第一篇：第六章 檔案信息資源建設

第六章

檔案信息資源建設

第一節

電子文件接收

電子文件接收是指將具有保存價值的電子文件向檔案管理 部門遷移的過程。

一、電子文件接收機制

數字檔案館從建設開始，就應按照其功能要求來研究確定電子文件的接收范圍、入館標準及技術方法，并根據檔案接收范圍，建立起科學、通暢的電子文件接受機制，配備必要的技術手段，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整、可用。

檔案行政管理部門應與電子文件形成單位建立法定或者固定的移交、接收關系，從有利于國家、形成單位、社會大眾出發，為形成單位的電子文件確定歸屬與流向。電子文件應經過立檔單位檔案人員整理、鑒定，符合移交規范后方能向數字檔案館移交。

二、電子文件接收范圍

1、接收的內容。數字檔案館接收電子文件的范圍與紙質文件大體相同，應參照紙質文件歸檔移交范圍的有關規定制訂電子文件接收范圍，原則上符合檔案價值要求的、各種形式、各種類型的電子文件均應依法納入進館范圍。電子文件在形式上包括文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件、數據庫文件、網頁文件和其他各種類型。

2、接收的對象。黨政機關、人民團體、國有企事業單位及其他組織機構形成和保存的對國家和社會有價值的檔案，都可列入接收范圍。由于數字檔案所占用空間狹小，接收范圍可以適當擴大。各單位形成的反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄，均可列入數字檔案館的接收范圍。

3、接收文件的構成。列入接收范圍的電子文件必須同時收存其元數據等，即電子文件必須與其規范、齊全的元數據一并移交，在移交接收制度中，要詳細開列移交文件的內容范圍及其元數據模型，以便設計、運行系統時遵照執行。對于非專用格式的電子文件，除接收其主文件外，還需要收存其制作、閱讀所需的支持性文件。

三、電子文件接收時序

電子文件向檔案館的移交接收可以分兩步進行：登記備案和移交進館。

1、登記備案。立檔單位向檔案館報告其形成的、屬于移交范圍的電子文件的管理狀況，由檔案館進行備案監控，檔案館根據需要對特別重要的電子文件在移交前就進行備份。登記備份是對電子文件實施全程管理，及時采集元數據的有效舉措。

2、移交入館。立檔單位根據移交制度向檔案館實際提交電子文件的過程。電子文件的移交接收可分為實時和定期移交兩種。實時接收是指立檔單位電子文件生成和辦理完畢后，隨時向數字檔案館（電子文件中心）移交的過程。定期接收是指各單位將整理歸檔完畢后的電子文件在本單位保管一定時間后集中向數字檔案館移交的過程。定期接收的優點是移交的電子文件均經過系統整理，可以保證電子文件的有機聯系和系統性、完整性。

四、電子文件接收途徑

移交接收有在線移交和離線移交兩種方式。受網絡環境限制以及在線辦理接收程序不夠完備的限制，可以離線接收為主；隨著網絡環境的發展以及在線安全認證體系的完善，應逐步過渡到以在線接收為主要形式。

1、在線移交。是指立檔單位將擬移交的電子文件信息按照規定的格式和規范通過網絡提交給檔案館，由檔案館接收保存的移交方式。

2、離線移交。是指立檔單位將擬移交的電子文件信息集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案館遞交載體的方式。

五、電子文件接收要求

數字檔案館應有一套電子文件接收進館的標準。各立檔單位應按照電子文件的進館標準對移交的電子文件進行整理加工。

1、格式規范。

電子文件的格式包含電子文件的頁面版式，如文頭、發文字號、正文、落款、發文日期、印章等，和電子文件的存儲格式。為便于管理和利用，數字檔案館在接收電子文件前，應規定同一類型電子文件的標準格式。

2、元數據要求。

電子文件元數據是指描述電子文件內容、背景和結構信息及整個管理流程的數據。數字檔案館接收電子文件應遵循國家省頒布的電子文件元數據方案。

3、真實性、完整性和可用性要求

檔案館對移交入館的電子文件必須進行真實性、完整性和可用性檢驗，并由責任人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入電子文件移交、接收檢驗登記表。電子文件移交時檢測的內容包括硬件環境的有效性、軟件環境的有效性、信息記錄格式、有無病毒感染等。

4、其他要求

對通用軟件產生的電子文件，應同時移交其軟件型號、名稱、版本號和相關參數、手冊、說明資料等，專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，接收時則應連同專用軟件一并收集。

電子文件管理系統運行過程中涉及電子文件處理的有關參數、管理數據等應作為電子文件的元數據一并移交。

電子文件移交入館后必須存儲到符合保管期限要求的耐久的脫機載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

電子文件存儲載體的優先順序為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不得使用軟磁盤作為館藏電子文件長期保存的載體。

對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，被套用模板作為電子文件的元數據移交。移交入館的電子文件必須按規定核定密級和保管期限。

移交的電子文件按類別代碼相對集中，存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，載體應設置成禁止寫操作的狀態。

加密的電子文件，移交入館后必須解密存儲。

立檔單位應將移交后電子文件在其原載體中保存至少1年。

第二節

傳統檔案數字化

傳統檔案數字化是通過各種設備將不同載體形式的傳統檔案轉換成數字檔案的過程。檔案數字化是數字檔案館建設的重要任務，也是現階段檔案數字資源的重要來源和途徑。

一、檔案數字化目的與要求

1、檔案數字化的目的

(1)提高檔案信息的利用效率(2)保護歷史檔案(3)規避安全風險(4)提高庫房使用率

2、檔案數字化的基本要求

規范性要求。所有數字化的檔案信息必須按照規定的技術模式、文件格式和工作標準進行數字化，以避免因存儲格式和軟件平臺的不同而不斷轉換，造成資源浪費和時間延誤，降低信息傳輸與共享的效率。

安全性要求。第一要確保檔案原件的安全。第二，維護檔案信息的保密性。

真實性要求。在檔案信息的數字化過程中，必須嚴格維護數字化檔案信息內容的原真性，最大限度地保留檔案信息的原始面貌，避免由于技術原因造成檔案信息的失真，對數字化檔案信息的真實性起到了“固化’’作用。

效率性要求。合理控制擬數字化檔案的范圍、采取最優化的技術方案、實現檔案數字化工程的專業化和社會化。

二、檔案數字化工作的組織 建立數字化工作領導小組，明確安全責任，設立檔案劃控小組、數字化加工小組、技術保障小組、安全保密小組等工作小組等工作機構，要吸收信息化部門、業務部門、技術部門、管理部門、保衛部門、后勤保障部門等專業人員。項目開工后1 0日內，向省級檔案行政管理部門進行項目備案。

數字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進行：

1、自主加工是檔案館自行配備數字化加工設備，自行組織人力開展數字化加工。

2、委托加工是將應數字化的檔案，委托專業公司實施加工。對投標單位進行資格、資歷、技術、經歷審查，與中標單位簽訂項目合同、保密協議，并督促中標單位制定種類規章制度，加強對人員的管理。

三、數字化檔案文件格式的選擇 1．文件的保真度

“忠于原文”是檔案數字化的基本要求。數字化可以看成是對檔案內容的“拷，貝”，這種改變信息表達方式的拷貝過程極易造成內容的失真。為此，在選擇文件格式時首先要考慮其保真程度。嚴格地說，任何格式的數字文件都存在不同程度的信息失真，關鍵是這種失真度是否在可允許的范圍。2．文件的大小

數字檔案文件通常需要長久保存，其累積空間將十分驚人。為此，在選擇文件格式時必須將文件的大小作為一個重要考慮因素。同一檔案在數字化時采用不同的文件格式，所占用的存儲空間相去甚遠。3．與軟硬件平臺的相對獨立性

文件格式根據其對軟硬件環境的依賴性可分為“應用軟件專用格式”和“中間轉換格式”兩種。應用軟件專用格式是某種應用軟件在運行過程中為其數據對象自行規定的記錄格式，與其軟硬件平臺相聯系，對其生成環境具有很強的依賴性。中間轉換格式是按照跨應用軟件、跨軟硬件平臺要求而設計的。中間轉換格式具有較大的兼容性，檔案數字化應盡量選擇中間轉換格式。4．通用性

文件格式必須考慮用戶軟硬件環境對所用文件格式的支持程度。選擇通用性較強的文件格式會得到更多用戶環境的支持，便于眾多應用系統的開發者實現對該種文件格式的兼容或支持，從而增加其流行度。反之，具有技術專利的文件格式通用性必然受到限制。5．標準化程度

文件格式的產生源于三種情形：配合特定應用軟件及其軟硬環境而制定的格式（應用軟件專用格式）；計算機相關廠商為占領或規范市場而推出的文件格式（以中間轉換格式居多）；國際性組織或協會為規范、統一起見推出或推薦的某種文件格式，或者對某類格式作出的某些技術規范格式。6．數字化檔案的用途

文件格式的選擇還受制于數字化工作的目的和性質，目的不同所選的數字文件格式有可能不一。為提供查閱利用而數字化對數字文件原真性的要求要比為保管和出版而數字化低的多，假如數字化的對象是紙質檔案，前者可選擇JPEG或PDF格式，而后者可優選TIFF格式。

四、紙質檔案的數字化

紙質檔案數字化是采用掃描儀或數碼相機對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

1、紙質檔案數字化處理的流程

相比于檔案目錄信息的錄入存儲，檔案全文的數字化工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規范。紙質檔案數字化的基本環節包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份等。

2、紙質檔案數字化掃描儀的選配

掃描儀是圖像信號輸入設備。掃描儀有平面掃描儀和滾筒式掃描儀二大類，平面掃描儀使用光電耦合器件CCD，一般用于普通幅面檔案的掃描；滾筒式掃描儀使用光電倍增管，性能高于GCD類掃描儀。

檔案數字化系統應根據掃描速度方面的要求配置1臺或多臺自動進紙的中、高速掃描儀，若干臺平板掃描儀。平板掃描儀通常幅面為A4、A3兩種，由于紙質檔案多為普通文檔，大幅面的照片、圖片并不多（工程圖紙除外），所以A4、A3幅面的掃描儀基本滿足需要。

