第一篇：XXXXXOA系統(tǒng)建設要求

XXXXOA系統(tǒng)建設要求

一、項目目的

基于電子政務建設、整合資源、提高辦公效率等工作要求，以先進的計算機和通信技術為主要手段，以實現XXXX關鍵辦公應用為導向，搭建一個覆蓋整個學校各部門及各分校的協(xié)同辦公平臺及軟件系統(tǒng)，實現辦公自動化、協(xié)同化、網絡化和信息共享化。

二、建設目標。

1、實現網上協(xié)同辦公，實現公文收發(fā)管理、文件報送、分發(fā)等多種對內、對外服務功能和辦公業(yè)務的自動化，實現無紙化辦公。

2、建設一套高效的信息溝通平臺和信息交流與共享機制，采集和積累各類信息資源并實現共享，使學校各部門及分校內部的通信和信息交流快捷暢通，為領導督辦、輔助決策提供最大限度的支持。

3、規(guī)范行政辦公和審批流程。使學校各部門及分校的辦公業(yè)務和管理規(guī)范化、合理化、高效化。

4、遵循先進性、實用性、安全性、開放性與標準化等原則，保證系統(tǒng)建設、維護、使用的低成本、可靠性、安全性、易于維護和易于使用，從而最大程度地發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用，為XXXX全員信息化建設和應用的持續(xù)發(fā)展打好基礎。

三、建設內容

? ? ? ? ? ? ? 以業(yè)務流程處理為主要內容的協(xié)同工作系統(tǒng)。以公文收發(fā)管理為主要內容的公文流轉系統(tǒng)。以有審批流的統(tǒng)計表單處理為主要內容的表單應用。以資源共享為主要內容的知識管理系統(tǒng)。以信息交流為主要內容的即時通訊系統(tǒng)。以個人事務處理為主要內容的個人辦公系統(tǒng)。一些與辦公有關的輔助性功能。

四．系統(tǒng)設計要求：

1、建設原則

為保證項目能達到上述建設目標，在設計過程中應遵循如下原則：

1.1 安全性

OA系統(tǒng)不同于別的軟件系統(tǒng)，其覆蓋面廣，內容涉及諸多管理流程，需要不同層面的領導介入，因此對系統(tǒng)的安全要求非常高。必須建立一套包括技術和制度在內的嚴格、縝密、可靠的安全管理機制。

1.2持續(xù)升級

OA系統(tǒng)因為是全員長期使用，因此為確保學校的未來的低投入和學習成本，必須保證系統(tǒng)能夠無須定制平滑升級，供應商應有曾數次成功升級的證明其有此能力和保證。

1.3 先進性

信息技術的發(fā)展日新月異，為確保OA系統(tǒng)在未來幾年內不落后，具有較強的生命力，設計中應適度超前，在兼顧目前應用現狀的前提下，采用先進、成熟的技術，使系統(tǒng)各項功能得到可靠執(zhí)行。

1.4 實用性

系統(tǒng)設計應充分考慮目前及今后幾年的業(yè)務和辦公需要，開發(fā)貼近現實需求的功能模塊。具體講就是以行政辦公業(yè)務的開發(fā)為主，把各部門之間一些公共的、共性的、有著緊密聯(lián)系的部分抽取出來，實現具體流程的計算機化，以達到提高工作效率和工作質量的目的。

1.5 易用性

為確保全校具有不同計算機應用水平的人員均能夠快速掌握和操作OA系統(tǒng)，要重視用戶界面的友好性，做到人性化設計，簡單易用，便于操作。對于領導的計算機操作，盡量為其設計用鼠標點擊完成必須的工作。如果需要，還可以配備專用的手寫輸入工具，如平板電腦、漢王筆等，用以替代鍵盤完成批示意見的輸入等工作。

1.6 功能關聯(lián)性

系統(tǒng)設計應充分考慮功能間高度關聯(lián)，如協(xié)同工作處理過程和內容都可以作為文檔存放在知識管理系統(tǒng)中，知識管理系統(tǒng)的中的文件除了可以共享外，還能借閱轉發(fā)協(xié)同等，所有統(tǒng)計表單應用的處理過程都可以存放在知識管理系統(tǒng)中供領導查閱OA系統(tǒng)。

1.7 標準化

在系統(tǒng)設計和開發(fā)過程中，嚴格執(zhí)行軟件開發(fā)規(guī)范。1.8 可擴展性

系統(tǒng)設計要全面、科學、合理，具有良好的可擴展性，允許擴充新的功能模塊，以適應發(fā)展的要求，避免隨著應用規(guī)模（數據量、用戶數等）的不斷增長，導致系統(tǒng)響應變慢，性能下降而無法有效擴展的問題。

1.9 靈活性

隨著辦公業(yè)務的發(fā)展，組織機構、業(yè)務類型和工作人員將會發(fā)生變化，系統(tǒng)設計應具有一定的靈活性，允許改變一些配置，變更或優(yōu)化部分流程，以適應新的要求。對于業(yè)務流程的調整，應該是在適應現有體制的原則下，允許去定制一些可變的流程，用以靈活處理實際工作中出現的一些特殊情況。

2.0 可管理性

提供可視化的管理工具，允許通過多種手段，快捷管理、配置和監(jiān)控系統(tǒng)運行狀況，為系統(tǒng)正常運行提供技術保障。

2、系統(tǒng)平臺及體系架構要求

整個系統(tǒng)采用B/S結構、基于平臺化的分布式處理技術進行系統(tǒng)架構設計和系統(tǒng)開發(fā)；支持三/多層構架，表示層、業(yè)務層、數據庫訪問層分開；數據庫采用關系型數據庫，同時支持多種數據庫。支持Windows、以及Linux等操作系統(tǒng)；支持消息服務；考慮到OA系統(tǒng)基本功能實現后，以后會根據需要，不斷增加新的功能，要求系統(tǒng)采用組件或者說模塊化開發(fā)的技術，提供開放的標準接口，使后續(xù)的開發(fā)的功能很容易地集成進來，保證系統(tǒng)的可擴展性。

整個系統(tǒng)要求采用標準J2EE結構，由JAVA語言開發(fā)，系統(tǒng)配置由XML技術完成;數據庫采用關系型數據庫，同時支持多種數據庫，系統(tǒng)通過JDBC服務連接數據庫，并使用連接池提高系統(tǒng)性能;通信協(xié)議采用HTTP、TCP/IP.3、其他技術要求

