第一篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級批復。（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責任）——下步做法；（4）情況——原因——責任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自發布之日起實行”等習慣用語表示。制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

2、通報 通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用； 四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發布；通告既可采用公告的手段公開發布，也可在內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：

（1）標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關于懇求ＸＸＸ的函”或“關于申請ＸＸＸ的函”；“關于請求批準ＸＸＸ的函”。（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發函的原因和目的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細些。

（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。（3）寫申請書的具體內容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。

（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

4、工作總結

總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結需要注意的問題

（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

第二篇：常用公文寫作格式與技巧(精品免費下載)

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成： “三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；

（3）情況——原因（責任）——下步做法；

（4）情況——原因——責任及處理意見；

通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；

（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；

（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。

要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級批復。

（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。

通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自發布之日起實行”等習慣用語表示。制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

2、通報

通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也

通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條： 一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用；

四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發布；通告既可采用公告的手段公開發布，也可在內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：（1）標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關于懇求ＸＸＸ的函”或“關于申請ＸＸＸ的函”；“關于請求批準ＸＸＸ的函”。

（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發函的原因和目（1）存根部分簡填，以便日后查考。

（2）本文部分要填寫詳細些。（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。

（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后寫訂立計劃的日期。工作計劃的內容。一般地講，包表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯系單位或個人的稱呼。（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。

（3）寫申請書的具體內容： 申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。

（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：

括：

（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。

（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

4、工作總結

總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結需要注意的問題（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

第三篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理；請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。

關于啟動寧漢滬寧杭光纜線路工程的請示

張繼平副總經理：

寧漢、滬寧杭光纜線路工程的可行性研究報告已于2001年3月批復，中訊郵電咨詢設計院和浙江省郵電規劃設計院已分別完成初步設計。由于當時處在南北拆分階段，故而未進行初步設計的會審及相關后續工作。

目前南北拆分工作已基本完成，根據沿途業務發展的需要，特別是長江航運局急需租用光纖，因此我部建議啟動該工程，抓緊時間進行初步設計會審及相關后許工作。

以上妥否，請批示。

網絡發展部

二OO二年七月三日

2、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一

種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復；“請示”則要求上級批復。（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分

肯定。

報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責任）——下步做法；（4）情況——原因——責任及處理意見；

（5）情況——問題——建議等。

關于報備與中國聯通互聯協議的報告

信息產業部:

為促進電信市場的有效競爭，規范電信網間的互聯互通關系，確保聯通CDMA網按計劃開通運營，中國電信集團公司與中國聯合通信有限公司經過友好協商與合作，于2001年9月30日簽定了《中國聯合通信有限公司與中國電信集團公司電信網網間互聯及結算框架協議》、《中國聯合通信有限公司陸地蜂窩移動通信網與中國電信集團公司固定本地電話網、國內長途電話網、國際電話網、IP電話網網間互聯及結算協議》。根據《中華人民共和國電信條例》，現將以上兩個協議報送信息產業部備案。

在信息產業部有關領導及主管部門的關心和具體指導下，中國電信與中國聯通在網間長途呼叫路由組織等問題上達成了一致意見，為協議的最終簽定創造了有利條件。雙方總部間互聯協議簽定后，下屬企業的省級協議也在積極協商之中，中國電信PSTN與中國聯通CDMA網的網間互聯測試等工作也將隨即啟動。中國電信與中國聯通將繼續加強合作，為國家的通信事業做出更大的貢獻。

中國電信集團公司

二００一年十月十七日

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。通知的標題有三種形式：（1）發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自發布之日起實行”等習慣用語表示。制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。

關于印發中國電信集團公司 公文處理辦法的通知

各省、自治區、直轄市電信公司，集團公司各部門、各直屬單位:

現將《中國電信集團公司公文處理辦法》印發你們，請遵照執行。2000年7月10日集團公司印發的《中國電信集團公司公文處理辦法（暫行）》（中國電信辦[2000]355號）及2000年11月1日集團公司綜合部印發的《中國電信集團公司公文實施細則（試行）》（綜合[2000]3號）同時廢止。

二００二年五月二十日

2、通報

通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。

關于2002年1至5月服務質量情況通報

中國電信集團各省、自治區、直轄市電信公司：

現將2002年1—5月用戶投訴處理情況通報如下：

一、電信用戶申訴總體情況

據部申訴中心通報，今年第一季度向部申訴中心投訴共1271件，正式立案的案件有46件，回函率為100%。其中申訴中國電信14件、申訴中國聯通15件、申訴中國移動17件。

與2001年同期相比，中國電信的申訴從65件下降到14件，下降幅度為78.4%；中國移動的申訴從33件下降到17件，下降幅度為48.5%；中國聯通的申訴從13件上升到今年的14件，上升幅度為7.6%。

從各運營企業用戶申訴占總申訴比重看，中國電信由58.6%下降到30.4%；中國移動由29.7%上升到今年的37.0%；中國聯通由11.7%上升到今年的32.6%。中國電信的申訴下降幅度最大。

