第一篇：酒店采購程序

酒店采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程：倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

經(jīng)董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。

2、部門新增物品的采購工作流程：若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施.3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）最近一次訂貨單價；（3）最近一次訂貨數(shù)量；

（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。

采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程： 蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程：采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程： 工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價；（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。

大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）庫存數(shù)量；

（3）最近一次訂貨單價；

（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。

以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?/p>

“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施

.二、采購工作流程中須規(guī)范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復(fù)核后送董事。

2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。

3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。

（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。

（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。

4、邀請供應(yīng)商報價。

三、貨比三家工作流程：

每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。

2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進工作

1、采購訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

（1）酒店取消訂單：如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。

（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失。

3.違反合同：合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。

4.檔案儲存：所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫

.5.采購交貨延遲檢討 凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務(wù)部及董事會批示。

6.采購物品的維護保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項.對設(shè)備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況

餐飲采購的12點漏洞

1． 負責(zé)采購物品原料的領(lǐng)導(dǎo)說了算，少數(shù)人說了算，缺乏對商品原料的質(zhì)量價格比較，2．采購部門缺乏計劃，盲目采購，庫存量大，庫損高，造成浪費和流動資金呆滯。

3．采購人員缺乏相關(guān)知識，信息不靈，責(zé)任心不強，圖省事，怕麻煩，采購前不貨比三家，季節(jié)差價，時斷差價掌握不準(zhǔn)。4．酒店用人不當(dāng)，把領(lǐng)導(dǎo)的紅人，上級塞來的熟人或其他有背景關(guān)系人選為采購員，即使發(fā)現(xiàn)問題也是大事化小；小事化了，長此以往漏洞越來越大。5． 是不能堅持多人知情，多人參與。多人采購制度。6．大件商品采購暗箱操作，現(xiàn)金交易，未能實行公開竟標(biāo)，大宗底值易耗品采購質(zhì)次價高，損耗增大。

7．是進貨體現(xiàn)不出買辦（采購）之功居其次的要求，廚房癬活原料采購多以半成品為全，海干貨采購多以市場發(fā)制好的為全，對原料優(yōu)劣缺乏鑒別能力，導(dǎo)致增大廚房成本，還影響了菜肴制量

8． 是吃市場提成，撈供貨回扣，直接損害企業(yè)利益。

9．是采購員腦子靈活，點子多，有利先給當(dāng)官的堵住嘴，自己攀靠大樹撈好處。10．是采購進貨打游擊戰(zhàn)，無法享受供貨商的批零差價，更無法穩(wěn)定采購成本支出。11．是對采購監(jiān)督的部門失查。

12．是采購缺乏市場調(diào)查，缺乏價格走勢分析，缺乏同行業(yè)比較分析，預(yù)見性差，無意中造成的損失也不容忽視 成本控制是餐飲管理的主要內(nèi)容之一，對餐廳餐廳的經(jīng)營具有決定性意義。

餐飲業(yè)成本控制方案

一、成本控制的重要性

1．餐飲成本控制關(guān)系到產(chǎn)品的規(guī)格，質(zhì)量和銷售價格，因產(chǎn)品的售價是以食品成本和規(guī)定的毛利率來計算的，成本的高低直接影響其售價，因此搞好成本控制是餐飲工作的必需。2．成本控制有利于滿足賓客需要并維護賓客的利益。賓客到餐廳就餐，不僅希望能夠享受到精美的菜點和熱情的款待，更希望餐飲產(chǎn)品物美價廉，而為保證這一點，就必須進行成本控制。3．成本控制直接關(guān)系到餐廳以至于整個餐廳的營業(yè)收入和利潤。餐廳在滿足賓客的餐飲需求的同時，還擔(dān)負著為餐廳提供盈利的任務(wù)。如果成本失控，就會影響餐廳的經(jīng)營成果，甚至造成不應(yīng)有的虧損。因為，為保證餐廳的既得利益，就必須加強成本控制。

第二篇：酒店采購程序

百成酒店管理公司采購程序

酒店經(jīng)營成本的控制方法諸多，其中最主要的莫過于控制進貨的成本價，怎樣才能把好物料的采購關(guān)，在采購程序上有許多方面值得研究學(xué)習(xí)。

