第一篇：記錄(檔案)管理程序

記錄（檔案）管理程序 目的

對各類質量活動記錄進行有效控制，保證檔案的完整性和規范性。2 范圍

適用于本中心檢驗工作質量記錄的整理、保存和借閱，不適用于技術標準的管理。3 編寫依據

本中心《質量手冊》

《實驗室資質認定評審準則》 4 職責

4.1 辦公室負責以下檔案資料管理：

a.質量體系文件以及審核和評審（含比對實驗和能力驗證）等質量保證活動記錄，申訴、投訴處理檔案資料；

b.檢驗報告副本、檢驗原始記錄、送檢單及檢驗報告備份軟盤（以上資料由檢驗科室負責整理，定期上交辦公室）；

c.開展新檢驗項目、檢驗分包的申請書及其調研、評審全部質量記錄； d.標準文本和技術文件、被采用的技術文獻以及委托方提供的技術資料； e.檢驗檢驗人員專業技術業績檔案；f.計量認證資料； g.儀器設備檔案。

4.2 辦公室檔案室負責以下檔案資料的管理： a.全中心人員技術檔案；

b.實驗室建筑設計圖紙資料；

c.建制文件（包括人員任命和聘任文件）； d.法律、法規；

e.上級文件和會議、交流文件。

4.3 各檢驗科室負責以下檔案資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內外文件。

4.4 其他各科室負責以下資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內外文件。5 工作程序

5.1 各科室檔案管理工作應派專人負責。檔案管理員應仔細認真，責任心強，切實做好檔案資料的管理工作。5.2 檔案管理員應對檔案資料進行分類、登記、造冊，存放位置固定，做到檔案清晰明了，查閱方便。

5.3 建立嚴格的檔案資料借閱制度，一般情況下，檔案資料應在資料室內查閱。如需要借閱時，應進行詳細登記，并明確規定歸還日期和檔案資料外借期間的保管責任。

5.4 檔案資料需保密的，應嚴格遵守執行我中心為用戶保密的聲明，保護委托單位的利益。

5.5.檢驗報告一般情況下不準外單位人員查閱，確實需要查閱時（不包括委托方要求保密的檢驗報告），應由技術負責人、簽字批準后方可在辦公室資料室內查閱。

5.6 檔案室、資料室應滿足檔案保存條件，檔案室內嚴禁吸煙，并加強防蛀、防潮、防盜、防鼠工作，保證檔案室資料的安全

5.7 檔案資料管理員應定期對保存的檔案資料按照不同檔案的存檔年限進行清查，并分類造冊。已過存檔期的檔案資料由檔案管理員提出申請辦理銷毀手續，技術負責人批準后，由檔案管理員負責銷毀，銷毀時應有兩人以上在場，并詳細記錄。記錄表格

*****-GSWJ-CXBG-018 檔案資料登記表 *****-GSWJ-CXBG-019 *****-GSWJ-CXBG-020

檔案資料借閱登記表 檔案資料銷毀申請表

第二篇：記錄和檔案管理程序

記錄和檔案管理程序 目的

為對與檢測過程相關的記錄和質量體系運行記錄進行控制，保證對檢測活動的復現、驗證和追溯，確保記錄（檔案）的安全，制定本程序。范圍

適用于本試驗室各種檢測記錄、質量記錄和檔案的管理。職責

3.1 試驗室辦公室負責對記錄實施總體控制，并負責做好試驗室記錄的控制和管理。

3.2 試驗室辦公室負責做好本試驗室記錄的控制和管理。試驗室質量監督員負責監督檢查執行。

3.3 所有檢測人員應嚴格執行試驗室的記錄制度，質檢工程師負責與檢測過程相關的記錄的標識、管理和歸檔。

3.4 檔案管理員負責歸檔的記錄的保存、保護、檢索和處置，協助做好檔案的保密工作。程序內容

4.1 記錄的分類與格式

4.1.1與檢測過程相關的記錄為技術記錄，主要包括抽樣（當參與抽樣時）、樣品接收和處置、樣品的準備和原始觀測記錄，儀器設備購置、自校和使用記錄，檢測過程、計算和導出數據記錄，出具證書（報告）記錄，不合格品處置記錄。試驗室負責人應根據承檢產品或項目的技術標準、規程規范制定出原始檢測記錄的格式。

