第一篇：OA辦公平臺合同管理模塊流程說明

OA辦公平臺合同管理模塊使用說明

一、合同流程發起

1.點擊菜單“我的流程”---“發起流程”---“合同流程”中的“合同審批” 2.先根據合同類型選擇“合同模版”（特殊合同可選“自由合同”），之后自動生成正文模版和“合同編號”。“合同名稱”“項目名稱”“登記日期”“簽訂日期”“合同金額”“項目類別”“客戶名稱”“付款方向”“合同狀態”等內容根據實際情況填寫。流程標題可不填。

3.合同付款方式計劃中，點擊右側可以添加刪除行。內容按照實際情況填寫，若沒有可不填，但付款比例為必填項，且要保證累加起來為100%。完成后點擊保存。

4.正文內容由所選模版產生，空白處可根據實際情況填寫，模版內容嚴禁修改，否則審批時將打回。

5.填寫完成后點擊下一步，選擇相應的審批人員提交。（具體流程見后）

二、合同查詢

1.可以查詢自己發出的流程。具體操作在“我的流程”---“流程查詢”中。和以往的請示流程查詢一致。

三、合同借閱

1.若想查詢別人發起的流程，可選擇“合同借閱”（需要有相應的權限）。操作方法為：點擊菜單“我的流程”---“發起流程”---“合同流程”中的“合同借閱”。選擇需要借閱的合同，點擊下一步提交審批。目前合同借閱均由合約管理部進行審批。

四、合同流程、附件材料及有關規定 1.工程施工合同 1.1審批流程

發起部門→發起部門負責人→合約部→項目管理部→質量安全部→財務審計部→總經辦→總經理→合約部（打印、蓋章、歸檔）

1.2須附有以下有效材料的掃描件：

營業執照、資質證書、安全生產許可證、組織結構代碼證、稅務登記證、法人身份證 1.3有關規定

1.3.1項目部對外分包部分工程項目，單項分包金額超過3萬元的必須簽訂“項目分包合同”或“獨立分承包商承包合同”并上報公司審批，上報的合同中需明確分包工程項目

內容、工程量清單、分包價格、結算方式、付款方式等，1.3.2有關發起部門在發起該合同“審批流程”時，必須采用公司統一制定的標準電子模塊合同樣本在網上進行申報。

2.物資采購合同 2.1審批流程

發起部門→項目部或有關部門負責人→合約部→項目管理部→財務審計部→總經辦→總經理→合約部（打印、蓋章、歸檔）

2.2須附有以下有效材料的掃描件

2.2.1營業執照、組織結構代碼證、稅務登記證、法人身份證、產品合格證（隨貨提供）2.2.2采購設備、鋼材、水泥還須附有以下有效材料的掃描件：產品生產（制造）或經銷許可證、產品檢驗合格證（隨貨提供）

2.2.3采購化學用品還須附有以下有效材料的掃描件：安全生產許可證、危險化學品經營許可證

2.3有關規定

2.3.1項目部或有關部門采購各類大宗材料，從同一處供應商累計采購金額超過5萬元的項目和采用單價形式簽訂的合同，需與供應商簽訂“材料采購合同”并上報公司審批；

2.3.2一次性采購金額不超過5萬元的零星項目不需要報公司審批；

2.3.3上報的“材料采購合同”中需明確物資品種、單價、數量、質量標準、結算方式、付款方式等。

2.3.4有關發起部門在發起該合同“審批流程”時，必須采用公司統一制定的標準電子模塊合同樣本在網上進行申報。

3.公務車租賃合同 3.1審批流程

發起部門→項目部或有關部門負責人→合約部→項目管理部→財務審計部→總經辦→總經理→合約部（打印、蓋章、歸檔）

3.2須附有以下有效材料的掃描件

3.2.1 個人：車輛所有人身份證、機動車行駛證、機動車駕駛證、車輛強制保險證明 3.2.2集體：營業執照、組織結構代碼證、稅務登記證、法人身份證、機動車行駛證、機動車駕駛證、車輛強制保險證明

