第一篇：記錄管理程序

記錄管理程序

文件編號

版本版次

制訂部門

制訂日期

制

訂 審

核 批

準

修 訂 記 錄

制定/修訂日期 修 訂 內 容 摘 要 頁次 版本/版次 總頁數

1.0 目的 加強對記錄的控制，以提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據。

2.0 適用的范圍 適用于本公司對質量管理體系所使用的記錄的控制。

3.0 職責 4.1 文控中心是本程序的編制、修改并實施歸口管理的部門； 4.2 各部門均是本程序的配合并實施的單位。

4.0 定義

無 5.0 工作程序 5.1 記錄概念----記錄指闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。記錄是一種特殊的文件。

----記錄的作用，可提供產品、過程符合要求的證據和質量管理體系有效運行的證據，還可為采取糾正和預防措施以及為保持和改進質量管理體系提供信息。

5.2 記錄的控制內容 本公司對記錄規定要控制標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置等主要內容。

----標識：單個記錄可用編號作標識，記錄的儲存袋（盒、夾）可用程序文件順序號或表格的編號作標識，以便于檢索、快速查找。

----儲存：記錄的儲存環境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲存期間不丟失、不損壞、不變質。為便于查找，按程序文件名稱設置記錄的袋（盒、夾）標識。

----保護：當月的記錄由本部門保管，跨月份的記錄由公司文控中心建檔保管，專業性記錄平時可由相關人員分散保管，審核時或歸檔時交由文件員統一保管。記錄應與其他質量管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態。

----檢索：為便于檢索和快速查找，文控中心建立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋（盒、夾）內建立記錄目錄，隨時把已填寫過的記錄名稱填入記錄目錄中，以便于隨時查找。在合同條件下，顧客如果需要查閱有關記錄，應經管理者代表批準，并履行借閱手續，閱后應及時收回。

----保存期：一般的質量管理體系運行記錄保存 3 年，產品生產記錄以及質量檢驗記錄應保存一年，基于產品特點、法規要求及合同有要求的應另外特定保存期限。

與汽車產品有關的產品過程策劃的記錄應保存 15 年或產品報廢期在加上一個日歷年，客戶有特殊要求時，按客戶要求執行。

----處置：對過期、作廢的記錄歸檔要經公司主管領導批準、實施監督銷毀。銷毀記錄的清單應存檔，銷毀記錄填寫在《文件修訂廢止申請單》中。

----填寫記錄應完整，保持清晰可辨，不準用鉛筆填寫記錄。記錄不準擅自涂改。如確需修改記錄的內容時，應經過相關責任人員同意，并作出修改人員的記錄。

6.0 相關記錄 6.1 《文件修訂廢止申請單》 7.0 相關文件 7.1《文件與資料管理程序》 8.0 流程圖

非

質量記錄格式編號 質量記錄領用 質量記錄流轉 質量記錄存檔 整理過期質量記錄 銷

毀 長 期 保 存 長期保存 查詢 是

第二篇：記錄(檔案)管理程序

記錄（檔案）管理程序 目的

對各類質量活動記錄進行有效控制，保證檔案的完整性和規范性。2 范圍

適用于本中心檢驗工作質量記錄的整理、保存和借閱，不適用于技術標準的管理。3 編寫依據

本中心《質量手冊》

《實驗室資質認定評審準則》 4 職責

4.1 辦公室負責以下檔案資料管理：

a.質量體系文件以及審核和評審（含比對實驗和能力驗證）等質量保證活動記錄，申訴、投訴處理檔案資料；

b.檢驗報告副本、檢驗原始記錄、送檢單及檢驗報告備份軟盤（以上資料由檢驗科室負責整理，定期上交辦公室）；

c.開展新檢驗項目、檢驗分包的申請書及其調研、評審全部質量記錄； d.標準文本和技術文件、被采用的技術文獻以及委托方提供的技術資料； e.檢驗檢驗人員專業技術業績檔案；f.計量認證資料； g.儀器設備檔案。

