第一篇：如何提高秘書工作積極主動性的心得體會

如何提高秘書工作積極主動性的心得體會

任何工作都具有一定的被動性，但秘書工作的被動性方面顯的更加突出。如何從秘書工作的被動性走向積極主動，我們需要從思想上和自身素養上進一步提高對秘書工作的正確認識。秘書雖然只是參謀、協助領導從事各項工作，始終處于從屬地位，必須隨時隨地按照領導的指示和意圖辦事，不允許自作主張、自行其是、我行我素，被動性較強，這是秘書應該具備的基本特質。但秘書作為領導的參謀和助手，在開展各項工作中只要積極主動、勇于創新，不僅能夠提高自身的成長和進步，而且也會極大提高領導的工作質量和決策水平。

秘書直接為領導服務，因此，更好地服務領導應是發揮自身積極性、主動性的出發點和落腳點。秘書工作必須圍繞領導交辦的工作進行。在工作，我們要通過克服秘書工作的被動性，不斷主動創新服務方式、提高服務質量，出色完成領導交付的各項工作任務，這是從事秘書工作者必須遵循的原則。有人認為，秘書工作本身就是被動性較強的工作，秘書只要按照領導的意圖“從命行事”就行了。其實不然，秘書工作雖多為“從命行事”，被動性較強，但絕不能簡單理解為消極的被動，秘書也決不能成為撥一撥動一動的木偶。在協助領導工作中，秘書仍然有發揮主觀能動性和創新性的廣闊天地，有足夠的創作空間發揮才智、進行創新。例如，領導布置一項工作任務，一般都是站在比較高的角度交代辦事意圖和工作思路的，無論領導交代的辦事意圖和工作思路如何詳盡、嚴格，都不可能面面具到到工作中的每一個細節。這樣，便給秘書發揮自身的創新性、主觀能動性提供了有利的機會。事實上，再高明的領導，也有聽不見的聲音，看不見的灰塵，工作中的疏漏和缺失是難以完全避免的。作為一名優秀的秘書，在工作中不但能向領導提出一些真知灼見的建議，而且能夠發現和幫助領導及時糾正某些不確定的想法和做法。在某種程度上，秘書的正確意見和合理建議能使領導的意圖和工作計劃更加完善，能推動全局性工作的順利開展。當然，要做到這一點并不容易，首先要有勇氣，敢于堅持原則。有的人明知領導做法不對也不指出，甚至把領導的缺點當成優點來吹捧，這是極不負責的表現。其次要有能力，在開展每一項工作時一定要做到情況明、思路清，問題看得準，分寸把握得好，不給領導幫倒忙。再次要注重方式方法，給領導提意見要選擇合適的時機和場合，態度要謙和，語言要得體，切不可固執已見、魯莽行事。

在秘書工作中，為盡量減少工作的被動性，增加自身的積極性和主動性，我們應該從以下幾個方面不斷努力。一是要認真研究、掌握秘書工作的規律，積極采取相應措施，相對地從被動的工作環境和工作思維中解脫出來，爭取工作的主觀能動性。二是要對每一項工作重點主動作出自己的工作建議，而且要敢于對領導提出自己的觀點，不只是被動地等待領導布置工作、安排任務，更不能局限于領導交待一件事辦一件事的機械式工作局面。三是要在不違背領導總的意圖和指示的原則下，主動積極、盡善盡美地完成領導交辦的工作任務；在善于領會領導的指導思想，緊緊圍繞中心工作的前提下，尋找主動出擊的方向。四是要經常對下一步的工作進行一些預測，爭取及早想到下一步工作中可能出現的問題。同時，要對自己開展的工作進行階段性的總結，通過總結找出成功的經驗，也找出失敗的教訓。并積極主動思考下一階段將會出現的帶普遍性的問題和解決問題的合理方案，這也是縮小秘書工作被動局面的辦法之一。

第二篇：論秘書工作的主動性

論秘書工作的主動性

作

者

指導教師

摘要

秘書是領導的參謀和助手，其工作從屬于領導并為領導服務，秘書的工作是被動的，但秘書工作的被動性不是絕對的。秘書在自己的工作范圍之內，可以發揮主觀能動性，在被動中求得主動。本文通過對秘書工作主動性的理論闡述，使秘書了解在工作中發揮主動性的重要作用并掌握如何在工作中發揮主動性，認識到發揮主動性時應注意的問題，并且針對問題提出解決辦法，最終提高秘書的工作效率。

關鍵詞：秘書;工作;主動性

目

錄

引言.......................................................................................................................1

一、主動性的概述...............................................................................................1

（一）主動性的理論定位...............................................................................................1

（二）主動性的實踐特征...............................................................................................1

（三）主動性的內在特征...............................................................................................2

（四）主動性的外部環境...............................................................................................2

二、秘書人員在工作中發揮主動性的必要性..................................................3

（一）黨中央和國家政策對秘書工作提出的要求.......................................................3

（二）秘書工作基本性質的要求...................................................................................4

三、秘書人員在工作中發揮主動性存在的問題..............................................4

(一)秘書工作過于被動的原因......................................................................................4

（二）秘書工作過于主動的原因...................................................................................5

四、秘書人員如何在工作中正確發揮主動性..................................................5

（一）正確認識秘書工作的被動性和主動性的關系...................................................6

（二）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題...........................................................7

（三）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度...............................................................7

結論.......................................................................................................................8 致謝.......................................................................................................................8 參考文獻...............................................................................................................9

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引言

在秘書工作中不難看到這樣的現象：有時候領導急著要材料，秘書人員卻遲遲拿不出來；有時候領導要求提前為下一步工作提出預案，秘書人員則在紛繁復雜中理不出頭緒；有時候領導決策急需參謀意見，秘書人員所出的主意卻遠遠達不到要求，有時秘書在工作的實踐中，秘書人員說話辦事、處理問題超出自身的身份地位和職權等越權、越位的現象，以至領導與秘書之間產生矛盾。凡此種種，都源于秘書人員在工作中對如何化被動為主動的“度”把握不準。[1]

隨著社會主義市場經濟的發展，社會各行業對秘書的素質要求越來越高。工作壓力大、任務重、較少地接受專業訓練等因素使一些秘書人員形成了錯誤的工作方式和消極的工作作風。本文旨在使秘書人員正確認識工作的主動性，樹立超前服務意識，提高自身素質，合理利用時間，提高工作效率。