3.3有關規定

3.3.1項目部或有關部門對外租賃公務車，單車租賃金額或零租累計金額超過2萬元的必須簽訂“公務車租賃合同”并上報公司審批；

3.3.2上報的“租賃合同”中需明確租賃車輛型號、租賃期限、價格、結算方式、付款

方式等；

3.3.3項目部或有關部門在發起該合同“審批流程”時，必須采用公司統一制定的標準電子模塊合同樣本在網上進行申報。

4．設備租賃合同 4.1審批流程

發起部門→項目部或有關部門負責人→合約部→項目管理部→質量安全部→財務審計部→總經辦→總經理→合約部（打印、蓋章、歸檔）

4.2須附有以下有效材料的掃描件 4.2.1個人

設備所有人身份證、設備出廠合格證、年檢合格證、設備購置發票或設備轉讓協議（需公證）

4.2.2集體

營業執照、組織結構代碼證、稅務登記證、法人身份證、設備出廠合格證、年檢合格證 4.2.3特種設備還須附有以下有效材料的掃描件

特種設備出廠合格證、特種設備檢驗合格證、年檢合格證、制造監督檢驗證明、特種設備（廠內）行駛證、特種設備作業人員證

4.2.4特種車輛還須附有以下有效材料的掃描件

出廠合格證、特種設備檢驗合格證、年檢合格證、特種設備作業人員證、機動車行駛證、機動車駕駛證、車輛強制保險證明

4.3有關規定

4.3.1項目部或有關部門對外租賃各類機械，單臺機械租賃金額或零租累計金額超過2萬元的必須簽訂“設備租賃合同”并上報公司審批；

4.3.2上報的“租賃合同”中需明確租賃機械（物資）型號、租賃期限、價格、結算方式、付款方式等；

4.3.3項目部或有關部門在發起該合同“審批流程”時，必須采用公司統一制定的標準電子模塊合同樣本在網上進行申報。

5．運輸合同 5.1審批流程

項目部→項目部負責人→合約部→項目管理部→財務審計部→總經辦→總經理→合約部（打印、蓋章、歸檔）

5.2須附有以下有效材料的掃描件 5.2.1個人

運輸車輛所有人身份證、年檢合格證、機動車行駛證、機動車駕駛證、車輛強制保險證明、運輸營運許可證

5.2.2集體

營業執照、組織結構代碼證、稅務登記證、法人身份證、運輸營運許可證 5.3有關規定

5.3.1項目部對外租賃各類機械，單臺機械租賃金額或零租累計金額超過2萬元的必須簽訂“設備租賃合同”并上報公司審批；

5.3.2上報的“租賃合同”中需明確租賃機械（物資）型號、租賃期限、價格、結算方式、付款方式等；

5.3.3項目部在發起該合同“審批流程”時，必須采用公司統一制定的標準電子模塊合同樣本在網上進行申報。

6．土地、房屋租賃合同 6.1審批流程

項目部→項目部負責人→合約部→行政人事部→項目管理部→財務審計部→總經辦→總經理→合約部（打印、蓋章、歸檔）

6.2須附有以下有效材料的掃描件

土地使用權證、房屋產權證、土地及房屋產權人身份證 6.3有關規定

項目部在發起該合同“審批流程”時，必須采用公司統一制定的標準電子模塊合同樣本在網上進行申報。

7．勞務承包合同 7.1審批流程

發起部門→項目部負責人→合約部→行政人事部→項目管理部→財務審計部→總經辦→總經理→合約部（打印、蓋章、歸檔）

7.2須附有以下有效材料的掃描件

營業執照、組織結構代碼證、稅務登記證、法人身份證、勞務資質 7.3有關規定

項目部在發起該合同“審批流程”時，必須采用公司統一制定的標準電子模塊合同樣本在網上進行申報。

第二篇：OA流程說明

OA流程要點說明（財務部分）

一、個人費用 1.定義

本流程涉及個人費用主要是指因個人出差或外出辦事以及與本人相關的辦公、福利等費用，如差旅費、住宿費、電話費、郵遞費、誤餐費、車費、交際應酬費等。

2.表單填寫注意事項。

（1）是否主管審批。

研發、質檢、生產需要主管審批的單據，請選擇“是”，然后選擇審批主管。其他部門選“否”，跳過主管審批節點。

（2）支付方式。

此處支付方式為建議付款類型，一般為“網銀付款”，不作為最終付款方式。（3）附件上傳。

當費用類型為差旅費時，必須上傳出差申請單，如已在OA中進行了出差申請單的審批，可填寫OA申請單編號

（4）項目名稱

如費用的發生，是用于一些特定的項目，請簡要填寫項目名稱，如具體的研發項目、招標項目等。

（5）交際應酬費必須上交紙質版審批單據至財務審核人員處，不進行上傳電子版本附件，會計人員留存，不粘貼至記賬憑證中。

（6）如申請有其他額外說明事項，可在簽字意見中填寫。3.流程操作注意事項 流程審批的操作按正常的提交、審批或退回、歸檔的操作即可，實際的單據流轉如下：

（1）當申請人的OA申請單流轉至下圖中所標示第五節點時，將第五節點前的已通過審批的OA申請單打印，并將相應原始票據粘貼完整，與對應OA申請單一并交至財務部財務審核人員（趙娜仁）處，登記審核，財務審核通過后，進入下一步的審批流程。

（2）當流程走至第九節點會計處，會計人員與財務審核人員進行需審批的單據交接工作，會計人員需要重新打印經總經理審批完成的相應OA申請單，替換財務審核人員上交單據中的OA申請單。

二、服務及雜項 1.定義

固定資產、庫存貨物采購、個人費用以外的費用發生均通過服務及雜項進行申請。2.表單填寫注意事項。

（1）是否急件

急付原則上只用于計劃外突發事情，且急需在當天或第二天進行付款的事項。如有其它需要縮短付款期限，請在備注中標示。

（2）支付方式。

此處支付方式為建議付款類型，一般為“網銀付款”，不作為最終付款方式。（3）分期付款

申請人需將第一次付款金額填入“首次付款金額”，將該筆款項的全部金額填入表體中，如不為分期付款，則直接在表體中填寫費用項目及金額即可。

分期付款的二次及以后付款，需申請人將之前申請單打印后，在相應付款批次處填入金額并簽字，交由會計人員登記，會計人員下次付款金額錄入對應OA申請單中，直至分期付款完成，進行審批，歸檔。

（4）預付款項

關于預付款項發票取得的操作，申請人需打印預付申請單與發票一同交至財務處進行登記，賬務處理。

（5）附件上傳。

如有合同必須上傳合同附件。分期付款必須上傳合同。（6）項目名稱

如費用的發生，是用于一些特定的項目，請簡要填寫項目名稱，如具體的研發項目、招標項目等。

（7）交際應酬費必須上交紙質版審批單據，不進行上傳電子版本附件，會計人員留存，不粘貼至記賬憑證中。

（8）如申請有其他額外說明事項，可在簽字意見中填寫。3.流程操作注意事項 流程審批的操作按正常的提交、審批或退回、歸檔的操作即可，實際的單據流轉如下：

申請人在OA流轉至圖中所標示第八節點時，需將第八節點前的已通過審批的OA申請單打印，并將相應原始票據粘貼完整，與對應OA申請單一并交至會計（于紅）處（如無發票只需提交OA申請單）登記，審批通過后進入下一流程操作。