4.2 辦公室檔案室負責以下檔案資料的管理： a.全中心人員技術檔案；

b.實驗室建筑設計圖紙資料；

c.建制文件（包括人員任命和聘任文件）； d.法律、法規；

e.上級文件和會議、交流文件。

4.3 各檢驗科室負責以下檔案資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內外文件。

4.4 其他各科室負責以下資料的管理： a.各種申請、登記、記錄表格； b.中心內外文件。5 工作程序

5.1 各科室檔案管理工作應派專人負責。檔案管理員應仔細認真，責任心強，切實做好檔案資料的管理工作。5.2 檔案管理員應對檔案資料進行分類、登記、造冊，存放位置固定，做到檔案清晰明了，查閱方便。

5.3 建立嚴格的檔案資料借閱制度，一般情況下，檔案資料應在資料室內查閱。如需要借閱時，應進行詳細登記，并明確規定歸還日期和檔案資料外借期間的保管責任。

5.4 檔案資料需保密的，應嚴格遵守執行我中心為用戶保密的聲明，保護委托單位的利益。

5.5.檢驗報告一般情況下不準外單位人員查閱，確實需要查閱時（不包括委托方要求保密的檢驗報告），應由技術負責人、簽字批準后方可在辦公室資料室內查閱。

5.6 檔案室、資料室應滿足檔案保存條件，檔案室內嚴禁吸煙，并加強防蛀、防潮、防盜、防鼠工作，保證檔案室資料的安全

5.7 檔案資料管理員應定期對保存的檔案資料按照不同檔案的存檔年限進行清查，并分類造冊。已過存檔期的檔案資料由檔案管理員提出申請辦理銷毀手續，技術負責人批準后，由檔案管理員負責銷毀，銷毀時應有兩人以上在場，并詳細記錄。記錄表格

*****-GSWJ-CXBG-018 檔案資料登記表 *****-GSWJ-CXBG-019 *****-GSWJ-CXBG-020

檔案資料借閱登記表 檔案資料銷毀申請表

第三篇：記錄和檔案管理程序

記錄和檔案管理程序 目的

為對與檢測過程相關的記錄和質量體系運行記錄進行控制，保證對檢測活動的復現、驗證和追溯，確保記錄（檔案）的安全，制定本程序。范圍

適用于本試驗室各種檢測記錄、質量記錄和檔案的管理。職責

3.1 試驗室辦公室負責對記錄實施總體控制，并負責做好試驗室記錄的控制和管理。

3.2 試驗室辦公室負責做好本試驗室記錄的控制和管理。試驗室質量監督員負責監督檢查執行。

3.3 所有檢測人員應嚴格執行試驗室的記錄制度，質檢工程師負責與檢測過程相關的記錄的標識、管理和歸檔。

3.4 檔案管理員負責歸檔的記錄的保存、保護、檢索和處置，協助做好檔案的保密工作。程序內容

4.1 記錄的分類與格式

4.1.1與檢測過程相關的記錄為技術記錄，主要包括抽樣（當參與抽樣時）、樣品接收和處置、樣品的準備和原始觀測記錄，儀器設備購置、自校和使用記錄，檢測過程、計算和導出數據記錄，出具證書（報告）記錄，不合格品處置記錄。試驗室負責人應根據承檢產品或項目的技術標準、規程規范制定出原始檢測記錄的格式。

4.1.2質量管理體系運行中形成的記錄為質量記錄，主要包括內審、管理評審、體系運行檢查、文件收發、反饋與糾正預防措施、抱怨處理、人員培訓、體系改進運行等。質量記錄格式由中心質量負責人組織制定。4.2 記錄的填寫與更改

