第一篇：2013年10月公文寫作與處理考試自考串講筆記docx范文

《公文寫作與處理》自考講義一

第一章 公文

學習建議

本章對公文作了全面的概述，是學習、掌握本教材的基礎。

識記：

1、公文的含義及理解；

2、公文產(chǎn)生的社會條件、我國古代公文產(chǎn)生的主要線索及演變；

3、文書、文件與公文的基本含義；

4、公文的主要特點及其法定作者與行文單位的含義；

5、公文的主要作用；

6、常見的公文分類的方法及含義；

7、公文名稱的含義及種類。

領會：

1、公文與國家管理活動的關系；

2、公文產(chǎn)生的社會意義，公文演變與政權更迭的關系；

3、文書、文件與公文的異同；

4、公文的法定作者與公文的法定權威與效用的關系，公文體式規(guī)范的意義，公文規(guī)定處理程序的必要性。

5、公文的作用及其在機關信息傳遞與公務聯(lián)系中的重要性；

6、公文分類的意義；

7、公文名稱與公文內(nèi)容的關系，正確使用公文名稱的意義。

應用：

我國現(xiàn)行機關行文中未正確使用公文名稱的情況及其對機關公務活動的影響。

本章出現(xiàn)選擇題和問答題的可能性較大。在復習時重點掌握公文的分類和名稱，此外，對公文的含義、特點、作用，也要予以重視。

案例分析

舉例說明如何正確把握行文方向

從一個單位的對外文件來說，可以行文方向劃分為上行文、平行文和下行文三類。

（1）上行文。上行文就是指下級機關、下級業(yè)務部門向它所屬的上級領導機關和上級業(yè)務主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。比如，國務院各部、委，各省、自治區(qū)、直轄市給國務院所報送的工作報告和請示就是上行文。一般地說，上行文是作為下級機關向上級領導機關，下級業(yè)務部門向上級業(yè)務主管部門匯報工作，請示問題，請求給予領導和業(yè)務指導的文件。

（2）平行文。平行文就是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。比如，中共中央各個部之間，國務院的各個部、委、局之間，各個省委之間，省人民政府之間，各個縣委之間，縣人民政府之間，都是平級平行機關。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學校和工廠之間，沒有領導指導關系，是一些不相隸屬的機關。上述這些機關之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問題時，一般都適宜于使用“函”來行文。

（3）下行文。下行文就是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。比如，黨中央給各個省、自治區(qū)、直轄市黨委，國務院給各省、自治區(qū)、直轄市人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復等。

下行文是上級機關對下級機關、上級業(yè)務主管部門對下級業(yè)務部門實施領導與業(yè)務指導責任的重要工具。對下級機關與業(yè)務部門來說，是重要的收來文件。一些面向群眾的公告、通告、通知等文件，也是下行文。

一些下級機關為業(yè)務問題向上行文時，不按業(yè)務歸口原則行文，以為只要找政府機關就能迅速解決問題，實際上這些請示送政府機關后，仍然要轉(zhuǎn)到各業(yè)務主管部門研究，由業(yè)務主管部門提出意見，或作出處理決定。這種不合規(guī)范的行文，不僅未能達到請示單位的目的、愿望，反而形成大量公文倒流現(xiàn)象，嚴重影響工作效率。因此，工作人員應注意，一定要按業(yè)務歸口原則請示或商洽工作。

造成上述這種現(xiàn)象的主要原因，是由于有些工作人員對“隸屬關系”的概念理解比較狹窄，一提“隸屬關系”就只從行政上理解，因而在為有些業(yè)務部門或機構擬制文件時，以行政機關的名義向上級行政機關行文。事實上，各級業(yè)務部門和機構，除了在行政上與各級所屬機關具有隸屬關系外，它們還在全國范圍內(nèi)組成了一個由上而下的垂直領導結構，建立了自上而下的業(yè)務指導關系，這種業(yè)務指導關系也是隸屬關系。

重點難點

一、從不同的角度對公文進行分類

由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關公文的性質(zhì)、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。這是人們認識公文這一事物并探求其科學規(guī)律的一種有效的方法。

常見的、基本的公文的分類，主要是從公文的來源、使用范圍、行文關系、性質(zhì)與作用、內(nèi)容與特點等方面來劃分的。

1.從公文的來源來劃分，可將一個機關的公文分為三個部分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。

（1）對外文件。是指本機關（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關的文件。

（2）收來文件。簡稱收文，是指由外機關擬制的，作為傳達其自身機關的意圖，發(fā)送到本機關（或部門）來的文件。

（3）內(nèi)部文件。是指制發(fā)和使用都限于機關內(nèi)部的文件。

2.從公文的行文關系上來劃分，可將機關公文劃分為上行文、平行文和下行文三類。

課后練習

一、單項選擇題（本大題共30小題，每小題1分，共30分）在每小題列出的四個選項中只有一個選項是符合題目要求的，請將正確選項前的字母填在題后的括號內(nèi)。

1.向同級業(yè)務主管部門請求批準時，應使用的文種是____.A.請示 B.報告 C.議案 D.公函

2.簽署是指____.A.機關領導人在定稿上親筆簽名

B.機關領導人在公文正本上親筆簽名

C.機關領導人對收文的辦理簽注批示意見

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機關指____.A.收文機關

B.辦理或答復收文的機關

C.需要了解收文內(nèi)容的機關

D.必須送達的機關

4.擬辦，指____.A.擬稿

B.對發(fā)文審核把關

C.對來文辦理做出批示

D.對來文辦理提出建議性意見

5.用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表

B.文件分類表

C.卷內(nèi)文件目錄

D.案卷目錄

6.撰寫請示，要求_____.A.主送一個主管的上級機關

B.主送上級機關的領導人

C.受雙重領導的機關主送兩個上級機關

D.主送主管的與有關的上級機關

7.撰寫批復，開頭應寫明_____.A.上級機關的指示

B.國家的有關法規(guī)

C.下級機關的工作情況

D.所針對的請示的日期與標題

8.一般文件的成文日期，指_____.A.領導人簽發(fā)的日期B.文件用印日期C.文件發(fā)出日期D.領導人簽署文件正本日期

9.聯(lián)合行文的作者，應為______.A.具有隸屬關系的機關

B.同級或級別相近的機關

C.同一組織系統(tǒng)中的上下級機關

D.具有業(yè)務指導關系的機關

10.轉(zhuǎn)發(fā)與批轉(zhuǎn)公文時用______.A.通報 B.通知 C.公函 D.批復

11.發(fā)文字號是指

A.文件代號 B.機關代字 C.發(fā)文年度 D.發(fā)文順序號

12.注辦是指

A.對來文進行分送

B.對來文辦理提出初步方案或建議

C.對來文閱讀、執(zhí)行與辦復

D.對來文辦畢簽注承辦經(jīng)過和結果

13.______文件，不能用簽發(fā)形式生效。

A.指導類 B.會議類 C.報請類 D.知照類

14.清退指將辦完清理出的文書交給_______.A.發(fā)文機關或指定的專門部門 B.檔案部門 C.文件銷毀部門 D.秘書部門

15.簽署是指

A.機關領導人在公文定稿上親筆簽名

B.機關領導人在公文正本上親筆簽名

C.機關領導人在收文的辦理簽注上批示意見

D.機關領導人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機關名義對外簽發(fā)公文，必須遵循_____.A.集體會商的原則 B.先核后簽的原則 C.正職簽發(fā)的原則 D.規(guī)范簽發(fā)的原則

17.蓋印章時，應做到

A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期

18.注發(fā)是指

A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發(fā)文要求

D.在定稿上落款處簽署

19.最有效的催辦方式是

A.電話催辦 B.文字催辦 C.登門催辦 D.會議催辦

20.立卷是指

A.將辦理完畢文件進行整理

B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進行編目

21.國家主席依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，應當用

A.令 B.決定 C.通知 D.公告

22.國家主席依照有關法律宣布施行重大強制性行政措施應當用

A.令 B.決定 C.通知 D.公告

23.國家主席依照有關法律嘉獎有關單位及人員應當用

A.令 B.決定 C.通知 D.公告

24.根據(jù)《辦法》，“議案”的作者指

A.各級人民政府 B.各級人民代會大會代表 C.群眾 D.國家領導人

25.下列哪個事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定”

A.關于嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

B.關于大興安嶺森林特大火災事故的處理

C.關于授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

D.關于在太平洋×地區(qū)試驗運載火箭使過往船只周知

26.“公告”根據(jù)《辦法》適用于

A.向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施

27.“通告”根據(jù)《辦法》適用于

A.向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施

28.傳達有關單位周知或者執(zhí)行的事項，使用

A.公告 B.通告 C.通知 D.通報

29.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，使用

A.決定 B.通告 C.通知 D.通報

30.傳達重要精神或者情況，使用

A.決定 B.通告 C.通知 D.通報

二、多項選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）在每小題列出的五個選項中有二至五個選項是符合題目要求的，請將正確選項前的字母填在題后的括號內(nèi)。多選、少選、錯選均無分。

31.向不相隸屬的機關發(fā)文請求事項，不能用___________.A.請示 B.報告 C.公函 D.通知 E.通報

32.收文的辦理包括的環(huán)節(jié)有___________.A.擬辦 B.批辦 C.承辦 D.注辦 E.催辦

33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件 B.無查考利用價值的事務性、臨時性文件 C.未經(jīng)審閱簽發(fā)的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無關的參考文件 E.無保存價值的人民來信和無特殊保存價值的信封

