第一篇：公文寫作培訓內容

一、通知

1、作用：通知具有傳達、指示、部署、知照、轉發批轉公文等多方面的作用，是使用頻率最高的公文形式。

2、目的：通知的主要目的是將事項進行傳達和告知，讓相關部門和人員了解并遵守、執行。

3、特性：時效性

要求對通知事項立即執行或知曉，不容拖延，否則會失效或誤事。

指導性

上級機關發布的通知會闡明處理問題的原則方法和具體措施，指導下級工作的進行。

4、寫作要點：

基本結構：通知通常由標題、正文和落款三部分構成。4.1標題

標題一般有三種形式：

（1）由制發機關名稱、事由和文種構成，即完整的、標準式的公文標題，如《國務院關于發展房地產業入關問題的通知》。

（2）由事由和文種構成，如《關于蔗糖生產若干政策問題的通知》。（3）只寫“通知”，省去制發機關和事由。在通知事項簡單或非正式文件發布的情況下，機關、單位內部經常使用這種標題。

（4）遇緊急情況，可在通知前加“緊急”二字。4.2正文

正文是通知的主體和核心部分，其寫法應視通知的實際情況和需要，即由其內容而定。它通常由開頭、主體和結尾三部分組成。

（1）開頭交代通知緣由、根據，即寫明為什么要制發這個通知。

（2）主體敘述通知事項，如有關政策、規定，需要周知、辦理、執行的事項，等等。很多通知的正文主體使用條款式的寫法，逐一列出事項。當然，如果內容不復雜，用段落式寫法甚至一兩句就可以了。

（3）通知的結尾有三種常用寫法：①事項結束，全文就自然結尾；②用習慣用語“特此通知”結尾，但如果前言和主體之間用了“特此如下通知”過渡，則在收尾處不再使用；③用簡要文字再次明確主題或作必要說明，目的是引起受文單位的重視。

（4）落款和發文時間

在正文之后的右下角寫明制發通知機關的名稱和制發通知的年、月、日。如果在標題中已經寫明制發機關名何曾，可以省略。

4.3注意事項：

（1）通知的主題要集中。這是通知的基本要求，因為通知通常針對一件事情或一項工作，不便表述多種事情。

（2）通知中的語言文字要簡明、扼要、精確，最重要的是重點突出。要把事情的原委、注意事項、目的要求交待清楚，把措施交待具體。

（3）通知要講求實效，應該及時、快捷、高效傳遞，不可貽誤時機而影響公務執行和辦理。

【范例】

民政部關于印發《福利企業資格認定辦法》的通知

各省、自治區、直轄市民政廳（局），新疆生產建設兵團民政局：

根據《中華人民共和國殘疾人保障法》、《殘疾人就業條例》、《財政局、國家稅務總局關于促進殘疾人就業稅收優惠政策的通知》（財稅〔2007〕92號）和《國家稅務總局民政部 中國殘疾人聯合會關于促進殘疾人就業稅收優惠政策征管辦法的通知》（國稅發〔2007〕67號）的有關規定，為規范鼓勵企業的資格認定和集中安排殘疾人就業的用工行為，保障殘疾人制動的合法權益，經商財政部、國際稅務總局和中國殘疾人聯合會統一，我部制定了《福利企業資格認證辦法》，現印發給你們，請認證貫徹執行。

二00七年六月二十九日

關于人事調整任免的通知

各所屬公司、職能部門：

經公司董事會會議、董事長專題會議及總裁班子辦公會會議研究，決定：調整公司部門組織結構，取消中宇控股公司總會計師、總工程師的職務設置。為此，對相關人員做如下調整：

免去×××同志中宇控股公司總工程師職務，聘任其擔任中宇職業集團總工程師職務。免去×××同志中宇控股公司總裁職務。

聘任×××同志擔任中宇控股公司審計法務部總經理助理職務，負責法務工作并暫主持部門日常工作。

任命×××同志擔任終于控股公司審計法務總部經理助理職務，負責審計工作。特此通知。

×××有限公司 ××年××月××日

二、通報

1、使用范圍：用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況

2、分類：表彰性通報，重點講述被表彰對象的具體事跡，并總結其特點、原因和意義，表明表彰的目的。

批評性通報，重點內容是揭示錯誤或事故的真相，闡明錯誤性質、原因和調查處理的經過。

傳達性通報，重點內容是說明所通報信息的詳情，必要時概括要點，并表明制發單位的態度和立場。

3、寫作要點

3.1標題

（1）由發制機關的名稱、事由和文種組成，如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》。

（2）由事由和文種組成，如《關于我省近期幾起重大交通事故的通報》。

（3）只用“通報”做標題，省略制發加官和發文事由。只供內部使用，內容較簡單，非正式發布的文件。3.2正文

正文是通報的主題部分，包括通報緣由、通報事項和結尾。（1）制發通報的緣由，即為什么要制發這個通報。

（2）通報的事項，即介紹值得表彰或需要批評的具體事實，并進行必要的分析，得出必要的結論，如主要經驗。事項的陳述同化成那個采用分段、分層逐步深入敘述和分 析的表達方法。

（3）正文結尾表明態度和決定，如表彰性通報寫明給予表彰的榮譽稱號或獎勵，批評性通報寫明應該吸取的教訓和提出希望、要求。傳達性通報一般無此類結尾。

（4）某些通報合意在正文中只使用幾句概括的話，然后將通報是事項和決定作為附件印發。

3.3落款和發文日期

在正文之后的右下角注明制發通報機關的名稱。如果在標題中已經提到發文機關的名稱，此處可以省略。在落款的下面注明制發此通報的年、月、日。3.4注意事項

（1）通報有時效性，應及時快速制發和發布。通報的內容也應該是新發生的事件或情況。（2）通報的事跡或情況應該具有典型性、代表性。它們應該是一些重大情況和事項，與工作的中心任務有關，被通報之后有有重要影響。

（3）通報材料必須調查核實，力求真實、可靠、準確。用詞分寸恰當，立場、態度、觀點要鮮明，語言文字要樸實、生動、簡練，以理服人，起到教育作用。

（4）因通報種類不同，通報主體部分的寫法也有不同。如表彰性通報一般首先簡要寫明表彰對象的基本情況、先進事跡，以及對此的贊揚和肯定；其次，比較具體地寫明表彰對象先進事跡的基本過程、主要感人情節和經驗，并在此基礎上分析其所具有的性質、重要意義和作用，使人從中受到啟迪和教育；最后，寫明表彰的決定，給予表彰對象的榮譽稱號和獎勵，或者針對性地提出希望、要求。也有一些通報把表彰的決定、獎勵寫在前，把表彰的事跡和分析寫在后。

批評性通報一般首先寫明揭批對象的基本情況；其次，具體寫明有關事項的起因、發展過程和結果，并分析其違法亂紀、事故產生的原因、實質和應該吸取的教訓；再次，寫明對此作出的決定，如政紀的處分、依法逮捕等。最后，提出希望或要求。某些批評性通報也把據頂寫在前面，然后分析，最后提出希望、要求。

【范例】

表彰性通報

國務院辦公廳關于表彰獎勵中國女子足球隊的通報

國辦發〔1999〕61號

各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

中國女子足球隊是我國體育戰線上的一支優秀隊伍，長期以來，刻苦訓練，銳意進取，在歷次重大比賽中獲得了好的成績，為我國體育事業的發展做出了貢獻。中國女子足球隊在第三屆世界杯女子足球賽中，發揚為國爭光、不畏強手、團結協作、頑強拼搏的精神，獲得亞軍，為祖國贏得了榮譽，收到全國人民的稱贊。為此，國務院決定對中國女子足球隊給予表彰并予獎勵。

各地區、各單位要認真學習中國女子足球隊熱愛祖國、無私奉獻、堅忍不拔、團結拼搏的優秀品質和高尚情操，更緊密地團結在以江澤民同志為核心的黨中央周圍，高舉鄧小平理論偉大旗幟，振奮精神、開拓進取、扎實仿作，為把建設中國特色社會主義偉大事業全面推向21世紀而努力奮斗。

國務院辦公廳 一九九九年七月十二日 批評性通報

國務院辦公廳關于*省*市*縣擅自停課 組織中小學生參加迎送活動的通報

1999年12月5日，*省*市*縣舉行*高速公路在本縣通車儀式，*縣主要領導擅自決定，讓本縣部分中、小學校停課參加通車儀式，近千名中小學生在風雪天等候長達二小時，致使部分中小學生生病，學生家長和群眾極為憤慨，致信中央要求堅決制止此類現象。

中小學校依照國家規定建立有嚴格的教育教學秩序，這是教育教學質量的保證，任何單位和個人都不能隨意破壞。現在一些地方的個別領導利用自己的權力，動輒調用中小學生為各種會議、考察、參觀、訪問甚至業性典禮搞迎送或禮儀活動，有些地方還因此發生了嚴重的安全事故，造成極惡劣的社會影響。*縣發生的問題，已不只是一般的形式主義，而是官僚主義，嚴重脫離群眾，此類不良風氣必須堅決予以制止。各地區、各部門以及各級領導干部，要高度重視這一問題并從中吸取深刻的教訓，切實增強群眾觀念，杜絕此類事件再度發生。

中小學生是祖國的未來，他們的學習和活動安排，要有利他們的學習和身心健康。今后各地區、各部門都必須嚴格執行國家的有關法規和規定，不得擅自停課或隨意組織中小學生參加各種迎送或“禮儀”活動，如確有必要組織的，須報經省級教育行政部門批準。

國務院辦公廳

一九九九年十二月二十日

三、請示

1、概述：是適用于向上級機關請求指示、批準的公文。

2、目的：是請求上級機關對本機關單位權限范圍內無法或難以決定的重大事項、工作中遇到的無章可循的疑難問題予以答復。請示的直接目的是得到答復。

3、特點：一文一事，即一份請示僅能請示一份工作、情況或問題，不得在一份請示中請求若干事項。如果確有若干事項需要請示，每一事項要分別寫出請示報告。主送機關只能是唯一的，不能多頭主送。

4、分類：

（1）請求指示的請求，即請求上級機關對某一問題或事項提出處理意見或給予原則上指導的請示。

（2）請求批準的請求，即下級機關對某些工作、某些問題請求上級機關給予審定、認可的請示。

（3）請求批轉的請示，即請求上級機關批轉部門所提出的工作意見或建議的請示。

5、寫作要點 5.1標題

一般由制發機關、事由、文種三部分構成，如《××縣政府關于增設移民局的請示》。有時，制發機關可以省略，直接由事由和文種構成，如《關于××的請示》。需要注意的是，請示的標題中應避免使用“申請”“請求”等用語。5.2主送機關

請示的主送機關是上級主管機關，一般只報送一個最直接的主管機關。若需要同時送其他機關，應以抄送 形式處理。5.3正文

（1）請示緣由。陳述請示原因、背景、根據、目的以及身板事項所具備的有利條件和實現 可能性，為領導及機關皮膚請示事項時提供有力的事實和數據。

（2）請示事項。是全文的核心，是請求上級機關給予指示、批準的具體事項。要求要合理，建議、設想要具體，具有可操作性。要清楚寫明請予批準、指示的具體內容。用語要準確肯定，內容較多時最好分條列項。

