第一篇：會議接待合同

甲方：

乙方：

甲乙雙方就會議接待簽訂如下合同，以茲雙方遵守執行：

一、甲方定于舉辦200__年__月__日至__月__日在舉辦會議、由乙方承辦，負責與酒店簽定協議并結算、協調住房、餐飲、會務接待、考察等事宜。

二、預計會議人數：_______人。

三、預訂會議：標房元/房、晚間；

套房元/房、晚間；

單人間元/房、晚間。

乙方必須要求酒店保證會議期間的熱水、電、空調等全天開放，保證甲方代表入住酒店期間內的人身安全和財產安全。

由于甲方的參會代表來自全國各地，為避免糾紛，乙方應要求酒店撤除客房內收費物品、酒水及關閉長途電話。

乙方免費為甲方提供會議大廳接待水牌。

四、餐標：桌餐：___元/人、天（早___元/人，中____元，晚____元）按桌結算；

自助餐：___元/人、天（注：參會代表60人以上為自助餐）；

回餐：位

其它要求：，乙方應按所定標準保證甲方代表吃飽、吃好

五、會議室：樓會議室，容納人：（課桌/圓桌）元/天

樓會議室，容納人：（課桌/圓桌）元/天

六、布標：100元/條，____條。（書寫）

（書寫）

七、多媒體租用：手提電腦：100元/天，投影儀：300元/天。

八、資料：由____方負責，____元/份____份。

九、禮品：由乙方推薦，甲方決定；____元/份。

十、媒體：可由甲方邀請，也可由乙方邀請；_____元/位。

十一、vip接待：由甲方提出接待方案，乙方執行。

十二、發票：由乙方向甲方提供規范稅務發票（超開部分按6％收取稅金）。

十三、票務：由乙方安排報到同時辦理。

十四、其它約定

1、______________________________________________________；

2、______________________________________________________；

3、______________________________________________________；

4、______________________________________________________。

十五、費用支付方式：

1、乙方按甲方要求代收代表會務費，會議結束后一次結清。

2、甲方在會議召開前兩天預付支票給乙方，會議結束后3天內結清。

3、合同簽訂后、甲方支付元酒店預定金、不足部分乙方墊付。

甲方責任、權利、義務：

1、監督、控制會議接待過程；

2、在會議召開三天前提交準確參會人員（住宿、非住宿）名單及報到時間，實際報到人數差距比例不得超過____%，超過此差距比例，甲方應按雙方商討方式賠償：報到當天按預定房數－5﹪支付（元／標）、第二天按實際用房數結算。