34.“有關××機床廠第七屆職代會的通知、報告和決議”不是按照__________特征組卷的。

A.作者 B.問題 C.時間 D.文種 E.通訊者

35.《××省衛(wèi)生系統(tǒng)1999年工作總結》

A.文件式標題 B.文章式標題 C.雙標題 D.單標題

36.總結的文章式標題，可以是

A.概括主要內(nèi)容 B.概括基本觀點 C.時限和內(nèi)容 D.單位名稱

37.述職報告的結尾的內(nèi)容一般包括

A.自我批評 B.努力方向 C.表示決心 D.總結工作

38.常用的調(diào)查報告有

A.經(jīng)驗調(diào)查報告 B.情況調(diào)查報告 C.問題調(diào)查報告 D.專題調(diào)查報告

39.不適用于按文件名稱立卷的有（）

A.司法文件 B.人事文件 C.教學文件 D.統(tǒng)計文件 E.會計文件

40.不能作為批復結束語的是（）

A.上述批復如無不妥，請參照執(zhí)行 B.上述批復如有不妥，請予回函。C.特此批復。

D.此致敬禮。E.此復在執(zhí)行中若有新問題，必須立即上報。

答案 D 2 B 3 B 4 D 5 A 6 A 7 D 8 A 9 B 10 B 11 A 12 D 13 B 14 A 15 B 16 B 17 C 18 B 19 C 20 B 21 A 22 A 23 A 24 A 25 D 26 A 27 B 28 C 29 C 30 D 31 ABDE 32 ABCDE 33 ABCDE 34 CDE 35 AD 36 AB 37 ABC 38 ABC 39 ABC 40 ABD

三、簡答題（本大題共4小題，每小題3分，共12分）

41.什么是公文？怎樣理解其基本含義？

1）公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。

2）公文形成的條件是行使職權和實施管理。

3）公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。

4）公文是辦理公務的重要工具之一。

42.簡述批復的含義和特點。

批復的特點是具有針對性和指導性。針對性是指針對“請示”而言，一定要有請示才答復，并且請示什么問題就答復什么問題；指導性是指領導針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復。

43.總結有什么特點？

總結的特點是具有回顧性和經(jīng)驗性。所謂回顧性是指總結的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。在總結的時間段內(nèi)，要實事求是，不能夸大或縮小事實，更不能虛構；所謂經(jīng)驗性是指總結的目的不僅僅在回顧已經(jīng)做過的工作，還在于把感性的認識上升到理性的高度，從具體工作中引出經(jīng)驗教訓，以便為以后的工作提供借鑒。

44.分析下面這段話是否正確并說明原因：

×市×區(qū)職工大學是受區(qū)政府和市成人教育局雙重領導的單位。該職工大學就1994年需增加教育經(jīng)費一事，特向兩個上級機關請示。

錯誤。請示只能夠有一個主送機關；若是雙重領導機關，則需要向處理該事務的機關請示，另一機關應為抄報機關。

四、論述題（本大題共2小題，每小題8分，共16分）

45.國務院最新發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定了公文包括那些文種？

公文的名稱就是公文的文種。中華人民共和國成立以來，國家對統(tǒng)一公文的名稱非常重視，先后頒布了一系列有關文件。最新的由國務院2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》將公文文種調(diào)整為現(xiàn)行的13種：

1）命令（令）。適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

2）決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

3）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

4）通告。適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。

5）通知。適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

6）通報。適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

7）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

8）報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

9）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

10）批復。適用于答復下級機關的請示事項。

11）意見。適用于對于重要問題提出見解和處理辦法。

12）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

13）會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

46.請你從不同的角度對公文進行分類。

由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關公文的性質(zhì)、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。這是人們認識公文這一事物并探求其科學規(guī)律的一種有效的方法。

常見的、基本的公文的分類，主要是從公文的來源、使用范圍、行文關系、性質(zhì)與作用、內(nèi)容與特點等方面來劃分的。

1.從公文的來源來劃分，可將一個機關的公文分為三個部分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。

（1）對外文件。是指本機關（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關的文件。

（2）收來文件。簡稱收文，是指由外機關擬制的，作為傳達其自身機關的意圖，發(fā)送到本機關（或部門）來的文件。

（3）內(nèi)部文件。是指制發(fā)和使用都限于機關內(nèi)部的文件。

2.從公文的行文關系上來劃分，可將機關公文劃分為上行文、平行文和下行文三類。

（1）上行文。是指下級機關、下級業(yè)務部門向它所屬的上級領導機關和上級業(yè)務主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文。

（2）平行文。是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。

（3）下行文。是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。

3.從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分，又可將公文劃分為秘密文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。是指內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。《國家行政機關公文處理辦法》將公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

（2）普通文件。是相對秘密文件而言的，其閱讀的范圍比較寬。但一般說來，只限于本機關或本組織內(nèi)部，不對外公布，即不在社會上公布，不向國外傳播。

（3）公布文件。是指向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。通常可以采用廣播、電視播放、報刊登載，公開張貼或口頭傳達等方式進行公布。

4.從公文制發(fā)機關的性質(zhì)和公文作用來劃分，可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。

（1）法規(guī)文件。是指由中央和地方各級權力機關、行政機關所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。法規(guī)文件一般分為三種：法律文件、法令文件、行政法規(guī)與規(guī)章文件。

（2）行政文件。是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領導指導工作和公務聯(lián)系的作用。

（3）黨的文件。是指由中國共產(chǎn)黨的機關、組織形成和使用的文件，反映黨的領導、黨的工作和黨的建設等活動。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達的文件，又叫黨內(nèi)文件。

5.從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報情性公文、知照性公文、記錄性公文等。

（1）指揮性公文。是指上級領導機關對下級機關或群眾發(fā)出的用以領導和指導工作的公文。它需要下級機關單位和有關人員認真學習和貫徹執(zhí)行，是下級單位決策和進行工作活動的依據(jù)。

（2）規(guī)范性公文。是指由機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強的規(guī)范性和強制性。

（3）報請性公文。是指下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。

（4）知照性公文。是指機關單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機關單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。

（5）紀錄性公文。是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。

常見的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件；從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來劃分，可以分為需辦文件（辦件）和參閱文件（閱件）等。

五、作文（22分）

指出下列公文文稿的錯誤之處，并根據(jù)公文寫作與處理的要求，改寫為一份正確的公文。

請 示

因工作需要，我縣急需購買小轎車一輛，請批準調(diào)撥經(jīng)費×××××元。

另：?我縣尚缺專業(yè)對口技術人員××名，請在制定明年人員編制時一并考慮。

上述意見與要求如無不妥，請批復。請 示

因工作需要，我縣急需購買小轎車一輛，請批準調(diào)撥經(jīng)費×××××元。另：我縣尚缺專業(yè)對口技術人員××名，請在制定明年人員編制時一并考慮。上述意見與要求如無不妥，請批復。

此致

敬禮！

××縣人民政府

××縣財政局

99年6月

答：文稿錯誤之處有：

（1）違反行文規(guī)則。一是根據(jù)《辦法》，請示內(nèi)容必須“一文一事”，而文中有兩件事情。二是落款處，表示聯(lián)合行文，縣政府與縣財政局是上下級，違反聯(lián)合行文應當是同級單位的規(guī)定。

（2）文種選用不準確。根據(jù)該文內(nèi)容，其請求事項應報給有關主管部門，不適宜報給上級政府，所以其文種適宜用函。

（3）文件格式不正確：無主送單位、缺少發(fā)文字號、成文日期應當用漢字全稱。

（4）尾語羅嗦：“此致”和“敬禮”由于上面已經(jīng)有了期復性尾語，故無必要寫。

（5）因無主送單位，請求事項無法辦理。此外所敘購車理由不充分。有關“人員編制”問題，應另行行文，屆時再辦。

該病文改寫，應為不同的三篇公文。一篇請求購車撥款、一篇請求批準購車、一篇請求增加人事編制。修改如下：

××縣人民政府辦公室文件 ××縣辦發(fā)〔2000〕××號 關于申請購置轎車的函 地區(qū)政府物資控購辦公室：

我縣是方圓200多公里的大縣，?外出辦公事宜很多，縣政府原有的兩輛小轎車是十年前添置的，現(xiàn)在經(jīng)常出故障，已近乎報廢，嚴重影響我縣外出辦公。所以，特申請購置一輛小轎車，懇請批準為盼。

附：《購置轎車申報表》一份。

××縣人民政府辦公室

二○○○年×月×日 ××縣人民政府辦公室文件 ××縣辦發(fā)〔2000〕××號 關于撥款購置轎車的函 縣財政局：

我縣是方圓200 多公里的大縣，外出辦公事宜很多，縣政府原有的兩輛小轎車是十年前添置的，現(xiàn)在經(jīng)常出故障，已近乎報廢，嚴重影響我縣領導外出辦公。但因年初未做預算，現(xiàn)又急迫需要，請縣財政局撥付經(jīng)費×××××元，以便政府機關購置××牌小轎車一輛。

懇請速辦理為盼。

××縣人民政府辦公室

二○○○年×月×日

××縣人事局文件

×縣人發(fā)〔2000〕××號

簽發(fā)人：××× 關于請求增加技術人員編制的請示 ××地區(qū)人事局：

近年來我縣辦企業(yè)的規(guī)模與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展速度均較快。為了進一步提高我縣工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的水平，確保穩(wěn)定發(fā)展，根據(jù)我縣政府指示，與基層各單位上報人員情況，統(tǒng)計出我縣還缺專業(yè)對口技術人員××名，據(jù)此，特請地區(qū)人事局批準我縣增加2001年人員編制，共計×××名。

附件：增加人員編制申請表

××縣人事局

二○○○年×月×日

注：縣人事局在行政上歸縣政府管理，在業(yè)務上受上級人事管理部門管理。故行文用請示，而不用函。

第二篇：公文寫作與處理串講資料

公文寫作與處理串講資料

一． 公文即公務文書 是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理過程中形成的具有法定效力與規(guī)范體式的文書，是進行公務活動的重要工具 基本含義可從以下幾方面理解：

