第一篇：辦公室風險管理工作淺析

辦公室風險管理工作淺析

風險管理是一門新興的管理科學，起源于上世紀30年代的美國，70年代后世界各主要發達國家都開始進行風險管理研究，并逐漸形成了風險管理標準。隨著我國加入WTO，企業管理標準逐步與國際接軌，風險管理越來越受到企業的重視。今年，我局進一步加大了風險管理工作力度，編發了《全面風險管理暫行辦法》，還專門聘請專家講課，組織培訓學習，在全局范圍內開展了風險初始信息收集和風險辨識工作，為后續的全面風險管理工作的深入進行奠定了良好基礎。可以說，2011年是我局的“風險管理年”。

辦公室作為一個單位的神經中樞，處在承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通各方的核心地位。辦公室工作的好壞直接關系到一個單位工作效能的高低、管理水平的優劣，直接影響到單位的對外形象。由于辦公室業務獨有的復雜性、多樣性和靈活性的特點，也是風險易發區和多發區，一旦發生辦公風險事故，將對整個企業的工作和形象造成嚴重影響。因此如何做好辦公室風險源點的辨識工作，制定防范措施，加強風險管理，實現辦公風險從事中、事后彌補轉變為事前預控的閉環管理，是一個非常值得探討的問題。

辦公室工作職能由文秘工作、文檔工作、保密工作、信訪工作、公關接待、辦公信息化、新聞工作等多個方面組成，其中風險因素主要集中于文件管理、印章管理、檔案管理、保密工作四個方面。

一、文件管理風險。文件管理是指公文的擬制、辦理、整理、歸檔、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。文件管理中存在的風險主要集中在文件的審批、轉發、辦結等環節，包括文件未及時報送領導審批、未及時轉發給承辦科室、未督促科室按時辦結和重要文

件多環節運轉后丟失等風險。

對于未及時將文件報送領導審批的風險，文件管理人員在收到文件時首先要快速瀏覽文件，根據文件時限要求，區別處理。對符合規定的公文，辦公室應先進行登記，并提出擬

辦意見送負責人批示，根據領導的批閱意見交有關科室辦理或閱知。對于緊急公文，應當明確辦理時限，若主管領導不在，可先交有關部室閱知，再報有關領導審批，以免貽誤工作。

對于未及時將文件轉發承辦科室的風險，要建立科室文件管理制度，落實文件運轉、管理責任。在領導批示后，按照批示意見，及時發送相關科室承辦，不得延誤。負責公文運轉的人員在文件送出合理時限內要與承辦科室聯系，掌握文件運轉情況。對需要由有關科室辦理的特急件，在報送領導批辦的同時，應與有關承辦科室提前溝通，請其先行做好相關準

備工作，并做好后續督促工作。

對于未督促科室按時辦結的風險，要嚴格遵照單位對于辦文時限的規定。辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。建立階段性重點

工作督辦提醒臺賬，跟蹤公文辦理進度。

對于重要文件多環節運轉后丟失的風險，文件管理人員在領取文件時，要與文件收發清單仔細核對，從源頭上防止文件缺失。在文件運轉過程中嚴格執行文件簽收制度，跟蹤文件辦理流程，做到當日文件當日清。平時工作中要加強文件跟蹤管理，密切關注文件去向。

二、印章管理風險。印章管理是指印章的刻制、發放和回收、保管和使用。近年來，隨著電子印章的使用，也給印章管理帶來了新的風險源點。印章管理的風險點最主要體現在印章違規使用和丟失風險。

印章使用風險防范措施。建立嚴格的用印審批程序，單位及各部室對外提交的各種文

本需加蓋單位印章的，要視用印文本形式不同采取不同的審批程序。

印章管理人員用印前要做到確切了解用印內容是否在規定范圍內，對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況認真核對，審核是否符合用印手續，確認無誤后方可蓋印，不允許不看內容盲目蓋印，不允許在空白信箋上蓋印。重要材料底稿應在辦公室留存一份。

公司各部室要建立印章使用登記簿，專門記錄印章的使用情況，以備存查。用印后，印章使用登記簿和印章使用審批單作為用印憑據由印章管理人員留存，定期歸檔。印章丟失風險防范措施。為防止印章丟失，應明確印章管理的相關規定，原則上使用正式印章要在辦公室內，不許帶出單位。確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經辦公室主管領導批準后，由印章保管人同經辦人共同攜帶使用。平時

印章保管必須存放在保險柜內，不得隨意放置。

三、檔案管理風險。檔案是企業在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，是企業的無形資產，其價值在于其內容中所蘊含的知識。一位企業高管曾經說過：一個公司的管理水