1—5月用戶以各種渠道越級投訴共計39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。

二、電信用戶申訴的分類情況

（一）服務質量問題……

三、申訴中國電信服務的具體內容

（一）反映服務質量問題一季度共有7件, ……

（二）話費爭議問題…… ……

3、會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

通信機房防火安全工作交流會會議紀要

為了貫徹國務院召開的全國安全生產電視電話會議精神，落實開展安全生產專項整治工作要求，2001年8月1－3日，中國電信集團公司在福建省召開了通信機房防火安全工作交流會，目的是進一步促進通信機房規范化建設，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。參加會議的有各省（區、市）電信公司安全保衛和運行維護部門的領導。現將會議紀要如下：

一、會議基本情況……

二、福建機房標準化改造的經驗

（一）領導掛帥，部門協作，齊心合力抓機房改造。……

（二）因地制宜，積極穩妥，推進老機房改造。……

（三）執行規范，控制源頭，抓好新機房建設。……

三、加強通信防火工作要求

（一）提高認識，切實加強通信防火工作。……

（二）相互協作，通過綜合治理實現機房無火災隱患要求。……

（三）源頭堵漏，新機房建設必須嚴格執行防火規范。……

（四）根除隱患，老機房改造要加快步伐。……

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內、公布應當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的；

三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關；通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用； 四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發布；通告既可采用公告的手段公開發布，也可在內部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：

（1）標題

函的標題有兩種形式：發文機關名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學關于ＸＸＸ的復函；事由＋文種，如“關于懇求ＸＸＸ的函”或“關于申請ＸＸＸ的函”；“關于請求批準ＸＸＸ的函”。

（2）受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發函的原因和目的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結語。根據不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。關于申請辦理北京市鴻翔大廈房地產過戶手續的函

北京市房地產管理局:

1992年8月原郵電部委托其所屬單位—中國郵電器材總公司購置了北京市海淀區欣華農工商公司所屬“龍鄉飯店”（北京市海淀區龍翔路15號）的全部房地產及所屬物，并更名為北京鴻翔大廈，同時在海淀區房地產管理局辦理了產權過戶手續，也經北京市城市規劃管理局同意鴻翔大廈所占用的土地作為國家劃撥地由郵電器材公司使用。

1998年，原郵電部將鴻翔大廈成建制劃歸給了原中國郵電電信總局，劃歸后原中國郵電電信總局沒有辦理鴻翔大廈的房產和土地的過戶手續。2000年經過國務院的批準原中國郵電電信總局組建成為全民所有的中國電信集團公司。

鑒于以上所述，特此申請辦理鴻翔大廈的房地產過戶手續，同時由于中國電信集團公司和鴻翔大廈的全民所有的性質以及該土地的使用性質沒有改變，希望繼續保留該土地為國家劃撥地的性質。

請貴局給予大力支持，辦理相關手續為盼。

? ? ?

關于互聯互通問題的復函

? 中國聯合通信有限公司: 貴公司《關于通報目前互聯互通存在問題的函》（中國聯通函[2004]5號）收悉，經調查，現將有關情況函復如下：

一、由于2003年以來網間話務增長迅猛，造成福建電信各地關口局資源緊張，因能力問題在一段時間內曾出現無法增加與各運營商間網間中繼的情況。福建電信已采取措施對部分關口局進行了緊急擴容，并調整了部分網內資源用于增加網間中繼，中繼緊張問題已于春節前陸續解決。（以下略去）

特此函復。

（五）其他常用應用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數（派出人數較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細些。

（3）派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。（4）重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團）申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。（3）寫申請書的具體內容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。

（4）結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：

（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據）。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。（2）工作任務和要求（做什么）。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。

4、工作總結

總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。基本情況。

（1）總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。

（3）經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。寫好總結需要注意的問題

（1）總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

（3）條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。

（5）總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。

關于對xxx同志的處理決定

xxx，男，1966年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國郵電電信總局辦公室助理調研員。1999年8月公費赴美國學習；2000年12月回國后，因對中國電信集團公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯系。

