二）國家庫存和省（區、市）本級庫存藥具作為儲備，主要用于救災、調劑、補充計劃不足等免費調撥。省（區、市）本級庫存藥具自行安排免調周期，國家庫存和新型藥具免調周期為1-2月、零星免調隨時進行。

（三）各級藥具庫房的面積必須滿足藥具庫存最大周轉量的需要，逐步達到標準（見本章附件）。庫房（室）要配備恒溫、除濕、測量溫濕度、防火、防爆、通訊工具、運輸工具等基本設備，縣（市、區）級以上（含縣級）要逐步實現計算機信息網絡化管理。

（四）在庫藥具要嚴格執行《計劃生育藥具質量管理辦法》。建立藥具庫存明細帳、庫存卡，出入庫藥具要求質量完好、數量準確、手續齊全。計劃員、庫管員、財務人員要進行定期盤點，帳卡物相符，并對盤盈、盤虧情況做出書面說明。發現問題及時報告上級主管部門，并進行妥善處理。第三條 調撥倉儲程序

（一）出入庫程序

1、各級庫管員接到到貨通知后，憑供貨單位出庫單，核對無誤后于24小時內完成驗收和入庫，計劃員和庫管員應及時登記入帳。驗收不合格的藥具，不得辦理入庫手續，并及時通知主管領導進行處理。

2、各級庫管員和計劃員根據出庫單，按照“先進先出、近失效期先出”的批號管理原則，準確配貨、保質保量、及時發運，并做好記錄。

（二）調撥程序

1、合同藥具

（1）各單位在簽定合同時與供貨單位商定生產、發貨時間和地點，并做好備注，或者按照電話預約發貨；

（2）各單位需貨時提前1-2月通知供貨單位組織生產或供貨，供貨單位發貨時應提前通知省（區、市）級藥具管理機構和收貨單位；

（3）由生產企業和藥具供應站調運的合同內避孕藥，按照需求方的要求，直接調運到省（區、市）或地（市）或縣（區）；（4）地（市）或縣（區）收貨單位及時將回執（或入庫單）寄往省級藥具管理機構，作為付款依據。

2、國家、省級庫存藥具和國家庫存新型藥具

（1）省級單位根據實際需求提出國家庫及新型藥具免調申請報告（報告單詳見附件），省級單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報藥具中心；省級以下的單位需要庫存藥具免調時，先提出藥具免調申請報告，經單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報省級匯總；

（2）藥具中心或省級藥具管理機構可根據需求，直接擬定藥具免調分配計劃，經單位主管領導簽字、蓋章后執行；

（3）藥具中心或省級藥具管理機構審核下級的藥具免調申請，參考本級庫存藥具可供調撥數量和當年免費調撥執行情況，審批免調藥具計劃后進行調撥，年終匯總后報同級人口計生委備案；（4）藥具中心和省級藥具管理機構逐級下達免調計劃，免費調撥計劃匯總表一式二份，本單位的計劃（或業務）部、財務部各一份。免調計劃分割表應隨免調通知或函，分別印發給各有關單位、藥具供應站及生產企業；

（5）各相關生產企業和藥具供應站接到免調計劃通知后，再組織藥具的生產和入庫，不得擅自組織藥具的生產和入庫。其中，相關避孕藥品由藥具供應站組織檢驗、儲存和調運，直調藥具由生產企業組織檢驗、儲存和調運；

（6）免調執行完畢，由相關直調企業、藥具供應站及時收集收貨回執，并寄送藥具中心或省（區、市）級藥具管理機構，作為付款和核實免調執行情況的依據。

3、全軍、武警、西藏的藥具合同調撥。

藥具中心嚴格按照全軍、武警、西藏的藥具訂購計劃、發貨要求和調撥管理原則，協調相關生產企業和藥具供應站，及時組織生產、發貨、入庫、驗收、儲存和調運。附件：

各級藥具庫房面積的參考標準：

省（區、市）級藥具專用庫房面積為300-500平方米； 地（市）級藥具管理機構藥具專用庫房面積為200-400平方米（500萬人口以上為400平方米，500萬人口以下為200平方米）； 縣（市、區）級藥具專用庫房面積為100-150平方米（100萬人口以上為150平方米，100萬人口以下為100平方米）； 鄉（鎮、街道）級藥具專用室面積為10-20平方米（或2個藥具柜）；村（社區居委會）設1個藥具專用柜（箱）。

（注：特殊地區可根據當地總人口數和自身條件設定標準。）

第三章 計劃生育藥具信息系統技術管理規范

第一條 基本原則

（一）建立安全防范管理措施，嚴格信息數據保密紀律，確保系統管理的安全性。

（二）建立系統運行管理制度，規范業務操作程序標準，提高系統管理的科學性。

（三）建立技術系統監管體系，強化系統技術保障力度，確保業務運行暢通快捷。第二條 工作職責

（一）建立藥具信息系統技術管理制度，明確權利、責任、任務。各藥具管理機構需配備系統管理員和系統操作員，作為信息系統的主要使用人員，單位主要領導作為系統管理主要責任人。

（二）信息系統使用人員

1、系統監管員，即藥具發展中心和省（市）級藥具部門的領導，審批本級及下級系統管理員和系統操作員的運行權限，監管本地的藥具管理業務，保證系統的運行環境。

2、系統管理員，即經系統監員授權的藥具發展中心與省（地）級藥具管理機構有關人員，負責監控系統運行狀態，為維護系統數據和業務數據、保障系統安全運行提供技術支持，指導和監督信息技術工作。

3、系統操作員，即各藥具管理機構業務部門有關人員。藥具發展中心系統操作員負責監管全國各管理站業務運行情況；省、地、縣級系統操作員負責監管、維護本站業務數據運行和具體業務操作。

