第一篇：印章證件管理制度

印章證件管理制度

第一章 總 則

第一條 目的與適用定義

一、為了保證公司印章和證件的合法性、嚴肅性、權威性，杜絕違法違規行為的發生，規范公司印章和證件的管理，明確使用人和管理人員的責任，實現印章證件規范化管理，特制定本規定。

二、公司辦公室為公司印章和證件的歸口主管部門。

三、本規定適用于公司各類印章和證件。

第二章 印章管理與使用規定

第二條 印章種類

一、公章：公司按規定程序經工商行政管理部門注冊登記后，在注冊地公安部門備案，對外具有法定效力的公司正式印章。

二、公司業務用章：代表和行使某項專業內容和權力的印章，包括合同專用章、財務專用章、發票專用章、執業印章。

三、法人印章：公司法定代表人印章。

四、部門印章：刻有公司部門僅限公司內部使用的印章、公司獨立項目部使用的印章。

第三條 印章刻制

一、新公司成立（和更換），基本印章（公章、合同章、法人章、財務章、發票章）的刻制，由公安機關指定的刻制機構刻制，后交公司備案，并從刻制之日起使用。

二、公司各類印章刻制的申請由印章使用部門提出，并根據要求填寫“印章刻制申請表”，詳細說明印章的用途、種類、名稱、樣式等后，上報公司行政部門，經總經理審批后，方可進行印章的刻制。

三、審批通過后由辦公室存檔備查，指定專人執行印章的刻制。

四、印章樣式應根據國家有關規定制作。

五、未經公司批準，任何部門和個人不得擅自刻制公司、部門的印章。對私自刻印、偽造公司印章的行為，公司將追究其法律責任，由此導致的所有法律、經濟、民事責任均由責任人承擔。

第四條 印章啟用

一、印章刻制完成后，專人領回，填寫“印章啟用登記表”存檔備查；

二、新印章啟用前由辦公室下發啟用通知，并注明啟用日期、使用范圍。

第五條 印章保管

一、公司公章、合同專用章由辦公室指定專人負責保管。

二、公司法人印章由總經理統一保管。

三、公司財務專用章及發票專用章由財務部出納保管使用。

四、執業印章（含項目經理章、造價員章）由公司辦公室指定專人保管。

五、部門內部用章由部門負責人或指定人員保管。

六、項目部用章由項目部經理或公司辦公室指定人員保管。

七、公司所有印章應入柜加鎖，妥善保管，隨用隨取，用畢立即存于原處。

八、印章保管人如有崗位變動或離職，須交清所保管的印章和用印登記薄，方準辦理崗位變動或離職手續。印章交接要在第三人監督下進行，并填寫“印章移交表”，由雙方當事人及監督人簽字。

九、印章管理人須切實負責，不得將印章隨意放置或轉交他人。保管人由于各種原因不在工作崗位時，應將印章交由領導或領導指定專人臨時保管，以便工作需要。

十、印章保管人對所保管的印章，應經常檢查，及時清洗、加油，細心保護。

第六條 印章使用規定

一、使用人填寫“用印申請表”，按照公司授權報相關領導審批方可用印。

二、嚴禁在空白格式化文件上加蓋印章，嚴禁出具空白證明。

三、加蓋印章時嚴格審查有關文件、合同、資料是否與審批內容相符。用印位置恰當、字跡端正、圖形清晰。

四、印章保管人只有印章加蓋權，沒有審批權。

五、不得在審批手續不完備的文本上加蓋印章。如遇特殊情況相關領導無法簽字，需在電話通知授權認可的情況下蓋章。蓋章后出現的意外情況由批準人負責。

六、審批手續不符合規定時保管人用印的，保管人承擔一切責任。

七、印章保管人應建立用印登記表臺賬，詳細載明印章的使用日期、使用部門、使用人、內容、份數、審批人等內容，定期存檔備查。

八、對已蓋章的文件內容更改時，印章使用人應將原文件交回保管人銷毀并記錄之后，重新辦理加蓋手續。

九、公司印章原則上不得帶出公司，確因工作需要等特殊情況需將公章、法人章、財務專用章帶出公司時，應經總經理批準。攜帶公章、法人章、財務專用章三章外出的必須兩人以上同行和使用。