3、為乙方提供會議詳情資料；

4、對臨時增加的項目及費用由甲方__________通知簽字確認。

乙方責任、權利、義務：

1、對會議的接待質量負責；

2、負責組織強有力的接待機構和配備有經驗的會議接待人員；

3、提供甲方需要的會議詳情資料。

4、積極配合甲方工作，為甲方會務保密。

十六、考察事宜：考察活動必須由國家旅游局頒發：《旅游許可證》的企業辦理

（簽訂旅游合同：注明費用包含景點門票、導游、車費、住宿、餐費等項目、不含項目）

1、考察行程：甲方付給乙方元/人。

考察行程：甲方付給乙方元/人。

考察行程：甲方付給乙方元/人。

2、乙方嚴格按照考察行程附件完成考察活動，不得以任何理由或借口克扣甲方代表景點、住宿、餐飲等標準。

3、乙方提供的導游員須具有國家法律、法規認可的上崗資格證，不得以任何方式在原有行程基礎上增收任何費用，造成二次收費，給甲方的工作帶來不便。

4、乙方導游應嚴格遵守國家相關法律法規，不得擅自引導甲方代表從事非法及色情活動。

5、乙方應嚴格按照國家旅游局規定為參加考察的甲方代表提供旅行社責任險及旅游意外險，其保險文本須傳真甲方備案。

6、乙方應嚴格按照國家旅游局規定為參加考察的甲方參會代表提供具有旅游營運牌照的車輛及合格的司乘人員，確保車輛狀況良好。

糾紛處理：因不可抗力造成合同不能執行時，乙方不承擔任何責任；發生糾紛時，甲乙雙方內部友好協商解決，不能解決時，可提請人民法院判決。

甲方：乙方：

（蓋章）（蓋章）

法人代表人：法人代表人：

（或委托代表人）（或委托代表人）

電話：電話：

傳真：傳真：

合同簽定日期：____________________________

合同簽定地點：____________________________

會議酒店簽到與入住安排

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

第二篇：會議接待合同

會議接待合同

甲方：

乙方：愛尚花園酒店管理公司

甲乙雙方就會議接待簽訂如下合同，以茲雙方遵守執行：

一、甲方定于舉辦XX年 4 月 8 日 至 10 月 日在 蜀山名城大酒店 舉辦 會議、由乙方承辦，負責與酒店簽定協議并結算、協調住房、餐飲、會務接待、考察等事宜。

二、預計會議人數： 人。

三、預訂會議： 標 房 元/間/天留房50 間；

乙方必須要求酒店保證會議期間的熱水、電、空調等全天開放，保證甲方代表入住酒店期間內的人身安全和財產安全。

由于甲方的參會代表來自全國各地，為避免糾紛，乙方應要求酒店撤除客房內收費物品、酒水及關閉長途電話。乙方免費為甲方提供LED接待歡迎語。

四、餐 標：桌 餐： 元/人、天按桌結算；

自助餐： 元/人、天

其它要求： 無，乙方應按所定標準保證甲方代表吃飽、吃好

五、會議室： 會議室，容納 人： 元/天用 600 天會議室。

六、多媒體租用：

七、資料：由 方負責，元/份 份。

八、禮品：由乙方推薦，甲方決定； _元/份。

九、媒體：由甲方邀請； _元/位。

十、VIP接待：由甲方提出接待方案，乙方執行。

十一、票務：由乙方安排報到同時辦理。

十二、其它約定

十三、費用支付方式：

1、乙方按甲方要求代收代表會務費，會議結束后一次結清。

2、甲方在會議召開前兩天預付支票給乙方，會議結束后3天內結清。

3、合同簽訂后、甲方支付

甲方責任、權利、義務：

1、監督、控制會議接待過程；

2、在會議召開五天前提交準確參會人員名單及報到時間，實際報到人數差距比例不得超過_10_%，超過此差距比例，甲方應按雙方商討方式賠償：

3、為乙方提供會議詳情資料；

4、對臨時增加的項目及費用由甲方__負責人_通知簽字確認。

乙方責任、權利、義務：

1、對會議的接待質量負責；

2、負責組織強有力的接待機構和配備有經驗的會議接待人員；

3、提供甲方需要的會議詳情資料。

4、積極配合甲方工作，為甲方會務保密。

十四、考察事宜：考察活動必須由國家旅游局頒發：《旅游許可證》的企業辦理

1、乙方嚴格按照考察行程附件完成考察活動，不得以任何理由或借口克扣甲方代表景點、住宿、餐飲等標準。

2、乙方提供的導游員須具有國家法律、法規認可的上崗資格證，不得以任何方式在原有行程基礎上增收任何費用，造成二次收費，給甲方的工作帶來不便。

3、乙方導游應嚴格遵守國家相關法律法規，不得擅自引導甲方代表從事非法及色情活動。

4、乙方應嚴格按照國家旅游局規定為參加考察的甲方代表提供旅行社責任險及旅游意外險，其保險文本須傳真甲方備案。

5、乙方應嚴格按照國家旅游局規定為參加考察的甲方參會代表提供具有旅游營運牌照的車輛及合格的司乘人員，確保車輛狀況良好。

6、考察人員出現意外傷亡按國家旅游條款規定協商解決。乙方有義務提醒會議考察人員保管好個人財物及注意安全。

糾紛處理：因不可抗力造成合同不能執行時，乙方不承擔任何責任；發生糾紛時，甲乙雙方內部友好協商解決，不能解決時，可提請人民法院判決。

附加條款：提供酒店會議布置的一切數據及尺寸、定購鮮花五束、聯系照集體照的事宜。

甲 方： 乙 方：

法人代表人： 法人代表人：

電話： 電話：

傳真： 傳真：

合同簽定日期：____________________________

第三篇：旅行社會議接待合同

會議接待服務合同

編號：

甲 方： 乙 方：

地 址：

地 址：

聯系人： 聯系人： 電 話：

電 話： 傳 真： 傳 真：

鑒于，甲方與XX產品，為做好該產品的后期宣傳及營銷管理工作，甲方擬定于【】年【】月（具體時間以乙方確定為準），計劃在【XX國際飯店】舉辦XX經營分析及業務拓展會。為此，甲擬委托乙方為該會議提供接待服務，并達成以下合同： 1 服務內容

