集團公司檔案管理制度

一、檔案是指公司各項工作中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料。

二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。

三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。

六、檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。

八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。

十一、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。

十二、集團存檔管理內容：

1、營業執照辦理或變更;

2、每年的審計報告存檔;

3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。

6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)

十三、經營公司行政辦檔案管理內容：

1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復印件)

3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等，做成電子版存檔;

5、員工調動檔案：原單位整理封口后交由本人，傳遞給集團綜合管理部，集團登記后轉移給新單位行政辦。