第一篇：會(huì)議接待合同

甲方：

乙方：

甲乙雙方就會(huì)議接待簽訂如下合同，以茲雙方遵守執(zhí)行：

一、甲方定于舉辦200__年__月__日至__月__日在舉辦會(huì)議、由乙方承辦，負(fù)責(zé)與酒店簽定協(xié)議并結(jié)算、協(xié)調(diào)住房、餐飲、會(huì)務(wù)接待、考察等事宜。

二、預(yù)計(jì)會(huì)議人數(shù)：_______人。

三、預(yù)訂會(huì)議：標(biāo)房元/房、晚間；

套房元/房、晚間；

單人間元/房、晚間。

乙方必須要求酒店保證會(huì)議期間的熱水、電、空調(diào)等全天開放，保證甲方代表入住酒店期間內(nèi)的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。

由于甲方的參會(huì)代表來自全國各地，為避免糾紛，乙方應(yīng)要求酒店撤除客房內(nèi)收費(fèi)物品、酒水及關(guān)閉長途電話。

乙方免費(fèi)為甲方提供會(huì)議大廳接待水牌。

四、餐標(biāo)：桌餐：___元/人、天（早___元/人，中____元，晚____元）按桌結(jié)算；

自助餐：___元/人、天（注：參會(huì)代表60人以上為自助餐）；

回餐：位

其它要求：，乙方應(yīng)按所定標(biāo)準(zhǔn)保證甲方代表吃飽、吃好

五、會(huì)議室：樓會(huì)議室，容納人：（課桌/圓桌）元/天

樓會(huì)議室，容納人：（課桌/圓桌）元/天

六、布標(biāo)：100元/條，____條。（書寫）

（書寫）

七、多媒體租用：手提電腦：100元/天，投影儀：300元/天。

八、資料：由____方負(fù)責(zé)，____元/份____份。

九、禮品：由乙方推薦，甲方?jīng)Q定；____元/份。

十、媒體：可由甲方邀請(qǐng)，也可由乙方邀請(qǐng)；_____元/位。

十一、vip接待：由甲方提出接待方案，乙方執(zhí)行。

十二、發(fā)票：由乙方向甲方提供規(guī)范稅務(wù)發(fā)票（超開部分按6％收取稅金）。

十三、票務(wù)：由乙方安排報(bào)到同時(shí)辦理。

十四、其它約定

1、______________________________________________________；

2、______________________________________________________；

3、______________________________________________________；

4、______________________________________________________。

十五、費(fèi)用支付方式：

1、乙方按甲方要求代收代表會(huì)務(wù)費(fèi)，會(huì)議結(jié)束后一次結(jié)清。

2、甲方在會(huì)議召開前兩天預(yù)付支票給乙方，會(huì)議結(jié)束后3天內(nèi)結(jié)清。

3、合同簽訂后、甲方支付元酒店預(yù)定金、不足部分乙方墊付。

甲方責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)：

1、監(jiān)督、控制會(huì)議接待過程；

2、在會(huì)議召開三天前提交準(zhǔn)確參會(huì)人員（住宿、非住宿）名單及報(bào)到時(shí)間，實(shí)際報(bào)到人數(shù)差距比例不得超過____%，超過此差距比例，甲方應(yīng)按雙方商討方式賠償：報(bào)到當(dāng)天按預(yù)定房數(shù)－5﹪支付（元／標(biāo)）、第二天按實(shí)際用房數(shù)結(jié)算。

3、為乙方提供會(huì)議詳情資料；

4、對(duì)臨時(shí)增加的項(xiàng)目及費(fèi)用由甲方__________通知簽字確認(rèn)。

乙方責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)：

1、對(duì)會(huì)議的接待質(zhì)量負(fù)責(zé)；

2、負(fù)責(zé)組織強(qiáng)有力的接待機(jī)構(gòu)和配備有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議接待人員；