第七條 印章的使用范圍

公司所有印章必須按規定使用，不得超出范圍使用。

一、公司公章：

(一)主要用于對外、對內簽發的文件；(二)與其它機關聯合簽發的文件；(三)由公司出具的證明及有關材料；

(四)對外提供的財務報告以及與銀行、稅務有關業務事宜；(五)公司章程、協議、各類商務合同；(六)勞動合同、聘用協議；

(七)擔保書、承諾書等重要法律文件。

二、法人印章：主要用于銀行預留印鑒、銀行票據及特殊情況下使用。

三、財務專用章：用于財務支出、收款證明、銀行票據、涉稅事宜等。

四、發票專用章：主要用于購買和開具發票使用。

五、合同專用章：用于簽訂工程經濟合同時使用。

六、項目部章：用于與項目有關的事項往來。

七、執業印章：含建造師章、造價員章，主要用于工程招投標商務文件。

八、其它部門管理印章：一般用于內部，禁止在對外文件上使用。

第三章 印章停用、銷毀

第八條 印章停止使用或因磨損而不能使用時，應及時上交公司辦公室。停止使用的印章上交后保存1年，保存期滿后方可銷毀。

第九條 因需要更換新印章，在新印章使用時，由辦公室對原有印章進行銷毀處理。銷毀時安排兩人以上進行。

第十條 印章使用損壞、遺失或被盜，需聲明作廢，并由辦公室下發舊印章銷毀通知，并做好銷毀備查登記。

第四章 證件管理

第十一條 公司保管使用證照包括：

一、公司經營資質和資格類：包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、安全許可證書、規費和計費證、公司章程、驗資報告及質量安全考核證書。

二、銀行業務類：包括開戶許可證、機構信用代碼證及相應開戶資料、卡片。

三、企業個人資格證件類：包括建造師執業證書、造價師（員）證書、九大員證書、三類人員證書、職稱證書、特種作業操作證書。

四、個人證卡類：包括建造師執業印章、造價師（員）印章。

第十二條 公司專人對各類證件統一登記保管，并建立規范的領用程序、完善相應手續。

第十三條 公司商務部專人專責配合對各類證照的申辦、檢驗、變更、登記、延期等工作。

第十四條 因工作需要攜帶各類證照卡原件外出的，需先申請和填制領用手續，經主管領導批準同意后方可領用外出使用（非公司人員不得單獨領用），使用人必須保持各類原件的完好無缺，在規定時間內交回公司。發生遺失、損壞的承擔相應的處罰。

第十五條 保管人員必須定期清點核對各類證照是否完整無缺。

第十六條 對公司證件復印使用，要在復印件上注明用途、使用范圍。

第十七條 嚴禁任何人擅自復印公司證件，更不得涂改、出租、出借、偽造、轉讓或出賣公司證書，違反規定者，公司將追究當事人責任，依法處理。

第五章 附 則

第十八條 本規定由公司辦公室制定解釋，自公布之日起執行。

第二篇：公司印章、證件管理制度

公司印章、證件管理制度

公 司 印 公司印章、證件管理制度

用章由用章部門提出申請，總經理辦公室審核后，報請總經理批準。

公司印章、證件管理制度

六、公司印章保管人因事離崗時，須由上級領導指定人員暫時代管，以免貽誤工作。公司印章、證件管理制度

一、為方便工作，公司領導也可授權印章管理專責人審核一般性事務用印。

二、被授權人與印章管理人員填寫《公司印章使用授權書》；按授權時間、范圍使用印章，并在《用印申請表》中作好登記。

三、被授權人必須在授權時間結束后把印章及《用印申請表》交回印章管理人員，并做好交接手續。

公司印章、證件管理制度

部門追究當事人的法律責任。

公司印章、證件管理制度

總經理辦公室出書面說明。

第三篇：印章、證件管理制度

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印章、證件管理制度

公司印章指公司行政章、合同章及財務章，行政章及合同章由綜合部負責管理，財務章由公司財務部負責管理并按照相應的管理流程審核用印，未經總經理批準不得隨意交由他人管理和使用。因故需臨時交接，須經總經理批準并嚴格辦理交接手續；

證件是指企業營業執照、稅務登記證、機構代碼證、采礦許可證、安全生產許可證等生產經營中所需的企業證件及個人證件（包括法人代表證明書、公司統一為員工辦理的健康證及特種作業證等）。證件申辦及年審：由綜合部根據需要統一到相關部門辦理。