4.2.1所有的檢測原始記錄應按規定的記錄格式真實、及時、完整地填寫，書寫時應用黑（或藍黑）墨水筆填寫，野外試驗檢測記錄可以用鉛筆填寫。4.2.2填寫記錄應字跡清晰、易于識別，并不得隨意涂改。當記錄中出現錯誤確需修改時，應在其上劃兩條水平線，在旁邊標上正確數據，并加蓋更改人印章。4.2.3所有的檢測原始記錄中均應包括檢測人員和校核人員的簽字。

4.2.4對計算機采集的原始記錄應避免原始數據丟失或變動，記錄的更改必須由原記錄者更改，其他人一律無權更改。

4.2.5記錄可以是各種載體形式，如紙張、電子媒體、膠片等，在電子媒體或膠片上的記錄必須有相應的原始記錄資料備份。4.3 記錄的保存

4.3.1管理評審、內部審核的相關記錄保存期不少于5年。

4.3.2檢測人員、質量管理人員、內部審核人員的培訓和考核等記錄保存期不少于3年，對技術人員的技術檔案則應長期保存。

4.3.3抱怨處理記錄、不合格品處置記錄、文件控制記錄等，保存期不少于5年。

4.3.4檢測原始記錄、儀器設備運行檢查記錄、現場檢測記錄等，保存期不少于10年。

4.3.5 委托檢測的檢測報告保存期不少于10年。監督檢測的原始記錄和報告副本等的保存期不少于5年。

4.3.6

服務和供應品的采購記錄、實驗室的環境維護記錄，保存期為5年。4.3.7

技術標準和規程規范等外來文件保存期根據其性質確定。

4.3.8 儀器設備檢定/校準或自校證書原件、儀器設備檔案記錄、儀器設備維護記錄應保存至該儀器設備報廢或注銷。

4.3.9 當記錄有追溯性意義或對工作改進有參考價值或作為修改質量體系文件依據時，應進一步延長其保存期限。4.4 記錄的管理

4.4.1試驗室設有工程質量檢測檔案專柜。記錄經整理編目后，及時交檔案管理人員存檔，并認真履行交接手續。

4.4.2 存檔的記錄未履行審批手續不得查閱。

4.4.3 存放記錄的場所應干燥整潔，具有防盜、防火設施，室內嚴禁吸煙或存放易燃易爆物品；外來人員未經許可不得進入。

4.4.4 檔案管理人員應及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。4.5 記錄的借閱和復制

4.5.1 因工作需要借閱和復制記錄須經質量負責人批準。

4.5.2 外單位人員一般不得借閱和復制記錄，確因需要須經主任批準。4.5.3 借閱、復制記錄應辦理登記手續，借閱人不得泄密和轉移借閱，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時交還管理人員，并辦理注銷手續。4.6 記錄的保密

