第一篇：公文處理基礎知識講課提綱

公文處理基礎知識講課提綱

公文處理是秘書部門一項最常見、最經常的基礎性工作，也是秘書部門最原始和永恒的職能。古往今來，統治階級執政掌權，無不需要公文手段和工具，公文處理不管是現在還是將來仍然是為執掌政權、實施領導服務的秘書部門最基本的任務之一。1996年5月，中央辦公廳在1989年《條例》的基礎上又發布了新的《中國共產黨機關公文處理條例》，2000年8月，國務院辦公廳在1993年《辦法》的基礎上也出臺了《國家行政機關公文處理辦法》（以國務院文件形式發布）。公文處理分收文處理和發文處理。收文處理指收到外部送達本機關、單位公文后，對其進行拆封登記，直到閱辦完畢立卷歸檔的整個過程。發文處理指公文從擬稿到審批直至發出和立卷歸檔的整個過程。

一、公文處理基本知識

所謂公文，就是公務文書，是黨政機關、企事業單位和一切社會團體在處理公務時所形成的有現行功用、法定效力和特定體式的文字材料。《條例》和《辦法》規定了黨政機關公文的法定性質。《條例》第一章第二條指出：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。”《辦法》第一章第二條指出：“行政機關的公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”黨政機關公文的法定性決定了它的固有特性，在實際工作中必須嚴格遵循其內在規律。公文有五個特點：一是特定的作者（必須是依法成立并能以其名義行使權力和擔負義務的組織和個人）、二是特定的讀者（公文的閱知者是定向的）、三是特定的屬性（鮮明的政治性和強烈的政策性）、四是特定的體式（它是從維護黨政機關文件的嚴肅性和處理公文便利的角度確定的，包括統一的文種、結構、用紙、文面格式及文書處理的程序和制度等）、五是特定的權威（體現的是黨和國家機關的意志，一經發布，就具有約束力，有的還具有和法律同等的權威，任何組織和個人必須嚴格遵守，不得違背）。公文處理是一個動態的過程，它包括公文的擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作，也就是我們平時所說的文電工作。公文處理要堅持實事求是的原則，嚴格按程序和有關規定進行，做到準確及時、安全保密。公文處理工作是各地區各部門辦公（室）廳系統的一項基本業務（日常工作），是確保機關正常運轉的一項很重要的工作，長期以來，各地區各部門對公文處理工作高度重視，制度完善、管理嚴格、運轉高效。電子公文按電子公文收文處理。

（一）收文處理

收文處理（辦理）是各級黨政機關秘書部門的一項經常性、基礎性工作。我們收到上級機關或相關單位送達本機關的公文（文件、機要信函、內部刊物等），要經過簽收、清點、登記、擬辦、呈批（傳閱）、交辦轉辦、辦復、歸檔等辦理過程。

1.簽收。文件管理人員從機要投遞員或本單位收發員手中接收給本機關的文件（上級平級下級）時，應在對方的送文登記簿上簽字。簽收前，要對投遞單上寫的收文單位和編號與文件袋（機要信封）上的收文單位和編號進行認真核對，看它們是否一致。電子公文簽收后應按要求向發文機關反饋信息。

2.清點。文件管理人員拆開文件袋（機要信封）后，要對照發文通知單，對收到的文件進行認真清點核對。一是核對文號、份數、密級、起止號與發文通知單是否一致；二是核對發文通知單編號是否相連，以及文件發出日期與收到日期的間隔時間是否正確，傳遞途中有無延誤現象等，如發現問題要及時與來文單位或文件投遞單位聯系，查明原因并商定處理辦法。3.登記。收文單位要配置專門的收文登記本（網上辦公要有可靠程序），對收到的來文最好能分門別類及時、準確、完整地進行登記，包括收文日期、來文單位、文號、文件標題、密級、份數、閱讀范圍等等。

4.擬辦。收文單位要印制專門的“收文處理單”，負責公文處理的秘書人員就文件的傳達、閱讀、分發、貫徹落實等問題逐件提出擬辦建議或預案，并填寫在“收文處理單”上，連同文件一并報分管領導和主管領導審定。如：上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件、本機關所屬部門或下級機關機關主送本機關的請示件、平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件，還有些重要或機密性較強的文件雖不需辦理，但要提出閱讀或分發意見。已固定或文件中已明確分發范圍和處理辦法的文件，按原規定或慣例辦理，不需另提出擬辦意見。

5.呈批、傳閱。公文處理人員提出擬辦意見并經分管領導審批后，就要按擬辦方案或主管領導批示意見，呈送有關領導同志審閱審批。還有一些閱知性文件份數不夠時，相關領導同志看文件就需要傳閱。傳閱文件要使用文件夾和文件傳閱單，閱文單上要寫明閱文對象的姓名、文件字號、閱文時間和領導批示欄目，閱文單末位要注明聯系單位和電話。閱件一般先送主要領導、分管領導，再送其他領導。對需要辦理的文件，一般先送分管領導，再送相關領導、主要領導。特殊情況下可按實際需要調整傳閱順序。文件送閱切忌橫傳，即閱文對象之間互相傳閱。呈送、傳閱文件要做好有關記錄（傳閱過程、領導批示情況等），以免遺忘，最好當天下班前進行一次清點回收，密件、重要件要入保險柜。

6.交辦轉辦。領導同志有批示的呈批、傳閱件，公文處理人員要根據擬辦方案和領導批示意見及時進行交辦轉辦，同時做好有關記錄備查考。

7.辦復。辦復也叫答復。請示性公文必須進行辦復處理，有些平級來文來函需要回復的，要認真做好辦復工作。辦復有3種方式：一是函復，二是復印領導批示，三是電話答復。8.歸檔。處理完畢的文件，根據檔案部門要求要及時進行立卷歸檔工作。

（二）發文處理

發文處理（辦理）即文件從擬稿（翻印、復印）到發出的整個運行過程，就叫發文處理。發文處理的任務就是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。發文處理和收文處理一樣，也是辦公室工作的重要組成部分，是機關領導具體貫徹執行黨和國家的方針政策，具體實施領導的重要方式。

發文是辦公室（廳）向外發出的包括本機關制發和翻印、復印轉發的公務文件和材料。收文經承辦之后的復文，也系發文，從這個層面講，收文處理的最終結果也是發文。發文主要包括8個方面：一是向下發的指導性文件；二是向上級的請示性文件；三是請示件辦理結果的答復函；四是向上級機關反映本地或本部門工作的情況報告（工作匯報）；五是對上級機關交辦事項的回復；六是對平行機關或不相隸屬機關商洽工作的回函；七是代上級機關翻印或轉發的文件；八是本機關編印的刊物、簡報等。

發文處理包括：擬稿、審核會簽、送審簽發、編號登記、印制、施印、分裝、投送、歸檔等環節。

1.擬稿。擬稿即起草文件的初稿或草稿，一般用于修改、討論和審閱。一個機關或部門要制發文件有兩情形：一是被動制文，這是針對本機關收文辦理結果形成的文件，如貫徹落實上級文件精神和工作部署及報告情況、對下級請示事項的答復、對平級或不相隸屬的機關來文來函商洽工作和詢問事項的復函等，這也可視為收文處理的繼續；二是主動制文，就是根據本機關工作需要而主動形成的文件，如向上級的請示、報告，向下級部署工作的通知、決定、意見、命令等，向平級機關商洽、詢問事項的公函，還有會議紀要等等。擬稿時要注意的問題：1.在文稿前邊要加本單位公文函頭紙，公文格式要寫清楚，如標題、主送單位、版記（主題詞、抄送單位、印發單位和時間、份數）等；2.文件發文范圍要寫得明確、具體，如主送單位是一個或幾個（約定束成名稱）、所各地區各部門。3.擬稿人要把形成文稿的有關依據和背景資料附在文稿后面供領導審定時參考；4.轉發或批轉文件，要在擬好的轉發或批轉稿件（報告、意見、規定等）的同時代擬好批語一并送領導機關審核；5.主管部門擬以領導機關名義發的文稿，要經部門領導審核簽字，涉及相關單位問題的要與相關單位協調或進行會簽。

2.審核、會簽。文件審核即公文處理人員對需要發文的文稿進行審核辦理的過程。它包括文稿接收、初審、征求意見、調研論證、文字把關等。凡要求以黨委政府或黨委政府辦名義行文的代擬稿，我們在接收代擬稿時應弄清以下情況并請來文單位提供有關文件資料：一是是否有要求行文和函；二是是否有行文依據，如文稿起草背景、起草部門意圖和黨委政府領導批示精神；三是上級機關有關文件精神及部署要求或對同類工作或處理同類問題是否行過文；四是是否有相關會議紀要；五是有無所需背景材料；六要留下聯系人姓名和電話。經審閱確實需要行文的代擬稿，應抓緊辦理；不宜行文的應提出退文建議，如：擬發文件與有關已發文件內容相似，不具有普遍指導作用，或上級有關文件已發至擬受文范圍；文件內容屬職能部門業務范圍，不需以黨委發文；未與相關部門協商達成共識等。

文件正文是文件的主體，也是我們審核工作的重點，具體注意從以下幾個方面：一是文件主題；二是文件的層次結構；三是語言表述；四是語病和錯別字；五是標點符號；六是人名、職務、地名、時間、引文；七是數字。文稿審核總的要求是：文稿中涉及的所有法律法規、政策必須認真查對原文，做到表述準確，引文一致；語言文字規范；人名地名、計量單位、數字、標點符號等符合國家統一標準。

政策性文件一定要在文稿審核時征求相關單位的意見，也就是我們常說的文件會簽（特別是涉及經費、機構、人員編制之類的文件）。征求意見一般采用送初審后的定稿件或文件清樣正式征求意見的方式，按程序報主管領導批準后發送相關單位（規定反饋時間），相關單位反饋的意見要加蓋單位公章或單位領導簽批意見。如有必要也可采用召開座談會形式征求意見，重要政策性文件或分歧較大的經請示有關領導同意后，可采用座談或書面方式，約請有關專家學者對擬發文稿進行深入研究論證。對政策性、規范性等涉及面比較廣、執行時間較長、文件審核人員又不熟悉情況的文件，應進行論證調研。對需要調研論證的文件，應提出擬辦意見報主管領導審定后實施。論證調研要擬定好調研方案，精選調研單位，確定調研方式（與主管部門聯合、單獨進行均可，視情況而定）。論證調研要深入實際，深入基層，深入群眾，采取召開座談會、個別訪談訪問等形式，認真進行調研，論證政策、措施的正確性和可行性，作好記錄，及時修改文稿，確保文件質量。

基本合格的文稿按公文處理規定進行審核，對文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否具備科學性和可行性，對涉及有關部門業務事項的表述是否得到了相關部門認可，文稿結構是否合理，語言文字、文種、格式、密級、印發傳達范圍、主題詞等等是否準確規范。對不符合要求行文的，要撰寫擬辦意見，提出不宜行文的理由，報有關領導批準后退稿，同時做好協調工作。

3.簽發。文稿審核完畢便進入文件送審簽發環節。文件正式《送審稿》形成后，經辦人員對文件辦理過程要提出擬辦意見，以便于領導決策時參考。

簽發是指機關或部門領導人對擬以機關或本部門名義發出的文件“送審稿”簽署核準的意見，它是文件形成的最后一個關鍵環節，文件經領導核準簽發后即生效，領導簽發時間就是成文日期。文件法定簽發人一般視文件內容重要情況而定，有的由主要領導人簽發（全局重要工作），有的由分管領導人簽發（某一方面工作），有的還需要由多位相關領導人審簽。黨委政府或兩辦聯合行文須經兩家或兩辦主管負責人分別簽發，秘書長、辦公室主任任何文件都應審簽。兩辦文件或函件原則上可由辦公廳（室）主任或秘書長簽發，重要文件應報機關分管領導，甚至主要領導簽發。

簽發的程序是先審后簽，重點看是否需要行文，該以誰的名義行文；內容是否符合國家的法律法規（地方法規），是否有與上級機關同類文件不協調或相抵觸的地方；看是否經主管部門負責人先行審核，是否需與有關單位、地區協調協商會簽等。

簽發的格式包括核準意見、簽發人姓名、簽發日期。現在許多文件審核人員一般對文件審核后直接寫上了領導姓名呈報領導人簽發，領導只要寫上核準意見和日期并在姓名上畫圈即可，也有領導這方面意思強在批示意見后還寫上姓名的。也有的機關是核稿后領導直接在文件上簽發的。我們主張由核稿人員按文件格式呈報簽發（直觀效果好）。如發現領導同志簽發文件時沒有落款或日期，公文處理人員要及時提醒領導，不然不好處理成文時間和文件簽發責任。

4.印制、發送。公文領導簽發后，即進入公文印制和發送環節。公文印制一般按機關特定版式進行，并按要求發送。

5．歸檔。文書檔案是一個機關在其職能活動中形成的各類紙質文件，能真實反映黨委和黨委辦歷史沿革和面貌，具有長期利用和保存價值。公文辦理完畢，必須做好文件的立卷歸檔工作。

（三）公文格式

公文格式是公文內容的表現形式，是公文不可或缺的重要組成部分。它由公文的內容所決定，又服務于公文的內容。公文格式一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式三部分組成。目前黨政機關通用公文的格式大體相同，文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度（等級）、發文字號、簽發人、收發文（報）序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等要素組成。1.版頭（報頭）。它是發文機關的標識，由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，如“中共××市委文件”；“中國共產黨員××縣委員會（通知）”等。行政機關的發文機關標識主要有3種：一是由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，如“湖南省人民政府文件”；二是由發文機關名稱加“令”字組成；三是由發文機關名稱加武文線組成。報頭（電報頭），電報是一種快速傳輸、發布公文的有效形式，一般由報頭文字和兩條橫隔線組成，常用報頭有兩種：一是特定報頭；二是通用報頭（內部傳真電報、密碼電報）。2.份號。就是公文印制分數的順序號。在黨政機關，用特定版頭印發的秘密級以上公文均應標注份號，不用特定版頭的有條件也應標注份號。份號從NO.000001號開始，用6位阿拉伯數字標注于公文首頁的左上角。

3.密級及保密期限。公文密級一般分為絕密、機密、秘密3個等級。黨的機關的公文，密級標注在首頁左上角的份號下方，兩字之間空1字；行政機關公文，密級標注在公文首頁右上角。同時標注秘密等級與保密期限的，黨政機關都標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開，如“機密★3年”。4.發往地址。用于標注電報發送地點或單位，有的簡化為“發往”。“發往地址”欄設在報頭下方左側，如公文有主送機關可標注為“見主送機關”。沒有主送機關的應寫明發往地址或發往單位。報頭左下方設有“發往地址”欄，有的簡化為“發往”（電報發送地點和單位）。公文有主送機關的也可簡化為“見主送機關”。沒有主送機關的應寫明發往地址或發送單位。5.緊急程度（等級）。是對公文送達和辦理的時限要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，印發緊急公文應標注“特急”、“加急”于公文首頁的右上角。用電報方式發布的公文辦理時間要求叫等級（特提、特急、加急、平急）。行政機關的緊急公文標“特急、急件”。6.發文字號（部委號）。用特定版頭印制的公文叫“發文字號”，用特定報頭制發的電報叫“發電字號”，用通用報頭制發的電報叫“部委號”。發文字號是公文的代號，通常稱“文號”，它由發文機關（行政區地方）代字、發文年度和發文順序號3部分組成，主要便于登記、管理和使用。發文年度和發文順序號用阿拉伯數字書寫，發文年度要全稱標注在六角括號內，例如：湘發〔2008〕6號、湘辦發〔2010〕9號、湘政發〔2005〕10號、湘政辦函〔2010〕15號等等。黨委政府聯合行文編注黨委發文字號，幾個單位聯合行文一般只標注主辦機關“字號”，必要時可并用各聯署機關的發文字號。發文順序號自當年發出的第1件公文起依次編排，不能隨意跳號、空號。發文字號的確定要遵循公文文種特點，不能隨意編寫，如向上級機關呈報請示或報告工作就不能用“函”發文字號。用特定版頭印制的公文，發文字號標注于版頭與紅色橫隔線之間偏下位置。下行文、平行文居中標注；上行文標注于左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。用特定報頭印制的電報，其發文字號標注在“密級”欄之后；用通用報頭印制的電報，標注在“部委號”欄內；聯合行文的電報，只標注主辦機關的發文字號。

7.簽發人。簽發人由“簽發人”加冒號與簽發人姓名三字組成。上報公文應標注簽發人姓名。“簽發人”欄設在發文字號右側，與發文字號對稱。電報的簽發人姓名標注在“簽批”欄內或在“發往地址”欄右側加設“簽發人”欄目。

8.收發報序號。是機要部門對接收和發出的電報編排的順序號，它設置在報頭部分兩條橫隔線的最右端，由機要部門按年度、分類別依次編號。9.標題。標題一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于版頭紅色橫隔線下方居中排印。回行時要注意詞意的完整，間距恰當，排列對稱。公文標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規范、簡潔、無歧義。聯合行文時各聯署機關名稱均應列出。復合性文種應盡量簡化標題。標題中一般不用除書名號以外的標點符號。

