第一篇：登記歸檔制度

登記歸檔 一般規定

.1.1 登記事項登簿后，房地產登記機構應將登記申請材料、登記審核材料和具有保存價值的其他材料收集、整理、歸檔，定期或永久保存。除本規程第5.3.9條中列入可銷毀范圍的登記檔案為定期保存外，均應永久保存。

.1.2 房地產登記檔案存檔形式應包括紙質形式和電子形式。當同時采用紙質形式和電子形式存檔的，兩者內容應保持一致。.1.3 房地產登記檔案宜由房地產登記機構統一管理。

.1.4 房地產登記檔案庫房的設計和管理應符合國家現行有關標準的規定，應做好防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物工作。

.1.5 房地產登記機構應配備登記檔案、登記簿檢索工具，應實現檔案目錄和登記簿之間的雙向查詢、組合查詢、模糊查詢等功能，并應根據要求實現身份驗證等功能。

.2 存檔范圍

.2.1 房地產登記檔案應采用文字、圖表、聲像等形式，其載體可為紙介質、電子介質、磁介質等。

.2.2 登記申請材料應包括房地產登記申請書、身份證明、房地產權利來源證明材料、房地產自然狀況及登記簿記載的其他事項發生變化的證明材料等。

.2.3 登記審核材料和其他材料應包括下列主要內容： 詢問筆錄； 2 實地查看材料； 3 登記審核結果材料； 4 其他證明材料。

.3 紙質檔案管理

.3.1 紙質檔案歸檔應包括接收、立卷、編號、裝訂、入庫、上架等工作。

.3.2 紙質檔案歸檔應符合下列規定： 登記工作完成后，應將列入歸檔范圍的材料收集齊全，并應按本規程的有關要求及時歸檔、檢查驗收、保管利用； 歸檔的材料應為原件或為經比對確認的復制件；對不符合要求的，不得接收。

.3.3 紙質檔案宜采用每辦理1件登記所形成的材料立1個卷；合并辦理的登記材料宜合并立卷。

.3.4 紙質檔案的立卷應包括：卷內材料的排列與編號、卷內目錄和備考表的編制、卷皮和檔案盒或檔案袋的編寫工作，并應符合下列規定： 卷內材料應按下列順序排列： 1）目錄；

2）結論性審核材料； 3）過程性審核材料；

4）當事人提供的登記申請材料； 5）圖紙； 6）其他； 7）備考表。卷內材料應每1頁材料編寫1個頁號。單面書寫的材料應在右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，應在正面右上角、背面左上角編寫頁號。圖表、照片可編在與此相應位置的空白處或其背面；卷內目錄、備考表可不編頁號。編寫頁號應使用阿拉伯數字，起始號碼從“1”開始。卷內目錄編制應符合下列規定:

1）順序號應按卷內材料的排列順序，每份材料應編1個順序號，不得重復、遺漏；

2）材料題名應為材料自身的標題，不得隨意更改和省略。如材料沒有標題，應根據材料內容擬寫一個標題；

3）頁次應填寫該材料所在的起始頁，最后頁應填起止頁號； 4）備注應填寫需注明的內容。4 備考表的編制應符合下列規定：

1）立卷人應為負責歸檔材料立卷裝訂的人員； 2）檢查人應為負責檢查歸檔材料立卷裝訂質量的人員； 3）日期應為歸檔材料立卷裝訂完畢的日期。卷皮與檔案盒或檔案袋項目的填寫可采用計算機打印或手工填寫。手工填寫時應使用黑色墨水或墨汁填寫，字體工整，不得涂改。.3.5 紙質檔案可采用按歸檔流水號制定編號規則。.3.6 紙質檔案裝訂應符合下列規定: 1 材料上的金屬物應全部剔除干凈，操作時不得損壞材料，不得對材料進行剪裁； 破損的或幅面過小的材料應采用A4白襯紙托裱，1頁白襯紙應托裱1張材料，不得托裱2張及以上材料；字跡擴散的應復制并與原件一起存檔，原件在前，復制件在后； 幅面大于A4的材料，應按A4大小折疊整齊，并應預留出裝訂邊際； 卷內目錄題名與卷內材料題名、卷皮姓名或名稱與卷內材料姓名或名稱應保持一致。姓名或名稱不得用同音字或隨意簡化字代替； 卷內材料應向左下角對齊，裝訂孔中心線距材料左邊際應為12.5mm； 6 應在材料左側采用線繩裝訂； 材料折疊后過厚的，應在裝訂線位置加入墊片保持其平整；