3、提供甲方需要的會(huì)議詳情資料。

4、積極配合甲方工作，為甲方會(huì)務(wù)保密。

十六、考察事宜：考察活動(dòng)必須由國家旅游局頒發(fā)：《旅游許可證》的企業(yè)辦理

（簽訂旅游合同：注明費(fèi)用包含景點(diǎn)門票、導(dǎo)游、車費(fèi)、住宿、餐費(fèi)等項(xiàng)目、不含項(xiàng)目）

1、考察行程：甲方付給乙方元/人。

考察行程：甲方付給乙方元/人。

考察行程：甲方付給乙方元/人。

2、乙方嚴(yán)格按照考察行程附件完成考察活動(dòng)，不得以任何理由或借口克扣甲方代表景點(diǎn)、住宿、餐飲等標(biāo)準(zhǔn)。

3、乙方提供的導(dǎo)游員須具有國家法律、法規(guī)認(rèn)可的上崗資格證，不得以任何方式在原有行程基礎(chǔ)上增收任何費(fèi)用，造成二次收費(fèi)，給甲方的工作帶來不便。

4、乙方導(dǎo)游應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，不得擅自引導(dǎo)甲方代表從事非法及色情活動(dòng)。

5、乙方應(yīng)嚴(yán)格按照國家旅游局規(guī)定為參加考察的甲方代表提供旅行社責(zé)任險(xiǎn)及旅游意外險(xiǎn)，其保險(xiǎn)文本須傳真甲方備案。

6、乙方應(yīng)嚴(yán)格按照國家旅游局規(guī)定為參加考察的甲方參會(huì)代表提供具有旅游營運(yùn)牌照的車輛及合格的司乘人員，確保車輛狀況良好。

糾紛處理：因不可抗力造成合同不能執(zhí)行時(shí)，乙方不承擔(dān)任何責(zé)任；發(fā)生糾紛時(shí)，甲乙雙方內(nèi)部友好協(xié)商解決，不能解決時(shí)，可提請(qǐng)人民法院判決。

甲方：乙方：

（蓋章）（蓋章）

法人代表人：法人代表人：

（或委托代表人）（或委托代表人）

電話：電話：

傳真：傳真：

合同簽定日期：____________________________

合同簽定地點(diǎn)：____________________________

會(huì)議酒店簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。

通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議(展覽)須知、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。

如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。

第二篇：會(huì)議接待合同

會(huì)議接待合同

甲方：

乙方：愛尚花園酒店管理公司

甲乙雙方就會(huì)議接待簽訂如下合同，以茲雙方遵守執(zhí)行：

一、甲方定于舉辦XX年 4 月 8 日 至 10 月 日在 蜀山名城大酒店 舉辦 會(huì)議、由乙方承辦，負(fù)責(zé)與酒店簽定協(xié)議并結(jié)算、協(xié)調(diào)住房、餐飲、會(huì)務(wù)接待、考察等事宜。

二、預(yù)計(jì)會(huì)議人數(shù)： 人。

三、預(yù)訂會(huì)議： 標(biāo) 房 元/間/天留房50 間；

乙方必須要求酒店保證會(huì)議期間的熱水、電、空調(diào)等全天開放，保證甲方代表入住酒店期間內(nèi)的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。

由于甲方的參會(huì)代表來自全國各地，為避免糾紛，乙方應(yīng)要求酒店撤除客房內(nèi)收費(fèi)物品、酒水及關(guān)閉長途電話。乙方免費(fèi)為甲方提供LED接待歡迎語。

