第一篇：中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)思考論文

摘要：

本文闡述了中小學(xué)教職工檔案信息化的意義，分析了當(dāng)前教職工檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并以古田縣教育局中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)實(shí)踐為例，探討了其對(duì)中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的啟示，希望能為中小學(xué)校教職工檔案管理工作提供一些思路。

關(guān)鍵詞：

中小學(xué)教職工；檔案；信息化建設(shè)

教職工檔案管理是教育部門非常重要的一項(xiàng)工作，直接反映了本區(qū)域的師資力量和教育水平，也是教師管理、調(diào)動(dòng)的依據(jù)。將信息技術(shù)引入教職工的檔案管理工作當(dāng)中，可以有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案信息的安全。

一、中小學(xué)教職工檔案信息化的意義

首先，可以明顯提升檔案管理的工作效率。檔案信息的收集、整理、保存、分析的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理之后，只需要認(rèn)真做好信息錄入這一環(huán)節(jié)，就可以實(shí)現(xiàn)反復(fù)多次利用，電腦會(huì)自動(dòng)對(duì)錄入的信息進(jìn)行整理，工作人員只需要輸入自己的篩選需求，就可以迅速找到需要的資料，大大節(jié)約了檔案管理的時(shí)間，明顯提高了工作效率[1]；其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化能有效預(yù)防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案遺失的情況，也能避免紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間存放字跡不清的現(xiàn)象；再其次，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。實(shí)現(xiàn)教職工檔案管理信息化之后，無(wú)論是教師個(gè)人還是相關(guān)上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)都可以利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)教職工的檔案進(jìn)行檢索和查詢，為教職工的升遷調(diào)動(dòng)等提供依據(jù)。最后，還可以有效節(jié)約資源。傳統(tǒng)檔案館管理方式大多以紙質(zhì)資料為主，會(huì)耗費(fèi)大量的紙張，不環(huán)保且占用大量存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理之后，僅需要一臺(tái)電腦就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，節(jié)約了資源和成本。

二、中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

(一)管理混亂，影響效率

當(dāng)前，中小學(xué)教職工的檔案信息按照其類型分屬于多個(gè)職能部門管理，教學(xué)檔案歸學(xué)校管理、人事檔案歸教育部門管理，科研檔案歸科研部門管理，還有很多資料由教師所在的年級(jí)進(jìn)行管理，總體來(lái)說(shuō)教職工的檔案管理非常混亂，缺乏系統(tǒng)性，沒(méi)有一個(gè)主管部門或者檔案共享平臺(tái)，導(dǎo)致教職工的檔案零散、不完整，也存在個(gè)人不正當(dāng)竊取教職工信息的行為，嚴(yán)重影響了教職工檔案管理的效率和質(zhì)量。

(二)缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

很多學(xué)校和教育部門在進(jìn)行教職工檔案信息化建設(shè)的工程中，往往忽視檔案的安全管理問(wèn)題，不重視防火墻或者殺毒軟件的安裝，給了不法分子可乘之機(jī)，很多教職工的檔案信息時(shí)有被竊取，給學(xué)校和教育部門乃至社會(huì)造成了巨大的損失。

(三)檔案管理人員信息化水平較低

雖然已經(jīng)對(duì)教育部門和各個(gè)學(xué)校的檔案管理人員進(jìn)行了相應(yīng)的技能培訓(xùn)，但是由于檔案管理人員學(xué)歷層次低、專業(yè)程度不高等原因，存在著檔案管理信息化水平較低的情況，嚴(yán)重阻礙了中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[2]。