一、印章管理與使用：

1、一般性介紹信及身份證明，須經綜合部負責人或公章主管人員審核后，方可蓋章，以備查；

2、所有需要加蓋公司印章的文件資料用印時，必須由申請用印部門填寫《公章使用登記表》，由主管部門領導審核后方可用印。合同、協議及意向書用印備案留存時，必須留存一份原件。用印應遵循“一事一批”的原則，同一事項不重復審批。對加蓋公章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰；

3、公章禁止帶出企業外使用，如因特殊需要，必須經總經理或部門部長 1

批準，由相關人員2人以上攜帶前往，用后立即帶回；

4、公章一律不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據等。如遇特殊情況時，必須經部長以上領導同意。公章一般應在上班時間內使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章；

5、公章管理人員必須認真負責，嚴格遵章守紀，秉公辦事。沒有總經理及相關負責人的簽字，不得隨意蓋章；

6、公章管理人員應妥善保管公章，不得隨意亂放。下班時間和節假日期間應采取防盜措施；

7、蓋章后出現的意外情況由批準人負責，如公章管理人員違規蓋章造成的后果由直接責任人負責；

二、公章使用流程：

1、合同章使用流程：綜合部登記編號后，由部門相關人員自行保管，并對合同章的使用負責。使用時部門部長批準，并在《公章使用登記表》上作好使用記錄;

2、公司公章使用流程：

1）申請人所在部門部長或副總經理以上領導向綜合部提出申請;

2）印章保管人員審閱、了解用印內容；

3）印章保管人員對申請人資格進行核準并在《公章使用登記表》上登記，由印章保管人蓋戳；

3、財務章使用流程：同公章使用流程；

三、證件管理與使用

1、各部門因工作急需借用公司相關證件原件，須登記借用，并在借用登記表上注明使用時間、事由及相關事項。經部門領導同意后，到綜合部辦理借

用登記手續。

2、各部門因工作急需復印公司相關證件，按上款履行手續后，由綜合部復印，并在復印件上注明其復印的用途再加蓋公司行政印章。

3、使用證件的部門和當事人，應妥善保管，不得遺失。如證證件遺失，應及時向綜合部報告。凡遺失證件所造成的一切經濟損失和法律責任均由借用當事人或部門承擔和賠償。

四、責任與義務：

1、印章管理人員對公司印章的使用必須嚴格把關，未經權限領導簽批同意，堅決不予用印。對違反規定擅自使用、私刻、丟失公司印章所造成的損失和責任，由印章保管人員承擔全部經濟和法律責任，必要時公司將依照法律規定給予行政處罰或移送相關司法部門追究當事人的法律責任。

2、印章保管人員為公司涉密人員，其應該保守因職務行為所知悉的包括但不限于公司經營、財務、客戶信息等，違反該保密義務泄漏公司信息的，公司有權追究其責任。

3、公司員工若發現印章被偽造的情況，應及時向總經理報告。

五、本管理制度自批準簽發之日起生效實施。

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二〇一四年二月二十日

第四篇：印章、合同、重要證件管理制度

印章、合同、重要證件管理制度

文件編號：修改/版次：0/1批準：生效日期：

一、政策目的印章、合同和重要證件是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章、合同和重要證件的管理，關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展，為防止不必要事件的發生，維護公司的利益，制定本制度。

二、政策適用范圍

公司部門的印章、合同和重要證件保管、借出、歸還、使用全過程。

三、責任部門與權限

公司（副）總經理授權由人事行政部全面負責公司的印章、合同和重要證件管理工作，各部門對本部門保管與使用的相關印章、合同、重要證件負有管理責任，（副）總經理對印章、合同、重要證件的保管與作用有決定權。

四、主要內容

（一）印章、合同和重要證件的領取和保管

1、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取保管，并由人事行政部行政文秘登記簽收清單。對外合同原件通常由財務部經理負責保管，對內合同原件通常由人事行政部負責保管，重要證件由公司出納進行保管。

2、印章必須由各保管人妥善保管，不得隨意轉借他人。

3、印章、合同、重要證件持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章、合同、重要證件，須辦理歸還手續后方可辦理離職手續。