掃描儀的功能要通過相應的軟件來實現，選購掃描儀時要關注配套軟件的品種及其說明材料。

3、紙質檔案數字化的加工管理軟件

紙質檔案數字化系統，除了配備硬件設施外，還需要配置調度、運行這些硬件設施以完成檔案數字化工作的軟件。紙質檔案數字化系統需要用到的軟件有兩類：系統軟件（包括操作系統、數據庫管理系統等平臺）和應用軟件（在軟硬件平臺的基礎上實現數字化流程的文檔掃描、圖像處理和數據存儲等軟件程序）。

流程式紙質檔案數字化系統。包括系統注冊、原文掃描、圖像編輯、消藍去污、圖像拼接、檔案著錄、檔案查詢等功能模塊。并應力求符合以下要求：適應不同規模的制作環境開發不同的版本；適用不同類型的紙張，兼容各種檔次的掃描設備；提供高效的掃描錄入和圖像處理功能；提供完善的質量保障和工序流程管理，實現標準化和規范化的生產；基于大型數據庫管理系統，如ORACLE、SQL SER/ER等。

五、照片檔案的數字化

照片檔案數字化與紙質檔案數字化在工作原理、實施方法和操作過程方面是基本一致的照片檔案的數字化應遵循《照片檔案數字化技術規范》的要求。以下就其不同于紙質檔案的方面作簡要說明。

1、照片檔案數字化對象的選擇

照片檔案包括底片、相片（習慣稱為照片）和文字說明三部分。照片檔案數字化應盡可能選擇底片作為掃描母版，掃描出來的圖像色彩及細節的保真度高。缺點是必須使用專門的底片掃描儀或者在常規掃描儀上加裝透掃適配器，對掃描設備的要求比較高。

2、照片檔案數字化方式的選擇

照片檔案的數字化可以采取用掃描儀掃描輸入和用高檔數碼相機對其進行翻拍錄入兩種模式。

掃描輸入是照片檔案數字化最通用的方法，所需設備簡單，操作過程也比較簡便，并適用于各類照片檔案的數字化處理。

翻拍錄入過程雖然比較快捷，但要配置輔助照明設施，拍攝過程中對變焦、曝光等的調控要求較高，拍攝難度比想象中的大。

3、照片檔案掃描分辨率的選擇

分辨率越高，掃描照片越清晰，存儲空間越大，掃描所需時間也越長。但當掃描分辨率高于一定值后，照片質量不會有明顯提升，反而會陡增存儲空間，并且延長掃描時間。因此，在設定掃描分辨率時，要在分辨率與圖像大小之間認真權衡，區分是底片掃描還是相片掃描，綜合考慮被掃描照片的尺寸、原照片的圖像質量、利用性質及其還原輸出要求等因素確定照片掃描的最佳分辨率。

4、照片檔案數字化前的處理

掃描之前對底片、相片上的霉點、斑漬等作適當清理。處理方法是，去處底片上的霉斑，可以用85%的乙醚和15%的乙醇混合后加10%的五氯酚鈉的混合液擦拭。去處底片上的手印，可以將底片放入流動的清水盤中，水洗10-15分鐘，期間用棉簽輕輕擦拭。

掃描前應將照片從相冊中逐張取出，對影響照片掃描質量的保護模、封套等應予去除，取出照片時應注意保護原件。照片被固定在芯頁上無法取出時，可拆下相冊芯頁進行掃描。

掃描后照片裝冊還原時應注意保護照片不被損壞，同時還必須檢查照片的數量、位置是否正確，做到安全、準確、無遺漏。

5、照片檔案數字化后的圖像處理

照片檔案與一般的紙質檔案是不同的，其側重的就是圖形和色彩。對數字化后的照片檔案進行圖像處理，極有可能破壞了原作品本來的構圖、格調或韻味，使照片檔案失去其原始性。與紙質檔案圖像追求“清晰”不同，數字化后照片圖像更注重“原真”，其處理必須十分慎重。照片檔案圖像處理的內容主要是：旋正，將顛倒或歪斜的圖像調整到正直位置；裁白，將掃描圖像中原照片以外的空白區域切除；去污，將掃描過程中產生的黑白點和瑕疵修整、去除。

6、照片檔案數字化后的保管

作為母版保存的照片檔案圖像，一般選擇JPEG格式保存，重要的、保真度要求更高的檔案也可選擇無損壓縮的TIFF格式保存，但同一圖像的TIFF文件將比JPEG文件大很多。數字化照片檔案可以用不同文件格式刻錄到多套光盤上異地保存，同時存儲在服務器上提供在線利用。圖像文件存儲時，一般根據照片專題數據庫中照片號的組成項來分級建立圖像文件夾，各級文件夾采用該級對應的照片號組成項命名。通過照片圖像的文件名與照片專題目錄數據庫中該照片號的一致性和唯一性，建立起一一對應關系，實現照片檔案目錄數據庫與照片圖像文件的關聯檢索。

六、音頻檔案數字化

錄音檔案是以聲音為信息表達方式的檔案材料。傳統的錄音檔案主要以錄音帶、唱片作為記錄載體，數字化后的音頻檔案則記錄在光盤、磁盤、磁帶等數字介質上。傳統的錄音檔案大多記錄在盒式帶、鋼絲帶、開盤帶和黑膠產品、塑料唱片之上，其播放依賴于特定的播放設備，由于時間久遠，這類播放設備早已淘汰。因而許多珍貴的錄音檔案瀕臨“滅頂之災”，在其徹底淘汰之前采用數字化技術轉存為音頻文件，既有利于搶救保存，又方便調用管理。

1、音頻檔案數字化的原理

數字化音頻檔案的原理是將聲音震動轉化為模擬的電平信號（通過麥克風等拾音設備），或將己記錄在錄音帶、唱片上的模擬信號轉化為電平信號（通過相應的播放設備），這些模擬電平信號輸入到計算機中，由計算機中的模數轉換設備（聲卡）完成模擬電平信號向數字信號的轉換，即用二進制數據來表達模擬電平信號。

2、音頻檔案數字化的軟硬件設備

音頻檔案數字化系統至少要能實現以下功能：對各種傳統錄音檔案的播放；模擬聲音信號與數字音頻文件之間的相互轉換；對數字音頻文件的編輯和格式轉換；數字音頻文件的光盤刻錄和在線存儲。

音頻檔案數字化系統至少配置以下硬、軟件設備：

傳統放音設備。根據音頻檔案的規格、型號配置相應設備。模數轉換設備。模數轉換設備是音頻檔案數字化的核心部件。

多媒體計算機和信息存儲設備。配置高主頻、大內存、大硬盤容量的高可靠性多媒體微機等。

音頻制作軟件。具備音頻電平控制功能、均衡功能、噪聲控制功能、CD“抓取”和制作功能、流媒體支持功能、批處理功能等。

3、音頻檔案數字化處理的基本步驟

原音帶處理。舊磁帶普遍存在信號強度減弱、磁粉脫落、霉變、粘連等問題，因此正式數字化前首先要對破【日的錄音磁帶進行清潔、修復和必要的處理，以獲得合乎要求的信號源。必要時，應將【日磁帶在放音機中快速倒帶一次，用錄音機清潔帶對放音機磁頭進行清潔。

音頻線路連接。在關機狀態下，使用音頻連接線將放音機的音頻輸出口(line out)與計算機聲卡的音頻輸入口(linein)相連，啟動多媒體計算機，選擇聲音和音頻設備屬性中的音頻選項，將錄音控制設置為線路輸入開，其他選項關。然后打開放音機和電腦音箱，調整計算機音箱音量到合適為止。

音頻采集。打開音頻制作軟件，創建新的音頻文件（文件名與模擬錄音文件名相同），音頻編輯。采集得到的音頻文件可以使用音頻制作軟件進行編輯處理。主要內容包括音量調節、音調調整和噪音處理。例如，利用圖形均衡器對音頻文件進行高低音均衡調節，使整個聲音文件聽起來更加逼真；使用降噪功能去除音頻文件中的各種雜音。

音頻存儲。編輯處理的數字音頻信號應選擇認可的音頻文件格式存儲到計算機中。

后期工作。上述過程只是將錄音磁帶本身進行了數字化，很多情況下錄音檔案所對應的聲音內容（如講話內容）還需要以文本方式輸入計算機，以便對音頻文件實現“全文”檢索。

七、視頻檔案數字化

傳統錄像帶中所錄制的視頻信息為模擬信號，若要在數碼設備上存儲和播放，必須將模擬的視頻信號通過模數轉換技術轉變為計算機能夠識別的二進制數字視頻信號，這一過程就是錄像（或視頻）檔案的數字化。將館藏模擬錄像檔案數字化，轉換成可存儲于任何數字媒體的計算機視頻文件，是其安全保管和有效利用必由之路。

1、視頻檔案數字化的記錄原理

視頻檔案的數字化過程遠比音頻檔案的數字化過程復雜，但基本原理是一致的，都要經過數字化采樣、量化、壓縮和編碼等過程。視頻檔案的數寧化要同時采集視頻圖像信號和視頻中的音頻信號。

2、視頻檔案數字化軟硬件的配置

視頻檔案數字化系統由四個部分組成：

放像設備。在對模擬錄像帶數字化之前首先要準備好相應的放像設備。視頻采集設備。由高配置多媒體計算機及其內置或外置的視頻采集壓縮卡組成。

視頻采集壓縮卡簡稱視頻卡。對模擬視頻信號進行采樣、量化和壓縮編碼，是整個錄像檔案數字化系統的核心部件，其性能好壞對視頻檔案的質量起著關鍵性作用。

視頻采集、編輯系統（軟件）。錄像檔案的采集、轉換和編輯除了視頻采集卡外，還需要借助視頻采集軟件和視頻編輯系統來實現。通過視頻采集軟件，在實現錄像檔案的數字化采集之前可以設定所需生成的視頻文件格式，設置視頻文件的各項參數，如調節錄像信息的亮度、視頻取樣標準，以確保采集信號的質量。

3、視頻檔案數字化的基本步驟

原像帶處理。該步驟與音頻檔案數字化類似，檢查磁帶的完整性及信號的質量，并作出相應的記錄，必要時對原像帶進行修復和倒帶處理，以獲得符合要求的信號源。

設備準備和連接。數字化前先要準備好相關的軟硬件設備，確認設備連接無誤。

視頻采集。按照采集程序，正確設置視頻源、視頻制式、視頻格式、視頻碼流、圖像分辨率、存儲路徑等參數，并對圖像的播放質量嚴格監控監控計算機上播放的視、音頻質量。

視頻編輯和格式轉換。采集后的視頻文件可以根據需要使用視頻編輯軟件或非線性編輯系統進行剪輯、編排和視頻質量及效果調整，必要時根據需要進行格式轉換。

光盤刻錄。將數字化后的視頻檔案刻錄到光盤中，刻錄光盤前要先建立光盤內目錄頁面，以方便利用者瀏覽光盤時查找，然后把硬盤上的數字視頻和光盤目錄一同刻錄到光盤上，檢查光盤質量，打印光盤封面并將其粘貼到光盤的盤盒上。