1、圖形化流程定義

工作流引擎應可以靈活、自由地進行配置，同時還可以對包括主流程及各流程環(huán)節(jié)的權限進行設置，保證流程在復雜應用中的可用性和適應性。

2、開放式統(tǒng)計表單

統(tǒng)計表單從表單設計到完成審批流和統(tǒng)計，應該操作簡單方便快速，不需要專業(yè)開發(fā)語言也能使用，可以由學校通過授權由各部門和分校管理層根據管理需要，任意定制和統(tǒng)計。

3、工作即時提醒

系統(tǒng)應具備瀏覽器方式下的信息提醒和手機短信提醒機制。有新的信息到來時，以文字、聲音或手機短信的方式對用戶進行提示。

4、支持多種處理方式

文件修改支持鍵盤輸入和手寫筆輸入。

5、文件修改痕跡保留

在文件處理過程中，應該具有痕跡保留或版本控制的功能。

6、人員權限集中設置

可根據崗位職責和職務劃分成不同用戶群，從業(yè)務需求和使用權限上進行分類。

7、初始設置程序化

系統(tǒng)的安裝、維護均采用圖形化界面，可以方便地實現系統(tǒng)應用數據的自動/手動備份、恢復等功能。

五、功能要求：

5.1協(xié)同工作

協(xié)同工作是學校內部員工間的協(xié)同工作平臺（包括異地分校協(xié)同）。支持簡捷的文字編輯、信息流轉、回復、意見加載，以及附件加載。協(xié)同數據轉入郵件協(xié)同。應該能夠完成自建流程、調用模板流程、自建個人模板、調用格式、上傳附件、調用統(tǒng)計表單等，以完成學校辦公中的資料傳遞、審批、請示、報告、匯報、工作溝通等工作內容

? 圖形化流程：可以圖形化的方式靈活自建流程等。

? 豐富的流程策略：可以終止、回退、撤銷、加簽、知會和轉發(fā)等 ? 痕跡保留：對正文修改后可以痕跡保留。? 可以使用統(tǒng)計表單。

? 可以圖形化的方式對協(xié)同流轉進行全程跟蹤，催辦、查辦協(xié)同的處理等

5.2 公文流轉

公文流轉作為辦公室工作的重要內容，也是OA系統(tǒng)的核心部分，功能包括收文管理、發(fā)文管理、處室發(fā)文及流轉跟蹤督辦等；內容包括各種下發(fā)和上呈的公文、信息的通報、會議通知、應急通知等。通過公文流轉系統(tǒng)實現收發(fā)文管理的自動化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。具體要求如下：

?

嚴格按照紙介質的處理方式進行電子公文的流轉，如套紅、蓋章等處理，保證公文的權威性；

? 可以圖形化的方式靈活設定公文流程，包括委托授權等；

? 可以圖形化的方式對公文流轉進行全程跟蹤，催辦、查辦公文的處理等； ? 可自動記錄審批人的操作； ? 支持手寫板來輸入審批意見；

5.2.1 發(fā)文管理

發(fā)文管理主要用于內部發(fā)文（如向各部門及下屬單位發(fā)通知、通告通報，也可發(fā)往具體的部門或個人，各項規(guī)章制度也可形成內部發(fā)文），也可用于對外的發(fā)文（如對上級主管部門的請示、報告、對平級單位的通知、通告等、對下級單位的指示、批復等）。

發(fā)文管理主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作：處室擬稿、領導審核、核稿、領導簽發(fā)、文書印發(fā)等。實現發(fā)文管理的全過程，包括從擬稿到紅頭文件下發(fā)的一個完整流程的控制，也包括一般公文的傳遞。

5.2.2 收文管理

實現收文管理的全過程，包括電子文件的處理和紙質文件的掃描處理。收文管理主要是接收外部（上級單位）來的文件、傳真、資料等，登記后可安排領導或有關人員傳閱（順序或同時），一般情況下，不能也沒有必要修改來文內容，但可以做批示或圈閱。

收文管理模塊實現公文登記、擬辦、轉發(fā)、處室擬辦、領導閱辦、歸檔、相關單位查詢公文等功能。要求：

5.2.3 公文查閱

可以在辦公自動化系統(tǒng)中實現公文的直接查找和瀏覽。

5.3 統(tǒng)計表單

該功能主要完成學校的申請類，統(tǒng)計采集類，資源類，靜態(tài)表單從填寫到審批到統(tǒng)計的全過程，方便校領導和部門領導快速統(tǒng)計數據了解情況。

5.3.1 設計簡單

通過word就可以設計表單圖表，提供設計平臺不需要專業(yè)開發(fā)語言就可以完成設計，可以快速完成與審批流程幫定。

5.3.2 開放式

可以將設計和管理表單的權限下放到中層管理人員。5.3.3 統(tǒng)計方便

可以根據表單的內容進行任意的統(tǒng)計設置。5.3.4 可以穿透查詢

領導對異常的數據可以直接進行查詢數據的來源和處理內容。

5.4 通知管理

提供便條通知、郵件通知、手機短信通知等功能，保證信息的可靠傳遞。5.4.1 便條通知

提供一個消息通知平臺，可以對消息進行編輯、發(fā)送、查詢等操作。5.4.2 郵件通知

利用郵件功能進行信息交流。5.4.3 手機短信通知

提供一個短信通知平臺，可以對短信進行編輯、發(fā)送等操作。

5.5 即時通訊

提供一個實時交流的通信平臺，可在上面進行文本交流、語音/視頻交流、文件傳輸等操作，隨時查看他人意見等。

5.6 知識管理

知識管理建立文檔管理中心，提供文檔目錄管理、文檔查詢等功能。通過文 6 檔目錄管理，可方便地對所有文檔目錄進行設定、維護，使文檔體系能夠嚴格遵循單位的知識管理體系。用戶可經文檔管理中心授權后對相應的文檔目錄進行維護，自主添加和刪除文檔。其他用戶可對文檔中心有訪問權限的文檔進行查閱。文檔管理中心應該可以將協(xié)同工作、表單應用和會議等處理過程進行歸檔。并通過授權可以向全校員工進行共享、借閱、轉發(fā)和鏈接。