預付款不交發票為流程外事項，發票回收后答應對應OA申請單交會計登記即可。

三、付款流程 1.定義

財務人員進行款項支付的過程。2.表單填寫注意事項。

申請人按照付款類型的不同進行匯總，分別填寫提交OA申請單。

（1）網上付款、電匯、現金

OA申請單表體只填寫匯總金額，明細已附件形式上傳，附件中每項付款需填寫對應OA申請單號。（2）支票 支票不需上傳附件，只在表體中填寫付款事項，在備注中填寫對應OA申請單號，由出納填寫支票號碼。3.流程操作注意事項

流程審批的操作按正常的提交、審批或退回、歸檔的操作即可，實際的單據流轉如下：

申請人提交申請經財務經理審批通過后，至出納，出納付款完成后，將付款申請單打印，交至會計人員進行賬務處理，會計人員進行賬務處理后審批，并進行歸檔。

（1）出納將單據取回后，與會計人員進行交接。

（2）關于不確定金額支票，在出納確認金額后，通知會計人員將確定金額填入付款申請單后，進行相關的做賬，審批，歸檔操作。

四、JDE編碼添加流程 1.定義

JDE系統中添加新的 Item Code 的申請 2.表單填寫注意事項。

（1）物料屬性

此項是指申請新代碼的性質。

“新增”是指非工藝替代、非產品替代等未使用過的產品代碼增加。“替換”是指除“新增”以外的其他所有物料代碼的增加

（2）替換方式

此項是指替換后原代碼產品的后續處理情況。

“替換”是指原物料產品如果有庫存，則繼續使用，直至庫存未零?！安挥谩笔侵冈锪喜辉谑褂?，如存在庫存，需進行報廢處理。（3）原物料技術標準的確定

a.“是否有技術標準”如選擇“是”且“是否需要修改標準”選擇“否”，則后項顯示的技術指標無需修改。

b.“是否有技術標準”如選擇“是”且“是否需要修改標準”選擇“是”，則需要填寫后項列示的各項技術指標。

c.如選擇“否”則必須填寫后項技術指標

（4）如果所需添加的貨物編碼，為原有貨物的替代編碼時，庫房處填寫的原物料庫存時需按即時庫存數填寫。

（5）物料代碼類型

“臨時代碼”是指一次性采購的物料。“永久代碼”是長期使用采購的物料。3.流程操作注意事項

流程審批的操作按正常的提交、審批或退回、歸檔的操作即可，實際的單據流轉如下：

（1）“永久代碼”必須有管委會成員批準方可建立，“臨時代碼”由部門經理/主管批準即可

（2）OA單據打印存檔由財務部完成。

（3）為了合理安排工作時間，物料編碼的JDE添加工作，將在每工作日下午3點后進行。

第三篇：OA辦公系統文件辦理流程

第三節 發文流程

本節主要介紹學院發文的各種規范化操作，包括發文擬稿、發文審批、文件印發、領導簽閱、文件擬辦、文件歸檔、文件分發等幾個步驟。

2.1 發文擬稿

發文程序第一步是要進行發文擬稿，可以通過“左邊工具欄”——“公文管理”——“發文管理”——“發文擬稿”進行發文擬稿的操作。如圖3-1所示。

文字輸入區

圖3-1

注：如果上述操作后看不到“文字輸入區”，出現“請安裝OFFICE控件”的提示，請參考說明第一節1.4小節操作即可。

進入法文擬稿后就可以對文件進行擬稿操作，一般來說最好嚴格按照順序要求進行填寫相應的內容，特別是必須先填寫“發文類型”和“模板”選擇后再進行其他的操作，否則會造成擬好的文件消失的錯誤，請特別注意。如圖3-2所示。

圖3-2 發文類型：兩辦、教務處、科研設備處選擇自己的發文類型，其他部門都選擇“其他部門發文”。

模 板：每個發文類型只對應一個的模板，選擇即可。

秘密等級：如果為“非密級”就選擇“非密級”，也可以不選。但是不選的話任何人都可以到檔案管理看到這份文件，而不需要任何審批手續。選擇了“非密級”的話必須經過檔案室審批才能借閱該份文件。因此最好選擇“非密級”。

緊急程度：可以不填，如果緊急或者特級才填寫。

發文機關：輸入部門名稱，注意：部門名稱不要加“院”。如“院辦公室”就是錯誤的。主送機關：主送機關就是表示這份文件是給哪個部門看哪個部門就是主送機關，主送機關不能寫個人姓名，必須是機構名稱。例如你這份文件是主送給“XX院長”的，你就不能直接把院長的姓名寫在主送機關上，而應該寫“學院領導”。一般來說，主送機關就是公文正文中的抬頭，如圖3-3所示，學院領導就是主送機關。