(四)忽視紙質(zhì)檔案保存工作

實(shí)現(xiàn)檔案信息化之后，只需要做好電子檔案就可以了，忽視了紙質(zhì)檔案的用途，導(dǎo)致教職工檔案資料的不完整。

三、福建省寧德市古田縣教育局教職工檔案信息化建設(shè)實(shí)踐及啟示

(一)福建省寧德市古田縣教育局教職工信息化建設(shè)實(shí)踐

該縣共有中小學(xué)教職工3894人，再加上離退休的教師，共有個(gè)人檔案和專業(yè)技術(shù)檔案5600卷，檔案信息量非常大，檔案信息的收集、整理、儲(chǔ)存和開發(fā)等工作非常繁瑣，需要耗費(fèi)大量的精力，而且容易出現(xiàn)資料丟失損壞等問(wèn)題。因此，福建省寧德市古田縣教育局進(jìn)行了檔案管理的信息化建設(shè)，建設(shè)內(nèi)容和步驟如下：首先，建立了中小學(xué)教職工檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將現(xiàn)有的檔案資料掃描或者錄入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并進(jìn)行分級(jí)編號(hào)。其次，與學(xué)校加強(qiáng)聯(lián)系，要求各學(xué)校持續(xù)做好信息的收集和錄入工作。之前教職工的檔案信息通常由學(xué)校移交紙質(zhì)文檔，現(xiàn)在要求各學(xué)校要建立電子檔案室，對(duì)教職工的檔案信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，同時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案提交教育局，由教育局工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行審核。再其次，做好電子檔案信息的整理與保存工作，工作人員每個(gè)月對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的檔案信息進(jìn)行整理歸檔，并將整理完成的電子檔案信息保存到光盤、硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，避免電子資料的遺失；同時(shí)，在各個(gè)學(xué)校大力推廣檔案管理軟件，由于種種原因，各個(gè)學(xué)校之間錄入檔案信息依賴的軟硬件平臺(tái)有所區(qū)別，這就造成了教育部門與學(xué)校進(jìn)行檔案移交困難，因此古田縣教育局大力倡導(dǎo)各個(gè)學(xué)校使用同一套軟件，確保了教職工檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展。最后，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

(二)對(duì)中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的啟示

第一，建立健全檔案管理體制，由教育部門統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。中小學(xué)教職工檔案涉及到人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、科研檔案等多項(xiàng)內(nèi)容，檔案的管理也涉及到信息收集、整理、保存、分析、開發(fā)等多個(gè)環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)非常龐大的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，教職工檔案信息化建設(shè)還關(guān)系到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等，因此只有建立一套完善的管理體制，才能讓教職工的檔案信息化建設(shè)工作步入正軌。針對(duì)當(dāng)前存在的教職工檔案管理混亂問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)由教育部門牽頭，進(jìn)行統(tǒng)籌管理，形成教育部門負(fù)責(zé)檔案信息管理、審核，學(xué)校負(fù)責(zé)檔案信息收集、錄入的工作模式，解決檔案管理的混亂現(xiàn)狀，避免信息不完整、不安全等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

第二，重視檔案安全保密工作。在實(shí)際工作當(dāng)中，要對(duì)教職工的檔案進(jìn)行認(rèn)真研究，對(duì)各類檔案進(jìn)行密級(jí)界定，并對(duì)其進(jìn)行加密，在數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限上也要進(jìn)行加密，不同層級(jí)的人員看到的檔案信息應(yīng)該與其職級(jí)相一致，正確處理好檔案信息保密與利用關(guān)系。同時(shí)，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行清理，安裝防護(hù)軟件，避免檔案資料被竊取；此外，還要注意保存環(huán)境和方式，注意電腦及相關(guān)設(shè)備的防潮、防毒[3]。

第三，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行持續(xù)培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)技能和素養(yǎng)是確保中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)工作順利開展的基礎(chǔ)，因此必須要有一支專業(yè)檔案管理隊(duì)伍作為支撐。除了要求檔案信息管理人員自學(xué)外，教育主管部門也要對(duì)其進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)，幫助他們盡快熟悉和掌握相關(guān)技術(shù)。

第四，妥善處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系。中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)的目的在于實(shí)現(xiàn)檔案信息的易于管理性、安全性和共享性，但是并不能因此就否認(rèn)紙質(zhì)檔案的價(jià)值。紙質(zhì)檔案作為最原始的資料，具有不可復(fù)制性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等意義，是檔案信息管理不可忽視的、不可放棄的重要手段，在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)將兩者有機(jī)結(jié)合起來(lái)，互為補(bǔ)充，并做好原始紙質(zhì)檔案的保存工作和電子檔案的更新工作，將二者進(jìn)行合理的銜接。總之，中小學(xué)教職工檔案信息化建設(shè)是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)和客觀需要，也是教育部門和學(xué)校不斷完善自身的重要舉措，對(duì)于檔案管理的效率、質(zhì)量和安全等方面都具有非常重要的意義，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，教育部門和各個(gè)學(xué)校要做好準(zhǔn)備迎接這一機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(15)：142-143.[2]胡海鶯.人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境及對(duì)策建議[J].人力資源管理，2016（2）：176-177.[3]劉文軍.人事檔案信息化管理中的安全問(wèn)題[J].晉中學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（5）：119-121.