1、2、公文形成的條件是行使職權和實施管理。

3、4、二公文的5特點

法定的作者 法定的權威 特定的效用 規(guī)范的體式 規(guī)定的處理程序 三．公文的分類：

按來源分3種：1.對外文件2.收來文件3.內(nèi)部文件

按行文關系分3種：上行下行平行文

從秘密程度和閱讀范圍來分：1.秘密2.普通3.公布文件

從 發(fā)文機關的性質(zhì)來分：1.法律性2.法規(guī)性行政3.黨的文件

從內(nèi)容的性質(zhì)和作用來分：

1.指揮性公文（上對下）2，規(guī)范性公文3.報請性公文4知照性公文5記錄性公文

從緩急程度上分：急件和平件（急件又可分為特急件和急件）

從文件的使用范圍來分：1.通用文件2.專用文件3.技術文件。

從文件的發(fā)送目的來分：1.主送件2.抄送件3.批轉(zhuǎn)件4.轉(zhuǎn)發(fā)件

從文件的處理上來分：1.需辦文件（辦件）2.參閱文件（閱件）

四行政機關公文有13種（與黨的文件不同的）有：1命令2公告3通告4.議案黨的機關公文文種有14種(與行政的不同)有：1.決議2.指示3.公報4.條例5.規(guī)定

五．公文5特點：

1.被動寫作遵命性強2.對象明確針對性強3.集思廣益群體性強

4.決策之作政策性強5.急迫之作時效性強6.講究格式，規(guī)范性強

六．公文寫作的基本要求：

1.要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。

2.要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律。

3.在文字表述上準確。鮮明。生動，符合語法與邏輯。

4.公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。

七．公文寫作公文的步驟5步：

1.明確發(fā)文主題2.收集有關材料3.擬了寫作提綱4.認真起草正文5反復檢查修改

八．寫作人員要求：

1.政治素質(zhì)好2.有一定政策理論水平3.熟悉業(yè)務和機關工作情況 4.知識面寬5.文字功底強

九．加強公文寫作人員修養(yǎng)的途徑：

1.與時俱進勇于創(chuàng)新2.博覽群書增長知識3.深入實踐，勤學苦練

十．說明的主要方法有：1.定義說明。2。注釋說明3.比較說明4.數(shù)字說明5.舉例說明6.分類說明。說明是公文中最常用最主要的文體

十一，公文中幾種常見詞語:特定用語，慣用語，縮略語，成語，引用語。其中特定用語分：開端用語，引敘用語，經(jīng)辦用語，稱謂用語，期請用語，表態(tài)用語，綜合用語，過渡用語，謙敬用語，結尾用語。

十二，公文的構成要素（固定）：

1.1

印發(fā)日期

十三.成文時間要用小寫漢字書寫。

十四.主題詞一般不超過五個為宜.十五.公文的文本.同一份文件根據(jù)不同的用途分正本,副本,存本,修訂本;一些法規(guī)性文件又有試行本.暫行本的形式;同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本.十六.公文的行文規(guī)則:

1.注意隸屬關系,尊重機關職權.2.大力精減文件,嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍

3.在一般情況 下,黨政機關不得超級行文.4.牽涉到幾個部門的問題,部門之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決,然后向下行文.5.行文必須正確確定主送機關和抄送機關.6.主送機關與公文文種要相互呼應.7.關于聯(lián)合行文的問題(必須同級.幾個平行機關或部門聯(lián)合行文,應都列為主送機關)

8.關于請示的行文問題(一文一事.按程序送至上級,由秘書部統(tǒng)一處理.不得直接送至領導

本人)

9.關于各級黨政機關辦公廳(室)的行文問題.(下發(fā)的文件,對授權的機關和領導人不作說明.以授權名義下發(fā)的文件,對授權機關或領導人要在文件開頭加以說明)

10.經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,應視為正式公文依照執(zhí)行.十七.公告和通告的特點和差異：(重點)

向全世界發(fā)布，通告范圍小)

不代表法定機構的團體和個人也不能隨意發(fā)布通告，1981年恢復使用公告文種1993年取消了布告文種，)

十八.通知的類型:

1.發(fā)布性通知2.批轉(zhuǎn)性通知3.轉(zhuǎn)發(fā)性通知4.指示性5.任免性6.事務性通知

十九.批復的特點:針對性和指導性

二十:批復寫作要注意:

1.要先回應后批復.(收悉,收到..)

2.態(tài)度要鮮明,措辭要明確

3.要及時批復.二十一.函的類型:

1.商洽函2.請準涵3.問復函4.知照涵

二十二.會議紀要特點:1.紀要性2.約束性(不是所有會議紀要都有約束性)3知照性

二十三.計劃類文書的特點：1.目標的前瞻性 2.操作的預想性

二十四.計劃類文書的寫作:

1.分析情況要認真細致.2.確定目標的實事求是.2.措施步驟要切實可行4.條目要分明,語言要簡潔.二十五.總結和計劃是相對應，計劃在工作之前擬定,用以指導作用;總結完成工作之后進行,用以檢查計劃完成情況 認識計劃執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓.二十六.總結有下情上達和提高自身的作用.特點:1.回顧性2.經(jīng)驗性

二十七.調(diào)查報告的寫作:

1.深入細致是寫好調(diào)查報告的前提2.2.3.調(diào)查報告的格式:調(diào)查報告的標題有公文式標題和新聞式標題兩種形式.二十八.講話類文書的特點1.:口頭性2.直接性3.針對性4.情感性

二十九.簡報的一個突出的特點就是有獨特的報送.另,簡報需寫按語.建議類文書的特點:1.建議性2.說理性3.委婉性

三十.什么是公文處理?

廣義:運用科學的原則.程序和方法對機關公文的擬制.辦理.管理以及整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作.狹義:指機關內(nèi)文書工作人員所承擔的公文的收發(fā).登記.催辦.整理與保管等方面的具體工作.三十一.公文處理工作的特點:1.政治性2.時限性3機要性4.規(guī)范性

三十二.機關公文處理的原則:準確.及時.安全.保密,加強集中統(tǒng)一管理,堅持實事求是,按照行文機關要求和公文處理規(guī)定進行的原則.三十三.公文處理的具體要求:

1.4.,5.,6.,三十四.收文辦理程序有:1.簽收折封登記2.審核分發(fā)和傳閱3.擬辦批辦和承辦4.催辦查辦與注辦四步驟

三十五:公文登記的作用:

1.便于管理和保護文件,以防積壓和丟失.2.便于檢查和檢索文件

3.便于文件的統(tǒng)計和催辦工作

4.作為核對與交接文件的憑據(jù)

三十六登記的原則:方便文件的運轉(zhuǎn)和管理.發(fā)文程序有;1.擬稿.審核與簽發(fā)2.核發(fā)繕印與校對3.用印登記與分發(fā)

三十七.分發(fā)的原則和具體要求:

1.對那些方針政策性的,關系本機關工作全局的指揮性文件.或重大問題的請示,報告之類的文件,以及文書人員還不能判定應由哪個部門承辦的文件,均應先送辦公部門負責人或機關領導.2.對那些屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件,或早有指示規(guī)定和有規(guī)可循的例行

公文主,按主管業(yè)務的分工范圍直接分送給有關部門或承辦人.3.對來文機關答復本機關詢問的文件,要按本機關原發(fā)文的承辦部門或主管人分送.4.在文件份數(shù)少,閱辦閱知部門多的情況 下,應按先辦理,后閱知,先主辦,后協(xié)辦,先正職,后

副職的次序分送.5.公文的分發(fā)要建立登記交接制度.三十八.公文的審核要做到”六查”:

1.查是否需要行文,以什么名義行文.2.查文稿內(nèi)容與法律,法規(guī)和政策以及上級的有關規(guī)定是 否一致,與平行機關和本部門

已有的規(guī)定是否矛盾.3.查要求和措施是否明確具體,切實可行.4.查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽.5.查文字表述是否準確,簡練,條理清楚,標點使用是否正確,文字書寫是否規(guī)范.6.查公文格式是否符合規(guī)定.三十九:核發(fā)的內(nèi)容與要求:

1.文稿是否按規(guī)定程序報請有關領導人審批,審批手續(xù)是否完備.2.文稿中的人名.地名,時間.數(shù)字.引文和文字表述，密級.印發(fā)范圍,主題詞是 否明

確.恰當.標點符號計量單位,數(shù)字的用法及方種使用,公文格式是否符合規(guī)定.3.編排發(fā)文字號

4.對需要標明密級,緊級程度的公文進行標注.5.確定分送單位和印制份數(shù).四十.歸檔文件以“件”為單位進行裝訂。分類。排列。編號。編目。裝盒。

四十一.文件歸檔的意義:

1保持文件之間的有機聯(lián)第便于查找利用

2可以維護文件的完整與完全

3為檔案工作奠定了基礎

四十二.整理歸檔文件的基本原則:

1.2.區(qū)分文件的不同保存價值

3.文件的整理有分裝訂分類排列編號編目5步驟

第三篇：公文寫作與處理 筆記

公文寫作與處理 第一章公文公文即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效力與規(guī)范體式的文書，是進行公務活動的重要工具。公文的含義：1）公文形成的主體是國家機關及其即將出現(xiàn)或已出現(xiàn)的問題提出解決辦法和處理意見）；6）講究格式，規(guī)范性強（各個機關制發(fā)公文都應當按照規(guī)定的格式）。公文寫作的基本要求：1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律；3）在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法與邏輯；4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序；他社會組織；2）公文形成的條件是行使職權和實施管理；3）公文是具有法定效力和規(guī)范體式的文書；4）公文是進行公務活動的重要工具。公文是隨著階級、國家、文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著生產(chǎn)與管理活動的發(fā)展而不斷發(fā)展的。漢代以前，我國文書的載體材料一般為：金石、甲骨、青銅、竹木、縑帛等。公文的特點：1）公文有法定的作者（主要是以機關的名義或機關的某一部門的名義制發(fā)的）；2）公文有法定的權威（公文可以代表機關發(fā)言，代表制發(fā)機關的法定權威）；3）公文有特定的效用，即指公文的現(xiàn)實效用；4）公文有規(guī)范的體式（制發(fā)公文是一件極其嚴肅的，具有重要政治意義的工作）；5）公文有規(guī)定的處理程序（公文的制發(fā)和辦理都必須經(jīng)過規(guī)定的處理程序）。公文的作用：1）領導與指導作用；2）行為規(guī)范作用；3）傳遞信息作用；4）公務聯(lián)系作用；5）憑據(jù)記載作用。公文的分類：1）（按來源）對外和收來文件、內(nèi)部文件；2）（按行文關系）上行文、平行文、下行文；3）（按秘密程度和閱讀范圍）秘密文件、普遍文件、公布文件；4）（按制發(fā)機關的性質(zhì)）法律 法規(guī)文件、行政文件、黨的文件；5）（按內(nèi)容的性質(zhì)與作用）指揮性、規(guī)范性、報請性、知照性、記錄性文件）。公文的文種也就是每一份公文的名稱，它是根據(jù)發(fā)文機關的權限、發(fā)文機關和收文機關間的關系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。行政機關的公文文種有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復。黨的公文文種有14種：決定、決議、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。第二章公文寫作公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言體現(xiàn)機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文起草的組織可分別采用的形式：1）由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文；2）由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執(zhí)筆起草；3）由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆一人統(tǒng)稿貫穿成文。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在兩個方面：1）在思想內(nèi)容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強；2）在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。公文寫作的特點：1）被動寫作，遵命性強（公文不是憑撰寫者個人的興趣、意志決定的，而是在機關或組織的領導授意下以被動的方式進行）；2）對象明確、針對性強（公文寫作必須明確受文對象，公文內(nèi)容應當具有針對性）；3）集思廣益，群體性強（公文是集體智慧的結晶，這就是寫作過程的群體性）；4）決策之作，政策性強（公文的內(nèi)容既要符合黨和國家的方針政策，又要提出便于基層執(zhí)行的政策）；5）急迫之作，時限性強（公文是為解決現(xiàn)實問題，往往是對重大事情作出決策，對