圖3-3

抄送機關：除了主送機關外還需要抄送的其他單位。沒有可以不填。附件名稱：填寫附件的標題，沒有可以不填。

主題詞：根據公文主題詞表填寫文件的主題詞，每個詞中間空2個格。

發文字號：選擇發文字號，然后核對序號是否正確，一般來說，OA系統具有記憶功能。上次如果通過OA系統發了42號文，這次會自動生成43號，請注意核對。

共印幾份：可以不填。檔案室：必須選擇“檔案室”。

輸入完上述內容后，就可以進行正文部分的排版了。一般來說，OA系統會根據用戶前面所輸入的內容自動生成文件模板，只需少許改動就可以生成一份規范的公文了。如圖3-4所示。

“下載”按鈕：可以把擬稿的文稿下載到電腦指定位置。

查詢設置：設置文件歸檔后有權查閱該文件的用戶范圍。不選即默認為全體用戶。

圖3-4 注意：在輸入正文和調整文件內容的時候，必須只能保留這一個窗口。例如當你擬稿的時候如有人用網絡尋呼你，千萬不能選擇“回復”按鈕，否則，所有的擬稿內容都要重新輸入。如果擬稿中途實在有重要事情要用OA系統進行其他操作，也應該點擊上方的“暫存”按鈕，保存成功后再進行其他的操作。如果要再次編輯該文件，可以在OA系統首頁的“待批事項”里打開文件進行編輯。如圖3-5所示。

圖3-5

文件擬稿完畢后點擊“轉部門領導”按鈕轉部門領導審批。如圖3-6所示。

圖3-6 選擇提交領導后，可以在“辦理提示”欄輸入需要注意的問題。單擊“確定”按鈕。

2.2 部門領導審批

當擬稿人選擇好部門領導點擊“部門領導審批”后，發文程序進入“部門領導審批程序”。部門領導會在首頁彈出該文件辦理提示窗口，同時在“待批事項”里顯示該文件名稱。如圖3-7所示。

單擊文件名稱就可以進入審批程序了，進入審批程序后應該對文件的各項內容進行仔細的校對檢查，然后填寫辦理意見，最后選擇相應當辦理流程。如圖3-8所示。

圖3-8

圖3-7 在看完文件的各項內容后并作出相應修改后（可以修改包括文號、標題、主送機關、主題詞、正文、日期等各項內容），可以根據需要作出三種選擇，如上圖所示：“退回修改”、“轉印發”、“刪除”操作：

退回修改：如果擬稿人所擬稿件存在多處錯誤，沒有達到發文要求，可以選擇“退回修改”，把文件返回給擬稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件會出現在擬稿人首頁的“待批事項”內。轉印發：如果文件沒有什么錯誤達到發文要求，同意印發文件可以單擊“轉印發”，然后選取一個“印發人”，單擊確定。如下圖所示：

刪除：如果文件不需要印發了，也無需再退回擬稿人，可以點擊“刪除”按鈕刪除該文件。打?。嚎梢园盐募恼牟糠执蛴〕鰜硇?。

印發前，部門領導可以對文件各項內容進行修改，每次修改都會在OA系統中留下“修改痕跡”，可以進行修改前后的對比，如果不需要看修改痕跡，可以選擇“隱藏痕跡”按鈕，如下圖所示：

圖3-10

圖3-9 2.3 印發文件

當部門領導審批同意轉印發后，指定印發文件的用戶便可以收到系統辦理提示的尋呼并在首頁的“待批事項”中顯示文件的名稱。如圖3-7所示。

注意：印發文件的用戶無權更改任何文件內容的信息。所以上一步部門領導審批的操作務必檢查校對好文件。印發文件這一步驟是整個發問流程中最復雜的一步操作。因此建議各部門指定一名專人負責此項操作，以免出錯。印發文件操作之前必須搞清楚文件印發的幾個類型：

1、發文需要院領導簽閱意見

2、發文需要其他中層部門領導簽閱

3、發文屬于部門內部事務，不再需要任何人簽閱

4、發文只需要部分人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見 單擊首頁“待批事項”中的文件名后，以上4種類型的操作分別如下：

（1）需要院領導簽約意見的發文選擇“轉院領導意見”，根據學院公文處理規定，單擊“轉院領導意見”后文件發送到院辦，院辦根據文件內容轉院領導簽署意見。如圖3-11所示。

圖3-11（2）發文只需要其他中層干部或其他部門人員簽閱意見可以單擊“其他部門閱辦”，然后在彈出的對話框中選擇需要簽閱該文件的用戶的姓名，同時還可以填寫“辦理提示”（也可以不填寫），最后單擊確定按鈕提交。注意：不能在該對話框中選擇提交給院領導。如圖3-12所示。

圖3-12 當單擊確定按鈕提交后，文件就會提交到所選用戶的系統中，當所選用戶看完文件或已經簽署意見后，印發文件的用戶可以通過“部門閱辦情況”查看你所提交用戶簽署的意見。如圖3-13所示。注意：一般情況下要等所有需要簽閱意見的其他用戶都簽閱意見后才能點擊“完成歸檔”，如果提前點擊“完成歸檔”，那其他用戶就不能再簽署意見了。

圖3-13

當提交的所有用戶都閱辦完以后，點擊“完成歸檔”進行存檔。存檔以后的文件可以在個人的“發文管理”中查閱、打印，也可以在“檔案管理”中查閱、打印。

（3）發文是屬于部門內部的日常事務，無需其他部門和院領導簽閱意見。這時可以直接完成歸檔操作，單擊“完成歸檔”。如圖3-14所示。

圖3-14(4)分發文件：發文需要他人閱讀知曉該文件，但是不需要他人簽意見，只是閱讀的過程，這就是分發。分發文件在印發文件過程點擊“完成歸檔”（上述第三點的操作）歸檔后，彈出的對話框中單擊“分發”，選擇分發范圍，單擊確定。如圖3-15所示。分發文件不會影響文件的存檔過程。