4.6.1 記錄應存放在指定場所，并采取保密措施。

4.6.2 借閱人員未經許可不得復制、摘抄或將記錄帶離指定場所，不得查閱其他無關記錄。4.7 記錄的銷毀

保存的記錄如超過保存期，由檔案管理人員提出銷毀申請，經中心質量負責人審核，報中心主任批準，由管理人員執行銷毀。相關文件

(1)《保護委托人機密信息和所有權程序》CRSRI-CX-01-2004(2)《文件的控制和維護程序》CRSRI-CX-02-2004

第四篇：工程驗收管理程序

工程驗收管理程序

1.目的對項目施工過程的中間驗收進行有效控制，保證工程按期順利驗收通過和交接給物業公司，便于公司掌握工程遺留問題以及對問題處理的跟蹤。2.范圍

適用AAAA有限公司范圍內新建、改建、擴建的各工程項目。

3.職責

分部工程的中間檢查和隱蔽驗收由工程部負責；工程中間驗收和工程竣工驗收由工程部及其他相關部門配合實施工作。

4.內容

4.1工程中間驗收

4.1.1中間驗收應當具備下列條件

4.1.1.1承建單位已經按設計要求和合同約定完成需驗收的分部分項工程。

4.1.1.2分部分項工程質量驗評資料完備：

4.1.1.2.1質量保證資料齊全、真實，并與工程進展同步；

4.1.1.2.2有關原材料、半成品試驗和評定合格；

4.1.1.2.3施工形成的觀測數據滿足相關規范的要求；

4.1.1.2.4分項工程自評資料齊全、評定結果符合要求。

4.1.1.3監理工程師對分部工程質量驗評資料簽署合格。

4.1.2中間驗收程序

4.1.2.1承建單位完成分部工程后，必須先進行自評，自評完成后將分部工

程質量驗評資料提交監理工程師，申請進行中間驗收。

4.1.2.2監理工程師對分部工程質量驗評資料進行審查，并參照有關驗收規

范和驗評標準要求對分部工程現場觀感質量進行量測和檢查。

4.1.2.3若符合驗評標準，監理工程師應及時對分部工程質量驗評資料進行簽署，并通知項目部對分部分項工程進行中間驗收。若不符合要求，監理工程師應向承建單位下發《整改通知單》，要求其整改完成后再重新申請中間驗收。

4.1.2.4接驗收通知后，及時組織工程部、設計部、設計單位、監理單位、承建單

位進行中間驗收，并應按照政府有關規定通知質量監督機構對驗收進行監督。

4.1.2.5中間驗收通過后，驗收參加人員應對其分部工程的質量作出最終評定，并

對中間驗收資料進行簽認。對中間驗收中存在的問題，項目經理部發出《整改通知單》要求承建單位落實，并驗證封閉。

4.1.3驗收依據：按現行的國家標準、行業標準及合同要求的質量標準規定進行

驗收，同時應符合國家現行的有關法律、法規、技術標準和設計文件的要求。

4.1.4中間驗收內容

4.2工程竣工驗收 4.2.1工程竣工驗收應具備的條件:

4.2.1.1完成建設工程全部設計和合同約定的各項內容，達到使用要求；

4.2.1.2有完整的技術檔案和施工管理資料;

4.2.1.3有工程使用的主要建筑材料、建筑構配件和設備的進場試驗報告；

4.2.1.4有勘察、設計、施工、工程監理單位分別簽署的質量合格文件；

4.2.1.5有施工單位簽署的工程保修書.4.2.2工程竣工驗收程序

4.2.2.1施工單位完成設計圖紙和合同約定的全部內容后,自行組織驗收,并按國家

有關技術標準自評質量等級、編制竣工報告，由單位法定代表人和技術負責人簽字并加蓋單位公章后，提交給監理單位。竣工報告應包括以下內容:已完工程情況、技術檔案和施工管理資料情況、建筑設備安裝調試情況、工程質量評定情況等。

4.2.2.2監理單位核查竣工報告，對工程質量等級作出評價。竣工報告經總監理工

程師、監理單位法定代表人簽字并加蓋單位公章后，由施工單位向建設單位申請竣工驗收。

4.2.2.3建設單位提請規劃、消防、環保、質量技術監督、城建檔案、燃氣和民防

等有關部門進行專項驗收（專項驗收程序由有關部門自定），并按專項驗收部門提出的意見整改完畢，取得合格證明文件或準許使用文件。

4.2.2.4建設單位審查竣工報告，并組織設計、施工和監理等單位進行竣工驗收。

4.2.2.5建設單位編制建筑工程竣工驗收報告或市政工程竣工驗收報告。建筑工程

竣工驗收報告或市政工程竣工驗收報告應包括下列內容：工程概況、施工許可證號、施工圖設計文件審查意見、工程質量情況以及建設、設計、施工和監理等單位簽署的質量合格意見。建筑工程竣工驗收報告或市政工程竣工驗收報告應使用建設行政主管部門印制的格式文本，一式四份，主管部門、城建檔案部門、建設單位和施工單位各一份。