根據國務院《企業職工獎懲條例》的有關規定，決定從即日起將xxx同志除名。

中國電信集團公司勞動工資部

二OO二年三月十四日

第四篇：公文寫作與改錯技巧

公文寫作與改錯技巧

一、標題部分

標題是由發文機關、事由、文種組成。

1.有的標題不全

2.有的文種不對，特別常見亂用‘公告’，還有“批復”成了“指示”,通知成了通告

3.有的批轉性公文不是法規條文仍用《》 4.公文種類共用，如“請示報告” 5.緊急的在標題中要體現出來

二、發文字號

1.序號不能有虛位，即數字前不得有0，不得有“第”字樣 2.年號份號顛倒

3.年號使用的標點符號錯誤。

4.秘級錯誤。只有秘密、機密、絕密字樣

5.絕密、機密要有右上要有序號，（現公文要求在左邊）6.一些上行文要有簽發人,簽發人和文號左右平行

三、主送機關

1.上行文多頭主送

2.有的是請示平級，越級請示

3.有的是直接送單位而不送人(除非是領導個人交辦事項)，但請示不可以直接給領導 4.有的主送機關未寫全，特別是簡要寫法要寫全，省市不分等，以及什么省，什么市。

5.主送機關名稱，即抬頭要頂格寫 6.必須要有的缺了收文機關 7.黨政不分，黨對政府部門下命令

四、正文

1.有的是一文多事，見于請示；

2.有的正文引用發文不規范，如批復等，引用要先文件名，后文號； 3.有的正文數字該用阿拉伯數字，卻用漢字；

4.有的是用詞不當。“反映”成了“流言”，“發布”成了“散布” 5.標點符號。特別是序列，標準是

一、（一）1.（1）

6.量詞。要有法定計量單位，如寸不適用 7.用英文無翻譯 8.表彰性通報無名單 9.請示報告送下級

10.平行文，上行文不禮貌，要用“貴局”，不能用“你局” 11.錯別字

12.用語或敘事違反公文要則如簡練明確等要素 13.一些公文要有聯系人，電話等

五、結尾

1.有的結尾不合作者本意 2.有的是不合公文格式要求 3.有的是表現在上行文語氣不尊。特別是上行文結尾催辦，請即批復等 六、一些人稱的用法

1.推薦名單表上要先寫人名，再寫單位，職稱等 2.主文中提到了某某人等，隨附名單要先列出某某人

七、抄送

請示未獲批準抄送下級。抄送兩字不能頂格,相對的主題詞頂格

八、附件

1.該標明附件卻未標出

2.標明附件要在印章前(尚未找到明確根據)3.附件的順序和名稱 4.附件名稱后不用標點

九、發文機關（印章）與發文日期

1）標題上的發文機關與簽署（蓋章）的發文機關不對應。2）混用漢字與阿拉伯數字，或直接用阿拉伯數字.3）年月日不全

4）亂加字，如 年 月 日“發” 5）發文機關日期上下顛倒 6）印章沒有蓋或蓋錯地方或蓋反 7）沒有發文日期。

8）發文機關（印章）與發文日期位置左錯 9）發文時間不能超過發文機關

十、主題詞 1）沒有主題詞

2）太少或太多，3-5，不超7(尚未找到明確根據)

十一、版式問題

重要公文制發單位只能是辦公室

附：案例

關于邀請×校長、×書記參加“10356211”工程奠基儀式并致辭的請示報告

校長辦公室、黨委辦公室并呈×校長、×書記：

根據“校長辦公會議決”，我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領導的指導和指揮小組的努力下，前期準備工作已經就緒。現定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時想請×校長、×書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切盼望×校長、×書記的到來！

此致 敬禮！

附件一：講話稿；

附件二：議程。

資環學院

2008年10月11日

［解析］

一、標題。標題應由“發文機關+關于+事由+文種”構成，對內發文可省略發文機關。就上文標題而言，似乎也符合這一要求，但這只是最起碼的格式要求，細究起來，這個標題仍存在著不少錯誤。

1.多用標點。標題中除書名號外一般不用標點，如：“關于印發《華東師范大學公章管理辦法》的通知”。上文題目中的頓號、引號都是多余的，應該去掉。（新東方劉源注解：《國家行政機關公文處理辦法》規定“標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用 標點符號。”）

2.人物模糊不清，順序排列不當。公文里所提到的人物應使用全名，不能只用姓氏加上職務，一個學校可能會有兩個王校長，不用全名會引起不必要的麻煩。對外行文尤其要注意。“黨先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時出現時應把書記排在前面。

3.項目不宜使用代號。公文應該是明晰的，應讓閱讀人一看便知。有些項目和工程有代號，而這些代號可能只有該領域的人知曉，一旦用代號代替項目具體內容出現在公文里，會給人一種不知所云的感覺。

4.混用文種。根據國務院2000年8月發布的《國家行政機關公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要十三種。請示和報告為不同文種，不能混而為一，上文應屬請示。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請等都是非公文文種。

二、主送機關。即受文對象。應根據公文內容選擇相應的主送機關。上文中的主送機關也存在著錯誤。

1.多頭請示。請示和報告一般只寫一個主送機關，需同時送其他機關的應采用抄送形式。上文應主送黨委辦公室，抄送校長辦公室。

2.不能送個人。公文是機關單位之間聯系匯報工作、處理解決問題的載體，它只針對單位，不針對個人，所以它一般不直接送給個人審閱。

三、正文。文種不同，內容要求也有變化。請示的正文一般包括請示緣由、請示事項，并應提出自己對解決問題的態度和意見。上文作為請示，雖然符合基本要求，但很多錯誤也是顯而易見的。

1.引文不全。引用的公文要寫明“發文時間+發文機關+標題+公文編號”，如：“根據華師〔2003〕17號《關于進一步做好非典型肺炎預防工作的通知》精神”。上文所提到的“校長辦公會議決”缺少時間和議決題目。

2.數字不規范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學“十五”規劃），數字應用阿拉伯數字，“十月二十一日”應為“10月21日”。

3.用詞不當。公文講究公事公辦，不需要過度客氣，行文應力求客觀。“請校長辦公室提供方便。熱切盼望×校長、×書記的到來！”這些含有感情色彩的話盡量不用。

4.信息不準確。公文所涉及的時間、地點、人物應盡量做到準確具體，上文中舉行奠基儀式的時間不夠具體，地點也沒說明，在公文寫作中要注意避免。

5.結尾不當。公文有自己的結尾用詞，請示一般用“以上請示，請予批復”結尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬禮”。

6.缺少聯系人。請示一般應有聯系人和聯系電話，上文中少了這項內容。

四、附件。為了補充說明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在錯誤之處。

1.格式不對。附件的正確格式是：

附件：1.××××××××××××××××

2.××××××××××××××××

附件名稱后不加標點。

2.附件名稱過于簡單。附件的名稱在簡潔的同時還要能概括出其具體內容，不能過分簡單。上文的“附件1”應寫明是什么人在什么會議上的講話稿，后面最好注明“（代擬稿）”字樣。“附件2”應寫明是什么會議的議程。

