第一篇：各部門會議接待程序

會議團隊接待服務方案及承諾

一、銷售部接待程序：

銷售部在獲取客戶在酒店舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：

1、及時與會務方負責人進行聯絡

（1）清楚了解會議性質（屬接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內容（包括：時 間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數量

在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應盡 快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項 內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協議，收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會 議押金；

5、下發會議接待通知單

簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下 發至各部門,并保存該次會議的檔案；

6、會議接待

發出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤 會議進程；

7、會議結賬

會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助；

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；

9、會議結束

會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部 應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。

二、房務部接待程序：

房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后，應做到：

1、會議接待的前期工作

（1）熟悉、了解會議接待通知單的內容；

（2）了解結算方式，收費項目、聯系人和費用簽單人；

（3）落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、加床；（4）落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等；（5）落實參會嘉賓是否分批到達；（6）負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

2、會議排房

按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安 排同類客房中處于最佳狀態的房間。

3、會議空房

確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。

4、會議嘉賓入住

（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切 賓客入住前的準備工作；

（2）會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登 記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態；（3）當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續，并由行李員及時運 送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯系。５、會議嘉賓離店

（1）禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李；（2）前臺收銀處快速結賬；（3）協助客人安排好車輛。

６、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

三、餐飲部接待程序

餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單后，應做到： １、會議接待前期工作

（1）做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待 標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞；

（2）根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場；

（3）由宴會主管按酒店服務標準和客戶要求檢察會前準備情況（會議通道是否暢通、會議設施的擺 放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等），發現問題立即 整改，力求沒有疏漏；

（4）提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客 人預留用餐場所。２、會議接待中

（1）安排優秀禮儀人員，在會議召開前４０分鐘到場，引領參會嘉賓；（2）跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項；

（2）協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。３、會議結束

（1）宴會服務人員跟進會議結帳工作；（2）幫助會議客人整理會議遺留物品。４、會議用餐及送別

（1）引領會議客人用餐，并提供優質服務；（2）做好餐飲帳務的結賬工作。５、送別

（1）恭送會議客人，為賓客留下美好感受；

（2）客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯系交換客人。６、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

四、其他相關部門請參照銷售部所下發會議接待通知單，做好相應接待工作。

服務承諾

一、及時準確提供酒店、大小交通（機票、火車票）、旅游信息，針對您所需的服務項目第一時間的策劃與報價。

二、如果您需要親臨現場考察，我們會有專人協助您的工作。

三、執行雙方確認的協議條款，在保證您所需的服務的前提下，保護雙方合法權益。

四、提供會議簽到臺，并有專人協助會務組分發資料，辦理相關入住手續。

五、會議期間及時叫早、叫醒服務使參會代表安心休息。

六、參會代表離店前，有專人協助辦理離店手續節省大家時間，同時為部分延住、晚離店代表辦理相應手續。

七、免費給會議重要領導住房贈送鮮花和水果。

八、協助會務組布置會場和綠化。

九、免費為會議提供會議提示牌、水牌和席位卡。

十、根據實際情況，提供收費/免費機場、火車站接送服務，如有參會者需提前返程，可在會堂一角設返程機票預定。

十一、如果您在會后需要為參會嘉賓提供一份具有當地特色的紀念品，我們會提供必要的服務及信息，并協助您采購。

十二、如果您在會后需要為參會嘉賓提提供一次難得的旅游活動，我們會為您提供最優質的旅游行程、游覽到最好景區景點、安排最佳時間段飛機航班、品嘗到當地最具代表性的風味餐、最好的導游、駕駛技術一流的師傅和車況良好的旅游車輛，同時報給您一個合適公道的價格。

十三、公關禮儀：禮義小姐（現場禮儀接待，派發資料，形象展示）文藝演出（專業表演團，可挑選節目）空飄（氫氣球充氣、升空）花藍（大、中、小號訂做）主持人（男、女均可）簽到筆薄（專業用品）攝影攝像（專業攝影公司、專業攝影師）。

十四、印刷設計：很多文字性的宣傳資料，由于量大不便攜帶，我們愿意在當地為客戶解決這些資料的制作工作。名片單色/多色制作；意見調查表格；相關資料打字、復印、印刷；彩旗的制作；背景牌：有材料做夾板，進口螢光紙。