5.7個人辦公

可瀏覽和查詢個人工作狀況，處理個人日常的工作事務。包括日程安排、工作計劃、工作日志、個人文檔、個人通訊錄、電子郵件、以及事務提醒等項目。

5.5.1 個人日程

該功能主要是為了記錄個人或部門每天的工作內容，以起到日志和提醒的作用。要求具有信息匯總功能，以便于瀏覽。

5.5.2 待辦事宜

主要用于記錄并提醒用戶需要處理的辦公事務，包括等待批復的公文、事務安排等內容。要區(qū)分已辦事務和未辦事務。

5.5.3 個人通訊錄

用于記錄個人的聯(lián)系電話(包括辦公電話、家庭電話、移動電話等)及電子郵箱等通訊信息。個人可以自己維護自己常用的聯(lián)系信息。

5.5.4 名片夾

提供名片管理功能，允許分類創(chuàng)建名片類別，對輸入名片進行分類，查詢指定名片等。

5.5.5 工作日志

記錄用戶操作，即工作內容，并允許用戶查閱近期工作情況。

5.6 會務管理

實現會議申報、審批、安排、通知、記錄、查詢、等的綜合管理功能。會務管理主要包括會議管理和會議室管理兩部分。用戶可以通過會議室管理查看所有會議室的占用情況，預定會議擬召開期間可用的會議室，確保會議室資源的合理、充分使用。要求：

5.7 資料報送

建立與下屬各單位、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)位之間的信息傳遞通道，替代目前人工傳送紙介質或磁介質的方式，規(guī)范管理，實現資料的網上報送功能。

5.8 公共信息

5.8.1 公告

包括發(fā)布公告、瀏覽公告、維護公告信息、查詢公告、打印公告等功能。5.8.2 論壇

為內部工作人員提供一個交流和討論的環(huán)境。論壇建有不同版塊，可以對不同版塊中的文章進行管理和維護，還應提供精華區(qū)的功能以方便用戶瀏覽其中的精華文章。要求：

5.8.3 公共通訊錄

用于單位內部及對外聯(lián)系的各種公共電話和郵件等信息的錄入、導入、修改和查詢。由有關部門負責收集和更新，集中在一起為所有用戶共享使用。

5.9 辦公助手

主要是為工作人員提供日常工作時要用到的一些小工具，如郵政編碼查詢、長途電話區(qū)號查詢、萬年歷查詢、度量衡轉換等工具。

5.10 系統(tǒng)管理

對使用單位、部門、人員、崗位以及流程、欄目等內容靈活定義，通過一定的配置就可以實現系統(tǒng)的適應性，保證系統(tǒng)維護的簡易性，應用程序及接口的一致性。

5.11 其他要求

? 用戶在線或離線要有相應提示，以方便聯(lián)系。? 支持包括Word、Excel等常見文件格式的的處理。? 系統(tǒng)界面可以根據需要自行定制。

? 不同的身份的用戶登錄OA系統(tǒng)后僅可顯示并只允許操作屬于自己權限范圍內的項目和功能。

? 具有一定的信息檢索功能，用以查找所需信息。

? 系統(tǒng)所涉及的一些關鍵數據必須進行加密處理，如用戶密碼等，在數據庫中也必須以密文的形式存在，以保證使用的安全性。

六、系統(tǒng)安全要求：

產品應充分考慮黨政機關信息及系統(tǒng)安全、要求支持網絡安全、要求支持ip訪問控制和usb認證訪問、隨機碼。

七、培訓需求

OA系統(tǒng)的實施，一個很重要的工作就是用戶培訓。必須建立一套完善的培訓體系，從管理維護和普通應用兩個層次，從支撐平臺和OA系統(tǒng)本身兩個方面進行全面培訓。通過培訓，切實建立起系統(tǒng)運行所需要的管理維護人員和普通辦公用戶隊伍。由于影響面很大，要求在1個月內完成全部培訓，實現全員正式使用。

八、售后服務需求

為保證OA系統(tǒng)上線后的正常應用，并擁有長久生命力，投標商必須提供完備的售后服務保障。對于系統(tǒng)運行過程中出現的問題能及時得到技術支持和解決；對新的需求和出現的問題能得到后續(xù)的升級服務等。

九、系統(tǒng)升級需求

投標商必須對提供的產品提供持續(xù)的升級保障。

第二篇：銀行OA系統(tǒng)建設思路

銀行OA系統(tǒng)建設思路

1、銀行業(yè) OA 系統(tǒng)建設分析

當前商業(yè)銀行中的信息化系統(tǒng)，從某些角度一般可分為： ? 業(yè)務系統(tǒng)（如核心業(yè)務系統(tǒng)、信貸管理系統(tǒng)）? 運營服務管理系統(tǒng)（如 CRM、辦公自動化系統(tǒng)等）

業(yè)務系統(tǒng)直接進行企業(yè)前臺的運營活動，而辦公自動化（OA）等運營服務管理系統(tǒng)則在后臺組織起企業(yè)員工，作為一個整體去有效操控業(yè)務系統(tǒng)。

可以看到，好的 OA 系統(tǒng)可以大幅提高企業(yè)內信息共享、人員協(xié)作與業(yè)務監(jiān)控的效率，有了優(yōu)秀的內部協(xié)作，才能高效準確地發(fā)揮出業(yè)務系統(tǒng)的作用，因此OA 是商業(yè)銀行信息化建設不可或缺的協(xié)同工作平臺。

從知識管理角度來說，商業(yè)銀行內的知識既包括郵件、公文文件、文檔資料、報表、研究成果、投資決策等“顯性”知識，更包括產生這些“顯性”知識所必 需的內部交流、協(xié)作及監(jiān)控等“隱性”知識。缺乏有效的管理手段一定程度上會 造成企業(yè)知識積累不足、工作效率低下、關鍵業(yè)務人員外流等嚴重問題。

從組織協(xié)作的角度來看，既要保證公司級的需要（例如總行將各種文件及時 發(fā)送給各個分、支行，人事部門對全行的人力資源管理等），又要充分發(fā)揮系統(tǒng) 對于每個員工在工作中的作用。如果一個系統(tǒng)僅僅是給公司級用的，則員工參與 系統(tǒng)的積極性就被削弱。另外，員工總是在一些小規(guī)模的團體內長期工作的（例 如各個部門），也需要充分發(fā)揮系統(tǒng)對于小規(guī)模團體內部工作協(xié)作的幫助作用。