四、餐 標(biāo)：桌 餐： 元/人、天按桌結(jié)算；

自助餐： 元/人、天

其它要求： 無，乙方應(yīng)按所定標(biāo)準(zhǔn)保證甲方代表吃飽、吃好

五、會(huì)議室： 會(huì)議室，容納 人： 元/天用 600 天會(huì)議室。

六、多媒體租用：

七、資料：由 方負(fù)責(zé)，元/份 份。

八、禮品：由乙方推薦，甲方?jīng)Q定； _元/份。

九、媒體：由甲方邀請(qǐng)； _元/位。

十、VIP接待：由甲方提出接待方案，乙方執(zhí)行。

十一、票務(wù)：由乙方安排報(bào)到同時(shí)辦理。

十二、其它約定

十三、費(fèi)用支付方式：

1、乙方按甲方要求代收代表會(huì)務(wù)費(fèi)，會(huì)議結(jié)束后一次結(jié)清。

2、甲方在會(huì)議召開前兩天預(yù)付支票給乙方，會(huì)議結(jié)束后3天內(nèi)結(jié)清。

3、合同簽訂后、甲方支付

甲方責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)：

1、監(jiān)督、控制會(huì)議接待過程；

2、在會(huì)議召開五天前提交準(zhǔn)確參會(huì)人員名單及報(bào)到時(shí)間，實(shí)際報(bào)到人數(shù)差距比例不得超過_10_%，超過此差距比例，甲方應(yīng)按雙方商討方式賠償：

3、為乙方提供會(huì)議詳情資料；

4、對(duì)臨時(shí)增加的項(xiàng)目及費(fèi)用由甲方__負(fù)責(zé)人_通知簽字確認(rèn)。

乙方責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)：

1、對(duì)會(huì)議的接待質(zhì)量負(fù)責(zé)；

2、負(fù)責(zé)組織強(qiáng)有力的接待機(jī)構(gòu)和配備有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議接待人員；

3、提供甲方需要的會(huì)議詳情資料。

4、積極配合甲方工作，為甲方會(huì)務(wù)保密。

十四、考察事宜：考察活動(dòng)必須由國家旅游局頒發(fā)：《旅游許可證》的企業(yè)辦理

1、乙方嚴(yán)格按照考察行程附件完成考察活動(dòng)，不得以任何理由或借口克扣甲方代表景點(diǎn)、住宿、餐飲等標(biāo)準(zhǔn)。

2、乙方提供的導(dǎo)游員須具有國家法律、法規(guī)認(rèn)可的上崗資格證，不得以任何方式在原有行程基礎(chǔ)上增收任何費(fèi)用，造成二次收費(fèi)，給甲方的工作帶來不便。

3、乙方導(dǎo)游應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，不得擅自引導(dǎo)甲方代表從事非法及色情活動(dòng)。

4、乙方應(yīng)嚴(yán)格按照國家旅游局規(guī)定為參加考察的甲方代表提供旅行社責(zé)任險(xiǎn)及旅游意外險(xiǎn)，其保險(xiǎn)文本須傳真甲方備案。

5、乙方應(yīng)嚴(yán)格按照國家旅游局規(guī)定為參加考察的甲方參會(huì)代表提供具有旅游營運(yùn)牌照的車輛及合格的司乘人員，確保車輛狀況良好。

6、考察人員出現(xiàn)意外傷亡按國家旅游條款規(guī)定協(xié)商解決。乙方有義務(wù)提醒會(huì)議考察人員保管好個(gè)人財(cái)物及注意安全。

糾紛處理：因不可抗力造成合同不能執(zhí)行時(shí)，乙方不承擔(dān)任何責(zé)任；發(fā)生糾紛時(shí)，甲乙雙方內(nèi)部友好協(xié)商解決，不能解決時(shí)，可提請(qǐng)人民法院判決。

