第一篇：集團(tuán)公司檔案管理制度[推薦]

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檔案管理規(guī)定

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范子公司重要檔案的管理，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)規(guī)定如下：

一、重要檔案的范圍

子公司重要檔案是指各子公司在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中直接形成的有重要保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件等不同形式的歷史記錄。包括：

（一）企業(yè)成立協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書、稅務(wù)登記證；

（二）與企業(yè)經(jīng)營范圍各項(xiàng)目相關(guān)的，由有關(guān)行政機(jī)關(guān)核發(fā)的合法有效的許可證、登記證或批準(zhǔn)文件。包括：生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證、銷售許可證、道路運(yùn)輸經(jīng)營許可證、機(jī)動(dòng)車維修資質(zhì)證、消防意見書、質(zhì)量認(rèn)證文件等。

（三）法人代表（董事長(zhǎng)）、總經(jīng)理以及其他高管人員的選聘文件；

（四）股東會(huì)、董事會(huì)決議文件，重要的企業(yè)內(nèi)部管理制度；

（五）公司注冊(cè)資本變動(dòng)及驗(yàn)資報(bào)告、股權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整情況；

（六）公司重要投資合同、借款合同；

（七）公司年度經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表(資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表)和財(cái)務(wù)報(bào)表附注說明；

（八）法律訴訟、投訴文件。

二、重要檔案的管理原則與方法

集團(tuán)公司實(shí)行總部和各子公司檔案分級(jí)管理制度。總部檔案管理歸口集團(tuán)辦公室（檔案室），各子公司檔案管理歸口各自的辦公室（檔案室），子公司重要的檔案資料應(yīng)同時(shí)在集團(tuán)公司歸檔備案。

重要檔案管理工作遵循完整收集、妥善管理、及時(shí)備案、有效利用的原則。各子公司要加強(qiáng)對(duì)重要檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確重要檔案管理的 1

責(zé)任人及承辦人，落實(shí)相應(yīng)的保障措施，做好重要檔案資料的收集、保管、備案工作，確保檔案的完整與安全。

三、重要檔案?jìng)浒傅臅r(shí)間

子公司重要檔案資料應(yīng)當(dāng)在形成后3個(gè)月內(nèi)（集團(tuán)另有具體要求的按其要求）列出清單，以復(fù)印件、影印件以及電子文件等形式報(bào)送集團(tuán)辦公室歸檔備案。

此前已經(jīng)形成的重要檔案,各子公司在次年6月30日前報(bào)送集團(tuán)辦公室存檔備案。

四、集團(tuán)公司將上述重要檔案管理工作規(guī)定納入各子公司經(jīng)濟(jì)責(zé)任制重要工作任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行考核。

五、本管理制度適用于集團(tuán)公司本部及所屬全資、控股和參股子公司。

六、本管理制度由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

七、本管理制度自下發(fā)之日起實(shí)行。

第二篇：集團(tuán)公司檔案管理制度

集團(tuán)公司檔案管理制度

一、檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

二、檔案應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并便于集團(tuán)內(nèi)共享和方便使用。

三、經(jīng)營公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位，對(duì)檔案形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。

四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。

五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。

六、檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng)，有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。

七、電子版文件形成后，應(yīng)制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內(nèi)容、形式的一致。

八、經(jīng)營公司行政辦對(duì)營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統(tǒng)一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。

九、經(jīng)營公司行政辦對(duì)員工個(gè)人檔案必須統(tǒng)一存檔管理，如身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團(tuán)綜合管理部;員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團(tuán)綜合管理部(利于保險(xiǎn)等增減變動(dòng));員工調(diào)動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團(tuán)綜合管理部，由集團(tuán)綜合管理部登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

十、為了便捷工作，公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。

十一、公司簽收的政府職能部門的批復(fù)文件，建設(shè)過程中的規(guī)劃、圖紙資料，公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續(xù)。

十二、集團(tuán)存檔管理內(nèi)容：

1、營業(yè)執(zhí)照辦理或變更;

2、每年的審計(jì)報(bào)告存檔;

3、公司建設(shè)過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復(fù)、圖紙等等(原件);

4、各公司的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;

5、員工個(gè)人檔案：身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件，最高學(xué)歷復(fù)印件，駕照復(fù)印件，獲得的各類證書復(fù)印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎(jiǎng)勵(lì)證書等。

6、員工花名冊(cè)電子版(基礎(chǔ)信息，培訓(xùn)信息，養(yǎng)老醫(yī)保信息)