五、落款與日期。正文后右下角要寫上發文機關和發文日期，這看起來簡單，但一不小心，可能也會像上文一樣出錯。

1.發文單位不能用簡稱。其實在整個公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡稱。上文中的“資環學院”應寫全稱“資源與環境科學學院”。

2.發文日期不能用阿拉伯數字。和正文要求正好相反，發文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“○”。所以上文中的“2008年10月11日”應改為“二○○八年十月十一日”。

第五篇：公文的寫作與管理技巧

公文的寫作與管理技巧

一、公文的含義

1.公務的定義

公文是黨政機關、社會團體、企事業單位在公務活動中所形成的具有法定效力和規范體系的文書，是為管理和開展各項行政工作而制定，具有規章制度性，為行政工作提供標準和范式。

2.公文的特點

公文是一種文書，公文的特點主要有兩點： 第一，公文具有強制執行力的法定效力；

第二，公文具有自身的規范體系，包括文種選擇、格式和要求的規范，甚至標點符號，以及語氣和措詞的使用規范。

二、公文的類別

按照不同的標準，可將公文分為不同的類別。

1.按行文的方向

按行文方向，一般可將公文分為上行文、平行文和下行文。

上行文

所謂上行文，是指下級機關向所屬上級機關的發文。

下行文

所謂下行文，是指上級機關向所屬下級機關的行文。

平行文

所謂平行文，是指相互沒有隸屬關系的同級機關或者不屬同一系統的機關之間的行文。

2.按文書的來源

按文書的來源，公文分為收寄公文、外發公文和內部公文。其中，被廣泛應用的是內部公文，更多被管理、保存、編碼、甚至銷毀的，同樣來自于內部公文。

3.按發文的性質

從發文的性質角度，將公文分為詢問文和答復文。

詢問文

所謂詢問文，是指征詢意見或解答問題的文書。

答復文

所謂答復文，是指針對詢問文的解答和回復性文書。4.按公文內容處理的要求

按公文內容處理的要求，將公文分為參閱性公文，又稱參閱件；承辦性公文，即承辦件。

5.按處理文書的時間要求

按處理的時間要求，可將公文分為特急公文、急辦公文和常規公文（平件）。其中，平件在企業應用中比較頻繁。

6.按文書的機密程度

從文書的機密程度分析，將文書分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。企業中最常使用的則是普通公文。

三、公文的文種

國家行政公文管理規定，企業內部公文一般分為12種，即命令（令）、決定/公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、公函或函、會議紀要和議案。通常情況下，命令、通告、公函和議案在企業公文中應用較少。

四、公文的寫作特點

公文的寫作特點主要包括：

1.實用性

公文書寫切記除了具有合乎規范的文種、選擇和格式外，實用是公文最大的特點，即公文要能夠應用。

2.真實性

如果公文書寫內容是虛假或虛構，甚至是捏造或編造的，則失去了公文實用的價值。所以，真實是公文的生命。

3.時效性

公文的時效性是指其內容與事務的發生具有同步性。

4.規范性

公文的含義明確了公文的文種選擇、格式、甚至標點符號，都應該規范、實用。

【案例】

按照公文語言的規范性修改句子

請按照公文語言的規范性修改下列句子： 1.你局某月某日的來信，我們已收到。這個例句的典型問題是語言不規范，然而公文講究語言要言簡意賅，所以如果改為?貴局某月某日的來信已收悉?，再附上文件的編碼，則顯得語言簡潔明了，同時便于對方日后的查找。

2.石景山農委向古城四中贈送了價值5000元的物理、化學實驗儀器和體育教材，改善了辦學條件。

改成?為改善古城四中的辦學條件，石景山農委贈送了物理、化學實驗儀器和體育教材，價值5000元?將更合理。

3.5所公房、6起重大事故、學生78名

這個句子主要是順序有問題，應該為?6起重大事故、學生78名、5所公房?。4.協商會是在我們這里開還是在你們那里開？請速定。

這個句子的問題是不夠簡潔，可改為?協商會在何處召開請速定?。

五、公文的寫作步驟

公文的寫作步驟主要包括：

1.計劃

公文所要表達的內容、閱文的對象、采取何種文種書寫、最后公文要達到怎樣的目的，均應事先做好計劃安排。

2.成文

成文即擬稿，就是將合理計劃的公文內容、閱文對象、文種方式和所要達到的目的與作用，擬成公文稿件。

3.修改

修改就是對擬好的公文稿件進行反復審閱修改，使其語言簡單明了，行文更加規范，符合公文的定義。

4.編輯

編輯就是修改確認好的公文稿件，編輯成正式的公文文件。

六、公文的寫作要求

1.完整

公文書寫完整通常指意思、結構要完整，尤其在公文整體結構的布局方面，首先是組成導語的標題和前言，然后是正文，最后是結尾和落款。

2.具體

公文中所請示的事項、呈遞的意見要具體，使得閱文單位能夠清楚了解公文表達的意思。

要點提示

公文寫作的要求包括： ① 完整； ② 具體； ③ 準確； ④ 清晰； ⑤ 簡潔。

3.準確

準確是指在公文的書寫中選擇準確、適合的文種，選用準確的格式進行特寫信息的傳遞。

4.清晰

清晰是指公文的層次和過渡要清晰、連貫自然，表達出公文的具體意義。

5.簡潔

公文的語言要規范、簡潔，通常選用專業化的書面語言。公文中雖然需要運用言簡意賅的語言，但不表示可以改變公文要表達的意思。

【案例】

少了一個字

清朝乾隆皇帝非常欣賞王之煥的一首詩《涼州詞》：?黃河遠上白云間，一片孤城萬仞山。羌笛何須怨楊柳，春風不渡玉門關。?