4.1.2質量管理體系運行中形成的記錄為質量記錄，主要包括內審、管理評審、體系運行檢查、文件收發、反饋與糾正預防措施、抱怨處理、人員培訓、體系改進運行等。質量記錄格式由中心質量負責人組織制定。4.2 記錄的填寫與更改

4.2.1所有的檢測原始記錄應按規定的記錄格式真實、及時、完整地填寫，書寫時應用黑（或藍黑）墨水筆填寫，野外試驗檢測記錄可以用鉛筆填寫。4.2.2填寫記錄應字跡清晰、易于識別，并不得隨意涂改。當記錄中出現錯誤確需修改時，應在其上劃兩條水平線，在旁邊標上正確數據，并加蓋更改人印章。4.2.3所有的檢測原始記錄中均應包括檢測人員和校核人員的簽字。

4.2.4對計算機采集的原始記錄應避免原始數據丟失或變動，記錄的更改必須由原記錄者更改，其他人一律無權更改。

4.2.5記錄可以是各種載體形式，如紙張、電子媒體、膠片等，在電子媒體或膠片上的記錄必須有相應的原始記錄資料備份。4.3 記錄的保存

4.3.1管理評審、內部審核的相關記錄保存期不少于5年。

4.3.2檢測人員、質量管理人員、內部審核人員的培訓和考核等記錄保存期不少于3年，對技術人員的技術檔案則應長期保存。

4.3.3抱怨處理記錄、不合格品處置記錄、文件控制記錄等，保存期不少于5年。

4.3.4檢測原始記錄、儀器設備運行檢查記錄、現場檢測記錄等，保存期不少于10年。

4.3.5 委托檢測的檢測報告保存期不少于10年。監督檢測的原始記錄和報告副本等的保存期不少于5年。

4.3.6

服務和供應品的采購記錄、實驗室的環境維護記錄，保存期為5年。4.3.7

技術標準和規程規范等外來文件保存期根據其性質確定。

4.3.8 儀器設備檢定/校準或自校證書原件、儀器設備檔案記錄、儀器設備維護記錄應保存至該儀器設備報廢或注銷。

4.3.9 當記錄有追溯性意義或對工作改進有參考價值或作為修改質量體系文件依據時，應進一步延長其保存期限。4.4 記錄的管理

4.4.1試驗室設有工程質量檢測檔案專柜。記錄經整理編目后，及時交檔案管理人員存檔，并認真履行交接手續。

4.4.2 存檔的記錄未履行審批手續不得查閱。

4.4.3 存放記錄的場所應干燥整潔，具有防盜、防火設施，室內嚴禁吸煙或存放易燃易爆物品；外來人員未經許可不得進入。

4.4.4 檔案管理人員應及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。4.5 記錄的借閱和復制

4.5.1 因工作需要借閱和復制記錄須經質量負責人批準。

4.5.2 外單位人員一般不得借閱和復制記錄，確因需要須經主任批準。4.5.3 借閱、復制記錄應辦理登記手續，借閱人不得泄密和轉移借閱，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時交還管理人員，并辦理注銷手續。4.6 記錄的保密

4.6.1 記錄應存放在指定場所，并采取保密措施。

4.6.2 借閱人員未經許可不得復制、摘抄或將記錄帶離指定場所，不得查閱其他無關記錄。4.7 記錄的銷毀

保存的記錄如超過保存期，由檔案管理人員提出銷毀申請，經中心質量負責人審核，報中心主任批準，由管理人員執行銷毀。相關文件

(1)《保護委托人機密信息和所有權程序》CRSRI-CX-01-2004(2)《文件的控制和維護程序》CRSRI-CX-02-2004

第三篇：工程檔案管理程序

工程檔案管理程序

1． 目的

對項目資料和竣工檔案資料進行有效的管理和利用，確保公司在任何場合使用的工程圖書資料為現行有效版本。2.范圍

用于公司所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷毀。3.職責

工程管理部負責工程圖書資料的購買、登記、借閱和保管；工程文件用印（登記、蓋印）；工程項目資料和竣工資料的收集歸檔由項目經理部負責，工程竣工驗收后移交至工程管理部；工程管理部經理負責對過期資料的審查銷毀。4.內容