第二篇：關(guān)于檔案信息化建設(shè)的思考

關(guān)于檔案信息化建設(shè)的思考

摘要：實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步具有重要的作用，文章總結(jié)了目前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，并針對(duì)現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。關(guān)鍵詞：檔案；信息化；思考

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理的作用越來(lái)越凸顯。作為事務(wù)管理有機(jī)組成的檔案工作，如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和功能，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為政府排憂解難、完善服務(wù)，是每一個(gè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)深思的問(wèn)題。筆者結(jié)合自身多年的檔案管理工作實(shí)踐，總結(jié)目前檔案信息化的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題，并提出相關(guān)的解決途徑。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

1.檔案信息化建設(shè)觀念相對(duì)落后

管理人員的檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案無(wú)足輕重。因此，檔案事業(yè)難以得到應(yīng)有的重視，造成檔案事業(yè)的先天不足，經(jīng)費(fèi)投入得不到保證。同時(shí)，檔案工作者對(duì)檔案信息化重視不夠，缺少服務(wù)意識(shí)。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的非積極投入及非規(guī)范行為，最終會(huì)造成檔案信息化建設(shè)的延緩，造成檔案信息交流的障礙，影響檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱

檔案信息化建設(shè)必須具備一定的硬件條件，如要配備計(jì)算機(jī)、建立局域網(wǎng)、需要大容量的服務(wù)器、建立數(shù)據(jù)庫(kù)等，開發(fā)研制檔案管理專用軟件、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)日常管理與維護(hù)等，這些都需要大量的資金投入。目前，檔案管理機(jī)構(gòu)主要是吃財(cái)政飯，沒(méi)有能力通過(guò)提供社會(huì)化服務(wù)增加適當(dāng)收入。

3.檔案信息化建設(shè)中的管理人員素質(zhì)問(wèn)題

目前檔案館（室）普遍存在著人員少、文化素質(zhì)低、身體素質(zhì)差等現(xiàn)象。特別是檔案室的檔案管理人員多數(shù)不是專職檔案員，無(wú)暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機(jī)進(jìn)行檔案管理的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低，檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息還沒(méi)有得到充分挖掘和利用，不能滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展日益增長(zhǎng)的需要。

4.檔案信息化建設(shè)中的電子文件管理處于無(wú)序狀態(tài)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理正在逐步由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展。但目前大部分單位的電子文件仍處于無(wú)序管理狀態(tài)。主要表現(xiàn)在對(duì)于自己?jiǎn)挝煌ㄟ^(guò)網(wǎng)上發(fā)送的文件仍

實(shí)行雙軌制，即發(fā)送電子文件、紙質(zhì)文件存檔，對(duì)于從網(wǎng)上接收的其他單位的來(lái)文則只存打印出的紙質(zhì)文件。有的甚至因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原有的電子文件，這樣做完全破壞了檔案信息的統(tǒng)一性、完整性。由此可見，電子文件的管理并不像紙質(zhì)的管理那樣規(guī)范。

5.檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)滯后

檔案信息化建設(shè)的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，即用共同的信息技術(shù)和信息語(yǔ)言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說(shuō)：“如果不靠國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)來(lái)有效引導(dǎo)信息迅猛發(fā)展趨勢(shì)，必將出現(xiàn)一個(gè)電子混亂局面”。自1979 年以來(lái)，我國(guó)已頒布了不少檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，但其中絕大多數(shù)是針對(duì)紙質(zhì)、音像等檔案，針對(duì)數(shù)字化檔案的寥寥無(wú)幾。而檔案信息化建設(shè)主要面對(duì)的是數(shù)字化的檔案信息，這就需要從數(shù)字檔案信息的著錄、保護(hù)等方面入手，制定新的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范工作實(shí)踐。

二、檔案信息化解決對(duì)策

1.加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度

通過(guò)多種渠道，提高社會(huì)檔案意識(shí)和檔案工作者的信息化意識(shí)，正視信息化給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)和壓力，加深對(duì)實(shí)施信息化帶動(dòng)策略的理解。各檔案局（館）要把檔案信息化建設(shè)作為檔案業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，融于業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、目標(biāo)管理、執(zhí)法檢查等活動(dòng)之中。