卷內材料與卷皮裝訂在一起的，應整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得妨礙翻閱。

.3.7 紙質檔案整理裝訂完畢，宜消毒除塵后入庫、上架。.3.8 房地產登記檔案保管應符合下列規定： 檔案庫房應安裝溫濕度記錄儀、配備空調及去濕、增濕設備，并應定期進行檢修、保養；庫房的溫度應控制在14℃～24℃,相對濕度應控制在45%～60%； 檔案庫房應配備消防器材，并應按要求定期進行檢查和更換；應安全使用電器設備，并應定期檢查電器線路；庫房內嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品；庫房內應安裝防火及防盜自動報警裝置，并應定期檢查； 檔案庫房人工照明光源宜選用白熾燈，照度不宜超過100Lx；當采用熒光燈時，應對紫外線進行過濾；不宜采用自然光源，當有外窗時應采取遮陽措施，檔案在任何情況下均應避免陽光直射； 檔案密集架應與地面保持80mm以上距離，其排列應便于通風降濕； 應檢查蟲霉、鼠害。當發現蟲霉、鼠害時，應及時投放藥劑，滅菌殺蟲； 6 應配備吸塵器，加裝密封門。有條件的可設置空氣過濾裝置。

.3.9 下列紙質檔案可列入銷毀范圍： 抵押權登記已注銷滿5年； 2 查封登記已解除滿5年； 3 地役權登記已注銷滿2年； 4 預告登記已注銷滿2年； 5 異議登記已注銷滿2年。

.3.10 銷毀保管期屆滿的紙質檔案應按下列程序進行： 應由房地產登記檔案管理人員、登記官和紀檢、監察部門人員組成鑒定小組； 鑒定小組應對保管期屆滿的檔案逐件進行審查，提出存毀意見。經鑒定有保存價值的檔案，應重新整理編號，劃定新的保管期限，妥善保管；不再保存的檔案，應逐件編造清冊，報本級房地產行政主管部門審批后銷毀； 鑒定小組應指定2名以上鑒定小組人員監督銷毀。監督銷毀人員應根據銷毀清冊，對將要銷毀的檔案材料進行核對，確認無誤后，方可進行銷毀。銷毀后，監銷人員應在銷毀清冊上簽名，并應注明焚毀或打漿的銷毀方式和日期。

.4 電子檔案管理

.4.1 電子檔案的范圍應包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質檔案的數字化加工處理成果。

.4.2 電子檔案應以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄。.4.3 電子登記簿應按房屋登記基本單元建立并應與電子檔案目錄形成關聯。

.4.4 房地產登記紙質檔案宜進行數字化處理。

.4.5 數字化處理基本流程應包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據關聯、數據驗收、數據備份與異地保存。.4.6 數字化處理過程中應建立紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制。紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并應及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時形成完整、規范的記錄。

.4.7 數字化掃描處理應符合下列規定： 掃描應根據檔案幅面的大小選擇相應規格的掃描設備，大幅面檔案可采用大幅面掃描儀，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理； 對頁面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描；對頁面為黑白二色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描；對頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描； 當采用黑白二值、灰度、彩色等模式對檔案進行掃描時，其分辨率宜選擇大于或等于100dpi；在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當提高分辨率； 對粘貼折頁，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決；對頁面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式儲存，應確保照片清晰度。5.4.8 數字化圖像處理應符合下列規定： 對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理；對方向不正確的圖像應進行旋轉還原； 對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則； 對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像； 彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊。.4.9 數字化圖像存儲應符合下列規定： 采用黑白二值模式掃描的圖像材料，宜采用TIF格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的材料，宜采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀為前提。提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式； 圖像材料的命名應確保其唯一性，并應與電子檔案目錄形成對應。

.4.10 檔案數字化轉換過程中形成的電子檔案目錄與數字化圖像，應通過網絡及時加載到數據服務器端匯總，并應實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索，數字圖像的排列順序與紙質檔案相符。.4.11 電子檔案數據驗收應符合下列規定： 對錄入的目錄數據和登記簿數據應進行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3?； 對紙質材料掃描后形成的圖像材料應進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等圖像質量問題的控制； 對圖像和目錄數據掛接應進行抽查，抽查率不得低于10%，錯誤率不得高于3?。

.4.12 電子檔案備份和異地保存應符合下列規定： 電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質檔案的數字化加工處理成果均應進行備份； 可選擇在線增量備份、定時完全備份以及異地容災備份的備份方式； 應至少每天1次做好增量數據和材料備份； 應至少每周1次定時做好完全備份，并應根據自身條件，應至少每年1次離線存放。存放地點應符合防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物的要求，還應采用專用的防磁柜存放； 應建立異地容災體系，應對可能的災害事故。異地容災的數據存放地點與源數據存放地點距離不得小于20km，在地震災害頻發地區，間隔距離不宜小于800km； 6 備份數據應定期進行檢驗。備份數據檢驗的主要內容宜包括備份數據正常打開、數據信息完整、材料數量準確等； 數據與災備機房的設計應符合現行國家標準《電子信息系統機房設計規范》GB50174的規定。