第三條 系統管理制度

（一）采取嚴密的安全措施防止無關用戶進入系統：

（二）操作人員設立互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令。

（三）各崗位操作權限要嚴格崗位職責設置，應定期核查操作員的權限。第四條 安全管理制度

（一）制定系統技術安全管理制度，建立安全防范設施和安全保障機制，以有效降低系統風險和操作風險，預防計算機犯罪。

（二）廣泛開展計算機系統安全教育，定期或不定期進行計算機系統安全檢查，保證計算機系統安全運行。

（三）建立系統病毒防范制度

1、各藥具管理機構指定專人負責計算機病毒防范工作，定期進行病毒檢測，發現病毒立即處理并報告。

2、新系統安裝前應進行病毒例行檢測。

3、經遠程通信傳送的程序或數據，必須經過檢測確認無病毒后方可使用。

4、禁止運行未經單位審核批準的軟件。

5、采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本。第五條 網絡管理制度

（一）藥具管理機構上互聯網必須使用當地電信和網通部門的ADSL接入方式。

（二）登記信息系統的計算機必須采用與藥具管理虛擬專網兼容的VPN硬件或軟件產品。

（三）局域網要采用必要的安全防護設施，同時保證與藥具管理虛擬專網兼容。第六條 設備管理制度

（一）各級計劃生育藥具管理機構或部門負責信息網絡軟硬件設備的管理和維護。

（二）不定期檢查設備運行狀況，定期進行專業設備維護。

（三）未經有關部門和領導批準，不得擅自拆、修設備。

第三篇：全國計劃生育藥具業務管理規范

全國計劃生育藥具業務管理規范

（試行）

第一章 計劃生育藥具計劃、統計管理規范

第一條 計劃編制原則

（一）合同藥具計劃：實事求是、科學合理、自下而上、滿足需求。

（二）國家庫存新型藥具計劃：調劑供應、推廣應用、擇優編制、符合實際。第二條 需求計劃編制依據

（一）合同藥具計劃

1.《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》（以下簡稱《目錄》）中的品種與價格。2.采購經費。3.政府采購評審結果。

4.上年訂購量、實際執行量，當年期初庫存量、需求預測量。5.年·人份標準使用量、庫存標準周轉量（見本章附件1.2）。6.已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。

（二）國家庫存新型藥具計劃

1.《目錄》范圍之外、具有推廣應用價值的產品。2.采購經費。3.資質審查和審批結果。

4.上年訂購量和實際執行量，當年期初庫存量、預測需求量。5.已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。第三條 訂購計劃編制程序

（一）合同藥具計劃

1.每年第3-4季度，經國家人口和計劃生育委員會（以下簡稱國家人口計生委）批準，國家人口計生委藥具發展中心（以下簡稱藥具中心）下達編制計劃生育藥具需求計劃通知。地方以鄉級為起報點，編制本省（區、市）計劃生育藥具需求計劃，報藥具中心進行審核和匯總。

2.各級藥具管理機構負責編制本區域計劃生育藥具需求計劃，經同級人口計生委（局）審批后，報上級藥具管理機構。

3.藥具中心組織藥具政府采購評審會。根據評審結果和地方需求計劃，編制全國計劃生育藥具訂購計劃，報國家人口計生委審批后，下達全國計劃生育藥具訂購計劃。

4.藥具中心組織計劃生育藥具訂貨會，供需雙方簽訂合同。

5.各省級藥具管理機構按照國家人口計生委批復的計劃生育藥具訂購計劃和本區域各地（市）上報的計劃生育藥具需求計劃，編制本地分配計劃，報同級人口計生委審批。

（二）國家庫存新型藥具計劃：

1.藥具中心編制國家庫存新型藥具需求計劃。2.報國家人口計生委審批。第四條 業務統計報表

（一）報表要求

1.實事求是、認真負責地填報、審核和匯總各級、各類統計報表，做到內容完整、數據準確、條理清晰、邏輯合理、報送及時，撰寫報表分析報告，不得虛報、瞞報、漏報、變更內容及表格樣式。嚴格遵守統計管理規定，妥善保管統計檔案。

2.《全國計劃生育藥具購調存統計報表》為年報。

（1）省級藥具管理機構報送藥具中心的報表：《全省（區、市）計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表1）、《省（區、市）本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表1-1）、《地（市）級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表1-2）；

（2）地級藥具管理機構報送省級藥具管理機構的報表：《地（市）級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表2）、《地本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表2-1）、《縣（區）級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表2-2）；

（3）縣級藥具管理或技術服務機構報送地級藥具管理機構的報表：《縣（區）級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表3）；

（4）縣級以下的藥具報表，由省級藥具管理機構統一制定。

3.合同藥具統計報表用網絡和紙介質報表報送，國家庫存新型藥具統計報表報送紙介質報表。

（二）報送程序

1.每年2月15日之前，省級藥具管理機構，組織本區域各級藥具機構填報、匯總上一的各類統計報表，經本單位主管領導審核蓋章后，報藥具中心。

2.每年2月底之前，藥具中心對報表進行審核、匯總和通報，同時報國家人口計生委備案。3.每年3月底前，各級藥具管理機構要將各類統計報表整理、立卷、歸檔。附件：1.各級藥具庫存周轉量標準：

省（區、市）級0-4月； 地（市）級3-6月； 縣（區）級1-4月； 鄉（鎮）級1-2月； 村（居）級：0-1月。（注：交通不便地區，可適當增加庫存周轉量標）2.藥具年·人份標準使用量：

短效藥：22片*13板/人·年； 速效藥：15片*2板/人·年； 外用藥：120-150粒（張）*/人·年； 避孕套：120-150只/人·年。（注：流動人口密集的地區，避孕套可按實際需求訂購）

第二章 計劃生育藥具調撥倉儲管理規范

第一條 調撥倉儲原則

（一）嚴格計劃、滿足需求、加快調撥、及時供給。

（二）規范管理、優質服務、加強監督、避免浪費。

（三）安全儲存、科學養護、保證質量、降低損耗。第二條 調撥倉儲要求

（一）合同藥具調撥主要依據各地藥具訂購計劃和簽定合同時與供貨單位約定的條款。各省級藥具管理機構定期檢查，按季度收集和匯總全省（區、市）合同藥具調撥和執行情況，藥具中心將不定期抽查。

（二）國家庫存和省（區、市）本級庫存藥具作為儲備，主要用于救災、調劑、補充計劃不足等免費調撥。國家庫存新型藥具主要作為高新藥具產品宣傳推廣應用的免費調撥。省（區、市）本級庫存藥具自行安排免調周期，國家庫存和新型藥具免調周期為1-2月、零星免調隨時進行。