10.主送機關。即公文的主要受理機關，應使用全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。它位于標題下方正文上方左側頂格排印，后面加冒號。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注也可不標注主送機關。普發性公文，主送機關名稱應規范、穩定。

11.正文。正文是公文的主體，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。正文中的阿拉伯數字和年份不能回行。正文中的結構層次序數的使用：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”；第四層為“（1）”。正文層次不多時，也可以第一級用“

一、”，第二級用“1.”（不能用“（1）”）。公文應盡量避免采用多層次結構。

12.附件及附件名稱。附件是公文的組成部分，是主件正文的說明、注釋、補充、證實、參考等文字材料或圖表，置于主件之后，另起頁排印，并與主件裝訂在一起。公文如有附件，應在正文之后、發文機關署名之前排印附件的名稱。目前黨的機關的公文附件不空行，行政機關的公文附件空一行排列。多附件應用阿拉伯數字標注附件序號，如“附件1：”“附件2：”。被批轉、轉發、印發的公文不屬附件。

13.發文機關署名。發文機關署名應用機關全稱或規范化簡稱，位于正文的右下方。黨的機關公文，一般與正文的末行空兩行排印。聯合行文時，各聯署機關名稱一般應縱向排列。不標注主送機關和不需加蓋發文機關印章的公文，正文之后不再署名。縣級和基層黨的機關，因公文印數較少，所發公文都要加蓋發文機關印章；對于不需署名的文種可采取變通形式，即在正文之后署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發傳達范圍由正文之后移至成文日期的下一行排印。行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文應署名。

14.成文日期。成文日期一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定及干部任免文件等，以會議通過的日期為準；聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。目前黨的機關的公文成文日期用阿拉伯數字標注，行政機關的公文成文日期是用漢字標注的。有主送機關的文種，成文日期標注于發文機關署名低兩個字右下方排列；不標注主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題之下居中位置。縣級及基層黨的機關發文，不標注主送機關的公文，成文日期標注在發文機關署名右下方。

15.印章。黨的機關（省市州）公文，除會議紀要和有特定版頭的普發性公文及特定報頭印制的電報之外，其他公文均應加蓋發文機關公章。縣市區黨的機關和基層黨組織的公文均應加蓋發文機關印章。聯合上報的公文，聯署機關都應加蓋公章。行政機關公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，其他均應加蓋發文機關的印章。聯合上報公文由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，聯署機關都應加蓋印章。

印章用紅色，用印端正清晰，位置在發文機關署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。若遇公文排版較滿無用印位置時，應采取調整行距、字距加以解決，不能采取標識“此頁無正文”的方法處理。

特定報頭的普發性電報一般不再加蓋發文機關印章，但上行文和非普發性的下行文、平行文的電報應加蓋發文機關印章。如使用通用報頭的電報一律要加蓋發文機關印章。緊急情況下可標注簽發人及其姓名，不再加蓋發文機關印章。縣市區黨的機關和基層黨組織制發的公文，如無主送機關的文種，應先改變其格式，然后才能在其署名和成文日期處加蓋印章。16.印發傳達范圍（附注）。公文印發傳達范圍（行政機關叫附注）一般用于普發性公文，它標注在成文日期的下一行，居左空2字加圓括號，如“（此件發至縣）”、“（此件發至鄉鎮）”等。有主送機關的公文，如對印發傳達范圍另有要求的，可在此處加以說明；“請示”公文可在此處注明聯系人和聯系電話。

17.主題詞。公文主題詞一般按主題詞法標注，黨的機關按中辦秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標注；行政機關按公文主題詞分類標引法標注（國辦詞表）。主題詞位于公文末頁下端“抄送機關”或“印制版記”上方。一篇公文最多不超過10個主題詞，行政機關原則上不超過5個主題詞。主題詞的每個詞目之間空1字排列，一行排不完時另行與第一個主題詞第一個字對齊。

18.抄送機關。指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和無隸屬關系的機關，使用全稱或規范化簡稱和統稱。特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞的下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字加冒號左頂格。抄送機關名稱排列按機構排序依次排列，中間用頓號、逗號、分號，末尾不用標點符號，回行時與冒號后的機關名稱對齊。如主送機關移至主題詞之下，標注方法同抄送機關。

19.印制版記。版記是印制公文的標記，它由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼的上方，與公文頁碼不空行。黨的機關公文，兩條橫線之間的左右側各空半個字（4號），分別標注公文印發機關名稱和印發日期，底線下邊右側離字邊空兩個字（宋體5號）并加圓括號標注印制份數，即“（共印××份）。行政機關公文只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體。印發時間均用阿拉伯數字，均以付印時期為準，年份不能簡寫，如“2010年10月9日印發”。印發時期必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報傳送的公文，印發日期必須與成文日期是同一天。

（四）公文用紙格式

目前黨的機關的公文普遍用紙幅面規格為16開型（長260毫米，寬184毫米），也有采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的，因新的黨政公文處理條例還未出臺。行政機關許多部門都已采用國標A4型紙幅面。

（五）公文排印、裝訂格式 黨的機關公文處理條例規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印的公文，除版頭（報頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。國家行政機關公文處理辦法規定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關公文字體除機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、主題詞（3字）用黑體字，份數序號用（2號）黑正體字外，其余文字均用3號仿宋字體。

公文用16開型紙排印，正文用3號仿宋字體，一般每頁排21行，每行排25個字，特殊情況下可作適當調整。公文要求雙面印刷，頁碼套正，誤差不超過2MM。頁碼編號用阿拉伯數字標注。公文裝訂與公文排印一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂。

二、行文規則

（一）行文關系

行文就是指公文制發單位印發公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發文單位與受文單位之間的公文往來關系，就叫行文關系。它是根據組織系統、公文法定作者的職責權限、發文單位與受文單位之間是否具有隸屬關系確定的。正確處理行文關系，是一切機關工作人員特別是從事公文把關的人員必須具備的基本素養之一。公文的行文關系主要有以下6種：

1．領導與被領導的關系。它指有隸屬關系的上級機關與下級機關之間的公文往來關系。不包括間接的領導關系，即處于領導地位的政黨與其他所領導下的人大、政府、政協、企業事業單位、社會團體等機關單位之間的領導與被領導的關系。

2．指導與被指導的關系。它指沒有隸屬關系但有業務指導關系的機關、單位、部門之間的公文往來關系。例如，沒有隸屬關系但有業務指導關系的上級機關之間與下級機關之間的公文往來；上級機關的職能部門與下級機關的相關部門之間的公文往來；同級機關、單位和部門之間在各自的職權范圍內進行業務指導工作時的公文往來等。這種關系與領導與被領導關系比較，其行文方式和所用文種不盡相同，上下級之間用下行文或上行文文種(請示、報告、通知等),平行機關之間用“函”行文。

具有業務指導關系的上級機關向下級機關、上級機關部門向下級的相關部門進行業務指導、答復問題、部署業務工作等，必須受政策、法律、紀律、辦文制度和職責權限的約束，只能在各自的職權范圍內活動，不得超越職權范圍。

3．綜合管理與被管理的關系。它包括歸口管理與被歸口管理的關系，前者指黨政機關、事業單位的綜合部門與其他部門之間工作上的聯系而進行的公文往來關系；后者指黨政機關的綜合部門，也就是領導機關授權給他管理同級有關部門與直屬單位的公文往來關系。綜合部門與其他部門之間在行政級別上和法律地位上雖是平等的，沒有隸屬關系，但綜合部門根據自己的職權范圍和工作需要或接受領導機關及領導的受權，對其他部門實施綜合管理和歸口管理，如收集工作情況、交辦領導批示或指示事項、接受領導或機關的授權開展有關公務活動、進行催辦督辦等。

綜合部門與其他部門之間的公文往來，是綜合管理與被綜合管理、歸口管理與被歸口管理的關系。其他部門、單位必須服從，不得因本部門、本單位的級別與綜合部門相同或比綜合部門的級別還高而不服從管理。這是因為各部門的職權范圍和業務分工不同，并由綜合部門的工作性質、職能和任務決定的。目前，我國黨政機關和企業機關的職能部門分為兩大類：一類是綜合性的，如黨政機關的辦公廳（室）；另一類是專業性的，如黨委組織、宣傳部門，政府的教育、農業、林業、衛生部門等等。

4．屬地管理中統一管理與被統一管理的關系。這是指黨和國家的某些工作按照屬地管理的辦法進行管理，地方黨委、政府及其各部門與其管轄范圍內沒有隸屬關系的機關、單位之間的公文往來關系。在我國，不少工作進行屬地化管理，所有機關、單位必須接受所在地黨委、政府就有關事項的統一管理。他們與當地黨委、政府的部分公文往來，是一種統一管理和被統一管理的關系。

在黨的機關，有些是中央和其他上級領導機關垂直管理的機構，黨組織關系在地方，在黨的建設方面，這些機構應接受所在地黨委的統一管理。黨組織關系不在地方的機關、單位，有關事項，也應接受所在地黨委的統一管理。

5．監督與被監督的關系。這是監督機關和有監督職能的機關與被監督機關、單位之間的公文往來關系。按照我國現行的政治體制，監督機關和具有監督職能的機關與被監督機關、單位之間的公文往來，其中一種重要的關系是監督和被監督關系。

監督機關、部門與被監督機關、單位之間的公文往來，主要是監督性和被監督性公文往來，如通報政策、法律和有關規定及有關決定執行情況，提出對違紀違法行為的處理建議或法律文書，作出質量鑒定結論等。所有監督機關與被監督機關之間保持著密切的監督與被監督的公文往來關系。

6．平行機關之間的協作關系和業務上管理與被管理的關系。（1）平行機關之間的協作關系是指沒有隸屬關系的機關、單位之間因工作上的相互聯系而進行的公文往來關系。一般以公文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協助、批準等。在處理平行機關之間的協作關系時最常見的錯誤有：一是因行文對角級別高，就認為本機關與行文對象是上下級的領導與被領導關系；二是行文對象因有管理實權，而給這樣的部門、單位行文時，作本單位的上級對待，以示尊重。實際上這兩種行為都是不符合行文規則的。（2）平行機關之間業務上的管理與被管理的關系，這是指沒有隸屬關系的機關、單位之間，其某些業務工作應接受業務主管部門的統一管理。如干部工作應接受干部管理部門的管理；財務工作應接受財政部門的管理等。平行機關之間業務上的管理工作往來行文應使用“函”，如報請批準及批準后答復、監督管理、下達管理規范等。現在有許多單位在與業務主管部門行文時把其當作自己的上級機關，經常使用“請示”“報告”文種，這是不正確的。

（二）行文方式

黨政機關的行文方式有三種，即下行文、上行文和平行文。企業應該也是這三種。下行文。它指上級機關給所屬的下級機關的行文，上級機關的職能部門給下級機關的相關部門行文。根據行文的目的、任務和傳達貫徹的要求，下行文又分一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。向下級機關的重要行文，應同時抄送發文機關的直接上級。上行文。它指下級機關向有隸屬關系的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。上行文分一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。上行文只主送一個上級機關，不得同時主送其他上級機關和上級機關的某個部門，如需其他相關上級機關閱知，可以抄送；上行文一般不可同時發下級機關，如有特殊需要可抄送同級或下級有關單位。

平行文。是指同級關系和不相隸屬的機關之間的行文。平行文沒有級別、地區之分，文種原則上只能使用“函”。

（三）行文規則

行文規則是各級黨政機關、企事業單位和一切社會團體制發公文、處理行文關系必須遵守的準則。現在各級黨政機關遵循《中國共產黨員機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》的行文規則。行文時要掌握好：一是行文確有必要；二是行文須注重實效；三是必須控制行文數量，公文力求簡明精當。具體要遵守以下規則：

1．行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。這是公文處理工作中實事求是的原則在行文規則中的具體運用，也是行文的總原則。具體講做到以下幾點：

（1）行文必須確有必要。就是有必要性和可行性。貫徹上級文件精神，如沒有新的具體措施，僅是表態性的或照抄照搬的，可不再行文；已開會作了布置，可用電話或當面議定的事項也可不再行文；會議文件、會議紀要和領導人在會議上的工作報告、講話等，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應由部門行文，不應再由黨委或政府行文。（2）行文必須注重實效。公文必須緊密結合實際，制定的政策、措施、方法等要切實可行，能解決問題，收到實效。對于脫離實際，不符合國情和本地本單位實際，或超越了干部群眾的承受能力，行不通和收不到實效的，違背人民群眾的長遠利益和根本利益，以及不符合黨的路線方針政策和國家法律法規的，都不能行文。

（3）必須控制行文數量，所發公文力求精煉、簡短。公文必須進行總量控制，科學、民主、依法決策，做到該發的文高質量發，可發可不發的文要嚴格控制，不該發的文堅決不發。應發的公文提倡寫短文，語言文字上要反復推敲錘煉，力求簡短，精益求精。2．根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系

（1）向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

（2）黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。政府各部門根據部門職權，可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權范圍內可以分別向下級黨委、政府的相關部門發布指導性、批復性、規范性、周知性等公文，但無權發布指揮性公文。

（3）黨委辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委其他部門不得對下級黨委發布指示性公文；如對有關工作作出的決策必須由下級黨委執行時，必須經黨委同意后由黨委辦公廳（室）轉發。政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府發布指示性公文。

（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

（5）同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應明確主辦機關。

（6）屬于部門職權范圍內的事務，應由部門自行行文或聯合行文，須經政府審批的事項，經政府同意也可由部門行文，但文中要寫明經政府同意。（7）部門的內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

（8）受雙重領導的機關向上級機關行文，應寫明主送機關和抄送上級機關，由主送機關負責承辦和答復事項。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應抄送其另一上級機關。（9）不相隸屬機關之間一般用函行文。

（10）除特殊情況外,不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題，特殊情況必須越級行文時應同時抄送被越過的上級機關。

3．必須按隸屬關系和有關規定請示問題和報告工作。對于請示、報告公文的撰寫和辦理，《條例》和《辦法》都作出了明確規定，但在實際工作中，請示、報告的撰寫和辦理還存在不少語法、邏輯、結構、文種和內容、辦文程序等方面的問題。“請示”公文是下級機關向上級機關請求指示、批準、協調幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問等使用的文種。“請示”與“報告”比較，行文的目的和作用不同，內容和結構不同，行文時限和批轉的重點不同。由于一些行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。正因為如此，近年來一些機關都采取退文制度來解決這一問題。（1）向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。請示問題應一文一事，不能在非請示公文中夾帶請示事項。向上級機關的請示，不能同時發下級機關；向上級機關的報告，一般不下發，如有特殊需要可抄送同級或下級有關單位。（2）不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；如特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被越過的上級機關。

（3）請示事項涉及其他部門業務范圍時，應經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明情況。

（4）除特殊情況外，請示應送上級機關的辦公廳（室）按規定程序辦理，不應直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人人報送“請示”、“意見”和“報告”。特殊情況一般指突發事件和上級機關負責人直接交辦的事項。（5）屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應直接報送主管部門處理。向上級機關請示問題，如果是主管部門職權范圍的具體問題，不涉及全局和重大決策事項，一般報送上級主管部門處理即可，不需報送上級黨委和政府。

（6）黨委各部門應向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

（7）對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關重新呈報。不符合行文規則的上報公文，主要指不符合行文規則的請示、報告和不符合行文規則及辦文規定的“代擬稿”等。2010年專門發文規定程序

4．公開發布的公文一般不再印發。公開發布的公文指直貫到底行文。有的先作內部文件后公開發布；有的在附注處標明“（此件公開發表）”或“（此件可公開公開發表）”。它與用特定版頭印發的文件具同等效力。公開發布的公文一般不另行文。公開發布的政策性公文，為便于存查和利用，可印少量份數發有關單位存檔備查（電子公文形式發文也適用）。

三、公文的起草

公文一般由發文機關起草。起草重要公文，要進行深入地調查研究和充分論證，征求有關部門的意見。起草公文應做到：一要符合黨的路線方針政策、國家法律法規及上級機關的有關文件精神和指示，完整、準確地體現發文機關的意圖，并與現行有關公文相銜接；二要全面準確地反映客觀實際情況，提出的政策措施切實可行；三要觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確；四要文字清煉，用語規范，篇幅簡短，文風端正；五要人名、地名、時間、數字、引文準確，漢字、標點符號和數字用法符合國家語言文字工作委發布要求，計量單位用法符合國家標準；六是文種、格式正確。下級機關代擬文稿和要求上級機關批轉公文，應對公文的準確性和可行性負責，并在報送文稿或公文的同時提供有關背景材料。

四、公文的管理（另專講）

五、怎樣提寫擬辦意見

擬辦意見是指文秘部門負責此項工作的經辦人員對所辦理公文提出的初步處理意見，擬辦意見是公文處理的重要環節，它是領導同志對文件和呈批件審批時的重要參考，也是文秘部門和經辦人員發揮參謀助手作用、協助領導同志提高工作效率的有效措施。從某種意義上說，擬辦意見是公文處理運行方向的“顯示器”和辦理方案的“說明書”，經辦人員提出的擬辦意見準確恰當，公文辦理起來就快捷，效果也好；反之，就會對辦理起誤導作用，甚至造成公文旅行、決策失誤等。因此，準確提出擬辦意見是優質高效進行公文處理的關鍵環節。擬辦意見的質量如何，也衡量秘書人員參謀服務水平高低的重要標志之一。