（3）請示結語。結束語通常以簡短的文字概括請示的具體要求，再次點題。常用“以上請示妥否，請批示”“以上請示當否，請批復”等。5.4落款和成文日期

落款寫在正文的右下角，標注制發機關名稱。成文日期寫在落款之下。5.5注意事項：

（1）要注意原則性，做藥一文一事，主送一個主管領導機關，不多處主送，不主送領導個人；受雙重領導的機關向上請示也要根據具體情況主送一個主管領導機關，另外抄送另一個領導機關；請示應當逐級行文，不可越級；上報的同時不抄送下級與同級機關。

（2）請示要做到事項明確，理由充分。請示事項要根據本地區、本機關的實際情況提出解決的意見與方案，供領導參考。例如，某學校要求上級撥款重建圖書館，要說明需要重建的原因、規模、預算等，還可附上可行性研究報告、設計方案，等等。（3）請示的語言要求嚴肅、決斷、簡明。

（4）注意區分請示與報告。他們在用途、時態、處理要求方面喲所不同。例如，請示用于請求指示、批準，而報告則是匯報工作、反應情況等；請示必須在事前，不允許“先斬后奏”，報告一般在事后行文；請示要求及時答復或批復，而報告一般不需要答復。【范例】

請求指示請示

關于建立中國工程院有關問題的請示

國務院：

近年來，我國科學家、工程技術專家和有關人士，曾多次提出建立中國工程院問題。

全國政協七屆五次會議和中國科學院第六次學部委員大會期間，不少政協委員、學部委員和工程技術專家，又先后提出提案和建議。黨中央和國務院領導同志十分重視這一建議。曾就建立中國工程院問題，多次作過批示。根據黨中央和國務院領導同志的批示精神，組成了專家研究小組，經過廣泛調查研究，聽取各方面人士和有關產業部門的意見，進行反復醞釀和討論，形成工程院的初步方案。現就建立 中國工程院的有關問題報告如下。

一、關于建立中國工程院的必要性。（略）

二、關于組建中國工程院的一些原則。

（一）關于名稱（略）

（二）關于中國工程院的性質和作用（略）

（三）關于中國工程院成員的稱謂（略）

（四）關于中國工程院與中國科學院（學部）的關系（略）

（五）關于中國工程院院士的標準和條件（略）

（六）關于中國工程院第一批院士的產生及以后的增選制度（略）

（七）關于中國工程院的領導體制及學部設置（略）

三、關于中國工程院的籌建工作及進度安排（略）

以上請示當否，請批示。

附件：中國工程院籌備領導小組名單。

國家科委（蓋章）

中國科學院（蓋章）

一九九三年十一月十二日 請求批準請示

關于《會計人員職權條例》中“總會計師”既是行政職務又是技術職稱的請示 財政部：

國務院1987年國發 ［1987］ ××號通知頒發的《會計人員職權條例》規定，會計人員技術職稱分為總會計師、會計師、助理會計師、會計員四種；其中“總會計師”既是行政職務，又作為技術職稱。在執行中，工廠總會計師按《條例》規定，負責全廠的財務會計事宜；可是每個工廠，尤其大工廠，授予總會計師職稱的人有四五人，究竟由哪一位負責全廠的財務會計事宜，執行總會計師的職責與權限呢？我們認為宜將行政職務與技術職稱分開。總會計師為行政職務，不再作為技術職稱，比照最近國務院頒發的《工程技術干部技術職稱暫行規定》將《條例》第五章規定的會計人員職稱的“總會計師”改為“高級會計師”。

以上意見是否妥當，請指示。

××省財政廳（蓋章）

一九××年×月×日

請求批轉請示

關于中國公民自費出國旅游管理暫行辦法的請示

國務院：

隨著對外改革開放的不斷擴大，人民生活水平不斷提高，近年來，中國公民自費出國旅游不斷增加，為適應改革開放形勢，加強中國公民自費出國旅游的管理，特制定了《中國公民自費出國旅游管暫行辦法》。

附：中國公民自費出國旅游管理暫行辦法

以上暫行辦法如無不妥，請批轉發布執行。

國家旅局（蓋章）

公安部（蓋章）

一九九七年二月二十八日

四、批復

1、概述：是答復下級機關請示的指示事項使用的公文。

2、分類：

（1）根據內容和性質不同，科分為審批事項批復、審批法規批復、闡述政策的批復等

（2）根據答復態度可分為，肯定性批復、否定性批復和解答性批復。

3、寫作要點 3.1標題

（1）批復的標題一般采用完全式標題，即要寫明關于什么單位什么事項的批復，如《國務院關于寧波市城市總體規劃的批復》。

（2）批復標題的事由一般由兩種寫法：①在“關于”和請示或批復事項中插入表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放××航空口岸的批復》；②用“關于”加請示或批復的事項，如《國務院關于1991-2000年全國治沙工程規劃要點的批復》。3.2正文

由引語、正文、結尾三部分構成

（1）引語是引述來文，以此作為批復依據。引述方案有：①引來文日期和請示事項，如 “×年×月×日關于??問題的請示收悉”；②引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于??的請示》收悉”；③引來文的日期和文號引述，如“×年×月×日號文收悉”；④引請示的日期，如“×年×月×日來文收悉”。

（2）正文作為批復的主體，要針對下級機關請示給予同意與否的態度，必要時闡明統一或不同意的理由。

（3）批復正文最后一班以三種方式結尾：①提行寫“特此批復”或“此復”②寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；③請示事項答復完畢自然結束，使用較多。

3.3落款和發文日期

標題無發文單位，又不是用帶版頭的正是公文紙印制的，落款必須注明發文單位名稱；如果標題寫了發文單位的名稱，落款科省略。發文日期×年×月×日置于右下角落款。3.4注意事項

（1）批復內容要緊緊圍繞請示事項，給予有針對性的答復，不能脫離請示事項廣泛發表意見。

（2）答復要謹慎。首先要核實請示緣由的真實性，有些情況應先做調查研究；請示事項涉及其他部門或地區的問題，批復前均要與之協商并使意見一致；批復的內容要觀點明確，意見具體，辦法可行；批復表述上要措辭準確，語言簡明，語氣肯定，切記模凌兩可。（3）助于堅持一請示一批復的原則。【范例】

xx省人民政府：

你省xxxx年x月x日《關于撤銷南通縣設立通州市的請示》和xxxx年xx月xx日的補充請示收悉。經國務院批準，同意撤銷南通縣，設立通州市（縣級），由省直轄，以原南通縣的行政區域為通州市的行政區域，不增加機構和人員編制。

xx部（蓋章）

xxxx年x月x日

五、報告

1、用途:報告用于下級機關向上級機關匯報工作、反應情況、答復上級機關的詢問。

2、目的：為領導機關了解情況、制定政策和指導工作提供重要依據。

3、特點

（1）內容具有實踐性，主要表現在工作報告上。（2）表述的概括性，（3）題材廣泛

4、分類

按照內容可以分為，工作報告、專題報告、答復報告、遞送報告等

5、寫作要點 5.1標題

（1）由發文機關、事由和文種構成，即完整的標準式的公文標題，如《林業部關于加強野生動物保護管理工作的報告》。

（2）由事由和文種構成，省去發文機關，如《關于年糾正部門和行業不正之風工作要點的報告》。

（3）由文種“報告”為標題。5.2主送機關

報告直接呈送的上級機關的全稱或規范化簡稱。報告的主送機關可以是一個，也可所以是多 個。5.3正文

正文一般由開頭、主語和結語構成

（1）開頭主要敘述報告的緣由，概括說明本報告的目的、意義或依據，最后常以類似“現將xx報告如下”等語句轉入下文。

（2）主題部分是重點，主要用來敘述和說明報告事項。不外乎兩個方面的內容，即工作情況以及問題和進一步開展工作的意見和建議。不通報告所報告事項的內容往往有所側重，如工作報告在總結情況的基礎上，重點提出進一步開展工作的安排意見。為表達清晰這部分內容，多采用小標題、序號標清層級。

（3）報告的結語根據報告種類的不通而采用不通的程式化用語，如工作報告常用“特此報告”等。

5.4署名和成文時間

標題中體現發文機關名稱的，后面可省略署名。一般要求在右下方署名機關單位或主要負責人姓名，然后加蓋單位公章或主要負責人印章。成文日期寫作署名下方。5.5注意事項

（1）材料要真實，重點要突出。（2）事實陳述完整清楚，分析得當。

（3）報告以陳述情況為主，領導無需答復，因此報告事項不得夾帶請示事項，避免與請示混用貽誤工作。【范例】

關于xx省清理整頓公司工作的報告

國務院：

我省x年x月清理整頓公司以來，堅持既堅決又穩妥的方針，抓緊清理方案的擬定和實施，積極查處公司違法違紀案件，努力加強公司的建設和管理，基本完成了黨中央、國務院賦予我們的任務，達到了預期的目的，現將這項工作情況報告如下：

一、撤并了一批物流領域的公司，解決了公司過多過濫的問題。（略）

二、查處了公司違法違紀案件，整頓了公司的經營秩序。（略）

三、認真做好撤并公司的各項善后工作。（略）

四、加強了公司管理的法規。（略）

xx省人民政府（公章）x年x月x日

六、函

1、概述：平行文種，適用于不相隸屬機關之間，對上級機關或下級機關也可以行文。

2、用途：

（1）機關之間洽談工作、詢問和答復問題

（2）下級向主管部門請求批準事項或詢問具體事項、上級機關答復下級機關的請求批準事項或詢問以及上級機關催辦下級機關相關事宜等。

3、分類

（1）按照性質分：公函、便函。公函用于機關單位正式的公務活動往來，便函（非正式公文）用于日常事務性工作的處理。（2）根據發文目的分：發函、復函。

（3）根據內容和用途分：商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復事宜 函等。寫作要點

4、基本結構 4.1標題

（1）由發文機關、事由、回復函對象、文種構成，這是較重要復函常用的標題，如《國務院辦公廳關于公開發布天氣預報有關事項的復函》。

（2）由事由、文種構成，如《關于城鎮污水處理廠招待標準的復函》。（3）由發文機關、文種構成，省略事由，如司法公文《xx人民法院函》 4.2主送機關

即接受函的單位。文首定格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。4.3正文

（1）開頭。主要說明發出本函的原因。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“先將有關問題說明如下：”或“先將有關事項函復如下：”等轉入下文。復函的開頭引敘來文的標題，以說明發文緣由。

（2）主體。主要說明致函事項，這部分是函的主要內容，應將商洽或者請求批準或者詢問答復的事項寫清楚。這部分字數有限，關鍵要態度鮮明，具體明確的將事情講清楚，但切記長篇大論。

（3）結束語。用禮貌性語言向對方提出希望，通常使用習慣用語做結尾。去函常用“特此函達”“敬請回復”“專此函達，請復”等，復函常用“特此函告”“特此函復”“此復”等。4.4署名和成文日期

正文右下方署名機關單位，然后加蓋單位公章。成文日期寫作署名下方。4.5注意事項

（1）函要做到，一函一事，內容要集中，不旁及其他，便于對方盡速辦理與答復。（2）函的行文應簡潔、明快，無論是敘述、說明還是議論，都要做到言簡意賅。

（3）函主要是不相隸屬的平行機關之間使用的公文，無論商洽工作還是詢問情況，語氣要謙和委婉，禮貌得體，忌用命令性的語氣。【范例】 商洽事宜函

中國科學院××研究所關于建立全面協作關系的函

××大學：

近年來，我所與你校雙方在一些科學研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協作關系，特提出如下意見：

一、定期舉行所、校之間學術討論與學術交流。（略）

二、根據所、校各自的科研發展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協作。（略）

三、根據所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。（略）

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設備，在可能的條件下，予對方提供利用。（略）

五、加強圖書資料和情報的交流。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋商，達成協議，以利工作。特此函達，務希研究見復。