2、銀行業(yè)OA系統(tǒng)需求及目標的建議

根據銀行特殊的運行管理模式，建議銀行的 OA 建設需求主要如下： 建設上傳下達的信息傳遞體系：建立電子郵件、通知公告、公文管理、電子刊物等手段。其中公文管理尤其重要，包括了行發(fā)文、行收文、部 門（支行）發(fā)文、部門（支行）收文、文件材料傳閱、銀行動態(tài)、內部 簽報等業(yè)務，大量行一級的重要文件都是通過公文管理向各個分行、支 行傳達。電子郵件是非正式的傳達途徑，主要是方便員工之間的溝通。電子刊物是銀行用來定期進行企業(yè)文化宣傳的手段。

建立各項業(yè)務工作的處理及跟蹤體系：這部分業(yè)務主要分散在各個業(yè)務 主管部門，例如人事檔案和請休假由人事部門負責，固定資產的管理由 財務部門負責，其他還有各種工作請示、報告、部門協(xié)作、出差申請、采購申請、費用申請、會議管理等。這些業(yè)務工作大部分都是以工作流 為基礎（公文管理也屬于工作流模塊的重要組成部分）。工作流的監(jiān)控功 能使各級主管可以對工作的進展情況進行實時監(jiān)控。普通人員也可以通 過流轉跟蹤了解工作的后續(xù)辦理情況。

建設知識沉淀和利用的管理體系：知識經濟時代，如何將總行、分行、支行、部門、員工的各種文檔資料、知識和經驗盡快和盡可能地留存到商業(yè)銀行的知識體系中，提供多種形式的收集和共享，并轉化為銀行的智力資源，保持競爭優(yōu)勢并達成銀行與員工雙贏，這對于高速發(fā)展的企 業(yè)來說是至關重要的。同時，商業(yè)銀行都有大量的文件，如公文、規(guī)章制度、報表、技術文檔、外部研究報告、研究成果等，目前一般分為手工存放和電子存放，手工辦公時存放在各種文件柜中，查找和共享都很 困難。而一般的電子存放方式又都是分散在每個員工的個人電腦里，無法有效地整合起來，納入銀行的知識管理體系。

實現員工有效工作的管理體系：這部分需求常常會被忽略，但其實非常 重要。通常一個企業(yè)的 OA 系統(tǒng)建設完畢后，大部分員工都不會覺得這個系統(tǒng)能給自己的工作帶來多大的幫助，因為上面的所有信息和工作都 是行一級的，每天簡單了解即可，而自己的大部分的工作仍然脫離于系統(tǒng)之外進行，例如通過 QQ、MSN、打電話等等。因此充分提高系統(tǒng)對于普通員工工作的幫助是非常重要的，這需要有大量的人性化改進以及實用的模塊，包括大量的人性化操作界面、系統(tǒng)對個人的主動提醒、個人的備忘、個人日程安排、個人在系統(tǒng)中的所有工作成果、非常方便地查找到自己所需要的信息等等。

實現數據訪問集成的統(tǒng)一信息訪問平臺：作為日常使用最為頻繁的信息平臺，一般會要求能在登錄后 OA 后，即可單點登錄到其他系統(tǒng)，另外，也希望能在 OA 系統(tǒng)界面上就能直接看到其他系統(tǒng)的最有價值的信息。這就需要對后臺各系統(tǒng)進行集成訪問，基于 OA平臺的權限控制體系對各后端數據進行受控安全訪問和傳遞，與其他信息系統(tǒng)實現數據集成，互為補充，滿足集成需求。集成主要分為統(tǒng)一身份認證的單點登錄、異構系統(tǒng)的數據提取這兩大部分。

隨著信息系統(tǒng)建設的不斷發(fā)展和深化，商業(yè)銀行的 OA 系統(tǒng)將不止是傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，通過逐步過渡到統(tǒng)一協(xié)同知識管理平臺，提供內部信息系統(tǒng)和信息資源的整合，為企業(yè)的信息共享和有效綜合利用提供統(tǒng)一、高效的訪問途徑；從而使商業(yè)銀行在競爭中獲取更大的優(yōu)勢。

3、銀行業(yè)OA系統(tǒng)實施周期（預估）

銀行業(yè)OA系統(tǒng)實施周期可以分為幾個部分：

1）調研期：需求調研的過程，在此過程中完成OA系統(tǒng)的可行性分析，形成調研報告，為開發(fā)期做理論依據并建立開發(fā)模型，一般這個時期的周期為1個月左右；

2）開發(fā)期：依據調研期形成的理論依據和開發(fā)模型完善系統(tǒng)，把理論轉化為實際能夠應用的系統(tǒng)，一般這個時期的周期為2個月左右；

3）實施期（部署調試期）：系統(tǒng)開發(fā)完成后，安裝部署并進行功能調試，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運行，一般這個時期的周期為半個月左右；

4）維護期（免費維護）：系統(tǒng)整體穩(wěn)定交付給客戶使用后（上線運行），開始計算維護期，一般維護期為一年；

總體來說，銀行業(yè)OA系統(tǒng)的實施周期為3-5個月，根據調研需求的復雜程度，周期會略有浮動；

4、銀行業(yè)OA系統(tǒng)實施費用（預估）

根據上述所說的功能和實施周期預估銀行業(yè)OA系統(tǒng)實施費用為50萬左右，不包括硬件部分，50萬左右為純軟件部分的費用，根據調研需求的復雜程度，費用會略有浮動；

第三篇：OA系統(tǒng)建設啟動講話

省煤炭集團公司OA系統(tǒng)啟動會上的講話

提綱

（二Ｏ一二年三月二日）

江西省煤炭集團公司辦公自動化即協(xié)調辦公系統(tǒng)項目的建設工作，以今天的會議為標志，正式啟動了！

剛才，雙方項目實施工作組就煤炭集團辦公自動化背景、目標、范圍、計劃、組織、實施等方面的具體安排和相關要求作了詳細的說明，與會同志們又進行了咨詢和討論，項目方和施工方進行了比較好的溝通，大家對項目建設的基本情況有了一個大致的、輪廓性的了解。這是項目建設的一個良好開端。

一、提高認識，開闊眼界，深化對辦公自動化系統(tǒng)建設重大意義的理解

一是企業(yè)快速裂變發(fā)展的迫切需要。煤炭集團這幾年受惠于李良仕同志高瞻遠矚、高屋建瓴的膽識和魄力，精心籌劃、大氣開放的智慧和謀略，受惠于以李良仕同志為班長的集團黨政班子的卓越領導，企業(yè)快速裂變擴張，集團的產業(yè)分布地域由省內而省外，再到國外。這種情況加上市場競爭的日益激烈，對管理信息、市場信息的傳輸速度提出了更高