4.1.項目資料的控制 4.1.1 收集、進庫和保管

4.1.1.1 工程項目正在進行時，各項目經理部應將所涉及該項目的上級批示、政 府批文、土地合同、報建資料、工程合同以及各類證書的原件/正本在產生的同時，及時送至工程管理部檔案管理員處保管。

4.1.1.2 工程項目在結束時，各項目經理部應將施工過程中的重要文件、數據以及具有參考價值的資料，歸納、整理、附上移交文件清單，交于工程管理部檔案管理員處。4.1.2 歸檔

工程項目正在進行時，檔案管理員對所接收的項目資料，應按項目和文件類別進行分類、編號和標識，并分別存放。

4.1.2.1 公司所開發的各項目均有單獨的項目代號或簡稱。4.1.2.2 文件的歸檔分類: 第一冊GF： 公司管理規范GS-GF-工程管理規范GS-GF-GC-工程類表單GS-GF-GC-001-工程部內部管理規范GS-GF-GC-002-工程管理規范GS-GF-GC-003-工程管理部人員架構及職責GS-GF-GC-004-第二冊ZD： 工程指導書GC-XM-ZD-第三冊ZF： 政府文件GC-XM-ZF-第四冊GL： 公司來文：

報公司各部門文件GC-XM-GL-001-發工程管理部文GC-GL-002-發預算部文GC-GL-003-發材料部文GC-GL-004-第五冊JY： 會議紀要：

公司每周/每月工程例會紀要GC-JY-LH-公司現場工作協調會紀要GC-JY-XC-專題會議紀要GC-JY-ZT-其他會議紀要GC-JY-QT-第六冊QQ：工程前期準備： 基地情況資料GC-QQ-JD-施工單位考察GC-QQ-SK-監理公司考察GC-QQ-JK-用水、用電文件GC-QQ-技術資料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七冊KC： 工程勘察往來文件： 初勘資料 GC-KC-CK-詳勘資料 GC-KC-ZL-抽查紀錄GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八冊JL： 監理公司往來文件： 監理合同GC-JL-HT-（含招投標文件）監理細則GC-JL-XZ

監理例會紀要GC-JL-JY-監理月報及審核意見GC-JL-YB-發監理單位文GC-JL-FW-其他來文GC-JL-QT-第九冊SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投標文件）施工組織設計（施工單位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工單位提供）GC-SG-FA 施工單位來文 GC-SG-LW-發施工單位文 GC-SG-FW-工程聯系單 GC-SG-LX-工程報告及函件 GC-BG-第十冊WZ： 物資合同GC-WZ-第十一冊SJ：設計變更（按日期）： 方案、擴初階段GC-SJ-FA-施工圖階段GC-SJ-SG-圖紙會審紀要GC-SJ-HS-技術交底記錄 GC-SJ-JD-第十二冊QZ：工程簽證GC-QZ-第十三冊XJ： 限價單GC-XJ-第十四冊JH： 計劃管理：GC-JH-總進度控制計劃及評審記錄 GC-JH-KZ-施工圖紙交付計劃 GC-JH-TZ-分包商進場計劃 GC-JH-JC-樣板確認計劃 GC-JH-YB-甲供材料進場計劃 GC-JH-CL-資金使用計劃 GC-JH-ZJ-總進度計劃（施工單位）GC-JH-JD-月/周計劃（施工單位）GC-JH-YJ 第十五冊CL： 材料設備管理： 機電設備GC-CL-JD-建材裝飾GC-CL-JC-樣板登記一覽表GC-CL-YB-收（調）料單GC-CL-SD-設備調試驗收記錄GC-CL-YS-第十六冊JD： 進度款支付： 工程進度款審批單GC-JD-GC-物資進度款審批單GC-JD-WZ-扣款通知單GC-JD-KK-獎/罰款通知單GC-JD-JF-第十七冊JG： 交工前樓宇檢查記錄GC-JG-001-竣工資料GC-JG-002-如： 竣工圖 開竣工報告 中間驗收資料