十三、經(jīng)營公司行政辦檔案管理內(nèi)容：

1、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統(tǒng)一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;

2、員工檔案存檔(復(fù)印件)

3、營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;

4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、房租合同等，做成電子版存檔;

5、員工調(diào)動(dòng)檔案：原單位整理封口后交由本人，傳遞給集團(tuán)綜合管理部，集團(tuán)登記后轉(zhuǎn)移給新單位行政辦。

第三篇：大型集團(tuán)公司檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了規(guī)范（集團(tuán)）股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。

第二條 檔案的范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

3、下屬全資、控股子公司（以下簡(jiǎn)稱子公司）備案形成的與經(jīng)營有關(guān)的資料。

第二章 檔案的管理部門

第三條 檔案的管理部門

檔案管理由行政部及財(cái)務(wù)中心共同管理，其中行政部為主管部門。

第四條 檔案管理部門的職責(zé)

1、行政部檔案管理的職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。

第1頁/共13頁（2）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。

（3）負(fù)責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案管理制度的執(zhí)行。（4）負(fù)責(zé)整理、保管公司人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。（5）負(fù)責(zé)收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。

（6）負(fù)責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄并寫入OA檔案系統(tǒng)。

2、財(cái)務(wù)中心檔案管理的職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)配合行政部編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財(cái)務(wù)類檔案的分類目錄、分類管理流程。

（2）負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司及子公司備案的財(cái)務(wù)類檔案。

第三章 檔案的分類管理

第五條 檔案的分類原則

公司檔案分類和分類編號(hào)由行政部統(tǒng)一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號(hào)。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求，應(yīng)由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門主管和行政部審批同意后再做調(diào)整。

第六條 檔案的分類

檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級(jí)性等多種方式分類。公司檔案主要采取按實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類。

1、按內(nèi)容進(jìn)行分類：具體各級(jí)的分類目錄詳見《檔案分類管理

第2頁/共13頁 流程》中具體規(guī)定。主要有：

（1）、章程、規(guī)章制度、通知通報(bào)發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報(bào)發(fā)文、外部政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。

（2）、會(huì)議資料。主要包括日常會(huì)議紀(jì)要和專題會(huì)議資料等。（3）、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議和成員資料。包括股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員資料等。

（4）、企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡(jiǎn)介、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。

（5）、經(jīng)營目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)：包括經(jīng)營目標(biāo)與總結(jié)、經(jīng)營計(jì)劃與總結(jié)等。

（6）、經(jīng)濟(jì)合同。包括對(duì)外形成收款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、對(duì)外形成付款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。

（7）、案件資料。

（8）、行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書等）。包括基建項(xiàng)目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。

（9）、人力資源部資料。包括人力配臵、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞資關(guān)系、員工信息管理等。

（10）、財(cái)務(wù)部門資料。包括財(cái)務(wù)人員管理資料、會(huì)計(jì)報(bào)表/報(bào)告、涉稅資料、銀行融資評(píng)級(jí)授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)資料、會(huì)計(jì)賬簿、憑證、帳套備份光盤等。

（11）、戰(zhàn)略投資部資料

第3頁/共13頁（12）、工會(huì)文件

（13）、登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱登記表等。

（14）、簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。（15）、特殊業(yè)務(wù)資料。

2、按保存形式分類（1）紙質(zhì)形式

（2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。

3、按保密性分類：分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案、一般（無密級(jí)）檔案。絕密、機(jī)密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容，對(duì)照密級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定。

（1）、絕密：處于最高保密等級(jí)，限指定人員知曉，一旦泄密會(huì)對(duì)集團(tuán)公司安全、發(fā)展造成極其嚴(yán)重后果的資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂（七天內(nèi)不能恢復(fù)鏈接）；管理系統(tǒng)崩潰（三天內(nèi)不能恢復(fù)運(yùn)行）或組織架構(gòu)動(dòng)蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是集團(tuán)公司的核心檔案。包括但不限于：

A、總裁指定的絕密事項(xiàng)資料；

B外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果； C公司的重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略投資計(jì)劃； D購買或開發(fā)的科研成果和專利等資料；