1要求。

二是提升管理水平的迫切需要。由于集團的管理范圍越來越大、管理任務越來越重、管理水平要求越來越高，管理手段必須相應變革。辦公辦公自動化系統(tǒng)的建設和應用，不僅會改變過去復雜、低效的手工辦公方式和管理模式，也將會給我們帶來深刻的思想變革和行為改變，從而使我們的辦公系統(tǒng)以至管理系統(tǒng)、技術業(yè)務系統(tǒng)能進入科學高效運行的軌道。實行自動化，可以提高辦公效率、實現資源共享、優(yōu)化管理流程、強化管理基礎。對增強企業(yè)軟實力進而增強企業(yè)競爭力具有極為重要的意義。

三是提升企業(yè)形象的迫切需要。辦公自動化是將現代辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型辦公方式。一個單位實現辦公自動化的程度是衡量一個單位實現現代化管理的標準。作為一個大型國際化企業(yè)集團，實現管理手段現代化是一種歷史必然。在這個問題上要有一點長遠的、超前的眼光，現在企業(yè)經濟狀況有了比較大的改善，辦公室和規(guī)劃、生產、經營等部門，電腦基本普及了，但其功能只發(fā)揮很小的一部分，是資源的巨大浪費。要抓緊時機、充分利用現有條件，將能辦的事情辦好。

希望各單位、各部門的同志尤其是領導同志，都能從以上幾個方面充分認識集團公司啟動辦公自動化項目建設的重要性和必要性，增強支持配合辦公自動化系統(tǒng)建設和應用的自覺性、主動性。

二、充分準備，統(tǒng)籌安排，保證項目建設和實施的順利進行

一是做好思想準備。什么思想準備，攻堅克難的思想準備。OA系統(tǒng)技術是成熟的技術，不成問題；關鍵是巨大的習慣勢力需要我們花大力氣去克服。應當說，我們對辦公自動化既熟悉又陌生。所謂熟悉，是辦公自動化這個詞，坐機關的人幾乎全都耳熟能詳；所謂陌生，是大多數人辦公自動化的了解還很不深入、不全面。IT技術也就是信息技術語言，其表述與我們平時接觸到的書面語言大不一樣。甚至電腦中操作系統(tǒng)的人機對話語言，我們讀起來都感到有些繞來繞去的味道。所以，多數人對此還處于知其然不知其所以然的狀態(tài)。辦公自動化系統(tǒng)的應用將帶來辦公方式的革命性變革，對辦公自動化系統(tǒng)的適應肯定有一個比較長的過程用，一開始肯定是不習慣。對這些情況，我們要有充分估計，并拿出應對之策。推行過程做到先易后難、先簡后繁，循序漸進。并在設計上把系統(tǒng)的簡便、實用作為重要因素考慮。還有就是建設過程和實施前期會帶來工作流程重組、培訓工作量增加、短時期的不適應也會出現效率下降等等問題。對這些情況我們都要提前預計到，二是做好組織準備。直屬各單位要相應成立辦公自動化建設協(xié)調小組，指定聯(lián)絡員。集團本部各部門主要負責人為

實施責任人，并指定一名聯(lián)系人。

三是做好需求準備。直屬各單位、集團本部各部門，要在用友公司顧問的指導下，認真梳理辦公流程，配合集團和用友公司實施小組調研工作，提出明確的建設需求。

四是做好知識準備。辦公自動化這一人機系統(tǒng)中，人的因素是第一位的。因此建設辦公自動化系統(tǒng)不單是計算機技術人員的事，也是每一個使用這一系統(tǒng)人員的事。辦公自動化雖不要求每一位使用者成為計算機專家，但是它的應用需要每一位使用者具備相應的知識和技能。全體職工將會面臨這方面的挑戰(zhàn)。面對知識和技能更新，面對由此引發(fā)的管理創(chuàng)新和技術創(chuàng)新，各單位、各部門都要未雨綢繆，作好充分準備。做到領導重視、干部配合、主動學習、積極參與，上上下下齊心協(xié)力把集團辦公自動化系統(tǒng)建設好、使用好。

三、精心設計，精心施工，把煤炭集團的辦公自動化項目建成優(yōu)良項目

集團兩級實施小組、各單位各部門、用友公司項目組三方，是煤炭集團辦公自動化建設實施工程的共同責任主體。三家要密切協(xié)調配合，相互支持、步調一致、共同推進。各單位、各部門對項目設計的想法和要求，要及時與煤炭集團和用友集團的實施小組溝通，實施小組要認真聽取、充分考慮吸收和采納大家的意見、建議。用友是國內一流的軟件企業(yè)，技術上我們是認可的。但辦公自動化項目對不同的單位

來說，有共性也有個性，在共性基礎上把握個性，是做好項目的關鍵。請你們在調研中能夠透徹了解、熟悉江西煤炭集團的運行機制，設計出與江西煤炭集團管理模式相適應且具有前瞻性、再開發(fā)性的程序和軟件，并在系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、適用性、集成性和兼容性等方面多下功夫。把這一項目做成優(yōu)良項目、樣板項目。

項目已經啟動，讓我們雙方積極行動起來，按既定的時間節(jié)點加快推進項目建設和實施，為在今年勝利建成煤炭集團辦公自動化系統(tǒng)，推進集團管理水平跨上新臺階、展示企業(yè)新形象而努力！

第四篇：OA辦公系統(tǒng)建設方案資料

辦公OA系統(tǒng)方案

一、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)研發(fā)思想及設計原則

（一）研發(fā)思想

我國發(fā)布實施“國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略”以來，經濟建設得到了飛速發(fā)展。企業(yè)作為國民經濟的基本單元，其信息化應用水平是國家信息化建設的關鍵，也是企業(yè)提高核心競爭力，與國際接軌的重要途徑。

隨著電子政務的蓬勃興起，各級政府、學校、企事業(yè)單位普遍已經開始把提高審批效率，簡化辦事流程，推進網上審批作為電子政務建設的重要內容。

對于企業(yè)來說，在這個信息資訊不斷爆炸的現代社會，擁有一套整合企業(yè)內部和外部的各種人、財、物、信息資源，提升管理水平和辦公效率，增強企業(yè)競爭優(yōu)勢的辦公自動化系統(tǒng)，顯得更加重要。

協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)，以高性能數據服務器和數據庫管理系統(tǒng)為核心平臺，以現代網絡通訊技術為依托，覆蓋整個行業(yè)的信息系統(tǒng)，以達到各項處理工作系統(tǒng)化，規(guī)范化，科學化和現代化。