后期工作。每一視頻片段建立一條數據庫記錄，每條記錄中不僅包括一般的檔案著錄項目，還要加入視頻對象的源盤名稱、攝制日期、攝制地點、攝制人或單位、播放長度、源盤制式及技術參數、數字化采集人、存儲路徑（或光盤編號）、存儲格式、存儲參數、采錄編輯系統或軟件、內容提要等字段。

八、縮微膠片數字化

縮微膠片數字化是將縮微膠片通過數字掃描系統處理，使縮微膠片上的模擬影像轉換成數字影像之后進行存儲和還原。

1、縮微膠片數字化前期處理

數字化范圍。紙質和縮微膠片并存的檔案，采用縮微膠片轉換的方式，不再對檔案實體原件進行掃描數字化。

檢查整理。掃描之前應檢查縮微膠片物理形態無卷曲、變形、脆裂、粘連、乳劑層脫落等情況；無可見性微斑、變色、生霉等情況；密度、解像力等技術指標無明顯變化；無影響縮微膠片影像可讀性的其他情況。

內容檢查。應嚴格檢查檔案的完整性，對存在的問題加以記錄和說明；檢查檔案有無漏拍、補拍、分幅、合幅、雙幅、重復拍照等情況并進行記錄，以便提示工作人員在掃描時按要求進行處理；檢查檔案的頁號順序和頁數，對照檔案目錄逐條記錄頁號、頁數。

2、縮微膠片數字化基本步驟

調用與歸卷。從庫房調用縮微膠片時應按有關規定進行溫、濕度平衡調整；掃描過程中，應對縮微膠片進行妥善的保管和保護。掃描工作完成后，再次整理縮微膠片，應保持原排列順序不變，做到齊全、準確、無遺漏。

掃描方式。根據縮微膠片掃描設備的型號和圖像質量，選擇自動掃描和手動掃描。一盤（張）縮微膠片里影像的密度、解像力、幅面尺寸基本一致時，可選擇自動掃描方式；不一致時，可對對比度、曝光亮度、畫幅大小進行調整，選擇手動掃描方式。

3、縮微膠片數字化后期處理

補掃。對漏掃的文件和不符合質量要求的應進行補掃。

糾偏。對方向不正確的圖像進行旋轉處理，以符合閱讀習慣。

去污。對掃描中產生的影響圖像質量的黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理。拼接。為保證圖像內容的完整性，應對分幅圖像進行拼接。

記錄。填寫相關圖像處理登記表單，記錄工作種類、圖像出現的問題、處理情況以及責任人等。圖像存儲。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲；采用灰度模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲；提供網上檢索利用的圖像文件，也可存儲為CEB、PDF等格式。

目錄建庫。確定檔案目錄的著錄項目、字段長度和內容要求，建立目錄數據庫。圖像文件命名，宜用檔案目錄中的檔號作為文件夾名，文件夾內的圖像文件，按縮微膠片的盒（片）號及頁碼順序命名。

數據校驗。每一份圖像文件的名稱、頁數與目錄數據中的檔號、頁數應一致。圖像文件的名稱與目錄數據建立起一一對應的關聯關系。采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據的質量進行檢查。

第三節檔案數字資源整理與鑒定

一、檔案數字資源的分類

數字檔案資源分類是資源管理和提供利用的重要基礎。傳統檔案整理過程中已經形成一整套分類方法與分類體系，可以直接運用到數字檔案的管理中來。如，按照全宗（立檔單位）整理分類、按照檔案性質或者形式進行分類，將檔案分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、建國后檔案，將資料分為圖書資料、報紙、雜志、地圖等。

數字資源分類主要考慮管理的需要，也要兼顧資源檢索利用的要求。

二、檔案數字資源的鑒定

檔案數字資源的鑒定主要包括價值鑒定、開放鑒定和發布鑒定等。價值鑒定是指按照檔案保管期限的有關規定判定檔案保管期限的一項工作。開放鑒定是指按照《檔案法》及有關檔案館檔案開放的規定對到開放期的館藏檔案進行劃控，開放利用的一項工作。發布鑒定是指甄別和決定對外公布檔案內容及其相關信息的一項工作。電子文件或數字化檔案的鑒定除了上述三種形式外，還必須通過技術檢查（如清晰度、準確性、完整性檢查），讓利用者有效檢索、閱讀和理解數字檔案信息。

三、檔案數字資源劃控與開放

劃控開放是審慎分析檔案數字資源的內容特點，結合不同網絡平臺的傳播范圍、用戶群體和使用方式等，確定數字檔案資源在不同網絡環境下的用戶范圍及其利用權限，準確判定檔案內容的開放或控制使用。

1、劃控要求

檔案數字資源的劃控開放是一項政治性、專業性很強的工作，涉及國家秘密、知識產權或個人隱私的保護，必須熟悉國家相關的法律法規，合理確定劃控檔案的開放范圍和等級，兼顧檔案信息安全保密需求和用戶的合法利用需求，協調政府和公眾需要、局部與全局需要、特殊性與普遍性需要、短時與長久需要。在網絡上發布數字檔案信息應健全發布審批機制，凡是在公眾網和政務網發布的數字檔案資源，都必須辦理審批手續。

2、劃控等級

數字檔案館擁有局域網、政務網、公眾網甚至保密網等眾多網絡利用平臺。不同的網絡平臺存儲和管理著不同的資源，面向不同的用戶群體，即便同一網絡也要面向具有不同權限的用戶群體。因此，在網絡環境中將檔案簡單地劃分為“開放”和“控制使用”已經不能滿足要求，數字檔案館必須針對不同的網絡和不同的用戶群體提供與其權限相應的檔案劃控等級，可根據管理和利用的需要，將數字檔案劃分為三到四個等級，可視情況而定。

3、劃控單元

檔案數字資源的劃控開放，應以單份文件為單元，傳統檔案劃控開放工作以案卷為單位進行的鑒定模式不再適用于數字檔案的開放利用。數字檔案的利用劃控必須更為具體、準確。

4、劃控手段

利用計算機的快捷檢索和批量處理功能，結合人工分析判斷來對數字檔案信息的開放等級進行批量標注。

需要通過閱讀全文才能確定開放等級的檔案，可以通過鏈接直接打開全文，依據閱讀檔案全文來確定文件開放等級。凡是劃為開放級的，需要發布到互聯網的檔案，必須閱讀全文，并結合全文內容確定開放等級。

隱私保護成、知識產權保護已成為檔案鑒定劃控的重要著力點。

第七章

檔案數據管理

第一節

檔案數據存儲管理

一、存儲規劃

存儲管理的關鍵是對容量的規劃。了解有多少存儲可用，知道存儲的具體位置，以及為用戶和應用分配存儲資源。

二、存儲管理的標準

存儲管理一個關鍵的標準是否能夠通過一個單一產品來管理多個存儲系統。之后，需要對大量的陣列特性和功能進行研究，來確認哪種工具是適合你具體情況的最佳選擇，以及如何鑒別最佳存儲管理和容量規劃工具。

三、存儲管理主要準則

1、了解存儲的利用率和其他關鍵屬性

存儲管理和容量規劃工具的第一基準，就是要確認有多少可用存儲空間，報告你的總存儲容量有多少正在使用。任何存儲管理工具應該能夠提供這樣的信息，但它必須具有與你的存儲平臺的互操作性。一個好的容量規劃工具將一直監控存儲利用率，并為用戶提供存儲購買建議。

2、將增長率納入成本的考慮

對存儲增長的管理是管理存儲成本的最佳方式，了解你的年復合存儲增長率是如何與你的存儲預算相關聯，是非常重要的。據統計，盡管新的存儲容量不斷擴大，但每年存儲價格通常會下降約35%到40%。

3、包括數據分類和遷移的特點

許多較老的存儲規劃工具還停留在對利用率和性能的分析，新產品對會檢查文件的所有權、應用關系何其他需求。一旦數據被識別和分類，就可能將存儲資源與特定的數據類型相匹配。任務關鍵型的數據類型要存儲在昂貴的高性能存儲中，而不重要的數據可存儲在成本較低的近線(near-line)存儲中。

4、用異構工具取代較老的工具

要盡可能地減少企業中存儲管理工具的數量。較少的工具能夠簡化存儲管理員的學習過程，減少版權的費用支出，并減輕軟件的維護任務。然而，存儲管理員必須選擇一個支持目前所有（或大多數）存儲系統的管理工具。

5、使用重復數據冊0除使存儲效率最大化

重復數據刪除消除冗余數據的能力是引人注目的。雖然重復數據刪除還不是大多數存儲管理工具本身具有的特點，但是這種¨智能壓縮¨已成為歸檔或內容尋址存儲(GAS)平臺的一個重要組成部分。重復數據刪除能夠提供高達50：1的壓縮比。

6、將數據保存納入到存儲增長和管理

存儲管理工具要盡可能地支持并增強存儲策略。當數據保存期到期時，管理工具應該能夠盡可能地確保對不需要的數據進行安全的刪除。

7、可擴展性滿足近期和長期的存儲增長需求

管理工具必須最有擴展性，能夠容納數百臺設備，支持幾十種操作系統版本，以及能夠跨局域網、廣域網和SAN網絡進行操作。存儲管理員必須了解并測試可擴展性的局限程度，并且決定何時基礎設施的增長應該需要新的軟件版本，或者一個完全不同的管理產品。

8、存儲管理應包括虛擬化

服務器虛擬化允許一臺物理服務器去主控許多邏輯（虛擬）機；存儲虛擬化可以允許不同的物理存儲設備或系統被視為一個單

一、無所不在的存儲資源。這兩種方法都可以提高利用率，從而節省對新產品的購買。存儲管理工具要始終包括對虛擬化和流行虛擬平臺的支持。

第二節

檔案數據備份

存儲備份是一種數據安全策略，是將原始數據完全一樣地復制，嚴格來說應復制兩份，保存在異地。在原始數據丟失或遭到破壞的情況下，利用存儲備份的數據把原始的數據恢復出來，使系統能夠正常工作。