第4頁/共13頁 E資金運(yùn)作計(jì)劃、協(xié)議、等相關(guān)財(cái)務(wù)資料； F重大項(xiàng)目的資料。

(2)、機(jī)密：保密等級(jí)次于絕密，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員所知的資料。是指非法泄露后會(huì)給集團(tuán)公司安全、發(fā)展造成嚴(yán)重?fù)p害的資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)（七天內(nèi)恢復(fù)鏈接的）；管理系統(tǒng)遭受破壞（技術(shù)平臺(tái)、作業(yè)工具等三天內(nèi)恢復(fù)使用的）或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機(jī)（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：

A集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定的機(jī)密事項(xiàng)資料；

B外單位提供的機(jī)密文件資料和相應(yīng)的研究成果；

C集團(tuán)及控股子公司的決策性會(huì)議紀(jì)要、股東會(huì)及董事會(huì)決議； D關(guān)于集團(tuán)及控股子公司商業(yè)利益，發(fā)展的合同；

E公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、業(yè)績(jī)合同、經(jīng)營分析會(huì)紀(jì)要等(未公開宣布者)；

F尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙； G投資計(jì)劃書、項(xiàng)目協(xié)議、項(xiàng)目運(yùn)作方案；

H財(cái)務(wù)帳薄、財(cái)務(wù)運(yùn)行報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等； I集團(tuán)公司人事檔案、工資；

J未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動(dòng)的方案； K涉及總裁個(gè)人的收發(fā)文件。

3、秘密：保密等級(jí)在絕密和機(jī)密之下，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員所知的資料。但如果非法泄露，會(huì)給集團(tuán)公司帶來損害和影

第5頁/共13頁 響，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失1萬元以下；資金鏈鏈?zhǔn)艿捷p微影響（不影響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動(dòng)蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包括但不限于：

A外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果；

B公司招投標(biāo)書，有關(guān)公司經(jīng)營的各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機(jī)構(gòu)等；

C具有國際先進(jìn)水平，并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟(jì)效益高或者學(xué)術(shù)價(jià)值大的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等；

D合同，技術(shù)協(xié)議； E公司制度匯編原件。

（4）一般（無密級(jí)）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。

第四章 檔案的移交管理

第七條 檔案移交的基本要求

1、資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。

2、移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不

一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。

3、結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。

4、原則上整理好一一對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。

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5、采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

第八條 分類檔案的移交人、保管人、移交時(shí)間、移交流程等的規(guī)定，詳見《檔案分類管理流程》中的規(guī)定。

第九條 檔案移交時(shí)移交人填寫《檔案交接登記表》，報(bào)部門主管審核確認(rèn)簽字。接收人核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。

第五章 檔案的備案管理

第十條 檔案的備案是指子公司向集團(tuán)備案。集團(tuán)各檔案管理員對(duì)備案檔案的管理應(yīng)分公司分按分類順序建立目錄并立卷歸檔。

第十一條 具體需要備案的分類檔案、子公司備案人、集團(tuán)受理人、備案時(shí)間等詳見《檔案分類管理流程》中具體規(guī)定。

第六章 檔案的歸檔管理

第十二條 檔案的歸檔原則

1、按立檔單位分開建檔。

2、按形成或針對(duì)的分開建檔。

3、自有檔案和備案檔案分開建檔。

4、按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。

5、按公司//檔案類別/順序號(hào)歸檔編號(hào)。

6、按末級(jí)分類檔案登記檔案目錄。

7、不相容職務(wù)檔案分開歸檔。

第7頁/共13頁 第十三條 檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序臵放在目錄后面。檔案文件右上角應(yīng)標(biāo)注檔案的分類編號(hào)、目錄序號(hào)及檔案密級(jí)。

第七章 檔案的立卷管理

第十四條 檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時(shí)，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時(shí)，可分多盒立卷。檔案管理員應(yīng)編制《檔案立卷目錄》，對(duì)每一卷宗號(hào)所管理的分類檔案編號(hào)、分類檔案名稱進(jìn)行列示。

對(duì)于跨年的案件資料、基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、投資項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔。

與單個(gè)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)或事項(xiàng)相關(guān)的要素應(yīng)進(jìn)行組合成一個(gè)文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)完整齊備、準(zhǔn)確無誤后再歸檔立卷。比如：