1、負責提供甲方人員本次參觀學習活動全程的交通，主要包括往返的機票、大巴、游船等交通服務。

2、負責提供甲方人員在會議期間的住宿。

3、負責安排甲方人員在會議期間的用餐（含早、中、晚餐）。

4、會議期間甲方人員的戶外拓展、培訓等其他綜合服務。

5、負責安排甲方人員在會議期間的會場服務及其它綜合服務費。結算條款

2.1 服務總費用原則上不超[]萬元整，以最終雙方確認金額為準。

會議結束之日起5個工作日內，乙方應根據會議實際情況制作會議費用確認單并提交給甲方審核，甲方于收到會議費用確認單之日起5個工作日內，對會議費用金額進行核對確認；甲方應于雙方確認金額后的3個工作日內，將服務費劃付至乙方以下賬戶：

帳 戶: 帳 號: 開 戶 行: 2.2 乙方應于收到前述款項之日起三日內向甲方足額開具專屬發票，款項內容為：會務費、會議費等。其他條款

3.1 甲乙雙方必須對本合同的內容、商業計劃及有關對方的商業機密嚴格保密，未經對方書面同意，不得向

地法院裁決。

3.4 本合同未盡事宜，由雙方另行商議后以書面形式確認，并作為本合同不可分割的一部分。

3.5 本合同一式兩份，甲乙雙方各持一份，自雙方簽章之日起生效，傳真件視同原件，與原件同樣具有法律效力。

甲方：（蓋章）

簽章：

日期： 年

月 日

乙方：（蓋章）

簽名：

日期： 年

月 日

第四篇：會議接待

會議接待

一次會議的成功開始最關鍵的就在會議接待的環節。必須安排好會議接待的人員、會 議接待的場所、會議接待時所需要的各種物品。

會前工作

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商 務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。

會中工作

9、機場、碼頭、車站專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現場會議秘書分發會議資料來客接待。

11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。

12、會議秘書在會議接待報到處協助會務組確認和分發房間確認VIP用房及整理記 錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

14、提前確認會議代表客戶的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜日程安排、房餐車導游等安排。

16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作

18、協調會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

會后工作

20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結算工作。

23、歡送代表工作。

會議接待方案



一會議接待方案的含義

會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文 案屬于會議專題策劃方案可以包含在會議總體方案中也可以單獨擬寫作為會議總體方案的附件。

二會議接待方案的基本內容

1接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多包括上級領導、政府官員、協 辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團名義來訪的也有聯合組團參加的還有的是以個人身份參會、參 展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待即接待 的緣由、目的和意義。

2接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議 目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。

3接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標準等。

4接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

5接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

6接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設 置報到組、觀光組、票務組等工作小組分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯系等工作。

7接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排有時也包含安排參觀、游覽、觀 看文藝演出等的支出涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內容。

會議接待范圍

一、【會議接待類別】各科研機構、機關、學校各培訓中心的學術研討會、筆會、論文發布會、各類培訓班企業業務洽談會、訂貨 會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會、行業研討會等各類型會議等

二、【會議接待人數】不限。

三、【會議接待標準參考】

1會議酒店范圍二星級酒店★★ 三星級酒店★★★四星級酒店★ ★★★,五星級酒店★★★★★

2會議室范圍根據需要可提供5人至1000人的會議室或報告大廳。

3會議用餐范圍25元/人/天--180元/人/天多種標準供選擇。

4會議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國現代 等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。

5會議接站及用車優惠價格提供會議期間用車服務。

6會議票務免費代訂往返程飛機票代訂返程火車臥鋪票。

7旅游考察安排提供多條考察線路優惠價格安排參會代表的會后考察活動。8會議娛樂及活動協助會議期間的各項娛樂活動回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議

9會議禮品向開會客戶調配優秀國語導游或優秀外語導游、翻譯等做好會議禮品 的解說與建議工作。

以上為一般性的會議范圍具體的會議、會展、活動具體建議具體策劃、具體協商。

會議接待禮儀

根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同 對會議的組織方法禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●根據會議規模確定接待規格。