一、備份技術選擇

備份具有三個主要的特點：一是備份最大的忌諱是在備份過程中因備份介質容量不足而更換介質。二是備份的目的是為了防備萬一發生的意外事故，如自然災害、病毒侵入、人為破壞等。三是可管理性是備份中一個關鍵因素。在選擇備份系統時，既要做到滿足系統容量不斷增加的需求，又需要所用的備份軟件能夠支持多平臺系統。

一個完整的數據備份和災難恢復方案，應包括備份模式的設定、備份硬件、備份軟件、備份策略和災難恢復計劃五個部分。

1、備份模式的設定

備份模式一般分為DAS(Direct AttachedStorage：直連的存儲)、NAS(NetworkAttached Storage：網絡連接的存儲)、SAN（Storage Area Network：存儲區域網）。

2、備份硬件

一般說來丟失數據有三種可能：人為的錯誤、漏洞和病毒、設備失靈。解決方法包括硬盤介質存儲、光學介質和磁帶／磁帶機存儲技術。

與磁帶／磁帶機存儲技術和光學介質備份相比，硬盤存儲所需費用是昂貴。磁盤存儲技術雖然可以提供容錯性解決方案，但容錯卻不能抵御用戶的錯誤和病毒。

磁帶機所具有的優勢是：容量大并可靈活配置、速度相對適中、介質保存長久，存儲時間超過30年、成本較低、數據安全性高、可實現無人操作的自動備份等。

3、備份軟件

備份軟件主要分兩大類：一是各個操作系統廠商在軟件內附帶的，如NetWare操作系統的“Backup”功能、NT操作系統的“NTBackup”等；二是專業備份軟件廠商提供的全面的專業備份軟件，如賽門鐵克公司的Veritas NetBackup和HP公司的DataProtector等。對于備份軟件的選擇，不僅要注重使用方便、自動化程度高，還要有好的擴展性和靈活性。同時，跨平臺的網絡數據備份軟件能滿足用戶在數據保護、系統恢復和病毒防護方面的支持。

二、備份計劃

災難恢復的先決條件是要做好備份策略及恢復計劃。日常備份計劃描述每天的備份以什么方式進行、使用什么介質、什么時間進行以及系統備份方案的具體實施細則。備份方式主要有全備份、增量備份和差分備份。

全備份所需時間最長，但恢復時間最短，操作最方便，當系統中數據量不大時，采用全備份最可靠。增量備份和差分備份所需的備份介質和備份時間都會少一些，但是恢復起來要比全備份麻煩一些。

三、災難恢復

災難恢復措施在整個備份中占有相當重要的地位，關系到系統、軟件與數據在經歷災難后能否快速、準確地恢復。

磁帶存儲備份技術是最成熟、可靠的保全數據的方法，不斷滿足對數據存儲備份新的要求；磁帶是最便宜的數據存儲介質；磁帶是可移動的存儲介質，同時磁帶可以脫機保存，確保了數據的安全性。

磁帶庫是將多臺磁帶機、多盤磁帶、存放磁帶的智能機械臂系統和磁帶庫管理、控制、監測、診斷系集成在一個箱體里。使用磁帶庫作為自動存儲解決方案有存儲容量大、速度快、自動操作、存儲備份數據更安全等優點：

做好檔案的異地備份工作不能理解成簡單的數據拷貝，它是一個系統工程，涉及到管理制度和技術保障的各個方面，重點要做到以下幾點：

1、重視數據備份系統的建設

數據備份從本質上來講是拷貝+管理，在建設檔案信息管理系統時必須同步建設數據備份系統，采用技術主流、操作簡便的專業備份系統，保證重要的檔案數據按照優化的策略及時進行備份。

2、加強備份介質有效性的檢查

數據備份到安全介質上后，并不是一勞永逸實現安全備份。隨著時間的推移介質本身也可損壞實效。根據《電子文件歸檔與管理規范》

(G B/T 18894-2002)的規定，對存有檔案數據的磁性載體每滿2年，光盤載體每滿4年要進行一次抽樣檢驗，抽樣率不低于10%，如發現可讀性出現問題，應及時采取恢復措施；對磁性載體上的檔案數據，應每4年轉存一次，同時要保證設備的兼容性。

3、必須建立數據恢復的預案 數據備份的目的是為了數據的恢復，只有能夠恢復的數據備份才是真正有意義的數據備份。數據存儲在異地，攜帶運輸不方便，在運輸過程中也會有安全風險，在建立起檔案數據的異地備份庫時，必須同時建立數據恢復的預案，做到當出現數據災難時，能夠使用最少的備份數據，安全、快速、準確恢復數據，保證系統的使用。

4、建立異地備份工作信息化管理

數據備份是一項難度大，專業性強的信息化，要做好這項工作，數據備份工作也必須實現信息化管理，應對出入庫的檔案數據備份進行詳細的記錄和管理，隨時對異地備份庫中檔案備份數據的種類、數量、備份時間和使用情況進行查詢和統計，再配合一套嚴格的管理制度，以保證異地備份數據的安全和有序。

第三節

檔案資源數據庫建設

運用計算機及其相關技術設備管理數字檔案信息，一般采取數據庫技術方法進行。數據庫從不同角度可以劃分為很多類型，所管理的資源數據主要分為結構化的數據（如元數據或目錄數據）和非結構化的數據（如文本、圖像、音頻、視頻等）。

結構化數據在數字檔案館中具有非常重要的作用，數字檔案館對信息資源的管理首先是從結構化數據（即目錄數據）開始的。結構化數據與非結構化數據的關聯由業務軟件系統來協調，對底層的存儲管理則交給操作系統和數據庫管理系統來完成。數字檔案館的數據庫一般包括目錄數據庫、元數據庫（集）、內容數據庫（原文數據集）等。

一、檔案目錄數據庫

檔案目錄數據庫又稱為“檔案機讀目錄”或“檔案電子目錄”，是存儲在計算機內，使用某種數據庫管理系統組織管理起來的檔案目錄數據集合。檔案目錄數據庫是數字檔案資源管理的基礎，是開發利用檔案信息資源的關鍵，它將反映檔案內容特征和形式特征的各種目錄信息，依照一定的寧段要求存入計算機中，形成用計算機檢索的目錄數據體系。

根據著錄對象的不同，檔案目錄數據庫分為文件級目錄數據庫、案卷級目錄數據庫和專題目錄數據庫三大類。

1、檔案目錄數據庫的設計

關系型數據庫管理系統是存儲、管理結構化的檔案目錄數據的最佳工具。構建檔案目錄數據庫，要設計檔案目錄數據庫的庫結構，包括確定檔案目錄數據庫將包括哪些著錄項目（記錄字段），確定每個著錄項目的格式（記錄字段的字段類型、字段長度和約束條件等）。還要根據目錄數據量和用戶訪問量來選擇適宜的數據庫管理系統。

確定著錄項目。傳統檔案的機讀目錄項目可以依據《檔案著錄規則》的規定來確定。電子文件的機讀目錄還要補充相應的元數據，形成完整的檔案機讀目錄所要求的項目。

確定數據格式。具體規定每個著錄項目（記錄字段）的數據類型和字段長度。數據庫管理系統所管理的數據對象是結構化的，因此必須事先確定好檔案目錄數據庫各字段的 名稱、字段類型、代碼體系和約束條件等。2．檔案目錄數據的著錄、標引和錄入

錄入前的前處理工作。在建庫時原始檔案及這些檔案已有的紙質著錄卡片、案卷目錄或文件目錄要收集起來，進行初步鑒定，確認其準確、完整和系統。對于紙質目錄中缺失的項目或不規范、不準確的內容要對照檔案原件逐個修改、補充齊全。

錄入數據的質量管理。一是成立質量督查機構，嚴格實施質量抽檢制度。抽調相關方面的人員組成質量監督組，制訂建庫各工作環節的具體要求和質量標準，負責對檔案目錄數據庫進行質量抽檢、驗收。二是加強對建庫人員的培訓。對參與建庫的人員進行檔案著錄、數據準備、數據錄入方法、標準和規范方面的培訓，提高其質量意識和安全意識。三是采取一定的技術手段來糾正和防止著錄、錄入錯誤。

二、檔案元數據庫

元數據是反映數據屬性的數據，是描述或反映檔案文件背景、內容、結構及其管理過程的數據。元數據庫建設是電子文件和數字檔案管理的必要手段。保存檔案文件的元數據是保證數字檔案可靠和可用的一項重要措施。《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)《基于XML的電子文件封裝規范》(DA/T48-2009)《電子檔案基礎元數據庫結構和封裝格式》(DB32/T 1893-2011)。

1、元數據方案設計原則

科學性原則。檔案元數據標準的設計必須在文件運動理論的指導下，總結檔案文件管理的實踐經驗，借鑒國內外已有的研究成果，編制出科學、實用、有效的元數據方案。

一致性原則。要全面收集和系統研究國內外相關標準，遵循或尊重現有的國際標準、國家標準和行業標準。

全面性原則。要對元數據的語義、屬性、結構及語法進行規范化的描述，在微觀層次上使元數據標準化。

可擴展性原則。元數據標準設計應注重元數據體系和每個元數據模塊的可擴展性，保留并細化元數據元素的空間，以適應未來需求的變化。

互操作原則。元數據標準的設計必須重視元數據的易轉換性，能夠方便地將元數據轉換為其他系統常用的元數據標準，在不同系統中實現同一元數據標準或不同元數據標準間數據的高效交換或轉換。

開放性原則。元數據規范的設計要具有開放性，以適應不同的信息來源和信息種類。

2、與元數據相關的資源分析

資源分析主要用于明確與元數據相關的電子文件資源的特點、范圍、選擇標準等，主要包括：電子文件類型的定義和范圍、檔案文件間的關系、著錄級別和著錄單元、屬性語義以及對于具體屬性的檢索需求等。資源分析可以看作是對元數據結構與語義描述的需求分析。

電子文件元數據所對應描述的數字對象集為通用的電子文件核心元數據，主要為原生電子文件與數字化文件（文本、圖像）元數據。電子文件元數據標準選取的元數據種類主要有描述型、管理型、結構型和保存型元數據。

