第一篇：會議接待文案

會展接待文案實訓：

知音集團成為本年度行業高管圓桌會議的主辦方，準備對會議日程進行策劃和安排，根據據上屆會議的規模和經驗，參加本年度會議的人員大約40人，參會人員均為行業中的高級管理人員。根據與會議各方面協調的結要和本企業對會議整體構想，有以下會議基本設想：

1、會議總體時間安排在5月15日、16日、17日，其中15日主要安排在酒店會議注冊與報到，并安排參觀本企業的活動及安排歡迎晚宴；

2、16日上午安排會議開幕式。中午安排午餐（當地特色菜肴餐廳），下午繼續進行會議；3、4、5、下午要安排參觀當地的景點和晚宴活動（當地特色宴會）； 17日早餐后，安排返程工作或自選踐線旅游活動；

其他因素：會議地點擬安排在企業內部的會議室，會議代表所住酒店與會議地點有一定距離。

同時，主辦方為體現對會議代表的尊重，準備在會議每一項活動安排專人負責和陪同。

如果，你作為知音集團的會議負責人，請你結合當地的情況和條件，對會議日程進行安排，并用表格列出。并根據你所擬定的會議日程寫一份具體的會議接待方案。

實訓方法：

1、先上網查一下會議日程的范文。

2、再上網了解知音集團的相關情況，及周邊景點和酒店分布情況。

3、再按要求擬出一份會議接待方案。實訓要求：

1、每個小組都必須安要求擬一份會議日程和會議接待方案。

2、由于工作量比較大，給大家充足的時間，6月9日星期四下午7、8節課班級匯報。

第二篇：會議接待

會議接待

一次會議的成功開始最關鍵的就在會議接待的環節。必須安排好會議接待的人員、會 議接待的場所、會議接待時所需要的各種物品。

會前工作

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商 務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。

會中工作

9、機場、碼頭、車站專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現場會議秘書分發會議資料來客接待。

11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。

12、會議秘書在會議接待報到處協助會務組確認和分發房間確認VIP用房及整理記 錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

14、提前確認會議代表客戶的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜日程安排、房餐車導游等安排。

16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作

18、協調會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會后工作

20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結算工作。

23、歡送代表工作。

會議接待方案



一會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文 案屬于會議專題策劃方案可以包含在會議總體方案中也可以單獨擬寫作為會議總體方案的附件。

二會議接待方案的基本內容

1接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多包括上級領導、政府官員、協 辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團名義來訪的也有聯合組團參加的還有的是以個人身份參會、參 展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待即接待 的緣由、目的和意義。

2接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議 目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標準等。

4接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設 置報到組、觀光組、票務組等工作小組分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯系等工作。

7接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排有時也包含安排參觀、游覽、觀 看文藝演出等的支出涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內容。

會議接待范圍

一、【會議接待類別】各科研機構、機關、學校各培訓中心的學術研討會、筆會、論文發布會、各類培訓班企業業務洽談會、訂貨 會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會、行業研討會等各類型會議等

二、【會議接待人數】不限。

三、【會議接待標準參考】

1會議酒店范圍二星級酒店★★ 三星級酒店★★★四星級酒店★ ★★★,五星級酒店★★★★★

2會議室范圍根據需要可提供5人至1000人的會議室或報告大廳。

3會議用餐范圍25元/人/天--180元/人/天多種標準供選擇。

4會議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國現代 等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。

5會議接站及用車優惠價格提供會議期間用車服務。

6會議票務免費代訂往返程飛機票代訂返程火車臥鋪票。

7旅游考察安排提供多條考察線路優惠價格安排參會代表的會后考察活動。8會議娛樂及活動協助會議期間的各項娛樂活動回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議

9會議禮品向開會客戶調配優秀國語導游或優秀外語導游、翻譯等做好會議禮品 的解說與建議工作。

以上為一般性的會議范圍具體的會議、會展、活動具體建議具體策劃、具體協商。

會議接待禮儀

根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同 對會議的組織方法禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●根據會議規模確定接待規格。

●發放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會議的時間、地點、會議主題以及 會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執這樣可以確 定受邀請的人是否參加會議準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還 要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排它是人們了解會議情況的重要依 據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。●選擇會場。

選擇會場要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準

第一大小要適中。會場太大人數太少空下的座位太多松松散散給與會者一種 不景氣的感覺會場太小人數過多擠在一起像鄉下人趕集不僅顯得小氣而且也根

本無法把會開好。所以英國的首相丘吉爾曾說“絕對不用太大的房間而只要一個大小 正好的房間。”