●發放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會議的時間、地點、會議主題以及 會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執這樣可以確 定受邀請的人是否參加會議準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還 要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排它是人們了解會議情況的重要依 據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。●選擇會場。

選擇會場要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準

第一大小要適中。會場太大人數太少空下的座位太多松松散散給與會者一種 不景氣的感覺會場太小人數過多擠在一起像鄉下人趕集不僅顯得小氣而且也根

本無法把會開好。所以英國的首相丘吉爾曾說“絕對不用太大的房間而只要一個大小 正好的房間。”

第二地點要合理。歷史召集的會議一兩個小時就散的可以把會場定在與會人員較 集中的地方。超過一天的會議應盡量把地點定的離與會者住所較近一些免得與會者來回 奔波。

第三附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”。否則可能會造成損失。

第四要有停車場。現代社會召集會議“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議根據會議內容在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會 場內擺放適當的輕松盆景、盆花為使會場更加莊嚴主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國 徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料應擦洗干凈擺放美觀、統一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛講究禮賓次序主要有以下幾種配置方法

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐從 而消除不平等的感覺。另外與會者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面 對面做來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置企業最高領導與上級領導相對而坐。

同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達情況、指示為目的的會議這 時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相 對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位 為上其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準備會議資料。會務組應該準備有關會議議題的必要資料這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會

者方便于與會者的閱讀和做好發言準備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦 旗等是否準備齊全。

●提前進入接待崗位。

接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工 作分以下幾個崗位。

① 到。設一張簽字臺配上1-2名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時應脫下筆套筆尖對自己發放資料應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引 入休息室由企業領導親自作陪會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后接待人員應遞茶或遞上毛巾、水果熱情向與會者解答各種 問題滿足各種要求提供盡可能周到的服務。

會議中的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。

●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面手指不能因在北口上不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。

杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎出了差錯應不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。

●其他服務會議按擬定的程序進行應緊湊不要出現冷場的局面。這就要求各個工作 人員“嚴陣以待”做好各項準備工作。如會議進行第一項全體起立、奏國歌。這是音響

應立即播放出國歌。又如大會宣布辦法榮譽證書組織人員應迅速將受獎人員排好隊禮 儀小姐把領導從主席坐席上引出來另有禮儀小姐將證書一一遞上由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練避免會場上出現

混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事服務人員應走到他身邊輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導最好用字條傳遞通知避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。

●做好會后服務的準備。會議進行之中就應為會后服務做好準備。如會后要照相 就應提前將場地、椅子等布置好攝影師做好攝影的準備。另外會后的用車也應在會議結 束前妥善安排。

會后服務

會議結束后全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結束后有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等這 些工作很繁瑣應有一位領導統一指揮和協調而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任同時其他接待人員要積極配合各負其責做好自己分擔的工作以保證活動計劃的順利實 施。

●送別根據情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程。

●清理會議文件 ①根據保密原則回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結



公司重大會議接待人員禮儀要點

在參加重大會議接待的時候一般著裝、儀容和舉止是外在表現它既反映了員工個人修養

又代表企業的形象。只有規范的儀表、舉止才能給現場會與會人員留下良好的印象。現結合現場會議接待需要擬訂以下會議接待禮儀要點請各所參與會議接待有關人員遵照執行。

1、所有員工統一外著公司西服套裝工作服男士內穿藍色襯衣工作服女士內穿白色襯衣工作服,服裝應完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯扣。打好領帶配穿皮鞋上衣袋不裝東西褲袋少裝東西并做到不挽袖口和褲腳。

2、上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領導使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌

3、男職工胡須應修剪整潔頭發長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、修飾文雅且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(165范文網)生上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物避免口腔異味。

4、接待時注意力集中展現良好的精神狀態無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力步幅適當節奏適宜。

5、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時要神態專注表情自然表達得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動和抓耳撓腮。