中國科學院××研究所（蓋章）X年x月x日 通知事宜函

國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函

國辦函[1993]2號

國家計委、經貿辦、農業部、商業部、經貿部、紡織部、技術監督局：

為進一步發展我國羊毛生產，搞活羊毛流通，提高羊毛質量，根據國務院領導同志的批示，現就有關問題通知如下：

一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。（略）

二、技術監督局要加強羊毛的質量監督和檢驗工作。（略）

三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。（略）

四、為了促進國內養羊業的發展，支持紡織工業生產和擴大出口創匯。（略）

上述有關政策，請有關部門、各地區特別是羊毛生產區認真研究落實，執行中的問題，由國家計委和經貿辦協調，并督促落實。

國務院辦公廳（蓋章）

一九九三年一月三日 請求批準函

廣州××局銷售公司請求批準函

××局銷辦函[**]5號

廣州××局：

我銷售公司從去年十月成立以來，國內商務活動日益增多，經常有許多文件、合同、契約、技術資料需要復印，為便于工作，我們擬購買一臺復印機，請給予批準。

可否，請批復。

廣州××局銷售公司（蓋章）

一九九六年一月十日 答復事宜函

××市人民政府辦公廳關于臨時工、合同工能否執罰問題請示的復函

市政辦函[**]40號

市市容環境衛生管理局：

你局《關于明確臨時工、合同工能否執罰問題的請示》收悉。現復函如下：

《中華人民共和國行政處罰法》于**年10月1日起執行。該法對行政執法主體及執法人員作出了明確而嚴格的規定。按照行政處罰法和國務院《關于貫徹實施〈中華人民共和國行政處罰法〉的通知》，從今年10月1日起，合同工、臨時工再不能從事行政處罰工作。

??

你局應按照上述精神，對全市市容衛生執罰人員進行清理，理順執罰體制，保證行政處罰法的貫徹實施，促進市容衛生管理工作。

此復

××市人民政府

一九九六年十月七日

催辦函

交通部廣州救撈局催辦函

××造船廠：

貴廠××××年為我局建造的2640馬力拖輪“穗救202”輪，出廠至現在已經三年了，可是當時欠裝的拖纜機至今尚未安裝。為此我局曾多次去函催貴廠盡快給予解決，但貴廠一直未明確答復。該輪由于缺少拖纜機，長期無法正常執行生產任務，經濟上已造成了很大的損失。為此特再次函請貴廠盡快為我局“穗救202”輪安裝拖纜機，以免再延誤該輪的正常生產。

敬禮

交通部廣州救勞局（蓋章）

××××年×月×日 邀請函

關于出席××××研討會的邀請函

××秘書長：

最近，國家××部××××科學研究院批準關于××××課題研究的項目。經商議，定于三月下旬在××省××市召開該項課題第一次研討會。現將有關事項函告如下：

一、會議報到時間（略）

二、會議地址（略）

三、聯系人及電話（略）特邀請您屆時出席。

××××研究中心（蓋章）

二000年三月×日

七、意見

1、概述：是領導機關對重要問題提出見解和處理辦法時使用的公文。

2、分類：

（1）指導性意見：通常是上級機關針對事項工作或重要問題，明確指導思想和基本原則，提出解決辦法或執行要求的意見。

（2）建議行為意見：是下級機關向上級機關或主管部門提出改善、開展某項工作的建議、設想等，供上級部門決策時參考的意見。

（3）實施性意見：是為貫徹落實上級相關指示、決定、精神，結合本地區或單位情況，對所屬機關提出貫徹執行的意見。寫作要點

3、基本結構 3.1標題

（1）由發文機關、事由和文種構成，如“中共關東省委、廣東省人民政府關于貫徹落實《中共中央、國務院關于黨政機關厲行節約反對奢侈浪費行為的若干規定》的意見”。（2）由事由和文種組成，如“關于加強我省職業道德建設的實施意見”。3.2主送機關

（1）上行性意見一般只有一個主送機關。因為這類意見多為呈報上級機關要求轉批的，主送機關只能是一個。但批示后轉發給誰，則再由上級機關確定主送的單位對象。（2）下行性意見，常常會涉及多個地區、機關和部門，因為主送機關常為多個。3.3正文

（1）開頭。這部分須寫清提出意見的理由或根據，或交代實際工作情況以及存在的有關問題；或說明關依據。最后以“特制定本實施意見”“現提出以下意見”等過渡性語句轉入下文。

（2）主體。主體部分是具體的意見，需要對重要問題的見解或者處理辦法一一寫明，常采用“條項氏”展開，使之條理清晰、有邏輯性，讓受文對象易于理解和方便執行。

（3）結尾。某些意見需要對貫徹執行提出一些要求時，可列入正文主體，也可單獨在正文最后以簡練的文字予以說明。如屬于上行意見，也常用“以上意見如無不妥，建議轉發（批轉）各地區、貫徹執行”作為結語。3.4落款和成文日期

在正文右下方標注發文機關。如在標題中已出現發文機關，則落款可省略。成文日期以發文日期為準，標注在正文右下方發文機關之下，也可標注于標題之下。3.5注意事項

（1）意見從宏觀上提出問題、分析問題，目的是便于受文者從實際出發，靈活把握。（2）意見是依據實際情況，為解決問題而制發的，有較強的針對性。

（3）不通方向行文各有側重。下行意見，文章內容包含情況、問題、分析，但重心是指示或指導性意見。上行意見，提出見解要中肯，解決問題的辦法、措施要切實可行。

（4）意見的內容可以簡約，也可以豐富，具體要依據實際需要而定。對于內容較多的意見，表述時要注意條理，可以采用條文式書寫，注意邏輯性順序。【范例】

Xx市農業委員會關于發展我市觀光旅游農業的建議

市人民政府：

隨著我市農業產業結構調整步伐的加快和人民生活水平的不斷提高，發展觀光旅游農業已成為農村經濟新的增長點。為科學有效地卡法利用農業資源，促進農村經濟發展，現就發展我市觀光旅游業的有關問題，提出如下意見：

一、指導思想、任務目標與原則（略）

二、區域布局與重點項目（略）

三、幾項政策措施（略）

以上意見如無不當，請轉批各縣（市）、區及市各部門執行。

X市農業委員會 X年x月x日

第二篇：公文寫作培訓

一、會議紀要

1、概述：主要用于重要會議，向單位及其下屬機關傳達和貫徹會議精神和決定事項。會議紀要不需要抬頭，不加蓋印章，是否標記發文字號由制發機關決定。習慣用“會議認為”“會議指出”“會議決定”“會議要求”“會議號召”等句式進行敘述。

2、分類：（1）辦公會議紀要，即日常行政工作會議紀要。主要用來記錄和反應黨政機關、團體組織、企事業單位的領導機關開會研究問題、部署工作的情況，其目的是為機關單位工作的開展提供指導依據。

（2）專項會議紀要，是對涉及有關工作的重要方針、政策和理論原則問題的交流、討論情況的進行記錄和傳達，為人們的工作提供宏觀指導。交流會、座談會、研討會的會議紀要多屬此種類型。

3、寫作要點 基本結構 3.1標題

會議紀要的標題一般由會議名稱和文種構成。也有些是由正、副標題組成，如《同舟共濟渡難關，堅定信心保平安——全省財政工作會議紀要》。3.2發文字號

發文字號下載標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字標出，如“〔2003〕67號”。辦公會議紀要對文號一般不做必須的要求，大牛市在辦公例會中一般要有文號，如“第xx期”“第xx次”，寫在標題的正下方。3.3正文

會議紀要的正文一般分為會議概況、主體部分和結尾。

（1）會議概況主要敘述：會議召開的形式和背景；會議的指導思想和目的要求；會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者；會議的主要議題或要解決的問題；對會議的評價。

（2）主體部分反映會議的討論意見、主要精神和決議事項等。根據會議性質、議題、規模等不同，有三種寫法：①提要法。把會議上有代表性、典型性的發言加以整理，提煉出內容要點以及精神實質，然后按照發言的順序，加以闡述和說明；②分項法。議題較多的會議，可以把會議的內容概括為幾大問題，然后編上標號，分門別類記錄；③概述法。把會議的基本情況、討論研究的主要問題、議定有關事項等，進行概括性地整體闡述和說明。

（3）會議紀要的結尾一般是提出號召希望。3.4署名和成文日期

署名只用于辦公會議紀要，寫明召開會議的機關單位名稱。一般會議紀要不需要署名，不加蓋印章。會議紀要的正文時間一般寫在標題正下方，并加括號，也可以寫在正文的右下方署名的下面。3.5注意事項

（1）會議紀要必須是實事求是，要做到真實、準確。

（2）會議紀要要給出要點，突出會議主旨，擇要表述。執筆者在動筆前必須認真收集、整理和閱讀、研究會議記錄以及會議有關部門的文件資料，分清主次，取其精華，務必選取典型事例和準確的數據反映會議概況、主要精神和議定事項。

（3）紀要的語言要簡明精當，準確嚴密。對會議實質性決定內容表述要明確；與會各方權利、義務、職責、涉及物資、資金等，要準確明白，以便于執行和落實。

（4）紀要的內容應層次分明，調理清楚。紀要各部分最好適應標題或序數提示。此外，一些常用語，如“會議認為”“會議指出”“會議決定”“會議要求”“會議號召”“會議同意”等多用于各部分或段落開頭，可使紀要調理分明，同時也起到強調作用。【范例】

全國城市經濟體制改革試點工作座談會紀要

（××××年×月×日）

××××年×月×日至×日，國家體政委在××省××市召開了全國城市經濟體制改革試點工作座談會。三十一個省、自治區、直轄市體政委（辦）的負責同志，五十八個試點城市的負責同志，以及中央、國務院有關部門的負責同志共二百多人參加了會議。會上傳達學習了中央領導同志最近的重要講話，交流了試點城市改革的情況和經驗，研究了在新形勢要積極推進城市經濟體制改革進一步開展的工作。

一、統一認識，明確今年改革的方針和主要任務。（略）

二、進一步簡政政權，政企分開，搞活企業。（略）

三、充分發揮社會主義市場經濟，理順經濟關系。（略）

四、精心指導，保證改革健康發展。（略）與會同志一致表示，當前改革進入攻堅階段，我們要堅定地貫徹黨中央和國務院的布署，精心組織，精心指導，搞好調查研究，把城市經濟體制改革引向深入，為建立有中國特色的社會主義市場經濟作出新貢獻。

二、會議通知

1、概述：是通知的一種，只要用于上級對下級、組織對成員或同級單位之間通知會議召開。會議通知在我國黨政軍各級機關、團體組織和企事業單位中廣泛使用。

2、發布主體：一般會議組織者就是會議通知的發布主體。

3、分類：

（1）行政性會議通知，主要內容涉及行政工作的會議通知。（2）學術性會議通知，涉及學術研究的會議通知。寫作要點

4、基本結構：

4.1標題。一般由發文機關、事由和文種構成。

4.2正文。一般寫明會議名稱、議題、目的、召開時間、地點、出席人員及對其提出的要求、會議日程安排、會議組織者的聯系方式和其他相關事項。

4.3落款和通知日期。落款為組織者名稱，與通知日期置于右下角。4.4注意事項

（1）會議通知對與會者起告知作用，因此會議通知事項要具體確切、完整齊全，一般包括會議內容、參會人員、會議時間及地點等。

（2）要求言簡意賅，措辭得當，更重要的是發布時間要及時。【范例】

關于找來xx省軍隊轉業干部安置工作會議的通知

各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位，部屬各有關單位：

為貫徹中發〔2002〕3號和國轉聯〔2002〕3號文件，傳達全國軍隊轉業干部安置工作會議精神，部署2002年我省軍隊轉業干部安置工作，省委、省政府決定，于6月18日在南京召開全省軍隊轉業干部安置工作會議。現將有關事項通知如下：

