第一篇：檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責(zé)

１、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。２、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點(diǎn) １、業(yè)主檔案內(nèi)容

（１）經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。（２）經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。（３）《業(yè)主家庭情況登記表》。（４）《鑰匙領(lǐng)用登記表》。（５）《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。（６）《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

（７）《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。（８）《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。（９）業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。（１０）其他應(yīng)保存的資料。２、檔案盒（夾）的制作

（１）根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

（２）在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：

×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

（３）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

３、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

４、按檔案盒（夾）內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。５、業(yè)主檔案的跟蹤：

（１）當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中： a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)； b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

（２）業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

６、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。７、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。８、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。９、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第二篇：物業(yè)公司業(yè)戶檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1、目的：規(guī)范業(yè)戶檔案的保管與跟蹤工作。

2、適用范圍：適用于物業(yè)公司業(yè)戶檔案的保管與跟蹤工作。

3、職責(zé)：客戶服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)戶檔案保管與跟蹤工作。

物業(yè)主任/主管負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)戶檔案的保管與跟蹤。

4、程序要點(diǎn)

4．1業(yè)戶檔案內(nèi)容，分為三大部分：

分別為樓宇的基本資料、樓宇的裝修資料和樓宇的其它資料。

4．2檔案夾的制作：

4．1．1根據(jù)檔案夾的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)有檔案標(biāo)簽紙。

4．2．2在檔案標(biāo)貼紙上原本印出標(biāo)準(zhǔn)字體的檔案類別名稱。

4．2．3將制作好的檔案標(biāo)貼在檔案盒（夾）在側(cè)立面距頂部3CM位置上，并排列在檔案柜中。

4．3業(yè)戶檔案的制作：

4．3．1準(zhǔn)備適量的26CM×34CM左右尺寸的檔案袋。

4．3．2將寫(xiě)在“樓層號(hào)、房號(hào)”的標(biāo)貼紙貼在檔案封面上。

4．4將業(yè)戶的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案內(nèi)。

4．5將業(yè)戶的檔案袋樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

4．6按檔案盒（夾）內(nèi)的各業(yè)戶的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)戶

檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時(shí)間、面積等欄目。

4．7業(yè)戶檔案的跟蹤

4．7．1當(dāng)發(fā)生一列情況變化時(shí)，臺(tái)接待員（檔案員）應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)戶檔案中；

a）通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；

b）業(yè)戶發(fā)生更替時(shí)；

4..8業(yè)戶檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)前臺(tái)接待員

（檔案員）辦理登記手續(xù)方可查閱。

4．9業(yè)戶檔案應(yīng)永久保存。

4．10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)戶資料輸入電腦進(jìn)行管理。

4．11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

第三篇：物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3職責(zé)

3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4程序要點(diǎn)

4.1檔案的編號(hào)

4.1.1公司、管理處編號(hào):

a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:※ ※ ※(公司英文縮寫(xiě));b)物業(yè)管理處編號(hào)為:※ ※ ※(管理處英文縮寫(xiě))。

4.1.2部門(mén)編號(hào):

a)綜合部編號(hào)為: Z·H;

b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: C·W;

c)管理部編號(hào)為: G·W

d)項(xiàng)目部編號(hào)為: X·M

e)工程部編號(hào)為: G·C;

4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)—2002、2003、2004……。

4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字—001、002、003、...。

4.1.5檔案編號(hào)舉例:

a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門(mén)編號(hào)

物業(yè)管理公司編號(hào)

b)管理處編號(hào):

※※※一※※※一※※一※※※一※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門(mén)編號(hào)

管理處編號(hào)

物業(yè)管理有限公

司編號(hào)

4.2檔案的分類

4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類: a)行政、人事類;

b)財(cái)務(wù)類;

c)物業(yè)管理類;

d)保潔類;

e)工程維修類;

f)保安類

4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)——問(wèn)題分類法,如:

a)綜合部員工人事檔案

收文類 報(bào)表類 b)財(cái)務(wù)部帳冊(cè)類

憑證類合同類

工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類

業(yè)主檔案類

c)管理部員工檔案類

維修類 投訴類 回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類 計(jì)劃總結(jié)類

……

4.3立卷與編制目錄

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔

案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷: a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

——物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※—X·Z—收文;——物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※—C·W—報(bào)表;——管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※—G·W——業(yè)主檔案。

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中;

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收

日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)

檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):

a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人

事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;

c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:

d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員

工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;

e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編

號(hào);

c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級(jí)

4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管

理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公

司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7檔案的查閱權(quán)限

4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登

記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:

a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):

屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;

普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。4.11檔案的銷毀

4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各

部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。

4.11.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。

4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

檔案目錄

文件查閱/借閱/復(fù)制登記表

檔案查閱/借閱審批表

檔案銷毀清單

第四篇：消防演習(xí)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

消防演習(xí)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范消防演習(xí)工作，確保消防演習(xí)質(zhì)量。

2.0適用范圍

適用于各轄區(qū)消防演習(xí)的管理。

3.0職責(zé)

3.1主管經(jīng)理負(fù)責(zé)消防演習(xí)計(jì)劃和方案的審核，以及消防演習(xí)效果的評(píng)估。3.2消防管理中心負(fù)責(zé)制定《消防演習(xí)計(jì)劃》，并組織實(shí)施。

3.3消防管理中心班組長(zhǎng)、安全處負(fù)責(zé)協(xié)助消防管理中心主管組織實(shí)施消防演習(xí)。

3.4工程維修部負(fù)責(zé)保障消防供水、供電。

4.0程序要點(diǎn)

4.1《消防演習(xí)計(jì)劃》的制定

4.1.1消防管理中心主管每年12月10日前制定完畢下一的《消防演習(xí)計(jì)劃》，呈報(bào)公司審批； 4.1.2制定《消防演習(xí)計(jì)劃》的注意事項(xiàng)： a）結(jié)合消防管理中心器材裝備情況； b）有具體的組織實(shí)施時(shí)間；

c）有標(biāo)準(zhǔn)的《消防演習(xí)方案》內(nèi)容； d）有具體的消防演習(xí)經(jīng)費(fèi)預(yù)算； e）有每次消防演習(xí)的責(zé)任人。

4.1.3《消防演習(xí)計(jì)劃》的內(nèi)容包括：

a）每年11月9日（或1月19日）舉行一次大型綜合消防演習(xí)；同時(shí)舉辦以防火知識(shí)宣傳為內(nèi)容的“119宣傳活動(dòng)月”活動(dòng)，參加部門(mén)包括物業(yè)部機(jī)關(guān)各部門(mén)、消防管理中心、護(hù)衛(wèi)處、工程維修部、事務(wù)部、園林綠化部、保潔部及轄區(qū)相關(guān)公共娛樂(lè)場(chǎng)所的從業(yè)人員；

b）每半年舉行一次實(shí)地出水操，沿兩節(jié)拉梯（樓層）鋪設(shè)水帶，模擬著火源射水演習(xí)，組織護(hù)衛(wèi)處人員參加觀看此次活動(dòng)；

c）每季度可利用消防栓出水操進(jìn)行以班次為單位的實(shí)地射水演習(xí)。4.2《消防演習(xí)方案》的制定。

4.2.1消防管理中心主管在每次消防演習(xí)之前一個(gè)月內(nèi)制定完畢《消防演習(xí)方案》，報(bào)公司審批。

4.2.2《消防演習(xí)方案》的內(nèi)容應(yīng)包括： a）演習(xí)的目的； b）演習(xí)的時(shí)間； c）演習(xí)的地點(diǎn)； d）演習(xí)總要求； e）參加演習(xí)人員及職責(zé)：

——消防管理中心主管、副主管、班組長(zhǎng)、消防員職責(zé)及分工； ——安全處主管、副主管、護(hù)衛(wèi)員職責(zé)及分工； ——工程維修主管、電工職責(zé)及分工。f）演習(xí)的項(xiàng)目； g）演習(xí)的步驟。

4.2.3消防管理中心主管把制定好的《消防演習(xí)方案》上報(bào)公司，公司總經(jīng)理、主管經(jīng)理、各部門(mén)主管對(duì)消防管理中心制定的《消防演習(xí)方案》進(jìn)行討論，最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3消防演習(xí)準(zhǔn)備工作