公司印章、合同、重要證件領取保管流程圖

（二）印章、合同和重要證件的借用、使用

第一、“借用”方面規范

1、公司各級人員需借用印章、合同和重要證件須按要求填寫《公司物品借用/歸還申請表》，經公司相關管理人員審核后方可借用相關物品。

2、公司印章、合同和重要證件一般不得外借，內部借用也應嚴格控制。

3、印章、合同和重要證件借用人在使用相關印章、合同和重要主要證件時，應按借用時用途說明進行使用，不得擅自更改用途，否則追究相關使用人的責任。

4、合同和重要證件使用保證要核實相關使用目的后方可借出使用，不符合要求的使用申請，有權拒絕使用。

第二、“使用”方面規范

1、印章保管人應對文件內容上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤后方可蓋章，使用人應在《日常辦公業務用章記錄表》上給予登記。

2、涉及法律等重要事項需使用印章、合同和重要證件的，須依有關規定經（副）總經

理審核簽字。

3、財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章、合同和重要證件無須經上述程序，銷售訂單類、對公聯絡影印件蓋紅章類，可以直接行章。合同類用章需要部門主管經理進行確認，經過相應的申請程序，批準后方可使用。

印章、合同、重要證件借用程序

日常辦公業務行印程序

（四）責任

1、印章、合同、重要證件保管人必須妥善保管相關物品，如有遺失，必須及時向公司人事行政部報告。

2、任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章、合同和重要證件，未經本制度規定的程序，不得擅自使用與外借。

3、違反本辦法的規定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。

（五）相關定義

印章：是指公司用日常工作需要的各類印記，通常由各職能人員依據實際工作需要進行保管。它包含：公司公章、財務專用章、業務專用章、發票專用章、合同專用章、教輔部公章、教輔發票專用章、人事行政專用章等相關印章。

合同：分為對外合同與對內合同，對外合同是指公司與外部相關單位訂立的相關契約的正式文本，其正本一般由財務部經理負責保管；對內合同是指公司與內部員工的勞動關系、薪酬分配等相關契約的正式文本，其正本一般由人事行政部負責保管。對外合同包含：業務合同、車輛保險合同、人身意外險合同、辦公設備租賃合同、房屋租賃合同等與其它單位簽訂的相關合同。

重要證件：是指公司經營證照原件，相關稅務登記件原件及車輛購置與納稅的登記的原件等，此類原件由公司出納負責保管，其影印件由人事行政部負責保管。它包含：企業法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、出版物經營許可證等與公司營業活動有重要相關的證件。

五、附則

本辦法解釋權歸公司人事行政部。

六、附表：

1、《公司物品借用/歸還申請表》

2、《印章、合同、重要證件簽收清單》

3、《印章借用審批權限表》

4、《日常辦公業務用章記錄表》

第五篇：公司印章證件管理制度(201104)

上海盈投文化投資有限公司

上盈制字〔2011〕4號

公司印章證件管理制度

第一條為規范公司印章證件的管理，維護企業形象和合法權益, 實現管理的制度化和規范化, 特制定本制度。

第二條印章、證件分類

（一）公司的印章根據用途、類別分為：公司公章、財務專用章、法人章、合同專用章；

（二）公司的證件根據用途、類別分為：營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等。

第三條印章、證件的管理

（一）公司公章、證件由公司行政部負責保管；

（二）公司財務專用章、法人章由財務部負責保管；

（三）印章的使用需要填寫用章申請單（附件《用章申請單》），非財務塊面的文件經總經理批準，財務塊面的文件由財務分管總經理批準，任何人不得以任何事由要求在空白書面上加蓋公章；

（四）執照證件的使用必須履行登記手續；

（五）各類公章原則上不得攜帶外出，若因工作需要須經總經理批準；

（六）各類公章、證件帶出期間，只可用于申請事由，并對使用承擔一切責任；

（七）任何情況下，各類印章、證件不可借于其他單位，若因工作需要須有我單位人員在場。

第四條各類印章的使用范圍

（一）公司對外簽發的文件；

（二）公司與相關單位聯合簽發的文件；

（三）由公司出具的證明及有關資料；

（四）公司章程、協議；

（五）公司對外提供的財務報告；

（六）員工的調動、任免及聘用。第五條失職責任

違反印章、證件使用規定或管理人的過錯行為，而導致公司遭受經濟損失的，責任人應當負責賠償或者由公司酌情處以相應的經濟處罰。

第六條本制度自2011年12月1日起施行，由行政部部負責解釋。

上海盈投文化投資有限公司

二〇一一年十二月一日

附件：《用章申請單》