附加條款：提供酒店會(huì)議布置的一切數(shù)據(jù)及尺寸、定購鮮花五束、聯(lián)系照集體照的事宜。

甲 方： 乙 方：

法人代表人： 法人代表人：

電話： 電話：

傳真： 傳真：

合同簽定日期：____________________________

第三篇：旅行社會(huì)議接待合同

會(huì)議接待服務(wù)合同

編號(hào)：

甲 方： 乙 方：

地 址：

地 址：

聯(lián)系人： 聯(lián)系人： 電 話：

電 話： 傳 真： 傳 真：

鑒于，甲方與XX產(chǎn)品，為做好該產(chǎn)品的后期宣傳及營銷管理工作，甲方擬定于【】年【】月（具體時(shí)間以乙方確定為準(zhǔn)），計(jì)劃在【XX國際飯店】舉辦XX經(jīng)營分析及業(yè)務(wù)拓展會(huì)。為此，甲擬委托乙方為該會(huì)議提供接待服務(wù)，并達(dá)成以下合同： 1 服務(wù)內(nèi)容

1、負(fù)責(zé)提供甲方人員本次參觀學(xué)習(xí)活動(dòng)全程的交通，主要包括往返的機(jī)票、大巴、游船等交通服務(wù)。

2、負(fù)責(zé)提供甲方人員在會(huì)議期間的住宿。

3、負(fù)責(zé)安排甲方人員在會(huì)議期間的用餐（含早、中、晚餐）。

4、會(huì)議期間甲方人員的戶外拓展、培訓(xùn)等其他綜合服務(wù)。

5、負(fù)責(zé)安排甲方人員在會(huì)議期間的會(huì)場服務(wù)及其它綜合服務(wù)費(fèi)。結(jié)算條款

2.1 服務(wù)總費(fèi)用原則上不超[]萬元整，以最終雙方確認(rèn)金額為準(zhǔn)。

會(huì)議結(jié)束之日起5個(gè)工作日內(nèi)，乙方應(yīng)根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況制作會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單并提交給甲方審核，甲方于收到會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單之日起5個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)會(huì)議費(fèi)用金額進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)；甲方應(yīng)于雙方確認(rèn)金額后的3個(gè)工作日內(nèi)，將服務(wù)費(fèi)劃付至乙方以下賬戶：

帳 戶: 帳 號(hào): 開 戶 行: 2.2 乙方應(yīng)于收到前述款項(xiàng)之日起三日內(nèi)向甲方足額開具專屬發(fā)票，款項(xiàng)內(nèi)容為：會(huì)務(wù)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等。其他條款

3.1 甲乙雙方必須對(duì)本合同的內(nèi)容、商業(yè)計(jì)劃及有關(guān)對(duì)方的商業(yè)機(jī)密嚴(yán)格保密，未經(jīng)對(duì)方書面同意，不得向

地法院裁決。

3.4 本合同未盡事宜，由雙方另行商議后以書面形式確認(rèn)，并作為本合同不可分割的一部分。

3.5 本合同一式兩份，甲乙雙方各持一份，自雙方簽章之日起生效，傳真件視同原件，與原件同樣具有法律效力。

甲方：（蓋章）

簽章：

日期： 年

月 日

乙方：（蓋章）

簽名：

日期： 年

月 日

第四篇：會(huì)議接待

會(huì)議接待

一次會(huì)議的成功開始最關(guān)鍵的就在會(huì)議接待的環(huán)節(jié)。必須安排好會(huì)議接待的人員、會(huì) 議接待的場所、會(huì)議接待時(shí)所需要的各種物品。

會(huì)前工作

1、與會(huì)議主辦者洽談。

2、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。

3、邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場所。

4、與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。

5、與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。

6、確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。

7、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。

8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商 務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。

會(huì)中工作

9、機(jī)場、碼頭、車站專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。

10、會(huì)議酒店現(xiàn)場會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料來客接待。

11、會(huì)議秘書協(xié)助會(huì)場布置及會(huì)場的會(huì)務(wù)服務(wù)。

12、會(huì)議秘書在會(huì)議接待報(bào)到處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間確認(rèn)VIP用房及整理記 錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。

13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

14、提前確認(rèn)會(huì)議代表客戶的娛樂項(xiàng)目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