第十八冊YS： 驗收報告：GC-YS-程驗收報告（不需政府參與的驗收）GC-YS-BG-政府驗收8 證 GC-YS-ZF-履約評定表GC-YS-PD-第十九冊TS： 投訴處理： 投訴記錄表GC-TS-JL-投訴分析報表GC-TS-FX-第二十冊HQ：后勤管理資料：GC-HQ-GL-考勤表 GC-HQ-KQ-其他文件 GC-HQ-QT 第二十一冊QT： 零星工程資料GC-QT-001-其他文件 GC-QT-002-4.1.2.3 歸檔文件編號：檔案管理員對所接收的項目資料，在分類的基礎上均按 接收的先后順序進行編號，編號基本原則：項目名稱縮寫+文件分類縮寫+專業分類縮寫+文件順序號

例：第七冊KC： 工程勘察往來文件： 初勘資料 XM-KC-CK-詳勘資料 XM-KC-ZL-抽查紀錄XM-KC-CC-其他文件XM-KC-QT-以此類推，工程檔案編號由工程檔案管理員負責，每一個文件夾須有《文件卷目總索引》、《文件卷目索引表》、《文件目錄表》此三級索引表，以便對存檔文件進行檢索；《文件卷目總索引》列明歸檔文件各卷目編號及名稱；《文件卷目索引表》列明本卷目歸檔文件的分類及名目；《文件目錄表》作為文件的最終目錄，在文件歸檔時進行登錄，須列明文件的編號、主題及歸檔時間。對施工和物資合同可按工程管理部所編合同號進行排序，并在首頁打印出目錄表。

4.1.2.4 標識：對已分類和編號的文件，應在檔案盒上進行標識，標識應簡單清 晰、明了、易懂。

4.1.2.5 在該工程結束時，原件需交政府職能部門保存的資料，應將復印件存歸，并在復印件上注明原件去處。4.1.3 借閱

項目開發過程中，各部門、各項目如需借用相關的項目資料，應到工程管理部檔案管理員辦理相應的借閱手續，填寫檔案借閱登記表，或出具借條，并在使用完畢后，立即歸還。4.2 工程竣工資料的控制 4.2.1 工程竣工資料的范圍

當地相關政府部門所要求的專項工程項目均應做竣工資料。4.2.2 工程竣工資料的驗收條件

工程竣工檔案應進行專項驗收，驗收應具備以下條件：

4.2.2.1 建設工程經施工單位自行驗收及其它工程驗收進行完畢； 4.2.2.2 全部工程檔案文件材料按有關規定已收集齊全、整理完畢。4.2.3 工程竣工資料的驗收程序

4.2.3.1 工程竣工檔案專項驗收前，監理單位、施工單位檔案管理人員應對本單 位形成的檔案按照有關規定進行自檢，填報《工程竣工檔案情況申報表》，報送項目經理部。

4.2.3.2 項目經理部根據監理、施工單位報送的工程竣工檔案材料和《工程竣工檔案情況申報表》，由檔案管理人員對報送的資料和本公司的甲方竣工資料按照有關規定進行審核和自行驗收，向主管城建檔案部門填報《建設工程竣工檔案專項驗收申報表》。

4.2.3.3 驗收工作在建設工程現場進行。由主管城建檔案管理部門驗收小組主持，項目經理部組織工程管理部、監理公司、施工單位和檔案管理人員參加。4.2.3.4 驗收工作進行完畢，由驗收小組提出初步驗收意見，各單位應根據正式 的《建設工程竣工檔案專項驗收意見書》認真進行整改，并確保符合規定要求。4.2.3.5 工程通過竣工驗收后，經整改后的工程竣工檔案應在規定時間內送主管 城建檔案管理部門復核審查。4.2.4 工程竣工檔案的移交

4.2.4.1 工程竣工驗收合格后，必須在規定時間內向主管城建檔案管理部門和工程管理部移交一套完整的建設工程檔案。

4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工檔案時，應檢查所交資料是否符合規定要求、在確保與原件一致的前提下，向各項目經理部出具《接收工程項目檔案（資料）登記單》。4.2.5 歸檔