（三）各級藥具庫房的面積必須滿足藥具庫存最大周轉量的需要，逐步達到標準（見本章附件）。庫房（室）要配備恒溫、除濕、測量溫濕度、防火、防爆、通訊工具、運輸工具等基本設備，縣（市、區）級以上（含縣級）要逐步實現計算機信息網絡化管理。

（四）在庫藥具要嚴格執行《計劃生育藥具質量管理辦法》。建立藥具庫存明細帳、庫存卡，出入庫藥具要求質量完好、數量準確、手續齊全。計劃員、庫管員、財務人員要進行定期盤點，賬卡物相符，并對盤盈、盤虧情況做出書面說明。發現問題及時報告上級主管部門，并進行妥善處理。

第三條 調撥倉儲程序

（一）出入庫程序

1.各級庫管員接到到貨通知后，憑供貨單位出庫單，核對無誤后于24小時內完成驗收和入庫，計劃員和庫管員應及時登記入帳。驗收不合格的藥具，不得辦理入庫手續，并及時通知主管領導進行處理。

2.各級庫管員和計劃員根據出庫單，按照“先進先出、近失效期先出”的批號管理原則，準確配貨、保質保量、及時發運，并做好記錄。

（二）調撥程序 1.合同藥具

（1）各單位在簽定合同時與供貨單位商定生產、發貨時間和地點，并做好備注，或者按照電話預約發貨；

（2）各單位需貨時提前1-2月通知供貨單位組織生產或供貨，供貨單位發貨時應提前通知省（區、市）級藥具管理機構和收貨單位；

（3）由生產企業和藥具供應站調運的合同內避孕藥，按照需求方的要求，直接調運到省（區、市）或地（市）或縣（區）；

（4）地（市）或縣（區）收貨單位及時將回執（或入庫單）寄往省級藥具管理機構，作為付款依據。

2.國家、省級庫存藥具和國家庫存新型藥具

（1）省級單位根據實際需求提出國家庫存及新型藥具免調申請報告（報告單樣見附件），省級單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報藥具中心；省級以下的單位需要庫存藥具免調時，先提出藥具免調申請報告，經單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報省級匯總；

（2）藥具中心或省級藥具管理機構可根據需求，直接擬定藥具免調分配計劃，經單位主管領導簽字、蓋章后執行；

（3）藥具中心或省級藥具管理機構審核下級的藥具免調申請，參考本級庫存藥具可供調撥數量和當年免費調撥執行情況，審批免調藥具計劃后進行調撥，年終匯總后報同級人口計生委備案；

（4）藥具中心或省級藥具管理機構逐級下達免調計劃，免費調撥計劃匯總表一式二份，本單位的計劃（或業務）部、財務部各一份。免調計劃分割表應隨免調通知或函，分別印發給各有關單位、藥具供應站及生產企業；

（5）各相關生產企業和藥具供應站接到免調計劃通知后，再組織藥具的生產和入庫，不得擅自組織藥具的生產和入庫。其中，相關避孕藥品由藥具供應站組織檢驗、儲存和調運，直調藥具由生產企業組織檢驗、儲存和調運；

（6）免調執行完畢，由相關直調企業、藥具供應站及時收集收貨回執，并寄送藥具中心或省（區、市）級藥具管理機構，作為付款和核實免調執行情況的依據。

3.全軍、武警、西藏的藥具合同調撥：藥具中心嚴格按照全軍、武警、西藏的藥具訂購計劃、發貨要求和調撥管理原則，協調相關生產企業和藥具供應站，及時組織生產、發貨、入庫、驗收、儲存和調運。

附件：各級藥具庫房面積的參考標準：

省（區、市）級藥具專用庫房面積為300-500平方米 ；

地（市）級藥具管理機構藥具專用庫房面積為200-400平方米（500萬人口以上為400平方米，500萬人口以下為200平方米）；

縣（市、區）級藥具專用庫房面積為100-150平方米（100萬人口以上為150平方米，100萬人口以下為100平方米）；

鄉（鎮、街道）級藥具專用室面積為10-20平方米（或2個藥具柜）； 村（社區居委會）設1個藥具專用柜（箱）。

（注：特殊地區可根據當地總人口數和自身條件設定標準。）

第三章計劃生育藥具信息系統技術管理規范

第一條 基本原則

（一）建立安全防范管理措施，嚴格信息數據保密紀律，確保系統管理的安全性。

（二）建立系統運行管理制度，規范業務操作程序標準，提高系統管理的科學性。

（三）建立技術系統監管體系，強化系統技術保障力度，確保業務運行暢通快捷。第二條 工作職責

（一）建立藥具信息系統技術管理制度，明確權利、責任、任務。各藥具管理機構需配備系統管理員和系統操作員，作為信息系統的主要使用人員，單位主要領導作為系統管理主要責任人。

（二）信息系統使用人員：

1.系統監管員，即藥具發展中心和省（市）級藥具部門的領導，審批本級及下級系統管理員和系統操作員的運行權限，監管本地的藥具管理業務，保證系統的運行環境。

2.系統管理員，即經系統監管員授權的藥具發展中心與省（地）級藥具管理機構有關人員，負責監控系統運行狀態，為維護系統數據和業務數據、保障系統安全運行提供技術支持，指導和監督信息技術工作。

3.系統操作員，即各藥具管理機構業務部門有關人員。藥具發展中心系統操作員負責監管全國各管理站業務運行情況；省、地、縣級系統操作員負責監管、維護本站業務數據運行和具體業務操作。

第三條 系統管理制度

（一）采取嚴密的安全措施防止無關用戶進入系統。

（二）操作人員設立互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令。

（三）各崗位操作權限要嚴格按崗位職責設置，應定期核查操作員的權限。第四條 安全管理制度

（一）制定系統技術安全管理制度，建立安全防范設施和安全保障機制，以有效降低系統風險和操作風險，預防計算機犯罪。

（二）廣泛開展計算機系統安全教育，定期或不定期進行計算機系統安全檢查，保證計算機系統安全運行。

（三）建立系統病毒防范制度

1.各藥具管理機構指定專人負責計算機病毒防范工作，定期進行病毒檢測，發現病毒立即處理并報告。

2.新系統安裝前應進行病毒例行檢測；

3.經遠程通信傳送的程序或數據，必須經過檢測確認無病毒后方可使用。

4.禁止運行未經單位審核批準的軟件

5.采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本。

第五條 網絡管理制度

（一）藥具管理機構上互聯網必須使用當地電信或網通部門的ADSL接入方式。

（二）登錄信息系統的計算機必須采用與藥具管理虛擬專網兼容的VPN硬件或軟件產品。

（三）局域網要采用必要的安全防護設施，同時保證與藥具管理虛擬專網兼容。第六條 設備管理制度

（一）各級計劃生育藥具管理機構或部門負責信息網絡軟硬件設備的管理和維護。

（二）不定期檢查設備運行狀況，定期進行專業設備維護。

（三）未經有關部門和領導批準，不得擅自拆、修設備。

第四篇：全國計劃生育藥具業務管理規范(試 行)