15、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排。

16、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作

18、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。

19、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

會(huì)后工作

20、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理工作。

21、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。

23、歡送代表工作。

會(huì)議接待方案



一會(huì)議接待方案的含義

會(huì)議接待方案是指安排與會(huì)者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動(dòng)及具體事務(wù)的文 案屬于會(huì)議專題策劃方案可以包含在會(huì)議總體方案中也可以單獨(dú)擬寫?yīng)鳛闀?huì)議總體方案的附件。

二會(huì)議接待方案的基本內(nèi)容

1接待對(duì)象和接待緣由。會(huì)議的接待對(duì)象的種類眾多包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié) 辦支持單位、特邀嘉賓、會(huì)議成員正式和列席、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記 者等等有以政府代表團(tuán)名義來訪的也有聯(lián)合組團(tuán)參加的還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參 展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡要說明為何接待即接待 的緣由、目的和意義。

2接待方針。接待方針即會(huì)議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議 目標(biāo)和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)接待工作的要求以及參加對(duì)象的具體情況確定。

3接待規(guī)格。包括迎接、宴請(qǐng)、看望、陪同、送別參加對(duì)象時(shí)主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標(biāo)準(zhǔn)等。

4接待內(nèi)容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請(qǐng)、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。

5接待日程。寫明各項(xiàng)接待活動(dòng)的日程安排。

6接待責(zé)任。寫明各項(xiàng)接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。如大型會(huì)議活動(dòng)可設(shè) 置報(bào)到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組分別負(fù)責(zé)與會(huì)者的接站、報(bào)到、簽到、觀光旅游、返離時(shí)的票務(wù)聯(lián)系等工作。

7接待經(jīng)費(fèi)。寫明與會(huì)者的食宿和交通的費(fèi)用安排有時(shí)也包含安排參觀、游覽、觀 看文藝演出等的支出涉外會(huì)議活動(dòng)還包括一定數(shù)量的禮品費(fèi)。對(duì)外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內(nèi)容。

會(huì)議接待范圍

一、【會(huì)議接待類別】各科研機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)、學(xué)校各培訓(xùn)中心的學(xué)術(shù)研討會(huì)、筆會(huì)、論文發(fā)布會(huì)、各類培訓(xùn)班企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會(huì)、訂貨 會(huì)、新產(chǎn)品推廣會(huì)、集團(tuán)公司董事會(huì)、獎(jiǎng)評(píng)會(huì)、客戶聯(lián)誼會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等各類型會(huì)議等

二、【會(huì)議接待人數(shù)】不限。

三、【會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)參考】

1會(huì)議酒店范圍二星級(jí)酒店★★ 三星級(jí)酒店★★★四星級(jí)酒店★ ★★★,五星級(jí)酒店★★★★★

2會(huì)議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會(huì)議室或報(bào)告大廳。

3會(huì)議用餐范圍25元/人/天--180元/人/天多種標(biāo)準(zhǔn)供選擇。

4會(huì)議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代 等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。

5會(huì)議接站及用車優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì)議期間用車服務(wù)。

6會(huì)議票務(wù)免費(fèi)代訂往返程飛機(jī)票代訂返程火車臥鋪票。

7旅游考察安排提供多條考察線路優(yōu)惠價(jià)格安排參會(huì)代表的會(huì)后考察活動(dòng)。8會(huì)議娛樂及活動(dòng)協(xié)助會(huì)議期間的各項(xiàng)娛樂活動(dòng)回答客戶的咨詢并提供實(shí)惠選擇的建議

9會(huì)議禮品向開會(huì)客戶調(diào)配優(yōu)秀國語導(dǎo)游或優(yōu)秀外語導(dǎo)游、翻譯等做好會(huì)議禮品 的解說與建議工作。

以上為一般性的會(huì)議范圍具體的會(huì)議、會(huì)展、活動(dòng)具體建議具體策劃、具體協(xié)商。

會(huì)議接待禮儀

根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同 對(duì)會(huì)議的組織方法禮儀要求也不同。