第二篇：歸檔制度

公司文件管理制度

1． 總則

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

2． 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。3． 收文的管理 3．1 公文的簽收

3．1．1 凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交辦公室拆封。在簽收和拆封時，收發員和辦公室均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。3．2 公文的編號保管

3．2．1 辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。

3．2．2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。3．3 公文的閱批與分轉

3．3．1 凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。3．3．2 一般函、電、單據等，分別由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

3．3．3 為加速文件運轉，辦公室部門在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。3．4 文件的傳閱與催辦 3．4．1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3．4．2 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3．4．3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。3．4．4 文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

3．4．5 辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

3．4．6 按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。收文管理程序及要求

4． 發文的管理 4．1 發文的規定

4．1．1 全公司上報下發正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

4．1．2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司發文。

4．1．3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。4．2 發文的范圍

4．2．1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

4．2．2 公司下發文件主要用于： ① 公布公司規章制度；② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件； ③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項； ④ 公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

⑤ 發布有關獎懲決定和通報； ⑥ 其他有關公司的重大事項。4．2．3 公司上行文、外發文主要用于：

① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

② 同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

4．2．4 在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。4．2．5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

4．2．6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函（應各自編號備查），不用公司名義發文。5．文件的立卷與歸檔 5．1 文件的歸檔范圍

5．1．1 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；

② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、報表等；

③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄； ④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

⑤ 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果；

⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等； ⑦ 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；

⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品； ⑨ 公司日志和大事記；

⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

5．1．2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。5．2 立卷要求

5．2．1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

5．2．2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

5．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

5．2．4 上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。6． 文件的銷毀

6．1 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

6．2 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司和正（副）主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

發文程序及要求

第三篇：檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度

本單位實行檔案集中統一管理的原則，按檔案法的有關規定，由各部門收集齊全，并進行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

1、歸檔時間：各部門要按時收集、整理各類文件材料。

各業務部門在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢。檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料，由相關業務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求：檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內容提要。

3、歸檔份數：本單位一般歸檔兩份，且必須保存一套檔案原件。

4、歸檔手續：各部門整理歸檔后按規定移交檔案中心，并履行交接手續、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。

二、保管

1、資料檔案質量符合完整、準確、系統的要求，分類編號保管；

2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，張貼相關檔案資料管理規章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按成都辰堅市場信息咨詢有限公司資料檔案借閱有關管理規定執行。

2、查閱資料檔案，必須嚴格履行登記手續，由借閱人寫書面申請并經分管領導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人，同時有分管領導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時需愛護，不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應及時歸還，統一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按公司有關制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密，對造成泄密事故者，應追究其責任。

2、未經領導批準，不得擅自復印檔案。

3、認真執行《保密法》，嚴格遵守《保密守則》的規定，做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時間及借閱人。同時，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關規定，對期滿資料檔案，認真進行鑒定。

2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時，必須派專人（兩人以上）監督，并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監督指導本機關各部門有關資料檔案業務工作，貫徹執行有關檔案工作的方針、政策，制定本機關檔案工作計劃和各項規章制度。

2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。

3、熟悉檔案業務，工作認真負責，積極熱情地為本機關領導和各部門服務。

4、嚴格遵守保密制度，不得泄密。

5、認真履行工作職責，嚴格執行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節論處。

第四篇：人事檔案歸檔制度

一、人事檔案保管制度

□ 目 的

第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔 案材料 的前提和保證。

□ 人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

——突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

——對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：

①取出應轉走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

④按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下：

①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□ 目 的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

□ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式：

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟

失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；

公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時 催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的 重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責 人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

(2)外借手續。

首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。

再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。

然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下 手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領 導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

第五篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環節，是檔案工作的基礎，為了使案卷更好的利用，發揮其作用，便于管理和查找，特作如下規定：

一、歸檔時間：

各部門要在每年12月份把文字材料，移交本機關檔案人員。

二、歸檔要求：

1、凡是本機關在貫徹執行黨的路線、方針、政策和工作活動中形成的各類文件材料都應歸檔立卷。

2、歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯系，并根據其性質區分保存價值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標題簡明確切，以便保管和利用。

3、具有永久和長期保管價值的案卷內“備考表”必須按要求填寫。

4、對需要歸檔的案卷，在裝訂必須認真檢查。園珠筆、鉛筆、復寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或復印。裝訂做到結實、整齊、美觀，便于長久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前裝訂成冊。