4.2.3驗收監督：

4.2.3.1建設單位組織工程竣工驗收前，應提前通知工程質量監督機構，并提交有

關質量文件和質保資料，工程質量監督機構應派員對驗收工作進行監督。

4.2.3.2工程質量監督機構對驗收工作中的組織形式、程序、驗評標準的執行情況

及評定結果等進行監督。驗收不通過，工程不得投入使用?？⒐を炇杖掌谝宰詈笸ㄟ^驗收的日期為準。

4.2.3.3建設單位在竣工驗收通過后，即可進入驗收備案程序。

4.2.4備案管理：

4.2.4.1建設單位必須在竣工驗收合格后規定時間內（根據各地區政府規定）向主

管部門提交下列材料，辦理備案手續：備案表、建筑工程竣工驗收報告、規劃驗收合格證、消防驗收意見書、環保驗收合格證、質量技術監督部門的驗收結果通知單（如電梯驗收結果通知單等）、工程驗收檔案認可書、燃氣工程驗收證書、民防工程竣工驗收證書、施工單位簽署的工程質量保證書、開發商簽署的住宅質量保證書、住宅使用說明書。

4.2.4.2建設單位向主管部門領取《建設工程竣工驗收備案表》；加蓋公章

和法人代表簽名，提交前文所述驗收證書向主管部門備案。

4.2.4.3主管部門在收齊驗證備案材料后出具建設工程竣工驗收備案證明書，正本

兩份，副本三份，建設單位和產權登記部門各持一份正本，檔案部門、主管部門和施工單位各持一份副本。

4.2.5竣工驗收內容：

第五篇：人事檔案管理程序

1目的

對人事檔案的建立、保管、利用、歸檔等進行規范化管理，確保人事檔案為公司在用人、選人等方面提供依據。

2適用范圍

適用于公司人事檔案的建立、編目、保管、處置等過程的控制、適用于公司各級人員的人事檔案管理。

3人事檔案的建立

3．1人力資源部負責對公司新進員工建立員工人事檔案工作，用專用的檔案盒裝員工檔案材料。

3．2員工人事檔案應包括的人事材料為： A． B． C． D． E． 個人履歷材料 錄用任免材料 進修培訓材料 考核獎懲材料

職稱評定資格材料或證書

3．3人事檔案的分類、編目和標識

3．3．1人力資源部負責檔案管理人員將員工檔案按下列類別及順序進行分類： A． B． C． 按部門分類：將同一部門的員工檔案歸在一起 按職務分類：按管理人員、普通員工歸在一起； 按編號分類：按員工編號排序。

4人事檔案的保管

4.1保管原則：安全、保密、清晰、完整。

4.2人力資源部設有專用的檔案柜,檔案應每年核對一次，發現問題，及時處理 4.3人事檔案屬保密文件,任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

4.4轉遞制度:因工作調動而引起的檔案轉遞應按發文要求包裝、密封。檔案轉走后，同時在人事檔案目錄一覽表上表明“注銷”

5人事檔案的利用

5．1人事檔案的利用主要指檔案的借閱、查閱、及出具證明等用途。5．2查閱/借閱前須填寫申請表，借出的檔案不得轉借或讓別人翻閱。

第1頁，共2頁

5．3查閱/借閱人必須遵守規定，不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。5．4查閱/借閱過程中，嚴禁涂改、圈畫、抽取、撤換檔案材料，未經允許不得擅自復制、拍攝檔案內容，也不得擅自將其他材料裝入檔案。

5．5借閱檔案最長時間不能超過7天，若需延長使用時間，應辦理續借手續。

6人事檔案的處置

6．1對離職人員及時辦理檔案轉移，企業內部檔案2年后銷毀，對死亡人員的檔案半年后銷毀。

6．2對員工人事檔案的處置做好記錄，填寫人事檔案處置記錄表。

第2頁，共2頁