描述型元素的著錄包括：文件標識、文件題名、文件主題、文件描述、文件日期、語種、文種、覆蓋范圍、責任者標識、責任者描述、業務標識、業務描述、關系標識、相關實體標識、關系定義、關系時間等。

結構型元素的著錄包括：文件技術環境、存儲位置、文件層級、責任者層級、業務層級、實體類型、相關實體類型等。

管理型元素的著錄有：文件處置、文件權限、責任者權限、業務權限、業務法規依據、文件管理歷史、責任者行為歷史、業務處理過程等。

保存型元素的著錄包括：簽名、鎖定簽名、編碼等。

三、檔案內容數據庫

1、內容數據庫及其類型

內容數據庫是指數字檔案的原文數據集，其信息類型多種多樣，如文本、圖片、表格、音頻、視頻等，它們是數字檔案資源建設的主體。

檔案的內容數據庫通常按照檔案內容和形式特點分別建庫，一般劃分為電子文件數據庫、掃描文件數據庫、照片數據庫、多媒體數據庫等。

數字檔案館建設應按照資源數量、設備條件、用戶需求等建立符合實際需要的檔案內容數據庫。

2、內容數據庫系統

數字檔案必須將其內容數據與元數據建立持久有效的聯系，確保其可靠和可用。建構功能完備的檔案內容數據庫系統為海量存儲系統，存儲的信息可能具有異地分布、異種數據結構等特點。檔案內容數據庫系統應實現以下基本功能：

一是對不同類型、格式的多媒體檔案內容信息的獲取、存儲能力。能夠存取傳輸多種來源、不同形式的檔案內容信息，并經轉換、壓縮等技術處理后存儲。

二是獨立于內容的數據管理功能。能夠按照確定的結構有效組織大量分布式的，不同類型、不同數據結構的數字化檔案內容信息，并為之建立有效的檢索系統。

三是快速跨庫訪問和查詢功能。檔案內容信息為非結構化信息或半結構化信息，其檢索需將數據庫技術與專門信息技術結合起來，集成豐富的查詢技術。四是權限管理功能。提供一系列全面的權限管理工具，對數字檔案內容的訪問和使用進行許可、控制和監督。

五是網上發布功能。檔案內容數據庫應能夠從所在網絡系統上發送信息，利用者可在任何具有圖形化用戶界面的計算機系統上閱讀。

四、數據倉庫

數據倉庫是對底層基礎數據庫中的數據進行集成、轉換和綜合，面向利用重新組織而成的數據集，主要承擔優化檢索的計算任務。

數據倉庫中的數據由數據抽取工具自基礎數據庫抽取、處理，并根據一定的主題經過二次加工形成。數據可以來自基礎數據庫中的一個或多個數據表，也可以是其中的一個或多個字段，源數據表的結構可以是異型、異構的。

第八章檔案信息資源共享與利用

第一節 檔案信息資源共享與利用的途徑

數字檔案館的檔案信息資源共享與利用的途徑主要是數字檔案的提供利用、電子政務網中的數字檔案共享和互聯網上數字檔案的發布等。

一、數字檔案的提供利用

數字檔案的提供利用是指基于數字檔案館內網系統的、為來館查閱利用檔案者提供數字檔案利用的模式。數字檔案館建設最核心的內容之一就是數字檔案館內網建設。由于安全的考慮，數字檔案館內網必須是與其他網絡實行物理隔斷的局域網。數字檔案館檔案信息資源的利用最基本的方式就是在館內為利用者提供利用數字檔案。

二、互聯網上數字檔案發布

互聯網上數字檔案發布是指檔案館通過互聯網設立門戶網站或建立網頁等發布經過甄選、編纂可以公開的數字檔案和信息，方便利用者利用檔案信息資源。需要注意的是在互聯網上發布數字檔案及其信息等同于公布檔案，因此檔案館必須從檔案信息安全考慮，對需要公布的檔案信息進行必要的鑒定，確保上網公布的檔案信息不會產生安全問題。

第二節

檔案信息資源的提供利用

檔案信息資源的提供利用主要包括接待利用和內部利用兩個方面。

一、檔案信息接待利用

檔案信息接待利用是指在館內為外來利用者提供利用數字檔案及其信息的方式。檔案館的電子檔案閱覽室利用系統是檔案館業務管理系統的重要組成部分（子系統）。利用者可根據不同的需求辦理相應手續，利用館藏文字、圖片、音頻、視頻等各種媒體形式的電子檔案。

二、內部利用

內部利用是指本館內部有關機構和人員，通過權限控制和利用賦權后在數字檔案館內網系統中利用數字檔案及其信息。本館業務工作中需要利用數字檔案及其信息，尤其在本館檔案的接收、整理、鑒定、搶救保護、開放、編研以及展覽、陳列等方面有著客觀的需求。

第三節

電子政務網中檔案信息資源的共享00 數字檔案館在電子政務網提供的數字檔案交換與共享平臺0上進行檔案信息資源的共享。這包括數字檔案館數字檔案的共享、各機關單位現行文件的共享和各機關單位數字檔案室數字檔案的共享。概括地說就是電子文件中心、數字檔案室、數字檔案館在電子政務網中的信息互通、共享和利用。

一、電子政務網提供數字檔案交換與共享平臺

電子政務網是地區黨政機關范圍內構建的政務信息局域網，為實現數字檔案交換與共享必須應用數字檔案交換與共享系統，從而為數字檔案（文件）在局域網內互通、共享和利用提供前提和技術條件。

二、電子政務網中電子文件的共享和利用

電子政務網為實現電子文件的交換與共享必須應用電子文件交換與共享系統，從而為電子文件在局域網內互通、共享和利用提供前提和技術條件。電子文件的交換主要是解決電子文件的傳輸與接收，是辦公系統發揮作用和效力的基本功能之一。電子文件的共享主要是指電子政務網中各單位和人員對現行電子文件的各種利用，是電子文件中心（或現行電子文件中心）的基本功能之一。

三、電子政務網中數寧檔案的共享和利用

電子政務網為實現數字檔案的交換與共享，則必須應用數字檔案交換與共享系統，從而為數字檔案在局域網內互通、共享和利用提供前提和技術條件。數字檔案來源主要是數字檔案館和各單位數字檔案室（或電子檔案中心）的數字檔案。系統應具備可以為電子政務網中各單位和人員提供數字檔案的傳輸與接收、查詢、檢索、利用等服務功能。

第四節

檔案信息資源的發布

檔案館通過互聯網設立門戶網站或建立網頁等發布檔案信息必須經過甄選、編纂，確定可以公開，確保上網公布的檔案信息不會產生任何安全問題。既要保證公眾盡可能地分享檔案信息，又要保證檔案信息的安全。

一、上網檔案信息的需求預測

了解和預測上網檔案信息的各種需求，是我們研究上網檔案信息的管理方法、確定上網檔案信息的范圍和標準的前提。

上網檔案信息的需求有：一是上網檔案信息利用者的需求，這是檔案信息上網的根本動因、出發點和最終目的。二是上網檔案信息提供者的需求。三是檔案信息上網的形式需求。四是上網檔案信息的內容需求。

二、上網檔案信息的管理方法

檔案信息上網是一項系統性的工作。對上網檔案信息必須進行科學管理，才能真正使檔案信息上網工作有效開展。上網檔案信息的管理方法包括檔案信息的上網管理、網頁（網站）的正常維護、網絡信息安全維護以及信息數據庫的管理等方面。

1、檔案信息的上網管理

檔案信息的上網管理主要是指上網檔案信息提供者從篩選檔案信息上網到上網檔案信息管理的全過程，包括檔案信息上網管理的組織分工、人員配置、程序步驟等。

檔案信息上網管理的組織分工包括三個方面：一是建立領導機構，負責制訂政策、計劃、制度，組織協調整個檔案信息上網工作以及對檔案信息上網的鑒定與審批；二是明確檔案信息網管機構，負責檔案信息上網的行政管理與運作以及技術維護等；三是建立上網檔案信息員網絡，有效地組織起來，為檔案信息上網提供最廣泛的基礎和支撐，形成具有較大覆蓋面、多層次的檔案信息網絡管理“樹”，使檔案信息源源不斷地提供上網。

檔案信息上網管理的人員配置與要求包括：

一是領導機構成員應由單位負責人和與檔案信息上網管理相關部門的負責人以及網管機構負責人組成，在整體上應具有多方面的知識結構，包括政治、檔案專業、現代管理、編輯出版、電子計算機專業等；

二是網管機構的工作包括行政事務、編輯、宣傳培訓、網站的維護與升級、后勤保障等； 三是上網檔案信息員要求具備較高的文字表達能力、檔案及其相關知識與研究能力等。

在檔案信息上網管理過程中，應形成專門的《上網檔案信息報送審批表》和《上網檔案信息使用（修改）通知單》等，網管機構應建立《上網檔案信息登記簿》和相關統計臺帳。

檔案信息上網管理的程序步驟：報送（由職能部門或信息員向網管機構報送上網檔案信息）、審核（由網管機構初審后報送領導機構）、鑒定（由領導機構的有關專家對上網檔案信息進行上網鑒定）、審批（領導機構負責人審定批準）、技術處理（由網管機構有關技術人員進行上網技術處理）、信息反饋（由網管機構將上網檔案信息上網情況通知報送部門）。

2、上網檔案信息數據的管理

上網檔案信息數據的管理極其重要，包括上網檔案信息數據的建庫與入庫、數據的維護檢查、數據的取消和備份等。建庫與入庫。上網檔案信息必須建立專門的、相對獨立的數據庫。上網檔案信息數據必須采用標準數據交換格式，以便網絡使用方便。上網檔案信息入庫（建庫）的工作程序包括上網檔案信息數據錄入提交、登記核對、入庫（建庫）申報、審批、進庫（建庫）、鏈接（包括申報、審批、技術鏈接、核查）。檔案館的所有上網檔案信息須由館領導審查同意后，由網管負責人安排網絡管理員發布到網上提供利用。

數據的安全維護。上網檔案信息數據的安全維護就是應用通信安全技術和計算機安全技術等，對有關信息數據的安全技術進行結構設計、數據的日常維護和升級維護，發現問題及時采取措施解決并報告情況、防患于未燃，確保上網檔案信息數據的安全性、完整性。