一、物料申購單形式與種類：

酒店通常使用的物料申購單中應(yīng)有詳細的物料相關(guān)資料，如：序（代）號、物料名稱、物料規(guī)格、記數(shù)單位、目前庫存申購數(shù)量、要求到貨時間、上次進貨時間和數(shù)量單價及本次申購供應(yīng)商的報價、供應(yīng)商資料等并有財務(wù)結(jié)算方式和倉務(wù)或使用部門、采購部門、財務(wù)總監(jiān)和具體分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理的簽批。

酒店的經(jīng)營物料可分成四類：

一）補倉室的申購：

當(dāng)一個酒店通過試運行調(diào)整后，各部門的經(jīng)營狀況基本趨于穩(wěn)定，在各使用部門或酒店財

務(wù)總倉，任何一類酒店經(jīng)營物料都需要有一個存量，存量額怎樣制定呢？必須從五個方面考慮：

1、流動資金狀況

2、固定資產(chǎn)的配備情況

3、本期預(yù)計的客流量

4、物料的采購周期

5、物料的保存期

部門小倉庫和財務(wù)總倉應(yīng)根據(jù)上述五個方面來制定物料的最低存量數(shù)和最高限量數(shù)。一旦有了這些規(guī)定，財務(wù)在會計運作中可合理利用流動資金、減少庫存量，并能保證使用部門的正常經(jīng)營的使用和物料的質(zhì)量；同樣倉管人員在見到庫存量以達到物量存量的最低數(shù)值 線時，這便是提出該物料申購的最佳時期，由采購部門專職采購。

二）集中式的申購：

一家酒店的辦公用品及文化用品涉及到一個酒店對外形象，由于要考慮到下述幾個因素，所以可由酒店的行政辦公室來進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提出申購。

1、酒店管理之需的前臺見客文具與后臺操作作用文具的區(qū)分

2、酒店管理人員的級別區(qū)分

3、酒店視覺形象設(shè)計效果的統(tǒng)一。

行政辦公室可以統(tǒng)計各方面的數(shù)據(jù)每月統(tǒng)一提出文具用品申購單，并由行政辦公室、采購部門、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽批，由采購部門專職進行日常采訪

三）緊急需求的采購：

緊急采購一般只限于緊急需求的情況下，價格并不是很大并在事先酒店政策允許的規(guī)定范圍中進行，如：

1、工程急修門開關(guān)零配件等

2、經(jīng)營中不常備的經(jīng)營物料或常備物料，但某一時使用量超出常規(guī)的庫存范圍。遇到上述情況可以隨時出單而不受常規(guī)的限定，單此類情況的采購首先可由采購部進行優(yōu)先采購或在政策規(guī)定的范圍中經(jīng)部門經(jīng)理同意后由使用部門進行緊急采購。

四）部門所需物料的日常申購：

酒店各部門在日常的經(jīng)營管理中，需要大量物料，為了不占倉位，通常進貨是直接存放在使用部門中的，所以這批物料的短缺，均由使用部門直接提出物料的申購單，這些物料申 購單的數(shù)量較大，涉及面較廣，幾乎所有酒店部門都有，因此在申購與審批過程中均需嚴(yán)格 控制，考慮因素有下面兩個方面：

1、部門在提出物料申購單的時候，應(yīng)詳細了解該物料的現(xiàn)存數(shù)、每日用量、采購和審批期、目前物料的價格和涉及的成本因素、物料的質(zhì)量情況有無需請采購部門尋找新的替代品種的建議等等。

2、采購部門在接到使用部門的《物料申購單》后，應(yīng)充分審閱并明確其內(nèi)容，根據(jù) 內(nèi)容來尋找物料的供應(yīng)商，并且在多家供應(yīng)商之間進行尋價和詢價工作。要了解物料的性能、用途、價格等等，使采購人員完全將使用部門物料采購意圖落實在供應(yīng)商的物料之中,使供應(yīng)商了解酒店使用部門的物料的真正用途,同時采購部門也將與供應(yīng)商的談判中,得到價格、質(zhì) 量等方面的信息，以便與其他供應(yīng)商比較。