2.納入發(fā)展規(guī)劃，提供經(jīng)費(fèi)保障

各級(jí)檔案部門應(yīng)積極爭(zhēng)取將檔案信息化納入本級(jí)政府的信息化建設(shè)總格局和檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃中，爭(zhēng)取財(cái)政投入并保持適當(dāng)增長(zhǎng)比例。一是根據(jù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)幅度，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設(shè)資金不足、供需矛盾突出的問(wèn)題。二是認(rèn)真做好檔案信息化建設(shè)的立項(xiàng)工作，財(cái)政部門要給予必要的支持，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入本級(jí)財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算。三是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)資金的統(tǒng)籌合理使用，引入信息化工程監(jiān)理機(jī)制，加強(qiáng)相關(guān)項(xiàng)目的前期研究和可行性論證。

3.加強(qiáng)與檔案信息化相關(guān)的政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)

要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。一是要學(xué)習(xí)研究國(guó)家有關(guān)政策、法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，研究建立檔案信息化發(fā)展的政策、法律法規(guī)體系，形成推動(dòng)檔案信息化工作的法制環(huán)境和保障體系。二是加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展課題研究，提高信息化建設(shè)決策水平。

4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管

檔案部門要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)在電子政務(wù)建設(shè)中的地位和作用，自覺(jué)把檔案部門的信息化工作與黨委、政府的辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和信息部門的支持。檔案局（館）要建立信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或明確分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作。加強(qiáng)信息交流與溝通，及時(shí)了解檔案數(shù)字化和電子文件歸檔情況，做到心中有數(shù)，做好分類指導(dǎo)。

5.加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

檔案部門在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

6.優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)

作為信息化前沿的檔案部門，面臨著信息爆炸和技術(shù)變革帶來(lái)的強(qiáng)大壓力，單一的人員結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要。因此，應(yīng)注意引進(jìn)信息管理方面的人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型的專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]花文博.論檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].科技傳播，2011（1）：27-28.[2]姚鳳嬌.談如何有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2011（4）：117.

第三篇：加快檔案信息化建設(shè)的思考

加快檔案信息化建設(shè)的思考

二十一世紀(jì)的今天，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。隨著信息社會(huì)的到來(lái)，信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。十六大報(bào)告中明確指出：“信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。中國(guó)已經(jīng)將信息化建設(shè)列為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的首要內(nèi)容。檔案工作必須盡快跟上社會(huì)發(fā)展的要求。

１９９６年４月，信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)國(guó)際會(huì)議在中國(guó)北京召開，會(huì)議用詩(shī)一般的語(yǔ)言發(fā)表了《信息時(shí)代宣言》：“百萬(wàn)年蒙昧，數(shù)萬(wàn)年游牧，幾千年農(nóng)耕，八百年工商；如今親眼目睹，一場(chǎng)洶涌澎湃的信息化世紀(jì)風(fēng)暴，正席卷著世界的每一個(gè)角落；從東到西，從南到北，從阿美利加到歐羅巴，從亞細(xì)亞到澳新大陸??不分種族、膚色、信仰、語(yǔ)言；不分地域、國(guó)度，信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的歷史進(jìn)程”。國(guó)家檔案局于２００２年１１月印發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，安全保障體系和隊(duì)伍建設(shè)。依托當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)工程，建立為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)

服務(wù)的檔案目錄信息中心。檔案部門一定要轉(zhuǎn)變觀念，必須把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容來(lái)抓。

一、檔案管理現(xiàn)代化、信息化重要而緊迫。

１、檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢(shì)。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，特別是隨著計(jì)算機(jī)管理檔案軟件的開發(fā)、利用、升級(jí)、以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)廣泛地應(yīng)用。但是從目前實(shí)際情況看，作為檔案主管部門的各級(jí)檔案局（館），由于多種條件的制約，利用的廣度和深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有系統(tǒng)外廣泛和普遍。例如郵電、銀行等部門，檔案管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)具備一定的規(guī)模。在這種情況下，如果我們的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的緊迫性，不僅會(huì)使自身檔案管理水平滯后，而且也會(huì)在檔案指導(dǎo)、監(jiān)督等方面出現(xiàn)知識(shí)領(lǐng)域的“空白”。發(fā)展下去，將使我們這支隊(duì)伍由“內(nèi)行”變成“外行”，由常規(guī)型的指導(dǎo)專家變成“科盲”、“機(jī)盲”。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須自上而下地研究解決檔案管理現(xiàn)代化、信息化所需要的經(jīng)費(fèi)、手段、技術(shù)應(yīng)用等問(wèn)題。