4.3.1消防管理中心主管根據(jù)公司批準(zhǔn)的《消防演習(xí)方案》準(zhǔn)備消防演習(xí)的各項(xiàng)工作。

4.3.2消防管理中心主管根據(jù)經(jīng)過(guò)公司批準(zhǔn)后的《消防演習(xí)方案》的內(nèi)容準(zhǔn)備消防演習(xí)所需的器材，應(yīng)包括： a）模擬著火源；

b）水帶、水槍、分水器； c）兩節(jié)拉梯；

d）水源、滅火器（含1211、干粉、泡沫等）； e）液化氣瓶等易燃物質(zhì)； f）戰(zhàn)斗服、安全帶、頭盔； g）安全繩、保險(xiǎn)鉤、空氣呼吸器； h）根據(jù)演習(xí)項(xiàng)目需要再增加的消防器材。4.3.3由公司向配合參加演習(xí)的安全處及相關(guān)部門(mén)發(fā)出演習(xí)通知。

4.3.4在演習(xí)前由消防管理中心主管組織舉辦一次防火安全知識(shí)宣傳教育。4.4具體演習(xí)

4.4.1發(fā)出演習(xí)通知后，如遇天氣變化和特殊原因，由公司更改演習(xí)時(shí)間。4.4.2消防管理中心主管組織布置會(huì)場(chǎng)，演習(xí)準(zhǔn)備就緒，其他配合部門(mén)和觀摩人員列對(duì)入場(chǎng)，主持人宣讀演習(xí)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，宣布演習(xí)開(kāi)始。

4.4.3消防管理中心主管按照消防演習(xí)的步驟組織指揮演習(xí)項(xiàng)目表演操練。4.4.4主持人根據(jù)演習(xí)項(xiàng)目的內(nèi)容進(jìn)行廣播講解。

4.4.5報(bào)護(hù)衛(wèi)部按照演習(xí)步驟中規(guī)定的職責(zé)和分工配合消防戰(zhàn)斗員進(jìn)行作業(yè)。4.4.6機(jī)電維修部根據(jù)演習(xí)項(xiàng)目規(guī)定和分工啟動(dòng)相關(guān)滅火設(shè)備，保證消防供水供電。

4.4.7整個(gè)演習(xí)項(xiàng)目表演結(jié)束后，消防管理中心班組長(zhǎng)組織消防員卷水帶、整理器材然后整隊(duì)集合，其他人員按部門(mén)列隊(duì)。4.5演習(xí)結(jié)束后小結(jié)

4.5.1消防管理中心主管對(duì)整個(gè)演習(xí)效果作總結(jié)和示范講解。4.5.2演習(xí)結(jié)束后邀請(qǐng)公司總經(jīng)理對(duì)整個(gè)演習(xí)作出指導(dǎo)和評(píng)價(jià)。

4.6消防管理中心主管將總結(jié)報(bào)告上報(bào)公司，將有關(guān)記錄填寫(xiě)在相應(yīng)的表格內(nèi)存檔，保存兩年。

5.0記錄

《消防演習(xí)記錄表》

6.0相關(guān)支持文件

6.1《滅火預(yù)案標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 6.2《消防培訓(xùn)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 6.3《火警火災(zāi)應(yīng)急處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第五篇：入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

一、目的規(guī)范業(yè)主入住管理工作，確保業(yè)主順利入住。

二、適用范圍

適用于業(yè)主入住的管理工作。

三、職責(zé)

1、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)組織安排入住工作。

2、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理安排業(yè)主入住工作。

3、服務(wù)中心管理員負(fù)責(zé)具體辦理入住手續(xù)。

4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核收各項(xiàng)入住費(fèi)用。

5、機(jī)電維修部負(fù)責(zé)收樓時(shí)發(fā)現(xiàn)的樓宇整改的跟進(jìn)和水電的開(kāi)通工作。

四、名詞解釋

入住：是指業(yè)主收到書(shū)面入住同志，并辦理完相應(yīng)手續(xù)。業(yè)主收到入住通知一個(gè)月內(nèi)未辦理入住手續(xù)的，視為入住。

五、程序要點(diǎn)

1、辦理入住手續(xù)的前提條件。

⑴小區(qū)（大廈）已經(jīng)通過(guò)接管驗(yàn)收，達(dá)到入住條件。

⑵已經(jīng)通過(guò)接管驗(yàn)收，標(biāo)志是：

a)房屋無(wú)重大質(zhì)量問(wèn)題；

b)工程遺留問(wèn)題基本得到解決；

c)工程資料已經(jīng)齊備；

d)業(yè)主檔案資料已經(jīng)移交完畢，產(chǎn)權(quán)確認(rèn)工作已經(jīng)結(jié)束。

⑶達(dá)到入住的條件，這里指：

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a)小區(qū)實(shí)現(xiàn)通路、通水、通電、通氣、通訊、通郵、排水、排污等基本使用功能，可以滿足日常生活所需；