5）要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。公文寫作的步驟和方法：1）明確發(fā)文主旨（中心內(nèi)容、文種、發(fā)送范圍和閱讀對象、發(fā)文的具體要求）；2）收集有關材料（收集、閱讀和研究有關的文件、深入下去，收集有關的實際材料）；3）擬出寫作提綱；4）認真起草正文（把握公文主題選好用好材料、觀點正確情況確實、內(nèi)容涉及的有關部門要經(jīng)過會商取得一致意見、文字表述要簡練交代問題要清楚）；5）反復檢查修改（關于主題、觀點、材料、結構及語言的修改）。公文寫作人員應具有的修養(yǎng)：1）政治素質(zhì)好（明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和鑒別力，要求自覺地在政治上同黨中央保持一致，要求嚴守紀律，嚴格遵守保密制度）；2）有一定的政策理論水平（政治理論水平的高低直接決定公文寫作的成敗）；3）熟悉業(yè)務和機關工作情況；4）有較寬的知識面（社會和自然科學知識、熟悉本單位的業(yè)務和機關工作情況）；5）有較好的文字功底。公文寫作人員加強修養(yǎng)的途徑：1）與時俱進，勇于創(chuàng)新；2）博覽群書、增長知識；3）深入實踐，勤學苦練。

第三章公文的體式與稿本公文的體式是指，公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。2 公文的文體，是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。通常在寫作上運用的表達方式有敘述、描寫、抒情、議論和說明五種。3 公文的語言特點：1）準確；2）簡明；3）莊重；4）得體（要求：適應行文的語體風格、分清上下級關系掌握好分寸、恰當運用公文的專業(yè)用語）。公文的構成要素：發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間、主題詞。公文的成文時間：1）在一般情況下，以領導人簽發(fā)時間為準；2）經(jīng)會議討論通過的，以會議通過時間為準；3）規(guī)范性公文以批準時間為準；4）兩上以上機關的聯(lián)合發(fā)文，以最后一個簽發(fā)機關的領導人的簽發(fā)時間為準；5）一般的日常事務性公文以它們的印發(fā)時間為準。公文標注主題詞應注意的問題：1）必須在公文主題詞表中選用主題詞；2）公文主題詞表中的類別標題不作主題詞用；3）主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞；4）一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容再對第二個主題內(nèi)容進行標引；5）在公文上標注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物；6）居左頂格3號黑體標在抄送機關上1行后用冒號。7 公文的稿本：1）公文的文稿：草稿和定稿（又稱原稿、底稿、正稿）；2）公文的文本，用途不同分為：正本、副本、存本、修訂本、試行本、各種文字文本。

第四章公文的行文規(guī)范按照一定的規(guī)定或準則來維護機關間的行文秩序稱為行為規(guī)范，其內(nèi)容包括：行文關系、行文方向與方式及行文規(guī)則三方面。確定行文關系的基本原則：1）國家行政機關的隸屬關系和職權范圍；2）黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍。機關間行文關系的劃分：1）同一系統(tǒng)的機關上下級間，構成領導與被領導關系；2）上級業(yè)務主管部門和下級業(yè)務部門間具有業(yè)務上的指導關系；3）非同一系統(tǒng)機關間，無論級別高低，它們僅僅是（公布后對下級機關和人民群眾的活動有指導、導向作用）；3）有約束力（其執(zhí)行是帶強制的）。決策的類型：1）指揮型；2）個案型（目的是引起注意或警惕，擴大正面影響縮小消極影響）；3）知照型。決議是經(jīng)領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。決議的特點：1）表達群體意志，是大多數(shù)或全體與會者意志的體現(xiàn)；2）有權威性和約束力，任何個人不能隨意改變決議也不能拒不執(zhí)行決議。決議的類型：決策部署型、結果公布型。決定和決議的關系：（聯(lián)系）兩者都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近側(cè)重于對重要事項的決策，一般性關系或稱不相隸屬關系；4）同一系統(tǒng)的同級機關間的關系屬于平行關系。公文的行文規(guī)則：1）注意隸屬關系，尊重機關職權；2）大力精減文件，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍；3）在一般情況下，黨政機關不得越級行文；4）牽涉到幾個部門的問題，部門間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文；5）行文必須正確確定主送機關和抄送機關；6）主送機關與公文文種要相互呼應；7）關于聯(lián)合行文的問題，聯(lián)合行文的各機關或部門必須是同級的；8）關于“請示”的行文問題，應當一文一事，一般只寫一個主送機關；9）關于各級黨政機關辦公廳（室）的行文問題（凡在自己職權范圍內(nèi)下發(fā)的文件，對授權的機關或領導人不作說明，直接敘述要講的事情即可；凡是授權以辦公廳（室）名義下發(fā)的文件對授權機關或領導人要在文件開關加以說明）；10）經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，應視為正式公文依照執(zhí)行。第五章機關法定公文的寫作（上）具有發(fā)布命令的領導機關：1）中華人民共和國主席、2）國務院、3）國務院各部、各委員會、4）縣級以上地方各級人民政府、5）鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。命令的特點：1）權威性（表現(xiàn)在兩方面：一是發(fā)布命令的必須是鄉(xiāng)以上級別的國家權力機關的執(zhí)行機關、二是命令的內(nèi)容重要且具有不可更改性）；2）指揮性（具有指揮下級機關或有關人員行動的功能）；3）強制性（命令的執(zhí)行具有強迫的因素）。命令的類型有：公布令又稱發(fā)布令或頒布令、行政令、嘉獎令。命令寫作的要求和具體方法：1）必須根據(jù)憲法、法律規(guī)定的權限范圍發(fā)布命令；2）要注意各類型命令寫作的共同點和不同點（內(nèi)容單一，一文一事篇幅較短、結構由標題、編號、正文、簽署構成）；3）語言要準確、凝煉、莊重、有力。議案，是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文。議案的特點：1）行文關系及辦理程序的法定性；2）行文內(nèi)容的單一性和可行性。議案的類型，根據(jù)身份的不同：1）由職能機構提出的議案（全國人大主席團、全國人在常委會、全國人大各專門委員會、國務院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院）；2）由人民代表大會提出的議案。議案寫作要注意三點：1）提出的問題重要且已具備解決的條件；2）要注意提出的權限和時限；3）要注意行文格式和辦理程序。決定是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。決定的特點：1）內(nèi)容重要（由領導集團或權力機構針對重要事項或重大行動，集體研究討論后作出的安排和部署）；2）政策性強