一、出席會議人員

各市分管軍隊轉業干部安置工作的副書記或副市長1名，市委組織部、人事局、勞動局負責同志和市委組織部綜合干部科(處)長、軍轉辦主任各1名。

省委各部委，省各委辦廳局，省各直屬單位及部屬各有關單位負責同志和人事(干部)處長各1名。

軍隊出席會議人員的通知由省軍轉辦另發。

二、會議時間、地點

會議定于6月18日在南京雙門樓賓館(南京市虎踞北路185號)召開，會期1天。各市出席會議人員于6月17日下午到雙門樓賓館報到；省級機關各部門、單位和部屬各有關單位出席會議人員6月18日上午8：15直接到雙門樓賓館開會。各市限帶車2輛。

三、其他事項

各市、省級機關各部門、單位和部屬各有關單位請于6月17日上午11時前將出席會議人員名單報省軍轉辦。中共江蘇省委辦公廳

江蘇省人民政府辦公廳

x年x月x日

關于召開鋼鐵企業財務結算價格和運行分析工作座談會的通知

各有關企業：

為進一步提高鋼鐵企業財務結算價格監測水平，加強行業經濟運行分析，更好地為國家有關部委、行業和企業服務，經研究，定于4月26日至27日在南京召開鋼鐵企業財務結算價格和運行分析工作座談會。現將有關事項通知如下：

一、會議內容

1、通報今年1季度鋼鐵行業經濟運行情況和應關注的主要問題；

2、總結2010財務結算價格監測工作，研究進一步完善價格監測工作的意見，部署下一步工作要求；

3、分析1季度企業生產經營狀況，交流企業降本增效工作中采取的有效措施，座談企業生產經營遇到的有關問題，提出有關意見和建議；

4、表揚2010鋼鐵企業財務結算價格監測工作先進單位和個人。

二、參加會議人員

請各有關企業主管財務結算價格和經濟運行分析工作的部門領導及具體工作人員各1人參加會議，并根據上述會議內容準備相關資料。（參會企業名單見附件1）

三、會議時間和地點

時間：2011年4月26日至27日，會期2天；25日報到。每人收取會務費800元，食宿費自理。

地點：南京中山大廈（會議地點及乘車路線見附件2）

四、其它會務事項

1、參會企業將本單位1季度經濟運行情況分析電子版于4月20日前交給會務組。

2、請各單位將參會人員名單于4月20日前傳真至中國鋼鐵工業協會財務資產部（代表回執單見附件3）。需要接站的代表，請將到達車次或航班注明以便安排接站。

3、會務組聯系人及聯系方式

中國鋼鐵工業協會財務資產部：尹東玲、刁力

電話：010-65134912、65132329(傳真)；郵箱： jgjc@metal.net.cn

南京中山大廈聯系人及電話：葉惠，025-86815818、***

附件：

1、參加會議企業名單

2、會議地點及乘車路線

3、會議回執單

Xx鋼鐵協會

二○○二年六月十五日

三、會議記錄

1、概述：關于會議的原始的、全面的記錄，它記載了會議的基本情況、有關內容、事項和會議決定等。會議記錄是備用查看的重要文書檔案，是會議后分析、研究及檢查決議執行的基本依據。寫作要點

2、基本結構

會議記錄有固定格式，同城由標題、會議要素、會議內容和結尾四部分構成。2.1標題

會議記錄的標題一本由召開單位名稱、會議名稱、文種構成，如《xx公司xx會議記錄》；也有些標題很直接、簡明，如《xx會議記錄》。2.2會議要素

會議要素包括會議時間（經常精細到上下午、時、分）、會議地點、召集人(部門)/出席人姓名/缺席人（姓名、缺席原因）、列席人姓名、主持人姓名、記錄人姓名。會議人數較少時，還應該記下有關出席人、缺席人、列席人以及主持人、記錄人等的職務；出席人（包括列席人和缺席人在內）人數很多時，可記錄總數，如“參加會議的局以上領導、各廠廠長等xx名”，事后再將具體名單附在會議記錄后。2.3會議內容

會議內容是會議記錄的核心，包括會議議題、主持人講話、領導及代表發言、討論和決議事項、投票情況、會議期間其他活動等。如會議中途休息要寫明“體會”字樣；會議結束，記錄完畢，則另起一行寫“散會”二字，并寫清具體散會時間，并寫清具體散會時間。

對于比較重要的會議和重要的發言，發言的內容要求詳細記錄和記錄原話；要求不是很嚴格的一般性會議可酌情進行摘要性記錄，記錄會議的中心內容以及會議的要點。2.4結尾

會議記錄完畢應當由會議主持人和記錄人分別在落款處簽署姓名、日期，以示負責。最后在記錄末尾注明“本會議記錄共xx頁” 簡要模板

會議名稱

會議時間 會議地點

記錄人 出席與列席會議人員 缺席人員

會議主持人

審閱

簽字 主要議題 發言記錄： 規范模板

Xx公司辦公會議記錄 時間：x年x月x日 地點：xxx會議室 出席人：xxxxxxxxxxxx 缺席人：xxxxxxxx

主持人：xxxxxxxx 記錄人：xxxxxxxx 主持人發言：xxxxxxxxx 與會者發言：xxxxxxxxxx 散會

主持人：xxxx（簽名）記錄人：xxxx（簽名）（本會議記錄共x頁）2.5注意事項

（1）快速、準確。盡量記錄發言人的原話，不任意取舍增減。一些能夠反映發言者態度、意見的語氣詞甚至肢體語言（如持異議的退場），也應照實記錄。（2）全面而有條理。

（3）會議記錄一般有兩種記錄方法。

一、全面記錄法，主要用于重要會議。記錄人要盡量記錄發言人的原話。記錄時注意三點：①會議有爭議、分歧問題時，英將爭議、分歧的焦點及發言人的觀點詳細記錄下來；②關鍵問題、要害問題要詳細記錄；③詳細記下實際的表決情況。

二、摘要記錄法，進行重點摘要。一般只記錄會議要點和中心內容、結論、決議和決定。

（4）如果要印發某人的發內容，應找發言人核實、簽字，如沒有經過核實、簽字，需要在印發材料后注明“根據現場記錄，未經本人核實”或“由xx供稿，未經本人核實”等表示文責自負。

四、規定

1、概述：是常見的法規性文件，一般是國家機關、團體組織和企事業單位未處理某種事項、專門問題或開展某種工作而做出政策限定的法規文書。規定的使用者主要是行政機關及其部門，但在企事業單位中也可以使用。企事業單位主要用它來制定內部規章。

2、分類：

（1）政策性規定。《xx省國家建設征用土地拆除城鎮華僑房屋的規定》（2）管理性規定。《x省勞動合同管理規定》（3）實施性規定。《關于貫徹有關暫行規定》（4）補充性規定。《關于xx補充規定》 寫作要點

3、基本結構 3.1標題

（1）發文機關、事由、文種類別構成。（2）可以省略發文機關，使用文尾簽署。（3）暫行規定要在標題中表標明“暫行”。3.2制發時間和依據

一般用括號在標題下面標注規定發布以及簽發的時間和依據。有些規定會隨“命令”“令”等同時發布。3.3正文

規定的正文一般由執法規定的緣由、規定的具體事項、實施規范和時效三部分構成。常采用總則、分則以及附則的形式撰寫.表述形式一般采用條款或者章條式。3.4注意事項：

（1）條理要清楚，邏輯性要強，措辭莊重準確。

（2）要把原則要求和具體措施結合起來。要明確管理的原則，又要根據實際情況中的問題制定具體的應對措施。

（3）規定中的原則性界限劃分的表達要做到概括、明確，對于具體應對措施的應該做到做夠具體，便于執行。

（4）一般內容較多的規定使用分篇分章分條表述，內容較少的直接分條表述。另外，作為“補充規定”一般不需要分章分條，不追求系統性和完整性，根據需要寫入即可。

五、制度

1、概述：制度是黨政機關、人民團體和企事業單位為了保證某項工作有序進行而制定的有關人員共同遵守的規章性文書。使用范圍廣。寫作要點： 2基本結構 2.1標題：

（1）由事由和文種組成，如《作息制度》

（2）由制文單位、事由和文種組成，如《xx公司崗位職責制度》 2.2正文：

制度正文一般分為三成表述：①第一層簡要、概括的說明制定這項制度的根據、原因目的等情況。②第二層逐條寫出各項內容。單位內部制度一般直接寫條款。條文后應寫明制度執行的日期。③第三層說明執行要求和工作程序等。這是制度的實質性內容。內容復雜的制度可分為總則、分則、附則來寫。2.3結尾：

條文寫完自然結束，并在正文右下角注明制定單位、公布日期。單位內部的制度行文公布不比蓋章，政府或需廣泛下發執行的系統制度應加蓋印章。2.4注意事項：

（1）制度的表述要明晰，條文化。制度的篇幅一般不長，都以條文的形式列出，而且要求文字簡潔、明確，無歧義。

（2）內容要嚴密。規章制度需要人們遵守其制定范圍的事項，因此其內容必須有預見性、科學性，必須通盤考慮，使其內容有嚴密性，否則無法遵守和執行。

六、辦法

1、概述：是黨政機關、企事業單位針對某項工作或活動指定的具體辦法，其設計的方位大多數屬于具體事務和單一事項。《行政法規制定程序暫行條例》中規定：“辦法是對某一項行政工作作比較具體的規定。”涉及內容單一，只適用于對某項具體工作的運作進行規定，不涉及其他方面工作，也往往不適用于其他工作。

2、辦法的特性：

（1）管理性：辦法中的法則是對工作和活動提出管理的法則，側重于對有關事項、問題的落實和執行指定標準及做法。

（2）操作性：為單位和個人明確辦事途徑，說明采取什么辦法，按照怎樣的程序去做。

3、類型：

（1）實施辦法：以成文為主要依據，并將其具體化或對其整體實施提出辦法和措施，或針對某些條文給出實施意見，或結合本單位實際提出可行的實施措施和辦法。（2）管理辦法：是機關單位在管理權限范圍內制定實際管理工作需要的條文。寫作要點：

4、基本結構 4.1標題

（1）由規范范圍、規范對象和文種構成，《國家行政機關公文處理辦法》（2）由規范對象和文種構成《婚姻登記法》

（3）由原件標題和文種構成《中華人民共和國學位條例暫行實施辦法》 4.2制發時間和依據

用括號在標題下注明：制發時間和會議；或批準的機關、時間；或通過的會議、時間及發布機關、時間等。有的辦法隨“命令”等發布，則這一部分可省略。4.3正文 辦法正文一般由因由或依據、規范或規定的說明組成。可分章分條敘述。各條規定是辦法的主要內容，需將內容和措施逐條寫清。結尾一般是交代辦法實施日期以及其他說明。4.4注意事項

