第一篇：酒店采購管理制度及流程

酒店采購管理制度及操作流程

為使酒店的采購工作走上制度化、規范化，合理控制成本，強調責任指標到人及提高工作效率，特制定本制度及操作流程。

一、酒店采購的基本要求：

1、所有授權范圍的物品采購時，均需比較至少三家供貨商的價格及品質，月結類物品每月每一類至少要有三家供貨商提供的報價單；

2、采購人員對自己采購的物品價格及品質負責；

3、駐店采購員需每月一次針對較多使用的物品通過電話、傳真、網絡、外出調查等方式獲取（包括非授權物品）價格信息，并整理成價格信息庫，以書面報告形式上報酒店總辦及酒店財務部；

4、所有供貨商名片、報價單、合同等資料及樣板必須登記歸檔并妥善管理，如有人員變動時按酒店管理公司移交手續進行移交資料；

5、駐店采購禁止采購任何未經正常有效審批人審批后申購單上的物品，保證手工經審批后的采購單與電腦下單一致，否則財務部將不予報銷處理；

6、禁止使用部門自行采購物品或私自與供貨商洽談采購事宜；

7、駐店采購負責跟進各供貨商的貨款及時簽批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店財務部應及時支付，以建立酒店的良好形象。

二、物品采購監督要求：

1、所授權的物品，分為兩類：A、供貨商月結；B、直接到市場采購，授權生效時酒店必須成立《供貨商評定小組》（由酒店總辦、酒店采購、使用部門、酒店財務部組成），每月對各類物品進行分析（包括但不限于物品的用量、價格、品質等），將物品進行分類（制定供貨商月結還是進行直接市場采購，最終要形成文件，由評定小組匯簽確認，酒店財務部存檔備查，并抄送一份酒店管理公司），部分物品可以先定直接市場采購，待條件成熟時轉為供貨商月結；

2、月結的供貨商選定，采購對已經確定供貨商月結的物品，應邀請至少三家供應商報價，由供貨商評定小組進行價格及品質的比較和討論，對各類月結物品選定供貨商，各部門可分頭組織進行市場調查，根據市場調查的價格，定期與供貨商確認固定期間的供應價格，在此確認期間（時限長短根據當地市場情況，由評定小組決定），供貨商將按此固定價格提供酒店所需材料（形成會議紀要，評定小組部門負責人進行匯簽抄送酒店管理公司）；

3、酒店財務部制定倉存物品的采購線（即最高庫存量及最低庫存量，補倉不能超過最高庫存量，儲存不能低于最低庫存量），由倉庫人員編制，酒店財務成本會計根據以往該物品的使用量及經營情況進行合理分析，審定出各物品的采購線，財務負責人簽名確認后，呈酒店總經理審批實施，審批后的文件由倉庫及成本會計存檔備查，并按實際情況定期進行更新，財務部對每次部門申購數量進行認真審核監督，避免因物品積壓造成浪費；

4、酒店財務部對物品價格進行認真監督，必須每月組織人員對酒店各類物品進行不同市場的價格調查，每月一次通過電話、傳真、網絡、外出調查等方式獲取酒店各類物品（包括非授權物品）的價格信息，并整理成價格信息庫，以書面報告形式上報酒店總辦，并抄送集團管理公司總辦及集團財務部；

5、對正常物品的申購，酒店駐店采購接到單后必須1個工作日后回復意見，酒店財務部接到單后必須1個工作日后回復意見后報送到總辦審批，對特殊物品或者對價格及品質有其他意見的，也必須在1個工作日后反饋意見給申請部門。