（二）設計原則

協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)可充分考慮不同企業(yè)工作的差異性和特殊性，可按照以下內容為項目的設計原則，確保企業(yè)應用需求得到滿足。

1、安全性。在計算機信息系統(tǒng)中，應用軟件涉及到部門之間的公文傳遞等，因此對數據庫管理和應用方面，有較高的穩(wěn)定性要求和安全性要求，如信息的授權、保密、審批、監(jiān)控等；

2、靈活性。系統(tǒng)具備靈活性，適應管理數據的變更等要求，適應各種情況；

3、穩(wěn)定性。性能穩(wěn)定，響應速度快，技術平臺先進，對硬件和網絡環(huán)境要求不高；

4、簡易性。在用戶使用方面，在保證各個功能完善和強大的基礎上，簡化操作模式，迅速能讓大家熟練進行應用操作。系統(tǒng)設置和后續(xù)維護簡單，對人員配備要求不高。

二、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的應用價值

協(xié)同OA融合了當前最流行的管理思想，即對工作流、信息流和知識管理的規(guī)范管理和增值利用，為用戶提供了一個先進、高效的信息化工作平臺。同時也降低管理成本，提高管理力度。對下屬企業(yè)而言，降低工作內耗，提高工作效率?？梢詮能浖陀布蓚€反面來體現它的價值。

（一）軟件方面

1、整合企業(yè)資源。通過網絡技術將單位的人力資源、客戶資源、知識資源、經驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用。實現各種資源的互相促進和增值，創(chuàng)造發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境，建立正規(guī)、科學、開放的制度和文化，保持行業(yè)協(xié)會旺盛的生命力，保證行業(yè)協(xié)會健康持續(xù)發(fā)展。

2、加快信息流通。下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環(huán)節(jié)。公司員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及時發(fā)現問題、改進過程。下屬企業(yè)可以在第一時間將企業(yè)工作情況和工作信息向上反映，還可以在網上輕松、直接的發(fā)言、交流，大大加快了信息的流通速度。

3、規(guī)范辦公流程。建立起一個緊密、協(xié)調、可靠、簡單的管理 2

機制，使辦公流程變得規(guī)范、有序，消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，不但提高了工作效率，還能大大提升工作執(zhí)行力。領導層可以清晰、準確的了解事件的傾向性以做出正確的決策。

4、提高辦事效率。有效協(xié)調各部門之間的協(xié)同工作問題，實現高效協(xié)作辦公。員工能夠清晰的查看到當前負責的各項任務狀態(tài)以合理安排時間?？梢钥旖莸脑诰€發(fā)送文件、通知和留言，隨時隨地都能夠在系統(tǒng)中快捷的查看各種資料，調閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費掉的大量時間。

（二）硬件方面

1、節(jié)約企業(yè)資源。大大節(jié)約了企業(yè)的人力、物力、財力。通過網絡系統(tǒng)進行溝通協(xié)調，使不同地域的人集中在一起討論辦公，節(jié)約了企業(yè)的有限資源；通過網絡而不必再電話詢問某個項目的進度，可以節(jié)省大量時間、精力和電話費；可以免去比如諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾，節(jié)約紙張、人力等辦公成本。

2、性能好，硬件配置要求不高。協(xié)同OA辦公系統(tǒng)集成了個人辦公、企業(yè)管理、實用辦公工具、信息庫、系統(tǒng)設定等幾十個極具價值的功能模塊，具備智能流程設計、即時通訊、手機短信、office文檔在線編輯、公文套紅、電子印章等特性，非常適用于企業(yè)的日常辦公。對用戶硬件配置要求不高，并能普遍適用于多種操作系統(tǒng)之上，可最大限度保護企業(yè)在各方面的投入，極大的節(jié)省了用戶的投資。

三、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的模塊設置

（一）個人辦公

個人辦公提供個性化的工作界面，方便用戶處理日常的工作事務。

1、個人設置

對一些信息進行個性化的定義。包括用戶的個人資料、昵稱、頭像、菜單背景色、短信息提示音、系統(tǒng)登錄修改密碼設置等。

2、首頁自定義

根據用戶各自需求以及習慣，選擇系統(tǒng)主頁的布局格式，以及展示信息，提供對系統(tǒng)各項工作、資料、信息的直接顯示和調用。

3、菜單自定義

每個用戶可以根據自己的需求，添加、排序、還原、隱藏、刪除、編輯菜單，創(chuàng)建個性菜單而不影響其他用戶系統(tǒng)菜單。

4、菜單快捷組

定義好最常用的項目，實現快捷使用。

5、個人通訊錄

個人通訊錄屬于個人使用，只有自己可以管理和查看。

6、常務安排

常務安排包括日程安排和日常事務以及今日常務。

7、工作日志

工作日志屬于個人日志工具，具有日志權限者，可以新建、編輯和刪除自己的工作日志和個人日志，只有自己可以查看和維護。

8、個人文檔

方便用戶存放和管理自己的文件。提供多層文件夾的建立、修改和刪除，文檔查看、編輯、刪除、共享、日志。

（二）企業(yè)管理

提供了極具價值的企業(yè)管理功能模塊，規(guī)范企業(yè)對人、財、物、信息、流程等資源的管理。

1、協(xié)作管理

協(xié)作區(qū)針對一項任務或者項目，臨時組建一支團隊進行任務的協(xié) 4

作執(zhí)行。特別適用于針對多人員、多部門、多角色的任務協(xié)作。同時再任務執(zhí)行過程中，可以設定時間期限，任務的后臺監(jiān)控人員（即時了解任務進展以及給予指導），任務過程中需要和產生的文檔，任務交流和協(xié)作過程中交流、建議的記錄。

2、流程管理

可實現對企業(yè)各種工作流程的定義，業(yè)務數據或公文都可以通過“表單”來體現，具體的工作處理體現為流程的流轉，提供流程提交，表單填寫，附件上傳，流程審批、協(xié)辦、委辦、辦理時間限制，流程跟蹤，流程圖查看，流程到達提醒等強大功能。同時流程可以根據性質進行類別劃分，方便易用。集成office文檔在線編輯、公文套紅、手寫簽名、電子印章等。

3、文檔管理

文檔管理包括個人文檔、功能文檔以及共享空間的文件和網絡圖片。個人文檔主要是用于自己查看或編輯的文檔。公共文檔主要用于管理公司文件，設置文件夾的查看權限、管理權限、新建權限以及下載權限。共享空間的文件和網絡圖片利于大家查看和下載。