b)配套設(shè)施基本齊備，建成并能夠使用；

c)管理處有固定的辦公場(chǎng)所并開(kāi)始辦公。

⑷物業(yè)管理公司已經(jīng)同委托方簽訂完畢《物業(yè)管理委托合同》。

2、入住的準(zhǔn)備工作。

⑴入住資料的準(zhǔn)備。

a)根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫(xiě)和印制《業(yè)主公約》、《住戶手冊(cè)》、《服務(wù)指南》、《消防安全責(zé)任書(shū)》、《入住通知書(shū)》。

b)《入住通知書(shū)》的內(nèi)容要求寫(xiě)明管理處辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料、證件及交納的費(fèi)用明細(xì)，并附簡(jiǎn)明扼要的入住流程等。

c)印刷以下各類入住表格：

——《〈業(yè)主證〉領(lǐng)用登記表》；

——《裝修申請(qǐng)表》；

——《住宅使用說(shuō)明書(shū)》；

——《住宅質(zhì)量保證書(shū)》；

——《鑰匙領(lǐng)用登記表》；

——發(fā)展商提供的《入住驗(yàn)房表》；

——《業(yè)主家庭情況登記表》；

——《入住登記表》。

⑵設(shè)計(jì)辦理入住手續(xù)流程圖。

⑶入住時(shí)的環(huán)境布置：涉及服務(wù)標(biāo)識(shí)區(qū)別的按《服務(wù)標(biāo)識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理。

a)區(qū)內(nèi)環(huán)境：

——入口處掛橫幅，內(nèi)容有“歡迎您喬遷***”等，插彩旗，營(yíng)造熱烈的氣氛；

——插指路牌，由入口處到管理處，指路牌標(biāo)明“管理處”字樣；

——入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時(shí)間。

b)管理處辦公環(huán)境：

——掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感受；

——張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”，辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”，各窗口標(biāo)識(shí)清楚，一目了然；

——管理人員著裝整潔，精神飽滿；

——辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。

3、辦理入住手續(xù)流程圖：

4、發(fā)出入住通知。

⑴服務(wù)中心依據(jù)管理公司和發(fā)展商聯(lián)席辦公會(huì)議議定的入住時(shí)間，會(huì)同發(fā)展商聯(lián)合向業(yè)主發(fā)出入住通知，內(nèi)容包括：

ａ）《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》；

ｂ）《致廣大業(yè)主的慰問(wèn)信》。

⑵業(yè)主收到入住通知后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到管理處辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定期

限到來(lái)的前3天內(nèi)，業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的，服務(wù)中心管理員應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來(lái)辦理入住手續(xù)；超過(guò)規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的，服務(wù)中心應(yīng)將情況向管理處經(jīng)理匯報(bào)決定是否登報(bào)催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件：

ａ）《關(guān)于辦理入住手續(xù)的通知》；

ｂ）《購(gòu)房合同》原件和復(fù)印件各一份；

ｃ）業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復(fù)印件各一份，小一寸彩照每人各兩張；

ｄ）單位購(gòu)房的尚須帶齊營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本及復(fù)印件各一份；

ｅ）委托他人辦理的，須帶業(yè)主委托書(shū)。

５、入住手續(xù)的辦理。

⑴驗(yàn)證：管理員在業(yè)主前來(lái)辦理入住手續(xù)時(shí)，應(yīng)首先對(duì)以下證件進(jìn)行檢查：

ａ）《購(gòu)房合同》原件；

ｂ）業(yè)主的身份證原件；

ｃ）單位購(gòu)房的還須檢查其單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本；

ｄ）委托他人辦理的，還須檢查業(yè)主的委托書(shū)。

⑵檢查無(wú)誤后，管理員將《購(gòu)房合同》原件、業(yè)主及家庭成員的身份證原件、單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本返還業(yè)主，證件復(fù)印件及業(yè)主委托書(shū)存入業(yè)主檔案。

⑶將業(yè)主提供的照片中的一張貼在《業(yè)主家庭情況登記表》內(nèi)，另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。

⑷交納入住費(fèi)用：服務(wù)中心指引業(yè)主到財(cái)務(wù)部繳納入住費(fèi)用，財(cái)務(wù)部根據(jù)收款項(xiàng)目開(kāi)具收款收據(jù)。一般情況下，入住費(fèi)用包括以下項(xiàng)目：