1、報告、情況匯報擬辦意見的提寫。主要是下級機關向上級機關和主管部門報告工作情況，上級機關辦理時可根據《報告》內容及所反映的問題，直接提出呈請有關領導同志審閱，如“請××、××同志閱”或“請××同志閱示”；涉及有關職能部門的也可提出請有關單位負責同志閱知，如“請××同志和×××單位負責同志閱”、“請××同志閱；報請××、××同志閱”等等。中辦和省辦使用專門印制的“中央收文”、“湘收文”專報版頭，編寫收文字號形式承辦的，這種方式可分別呈報有關領導同志審閱。如領導同志有批示反饋按領導批示意見及時處理。這種呈報方式的好處是有關領導同志都能在最快時間了解審閱到下級機關報告的內容，同時也減少了經辦人員來回呈送有關領導同志審閱的環節，呈批件辦理快捷（雙贏）。

2、請示性公文擬辦意見的提寫。《請示》主要是指下級向上級機關請求解決問題的公文，相對《報告》的承辦復雜一些，承辦時在內容上要注意把握幾個要點：一是要明確辦文的主體，即根據機關各部門和領導同志的職責分工情況，有的放矢地確定請示的承辦者和承辦意見的審批者。如請××同志閱示、“建議請××單位閱處”、“擬請××部門研究辦理。“請××、××同志審示”、“請××同志審閱；報請××同志批示。”或“請××同志審定。”等等。二是要做好呈報領導同志審批前的協調工作。對于請示事項比較復雜、政策性強、涉及面較廣的請示公文，經辦人員在提出擬辦意見時，要考慮解決問題的依據，內容涉及主管部門或相關單位的，要先征求主管部門和相關單位的意見（可采取口頭詢問、協商，書面往來形式）。征求意見要突出重點，簡單明了，既要了解相關政策依據，又要商議解決問題的辦法。如采用書面形式征求意見，可直接提出擬辦的初步意見，如“建議請××單位先研究提出意見。請××同志閱示”等。待有關單位反饋書面意見后，再綜合提出正式擬辦意見呈請有關領導審示。對涉及部門多、處理意見不一致的請示，要對各種意見進行綜合分析，必要時可請主管領導同志出面召開協調會確定處理原則，以免因各方面意見不一致而導致扯皮推諉的局面。經過充分協商仍不能達成一致意見的，可對各種意見進行詳細綜合后，提出傾向性意見，并附上協調過程的有關情況及背景材料，供領導同志決策時參考。三是需要幾個職能部門共同承辦的請示公文，提出擬辦意見時，要寫明由誰牽頭主辦。如“建議請××單位商××單位閱處”、“建議請××單位牽頭，會同××、××部門辦理”等。四是要交待清楚有關的注意事項和要求。提出擬辦意見要特別注意從政策上把關，注意政策的連續性，防止被人鉆空子。同時，要堅持從實際出發，實事求是，在政策、法律和客觀條件許可的情況下，盡力為來文單位和群眾解決實際問題。五是請示事項的審批權限完全屬于有關職能部門或上級機關和有關部門的，應直接提出轉辦意見或先報請上級機關審批。如“建議請××單位研辦，并直接答復來文機關，并將辦理結果告我們”等；審批權限在上級機關的，要先報請上級機關審批后，再提出擬辦意見。審批權限在上級有關部門的，要先征求上級有關部門的意見或直接致函上級有關部門審批。有的請示公文由于請示事項較復雜一時沒有把握，難以提出擬辦意見的，應先作好調查，審慎研究有關法律、法規、政策或慣例，待確有把握時再提出擬辦意見。如“根據××文件精神，此事應××××處理”或“按慣例××辦理”等。請示公文提出擬辦意見具體操作上可把握幾點：

1、請示事項較復雜、涉及單位較多的，應分門別類提出擬辦意見；

2、請示事項有理有據的，應積極提出支持性建議；

3、請示事項可行、但在一些細節上需要完善的，應主動提出合理化建議；

4、請示事項不符合有關規定的，應果斷提出否定性意見；

5、請示事項與現行政策、法律法規相悖、不宜報批的，應在切實把好關的同時，提出解決問題的正確途徑；

6、請示事項屬有關職能部門職責范圍的，應明確提出轉辦意見；

7、請示事項必須函復的，可先草擬好“批復”或“復函”稿一并呈請領導審批。

3、函件辦理擬辦意見的提寫。函是不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題往來的公函。函的辦理主要看函的內容反映的是什么，再根據情況提出擬辦意見。僅僅是函告或通報情況，注請相關領導閱知即可，如“請××、××同志閱。”若是會簽函件，就注請相關領導閱示，如“請××、××同志閱示。”內容重要的要注請主要領導閱示，如“請××同志審閱；報××同志閱示。”如是協商有關工作，就要先了解有關情況，再提出辦理方案報領導審定。可提出“請××單位先研究提出意見。”待意見反饋后再報有關領導審定，這時可提出這樣的擬辦意見“××單位已提出意見，請××、××同志審定。”如函的內容涉及多個部門，要寫明一個牽頭單位，擬辦意見可為“請××單位牽頭，會同××、××單位研究辦理。”等等。“感謝電”根據內容可復印發有關領導，同時報主管領導閱知，如“已復印給××、××同志，請××同志閱。”

“慰問電”也可根據內容復印發有關領導，同時報主管領導閱知。但對有實質性內容的要報至主要領導閱示。

有的來函，須由黨委反饋意見的，先提出“由主管部門研辦”的擬辦意見，待意見反饋后進行綜合，再以辦公廳（室）名義函復。

4、公文審核擬辦意見的提寫。就是對“代擬稿”審核的擬辦意見，包括兩部分內容：一是承辦情況說明，二是報請哪些領導審發。對部門“代擬稿”審核是一個重要的過程，它決定文件的質量，前面在“審核”中已有詳細的闡述。比較簡單的《通知》在弄清有關情況后可直接提出擬辦意見，如“此件由××單位根據××起草，××同志已審閱同意。請××同志審閱；報××、××同志審發。”黨委政府聯合行文時擬辦意見可寫“此件由××單位起草，××、××單位已分別提出意見，我們商××單位作了一些修改。請××、××和政府辦公廳負責同志審閱；報請××、××同志審發。”審核辦理過程較復雜的文稿要作出簡單說明供領導同志決策時參考，擬辦意見如“此件由××單位起草，××同志牽頭召開座談會議對文稿進行了認真討論。會后文稿起草小組根據座談會討論情況進行了修改，并送有關領導和××、××單位征求了意見。我們又補充征求了××、××等相關單位的意見，并商××單位作了進一步修改。請××同志審閱；報××、××同志審發。”擬辦意見提出后，連同我們的修改審核的正稿和所有背景材料一并呈送領導同志審定簽發。提出擬辦意見立論要有依據，措辭辦求簡明精當。擬辦意見一定要有經辦人對處理有關問題的建議和報經有關領導同志、有關職能部門協調后的意見，必要時應將來文反映的情況、協調過程及結果、相關背景材料綜合歸納或內容摘要等一并附上。若來文與上級文件、本機關或呈報機關以前處理文件、事項有關，參考外單位同類規定內容的，應將原文件等一并附上，供領導同志決策時參考。擬辦意見的表述，文字要準確，觀點要鮮明，既要準確具體又要言簡意賅，在實際工作中，領導同志對于擬辦意見一般都比較重視，而且多數是贊同的，因此，文秘人員在提出擬辦意見時一定要慎之又慎。

六、公文處理人員素質

鮮明的政治理論素養，優秀的思想作風素養，高尚的職業道德素養，較寬的知識面，較深的文字功底，較強的協調能力。具體應具備以下素質：

1．基本了解黨的方針政策、國家法律法規和地方政策法規； 2．對本地經濟社會情況心里大致有一本賬；

3．對各部門和單位及本機關內設機構的職能要熟悉； 4．對機關領導同志的工作分工要全面掌握； 5．思考問題、草擬文稿立意要高。公文處理程序示意圖 簽收 登記 擬辦

呈批、傳閱

1．收文處理批辦 交辦轉辦 催辦 辦復 歸檔 擬稿 審核、會簽

2．發文處理簽發 印制（排版、校對、裝訂）發送受文單位 立卷歸檔 公文處理 收文管理 發文管理 利用管理

3．公文管理撤銷管理 會議文件管理 密級文件管理

機構變動時公文管理 收集

整理、立卷

4．立卷歸檔編寫卷內文件目錄 擬寫案卷標題、編制案卷目錄 編寫立卷說明

第二篇：公文處理基礎知識

第一節公文處理概述

一、公文及公文處理工作的重要性

1.公文是領導機關決策的產物，是領導機關實施領導、進行管理和服務工作的重要工具。公文總是與新的決策、政令的貫徹和推行緊密聯系在一起的。大量歷史事實證明，一篇正確而優秀的公文，可推動社會歷史前進，促進經濟社會的發展，實現國家和民族的振興。例如，黨的十一屆三中全會通過的《中共中央關于建國以來若干歷史問題的決議》，從而使中國發生了翻天覆地的變化，實現了中華民族的偉大復興。南朝劉勰說：“章表奏議，經國之樞機。”三國魏曹丕說：文章乃“經國之大業，不朽之盛事”。鄧小平說：“拿筆桿是實行領導的主要方法”。反之，一篇錯誤的公文，可把社會引向倒退，造成國家和民族的災難。例如，1966年中共中央下發的《關于開展無產階級文化大革命的通知》，把剛剛復蘇的國民經濟再次推向崩潰的邊緣。所以，公文處理工作的質量好壞與公文的正確與否，決定國家的興亡。

2.在當代的領導、管理和服務工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。從一定的意義上說，公文正確與否，決定社會主義現代化建設的成敗、戰爭的勝負和社會政治穩定與否。

公文的作用主要有10大作用，即：啟示和傳達作用、規范作用、請示報告作用、控制作用、傳遞作用、協作作用、聯系和知照作用、依據和憑證作用、教育參考作用、記載和備查作用。這是被大量事實證明了的歷史結論。

3.公文處理水平代表一個機關（單位）的水平，即代表一個機關（單位）的決策、領導、管理、服務水平，反映了一個單位的整體素質。所以，每一個單位的領導及全體工作人員特別是文秘人員，都要重視公文處理工作。

二、公文及公文處理的涵義

1．公文的定義。

“公文”一詞，源于晉代陳壽的《三國志?魏志?趙儼傳》，“公文下郡，綿絹悉以還民。”當時僅指一種體式的公務文書。最早的公文總稱為“書契”。其后又有“典冊”、“樞機文”、“官文書”、“案牘”、“公牘”等名稱。隨著社會的發展進步，公文的種類、名稱及其內涵不斷發展變化。

公文即公務文書，是黨政機關、企事業單位和一切社會團體在處理公務時所形成的有現行功用、法定效力和特定體式的文字材料。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布署和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。”《國家行政機關公文處理辦法》規定：“行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具”。

公文包括文件、簡報、會議材料、申請表、統計表、呈報表等。“文件”一詞是外來語，來自拉丁語docememtum，相當于漢語的“證據”。在我國，“文件”有廣義和狹義之分。廣義的“文件”，是指在工作和政治學習上可以用作依據或參考的書面材料；狹義的“文件”，指的是具有法規性、知照性和特定(固定)版頭的公文。

公文即公務文書。公文與公文、文件的關系是：包容關系或叫屬分關系。

公文的本質。公文是國家統治階級實施領導、管理國家、處理公務的文字工具。

2．公文處理涵義。公文處理是一個動態的過程，是指公文收發文單位特定的人員用特定的方法辦理公文，使之符合有關規定和收發文單位的要求。它包括公文擬制、辦理、管理、收集整理、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

公文辦理分為收文辦理和發文辦理。收文辦理包括公文的簽收(含拆封、清點、分類)登記、擬辦、送批、批辦、分發、傳閱、承辦、催辦、辦復、收集整理、歸檔等12個程序;發文辦理包括公文起草(含修改、協調)、校核、會簽、簽發、復核、登記、印制(排版、校對、裝訂)、分發、收集整理、歸檔等10個程序。

公文由秘書部門統一管理。管理的原則：既發揮公文效用，又有利于公文保密。管理的范圍是所有公文，包括不同載體的公文。管理的內容是：收文管理（簽收與撤封管理、清點與分類管理、登記與擬辦管理、送批與批辦管理、分發與傳閱管理、交辦承辦與催辦管理、辦復與收集管理、立卷歸檔管理）、發文管理（起草校核管理、送審與簽批管理、公文定密管理、復核與登記編號管理、校對與印制管理、施印管理、分發傳遞管理、立卷歸檔管理）、公文利用管理（公文閱讀管理、公文查閱管理、公文借閱管理、公文傳達范圍的管理、公文翻印復制管理、公文匯編管理、公文公開發布管理、公文引用管理）、公文撤銷管理、會議文件管理、公文存放清理清退銷毀管理、秘密文件（包括各種載體文件）管理、機關合并撤銷時公文管理。

公文歸檔，包括公文的收集、裝訂（裱糊與拆除金屬物）、分類（區分保存價值）、排列、編號、編目、裝盒、編寫全宗說明、歸檔，移交進館10個程序。

三、公文的特點

公文具有以下8個特點：

1．鮮明的政治性。公文是階級統治的工具，是管理工作的工具。它的內容反映了統治階級的意志，代表統治階級的利益。因此，它的階級性、政治性非常鮮明。

2．法定的權威性。公文是領導機關的實施領導和管理工作的工具，其管轄范圍內的所有單位和個人必須不折不扣地貫徹執行，不允許有任何反對地表示。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領導機關反映，在上級機關未改變決定之前，必須遵照執行。

3．特定的作者、讀者和嚴格的程序。公文有特定的作者、讀者，公文辦理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制發機關（單位）。公文的讀者，是由領導機關制發文件時規定的，只能按公文制發機關的意見辦理，不得隨意突破。公文辦理有一套嚴格的程序。公文辦理人員，必須嚴格按規定的程序辦理，不得減少和超越規定的程序；必須恪盡職守，不得越權越位。

4．文字表述的準確性和語言的生動性。文字表述的準確性，是指公文的語言表達必須做到準確、規范，無歧義，否則，無法貫徹落實或出現執行上的偏差。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強，便于貫徹和執行。一個規定，只能是一種解釋。公文語言的生動性，是指公文語言的運用在確保其準確、鮮明、樸實、簡潔的基礎上，充分運用我國語言、詞匯豐富的特點，在一篇公文中或在局部的段落內，做到句法、構詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復、累贅。

5．內容上的公務性和現實性。內容的公務性，是指公文是機關決策的產物，是機關處理公務活動的工具，必須完全徹底的為公務活動服務，不得把私人的事務寫入公文之中。內容的現實性，指公文必須充分全面地反映實際情況，實事求是；必須為現實管理工作服務，具有現行功用和指導性、實踐性。

6．強烈的時效性和特定的意向性。公文是為一定時期的管理工作服務的，過了一定的時期，就失去了現行功用，變成了檔案材料（歷史資料）。所以說，公文的時效性很強，必須在規定的時間內起草、審批、發出和產生效用。否則，公文就失去了現行功用。特定的意向性。是指公文的讀者即受文對象在起草之前就確定了。不同的受文對象，用不同的公文語言表述。

7．嚴密的邏輯性。公文必須按照人們的思維規律構思、布局、撰寫，做到邏輯嚴密，言簡意賅，以其獨有的邏輯力量說服讀者（執行者），實現其應有的作用。

8．規范的體式。通用公文是法定的，每一個文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規定的體式寫作、印制公文，不得違反。

四、公文處理的原則

1.實事求是的原則；

2.黨政分開的原則；

3.精簡的原則；

4.高效的原則；

5.按照行文機關的要求進行的原則；

6.按照公文處理規定進行的原則。

公文處理的標準：做到及時、準確、安全、保密。

五、公文發布方式

1．內部發布。

①用特定版頭印制內部分發；

②用內部傳真電報發送；

③在內部網絡上發布；

④其他方式。

2．公開發布。

①在報刊上公開發布；

②在互聯網上發布；

③張貼；

④設立政務公開場所或現行文件查閱中心供執行者索取公文；

⑤其他形式。

公開發布的公文，從公開發布之日到執行的起始日，至少要有30天以上的間隔期。

凡涉及與wto有關的法律、法規、規章和文件，在公開發布之后90天內，必須譯成一種wto語言（英文、法文、西班牙文）譯本。

六、公文處理工作的管理機構及職責

各級機關的辦公室管理本機關的公文處理工作，并負責指導下級機關的公文處理工作。

七、文件管理人員應當具備的素質

素質，本指事物的本來性質，這里是指文件管理人員在理論、知識、思想、能力等方面的素養及所具備的水平。文件管理人員應當具備較高的政治業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵紀守法，恪盡職守。

第二節公文格式

一、公文格式概述

公文格式是公文內容的表現形式，是公文不可缺少的重要組成部分。它由公文的內容所決定，又服務于公文的內容。

1．公文格式的含義

格式，原指法律文書，是法律的一種。《隋書?高祖紀》講：“自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革隨時，律令格式，或不便于事者，宜依前敕修改，務當政要”。隋代以后，法有律、令、格、式之別。格，指官吏處事的原則；式，指則列。格式，通用指有關官署制度、組織、官員職權等法則，后來泛指規格樣式。