全國計劃生育藥具業務管理規范（試 行）

為了全面貫徹落實《國家人口和計劃生育委員會關于深化計劃生育藥具工作改革的意見》（國人口發[2005]19號）和《全國計劃生育藥具免費供應管理工作改革實施方案》（人口廳發[2005]86號）精神，根據《計劃生育藥具工作管理辦法（試行）》（國家人口和計劃生育委員會第10號令），國家人口計生委藥具發展中心制定《全國計劃生育藥具業務管理規范（試行）》。現印發給你們，希望各級人口計劃生育藥具管理站認真執行，并結合本地實際情況制定實施細則。

一、基本原則

以“三個代表”重要思想和科學發展觀為指導，以滿足廣大人民群眾對避孕節育、生殖健康的需求為宗旨，規范計劃生育藥具免費供應的計劃、統計、倉儲、調撥、物資核算和信息系統技術管理工作，形成標準統一、程序規范、運轉科學、供應快捷、滿足需求、減少浪費、廉潔高效的運行機制，提高藥具免費供應工作的管理效率和水平。

二、適用范圍

1.在《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》范圍內的全國計劃生育藥具和國家庫存新型計劃生育藥具的訂購計劃編制、調整、匯總及統計。

2.全國計劃生育藥具和國家庫存新型藥具的倉儲標準和管理規范。全國計劃生育藥具和國家庫存新型藥具的合同調撥、免費調撥計劃編制及執行程序。

3.主要包括國家、省、地、縣四級計劃生育藥具業務信息系統的技術管理。

三、基本要求 1.嚴格執行藥具免費供應計劃和各項藥具業務管理規范。2.各地要制定配套的藥具業務管理實施細則。

3.如有超出本規范的事項和問題，須書面報告和請示國家人口計生委藥具發展中心。

4.本管理規范自2007年1月1日起執行。

目錄

第一章 計劃生育藥具計劃、統計管理規范 第二章 計劃生育藥具調撥、倉儲管理規范 第三章 計劃生育藥具信息系統技術管理規范

附 件：各類單據表樣

（1）訂購計劃表；

（2）統計報表；

（3）出入庫單、盤存單，計劃調撥單。（參照《全國計劃生育藥具管理站購調存業務信息系統操作說明》中所列表樣）

第一章 計劃生育藥具計劃、統計管理規范

第一條 計劃編制原則

（一）合同藥具計劃：實事求是、科學合理、自下而上、滿足需求。

（二）國家庫存新型藥具計劃：調劑供應、推廣應用、擇優編制、符合實際。

第二條 需求計劃編制依據

（一）合同藥具計劃

1.《計劃生育避孕藥具政府采購目錄》（以下簡稱《目錄》）中的品種與價格。

2.采購經費。3.政府采購評審結果。

4.上年訂購量、實際執行量，當年期初庫存量、需求預測量。5.年.人份標準使用量、庫存標準周轉量（見本章附件1.2）。6.已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。

（二）國家庫存新型藥具計劃

1.《目錄》范圍之外、具有推廣應用價值的產品。2.采購經費。3.資質審查和審批結果。

4.上年訂購量和實際執行量，當年期初庫存量、預測需求量。5.已婚育齡群眾藥具需求情況或變化趨勢。

第三條 訂購計劃編制程序

（一）合同藥具計劃

1.每年第3-4季度，經國家人口和計劃生育委員會（以下簡稱國家人口計生委）批準，國家人口計生委藥具發展中心（以下簡稱藥具中心）下達編制計劃生育藥具需求計劃通知。地方以鄉級為起報點，編制本省（區、市）計劃生育藥具需求計劃，報藥具中心進行審核和匯總。

2.各級藥具管理機構負責編制本區域計劃生育藥具需求計劃，經同級人口計生委（局）審批后，報上級藥具管理機構。

3.藥具中心組織藥具政府采購評審會。根據評審結果和地方需求計劃，編制全國計劃生育藥具訂購計劃，報國家人口計生委審批后，下達全國計劃生育藥具訂購計劃。

4.藥具中心組織計劃生育藥具訂貨會，供需雙方簽訂合同。

5.各省級藥具管理機構按照國家人口計生委批復的計劃生育藥具訂購計劃和本區域各地（市）上報的計劃生育藥具需求計劃，編制本地分配計劃，報同級人口計生委審批。

（二）國家庫存新型藥具計劃：

1.藥具中心編制國家庫存新型藥具需求計劃。2.報國家人口計生委審批。

第四條

業務統計報表

（一）報表要求

1.實事求是、認真負責地填報、審核和匯總各級、各類統計報表，做到內容完整、數據準確、條理清晰、邏輯合理、報送及時，撰寫報表分析報告，不得虛報、瞞報、漏報、變更內容及表格樣式。嚴格遵守統計管理規定，妥善保管統計檔案。

2.《全國計劃生育藥具購調存統計報表》為年報。

（1）省級藥具管理機構報送藥具中心的報表：《全省（區、市）計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表1）、《省（區、市）本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表1-1）、《地（市）級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表1-2）；

（2）地級藥具管理機構報送省級藥具管理機構的報表：《地（市）級計劃生育避孕藥具購調存數量匯總表》（表2）、《地本級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表2-1）、《縣（區）級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表2-2）；