一、主動性的概述

（一）主動性的理論定位

所謂主動，《現代漢語詞典》給它的釋義是：“不待外力推動而行動（跟‘被動’相對）；能造成有利局面使事情按照自己的意圖進行。”[2]這種釋義是基本可取的。這樣秘書工作的主動性就可以分析為以下兩點：一是不待外力推動而行動；二是秘書工作能造成有利局面，使各種事務能按照預定的意圖行事。

秘書總是輔助領導開展工作的，在工作過程中，秘書人員始終要受到領導意志的制約。不能違背領導的意志而自行其是。同時，從工作內容來說，作為信息的集散地和機關單位運轉的樞紐，秘書人員每天有多少文件需要處理，有哪些特殊情況要解決，領導會交代什么臨時性事宜，來往的電話、信件有多少等諸多事情，都帶有不可預測性。從以上兩點可以看出，秘書工作具有典型的被動性。[3]

但是，秘書工作具有被動性，并不是說秘書人員只能被動地開展秘書工作，一味地教條化地照搬領導的指示，工作沒有主動性、開拓性、創新性、技巧性，這種秘書并不會受到領導的歡迎。過分被動地開展工作勢必會使秘書工作人員窮于應付，使機關單位工作陷入惡性循環之中。隨著社會的發展，各機關單位對具有主動開拓精神的秘書人員越來越歡迎。因此，秘書人員在秘書工作中必須發揮主動性。

（二）主動性的實踐特征

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如果根據“不帶外力推動而行動”的解釋才算主動，那么，有些秘書人員工作主動性的表現就可能被忽視。

筆者的看法是，根據秘書工作的實際，秘書人員在開展工作時，其主動性主要體現出以下特征：一是率先性特征，即各種工作秘書人員要首先想到，并能及時提出建議，做好準備。二是自覺性特征，即從意愿、志向上把秘書工作當成發揮聰明才智和實現自我價值的機會。三是勁頭足特征，即對秘書工作有興趣、樂意做，是對自己從事的秘書工作有信心做好。四是為他性特征，即從思想上和行動上與自己任職的機關單位保持一致。[4]

（三）主動性的內在特征

主動性作為秘書人員工作的外在行為表現，必然有其相應的內在特征。這種內在特征主要包括硬件和軟件兩個要素，即科學文化素質和思想道德素質兩方面。前者屬硬件，是做好工作的實質性力量；后者屬軟件，是支配實力發揮的主體。對秘書個體來說，前者要求秘書必須具有秘書職業所需的基礎和專業的知識及其技能，這是發揮主動性的基礎性實力。改革開放30多年來，我國現代企事業管理理念開始確立，領導科學體系和領導管理藝術不斷完善，競爭日趨激烈使領導決策風險日益增加，而領導個人的智慧是有限的。因此，領導工作不僅需要秘書時間、精力、體力上的輔助，更需要智力上的輔助。領導需要秘書有思想，懂管理，能參謀。[5]由此可見，智能服務是時代發展和領導工作實際需要賦予現代秘書的更高層次的職能要求，這也是轉型時期秘書工作的新特點；后者要求秘書要有愛崗敬業的職業道德，變秘書工作被動型為主動性的關鍵是情緒智能。卡耐基在《成功之路》一書中指出：事業成功=專業技能×情緒智能。專業技能在一定時期是相對穩定值，因此，要提高事業成功只能提高情緒智能值。要提高情緒智能值，只有在調適感受、平衡欲望、培養工作的熱情和興趣、增強理智控制能力方面下功夫。因為對事業的熱愛是秘書發揮主動性的重要源泉，是不可或缺也無法取代的一種動力，是一種執著的追求。這種熱愛，不僅能支配硬件素質充分發揮作用，而且可以在發揮過程中積累實力、增長才干，以充實硬件的數量和質量。

（四）主動性的外部環境

秘書人員能否發揮工作主動性，不僅取決于自身的原因，也受環境因素的影響。其中影響秘書工作主動性的環境因素有以下幾方面。

一是領導的因素。秘書人員從屬于領導，秘書工作是輔助領導的工作，是服務、參

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謀工作。秘書部門和秘書人員必須按領導意志辦事，正是這一點構成了秘書工作的被動性，它與秘書工作的主動性要求是相互矛盾的，秘書就是在不斷克服這一矛盾的過程中發揮工作主動性的。這矛盾是由領導和秘書的工作性質和雙方關系決定的，所以領導因素影響著秘書人員主動性的發揮。同一個秘書在不同的領導手下工作，其工作效率和質量是有差別的，這是因為不同的領導為秘書形成不同的工作環境，不同的環境將不同程度地影響著秘書人員積極性和主動性的發揮。

二是工作管理的因素。科學的管理、明確的分工，是使秘書人員積極主動工作的環境之一。如前所述，要讓秘書清楚該做什么，就應管理科學和分工明確。秘書工作被動性的主要特征是秘書要嚴格按領導意圖辦事，不能自行其是、越權行動。如沒有明確的工作指示和具體的分工，秘書就會在害怕越權越位的心理支配下被動工作。實行科學管理，讓秘書明確工作職責和范圍，清楚該做什么不該做什么，這是調動秘書工作積極性和主動性的基本手段。

三是工作內容的因素。因為行業和專業領域不同，秘書個體的興趣和專長不同，要增強秘書工作的主動性和創造性，就要人盡其才，讓各類有專長的秘書去做更適合于自己的工作。

四是工作條件的因素。隨著現代科學技術的迅猛發展和辦公自動化、數字化的普及，掌握以計算機為基礎的各種自動化辦公設備的使用技能已成為秘書提高工作效率、發揮工作主動性的必需條件。落后的設備不但影響秘書的工作效率，也會影響秘書工作主動性的發揮。因此，不斷完善和更新秘書的工作設備，加強對秘書人員的相關培訓，對調動秘書工作的積極性和主動性非常重要。[6]

二、秘書人員在工作中發揮主動性的必要性

秘書工作就好比由參差不齊的木板組成的木桶中的一塊木板，工作的好壞，直接影響到整個木桶的容量，影響到整個單位部門、企事業的情況。秘書工作地位越重要，對秘書人員的要求也就越高，秘書人員只有在工作中解放思想，與時俱進，樹立超前服務意識，放開手腳，大膽創新，積極發揮主動性，才能提高秘書工作的水平與質量。才秘書人員在工作中發揮主動性的必要性體現在以下兩個方面。