２、檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。例如銀行部門的檔案管理實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，各種信息資源在所有的科室都可以開發(fā)利用；領(lǐng)導(dǎo)也可以通過(guò)微機(jī)調(diào)閱各種信息，指揮生產(chǎn)，開展工作，所需材料很快就能打印出來(lái)，體現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)。有人曾以微軟公司的總裁比爾·蓋茨的ＳＯＨＯ辦公模式為例，對(duì)電子文件的易操作性作了特例描述：比爾·蓋茨可以坐在自己的家里通過(guò)視頻系統(tǒng)和一些高層次員工開會(huì)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與客戶在異地同起草一份合同文件。如果我們檔案系統(tǒng)上下也能構(gòu)成微機(jī)網(wǎng)絡(luò)，那么利用開發(fā)的檔案資料就十分便捷，服務(wù)領(lǐng)域也就能拓寬。

３、檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲(chǔ)量。

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。以軟盤為例，一張３．５英寸的盤子，有１．４４Ｍ字節(jié)，理論上可以存儲(chǔ)７０萬(wàn)漢字，超過(guò)厚厚的一本《紅樓夢(mèng)》，一張光盤的容量可以達(dá)到６００—４０００ＭＢ，可以存儲(chǔ)３５萬(wàn)張打印紙上的文字或十萬(wàn)頁(yè)圖形信息。一個(gè)保存３０萬(wàn)卷檔案的中等規(guī)模的省級(jí)檔案館，其紙質(zhì)檔案的排列長(zhǎng)度可達(dá)４—５公里，如果將其文字信息

錄入計(jì)算機(jī)，用ＣＤ—Ｒ刻錄保存僅需４００片，用ＤＶＤ的密度刻錄保存，僅需６０片，完全可以裝在一個(gè)公文包里。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、加快檔案現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，主要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué)化。

要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，主要做好幾方面的工作。

第一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。

加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域，使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。一個(gè)部門如果沒(méi)有一名知識(shí)型的領(lǐng)導(dǎo)主管業(yè)務(wù)工作，檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話，市、縣檔案主管部門要在提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平方面多搞一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)

有領(lǐng)導(dǎo)群眾的知識(shí)結(jié)構(gòu)。以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

第二、加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。

要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門的財(cái)力主要來(lái)源于各級(jí)政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時(shí)，作為上級(jí)檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問(wèn)題的辦法在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

第三、引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。

從目前基層檔案工作人員學(xué)歷上看，獲成人教育大專學(xué)歷的居多，大專院校畢業(yè)的大專以上學(xué)歷的人員居少，這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡(jiǎn)捷的辦法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的工作需要，對(duì)有發(fā)展前途的年輕同志，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在兩年內(nèi)完成全員上崗培訓(xùn)，建構(gòu)三級(jí)服務(wù)體系（單位內(nèi)部、行業(yè)內(nèi)部、面向社會(huì)），盡快建立局域網(wǎng)，著力加快數(shù)安化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源庫(kù)。

總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，爭(zhēng)取支持，加大投入，配備人才；要抓住機(jī)遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平、工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量；要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭(zhēng)取政府和上級(jí)部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

第四篇：對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)思考

對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)思考

摘要：隨著醫(yī)療條件的改善，IT技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的服務(wù)水平不斷提高，但是，醫(yī)院檔案管理的方式、方法未能全面跟上時(shí)代的步伐，處于比較滯后的狀態(tài)。開展醫(yī)院檔案研究的目的在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)更好地服務(wù)于大眾，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，突破傳統(tǒng)管理辦法的束縛，走網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動(dòng)化發(fā)展道路，建立穩(wěn)定的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)。本文立足于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義進(jìn)行分析，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的對(duì)應(yīng)措施，希望對(duì)檔案管理建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；措施；意義