十五、物品運輸：會議中若是需要很多相應物品和設備的，我們愿意為客戶解決這些物品的運輸、搬運問題。小件展品的運輸：展柜，展桌，椅子，小型設備，小件貨物的運送；大件展品運輸：大型器械，大件物品的運送；特種展品運輸：化學用品，醫藥用品以及復雜物品的運送；遠程展品運輸：遠距離的展品運送；參展資料運輸：宣傳資料，印刷品，紀念禮品的運送：貴重展品運輸：電腦、服務器、鋼琴等貴重物品的運送。

十六、物品配送：酒水食品：如會議期間會務方需要煙、飲料、礦泉水、食品等日常用品，我方可代購：辦公用品：代辦會議期間，會務組所需的辦公用品：紀念禮品：提供禮品、旅游紀念品的咨詢、選送等服務。云南民族服飾：參會嘉賓若能身著統一、最具特色的云南民族服飾，會對外界（其他人群）產生一種特殊的感覺與影響：旅行袋：印有會議主辦方指定的圖案和文字的旅行袋，除能幫助參會喜賓裝載物品外，更多一份紀念意義；筆記本：特殊紀念意義的筆記本，能讓客戶銘記本次活動與會議主辦方。

十七、訂票服務：代訂各大航空公司及相應各大航線優惠折扣機票；免費代全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。

十八、郵政速遞：文件資料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代為發送寄出。

十九、汽車租賃：專車免費全天接站；優惠價格提供會議期間用車服務。豐田面包車、依維柯、金龍中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國現代（大宇）、德國凱斯鮑爾等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車，任你們選擇。

二十、醫療保建：如客戶需要，我們可派出隨團醫生，保障會議期間客人的身體健康。

二十一、酒店根據客戶的意愿、要求，策劃、組織、執行會議的各項接待工作，讓會議客戶放心、滿意最大化；讓會議接待服務優質最大化。

第二篇：酒店會議接待程序

酒店會議接待程序

酒店知識 2009-06-24 18:46:18 閱讀2611 評論0 字號：大中小 訂閱

會議接待程序

一、銷售部接待程序：

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：

1、及時與會務方負責人進行聯絡

（1）清楚了解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內容（包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數量

在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部

發出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協議，收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會

議押金；

5、下發會議接待通知單

簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下

發至各部門,并保存該次會議的檔案；

6、會議接待

發出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤

會議進程；

7、會議結賬

會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助；

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；

9、會議結束 會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。

二、房務部接待程序：

房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后，應做到：

1、會議接待的前期工作

（1）熟悉、了解會議接待通知單的內容；

（2）了解結算方式，收費項目、聯系人和費用簽單人；

（3）落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加

床；

（4）落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等；

（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達；

（6）負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

2、會議排房

按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安

排同類客房中處于最佳狀態的房間。

3、會議空房

確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。

4、會議嘉賓入住

（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切

賓客入住前的準備工作；

（2）會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態；（３）當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯系。

５、會議嘉賓離店

（１）禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李；

（２）前臺收銀處快速結賬；（３）協助客人安排好車輛。

６、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

三、餐飲部接待程序

餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單后，應做到：

１、會議接待前期工作（１）做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接

待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞；

（２）根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場；

（３）由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況（會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等），發現問題立即整改，力求沒有疏漏；

（４）提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議

客人預留用餐場所。

２、會議接待中

（１）安排優秀禮儀人員，在會議召開前４０分鐘到場，引領參會嘉賓；

（２）跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項；

（３）協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

３、會議結束

（１）宴會服務人員跟進會議結帳工作；（２）幫助會議客人整理會議遺留物品。

４、會議用餐及送別

（１）引領會議客人用餐，并提供優質服務；

（２）做好餐飲帳務的結賬工作。

５、送別

（１）恭送會議客人，為賓客留下美好感受；

（２）客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯系交換客人。

６、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

四、其他相關部門請參照銷售部所下發會議接待通知單，做好相應接待工作。

第三篇：會議接待服務程序

一、會議接待草案制定

１、與組織者聯系，詳細了解組織者的需求及會議代表的基本情況，制定合理、舒適、安全的接待草案。

２、詳細介紹酒店及酒店設施介紹：包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛及價格等告知組織者，提供分析及使用建議，以便組織者選擇酒店。