4、人事管理

人事管理主要包括人事檔案管理、工資管理及員工工作動態(tài)管理。

5、資產管理

包括固定資產參數設置、固定資產管理、固定資產查詢、固定資產折舊等。

6、用品管理

辦公用品管理包括入庫管理、領用管理、批次管理以及辦公用品管理。

7、車輛管理

對企業(yè)的車輛建立統(tǒng)一的信息庫，并實時跟蹤使用情況。包括車輛使用申請?zhí)峤缓蛯徟?，車輛申請分類管理，車輛使用情況查詢，車輛維護記錄添加和查詢等功能。

8、圖書管理

包括圖書類別管理、圖書信息錄入和圖書查詢等功能。建立一個統(tǒng)一、完善的圖書信息庫，并及時跟蹤圖書的使用情況。

9、會議管理

可以申請會議，并將自己已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請，同時被批準的申請具有短信提醒功能，并使每個人能夠清楚查看自己需要參加會議情況。

10、商務管理

商務管理主要包括客戶管理、銷售管理及供應商管理。

11、計劃管理

工作計劃管理是提供給領導制訂相應的工作計劃，并設定發(fā)布范圍。范圍內的人員可接收工作計劃并查看詳細內容。

（三）實用工具

提供多種實用的辦公輔助工具，增強溝通和辦事效率，使辦公更為便利、快捷。

1、系統(tǒng)郵件

又分為內部郵件和Internet郵件。內部郵件分為收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、寫郵件、查詢郵件和郵件箱管理。Internet郵箱在進行相關設置后，便可登錄到郵箱管理頁面。

2、系統(tǒng)短信

短信是其他消息傳遞的輔助手段，可以迅速的把消息即時“推送”給用戶，避免事務處理的延遲。短信又可分為PC短消息和手機短信，包括短信編輯、發(fā)送、群發(fā)、查看、回復、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。

3、公司論壇

可對討論區(qū)的主題、所屬部門、發(fā)貼方式、開放范圍等進行設定，用戶可就某個主題進行發(fā)貼、回復，并可對帖子進行排列、查詢，查看精華帖子和積分榜等。

4、在線人員

查看系統(tǒng)中所有在線的員工，并且可以直接為在線人員發(fā)送內部短信和內部郵件。

5、投票調查

可以通過系統(tǒng)發(fā)布在線投票調查，即時對內部管理以及這個計劃征求意見，提高意見的溝通，后臺數據可以統(tǒng)計，提供決策數據。

6、網絡硬盤

網絡硬盤是針對在網絡硬盤設置中設置的共享空間中的文件等內容根據允許權限進行相關操作。

7、圖片管理

圖片管理是針對圖片進行瀏覽、下載、設置等操作。

8、生日賀卡

生日賀卡是根據在個性設置——個人資料中填寫的個人出生年月來計算，由賀卡設置中設置的發(fā)送人向出生日期到來的人發(fā)送設置的賀卡。

9、使用向導

幫使用人員熟悉系統(tǒng)。

10、快捷查詢

方便快捷查詢新聞、個人文檔、公共文檔、內部短信、內部郵件、客戶、工作流、人力資源等信息。

11、公共相冊

將公司的各種圖片資料歸集到系統(tǒng)里面，方便員工查看。

12、收藏夾

方便用戶收藏和快捷打開自己關注的網頁，分為個人收藏夾和公共收藏夾。

（四）信息庫

1、組織機構信息

可以查看本單位的單位信息和部門信息。

2、人員信息

查看員工的信息及在線、外出情況。

3、RSS資訊

資訊訂閱就是免費的網絡報紙，免費的競爭情報！看到你關注的、每日最新的最全的信息！同時可以將信息放置首頁顯示，滿足領導層每日關注新聞的需求。

4、新聞發(fā)布

可編輯新聞并可與office組件進行集成，進行新聞的發(fā)布、修改、刪除、查詢和評論等操作，查看新聞列表，包括標題、發(fā)布認、發(fā)布時間、點擊次數、評論等。

5、公告管理

用于管理公告通知的發(fā)布。

6、公共通訊錄

管理和查看企業(yè)的公共通訊薄，并可按聯(lián)系人分組、姓氏索引、8

關鍵詞查詢等。

7、我的助手

提供實用的信息以對企業(yè)的辦公事務進行支持，包括電話區(qū)號、郵政編碼、英漢查詢、列車時刻、公交線路、法律法規(guī)、萬年歷、世界時間等。

（五）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理可對一些基本的數據和應用進行配置。通過系統(tǒng)管理，企業(yè)可迅速的定義適合自身實際情況的辦公應用。

1、組織機構管理

建立單位和部門信息，并建立上下級部門關系，形成企業(yè)的組織架構；在部門中添加、編輯用戶信息；根據實際情況定義角色和權限，并賦給每位用戶，使用戶只能查看權限范圍內的信息和執(zhí)行相關操作，保證企業(yè)的管理規(guī)范。

2、角色權限管理

提供對角色的快速定義，并把系統(tǒng)內置的各種操作權限進行組合分配給相應的角色。當某個用戶被分配角色的時候，他就自動擁有了角色所被定義的權限。

3、印章管理

設置word文檔的電子簽章圖片，管理圖片的使用人員及權限。用戶可以自制屬于自己的公章圖片，放入系統(tǒng)進行個人文檔的簽名。

4、界面設置

自定義登錄界面，設置瀏覽器窗口標題、主界面設置、底部狀態(tài)欄置、登錄界面圖片設置等。

5、菜單設置

為系統(tǒng)管理員提供一個自定義菜單的界面，使公司系統(tǒng)能夠按照 9

需求和辦公規(guī)劃更改菜單的名稱，以及根據公司的需要添加自定義模塊，掛接在系統(tǒng)中?？梢浴熬庉嫛辈藛蚊Q、新建新菜單、新建下級子菜單、更換功能模塊。

6、系統(tǒng)日志管理

提供對用戶登錄系統(tǒng)情況、訪問量的統(tǒng)計、對系統(tǒng)的操作記錄進行查詢和管理。

7、系統(tǒng)資源管理

可以設定每個系統(tǒng)角色占用系統(tǒng)存儲空間情況，進行個人郵箱、個人文件柜的容量的限定。可刪除指定時間段的舊短信、舊郵件，進行資源回收，以便優(yōu)化系統(tǒng)占用的空間。