三、各類物品采購流程（該流程是針對授權范圍內的物品，授權范圍外的按以前流程操作）：

1、倉庫補倉物品的采購流程：

該類物品主要指副食品類，如因酒店倉庫硬件原因，該類物品的部分不能在倉

庫保管，而在使用部門的二級倉庫進行保管的，倉庫直接把二級倉庫收編管理，該類物品的補倉由倉庫負責填單。

對倉庫的每種存倉物品，應按本文件中的第二大點第3小點規定的流程設定合理的采購線。

A、上述物品的倉存量接近或者低于采購線時，應需要及時進行補充貨倉里的存貨；

B、倉庫主管要填寫一份“物品申購單”（見附件，對申購單中的每項內容必須如實

填寫，如沒有發生的則填“沒有發生”）；

C、駐店采購按照申購單要求，在至少三家供貨商中進行比較，選定相應供貨商，把

三間供貨商資料附在申購單后面（包括但不限于報價資料），由駐店采購在申購

單上簽名確認，提出采購意見及注明可以到貨日期；

D、酒店財務部成本會計簽名加意見（如對價格及其他有問題的，必須立即跟采購人

員溝通，并立即給出建議方案），到酒店財務第一負責人簽名確認；

E、酒店總經理進行審批后轉由酒店采購進行實施購買。

2、鮮活食品凍品的采購流程（主要指蔬果類、肉食類）：

該類物品主要指蔬果類及肉食類，包括蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果等

物料的采購申請。

A、由各酒吧、各部門總廚或者主管（要有餐飲總監簽名確認），根據當天經營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交駐店采購（按照以前單據格式）；

B、酒店采購當天下午以電話下單（針對供貨商月結）或者次日直接到市場采購。

C、酒店財務部成本會計與使用部門定期進行溝通，對上一日該類物品采購的數量進行檢查（包括已使用及未使用的數量），如發現有較多剩余的，必須提供處理方

案及日后申購數量的建議，并報總辦批示。

四、物品驗收入倉及財務付款處理流程：

1、物品的申購單用紙質先走完申購審批流程；

2、紙質申購單流程審批完畢后，補倉部分及直拔部分申購單由倉庫人員負責系統錄入申

購單，其他部門申購部分由總辦文員負責系統錄入申購單，再由駐店采購文員從系統制定采購訂單進行下單供貨商或者自行市場采購（根據申購單批示要求內容操作）；

3、物品采購回來后，倉庫必須根據紙質申購單與系統生成的收料單相核對無差異后，再

根據系統生成的收料單與使用部門進行貨品驗收，倉庫再根據收貨驗收情況從系統打印入倉單；

4、入倉單（附有連同收料清單及發票）的審批流程：倉庫制單人簽名——采購人員簽名

——財務部成本會計復核簽名確認是否符合要求（包括但不限于申購物品數量、價格等）——酒店財務部負責人簽名——酒店總經理簽名審批——財務部根據與供貨商協議進行付款；

5、屬于直接到市場購買的，先由駐店采購借支采購備用金（具體金額根據酒店的規模及

業務量，報酒店管理公司審批），先由相關申請部門人員提出紙質采購申請，并須走紙質采購審批流程后，（營運物品可走酒店審批流程，除此以外的物品直購須走集團采購審批流程）再由總辦文員錄入申購單（暫不用做采購訂單及倉庫的收料單），倉庫收貨時根據收貨的數量及單價開手寫收貨單，再做采購訂單，其他操作按上述流程，以采購人員名義進行報銷處理；

五、駐店采購對前期的機動采購制度描述的采購行為負責執行采購工作，一般情況下不能再

由使用部門自行采購（除總經理特批，但必須要流程表上注明特殊情況說明及物品報價）。

以上流程暫時試行，日后操作過程中發現問題會檢討修改！

第二篇：酒店采購管理制度及流程（小編推薦）

賓館采購管理制度

為使酒店的采購工作走上制度化、規范化，合理控制成本，加強內部工作協調和提高工作效率，特制定本采購管理制度。

一、采購管理部門

酒店設立專職采購部，接受總經辦、財務部及其它部門的監督，全面負責酒店的采購工作。

二、采購部工作基本要求

1、所有大型采購項目均需采購小組討論簽批授權及酒店財務部批準同意。

2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質。

3、所有采購物品的質量須保持一慣穩定。

4、采購部工作人員須對自己采購物品的價格和質量負責。

5、采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒 店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以書面形式匯報給酒店財務部及董事會。

6、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品，采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時上述資料須全部列入移交。采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄至采購部價格信息庫。

7、采購時間要求：一般物品采購時間為 3 天；急用物品當天必須采購回來；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部門須提前兩個月下單采購。

8、采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予報銷。

9、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。

10、采購部負責跟進各協作廠商的貨款，及時簽批支付事宜。對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日后的采購工作提供便利。

三、采購審批程序

1、申

購

單

審

批

程

序

采購申請單一共三聯，在經審批后，第一聯采購部存檔并組織采購，第二聯作倉庫收貨用，第三聯部門存檔。

2、單位價值 1000 元以下或批量價值在 2000 元以下的由采購部現金自購的物品，采購部須事先貨比三家，并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商，經采購小組最后批準后方可采購，酒店財務部將對價格及品質進行不定期抽查。

3、單位價值 1000 元以上或批量價值在 2000 元以上的物品采購審批程序：

采購部尋找至少三家廠商比較價格品質，采購小組確定供貨商，采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議。