ａ）煤氣開(kāi)戶費(fèi)：屬代收代繳費(fèi)用，小區(qū)無(wú)此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)；

ｂ）有線電視初裝費(fèi)：屬代收代繳費(fèi)用，小區(qū)無(wú)此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)；

ｃ）水電押金：實(shí)行抄表到戶的小區(qū)不需收取，未實(shí)行抄表到戶的可適當(dāng)收取（深圳標(biāo)準(zhǔn):住宅５元／㎡，辦公、商業(yè)用房１５元／㎡，工業(yè)用房１０元／㎡）；

ｄ）裝修保證金：業(yè)主可選擇入住時(shí)交納或等申請(qǐng)二次裝修時(shí)再交納（深圳標(biāo)準(zhǔn)：住宅２０元／㎡，辦公、工業(yè)廠房４０元／㎡，商業(yè)用房５０元／㎡）；

ｅ）裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)：同上；

ｆ）管理費(fèi)：以入住之日起計(jì)算當(dāng)月管理費(fèi)。

⑸驗(yàn)房收樓。

ａ）服務(wù)中心管理員在業(yè)主交完入住費(fèi)用后帶業(yè)主驗(yàn)房房屋，并請(qǐng)業(yè)主將房屋存在的問(wèn)題填入《業(yè)主入住驗(yàn)房表》中。

ｂ）房屋驗(yàn)收合格的，管理員應(yīng)請(qǐng)業(yè)主在《業(yè)主入住驗(yàn)房表》中簽字確認(rèn)。

ｃ）驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，業(yè)主要求搬入或二次裝修前維修的，管理處應(yīng)通知發(fā)展商在一周內(nèi)給予解決，并將整改結(jié)果通知管理處：

——發(fā)展商已周內(nèi)未整改完畢的，管理處應(yīng)將整改情況反饋給業(yè)主，并告之具體再驗(yàn)收時(shí)間；

——整改完畢后，由管理員通知業(yè)主二次驗(yàn)收；二次驗(yàn)收不合格的，由管理處經(jīng)理進(jìn)行跟進(jìn)，并依據(jù)物業(yè)管理公司同發(fā)展商簽訂的《物業(yè)管理委托管理合同》中的保修條款要求發(fā)展商盡快解決。

⑹發(fā)放鑰匙：

a)業(yè)主收樓無(wú)問(wèn)題或要求在搬入后再行維修的，服務(wù)中心管理員應(yīng)將業(yè)主房屋鑰匙全部交給業(yè)主；

b)業(yè)主收樓有問(wèn)題，服務(wù)中心管理員在將鑰匙交給業(yè)主的同時(shí)，應(yīng)留下一把大門(mén)鑰匙在管理處以供維修時(shí)用；

c)業(yè)主在領(lǐng)取鑰匙時(shí)，管理員應(yīng)要求業(yè)主在《鑰匙領(lǐng)用表》內(nèi)簽名確認(rèn)。

⑺簽署《業(yè)主公約》和《消防安全責(zé)任書(shū)》：

a)管理員將《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書(shū)》（一式兩份）交給業(yè)主并請(qǐng)業(yè)主詳細(xì)閱讀；

b)請(qǐng)業(yè)主簽署《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書(shū)》；

c)管理員將簽署后的《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書(shū)》其中一份存入業(yè)主檔案，另一份隨其他資料交業(yè)主保存。

⑻資料發(fā)放：管理員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存并要求業(yè)主在《資料領(lǐng)取清單》上簽名:

a)《住戶手冊(cè)》；

b)《住戶指南》；

c)簽署后的《業(yè)主公約》；

d)簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》；

e)《住宅使用說(shuō)明書(shū)》；

f)《住宅質(zhì)量保證書(shū)》。

6、開(kāi)通水電。

⑴服務(wù)中心管理員應(yīng)邀請(qǐng)業(yè)主一起將水電表讀數(shù)抄錄在《業(yè)主入住驗(yàn)房表》中。

⑵通知機(jī)電維修部開(kāi)通該業(yè)主房屋的水電。

7、業(yè)主檔案管理的具體辦法詳見(jiàn)《業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

8、本規(guī)程作為管理處相關(guān)人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

六、記錄。

1、《業(yè)主家庭情況登記表》。

2、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

3、《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

4、《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。