第二地點要合理。歷史召集的會議一兩個小時就散的可以把會場定在與會人員較 集中的地方。超過一天的會議應盡量把地點定的離與會者住所較近一些免得與會者來回 奔波。

第三附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”。否則可能會造成損失。

第四要有停車場。現代社會召集會議“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議根據會議內容在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會 場內擺放適當的輕松盆景、盆花為使會場更加莊嚴主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國 徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料應擦洗干凈擺放美觀、統一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛講究禮賓次序主要有以下幾種配置方法

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐從 而消除不平等的感覺。另外與會者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面 對面做來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置企業最高領導與上級領導相對而坐。

同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達情況、指示為目的的會議這 時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相 對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位 為上其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準備會議資料。會務組應該準備有關會議議題的必要資料這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會

者方便于與會者的閱讀和做好發言準備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦 旗等是否準備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工 作分以下幾個崗位。

① 到。設一張簽字臺配上1-2名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時應脫下筆套筆尖對自己發放資料應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引 入休息室由企業領導親自作陪會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后接待人員應遞茶或遞上毛巾、水果熱情向與會者解答各種 問題滿足各種要求提供盡可能周到的服務。

會議中的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。

●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面手指不能因在北口上不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。

杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎出了差錯應不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。

●其他服務會議按擬定的程序進行應緊湊不要出現冷場的局面。這就要求各個工作 人員“嚴陣以待”做好各項準備工作。如會議進行第一項全體起立、奏國歌。這是音響

應立即播放出國歌。又如大會宣布辦法榮譽證書組織人員應迅速將受獎人員排好隊禮 儀小姐把領導從主席坐席上引出來另有禮儀小姐將證書一一遞上由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練避免會場上出現

混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事服務人員應走到他身邊輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導最好用字條傳遞通知避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。

●做好會后服務的準備。會議進行之中就應為會后服務做好準備。如會后要照相 就應提前將場地、椅子等布置好攝影師做好攝影的準備。另外會后的用車也應在會議結 束前妥善安排。

會后服務

會議結束后全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結束后有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等這 些工作很繁瑣應有一位領導統一指揮和協調而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任同時其他接待人員要積極配合各負其責做好自己分擔的工作以保證活動計劃的順利實 施。

●送別根據情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程。

●清理會議文件 ①根據保密原則回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結



公司重大會議接待人員禮儀要點

在參加重大會議接待的時候一般著裝、儀容和舉止是外在表現它既反映了員工個人修養

又代表企業的形象。只有規范的儀表、舉止才能給現場會與會人員留下良好的印象。現結合現場會議接待需要擬訂以下會議接待禮儀要點請各所參與會議接待有關人員遵照執行。

1、所有員工統一外著公司西服套裝工作服男士內穿藍色襯衣工作服女士內穿白色襯衣工作服,服裝應完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯扣。打好領帶配穿皮鞋上衣袋不裝東西褲袋少裝東西并做到不挽袖口和褲腳。

2、上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領導使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌

3、男職工胡須應修剪整潔頭發長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、修飾文雅且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(165范文網)生上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物避免口腔異味。

4、接待時注意力集中展現良好的精神狀態無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力步幅適當節奏適宜。

5、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時要神態專注表情自然表達得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動和抓耳撓腮。

第三篇：會議接待

1.會議接待

會務組工作由公司會務人員配合主辦方聯合組成會務組，負責代表報到、食宿安排、分發資料、會場布置、作息日程、代定返程機票及會后旅游等相關事宜。配合主辦方會務組協調會務組與代表之間、酒店之間的相關事宜，妥善解決各類問題。代定會議酒店按主辦單位的要求，提供各類標準的酒店，爭取最優惠的價格，并協調與酒店的各項事宜。會議廳會前準備好會議所需的所有培訓設備，精選安靜、舒適、明亮的會議室，特別是在音響效果上的質感要求，我們將盡善盡美的為您安排，充分讓會代表感覺到與會所值。根據需要可提供數十人至數百人的會議室，目前江西擁有星級酒店數百家，商務會議室近百個，多功能會議廳數十個；提供電子商務及會議接待服務。