圖3-15 注意：即使文件已經存檔，如果發現還需要其他人閱讀該文件，也可以在“左邊工具欄”——“公文管理”——“發文管理”中選擇該文件打開，然后選擇上方的“內部分發”，選擇分發范圍即可。如圖3-16所示。

以上是發文的基本操作流程，也是行政部門常用的操作流程。下面介紹下辦公室擬辦和院領導簽閱意見的操作。

圖3-16

2.4 辦公室意見

如果部分發文時選擇了“轉院領導意見”提交后，文件即轉到院辦辦理，院辦根據文件內容單擊上方的“轉學院領導”，選擇一名領導后提交即可。如果文件不符合要求，或者沒有辦理的必要性也可以選擇上方的“退回”按鈕，把文件退回到“文件印發”的流程重新辦理。

2.4 學院領導意見

院辦公室提交文件后轉到學院領導辦理，院領導閱讀文件簽署意見后單擊“轉辦公室擬辦”提交即可。也可以點擊“打印”把文件輸出。

2.5 辦公室擬辦

辦公室接到院領導簽閱意見后開始擬辦領導意見，在窗口上方選擇“部門擬辦”，選擇擬辦部門名稱后單擊“擬辦確定”即可。

2.6 各部門辦理文件

各部門中層干部如果接到院辦擬辦的文件，可以查閱文件后簽署意見，并單擊“擬辦完成”即可。注意：如果擬辦完成不能點擊的時候才能點擊“最后歸檔”按鈕。

2.7 查閱文件

如果用戶想查閱學院各部門的發文，可以到“左邊工具欄”——公文管理——檔案管理中選擇文件的分類進行借閱查詢。

第四篇：OA辦公優點

OA網絡辦公優點

現在大多數公司雖然已經使用電腦辦公，但仍然停留在較低水平，各種工作審批、工作流轉辦理仍然采用紙制方式，沒有充分發揮網絡的優勢，沒有統一的信息交流平臺和協同工作平臺，信息傳遞速度慢、不統一，效率低下。

目前的辦公方式存在的問題主要表現為：

1、單位內部文件流轉仍然采用傳統紙質方式，傳遞緩慢，效率低下；

2、領導經常出差在外，文件流轉、工作審批困難，文件待批造成管理效率低下，管理行為滯后；領導出差回來，眾多手持待批文件人員在門口排隊等候。因為時間緊，許多事項來不及仔細研究，草草批復；領導簽批的文件，事后查閱困難；

3、無法跟蹤進展情況；

4、辦公流程不透明，職員和部門主管的職責不夠明確，例如有的職員拿到文件不知道該給誰簽字或審批，很多事項不能按規則辦理；

5、紙張消耗大，如各種打印，傳真紙的大量消耗，辦公開支大，管理費用高；

使用網絡OA辦公系統的主要優點體現為：

1、加速信息流轉，節約辦公時間，隨時隨地都可辦公。無論您身在何處，通過統一的信息化平臺都能讓您感覺和同事在一起，使大家方便快捷進行工作中的交流與討論，實現內部的日常協同辦公，使單位的個人與個人之間，部門與部門之間，形成緊密有機的統一結合。

2、合理統籌高效開展工作?？s短溝通距離，節約更多的時間和精力讓工作人員集中到更重要的事情上來。各級領導可利用空閑時間安排自己一天需完成的工作，根據需辦事宜的重要程度來安排自己的工作，以免在工作中不斷的被一些非緊急事宜困擾。

3、快速準確查詢文件資料。實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關文件，及時為決策提供參考。

4、方便交流與溝通。多種途徑多種方式使各級管理者同工作人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給單位發展帶來的羈絆。

5、監控工作進度，掌握工作狀態。及時有效監控各部門工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯。系統將記錄每個工作完成流轉監控狀態。

6、明確職責，增加責任感。明確賦予各崗位的權限，任何人都不可越權處理工作，各自責任明確，落實到人，查有所據；杜絕工作中由于職權不明出現扯皮現象。解決多崗位、多部門的協同工作問題，實現高效協作辦公。

7、節約紙張，節省時間，減少差錯。相關資料的發送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無需任何中間環節，無需打印出發給相關人員，縮短辦理時間，節省辦公開支，減少差錯率，提高整體工作效率。

8、節約電話費、傳真費用。減少管局與農場間業務電話聯系費用。

9、充分利用硬件資源。利用各單位現有計算機和網絡資源，真正意義上實現無紙化辦公，減少辦公費用，提高辦公效率，不僅僅是停留在最初簡單的打字文字處理、文件共享、上網階段，而充分發揮了使用計算機的實質意義。

東營東大創遠軟件有限責任公司 0546-2913197

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第五篇：OA辦公系統

OA辦公系統

任務一

登錄、個人設置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標的三種登錄方式，分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機客戶端。三種方式可以單獨使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同，每個人使用各自的帳號及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網址：http://www.tmdps.cn，單擊網頁右上角的登錄，輸入給定的用戶名和密碼，點擊登錄，即可進入“管理信息系統”課程首頁。