（3）縣級藥具管理或技術服務機構報送地級藥具管理機構的報表：《縣（區）級計劃生育避孕藥具購調存數量統計表》（表3）；

（4）縣級以下的藥具報表，由省級藥具管理機構統一制定。

3.合同藥具統計報表用網絡和紙介質報表報送，國家庫存新型藥具統計報表報送紙介質報表。

（二）報送程序

1.每年2月15日之前，省級藥具管理機構，組織本區域各級藥具機構填報、匯總上一的各類統計報表，經本單位主管領導審核蓋章后，報藥具中心。

2.每年2月底之前，藥具中心對報表進行審核、匯總和通報，同時報國家人口計生委備案。

3.每年3月底前，各級藥具管理機構要將各類統計報表整理、立卷、歸檔。

附件：1.各級藥具庫存周轉量標準：

省（區、市）級0-4月； 地（市）級3-6月； 縣（區）級1-4月； 鄉（鎮）級1-2月； 村（居）級：0-1月。

（注：交通不便地區，可適當增加庫存周轉量標）2.藥具年?人份標準使用量： 短效藥：22片*13板/人?年 速效藥：15片*2板/人?年

外用藥：120-150粒（張）*/人?年 避孕套：120-150只/人?年

（注：流動人口密集的地區，避孕套可按實際需求訂購）

第二章 計劃生育藥具調撥倉儲

管理規范

第一條 調撥倉儲原則

（一）嚴格計劃、滿足需求、加快調撥、及時供給。

（二）規范管理、優質服務、加強監督、避免浪費。

（三）安全儲存、科學養護、保證質量、降低損耗。

第二條 調撥倉儲要求

（一）合同藥具調撥主要依據各地藥具訂購計劃和簽定合同時與供貨單位約定的條款。各省級藥具管理機構定期檢查，按季度收集和匯總全省（區、市）合同藥具調撥和執行情況，藥具中心將不定期抽查。

（二）國家庫存和省（區、市）本級庫存藥具作為儲備，主要用于救災、調劑、補充計劃不足等免費調撥。國家庫存新型藥具主要作為高新藥具產品宣傳推廣應用的免費調撥。省（區、市）本級庫存藥具自行安排免調周期，國家庫存和新型藥具免調周期為1-2月、零星免調隨時進行。

（三）各級藥具庫房的面積必須滿足藥具庫存最大周轉量的需要，逐步達到標準（見本章附件）。庫房（室）要配備恒溫、除濕、測量溫濕度、防火、防爆、通訊工具、運輸工具等基本設備，縣（市、區）級以上（含縣級）要逐步實現計算機信息網絡化管理。

（四）在庫藥具要嚴格執行《計劃生育藥具質量管理辦法》。建立藥具庫存明細帳、庫存卡，出入庫藥具要求質量完好、數量準確、手續齊全。計劃員、庫管員、財務人員要進行定期盤點，賬卡物相符，并對盤盈、盤虧情況做出書面說明。發現問題及時報告上級主管部門，并進行妥善處理。

第三條 調撥倉儲程序

（一）出入庫程序 1.各級庫管員接到到貨通知后，憑供貨單位出庫單，核對無誤后于24小時內完成驗收和入庫，計劃員和庫管員應及時登記入帳。驗收不合格的藥具，不得辦理入庫手續，并及時通知主管領導進行處理。

2.各級庫管員和計劃員根據出庫單，按照“先進先出、近失效期先出”的批號管理原則，準確配貨、保質保量、及時發運，并做好記錄。

（二）調撥程序 1.合同藥具

（1）各單位在簽定合同時與供貨單位商定生產、發貨時間和地點，并做好備注，或者按照電話預約發貨；

（2）各單位需貨時提前1-2月通知供貨單位組織生產或供貨，供貨單位發貨時應提前通知省（區、市）級藥具管理機構和收貨單位；

（3）由生產企業和藥具供應站調運的合同內避孕藥，按照需求方的要求，直接調運到省（區、市）或地（市）或縣（區）；

（4）地（市）或縣（區）收貨單位及時將回執（或入庫單）寄往省級藥具管理機構，作為付款依據。

2.國家、省級庫存藥具和國家庫存新型藥具

（1）省級單位根據實際需求提出國家庫存及新型藥具免調申請報告（報告單樣見附件），省級單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報藥具中心；省級以下的單位需要庫存藥具免調時，先提出藥具免調申請報告，經單位主管領導簽字、蓋章后，逐級上報省級匯總；

（2）藥具中心或省級藥具管理機構可根據需求，直接擬定藥具免調分配計劃，經單位主管領導簽字、蓋章后執行；

（3）藥具中心或省級藥具管理機構審核下級的藥具免調申請，參考本級庫存藥具可供調撥數量和當年免費調撥執行情況，審批免調藥具計劃后進行調撥，年終匯總后報同級人口計生委備案；（4）藥具中心或省級藥具管理機構逐級下達免調計劃，免費調撥計劃匯總表一式二份，本單位的計劃（或業務）部、財務部各一份。免調計劃分割表應隨免調通知或函，分別印發給各有關單位、藥具供應站及生產企業；

（5）各相關生產企業和藥具供應站接到免調計劃通知后，再組織藥具的生產和入庫，不得擅自組織藥具的生產和入庫。其中，相關避孕藥品由藥具供應站組織檢驗、儲存和調運，直調藥具由生產企業組織檢驗、儲存和調運；

（6）免調執行完畢，由相關直調企業、藥具供應站及時收集收貨回執，并寄送藥具中心或省（區、市）級藥具管理機構，作為付款和核實免調執行情況的依據。

3.全軍、武警、西藏的藥具合同調撥

藥具中心嚴格按照全軍、武警、西藏的藥具訂購計劃、發貨要求和調撥管理原則，協調相關生產企業和藥具供應站，及時組織生產、發貨、入庫、驗收、儲存和調運。

附件：

各級藥具庫房面積的參考標準：

省（區、市）級藥具專用庫房面積為300-500平方米 ；

地（市）級藥具管理機構藥具專用庫房面積為200-400平方米（500萬人口以上為400平方米，500萬人口以下為200平方米）；

縣（市、區）級藥具專用庫房面積為100-150平方米（100萬人口以上為150平方米，100萬人口以下為100平方米）；

鄉（鎮、街道）級藥具專用室面積為10-20平方米（或2個藥具柜）； 村（社區居委會）設1個藥具專用柜（箱）。

（注：特殊地區可根據當地總人口數和自身條件設定標準。）

第三章計劃生育藥具信息系統技術

管理規范

第一條 基本原則

（一）建立安全防范管理措施，嚴格信息數據保密紀律，確保系統管理的安全性。

（二）建立系統運行管理制度，規范業務操作程序標準，提高系統管理的科學性。

（三）建立技術系統監管體系，強化系統技術保障力度，確保業務運行暢通快捷。

第二條 工作職責

（一）建立藥具信息系統技術管理制度，明確權利、責任、任務。各藥具管理機構需配備系統管理員和系統操作員，作為信息系統的主要使用人員，單位主要領導作為系統管理主要責任人。