根據我們此次會議300人的參與人數和國家會議中心這種大型的會議場所以及“電子商務會議”這個主題，我們決定采取雞尾酒會式桌形擺設。因為雞尾酒會式桌形擺設是以酒會式擺桌，只擺放供應酒水、飲料、餐點的桌子及此次會議展示品的展示柜，不擺設椅子，突出了“電子商務”的自由交流和輕松氛圍，自由的活動空間可以讓參會者自由交流。

在車輛交通服務上但凡在一個地區舉辦會議，肯定需要協調交通的問題，無論是從機場到酒店的接送機服務、會間旅游期間需要的旅游用車服務，還是外出用餐的用車安排，都離不開車輛的運輸需求，特別在北京，酒店和會場之間的交通就是一大難題，所以就更加突出了會間用車的重要性。由于北京酒店業較為發達，我們將參會人員安排在距離國家會議中心較近的酒店下榻，所以車程較近。又根據我們300人的參會人數。所以我們安排了三十三座大巴車12輛，每輛大巴車乘坐25人的方式用于會間用車。

會議票務我公司有專業訂票員，免費代訂各大航空公司及相應各大航線優惠折扣機票；和代訂全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。

而在物品運輸方面，會議中若是需要很多相應物品和設備的，我們愿意為客戶解決這些物品的運輸、搬運問題。資料運輸：宣傳資料，印刷品，紀念禮品的運送；小件運輸：展柜，展桌，椅子，小型設備，小件貨物的運送；大件運輸：大型器械，大件物品的運送； 特種運輸：化學用品，醫藥用品以及復雜物品的運送； 遠程運輸：遠距離的展品運送；貴重展品運輸：電腦、服務器、鋼琴等貴重物品的運送。2.會議視覺設計

由于我們此次會議的主題為“電子商務”會議，所以我們采用了立體設計的視覺設計方案來體現、傳達此次會議的主題。例如：LED燈光、冷煙火等不同燈光對會場進行照明。

背影墻我們采用大紅色為主，因為這樣顯得很高檔，很大氣。背影墻能烘托會場氣氛。投影儀要避開背影墻，背影墻是展現公司形象的一方面，如果投影儀擋住了背影墻，就有點喧賓奪主的感覺。所以要根據領導講話的習慣，關在領導的左側或右側，不與背影墻重疊。

而條幅一定要掛在人們一眼就能看到的正對著門的位置，因為人一進門，首先看到的就是正對著門的那個位置。讓參加會議的客人一走進會場就有一個好心情，有一種被尊重的感覺。3.會議材料

在會議材料方面我們將為此次會議準備橫幅、綬帶、迎賓牌、代表證、臺卡、宣傳資料、獎杯、證書等。

在印刷設計方面很多文字性的宣傳資料，由于量大不便攜帶，我們愿意在當地為客戶解決這些資料的制作工作。

其他方面我們將為參會人員準備充足的單色和多色名片。意見調查表格；相關資料的打字、復印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我們將采用進口材料做夾板和進口螢光紙。

4.會議禮品

首先我們為每位參會人員準備了馬到成功藍牙USB輕巧方便攜帶音箱一個。因為我們此次會議主題為“電子商務”會議，所以參會人群以年輕人為主，所以便攜音箱這種禮品非常適合此次的參會人群。

5.會議物資

背景版、投影布、易拉寶、音頻線15M電腦連功放、橫幅、投影儀20*投影視頻線、POP美工筆（多色）粗、音頻線轉換頭、白板（120CM*150CM）、筆記本電腦（會議音樂專 用）、白板紙、數據線、夾子、音樂硬盤、白板筆、白板擦、麥克風專用電池、.麥克風—無線、胸麥、講臺（附公司logo）、插線板、X架/配套噴繪、會議指示牌、會議宣傳海報、講師桌、橫幅、投影桌、調音板、展示柜、音控臺、座位牌、碟機及控制器、鬧鐘、音響

第四篇：會議接待

接待工作

? 接待準備 ? 接待過程

? 接待計劃與接待實施

接待過程 ? 親切迎客 ? 熱忱待客 ? 禮貌送客 ? 接待過程禮節 接待過程——親切迎客 ? 起立，問候

? 預約的來訪者——準備，引入，通報

? 事先不知道的預約來訪者——詢問，致歉，引入，通報 ? 未預約來訪者——詢問，判斷，說明

接待過程——熱忱待客

? 帶領來訪者（配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導，動作示意轉彎或上樓梯）—— “外開門客先入，內開門己先入” ——引導就座 ——茶水、雜志等