在文字表達方面風格也一致都要求準確鮮明、簡潔。（區(qū)別）1）形成的程序有異，決議須由議會通過而決定可由議會作出也可由領導機構在職權范圍內(nèi)作出；2）內(nèi)容的范圍有異，決議多半針對全局性問題，決定既可解決全局問題也有不少用以解決具體事項；3）發(fā)布形式有異，決議以會議名稱發(fā)布，決定可由會議名稱發(fā)布但多半以機關名稱發(fā)布。指示的特點：1）針對性；2）原則性（對于具體的工作方法，要發(fā)揮下級機關的主動性和創(chuàng)造性，不宜包辦代替）。指示的類型：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示；2）涉及局部問題，帶特殊性的指示。指示的寫作：1）標題一般由發(fā)文單位、事由、文種組成；2）正文一般由指示根據(jù)、指示事項、執(zhí)行要求組成。意見的類型：1）直接指導型（領導機關直接對重要問題發(fā)表意見用以指導下級的工作）；2）批轉(zhuǎn)執(zhí)行型（由職能部門提出經(jīng)領導機關同意，批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)各下級部門執(zhí)行）。意見的寫作：1）意見的標題，也是發(fā)文單位加事由加文種，但如經(jīng)上級機構批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面；2）意見的正文，開頭多半是提出意見的現(xiàn)實根據(jù)，后面則是對工作的具體要求及實施的原則、步驟、方法等。第六章機關法定公文的寫作（中）公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件；通告是機關、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知性文件。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項；通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。公告、通告的特點和差異：1）發(fā)布的公開性，兩者的內(nèi)容都是公開的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小；2）事項的重要性，都是代表政府或一定的機構發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發(fā)布；3）操作的嚴肅性，公告和通告均內(nèi)容重要而面廣，因而操作時必須嚴肅要嚴格按章辦事。3 公告、通告的類型：1）涉及法定事項的公告、通告；2）知照性公告、通告。公告、通告的寫作：1）符合權限一事一告；2）內(nèi)容明確語氣莊重（公開宣布較重要的事情，要有關人員知道或遵守，所以內(nèi)容一定要十分明確以免執(zhí)行時出現(xiàn)差錯，在宣布時，證據(jù)要莊重以免造成誤解）；3）注意格式。公報是公開發(fā)布重要決或重大事件的告知性文件。公報的類型：1）會議公報（用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定）；2）統(tǒng)計公報（發(fā)布國民經(jīng)濟和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計數(shù)字）；3）外交公報。公報的寫作：1）會議公報，如目的是公布會議結果，只要簡明扼要說明最后結果就行；如目的是傳達會議精神，就要根據(jù)會議內(nèi)容，作較詳細的分析闡述；2）統(tǒng)計公報，必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構發(fā)布；3）外交公報，涉及對外關系，其發(fā)布應遵循法定的審批手續(xù)和途徑。復，要本著急件急辦的原則，及時處理各類請示。函是機關間辦理日常公務的交往性公文。函的特點：1）形式靈活，適應性強；2）務實性強。函的類型：1）商洽函，用于機關間商洽工作、討論問題；2）問復函，用于機關間提出詢問和答復詢問；7 公報與公告的區(qū)別：從發(fā)布機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告；從內(nèi)容來說，宣布單獨事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計情況多用公報，宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。通知是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。通知的類型：1）發(fā)布性，用于發(fā)布行政規(guī)章及黨內(nèi)規(guī)章制度（使用條例、規(guī)定、辦法、守則等文種）；2）批轉(zhuǎn)性，用于上級批轉(zhuǎn)下級的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行；3）轉(zhuǎn)發(fā)性，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行；4）指示性，用于上級指示下級如何開展工作；5）任免性，用于任免和聘用干部；6）事務性通知，用于處理日常工作中帶事務性的事情。通知正文的寫作：1）發(fā)布性通知，只要寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就行了；2）批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件請貫徹執(zhí)行，如有意見需另起一段寫；3）指示性通知，先引言說明為什么要做這件工作，工作內(nèi)容和要求一般結合寫內(nèi)容多的要分條列出，最后小結對受文單位提出總的要求和希望；4）任免性通知，寫明什么權力機構任免什么人擔任什么職務就行；5）事務性通知，把周知或執(zhí)行的事寫清。通報是在一定范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤，傳達事項的告知性文件。通報的特點：1）周知性，即在發(fā)文范圍內(nèi)讓所有人都知道所通報的情況；2）指導性，通報應對讀者的思想、行為有指導、導向作用。通報的類型：表彰先進型、批評錯誤型、傳達事項型。第七章機關法定公文的寫作（下）報告是下級向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的特點：1）重陳述，報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況，事實和意見的陳述應當是報告的主要內(nèi)容；2）有主見，匯報者在報告中應當對所報告的事實提出自己的看法。報告的類型：1）（按內(nèi)容涉及的范圍）綜合報告（金屬例行報告）和專項報告（不定期的根據(jù)實際情況的需要而撰寫）；2）（按行文目的）呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。報告的寫作：1）陳述事實要清楚扼要；2）表達觀點要精練清晰；3）語言要簡潔樸實。2 請示是下級向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點：1）超前性，請求必須在辦事前；2）說明性，請求的目的在向上級說明情況請求幫助；3）單一性，請求必須堅持“一文一事”。請示的類型：請求批準類、請求幫助類、請求批轉(zhuǎn)類。請示的寫作：1）要遵守行文規(guī)則（一文一事、一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關、一般不得超級請示有特殊情況應當抄送被超過的上級機關、受雙重領導的向上級機關請求，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復）；2）理由要充分要求要合理；3）格式要正確語言要得體（標題要事由加文種，正文按請求理由、請求事項、結束語的順序?qū)懀Z氣既要委婉又要實事求是）。3 批復的特點：1）針對性，針對“請示”及請示的機關和問題；2）指導性，針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級工作有指導、規(guī)范作用。批復的類型：表態(tài)性批復、指示性批復。批復的寫作：1）要先回應后批復，批復正文的開關一定要表示來文已收到；2）態(tài)度要鮮明，措辭要明確；3）要及時批

3）請準函，用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準；4）知照函，用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。函的寫作：1）一事一函直陳其事，不要轉(zhuǎn)彎抹角說客套話；2）語言要平實、親切、自然。會議紀要是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。會議紀要的特點：1）紀要性，把會議的主要精神和議定事項經(jīng)歸納整理表述出來；2）約束性；3）知照性。會議紀要的類型：1）決議性會議紀要（多半是有一定權力的機構召開的研究工作的會議）；2）協(xié)議性會議紀要（由代表不同方面的不同機構聯(lián)合召開的商討共同關心問題的會議）；3）研討性會議紀要（只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就行）。會議紀要的寫作：1）一般是在會議結束后起草的，經(jīng)主管領導人簽字同意才算定稿，協(xié)議性會議紀要則要與會各方領導人都同意才能定稿；2）其標題常用“會議名稱加文種”；3）其正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結束語三個部分；4）會議紀要由會議主持機關撰寫，可在最后署機關名稱和撰寫日期，也可只在正文中寫出主持機關不另外署名。條例是由黨政領導機關制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動、行為等的法規(guī)性公文，于1987年首次定為行政法規(guī)名稱。條例和規(guī)定在黨的機關可作正式公文行文，在行政系統(tǒng)只能以“令、決定或通過”形式發(fā)布。條例和規(guī)定的區(qū)別：條例規(guī)范的范圍大，制定和發(fā)布的機構級別高，而規(guī)定規(guī)范的范圍較小，能夠制定和發(fā)布規(guī)定的機構的級別可高可低；從使用范圍說，規(guī)定比條例廣，很多局部的、具體的工作都可用規(guī)定，而條例規(guī)范的工作一般帶有全局性，不涉及過于細小的工作。條例和規(guī)定的寫作：1）草擬需遵循：（堅持四項基本原則，為改革、開放、搞活和社會主義現(xiàn)代化建設服務；符合憲法和法律及黨和國家的路線、方針、政策；實事求是；貫徹民主集中制，充分發(fā)揚民主）；2）起草條例和規(guī)定，應當對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理；3）條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，內(nèi)容較復雜的多用“章條式”，內(nèi)容較簡單的多用“條款式”；4）語言要準確、嚴密。第八章機關其他常用文書的寫作（上）規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企事業(yè)單位及各類組織機構。其包括：條例、規(guī)定、辦法、實施細則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等文種。其特點有：內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性。辦法是對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定，或是對法律、條例、規(guī)定等在執(zhí)行過程中某些方面的具體做法的補充規(guī)定。實施細則就是實施法律、法規(guī)的細小規(guī)則，是針對實施法律、法規(guī)時已經(jīng)或可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則。章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則。計劃類文書是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。其包括：規(guī)劃、綱要、計劃、安排等文種。其作用有：上情下達、下情上達、統(tǒng)一自

身步調(diào)。計劃類文書的特點：1）目標的前瞻性（任何工作計劃都有一個需要完成的預期目標，這目標不是任意確定的它必須服從更長遠的奮斗目標）；2）操作的預想性（可操作性，同時具有尚未經(jīng)實踐檢驗的預想性）。計劃類文書的類型：規(guī)劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作：1）分析情況要認真細致；2）確定目標要實事求是；3）措施步驟要切實可行；4）條目要分明語言要簡潔。5 提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關的情況；2）注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式（一般把“案由、提案人、理由、辦法“突出來頂格寫在每部分的開頭后面加冒號）。建議的寫作格式：標題、稱謂、正文、落款。建議的寫作要求：1）把握分寸要適度，建議的寫作要實事求是，要使建議在現(xiàn)實條件下行得通；2）4 總結的特點：1）回顧性，總結的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作；2）經(jīng)驗性，從具體工作中引出經(jīng)驗教訓以便為以后的工作提供借鑒。總結的類型：1）綜合性總結，是關系全局的總結，內(nèi)容涉及多方面的工作；2）專題性總結，內(nèi)容比較單一。總結的寫作：1）回顧工作情況要實事求是；2）總結經(jīng)驗教訓要著眼未來；3）綱目要清晰，文風要平實。總結的正文常見的寫法有：分層展開式，是一種縱式結構；綱目帶動式，是一種模式結構。調(diào)查報告的作用：提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務。調(diào)查報告的特點：1）針對性強，即調(diào)查報告寫作的目的很明確，都是針對定的現(xiàn)實問題寫的；2）紀實性強，調(diào)查報告的主要任務是提供與要解決的問題有關的事實，是真實的、確鑿的材料。調(diào)查報告的類型：新聞性、政務性、個案性調(diào)查報告。調(diào)查報告的寫作：1）深入細致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報告的主要任務；3）調(diào)查報告的格式：其標題有公文式（對象、內(nèi)容、文種）和新聞式（有單行和雙行兩種，形式比較多樣）。第九章機關其他常用文書的寫作（下）講話類文書的類型：講話稿、開幕詞 閉幕詞、歡迎詞 歡送詞 答謝詞。講話類文書的特點：口頭性、直接性、針對性、情感性。講話類文書的寫作要求：1）主題要鮮明、集中；2）材料要真實、新穎；3）而已要清晰、緊湊；4）語言要明白、生動。記錄類文書是指如實記錄有關內(nèi)容而形成的公務文書。其類型有：1）會議記錄；2）電話記錄；3）接待記錄；4）大事記（將本機關本部門工作的重大公務活動或重大事件按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書）。記錄類文書的特點：1）內(nèi)容的紀實性（是對有關內(nèi)容的實錄）；2）材料的直接性（是直接第一手材料）；3）語言的實錄性（一般不是作者的語言，而是如實記錄別人的語言）。大事記寫作要求：要記述“大”事；要客觀真實、要言簡意賅。簡報的特點：1）簡，在文字上要簡明扼要；2）快，在尊重事實保證質(zhì)量的前提下的“快”；3）新，立意要新、內(nèi)容要新。簡報類文書的寫作：1）報頭（簡報的正下方印上期數(shù)，期數(shù)左下方寫主編簡報的單位名稱，右下方寫印發(fā)的具體日期，再在下面加上一條紅線與主體隔開）；2）主體（由按語、標題和正文組成）；3）報尾（正文寫完后用一條黑線隔開）。簡報類文書的寫作要求：1）內(nèi)容要真實、確切；2）篇幅要短小；3）針對性、指導性要強。建議類文書可分為：1）議案；2）提案（是指，提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用）；3）建議（是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書）。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性。建議類文書的寫作：1）標題；2）案由；3）提案人（可寫在案由下方，也可放在正文后日期之前處）；4）理由；5）辦法；6）日期。

