第一篇：淺談檔案信息電子化

淺談檔案信息電子化

論文摘要：淺談檔案信息電子化論文關(guān)鍵詞：檔案 信息 電子化檔案信息電子化，就是用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)（紙質(zhì)或機(jī)讀形式的）進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息以供人們利用的過程。檔案信息電子化已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，形成這一趨勢(shì)的根本原因在于隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)得到了普及，整個(gè)社會(huì)信息化程度日益提高，在生產(chǎn)實(shí)踐中相應(yīng)生成了大量的電子檔案。盡管在電子檔案應(yīng)用的初期，人們往往是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般的電子檔案都被打印成紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，電子檔案本身還缺乏足夠的獨(dú)立性，但 2005 年 4 月1 日《電子簽名法》的正式實(shí)施以后，電子檔案的法律地位被法律明確規(guī)定下來了，檔案信息的電子化受到了空前重視，整個(gè)檔案管理模式的也相應(yīng)發(fā)生了重大變化。筆者作為一名基層檔案管理工作者，將就檔案信息電子化在檔案管理工作中的意義、當(dāng)前實(shí)施檔案信息電子化所存在的一些問題以及如何科學(xué)推進(jìn)檔案信息電子化工作等方面談?wù)勛约旱囊恍┞姟Ｒ粐?guó)家檔案局局長(zhǎng)毛福民曾指出檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理。檔案信息電子化，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式是一種超越，企業(yè)管理畢業(yè)論文在當(dāng)前和未來的檔案管理模式中處于一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)于切實(shí)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，提升檔案管理工作質(zhì)量有著重大意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)具體方面：

（一）檔案信息電子化，可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。傳統(tǒng)手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)，其對(duì)提高檔案管理工作的效率起著突出作用。（二）檔案信息電子化，可充分發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，大幅降低檔案信息加工工作的成本。傳統(tǒng)手工編研信息成果出版需要較大的成本，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。而檔案信息電子化，可一次較低成本投入，多次產(chǎn)出，許多檔案信息的開發(fā)和使用可以減少經(jīng)費(fèi)不足的限制，使得檔案管理工作可以大幅降低檔案信息加工工作的成本，檔案管理工作績(jī)效獲得跨越式提升。（三）檔案信息電子化，檔案信息的利用更為便利，可大大增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)功效。檔案信息電子化，信息成果可無限的復(fù)制、拷貝，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，不僅成本低，而且傳遞的方式也有許多革命性變化，變得非常快捷。檔案信息電子化的這些優(yōu)勢(shì)，不但提高了檔案信息的利用率，也拓寬了檔案管理工作服務(wù)范圍，利于發(fā)揮檔案管理檔案部門的服務(wù)功能。

第二篇：檔案電子化管理方案

管理與查閱。

具體實(shí)施方案： 檔案電子化管理方案目的：?jiǎn)挝粌?nèi)所有紙質(zhì)文件皆有電子檔備份，實(shí)行無紙化存檔，方便

一、文檔分類管理計(jì)劃：

1.辦公文檔：上下級(jí)來文，中心發(fā)文及相關(guān)圖片資料等 具體操作：按文件具體年份分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：3月19日-3月27日

2.業(yè)務(wù)文檔：中心各部門內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)文件資料，其中主要包括企業(yè)進(jìn)駐、孵化期間、畢業(yè)等一系列資料等

具體操作：按具體企業(yè)分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：3月28日-4月10日

3.物業(yè)文檔：企業(yè)簽訂的物業(yè)合同、孵化協(xié)議、安全責(zé)任書或是與中心相關(guān)的物業(yè)管理文件等。

具體操作：按文件具體年份分類歸檔。

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月11日-4月17日

4.財(cái)務(wù)文檔：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等

具體操作：按文件涉及內(nèi)容分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月18日-4月24日

5.人事檔案：中心在編人員、保安保潔的相關(guān)人事資料 具體操作：按人員分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月25日-4月30日

二、電子文檔備份操作流程：

1連接設(shè)備儀進(jìn)行文件拍照掃描，多頁(yè)文件需合成一個(gè)PDF文檔。2文檔及時(shí)準(zhǔn)確分類存放于各個(gè)文件夾中。