4.2.5.1 檔案管理員對所接收的竣工資料，應按項目進行分類、編號和標識。4.2.5.2 不同項目的竣工檔案不得混放在一起。4.2.6 借閱

4.2.6.1 公司各部門、各項目借閱竣工檔案，應辦理借閱手續。4.2.6.2 公司之外的單位借閱檔案，需工程管理部經理的批準。4.2.7 銷毀

對凡需銷毀的資料、圖紙，必須先進行造冊列出清單，經工程管理部經理審 查批準后，方可銷毀，銷毀清單應予以保存。4.3 檔案立卷的要求 4.3.1 文字資料立卷要求

4.3.1.1 檔案材料歸檔時，以A4（即210mm x 297mm）規格為標準，不足A4 規格的應用A4 白紙粘貼，過大的要折疊為A4 規格。

4.3.1.2 檔案材料中的金屬物應去掉，對因復寫而透底的材料，應墊上白紙，以 確保檔案材料的安全。

4.3.1.3 文字材料組卷時，厚度不得超過2cm，一卷內有多種材料時，應用彩色 薄紙隔開。

4.3.1.4 裝訂時，用棉繩三孔一線方式裝訂成冊，入檔案盒。4.3.2 圖紙的立卷要求

紙質竣工圖（或其他歸檔的紙質圖），歸檔組卷時以手風琴式折疊為4# 圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統一的卷盒。

4.3.3 立卷檔案必須裝訂整齊，以相關流水號打印頁碼。4.3.4 立卷檔案每卷必須有獨立的頁號和卷內目錄。4.3.5 立卷檔案必須統一使用現行的封面、卷盒和目錄。

4.3.6 為使檔案管理更有序、便于使用，各種檔案資料均應以項目分類編號。

第四篇：設備檔案管理程序

目的：建立一個設備檔案管理程序，保證本公司設備具有完整、規范的檔案。2 范圍：公司設備檔案的管理。3 責任者：工程部。4 內容：

4.1 設備正式移交給使用部門運轉使用前，工程部應根據有關規定對設備進行統一編號，并登記在設備總臺帳，分類臺帳及設備明細表上。

4.2 設備使用年限在一年以上，購置價值(包括出廠價、運雜費、修理費等)在1000元以上的設備為固定資產設備，不具備以上條件的設備為低值易耗設備。

4.3 工程部及設備使用部門應對每臺固定資產設備建立設備卡片、設備臺帳并編輯成冊，對低值易耗設備單獨作表登記。

4.4 部門設備管理人員要定期核對帳、卡、物，必須做到帳、卡、物項目內容相符。

4.5 主要生產設備轉入固定資產的同時，即應按單臺建立設備檔案。設備檔案由工程部保存。

4.6 設備檔案是設備從出廠到報廢整個過程中，設備管理、使用、維修等環節，有關憑證、記錄和數據資料的總括，同時又是設備使用、保養、修理、改造以至更新報廢的依據。設備管理人員要重視設備資料的建立、健全、檢查和整理工作。

4.7 設備技術檔案資料內容： 4.7.1 調研、選型、可行性分析資料；

4.7.2 設備訂貨合同、出廠合格證、出廠精度、性能檢測記錄； 4.7.3 裝箱單及附件、工具明細表；

4.7.4 開箱驗收單；

4.7.5 安裝、調試驗收單及移交使用記錄； 4.7.6設備備品、備件目錄；

4.7.7 設備使用說明書、電器說明書； 4.7.8 隨機圖紙、圖冊； 4.7.9 備件圖紙；

4.7.10 設備改造申請書、說明書、圖紙、鑒定結果； 4.7.11 設備事故報告單； 4.7.12 設備封存單； 4.7.13 設備啟封單； 4.7.14 設備報廢單；

4.8 設備調撥時，技術檔案應隨機調入調出，報廢設備的檔案材料，有價值部分應由工程部封存。

4.9 設備技術檔案要有專人管理，公司內技術人員查閱時要經部門領導同意，檔案不應外借。

4.10 設備管理人員對設備管理工作中所遇到的上級文件、工作總結、工作報表、工作計劃、規程制度、設備工作會議記要等，要分類管理。

4.4 本文件相關表格見附件。5 文件的培訓：

5.1 內部培訓講師：人力資源部指定人員。5.2 文件培訓對象：工程部相關人員。5.3 文件培訓課時：0.5～1小時。6 文件變更歷史：

F-EN-1002-00

*****有限公司固定資產設備臺帳

F-EN-1003-00

設備檔案目錄

第五篇：電子檔案管理程序

電子文件歸檔與電子檔案管理規定（試行）

1目的和適用范圍

1.1目的為使公司設計和管理文檔的規范化，保證電子文檔的安全性、可利用性，對電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，從而確保信息的真實性、安全性和完整性，使公司的利益不受損失，特制定本規定。