接待過程——禮貌送客

? 客人告辭 —— 等客人起身 —— 起身相送 —— 握手告別（代提重物 —— 代叫車輛 ——握手告別）?——目送離開 接待過程禮節 禮節的一般原則

講究態度。弄清關系。把握分寸。送禮貴在適宜。

交際心理基本原則

尊重別人、關心別人、理解別人、體貼別人、善待別人 自尊與尊人的原則 內在美與外在美的原則 自信大方與適應環境的原則 言行適度與交往目的原則 ? 言談的基本禮節 有禮有理有利 口齒清晰，聲音適度 注意說話時的交流 ? 使用禮貌慣用語 ? 稱謂禮節 ? 見面禮節 ? 次序禮節 使用禮貌慣用語

? 問候語——問候時表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。

? 感謝語——感謝的時候應該以熱情的目光注視對方。? 道歉語 ? 征詢語： ? 應答話： ? 慰問語： ? “請”字的運用：

見面禮節

? 致意：見面時問好、點頭、舉手、抬身、脫帽等都是致意 ? 握手： “尊”先“卑”后

與多人握手時應遵守先高后低，先長后幼，先主后賓，先女后男的原則 ? 引見介紹

自我介紹

介紹他人：先“卑”后“尊” ? 遞接名片

次序禮儀

一般以右為大、為尊，以左為小，為次，進門上車，應讓尊者先行，一切

服務均從尊者開始。? 就坐時，右為上座

? 上樓時，客人走在前，主人走在后；下樓時，主人走在前，客人走在后。

? 迎客時，主人走在前；送客時，主人走在后。

? 有專人看守電梯，客人先進，先出；無人看守電梯，主人先進、后出并按住電鈕

? 奉茶、遞名片、握手、介紹時，按職務從高至低進行。?

“外開門客先入，內開門己先入”

? 乘車時，通常“右為上、左為下；后為上、前為下”，小轎車后座右位為首位，左位次之，中間位再次之，前座右位殿后；入右座進右門，入左座進左門，不要讓客人在車內再移動座位

接待計劃與接待實施

? 擬定接待計劃 ? 接待計劃具體內容 ? 接待咨詢工作 ? 接待實施原則 ? 少數民族接待禮儀 ? 中國傳統節慶習俗禮儀

擬定接待計劃

? 接待方針

? 接待規格：高格接待、低格接待、對等接待 ? 接待日程安排 ? 接待形式 ? 接待經費開支

接待計劃與接待實施

接待計劃具體內容

? 首先要了解清楚來賓的基本情況

? 填報請示報告卡片，擬出接待計劃和日程安排的初步意見，報請領導批示。

? 通知具體接待部門安排好住宿。? 安排好來賓用車和接待工作用車。? 盡可能周到地安排好來賓的飲食。? 根據來賓的工作內容，分別做好安排。

? 擬訂出各個項目陪同人員的名單，報請領導批準后，即通知有關人員準備。

? 安排有關領導或工作人員到車站、機場、碼頭迎接。? 來賓到達后，雙方商定活動日程，安排印發執行。? 安排有關領導同志看望來賓。? 作好游覽風景區和名勝古跡的安排。? 安排一些必要的文化娛樂活動。? 安排好體育活動。? 通知有關新聞單位派人。? 預訂、預購返程車船或飛機票。

? 安排有關領導或工作人員到住地或去車站、碼頭、機場為客人送行。

接待計劃與接待實施

接待計劃具體內容——工作、生活、娛樂安排

接待咨詢工作

“一聽、二問、三記、四分析” ? 做到熱情周到接待 ? 認真聽記意見要求 ? 滿足正當要求

當面解答

電話聯系

出具便函

立案辦理

聯合辦理

接待咨詢工作

對來訪者所反映的問題和要求處理原則：

? 要求合理、按政策應當解決的問題： “分級負責，歸口辦理” ? 要求合理、但由于現行政策不允許或現實情況還難以解決的問題：解釋說明

? 要求過高、按照政策規定無法解決的問題：說服放棄

接待實施原則

? 誠懇熱情 ? 講究禮儀 ? 細致周到 ? 按章辦事 ? 儉省節約 ? 保守秘密

少數民族接待禮儀

東北內蒙地區：蒙古族、滿族、朝鮮族、赫哲族、達斡爾 族、鄂溫克族和鄂倫春族等

? 滿族——請安禮、抱見禮、餃子、手扒肉、薩其瑪、忌吃狗肉、不戴狗皮帽子、“義狗救主” ? 朝鮮族——尊老愛幼、老人節、歌舞之鄉、秋千、跳板、足球、冷面、打糕、泡菜、明太魚、狗肉、“麻格里” ? 蒙古族——“祭灶”、“那達慕”、白食(牛、羊馬的奶制品)、紅食(牛、羊等牲畜的肉食品)、喝奶茶、吃炒米

