企業檔案信息資源開發

摘要

企業檔案是企業信息源的核心，現代企業的經濟循環極大程度依賴企業信息資源的開發利用。企業要高效獲取和綜合利用各種信息資源，以有效滿足企業當前和未來的信息需求，企業檔案信息資源開發是企業信息資源管理的核心。

關鍵詞

企業檔案

信息資源

信息化

一、企業檔案是是企業信息源的核心

企業在生產經營等一系列經濟活動中，需要各種各樣的信息。根據信息的來源大致可分為：企業內部信息資源，包括人才資源、財務、銷售、設備、新產品開發、日常生產、廣告及企業會議記錄等信息；企業外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。其中，人才資源、財務、銷售、設備、新產品開發、企業會議記錄、政府各部門文件屬于企業檔案范疇。由此可見，企業信息源的主體是企業檔案，企業檔案是以科學技術檔案為主體,生產經營檔案為重點,其中包括方案統計、經營銷售、物資供給、財務管理、人事檔案、教育衛生和黨、政、工等方面的檔案,是同企業人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富,它的儲藏實際上已成為企業技術儲藏的一種形式,其豐富程度常常是企業技術潛力的大小和開展后勁的一種標志。國外企業家都把自己的檔案資料看作企業存在和開展的財富。

二、開發企業檔案信息資源存在的阻礙

〔1〕檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識

現在，仍有大局部企業員工，甚至不少企業中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄〞，“檔案就是保密材料〞，“檔案只要被保管好、不喪失就行了〞，“檔案就是寫在紙上的書面材料〞的層面上，而沒有充分意識到作為企業重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有效勞于企業現實的重要價值。除了紙質檔案之外，電子檔案是企業檔案的新成員，數字化平臺是企業檔案信息管理和效勞的新舞臺。

〔2〕企業檔案信息資源分散，無法提供系統效勞

隨著企業規模不斷擴大或企業合并，涌現了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公的下屬機構或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構移交檔案。特別是一些企業的分公司，由于產權關系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構移交檔案。自20世紀80

年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質性進展。即便一些企業將圖書情報機構和檔案機構合并，成立信息中心，但也只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統的、綜合的、集成的信息效勞。

〔3〕企業領導意識淡薄,對檔案工作不夠重視。

企業領導應有的重視,是檔案工作好壞的關鍵一環。有些企業領導就忽略了企業檔案對企業經濟開展有著重要性的認識,有的企業檔案機構被撤銷,檔案工作無分管領導，檔案人員被削減或一崗多職,或把機構改革優化下來的干部硬性安排在檔案部門,人員更換頻繁,使檔案人員處于新手上崗的局面。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設法下海、跳槽或從事第二職業,這些都導致了檔案部門的檔案人員業務素質下降,根底管理出現嚴重滑坡現象。不少企業原有的檔案庫房條件不符合“

八防〞要求,升過級、達過標的企業,很長時間檔案工作沒有開展,等等。

〔4〕企業形成的文件材料收集難。

檔案工作的最終目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一項重要的根底工作,可以說是檔案工作的源泉。只有收集到齊全完整的文字材料,才可能有豐富的檔案內容,也才能充分發揮檔案工作的效勞作用。個別企業建廠多年,開展到今天,也有些規模,可案卷數量少得可憐,根本不能反映企業的歷史面貌和開展情況,更談不上案卷的標準標準化。通過調查分析這一問題,應該歸檔卻收集不上來的材料領導手中有、業務部門有、做具體工作的個人手中有。文件材料收集不齊全,嚴重影響了檔案工作效勞作用的發揮。如此薄弱的檔案意識,檔案工作的地位不能提升到相應的位置,形成一種惡性循環,影響了檔案工作的開展。

〔5〕檔案管理人員業務素質偏低。

企業檔案工作幾年來開展緩慢,檔案人員專業知識、業務素質偏低也是一個制約因素。從基層調查局部企業檔案人員的根本情況來看,企業中檔案人員的文化素質、年齡結構、業務水平,很難適應新形勢下企業檔案工作的需要。企業檔案人員更換頻繁,同樣是制約企業檔案工作的因素,為什么文化業務素質不高的同志任檔案人員而還時常更換呢主要是企業領導頭腦中有一種思想上的認識偏差,認為做檔案工作量小、要求低,不需要太高素質的工作人員,認為差不多就可以了。

〔6〕檔案工作轉身慢,信息效勞跟不上。

在市場經濟改革中,許多新鮮事物不斷出現。有些地方根據企業開展的需要,對企業進行重組轉制,鼓勵二次創業。在這種活動中,迫切需要企業一些原始性的文件材料。在這種需要檔案工作大顯身手的時候,許多企業的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準確無誤、充分的檔案證明,造成許多不應該的遺憾。如此種種,在新的形勢下,企業檔案工作轉身慢、主動效勞差,還停留在“

守攤〞的水平上,早已不能滿足企業在市場競爭中的需要。

四、如何做好企業檔案信息資源開發

隨著信息化時代的到來,人們對信息的獲取和傳遞方式發生了革命性的變化,對檔案信息的收集、管理和開發利用提出了劃時代的要求。檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“