1.2適用范圍

本規定適用于公司電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的管理。本規定涉及的電子文件包括：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、計算機程序、數據文件。

1.3其它

電子文件的管理應由主管部門統一協調，指定專門人員負責，保證管理工作的連續性。電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案室要進行指導與監督。電子文件的傳遞和管理由辦公室負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。2引進標準

有限公司SL01007《檔案管理制度》；

有限公司SL01009《檔案分類編號標準》。

3管理規定

3.1 電子文件的形成、收集與積累

3.1.1 在“無紙化”計算機辦公或設計中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質保留。

3.1.2 用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

3.1.3 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備、軟件的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

3.1.4 用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。

3.1.5 用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。

3.1.6 用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。

3.1.7 由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。

3.1.8 通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

3.1.9 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

3.2 電子文件的傳遞

3.2.1 公司內部文件交換只可通過網絡進行，不能通過外接存儲設備、移動硬盤進行。

3.2.2需要拷貝電子文件時，需填寫《圖紙、資料拷貝登記表》或《USB、軟盤使用登記表》，經主管領導批準后，并由網管負責實施。

3.2.3 只可通過指定專用計算機進行Inter Net連接和收發電子郵件。收、發Email時需填寫《收、發電子郵件登記表》經主管領導批準后，由網管負責實施，并保留郵件副本備案。

3.3 電子文件的整理

3.3.1電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中，詳細請參考黃石有限公司SL01007《檔案管理制度》。

3.3.2電子文件應按有限公司SL01007《檔案管理制度》著錄，并制成目錄。

3.4 電子文件的歸檔

3.4.1歸檔電子文件時應填寫有限公司SL01007-01A《檔案材料歸檔移交清單》。

3.4.2歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

3.4.3把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作，3.4.4本規定推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

3.4.5存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境。

3.4.6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

3.4.7需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

3.4.8原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

3.4.9在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3.5 檢驗

3.5.1檢驗項目包括：載體是否有劃痕；是否清潔；有無病毒。

3.5.2 檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數不少于總數的20％合格率應達到100%。

3.5.3核實電子檔案的完整性和有效性，核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

3.5.4歸檔載體不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。

3.6 電子文件的管理

3.6.1公司員工對文檔的訪問采用分級授權的方式，員工只訪問與自己工作相關的資料文檔。

3.6.2嚴防病毒破壞，做到定期備份電子文件。業務數據每周定期備份一次，重要數據做到及時備份。員工按要求存入到服務器中的個人文件夾里，同時保證存入的電子文件的正確性和完整性。

3.6.3電腦使用者對電子文檔、圖紙應注意保管，不得遺失、私自傳播。如有需要他人電子文檔、圖紙應申報批準，方能夠查詢、打印，成套的圖紙輸出由專人負責打印。

3.6.4公司所有員工應加強保密意識，嚴禁將公司圖紙、合同（含公司供貨廠家、價格、經營模式等信息）等設計和管理資料以電子、紙張和口頭等方式有意或無意間提供給任何公司以外的人員。

3.6.5原則上，員工不得將圖紙等資料帶回家中，如確實需要（如加班等），須經主管人員批準方可。

3.6.6在工程項目實施中，由項目經理負責圖紙文檔的歸口管理，工程完工后交由工程管理部處理。

4．處罰

公司員工要自覺遵守上述規定，使公司的電子文件管理逐步走向正規化、制度化。對違反本規定者，輕者提出批評，重者罰款1000-5000元，對情節特別嚴重者，將予以除名。

5．其它

5.1本規定的解釋權屬于公司。

5.2本規定自發布之日起執行。

6．附件

6.1《USB、軟盤使用登記表》

6.2《圖紙、資料拷貝登記表》

6.3《收電子郵件登記表》

6.4《發電子郵件登記表》