會中服務

會中服務是企業會議管理最重要的一步，是檢驗所有會前準備的唯一標準

1、專人負責機場、車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎橫 幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2、會前準備：準備好會議需要的資料，會議用品，等會議相關物品。

3、會議策劃： 會議前后間歇階段活動安排，即興表演等

4、會議場地：專人到會議室檢查會議室的條幅、燈光、音響、茶飲等。

5、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

6、會議餐飲：用餐時間、用餐地點、用餐標準及特殊客人（少數民族）的確認。

7、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點。

8、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

9、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

會中服務工作

一、報到及接待工作（1）與會人員的接送（2）會議交通工具的安排

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預定及購買（4）會議文娛活動的安排和組織（5）其他屬于招待方面的工作

二、組織簽到（1）秘書人員代簽到（2）簿式簽到（3）電子計算機簽到

（二）會中流程圖

報到及接待工作——組織簽到——做好會議記錄——會議信息工作——編寫會議簡報或快報——做好會議值班保衛——做好會議保密工作——做好后勤保障工作

三、做好會議記錄

（一）會議記錄格式

1、記錄頭（會議組織情況）

會議名稱；會議時間；會議地點；會議出席、列席和缺席情況；會議主席；會議記錄人；會議主要議題

2、記錄主體（會議主要內容）與會者的發言、議定事項

3、記錄尾部

散會。主持人、記錄人簽字

（二）會議記錄的要求 準確、完整、簡潔、明確

（三）會議記錄的重點

會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動； 會議你討論、爭論的焦點及其各方面的主要見解； 權威人士或代表人物的言論；

會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論； 會議已經議決的或議而未決的事項； 對會議產生較大影響的其他言論或活動

（四）會議記錄方法

1、記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內容、結論全記下來，其它的可簡要記錄。

2、漏記的內容先作記號。然后對照錄音帶修改。或請發言者重復

3、與會者提的意見、建議、要記人名

（五）會議記錄的修改

1、定稿打印前，請主席簽字批準

2、與會者指出錯誤，主席或秘書可改

3、會議記錄一經簽名，不能再改動

四、確保會議期間信息的溝通

（一）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息（2）深入會議，掌握第一手資料

（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用（4）注重實效，并收集反饋信息

（二）會議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關系（2）注意內外有別，嚴守單位秘密

（3）選擇宣傳內容應堅持對象、效果、時效、費用的原則（4）收集媒體對會議的報道提供給領導（5）為領導召開記者招待會提供資料

五、編發會議簡報（1）類型

綜合型、專題型、實錄型（2）格式 報頭、報核、報尾（3）要求 簡練、快捷、準確

六、值班保衛工作

（一）值班工作

1、值班電話記錄；

2、值班接待記錄；

3、值班日志；

4、作好信息傳遞

（二）保衛工作

1、重要與會者人身安全保衛

2、重要文件的保衛

3、會場和駐地的保衛

4、會議設備的保衛

5、與會者貴重物品的保衛

七、監督會議經費的類型

1、會議經費的類型（1）與會人員交費（2）參展商交費（3）聯合主辦者交費（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配（6）其他收入項目

2、會議經費使用的主要方面（1）文件資料費（2）郵電通訊費用（3）會議設備和用品費（4）會議場所租用費（5）會議辦公費（6）會議住宿補貼費（7）會議宣傳交際費（8）會議伙食補貼費（9）會議交通費（10）其他開支