(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、總經理組成)

4、賒購(月結)物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果由主廚直接下單，餐飲部經理簽字確認后至采購部，由采購部與供貨商對接；其它物品按上述第 1、2、3 款程序執行。

5、各月結供應商選定辦法

采購部每類物品均應邀請至少三家供應商報價，采購部、使用部門、主管副總、總經理、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組，通力合作進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格與供應商確定固定的時間段（至少一個月）的供應價，在此確認期間內，供應商應按此固定價格提供酒店所需的物料。

四、采購監督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及公司稽查部共同完成，平時各部門應及時到市場上了解價格行情，以促進酒店采購成本的控制與監督。

五、供應商管理

1、采供部應定期(每月或每季度)牽頭，組織財務部和使用部門及集團稽查組對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商)，淘汰部分不合格供貨商。

2、選用供應商角度采用 1+2+N 原則。所謂 1+2+N 是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商大70%的物資從他手中購買。2 個輔助供應商提供大約30%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。

3、采購部應做好供應商檔案管理。當供應商變動時，及時更新相應的供應商檔案。

4、采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作，維護酒店形象，保證酒店信譽。

采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程

倉庫的每種存倉物品均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時 即需要補充貨倉里的存貨。一般來說，倉庫管理員每月月底根據流動資金狀況、固定資產的配備情況、本期預計的客流量、物料的采購周期、物料的保存期擬定下月的補倉物品，并據此填寫一份倉庫補倉“采購申請單”且采購申請單內必須注明以下資料（改為：并作出書面的補庫計劃表，表格內必須列明的物品信息如下）（1）貨品名稱、規格（2）平均每月消耗量（3）庫存數量（4）最近一次訂貨單價（5）最近一次訂貨數量（6）提供本次訂貨數量建議

經采購小組簽批同意后送采購部初審（審核后必須由總經理及副總經理簽名確認），采購部在采購申請單上簽字確認并注明到貨時間。采購部初審同意后，按倉庫“申購單”內容要求在至少三家供貨商中比較，選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批經采購小組批準后，采購部立即組織實施。一般物品要求 3 天內完成，如有特殊情況要向主管領導匯報。

2、各部門使用物品的日常采購工作流程（1）部門新增物品的采購工作流程

若部門欲添置新物品，部門經理應填寫申購單，經采購小組審批后，連同“申購單”一并送交采購部，采購部初審同意后按“申購單”內容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經采購小組批準后，采購部立即組織實施。

（2）部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程 如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及采購小組審批。經審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，申購部須在采購申請單內注明以下資料：

①貨品名稱、規格 ②最近一次訂貨單價 ③最近一次訂貨數量 ④提供本次訂貨數量建議

采購部在至少三家供應商中比較價格品質，并按酒店采購審批程序辦理有關審批手續，經采購小組批準后組織采購。

（3）部門所需物料的日常申購

酒店各部門在日常的經營管理中，需要大量的物料，為了不占倉位，通常進貨是直接存放在使用部門中的，所以這批物料的短缺，均由使用部門直接提出物料的申購單，這批物料申購單的數量較大，涉及面較廣，幾乎所有酒店部門都有，因此在申購與審批過程中均需嚴格控制，考慮因素有下面兩個方面：

①部門在提出物料申購單的時候，應詳細了解該物料的現存數、每日用量、采購和審批期、目前物料的價格和涉及的成本因素、物料的質量情況有無需請采購部門尋找新的替代品種的建議等等。

②采購部門若發現申購單上的物料，屬于新近增加而以往是未曾采購過的物料，采購部門應將新采購《物料樣品確認書》一起保送財務總監，物料申購部門主管及有關人員驗證簽署后方可履行下一步的采購程序。

3、鮮活食品、凍品的采購工作流程

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮 水果等物料的采購申請由餐飲部根據當日經營情況預測明天用量填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

4、維修零配件和工程物料的采購工作流程

（1）工程部日常補倉由工程部填寫申購單且申購單內必須注明以下資料（為減小采購的工作量，建議工程部盡量能按月度作出補庫計劃，除了根據突發的維修事件需要進行的及時、零星采購之外）：