（二）信息系統使用人員：

1.系統監管員，即藥具發展中心和省（市）級藥具部門的領導，審批本級及下級系統管理員和系統操作員的運行權限，監管本地的藥具管理業務，保證系統的運行環境。

2.系統管理員，即經系統監管員授權的藥具發展中心與省（地）級藥具管理機構有關人員，負責監控系統運行狀態，為維護系統數據和業務數據、保障系統安全運行提供技術支持，指導和監督信息技術工作。3.系統操作員，即各藥具管理機構業務部門有關人員。藥具發展中心系統操作員負責監管全國各管理站業務運行情況；省、地、縣級系統操作員負責監管、維護本站業務數據運行和具體業務操作。

第三條

系統管理制度

（一）采取嚴密的安全措施防止無關用戶進入系統。

（二）操作人員設立互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴禁操作人員泄露自己的操作口令。

（三）各崗位操作權限要嚴格按崗位職責設置，應定期核查操作員的權限。

第四條

安全管理制度

（一）制定系統技術安全管理制度，建立安全防范設施和安全保障機制，以有效降低系統風險和操作風險，預防計算機犯罪。

（二）廣泛開展計算機系統安全教育，定期或不定期進行計算機系統安全檢查，保證計算機系統安全運行。

（三）建立系統病毒防范制度

1.各藥具管理機構指定專人負責計算機病毒防范工作，定期進行病毒檢測，發現病毒立即處理并報告。

2.新系統安裝前應進行病毒例行檢測；

3.經遠程通信傳送的程序或數據，必須經過檢測確認無病毒后方可使用。

4.禁止運行未經單位審核批準的軟件

5.采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本。

第五條 網絡管理制度

（一）藥具管理機構上互聯網必須使用當地電信或網通部門的ADSL接入方式。

（二）登錄信息系統的計算機必須采用與藥具管理虛擬專網兼容的VPN硬件或軟件產品。

（三）局域網要采用必要的安全防護設施，同時保證與藥具管理虛擬專網兼容。

第六條 設備管理制度

（一）各級計劃生育藥具管理機構或部門負責信息網絡軟硬件設備的管理和維護。

（二）不定期檢查設備運行狀況，定期進行專業設備維護。

（三）未經有關部門和領導批準，不得擅自拆、修設備

第五篇：采購業務管理規范

菏澤市卓越皮業有限公司 采購與付款業務內部管理規程

（討論稿）

2016.3.25

菏澤市卓越皮業有限公司

采購與付款業務內部管理規程（討論稿）

為保障公司合理采購，滿足生產經營需要、規范采購行為、防范采購風險，制定本規程。

第一章

總則

第一條 本規范所稱采購，是指購買貨物（或接受勞務）及支付款項等相關活動。包括采購預算、請購審批、供應商評價、采購招標、物品驗收、付款審批、預付款管理、采購退貨等一系列活動。

第二條 公司采購業務至少應當關注下列風險：

（一）采購計劃審批不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存積壓或短缺，可能導致公司生產停滯或資源浪費。

（二）供應商選擇不當，采購方式不合理、招投標或定價機制不科學、授權審批不規范，可能導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐。

（三）沒有將不相容的職務崗位分離，可能導致失去制約和監管，容易發生有意或無意的錯誤。

第三條 公司應當結合實際情況，全面梳理采購業務流程，完善采購業務相關管理制度，統籌審批采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限，按照規定的審批權限和程序辦理采購業務，建立價格監管機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節，采取有效措施，確保物資采購能夠滿足公司生產經營需要。

第二章 采購管理一般要求及相關業務流程

第四條 為避免多頭采購和分散采購，提高采購業務效率，降低采購成本，堵塞管理漏洞，公司的采購業務集中由供應部負責。重要和技術性較強的采購業務，須組織相關專家論證，實行集體決策和審批。

第五條 公司根據經營目標，編制采購預算。對預算采購項目，各需求部門應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，必須履行預算調整程序，由具備相應審核、審批權限的部門或人員審批后，再履行辦理請購手續。

（★）采購預算業務流程

1.各生產單位根據生產目標預測生產計劃，據此編制《物資需求計劃》和本部門《采購預算》；倉儲部根據公司相關規定和生產用料計劃編制倉儲《采購預算》；行政各部根據實際需求編制各自的《采購預算》。

2.供應部負責匯總，整理各部門提交的采購預算。

3.財務部對供應部提交的匯總采購預算資料進行審核，并根據上材料單價、當匯率、利率等各項預算基準，編制公司《采購預算表》，財務部經理簽字確認后報財務總監審核，總經理審批后嚴格執行。

4.各請購部門根據實際需求提出貨物采購申請，供應部根據市場價格填報采購金額，并依據公司相關規定以及生產需求情況判斷采購申請是否合理，如果采購申請合理，則提交相關領導審批，不合理則退回請購部門。

5.采購預算調整的原因有預算外采購和超預算采購兩種情況。由于市場環境

變化可能引起采購物資價格上漲，導致實際采購金額超出采購預算；生產突發事件也可能導致采購預算外支出，所以發生預算外采購和超預算采購時，供應部應提出《采購預算調整申請》追加采購預算。

6.財務部接到供應部的預算調整申請后，根據實際情況并參照公司的相關規定，編制《采購預算調整方案》，提交財務總監審核，總經理審批。

7.需要完善的相關規范性制度 ①《采購預算管理制度》 ②《采購申請制度》 ③《請購審批制度》 8.責任部門：供應部、財務部

9.責任人：總經理、財務總監、財務經理、供應部經理、采購專員。

第六條 公司建立《采購申請制度》，依據購買物資和接受勞務的類型，確定歸屬管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序。供應部對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統籌安排公司的采購計劃。