（一）黨中央和國家政策對秘書工作提出的要求

早在1985年全國秘書長、辦公廳主任座談會上，中央辦公廳就曾根據中央領導同志的指示，明確提出秘書工作的“四個轉變”，其中之一即是“從被動服務轉變為主動

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服務”。1990年江澤民同志在全國各省、自治區、直轄市黨委的秘書長座談會講話中要求黨委辦公廳(室)要積極主動發揮參謀助手作用。可見，黨中央在重視秘書工作的同時也對新時期的秘書工作提出了更高的要求。隨著社會經濟的發展，黨中央要求廣大秘書工作者順應時代的潮流，響應時代的號召，在工作中發揮主觀能動性，提高工作水平和質量，開拓秘書工作新局面，以適應時代的需要。[7]

韓非子有句名言：“不期修古，不法常可，論世之事，因為之備”。這句話給我們的啟示是：秘書應緊跟我國法制建設的步伐，不斷提高自身的法律素質，凡事慮及法律、遵循法律，這樣才能成為一名優秀的秘書。主動地去了解政策，杜絕在輔助和處理日常事務的過程中出現以政策代替法律、以領導之“言”代替法律、借自己的特殊地位超越法律辦事、為領導或自己的利益忽視法律。這不僅扭曲了現代秘書形象，也損害了領導威信。同時也是黨紀國法所不容的。擁有較高的法律素質為領導服務，是轉型時期秘書工作的需要。[8]

（二）秘書工作基本性質的要求

秘書工作是為領導服務。領導之所以需要秘書，正是借助秘書的輔助功能，彌補自己在知識、智能、時間和精力等方面的不足。通過秘書參謀助手作用，進一步完善自己的工作。由秘書人員來發揮“避雷針”的作用，是非常有必要的。如果秘書人員總是被動地等待“領導部署”、“上級安排”，凡事謹小慎微，不敢越雷池一步，提不出任何有見解的意見或建議，那么何談輔助，何談參謀？秘書也就起不到本來的職能作用了。[9]特別是在當前社會主義市場經濟條件下，領導工作面對的是競爭激烈、瞬息萬變的市場，秘書人員若不積極主動開展工作，盡心盡力輔助領導，就只能被社會所遺棄。所以秘書人員做好本職工作，服務于領導，滿足領導需要，就必須在工作中發揮主觀能動性，真正成為領導的助手，而不是領導的累贅。

三、秘書人員在工作中發揮主動性存在的問題

(一)秘書工作過于被動的原因 1 工作性質被動

秘書工作是為領導服務工作的，秘書工作的變化總是隨著領導工作的變化而變化，而且領導工作的變化直接影響和制約著秘書工作從內容到形式的發展變化，這決定了秘書工作的從屬性即被動性。

防災科技學院畢業設計(論文、綜合實踐報告）工作時空被動

不同時期、不同地方、不同領導對秘書和秘書活動的要求是不同的。即使同一個領導和同一項領導因時因事因地對秘書和秘書工作的要求也是不同的。秘書活動要服從領導日程，秘書工作要圍繞領導轉。秘書必須想領導之所想，急領導之所急，解領導之所難，幫領導之所需。不能離開領導和領導工作而單獨展開工作。工作效率被動

秘書活動的本職決定秘書工作必須甘居幕后，默默無聞地工作，而且秘書一切活動都必須通過領導和領導活動才能發揮作用，產生效益。

秘書人員說話辦事、處理問題超出人員的身份地位就會形成秘書工作越位，反之則必然讓領導疏遠。長期從事秘書工作的人員都有這樣的一個體會，秘書工作有“四難”：千頭萬緒服務難，上下左右協調難，多重角色適應難，事務繁雜脫身難。

（二）秘書工作過于主動的原因

秘書工作具有服務性。在公司上下需要有秘書去完成上下溝通等各項工作，起到樞紐的作用。但是也不應該過于主動。過于主動會讓領導覺得越權，不會受到領導的歡迎甚至會讓領導厭煩，這樣既不利于開展工作也不利于自身的發展。秘書發揮主動性主要體現在以下兩方面。秘書要按自己的理解去辦事

秘書除了必須按領導意圖辦事之外，還可以代辦一些領導交辦的事情，要靠自己的理解去辦事。秘書除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或人事之外還要替領導處理一些瑣碎事情，需要自己做決定。秘書的權力必須建立在領導控制之下，必須服從企業利益，秘書的限度就是嚴以律己，在職務許可的范圍內，把秘書的權力充分利用，不留一絲空間。秘書工作隨機性大

秘書工作中隨機性的工作很多，事先難以預計，雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，難以落到實處。比如，領導交辦的任務沒有具體要求，所以需要秘書根據經驗和領導的意愿去完成，這樣就需要秘書充分發揮自己的主動性。

所以秘書工作要適度，不應過于主動。既要得到領導的認可又要適可而止，利于工作的展開和自身的發展。這就要求秘書人員要恰當的發揮秘書工作的主動性。

四、秘書人員如何在工作中正確發揮主動性

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綜上所述，秘書人員在工作中發揮主動性是非常必要的，但在被動性的秘書工作中怎樣正確發揮主動性卻是廣大秘書人員應該思考和研究的問題。為此筆者提出以下幾種方法供大家借鑒。

（一）正確認識秘書工作的被動性和主動性的關系

1997年1月28日《新民晚報》載：松下公司總經理曾經對秘書們這樣灌輸他們的分類標準：最好的員工是任何事情首先自己積極去做，有能力將事情做成功的人；其次是積極去做，但越位、失敗的人；第三是消極等待上級指令，但能完成任務者；最后的是消極等待命令卻又不能完成任務的人。這位總經理感嘆，在中國往往是第三種人被認為是最好的。許多員工缺乏創造精神，被動等待上級指示或過于主動。為適應競爭，松下公司總是把創造能力的高低列為員工、特別是管理人員的重要素質之一，并理解主動性和被動性關系非常重要。[10]