①貨品名稱、規格 ②平均每月消耗量 ③庫存數量

④最近一次訂貨單價 ⑤最近一次訂貨數量 ⑥提供本次訂貨數量建議

（2）大型改造工程或大型維修活動，工程部須做工程預算，并根據預算表項目填寫 工程立項書(工程預算表附后)，且申購單內必須注明以下資料：

①貨品名稱、規格 ②庫存數量

③最近一次訂貨單價 ④最近一次訂貨數量 ⑤提供本次訂貨數量建議。

以上申購單經采購小組簽批同意后送采購部初審，初審同意后按申購單內容要求在至少三家供貨商中比較，選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經采購小組批準后，采購部立即組織實施。

（3）經營中不常備的經營物料或常備物料，但某一時使用量超出常規的庫存范圍時可以隨時出單而不受常規的限定，此類情況的采購可由采購部進行優先采購，或在政策規定的范圍中經主管副總同意后，由使用部門在指定地點進行緊急采購，但價格不能超過財務規定的指導價。事后工程部補簽申購單。

二、采購工作流程中須規范事項

1、采購申請單一共三聯，在經審批后，第一聯采購部存檔并組織采購，第二聯作倉庫收貨用，第三聯部門存檔。

2、審核采購申清單，收到采購申請單后，采購部應作出以下復查以防錯漏：（1）簽字核對：檢查采購申請單是否部門經理簽字，核對其是否正確。（2）數量核對：復查存倉數量及每月消耗，決定采購申請單上的數量是否正確。

（3）規格核對：申購部門應注明詳細的申購物品規格。

(4)價格核對：倉庫需注明物品最近一次價格，采購時原則上不能高于此價格。

3、邀請供應商報價。

三、貨比三家工作流程 每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前必須征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用那家供應商的物品。具體做法如下：

1、采購部按照申購單的要求組織進貨，填制空白報價單，包括：物品名稱、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間送交供應商（至少選擇 3家供應商），要求供應商填寫價格并簽名退回。對于交通不便或外地的供應商可用傳真或電話詢價。用電話詢價時應把詢價結果填在報價單上并記下報價人的姓名、職務等。提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交采購小組審批。

2、采購小組根據采購部提供的有關報價資料，參考采購部的意見，對幾家供應商報來的的貨品價格、質量、信譽等進行評估后，確定一家信譽好、品質好、價格低、付款方式好的供應商。

四、采購活動的后續須跟進工作

1、采購訂單的跟催

當訂單發出后，采購部需要跟進整個過程直到收貨入庫。同時，采購部還應繼續跟進物料的使用情況，做好物料使用情況的反饋記錄。

2、采購貨物的驗收

（1）驗收的質量標準：根據酒店選定的樣品驗收。（2）驗收的數量標準：

根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。

（3）驗收人員：

貨物到店后，由采購部、庫房人員、領用部門負責人三方共同驗收，由三方共同在入庫單簽字才有效。

（4）驗收程序：

①由庫管人員填寫“入庫單”，注明所收物品的品名、規格、數量、單價、金額。

②入庫單填寫完后，由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單一式三聯，第一聯庫管自己留存；第二聯交財務作為記賬憑證；第三聯交供貨商（或采購人員）作為結賬憑證。

3、采購訂單取消（1）酒店取消訂單

如因某種原因，酒店需要取消已發出的訂單，供應商可能提出賠償要求，故采購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法，以便報采購小組作出決定。

（2）供應商取消訂單

如因某種原因，供應商取消了酒店已發出的訂單，采購部必須能找到另一供應商并立即通知申購部門，為保障酒店利益，供應商必須賠償酒店人力、時間及其他經濟損失。

4、違反合同

合同上應載明詳細細則，如有違反，應依合同上所載處理。

5、檔案儲存

所有供應商名片、報價單、合同等資料需分類歸檔備查，并連同采購人員自購物品價格信息每天錄入采購部價格信息庫。

6、采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正經營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》說明原因和跟進情況并呈財務部及采購小組批示。

7、采購物品的維護保養

如所購買的物品是需要日后維修保養的，選擇供應商便需要注意這一項，對設備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現有配套系統兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