公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進行管理和公務交往過程中逐步形成的習慣，并把它確定下來，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說，公文格式就是公文的規格樣式，即公文各組成部分在頁面上的表現形式，也叫公文的外部組織形式。它是規范化和標準化的格式。它反映了公文的客觀需要和內在規律，體現公文的權威和功能。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文的內容起表現和保證作用。公文格式經領導機關確定，其所轄范圍的各級各類機關、企業事業單位和一切社會團體，都要共同遵守。其目的都是為了規范公文處理工作，提高工作效率。

黨政機關通用公文的格式大體一致，略有差別。認真學習公文格式，就是為了正確使用和處理公文格式，提高公文處理工作水平。

2．公文格式的組成 1996年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和XX年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》對公文格式作了明確的規定。1999年12月27日國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》國家標準，從技術方面對通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標識規則，都作了更加明確具體的規定。這個國家標準適用于國家各級行政機關制發的公文，其他機關可參照執行。

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

二、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。不同的朝代、不同的機關、不同類別的公文，有不同的文面格式。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。黨政機關通用公文的文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度（等級）、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附件名稱（附件說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關、印制版記、公文二維條碼22個要素組成。這22個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后4個要素）。

眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開；行政機關的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用a4型公文紙，國家標準規定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。

版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容（行政機關的公文只有前兩項內容）。

1．版頭（報頭）。

版頭（報頭），又叫發文機關標識。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領導機關的權威，起到增加公文莊重色彩和嚴肅性，識別發文機關、公文級別、重要程度，以引起受文者注意的作用。在黨的機關的普發性公文中，還可起到印信的作用。不同的機關，不能共用版頭,但規格樣式是相同的，只是表示的發文機關不同。

黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成,例如,“中共××縣委文件”；一種由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種組成,例如,“中國共產黨××市委員會(通知)”。版頭字居中排印在公文首頁上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制,每個字的長度在15-22毫米之間，寬度根據字數多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應美觀、莊重、大方。版頭一經確定,必須長期固定使用,一般情況下不作變動，更不得隨意變動。

行政機關的發文機關標識主要有３種形式：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成；一種由發文機關名稱加“令”字組成；一種由發文機關名稱加武文線組成。

發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能使用全社會不認同的簡稱。用a4型公文紙，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm；對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

報頭。電報是一種快速傳輸、發布公文的有效形式。電報的報頭由報頭文字和兩條橫隔線組成，密碼電報套紅印制，明傳電報印成黑色。常用的報頭有兩種：一是特定報頭。由發文機關全稱或規范化簡稱加“發電”2字組成。例如，“中共××市委發電”。密碼電報的報頭印成紅色，明傳電報的報頭印成黑色。使用這種特定報頭，在發文機關署名處，可省略蓋章這一環節，有利于提高工作效率，不蓋章與蓋了章的電報均具有同等效力。但是，除黨委和政府及其辦公廳（室）外，其他任何單位都不準用這種專用報頭發布密碼電報。在實際操作中要注意防止張冠李戴，即發文機關與報頭所代表的機關應一致。例如，署名為黨委的電報用“中共“秘書工作”委發電”報頭。二是通用報頭。通用報頭有兩種：一種用“內部傳真電報”6字標明；一種用“密碼電報”4字標明。明傳電報使用“內部傳真電報”報頭。絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報，使用套紅印制的報頭。這種格式除報頭部分與用特定版頭印制的公文不相同外，從公文標題之下的格式是相同的。

使用特定電報報頭的機關，不再使用通用電報報頭，密碼電報只在報頭部分套紅印制。報頭字用長宋體居中排印在電報首頁上部,報頭部分一般占公文頁面的1/3左右，用16開型紙張的，報頭文字的上邊距公文紙的頂邊18-32mm，下邊距第一條橫線22-29mm。每個字的長度為15-22mm，寬度視字數多少確定，但要做到美觀、莊重、大方。

2．份號。

份號，即份數序號，是同一件公文印制份數的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發的秘密公文均應標注份號，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應標注份號。份號從no.000001號開始，用6位阿拉伯數字標注于公文首頁左上角。

秘密公文印制份號的目的是：便于對秘密公文進行管理和利用。

用電報傳送的秘密公文，不標注份號。但是，絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報,均應按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。

3-4．密級與保密期限。

密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機密、秘密３個等級，商業秘密劃為“商業機密”、“商業秘密”2個等級。有秘密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發的公文，密級用3號黑體字標注。黨的機關的公文，密級標注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標注在公文首頁右上角。如需同時標注秘密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。用電傳方式發布的公文,密級用3號仿宋體字標注在公文首頁報頭部分的“密級”欄內。

5．發往地址。

在電報報頭左下方設有“發往地址”欄，有的也簡化為“發往”二字，用于標注電報發送的地點與單位。公文有主送機關的，可簡化為“見主送機關”。公文沒有主送機關的，如決議、決定、指示、意見、公報、規定、細則、會議紀要、工作要點等文種，應在“發往地址”的右側標注發往地址或發送單位。發送單位可用統稱,也可用特稱，視情況而定。一般方法是：普發性電報用統稱，限知性電報用特稱。發往地址和發送單位用3號仿宋體字排印。如果字數太多，也可用4號或5號仿宋體字排印。

6．緊急程度（等級）。

緊急程度（等級），是對公文送達和辦理的時間要求。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印制的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標注在第1行。

用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印制的公文直接電傳；二是使用電報報頭電傳公文。電報的緊急程度叫等級，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號仿宋體字標注，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天，即受文單位必須分別在規定的時間內辦理完畢。

確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。

7．發文字號（部委號）。

用特定版頭印制的公文叫發文字號，用特定報頭制發的電報叫“發電字號”，用通用報頭制發的電報叫“部委號”。直接公開發布的公文沒有發文字號；先用特定的版頭印制、后公開發布的公文，仍用原來的發文字號。

發文字號（部委號，下同）是公文的代號，由發文機關代字、發文和發文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭（報頭）制發的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發文機關、發文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區(管轄地)地方代字、發文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發文機關代字或公文類別代字，但發文機關所在行政區地方代字不能省略。發文和發文順序號用阿拉伯數字書寫，發文號標注在六角括號內。發文應標全稱，不能簡寫，例如，“〔200５〕”不能簡寫為“〔0５〕”。發文順序號分從1號起，按公文的簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號,不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

使用發文字號,應注意3個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般只標注主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印制的公文的發文字號，標注于版頭（發文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。電報的發文字號用3號仿宋體字標注，用特定報頭印制的電報，標注在“密級”欄之后；用通用報頭印制的電報，標注在“部委號”欄內。

8．簽發人。

上報公文應標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人由“簽發人”3字加全角冒號與簽發人姓名組成，標注于公文發文機關標識（版頭、報頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標注。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發人右側用4號仿宋體字標注會簽人及其姓名。

上報公文標注簽發人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。

標注公文簽發人應注意2個問題：一是聯合行文，有多個簽發人，一般是主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色橫隔線；會簽人的標注方法同簽發人。二是簽發人是指機關簽發公文的領導人中最高職務者。

9．收發報序號。

收發報序號是機要部門對接收和發出的電報編排的順序號。收發報序號由接收或傳輸電報單位的代字“×機”加收發報順序號組成，其中，傳輸電報單位的代字，由傳輸電報單位所在行政區地方代字加“機”字組成。收發報序號設置在報頭部分兩條橫隔線的最右端，由機要部門填寫，分、分類別依次編號。

10．標題。

標題，一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規范、簡潔、無歧義。

在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。

11.主送機關。

主送機關，即主要受理公文的機關，應當用全稱，或規范化簡稱，或同類型機關統稱；在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。國家標準規定：“如主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送。”

普發性公文，主送機關名稱用統稱，并做到規范、穩定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關;決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注可不標注主送機關。

12.正文。

正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。縣級及基層黨的機關不標注主送機關的公文，正文在標題之下空1行排印。數字、年份不能回行。

正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。常見的錯誤有:①第一層次用“(一)”;第三層次的“1.”寫成了“１、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“

一、”，第二次用“(1)”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“

一、”，第二級可用“1.”，但不能用“(1)”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結構。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。

13-14.附件及附件名稱。

附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起。

公文如有附件，應在正文之后、發文機關署名之前排印附件名稱。黨的機關的公文附件不空行、行政機關的公文附件空1行，左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，后面標全角冒號和附件名稱。附件的序號（用阿拉伯數字）和名稱前后的標識應一致。

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的,不排附件的順序號。附件排印與公文主件排印的規格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統計表等，應在附件的左上角第1行頂格標注公文的發文字號，并在其后標注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應標注在主件最后一頁的下端。附件與主件裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應標注在附件最后一頁的下端。

15.發文機關署名。

發文機關署名，應當用全稱或規范化簡稱，位于正文之后的右下方。

黨的機關的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標注主送機關和不需加蓋發文機關印章的公文，正文之后不再署名。在縣級和基層黨的機關，公文印數較少，所發公文都要加蓋發文機關印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發傳達范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文，應署名。署名時，將發文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發文機關名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。

16.成文日期。

成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。

黨的機關的公文成文日期用阿拉伯數字標注。有主送機關的文種，成文日期標注于發文機關署名右下方，低兩個字用3號仿宋體字排印；對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期加括號用3號楷體字標注于標題之下居中位置。縣級及基層黨的機關發文，對于決定、決議、規定等不標注主送機關的公文，成文日期標注在發文機關署名右下方。

行政機關的公文成文日期用漢字標注，“零”寫成“○”。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實際出發確定，以方便蓋章為準。

公文經領導人簽發后因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。

17.印章。

在黨的機關，省和市州黨的機關公文，除會議紀要、有特定版頭的普發性公文和用特定報頭印制的電報外，其余的公文均應加蓋發文機關印章。縣市區黨的機關和基層黨組織的公文，均應加蓋發文機關印章。聯合上報的公文，聯署機關都應當加蓋印章。

在行政機關，公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應加蓋發文機關的印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

使用機關印章加蓋公文時，要認真、細致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用紅色。黨的機關的公文印章在發文機關署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。行政機關的單一機關行文，印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關在前，印章蓋在發文機關署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標注成文日期。當公文排版后所乘空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

用特定報頭制發的普發性電報，一般不再加蓋發文機關印章，但上行文和非普發性的下行文、平行文的電報，應加蓋發文機關印章。

印制版記是印制公文的標記，由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，分別標注公文印發機關名稱和印發日期，底線下邊右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標注印制份數，即“（共印××份）”。

行政機關的公文，只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。

印發時間都用阿拉伯數字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。印發日期之后接著排印“印發”2字。

用特定版頭印發的公文的印發日期，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報傳送的公文，印發日期與成文日期必須是同一天。

翻印上級機關的公文，應把印發單位改為翻印單位，印發日期改為翻印日期，用圓括號標注共印××份。

22.公文二維條碼

公文二維條碼是由一組按一定編碼規則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數字及符號組成的信息。標注在公文的版記的右下方。具有12個優點：信息容量大；編碼范圍廣；錯誤糾正能力強；易制作，持久耐用；可用多種閱讀設備閱讀；條碼符號形狀、尺寸大小比例可變；成本低；譯碼可靠性高；保密性、防偽性好；能實現信息共享；能自動簽收；能鏈接索引。

XX年中辦秘書局和國辦秘書局在深入調研和充分論證的基礎上，制定了《機關公文二維條碼使用規范》，并規定從XX年1月1日起，凡上報中辦、國辦的公文，必須制作公文二維條碼。

省委辦公廳、省政府辦公廳規定，從XX年10月1日起，凡上報省委、省委辦公廳和省政府、省政府辦公廳的公文，應制作公文二維條碼。

湘廳〔XX〕23號文件印發的《省機關公文二維條碼使用規范》，包括說明、數據元素（包括15項，其中必選9項，可選5項，1項自動生成）、制作要求、使用要求、附則5個部分。還有一個附件，即《省機關公文二維條碼編號規則》。這個《規則》采用了組織機構代碼，確保在全國范圍內每一件公文的編號是唯一的，不會重號。

三、公文用紙格式

黨的機關的“公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準a4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準a4型公文紙。如果使用國際標準a4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。公文用紙格式一經確定，必須長期固定使用。

《國家行政機關公文處理辦法》規定：從200１年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般采用國際標準a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

四、公文排印、裝訂格式

《中國共產黨機關公文處理條例》明確規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭（報頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。”行政機關的公文除發文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機關的公文，正文一般每頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。

用國際標準a4公文紙排印公文，正文用3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

特殊情況下，為了防止出現“此頁無正文”字樣，調整行距、字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。

公文要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色普所標bl100%，紅色油墨應達到色普y80%，m80%。印刷品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，置于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。

公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬釘、平訂或膠粘，左側裝訂，不掉頁。

第三節 行文規則

在學習行文規則之前，必須了解行文關系和行文方式。

一、行文關系

行文，是指公文制發單位發公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發文單位與收文單位之間的公文往來關系，叫做行文關系。它是根據組織系統、公文法定作者的職責權限、發文單位與受文單位之間是否具有隸屬關系確定的。

正確處理行文關系，是一切機關工作人員特別是從事公文把關的人員必須具備的基本素養之一。公文的行文關系，主要有以下６種關系：

1．領導與被領導的關系。

領導與被領導的關系，是指有隸屬關系的上級機關與下級機關之間的公文往來關系。按照我國現行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關系的上下級機關之間工作上的相互關系是領導與被領導的關系。

公文往來中的領導與被領導的關系，專指行文關系，是指具有直接領導關系的上下級之間的關系，不包括間接的領導關系，即處于領導地位的政黨與其所領導下的人大、政府、政協、企業事業單位、社會團體等機關單位之間的領導與被領導的關系。

2．指導與被指導的關系。

指導與被指導的關系,是指沒有隸屬關系但有業務指導關系的機關、單位、部門之間的公文往來關系。例如，沒有隸屬關系但有業務指導關系的上級機關與下級機關之間的公文往來，上級機關的職能部門與下級機關的相關部門之間的公文往來，同級機關、單位、部門之間在各自的職權范圍內進行業務指導工作時的公文往來等。這種關系與領導與被領導的關系比較，行文方式和所用文種不盡相同，上下級機關之間用下行文文種，平行機關之間用函行文。

3．必須控制行文數量，所發公文力求精練、簡短。所發公文，必須作總量控制，科學決策，民主決策，依法決策。應發的公文，提倡寫短文，在語言文字上反復錘煉，精益求精，力求簡短，達到“一字入公文，九牛拉不出”的標準。

（二）根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系

在處理行文關系上，黨政機關必須遵守以下規則：

1．向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。每一個領導機關，既要對下級機關和人民群眾負責，又要對上級機關負責。為了便于上級機關了解本級機關的工作情況和貫徹上級指示精神的情況，便于上級機關指導工作，本級機關向下級機關或本系統的重要行文，應同時抄送直接的上級機關。

2.黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。政府各部門根據部門職權，可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權范圍內可以分別向下級黨委、政府的相關部門發布指導性、批復性、規范性、周知性等公文，但無權發布指揮性公文。

3.黨委辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委其他部門，不得向下級黨委發布指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。這是為了加強黨和人民政府的集中統一領導，也是我們黨和人民政府的光榮傳統。黨委、政府的辦公廳（室）是黨委、政府的辦事機構和綜合部門，黨委和政府的決策、工作意圖等均分別由其辦公廳（室）承辦、傳遞和督查抓落實。根據黨委、政府的授權，分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門，只能以“函”的形式同下級黨委和政府商洽工作、詢問和答復問題、審批職權范圍內的事項。

4．部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。這一規則強調了公文的準確性、連續性和一致性，是從有利于工作、有利于執行、防止公文之間互相矛盾而作出的符合實際的規定。部門之間對同一問題的規定應當一致，否則，會產生矛盾，無法貫徹執行。對擅自行文的，采取懲戒措施，是完全必要的，也是可行的。

5．同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應明確主辦機關。這里規定了聯合行文的條件、內容和主辦機關。聯合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關事項。聯合行文，應當確有必要。但聯合行文不宜過多，凡屬政府職責范圍內的事項，則不需與黨委聯合行文。凡是在各機關、各部門、各單位職責范圍內能夠解決的問題，則不需與其他機關和單位聯合行文；如果聯合行文還不能解決的問題，則按有關規定報請同級黨委或政府行文，或由黨委、政府批轉、轉發。

（三）必須按隸屬關系和有關規定請示問題和報告工作

對于請示、報告公文的撰寫和辦理，黨中央、國務院作出了一系列明確的規定。但在實際工作中，請示、報告的撰寫和辦理，存在不少語法、邏輯、結構等方面的問題。其中，有文種和內容方面問題，也有辦文程序方面存在的問題，制造或擴大了上下級之間的矛盾。

“請示”公文是下級機關向上級機關請求指示、批準、幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問使用的文種。“請示”與“報告”比較，行文的目的和作用不同，內容和結構不同，行文時限和批轉的重點不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。因此，《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》作出了明確規定。