（1）辦法的結構要嚴謹、清晰。要根據篇幅長短、內容多少而確定具體的結構方式。內容較少時可直接分條敘述；內容較多時，將規范內容分章敘述。

（2）辦法的條款要具體、明確。辦法通常是針對某一工作或活動指定的具體處理辦法，要求具體明確，便于理解和執行。

七、總結

1、概述：總結是黨政機關、企事業單位、社會團體對過去的一定時期的工作、任務等進行回顧、分析、研究、評價，分析研究其中存在的各種情況或經驗，并從中得到規律性認識，用以指導未來實踐活動的文字材料。

總結具有指導作用，要求寫總結時要實事求是，不可主觀臆斷，甚至虛構。總結要及時進行，工作或活動一結束就應該總結。

2、總結分類：

（1）按照性質分：綜合性總結、專題性總結。

（2）按照范圍分：地區總結、單位總結、部門總結、個人總結（3）按照時間分：總結、月度總結

（4）按內容分：工作總結、學習總結、思想總結 寫作要點：

3、基本結構： 3.1標題

（1）公文式標題。由單位名稱、時限、事由、文種四部分組成；或由時限、事由和文種組成或單位名稱、事由、文種構成。

（2）新聞式標題。將總結的精神抽象地概括成一句作為文章的標題。有的標題只是內容的概括不標明“總結”。

（3）復式標題。由正標題和副標題兩行組成。正標題揭示主題，副題標明單位、時限、事由和文種。3.2正文

正文的主要內容是基本情況、成績經驗、做法、教訓、缺點、今后目標等。一般分為開頭、主體、結尾三部分。（1）開頭通常為前言。簡單介紹總結基本情況，如交代歷史背景、指導思想或主要成績、經驗和存在的問題等。開頭有三種寫法，即概述式、評述式、結論式、提問式。

（2）主體主要寫取得成績、經驗教訓、存在問題及今后努力的方向。一般包括三部分：回顧基本情況、主要成績和經驗、存在問題和教訓。采用的基本結構類型有：①階段式結構，

第三篇：公文寫作培訓

公文寫作培訓

公文的特點和要求

一、公文的特點:實用性 ?與文學寫作的不同:目的性

?與其他公務文書寫作的不同:通用性 ?與私人文書寫作的不同:規范性

“才冠鴻筆,多疏尺牘”(劉勰<文心雕龍>書記>)

二、公文的要求: ? 準確:真實反映客觀現實(內容)?簡潔:以最少的文字包含最多的信息(語言)?得體:適應不同文種的需求(文體)?莊重:嚴肅的法定文書(文風)?質樸:不以文辭之美為追求(修辭)

三、公函的寫作

?函的來源：古代公文（公牘）寫好后，再加一個木片，稱為 “檢”（封面），”檢”中間的下凹部分為”函”。后來指整個公文（信函，函件).?函的性質：商洽性，典型的平行文。?函的古稱：關、刺、牒、移。

?函的用途：平行和不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

?函的特點：應用廣泛，單純具體，格式靈活。公函的寫作

?函的種類：詢問答復，商洽，請求批準，告知 ?函的格式：

1.詢問函（請求函）：寫法靠近請示，行文方向為同級主管部門。

2.答復函（審批函）：寫法靠近批復，行文方向為同級。3.告知函：寫法靠近通知，行文方向為同級。

4.商洽函：典型的平行文，用語應平等禮貌，商量征詢。?注意事項：直陳其事，語言的分寸感

公函的寫作 ?商洽函的范例：《關于商洽代培統計人員的函》

某大學：

得悉貴校將于3月份舉辦統計人員講習班，系統培訓統計工作人員。國務院《關于加強統計工作的決定》下達后，我廠曾打算集訓現職統計人員，但由于力量不足，未能實現。現在貴校決定舉辦講習班，我廠擬派10名統計人員隨班學習，請你們代培。如同意，將是對我廠統計工作的有力支持。代培費用由我廠如數撥付。盼予復函。

某廠

一九九六年四月三日

四、會議紀要的寫作

?會議紀要的用途：記載和傳達會議主要情況和議定事項。

?會議紀要和會議記錄的不同：記要與記全，一般與法定，規范與隨意，內存與外發

?會議紀要的行文方向：向下指導，平行交流 ?會議紀要的種類：議決性，協調性，研討性 ?正文的寫作：

會議概況：概要敘述

主要精神：客觀、全面、精煉（核心）

?注意事項：共識與不同意見的表達，提煉會議結論的要領。

五、簡報的寫作

?用途:報道情況,交流信息.?性質:信息性日常事務文書.?特點: 1.真:真實準確地反映客觀現實.2.簡:簡潔的風格,簡短的文字,簡要的內容 3.快:迅速及時反映最新信息 4.新:反映新情況,新問題,新動態

5.活:行文方式,范圍,外在形式的靈活性 ?結構: 標題多樣:單標題,新聞式標題

主體靈活:新聞報道法,事理分類法,摘要,歸納法,集錦法

六、通知的寫作

?公布周知類公文古稱：露布，榜文，告示。

?用途: 批轉、轉發公文，傳達上級精神，布置工作,任免人員。?特點: 1,廣泛的適應性:80%以上的使用率 2,單純性:主題單純,一文一事

3,時效性:要求及時辦理,執行通知內容.4,可行性:內容的可操作性 ?種類及要求：

通知的寫作

1, 指示性: 傳達、布置工作，類似指示。

2, 知照性: 辦理各種一般性事 務。要求具體、明確、無遺漏。3, 會議性: 告知參會有關事項。要求同知照性。

4,批轉,轉發性:正文(介紹或推薦性文字,”按語”)+被批轉或轉發的公文,有表態式和闡發式兩種

5,發布性:發布某一規章,要求執行.（級別較低）6,任免性:公布有關人事任免事項，簡要規范.七、領導指導類公文

?許同莘<公牘學史?¤治牘須知> 人所輕易視者也.不知立國以民為本,上下之青隔,則國與民漠不相關.一切弊竇,自此而起.故治牘者,于下行之文,當全力注之.凡辦一事,必就人民身上著想,執筆者一字之輕重,民之利害隨之,造福在此,造孽亦在此.批復的寫作

?批復的古稱：批答（唐代）?性質：(被動)指導性下行文 ?特點：

1，較強的約束力，次于“命令”和“決定” 2，很強的針對性，對“請示”的專門答復 3，最終結論性，表態要鮮明、不含糊 4，較強的規范性，格式、結構很固定

批復的寫作 ?批復的類型

?表態性-事項明確、簡單

?闡發性-事項重大，須補充、說明、強調 ?否定性-對否定理由的簡要說明 ?批復的結構及要求 ?引據規范：“你處(所、局、委)《…》收悉”… ?意見明確：同意，不同意，原則同意等 ?結語可有可無。“此復”、“特此批復”

意見的寫作

?用途:對重要問題提出見解和處理辦法 ?行文方向:非常靈活,上下平行均可.?類型與特點: １,下行意見－與指示接近，突出其民主性

２,上行意見－與請示接近，突出其建議性

３,平行意見－與公函接近，突出其重要性

?要求：找準行文角度，注意不同行文方向的語言特色，注意行文的層次與邏輯．

決定的寫作

?用途：對重要事項或重大行動作出決策和安排.?性質：議決性 ?類型及特點：

1,法規性-發布重要法規,類似“發布令”，主要是行文主體不同，(令－首長，決定-機關)2,部署性-對重要工作進行部署.敘議結合.3,知照性-告知有關重要事項.簡短敘述.4,獎懲性-對重要人物.事件的表彰或懲處.?注意事項:涉及事項的重要性,決策的慎重和連續性,部署性決定內容與決定原因的結合.報請類公文 一重要性: ?章表奏議, 經國之樞機．（劉勰<文心雕龍?¤章表>）二寫法： ?奏議宜雅．（曹丕＜典論?¤ 論文＞）?理周辭要．（劉勰<文心雕龍?¤章表>）

?呈文之體，務在辭約指明，婉而不詭，不可一字虛飾．（許同莘<公牘學史?¤治牘須知>）

請示的寫作

?請示.報告(報請類上行文)的古稱:章.表.奏.議 ?用途:向上級機關請求指示和批準 ?性質:呈請性

?特點:一文一事, 事先行文, 注重時效, 權外發文 ?類型: 1,求示性-我們請求應該怎麼做 2,求準性-我們請求應當這麼做 3,求轉性-我們請求同級機關這麼做 ?結構及要求

1,標題:忌以”申請”或”請求”為文種

2,正文:請示原由:簡要而充分/ 請示事項:明確而具體 / 結尾用語:體現期復性

報告的寫作

?用途:向上級機關匯報工作,反映情況,答復詢問 ?性質:陳述性

與請示的不同:事前與事后,陳請與陳述,單純與綜合,批復與審閱 ?類型: 1,工作報告-匯報例行工作,敘議結合

2,情況報告-新的.重大.突發情況,以敘為主

3,答復報告-簡要答復上級詢問的情況,只敘不議(4,建議報告-為上行”意見”代替)報告的寫作 ?結構及要求: 1,標題:忌以”匯報”為文種

2,正文:報告目的(簡要)+內容(有側重)+結語(分類)?注意事項: 1,實事求是的態度:報喜與報憂

2,感性做法(材料)與理性提升(分析)的結合 3,突出重點,點面結合,切忌流水賬,切忌冗長.4,不能夾帶請示事項.計劃的寫作 一含義

? 對未來一段時間工作或活動的預想性部署.(前瞻)?“凡事預則立,不預則廢”(<禮記〃中庸>）二特點: ?內容的預見性：科學合理地預測和估計． ?目標的現實性：”跳一跳,夠得著”．

?措施的可行性：落實的措施、辦法、步驟． ?時間的約束性：完成計劃的時限．

計劃的寫作

三寫法（四要素）

?目標－－具體任務，要完成的指標,what ?措施－－優勢、困難分析，任務數量質量進度，人員、領導的明確規定,how, who ?步驟－－具體任務按時間順序的分解,when ?檢查－－落實計劃的必要手段（敘述說明）四要求

?可行性:聯系實際,吃透兩頭.(整體)?適宜性:量力而行,留有余地.(指標)?有特色:突出重點,兼顧一般.總結的寫作 一含義

?針對以往某項（階段）工作的回顧與反思（后顧）?“前車之鑒，后人之師”（古語）二特點

?客觀性：材料來源于客觀實踐，實事求是． ?過程性：工作過程的再現（背景條件困難成效）． ?理論性：實踐基礎上的理性升華，材料的概括提煉．

總結的寫作 三寫法

?開展工作的基本情況（敘述說明）

?分析取得成績的原因，或找出失誤的教訓（分析議論）?明確今后的努力方向 四要求

?實事求是:報喜與報憂 ?突出重點:忌”流水帳”

?做好材料工作:豐富的材料,材料與觀點的統一.計劃和總結的聯系與區別 一聯系: ?認識鏈條上兩個相互銜接的環節 ?內容都強調實事求是,突出重點 二區別: ?事前與事后

?偏重主觀與偏重客觀

?以敘述說明為主與以分析議論為主

領導講話稿的寫作

?非法定性通用公文（日常公務文書）?特點：文無定格，白頭無章。

?含義：重要會議、集會及典禮儀式上領導發言使用的講話文稿。?性質：特定形式的公文（權威性和現行效用）?特點：口語化，情感化，藝術化，個性化

?類型：開幕詞，閉幕詞，歡迎詞，歡送詞，祝詞，會議報告

領導講話稿的寫作

?領導講話稿的寫作要求

?了解情況：了解聽眾、講話人、會議性質、會議進程等 ?情理交融：曉之以理，動之以情

?語言貼切：口語化（短句式，順敘句，通俗語，雙音詞）?形象生動：修飾與文采

?避免歧義：避免使用同音詞。

領導講話稿的寫作 禮儀類講話稿的寫作要求： ?誠摯的態度：以誠相待 ?禮貌的語言：以禮相見 ?必要的原則：不卑不亢 ?委婉的表達：切忌直白 ?簡潔的行文：短小精悍