3在OA建立共享系統(tǒng)，使管理員可查閱各部門文件，本部門員工有權(quán)限查閱其部門文件。需跨部門查閱文件時(shí)需經(jīng)管理員授權(quán)。（該項(xiàng)技術(shù)需求待驗(yàn)證）

第三篇：工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理及特點(diǎn)

工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理及特點(diǎn)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工程項(xiàng)目建設(shè)也愈來愈得到深入發(fā)展，如何加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案資料管理是提高工程質(zhì)量的一項(xiàng)重要的工作。檔案是設(shè)計(jì)企業(yè)檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，工程設(shè)計(jì)單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的共性，又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)單位的特性，是以智力勞動(dòng)為主，多學(xué)科、多專業(yè)的知識(shí)技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其生產(chǎn)的設(shè)計(jì)產(chǎn)品是設(shè)計(jì)人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過程看，設(shè)計(jì)產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建設(shè)計(jì)劃、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場(chǎng)施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等諸項(xiàng)工作的依據(jù)條件，同時(shí)也是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最大、價(jià)值最高、使用頻繁的資源儲(chǔ)備即工程設(shè)計(jì)檔案。工程設(shè)計(jì)檔案直接記錄了設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實(shí)地反映了設(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)和掌握它的各種特點(diǎn)及其管理要求，對(duì)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。現(xiàn)就工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理及主要特點(diǎn)，談?wù)剛€(gè)人的體會(huì)。

一、工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1.在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄工程檔案系統(tǒng)，工程設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

2.工程設(shè)計(jì)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

3.工程設(shè)計(jì)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)工程檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理的益處

1.工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

2.工程設(shè)計(jì)檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，檔案的信息化可便于工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的情況的了解，因此做好工程設(shè)計(jì)檔案管理的信息化不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。工程設(shè)計(jì)檔案的信息化可從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)。

三、工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

工程設(shè)計(jì)檔案的主要特點(diǎn)為①成套性②形成的階段性③內(nèi)容的專業(yè)性④修改、補(bǔ)充的多變性⑤經(jīng)濟(jì)效益的社會(huì)性。

①設(shè)計(jì)單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為設(shè)計(jì)工作對(duì)象，把不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員組成一個(gè)項(xiàng)目組，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計(jì)程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設(shè)計(jì)工作，并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系不可分割的設(shè)計(jì)文件材料整體，從而決定設(shè)計(jì)檔案的成套性。一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)全部設(shè)計(jì)文件材料的總和，包括設(shè)計(jì)依據(jù)材料、中間設(shè)計(jì)成品和最終設(shè)計(jì)成品等，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁(yè)文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。②一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過設(shè)計(jì)準(zhǔn)備（即前期）階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段，因此，每個(gè)設(shè)計(jì)階段各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定文件材料形成的階段性。③一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)是由多種專業(yè)和設(shè)計(jì)人員按不同專業(yè)分別開展具體設(shè)計(jì)作業(yè)，又相互配合共同完成，每一專業(yè)設(shè)計(jì)文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動(dòng)的表達(dá)和存在形式，它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號(hào)和組成等都具有專業(yè)性的特點(diǎn)，其利用多數(shù)也是有針對(duì)性地按專業(yè)來進(jìn)行。④在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更，需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行必要修改和補(bǔ)充。比如設(shè)計(jì)本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯(cuò)；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應(yīng)的變化可能改變?cè)O(shè)備材料使用；施工方法的改變需要變更設(shè)計(jì)等等，這些不可遇見的意外情況都要求設(shè)計(jì)變更以適應(yīng)施工。有時(shí)有的圖紙需要多次修改、補(bǔ)充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應(yīng)是很嚴(yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點(diǎn)。⑤設(shè)計(jì)單位的工程設(shè)計(jì)檔案，是從事工程設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供設(shè)計(jì)圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開發(fā)利用的設(shè)計(jì)技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考復(fù)用，對(duì)外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設(shè)計(jì)檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要向社會(huì)提供服務(wù)的。