1.向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關；需要同時抄關其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。這是各級黨政機關必須共同遵守的行文準則。向上級機關行文，需要上級機關辦理的只有請示。報告只能供上級機關閱知，無需批復。上行文只主送一個上級機關，有利于強化主送機關的辦文責任，有利于提高上報公文的辦理質量和效率。一文一事，是唐朝開始建立和使用的請示制度，即一件請示公文只請示解決一個問題。這個規定，反映了請示公文的特性——專一性，有利于主管機關審閱、批示和答復。

向上級機關請示問題，應當寫明一個主送機關，其他機關需要周知和支持的，應當抄送。

請示上級機關批轉本部門的公文，應當同時報送批轉通知及被批轉公文（如報告、意見、方案等）的代擬稿。

2．不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。在我國，黨政機關都實行一級管一級，逐級負責的原則，向上級機關行文，一般應逐級上報。特殊情況是指突發情況、突發事件、緊急信息等，為了使最高領導機關以最快的速度了解情況，不得不采取越級行文的方式。越級行文時，必須同時抄送被越過的上級機關。

向上級機關請示問題，本級機關能夠解決的，不要把矛盾上交。本級機關解決不了的，再向直接的上級機關請示，一級對一級負責。

3．請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報;經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。這是從有利于請示事項辦理而作出的規定。如果請示事項不與涉及的其他部門協商一致，不利于解決所請示的事項。經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。這樣，有利于上級機關了解情況，進行協調和正確決策，以利問題的解決，防止產生不同機關公文之間的矛盾、執行上的混亂和社會矛盾。

4．除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規定程序處理，不應當直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。機關的辦公廳（室）是機關的綜合性辦事機構，既了解各方面的情況，又了解上級的政策規定，是機關領導集體得力的參謀與助手。辦理請示、意見、報告，必須按規定的程序辦理，否則，會影響辦文的質量和效率。

特殊情況，是指突發事件、上級機關負責人已了解情況和直接交辦的事項。對突發事件的處理，必須分秒必爭，不能按部就班，否則，環節太多，不利于爭取時間，甚至會耽誤處理突發事件的時機。上級機關負責人已了解的情況并直接交辦的事項，有兩種情況，一是領導人明確要求呈報機關將公文直接送給他個人的；二是領導人批示或口頭指示按辦文程序辦理的。前者因為領導人已經對整個情況都清楚了，不需要再由辦公廳（室）提出預案和擬辦意見，直接交領導人閱批；后者交秘書部門按正常的程序辦理，這是秘書部門的職責范圍內的工作，秘書部門必須嚴把辦文關，不得因領導人有批示而降低辦文的質量。

5．屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。向上級機關請示問題，如果是主管部門職權范圍的具體問題，不涉及重大決策事項，一般應報送上級主管部門處理。主管部門應當依法認真履行自己的職責，不得推卸責任，不得上交矛盾。

6．黨委各部門應當向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。黨委是一個地方或一個單位的最高領導機關，并對各方面的工作負總責。黨委各部門是黨委的職能部門和工作機構，首先應對本級黨委負責。各部門解決不了的問題，應先向本級黨委請示，本級黨委有責任解決各部門請示的問題。本級黨委解決不了的問題，或者不是本級黨委職權范圍內的事項，經黨委同意或授權后，才能按規定的程序向上級機關的主管部門請示。這是從有利于工作，有利于加強黨委的統一領導和管理，防止混亂和上交矛盾而作出的正確的規定。

7．對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。這是黨中央、國務院賦予各級黨政機關的秘書部門的職責與權力，也是對不符合行文規定的上行文采取的一種懲戒措施。秘書部門必須認真貫徹執行，切實履行自己的職責。國務院及部分省、市、自治區的黨政機關，對不合格的公文實行退文制度，對于規范行文，提高公文質量，發揮了重要作用。在實際工作中，各級機關、單位應制定退文的細則，先宣傳貫徹，然后實施。

不符合行文規則的上報公文，主要指不符合行文規則的請示、報告和不符合行文規則及辦文規定的代擬稿。對于這樣的上報公文，上級機關的秘書部門應退回下級呈報機關，說明原因。

以上７條關于對如何辦理上行文的規定，都是從有利于問題的解決和提高辦文效率，提高領導機關的決策水平、辦文水平及整個領導管理水平，為領導簡政而作出的符合實際的正確的規定，也是對實踐經驗的科學總結。

（四）公開發布的公文一般不再印發

公開發布的公文，是指直貫到底行文。有的先作內部文件，后公開發布；有的在附注處注明“此件公開發表”或“此件可公開發表”。它與用特定版頭印發的文件具有同等效力。公開發布的公文，一般不另行文。公開發布的政策性公文，為了便于存查和利用，可印少量份數發有關單位存檔備查，省里可發至縣級機關，市州縣可發至鄉鎮級機關。

凡是公開發布的公文，均為正式公文，在其所管轄的范圍內，任何單位和個人必須遵照執行。

第三篇：公文寫作講課提綱

公文寫作講課提綱 襄陽紀委程元銀

開場白

先說一聲對不起，本人講不好普通話，是道地的河南方言，但是能夠聽懂。

今天講的內容只是一家之言，是本人對寫作問題的一些理解，同別人的觀點不完全一樣。因為講學歷來是有爭論的，但是那些基本的東西不會有太大的改變。

寫作是個大題目，既有專門教材，網上也有不少資料，更是大學文科的一門課程。有書，但我絕對不是背教材，來糊弄大家。今天不可能全面講，也不可能講得很透徹，只就有關方面有關知識做些介紹。有的地方點到為止，有的地方稍微詳細一點。姑妄言之，姑妄聽之吧！講四大內容，再加一個有關話題和個人體會。

一、公文定位

我把所有的文字作品分為兩個大類，一是文章，二是文學。當然，這只是麻子照鏡子——自我觀點。這兩個概念有交叉之處，猶如婦女、兒童的概念一樣。

1、文學四大類：散文、詩歌、小說和戲劇(指的劇本，是綜合文學)。

2、文章四大類：記敘文、議論文、說明文和應用文。公文應該屬于應用文一類。

3、公文釋義：從事公務的文章，又可以叫做文書、文件，是行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，或者說是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的文書。

4、公文的作用：為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達上級決策服務。一有上傳下達、互通情報的作用，二有工作依據和憑證的作用，三有宣傳教育的作用，四有規定人們行為的作用。

5、公文的特點：一是法定的權威性，二是法定的現實執行效用，三是有規范的格式，四是履行法定的程序。

二、公文類別

說到公文，人們首先想到的是紅頭文件。其實公文不僅僅是紅頭文件，有不少種類，大約有一二百種之多。我把它歸納為8個大類，有的分了9個或者10個大類。1981年2月，國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為9類15種。當然，不同的書不同的人有不同的歸納法。

1、紅頭文件：帶有機關名稱的紅色印刷體的公文，如××××委員會文件。包括通知、通報、命令、議案、布告、公告、通告、請示、批復、條例、意見、決定、會議紀要、請示、批復、意見、函件等等。

2、領導講話：內容分綜合性的和單一的。

3、工作報告：有專題報告、綜合報告、總結報告、工作進程報告。一是對領導、對上級所交辦的任務、所布置的工作的完成情況的匯報；二是反映本地本部門工作中遇到的困難和問題。

4、工作總結：

5、經驗材料：正面的。

6、新聞通訊：二者區別——時間差異、長短差異、容量大小之別。介于新聞與通訊之間的最常見的是工作簡報：信息、動態、簡訊、要情、摘報、工作通訊、情況反映、內部參考等。在一定范圍內發行，不是完全公開的。特點是簡、精、快、新、實、活和連續性。

7、公函便函：一是正式的公務活動往來，一是事務工作的處理。便函不要字號，不要標題。包括工作督辦、介紹信、合同書、便條等一般應用文。函就是信，公函就是公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。

8、其他文體：規章制度、工作計劃、啟事、開幕詞、閉幕詞、證明信等。

還有幾種分類是：上行文、下行文、平行公文；通用公文、專用公文；平件、急件、特急件；或者對外公開、內部使用、秘密、機密、絕密等等。

三、公文寫作一般要領

公文屬于特殊文種，一般寫作課的理論或者要求對公文也是適應的。就是說公文寫作的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，只在某些方面有些特殊規定。

今天只講四個問題，一是寫作過程，二是對公文格式的要求，三是對公文結構的要求，四是對部分公文內容的要求。寫作書上有句話，叫做“文無定法”，還有一句是“大體則有，定體則無”，這是關于寫作的辯證法。

1、寫作過程 ①明確寫作意圖

任何一份公文都是根據工作中的實際需要來撰寫的。因此在動筆之前，首先要弄清寫作意圖，即文章的主題與目的，一是文件的中心內容是什么，或者說提倡什么反對什么。二是根據文件內容，準備采用什么文種。三是文件的發送范圍和閱讀對象是什么。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達，如此等等。

②收集寫作素材

發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行調查研究。這也要具體情況具體處理。對那些內容簡單、篇幅短小的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確寫作意圖之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題復雜，內容較多的文稿，如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往需要搜集材料和開展調研。

③列出寫作提綱（結構）

在收集素材的基礎上，草擬一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么，再寫什么，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。

④動筆寫作 ⑤檢查修改

2、公文格式要求

公文的格式指的公文的書面表現形式。關于這個問題，1996年5月，中央辦公廳發布了《中國共產黨公文處理條例》，2000年8月國務院發布了《國家行政機關公文處理辦法》，后來省政府、市政府分別制定了《實施細則》，都講得很詳細。特別是對紅頭文件的格式規定了20多個標準：文種、文號、字體、字號、份號、標題、排頭稱呼、落款、蓋印、主題詞、密級、緊急程度、附注、附件、編號、印制份數、印制版記、傳達范圍、主送單位、抄報單位、簽發人、成文日期、紙張……

現在常見的公文格式還包括：B5的紙，或者是16開的，正文是3號仿宋字，主標題用小2號宋體字，標題居中排列，二級標題可以居中也可以不居中，三級標題不居中，這些標題文字要使用不同的字體，或者加粗，以示區別，每頁20行，每行25個字，共計500個字，落款用機關全稱，日期使用阿拉伯數字，如果是紅頭文件并且有排頭的，排頭的字一定要頂格，如此等等。

3、公文結構要求

①層次分明，用序號表示，一目了然。

公文的結構講的是公文的層次，它的表現非常突出。公文不像小說、散文那樣，順著情節發展一直寫下去，而是層次特別分明，線條異常清晰，結構非常嚴密。用大一二三四小一二三四甲乙丙丁ABCD等，毛澤東同志曾經把它們叫做“開中藥鋪”，把各種不同內容嚴格區分開來。

②邏輯嚴謹，不得交叉、重復和遺漏。③標題文字緊扣文義，高度概括文章內容。

結構或者說層次是通過標題反映出來的。公文的標題有突出的意義，一個標題就是一段，就說明一個觀點或者叫做論點。一看標題就一目了然，就知道了整篇文章的內容，或者說掌握了文章的精髓。大塊文章的標題，還分為一級二級三級等。

④基本格局為三塊以上，分量上大體均勻。

三點決定一個平面，三具有穩定的作用，而兩塊構不成一篇文章。三塊可以是遞進式，開頭中間結尾；也可以是并列式。詳略得當，大體均勻，有話則長，無話則短。

4、部分公文的內容要求

對內容的有關要求，只講6個文種。①通知

紅頭文件中最常見的是通知.通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。要是把通知學會了，別的公文都可以照葫蘆畫瓢。通知又分指示性、知照性(發布性)、事務性、批轉(轉發、印發)性及會議通知、任免通知等。

今天只講解一般性的常見的通知。上級機關有關事宜需要使下級機關知道或辦理時，就要制發通知。比如慶祝某個節日，成立、調整、合并、撤銷某個機構，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關報送有關材料等，都要使用通知。寫作通知，一是交待清楚所通知的事項，二是辦理的方式方法，三是有關要求，比如時間要求、參會人員要求，食宿要求等等。以會議通知為例，要交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料、食宿及費用以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。

通知的標題一般包括三大要素，即發文機關、事由、文種，使人一看標題就知道是那個部門通知的，通知什么事情或要求做什么事情。比如《中共襄樊市委關于學習貫徹黨的十七大文件的通知》。

②工作總結 按時間分：每月小結，季度總結，半年總結，總結；或者單項工作結束后的總結。

工作總結主要有7項內容，就是干了哪些工作，是怎么做的，成效如何，有哪些不足，原因是什么，怎樣改進，下一步工作計劃等。簡稱為干了啥、咋干的、啥效果、哪不足、啥原因、咋改進、還干啥。對這7個啥啥啥……外語中叫做5個W：Who（何人）、What（何事）、Where（何處）、Why（何故）、When（何時）。了解這五個W，然后再解決一個H（How如何）。用隨州話說就是——么人么事么場，再加幾個——么時么因么果。如果是單項工作，就只有前面3個內容。重點是要寫好怎么做的，要站在一定的理論高度，要總結出幾條經驗來，就是從感性認識上升到理性認識。

③經驗材料

經驗材料是從正面反映工作成效的公文，和工作總結有些相似，區別在于：一是單項，不像總結那樣面面俱到；二是只從正面寫，只突出你的經驗，就是做法，不談問題或者不足，這樣能給別的單位以啟發，以教益；三是經驗材料雖然是單項的，但是比工作總結的要求高，總結只交給領導或者上級主管部門，而經驗材料是用來交流的，要讓別人認為你的做法有獨特之處，經驗確實好，的確值得借鑒。那么寫經驗，就是要提煉出幾個觀點來，并且上升到理性，有一定的理論性。在寫法上，基本上是一條經驗就是一個自然段，或者就是一部分。

2005年，市委黨校有一個培訓班，培訓結束后要求寫篇經驗材料，反映學員們學習與生活情況，該怎么寫呢?有個學員概括了這么幾條經驗——學習特點，我覺得很好：一是學習刻苦，二是方法創新，三是遵守紀律，四是團結互助，五是生動活潑，六是收獲很大等等。④調查報告

調查報告屬于常見的工作報告，主要用于反映問題揭露矛盾。毛澤東的《湖南農民運動調查報告》是最典型的。寫調查報告重在調查研究，沒有調查就沒有發言權。要求情況真實，數字準確，事例典型。一是綜合性，有面上的情況，要不然，容易以偏概全；二是典型性，就是一般與個別的關系，要生動，能夠打動人；三是對比性，正反對比，前后對比，優劣對比等等。用事實說話，材料和觀點要統一起來。

調查報告的寫法，一般分為四大快，就是一寫存在的問題，二寫這些問題的危害性，三寫出現問題的根源，第四談整治措施。我在《楚天風紀》上有一篇調查報告，其格式可供大家參考。（略）

⑤領導講話

特點：指示性、指導性、總結性或者號召性，所發表的意見體現領導機關的意圖或者旨意。一是統一思想認識，針對糊涂認識和錯誤認識；二是提高思想認識，比前面的要求更高；三是安排工作任務；四是告知工作方法；五是點出存在的問題，六是對完成任務提出要求。大致上六個方面，但不是都寫，而有所取舍。還有的講一講會議的重要性，對有關問題重點闡發；有的把工作總結也安排在領導講話里面；有的會議有好幾個領導講話，注意分工，而不要都去講同一個話題。

⑥競爭上崗演講稿

現在這是挺時興的。演講要有激情，能夠打動聽眾；文字要華美，聽起來清新悅耳。一是自我介紹。自我介紹得三五百字，對自己的形象、愛好、特長、性格等做一描述。開頭第一句話非常重要，有的引經據典，有的背一句古詩。

例一：拿破侖的話“不想當將軍的士兵不是好士兵”。例二：俗話說“是騾子是馬，拉出來遛遛”。二是工作成績。工作成績包括近幾年的工作表現、受表彰情況、領導肯定或者贊賞的事跡，其他感人事跡等。三是崗位設想。崗位設想既要有新意，又要使人覺得目標不是太空。四是表明態度。表態就是對競爭上和競爭不上怎么辦。這是結束語，也要有激情。可以看一看中央電視臺挑戰主持人的自我介紹和總結。

四、公文語言有關要求

對外語的翻譯，清朝人林抒講了三個原則，叫做信、達、雅，信就是準確真實，達就是通順，雅就是有文采。后來翻譯古文，人們也使用這三個標準。這三個標準對于寫作公文也是必須的，但是不能完全套用。

1、公文語言特點

公文語言要求的是準確、通俗、嚴謹。準確講的真實性，要正確，要簡潔明了；通俗指的語言流暢，使用規范的現代漢語，不能有病句，不能使用生僻的字詞，一般不得使用文言，不得使用方言土語，不得用歐化的語言；嚴謹說的是邏輯性強，不能模棱兩可似是而非，不能含糊其詞。公文語言的特點是莊嚴鄭重，樸實無華，簡明扼要，通俗易懂，做到文如其事，恰如其分。

說兩個反面例子(略)：中央電視臺《開心辭典》中王小丫的“完全正確”，調查材料中出現“公尺”一詞。

2、語言表達方式

寫作有五種基本的表達方法，即敘述、說明、議論、描寫和抒情。公文對抒情和描寫用得較少。其中敘述有的是按時間的先后順序，有的按邏輯排列順序；說明要抓住被說明事物特征；議論要有論題、論點、論據，要講論證方式等，這都是大家熟悉的，就不重復了。