所列內(nèi)容要具體，易于落實；3）表述語言要精練，建議書的寫作只需言簡意明地把具體辦法和措施列出來。第十章公文處理工作從廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。公文處理工作的特點：1）政治性（直接關系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行）；2）時限性（表現(xiàn)在：凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理、有的公文的處理要講究適時、公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時間上的銜接）；3）機要性（指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程度的機密性及文書工作崗位的重要性）；4）規(guī)范性（指公文在形成、辦理、管理和整理歸檔過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范）。公文處理工作的作用主要指從公文的形成到公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關工作所發(fā)揮的作用，主要表現(xiàn)在：1）助手作用（有助于機關工作有條不紊地進行、提高機關工作的效率和效益、提高機關工作的水平）；2）紐帶作用（任何一個機關都不能孤立地存在，各機關間聯(lián)系的紐帶除當面談話研究工作及電話聯(lián)系外，還有公文）；3）查考作用（機關工作活動中形成的文件，辦理完畢后其中部分對日后工作還有查考作用，需轉(zhuǎn)化為檔案保存）。公文處理工作的基本任務：科學地組織機關的文書工作、及時準確地處理機關的往來公文、有條理地安全地運轉(zhuǎn)公文、完整地保管公文、正確地發(fā)揮公文的作用、有效地推進機關工作、為機關領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。公立處理工作的組織包括：組織機構、組織領導、組織形式。

A公文處理工作的組織機構：1）對于一些較大的機關來說，歸機關的辦公廳（室）領導；2）對一些較小的機關或者基層單位來說，一般中要在辦公室設一兩個專職或兼職的文書即可；3）對一些企業(yè)單位來說，大中型的可在辦公室內(nèi)設文書科或秘書科等，而小型的只須在辦公室內(nèi)設專、兼職文書即可。

B公文處理工作的組織領導：1）從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統(tǒng)的文書工作；2）從一個機關來說，由本機關的秘書長或辦公廳（室）主任負責領導；3）從上下級機關的關系來說，上級領導機關對其所屬的機關、單位具有業(yè)務指導的責任；4）從機關主要業(yè)務職能部門來說，可責成一名秘書分工負責公文處理工作；5）對機關檔案部門來說，它對機關的公文處理工作也負有一定的指導責任。

C公文處理工作的形式：1）集中式（指在一個機關內(nèi)除文件的承辦外，公文處理的各個基本環(huán)節(jié)都集中在辦公室來進行）；2）分工式（指將一個機關的公文處理工作分別由機關的辦公廳（室）及各業(yè)務機構的公文處理部門或?qū)！⒓媛毼臅止へ撠熯M行），分工式又可分為兩種情況：按文件內(nèi)容和職責分工、按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工。公文處理工作形式的選擇應考慮的情況：1）機關的工作性質(zhì)、任務和職權范圍；2）機關內(nèi)部組織機構設置的層次、數(shù)量；3）機關收發(fā)文件數(shù)量的多少；4）機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近；5）機關工作人員的數(shù)目和機關文書的配備等。公文處理工作的要求：1）準確、周密，確保質(zhì)量；2）及時、迅速，注重時效；3）做到安全可靠，確保機密；4）加強集中統(tǒng)一管理：5）堅持實事求是，遵規(guī)守紀按行文機關要求和公文處理規(guī)定進行；6）精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。第十一章公文辦理程序公文辦理程序指，公文在機關內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。主要有：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。簽收公文應做到“四查清”：1）查清信封或封筒上的收文機關名稱是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；2）查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致；3）查清文件封口是否破損包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況應及時追查原因；4）查清文件的登記件數(shù)與有件數(shù)是否相符。公文登記的作用：1）便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；2）便于檢查和檢索文件；3）便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；4）作為核對與交接文件的憑據(jù)。收文登記的形式：1）簿冊式（優(yōu)點是：容易保存，適宜按時間順序進行登記）；2）聯(lián)單式（優(yōu)點是：可減少重復登記的某些項目，簡化登記手續(xù)）；3）卡片式（優(yōu)點是：能適應使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進行分類排列）。分發(fā)亦稱分辦，是指文書在文件拆封登記后，按文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。分發(fā)的原則和具體要求是：1）對那些方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的指示、報告類的文件，及文書還不能判定應由哪個部門承辦的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導；2）對那些屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，直接分送有關部門或承辦人；3）對來文機關答復本機關詢問的文件，原來是哪個部門請求、詢問或要求下級報送的，復文就分送哪個部門閱辦；4）在文件人數(shù)少閱辦閱知部門多的情況下，就按先辦理后閱知、先主辦后協(xié)辦、先正職后副職的次序分送；5）公文的分發(fā)要建立登記交接制度。傳閱文件應注意：1）傳閱的順序；2）傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞；3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領導批示時，要按指示意見進行處理；4）每份傳閱文件都應由文書部門在文件首面附上《文件傳閱單》由閱看人員在上面簽注姓名和日期。7 擬辦是指，對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。做好擬辦工作的要求：1）擬辦前要認真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求，弄清來文的背景查明問題的癥結所在，以便有針對性地提出切實要行的擬辦意見；2）要清楚地掌握有關政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定；3）要熟悉業(yè)務；4）擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響；5）擬辦意見的文字要簡明扼要，擬辦意見之下要簽署擬辦人姓名和擬辦日期。批辦是指，機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的內(nèi)容有：1）提出處理該份文件所

述問題的原則和方法；2）提出并指明負責承辦該文件的單位或承辦人，規(guī)定承辦的時限；3）凡是需要兩個單位或人員共同承辦的，須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人具體執(zhí)行；4）各項批辦意見，均應著重地填寫《公文處理單》的“批辦意見”欄內(nèi)，并簽署批辦人姓名和批辦日期。承辦，指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。它既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。承辦需注意：1）對有領導具體指示的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按領導的意圖及時辦理不得延誤推諉；2）一般性公文就根據(jù)有關的文件精神、有關規(guī)定或按以前的慣例酌情辦理；3）對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復文請有關部門會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后再報請機關領導審批；4）復文需經(jīng)領導人審定的，要將有關文件材料一并附上，以保證領導能全面掌握情況，作出正確的判斷和決策。10 催辦指，那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求及時對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作應注意：1）要明確催辦范圍；2）要將催辦落實；3）要建立和加強公文催辦工作的組織機構。查辦指，文書人員協(xié)助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，及對某些問題進行查處、解決的一項承辦性工作。查辦的工作程序：1）閱讀有關材料，為查辦立項作準備；2）查辦立項（確定查辦的事由、明確辦理要求、指明承辦單位或承辦人、規(guī)定完成時限、提出辦結后的反饋要求）；3）查辦的辦理（一種是轉(zhuǎn)出交辦，一種是由查辦人員直接承辦）；4）查辦的結果與反饋（1肯定的，即反映問題屬實按規(guī)定作了處理、2否定的，即反映問題失實，向指示人當事人說明了情況、3部分肯定部分否定、4事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片。）5）整理歸檔。12 注辦指，對公文承辦的情況和結果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦的內(nèi)容有：1）一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后文書應注明閱畢的日期；2）需要辦理復文的文件，辦完后要注明“已復文”并注上復文的日期和文號；3）用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接話人等，并由承辦人簽字；4）不需復文的要注明“已辦、已閱、已摘記”等。發(fā)文辦理程序的環(huán)節(jié)：擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)。擬稿是指，公文承辦人根據(jù)領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。審核指，公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)前，對公文的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查。公文的審核要做到“六查”：1）查是否需要行文，以什么名義行文；2）查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策及上級的有關規(guī)定是否一致，與平等機關和本部門已有的規(guī)定是否矛盾；3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；4）查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；5）查方案表述是否準確、簡練、條理清楚，標點是否正確文字書寫是否規(guī)范；6）查公文格式是否符合規(guī)定。簽發(fā)需注意：1）必須確認是自己職權范圍內(nèi)的有關公文才有權簽發(fā)，不可超級；2）以機關內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)；3）在簽發(fā)文件時，須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審閱修改，對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性負完全責任；4）文件經(jīng)簽發(fā)人審批發(fā)出時，簽發(fā)人應在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫上“發(fā)、印發(fā)、急發(fā)”等字樣，并署全名及年月日；5）聯(lián)合發(fā)文，一般由主辦該公文的單位負責，送請有關聯(lián)署機關或部門的領導人會簽。核發(fā)的內(nèi)容與要求：1）審批意見是否明確，審批人員是否簽署全名及時間等；2）文稿中的文種、格式、內(nèi)容等是否正確；3）編排發(fā)文安號；4）對需要標明密級、緊急程序的公文進行標注；5）確定分送單位和印制份數(shù)。繕印需注意的問題：1）要忠于原稿，如發(fā)現(xiàn)原稿有不當之處須經(jīng)過秘書或辦公部門同意才能更改，不允許擅自改動；2）文字無誤、設計美觀大方、格式排版合要求、便于閱讀辦理；3）不要出現(xiàn)末頁無正文的現(xiàn)象；4）要注意保密；5）公文的繕印要建立登記制度。校對，指將公文的譽寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領導簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消除書寫、打字上同保存價值（凡是反映社會歷史發(fā)展和記錄機關主要職能活動、反映機關基本歷史面貌的重要文件，所起的作用和保存價值就必然要大一些；而機關工作活動中所形成的一般性文件相對而言就小些，甚至沒有保存價值）。