具有請購權的部門對預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應首先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

（★）請購與審批業務流程

1.生產部、倉儲部、實驗室（研發部）和行政各部等物資需求部門根據相關規定及實際需求提報采購申請。

2.各部門請購人員根據庫存基準量、用料預算填寫《采購申請單》，列明請購物資的名稱、數量、需求日期、質量要求以及預算金額等內容。

3.供應部在核查采購物資庫存情況的基礎上，檢查該項請購是否在執行后又重復提出，以及是否存在不合理的請購品種和數量。

4.如果采購專員認為采購申請合理，則根據所掌握的市場價格在《采購申請單》上填寫采購金額后呈報相關領導審批。

5.采購事項在預算范圍之內的，供應部按照預算執行進度辦理采購審批手續。

6.采購事項在預算范圍之外的，應按照《采購預算》管理程序，編制《采購預算調整方案》，供應部經理、財務部、財務總監逐級審批，最終由總經理審批。

7.采購事項在采購預算之內，但實際采購金額超出預算范圍的，經供應部經理、財務部、財務總監審核后，總經理審批。

8.采購專員按照審批后的《采購申請單》進行采購。9.需要完善的相關規范性制度： ①《采購申請制度》 ②《請購審批制度》

10.責任部門：公司各請購部門

11.責任人：總經理、財務總監、供應部經理、采購專員

第七條 公司要建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協議。建立供應商信息管理系統，對供應商提供貨物或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件、資信及經營狀況等進行實時動態管理和綜合評估。根據評估結果，對供應商進行合理選擇和調整，必要時，公司可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。

（★）供應商評選的業務流程

1.供應部通過各種途徑收集、整理供應商信息。主要內容要包括供應商信譽、產品質量、供貨能力等方面的信息，對新的供應商要以面談、調查問卷等方式對供應商進行調查。

2.供應部和使用部門依據收集到的供應商信息，參照公司《比質比價采購制度》等相關文件，對供應商進行比質比價分析。

3.供應部根據比質比價分析結果，參照《供應商選定標準》，提出《候選供應商名單》報供應部經理審批。

4.供應部通過采購物資分類，組織請購部門進行評審。

5.評審后，供應部匯總評審結果，編寫《評審報告》，擬定供應商等級排序名單，報供應部經理審批。

6.供應部根據供應部經理審核結果，確定《供應商名單》，并報供應部經理審核，總經理審批。

7.需要完善的相關規范性制度 ①《采購管理制度》 ②《供應商選定標準》 ③《供應商評價制度》 ④《比質比價采購制度》 8.責任部門：供應部、各請購部門

9.責任人：總經理、供應部經理、采購專員

第八條 公司根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購需要用招標方式，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則；一般物資或勞務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議；小額零星物資或勞務的采購可采用直接購買的方式。

（★）采購招標業務流程

1.對需要進行招標的采購業務，供應部征詢物資需求部門意見，準備招標文件。

2.供應部編制《采購招標書》報供應部經理審批。

3.供應部發布招標廣告，說明招標方式，招標項目的名稱、用途、規格、質量要求及數量或規模，履行合同的期限與地點、投標保證金、投標截止時間及投標書投遞地點、開標的時間與地點、對投標單位的資質要求以及其他必要內容。

4.供應部收到供應商的資格審查文件后，對供應商資質、信譽等方面進行審查。

5.供應部通過審查供應商各方面指標，確定符合要求的供應商。6.供應部向合格的供應商發售標書，供應商填寫完畢后遞交供應部。7.供應部對供應商的標書進行初步審核，剔除明顯不符合要求的供應商，報供應部經理。

8.供應部經理組織需求部門、技術、財務部門等相關人員或專家對篩選通過的投標書進行論證，選出最終的中標單位。

9.最終中標者經總經理簽字確認后，由供應部宣布中標單位。10.供應部經理代表公司與中標單位簽訂《采購合同》。11.需要完善的相關規范性制度

①《采購管理制度》 ②《采購招標管理制度》 12.責任部門：供應部、請購部門

13.責任人：總經理、供應部經理、采購專員

第九條 公司要逐步建立和完善采購物資的議價定價機制，采取協議采購、招標采購、談判采購、詢價采購、比價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度的減少市場變化對公司采購價格的影響。

大宗采購等采用招標方式確定采購價格，其他物資或勞務的采購，可根據市場行情制定最高采購限價，并對最高限價適時調整。

建立價格檔案和價格評價體系。供應部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物資的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則需要作出詳細說明。對重點、大宗材料價格要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，分析評價現有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。

第十條 公司根據確定的供應商，采購方式、采購數量、采購價格、質量標準、采購費用等情況擬定采購合同。采購合同必須準確描述各項條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規定權限簽訂采購合同。各類采購合同、資料，供應部負責整理歸檔。

第十一條 公司建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構和驗收人員對采購項目的品種、規格、數量、質量等相

關內容進行驗收，出具驗收證明。涉及大宗和新特物資采購，必要時可委托專業測試。

驗收過程中發現異常情況，負責驗收的機構和人員應當立即向負責采購的機構報告，采購機構應當查明原因并及時處理。

（★）采購驗收業務流程

1.根據采購合同約定，供應商按時發貨、采購專員接到供應商的《發貨通知單》后，通知倉儲部或請購部門準備接收貨物。

2.倉儲部（或請購部門）依據合同訂單對供應商隨貨同行的《送貨單》認真進行貨物品種、規格、數量的核對查實。

3.清點核對如不存在問題，采購專員組織質檢部和使用部門對貨物進行質量檢驗（必要時，可委托專門檢測結構檢測），看是否符合合同訂單以及生產工藝技術要求等，質量檢驗完畢后，質檢部或委托機構應出具《質量檢驗報告》，送交供應部經理審核。

4.清點核對如與《送貨單》不符，采購專員、倉儲部應會同參與清點核對的供應商業務人員共同簽字確認，并報供應部經理審批，聯絡供應商及時解決。

5.若《質量檢驗報告》顯示貨物質量存在問題，采購專員應依據合同、訂單規定提出具體解決辦法，報供應部經理審批后，聯系供應商作退換貨處理。

6.《質量檢驗報告》所購貨物不存在質量問題，則由倉儲部門負責入庫，填寫《入庫單》，并與財務部協作進行賬務處理。

7.需要完善的相關規范性制度 ①《采購管理制度》 ②《采購驗收制度》

③《采購物資質量檢驗報告制度》

8.責任部門：供應部、財務部、使用部門、質檢部

9.責任人：供應部經理、采購專員、質檢部經理、質檢員、倉儲部、保管員

第十二條 加強物資采購供應過程的管理，要依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案。

供應部應當做好采購業務各環節的記錄，實行全過程的采購登記制度，或進行信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