秘書工作的主動性是指秘書作為領導的助手在把握工作的客觀規律，了解服務對象的意愿、目的、要求之后，充分發揮自己的主觀能動性，在被動中求主動，以積極的態度創造性地開展秘書的本職工作。相反，秘書工作的被動性就是不能充分發揮主觀能動性，被動的按照上司或他人的意志而行事。秘書工作的輔助性與被動性和秘書充分發揮工作的主動性并不是對立的，而是相輔相成，相互影響的。輔助性體現了服務的被動性

相對領導活動而言，秘書的輔助性表現為被動特征，唯有得到了領導者的授權，以領導活動為準繩，才有利于秘書工作的開展。順利開展需要秘書的主動服務

秘書的天職是“助”，秘書需要積極協助領導者開展各項工作。秘書需要在從屬于領導這一前提下，積極協助領導，主動為領導者提供管理所需的各類信息，完成領導交辦的任務。被動性與主動性的辯證統一

秘書的被動性與主動性是矛盾的兩個方面，作為活動的對象同時又主導、制約著活動本身，這就是秘書活動區別于其他職業活動的特殊性。這一特殊性造成了秘書活動的一基本矛盾即秘書活動既要被動服從領導者，又要主動服務于領導者。如何把握“既不越權，又不失職”的平衡關系呢？秘書工作的被動性與主動性是辯證統一的關系。秘書工作首先必須體現出被動性和潛隱性的本質特性，在被動中爭取主動，在此基礎上，秘書人員的主動服務必須不違背領導的意志，按照領導的意志去辦事，無論服務結果如何，防災科技學院畢業設計(論文、綜合實踐報告）

都應該由領導親自定奪，兩者應是辯證統一的。

所以秘書工作是主動性和被動性的統一。我們要在充分認識二者的辯證關系的基礎上，化弊為利，充分發揮秘書工作的主動性。

（二）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題 1 考慮辦公室秘書工作的性質——施令不發令

企業在組織生產、開展經營活動時許多工作都需要靠相互協調來完成，那么秘書工作人員在接到領導交辦的任務后只有充分地發揮自己的協調、指導、服務、督辦職能，統一思想，明確目標，形成共識，才便于工作的順利開展。如果不掌握基層實際情況，強迫基層去完成不可能完成的工作，這樣必將影響生產經營的運行，危害企業建設。考慮秘書工作的位置——主動而不越位脫軌

作為領導的參謀與助手，秘書工作人員在輔助領導決策，或向領導提出建議時，不僅要做到信息來源真實準確、備選方案充分，建議意見科學合理，同時要注意區分場合、分清主次、把握分寸、擺正位置、點到為止，不說與身份不相符的話。考慮秘書工作的職能——明白不告白

秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有協調、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，在向領導提供決策信息或者反饋決策執行情況的過程中，要正確理解各級管理工作者在事物認識上的差異和問題處理方式上的區別，不同情況分別對待，認識不同可追求目標一致，方式不同可實現異曲同工，因此秘書工作人員處理問題的方式更要有策略性，原則是既要有利于上下溝通，又要有利于推進工作，防止隔閡。

（三）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度

發揮秘書工作主動性目的就是使領導的工作更完善，這樣就要充分運用與領導工作緊密相關的有利條件，與秘書工作職能相對應，那么這就要求秘書工作人員發揮主動性要恰當適度。[11] 輔助決策要有度

秘書要學會站在領導的角度來判斷、分析、思考和處理問題，急領導之所急，想領導之所想，特別是在領導征求自己的意見和看法時，要注意提建議的方式、方法和時機，恰如其分的合理化建議不僅能為領導的科學決策節省時間，而且還會給領導的正確決策提供有益的幫助。秘書人員在謀劃企業發展決策的過程中，要有針對性地深入實際，調查研究，最大限度地發揮參謀作用，提出科學合理的備選方案供領導決策，絕不能帶有

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個人觀點。協調工作要有度

秘書除了要協調和處理好與領導之間的關系外還要溝通和銜接好內部和外部關系。對領導要忠誠，對待同事和下屬要尊重和關心，由于企業內部單位，部門之間各自的利益性，秘書人員在發揮協調溝通作用時應著力共同點，協調不同點統一意志，減少分歧，促進發展；對待客戶及業務相關的單位要誠實無欺和努力維持長久的人際關系。工作落實要有度

領導在謀劃大局、計劃長遠、處理疑難問題的過程中難免會在某些枝節的處理上考慮不周。作為領導的助手，秘書人員一方面要自覺維護領導的權威，盡己所能為領導分憂解難，另一方面在領導的決策可能出現偏差時要積極地進言獻策及時提醒。發揮恰當的主動性有利于工作順利開展，反之則帶來諸多不利因素。為人處事要有度

秘書工作是一個累人傷神又勞心的崗位，不僅隨時會面對緊要事、疑難事、突發事，而且工作時間緊、任務重、要求高，有時還可能會受到領導的責備，但是作為一個合格的秘書人員一定要處之泰然，心中有數。要牢固樹立這樣的意識：“工作干得好，領導滿意乃分內之事，工作有誤，領導責備雖在所難免，但需及時總結，調整偏差，不要因為受到領導責備而黯然傷神。

結論

當今社會，秘書工作日益普遍化、社會化、專業化和職業化。秘書工作越重要，就越要求秘書人員從被動服務轉化為主動服務。特別是在市場經濟的新形勢下，秘書工作更不能墨守成規，而是要在職責范圍內充分發揮主動性，要有開拓精神和創新意識，不斷探索和研究新情況，除舊布新，使秘書工作適應不斷變化的新形勢，為領導提供主動、超前的服務，以開創秘書工作的新局面。

致謝

從選題、構思到最后定稿的各個環節直至最終完成論文，我得到XXX老師的精心指導，一直都耐心地給予指導和意見，逐字逐句地修改，使我在遣詞造句和行文能力都得到很大的提高。半年時間雖然短暫，我卻從中學到了很多東西。