首先是會(huì)議的籌備工作。

●根據(jù)會(huì)議規(guī)模確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及 會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)這樣可以確 定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還 要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的具體安排它是人們了解會(huì)議情況的重要依 據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放?！襁x擇會(huì)場。

選擇會(huì)場要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)

第一大小要適中。會(huì)場太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會(huì)者一種 不景氣的感覺會(huì)場太小人數(shù)過多?dāng)D在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根

本無法把會(huì)開好。所以英國的首相丘吉爾曾說“絕對(duì)不用太大的房間而只要一個(gè)大小 正好的房間?！?/p>

第二地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議一兩個(gè)小時(shí)就散的可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較 集中的地方。超過一天的會(huì)議應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些免得與會(huì)者來回 奔波。

第三附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò) 音、錄音等進(jìn)行檢查不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認(rèn)為 “這回也會(huì)同樣順利”。否則可能會(huì)造成損失。

第四要有停車場?，F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處會(huì)才能開得成。

●會(huì)場的布置。

會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會(huì)議根據(jù)會(huì)議內(nèi)容在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁?huì) 場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花為使會(huì)場更加莊嚴(yán)主席臺(tái)上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國 徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料應(yīng)擦洗干凈?dāng)[放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛講究禮賓次序主要有以下幾種配置方法

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐從 而消除不平等的感覺。另外與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對(duì)面做來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。

同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議這 時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相 對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位 為上其余按左為下右為上的原則依次排列。

●準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)

者方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

會(huì)議前的接待禮儀。

●會(huì)前檢查。

這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦 旗等是否準(zhǔn)備齊全。

●提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工 作分以下幾個(gè)崗位。

① 到。設(shè)一張簽字臺(tái)配上1-2名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)應(yīng)脫下筆套筆尖對(duì)自己發(fā)放資料應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。

②引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引 入休息室由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

③接待。與會(huì)者坐下后接待人員應(yīng)遞茶或遞上毛巾、水果熱情向與會(huì)者解答各種 問題滿足各種要求提供盡可能周到的服務(wù)。

會(huì)議中的服務(wù)禮儀

會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。

●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者以便及時(shí)為期天茶水。到誰是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面手指不能因在北口上不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會(huì)者身上。

杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎出了差錯(cuò)應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理不能驚 動(dòng)其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會(huì)者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。

●其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行應(yīng)緊湊不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個(gè)工作 人員“嚴(yán)陣以待”做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)全體起立、奏國歌。這是音響

應(yīng)立即播放出國歌。又如大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)禮 儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來另有禮儀小姐將證書一一遞上由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)?。為使?huì)場上的活動(dòng)有條不紊必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練避免會(huì)場上出現(xiàn)

混亂。

如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要的事服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)最好用字條傳遞通知避免無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語 分散與會(huì)者注意力。

●做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如會(huì)后要照相 就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好?dāng)z影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié) 束前妥善安排。

會(huì)后服務(wù)

會(huì)議結(jié)束后全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等這 些工作很繁瑣應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任同時(shí)其他接待人員要積極配合各負(fù)其責(zé)做好自己分擔(dān)的工作以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí) 施。

●送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

●清理會(huì)議文件 ①根據(jù)保密原則回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì)議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議總結(jié)



公司重大會(huì)議接待人員禮儀要點(diǎn)

在參加重大會(huì)議接待的時(shí)候一般著裝、儀容和舉止是外在表現(xiàn)它既反映了員工個(gè)人修養(yǎng)

又代表企業(yè)的形象。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場會(huì)與會(huì)人員留下良好的印象。現(xiàn)結(jié)合現(xiàn)場會(huì)議接待需要?dāng)M訂以下會(huì)議接待禮儀要點(diǎn)請(qǐng)各所參與會(huì)議接待有關(guān)人員遵照?qǐng)?zhí)行。