1、單個(gè)專題會(huì)議相關(guān)組合要素：（1）關(guān)于召開會(huì)議的請(qǐng)示與批復(fù)；（2）提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的資料：包括工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告；預(yù)算決算；各項(xiàng)決議的草案；（3）會(huì)議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會(huì)發(fā)言資料；會(huì)議總結(jié)報(bào)告；（4）會(huì)議參考性資料：包括調(diào)查報(bào)告；可行性分析報(bào)告；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；技術(shù)圖紙或圖表；（5）會(huì)議管理性資料：包括會(huì)議通知、日程與議程安排表；會(huì)議須知、保密規(guī)定；會(huì)議主席團(tuán)名單、委員會(huì)名單、與會(huì)人員名單；票證、簽到簿；（6）會(huì)議宣傳性資料：包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；會(huì)議紀(jì)要；新

第8頁/共13頁 聞報(bào)道；（7）照片、錄音、錄像等資料。

2、單個(gè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員資料相關(guān)組合要素：簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料。

3、單個(gè)資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項(xiàng)相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；公司登記、變更、注銷、年審申請(qǐng)資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。

4、單個(gè)案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。

5、單個(gè)員工的檔案相關(guān)組合要素：?jiǎn)T工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險(xiǎn)接續(xù)卡（養(yǎng)老保險(xiǎn)冊(cè)）、與工作過公司解除或終止勞動(dòng)合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證明、勞動(dòng)合同和保護(hù)協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動(dòng)通知、辦理交接手續(xù)資料。

6、單個(gè)基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、資金申報(bào)項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體項(xiàng)目或業(yè)務(wù)要求進(jìn)行相關(guān)要素組合。

第八章 檔案的保管要求

第十五條 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保管。各檔案管理部門應(yīng)指定專人進(jìn)行檔案管理。行政類檔案指定行政主管保管；人事類檔案由人事主管保管，涉及員工個(gè)人信息檔案及時(shí)報(bào)檔案管理專員保管；財(cái)務(wù)類檔案應(yīng)由秘書和會(huì)計(jì)作為檔案管理員;其他業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)由行政類

第9頁/共13頁 的檔案管理員統(tǒng)一管理。

行政部應(yīng)對(duì)OA中單位檔案系統(tǒng)應(yīng)指定專人作為系統(tǒng)管理員進(jìn)行維護(hù)和管理，主要負(fù)責(zé)：

1、負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立集團(tuán)及子公司的單位檔案結(jié)構(gòu)體系。

2、負(fù)責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)及子公司行政人事檔案管理員將《檔案分類目錄匯總》寫入OA單位檔案系統(tǒng)中。

3、負(fù)責(zé)檢查人事檔案管理員在OA單位檔案系統(tǒng)中對(duì)《檔案分類目錄匯總》的查閱權(quán)限進(jìn)行合理授權(quán)。

第十六條 紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求

1、檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；

2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；

3、檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；

4、檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；

5、嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密； 第十七條 電子檔案的保管的一般要求

1、檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。

2、電子文檔應(yīng)保存在單機(jī)版的計(jì)算機(jī)中，必須設(shè)臵密碼，注意防泄。

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3、電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防病毒等安全措施。

4、備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。第十八條 密級(jí)檔案管理的特別要求

1、嚴(yán)禁在不具備保密條件的地方存放檔案。

2、檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司的保密規(guī)定，做到對(duì)公司的機(jī)密不說、不外傳。

3、檔案管理員在調(diào)離或離職時(shí)，由總裁辦負(fù)責(zé)人監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。

4、檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個(gè)人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟(jì)合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機(jī)密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或擅自泄露檔案機(jī)密，公司將追究其個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。

5、秘密載體必須確保任何時(shí)候都處于絕對(duì)安全、保密狀態(tài)，對(duì)秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應(yīng)及時(shí)銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。

6、秘密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng)，經(jīng)過載體管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部負(fù)責(zé)人審批，有對(duì)外發(fā)布需要時(shí)，必須報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)。

7、絕密、機(jī)密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng)，經(jīng)過載體管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部分管領(lǐng)導(dǎo)、批準(zhǔn)。

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8、在秘密事項(xiàng)形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則，進(jìn)行管理。

9、秘密事項(xiàng)由形成部門在檔案歸檔時(shí)，按照密級(jí)資料具體分類標(biāo)準(zhǔn)做好標(biāo)識(shí)（蓋上標(biāo)識(shí)印章，標(biāo)識(shí)印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負(fù)責(zé)妥善保管，并建好記錄、臺(tái)帳。

第九章 檔案的借閱管理

第十九條 申請(qǐng)借閱、查閱或復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱/復(fù)印申請(qǐng)單》，根據(jù)檔案密級(jí)級(jí)別向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)報(bào)批。除此外，公司外部人員借閱時(shí)還應(yīng)持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。