二、活動前期準備清單

會議確定后逐一落實各項準備工作。

接待程序表：制定會議接待程序，落實各項細節。

酒店方面

第一時間與酒店負責人聯系，著重介紹本團情況，并逐一落實各項要求。

１）房間數量及類型（標準間、商務房、工作人員用房間）客人用房–各種類型房間數、及方向位置（分布的樓層及是否靠近電梯）工作人員–用房數量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近團中vip嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務）。房間布置–客人抵達前必須完成對房間清潔衛生工作，同時檢查房間內設施是否能正常使用。抵達前1小時，按照要求為房間陪送水果(需每天更換)，房間號碼-提前2天得到所有房間號碼，并根據提供的分房名單進行分房。客人抵達賓館前2小時，旅行社工作人員將抵達賓館為所有客人辦理入住手續，并領取房間鑰匙。以便使客人抵達賓館后，能快速領取鑰匙進入房間。vip客人將有專人引領至房間。

２）酒店餐廳：根據提前確認的菜單，廚房精心制作每道菜品。開出獨立的用餐區，僅供本團使用。所用餐具必須事前做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。

３）酒店布置：客人抵達前2小時，必須在酒店大堂醒目處懸掛好歡迎橫幅。

４）行程用車：按照商議，保證車輛必須是8成以上的新車。駕駛員必須有極強的責任心，駕駛經驗豐富。

５）導游員若干名，挑選形象氣質具佳，經驗豐富，服務態度好，并富有責任心的導游。

６）工作人員兩名，同組織者保持緊密聯系，完成組織者提出的各項要求。

旅游安排

１）根據時間，編排合理、舒適的游覽日程表；

２）按照預先分發的旅游登記表的統計結果，安排豪華空調旅游車，每車的乘坐人數安排在85%，以保證客人的舒適；

３）每臺車都將有明顯的標志—號碼；

４）每臺車安排一名優秀的職業導游，負責途中講解和景點介紹；

５）各車的導游員將負責時時提醒客人保持乘坐同一輛車，事先講明游覽路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，并在每次更換游覽地點前統計人數；

６）vip客人可以安排專門的優秀導游人員及車輛；

７）可以按照需要為每位嘉賓制作嘉賓證及旅游手冊；

周前檢查

在團隊出發前一周，必須完成所有細節方面的確認。每項細節都必須向組織者匯報，并得到認可。同時將對本次旅游線路進行最后的實地檢查，落實各接待方的準備情況現場實施及活動總結

１）現場實施過程中，嚴格按照事先制定的接待計劃，嚴格實施并執行；

２）如有任何突發意外事件，總監將立即向組織匯報，并提出解決方案。事后必須立即將結果向組織者匯報；

３）活動期間分發我社接待意見表；

４）活動結束后統計意見結果，向組織者匯報；

５）根據客人的意見與建議不斷改進服務內容與方式。

第四篇：酒店會議團隊接待程序

總臺會議接待程序

按預訂人（銷售代表）要求預留房間。確定房型、房數（含會務組、備用房）、房價（尤其注意會議早餐是否包含在房費內）。根據會議類型、規格檔次，結合酒店房態主動介紹、合理建議、靈活搭配。預留聯系人電話，確認結賬方式和房價。

確定抵離日期、具體時間。是否早到，早餐后退房還是午餐后退房方

便提前預留和接后續預訂。

1.將預訂信息通知服務中心并匯報相關領導。

2.對其它預訂。已接的要進行確認，保證留好房間，不要輕易對網絡預訂關房，必要時可以升級。后接的預訂，一定向客人講清房間緊張并致歉，確認離期和退房時間（會議早到時），如不退可調房，視

情況給予優惠或升級。會前1-2天：

1.主動聯系會務人員，確認會議用房數量和特殊要求有無變化。如需要可提前確定會議房號并排房。

2.訂房號。根據要求決定是否集中樓層或分散安排，（午休、早到的房間不宜集中安排）。套房旁預留1-2個標間。綜合房間類型、位臵、朝向、房間之間距離等具體情況，全盤考慮會議前后預訂情況。提前排房不能只排空房（尤其早到的會議），如已入住客房確定可在會議到店前離店，也可安排該住客房。必要時可電話與在住客人確認，確認時注意語氣和說話方式，不可讓客人產生被驅趕的感覺。3.房號確定不宜過早，過早訂房號易因各種原因產生更改，加大工作