8、系統(tǒng)安全設置

用戶可設定圖形碼，進行身份驗證；還可設定密碼，有效保證系統(tǒng)的安全。

四、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的應用環(huán)境

（一）軟件環(huán)境

數據庫服務器：windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0 WEB服務器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20 客戶端：windows 2000/2003/xp/98、IE6.0

（二）硬件環(huán)境

1、數據庫服務器、web服務器

最低配置：奔騰600 CPU、128M內存、5G剩余硬盤空間 建議配置：奔騰2G CPU、1G內存、40G剩余硬盤空間

2、客戶端

最低配置：奔騰233 CPU、64M內存、100M剩余硬盤空間

建議配置：奔騰1GCPU、256M內存、1G剩余硬盤空間

五、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)步驟

（一）項目調研

對公司目前辦公情況進行摸底調研（可采用問卷調查和直接訪談等方式），掌握公司辦公情況，了解公司需要什么樣的一個辦公系統(tǒng)，為下一階段工作做好鋪墊。

（二）項目設計

項目設計階段也是本項目的核心部分，成功與否關鍵在于項目的設計。雙方需要詳細溝通交流，認真考慮項目模塊，多次循環(huán)模擬辦公，逐步完善設計方案。

（三）項目實施

對項目設計進行系統(tǒng)測試，充分挖掘系統(tǒng)的優(yōu)缺點，找出不足，促使項目進一步完善。

（四）信息反饋及項目修訂

收集項目實施階段的反饋意見，并認真研究解決方案，加進修改

（五）人員培訓

確保項目設計完全符合公司辦公要求時，對全體使用人員進行簡單操作培訓，確保全體使用人員能熟練掌握并操作自動化辦公軟件。

（六）項目正式交付使用

交付自動化辦公系統(tǒng)，在全公司正式使用

（七）后期系統(tǒng)維護及升級

在約定時間內，對公司自動化辦公系統(tǒng)進行維護及必要的升級。

第五篇：OA系統(tǒng)如何參與建設企業(yè)文化建設.

OA系統(tǒng)如何參與建設企業(yè)文化建設 華天動力OA張浩:OA系統(tǒng)有“文化” 企業(yè)文化不是OA系統(tǒng)建設的副產品

OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)文化建設中的作用,經常被一些更直接的應用所掩蓋,比如工作流管理、信息溝通管理、知識文檔管理等。事實上,OA辦公系統(tǒng)可以在企業(yè)文化建設中發(fā)揮出重要的作用。

華天動力OA辦公系統(tǒng)的實施總監(jiān)張浩表示:國內大部分企業(yè)對于企業(yè)文化的建設不是流于表面,就是無從著手,還有很多企業(yè)根本就沒有企業(yè)文化,而只有“老板文化”。正是因為這項工作的復雜性和隱性化,所以能夠通過OA系統(tǒng)來建設企業(yè)文化的企業(yè),也就顯得鳳毛麟角了。

說起企業(yè)文化的重要性,每個人都會表示理解和支持,那么到底如何通過OA辦公系統(tǒng)來構建企業(yè)文化,或則說協(xié)助構建企業(yè)文化呢? 張浩表示,企業(yè)文化建設工作聽起來有些“虛”的感覺,而OA辦公系統(tǒng)的作用就是把這項工作落實。“文化”出自于人,而落實卻需要借助工具和方法。根據華天動力OA辦公系統(tǒng)多年來的實踐經驗,張浩認為,在以下兩個方面,OA辦公系統(tǒng)對于企業(yè)文化建設的促進作用最明顯。

一、OA系統(tǒng)與執(zhí)行文化

張浩表示,OA辦公系統(tǒng)對于企業(yè)執(zhí)行文化的建設,也就是對于企業(yè)執(zhí)行力的提升,可能是OA辦公系統(tǒng)對企業(yè)文化最重要的貢獻。

執(zhí)行能力可以分解為員工能力、員工態(tài)度、員工管理三個方面,這三個方面相輔相成,缺一不可,如果能夠讓這三個方面互相促進,發(fā)揮出最大的綜合效應,企業(yè)就能夠將執(zhí)行力最大化。

OA辦公系統(tǒng)的作用就是通過先進的辦公方式,減少中間環(huán)節(jié)、相互推諉和部門壁壘,提升工作效率,協(xié)助管理者釋放員工無限的工作潛力,培養(yǎng)員工積極的工作態(tài)度,優(yōu)化員工高效的協(xié)作方式,從而打造學習創(chuàng)新、結果導向、團隊協(xié)同、執(zhí)行有力的卓越團隊。

張浩說,在OA辦公系統(tǒng)中,每個人的工作軌跡都可以透明化,工作效率都可以量化,效率瓶頸很容易被發(fā)現和疏通。另一方面,原來很多瑣碎的手工操作都被自動化系統(tǒng)所取代,這就將人從低端工作中解放出來,能夠有更多的時間和精力處理核心業(yè)務,這也大大提升了

工作效能。

二、OA系統(tǒng)與學習文化

學習能力是一個人、一個組織,甚至一個國家最重要的能力,構建學習型組織,已經成為優(yōu)秀企業(yè)的核心命題,那么OA辦公系統(tǒng)又能夠在其中做點什么呢? 張浩說,知識管理是一個很復雜也獨立的學科,但在OA辦公系統(tǒng)中,沒必要搞得那么復雜和神秘。OA系統(tǒng)集成了知識管理或文檔管理的模塊,其核心都是文檔管理,這是對企業(yè)內顯性知識進行收集、整理、分享、傳承的最好平臺。企業(yè)完全可以此為中心,通過管理制度的支撐,建立一個簡捷、實用的知識管理體系。據觀察,能夠把文檔管理做好的企業(yè),就已經是很優(yōu)秀的企業(yè)了。

而對于隱性知識,OA辦公系統(tǒng)中的論壇社區(qū)、工作日記、電子期刊、任務記錄等都是很好的工具,企業(yè)可以激勵員工把自己的經驗和心得記錄下來,鼓勵大家去探討和碰撞,并把有價值的信息整理出來,給后來者學習、更新、完善。這些應用看起來很簡單,但其實同樣蘊含著巨大的價值。

張浩最后表示,在對華天動力OA辦公系統(tǒng)的實施過程中,他們逐漸發(fā)現,企業(yè)文化建設不是OA辦公系統(tǒng)建設的副產品,而應是主要目標。這一點,也正被越來越多的用戶所認可。