第四篇：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理是 工商行政管理工作的基礎(chǔ)保障和迫切需要 張家口市橋東區(qū)工商局辦公室 趙 欣 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，建立高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。工商行政管理部門負(fù)責(zé)企業(yè)注冊(cè)登記及市場(chǎng)監(jiān)管工作，保存著積累多年、數(shù)量巨大的企業(yè)開業(yè)、變更、注銷、年檢檔案資料及行政處罰案卷，同時(shí)，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。在日常的企業(yè)注冊(cè)登記、企業(yè)監(jiān)督管理、違章違法案件查處等工作中，經(jīng)常需要查閱企業(yè)的原始檔案資料。同時(shí)，公檢法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等單位以及社會(huì)各界也經(jīng)常到工商部門查閱企業(yè)檔案的原始資料。為了實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案電子化管理。

一、檔案資料電子化管理的概念及意義。檔案電子化管理就是通過電腦將檔案的每頁(yè)資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在以下幾方面的問題：

1、一份文書檔案、企業(yè)檔案、案件檔案的查詢，首先檔案管理人員要查閱紙制目錄，不斷翻看確定檔案所在的卷柜，而后調(diào)出，接著又要經(jīng)過查詢?nèi)藛T的反復(fù)翻看，對(duì)于不斷增加的企業(yè)檔案和每天大量的查詢?nèi)藬?shù)來說，人工管理檔案是一種浪費(fèi)人力和不安全的解決方法。

2、工商管理部門面對(duì)的來自公安、檢查院、法院等單位的查詢用戶，檔案檢索調(diào)檔，手續(xù)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。對(duì)于工商局來說，它所面對(duì)的查詢用戶主要是來自公安、檢查、法院的辦公人員以及律師，常此以來的查詢方法不僅手續(xù)煩瑣，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這些都是查詢?nèi)藛T所深深感受到的。在解決了檔案數(shù)字化以后，可將處理過的信息檔案掛接到網(wǎng)上，通過授權(quán)用戶權(quán)限的方式，將信息共享，這樣會(huì)使雙方的煩瑣都大大的減少。

3、檔案的原件經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復(fù)的查詢、翻看和復(fù)印，面對(duì)每天的大量的查詢?nèi)藬?shù)，難以永久完整的保存原件。工商企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的建立，具有以下幾方面意義

1、實(shí)行文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案多門類、多載體的集中統(tǒng)一管理。

2、應(yīng)用于工商行政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，能夠快速查閱到各種檔案資料，大大提高了工作效率。

3、完全保留檔案的原貌，提高檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度。

4、大大減輕檔案工作人員的工作量，提高檔案的日常管理效率。

5、查閱檔案時(shí)不使用原件，加強(qiáng)了對(duì)檔案的日常管理。

6、通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的異地查詢，消除了因地域而帶來的通信障礙。

7、對(duì)社會(huì)的有償服務(wù)也取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，幾年內(nèi)即可收回投資。

二、實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化管理的軟、硬件的配備。

1、實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理必須夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立起綜合檔案室?guī)旆俊㈤営[室，設(shè)立專業(yè)的管理人員，并協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的歸檔、使用。

2、購(gòu)買密集架，配置專用于檔案管理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的電腦。以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、觸摸屏等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。并配備空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)記錄儀、滅火器材等必要設(shè)施。

3、開發(fā)適合本單位實(shí)際的文書檔案管理軟件。

4、購(gòu)買工商業(yè)務(wù)檔案電子化系統(tǒng)。

三、實(shí)行檔案集中管理的意義。目前在工作中，各部門分別管理檔案，遇到了很多問題。經(jīng)常發(fā)生因管理?xiàng)l件受限、管理不善、無專業(yè)管理人員而導(dǎo)致檔案丟失、裝訂不規(guī)范屢次大規(guī)模重新整理等諸多事件。將文書檔案、企業(yè)檔案、案件業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案集中統(tǒng)一管理。由各部門移交至局檔案室進(jìn)行統(tǒng)一存放，分類使用，既解決了方便快捷查詢問題，減輕人員負(fù)擔(dān)的問題；又實(shí)現(xiàn)了所有檔案的統(tǒng)一歸檔、安全存放和專業(yè)規(guī)范管理。