（二）客戶端登錄

在今目標首頁，點擊“下載客戶端”，可下載桌面客戶端和手機客戶端，安裝之后，輸入用戶名和密碼，即可登錄。

二、個人設置

進入到企業工作平臺后，為保證您的帳戶安全，應首先進行密碼的更改。為了方便后續登錄和使用，還可以進行手機及郵箱的綁定設置。

1、手機綁定 通過個人設置的個人信息欄目，將手機號碼輸入到移動電話一欄中就視為綁定成功。手機綁定的好處是可以使用手機號作為登錄帳號來進行登錄，同時也可以方便后續使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號使用，同時還可以用于找回密碼及接受系統提醒。在個人設置-個人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點擊“申請綁定”，系統會給您的郵箱發送一封確認郵件，當您通過了確認郵件的認證后視為綁定成功?？蓞⒄丈蠄D。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業必不可少的聯系工具，大部分企業還在使用著紙質通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業通訊錄的管理和維護帶來一定的困難。

今目標平臺中的通訊錄模塊是針對企業內部聯系人的網絡通訊錄，能夠清晰的根據企業組織結構展示成員的聯系信息。

1、通訊錄的生成

今目標中的通訊錄是隨著組織結構的建立和人員的添加自動生成的，無需專門創建。新員工入職、崗位發生變化時只需要由管理員來統一修改，就可以同步更新到企業通訊錄中。個人修改了自己的手機號和Email 后，通訊錄中也會即時更新。并且桌面客戶端、手機客戶端和郵件通訊錄等相關聯系人信息都會即時同步更新，無需重復修改。

目前通訊錄只限于企業內部聯系人，還無法添加外部聯系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業通訊錄模塊下查看聯系人信息，在可以通過桌面客戶端的聯系人頭像、手機端組織結構列表和項目事件等具體工作頁面快速查看企業成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業通訊錄模塊下，點擊企業成員姓名后會出現員工資料彈出框，此時再點擊姓名并在下拉菜單中選擇“發消息”或“發郵件”，可實現與聯系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養成良好的工作習慣，同時也是替代口頭匯報工作方式的一種實用工具。完整的一篇日志包括：今日計劃，工作記錄和工作小結。

工作開始之前先明確一天的工作內容，這樣可以避免被無關工作分散精力，影響目標的達成。

開始工作后可以分時段的記錄下工作內容，工作中遇到的問題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時也方便管理者了解情況。

一天工作結束之前，利用小結整理一下工作中的經驗和教訓，日積月累形成自己的資源庫，在年終進行工作總結時也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當天的工作日志隔天后將不允許進行編輯。如果有需要，可以通過“補充日志”進行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時記錄下自己的一些想法，同時也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會 希望在某一個時間可以提醒到自己或者他人?？墒?用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時也可以將備忘共享給平臺中的其他人。設置共享后，系統會給共享人自動推送一條系統消息，提醒對方及時進行查看。

對備忘還可以設置時間提醒，到設定的時間后可以通過即時消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標中的溝通功能主要應用于企業內部的溝通，具有即時、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點。

您不用再擔心換了電腦和工作地點后找不到溝通記錄的情況發生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會話，語音視頻等常用溝通工具，充分滿足了企業日常工作中的溝通需求。

桌面客戶端，手機客戶端和瀏覽器端均實現了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進行介紹。

1、如何進行溝通

通過今目標平臺溝通模塊下的溝通打開會話頁面，并設置為登錄狀態。只有在登錄后才可以看到組織結構成員并進行在線會話。

在線會話的使用方式與常用的其他即時通訊軟件相同，不同的是您的溝通對象只限于企業內部同事以及指定的友好企業聯系人。目前實現了一對一會話和多人會話，其中多人會話需要參與人是在線狀態才可進行。

2、發送廣播消息

廣播消息是一種消息的發送形式。與在線會話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態，可以任意選擇企業內部的聯系人或部門作為廣播接收人。對于重要的廣播消息可以設置為要求對方回復確認，對方收到后需要給發送人一個回執，否則會一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發送文件

在瀏覽器端發送文件是服務器轉發的形式，也就是說所傳送的文件會在服務器保留備份，您可以在系統文檔中看到自己傳送過的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標所產生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時可以通過“我的溝通”來查看歷史溝通記錄。

默認情況下自己只能查看與自己相關的溝通記錄，在具有“部門溝通記錄查看權”的情況下，還可以查詢職權范圍內其他人的溝通內容。

問題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過web網頁，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶端，可進行離線傳送文件嗎？傳送文件時，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業中的工作文檔往往分散在不同的地點，不同的人員手中，由于缺少系統化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標中的文檔可以對工作中產生的電子文檔進行管理，所有上傳到今目標平臺中的文檔都會匯集在文檔模塊下，平臺中提供了多項查詢條件供企業對這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統文檔、最近的文檔和企業文件柜。

（一）企業文件柜

如果您希望對電腦中的電子文檔進行分類管理，并且希望在任何地點都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業文件柜功能。

企業文件柜需要您將本地的文檔主動上傳到文件柜中。需要注意的是，業文件柜中上傳的文檔不會出現在系統文檔中，并且允許刪除。

企業最多可以建立 100 個文件柜，您可以按人員、按部門或者按項目建立文件柜，并可以對每個文件柜單獨添加不同的成員以及賦予不同的操作權限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權的情況下可以建立文件柜，通過我的文件柜旁邊的“管理”進入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時需要選擇這個文件柜中的參與人，也就是可以看到這個文件柜的人員，同時對他們的權限進行設置，通過權限來控制在文件柜中的操作。

2、企業文件柜的權限說明

只讀：對文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負責：可以對所負責的文件柜進行管理，包括刪除文件柜以及對文件柜中的成員進行刪減和調整權限。