第二十條 借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱/查閱/復(fù)印登記簿，詳細(xì)登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。

第二十一條 在借閱、查閱或者復(fù)制檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。

第二十二條 申請(qǐng)復(fù)印時(shí)，應(yīng)由檔案管理員親自復(fù)印，并加蓋“再復(fù)印無效”印章，并注明“此復(fù)印件僅用于…用途”。

第二十三條 一般檔案的借閱、復(fù)印由借閱人提出申請(qǐng)，報(bào)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人審批后至檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)。檔案一般不得帶出檔案室。檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)將原件及時(shí)、完好無缺地歸放原

第12頁/共13頁 處。

第二十四條 絕密、機(jī)密文件嚴(yán)禁帶出檔案室、復(fù)制，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批人員在檔案室查閱后應(yīng)立即歸還。如確因工作需要帶出、復(fù)印，除簽批手續(xù)外，檔案員還需當(dāng)面或電話聯(lián)系方式，向、確認(rèn)后辦理相關(guān)手續(xù)。辦理中做好記錄，按時(shí)追回加密的復(fù)印文件存檔（由于工作需要交予其它關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)、政府部門的除外）。

第二十五條 絕密、機(jī)密、秘密、一般檔案借閱、復(fù)印如涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容的，除正常審批手續(xù)外，還需財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、簽批。

第二十六條 行政部應(yīng)根據(jù)公司對(duì)檔案軟件系統(tǒng)檔案目錄的查閱、復(fù)制、下載權(quán)限的書面授權(quán)權(quán)限進(jìn)行管控。

第十章 檔案的銷毀管理

第二十七條 檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請(qǐng)單，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)部門主管、檔案管理部門主管、、鑒定審核方能銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)有、在場(chǎng)監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。

檔案保管期限滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的檔案，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)和檔案保管清冊(cè)中列明。

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第四篇：集團(tuán)公司檔案制度

立卷歸檔制度

一、歸檔范圍

凡是反映本機(jī)關(guān)工作職能，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍（詳見各類檔案的歸檔范圍）。

二、歸檔時(shí)間

（一）文書檔案要求在次年六月底前歸檔。

（二）科技檔案材料，在項(xiàng)目完成后二個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）會(huì)計(jì)檔案在終結(jié)后，根據(jù)工作需要可由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿由會(huì)計(jì)部門立卷移交綜合檔案室。

（四）聲像載體材料在完成制作后三個(gè)月內(nèi)歸檔案。

三、歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。

（二）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確、真實(shí)。

（三）凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質(zhì)優(yōu)良，文件要求字跡清楚，簽署完備，書寫符全檔案規(guī)范要求，用炭素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，禁止使用純藍(lán)墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫，以利于長(zhǎng)期保存，按29、7cm×21cm規(guī)格（a4）紙裝訂案卷（特殊情況采用折疊式）。

四、歸檔份數(shù)

本機(jī)關(guān)各類文件材料歸檔一般一式一份；部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份，存以備用。

五、歸檔手續(xù)

（一）凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單，歸檔清單一式兩份，交接雙方簽字，由交接雙方各保留一份，以便查考。

（二）一些重大活動(dòng)的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。內(nèi)容包括材料的來源、過程、完整、準(zhǔn)確狀況；主要人物、時(shí)間、地點(diǎn)以及材料整理人的姓名、日期等。一并向綜合檔案室移交。

檔案登記統(tǒng)計(jì)制度

一、移交進(jìn)檔案室的檔案必須及時(shí)進(jìn)行編目，建立檔案收進(jìn)、移出、銷毀庫存登記簿，并按門類進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)，隨時(shí)掌握庫存檔案來源、數(shù)量、移出去向、銷毀原因和庫存情況。

二、文書檔案按保留期限、、機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、登記；科技檔案按類別進(jìn)行登記統(tǒng)計(jì)；科技資料、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案及其它檔案隨來隨登記。

三、建立檔案查閱和利用效果登記簿，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，每年12月底前分別按人次、卷次及利用效果做好登記、統(tǒng)計(jì)和匯總記錄。

四、建立檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫房、設(shè)施裝具登記簿，了解掌握館藏情況及設(shè)備現(xiàn)狀。