二、物料采購程序

1、使用部門經(jīng)理簽發(fā)的《物料申購單》

2、采購部門根據(jù)《物料申購單》內(nèi)容尋找供應(yīng)商和報

3、財務(wù)總監(jiān)根據(jù)酒店的實際情況審核申購數(shù)量和供應(yīng)商情況

4、飯店分管領(lǐng)導(dǎo)審定圈價并經(jīng)總經(jīng)理簽署

5、供應(yīng)商根據(jù)酒店采購部門的書面通知或合同向酒店供貨

6、酒店驗收部門根據(jù)審定情況驗收并處書面憑據(jù)給供應(yīng)商

7、供應(yīng)商根據(jù)酒店物料驗收情況向酒店財務(wù)部門索取物料貨

三、物料的采購

物料的采購并非單是物料的購置，所以物料的采購過程中須考慮更多方面的情況，除名稱外產(chǎn)地、規(guī)格、報價、批號、生產(chǎn)日期、有效期限、運輸、包裝和裝運規(guī)格、存放、冰凍 品含冰率、物料的凈重、物料的生產(chǎn)季節(jié)、合同的簽訂方式、付款內(nèi)容等等、這些因素在 物料的采購中應(yīng)隨時考慮到，要由2-3家同類供應(yīng)商的選擇并尋價，在供應(yīng)商背靠背的尋價 中得到啟發(fā)并如實向上級報考。有些重要的物料貨長期供應(yīng)的物料，還需簽訂供貨合同，合 同的條款須請專家和上級主管的確認方可。

在采購過程中，為使自己處于主動地位，應(yīng)盡可能在事先取得經(jīng)使用部門認可的物料樣品

和支付供應(yīng)商最少量訂金，待符合樣品物料的全部到貨后，再支付一定比例的貨款，并 有一定數(shù)額的尾款，以防物料中有不符合樣品的物料夾帶。

采購部門在落實使用部門的申購任務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守申購單上的規(guī)定，在采購中由于時間、價格、質(zhì)量、等因素的變化而定購不到某一物料時，應(yīng)急時通知申購部門。如果需要進 行物料調(diào)整或?qū)ふ掖闷窌r，需由申購使用部門主管、財務(wù)總監(jiān)和高級管理人員簽署的《物 料樣品確認書》同意后方可。

采購部門若發(fā)現(xiàn)申購單上的物料，屬于新近增加而以往是未曾采購過的物料，采購部門應(yīng)將新采購《物料樣品確認書》一起保送財務(wù)總監(jiān)，物料申購部門主管及有關(guān)專業(yè)人員驗證 簽署后方可履行下一步的采購程。

四、通過物料的驗收給申購部門把關(guān)

物料驗收部門是代表酒店監(jiān)督采購程序時是正確與否的一個重要部門，常用物料是由驗收部直接驗收，而有些專業(yè)性較強的物料，通常須請使用部門的專業(yè)人員共同參與驗收。在驗收工作中可能會發(fā)現(xiàn)許多采購中存在的問題并可以在驗收現(xiàn)場予以及時制止，從而減少酒店的損失。若發(fā)現(xiàn)有不符合酒店政策與程序，甚至有違法交易的行為，即可指出，同時及時 上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請求給與幫助。

驗收人員需有較高的物料識別能力和質(zhì)量確定能力，同時應(yīng)具備公正、公平、公開、的工作態(tài)度，在驗收過程中，采購人員應(yīng)積極配合驗收部門對物料的驗收，在驗收中須詳細核 對物料申購單，對照申購單中每一項內(nèi)容是否與物料相符合，其中包括物料名稱、規(guī)格、審 定價格、審定數(shù)量、物料質(zhì)量等等。

在填寫驗收單時要詳細說明實際驗收的情況，表明驗收時間、申購單的編號、發(fā)票及供應(yīng)商名稱，并在驗收單上由驗收人員和使用部門參與驗收人員的簽署，將驗收單交與酒店成 本部稽核成本；交與使用部門掌握經(jīng)營成本和到貨時間，交與總倉了解到貨時間同時也應(yīng)將 驗收單與發(fā)票、申購單等會計憑證交與會計部作為酒店支付物料供應(yīng)商物料款的有效憑證。