乾隆皇帝有一把進貢的特別精美的折扇，想讓紀曉嵐把王之煥的這首詩撰寫在折扇上，紀曉嵐非常激動，大筆一揮就開始寫，寫完之后，準備呈遞皇上的一瞬間，發現少了一個?間?字，但是也無法修改，只好冒著被殺頭的危險將折扇逞給皇上。皇上滿心歡喜地讀著，發現少了一個字，就質問紀曉嵐，此時紀曉嵐靈機一動說：?稟報皇上，奴才寫的不是詩，是一首詞，讀起來意思沒有改變：‘黃河遠上，白云一片，孤城萬仞山。羌笛何須怨，楊柳春風，不渡玉門關。’?

就這樣，紀曉嵐免去了被殺頭的罪過。

上述案例中，紀曉嵐合理、靈活地彌補了錯誤，使用的是中文里長短句的技巧——四字一斷、五字一斷，所以公文既要簡潔又不能改變其總體意思。【案例】 加標點

某公司有這樣一則公文：?在建筑物相鄰的停車場停車是受到這片停車場設計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的所以員工們應該在正常的時間內另做停車打算或考慮共同使用的交通工具?，整段話中無一個標點，需要為其添加標點符號。

第一句話?在建筑物相連的停車場停車是受到這片停車場設計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的?，這是一句完整的話，闡述停車是受到什么因素制約的，所以點一個?句號?；而員工們應該怎么辦？有兩個做法：第一，?沒有空地兒，另做停車打算?；第二，?使用其他的交通工具，或者步行上班?，所以直接在后面點上句號。

經過分析，這則公文應改為：?在建筑物相鄰的停車場停車是受到這片停車場設計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的。所以員工們應該在正常的時間內另做停車打算或考慮共同使用的交通工具。?

案例表明，看似比較復雜的內容，如果正確使用標點符號將其斷清楚，則整個公文的意思就能夠表達清晰、規范。

【案例】

有趣的對聯

許多年前，有一個地主霸占了農民的百畝糧田，釀了醋，造了酒。地主想請村里最有才的一個秀才，給他家寫一幅對聯，貼在大門口。地主表達了中心意思，想來年預示著家里人丁興旺、和諧美滿。

于是秀才寫下了?上聯：養豬大如山老鼠頭頭死；下聯：釀酒缸缸好造醋壇壇酸；橫批：人多病少財富?。秀才寫完之后，地主搖頭晃腦，讀著非常滿意，將對聯貼于門楣上。地主是這么讀的?養豬大如山，老鼠頭頭死；釀酒缸缸好，造醋壇壇酸；橫批：人多，病少，財富?，并且陶醉在自我欣賞中。

正在地主陶醉的時候，身邊圍攏了很多憤恨的村民，也進行了斷句，沒有加減一字，但意思完全不一樣，村民們是這樣讀的：?養豬大如山老鼠，頭頭死；釀酒缸缸好造醋，壇壇酸；橫批：人多病，少財富。?

正如案例所示，看似很簡單的標點，往往由于使用地方的不恰當，效果也就不一樣。所以，公文的規范還需要規范標點符號的使用。

【案例】

修改公文

有這樣幾段公文標題：

1.×××關于申請解決更換一臺鍋爐的報告。2.×××關于元旦文藝聯歡會所需經費的報告。3.關于×××分公司籌備工作進展狀況的請示。

這三個標題都存在文種選擇的不規范。第一個公文是更換鍋爐的報告；第二個是申請聯歡會經費的報告，很明顯為請示報告，而第三個工作進展狀況應該是報告，而不是請示。所以，應該改為：

1.×××關于申請解決更換一臺鍋爐的請示。2.×××關于元旦文藝聯歡會所需經費的請示。3.關于×××分公司籌備工作進展狀況的報告。七、九種常用公文的寫作方法

企業常用的公文有三類：行政公文，包括請示、批復、報告、通知和公函；事務公文，包括計劃、總結和規章制度；會務公文，包括應用最多的會議紀要和會議記錄。除常用的企業公文外，還有商業信函，通常分為內部信函，包括備忘錄、電子郵件和便箋；外部信函，包括求售函、催款函、投訴處理函。