平取決于這個公司的檔案管理水平。

檔案管理中的風險最主要體現在檔案的保管上，包括：沒有按照管理制度要求保管，造成檔案的損壞或丟失；沒有按照期限保管，導致不夠保管年限的檔案提前銷毀；沒有建立相關借閱手續將原始檔案借出，或沒有按時歸還借閱檔案，導致檔案的丟失；對銷毀檔案沒有進行造冊登記；銷毀檔案時未經審批鑒定隨意銷毀檔案等。防范檔案管理工作中的風險，要做好以下五個方面：

要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩

選、送審以及追蹤反饋制度等。

要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保

障。

要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案信息網絡和數

據庫建設。

要及時做好檔案歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子信息系統建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文

件同步歸檔和有效管理。

要嚴把檔案歸檔質量關。這是做好檔案管理的關鍵。

高質量、低風險的檔案管理來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于

工作程序的合理和管理制度的健全。

四、保密工作風險管理。保密工作，是指為達到“保密”目的所采取的手段和措施。保密工作的主要風險包括：對保密文件的保密范圍、級別、期限的確定、變更和解密沒有按規定執行；對保密文件的制作、收發、傳遞、保管沒有按規定執行；對密碼設備沒有妥善保管、使用；沒有按規定保守客戶秘密等。

對于保密工作風險源點的管理措施，一是要嚴格保密制度，健全組織機構，明確崗位職責，加強宣傳教育，使干部員工具備保密意識，做到不該問的不問，不該說的不說，不該看的不看，不該記錄的不記錄。二是加強對保密環節的管理，對于涉密文件、檔案、傳真件、影音資料、會議記錄等內容要妥善保管，不得隨意打印、復印、發送、借閱等。三是發現秘

密已經泄露或可能泄露時應立即采取補救措施并及時報告，立即做出相應處理。

辦公室工作職能范圍廣、工作頭緒雜、敏感問題多、協調任務重，風險源點無處不在，要想達到防范、化解，最終杜絕風險的目的，方法只有一個，那就是要在日常工作中熟知風險點，將按制度辦事、按規范操作培養成良好的工作習慣，這樣才能防止由于不良的操作習慣引發的各類風險事件。辦公室工作風險管理，要秉承高標準、嚴要求的理念，對辦公業務風險點實現常態化管理，從源頭上進行梳理，從制度上進行規范，從流程上進行固化，從執行上進行管控，從根本上避免或杜絕風險點演變為風險事故，為將辦公室建設成服務好、管

理好、形象好的規范化部門奠定基礎，為公司的全面風險管理做出貢獻。

第二篇：風險管理工作安排

2014風險管理工作安排

（一）風險描述

風險一：供應鏈風險

1.風險類別：運營風險

2.風險來源：道德風險、信息扭曲，生產組織與采購、企業文化差異等

3.產生原因

1）供應商由于自身生產能力上的局限或是為了追求自身利益的最大化而不擇手段，偷工減料、以次充好，所提供的物資達不到采購合同的要求給采購帶來風險。

2）物資需求信息傳遞延遲或傳遞不充分將導致與供應商的溝通不充分，會對產品的生產以及物資實際需求在理解上出現分歧，導致采購的物資不能完全滿足生產的需要。信息的不對稱，也可能會導致在原料供應、原料運輸、原料緩存、產品生產、產品緩存和產品銷售等過程中出現銜接失誤。

3）物資采購需求計劃執行不到位會導致生產過程剛性太強，缺乏

柔性，如果在采購過程中出現問題可能會耽誤生產。

4）企業文化差異會導致供應商對我公司的各項規章制度理解不到位，對相同的問題看法不同，采取不一致的處理方式，會導致最終輸出的結果不能達到預期。

4.風險影響

（二）風險管理策略和解決方案

1.風險管理策略

風險偏好：風險厭惡

風險承受度：低

2.風險解決方案

（1）風險管理現狀診斷：在物資采購過程中已制定《武漢重型機床

集團有限公司物資采購管理流程》、《物資比質比價采購管理暫行規定》、《固定資產招標管理辦法》、《武漢重型機床集團有限公司供方選擇與重新評價準則》等制度。存在問題和缺陷包括物資采購計劃性不強，計劃準確率與及時率有待提高以及上述各項管理規定在運行中還存在于現實情況不能完全吻合規范的情況，需要進行制度的規范與修改。

（2）責任主體：招標中心、各物資需求單位、采購部、設備動力部、公司辦公室、鑄鍛公司、金結公司、機加公司、銷售公司、各裝配公司、物流部、資產運營部、規劃發展部

（3）關鍵節點：2014年第一季度完成采購相關各項管理制度的制

定與修訂工作。

（4）擬采取的控制措施：

1）首先是選擇風險可能性低的優秀供應商，其次是采用多供應商

策略，設置備用供應商，一旦某一供應商不能正常供貨，可以緊急調整供應安排，從別的供應商處采購，同時可以減少對單一供應商的過度依賴，防止被套牢。

2）必要時要對重要供應商的經營情況進行有針對性的跟蹤監視，監視供應商的重大變化與調整，監視供應商完成任務情況的績效表現，監視自然災害等外部重大事件對供應商經營環境的影響，甚至監視供應商的上游供應商的反常舉動。