四、檔案電子化管理需要注意的問題。

（一）注重資料的平時(shí)收集。資料的平時(shí)收集管理是檔案齊全性、準(zhǔn)確性、原始性的根本保證。

1、明確綜合檔案室、業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的工作職責(zé)。建立文書、資料的歸檔制度，檔案管理人員的歸檔職責(zé)，使平時(shí)的收集工作落實(shí)到人，多渠道地把應(yīng)該歸檔的檔案全部收集起來，調(diào)整、補(bǔ)充現(xiàn)有檔案信息。

2、是各部門在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行整理、立卷，并定期向綜合檔案室移交，保證各類檔案信息能及時(shí)更新，充分反映其現(xiàn)實(shí)情況。

3、明確歸檔的質(zhì)量要求。歸檔要求是保證歸檔質(zhì)量的重要措施和關(guān)鍵。收集文書檔案、業(yè)務(wù)檔案歸檔案卷的質(zhì)量要求是：歸檔的文件應(yīng)齊全完整；遵循材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持

材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以及平常注重歸檔資料的行文規(guī)范，保證入室檔案的質(zhì)量。

4、及時(shí)對(duì)采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動(dòng)化的電子掃描等方法，進(jìn)行輸入、校對(duì)、管理。對(duì)能形成檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

（二）多級(jí)權(quán)限劃分。要對(duì)每一檔案都設(shè)定權(quán)限。從對(duì)檔案的操作角度設(shè)定無權(quán)限、查看權(quán)、修改權(quán)，從瀏覽權(quán)限按原件內(nèi)容的不同，設(shè)定查詢?nèi)藛T是否可以查看、打印某些原件。系統(tǒng)要有高度嚴(yán)格的安全性及保密性。并要滿足工商企業(yè)管理部門對(duì)外查詢服務(wù)需要，提供通過局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)對(duì)工商檔案條目信息的查詢，甚至包括對(duì)原件的查閱，同時(shí)，針對(duì)查詢的具體要求，還要限制檔案頁(yè)僅被查看，而不能打印或存盤。

（三）明確綜合檔案室與業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的業(yè)務(wù)流程。制定嚴(yán)格的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和移交程序，凡不按標(biāo)準(zhǔn)整理或規(guī)定程序進(jìn)行移交檔案的，綜合檔案室拒絕接受移交，并要求相關(guān)業(yè)務(wù)股室按標(biāo)準(zhǔn)重新整理或規(guī)定程序移交檔案。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。加強(qiáng)檔案建設(shè)，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案的完整、專業(yè)、現(xiàn)代化的管理，可謂功在當(dāng)代，利在千秋。

第五篇：檔案電子化管理考察報(bào)告

檔案電子化管理考察報(bào)告

為了進(jìn)一步做好我單位的檔案電子化管理工作，2011年12月10日至13日，由檔案科、文印中心、信息管理部組成的考察組赴北京XX公司就檔案電子化管理、文印工作進(jìn)行了考察學(xué)習(xí)。并與對(duì)方的檔案人員和文印人員進(jìn)行了深入交流。現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下。

一、考察目的1、檔案管理主要包含的范圍；

2、檔案密級(jí)的確定程序；

3、檔案查詢權(quán)限的確定與管理；

4、設(shè)計(jì)文件電子檔案的利用問題；

5、檔案管理級(jí)別的提升需要做的工作。

二、對(duì)方的組織形式 根據(jù)工作需要，XX公司成立了文印中心和文控部。

文印中心職能和我單位差不多，主要職能除了完成常規(guī)的文印工作外，還為項(xiàng)目組提供圖紙掃描服務(wù)，裝備水平應(yīng)該說是一流的。五十萬甚至上百萬元的設(shè)備好多臺(tái)。

文控部人員由原圖檔部門的檔案管理人員與項(xiàng)目部的項(xiàng)目文控秘書人員組成，文控部對(duì)文控秘書、檔案人員實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。文控部的成立為實(shí)現(xiàn)文檔一體化的目標(biāo)提供了組織和人員上的保證，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)搭建了一個(gè)強(qiáng)有力的平臺(tái)。從而使檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入到項(xiàng)目的文件過程控制中去，檔案人員對(duì)文控人員進(jìn)行文件 1