6歸檔文件整理的質(zhì)量要求：1）歸檔的文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的應予復制；2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。7 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應做好：更新觀念，增強改革意識、提高人員素質(zhì)、加強硬件建設，即加大對現(xiàn)代化基礎設施的投入、注意新舊整理方法的銜接。歸檔文件整理的工作步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。以件為單位進行裝訂時應注意：的錯誤。用印指在印好的文件上加蓋機關印章。用印需注意：1）必須以機關領導或部門負責人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印；2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒；3）兩個以上機關或部門聯(lián)合下發(fā)的發(fā)文，都要加蓋印章；4）公文用印一定要與制發(fā)公文的機關部門或單位相一致；5）公文用印要核實份數(shù)，超過份數(shù)不能蓋印。封發(fā)文件應注意：1）先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進行分裝；2）收文機關的郵編地址、名稱要在發(fā)文的信封上寫準確；3）發(fā)文如系密件、急件、新啟件，凡文稿上沒注明的須分別注明，并在封套上加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟；4）文件封裝后應及時發(fā)送，發(fā)送方式按文件性質(zhì)分別采取郵遞、機要交通傳遞和專人傳遞；5）會議發(fā)放的文件，凡怒放帶回的也要發(fā)行簽字手續(xù)，并應向與會者所在單位發(fā)出“會議文件目錄”，以加強對會議文件的管理。第十二章公文的整理（立卷）與歸檔歸檔文件整理是指，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件整理工作的意義：1）它能夠保持文件間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用；2）可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管；3）歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎，它既是公文處理工作的最后一道工序又是檔案工作的起點。實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性：1）可充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務，提高歸檔文件整理的質(zhì)量和工作效率；2）可有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整及保守黨和國家的秘密；3）文書部門可暫時保存當年的文書，有關人員平時查閱比較方便也便于平時文件的收集與整理；4）可促進機關檔案工作，提高機關檔案管理水平，更好地為機關工作服務。選擇機關公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應考慮的相關因素：1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理；2）對整理（立卷）一切所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求；3）要考慮機關辦公地點的分布情況；4）要考慮文書人員的數(shù)量和配備情況及他們對業(yè)務的熟悉程度。歸檔文件是指，立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。其含義可從幾方面來理解：1）指出了歸檔文件的來源和范圍；2）應于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔；3）應于歸檔的文件須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件的整理的基本原則：1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機聯(lián)系；2）區(qū)分文件的不

1）對“件”內(nèi)文件進行排列；2）對用紙規(guī)格需按A4型紙的尺寸加以折疊，但應盡量減少折疊層次折痕應處于文件、圖表字跡外取齊右邊和下沿；3）裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行必要的修整；4）裝訂前，應將“件”內(nèi)各項按一定方式對齊；5）裝訂服務器須符合檔案保護要求。9 歸檔文件的分類：1）按分（分時，一般應以文件簽發(fā)日期為準，據(jù)以判定文件所屬）；2）按保管期限分（永久（50年以上）、長期（15-50年）、短期（15年以下）；3）按機構（問題）分（機構分類法和問題分類法）。歸檔文件目錄的具體填寫要求：1）件號：填寫室編件號；2）責任者即文件的發(fā)文機關或署名者；3）文號，一般由機關代字、年份和序號組成；4）題名即文件的標題；5）日期即文件的形成時間；6）頁數(shù)，以件為單位填寫總頁數(shù)用于統(tǒng)計和核對；7）備注，用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。歸檔文件目錄一般要打印三份，其中一份隨文件入盒，一份承受歸檔文件向檔案館（室）移交，一份留存?zhèn)洳榭肌n案盒的內(nèi)容：全宗號、、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。裝盒要求：不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒，裝盒時應視文件的多少選擇檔案盒的厚度。歸檔范圍，凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務部門整理、立卷后，應定期向檔案部門歸檔。歸檔時限，機關文書部門或業(yè)務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。歸檔要求：1）應歸檔的文件材料齊全、完整；2）文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；3）歸檔的文件材料，應保持它們間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。

第四篇：公文寫作與處理的串講資料整理

公文寫作與處理的串講資料整理

P8公文的特點

P14公文的分類

P30公文寫作的特點

P35公文寫作的步驟與方法

P49說明的要方法有哪些？

P５４公文的特定用語

Ｐ１０３機關之間行文關系的劃分

Ｐ１０４公文的行文方向與方式：下行文，上行文，平行文

Ｐ１０７行文規(guī)則的主要內(nèi)容歸納起來有哪幾個方面？

Ｐ１１０有關“請示”的行文問題

Ｐ１１２經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，應視為正式公文依照執(zhí)行

Ｐ１１６命令的特點

Ｐ１３６決議和決定的不同在于哪幾個方面？

Ｐ１４７公告、通知的特點和差異

Ｐ１７７請示的特點

Ｐ１８０請示的寫作應注意哪幾點？

Ｐ１８７函的類型

Ｐ２１９總結的寫作的要求

Ｐ２７３公文寫作處理工作的作用

Ｐ２７５公文處理工作的基本任務

Ｐ２８２公文處理工作的具體要求

Ｐ２９１收文辦理程序有哪些？

Ｐ２９２公文登記的原則和作用主要是哪些？

Ｐ２９９發(fā)文的原則和具體要求是什么？

Ｐ３０４承辦

Ｐ３１２公文的審核要做到“六查”

Ｐ３１５核發(fā)的內(nèi)容與要求

Ｐ３３４應該整理（立卷）的文件材料的范圍

Ｐ３３６不需要立卷歸檔的文件材料的范圍

Ｐ３４０歸檔文件的整理的基本原則

Ｐ３４５推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應當做好哪幾個方面的工作？ Ｐ３４６歸檔文件整理的工作步驟

Ｐ３５５歸檔文件目錄封面式樣

P3985,6,8

第五篇：自考“公文寫作與處理”名詞解釋

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自考“公文寫作與處理”名詞解釋

甲骨文書：在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。它是書刻在甲骨上的商代后期五室占卜活動的記錄文字，即“甲骨卜辭”。

尚書：自商周戰(zhàn)國期間長期匯集而成的＜書＞，漢初稱之為＜尚書＞，即上古之書。這是我國最早的一部政治文件匯編本。

公務文書：是指國家機關及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發(fā)出文件以及機關內(nèi)部所使用的文件材料。

公文法定的作者：是指依據(jù)憲法和其他有關法律、章程、決定成立的并能以自己的名義使法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關、組織或代表機關組織的領導人。

行文單位：指能在自己的職權范圍內(nèi)制發(fā)文件的機關、部門或單位。

對外文件：簡稱發(fā)文。是指本機關（或部門）擬制的向外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關的文件。

收來文件：簡稱收文。是指由外機關擬制的，作為傳達其自身機關的意圖，發(fā)送到本機關（或部門）來的文件。

內(nèi)部文件：就是指制發(fā)和使用都限于機關內(nèi)部的文件。

上行文：是指下級機關、下級業(yè)務部門向它所屬的上級領導機關和上級業(yè)務主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。

平行文：是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。

下行文：是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。

秘密文件：是內(nèi)容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。

普通文件：是相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。

公布文件：就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。

法規(guī)文件：是指由中央和地方各級權力機關、行政機關所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。

法律文件：是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強制力來保證其實施的行為規(guī)則，是實行階級專政的一種工具。

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法令文件：是指根據(jù)憲法的有關規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務院總理的名義發(fā)布的。

行政法規(guī)與規(guī)章文件：行政法規(guī)是國務院為領導和管理國家各項行政工作，根據(jù)憲法和法律及有關規(guī)定制定的政治、經(jīng)濟、教育、科技、文化、外事等各類法規(guī)總稱。這里所說的行政法規(guī)與規(guī)章文件，除國務院制定的行政法規(guī)外，還包括各種地方性法規(guī)，部門規(guī)章和地方人民政府規(guī)章。

行政文件：主要是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。

黨的文件：是指由中國共產(chǎn)黨的機關、組織形成和使用的文件，反映黨的領導、黨的工作和黨的建議等活動。

指揮性公文：是指上級領導機關對下級機關或群眾發(fā)出的用以領導和指導工作的公文。

規(guī)范性公文：是指由機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強和規(guī)范性和強制性，例如條例、規(guī)定、辦法、細則、章程、規(guī)則等。

報請性公文：是指下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。如報告、請示等。

知照性公文：是指機關單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機關單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。如公報、公告、知照性通知、通報、函等。

記錄性公文：是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。

公文格式代碼：又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標記符號，由九位阿拉伯數(shù)字組成，標識于文件首頁發(fā)文機關版頭左上角。

印制順序號：又稱公文份號，是指依據(jù)同一文稿印刷若干份時每份的順序編號。

秘密等級：簡稱秘級，是指公文秘密程度的等級，分絕密、機密、秘密三級。

緊急程度：是對公文送達和辦理的時間限度。

收文處理標記：包括收文機關名稱、收文編號、收文時間、檔號等項目。

發(fā)文機關版頭：簡稱“文頭”。文頭是發(fā)文機關用來制發(fā)正式文件時使用的有固定格式的發(fā)文機關標識。

發(fā)文字號：是指由發(fā)文機關編排的文件代號。

簽發(fā)人姓名：是表示公文生效并對該公文內(nèi)容鄭重負責的一個標志。

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公文標題：由發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。

題注：是指對公文標題的注釋說明。

正文：是公文的主體部分，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，是公文的核心。

主送機關：是指對主要受理公文的機關。

無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標識（即落款、印章與成文日期）與正文不能同在一個頁上而出現(xiàn)分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。

附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數(shù)的。

成文日期：是指文件形成的時間。

機關印章與領導人簽署：機關印章是公文制發(fā)機關對文件生效負責的憑證；領導人簽署是指發(fā)文機關領導人在公文正本的落款處，本人職務名稱的后面簽字或蓋章，以證實文件的效用。

注釋或特殊要求說明：是用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項。

閱讀（傳達）范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對象。

主題詞：是指能夠準確表達公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。

抄送機關：是指除主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關機關。

印發(fā)說明：又稱印制版記，是指文件制發(fā)（含翻印）情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。

頁碼：是指公文每一張頁的順序編號。

文稿：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。

草稿：是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。

定稿：又稱“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領導人簽發(fā)或者會議討論式通過的最后完成的定型文稿。