回顧幾年的歷程，由衷的感謝關懷、教誨、幫助、支持和鼓勵我完成學業的老師，防災科技學院畢業設計(論文、綜合實踐報告）

他們擁有豐富淵博的知識、敏銳的學術思維、優良的作風、嚴謹的治學態度，為我們樹立了很好的典范。所學的知識都將讓我畢生受益。

最后，再一次對所有在畢業論文完成過程中曾經幫助過我的良師益友和同學表示衷心的感謝。

參考文獻

[1]姚建文．秘書工作規范與藝術[M]．北京：中國物質出版社，1993．

[2]中國社會科學院語言研究所詞典編輯室．現代漢語詞典[M]．商務印書館，2005． [3]袁維國．秘書學[M]．北京：高等教育出版社，1990．

[4]李燕．秘書人員應怎樣在工作中發揮主動性[J]．貴州商業高等專科學校學報，2005，3．

[5]張瑞良．論秘書工作的主動性[J]．秘書之友，2001，5．

[6]陳群芳．影響秘書工作主動性的因素淺談[J]．秘書之友，2006，8． [7]殷艷．秘書主動性的發揮[J]．西南農業大學學報(社會科學版)，2004，6． [8]張曉君．轉型時期秘書工作的新特點[J]．現代農業，2004．12． [9]梁鳳儀．秘書必讀[M]．北京：中信出版社，1996．

[10]邱惠德，黃大勇．商務秘書工作案例[M]．重慶：西南師范大學出版社，1994． [11]邱惠德．中國當代秘書學家論[M]．重慶：西南師范大學出版社，1998．

第三篇：論如何正確發揮秘書工作的主動性

論如何正確發揮秘書工作的主動性

作

者

指導教師

摘要

秘書工作的輔助性決定了秘書工作的被動性。把握好秘書工作被動性與主動性之間的辯證關系，在被動中力爭主動，是做好秘書工作的關鍵。但是秘書工作正確發揮主動性是有困難的，發揮過之則為越權，發揮少之則為失職。本篇論文將從四個方面對此問題進行分析。首先，闡述秘書工作主動性和被動性的含義及二者的關系；其次，闡述秘書工作發揮主動性的重要性；再次，詳細分析秘書人員不能正確發揮主動性的原因；最后，研究秘書應該如何在工作中正確恰當的發揮秘書工作的主動性。從而正確發揮秘書工作的主動性，提高秘書的工作效率。

關鍵詞：秘書;主動性;被動性

目

錄

引言.......................................................................................................................1

一、秘書工作主動性和被動性的含義及其關系..............................................1

（一）秘書工作主動性和被動性的含義.......................................................................1

（二）秘書工作主動性和被動性的關系.......................................................................1

二、秘書工作需要發揮主動性...........................................................................2

（一）發揮秘書工作主動性的必要性...........................................................................2

（二）發揮秘書工作主動性的重要性...........................................................................2

三、秘書人員不能正確發揮主動性的原因......................................................3

(一)秘書工作過于被動的原因...................................................................................3

（二）秘書工作過于主動的原因...................................................................................3

四、如何恰當地發揮秘書工作的主動性..........................................................4

（一）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題...........................................................4

（二）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度...............................................................5

結論.......................................................................................................................5 致謝.......................................................................................................................6 參考文獻...............................................................................................................6

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引言

隨著時代的發展，我國經濟、社會等各個方面都發生了巨大變化，企業對秘書人員的工作效率要求不斷提高。秘書工作具有被動性特點，秘書人員應當在工作中充分發揮好主動性才能更好的做好工作，但秘書在工作中多為被動性而發揮自身主動性的機會卻很少。如果發揮過多的主動性會讓領導覺得越權，主動性發揮過少又會讓領導覺得失職。由此可見正確恰當地發揮秘書的主動性對秘書工作來說是非常重要的。

一、秘書工作主動性和被動性的含義及其關系

（一）秘書工作主動性和被動性的含義

秘書工作的主動性是指秘書作為領導的助手在把握工作的客觀規律，了解服務對象的意愿、目的、要求之后，充分發揮自己的主觀能動性，在被動中求主動，以積極的態度創造性地開展秘書的本職工作[1]。相反，秘書工作的被動性就是不能充分發揮主觀能動性，被動的按照上司或他人的意志而行事。

（二）秘書工作主動性和被動性的關系

秘書工作的輔助性與被動性和秘書充分發揮工作的主動性并不是對立的，而是相輔相成，相互影響的。輔助性體現了服務的被動性

相對領導活動而言，秘書的輔助性表現為被動特征，唯有得到了領導者的授權，以領導活動為準繩，才有利于秘書工作的開展。工作的順利開展需要秘書的主動服務

秘書的天職是“助”，秘書需要積極協助領導者開展各項工作。秘書需要在從屬于領導這一前提下，積極協助領導，主動為領導者提供管理所需的各類信息，完成領導交辦的任務。被動性與主動性的辯證統一

秘書的被動性與主動性是矛盾的兩個方面，作為活動的對象同時又主導、制約著活動本身，這就是秘書活動區別于其他職業活動的特殊性。這一特殊性造成了秘書活動的一基本矛盾即秘書活動既要被動服從領導者，又要主動服務于領導者。如何把握“既不

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越權，又不失職”的平衡關系呢？秘書工作的被動性與主動性是辯證統一的關系。秘書工作首先必須體現出被動性和潛隱性的本質特性，在被動中爭取主動，在此基礎上，秘書人員的主動服務必須不違背領導的意志，按照領導的意志去辦事，無論服務結果如何，都應該由領導親自定奪，兩者應辯證統一。

所以秘書工作是主動性和被動性的統一。我們要在充分認識二者的辯證關系的基礎上，化弊為利，充分發揮秘書工作的主動性。

二、秘書工作需要發揮主動性

（一）發揮秘書工作主動性的必要性

秘書角色職能賦予了秘書工作的主動性。秘書和秘書工作具有被動性，這都是相對于領導和領導工作來說的，就具體秘書活動來說，秘書工作又具有鮮明的主動性。一是秘書不是領導，貼近領導。秘書輔助領導工作，在本單位組織結構中，具有位居中樞、接近領導身旁的位置，起著領導助手的作用。二是秘書沒有權力，隱含權力。秘書人員處于兩道身邊，既是領導下屬，又經常由領導授權參與各種管理性活動，同時還是領導與人民圈中密切聯系的橋梁和紐帶，有著特殊地位和特殊身份。秘書工作往往伴著領導工作進行，隱含著領導權力，并借助這種隱含權力推動和開展工作。三是秘書不在其位，輔助其政。秘書是領導的參謀和助手，是直接為領導服務的，必須充分發揮主觀能動性，搜集信息、積累經驗、掌握規律，爭取同領導一樣了解和掌握全局性工作，主動領會領導意圖，超前輔助領導工作，不能只是跟著領導走[2]。