數據的備份和撤銷。為確保上網檔案信息數據的安全，上網檔案信息數據必須進行物理異地備份，防止數據庫數據的丟失和損毀。備份有即時備份和定時備份兩種。

上網檔案信息數據庫（或數據）撤銷與上網檔案信息數據入庫入庫（建庫）一樣要經過專門的工作程序，包括撤銷上網檔案信息數據庫（數據）的匯總提交、登記核對、申報、審批、撤銷鏈接、刪除數據（含備份數據）。

三、上網檔案鑒定工作

上網檔案鑒定工作是指檔案管理機構及其人員根據檔案信息上網工作的需要，鑒別和判定檔案內容是否可以上網發布的一項必不可少的工作。它既是檔案信息上網工作的一個重要環節，又是檔案鑒定工作的一個新內容。檔案信息內容廣泛，其中不乏事關國家安全利益、經濟利益、社會影響以及個人隱私等，在檔案信息上網時要充分考慮各種因素，避免造成不必要的糾紛、危害和損失。一般來說，有關檔案的信息上網發布，只要經過審批即可，而檔案內容的上網發布還必須經過上網檔案鑒定。

1、上網檔案信息鑒定工作方法

上網檔案信息鑒定工作方法主要包括上網檔案信息鑒定的組織、原則、方式、程序等。

上網檔案信息鑒定的組織主要是上網檔案鑒定的責任機構、人員和機制相關。上網檔案鑒定的責任機構主要包括檔案館檔案鑒定工作領導（專家）小組和檔案館檔案鑒定工作小組。一般有以下幾種：相對獨立的上網檔案鑒定組織（專門進行上網檔案鑒定的專家組織）、檔案上網工作組織（由在檔案上網工作領導組織中的專家負責上網檔案鑒定）、檔案鑒定組織（負責檔案鑒定的領導或專家組織同時負責上網檔案鑒定）、職能部門（明確某個一級內設職能機構負責上網檔案鑒定）等。

上網檔案鑒定人員是指檔案館負責檔案上網鑒定的專、兼職人員。在檔案館實際開展上網檔案鑒定工作中應有不同人才進行不同組合，才能更好發揮效能。

上網檔案鑒定工作方法主要包括制訂上網檔案鑒定工作計劃、建立上網檔案鑒定工作領導（專家）小組（負責上網檔案鑒定工作的領導、組織、協調、審核和監督）、建立上網檔案鑒定工作小組（負責上網檔案鑒定的具體業務工作。

上網檔案信息鑒定原則是：上網檔案鑒定工作必須遵循的總的方法和要求，就是從國家和人民的整體利益出發，結合館藏檔案的實際情況，運用全面的、歷史的、發展的觀點判定檔案的內容可否上網公布。

上網檔案信息鑒定方式一般有兩種：一是直接鑒定法，就是逐件逐份地對檔案的內容進行鑒定； 二是間接鑒定法，就是先利用文件級目錄進行初步鑒定，然后在對照檔案進行簡單核對，對有疑問的再進行逐件鑒定。

上網檔案信息鑒定工作程序主要由工作啟動程序和具體鑒定程序兩個具體操作程序組成。

工作啟動程序主要包括：制訂（修改）檔案館檔案上網鑒定工作制度、確定（修改）檔案館檔案上網鑒定的范圍和標準、調查和了解上網鑒定檔案的情況和數量、制定檔案上網鑒定工作計劃和安排、領導審批、組織上網檔案的鑒定等。

具體鑒定程序主要包括：填單（鑒定人員從檔案館調閱檔案或文件級目錄，填寫上網檔案鑒定工作單）、初審（鑒定人員審閱檔案內容或文件級目錄，提出初步鑒定意見）、審核（部門或工作組領導、專家對初審結果進行審查，提出審核意見供領導審批）、審批（領導小組負責人或檔案館負責人對審核意見進行審定，確定是否批準）、移交（鑒定人員將上網檔案鑒定工作單移送檔案館網管機構通知上網，同時歸還調閱的檔案或文件目錄）。

經過鑒定后，可上網檔案信息由網管機構進行登記和技術處理即可上網發布。

第二篇：企業檔案信息資源開發

企業檔案信息資源開發

摘要

企業檔案是企業信息源的核心，現代企業的經濟循環極大程度依賴企業信息資源的開發利用。企業要高效獲取和綜合利用各種信息資源，以有效滿足企業當前和未來的信息需求，企業檔案信息資源開發是企業信息資源管理的核心。

關鍵詞

企業檔案

信息資源

信息化

一、企業檔案是是企業信息源的核心

企業在生產經營等一系列經濟活動中，需要各種各樣的信息。根據信息的來源大致可分為：企業內部信息資源，包括人才資源、財務、銷售、設備、新產品開發、日常生產、廣告及企業會議記錄等信息；企業外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。其中，人才資源、財務、銷售、設備、新產品開發、企業會議記錄、政府各部門文件屬于企業檔案范疇。由此可見，企業信息源的主體是企業檔案，企業檔案是以科學技術檔案為主體,生產經營檔案為重點,其中包括方案統計、經營銷售、物資供給、財務管理、人事檔案、教育衛生和黨、政、工等方面的檔案,是同企業人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富,它的儲藏實際上已成為企業技術儲藏的一種形式,其豐富程度常常是企業技術潛力的大小和開展后勁的一種標志。國外企業家都把自己的檔案資料看作企業存在和開展的財富。

二、開發企業檔案信息資源存在的阻礙

〔1〕檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識

現在，仍有大局部企業員工，甚至不少企業中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄〞，“檔案就是保密材料〞，“檔案只要被保管好、不喪失就行了〞，“檔案就是寫在紙上的書面材料〞的層面上，而沒有充分意識到作為企業重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有效勞于企業現實的重要價值。除了紙質檔案之外，電子檔案是企業檔案的新成員，數字化平臺是企業檔案信息管理和效勞的新舞臺。

〔2〕企業檔案信息資源分散，無法提供系統效勞

隨著企業規模不斷擴大或企業合并，涌現了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公的下屬機構或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構移交檔案。特別是一些企業的分公司，由于產權關系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構移交檔案。自20世紀80

年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質性進展。即便一些企業將圖書情報機構和檔案機構合并，成立信息中心，但也只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統的、綜合的、集成的信息效勞。

〔3〕企業領導意識淡薄,對檔案工作不夠重視。

企業領導應有的重視,是檔案工作好壞的關鍵一環。有些企業領導就忽略了企業檔案對企業經濟開展有著重要性的認識,有的企業檔案機構被撤銷,檔案工作無分管領導，檔案人員被削減或一崗多職,或把機構改革優化下來的干部硬性安排在檔案部門,人員更換頻繁,使檔案人員處于新手上崗的局面。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設法下海、跳槽或從事第二職業,這些都導致了檔案部門的檔案人員業務素質下降,根底管理出現嚴重滑坡現象。不少企業原有的檔案庫房條件不符合“

八防〞要求,升過級、達過標的企業,很長時間檔案工作沒有開展,等等。

〔4〕企業形成的文件材料收集難。

檔案工作的最終目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一項重要的根底工作,可以說是檔案工作的源泉。只有收集到齊全完整的文字材料,才可能有豐富的檔案內容,也才能充分發揮檔案工作的效勞作用。個別企業建廠多年,開展到今天,也有些規模,可案卷數量少得可憐,根本不能反映企業的歷史面貌和開展情況,更談不上案卷的標準標準化。通過調查分析這一問題,應該歸檔卻收集不上來的材料領導手中有、業務部門有、做具體工作的個人手中有。文件材料收集不齊全,嚴重影響了檔案工作效勞作用的發揮。如此薄弱的檔案意識,檔案工作的地位不能提升到相應的位置,形成一種惡性循環,影響了檔案工作的開展。

〔5〕檔案管理人員業務素質偏低。

企業檔案工作幾年來開展緩慢,檔案人員專業知識、業務素質偏低也是一個制約因素。從基層調查局部企業檔案人員的根本情況來看,企業中檔案人員的文化素質、年齡結構、業務水平,很難適應新形勢下企業檔案工作的需要。企業檔案人員更換頻繁,同樣是制約企業檔案工作的因素,為什么文化業務素質不高的同志任檔案人員而還時常更換呢主要是企業領導頭腦中有一種思想上的認識偏差,認為做檔案工作量小、要求低,不需要太高素質的工作人員,認為差不多就可以了。

〔6〕檔案工作轉身慢,信息效勞跟不上。

在市場經濟改革中,許多新鮮事物不斷出現。有些地方根據企業開展的需要,對企業進行重組轉制,鼓勵二次創業。在這種活動中,迫切需要企業一些原始性的文件材料。在這種需要檔案工作大顯身手的時候,許多企業的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準確無誤、充分的檔案證明,造成許多不應該的遺憾。如此種種,在新的形勢下,企業檔案工作轉身慢、主動效勞差,還停留在“

守攤〞的水平上,早已不能滿足企業在市場競爭中的需要。

四、如何做好企業檔案信息資源開發

隨著信息化時代的到來,人們對信息的獲取和傳遞方式發生了革命性的變化,對檔案信息的收集、管理和開發利用提出了劃時代的要求。檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“

數字化〞、“

網絡化〞為主,如館藏檔案的數字化、電子文檔管理的一體化、檔案信息提供利用的網絡化等。因此,強調檔案管理的多方面、多角度和綜合性、信息化,是現代檔案工作的新特點,是對傳統的檔案信息管理思想、管理目標和管理方式的重大突破。信息化是當今世界經濟及社會開展的主題,它已滲透到社會各個領域,改變和影響著社會的方方面面。企業辦公自動化、資源配置聯動化、產品銷售信息化等管理體系的建立,已成為現代企業參與市場競爭的關鍵條件。企業檔案作為企業內部運行中不可或缺的珍貴資源,對企業的生產和開展起著不可估量的作用,只有加快企業檔案的信息化建設,才能及時高效地向企業管理者及相關人員傳遞企業所需要的信息,才能使企業在競爭中立于不敗之地。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實體管理和檔案信息管理。企業檔案管理人員要充分認識到在保管好檔案實體的同時,努力開發檔案信息資源的重要意義。