第三篇：酒店采購流程

酒店采購流程

一、原材料定價流程

每月7日、17日、27日以前由采購組負責統一分類匯總市場采購的食品投標清單（需補加上月新增品種），并交給各個供應商統一進行報價，主要項目為：每月10日、20日、30日蔬菜類招標，每月29日為肉類、禽類、蔬菜、水果、海鮮河鮮、冰凍類、干貨類、調料類、豆制品類、糧油類、腌臘醬制品類、蛋類。每月8日，18日，28日上午十點以前請蔬菜供應商將密封好的報價單統一投至收貨辦公室門口的報單箱內。每月9日，19日，29日上午10點30分由采購組，成本組共同開啟供應商報價單，開箱時采購經理、成本領班至少二方在現場共同簽字確認。由采購組、成本組依據供應商報價及采購部、成本組、餐飲部三方詢價，匯總以上資料。財務部組織召開招投標會議，由采購經理、成本領班、財務總監、餐飲總監參加，會議上采購經理、成本領班和餐飲總監共同就以上資料分析比較（供應商報價、采購詢價、餐飲詢價三方價格），最終確定價格及供應商，投標定價單確定后，由采購經理、成本領班、財務總監、餐飲部簽字認可。（員工餐廳蔬菜也在同時單獨投標，由員工餐廳負責人確認價格）。對于購買未在投標范圍內的原材料，如屬零星采購物品（指一個星期購買少于三次的原材料）由采購組當天填寫臨時報價單至財務總監簽字后交成本組執行；如屬一個星期購買三次以上的原材料進行追加投標，廚房也可根據經營需要提出預計可能會經常使用的原材料，采購部會提前發給相關供應商進行投標（投標程序相同）。

二、物料定價購買流程

酒店自行購置的物品，各部門應提前做好每月購買計劃并提交審批，采購人員接到申購單時根據采購計劃，應貨比三家確定最低價格，在申購單上標明價格上報采購經理確認、成本主管、財務總監審核、報酒店總經理審批同意確定價格。酒店購置長期物品和高檔原材料應確立合作伙伴，制訂長期合作協議，原則上按季報價，經采購經理、成本領班、財務總監審核后作為購置物品價格的依據，協議應依據酒店合同管理制度執行

第四篇：酒店采購管理制度#

為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.二、采購部工作基本要求

1.所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意

2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單

3.所有采購物品的品質須保持一慣穩定

4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責

5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會

6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購

8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以

報銷

9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜

10.采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.三、采購審批程序

1.申購單審批程序：

使用部門經理(倉庫主管)董事同意

稽查部行政辦

董事會 申購單返回采購部

2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現

金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.2.單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:

采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商

財務審批行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字

執行合同或協議

(查組成)

3.賒購(月結)物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.各月結供應商選定辦法：采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.四、采購監督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.五、供應商管理

1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.2.選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。

3.采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.

第五篇：酒店采購管理制度

采購管理制度

酒店采購應控制成本、接受財務監督及其他部門的監督、稽查，全面負責酒店的采購工作。

第一條 采購工作基本要求

1、所有采購項目均需酒店總經理簽批授權、財務部批準同意。

2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。

3、采購人員須對自己采購物品的價格、品質負責。

4、采購人員須每月通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以書面形式匯報給酒店財務部及公司。

5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。

6、采購時間要求：一般物品采購時間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。

7、采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。

8、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。

9、采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日后的采購工作提供便利。

第二條 采購崗位職責

1、了解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況，掌握財務部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計劃。降低物資食品采購成本，為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。

2、了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態，會同有關部門根據實際經營情況，合理、科學地根據采購計劃，對各種物品進行價格調查。

3、搜集市場上各類物質的價格信息，作好資料的存檔工作；積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資周轉。

4、大宗用品或長期需用的物資，根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。

5、主動協調與酒店內其他各部門的關系，經常傾聽使用部門對物資采購工作的意見，及進改進采購工作。

6、協助客房倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產期，不進保質期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。7、8、與有關供應商作好積極的溝通，保持良好的合作關系。嚴格執行酒店財務制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業。

第三條 臨時物品采購工作程序

1、臨時物品的采購申請：

臨時采購物品必須是在營業部門運行過程中的某些突發需求（包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發需求，例：工程維修配件等）部門申請人詳細填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規格、數量等

2、臨時物品的采購審批

部門負責人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數量、規格等

必要時進行刪減和增補，并注明急需采購的原因。

1、臨時物品的采購實施：

采購員根據部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當天完成；采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關部門補簽手續。

2、臨時物品的采購驗證：

采購購回物品后，倉庫及部門負責人驗貨給予優先及時驗收，驗收合格入庫后交與申請部門領用。

第四條 采購物資驗貨流程

1、無論是供應商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根

據申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。

2、對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，供應商或采

購人員辦理入庫驗收手續后，倉管應開入庫單，并將入庫單客戶聯交采購員或供應商辦理結算手續。

3、倉管在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動

請使用部門一起驗收。

4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退

貨要求，經確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨手續，5、購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作、共同做好工作，對于有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。