3、專業術語 公文中除了通用語之外，也還使用不少專業術語，或者叫做職業用語，也就是行話。比如紀檢監察部門、組織部門、新聞宣傳部門等，都有各自的專業術語。再比如法律文書用“之”不用“的”，紅頭文件不能有比喻、擬人、擬物、反問等修辭手法。這些基本知識都應該有所了解。

4、語言美

這里我要專門談一談公文中的“雅”，雅就是講的文采問題。公文不是文學作品，對文采沒有太多的要求。但是要有可讀性，就必須講文采，不然的話，味同嚼蠟，是沒有讀者的。一般來說，除了紅頭文件，其他公文都還是要有文采的。

所謂文采也應該叫做語言美，它主要表現在三個方面，一是較多地使用修辭手法，如比喻、擬人、擬物等；二是使用典故，比如成語、故事、古詩、俗語、名人名言，三是對語言的精雕細刻，咬文嚼字，用些華美的辭藻。

下面舉例說明公文中的語言美。

一是紅頭文件多用排比句，對偶句，以增添氣勢，增加說理的分量。2004年9月，黨的十六屆四中全會關于《加強執政能力建設的決定》，有大量的排比句。我給大家讀幾段：使黨成為立黨為公、執政為民的執政黨，成為科學執政、民主執政、依法執政的執政黨，成為求真務實、開拓創新、勤政高效、清正廉潔的執政黨，成為執行三個代表、經受考驗、保持先進性的執政黨。一連4個動賓結構的排比句，每個排比句里又用幾個四字短語，很有氣勢，有說服力。再讀一段：全黨要立足現實，著眼長遠，抓住重點，整體推進，不斷研究新情況，解決新問題，創建新機制，增長新本領，使黨的執政方略更加完善，執政體制更加健全，執政方式更加科學，執政基礎更加鞏固。這段排比文字用了4個“新“字，4個副詞“更加”，讀起來不僅工整嚴謹，同時給人美的享受。

二是領導講話。一不要刻板地板著臉在那兒教訓人，二不要搞老一套，千篇一律，什么提高認識、加強領導、加大力度等。有時候也需要風趣幽默，這才能調動聽眾的積極性。毛澤東的一些講話就引用了很多民間故事、對聯等。在《整頓黨的作風》中用解縉的對聯：墻上蘆葦，頭輕腳重根底淺，山間竹筍，嘴尖皮厚腹中空。諷刺華而不實、不學無術人員。江澤民有個講話，用鄭板橋的詩：衙齋臥聽蕭蕭雨，……。告誡各級領導要關心群眾疾苦。這比那些干巴巴的政治說教更能打動聽眾。

三是經驗材料、調查報告或者新聞通訊要有好標題。俗話說，看書看皮兒，看報看題兒。好標題對眼球是有吸引力的。

舉幾個例子。去年的《襄樊日報》登了我一篇文章，題目是《公開公務公正務公》，共8個字，就有4個“公”字，兩個“務”字。文章的幾個小標題也是精雕細刻：該公開的就公開，公開之后好辦事，辦事之中好監督，監督之下好執法。像是修辭中的連珠。《襄樊日報內參》有一篇反映行業協會和中介機構的文章，指出存在的問題時其小標題用了“十個不”：姓公姓私不清，發展環境不優，職能定位不明，專業素質不高，自律意識不強，政府扶持不夠，行業競爭不公，規模發展不足，開展活動不多，行政事業不分等。作者使用語言精雕細刻，達到了爐火純青的地步。《襄樊晚報》1997年剎吃喝風時有一篇通訊，《既生瑜必生亮——我市出重招懲治違紀吃請受禮者》，幾個小標題是：違紀者搗鬼有術，眾市民舉報有勇，監督崗拒禮有道，“剎風辦”懲處有力。2007年10月19日《中國日報》關于法國總統撒克齊離婚的新聞，那個副標題很有意思：無可奈何花落去，多情總被無情惱。新華社有一篇慶祝杭州灣跨海大橋開通的消息，題目是：一橋飛架杭州灣，滬甬不再杭州彎。還有，中央電視臺抗震消息標題:與時間賽跑，為生命接力。湖北日報文章：主標題——《南修武當還看今朝》；副標題——山上妙似仙景 山下湖光水景 滿眼文化勝景；二級標題——1融合內力：勾勒輝煌愿景2積聚財力：還原仙山古景3依托國力：打造武當水景4傾盡全力：織就文化勝景5憑借外力：展望美好前景。

五、寫作有關話題

主要是擴大知識面。

1、靈感問題：愛因斯坦談自己成功的名句，百分之九十九的汗水加上百分之一的靈感才等于成功。這句話有兩層含義，一是說汗水，就是說勤勞就是說付出的重要性；二是說汗水是靈感的前提，是靈感的基礎。寫作是需要靈感的，但是靈感才百分之一，所以不好捉摸，有些神秘，叫做只可意會，不能言傳。我只說一個觀點，那就是長期尋覓，一朝迸發(8個字)。有時候“眾里尋他千百度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處”。有時候“踏破鐵鞋無覓處，得來全不費工夫”。靈感就像捉迷藏一樣，不好把握。

2、咬文嚼字：古詩文中最講咬文嚼字，如“兩句三年得，一吟雙淚流”，“吟安一個字，捻斷數根須”，還有賈島的“推敲”詩……說一個咬文嚼字的例子：“可以清心也”（寫作故事，略）。

3、文章四要素：主題——思想，題材(內容)——肌肉，結構——骨骼，語言——血液。這是打比方。

4、寫作四步曲：就是解決四個問題，誰來寫，寫什么，怎么寫，為誰寫。還有一說是：提出問題、分析問題和解決問題。

5、賣蘋果者演講詞（寫作故事，略）：寫論文，其一般形式是：總－分－總。

6、鳳頭熊腰(豬肚)豹尾說：開頭要精彩，中間要飽滿，結尾要干脆。有個好的開頭，馬上抓住了讀者的心。中間是文章的骨干部分，一定要內容充實，下大力氣把它寫好。結尾應該干脆有力，不拖泥帶水。有的是言盡意不盡，不把話說滿，給讀者留下一個想象的空間。

下面舉一個文章開頭的例子。題目是《我是個大學生》（略）。

7、要有畫龍點睛的觀點、語言或者細節，就像電影或者電視中的看點、亮點，給人一個震撼，使人們很快把它記住。講幾個例子：開國大典毛澤東語、莫里哀寫胖子（不用大腹便便、肥頭大耳、腸肥腦滿、一臉橫肉）、《儒林外史》中寫嚴監生的死、《賣柑者言》中的金玉其外……（以上例子均省略）。魯迅致許廣平《兩地書》：眼淚鼻涕，胡同四條。四條小巷子，新穎、別致而有趣。某人打麻將時開頭光輸別人光贏，后來他光贏別人光輸，由是套用了范仲淹的一句名言“先天下之輸而輸，后天下之贏而贏”。某人包餃子，將冰箱里的凍肉拿出來，一點一點地切成片兒，切成條兒，再剁碎，他說他這是“反幾何法”，不是點線面體，而是由體到面再到線最后到點。

8、數字縮略語—―一組相關概念被壓縮后的數字表述語。合并同類成分，壓縮枝葉，保留主干。一是語言簡練，二是節奏協調，三是便于記憶。如“五講四美三熱愛”，“中紀委書記五六七和六七八”（事例略）……

9、語序問題

語序問題。漢語習慣，兩句話中，后面一句是重點，類似于語法中的“雖然……但是”句型。比較這樣幾組：屢敗屢戰與屢戰屢敗，徐娘半老風韻猶存與風韻猶存徐娘半老，事出有因查無實據與查無實據事出有因，輝煌的十三年與十三年的輝煌。

10、值得注意的幾個問題 不要有特別長的句子，不要一句話幾十個字才有一個標點，不要有錯別字、有不通的語言、有邏輯錯誤，不要意思不明確。下面點幾個常見的錯誤：

“同志”的使用，如市委書記某某某同志。

“進行”的使用，進行學習、落實等，這個賓語帶的不好。例如：我們對黨的十六大文件進行了深入學習。有些歐化的痕跡。

“關于”的使用，多用做標題，文字一多容易出問題，后面帶有動詞，再就是爛用，“關于某某某同志的考核材料”。

時間的使用：知道陰歷陽歷，曉得月大月小，明白初一和一號的區別等等。

再補充一例：某鄉村醫生為婦女劉某開藥后告訴她怎樣服用，并且在藥包上寫了個2×3。劉某后來忘記了用法用量，不知道是每天兩次每次服三顆，還是每天三次每次服兩顆，便詢問當數學教師的丈夫。她丈夫說根據數學上被乘數與積的名數一致的道理，2×3應該是每次喝兩顆。

六、個人體會

1、第一個體會是：重要的是熟悉情況，包括文字材料和聽來記來的情況，爛熟于心后形成幾個觀點，也就是先弄幾個標題，然后來填空。我的體會是三個詞，叫做咀嚼、吸收和釋放。

2、我的第二個體會是“四多”。一是多學習，看看別人怎么寫的，杜甫說讀書破萬卷，下筆有如神。二是多練筆，熟能生巧，光說不練，永遠也學不會；諺語：“百聞不如一見，百見不如一干。”三是多請教，與君一席話，勝讀十年書；有時候冥思苦索多少天，還搞不懂的問題，經別人一點就通了。四是多修改，文章是改出來的。有時寫不下去了，就放一放再說；有時寫好了，有意地放一段時間。“干飯炒三遍，拿肉也不換”嗎！放在電腦里，今天改個詞，明天換個句子，有個五六次七八次，文章就改好了。

今天聽課的肯定有很多文壇高手，我在這里是班門弄斧。謝謝！

第四篇：公文處理基礎知識（共）

公文處理基礎知識

第一節 公文處理概述

一、公文的定義

公文即公務文書，是黨政機關、企事業單位和社會團體在處理公務時所形成的現行公用、法定效力和特定體式的文字材料。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、部署和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。”《國家行政機關公文處理辦法》規定：“行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具”。

二、公文辦理程序

收文辦理：包括簽收（含拆封、清點、分類）、登記、擬辦、送批、批辦、分發、傳閱、承辦、催辦、辦復、立卷、歸檔等12個程序。

注意：1.要有規范收文登記本、閱文處理箋；2.各單位辦公室人員要及時向有關人員收取（指通過會議發的文件）文件；3.需清退的文件必須要放在保密柜,由專人保管；4.復制上級秘密文件，須經發文機關批準或授權。復印件應加蓋復印機關印章。復制的公文應與正式印發的公文同樣管理。5.借閱文件 要登記。

發文辦理：包括起草（含修改、協調）、校核、會簽、簽發、復核、登記（編號）、印制（含排版、校對、裝訂）、繕印、分發、立卷、歸檔11個程序。

注意：1.要有規范的發文登記本、發文簽批單；2.校核、復核、登記、印制等程序必須由文秘人員和辦公室主任把關；3.要有會簽程序，由辦公室文秘擬定會簽人、簽發人。

4、發文要嚴守程序，堅決杜絕“倒行文”。

第二節 公文種類

按照《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關處理辦法》的有關規定，公文種類主要有14種：

1.決議。用于發布經會議討論通過的重要決策事項。2.決定。用于對重要事項做出決策和安排。

3.指示。用于對下級機關布臵工作，提出開展工作的原則和要求。

4.意見。用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.通知。用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或周知的事項。

6.通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。7.公報。用于公開發布重要決定或者重大事件。8.報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。

9.請示。用于請上級機關給予指示、批準要求。10.批復。用于答復下級機關的請示。

11.規定。用于對特定范圍內的工作和事務制定有約束力的行為規范。

12.條例。用于黨的中央組織制定規范組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。

13.函。用于機關之間商洽工作、詢問的答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。

14.會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。15．議案：用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

黨的機關公文中的決議、意見、公報、規定和行政機關公文中的命令、議案、公告、通告分別為對方所無。決定、意見、通知、通報、報告、請示、函、會議紀要為常用文種。

第三節 行文規則

一、行文方式

黨政機關的行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。

1.下行文。是指上級機關給所屬的下級機關行文，上級機 關的職能部門給下級機關的相關部門行文。根據行文的目的、任務和傳達貫徹的要求，下行文又分為一級下行文、逐級下行文、多級下行文和直貫到底下行文。

2.上行文。是指下級機關向有隸屬關系的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。根據隸屬關系和上行文的目的、任務、要求，上行文又分為一級上行文、逐級上行文、多級上行文和越級上行文。

3.平行文。是同級機關和不相隸屬的機關之間的行文。有些機關雖然是上級領導機關或下級機關，但與行文的機關沒有隸屬關系和指導關系，與這樣的上級機關或下級機關行文，也是平行文。

平行文沒有級別、地區之分。同級機關和不相隸屬的機關之間聯系工作、交流情況、答復詢問和批準管轄的事項等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

二、行文規則

行文規則，是各級黨政機關、企事業單位和一切社會團體制發公文、處理行文關系必須遵守的紀律和準則。《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》確定黨政機關的行文規則如下：

(一）行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精 1.行文必須確有必要。2.行文必須注重實效。

3.必須控制行文數量，所發布 公文力求精練、簡短。(二）根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系 在處理行文關系上，黨政機關必須遵守以下規則： 1.向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上級機關。每一個領導機關，既要對下級機關負責，又要對上級機關負責。為了便于上級機關了解本級機關的工作情況和貫徹上級指示精神的情況，便于上級機關指導工作，本級機關向下級機關或本系統的重要行文，應同時抄送直接的上級機關。

2.黨委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。政府各部門根據部門職權，可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文。

3.黨委辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委其他部門，不得向下級黨委發布指示性公文。政府的各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

4.部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

5.同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府 部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應明確主辦機關。

6.屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。自行行文的方式有四種： ⑴直接向下一級黨委、政府的相關部門行文；⑵經政府批準或同意后向下級政府的相關部門行文；⑶涉及其他部門的事務時，與其他部門聯合行文；⑷各部門之間可以互相行文。應當從實際出發，具體情況作具體分析，采用恰當的行文方式。

7.部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。8.受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復請示事項；上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

9.不相隸屬機關之間一般用函行文。

（三）必須按隸屬關系和有關規定請示問題和報告工作 對于請示、報告公文的擬定和辦理，黨中央、國務院作出了一系列明確的規定。但在實際工作中，請示、報告的擬定和辦理，存在不少語法、邏輯、結構等方面的問題。其中，有文種和內容方面問題，有格式方面的問題，也有辦文程序方面存在的問題，不便于上級機關操作，甚至制造了上下級之間的矛盾。

“請示”公文是下級機關向上級機關請求指示、批準、幫 助解決問題的文種；“報告”是下級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問使用的文種。“請示”與“報告”比較，行文的目的和作用不同，內容和結構不同，行文時限和批轉的重點不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或間接地增加了請示公文辦理的難度，影響工作效率。因此，《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》作出了明確規定。

1.向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關的上級機關閱知，可以抄送。不得在非請示中夾帶請示事項。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關；需要同時抄送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

2.不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

3.請示事項涉及其他部門業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。

4.除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規定程序處理，不應當直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

5.屬于主管部門職權范圍的具體問題，應當直接報送主管部門處理。6.對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可退回下級呈報機關。

第四節 公文格式

公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字體型號、各要素的標識排序等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同，但還有很多區別。

1.眉首部分。由版頭（報送）、份號、密級與保密期限、發往地址、緊急程度（等級）、發文字號、簽發人、收發報序號8個要素組成。一般占首頁的1/3左右。黨的機關公文眉首部分與主體部分用兩條長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線(1號字線)隔開,兩段橫隔線相距15mm,正中用2號紅色五角星隔開,行政機關用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開。

版頭（報頭）。版頭（報頭），又叫發文機關標識。黨的機關公文版頭的主要形式有兩種：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共××縣委文件”一種由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種組成，例如，“中國共產黨××縣委員會（通知）”。一般用長宋體套紅印制，每字的長度在15mm-22mm之間，寬度視字數多少而定。版頭字 的上邊距公文紙的頂邊40mm-45mm。

行政機關的發文機關標識主要有3種形式：一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成；一種由發文機關名稱加“令”字組成；一種由發文機關名稱加紅色橫線組成。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準；規范化簡稱應由該機關的上級機關規定，由本機關自定的，一定要明示其他機關，不能使用全社會不認同的簡稱。

報頭、份號、密級與保密期限、發往地址、緊急程度（略）發文字號（部委號）。用特定版頭印制的公文叫發文字號，用特定報頭制發的電報叫“發電字號”，用通用報送制發的電報叫“部委號”。直接公開發布的公文沒有發文字號；先用特定的版頭印制、后公開發布的公文，仍用原來的發文字號。

發文字號（部委號，下同）是公文的代號，由發文機關代字、發文和發文順序號3部分組成，是每一個用特定版頭（報頭）制發的公文不可缺少的重要組成部分。它起到便于識別公文、發文機關、發文和便于登記、管理、使用的作用。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區（管轄地）地方代字、發文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發文機關代字或公文類別代字，但發文機關所在行政區地方代字不能省略。同一行政區不能出現相同的發文機關代字，如統戰部、統計局發文代字分別是“統戰”、“統計”。公文類別代字一般用“發、干、字、函”。發文和發文順序號用阿拉伯 數字書寫，發文號標注在六角括號內。發文應標全稱，不能簡寫，例如，“?2006?”不能簡寫為“?06?”。發文順序號分從1號起，按公文的簽發時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“01”），不加“第”字。黨的機關用4號仿宋、行政機關用3號仿宋排印。