?范文分析：尼克松《在答謝宴會上的祝酒詞》

公文處理

一收文處理中的擬辦環節 ? 擬辦環節的重要作用 ? 擬辦意見的撰寫: 1 上級來文:指明具體辦理部門.人員和要求 下級和平級來文:指明具體承辦部門.人員和辦理時限.3 需聯合辦理的來文:指明牽頭單位.4 難以提出具體意見的來文:事先溝通,提出方案.公文處理

二發文處理中的審核環節 ?公文中的常見錯別字

截止與截至:強調”止”和強調事態

汲取與記取:強記和提高基礎上的吸取

決不與絕不:決心不和絕對不

急待與亟待:緊急待辦和急須待辦

制定與制訂:創制擬定和確定

權利與權力:享受的利益和支配力量

公文處理

?公文中的常見錯別字(續)圓與園:圓滿與園林

幅與輻:幅員與輪輻 儲與貯:儲蓄與貯藏

原與緣:原則、原因與緣由、緣起

度與渡:過分與過渡、渡過

序與緒:次序、順序與絲緒、頭緒

佳與嘉:佳是美,佳節;嘉是善,嘉言、嘉賓

第四篇：公文寫作培訓稿

公文寫作培訓講稿

寫公文難，要具體講怎么寫公文更難，若認為通過培訓以后就能寫好公文，我想基本上是不可能的。我在局機關寫了10年公文，要總結經驗，頭腦里幾乎還是空的。我個人的體會是，要寫好公文，除了多了解、多熟悉工作和多寫以外，沒有別的辦法。在此，也只能和大家作粗淺的交流。

一、公文的概念和分類

（一）概念

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現與運載形式，是機關或單位實施管理的基本手段和重要工具，發揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關或單位管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；向基層單位安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便于基層照章執行；要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關事業單位工作人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關事業單位工作人員的基本素質要求。當前，各部門都十分缺乏優秀的文秘工作人員，當然也包括學校。近年來，我所見到的咱們學校上報的各類公文性文字材料，幾乎沒有規范的。對此，局領導不是批評就是批示，但至今難以規范。因此，舉辦這次培訓，我覺得很有必要，也很及時，這對于全系統重視公文寫作、加強公文寫作、規范公文寫 作，必將具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。

2、按照行文方向劃分：上行文（向上級單位行文）、平行文（向平級單位行文）、下行文（向下級單位行文）。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。

6、按照規范性和頒發程序的規范程度、行政約束力的強弱劃分：規范性公文和非規范性公文。

規范性公文常用的有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

非規范性公文：除規范性公文以外的公文。常用的非規范性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據類、表格類、大事記等等。

（三）機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。

（四）公文處理

公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。（或者要思考：為什么要寫這個文件；寫這個文件要達到什么目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行）。要根據寫作的背景、目的、受文對象確定采取哪個文種。一般說來：

1.對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：加強黨的建設，是件大事，中央2004年出臺了《關于加強黨的執政能力建設的決定》；每年初的教育工作會上，縣教體局都要出臺一個《關于表彰獎勵**教育工作先進單位的決定》，這就是個獎懲決定。

2.向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決 定，適用公告。比如，教師招考等涉及從業人員利益的，供電公司、自來水公司停水停電需要公布社會周知的事項，就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界，這就適宜采用公告或通告文種。

3.將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》。

4.向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況匯報等等。（其中，政府工作報告是一個有特指內容的文種，政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況）。

5.向上級機關反映并請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。6.答復下級機關的請求事項，用《批復》。

7.對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8.不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關系的機關之間，比如縣財政、審計等政府部門，商洽問題、詢問或答復問題，一般用《函》。

9.明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10.《命令》文種，主要適用于依照有關法律公布行政法規和規章（如主席令、國務院令），宣布施行重大強制性行政措施（如通緝令）。一般這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因此在市、縣兩級一般不涉及到《命令》文種。

以上講的是一般原則，具體采用哪類文種，要根據具體情況 來確定。

（二）規范寫作

公文寫作要努力做到“六個規范”：

1.公文主題規范。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單

一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2.使用材料規范。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題時，所列舉的現象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現象和個別現象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題、提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法，因為事物總是在發展變化，尤其在這個信息飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的這么一個時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調研，寫公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3.文章格式規范。公文普遍的結構格式是：公文標題—主送機關—正文—結尾—成文時間。為了便于大家理解，我把公文格式方面的內容分為寫作格式和印制格式兩個方面來說。

寫作格式包括標題、正文、結尾三個部分。（1）標題：公文標題的寫法一般是發文機關+事由+文種。目前，本著簡化的原則，一般不再重復寫發文機關。

例如：學校要向教體局寫一個請求幫助解決校舍維修經費的請示，標題就是“關于請求幫助解決校舍維修經費的請示”；教體局要向縣政府報告一個事件的調查情況，則標題就要寫成“關于**事件的調查報告”。

（2）主送機關的寫法。注意四點：一是文件一般發給機關或單位，因而只寫受文機關的名稱，不寫領導個人名字（領導特別要求的除外）；二是一般只能寫一個主送機關，例如：縣委、縣政府，其他需要送達的受文機關采取抄送方式（調查報告因為是知閱性公文，受文單位不特別確定，除了要求有主送機關的，可以不寫主送機關）；三是要用統稱或者規范的簡稱，不能隨意寫，如縣政府、縣人民政府都，縣教體局、縣教育體育局是規范的簡稱，但不能寫成縣府、縣局；四是注意行文關系，文件只能逐級行文，一般不能越級行文（如要上報市政府、市教育局的文件，一般只能縣政府、縣教體局轉報），某些經費請示屬特殊情況。

（3）正文的寫法：正文是主送機關以下、結束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機關之后，先寫一段或幾句導語，說明寫這篇公文的原因、根據或者目的，導入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序，說理簡潔準確并力求深刻，用語符合規范。

（4）結尾：正文寫完后，一般要寫幾句號召的話（一般針對下行文），或者表決心、態度的話（上行文）。《請示》要說“妥否，請批示；《意見》要說“以上意見若無不妥，請批轉執行；《通知》 和《報告》可以不要結尾，說完就落款結束；講話稿類的一般有鼓勁、號召的話語；匯報材料一般有表示感謝和今后打算、態度的。

（5）行文層次序數的寫法及排版：一個正式的文件材料，除總標題外一般有四個層次，總標題用二號小標宋體。第一個層次，是大標題，一般用三號黑體，寫成一、二、三；第二個層次是小標題，用

（一）、（二）、（三）來表示，三號楷體；第三個層次用阿拉百數字表示，即1.2.3.，可以三號仿宋加粗以醒目；第四個層次用（1）、（2）、（3）表示。

印制格式包括用紙、字體、附件、蓋章、抄送機關等。公文用紙采用A4型紙；

標題一般用2號小標宋體，正文用3號仿宋體；

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“??”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名臵于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排；同時應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行。

上報的公文涉及具體事項需要確定聯系人的，還要確定聯系人。聯系人姓名和聯系方式臵于正文結束后下一行，空2格。附件 ：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

抄送：公文如有抄送，左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。一般不抄送給領導個人。

關于印制格式（排版格式），建議學習“黨政機關公文格式”（有BT字樣，2012年7月1日后實施的）

4.文字表述規范。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現字面意義而非聯想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細致的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。與文學作品比較，公文之所以讓人覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質有關系，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現的反應，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5.標點符號使用規范。該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意：轉發上級或下級文件時，標題一般不用標點符號（有書名號的，取消書名號）；此外，標題中不要過多出現“通知”兩個字，比如省、市層層轉發國務院一個文件的 通知，到縣級，可直接說轉發國務院***文件的通知。

6.數字和計量單位使用規范。一般使用阿拉伯數字。前后要統一，不能一時用大寫，一時用小寫。成文日期的正確寫法：不分黨機關口還是政府行政機關口，現在一律用用阿拉伯數字，這是中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局和中國國家標準化管理委員會2012年6月29日發布，2012年7月1日后實施的“黨政機關公文格式”要求（2012年7月1日前，黨的機關的公文落款用阿拉伯數字；政府行政機關公文落款用漢字數碼；黨政聯合行文從黨的機關規定用阿拉伯數字；企事業單位黨組織行文從黨內規定；企事業單位行政參照政府行政機關用漢字數碼）。

三、幾種常用公文的寫作

（一）常用規范性公文

1.請示：如果某個單位在推行工作中遇到了自己不能解決的困難和問題，比如資金、政策等，需要上級幫助解決，就得寫成請示。寫請示要注意幾個問題：一是只能一事一請，不能在一個請示里夾帶多個請示事項，要資金就只寫要資金的請示，需要某個政策性決定的，就寫成單一的請示。二是一請一報，一個請示只能報一個主送機關，不能多頭報送。三是一般不越級請示，但特殊情況除外（如經費請示），在實踐中本著解決問題的原則，不僵化、不教條。四是要簡短精煉，簡潔明了地講明原因、困難，對請求事項要明確，要多少錢，要什么政策，至于人家怎么批是人家的事，還要講明你要的錢主要是什么用途。

2.報告：報告是典型的上行公文，是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復上級的詢問等。報告的特點是 閱知性，不是批復、答復性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態。所以，在選擇這個文種的時候，要選擇那些只需要上級知道的工作或事件，或者就某項工作提意見建議，但不一定需要批復。學校公文多屬這類文種。

（1）分類：

一是工作報告，是按照上級機關要求做的報告，如政府工作報告；

二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或者覺得應該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；

三是回復性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關于審議意見整改情況的報告）；

四是備案報告（規范性文件備案）。（2）寫法：

一是導語。說明依據什么寫這個報告，或者為什么要寫這個報告（依據什么機關的什么通知精神，或者根據某位領導的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。

二是主體。結構一般是：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今后工作的建議。這是常規格式，具體中有變化。如縣人大視察義務教育法的實施情況，就可以先寫主要做法及成效，再寫問題，最后寫建議，三個部分完成。如學校要向教體局上報某一項工作管理方面的情況報告，就要有基本情況、主要措施、存在問題、今后打算。回復報告的寫法比較直接，上級問什么問題，我們就答什么問題，一條一條的答（如反饋意見整改報告，管理不到位我們是怎么整改 的，程序不規范我們是怎么整改的）。

三是結尾。回復報告寫“專此報告，請閱”；工作報告寫“以上報告當否，請閱示”；備案報告寫“請予審查”。切忌報告中夾帶請示事項。

3.意見：分為上行意見、平行意見、下行意見三種，上行意見一般上級要作出處理或者答復，平行意見則一般提供給對方參考，對方可以不執行，下行意見則具有指示性，下級應該遵照執行。意見的寫法也不是固定不變的，但一般應該包括幾個方面的內容（以印發關于開展某項工作的意見為例）：指導思想和原則、目標和意義、方法和步驟、工作要求等。

4.通知：通知的應用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免干部等等，都需要印發通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發都行。屬下行文，要下級機關（或受文對象）明確做什么、怎么做（這與請示、報告不同，比意見要細），要具有操作性。例如寫一個會議通知，開會時間、地點、參加人員、有些什么要求等等，要一、二、三逐一說清楚，讓看的人一看就明白。通知可以不寫結束語。