數字化〞、“

網絡化〞為主,如館藏檔案的數字化、電子文檔管理的一體化、檔案信息提供利用的網絡化等。因此,強調檔案管理的多方面、多角度和綜合性、信息化,是現代檔案工作的新特點,是對傳統的檔案信息管理思想、管理目標和管理方式的重大突破。信息化是當今世界經濟及社會開展的主題,它已滲透到社會各個領域,改變和影響著社會的方方面面。企業辦公自動化、資源配置聯動化、產品銷售信息化等管理體系的建立,已成為現代企業參與市場競爭的關鍵條件。企業檔案作為企業內部運行中不可或缺的珍貴資源,對企業的生產和開展起著不可估量的作用,只有加快企業檔案的信息化建設,才能及時高效地向企業管理者及相關人員傳遞企業所需要的信息,才能使企業在競爭中立于不敗之地。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實體管理和檔案信息管理。企業檔案管理人員要充分認識到在保管好檔案實體的同時,努力開發檔案信息資源的重要意義。

要做好企業檔案信息資源開發，首先要在傳統檔案工作根底上做到四個創新：

〔1〕檔案工作的觀念創新

樹立檔案是信息資源的觀念。隨著企業生產經營活動的日漸擴大，網上交易、電子商務、遠程交流、涉外經濟技術合作等一系列活動中產生了大量的、新型的、不同載體的檔案。這些檔案是流動和傳播中不斷增值的知識，是企業經營管理活動中生成的重要的信息資源。因此，企業必須將檔案信息列入企業整體信息化進程中，將檔案作為企業開展的重要資源，充分發揮其作用。樹立檔案信息管理創新的觀念。知識經濟是以科技為導向，要在競爭中培育自身的核心競爭力贏得優勢，既要靠整體戰略的實施和物質資源的整合，也要靠最新的信息、最新的知識和知識人才的相對優勢，誰最先掌握了第一手信息，誰就會在競爭中取勝。所以，檔案信息資源的儲藏和利用狀況直接影響企業資源的配置和工作效率，影響到企業整體開展水平。樹立檔案信息資源的新效勞觀念。檔案信息資源作為企業信息化建設的重要組成局部，它要效勞于企業整體創新開展，就必須打破封閉狀態，改變以往的工作方式，為企業謀求開展提供開放式、全方位的效勞。

〔2〕檔案工作業務的創新

面對知識經濟和國際化趨勢，企業間的交流與合作已成為主流，檔案工作內容和創新必須以此為向導不斷開展。首先應加大檔案信息資源的采集，擴展信息資源的范圍，增加信息資源的儲藏，特別是加大對有關企業資本運營、科學管理、企業開展定位等信息的收集管理。其次，要優化檔案資源的結構。一方面繼續增加企業現實業務開展需要的信息；另一方面從開展和戰略的角度，重新審視室藏結構和質量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，以確保檔案室藏的精煉和優化。在檔案鑒定的根底上，對永久保存的紙質檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，利用邏輯組合方法設立“虛擬卷〞。

〔3〕檔案工作的管理創新

企業傳統的檔案管理是一種封閉式管理體制，室藏資源主要局限于本企業特定的經營范圍內，效勞的對象也主要是領導和各職能部門。隨著企業走向市場，企業經營開展對信息資源的依賴性越來越大，未來的檔案部門應成為開放的企業信息效勞咨詢機構。所以，企業檔案工作必須進入企業信息管理系統，擴大信息交流渠道，發揮檔案信息資源網的輻射作用，使檔案真正成為企業信息效勞系統的重要組成局部。企業檔案管理創新要求在觀念和體制創新的根底上對檔案管理全程進行創新。一要增強整體思維，注意檔案利用效益的整體性、長效性。擺正檔案利用的眼前利益與長遠利益的關系，追求檔案信息資源開發的規模效應。二要注意開發與企業開展密切相關的編研課題，使檔案編研工作貼近企業經營工作的實際。三要利用現代技術手段加強對檔案信息資源的管理和保護，如編目、檢索、統計、借閱等等工作可利用計算機完成。四要根據企業檔案信息管理工作開展的需要，對現有檔案管理制度進行補充完善，將檔案信息資源管理納入企業管理體系。

〔4〕檔案工作的技術創新

技術創新是企業檔案信息工作創新的根本手段。企業檔案信息管理要改變原有的手工操作方法和分割的組織體系，就要大力引入現代科技手段，建立檔案信息中心，實現檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動化和網絡化。實現文檔一體化，實現各種門類檔案的自動化管理。借助多媒體技術，對企業檔案進行存儲、加工，使檔案信息資源到達圖、文、聲一體化傳輸效勞，使重要的歷史資料得以長久保護和有效修復，也為未來檔案信息資源進一步轉換利用創造條件。借助檔案信息數據庫、檔案信息資源網絡，通過網絡的輻射作用實現企業檔案管理的整體效應和規模效應，實現全員檔案信息資源共享，促進檔案信息管理的標準化、標準化和現代化。

此外，企業領導必須提高認識,重視檔案資源的開發利用工作。企業領導必須認識到開發檔案資源是企業科學決策及管理的需要,投入必要的設施,培養專業人才,在實現辦公自動化的同時,逐步進行檔案信息化建設,以提升檔案信息的利用率。

鼓勵檔案工作者積極參與企業的決策活動,使其在充分了解企業工程進展及經營情況的同時,深挖館藏內容,有目的、有方案地收集社會信息,對館藏及各種信息分析處理,撰寫調研報告,為企業領導的決策提供切實可靠的情報。

總之,企業必須充分利用先進的科學技術和科學的管理方法,堅持檔案管理和開發利用并重的原那么,有效地存貯檔案,并建立信息資源數據庫,圍繞企業的經營管理目標不斷開發利用信息資源,實現信息資源價值最大化,為企業提供切實可靠的管理決策依據,從而使企業獲取有效信息,實現持續穩定開展。

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