通知：通知不是權限，勾選后會向當事人發送一條通知消息。

文件柜管理權：該權限需要在職務權限中賦予，擁有此權限后可以創建文件柜，并且對所有已建立的文件柜都可以進行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫權的情況下可以通過“上傳文件”按鈕來上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業中傳統的審批是采用手工簽核的方式，申請人需要拿著各種文件、單據往返于多個部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請可能要擱置十天半月才能結案，管理者出差歸來，往往有一堆的單據需要簽核處理，效率十分低下。

今目標中的審批是網絡化的審批工具，可以滿足企業多項審批需求，并且過程簡單，不過度依賴流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請

企業中的任何人都可以建立申請。您可以直接選擇申請類型建立自由審批，也可以選擇已經設置好的審批流程，在申請類型中目前只能使用系統中給出的類型。

申請內容需要由申請人手工輸入，與傳統的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業中有規范的電子表單，也可以通過附件上傳到申請中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請人來指定審批人，并且只能指定第一級的審批人，下一級的審批人需要由第一個審批人在給出“同意”意見后再進行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統會將該流程涉及到審批人自動顯示出來，當第一級簽核結束后會自動轉到下一級審批人簽核。但需要注意的是，當審批流程中的級別設置為某一職務時，系統會將隸屬于該職務下所有人員顯示出來，需要申請人或者審批人從中選擇需要進行審批的人員。

申請提交后，系統會給審批人推送一條消息，告知對方目前有待審批的申請。申請人可以隨時打開申請查看審批進度。

2、修改申請

審批申請提交后將不能撤回和刪除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請人處進行修改和再次提交。

3、批復

審批人收到系統提醒后，進入到“我的審批”中對待處理的申請進行審批。在給出“同意”意見后，可以繼續選擇審批人，如不繼續選擇審批人，則此申請完成，返回到申請人處。如選擇不同意，該申請也會退回到申請人處。

4、歸檔

已經建立的申請不允許刪除，可以通過“歸檔”將已建立的申請保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請人才可以進行歸檔的操作，在歸檔時可以作一個簡短的歸檔說明。

5、抄送

對于既不是申請人，也不是審批人，但需要了解到這個審批過程的人，可以通過“抄送”的方式來達到目的，申請人和審批人都可以進行抄送，被抄送人可以通過“抄送給我的”欄目下進行查看。

三、主線

主線是今目標中的獨有功能，通過主線可以將今目 標平臺上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統一匯集在一條主線下，在團隊成員之間進行信息共享，讓參與人了解到事情發展的來龍去脈。情景一：有些工作內容只發生在某個人或某些人之間，作為非直接參與人無法很直觀的了解到事情的進展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項目類似。首先通過“添加主線”建立一個主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續引用的內容對參與人都是可見的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應勾選“通知參與人”。主線創建后，接下來建立工作框。工作框可以建立多個。

工作框建立后，通過點擊工作框的 展開可引用的模塊圖標，將自己平臺上的內容以及自己職權范圍內可見的內容引用到當前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內容。

需要注意的是，引用時要 先選中一個工作框，這樣被引 用的內容才會出現在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個文檔到主線中。（如下圖）

對于被引用的內容可以進行編輯和刪除，參與人可以進行回復并提醒到相關人，以此實現了信息共享和交流的目的。

問題：

1、企業文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對還是錯？

2、文件柜中可以建幾級文件夾？

3、某公司員工，申請審批時，選擇自由流程，他可以選擇幾個審批人？

4、總經理在審批員工發來的申請時，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設置的權限？

6、公司小王發出審批申請之后，發現寫錯了，可不可以再重新修改申請或撤銷申請？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內容可以本地引用？

任務三 項目、任務、知識

一、項目

建立項目需要具有“新建項目權”，所以只要用戶的職務中具有此權限都可以建立項目。管理員可以根據企業實際需要將此權限賦予給對應的職務即可。

（一）新建項目

各項目負責人都具有創建項目的權限。創建過程：

1、選擇“項目”

2、點擊“新建項目”

3、進入如下界面填寫項目名稱、項目編號（MIS00X）、項目描述、開始時間、完成時間、進度、負責人（默認為創建人）、參與人。如下圖：管理信息系統項目。

注：參與人，可選一個或多個本班同學。

4、提交后，系統將會給所有的參與人發送一條系統提醒。

5、建好項目后，如果項目中有人員變動?？梢渣c擊打開本項目，選擇“人員”選項卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項目

如果您只是項目的創建人而不是負責人，可以通過“分配項目”來重新指定負責人。

此操作需要具有項目管理權，在擁有此權限的情況下，即使不是您創建的項目也可以進行“分配項目”的操作。

（三）建立子項目

當需要完成的工作周期較長，或者有多項工作任務及多個負責人時，可以在項目中建立子項目。將工作拆分成若干個階段性的工作，有助于目標的達成。

只有負責人才可以建立子項目，每個子項目都可以設置不同的負責人，根項目的負責人有權利變更子項目負責人。

（四）項目協商

對項目執行過程的掌控決定了項目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項目失敗的關鍵因素。例如，項目進行中已經出現了問題，但執行者沒有主動上報，或上報流程太繁瑣，往往收到處理反饋時事情已經到了無法解決的地步。

項目中的協商就是針對這一問題提供的解決方案。通俗來講，協商就是“掛問題”，項目所有參與人都可以發表協商，將執行中的各項問題或者進度等進行匯報，提交后協商內容會通過系統提醒自動推送到負責人及所有參與人眼前，在第一時間獲知最新進展及給出相關反饋。