要做好企業檔案信息資源開發，首先要在傳統檔案工作根底上做到四個創新：

〔1〕檔案工作的觀念創新

樹立檔案是信息資源的觀念。隨著企業生產經營活動的日漸擴大，網上交易、電子商務、遠程交流、涉外經濟技術合作等一系列活動中產生了大量的、新型的、不同載體的檔案。這些檔案是流動和傳播中不斷增值的知識，是企業經營管理活動中生成的重要的信息資源。因此，企業必須將檔案信息列入企業整體信息化進程中，將檔案作為企業開展的重要資源，充分發揮其作用。樹立檔案信息管理創新的觀念。知識經濟是以科技為導向，要在競爭中培育自身的核心競爭力贏得優勢，既要靠整體戰略的實施和物質資源的整合，也要靠最新的信息、最新的知識和知識人才的相對優勢，誰最先掌握了第一手信息，誰就會在競爭中取勝。所以，檔案信息資源的儲藏和利用狀況直接影響企業資源的配置和工作效率，影響到企業整體開展水平。樹立檔案信息資源的新效勞觀念。檔案信息資源作為企業信息化建設的重要組成局部，它要效勞于企業整體創新開展，就必須打破封閉狀態，改變以往的工作方式，為企業謀求開展提供開放式、全方位的效勞。

〔2〕檔案工作業務的創新

面對知識經濟和國際化趨勢，企業間的交流與合作已成為主流，檔案工作內容和創新必須以此為向導不斷開展。首先應加大檔案信息資源的采集，擴展信息資源的范圍，增加信息資源的儲藏，特別是加大對有關企業資本運營、科學管理、企業開展定位等信息的收集管理。其次，要優化檔案資源的結構。一方面繼續增加企業現實業務開展需要的信息；另一方面從開展和戰略的角度，重新審視室藏結構和質量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，以確保檔案室藏的精煉和優化。在檔案鑒定的根底上，對永久保存的紙質檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，利用邏輯組合方法設立“虛擬卷〞。

〔3〕檔案工作的管理創新

企業傳統的檔案管理是一種封閉式管理體制，室藏資源主要局限于本企業特定的經營范圍內，效勞的對象也主要是領導和各職能部門。隨著企業走向市場，企業經營開展對信息資源的依賴性越來越大，未來的檔案部門應成為開放的企業信息效勞咨詢機構。所以，企業檔案工作必須進入企業信息管理系統，擴大信息交流渠道，發揮檔案信息資源網的輻射作用，使檔案真正成為企業信息效勞系統的重要組成局部。企業檔案管理創新要求在觀念和體制創新的根底上對檔案管理全程進行創新。一要增強整體思維，注意檔案利用效益的整體性、長效性。擺正檔案利用的眼前利益與長遠利益的關系，追求檔案信息資源開發的規模效應。二要注意開發與企業開展密切相關的編研課題，使檔案編研工作貼近企業經營工作的實際。三要利用現代技術手段加強對檔案信息資源的管理和保護，如編目、檢索、統計、借閱等等工作可利用計算機完成。四要根據企業檔案信息管理工作開展的需要，對現有檔案管理制度進行補充完善，將檔案信息資源管理納入企業管理體系。

〔4〕檔案工作的技術創新

技術創新是企業檔案信息工作創新的根本手段。企業檔案信息管理要改變原有的手工操作方法和分割的組織體系，就要大力引入現代科技手段，建立檔案信息中心，實現檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動化和網絡化。實現文檔一體化，實現各種門類檔案的自動化管理。借助多媒體技術，對企業檔案進行存儲、加工，使檔案信息資源到達圖、文、聲一體化傳輸效勞，使重要的歷史資料得以長久保護和有效修復，也為未來檔案信息資源進一步轉換利用創造條件。借助檔案信息數據庫、檔案信息資源網絡，通過網絡的輻射作用實現企業檔案管理的整體效應和規模效應，實現全員檔案信息資源共享，促進檔案信息管理的標準化、標準化和現代化。

此外，企業領導必須提高認識,重視檔案資源的開發利用工作。企業領導必須認識到開發檔案資源是企業科學決策及管理的需要,投入必要的設施,培養專業人才,在實現辦公自動化的同時,逐步進行檔案信息化建設,以提升檔案信息的利用率。

鼓勵檔案工作者積極參與企業的決策活動,使其在充分了解企業工程進展及經營情況的同時,深挖館藏內容,有目的、有方案地收集社會信息,對館藏及各種信息分析處理,撰寫調研報告,為企業領導的決策提供切實可靠的情報。

總之,企業必須充分利用先進的科學技術和科學的管理方法,堅持檔案管理和開發利用并重的原那么,有效地存貯檔案,并建立信息資源數據庫,圍繞企業的經營管理目標不斷開發利用信息資源,實現信息資源價值最大化,為企業提供切實可靠的管理決策依據,從而使企業獲取有效信息,實現持續穩定開展。

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第三篇：如何做好檔案信息資源的開發利用

如何做好檔案信息資源的開發利用

XXX

隨著經濟和社會各項事業的發展，信息資源的開發利用已經成為人們的自覺行為，信息資源已經成為重要的戰略資源。檔案是人類社會活動的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊藏著豐富的信息資源。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發利用檔案信息資源。做好檔案信息資源的開發利用工作，就能充分利用檔案的潛在價值創造出經濟效益和社會效益。如何做好檔案信息資源的開發利用，是擺在廣大檔案工作者面前的一個具體問題。

檔案信息資源的開發利用是一項系統工程，是對人類精神財富的升華和再創造，要做好檔案信息資源的開發利用，需要在社會各界給予高度重視和大力支的持基礎上，持續有序地進行。必須切實加強檔案基礎業務工作，注重做好收集工作，不斷豐富館藏，處理好開發與保密的關系,在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務方面加大力度，認真分析自身優勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，實行多渠道、全方位、多層次開發利用檔案信息資源，開拓開發利用的新領域，發展開發利用新局面，加大現代化技術的運用，大力宣傳檔案工作,提高檔案工作者的整體素質，促進檔案信息資源開發利用工作的開展。

一、加強檔案資源建設，為檔案信息資源的開發利用打好基礎。開發利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎。檔案資源建設是一項事關檔案事業興旺發達的基礎性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保證，只有大力加強檔案資源建設，注重做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發利用工作才有可能做得更好。檔案的收集工作是檔案信息資源開發利用的起點，沒有檔案的收集，就沒有檔案信息資

實踐已經充分證明，現代信息技術手段是高質量快速進行檔案信息資源開發的重要手段，它可以創造優越的條件，提高檔案信息的質量以及檔案信息的傳遞技術，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發和科學合理、有效利用檔案信息資源成為現實，也可以為共享檔案信息資源打下基礎。積極、主動運用現代信息技術，全面地傳遞信息，是開發利用檔案信息的主要途徑。

檔案部門要使計算機進入檔案信息開發利用領域，加大計算機和網絡技術的運用，為檔案信息開發利用工作配備復印機和簡易印刷器械，實現檔案信息開發利用全程現代化。要將不同載體上的、不同表現形式的檔案信息，通過計算機錄入、掃描等多種手段轉化成數字信息，達到利用計算機和互聯網來實現檔案信息的自動化管理和傳輸目的。逐步建立具有高效率管理和開發利用檔案信息資源能力的多媒體全文數據庫網絡管理系統，開展檔案計算機檢索、檔案信息網絡傳遞、網絡檔案信息咨詢服務以及網上檔案信息的開發利用、公開發布檔案信息、提供檔案宣傳與指導等，適應社會的發展和時代的要求。

四、加強檔案編研工作，是檔案信息資源的開發利用的重要途徑。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態轉化為動態，由傳統的服務轉為提供綜合檔案信息的高層次服務。通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會提供服務，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間,提高工作效率,推進各項事業的發展。它是提供檔案信息為社會服務的重要方式，是開發檔案信息資源的主要手段。加大編研工作的力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進檔案信息資源開發利用的必然所在。

檔案編研質量對深層次開發利用檔案信息資源有著重要影響。要搞好編研工作，檔案工作者必須參與社會活動，了解用戶的檔案需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進行有較強的針對性和實用價

展壯大充當參謀事與助理決策的重要角色，是檔案信息資源的開發利用的重點，是做好檔案信息資源開發利用的有效途徑。

檔案信息作為商品進入市場，要受競爭規律的制約，可以調動檔案人員的工作積極性，把開發利用檔案信息資源的各項工作做得更好，提高利用效率，更好地為社會經濟活動提供服務，充分利用檔案的潛在價值創造出經濟效益和社會效益。

七、大力宣傳檔案工作，提高全社會開發利用檔案信息資源的意識。

檔案信息資源的開發利用需要全社會的積極支持和參與，才能促進工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識。檔案工作者要理直氣壯、深入細致地向社會宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報刊、互聯網等媒體，宣傳檔案法律法規，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。

要有重點地進行宣傳。加強館藏內容的宣傳是開發利用檔案信息資源的關鍵。可以根據當地的中心工作，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動介紹給用戶，宣傳檔案在經濟和社會各項事業發展中的價值和作用。為檔案信息的開發創造良好的外部環境。對檔案開放利用的重點對象如史學研究者、科研工作人員、行政管理人員等進行重點宣傳。適時地向各級領導宣傳檔案工作，爭取他們的重視，使他們對檔案工作有全面的認識，使他們心目中有檔案工作的位置，以取得他們的關心與支持，以便于開展各項工作。

八、提高檔案工作者素質，加強檔案信息資源開發利用能力。

第四篇：淺談企業檔案信息資源的開發利用

淺談企業檔案信息資源的開發利用

內容提要：檔案是企業重要的信息資源，屬于企業的資產，檔案信息資源的開發和利用是檔案工作的一個永恒的主題。隨著社會主義市場經濟的完善和發展，及國際經濟一體化進程的加快，企業檔案信息資源的開發和利用工作越來越緊迫。從一定意義上講，檔案信息資源的開發利用工作的優劣，是檢驗檔案管理工作整體水平的“試金石”。開發有效的檔案信息，挖掘其潛在價值，是推動企業科技進步，提高企業經濟效益的有力保證。本文就企業檔案信息資源的開發利用進行了淺顯的講述。關鍵詞：企業檔案信息資源開發利用

21世紀是信息需求飛速增長的時代，信息已成為重要資源和財富。信息資源的迅猛發展，掀起了以數字革命為特征的信息化浪潮，不僅改變了人們的時空觀念、思維方式，而且快速地將全球推向一條高速運動、共享知識的網絡公路，推動著全球經濟一體化的進程。檔案作為信息資源的重要組成部分，作為一種最直接、最真實、最具有說服力的信息，應適應新形勢發展的需要，搞好開發利用，從而推進國民經濟發展和社會進步。同時在社會主義市場經濟條件下，企業的經營規模也發生了巨大變化，成為面向市場的直接經濟行為，而且對信息的需求量日益增大。在信息迅速增長以及社會主義市場經濟的發展的情形下，對于企業檔案工作來說，機遇與挑戰并存，企業檔案工作者必須轉變觀念和作風，大力開發檔案信息資源，更好地為企業發展服務。