第三篇：鴻泰酒店采購工作程序

鴻泰酒店采購工作程序

一、采購申請

1、直接采購物品程序（餐飲原料）

（1）由廚部負責(zé)人統(tǒng)一編制申購單，交于采購部、廚部留存

（2）貨物采購后，由倉庫保管員、廚部指定負責(zé)人、供貨商（本地采購）

共同驗收，合格后由用貨部門直接接收（貨物質(zhì)量不合格或缺斤少兩，可拒收）倉庫保管員根據(jù)采購員提供的“申請單”及供貨清單做驗收記錄（驗收單），并由廚部負責(zé)人、采購員簽字

（3）臨時（緊急）采購，電話報單的，由廚部負責(zé)人統(tǒng)一申請，其他申

請，采購部有權(quán)拒采。

2、計劃物品采購程序：

（1）由申請部門填寫“申購單”一式三聯(lián)（部門、財務(wù)、采購）應(yīng)注明

品名、規(guī)格、數(shù)量、用途及庫存數(shù)量，經(jīng)部門經(jīng)理批簽后，送倉庫批簽意見，再轉(zhuǎn)到財務(wù)總監(jiān)批簽，最后由申請部門報總經(jīng)理批準(zhǔn)，送交采購部采購。

（2）經(jīng)營上必需的備用倉儲量，由倉庫保管員根據(jù)部門需求量報出需求

計劃，核定最低周轉(zhuǎn)量，再填寫“申購單”，由保管員、財務(wù)總監(jiān)簽字后，送交采購部采購。

（3）部門急需物品（工程緊急維修配件等）申請部門負責(zé)人直接通知采

購部購買，最遲于次日補辦手續(xù)，并說明原因。

注：各部門填制“申購單”前必須確保倉庫無此種物品庫存或可替代物品。

二、驗收管理

1、基本要求：

（1）所有貨物的驗收手續(xù)必須憑證齊全準(zhǔn)確、品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格相符、包裝完好無損。

（2）物品驗收由保管員、使用部門、供貨商共同進行；大宗及重要物料的驗收、財務(wù)總監(jiān)及財務(wù)經(jīng)理需到場監(jiān)驗。

2、驗收：

（1）收貨人員必須嚴(yán)格根據(jù)批準(zhǔn)的“申購單”按質(zhì)、按量、按價驗收，對于不符合要求的貨物應(yīng)堅決退回，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

（2）對于驗收合格并需掛帳處理的物品，要認真填寫收貨驗收單，并由

驗貨員、保管員、供貨商共同簽字認可，財務(wù)方可掛帳。

（3）其它驗收無誤的物品，要辦理登記簽字手續(xù)及時按程序入庫。

（4）所有采購物資都必須經(jīng)“驗貨員”驗收，并嚴(yán)格執(zhí)行出、入庫手續(xù)。

三、付款及報銷

1、付款：

（1）采購員采購的“大宗物品”的付款，按采購合同中約定的結(jié)帳時間

支付。

（2）長期提供物品的商家，貨款結(jié)算按合同約定時間，由供貨商本人按

規(guī)定程序結(jié)算。

2、報銷

（1）采購員報銷必須憑發(fā)票連同驗收單、財務(wù)審核、財務(wù)總監(jiān)簽字核準(zhǔn)

后，報總經(jīng)理簽批，方可報銷。

（2）日常采購（如餐飲原材料等），經(jīng)驗收簽字后，于次日17：00前報

銷，不得拖延。

鴻泰國際酒店采購管理制度

一、各部門根據(jù)物品使用、消耗情況、編制月采購計劃。月采購必須于上

月20日上報財務(wù)部,財務(wù)部審核后于25日上報總經(jīng)理,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后計劃方可有效。月計劃一式三份，總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、部門經(jīng)理各一份，無計劃原則上不能采購。

二、大宗物品或長期需用的物品，采購部要在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，提供有

關(guān)廠家的有關(guān)證件，如營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量證書、衛(wèi)生許可證等有關(guān)材料、根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃向有關(guān)的廠商簽訂供貨協(xié)議，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

三、長期需用的物品，按月計劃采購，倉庫最多儲備不得超過一個月用量。

客房部的床上用品、一次性用品和低值易耗品根據(jù)客房部的各種物品最低配備值配備。

四、計時采購的物品（計劃外和臨時少量急需品）（不含餐飲原料）須經(jīng)