1.請示

概念

請示是用于下級機構或單位向上級機關或主管請求指示/批準的一種上行公文，請示的事情都是將要發生的，即產生于事前。

特點 請示的特點包括：

行文內容的請求性。請示具有強制上司或上級機關批復、回復的特點，公文所寫的內容是請求上司或上級機關的批準、批轉和批復，批復具體執行意見。

行文目的的求復性。請示公文必須要得到上級主管單位的批復或回復。行文時機的超前性。請示公文產生于事前。

請求事項的單一性。一個請示公文內容只能請示一件事情，即必須一事一請，一文一請。

種類

請示的種類有三種，即請求指示的請示、請求批準的請示和請求批轉的請示。請求指示的請示。例如之前從未碰到的特殊的新發生的疑難問題沒有處理辦法，請求得到領導的意見或處理辦法，屬于請求指示的請示。請求批準的請示。如某項事情有兩種方案，但是已經決定了其中的一種，只需要領導做出批準或不批準的意見，是請求批準的請示。

請求批轉請示。某件事情執行起來不能由一個部門獨立完成，需要其他各部門之間的配合，尤其需要向領導請示，并請求批轉給其他部門周知，做好執行和配合工作，此為請求批轉請示。

寫作要求

請示公文的寫作要求包括：

第一，一事一請或一文一請，做到每次請示只能夠請示一件事情；

第二，單頭請示，請示必須抄報直接隸屬上司和直接隸屬主管單位，而且只能夠抄報一個直屬領導或一個直屬主管部門；

第三，嚴禁越級，請示不可以越級請示和越級匯報直屬上司； 第四，不抄送下級，請示僅是對上級主管單位的請求，不抄送下級。

容易出錯的情況 請示容易出錯的情況包括： 第一，多事一請； 第二，多頭請示。

格式

通常情況下，公文格式多是一種通用的模板，由標題、正文、結尾和落款構成，根據不同文種的差異稍做調整。

標題。請示公文的標題主要書寫制發單位所請示的事由和文種。

正文。請示的正文包括導言或者前言、主體和結尾。導言部分主要闡述請示的目的、背景、緣由和動機；主體書寫請示的事由事件；請示的結尾部分一般以“特此請示，請批復”等固定語言結束；請示公文的落款需要寫明制發單位的名稱和書寫時間，最后加蓋公章。

2.報告

概念

報告是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問時所使用的陳述性公文，屬上行文，一般產生于事后和事務發展中。

分類

通常情況下，將報告劃分為三類：

綜合性報告。綜合報告是將某個事件的所有情況和所有方面，向上級主管單位做的匯報。專題性報告。專題性報告是就某一個問題或問題的某一個方面單獨向上級機關做的匯報。回復性報告。回復性報告則是針對上司或上級主管單位的某一個訊問或問題及上級的困惑，做直接回復的匯報。

要求 【案例】

總裁給人力資源部的便函

致：人力資源部 自：總裁 主題：飲水機 時間：25／5／××

現在公司內有諸多抱怨，抱怨上班時間內喝水困難。我不希望員工認為公司不關心他們的生活，實際上公司一直在致力于員工福利的提高，應該配備既節省時間又清潔衛生的飲水機。

但我不清楚員工對安裝飲水機的反應如何，有些其他什么不同意見，請向我呈交一份報告。

下面是人力資源部主管遞交的一份報告：

關于飲水機的報告

十分有意思，辦公室內的飲水問題引起了這么大的關注。給大家配備飲水機，似乎是一個很好的方案，既能節省員工時間，又能提供清潔衛生的飲用水。但實際上配備飲水機的效果卻是很不清楚的。

在好幾個辦公室，經常談論誰打水，公司開水供應不足，供應時間不夠長，水質差等問題，但實際上大家也就這樣過來了，辦公室內都已形成了一些固定的規范。如果安裝飲水機，則會碰到費用、送水時間、飲水機放置位置等問題，很容易造成矛盾。

因此，我們認為應該加強原有開水供應，個別辦公室如有此要求，可讓它們自行解決。

由此可見，書寫報告一定要有要求。具體來說，書寫報告的要求主要有：

第一，情況要屬實，報告是下級對上級機關或主管單位提供的問訊、匯報工作的一個陳述性公文，所陳述的情況必須實事求是；

第二，語氣要謙和、嚴肅；

第三，概括敘述，語言言簡意賅，使得上級主管閱文時既能夠了解事情的經過，又能夠知道事情的原委。

格式

報告的格式與請示的格式相似，仍然由標題、正文、結尾和落款組成。標題。報告的標題同樣是寫明制發單位、事由及文種。

正文。報告的正文包括導言和主體兩部分：導言中寫明報告的目的、背景、作用和意義。主體是報告中關鍵精華的部分，使用簡潔的語言陳述事情的起因、發展、經過、產生的影響及針對影響提出改進的意見和建議，主體中陳述事件的邏輯結構要清晰、思路要非常縝密、問題要交代清楚。

結尾。報告的結尾通常慣以“特此報告”之類的格式語言。

落款。最后在報告的落款處簽上制發單位的名稱、書寫時間和加蓋公章。

3.批復

概念

批復是用于答復下級機關的請示事項的公文，為下行文。批復發生于事后，與請示公文相對應。

要求

【模板】

關于江蘇省撤銷南通縣設立通州市的批復

江蘇省人民政府：

你省一九九二年十月八日《關于撤銷南通縣設立通州市的請示》和一九九二年十一月二十日的補充請示收悉。經國務院批準，同意撤銷南通縣，設立通州市（縣級），由省直轄，以原南通縣的行政區域為通州市的行政區域，不增加機構和人員編制。