量。房號確定后連同特殊要求（如可能可連同行程、用餐信息等）打印并發送到大副、客服、禮賓、總機、商務中心等各相關崗位，便于準備接待工作、提供問詢服務和合理安排班次。

4.確定房號的房間注意不要超期出租給其他客人，如會議早到，房間又不緊張時可視情況設維修房預留。如確需入住，一定向客人說明情況，確認離期。如會議早到需客人提前退房，應在入住時向客人說明并致歉，客人同意后應在電腦備注中注明，防止再次打擾客人。可視情況給予一定折扣，但應以推銷其它房型為主，防止產生糾紛，影響前后兩批客人正常入住，對酒店產生不良印象，避免增加自身

工作難度。會議入住當天：

1.再次向會議負責人確認用房數量、要求有無變化。

1.提前確定房號的住客房，在客人未退房前不能排入會議預訂，防止重復出租情況的發生。應在最晚早9時前電話確認房間客人是否離店，口氣不可生硬。如客人臨時決定不離店，應耐心解釋并積極協商調房、升級等。如實在無房可調或必須離店時，應主動幫助預訂其它酒店，必要時可安排專車接送，并與客人約定會議結束后將客

人接回酒店入住。

2.提前制作房卡，如房間安排兩位則確認是否需要兩張房卡，如需要則提前開房制第二位房卡，并在鑰匙袋上注明。確保會議團隊到店前將鑰匙交給簽到處并作說明。

3.根據參會人員報到情況隨時與相關會務人員溝通，最晚18時前確認

最終用房數量，防止報到結束后會務組大量取消預留房間，影響酒店正常出租，給酒店帶來經濟損失。

4.簽到結束后零星到店的參會人員應按照會議要求幫助辦理入住手續（收會務費、安排用餐、發放會議材料和紀念品等），做好相關登記

并及時通知會務人員。

5.對會議用房情況（備用房、空床位）做到清楚明了并交接清楚，以

免臨時增加房間時被動。

6.根據會議內容提前制作大堂電視歡迎字幕并按照會議要求時間進行

播放。

7.早到的房間提前通知服務中心準備，并根據要求安排接機、迎賓等服務。將準確的會議行程、名單最好是接待手冊送達各主要崗位，注意重要客人的VIP接待服務。

8.對其它非會議客人同樣注意服務態度，不可因環境嘈雜、事情繁雜而出現急躁情緒或厚此薄彼，做到頭腦清醒、忙而不亂。但應根據會議規模、參會人員重要程度決定散客房的銷售，避免將閑雜人等安排至VIP客人附近，必要時實行鎖房。

會議期間：

1.及時了解最新會議行程安排，及時通知各崗位。注意會議及客人 息不得隨意對外泄漏。

2.了解會議結算方式，注意房間消費和電話、雜費等費用如何結算 向客人解釋清楚。

3.會議臨時增加的午休房，在電腦記錄中注明“午休”，并通知樓層

下午6點前確認是否需要退房，防止空過房費。

落實每日實際用房增減情況，做好統計。根據房態情況和會議進程接受其它預訂，防止會議結束后出現大量空房

會后：

2.確認是否所有房間都退房，如有不退的，房費如何結。在會務人離開前將所有掛賬單據找相關人員簽字入賬。

3.鑰匙未交回的，立即做限制卡，防止發生意外情況。4.如房間有遺留物品，積極協助聯系客人或交由會務組處理。5.統計會議住宿相關數據備用，總結會議接待經驗得失提高接待水平。

第五篇：酒店會議團隊接待程序

總臺會議接待程序

接預訂：

1.按預訂人（銷售代表）要求預留房間。確定房型、房數（含會務組、備用房）、房價（尤其注意會議早餐是否包含在房費內）。根據會議類型、規格檔次，結合酒店房態主動介紹、合理建議、靈活搭配。預留聯系人電話，確認結賬方式和房價。2.確定抵離日期、具體時間。是否早到，早餐后退

房還是午餐后退房，方便提前預留和接后續預訂。3.將預訂信息通知服務中心并匯報相關領導。4.對其它預訂。已接的要進行確認，保證留好房間，不要輕易對網絡預訂關房，必要時可以升級。后接的預訂，一定向客人講清房間緊張并致歉，確認離期和退房時間（會議早到時），如不退可調房，視情況給予優惠或升級。