五、庫房?jī)?nèi)應(yīng)每天做好溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。

六、按照有關(guān)要求，每年做好年中及年終檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

檔案保管制度

一、本機(jī)關(guān)的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據(jù)為己有。

二、加強(qiáng)檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，并配備必要的保護(hù)設(shè)施。

三、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管負(fù)責(zé)人匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。

四、認(rèn)真做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交，每年做到目錄與室藏檔案相符。

五、定期做好檔案鑒定工作，對(duì)無價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由兩人以上在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

六、檔案人員在調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦好移交手續(xù)，方可離開崗位。

七、因保管不善，造成丟失和損壞，按損壞程度追究責(zé)任。

檔案借閱制度

為確保檔案的安全和完整，更好地為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供服務(wù)，查閱檔案的人員必須遵守以下規(guī)章制度：

1、凡本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案必須嚴(yán)格履行查閱手續(xù)。

2、因工作需要擬抄錄檔案，須經(jīng)檔案管理中心主任同意，抄件要經(jīng)檢查校對(duì)方可帶出。

3、檔案資料一般不借出室外使用，確因工作需要必須借出時(shí)，須經(jīng)檔案管理中心主任同意，并限期歸還，最長(zhǎng)時(shí)間不得超過一周。非黨員干部不能查閱干部人事檔案，不得查閱借用本人及其直系親屬的檔案。

4、在接交檔案時(shí)雙方要認(rèn)真檢查案卷的完整情況，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)即追查責(zé)任。

5、借閱秘密、機(jī)密檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)證明，檔案管理中心主任批準(zhǔn)。查閱常委、黨委會(huì)議記錄必須經(jīng)黨委辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱機(jī)關(guān)辦公會(huì)議記錄或其他絕密檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱干部、人事檔案，須經(jīng)人事處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。

6、對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾劃、涂改、撕頁、照像等。借出的檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，要嚴(yán)加保管。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞，應(yīng)按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。

7、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育，以至紀(jì)律處分。

檔案鑒定銷毀制度

檔案室保管的檔案，已經(jīng)保管期滿經(jīng)認(rèn)真鑒定后，確認(rèn)沒有保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。檔案銷毀工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，必須認(rèn)真做好，為此，特制定如下銷毀制度。

一、銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定、銷毀應(yīng)以國家有關(guān)規(guī)定和《檔案保管期限表》等為依據(jù)，全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定、銷毀工作一般每5-10年進(jìn)行一次。

1、時(shí)間標(biāo)準(zhǔn) 短期保管的檔案，保管期滿，經(jīng)過認(rèn)真復(fù)查，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀，長(zhǎng)期保管的檔案，50年期滿，經(jīng)再次鑒定確認(rèn)已無繼續(xù)保存的必要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀。

2、檔案內(nèi)容、來源、形式標(biāo)準(zhǔn)

檔案室對(duì)保管檔案在堅(jiān)持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對(duì)原基礎(chǔ)不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進(jìn)行一次認(rèn)真的鑒定，用檔案的內(nèi)容、來源、形式為標(biāo)準(zhǔn)，重新判定檔案的價(jià)值，剔除無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。

二、鑒定銷毀檔案的程序(一)鑒定檔案工作程序：

1、檔案室擬寫檔案鑒定工作申請(qǐng)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。鑒定工作申請(qǐng)包括鑒定目的、內(nèi)容、參加人員、所需時(shí)間等。

2、成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，檔案室和有關(guān)部門兼職檔案員參加。

3、學(xué)習(xí)國家有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

4、鑒定小組成員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。對(duì)失去保存價(jià)值，需銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，并提交檔案鑒定報(bào)告。

5、領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn)檔案鑒定報(bào)告。

（二）銷毀檔案的程序

1、檔案室對(duì)經(jīng)鑒定擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見，并對(duì)擬銷毀檔案按類別造冊(cè)登記，分別送交檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

2、送交檔案形成部門進(jìn)行初審的擬銷毀案卷登記冊(cè)，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字

3、匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)是準(zhǔn)備銷毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)撰寫一份銷毀檔案的書面報(bào)告。

4、銷毀清冊(cè)連同銷毀檔案的書面報(bào)告送交主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)。

5、經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)化為紙漿或焚毀，任何單位、或部門均不得將應(yīng)銷毀的檔案作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。

6、銷毀檔案須有兩名以上監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)對(duì)銷毀檔案認(rèn)真清點(diǎn)復(fù)核，檔案銷毀后，在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊(cè)上詳細(xì)注明。