醫(yī)院檔案載錄著醫(yī)院發(fā)展的各個(gè)印記，是醫(yī)院展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺(tái)，是解決新問(wèn)題、應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)的咨詢手冊(cè)，也是醫(yī)院制定未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠?yàn)獒t(yī)院文件查閱與利用帶來(lái)極大便利，提高醫(yī)院檔案管理水平，同時(shí)也為醫(yī)院未來(lái)發(fā)展提供了強(qiáng)大的資源支撐。信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已然無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)。而信息化的檔案管理，不僅有助于相關(guān)人員檔案的查閱與利用，同時(shí)亦有益于檔案資料的長(zhǎng)久保存。因此，在新時(shí)期，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)內(nèi)容及當(dāng)前現(xiàn)狀

新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理逐漸向信息化方向轉(zhuǎn)變，但是，仍然存在著許多亟待完善的地方。相關(guān)管理部門對(duì)檔案信息化的推進(jìn)效果并不理想，很多問(wèn)題得不到及時(shí)處理和解決。主要集中在以下三點(diǎn)：

（1）檔案信息化硬件和軟件比較滯后。在檔案信息化處理過(guò)程中，醫(yī)院并沒(méi)有進(jìn)行深入的改革性發(fā)展，依然采用陳舊的設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行管理，使得檔案信息化發(fā)展緩慢，統(tǒng)計(jì)和歸納的完成效果不理想。檔案信息化處理流程復(fù)雜、設(shè)備落后，給檔案管理的改革帶來(lái)了很大的阻礙。

（2）檔案信息化管理制度不完善。檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致檔案數(shù)量不全、資料不完整，甚至部分檔案在歸檔過(guò)程中丟失。檔案儲(chǔ)存室的部分檔案由于保管不善，紙質(zhì)內(nèi)容難以看清，而失去信息處處理價(jià)值。這些現(xiàn)象給檔案信息化處理帶來(lái)了極大困擾，常常需要重新處理編輯，影響信息化速度。

（3）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低。檔案管理不需要太高的技術(shù)，但對(duì)工作人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度比較高，需要工作人員耐心歸納，長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)性工作，以確保檔案的順利流轉(zhuǎn)。但是，檔案管理人員的流動(dòng)速度快，工作素養(yǎng)比較低，缺乏職業(yè)精神，給整個(gè)信息化處理帶來(lái)極大的負(fù)面影響。加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)于臨場(chǎng)、教學(xué)和研究等方面有著十分重要的指導(dǎo)意義。然而，傳統(tǒng)檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足當(dāng)代醫(yī)院發(fā)展的需要，亟需進(jìn)行技術(shù)和管理方式的更新。具體來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理對(duì)于醫(yī)院和醫(yī)學(xué)的意義分為以下三點(diǎn)：

（1）有利于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提高。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)分享是時(shí)代要求，也是檔案管理的必然選擇，便于醫(yī)學(xué)人員的學(xué)習(xí)和查看，提高檔案的利用率，增加檔案存在的價(jià)值。醫(yī)學(xué)人員可以從檔案記載中獲得大量的臨床病例，掌握臨床處理辦法，豐富自己的學(xué)識(shí)，帶動(dòng)醫(yī)院整體的醫(yī)療水平和服務(wù)水平，形成強(qiáng)有力的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。

（2）為醫(yī)學(xué)發(fā)展決策提供指導(dǎo)意見。檔案信息化處理后，在網(wǎng)絡(luò)上形成信息平臺(tái)，為醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的政策制定和醫(yī)院的具體改進(jìn)提供一定的指導(dǎo)，為正確決策發(fā)揮重要的作用。同時(shí)，檔案的信息化實(shí)現(xiàn)了醫(yī)學(xué)發(fā)展的信息化，為醫(yī)學(xué)領(lǐng)域提供準(zhǔn)確的發(fā)展方向，增加了政策決策的參考依據(jù)，對(duì)整體醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的進(jìn)步具有極大價(jià)值。

（3）檔案信息化為醫(yī)學(xué)知識(shí)的普及提供了可能。隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，普通大眾難以辨別先進(jìn)醫(yī)學(xué)治療辦法的優(yōu)劣，對(duì)眾多藥品的具體作用辨析能力較差。檔案信息化使得大眾有機(jī)會(huì)了解到臨床情況，增加對(duì)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的信心，減少焦慮情緒，為增加人們對(duì)醫(yī)學(xué)的信心提供了有力支撐。