1、所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士內(nèi)穿藍(lán)色襯衣工作服女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應(yīng)完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯(cuò)扣。打好領(lǐng)帶配穿皮鞋上衣袋不裝東西褲袋少裝東西并做到不挽袖口和褲腳。

2、上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌

3、男職工胡須應(yīng)修剪整潔頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗、修飾文雅且與年齡、身份相符。工作時(shí)間不能當(dāng)眾化裝。注意講究公共衛(wèi)(165范文網(wǎng))生上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物避免口腔異味。

4、接待時(shí)注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力步幅適當(dāng)節(jié)奏適宜。

5、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等實(shí)在難以控制時(shí)應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)要神態(tài)專注表情自然表達(dá)得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動(dòng)和抓耳撓腮。

第五篇：會(huì)議接待

1.會(huì)議接待

會(huì)務(wù)組工作由公司會(huì)務(wù)人員配合主辦方聯(lián)合組成會(huì)務(wù)組，負(fù)責(zé)代表報(bào)到、食宿安排、分發(fā)資料、會(huì)場布置、作息日程、代定返程機(jī)票及會(huì)后旅游等相關(guān)事宜。配合主辦方會(huì)務(wù)組協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)組與代表之間、酒店之間的相關(guān)事宜，妥善解決各類問題。代定會(huì)議酒店按主辦單位的要求，提供各類標(biāo)準(zhǔn)的酒店，爭取最優(yōu)惠的價(jià)格，并協(xié)調(diào)與酒店的各項(xiàng)事宜。會(huì)議廳會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的所有培訓(xùn)設(shè)備，精選安靜、舒適、明亮的會(huì)議室，特別是在音響效果上的質(zhì)感要求，我們將盡善盡美的為您安排，充分讓會(huì)代表感覺到與會(huì)所值。根據(jù)需要可提供數(shù)十人至數(shù)百人的會(huì)議室，目前江西擁有星級(jí)酒店數(shù)百家，商務(wù)會(huì)議室近百個(gè)，多功能會(huì)議廳數(shù)十個(gè)；提供電子商務(wù)及會(huì)議接待服務(wù)。

根據(jù)我們此次會(huì)議300人的參與人數(shù)和國家會(huì)議中心這種大型的會(huì)議場所以及“電子商務(wù)會(huì)議”這個(gè)主題，我們決定采取雞尾酒會(huì)式桌形擺設(shè)。因?yàn)殡u尾酒會(huì)式桌形擺設(shè)是以酒會(huì)式擺桌，只擺放供應(yīng)酒水、飲料、餐點(diǎn)的桌子及此次會(huì)議展示品的展示柜，不擺設(shè)椅子，突出了“電子商務(wù)”的自由交流和輕松氛圍，自由的活動(dòng)空間可以讓參會(huì)者自由交流。

在車輛交通服務(wù)上但凡在一個(gè)地區(qū)舉辦會(huì)議，肯定需要協(xié)調(diào)交通的問題，無論是從機(jī)場到酒店的接送機(jī)服務(wù)、會(huì)間旅游期間需要的旅游用車服務(wù)，還是外出用餐的用車安排，都離不開車輛的運(yùn)輸需求，特別在北京，酒店和會(huì)場之間的交通就是一大難題，所以就更加突出了會(huì)間用車的重要性。由于北京酒店業(yè)較為發(fā)達(dá)，我們將參會(huì)人員安排在距離國家會(huì)議中心較近的酒店下榻，所以車程較近。又根據(jù)我們300人的參會(huì)人數(shù)。所以我們安排了三十三座大巴車12輛，每輛大巴車乘坐25人的方式用于會(huì)間用車。

會(huì)議票務(wù)我公司有專業(yè)訂票員，免費(fèi)代訂各大航空公司及相應(yīng)各大航線優(yōu)惠折扣機(jī)票；和代訂全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。