（二）秘書工作主動性的重要性

秘書工作是為領導活動服務的，這項服務本身不能是被動的而應是主動的。秘書工作人員在開展秘書工作時，其主動性主要體現為以下特征：（1）率先性特征，即各種工作秘書人員要首先想到，并能及時提出建議，做好準備。（2）我要干特征，即從意愿、志向上把秘書工作當成發揮聰明才智和實現自我價值的機會。（3）勁頭足特征，即對秘書工作有興趣、樂意干，而且有信心干好。（4）為他性特征，即從思想上和行動上與自己任職的機關單位保持一致[３]。

主動不僅表現在輔助決策諸項工作的超前服務上，而且也表現在常規工作中對于大

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量的龐雜而又瑣碎的事務，秘書不能被動應付，而應該把它們安排得科學化、知識化。如果缺乏主動進取精神，工作消極被動，事無巨細都得讓領導拿主意給辦法，就會加重領導的負擔，這樣的秘書是不可能受到領導的歡迎的。通過分析了解秘書工作主動性的特點，秘書人員必須充分發揮主動性，從而提高秘書的工作效率。

三、秘書人員不能正確發揮主動性的原因

(一)秘書工作過于被動的原因 1 工作性質被動

秘書工作是為領導服務工作的，秘書工作的變化總是隨著領導工作的變化而變化，而且領導工作的變化直接影響和制約著秘書工作從內容到形式的發展變化，這決定了秘書工作的從屬性即被動性[4]。工作時空被動

不同時期、不同地方、不同領導對秘書和秘書活動的要求是不同的。即使同一個領導和同一項領導因時因事因地對秘書和秘書工作的要求也是不同的。秘書活動要服從領導日程，秘書工作要圍繞領導轉。秘書必須想領導之所想，急領導之所急，解領導之所難，幫領導之所需。不能離開領導和領導工作而單獨展開工作。工作績效被動

秘書活動的本職決定秘書工作必須甘居幕后，默默無聞地工作，而且秘書一切活動都必須通過領導和領導活動才能發揮作用，產生效益。

秘書人員說話辦事、處理問題超出人員的身份地位就會形成秘書工作越位，反之則[6]必然讓領導疏遠。長期從事秘書工作的人員都有這樣的一個體會，秘書工作有“四難”：[5]千頭萬緒服務難，上下左右協調難，多重角色適應難，事務繁雜脫身難。

（二）秘書工作過于主動的原因

秘書工作具有服務性。在公司上下需要有秘書去完成上下溝通等各項工作，起到樞紐的作用。但是也不應該過于主動[7]。過于主動會讓領導覺得越權，不會受到領導的歡迎甚至會讓領導厭煩，這樣既不利于開展工作也不利于自身的發展[8]。秘書發揮主動性主要體現在以下兩方面。秘書要按自己的理解去辦事

秘書除了必須按領導意圖辦事之外，還可以代辦一些領導交辦的事情，要靠自己的

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理解去辦事。秘書除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或人事之外還要替領導處理一些瑣碎事情，需要自己做決定。秘書的權力必須建立在領導控制之下，必須服從企業利益，秘書的限度就是嚴以律己，在職務許可的范圍內，把秘書的權力充分利用，不留一絲空間。秘書工作隨機性大

秘書工作中隨機性的工作很多，事先難以預計，雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，難以落到實處。比如，領導交辦的任務沒有具體要求，所以需要秘書根據經驗和領導的意愿去完成，這樣就需要秘書充分發揮自己的主動性。

所以秘書工作要適度，不應過于主動。既要得到領導的認可又要適可而止，利于工作的展開和自身的發展。這就要求秘書人員要恰當的發揮秘書工作的主動性。

四、如何恰當地發揮秘書工作的主動性

秘書不是決策者而是決策者的助手和執行者，因此必須按職責按規定辦事，不能越職代權，借領導的名義發號施令，秘書必須明確自己為領導服務的界限，恰當地表現自己的主動性。

（一）秘書工作正確發揮主動性要考慮的問題 1 要考慮辦公室秘書工作的性質——施令不發令

企業在組織生產、開展經營活動時許多工作都需要靠相互協調來完成，那么秘書工作人員在接到領導交辦的任務后只有充分地發揮自己的協調、指導、服務、督辦職能，統一思想，明確目標，形成共識，才便于工作的順利開展。如果不掌握基層實際情況，強迫基層去完成不可能完成的工作，這樣必將影響生產經營的運行，危害企業建設。要考慮秘書工作的位置——主動而不越位脫軌

作為領導的參謀與助手，秘書工作人員在輔助領導決策，或向領導提出建議時，不僅要做到信息來源真實準確、備選方案充分，建議意見科學合理，同時要注意區分場合、分清主次、把握分寸、擺正位置、點到為止，不說與身份不相符的話。要考慮秘書工作的職能——明白不告白

秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有協調、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，在向領導提供決策信息或者反饋決策執行情況的過程中，要正確理解各級管理工作者在事物認識上的差異和問題處理方式上的區別，不同情況分別對待，認識不同可追求目標一致，方式不同可實現異曲同工，因此秘書工作人員處理問題的方

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式更要有策略性，原則是既要有利于上下溝通，又要有利于推進工作，防止隔閡[9]。

（二）秘書工作人員發揮主動性要恰當適度

發揮秘書工作主動性目的就是使領導的工作更完善，這樣就要充分運用與領導工作緊密相關的有利條件，與秘書工作職能相對應，那么這就要求秘書工作人員發揮主動性要恰當適度。輔助決策要有度

秘書要學會站在領導的角度來判斷、分析、思考和處理問題，急領導之所急，想領導之所想，特別是在領導征求自己的意見和看法時，要注意提建議的方式、方法和時機，恰如其分的合理化建議不僅能為領導的科學決策節省時間，而且還會給領導的正確決策提供有益的幫助。秘書人員在謀劃企業發展決策的過程中，要有針對性地深入實際，調查研究，最大限度地發揮參謀作用，提出科學合理的備選方案供領導決策，絕不能帶有個人觀點[10]。協調關系要有度