此復

民政部（蓋章）

一九九三年一月八日

上述是批復的一個簡潔模板。批復公文的寫作要求主要包括：

收到請示必須予以答復。源于請示的強制回復性特點，決定批復必須予以答復。批復內容要有針對性。下級機關需要按照上級批復的意見和措施，進行事情的落實和執行，所以上級所批復的公文內容必須具體，且針對性強。

批復的意見要切實可行。批復的態度要慎重。

格式 批復公文的格式主要包括：

標題。批復公文的標題部分是收文單位，即請示和報告中的稱呼對象。

正文。批復的正文部分包括導言和主體。導言中書寫清楚批復的背景；主體是批復給下級機關具體的實施辦法及意見或建議。

結尾。批復通常以“此復或特此批復”結尾。

落款。批復的落款部分為制發單位名稱、寫作時間、加蓋公章。

作為上級機關回復下屬單位批復時，需要注意公文編號的應用。所謂公文編號，是針對請示公文編號而言，在批復公文中可以省略請示文件的名稱，使用請示相對應的編號代替，則可以直接便于下屬機關的查閱。

4.通知

概念

通知是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項及任免人員的公文，為下行文或平行文，具有廣泛性、曉諭性和時限性的特點。

種類

通知在企業中的應用較多，通常分為四大種類：

指示性通知。即指示下屬單位或不相隸屬機關具體實施辦法或配合工作。

知照性通知。通知的目的是使得人們知道某件事情，按照通知的內容做好相應準備。例如停電停水通知、放假通知等。

事務性通知。即針對某件事務進行的通知，例如會議通知、培訓通知等。

任免聘用通知。即對某個職位的任免、聘用，通知相關人員而書寫的公文，一般由單位的人力資源部書寫。

格式

通知的格式同樣包括標題、正文、結尾和落款。

標題。標題由制發單位、事由和文種組成，制發單位通常可以省略，通知中的稱呼部分指受文單位，通常也可以省略。

正文。正文部分包括導言和主體。導言中闡述事件的背景、動機和緣由，或者是通知的目的和作用；主體部分書寫清楚人物、時間、地點、事情經過、目的和意義，以及具體做法和要求。一般重要通知一定附有回執部分，例如會議通知常附有回執，或者其他一些通知會根據需要附線路圖、停車位、分布圖等。

結尾。通知往往以“特此通知”為結尾標志。落款。落款部分以制文單位、時間和加蓋公章落款。

5.通報

概念 通報是適用于表彰先進、批評后退、傳達重要精神或情況的公文，屬下行文。

種類

通報分為三種類型，即表彰性通報、批評或懲罰性通報和傳達性通報。

格式

通報的標題部分包含通報的制發單位，一般可以省略，然后是事由、通報、文種、稱呼，通報的稱呼即受文單位，通常可以省略不寫。

表彰性通報正文主體部分必須清晰突出表彰的內容、事由、積極的作用和影響及具體表彰措施，以此樹立內部標桿和榜樣。

批評性通報主體部分應該清楚書寫批評的具體事情、產生的根源及導致的負面影響、然后具體的處罰措施，最后就處罰決定規定一個生效時間或日期。

無論表彰通報、批評通報或者傳達通報，結尾落款部分一定有“特此通報”、制發單位、通報時間和加蓋公章。

寫作要求 企業通報要求包括： 第一，書寫及時快速；

第二，材料新穎、典型，具有代表性； 第三，內容屬實。

如果通報所用材料不典型或不具有針對性，無論是表彰通報或是批評通報則都無任何意義。所以無論通報材料的正面性還是負面性，都必須典型才具有一定的標桿作用。

6.計劃

概念

計劃是為完成一定時期的任務而事前對目標、措施和步驟做出簡要部署的事務性公文，產生于事前。

制定原則 計劃制定的原則包括： 第一，對上級負責； 第二，切實執行； 第三，集思廣益； 第四，突出重點； 第五，防患于未然。

計劃需要落實和執行，更需要踏踏實實完成。計劃的產生需要征求每一個人或部門的意見，而且計劃必須突出重點，不能夠面面俱到。最后計劃必須起到預警作用，防患于未然。

計劃的別稱 計劃有許多別稱： 規劃。規劃是具有全局性的、較長時期的長遠設想。方案。方案是從目的、要求、工作方式方法到工作。安排。安排是對短期內工作進行具體布置的計劃。設想。設想是初步的草案性計劃。打算。打算是短期內工作的要點式計劃。要點。要點是列出工作主要目標的計劃。

特點

計劃體現在內容方面具有預見性和可行性的特點；體現在作用方面則具有指導性和約束性的特點。

類型

計劃公文的類型分為表格式計劃、條文式計劃和文件式計劃三種，通常各種生產型和制造型企業使用Excel或Word做表格計劃。

格式與要求

標題。計劃公文書寫格式中的標題部分包括制發單位、事由、計劃產生時間和文種。正文。企業書寫計劃時導言部分應該記錄計劃的目的、背景、作用、意義和影響；任何計劃在主體書寫中應該清晰和清楚地涵蓋三項內容，正所謂三段論式計劃，即計劃的目的和依據；計劃的目標和措施；計劃的任務和步驟。除三段論外，有時根據計劃的內容，計劃公文主體部分還會涉及計劃可能出現的一些問題，為解決這些問題而尋求上司或上級主管單位的幫助，或者一些事務活動的預算，以及針對這些問題可供參考的預警方案。