使用發文字號，應注意3個問題：一是發文字號一經確定，應長期固定使用。二是聯合行文，一般只標注主辦機關的發文字號。三是用特定版頭印制的公文的發文字號，標注于版頭（發文機關標識）下空2行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標注；上行文的標注于左側，與右側的“簽發人”對稱，左右邊各空1字排印。電報的發文字號用3號仿宋體字標注，用特定報頭印制的電報，標注在“密級”欄之后；用通用報頭印制的電報，標注在“部委號”欄內。

簽發人。上報公文應標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人由“簽發人”3字加全角冒號與簽發人姓名組成，標注于公文發文機關標識（版頭、報頭）下空2行紅色橫隔線之上。黨的機關的公文用4號仿宋體字標注。行政機關公文“簽發人”用三號仿宋字、簽發人姓名用三號楷體字標注。某些重要的公文有會簽人的，還應在簽發人右側用相應字體標注會簽人及其姓名。上報公文標注簽發人的目的，是為了加強單位領導人對公文所負的責任，使之認真把好公文關。

２．主體部分。包括公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、附件９個要素。

標題。一般由發文機關名稱（全稱或規范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標題用2號小標宋體字，副標題用3號楷體字，居中排印。回行時應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文的標題應準確簡要地概括公文的主要內容，做到規范、簡潔、無歧義。在處理公文標題時應注意3個問題：一是聯合行文時各聯署機關名稱排序，一般情況下，主辦機關的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復合性公文或間接行文，即印發、轉發、批轉）中，應簡化標題。三是標題中一般不用除書名號以外的標點符號。黨的機關間接行文標題用書名號標出，如“關于印發《××××方案》的通知”。行政機關間接行文一般除法規性文種用書名號外，其余文種都是綜合性標題，無標點。

主送機關。即主要受理公文的機關，應當用全稱.或規范化簡稱，或同類型機關統稱；在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。國家標準規定：“如主送機關過多而使公文首頁不 能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關之上，標識方法同抄送”。

普發性公文，主送機關名稱用統稱，并做到規范、穩定。在黨政機關常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復、議案、函6種公文標注主送機關；決議、決定、指示、命令（令）、意見、公報、公告、通知、規定、細則、會議紀要、工作要點12種公文不標注主送機關；通報可標注可不標注主送機關，表彰先進、批評錯誤、通報選舉結果可標注主送機關。黨的機關如不標注主送機關的文種，主送機關排印在印發傳達范圍之內。

正文。是公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機關下方；不標注主送機關的公文，正文位于成文日期下方。縣級及基層黨的機關不標注主送機關的公文，正文在標題之下空1行排印。數字、年份不能回行。

正文中的結構層次序數應準確掌握和使用，即：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。常見的錯誤有：①第一層次用“

（一）”；第三層的“1.”寫成了“

1、”，把小圓點寫成了頓號。②第一層次用“

一、”，第二層次用“⑴”，跳躍了兩級。在正文層次不多的情況下，第一級用“

一、”，第二級可用“1.”，但不能用“⑴”。為簡化層次，正文中盡量不用多層次結構。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3 號印制（見后面公文排印格式）。

附件及附件名稱。附件，是公文的組成部分，對主件正文起說明、注釋、補充、證實、參考等作用的文字材料或圖表，臵于主體件之后，另起一頁開始排印，并與主體裝訂在一起。公文如有附件，應在正文之后、發文機關署名之前排印附件名稱。黨的機關的公文附件不空行，行政機關公文附件名稱空１行，都在左側空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，黨的機關公文可省略“件”字，后面標全角冒號和附件名稱。附件名稱轉行應與附件名稱第１行第１個字對齊。有多個附件的，按序號（用阿拉伯數字）對應標注。附件的序號和名稱前后的標識應一致。

附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。僅一個附件的，不排附件的順序號。附件排印與公文主體排印的規格相同。附件是圖表的，其文字部分用3至5號字靈活處理。

如果附件與公文主件不能裝訂在一起的，例如，應填報的統計表等，應在附件的左上角第1行頂格標注公文的發文字號，并在其后標注附件（或帶順序號）。在這種情況下，公文主題詞與印制版記應標注在主件最后一頁的下端。附件與主體裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應標注在附件最后一頁的下端。

發文機關署名。應當用全稱或規范化簡稱，位于正文之后 的右下方。

機關的公文，與正文的末行一般空兩行排印。不標注主送機關并不加蓋發文機關印章的公文不署名。在基層機關，公文印數較少，所發公文都要署名，加蓋發文機關印章；對于在正文之后不需署名的文種，采取變通的形式，即在正文之后用3號字署名，以便于蓋章，但在正文之前仍不標注主送機關，只把印發傳達范圍由正文之后移至成文日期下一行排印。

行政機關的公文，單一機關和兩個機關的聯合行文不署名，3個以上機關聯合行文，應一一署名。署名時，將發文機關名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關排在前面，每行最多排3個發文機關名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標準。

成文日期。一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。行政機關的公文成文日期用漢字標注，“零”寫成“○”。單一機關行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯合行文，將成文日期拉開，左右各空7個字排印；成文日期與正文的距離，從實際出發確定，以方便蓋章為準。

公文經領導人簽發后因故不能及時發文時，成文日期可請示簽發人重新確定，或由辦文者提出意見報領導確定。在行政機關，公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，均應加蓋發文機關的印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。使用機關印章加蓋公文時，要認真、細致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印泥用紅色。機關的公文印章在發文機關署名和成文日期處，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

用特定報頭制發的普發性電報，一般不再加蓋發文機關印章，但上行文和非普發性的下行文、平行文的電報，應加蓋發文機關印章。

使用通用的電報報頭制發的所有電報，均須加蓋發文機關印章。在緊急情況下，為了提高辦文效率，可標注簽發人及其姓名，不再加蓋發文機關印章。

印發傳達范圍（附注）。用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標注在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。

在《國家行政機關公文處理辦法》中這一要素叫附注，其作用同黨的機關的公文的印發傳達范圍，并可說明其他需要說明的事項，“請示”公文，在此處注明聯系人姓名和電話號碼。

３．版記部分。版記在公文最末，包括主題詞、抄送機關、印制版記３個要素。

主題詞。黨的機關的公文，公文主題詞按主題詞法標注，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標注，位于公文末頁下端抄送機關或印制版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，后標注全角冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關的公文，公文主題詞分類標引法標注；“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。

每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線，與印制版記的橫線有所區別。

抄送機關。指主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉公文內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規范化簡稱、統稱。

用特定版頭（報頭）印制的公文，抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送機關名稱對齊。黨的機關的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，后標全角冒號；抄送機關名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號，末尾不用標點符號。行政機關的公文，“抄送”2字與抄送機關名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關移至主題詞之下，標注方法同抄送機關。

使用通用報頭的密碼電報的抄送機關名稱，用3號仿宋體字標注在電報首頁的“抄送”欄內。

印制版記。是印制公文的標記，由公文印發機關名稱、印發日期和印制份數3部分組成，位于公文末頁主題詞或抄送機關名稱下方、頁碼上方，與公文頁碼不空行。黨的機關的公文，兩條橫線之間的左右側各空半個4號字，用４號仿宋分別標注公文印發機關名稱和印發日期，底線下側右側離字邊空兩個5號字，加圓括號用5號宋體字標注印制份數，即“（共印××份）”。

行政機關的公文，只有印發機關和印發時間，印發機關左空1字，印發時間右空1字，用3號仿宋體字排印。

印發時間都用阿拉伯數字，均以付印日期為準，年份不能簡寫。印發日期之后接著排印“印發”2字，上行文只排“印”字。

用特定版頭印發的公文的印發，必須在成文日期之后或與成文日期同一天；用電報傳送的公文，印發日期與成文日期必須是同一天。

翻印上級機關的公文，應把印發單位改為翻印單位，印發日期改為翻印日期，用圓括號標注共印××份。

二、公文用紙格式

黨的機關的“公文用紙幅面規格可采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）”。目前，我國黨的機關普遍采用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準A4型公文紙。如果使用國際標準A4型公文紙，應與本機關的上級機關的公文用紙格式一致，并通盤考慮，包括紙張、檔案卷皮、檔案柜等供應和配套問題，不能隨意改變或單獨改變公文用紙格式。

《公家行政機關公文處理辦法》規定：從2001年1月1日起，國家行政機關的公文用紙，一般采用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

三、公文排印、裝訂格式

《中國共產黨機關公文處理條例》明確規定：“公文的漢字從左至右橫排；少數民族文字按其書寫習慣排印。”用漢字排印公文，除版頭（報頭）用長牟或長宋體字排印外，一般使用宋、楷、仿宋、黑4種字體。

行政機關公文除發文機關標識、標題、主題詞目用小標宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。

用16開型公文紙排印公文，黨的機關公文，正文一般每 頁排20行，特殊情況，最多只能排22行，每行25個字。行政機關的公文，正文一般每頁排19行，每行25個字。

用國際標準A4公文紙排印公文，正文3號仿宋體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

特殊情況下，為防止出現“此頁無正文”字樣，調整行距字距時，每頁既可減少1行、每行可減少1-2個字，也可每頁增加1-2行、每行增加1-2個字。

公文要求雙面印制，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標注，臵于版心下邊緣之下一行，數字左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。

公文裝訂與公文排印應一致，并考慮人們的閱讀習慣。根據不同裝訂方法的要求，分別用騎馬訂、平訂、或膠粘，左側裝訂，不掉頁。

第五篇：《公文寫作與處理基礎知識》

《公文寫作與處理基礎知識》

一、公文的概念

1、公文：公文是公司和二級單位在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達、貫徹、落實黨和國家的路線、方針、政策及公司規定，請示和報告問題，批復和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。

2、公文處理：公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理必須嚴格執行《保密工作管理規定》，做到準確、及時、安全。

在公文處理中：公司總經理（黨委）辦公室是公文處理的管理部門，主管公司機關公文處理工作。二級單位綜合辦公室負責本單位公文處理工作。

二、公文的作用

1、領導和指導作用。上級機關發給下級機關的公文，都具有領導和指導作用。上級機關傳達貫徹黨和國家的方針政策、決定和規定等公文，必然要對下屬機關產生領導作用。而批復等公文，則對具體工作產生指導作用。

2、行為規范作用。通過公文發布的一些法律和法規等，對所轄成員起著規范和準繩作用。

3、宣傳教育作用。公文在傳達某一方針政策，規定人們應該怎么做的同時，還要講清道理，說明為什么要這樣做。這就增強了它的宣傳和教育作用。

4、聯系知照作用。機關之間的許多工作是通過公文進行聯系、協調的，許多具體問題也是因此而得到及時處理的，還有許多對工作的開展、具有重要意義的信息資料也是這樣獲得的。因此，公文在保證各機關正常而有秩序地開展工作上，起著極大的作用。

5、依據憑證作用。各種公文都反映了制發機關的意圖，都具有法定的效力，受文機關則以此作為處理工作、解決問題的依據。公文不僅僅傳達了發文機關的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證。

三、公文特點

1、作者的法定性。公文作者是法定的，是能以自己的名義行使職權和承擔義務的機關、團體、企事業單位。公文起草者，只是組織的代筆人。

2、讀者的特定性。公文讀者具有特定性。有的公文的讀者是特指的受文機關，有的公文的讀者是社會全體成員。

3、作用的權威性。公文具有代行法定職權的功能，對受文機關在法定的時間和空間范圍內，具有強制性。

4、效用的現實性。公文主要在現行工作中使用，效用具有一定的時間性。

5、體式的規范性。公文的體式，必須符合《國家行政機關公文處理辦法》規定的體式，即規范體式。

6、制作的程序性。公文從準備撰寫到制作成文，都有嚴格的程序。

四、常用公文種類

（一）公文的分類

公文種類很多，從不同角度，有不同的分類方法。

1、從文體來源和使用范圍分：對外文件、收來文件、內部文件三種。

2、從行文關系上分：上行文（報告、請示）、平行文（函）、下行文（通知、決定、意見、通報、批復、會議紀要）三種。

3、從文件的機密性分：機密文件、內部文件、公布文件三種。

4、從文件性質、作用分：法規文件、行政文件、黨內文件三種。

5、從文件的使用范圍分：通用文件、專用文件等。

（二）常用公文種類

1、通知：用于轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位公文；傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項；任免和聘用人員。

2、通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

3、報告：用于向上級匯報工作，反映情況，提出建議或者意見，答復上級詢問的事項。

4、請示：用于向上級請求指示、批準的事項。

5、批復：用于答復下級單位的請示事項。

6、決定：用于對重要問題或重大行動做出安排及決策。

7、意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8、會議紀要：用于記載和傳達會議情況和議定事項。

9、函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

五、公文起草基本方法

公文寫作的要求很高，起草者必須具有工作實踐基礎，懂得工作中許多微妙的環節，并且要有較好的文字語言功夫。公文語言總的要求是嚴謹、平實、精練；核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要；二要符合明晰、確切、簡練的標準；三要根據具體環境，選擇不同詞語。同時，注意所涉及對象和閱讀對象，多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，更不得使用方言俗語。

需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據、原因，伴隨情況等。如：為（了）、由于、根據、按（遵、依）照等。二是結尾用語。如：特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如：為（對、因、據）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經辦（過）用語。如：經、已經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本（公司）；第二人稱：你、貴（單位）；第三人稱：該（項目），等等。

（一）標題

1、規范式：發文機關＋事由＋文種（重要公文）

2、靈活式：一是發文機關＋文種；二是事由＋文種；三是“轉發+始發機關及原通知標題”

3、只有文種：一般是不大重要的公務，且帶周知性。

（二）正文

1．主送機關（面向全體人員或者社會群體的，公務是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關系）

2． 正文（1）原由

一是依據，主要包括：

# 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡

#文件： 常用“根據…”；往往是一句話 # 意義：議論：常用“是…” # 作用 ：常用“將使…” 二是目的：常用“為…”

原由部分可省略，或只省略依據、目的之一。（2）事項

一是并列式。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯系，獨立性強，但共同為說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。

并列式內容之間的序碼可用數字式，也可用分段式；段中并列的內容可用數字、分號（；），也可用句子并列式。要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

二是遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

（3）結尾（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請予批準”、“特此通知”等。

二是希望、號召類。

六、例文

（一）請示（向直接上級請求指示、批準）。必須事前行文，一事一文（一事一議）。上級應在一定的時限內批復。

1、標題。一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。如：《×××學校關于創辦＜校園文學＞報的請示》。我們多省去發文機關。

2、主送機關。接受請求的直接上級機關，在標題下面一行頂格寫起。注意：只寫一個，如需同時送其它機關，應用抄報（在文末左下角寫明）形式。

3、請示緣由。一是要寫清情況依據（往往用“目前”開頭），二是要寫清目的說明（用“為...”開頭）。

4、請示事項。分層分項寫清具體要求，提出充足的事實和理論根據。同時，依據實際情況，提出切實可行的處理意見，作為上級機關進行判斷和指示的參考。

5、結尾。用一句祈使性的話：“妥否，請批示”。

6、附件。隨同請求的有關材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。

7、印章、發文時間。

8、版記。

起草“請示”，應特殊注意以下幾點：

第一，請示的問題必須是工作中亟待解決的問題，理由要充分，還應提出切實可行的解決辦法。

第二，請示必須寫在事情發生之前或采取措施之前，不能先斬后奏。

第三，請示必須是職權內無法解決的問題。

第四，專題專文，行文簡短，語氣謙和肯定，基本上用陳述式。

（二）報告（向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答復詢問）。一般事后、事中行文。不要求上級批復，行文較長。報告和總結、調查報告的寫法大同小異。一般總結同時用于會議，成為報告。

1、標題。一般是：“事由＋報告”。

2、主送機關。與請示相同。

3、正文。種類繁多，正文內容有差異。大致分為二種：（1）綜合性報告正文，或稱總結性報告。各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。如：員工代表大會、個人述職報告。

一是情況簡述：工作時間、地點、背景、條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結論式（議論判斷）、說明式（用“為了…”）等。百字上下。

二是成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、小標題式、階段式和貫通式。

三是經驗教訓：要有觀點、看法和規律，又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。

四是今后計劃。多為工作計劃。常常占三分之一篇幅。（2）專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題，特點是專項、特殊，一事一報。

一是概述情況。講清工作開展情況，或問題發生的原委，事項的起因和經過。二是說明理由、做法和反映。或取得的成績和經驗，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或寫出群眾反映。

三是提出意見。寫出基本看法、解決問題的建議和辦法。報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結合。

4、結尾。一般用“特此報告”，“以上報告如有不妥，請批評指正”等習慣用語，有的不寫。如有附件，與請示相同。

5、最后寫發文機關（或個人），蓋章，寫發文時間。

（三）通知（批轉下級公文、轉發上級或不相隸屬機關公文、發布規章、傳達事項和人事任免）。

根據作用可分為五種：發布性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。

1、標題。比較靈活，甚至只有“通知”這一部分。但批轉性通知的標題按照“準確、簡要”的規定，省略文種，即：“批轉（或轉發）＋（始發機關）原文標題”。

2、主送機關。直接下級。

3、正文。

對于發布性通知和批轉性通知的正文：“主體（發布或轉發的文件）＋批語”。如：“現將《＊＊＊辦法》印發給你們，要求認真貫徹執行。”