財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進行采購，以保證需用。

五、凡購進物品，尤其是定制品，采購部應(yīng)堅持先取樣品，征得使用部門

同意后，方可按程序進行定制或采購。

六、高額進貨或長期訂貨，均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進行。

七、加強采購人員的思想、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常管理，堅持“誰采購、誰負責(zé)”的原則，采購人員要加強自身業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，掌握分管采購項目的有關(guān)知識，遵紀(jì)守法、克已奉公，防止假冒偽劣高價格產(chǎn)品進入酒店，控制采購成本，做到價廉物美。

八、本制度從頒部之日起執(zhí)行，以往有制度與之相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。

鴻泰國際酒店

2006-3-14

第四篇：重申酒店物資采購程序的規(guī)定

內(nèi) 部 文 函

MEMO

致/TO總經(jīng)理

由/FROM財務(wù)部、采購部

事宜/RE關(guān)于酒店物資采購的相關(guān)規(guī)定

日期/DATE2008年11月13日

編號/NOFD20081113024

抄送/C/C各部門

為了進一步規(guī)范酒店物資采購程序，加強采購監(jiān)督，降低成本費用支出，便于酒店的財務(wù)管理和經(jīng)濟核算，明確責(zé)任，使其更規(guī)范化、程序化，現(xiàn)將酒店物資采購程序的相關(guān)規(guī)定如下：

一、物資申購程序

1、酒店所有物資采購必須遵循“先申購，后詢價，再審批，后采購”的原則，由使用部門填寫申購單，申購單由部門經(jīng)理簽字確認后交財務(wù)部成本部，成本部確認所購物資是否有庫存及上次采購價格，成本部主管簽字后，轉(zhuǎn)采購部詢價，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字確認，使用部門進行價格確認后報財務(wù)經(jīng)理、總監(jiān)審批，后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由采購部購進。辦公用品、香煙、酒水、日常維修材料等部門常用物資每月末由各部門提報使用計劃（明確品名、規(guī)格、品牌、數(shù)量），中心倉庫根據(jù)各部門使用計劃填寫申購單，統(tǒng)一備貨。

2、食品類、蔬菜、肉食、禽蛋、海鮮等屬每日市場采購范圍，由廚房填寫每日市場采購單，經(jīng)廚師長簽字后報采購部，采購部按每周市場定價填寫單價后提報給供貨商，供貨商于次日早8：00前將采購物資送收貨部。

3、緊急市場采購是指部門急用，需緊急采購的物品，經(jīng)使用部門經(jīng)理簽字后采購部詢價，反饋部門確認價格后報財務(wù)經(jīng)理、總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購。因突發(fā)狀況而急需購進的物品可電話請示，事后補單。

4、中心倉庫提報補倉計劃以月度使用數(shù)量為限，月度使用數(shù)量較大的物資可在申購單注明分批購進。

5、每月計劃的采購項目屬批量采購的，采購員接單后須在三日內(nèi)報價，屬計劃外或零星追加采購的，其單價超過二百元的須在兩天內(nèi)報價。

6、申購單審批流程：申購部門確認一天、財務(wù)審核一天、總經(jīng)理簽批一天，緊急采購單一至二天內(nèi)簽批。申購單如出現(xiàn)問題及時通知、及時解決。

二、詢價程序

1、每日市場采購物資由采購部、餐飲部及財務(wù)部進行詢價，為保證價格準(zhǔn)確性，三方獨立詢價，并出具詢價物資價格表。保證每周采購物資的合理性和制度的可行性。

2、采購部每周在參考詢價后，制定一周物資采購價格表，報餐飲部、財務(wù)部及總經(jīng)理審批后執(zhí)行。批準(zhǔn)后定價表財務(wù)部二份（收貨部、成本部各一份）、餐飲部一份，以備對每日進貨價格的核對。

3、采購部對日常采購物資詢價必須保證兩家以上單位，并做好詢價紀(jì)錄備查。

4、對于因自然災(zāi)害等不可抗力因素引起的物品（主要指食品）市場價格波動過大時，同樣按照上述審批程序，經(jīng)市場分析后，隨時作相應(yīng)調(diào)整。