而在物品運(yùn)輸方面，會(huì)議中若是需要很多相應(yīng)物品和設(shè)備的，我們?cè)敢鉃榭蛻艚鉀Q這些物品的運(yùn)輸、搬運(yùn)問題。資料運(yùn)輸：宣傳資料，印刷品，紀(jì)念禮品的運(yùn)送；小件運(yùn)輸：展柜，展桌，椅子，小型設(shè)備，小件貨物的運(yùn)送；大件運(yùn)輸：大型器械，大件物品的運(yùn)送； 特種運(yùn)輸：化學(xué)用品，醫(yī)藥用品以及復(fù)雜物品的運(yùn)送； 遠(yuǎn)程運(yùn)輸：遠(yuǎn)距離的展品運(yùn)送；貴重展品運(yùn)輸：電腦、服務(wù)器、鋼琴等貴重物品的運(yùn)送。2.會(huì)議視覺設(shè)計(jì)

由于我們此次會(huì)議的主題為“電子商務(wù)”會(huì)議，所以我們采用了立體設(shè)計(jì)的視覺設(shè)計(jì)方案來體現(xiàn)、傳達(dá)此次會(huì)議的主題。例如：LED燈光、冷煙火等不同燈光對(duì)會(huì)場進(jìn)行照明。

背影墻我們采用大紅色為主，因?yàn)檫@樣顯得很高檔，很大氣。背影墻能烘托會(huì)場氣氛。投影儀要避開背影墻，背影墻是展現(xiàn)公司形象的一方面，如果投影儀擋住了背影墻，就有點(diǎn)喧賓奪主的感覺。所以要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)講話的習(xí)慣，關(guān)在領(lǐng)導(dǎo)的左側(cè)或右側(cè)，不與背影墻重疊。

而條幅一定要掛在人們一眼就能看到的正對(duì)著門的位置，因?yàn)槿艘贿M(jìn)門，首先看到的就是正對(duì)著門的那個(gè)位置。讓參加會(huì)議的客人一走進(jìn)會(huì)場就有一個(gè)好心情，有一種被尊重的感覺。3.會(huì)議材料

在會(huì)議材料方面我們將為此次會(huì)議準(zhǔn)備橫幅、綬帶、迎賓牌、代表證、臺(tái)卡、宣傳資料、獎(jiǎng)杯、證書等。

在印刷設(shè)計(jì)方面很多文字性的宣傳資料，由于量大不便攜帶，我們?cè)敢庠诋?dāng)?shù)貫榭蛻艚鉀Q這些資料的制作工作。

其他方面我們將為參會(huì)人員準(zhǔn)備充足的單色和多色名片。意見調(diào)查表格；相關(guān)資料的打字、復(fù)印、印刷；彩旗的制作；

最后背景牌我們將采用進(jìn)口材料做夾板和進(jìn)口螢光紙。

4.會(huì)議禮品

首先我們?yōu)槊课粎?huì)人員準(zhǔn)備了馬到成功藍(lán)牙USB輕巧方便攜帶音箱一個(gè)。因?yàn)槲覀兇舜螘?huì)議主題為“電子商務(wù)”會(huì)議，所以參會(huì)人群以年輕人為主，所以便攜音箱這種禮品非常適合此次的參會(huì)人群。

5.會(huì)議物資

背景版、投影布、易拉寶、音頻線15M電腦連功放、橫幅、投影儀20*投影視頻線、POP美工筆（多色）粗、音頻線轉(zhuǎn)換頭、白板（120CM*150CM）、筆記本電腦（會(huì)議音樂專 用）、白板紙、數(shù)據(jù)線、夾子、音樂硬盤、白板筆、白板擦、麥克風(fēng)專用電池、.麥克風(fēng)—無線、胸麥、講臺(tái)（附公司logo）、插線板、X架/配套噴繪、會(huì)議指示牌、會(huì)議宣傳海報(bào)、講師桌、橫幅、投影桌、調(diào)音板、展示柜、音控臺(tái)、座位牌、碟機(jī)及控制器、鬧鐘、音響