秘書除了要協調和處理好與領導之間的關系外還要溝通和銜接好內部和外部關系。對領導要忠誠，對待同事和下屬要尊重和關心，由于企業內部單位，部門之間各自的利益性，秘書人員在發揮協調溝通作用時應著力共同點，協調不同點統一意志，減少分歧，促進發展；對待客戶及業務相關的單位要誠實無欺和努力維持長久的人際關系。工作落實要有度

領導在謀劃大局、計劃長遠、處理疑難問題的過程中難免會在某些枝節的處理上考慮不周。作為領導的助手，秘書人員一方面要自覺維護領導的權威，盡己所能為領導分憂解難，另一方面在領導的決策可能出現偏差時要積極地進言獻策及時提醒。發揮恰當的主動性有利于工作順利開展，反之則帶來諸多不利因素。為人處事要有度

秘書工作是一個累人傷神又勞心的崗位，不僅隨時會面對緊要事、疑難事、突發事，而且工作時間緊、任務重、要求高，有時還可能會受到領導的責備，但是作為一個合格的秘書人員一定要處之泰然，心中有數。要牢固樹立這樣的意識：“工作干得好，領導滿意乃分內之事，工作有誤，領導責備雖在所難免，但需及時總結，調整偏差，不要因為受到領導責備而黯然傷神。

結論

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新形勢下企業的生存與發展對秘書工作人員提出了更新更高的要求，秘書工作具有被動性，但是在被動性的基礎上，秘書工作人員是可以正確發揮主動性的。秘書人員應該發揮恰當的主動性，在工作中，始終堅持與時俱進，明確職責，把握位置，善言慎行，勤奮進取，這樣既有利于工作順利開展，也能夠有效地提高秘書工作的效率，使秘書人員在充分履行自己職能的同時又促進企業的發展。

致謝

在畢業論文完成之際，首先感謝我的論文指導老師XXX老師的耐心指導，無論是在論文的內容還是格式上，老師都仔細的幫助我一遍一遍的修改和完善。其次，要感謝論文中我所引用的各種參考文獻、著作的作者，是他們給了我寫作的靈感，給了我最有力的理論支持，從他們的研究成果中我認識到了自己研究課題的深刻意義。最后，對編寫論文中給予我大力支持幫助的老師、同學、朋友在此一并致謝，謝謝你們給我的大力幫助。

參考文獻

[1]楊洪林.秘書工作的科學性.http://www.tmdps.cn/newsinfo1.asp?id=241,2006-12-03.[2]潘月杰,劉琪.如何做秘書工作[M].北京:首都經濟貿易大學出版社.2006:18-19.[3]丁曉昌,冒志祥.秘書學與秘書工作[M].江蘇:蘇州大學出版社.2002:39.[4]王育.秘書實務[M].北京:高等教育出版社.2003:2-3.[5]孫榮.秘書學[M].上海:社會科學院出版社.2006:51.[6]戴勝利.文秘管理[M].上海:上海教育出版社.2004:19.[7]林祥.秘書工作靠＂五度＂[J].秘書工作.2005,3-47.[8]廖金澤.怎樣做高級秘書[M].廣東:廣東旅游出版社.2000:39.[9]任松峰.發揮補償功能,主動拾遺補闕[J].秘書.2003,9:28-29.[10]成雨.一名合格秘書的“度量衡”[J].秘書工作.2005,3:51-52.

第四篇：員工積極主動性的重要

員工積極主動性的重要

隨著現在的服務業越來越多，旅游服務的質量也越來越受大家所關注，所以景區員工的服務質量直接影響到我們景區的前景及口碑。

前幾天的“零投訴”培訓讓我意識到員工的服務質量是多么重要，尤其是一線員工，他們是首先接觸到游客的員工，他們的精神面貌,言行舉止可能直接影響到出游客人一整天的心情。

員工的積極主動性與心情關系最為密切，就我們服務行業來說，員工的心情好壞直接影響到員工的情緒，從而導致游客對景區的滿意度和投訴率。

服務行業是一個繁瑣而有細節的工作，遇到的游客也是形形色色的，如果我們的員工都可以做到五個一點“耐心多一點、態度好一點、動作快一點、語言得體一點、辦法多一點”可能是對到我們景區每一位游客最好的開始。去年有這樣一位粗心的媽媽，孩子的爸爸去漂流了媽媽帶著孩子在劉秀湖邊玩耍可能是媽媽看見爸爸的漂流船過來了就去打水仗了一轉身的功夫孩子不知道跑哪去了，媽媽就找到游客中心，我們就積極主動的接待了媽媽并把孩子的特征作記錄并迅速的和河道及衛生主管取得聯系幫忙找孩子，我們也抽調一人帶領這位媽媽去劉秀湖邊找孩子，這塊我們已經讓河道及衛生隊幫忙找了為什么我們還要再去一人呢？

1、孩子的媽媽在這個陌生的環境下已經舉手無策了沒有可以相信的人只能依靠我們，讓孩子媽媽在游客中心等待更是不可能，她這會已經心急如焚怎么可能安心的等待我們的消息呢。

2、我們積極主動的帶著媽媽去找孩子這樣可以緩解媽媽的焦慮感并且我們的人對景區比較熟悉知道哪些地方孩子比較容易走散。

大概過了20分鐘左右我們接到信息孩子找到了。這個例子告訴我們如果員工能積極主動的做到上述五個一點，孩子媽媽到來我們能耐心的聽媽媽把話講完，時間地點及特征，耐心多一點、對這位媽媽態度好一點畢竟孩子都是媽媽的心頭肉，態度好一點、我們快速的把孩子特征告訴別的部門幫忙尋找，動作快一點、對這位媽媽講一些寬心的話，講話得體一點、我們再帶著這位媽媽去尋找不讓一味的等待，辦法多一點。結局是孩子的媽媽爸爸十分感謝我們，讓我們內心十分慰藉也非常高興。

下面是我在網上查到的一些關于員工積極主動性的研究。

一個企業的成功經營不僅僅取決于它所擁有的資源多寡，在很大程度上是與其員工的工作積極主動性（士氣）密不可分的。這不單單是表現在一個企業成功運作的時候需要員工高昂的工作積極性，還表現在當一個企業面臨嚴峻挑戰的時候，員工的團結一致和努力工作往往可以使企業轉危為安。企業內部影響員工工作積極性的因素很多，也很復雜，但從系統論的角度來看對其起影響的因素不外兩個方面：外部環境和內部環境。內部環境就是員工自身因素，自我對工作積極性的調動，這些自身因素包括員工的成就動機、自我效能、自我激勵等；外部環境是工作氛圍，包括上司、同事、工作激勵、工作本身。下面我們分別對這幾種影響因素做進一步的闡述。