（五）項目文檔

項目在執行過程中會產生大量文檔，通過項目文檔，可以將屬于同一項目的文檔匯集在一起，方便參與人調取查詢。

項目參與人員，選擇“文檔”選項卡，點擊“添加文檔”，可上傳跟本項目有關的文件。

（六）項目活動記錄

活動記錄是指這個項目從開始到結束所有的操作動作，記錄了項目所有參與人在項目中所進行的操作。通過活動記錄，可以看到誰在什么時間進行了哪些操作。

（七）撤銷項目

項目建立后就不允許刪除，只能進行編輯或撤銷。撤銷后的項目或子項目將不顯示在項目列表中，可以通過“狀態過濾”出已撤銷的項目，并進行恢復。

二、任務

除了那些需要多個部門協同、執行周期長、內容復雜的大項目工作，在企業中，還有大量常規工作以及臨時的小任務等需要管理和分派。對于這種較輕量級的工作，就可以使用任務工具來完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發工作，由于沒有記錄，雙方溝通不暢導致任務完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務管理就可以很好的解決這些問題。

（一）派任務

通過任務管理，可將常規工作以及臨時的小任務派發給某參與人。當有一件工作需要來完成時，就可以通過“派任務” 創建一張任務表單。要求創建人將需要完成的工作內容及需要 達成的結果進行描述，并為該項任務選擇完成的時間點及負責人等。

操作步驟：

1、選擇“任務”選項卡

2、點擊“派任務”

3、提交后，該項任務為待接收狀態。任務中的負責 人將會接收到來自系統的一條提醒消息，告知當前 有項任務由自己負責來完成。

4、負責人進入到該項任務頁面后，可以選擇“接收任務”或者“拒絕任務”。接收任務后，該項任務顯示為進行中狀態，表示該項任務正式開始執行，系統將自動提醒任務創建人和參與人。選擇拒絕任務后，該項任務直接退回到創建人處。

（二）執行任務

任務的執行過程可以通過“添加任務事件”來進行記錄。

對于執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，可以通過任務中的“討論區”快速發起參與人之 間的主題討論，提交的內容會自動保存在討論區中，方便日后對該項任務的查詢和回溯。

任務過程中會產生各類文檔，為了便于管理和查 找，通過“文檔區”來保存與此項任務相關的所有文檔。

在“任務看板”下會按時間先后順序顯示關于此項任務的所有活動項，匯集了來自任務事件、討論區和文檔區的所有內容。

（三）完成任務

任務完成后，需要由負責人來進行任務總結并且完 成“提交完成”的動作。提交后，該任務為待審核狀態，需要由任務的創建人“處理審核”。任務創建人可以給出“同意”或“不同意”的意見，如同意則任務完成，不同意則重新退回到負責人處繼續進行。

（四）撤銷任務

任務創建后不允許刪除，只能由任務創建人進行撤銷的操作，任務撤銷后將不允許其他人再向任務中添加內容，已撤銷的任務允許“恢復任務”。

三、知識

企業在長期的經營過程中積累了不少的智慧和經驗，但由于缺少規范的收集整理，這些寶貴的知識財富都沒有得到很好的利用，以至于造成了企業中人員離職經驗流失，相同的錯誤重復出現等問題。知識模塊就是幫助企業來構建企業的知識庫，實現知識的沉淀、共享和學習。

1、知識庫管理

在使用知識前，應先設計好知識庫的架構，根據企業需要的知識和已有的知識建立知識庫中的分類和標簽。方便后續新建知識時可以準確的提交在對應的分類下，便于查找和管理。

知識的分類最多可建立五級，在一級分類下可以創建知識標簽，用于區分知識類別。當知識分類中已經存在知識點時分類是不允許刪除的，有下級子分類時上級分類也是不允許刪除的。

2、提交知識

默認企業中的所有成員都可以通過“我的知識”來新建知識，提交后則需要企業中具有知識審核權的人審核后才能發布，如果企業將知識設置為不需要審核，則直接提交到知識庫中。

您可以在“我的知識”頁簽下查看處于各種狀態的知識。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識可以刪除，否則只要發布成功的知識都不允許刪除，只能編輯和撤銷。

除新建知識外，在今目標平臺的評閱日志、計劃，項目協商，論壇等模塊下的內容也可以通過“加入知識”按鈕快速的添加到知識庫中來，不漏掉任何的知識資源。

3、審核知識

當企業的知識發布設置為需要審核時，則具有知識管理權的成員將負責審核知識的發布。在“審核知識”頁簽下顯示待發布的知識，管理員可以對知識進行發布或拒絕的操作。

問題：

1、哪些人有創建項目的權限？

2、建好的項目能不能刪除？

3、公司總經理讓手下小王建了一個項目，但總經理想看到整個項目的進展情況，小王該怎么做？

4、如果項目中的某個參與人，在工作推進過程中遇到了問題，他該使用項目中的哪個功能？

5、項目中的資料或文檔應放在哪里？

6、如果要修改項目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經理讓手下小王派任務給小李，但總經理想看到整個任務的進展情況，小王該怎么做？

8、任務可刪除嗎？

9、任務執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，通過什么進行？

10、任務事件的作用是什么？

11、修改任務中的參與人應怎么做？

12、哪些人可以派任務給別人？

13、今目標的哪些模塊內容可以加入知識庫中？

14、知識庫中的內容是不是所有人都可以看到？