3）與供應商建立長期的戰略合作伙伴關系，加強信任，加強成員

間信息的交流與共享。

4）加強相關部門的績效考核，嚴格控制臨時計劃，加強計劃的準

確性與及時率。

（三）監督保障機制

招標中心嚴格執行供方選擇與重新評價準則，對質管部向招標中心反饋的物資質量事故進行調查總結，必要時聯合相關部門對相關供應商進行再評審，對再評審不合格的單位及時清除其合格供應商資格。

招標中心

2014-1-17

第三篇：辦公室管理工作職責

綜合辦公室管理工作職責

1、擬訂本公司的規章制度，并組織檢查督促；

2、管理公司行政服務工作，監督工作的執行，并提出改進意見；

3、負責公司行政事務的上傳下達；

4、負責公司的印章管理；

5、負責通訊、交通、招待、辦公費用的審核和標準管理；

6、負責各部門之間和領導之間的協調；

7、負責公司車輛管理工作、車輛調度、司機的管理，服務于領導和各部門；

8、負責檔案文書管理：負責制定、完善檔案文書管理的各項規章制度，并監督執行，做好保密工作；

9、負責公司會議的籌辦工作，對會議決議的貫徹執行情況進行督促檢查；

10、負責公司各資質證照的報批、認證、復審和年檢；

11、檢查、督導各部門員工的業務培訓工作；加強辦公室內務工作管理，督促檢查辦公室工作人員履行崗位職責情況并予以考核；

12、正確貫徹執行有關人事、勞動工資等方面的政策和規定，做好各部門的績效考核與職能監控工作 ；

第四篇：辦公室風險管理

辦公室風險管理

為了建立公司的風險防范體系，結合辦公室工作的職能，所查找的風險點，有以下幾點：

1、公文的擬定、傳遞和管理的風險

在公文擬定的過程中，為了保證公司各種文件的嚴肅性和正確性，防止出現未及時將文件報送領導審批、文件擬定手續不全、文件的傳遞不通暢或不能有效控制文件的發放范圍等風險，公司制定了文件的管理程序，對文件的擬定、起草、制作、下發、回收及銷毀都有了明確的規定，任何文件的擬定，都必須有擬定人的簽名，部門和主管領導的審核，公司領導的會審和總經理的批準，方可形成文件，并按照規定程序簽字下發。對文件的借閱也有一套完整的審批程序和手續。

2、各種公章的使用和管理的風險

辦公室掌握著公司法人印章和法定的代表人的私人印章，如果管理不嚴，往往就會在印章方面出問題，為了防止在公章管理方面的風險，公章出臺了關于印章的使用和管理的規定，規定中明確指出，所有蓋章必須有部門領導的簽字經綜合管理部經理的審核后，才能蓋章，所有與合同、經濟有關的材料需要蓋章，必須有主管領導和總經理的批準后，有綜合管理部管理公章人員親自蓋章。未經批準和許可的任何資料和材料任何人不得私自蓋章。

3、車連使用的風險

在車輛的使用和管理上存在很大的風險，一個是車輛的安全風險，為了避免車輛在使用過程中的安全風險，公司制定了車輛使用管理規定，所有車輛的出動，都必須嚴格遵守派遣手續和審批程序，杜絕私自動車和

第五篇：辦公室后勤管理工作標準

辦公室后勤管理工作標準

1．制定制度與監督

1．1根據處相關規定，結合后勤工作性質，制定后勤管理處的各項規章制度 1、2督促檢查各項制度執行情況，對職工進行考核，將考核的情況做為工作評定的重要標準。2．環境衛生及綠化工作 2、1做好處轄區、辦公樓、生產區及相關區域的衛生清掃。2、2要做到衛生清掃的經?；?、規范化，特別是對衛生重點部位的清掃。2、3做好全處的園林綠化工作，合理規劃科學栽培。3．院內設施管理與維護 3、1對處轄區內各基礎設施進行摸底排查，根據摸底情況制定維修計劃。3、2對易產生跑、冒、滴、漏的部位要定期檢查，發現問題及時處理。3、3及時維修給、排水管道，保證其暢通。3、4及時對損壞的門、窗、辦公桌椅、工作用具、燈、插座等電氣設備定期維修和更換。3、5對一些基礎設施及設備進行維護和保養。4．辦公用品的采購、發放及管理 4、1為各部門提供優質的服務和后勤保障。4、2對所需辦公用品、工作用具及其它用品要加強管理。4、3要根據實際需要，按計劃采購并貨比三家，力爭做到物美價廉。4、4完善各種采購、入庫、出庫、保管相應手續，所有物品都要建立臺帳。