三、檔案鑒定、銷毀工作結(jié)束后，檔案館應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、妥善保存。

檔案保密制度

一、檔案人員要加強(qiáng)保密觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》，自覺遵守黨和國家的保密規(guī)定，做到不泄密、不失密、不傳密。

二、認(rèn)真做好檔案文件、資料的密級(jí)劃分和保密期限的確定。

三、對(duì)辦理完畢的秘密文件，檔案人員要收集齊全，妥善保管，及時(shí)歸檔。

四、查閱、復(fù)印秘密文件資料必須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。本機(jī)關(guān)查閱、復(fù)印秘密檔案資料，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

五、銷毀秘密檔案資料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意簽章，由兩人以上銷毀并造冊(cè)登記。

六、發(fā)現(xiàn)秘密檔案資料丟失或被盜，必須立即報(bào)告并及時(shí)查追，根據(jù)責(zé)任大小給予當(dāng)事人紀(jì)律處分或追究法律責(zé)任。

第五篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護(hù)公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財(cái)務(wù)檔案

財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表（統(tǒng)計(jì)報(bào)表）、財(cái)務(wù)類的各種證照（稅務(wù)登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、預(yù)決算報(bào)告、公證書、對(duì)外投資擔(dān)保、結(jié)算中心的客戶登記卡（出入庫單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應(yīng)的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營證書、對(duì)外注冊(cè)登記證、外貿(mào)出口登記證、商標(biāo)證書、有關(guān)認(rèn)證證書等）；

⑵產(chǎn)權(quán)證（房屋產(chǎn)權(quán)、土地產(chǎn)權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的章程、變更、決議紀(jì)要及工商登記資料；

⑹對(duì)外報(bào)送的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、企業(yè)信息報(bào)表（加蓋公司公章）； ⑺對(duì)外報(bào)送的項(xiàng)目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計(jì)劃書；

⑼對(duì)外投資的各類紀(jì)要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標(biāo)準(zhǔn)等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽(yù)證書。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

3、技術(shù)設(shè)備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗(yàn)（驗(yàn)收）標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗(yàn)報(bào)告、外部抽檢的檢驗(yàn)報(bào)告； ⑶產(chǎn)品內(nèi)外包裝設(shè)計(jì)稿、設(shè)計(jì)人資料；

⑷有關(guān)認(rèn)證和注冊(cè)的文件、手冊(cè)、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設(shè)、設(shè)備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設(shè)備的技術(shù)資料（制冷、運(yùn)輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設(shè)備等）——資料、合格證、檢測(cè)報(bào)告等；

⑺各類設(shè)備、管道、表類、計(jì)量裝置等經(jīng)外部檢驗(yàn)部門的檢定、檢測(cè)的證書、表格、標(biāo)簽等；

⑻各類工程驗(yàn)收資料。以上資料的原件和相關(guān)的電子版。

三、職責(zé)

1、財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負(fù)責(zé)保管；

3、技術(shù)設(shè)備檔案由生產(chǎn)技術(shù)部保管。

四、保管原則

1、各部門負(fù)責(zé)人為檔案保管的主要責(zé)任人，應(yīng)指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責(zé)任人。

2、各類檔案應(yīng)放置在檔案盒內(nèi)，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內(nèi)保管。

3、檔案保管人員應(yīng)選擇誠信度高、責(zé)任性強(qiáng)、認(rèn)真心細(xì)、踏實(shí)穩(wěn)重的員工擔(dān)任。

4、檔案保管的場(chǎng)所應(yīng)干燥、通風(fēng)，有防鼠害、防蟲蛀、消防設(shè)施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關(guān)注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應(yīng)將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時(shí)送至檔案保管人員處，及時(shí)歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時(shí)工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請(qǐng)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和檔案保管部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時(shí)間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意、公司總經(jīng)理或授權(quán)權(quán)限人批準(zhǔn)，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時(shí)歸還。

4、檔案借閱（用）人應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告及時(shí)處理，同時(shí)承擔(dān)公司給予相應(yīng)的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對(duì)外泄露公司檔案機(jī)密、偷拿公司檔案等行為，公司有權(quán)給予辭退、開除、經(jīng)濟(jì)處罰等，必要時(shí)將上報(bào)司法機(jī)關(guān)給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責(zé)分工，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個(gè)人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財(cái)務(wù)類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍(lán)圖）暫由綜合辦指定專人負(fù)責(zé)保管，技術(shù)設(shè)備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。