一、企業檔案信息資源的定義和主要特征

檔案信息資源是人們在社會實踐活動中形成并歸檔保存的一種資源，對現在和未來具有參考利用價值，并對研究過去的事物具有查考利用價值的那部分信息。而且檔案信息具有原始性、憑證性、權威性、廣泛性、連續性和可擴充性等特點。企業檔案信息資源是檔案信息資源的一種，它具有檔案信息資源的一般特征。同時企業檔案信息資源是企業的重要財富，是企業發展所必需的信息保障。企業檔案部門只有大力開發企業檔案信息資源，才能更好地為企業服務。企業檔案信息資源主要有以下幾個特征：

（一）內容廣泛。企業檔案信息資源包括科技檔案、文書檔案、經營檔案、財務檔案、人事檔案信息等等。由于檔案信息量大，內容豐富，涉及面廣，因此必須實行統一領導，分級管理的辦法對檔案信息進行分類、管理，加強宏觀調控和監控，制定完善的檔案管理制度，使內容豐富的檔案信息管理有條不絮。

（二）專業性強。每個企業都具有不同的專業特點，具有一定的專業分工。因此，企業在科研生產活動中形成的檔案信息也相應地具有專業性。由于企業檔案的專業性，在實施過程中也要體現一定的專業特點，例如：檔案的分類整理、檔案館室設置的結構層次等，都應與檔案信息的專業性密切相關。

（三）成套性強。企業科技活動都是以某一個項目或某一特有現象為對象進行的，企業檔案信息的成套性是由科技、生產活動的特點檢索決定的。圍繞著某一項

目有規律地形成一系列相關的科技文件，是在一個整體下，以不同階段的特點相區別，企業檔案信息資源的成套性和完整性直接影響檔案信息的開發利用。

（四）現實性強。企業檔案信息主體為科技檔案信息，科技檔案信息具有較強的現實使用性，具有現行生產功能。在設計和生產單位，較長時期發揮其現實效用，這對檔案管理提出了某些特殊要求，要求檔案信息必須同它記錄的科技對象保持一致，不能失真，否則就不能保證檔案信息資源的利用，就無法滿足其現實使用功能，要建立必要的管理制度，保證檔案信息適時、及時地補充，確保檔案信息的準確性。

二、影響企業檔案信息資源開發利用的因素

在激烈的市場經濟競爭中，企業要想立于不敗之地，就不得不重視企業檔案信息資源的開發與利用，提高企業的經濟效益。但是，現在企業還沒有很好的開發利用其資源，沒有將企業的檔案信息資源轉化為企業的優勢，為企業的經濟發展服務。而是仍然存在著很多問題。

1．企業檔案（館）室藏不豐富。企業檔案室要開展利用工作，沒有一定數量的檔案資源是無法進行的，同時檔案（館）室藏不豐富、門類不齊全就很難滿足企業各部門的各種工作及各類人員對檔案利用的各種不同要求。

2．企業檔案人員隊伍不穩定，素質偏低。信息的收集、加工、處理乃至提供利用，是一項比較復雜的精細的勞動，所以就要求從事這項工作的人員具有較高的文化素質和相關的業務素質。然而，有些企業的領導在配備檔案人員時，很少考慮到崗位要求的專業知識，因而導致了從事檔案工作的人員素質低下。

3．觀念陳舊，未能走出“重檔案實體管理，輕開發利用”的誤區。由于傳統思想的影響，企業檔案工作一直是以管理為主，而忽視了檔案信息資源的開發利用，很少為企業經濟建設服務。

三、企業檔案信息資源開發利用的前提

隨著現代企業制度的建立和完善企業檔案資源的開發利用對企業生產經營活動產生了越來越重要的影響。企業在生產經營活動中對檔案信息的需求也越來越廣泛。領導的重視和公民的檔案意識是開發利用檔案信息資源的前提。

企業檔案部門既是企業檔案信息的管理部門，也是服務部門，其主要任務是為了滿足企業科研、生產任務的需要而進行檔案信息管理和開發利用。其一半工作是為了滿足科研，生產而提供所需的信息資料：另一半的工作是從事檔案信息管理的開發，它既要做好檔案的收集、歸檔、整理、編目、保管等日常工作，還要從事檔案信息的開發利用，包括編研、編制檢索工具、提供利用、收集反饋信息等，因此，檔案信息的開發在檔案工作中的比重只占四分之一左右時間。企業改革主要從管理上入手，管理的一個重點部分是信息管理，檔案信息是信息的重要組成部分，檔案信息管理水平高低直接反映了企業的管理水平。現在企業領導都注重管理，講究管理創造效益，要想做好檔案信息資源的開發利用，領導的重視和支持不可少，努力提高領導的檔案意識，使開發工作在各方面得到支持，保證開發工作的順利完成。同時也離不開公民的支持和配合，要提高公民的檔案意識，才真正有助于檔案信息資源的開發與利用。

同時，館藏的數量和質量也是企業檔案信息資源開發利用的前提。開發檔案信息資源就是要挖掘檔案信息資源中的潛在價值，這就要求所藏的檔案信息應是真實、完整、系統、準確和有效的，在這樣的基礎上的檔案信息開發才是有使用價值。因

此做好檔案的基礎工作是開發檔案信息資源的前提條件，檔案工作者應嚴把關，從檔案管理的各個環節入手，每內個環節都應實施嚴格的管理制度，這樣才能保證檔案基礎工作上水平，從檔案信息的收集、整理、歸檔、編目、鑒定、保管、統計和利用等各個環節，按檔案管理的各項要求，切實做好檔案基礎工作，豐富檔案館藏，提高質量，為企業檔案信息資源的開發利用創造更好的條件。

四、開發利用檔案信息資源的對策

1提高檔案人員素質，是開發利用企業檔案信息資源的有力保證。檔案信息的開發是一項知識性、技術性較強的工作，作為企業檔案工作人員首先要有高度的事業心和責任感，要有鉆研和創新的精神，其次還要加強學習，不斷提高理論水平和業務素質，掌握科學的、先進的工作方法，開發出有利用價值的檔案信息，積極主動地為企業各項工作服務，這是搞好開發利用工作的有力保證。

2實現檔案管理現代化，是開發利用企業檔案信息資源的重要手段。現代企業管理需要從管理方法、管理方式、管理手段等方面從傳統的手工管理向現代化管理轉變。企業檔案工作要適應建立現代化企業制度、社會信息化的要求，檔案管理不能只停留在一般水平上，改變低質檔案手工管理的舊模式，盡快實現電子計算機、光盤、聲像、縮微等技術應用于檔案管理，加快檔案信息網絡建設，使企業對檔案的開發利用更快捷、更方便、更及時，最大程度地滿足企業對檔案部門提供信息的需求，提高工作效率和服務質量。

3．更新觀念，開展編研工作，是開發利用企業檔案信息資源的有效途徑。目前，企業檔案工作仍停留在收集、整理、保管等基礎工作上，檔案編研工作仍然落后，編研水平有限，難以滿足企業多方面的需求。因此，企業檔案管理部門要更新觀念，走出重實體輕利用的誤區，在做好各項基礎工作的同時，大力開發編研工作，檔案工作人員要深入基層，熟悉企業生產經營過程，了解基層對檔案信息的需求，結合實際需要，從大量的館藏檔案中提煉出規律性、結論的東西，編制出文字精練、結構嚴謹、系統完整的檔案信息整合體，只有這樣，才能使企業檔案顯示出強大的生命力。

五、小結

綜上所述，企業檔案信息資源的開發利用工作是企業檔案工作的根本，開發利用企業檔案信息資源是檔案工作的發展方向，要不斷研究檔案信息開發利用的方法和途徑，提高開發能力。檔案無“聲”，開發是“金”，企業檔案的管理者和擁有者應該拓寬視野，不僅要管好檔案，還要用好檔案，使企業檔案信息資源的開發利用成為企業經濟發展的新的增長點。

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第五篇：福建省檔案信息資源開發利用試點工作進展情況匯報

福建省檔案信息資源開發利用試點工作進展情況匯報

福建省檔案局：

根據省局的統一安排，莆田市檔案局結合實際，于2007年3月與莆田市數字辦聯合發文成立了莆田市檔案信息資源開發利用試點工作領導小組，制定了試點工作計劃。在領導小組的協調下，莆田市檔案局確定并開展了媽祖、莆田市國家級省級重點文物、秀嶼國家級木材加工區這三個專題的檔案信息資源開發利用工作。目前已經順利有效地進行了三個專題試點工作內容的檔案材料收集工作，并進入掃描建庫的最后掃尾工作階段。

在試點工作過程中，首先，遇到的最大問題就是檔案館的館藏內容達不到試點工作內容的要求，需要向社會大量征集“新鮮”材料。因為根據國家檔案法的規定，檔案館接收各單位保管的20年永久長期檔案，所以在試點工作中發現，雖然選題的專項內容是新型的社會熱點的內容，但在館藏檔案資料中這些內容非常稀少，大量的符合時代要求的材料還分散在各個立檔單位。市檔案局與各相關單位密切聯系，派人下去采取臨時接收、復制復印的方式，收集了大量的符合選題需要的資料，保證了試點工作的順利開展。其次，資金也是影響試點工作進行的重要原因。雖然局領導非常重視此項工作，在資金和人員上給予了有力的支持，保證了前期工

作的順利開展，但如果要大規模的進行檔案資源的數字化工作，還需要大量的資金和人力，這僅靠檔案部門自身是無法解決的，需要財政部門的長期有力支持，否則肯定會影響全面進行分布式基礎數據庫建設和檔案信息資源開發利用服務。

莆田市進行的三個專題的資源開發，內容上都非常貼近目前莆田的發展熱點和宣傳熱點，媽祖文化已逐步走向世界，木材加工區正在做強做大，國家級省級重點文物，可以讓世人更加了解莆田文獻名邦的歷史文化底蘊。檔案信息資源的最后開放利用成功，必將是一次更好的宣傳莆田經濟發展，文化發展的良好機遇。

莆田市檔案局

2007年8月20日