5、財務(wù)部會同使用部門對采購價格、質(zhì)量每周抽查一次，對其價格、質(zhì)量進行監(jiān)督。

三、物資采購程序

1、物資采購由采購部根據(jù)“貨比三家”的原則，從所購物資的質(zhì)量及價格上選定供貨商。

2、供貨商及供貨品分類

（1）食品類、蔬菜、肉禽、海鮮及零星食品由使用部門每日提申購計劃，供貨商供貨。調(diào)料類、干貨類、面粉、油類、煙酒、高檔原材料由使用部門提報月度申購計劃，能批發(fā)的現(xiàn)金購買。

（2）工程類物品：節(jié)能燈類、小閥門、水嘴、管件類等日常維修品，由中心倉庫提批量計劃，供貨商批發(fā)價供（由工程部與采購部共同比質(zhì)比價）。

（3）客房類物品：客用品、洗滌用品、清潔用品、床上用品，由至少兩家供貨商對比，選出質(zhì)優(yōu)價廉的一家批量進貨，衛(wèi)生紙類、垃圾袋類由廠家直供，現(xiàn)金購貨。

（4）零星類物品：貨比三家，現(xiàn)金購貨。

所有食品、飲品、香煙、客用品等采購必須要求供貨商提供營業(yè)執(zhí)照、食品許可證、衛(wèi)生許可證及相關(guān)部門產(chǎn)品質(zhì)量鑒定保證書。

3、采購部在供貨商選擇上應(yīng)遵循首先是物資生產(chǎn)廠家，然后是地區(qū)代理，再是保證質(zhì)量的供貨商的順序。

4、屬酒店改造項目、固定資產(chǎn)、一次性購入的物資（10萬元以上）等必須舉行招標(biāo)會，由使用部門、采購部、財務(wù)部、分管副總、總經(jīng)理組成招標(biāo)小組，通過公開競標(biāo)確認價格及供貨商，并簽訂正式供貨合同后方能采購。

5、采購員在采購物品時要分清主次，輕重緩急，統(tǒng)一安排采購，采購?fù)瓿扇掌跒椋菏袇^(qū)內(nèi)在2天內(nèi)完成，異地購貨請注明期限。以上采購時間自申購單批準(zhǔn)后算起。

四、物資收貨程序

1、財務(wù)收貨部所收物資必須依據(jù)已簽批的每日市場采購計劃、申購單或緊急市場采購單或購貨合同，當(dāng)日到貨當(dāng)日驗收，當(dāng)日打印收貨記錄，并及時通知申購部門。

2、財務(wù)收貨部嚴(yán)格按采購計劃、申購單或緊急市場采購單、購貨合同中購貨名稱、數(shù)量、單價進行驗收，并嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對名稱、數(shù)量、單價不符的物資或質(zhì)量未達到規(guī)定要求的可拒收。

3、財務(wù)成本部嚴(yán)格審核物資收貨紀(jì)錄的價格、數(shù)量、名稱，加強監(jiān)督。

4、嚴(yán)格收貨制度，收貨部收貨以實物為準(zhǔn)，必須是采購員、供貨商、使用部門及收貨員共同在現(xiàn)場驗收，餐飲原材料采購物品由行政總廚帶領(lǐng)德堡、中餐廚師共同負責(zé)驗貨，然后辦理收貨紀(jì)錄。

5、每日市場采購計劃內(nèi)的物資經(jīng)驗收后直撥到相應(yīng)廚房，其他物資全部由中心倉庫接收，使用部門使用時辦理領(lǐng)貨手續(xù)。廚房到貨物資使用部門必須及時取走，物資較多的客用品等物資當(dāng)日必須入庫。

6、當(dāng)對采購物品質(zhì)量出現(xiàn)疑義時，應(yīng)以采購部和使用部門的專業(yè)意見為主導(dǎo)，并在收貨記錄上明確記載。

五、付款程序

1、采購部自購物品付款按酒店現(xiàn)金、支票、暫借款的相關(guān)付款規(guī)定執(zhí)行。

2、應(yīng)付供貨商貨款本著“前不清，后不欠”的原則，每月由財務(wù)部核定付款額度，采購部制訂付款計劃，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理簽批后轉(zhuǎn)財務(wù)部執(zhí)行。