會前1-2天：

1.主動聯系會務人員，確認會議用房數量和特殊要

求有無變化。如需要可提前確定會議房號并排房。2.訂房號。根據要求決定是否集中樓層或分散安排，（午休、早到的房間不宜集中安排）。套房旁預留

1-2個標間。綜合房間類型、位置、朝向、房間之間距離等具體情況，全盤考慮會議前后預訂情況。提前排房不能只排空房（尤其早到的會議），如已入住客房確定可在會議到店前離店，也可安排該住客房。必要時可電話與在住客人確認，確認時注意語氣和說話方式，不可讓客人產生被驅趕的感覺。

3.房號確定不宜過早，過早訂房號易因各種原因產

生更改，加大工作量。房號確定后連同特殊要求

（如可能可連同行程、用餐信息等）打印并發送到大副、客服、禮賓、總機、商務中心等各相關崗位，便于準備接待工作、提供問詢服務和合理安排班次。

4.確定房號的房間注意不要超期出租給其他客人，如會議早到，房間又不緊張時可視情況設維修房預留。如確需入住，一定向客人說明情況，確認離期。如會議早到需客人提前退房，應在入住時向客人說明并致歉，客人同意后應在電腦備注中注明，防止再次打擾客人。可視情況給予一定折扣，但應以推銷其它房型為主，防止產生糾紛，影響前后兩批客人正常入住，對酒店產生不良印象，避免增加自身工作難度。會議入住當天：

1.再次向會議負責人確認用房數量、要求有無變化。2.提前確定房號的住客房，在客人未退房前不能排

入會議預訂，防止重復出租情況的發生。應在最晚早9時前電話確認房間客人是否離店，口氣不可生硬。如客人臨時決定不離店，應耐心解釋并積極協商調房、升級等。如實在無房可調或必須

離店時，應主動幫助預訂其它酒店，必要時可安排專車接送，并與客人約定會議結束后將客人接回酒店入住。

3.提前制作房卡，如房間安排兩位則確認是否需要

兩張房卡，如需要則提前開房制第二位房卡，并在鑰匙袋上注明。確保會議團隊到店前將鑰匙交給簽到處并作說明。

4.根據參會人員報到情況隨時與相關會務人員溝

通，最晚18時前確認最終用房數量，防止報到結束后會務組大量取消預留房間，影響酒店正常出租，給酒店帶來經濟損失。

5.簽到結束后零星到店的參會人員應按照會議要求

幫助辦理入住手續（收會務費、安排用餐、發放

會議材料和紀念品等），做好相關登記并及時通知會務人員。

6.對會議用房情況（備用房、空床位）做到清楚明了并交接清楚，以免臨時增加房間時被動。7.根據會議內容提前制作大堂電視歡迎字幕并按照會議要求時間進行播放。

8.早到的房間提前通知服務中心準備，并根據要求

安排接機、迎賓等服務。將準確的會議行程、名單最好是接待手冊送達各主要崗位，注意重要客人的VIP接待服務。

9.對其它非會議客人同樣注意服務態度，不可因環

境嘈雜、事情繁雜而出現急躁情緒或厚此薄彼，做到頭腦清醒、忙而不亂。但應根據會議規模、參會人員重要程度決定散客房的銷售，避免將閑雜人等安排至VIP客人附近，必要時實行鎖房。會議期間：

1.及時了解最新會議行程安排，及時通知各崗位。

注意會議及客人信息不得隨意對外泄漏。2.了解會議結算方式，注意房間消費和電話、雜費

等費用如何結算，向客人解釋清楚。

3.會議臨時增加的午休房，在電腦記錄中注明“午

休”，并通知樓層。下午6點前確認是否需要退房，防止空過房費。

4.落實每日實際用房增減情況，做好統計。根據房

態情況和會議進程接受其它預訂，防止會議結束后出現大量空房。會后：

1.確認是否所有房間都退房，如有不退的，房費如

何結。在會務人員離開前將所有掛賬單據找相關人員簽字入賬。

2.鑰匙未交回的，立即做限制卡，防止發生意外情

況。3.如房間有遺留物品，積極協助聯系客人或交由會

務組處理。

4.統計會議住宿相關數據備用，總結會議接待經驗

得失提高接待水平。