3、會議經費使用的監督方法（1）報告和會議（2）授權與自我控制（3）質量（4）損益平衡表（5）比率分析（6）審核時要逐項細審

第五篇：會議文案

會議文案

一、總體方案

（一）會議總體方案的含義
會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。

（二）會議總體方案的基本內容

1．會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式等特征的方法。

2．會議的目標和指導思想。

3．會議的主題、議題和議程。

4．會議的對象、規格和規模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

5．會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

6．會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規格及布置要求等）。

7．主辦、協辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、學術委員會、秘書處、籌備組的構成等。

8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

9．會議的接待、后勤保障措施和技術手段。

10．會議的宣傳方式，如召開新聞發布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發送新聞稿件等。

11．會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。

12．其他應當說明的事項。

（三）會議總體方案的結構與寫法

1．標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如“XX國際學術會議籌備（總體）方案”。“總體”二字也可以不寫。

2．主送機關。直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。

3．正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據，然后用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協調。

4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

5．落款。署制定機構名稱。經審批下發執行的總體方案也可署審批機關的名稱。

6．成文時間。寫正式提交的日期。

二、會議開幕式方案

（一）會議開幕式方案的含義

開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標志性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議開幕式方案的基本內容

1．開幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加范圍。包括上級機關的領導人，會議活動的承辦單位、協辦單位、贊助單位的領導

或代表，東道主以及與會議活動有關的機關、企事業單位的領導或代表，有關國家、地區、組織的代表（如有關國家的使節、領事、參贊等），群眾代表，有關新聞單位。

4．主持人、致辭人和剪彩人的身份和姓名。開幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。聯合主辦的會議可采取共同主持的形式，各方主持人身份應大體相當。致開幕詞人的身份一般應當高于主持人。儀式較為簡單的，可由主持人直接致開幕詞；也可以先由主辦單位的領導發表主旨講話或歡迎詞，然后由來賓代表先后致辭。來賓代表致辭的順序按身份高低安排。最后請在場身份最高的人士宣布：“我宣布，XX活動開幕”。聯合主辦的活動，也可用共同剪彩的形式代替致開幕詞。

剪彩人應當是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級領導、協辦單位領導與主辦單位領導共同剪彩。

5．開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式；另一類是文藝晚會的形式。

6．邀請方式。凡外單位的領導和代表應當書面邀請。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。

7．現場布置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．開幕式、閉幕式程序。如介紹出席開幕式的領導人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會旗、奏國歌或會歌、代表致詞、剪彩、參觀、植樹紀念、頒獎、文藝體育表演等活動。

10．接待任務分工。必要時可設立專門的接待工作機構。

11．經費安排。

（三）開幕式方案的結構和寫法

1．標題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）

2．主送機關。直接上報上級審批的開幕式方案，應當寫明主送機關。以請示的附件上報的，不必寫主送機關。

3．正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想，然后用列小標題的方式逐項說明方案的各項內容。全篇要突出主題，層次分明，每個創意點要說明意義和效果。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。寫提交方案的機構名稱。

5．成文時間。寫正式提交的日期。

三、會議閉幕式方案

（一）會議閉幕式方案的含義

會議閉幕式是宣布各種會議活動結束的具有象征性和標志性的儀式。會議閉幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議閉幕式方案的基本內容

1．閉幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加范圍。

4．主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應當高于主持人。

5．閉幕式的形式。

6．邀請方式。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用于邀請重要來賓，邀請信用于一般的列席對象或較為特殊的對象。

7．現場布置和物品準備。如主席臺、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪彩工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．閉幕式程序。如介紹出席閉幕式的領導人和主要來賓、致閉幕詞、降會旗、會旗交接、黨的代表大會唱國際歌等。有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動。

10．閉幕式各項接待任務的分工。

11．經費安排。

（三）閉幕式方案的結構和寫法

1．標題。寫明閉幕式的名稱和文種（策劃書、方案）

2．主送機關。直接上報審批的開幕式方案，應當寫審批機關。作為請示的附件上報時，不必寫主送機關。

3．正文。開頭闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想；然后進入方案的具體安排。全篇要突出主題，層次分明，每個創意點要說明意義和效果。直接上報請求批準的接待方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。寫提交方案的機構名稱。

5．成文時間。寫正式提交的日期。

四、會議接待方案

（一）會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

（二）會議接待方案的基本內容

1．接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2．接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3．接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

4．接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5．接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6．接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯系等工作。

7．接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。

（三）會議接待方案的結構和寫法

1．標題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。

2．主送機關。接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關的名稱。如以請示的附件上報，則不必寫主送機關。

3．正文。逐項載明接待方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規格、內容、日程、責任和經費；直接上報請求批準的接待方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。署提交接待方案的部門名稱。如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。

5．成文時間。寫明提交的具體日期。