圖紙驗(yàn)收、收集、分類、組卷、編號(hào)、整理等專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，達(dá)到項(xiàng)目結(jié)束后文控人員直接歸檔入庫(kù)上架，從而實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目文件控制與檔案管理的一體化。

三、對(duì)方的檔案管理情況

1、文書檔案和我們基本差不多，只是只保存紙質(zhì)文件。原因是文書檔案不對(duì)外，進(jìn)館查閱的人很有限。

2、工程文件：說明書、計(jì)算書、底圖等保存紙質(zhì)文件和電子掃描文檔，籃圖不保存。

3、工程檔案的掃描問題：

工程檔案的掃描工作根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況而定，一般是每隔兩年左右進(jìn)行一次，工作形式是外包，由外面的服務(wù)機(jī)構(gòu)派人員攜帶設(shè)備上門服務(wù)。這樣安排，還有一個(gè)重要原因是考慮了項(xiàng)目完成后還有變更的問題。

4、工程檔案的收集問題：

工程檔案的收集工作由項(xiàng)目文控秘書負(fù)責(zé)，項(xiàng)目結(jié)束后根據(jù)檔案要求整理完善后，交檔案人員編目上架。這樣安排的原因是：檔案人員不可能完全了解項(xiàng)目具體包含哪些內(nèi)容，只有項(xiàng)目文控秘書才有可能做的更完善。

5、檔案的收集范圍及密級(jí)確定

檔案的收集范圍是按集團(tuán)公司的統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，總的來說和我單位差別不大，包括：文字、圖紙、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。

檔案密級(jí)的確定由公司總工辦的一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，密級(jí)確定后通知檔案管理人員照章管理。涉密的檔案不上管理系統(tǒng)，也就是說在局域網(wǎng)上不能

查閱。

6、查詢權(quán)限及電子檔案的再利用問題

除密級(jí)檔案外，其它檔案對(duì)全公司人員開放、只要登錄查詢系統(tǒng)均可查閱，但不能打印和下載。需要下載或打印時(shí)，需通過審批后，由計(jì)算中心授權(quán)。

檔案庫(kù)房只保管掃描的電子文檔，設(shè)計(jì)的CAD圖沒有簽名不算檔案，由專業(yè)室和項(xiàng)目組保管。

7、檔案管理級(jí)別

XX公司的檔案在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期就已經(jīng)升為國(guó)家級(jí)了，目前沒這方面的問題。但他們的看法是：一是裝備，二是管理，這些上去了，升級(jí)是水到渠成的事。

四、對(duì)我單位檔案管理工作的建議

1、學(xué)習(xí)XX公司的模式，檔案的收集從項(xiàng)目開始。建議項(xiàng)目組成立后指定文控秘書負(fù)責(zé)項(xiàng)目的文件處理和檔案收集工作，項(xiàng)目完成后及時(shí)將文檔移交檔案科直接歸檔入庫(kù)上架，實(shí)行項(xiàng)目文件控制與檔案管理的一體化管理。

2、加快掃描步伐形成電子檔案庫(kù)，為設(shè)計(jì)、科研人員直接通過局域網(wǎng)進(jìn)行查閱創(chuàng)造條件。根據(jù)庫(kù)存檔案實(shí)際情況，由檔案科擬訂掃描方案，由文印中心安排人力加大掃描力度盡快完成。

3、日常的檔案掃描工作與文印工作結(jié)合起來，不論是圖紙還是文字材料，在出文印中心之前直接形成電子文檔，整理完畢后直接通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)

移交檔案科，提高工作效率，簡(jiǎn)化交接手續(xù)。

4、加強(qiáng)檔案人員及項(xiàng)目文控人員的專業(yè)化培訓(xùn)工作，提高檔案管理水平，為我單位檔案管理級(jí)別的晉升創(chuàng)造條件。

檔案電子化管理考察小組

二〇一一年十二月十五日