文本：同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本些法規(guī)文 博導自考遠程班,助你自考快速通關!www.tmdps.cn

件又有試行本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

正本：根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點是蓋有發(fā)文機關的印章或領導人的親筆簽署，以證實文件的效力。

副本：又稱抄本。凡是根據(jù)公文正本復制、謄抄的其他稿本稱為副本。

存本：是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印刷本。

修訂本：是指對于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實行一個時期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。

試行本、暫行本：大多用于一些法規(guī)性文件，在制發(fā)機關認為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時期的實踐檢驗，再行修改時所使用的文本。

各種文字文本：第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領導機關發(fā)文往往是同一份文件同時使用漢字文件和少數(shù)民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。

命令：簡稱令，是領導機關頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

公布令：也可稱為發(fā)布令或頒布令，它適用于國家公布法律，國家行政機關發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。

嘉獎令：是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發(fā)布的命令。

議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文。

決定：是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。

個案型決定：對某些性質(zhì)重要、影響較大的個人或事件作出的決定，目的是引起注意或警惕，擴大正面影響，縮小消極影響。

決議：是經(jīng)領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。

指示：上級機關對下級機關指導工作的公文。

意見：是黨政機關對重要事項發(fā)表的對工作有指導性質(zhì)的文件。

公告：是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。

通告：是機關、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知性文件。

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涉及法定事項的公告、通告：在憲法、法律、法規(guī)賦予的權力范圍內(nèi)，有關機構可以發(fā)布公告、通告，規(guī)定一些事項，有關人員必須遵守。

知照性公告、通告：這類公告、通告發(fā)布的目的，只是讓群眾或者有關人員知道，并不需要大家去遵守或者執(zhí)行。

公報：是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。

會議公報：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。

統(tǒng)計公報：用來發(fā)布國民經(jīng)濟和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計數(shù)字。

外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方的觀點及取得的共識。

通知：是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。

發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。

批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機關批轉(zhuǎn)下級機關的公文（如請示、報告等）給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行。

轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關人員，讓他們周知或執(zhí)行。

指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。

任免性通知：用于任免和聘用干部。

事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情。

通報：是在一定范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤、傳達事項的告知性文件。

表彰先進型通報：用于表彰個體或群體的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。

批評錯誤型通報：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質(zhì)，指明應吸取的教訓。

傳達事項型通報：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時能做到心中有數(shù)。

報告：是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。

綜合報告：多屬例行報告，即每隔一定時間，如一季、半年、一年，下級必須將工作情 博導自考遠程班,助你自考快速通關!www.tmdps.cn

況全面向上級匯報一次。

專題報告：是就某件事或某個問題專門寫的報告，多半是不定期的，根據(jù)實際情況的需要而撰寫。

請示：是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。

批復：是答復下級機關請示事項的指示性公文。

表態(tài)性批復：主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。

指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級工作的性質(zhì)。指示性批復的作用相當于“指示”，下級必須遵照上級批復的精神執(zhí)行。

函：是機關之間辦理日常公務的交往性公文。

商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題，如商量業(yè)務培訓、人員調(diào)動、信息交流、物質(zhì)供應等等。

問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問，如疑難詢問、調(diào)查詢問、統(tǒng)計詢問等等。

請準函：用于向沒有錄屬關系的有關主管部門請求批準。

知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。

會議紀要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。

條例：是由黨政領導機關制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動、行為等的法規(guī)性公文。

規(guī)定：是各級黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。

規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機構。

辦法：是對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。

實施細則：就是實施法律、法規(guī)的細小規(guī)則，它多半是主管部門實施法律、法規(guī)時已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則，目的是加強法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實施。

章程：是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。

守則：是特定范圍內(nèi)的全體成員必須遵守的行為準則。

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計劃類文書：是機關團體為達到某一目標或完成某一任務，對目標達到、任務完成前特定時段工作的設計和安排。

規(guī)劃：實現(xiàn)目標的期限較長，往往是五年、十年、二十年，甚至更長的計劃類文書。

計劃：實現(xiàn)目標的期限較規(guī)劃短，以計劃和一年以內(nèi)的短期計劃為多的計劃類文書。

安排：指較短時間段內(nèi)對工作的具體安排。

總結：是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。

綜合性總結：是關系全局的總結，內(nèi)容涉及多方面的工作。

專題性總結：只就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結，內(nèi)容比較單一。

調(diào)查報告：是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后利用調(diào)查材料寫成的書面報告。

新聞性調(diào)查報告：多半由新聞工作者調(diào)查采訪后寫成，內(nèi)容一般是社會普遍關注的問題或他們在采訪過程中發(fā)現(xiàn)的問題。

政務性調(diào)查報告：一般由政府工作人員調(diào)查后寫成，調(diào)查內(nèi)容、范圍由領導機關決定，目的是為制訂方針政策、法律法規(guī)，解決工作中的種種問題，提供可供決策參考的情況。

個案性調(diào)查報告：針對工作中遇到的特殊個案寫成的調(diào)查報告，目的是為解決問題提供事實根據(jù)。調(diào)查人員一般臨時組織，涉及專業(yè)技術的還要請專家學者參加。

講話類文書：就是人們在各種特定的場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱。從廣義上說，它不僅包括領導同志在各種會議和群眾集體上發(fā)表講話時的文稿，也包括只代表個人意見的、以群眾身份所作的各類講話的文稿，它是在公眾場合經(jīng)常使用的文書。

講話稿：通常是指各級領導在各種會言上宣讀的文稿。

幕詞：是在大會開始時，由主要領導人向大會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題和議程、向與會代表提出希望的書面文稿。

閉幕詞：是在大會結束時由主要領導人向大會宣傳的概括大會主要精神、總結大會成果、指出會后努力方面的文稿。

歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的五種講話類文書。

歡送詞：是送別客人時表達良好祝愿的一種講話類文書。

答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話類文書。

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會議記錄：是如實記載有關會議基本情況和主要內(nèi)容的文書。

電話記錄：是在用電話處理公務時，記載有關通話內(nèi)容的文書。

接待記錄：是指在接待群眾來訪時，記載有關接待內(nèi)容的文書。

大事記：是將本機關本部門工作的重大公務活動或重大事件按年、月、日的先后進行如實記載的一種記錄性文書。

簡報：就是簡明扼要的書面報告。

簡報類文書：是用于匯報工作、反映問題、交流經(jīng)驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。簡報類文書只是一種統(tǒng)稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報”、“動態(tài)”、“信息”、“工作通訊”、“情況通報”、“情況反映”、“內(nèi)部參考”、“摘報”等。

會議簡報：即專門報道、交流有關重要會議的內(nèi)容和情況的簡報。

工作簡報：就是反映本部門、本系統(tǒng)各方面工作情況的簡報。

提案：是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

建議：是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

公文辦理程序：就是指公文在機關內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。

收文：是指機關文書部門收進外單位發(fā)來的文件材料。

收文辦理：是指文書部門收到材料后，在機關內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。

收文辦理程序：組成收文辦理這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。

簽收：是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。

登記：就是指需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收發(fā)和處理。

分發(fā)：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

傳閱：是指單位或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關各位領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

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輪幅式傳閱：傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪幅式傳閱”。

擬辦：是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。擬辦意見可根據(jù)來文的情況分別由辦公部門負責人或業(yè)務部門承辦人提出。

批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

催辦：是指根據(jù)承辦時限的要求，及時地對那些必須辦理答復的文件承辦的情況時行督促和檢查。

查辦：是指文書工作人員協(xié)助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。

注辦：是指對公文承辦的情況和結果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

發(fā)文：是指機關文書部門根據(jù)本機關的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復印的文件材料等。

發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運行過程。

擬稿：是公文承辦人員根據(jù)領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)之前，對公文的內(nèi)容、體式進地的全面審核和檢查。

簽發(fā)：是指機關領導人對文稿的最后審批。

核發(fā)：是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。

繕印：是指對已經(jīng)簽發(fā)的公文定稿進行印刷。

校對：是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領導簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和消除書寫、排字上的錯誤。

用印：是指在印好的文件上加蓋機關印章。

發(fā)文登記：與收文登記一樣，主要是為了便于對文件的管理和查找等。

封發(fā)：是指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。

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公文立卷：是指機關文書部門將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

案卷：是指有關某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。

文書部門立卷制度：指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。

問題特征：是指文件材料的內(nèi)容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質(zhì)等具有的共同特點。

時間特征：是指文件形成的時間和文件內(nèi)容所針對的時間。

名稱特征：又稱文種特征，是指公文文種的名稱。

作者特征：是指制發(fā)文件的機關、單位或個人。

地區(qū)特征：又稱地理特征，指的是文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。

通訊者特征：是指文件的收發(fā)或問答雙方。

立卷類目：也稱歸卷類目、案卷類目。

編制立卷類目：是指機關文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據(jù)本機關工作活動的規(guī)律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。

平時歸卷：是指機關的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內(nèi)。

調(diào)整卷定：是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作。

卷內(nèi)文件排列：是指將每個案卷內(nèi)的文件按照一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個固定的位置。

案卷標題：也稱案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。

案卷編目：是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎上，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。

卷內(nèi)文件目錄：是案卷的組成部分。

卷內(nèi)備考表：是用以注明卷內(nèi)文件材料需要說明的情況的表格，以備案卷移交檔案部門管理人員和查檔人員對此卷有一概括了解。

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案卷封皮：是指用以保護卷內(nèi)文件、標注案卷內(nèi)容的卷皮，用牢固厚實的牛皮紙統(tǒng)一制作，使用毛筆正楷字填寫，起醒目作用，并便于長期保存。

全宗號：是檔案館指定給立檔單位的編號，在一個檔案館內(nèi)全宗號不能重復。

目錄號：是全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在一個全宗內(nèi)案卷目錄號不能重復。

案卷號：是目錄內(nèi)案卷的順序編號，在一個案卷目錄內(nèi)案卷號不能重復。

案卷目錄：是對經(jīng)過分類排列和編號的案卷進行登記所形成的。