第五篇：會議接待

1.會議接待

會務組工作由公司會務人員配合主辦方聯合組成會務組，負責代表報到、食宿安排、分發資料、會場布置、作息日程、代定返程機票及會后旅游等相關事宜。配合主辦方會務組協調會務組與代表之間、酒店之間的相關事宜，妥善解決各類問題。代定會議酒店按主辦單位的要求，提供各類標準的酒店，爭取最優惠的價格，并協調與酒店的各項事宜。會議廳會前準備好會議所需的所有培訓設備，精選安靜、舒適、明亮的會議室，特別是在音響效果上的質感要求，我們將盡善盡美的為您安排，充分讓會代表感覺到與會所值。根據需要可提供數十人至數百人的會議室，目前江西擁有星級酒店數百家，商務會議室近百個，多功能會議廳數十個；提供電子商務及會議接待服務。

根據我們此次會議300人的參與人數和國家會議中心這種大型的會議場所以及“電子商務會議”這個主題，我們決定采取雞尾酒會式桌形擺設。因為雞尾酒會式桌形擺設是以酒會式擺桌，只擺放供應酒水、飲料、餐點的桌子及此次會議展示品的展示柜，不擺設椅子，突出了“電子商務”的自由交流和輕松氛圍，自由的活動空間可以讓參會者自由交流。

在車輛交通服務上但凡在一個地區舉辦會議，肯定需要協調交通的問題，無論是從機場到酒店的接送機服務、會間旅游期間需要的旅游用車服務，還是外出用餐的用車安排，都離不開車輛的運輸需求，特別在北京，酒店和會場之間的交通就是一大難題，所以就更加突出了會間用車的重要性。由于北京酒店業較為發達，我們將參會人員安排在距離國家會議中心較近的酒店下榻，所以車程較近。又根據我們300人的參會人數。所以我們安排了三十三座大巴車12輛，每輛大巴車乘坐25人的方式用于會間用車。

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而在物品運輸方面，會議中若是需要很多相應物品和設備的，我們愿意為客戶解決這些物品的運輸、搬運問題。資料運輸：宣傳資料，印刷品，紀念禮品的運送；小件運輸：展柜，展桌，椅子，小型設備，小件貨物的運送；大件運輸：大型器械，大件物品的運送； 特種運輸：化學用品，醫藥用品以及復雜物品的運送； 遠程運輸：遠距離的展品運送；貴重展品運輸：電腦、服務器、鋼琴等貴重物品的運送。2.會議視覺設計

由于我們此次會議的主題為“電子商務”會議，所以我們采用了立體設計的視覺設計方案來體現、傳達此次會議的主題。例如：LED燈光、冷煙火等不同燈光對會場進行照明。

背影墻我們采用大紅色為主，因為這樣顯得很高檔，很大氣。背影墻能烘托會場氣氛。投影儀要避開背影墻，背影墻是展現公司形象的一方面，如果投影儀擋住了背影墻，就有點喧賓奪主的感覺。所以要根據領導講話的習慣，關在領導的左側或右側，不與背影墻重疊。

而條幅一定要掛在人們一眼就能看到的正對著門的位置，因為人一進門，首先看到的就是正對著門的那個位置。讓參加會議的客人一走進會場就有一個好心情，有一種被尊重的感覺。3.會議材料

在會議材料方面我們將為此次會議準備橫幅、綬帶、迎賓牌、代表證、臺卡、宣傳資料、獎杯、證書等。

在印刷設計方面很多文字性的宣傳資料，由于量大不便攜帶，我們愿意在當地為客戶解決這些資料的制作工作。

其他方面我們將為參會人員準備充足的單色和多色名片。意見調查表格；相關資料的打字、復印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我們將采用進口材料做夾板和進口螢光紙。

4.會議禮品

首先我們為每位參會人員準備了馬到成功藍牙USB輕巧方便攜帶音箱一個。因為我們此次會議主題為“電子商務”會議，所以參會人群以年輕人為主，所以便攜音箱這種禮品非常適合此次的參會人群。

5.會議物資

背景版、投影布、易拉寶、音頻線15M電腦連功放、橫幅、投影儀20*投影視頻線、POP美工筆（多色）粗、音頻線轉換頭、白板（120CM*150CM）、筆記本電腦（會議音樂專 用）、白板紙、數據線、夾子、音樂硬盤、白板筆、白板擦、麥克風專用電池、.麥克風—無線、胸麥、講臺（附公司logo）、插線板、X架/配套噴繪、會議指示牌、會議宣傳海報、講師桌、橫幅、投影桌、調音板、展示柜、音控臺、座位牌、碟機及控制器、鬧鐘、音響