加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

從醫(yī)院檔案信息化處理的諸多問(wèn)題和重要意義分析得知，醫(yī)院的檔案信息化改革已經(jīng)迫在眉睫，需要引起領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的高度重視，本人根據(jù)自身工作經(jīng)歷和總結(jié)，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施，分為以下三點(diǎn)：

（1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理人員的從業(yè)教育與規(guī)范化管理

檔案管理的從業(yè)人員是信息化工作的執(zhí)行者和落實(shí)者，對(duì)整個(gè)檔案管理改革具有特殊意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的管理和要求，從質(zhì)量和效率兩方面入手，提高醫(yī)院檔案信息化處理能力。首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟練掌握信息化處理方法；其次，對(duì)信息化成果進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行抽查，確保信息化成果的正確性；最后，改善工作人員的工作環(huán)境和工作待遇，滿足工作人員的生活需求，進(jìn)而使其全身心投入到工作中。檔案信息化的改革需要從工作人員的工作態(tài)度和工作方法入手，提高其工作責(zé)任心和使命感，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

（2）學(xué)習(xí)、引進(jìn)先進(jìn)的信息錄入和管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)生活已經(jīng)走進(jìn)人們的生活，滿足著人們的生活和精神需求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得現(xiàn)代數(shù)據(jù)成倍增加，信息處理難度進(jìn)一步加大。醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，離不開穩(wěn)定的工作設(shè)備。因此，醫(yī)院應(yīng)更新信息錄入設(shè)備和系統(tǒng)，為工作人員提供便捷的條件，促成網(wǎng)絡(luò)信息化的早日形成。在信息化處理的過(guò)程中，需要做到檔案的保存、保密工作，避免信息丟失的同時(shí)，還要做好保密工作，設(shè)置嚴(yán)格的查看要求，減少資源的外流。此外，電子檔案管理系統(tǒng)還需要進(jìn)行周期性維護(hù)，為網(wǎng)絡(luò)信息的穩(wěn)定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善電子檔案的潛在風(fēng)險(xiǎn)，才可以充分發(fā)揮檔案信息化作用，促進(jìn)檔案信息化的健康發(fā)展。

（3）完善醫(yī)院檔案信息管理制度，增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息安保力度

醫(yī)院檔案信息管理制度是進(jìn)行檔案改革的方針，對(duì)具體的改革內(nèi)容有著指導(dǎo)意義。醫(yī)院信息管理制度可以分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲(chǔ)以及檔案級(jí)別調(diào)整等多個(gè)方面。檔案不同的管理階段發(fā)揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環(huán)節(jié)，需要對(duì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)查看，確保檔案信息的完整；在檔案借閱環(huán)節(jié)，根據(jù)管理制度確定的權(quán)限，開展借閱活動(dòng)，并檔案進(jìn)行跟蹤，確保檔案的完整性和內(nèi)容的保密性；在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，需要做到分類擺放，定期查看，避免紙質(zhì)檔案變質(zhì)，失去保存價(jià)值。只有將醫(yī)院檔案信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)把握好，才可以將檔案信息安保工作做到位，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化處理。

總結(jié)

醫(yī)院檔案信息化是醫(yī)學(xué)檔案管理辦法的必由之路，對(duì)醫(yī)學(xué)發(fā)展和管理有著十分重要的作用。各個(gè)醫(yī)院都應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理辦法，建立高效、穩(wěn)定、科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，方便醫(yī)生的學(xué)習(xí)和研究。同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視檔案的信息化處理，對(duì)檔案工作積極支持，鼓勵(lì)工作人員克服苦難，信心十足的搞好檔案管理工作，為醫(yī)院的發(fā)展做出努力。

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潘攀（1976-），女，漢，湖北，本科，館員，研究方向：檔案管理。

第五篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問(wèn)題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來(lái)越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來(lái)越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說(shuō)就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過(guò)程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無(wú)車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問(wèn)題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問(wèn)題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對(duì)檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過(guò)程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒(méi)有真正發(fā)揮作用；另外，也沒(méi)有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無(wú)用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛(ài)業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無(wú)誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國(guó)家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識(shí)；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，通過(guò)著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問(wèn)題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國(guó)已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤為主，那么就要對(duì)光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期