1、成就動機。所謂成就動機，是指驅動一個人在社會活動的特定領域力求獲得成功或取得成就的內部力量。強烈的成就動機使人具有很高的工作積極性，渴望將事情做得更為完美，提高工作效率，獲得更大的成功。成就動機是影響員工工作積極性的一個基本的內部因素，在宏觀層次上它受到員工所處的經濟、文化、社會的發展程度的制約；在微觀層次上，讓每一個員工都有機會得到各種成功體驗，培養和提高自我愿望等成就動機水平，將有助于改變他們對工作的消極態度，提高自我的工作積極性。（個人見解：孩子的父母十分感謝我們加上領導對我們表揚就是我們本身獲得的成就感）

2、自我效能。自我效能感被定義為人們對自己產生特定水準的，能夠影響自己生活事件的行為之能力的信念。自我效能的信念決定了人們如何感受、如何思考、如何自我激勵以及如何行為。自我效能決定了員工對自己工作能力的判斷，積極、適當的自我效能感使員工認為自己有能力勝任所承擔的工作，由此將持有積極的、進取的工作態度；而當員工的自我效能比較低，認為無法勝任工作，那么他將對工作將會有消極回避的想法，工作積極性將大打折扣。（個人見解：孩子事件的成就感更加促使我們今后工作的積極主動性）

3、自我激勵。工作中難免會遇到各種各樣的挫折和失敗，降低員工的成就動機并對自己的能力產生懷疑，所以必須要不斷地進行自我激勵，以維持強烈的成就動機和高水平的自我效能。上司對員工共作積極性的影響。（個人見解：員工做出值得大家學習的事件后領導提出獎勵是很有必要的這個員工的積極主動性會成倍遞增）

4、同事對員工共作積極性的影響。國人做事，一向講究“天時”、“地利”、“人和”，其中“人和”是最重要的因素。文化傳統和幾十年“單位制”的影響使員工很看重工作中的人際關系，希望能夠被人接納，并能融入其中。同事之間良好的人際互動和工作氛圍，將大大的提高員工的歸屬感，進而調動員工的工作積極性。

（個人見解：有一個氛圍好的工作環境，沒有惡性競爭的人際關系也會促使員工的積極主動性，一榮俱榮的概念）

5、工作激勵。毫無疑問，恰當的激勵對于提高員工的工作積極性有著不可忽視的作用。激勵從不同的維度可以分為獎勵和懲罰、物質激勵與精神激勵。值得注意的是，激勵的前提假設是把員工看作是“經濟人”還是假定為“社會人”，由于前提假設的不同，就會產生激勵方式和手段的差異。把員工看作是“經濟人”則激勵會側重于物質方面；如果把員工假定為“社會人”，則在物質激勵的同時，還會對員工進行適當的精神激勵。（個人見解：這塊我把握不太好，我可能把自己定位成社會人吧）

員工的積極性也是存在差異的，哪怕他們實際上都能把這份工作完成的很出色。這就要求管理者有能力分辨出員工的工作取向，分配恰當的工作，如此可以有效地提高員工的工作積極主動性。

段旗

第五篇：如何提高工作主動性

如何提高工作主動性

一般說來，工作主動性分為四個層次。第一個層次是：不用別人告訴你，便能積極出色的完成自己的各項工作；第二個層次是：領導安排任務后，才去做領導安排的工作，自己職責范圍內的工作，領導不安排就不知道去做；第三個層次是：領導安排任務后，多次督促，迫于形勢才去做；第四個層次是：領導安排任務后，告訴他怎么做，并且盯著他才去做。

顯而易見，公司所希望的主動工作便是主動性的第一個層次，即不論領導是否安排，都能積極主動并出色地完成自己的工作；但是，在日常工作中，我們為什么常出現被領導認為是“缺乏主動性”的情況呢？遇到這種情況，如何解決呢？我個人認為，之所以出現這種情況，基于以下原因：

一、自己的意見和領導不一致，又很少和領導及時溝通。自己和領導的意見不一致是很正常的事，這說明你和領導的想法有分歧，這就需要及時和領導溝通，多請示，早匯報，和領導的意見達成一致。不然，自作主張肯定得不到領導認可，又耽誤工作進程。

二、借口太多，自己制訂的工作標準低，又不認為自己的標準低，沒完成任務的理由太多，對每一件工作，領導的要求往往比較高，我們自己有時標準低一點也正常，問題是，當領導提出高標準時，我們要

按領導的要求積極努力想辦法完成，千萬別認為領導要求太離譜，太苛刻，不可能完成；或認為：我反正就這水平，要么領導另請高明。領導的要求高，對我們來說，既是一個鍛煉學習的機會，又是一次自我挑戰和升華。

三、領導沒給標準和時間，思想上松懈。

領導之所以沒給出任務完成的標準和時間，要么時間緊忘記了，要么還沒考慮成熟。不等于領導沒有標準和時間意識，從而可以拖延辦理。要記住，領導沒給標準和時間，你自己要有標準和時間，并把你的理解向領導匯報，千萬不能思想松懈。任何工作，能及時完成的盡量及早完成。

四、工作中牽涉到別人的配合，而別人配合不力，又不去催促，怕得罪人。

我們的大多數工作都需要別人配合，要么是同事，要么是商業合作伙伴。如果別人配合不力怎么辦？就要懇求、督促對方的配合，但是要注意語氣，不能一副居高臨下的樣子，否則，只能適得其反，欲速則不達。

五、領導安排的工作自己認為“不在我的職責范圍內”，而消極怠工。

要知道，領導為什么把不是你職責范圍的事交給你做。說明領導相信你的能力，也可能對你進行考驗。每一家公司，每一個領導都欣賞愿意勇挑重擔、不討價還價的員工。領導把不是你職責范圍的事交給你做，是領導對你的重視和考驗，從表面看是實現了公司的近期利益，實則有利于你自己的長遠利益