對于事項性通知：原由＋事項＋結語（特此通知）對于會議通知：要寫明名稱、時間、地點、內容、人員、報道時間和地點、需帶材料、著裝、會議注意事項等。對于任免通知：一般格式是固定的。

4、附件。根據情況而定。

5、發文機關及發文時間。標題中有發文機關并且標題下有發文時間的可以不署。如果沒有時間，時間必須用漢字小寫數字。

（四）決定（對重要事項或重大行動做出安排及決策）。具有規范性和約束力。

1、分類。

從內容上看，決定大致有四類：

一是指示性、指導性決定； 二是規定性、規范性決定； 三是原則性、法規性決定； 四是知照性決定。

從形式上看，決定大約有四種：即條文式、列小標題式、部分式、篇段合一式。

2、格式。決定的基本格式包括開頭、正文兩部分。決定開頭部分寫明做出決定單位的名稱和決定的內容（即：標題。有些決定寫明會議名稱及通過時間）。

決定的正文部分通常先論述做出決定的原因及決定的目的、意義，以明確認識、統一思想；接著一一敘述決定的具體內容；最后說明決定的要求以及希望、號召。

決定一般都是一級組織做出的，具有權威性和指導性，因此行文要有決斷性，要求結構嚴謹，語言明確、恰當，要求具體，以便于理解和執行。

（五）通報（批評錯誤，表揚先進，傳達重要精神或情況）。一般是上級向下級發布。

1、分類。

根據內容簡繁分：綜合通報、專題通報。根據遞送層次分：直接通報、轉發通報。根據性質分：表彰性通報、批評性通報、情況通報

2、格式。

通報結構分為：標題、正文、署名和日期三部分。（1）標題：大致有4種。一是由發文單位名稱、事由、文種組成。二是由事由、文種組成。三是發文單位名稱、文種組成。四是只由“通報”文種組成。

（2）正文：是通報主體部分。種類不同，寫法也不同。表彰性通報：一是要寫清時間、地點、人物、事件及其

主要經過、情節和結果。要注意詳略得當，重點突出。

二要點名題旨。也就是交代清楚通報的目的，對先進性事跡進行評議，明確指示其重要意義。語言要簡練，具有畫龍點睛作用。

三是決定。發文單位根據先進事跡做出表

彰的決定，發出學習號召。這是核心，語言要簡練，特別是最后表示號召和希望的詞語，更要著重開掘事跡的典型意義，力求扼要、簡明。

批評性通報：具有法規性。要求有關單位和個人遵照執

行。其所通報的事件、人物、做出的決定，提出的要求措施，一定要寫的具體、明確。

情況通報：起溝通情況的作用。一般為掌握全局的領導

機關發出情況通報。目的是使大家了解情況，統一行動，推動工作。

（六）計劃

1、定義：安排、打算、部署、謀劃、籌劃進行一項工作，或要完成一項任務事先通盤考慮、周密安排的一種說明文體。寫計劃時，要對該項工作完成的具體任務、質量、數量要求，完成的時間，進行的步驟、措施及內、外部條件等認真加以研究，之后形成材料。

2、計劃作用：一是做好工作的基礎，完成任務的保證。二是具有指導作用和激勵作用。三是具有調節控制的作用。

3、制定計劃的原則：一是政策性原則。二是群眾性原則。三是可操作性原則。

4、計劃的分類

按內容：學習計劃、生產計劃、工作計劃等； 按范圍：個人計劃、班組計劃、車間計劃等； 按時間：月份計劃、季度計劃、計劃、五年計劃等； 按內容、性質和表達方式綜合：條文式計劃、表格式計劃、條文與標格相結合的計劃、文件式計劃。

5、計劃特點

一是全面性。二是預見性。三是時間性。

6、文件式計劃

（1）步驟：一是學習文件，吃透政策。二是深入分析，吃透情況。三是廣泛討論、完善內容。四是吸收意見，修改定稿。

（2）寫法：

一是標題，即名稱，其結構“單位名稱＋時限＋內容 二是前言，即開頭部分，又叫引言。說明制定計劃的指導思想、政策依據，簡述計劃的基本內容。

三是主體，這是計劃主要內容。重點包括：任務要求、措施辦法、時間步驟三塊內容。任務要求：這是核心。要詳細、全面，逐項闡述。要明確每項任務的具體要求、完成目標及質量標準，說明完成任務的有利條件和不利因素等。

措施辦法：要求明確具體，切實可行。

時間步驟：各項工作都要有時間的限定和程序的安排。結 尾：簡明扼要概括完成計劃的信心和決心。要點到為止。

署名、時間：名稱如在標題中已有體現，直接標明時間即可。

（七）總結

1、定義：單位和個人將自身過去一定時間內的工作。學習或思想等各種狀況——成績與經驗、缺點與教訓等作一個總的回顧與檢查，并進行全面系統的分析、研究，使零星的表面的一些感性認識上升為條理的系統性的理性認識，從中找出帶有規律性的東西，用書面形式表達出來，作為向有關單位或員工的一個交代，作為以后工作的借鑒。

2、作用：一是推動工作。每一次實踐，都有成績與失

誤、經驗與教訓。不斷實踐、不斷總結、不斷提高認識，不斷增加積累，更好工作。

二是尋找規律。事務、工作都有內在聯系、外部制約，有自身發展、運動規律。必須遵循規律，否則必遭失敗。三是提高能力。工作能力兩方面：專業知識

水平、解決問題能力。兩者相得益彰。四是贏得支持。找出成績缺點、經驗教訓，實事求是評價，統一認識，大家服氣。同時，明確努力方向，引起領導重視，爭得領導支持。

3、種類：一般分全面總結和專題總結兩類。具體分：

按內容：綜合性總結、專題總結。

按性質：學習、工作、生產、會議等總結。按范疇：個人總結、集體總結。按時限：月度、季度、等總結。

4、寫法：

（1）標題：根據中心內容、目的要求、總結方向確定。單標題（單位名稱＋時間＋內容），如：×××車間2004年綜合治理工作總結。×××廠2004工作總結。（簡單）

雙標題：分正副標題。正：揭示主題，即所需總結提煉的東西。副：指明總結的內容、單位、時間等。如：

辛勤拼搏結碩果

——××廠2005工作總結

（2）前言：即寫在前面的話，總結起始的段落。其作用是：用簡練語言交代總結的問題，介紹工作基本情況、主要經驗、達到效果。讓讀者對總結有一個大概或者說總體的了解，進一步閱讀和理解全篇打下基礎。

（3）正文：即總結的主體。總結抓住了事情的本質，實事求是反映成績與問題，科學總結經驗與教訓；文章是否中心突出、重點明確、闡述透徹、邏輯性強，使人信服，都在于此。（這是寫作水平的體現）

正文基本內容包括：做法和體會、成績和問題、經驗和教訓。

——成績和經驗：這是總結的目的，是正文的關鍵。寫法有兩種：

一是寫出做法、成績之后再寫經驗。即表述成績、做法之后從分析成功的原因、主客觀條件中得出經驗教益。（也有在做法、成績之后用“心得體會”的方式來介紹經驗）

二是寫做法、成績的同時寫出經驗。“寓經驗于做法之中”。

——問題和教訓：一般在成績與經驗之后寫。問題教訓深刻、恰當、實事求是。

（4）結尾：一般寫今后努力方向或者今后打算。要精練、簡潔。（5）署名和日期：署名在結尾的右下方。名稱下寫明總結的年、月、日。

（八）調查報告

1、定義：調查報告是在有目的地細致的調查研究的基礎上，經過認真分析，綜合寫出來的。調查報告除報送上級機關外，有時還公開發表。它要求嚴格用事實說話，還應特別注意政策界限。調查報告的種類很多，常見的有反映典型經驗的、揭露問題的、關于歷史問題的、反映新事物的等。

2、特點：調查報告的撰寫沒有固定的形式。其主要特點：一般用第三人稱撰寫，針對性、目的性強，用事實說話，注意事實和數據的利用；內容廣泛、觀點帶有結論性。

3、格式：調查報告一般包括：標題、導語、主體、結論、署名。

標題常見的有事由文種式、提問式、正到標題式三種。導語是說明調查本身的情況，包括調查起因、目的、時間、地點、對象、經過、方法、過程、背景、意義等，莫求概括。

主體用確鑿的事實、數字來論述調查的情況，要求有理有據，言之有物，材料和觀點一致，包括事實情況、前因后果、發展經過、具體作法、經驗教訓等。

結論是對所調查問題的總的看法，或得出結論性的意見，或提出處理意見，或闡發價值和前途，或闡述指導、借鑒、教育意義。

署名。

七、公文常見病例

1、標題語句不合語法規范

2、文種混用

我們前面介紹過，不同文種使用場所、范圍不同，必須根據公文涉及事項、目的來選擇文種。常見的文種混用是：請示、函、報告三者混淆。

例

1、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。

分析：標題內容十分明確，就是要解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例

2、***關于申請1995年公費醫療補助費的報告。分析：標題內容是某高校請求某市批準“醫療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函”。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例

3、***關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。分析：標題顯然是下屬單位向上級主管部門請求解決經費問題。按規定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。所以，此文是屬于請示性公文，“報告”應改為請示”。

八、行政公文格式

公文一般由眉首（密級、緊急程度、文頭、發文字號、簽發人），主體（標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文時間、附注），版記（主題詞、抄送單位、印發單位和日期）三部分組成。附件放在版記之后。

（一）眉首：公文首頁紅色反線以上各要素。

1、公文份數序號：一般不要求。如有，用3號黑體阿拉伯數碼標識在版心左上角第1行（01、001）。

2、密級和緊急程度：如果涉及公司商業秘密，以3號黑體字“X石化密AAA級△10年”頂格標識在版心右上角第一行。如果涉及緊急事項，以3號黑體字“特急”、“急件” 頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一個字。若同時涉及密級和緊急事項，則密級在第一行，緊急標識在第二行。

3、文頭：用發文單位全稱或規范化簡稱；分公司、部室、二級單位及部門四類文頭。目前，部室、部門文件禁發。

4、發文字號：包括單位代字、年份、序號，形式為“代字[年份]序號”，以3號仿宋字標識，居中排布。年份用四位阿拉伯數字，序號為該代字流水號，不標虛號，不加“第”字。如：

公司文頭發文代字為“x石化黨字，x石化字”或“x化股字”。

各部門以公司文頭發文代字為“X石化黨辦字、X石化A字”或“X化股A字”。

二級單位文頭發文代字為“X石化B字、X石化B黨字、X石化BC字”或“X化股B字、X化股B黨字、X化股BC字”（B為二級單位代號，C為二級單位部門代號）。

聯合發文只標明主辦單位代字、序號。

5、簽發人：上行文需注明簽發人姓名（主要領導或分管領導）。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字。“簽發人”為3號仿宋字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體標識簽發人姓名。（多人簽發）

（二）主體

1、標題：在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字（宋體字），可一行、可多行居中排布。回行時要詞義完整，排列對稱，間距恰當。標題要簡要、準確概括出公文主要內容，并可表明公文種類。

2、主送單位：標題下空一行，以3號仿宋字左側頂格標識，回行時仍然頂格，最后一個主送機關后標全角冒號。主送單位要用全稱或規范化簡稱。（主送單位過多）

3、公文正文：主送機關名稱下一行，每自然段左空兩行，回行頂格。數字、年份不能回行。

4、附件：如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標冒號和名稱。如：

附件：1.××××××××

2.××××××××（后面不加標點符號）

5、成文日期：在版記之前適當位臵右空4字位臵用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”。日期一般以領導簽發日為準，也可是付印日期。

6、印章：除會議紀要外，各文種均加蓋印章；印章應與文頭相符。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一頁。不采用“此頁無正文”標識。（兩個或多個印章）

7、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項），應在成文日期下一行居左空2格加圓括號標識。“請示”一般應在附注處注明聯系人姓名和電話。

（三）版記

1、主題詞：參照《主題詞表》標引，同時結合公司實際，可以用自由詞作為主題詞的補充，包括公文中關鍵的人名、單位（地）名、產品名、項目名、裝臵（設備）名。主題詞最多不能超過五組。

2、主送、抄送單位：抄送單位指除主送單位外需要協辦或知曉公文的其它單位，應使用全稱或規范化簡稱、統稱。

3、印發單位和日期：標明主辦單位全稱或規范化簡稱以及印發時間。

公文排版采用A4紙（210*297），“天頭”（上白邊）為37，“訂口”（左白邊）為28。正文用3號仿宋體字，文中小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每頁22行，每行28個字。雙面印刷，左側裝訂或騎馬釘裝訂。

九、行文規則

1、行文應當確有必要，注重效用。

2、公司各部門根據隸屬關系和職權范圍，可向二級單位行文；二級單位職能部門可在本單位范圍內行文；公司和二級單位各部門不得以部門文頭對外正式行文，如需對外行文，部門起草文件后，須以公司（二級單位）文頭行文，由辦公室加蓋公司（二級單位）公章。

3、向上級機關行文，應主送一個上級機關，如需其他上級機關閱知，可以抄送；請示性公文需送公司辦公室一份。

4、一般不得越級請示或報告；除生產事故、大型集體上訪、突發事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機將造成損失，經公司領導指定可以越級行文的以外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應抄送被越過的上級機關。

5、“請示”和“報告”在公文中不能并用；“請示”（包括“函”）應一文一事；報告中不得夾帶“請示”事項。

6、除前面介紹的公文種類以外，工作要點、活動方案、計劃等文體都不能作為公文的獨立行文文種，必須以“通知”的形式印發。

十、收文、發文辦理

公文處理主要包括收文、發文兩個過程。

（一）發文辦理

1、制發公文過程

包括擬稿、審核、簽發、復核、修改、編號、付印、裝訂、用印、登記、分發等程序。

2、草擬公文要求

（1）符合國家的法律、法規和其他有關規定，遵循上級機關的指示精神，完整、準確地體現發文機關的意圖。

（2）全面、客觀反映情況，提出政策、措施切實可行。（3）觀點明確，條理清楚，結構嚴謹，表述準確，直述不曲，文字精練，字詞規范，標點正確。

（4）人名、地名、數字、引文準確；引用公文先引標題后引發文字號；引用外文注明中文含義；日期寫明具體年、月、日。

（5）結構層次序數為：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如層次少于三層，可以第一層為“

一、”，第二層為“1.”，第三層為“（1）”。

（6）根據行文目的和發文機關職權選擇適當的文種。（7）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序號和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。

（8）應使用國家法定計量單位。

（9）文中使用非規范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（10）計算機打印文稿，排版要規范。

（11）行文前，應填寫發文稿紙，標明起草人、主送機關和公文標題。

（12）擬制的公文，由起草單位負責人進行審核。公文的簽發，以公司（二級單位）名義報送上級機關或下發的重要公文或涉及全局工作的公文，須由主要領導或主持工作的領導簽發；涉及專項或某一系統工作的公文，須由分管領導簽發。需要會簽的聯合行文，應在會簽欄注明會簽部門；簽發或會簽應署姓名和日期。

（13）審核、簽發或會簽公文，必須使用藍黑鋼筆、碳素筆或毛筆，注意不要在文稿左側裝訂線外書寫。

（14）擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的問題，主辦部門應當與有關部門協商，取得一致意見后方可行文。

（15）公文送負責人簽發前，應先經起草部門負責人核稿、把關、簽字。然后，由辦文單位（部門）呈公司（二級單位）相應領導簽發。簽發后，再送辦公室進行編號，并進行最終審核。

辦公室審核的重點是：一是文種是否正確，行文方式是否妥當。二是是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國家法律、法規的有關規定；是否符合上級有關精神和本單位實際。三是是否符合行文規則，公文的諸要素如人名、地名、產品名、裝臵名、單位部門名稱，時間、引文和文字表述，密級、主題詞是否準確、恰當，文字、標點符號及公文格式是否符合規定；報批手續是否符合規定；核稿、會簽等手續是否齊備。

數據、計量單位、文件具體事項，由各辦文單位領導進行把關。

（16）對不符合要求文稿的處理：一是文字質量存在問題，如文字修改量不大，由辦公室負責修改；需要做重大修改，由擬稿部門修改后再報審。二是違反公文辦理程序，由擬稿部門補辦。三是違反行文規則或行文方式，由辦公室提出正確要求，由辦文單位重新辦理。

（二）收文辦理

收文程序主要包括：簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦，以及辦結后立卷、歸檔、銷毀等。（不作詳細講解）

強調一點：上報的公文由辦公室統一收文辦理。辦理過程中，由辦公室專職文書進行公文傳遞。領導與領導之間，部門與部門之間，上下級之間不得私傳文件。嚴禁任何個人、單位或部門越過辦公室直接將公文報送公司（二級單位）領導審批。公文傳遞過程中，辦公室文書要在公文登記薄上準確標出閱文領導姓名，部門領辦人員姓名以及公文返還時間。