3、付款計劃的制訂要本著公平、公正的原則，并嚴(yán)格按合同、協(xié)議及與供貨商約定付款。物資生產(chǎn)廠家及地區(qū)代理等供貨商付款時必須提供正式發(fā)票。

4、付款計劃審批后，采購部通知供貨商核對收貨記錄，核對無誤后財務(wù)部三天內(nèi)付款。

六、其他相關(guān)規(guī)定

（一）供應(yīng)商管理規(guī)定

1、要求食品供應(yīng)商嚴(yán)格執(zhí)行酒店的規(guī)章制度，要求衣冠整齊，鮮活食品進入酒店必須遮蓋，并按規(guī)定線路運送貨物。

2、現(xiàn)有供應(yīng)商必須兩家對比送貨，比質(zhì)量，比價格；由使用部門提出的所供貨物不合要求的，立即換貨，換貨不及時耽誤使用的，一次罰款500元，從貨款中扣除，一個月超過三次的，協(xié)商停止供貨資格。以上內(nèi)容考核會以表格的上墻形式體現(xiàn)，直觀管理。

3、對于新進供貨商，未在酒店未戶的必須填寫新進供貨商審批表，審批后方能給酒店送貨。審批表需附供貨商營業(yè)執(zhí)照、食品衛(wèi)生許可證等其他需經(jīng)政府職能批準(zhǔn)的資質(zhì)證明。

（二）采購員管理規(guī)定

1、物資采購采取“誰采購，誰負責(zé)” 的管理辦法，采購員現(xiàn)金采購物品，同品質(zhì)、同品牌高于市場價格15%的，罰款500元，追償差價；高于市場價25%的，罰款1000元，追償差價；高于市場價35%，調(diào)離崗位，掛人事部待崗培訓(xùn)，追償差價。

2、已辦理收貨的物資，若出現(xiàn)質(zhì)量問題時，將追究所有驗收人員的責(zé)任。當(dāng)酒店損失在5000以內(nèi)時，對責(zé)任人處以10%的罰款；當(dāng)損失在5000元至10000元之間時，對責(zé)任人處以20%的罰款；當(dāng)酒店損失超過10000元時，對責(zé)任人處以30%的罰款；責(zé)任事故累計出現(xiàn)兩次，調(diào)離崗位，掛人事部待崗培訓(xùn)。

第五篇：采購程序

四、采購程序

（一）各單位采購空調(diào)，需登陸中國政府采購網(wǎng)“空調(diào)采購”專欄，進入“采購用戶平臺”選擇空調(diào)品牌、規(guī)格、型號，下載并填寫《中央國家機關(guān)空調(diào)采購確認單》（以下簡稱“確認單”，附件四），加蓋單位公章后，傳真至中央國家機關(guān)網(wǎng)上公布的當(dāng)?shù)貐f(xié)議供貨經(jīng)銷商或定點供應(yīng)商。供貨商收到《確認單》后，按照采購單位要求的安裝時間和地點送貨、安裝。

采購單位如需詳細了解供貨商及產(chǎn)品的相關(guān)信息，可在網(wǎng)上點擊“空調(diào)采購”專欄，進入“采購用戶平臺”查詢，具體采購流程和幫助信息可點擊“空調(diào)采購指南”。

（二）采購單位采購空調(diào)應(yīng)在要求安裝時間前2天通知供貨商。空調(diào)安裝、調(diào)試完成后，采購單位應(yīng)在《確認單》上簽字確認。

（三）采購單位因采購批量較大或其它原因需要簽訂采購合同的，可直接與供貨商簽訂。

（四）各單位負責(zé)對安裝的空調(diào)進行驗收，驗收合格后，在供貨商提供的《中央國家機關(guān)政府采購中心貨物驗收單》（以下簡稱驗收單，附件五）上簽字蓋章并向供貨商付款，供貨商開具發(fā)票。

《驗收單》和供貨商開具的發(fā)票作為政府集中采購憑證，統(tǒng)一由財務(wù)部門入帳。《驗收單》一式兩聯(lián)，由供貨商從網(wǎng)上下載打印，第一聯(lián)由采購單位留存，第二聯(lián)由供貨商留存。驗收單編號在系統(tǒng)中是唯一且相互對應(yīng)的，審計、財務(wù)人員可登陸中國政府采購網(wǎng)核查其真實性。