落款。計劃公文的結尾一般可以省略“特此計劃”，如果標題中有制發單位，落款中則不寫制發單位，直接書寫時間、加蓋公章。

寫作須知

計劃公文的書寫要求圍繞三個重點： 第一，從實際出發，統籌兼顧； 第二，突出重點，主次分明； 第三，目標明確，步驟具體。

7.總結

概念

總結是對自我進行回顧性的分析研究探索有關規律，用于指導今后工作的文書，產生于事后。

類型

總結的分類有許多種：

按性質分。從性質角度，將總結分為綜合性總結和專題性總結。

按內容分。按照內容，將總結分為工作總結、思想總結、學習總結和生產總結。按范圍分。根據總結的范圍，分為地區總結、部門總結、班組總結和個人總結。按功能分。按照總結公文功能的不同，分為匯報性總結和經驗性總結。

特點與要求

總結的特點包括客觀性、規律性、典型性和概括性。總結能夠揭示事物發生之間的一些客觀存在的基本規律，總結出特點可以為今后應用和借鑒，所以決定總結具有客觀性和規律性的特點；總結的內容往往可以提升到一定的高度，而且使用的語言精煉和概括性強，所以總結又具有典型性和概括性的特點。總結是對計劃的總結，企業書寫總結時要求內容或材料一定對照計劃進行。

格式與原則

總結的書寫格式與計劃格式完全相符，標題仍然包括制發單位、事由、時間和文種。總結正文中的導言主要描述清楚總結的目的、背景、意義和作用；依照三段論式計劃，總結的主體同樣涵蓋三部分，首先對照計劃所做的工作，過程如何，其次突出獲得的成績和經驗、問題和教訓，最后突出對未來工作的打算和改進及努力的方向。

總結的結尾部分主要是號召和預警，落款部分與計劃公文格式相同，如果標題部分寫清楚了制發單位，則落款部分可以省略這個制發單位，直接寫入時間和加蓋公章。

原則

企業總結的書寫需要遵循六原則： 第一，總結材料要充足； 第二，總結內容和對象要全面； 第三，亮點成績要突出；

第四，問題的認識要客觀深刻到位； 第五，改進意見要落實；

第六，觀點論述要有理有據，依據各種數據或圖表提升觀點。

8.會議紀要和記錄

會議紀要和會議記錄僅一字之差，其實卻是兩種不同的文種。從文字含義角度解釋，“錄”是一字不差全盤皆錄；“要”是記要點，將要點言簡意賅地表示出來。

會議紀要

會議紀要是用于記載傳達會議情況和議定事項的會務公文。會議紀要的標題一般省略制發單位，直接書寫會議主題、文種和議題；紀要的主體部分經常使用一些固定的詞語，比如“會議一致通過”、“會議就某些問題做了如下決策”等；會議紀要一般均由行政部門書寫，所以在落款處標明行政部門名稱和時間，最后加蓋公章。

會議記錄

會議記錄是在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來而形成的書面材料。首先會議紀錄的標題為會議的名稱和文種；正文則記錄會議的時間、地點、出席列席人員、主持人、缺席人、記錄人、記錄時間、發言人名字及發言內容，甚至記錄散會、休息情況，會議記錄必須真實全面。

9.公函（函）

公函在企業中的應用比較少，是指適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題的文書，屬平行文。

公函的格式基本與其他公文格式相同，標題內容為制發單位、事由和文種，公函的稱呼即受發單位與其他公文有所不同必須保留；公函的導言部分寫明函的背景、目的、意義和作用，主體部分主要闡述公函具體的事由、措施和方法；一般在公函結尾部分使用一些專業術語，例如“轉此函達請答復”或者“特此函請回復”，落款是制文單位直接加蓋公章。

要點提示

企業常用的公文包括： ① 請示和報告； ② 批復； ③ 通知和通報； ④ 計劃和總結； ⑤ 會議紀要和會議記錄； ⑥ 公函（函）。

八、公文的管理

1.公文編碼

公文編碼是用來管理公司各種各樣由不同公司不同部門不同時間收發的公文。例如，公司的紅頭文件和藍頭文件的區分；行政部、生產部、銷售部等各部門文件的區分。

公文的編碼依照系統性和反映公文的一定性質兩個原則進行管理。通過公文編碼可以了解公司信息、收文、發文及公文時間。例如，撫順罕王集團的一個公文編碼為“撫罕發【2011】011”，表示撫順罕王集團2011年第11號發文；“撫罕發/2011年/0”可以表示集團2011年發的公司藍頭文件；“撫罕/生/2011年/005”可以看出是生產部的文件。

2.公文收發

公文包括收文的管理程序和發文的管理程序，發文一般依照擬寫、發送、標注、保存四個程序進行管理；收文程序則按照收文、催辦或督辦、注明、保存進行管理。企業對發文管理程序應用較廣泛。3.公文保存

企業需要對公司收發的公文做公文保存，保存時注意區分內部文和外部文編碼和分類問題，一般以漢語拼音的第一個字母做編碼，內部文件編碼以“N”編寫，外部文件編碼以“W”編寫。內外部文件兩大類編碼后，企業各部門可以根據自身情況分小類立卷保存。例如“×-部門代號-N案卷編號”；“×-部門代號-W案卷編號”。