第三章 付款管理的一般要求及相關業務流程

第十三條 公司要加強采購付款管理，完善付款流程，明確付款審核人員的責任和權力，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審核程序等相關內容，審核無誤后按照合同規定及時辦理付款。

在付款過程中，應當嚴格審核采購發票的真實性、合法性與有效性，發現虛假發票，要查明原因及時報告處理。

公司重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發現異常情況時，應當拒絕付款，避免出現資金損失；選擇合理的付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的資金風險。

（★）付款審批業務流程

1.采購專員定期匯總采購合同及采購訂單

2.采購專員對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量驗收入庫單等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審查，并核對合同執行與付款情況。

3.采購專員依據采購發票、質檢報告、入庫單等有關憑證，填寫《付款申請單》提交供應部經理審核，確保數據準確無誤。

4.財務部按照采購合同相關條款、發票等對供應部經理復核后的《付款申請單》進行審核后，提交總經理審批。

5.財務部按照總經理的審批意見，辦理付款。6.需要完善的相關規范性制度： ①《采購管理制度》 ②《付款審批權限的規定》 7.責任單位：供應部、財務部

8.責任人：總經理、供應部經理、采購專員、出納

第十四條 加強預付賬款和定金的管理。涉及大額或長期的預付款項，要定期進行跟蹤核查，綜合分析預付款的期限，占用款項的合理性及回收風險等情況，發現有疑問的預付款，要及時向財務總監、總經理報告，及時采取措施。

（★）預付賬款審批業務流程

1.采購專員與選定的供應商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協商談判，雙方達成一致意見后，確定采購付款方式為預付款的，提交供應部經理和財務部審核后，總經理審批。

2.供應部經理按總經理批準后的意見，與客戶簽訂采購合同，詳細注明采購貨品的數量、質量、技術指標、價格和交貨日期、交貨地點、運輸費用等內容。

3.采購專員依照采購合同，根據公司生產經營的實際需求，簽發《采購訂單》。4.采購專員依據采購訂單，計算預付款金額，填寫《預付款申請單》交供應

部經理，財務部審核，總經理審批。

5.財務部按照總經理批準的《預付款申請單》將貨款劃入供應商賬戶（或將票據背書交給供應商業務人員簽收），并對匯款或付款憑證入賬，同時告知采購專員。

6.采購專員接到供應商發貨通知后，通知倉儲部門接受貨物。

7.倉儲部、質檢部按照《采購驗收業務流程》執行，清點核對和質量檢測。8.經過驗收確定貨品不存在數量、質量問題后，采購專員應向供應商索取發票。

9.采購專員依據采購合同、購貨發票、質檢單、入庫單，填寫《付款申請單》報請支付應付的余額或結算預付賬款。

10.財務部接到總經理審批后的《付款申請單》后，支付余額，并對發票和付款憑證做相應的會計處理。

11.需要完善的相關規范性制度 ①《采購管理制度》

②《預付款和定金授權審批制度》 12.責任部門：供應部、財務部

13.責任人：總經理、供應部經理、采購專員、出納

第十五條 公司要建立退貨管理制度。對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規定，并在與供應商簽訂的合同中明確退貨事項，及時收回所退貨物價款。涉及符合索賠條件的退貨應在索賠期限內辦理索賠。

（★）采購退貨業務流程

1.供應部經理組織相關人員編寫擬定《退貨管理制度》，明確退貨條件、退貨手續，貨物出庫的退貨款項回收等內容，經總經理審批后嚴格執行。

2.采購貨物在公司未支付貨款之前，在倉儲部門清點核對和質監部門質量檢測中發現數量、質量問題，采購專員按《采購驗收業務流程》提出解決方案，報總經理審批后辦理退貨換貨等事項。

3.采購貨物在已付款或收到購物發票后，在倉儲部清點核對和質監部門質量檢測中存在數量、質量問題的，采購專員《退貨方案》報供應部經理和財務部審核，總經理審批。

4.采購專員根據審批的《退貨方案》與供應商協商，確定具體貨物退回、賠償事宜。

5.采購專員依據協商結果，通知倉儲部門退貨，并開具《退貨單》，通知供應商接貨。

6.供應商核對信息后，取回不合格貨物，根據協商結果，退回退貨款和賠償金額。

7.財務部查收供應商的退款及賠償金額，同時告知采購專員。

8.財務部依據公司相關規定，對退貨款項進行賬務處理，對購貨發票依稅收法規辦理。

9.需要完善的相關規范性制度 ①《采購管理制度》 ②《采購退貨管理制度》

10.責任部門：供應部、倉儲部、財務部

11.責任人：總經理、供應部經理、采購專員、倉儲保管員

第四章 采購與付款業務的不相容職務分離

第十六條 不相容職務分離要求公司全面系統的分析、梳理業務流程中所涉及的不相容職務，實施相應的分離措施，形成各司其職、各負其責、相互監管、相互制約的工作機制，避免相關機構或人員串通舞弊、濫用職權、牟取不當利益的事件。

（一）采購與付款業務的不相容崗位 1.請購與預算審批 2.詢價與確定供應商 3.采購合同的訂立與審批 4.采購與驗收 5.采購、驗收與付款

6.采購、驗收與相關會計記錄。

（二）采購與付款業務不相容的分離 1.辦理請購與審核機構分別設立

2.采購價格征詢與確定供應商的人員不可一人兼任 3.采購合同的訂立與合同審批不可一人兼任 4.采購、驗收應由不同機構、不同人員分別執行

5.采購、驗收人員及其配偶、子女不能經辦貨款支付和退貨貨款的收取

6.采購、驗收人員的配偶及子女不能經管“應付賬款”等相關的會計處理業務。

第五章 附則

第十七條 本規程自2016年

月

日實行。附件：相關各環節《業務流程與風險控制圖》