5.工作計劃類：是對未來一定時期內的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。工作計劃要有操作性（缺乏操作性是當前學校上報工作計劃的通病）。計劃、規劃、方案、要點，都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重點工作任務分解、擬辦實事分解、經濟發展主要 指標分解、議提案辦理責任分解等都是圖表式。當前學校上報的計劃類文件普遍缺乏針對性和操作性。

6.工作總結類：

（1）分類：綜合性總結（單位工作總結）、專題性總結（專項工作總結）、個人總結（學習、思想、工作）

（2）寫作關鍵和重點：其特點是實踐性、經驗性、自述性、理論性（不僅陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。一般包括本（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經驗、存在的不足和教訓、下步工作計劃（個人總結寫努力方向）。個人總結要抓住主要問題，把握寫的側重點，突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，不是記流水帳。當前各學校上報的工作總結類材料，缺乏亮點的提煉和總結，都是按部就班寫來，看不出與別的學校相比有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好，方法措施上有哪些重大變化。

（二）常用非規范性公文

常用非規范性公文有講話稿、調查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。

1.講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

①標題的寫法：工作報告和會議講話的標題可以使用標題式（主標題、副標題構成，主標題是報告內容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，比如《改進作風強化落實努力開創教育工作新局面》是主標題，副標題是“副縣長許紅霞在2013全 縣教育工作會議上的講話”；還有一種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構成，如《許縣長在全縣教育工作會議上的講話》，簡潔明了。

②主體內容和基本要求：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務措施。要分析形勢，統一思想，安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實的數據說話，一般不允許脫稿臨場發揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現個人風格，可以臨場脫稿發揮。

③要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現時代性；三是高度要站夠，（高度不夠是多數人起草報告最突出的毛病），你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。

④講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實不然，好的公文可以寫得既樸實，又有文采，體現講話人的心聲；既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經據典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風格而定，有的領導喜歡引經據典，我們就要考慮和體現他的風格。如果不具備豐厚的古典文學修養怎么辦，現在網絡可以幫忙，可以針對性的查閱、學習、選擇、借鑒，但不可以全篇下載或套用。

2.匯報材料和傳達提綱：都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。

匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數據，事例要有說服力。一般根據工作情況來安排框架，但上級有明確要求內容的，一般按上級要求逐一匯報。

傳達提綱的寫作要點：一是不能原原本本的照搬領導講話或討論發言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現會議精神的東西；二是要有側重，要將本地本單位急待落實的方面作為傳達重點；三是貫徹落實措施也要緊密結合本地本單位實際。

3.禮儀講話：歡迎詞（致辭）、開幕詞、閉幕詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳，聽起來文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本地的風土人情、經濟社會概貌（但是忌寫得呆板），要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。

（三）信息寫作

1.定義：是黨政機關、人民團體、企事業單位為了向上級機關、平行機關、不相隸屬機關、單位或個人送閱、通報有關情況、信息形成的材料。

2.定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務，管理事務，綜合服務”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補充；它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統一和認可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態的資料，而沒有從溝通情況、交流經驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在學校上報的信息中，多數是新聞報道式的會議信息、活動信息，即什么時間開了個什么會，хх領導講了話，或者хх領導去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結、提煉可供借鑒和推廣的工作經驗，去思考、調研某項政策執行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。

3.發展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務型、從封閉型向開放型轉變速度的不斷加快，以及經濟社會的快速發展和信息時代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發生變化。主要體現為兩個方面：

一是各級領導越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內容全面廣泛深刻的特點，越來越受到各級領導的重視。縣委、縣政府成立有信息工作機構，對各部門上報信息實行按季度通報并考核。市教育局每年都下發文件并召開全市教育信息宣傳工作會議，對縣區信息工作情況實行定期通報和年終考核獎勵。縣局也制定有宣傳報道獎勵辦法，鼓勵干部職工積極投稿。二是管理工作越來越需要信息工作。首先，是各項政策措施、工作部署的貫徹落實，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，管理部門各項決策也從過去單純的憑經驗、拍腦子轉化為科學、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在具體工作中，各種新的情況、新的問題層出不窮，領導需要及時、準確、全面地獲取各方面的信息，以便預測走勢，調整策略，指導決策。

4.分類：

第一大類是動態類。動態類信息主要指反映重要工作進展情況、重大決策部署貫徹落實情況、重要經濟社會動態和社情民意等方面的簡要信息。它的特點是一事一報，及時準確，文字精煉（一般不超過500字）。動態類信息又可細分為八個小類：一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本單位的貫徹落實情況；二是對上級出臺實施的重大決策執行效果的情況反饋；三是上級領導關注的重點工作情況；四是反映本單位當前發展中一些較為突出的熱點、難點問題；五是各單位承擔的一些重點工作的進展情況；六是本單位最新災情及救災工作情況；七是反映本單位工作中存在的突出困難；八是其他重大的社會動態和重要的社情民意。

第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個問題的相關情況，進行匯總、分析所形成的信息，一般應有情況、有分析、有建議，主要目的是匯報工作、反映問題、建言獻策。這類信息的特點是要素齊全（時間、地點、問題、經驗、建議等），數據準確；主題鮮明，層次清晰；論據充分，不空發議 論；平鋪直敘，文字簡煉（一般不超過2500字）。綜合類信息主要分為五個小類：一是報告類。主要匯總報告重點工作的階段性進展情況，反映工作中出現的需要上級領導了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領導同志重要指示的貫徹落實情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領導幫助或協調解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領導建言獻策等。四是經驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本單位有哪些獨到的、值得上級領導同志了解或其他地區和部門借鑒的好做法。五是調研類。主要是圍繞中心工作，組織開展一些考察、調研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5.當前信息上報中存在的突出問題： 主要存在五個方面的問題：

一是認識有差距，發展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各學校帶有共性的問題，也是當前信息工作存在的主要問題。最突出的現象是，由于大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同于新聞報道，信息內容單

一、單薄，參考價值不大。

二是針對性和時效性不強。一些學校沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數量多，但上報信息與局機關需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調研、綜合類信息恰 恰是上級關心的，采用率會高）。

三是綜合調研類信息嚴重缺乏。可以說這是各行業各單位信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調研，沒有形成深入調查研究的工作作風，“見子打子”，理性思考少。上報的一些調研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值不大。

四是重大突發信息報送遲緩，報送程序不規范。這個現象比較普遍，在突發公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。還有不按程序規范上報的現象也比較突出。表現為：學校只按照行業管理規定向縣教育部門上報，而沒有堅持先向鎮政府辦報告、統一口徑后再對口上報。這樣不僅造成信息上報口徑不統一，還給工作造成了被動。

五是寫作質量有待提高。我總結為四個缺乏：①缺乏數據和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數據支撐。②缺乏經驗性提煉，不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結不夠深刻全面，精煉程度有待提高。③缺乏深入調研的精神和心得，對調研信息促進重大項目的落實、重大政策的調整等信息輔助決策的作用認識不足。④缺乏對全局性重點工作、社會熱點問題、領導關注事件的把握。

6.怎樣提高信息寫作的質量和做好信息上報工作：一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領導的決策視野，反之不然；所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示，動態類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發展 的新動向、新變化；經驗建議類要注重現實性，要緊緊圍繞工作中心，體現單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預見性的東西要超前介入。三是切中領導需求，增強信息上報工作的“貼近度”，要加強調研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現信息工作的四個轉向（單純的動態類轉為動態和綜合類并重、動態信息向調研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂并重）。過去有一個保守的觀念，認為報憂就得憂，現在要轉變為報憂解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執行過程中出現的問題均可上報，只要不是本地本單位主觀工作上出現的問題均可上報。在平常的執行工作中出現了問題，需要上級調整政策，我們一般采用專門的匯報方式，其實信息也是一種重要的匯報方式，不能忽略。四是結合實際，加強寫作和上報中的薄弱環節。五是加強制度和隊伍建設，要有人分管，要定期不定期的召集研究，確定報送重點和撰寫人員，要建立激勵機制。

7.信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導性的意見通過政務信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內讓 基層領會其精神實質并組織實施。

廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發生的和未發生的），而新聞是對已經發生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準確；四是都有可傳遞性。

區別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發生的，為受眾所關注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態的普遍形式。這是最大的區別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預測事物未來的發展方向和態勢），新聞是對已經發生事情的報道，注重影響、導向，信息則側重于告知，反映事物的存在和運動狀態。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務效果比新聞要直接。

寫作上的有5個方面的不同：

選材上：信息側重于全局性、綜合性、典型性、指導性，新聞側重于知識性、趣味性、可讀性。

標題上：信息為單標題，直白直觀；新聞標題有多行標題（眉題、正題、副題）、兩行標題（主標題、副標題）、單行標題三種形式，活潑，吸引眼球。（舉例：縣委宣傳部舉辦“中國夢，麟游夢，我的夢”演講比賽：你想一顯身手嗎？擂臺上見分曉（引題）、我縣舉辦“中國夢，麟游夢，我的夢”演講比賽（主題）、**獲獎比賽一等獎（副題）。結構上：信息主體直言表述，開門見山，直接由主體構成，較少用導語，字數100-300字左右，一段成篇；新聞稿由導語、背景、主體、結尾構成，包括何時、何地、何事、何因、何果五要素。

形式上：信息有相對固定的規范（動態類），一般采用“一是…二是…三是…”的直接敘述方式，一就是一，二就是二，實事求是，忌諱隨意粉飾，一般不允許估計基礎上的模糊表達；新聞則活潑，無固定格式。

寫作風格上：信息的語言平實、直敘、準確精煉、樸實莊重，事實準確，分析中肯，建議合理，忌用修辭手法。新聞力求可讀性，可以采取多種文體，運用各種修辭手法（插敘、倒敘、比喻、夸張、諷喻、借代、映襯），講究的是懸念感和新鮮感，給受眾沖擊力，激起閱讀興趣，擴大社會影響力。

四、公文處理中幾個需要注意的問題

（一）聯合行文的問題

1、行政機關聯合行文，主辦機關排列在前，原則上文頭、文號都用主辦機關的，落款時幾家單位都要落款并蓋印。如，教體局、公安局要聯合下發一個聘請中小學法制副校長輔導員方面的文件，這項工作教體局是牽頭單位，文件頭和發文字號都用教體局的。

2、行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

3、聯合行文一般用主辦單位的文頭和文號，一般不用幾家單位作文頭、字號為聯發字號的格式。

4、會簽，由主辦單位首先簽署意見，協辦單位依次會簽，一般不用復印件會簽。

（二）部門和內設機構行文問題

政府各部門（包括議事協調機構），除以函的形式商洽工作、答復詢問外，一般不得向下級政府正式行文，如確需行文，有兩種處理方式：一是經縣委、政府領導同意，由“兩辦”發文（如印發實施方案）；二是部門自行行文，可以用《通知》等文種，但必須在正文前冠上“經縣政府同意”這句話；三是有關議事工作機構（各種領導組、工作委員會）要向鎮或部門行文，一般不能以辦公室名義印發，如：要印發食品安全方面的文件，應以食安委的文頭印發；要印發衛生防疫方面的文件，應以愛國衛生運動委員會的文頭印發，不要以愛衛辦的文頭印發；四是部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關行文，要與相應部門商洽工作，必須以函的形式，要安排內設某機構的專項工作，須以主管部門文件行文。

（三）數字和數值范圍規范表述的問題

1.百分數與分數應用阿拉伯數字表述。如20%不應寫為漢字表述的“百分之二十”，3/4不應寫為“四分之三”。

2.數值范圍表述：數值范圍就是百分之幾到百分之幾的數值比較，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3后的百分號；用分數和整數表述數字范圍時，也同理不能省略第一個數字后的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。

3.表述時間時段，一般不要表述為去年、今年、明年等，應 表述出具體的年份，如2013年、2014年。

（四）規范用字用詞的問題

在公文寫作中，有許多字、詞長期被混用，造成不統一、不規范的問題，要加強甄別和規范。如截止（到現在告一段落）和截至（事情還在繼續發展）的使用；在表述“其它”、“通訊”時，應為“其他”、“通信”；1949年10月以來的時段，不能用“建國以來”，應為“新中國成立以來”；制定與制訂的準確使用，制訂突出擬訂、草擬、創制，對象多為方案、計劃等，注重的是過程，制定突出確定下來、正式實施，多指路線、方針、政策、法令、規章等，注重的是結果；做出與作出，前為口語，強調具體的事，后者多為書面語；急待和亟待，前者指時間上的緊迫性，后者表示意義上的緊迫性，表明問題已經嚴重到了極點。

規范表述是一個長期學習積累的過程，要在工作中時時留心、總結。

（五）重要緊急公文的處理

１.如何界定重要公文：凡上級機關（黨中央、國務院、省委、省政府、市委、市政府、縣委、縣政府及其部門）來文中標注“特級”、“急件”字樣和涉及重大事項的公文，各級領導的批示件，本單位上報的重大突發性事件的請示件，都界定為重要公文，根據緊急程度，規定辦結時間辦理。

２.分類：按緊急程度分為特急件、急件和普通件三類，特急件要在24小時內辦理完畢（如特提電報），急件在３日內辦結，普通件在其要求的時間內辦結。

五、提高文字綜合能力的體會 文字綜合能力，是人的文字功底、思維能力、工作閱歷等各方面的一種綜合反映，不是單純寫材料。要提高文字綜合能力，從我個人工作體會來講，必須做到“勤學、善思、多練”三個方面。

第一、勤學。要寫好材料，不學習是不可能的。一是要養成習慣學，堅持看書、看新聞、看文件。二是要突出重點學，學習黨的路線方針政策，提高思想理論水平；熟悉掌握縣局、學校中心工作，多了解進展情況；學習業務知識，做業務上的行家里手；學習寫作基礎知識，掌握謀篇部局、起承轉合、語法修辭等技巧，把文字功底打厚實。三是要加強積累學，平時注意積累資料，掌握大量情況，只有情況熟悉寫作時才能得心應手。看范文，寫公文有三個層次，第一個層次就是照貓畫虎，也就是現在人常用說的“天下文章一般抄”。其實也是寫材料最初必須經歷的一個過程。尤其是現代公文，它有固定的模式，有一定的模仿可循性。比如單位的總結。一般人就是套用往年的模式，變換一下數字，這是最簡單的。第二個層次就是把事說清，比如為什么要發這個文件，發這個文件要起到什么作用，達到什么效果。如果是寫領導講話，就是為什么要開這個會，如何推進這項工作，如何保障這項工作順利推進。第三個層次就是創作，比如一些領導的即席講話，不但把事說清，還能打動人，或者起草公文的人完全站在了領導角度，來思考、來創作。

第二、善思。一是要處處留心。人常說，“處處留心皆學問”嘛。二是要經常反思。寫文章與人說話是一樣的，人常說，“話有三說，巧說為妙。”為什么人家說話這么鬼大，同樣的事，人家說 的咋這么巧妙，同樣是寫文章，咱寫的領導改的面目全非，最后只留了幾個字，人家寫的怎么改了一兩個字。對這些，我們就要思考，為什么人家要這樣說、這樣寫、這樣改。三是要用心思考。認真干事不出錯，用心干事出精品。只要你認真，最起碼不會出現大的錯誤；只要你用心，把自己的聰明才智發揮出來，一般都會出精品、出成績、出經驗。

第三、多寫。文章是寫出來的，說的再好，想的再好，不寫不動手，什么都是空的。一是多寫多練。寫材料沒有捷徑，唯一的辦法就是多寫多練，筆耕不輟。起草一篇文稿，就是一次鍛煉，就是一次提高。材料要寫好，必須要有一定的量，沒有量的概念，根本談不上質的提高。二是反復修改。好文章是改出來的，即使能一揮而就的，必然也是建立在有感而發、認真思考之上的，也是在打好腹稿的基礎上發揮的。我們寫公文也一樣，必須反復思考、反復修改，文章改一次就會有一次提高，多改就會多提高。三是善于總結。一個水平較高的人，必定是一個善于總結的人。文章的好壞，有時就在于幾句總結提煉的話，也就是我們常說的經典名句，這幾句話要說在點子上，抓住關鍵、抓住要害，一語中的。人看了你的文章，聽了你寫的材料，能記住幾句話，這個材料就是成功的。

第五篇：標準公文培訓文檔內容

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目 錄

一、辦公軟件文檔格式

………………………………………………3

（一）Word文檔

（二）Excel表格

二、工作總結寫作格式

………………………………………………3

三、工作計劃寫作格式

………………………………………………5 1.格式 ……………………………………………………………5 2.內容…………………………………………………………… 5 3.步驟…………………………………………………………… 5

四、策劃書………………………………………………………………5

五、會議記錄寫作格式…………………………………………………6

六、通知的寫作格式……………………………………………………7 1.標題 ……………………………………………………………7 2.稱呼…………………………………………………………… 7 3.正文…………………………………………………………… 7 4.落款 ……………………………………………………………7 5.例文 ……………………………………………………………7

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一、辦公軟件文檔格式

（一）Word文檔 1.標題

標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。一級標題：二號黑體（如有副標題，用三號楷體_GB2312），行距為固定值25磅，居中排版。二級標題：小二號黑體。三級標題：三號仿宋_GB2312加黑。文中小標題：三號楷體_GB2312。2.正文

正文字體大小采用4號仿宋_GB2312體字，行距為固定值25磅，表格內文字的字號、行間距可適當調整。

標題下空1行，每自然段左空兩個字，回行頂格。數字、年份不能回行。文中如有小標題，結構層次序號為：第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。結構層次如為三層，取上述層次中的第一、三、四層；如為兩層，取上述層次中的第一、三層；如為一層，取上述層次中的第一層。所有標題獨立成行，不加標點。3.附件

文件資料如有附件，在正文下空一行左空兩個字用3號仿宋_GB2312字體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱，附件如有序號使用阿拉伯數字。4.落款

凡不需加蓋公章的材料應在正文右下方落款處署成文單位全稱，在下一行相應處標識成文日期，用3號仿宋_GB2312字體字標識。5.頁碼

新形成的文件材料的頁碼標在頁面底端（頁腳）右側。用4號半角Times New Roman體阿拉伯數碼標識。

（二）Excel文檔

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1.表格名稱

表頭3號方正小標宋簡體，對齊方式為垂直居中、水平居中，在Excel中可以選擇字體大小為16磅。2.標題行

仿宋_GB2312體小四號字、加粗，在Excel中可以選擇字體大小14磅，對齊方式為垂直居中、水平居中。表格分頁時，標題行重復。3.表格中字體、字號等要求

仿宋_GB2312體小四號，在Excel中可以選擇12磅，對齊方式為文字內容垂直居中。注意：

1、所有文件格式均存為兼容模式。Word：doc.Excel: xls.2、封面固定，封面無頁眉頁腳，且要單獨保存

二、工作總結寫作格式

（一）上交學生會的小型活動工作總結：

1、活動中的優點。

2、活動中存在的缺點。

3、改進活動的建議。

（二）大型活動或上交學校的活動總結：

1、標題

標題,即總結的名稱。標明總結的單位,期限和性質。

2、正文

正文一般又分為三個部分:開頭,主體和結尾。總結的開頭要用來概述基本情況。包括單位名稱、工作性質、主要任務、時代背景、指導思想，以及總結目的、主要內容提示等。作為開頭部分，要注重簡明扼要，文字不可過多。

3、主體 博學篤行

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這是總結的主要部分，內容包括成績和做法、經驗和教訓、今后打算等方面。這部分篇幅大、內容多，要特殊注重層次分明、條理清晰。

4、成績和缺點

這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

5、經驗和教訓

做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，一定要寫得豐富、充實，并選用具體事例適當地展開議論。

三、工作計劃寫作格式

（一）格式

1．計劃的名稱。2．計劃的具體要求。3．最后寫訂立計劃的日期。

（二）內容

1．部門簡介。2．部門活動。

3．部門建設（內部建設和對外交流）。

（三）步驟

1．認真學習團委老師、主席團有關決議。2．認真分析本部門的具體情況。

3．確定工作方針、工作任務、確定工作的具體步驟。4．確定預算克服的辦法和措施。5.組織并分配力量，明確分工。博學篤行

盛德日新 外國語學院第十六屆團委學生會 6．全體成員討論。

7．在實踐中進一步修訂、補充和完善計劃。

四、策劃書

(一)活動概況：

1．活動名稱 2．活動背景 3．活動目的 4．活動形式 5．活動對象 6．舉辦單位

（二）活動策劃

1、活動時間

2、活動地點

3、前期準備

4、活動流程

5、注意事項

6、應急方案

7、經費預算

8、附 件

五、會議記錄寫作格式

（一）格式

一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。

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（二）基本要求

1．準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。2．詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。

3．忠實記錄會議上的發言和有關動態。4．記錄會議的結果。

（三）寫作技巧

一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。

一快，即記得快。

二要，即擇要而記。

三省，即在記錄中正確使用省略法。

四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法

另外，會議的記錄在方法上有詳細記錄和摘要記錄兩種。這兩種記錄，采用哪一種，要根據會議的性質和內容來定。

六、通知的寫作格式

通知的格式，包括標題、稱呼、正文、落款。1．標題

寫在第一行正中。可只寫“通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”

2．稱呼

寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時，因通知事項簡短，內容單一，書寫時略去稱呼，直起正文。)3．正文

另起一行，空兩格寫正文。正文因內容而異。開會的通知要寫 清開會的時間、地點、參加會議的對象以及開什么會，還要寫清要求。博學篤行

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布置工作的通知，要寫清所通知事件的目的、意義以及具體要求和作

4、落款

分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執行。

5、例文：見附件。

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2013年10月13日

附件：關于召開迎新總結大會暨招新動員大會的通知

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關于召開迎新總結大會暨招新動員大會的通知

為全面總結2013年迎新工作，表彰在迎新工作中涌現出來的優秀迎新志愿者；并動員2013級新生加入外國語學院第十六屆團委學生會這個大家庭，為外院學生會不斷注入新鮮血液，更好地為外院學生服務，學院決定召開2013迎新總結大會暨招新動員大會，現將具體事項通知如下：

1、大會時間：

2013年9月3日中午12:30

2、大會地點：

外語樓501

3、大會內容：

對迎新期間的相關工作進行總結； 表彰優秀迎新志愿者；

動員2013級新生加入第十六屆團委學生會這個大家庭，更好地為外院學生服務。

4、與會人員：

外國語學院第16屆團委學生會全體成員，2013級各班輔導員與班委，迎新志愿者。

歡迎有意向加入外院團委學生會的新生到場參觀！

外國語學院第十六屆團委學生會

2013年9月2日

博學篤行

盛德日新