第一篇：會議室預約流程

X XX 公司 會議室管理暫行辦法1、、目的與適用范圍

1.1 目的：為了充分利用會議室的功能，給公司同仁創造一個良好的工作環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開。現結合本公司的實際情況，制定此會議室使用申請實施細則。

1.2 責任：會議室使用管理由公司人力資源部負責，并實施監督 2 2、會議室使用申請辦法

2.1 會議室是用于召開會議、內部培訓、接待客戶、招聘面試的地方，未經允許不得挪借他用。

2.2 公司的會議室管理由公司人力資源部統一負責。

2.3 為了避免使用會議室的時間發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天郵件通知總秘，若臨時會議則至少提前二個小時通知總秘。總秘根據預約時間先后統一安排會議室。

2.4 會議室安排原則上以已經填寫預約申請使用單為主，如遇突發急需使用會議室的申請人應與已預約申請人適當協商解決，并知會總秘。

2.5 各部門使用會議室時，需要填寫會議室使用申請表，明確使用時間、是否使用設備、參加人數等。

2.6 如遇到會議室使用時間發生沖突，要堅持局部服從整體原則。公司會議優先于部門會議，部門會議本著重要性、緊急有限的原則自行解決。

2.7 開會期間，請愛惜會議室的設施以及物品，如投影儀、電腦、激光筆等，其他人員不得擅自使用和操作，會議室的相關設備請勿隨意帶離會議室。

2.8 會議結束后，申請人應及時整理會議場地（包括桌椅的歸位、衛生清潔），關閉各種電器，切斷電源。如發現設備故障和公共物品損害應及時知會總秘，以便及時報修。3、流程/ / 程序

流程節點 申請人 人力資源部 4、備

注：

①臨時舉行會議，請盡量提前通知，方便安排會議室并準備相關事宜。

②臨時取消使用會議室，如申請人無提前通知，于預訂會議開始 15 分鐘后撥打電話詢問原因，并提醒預訂會議開始時間半小時后無使用會議室，可能安排至其它會議。

③需延長會議時間，請提前告知，方便安排。5、生效時間

此制度自 2013 年 4 月 1 日起生效。6、附錄

《會議室管理登記表》、《會議安排單》 會議室使用申請表

申請部門

申請會議室

使用時間

****年**月**日

時

至

時

會議內容

參加人數

主持人

出席領導

需準備事項

其他要求

申請部門

負責人意見

總秘意見

莊子云：“人生天地之間，若白駒過隙，忽然而已。”是呀，春秋置換，日月交替，這從指尖悄然劃過的時光，沒有一點聲響，沒有一刻停留，仿佛眨眼的功夫，半生已過。

人活在世上，就像暫時寄宿于塵世，當生命的列車駛到終點，情愿也罷，不情愿也罷，微笑也罷，苦笑也罷，都不得不向生命揮手作別。

我們無法挽住時光的腳步，無法改變人生的宿命。但我們可以拿起生活的畫筆，把自己的人生涂抹成色彩靚麗的顏色。

生命如此短暫，豈容隨意揮霍！只有在該辛勤耕耘的時候播灑汗水，一程風雨后，人生的筐簍里才能裝滿碩果。

就算是煙花劃過天空，也要留下短暫的絢爛。只有讓這僅有一次的生命豐盈充實，才不枉來塵世走一遭。雁過留聲，人過留名，這一趟人生旅程，總該留下點兒什么！

生活是柴米油鹽的平淡，也是行色匆匆的奔波。一粥一飯來之不易，一絲一縷物力維艱。

前行的路上，有風也有雨。有時候，風雨撲面而來，打在臉上，很疼，可是，我們不能向生活低頭認輸，咬牙抹去臉上的雨水，還有淚水，甩開腳步，接著向前。

我們需要呈現最好的自己給世界，需要許諾最好的生活給家人。所以，生活再累，不能后退。即使生活賜予我們一杯不加糖的苦咖啡，皺一皺眉頭，也要飲下。

人生是一場跋涉，也是一場選擇。我們能抵達哪里，能看到什么樣的風景，能成為什么樣的人，都在于我們的選擇。

如果我們選擇面朝大海，朝著陽光的方向揮手微笑，我們的世界必會收獲一片春暖花開。如果我們選擇小橋流水，在不動聲色的日子里種籬修菊，我們的世界必會收獲一隅靜謐恬淡。

選擇臨風起舞，我們就是歲月的勇者；選擇臨陣脫逃，我們就是生活的懦夫。

沒有淌不過去的河，就看我們如何擺渡。沒有爬不過去的山，就看我們何時啟程。

德國哲學家尼采說：“每一個不曾起舞的日子，都是對生命的辜負。”讓我們打開朝著晨光的那扇窗，迎陽光進來，在每一個日出東海的日子，無論是鮮衣怒馬少年時，還是寵辱不驚中年時，都活出自己的明媚和精彩。

時間會帶來驚喜，只要我們不忘記為什么出發，不忘記以夢為馬，歲月一定會對我們和顏悅色，前方也一定會有意想不到的驚喜。

人生忽如寄，生活多苦辛。

短暫的生命旅程，別辜負時光，別辜負自己。

愿我們每一個人自律、陽光、勤奮，活成自己喜歡的模樣，活成一束光，

第二篇：會議室預約管理系統方案書

會議預約管理系統

系 統 方 案

目 錄

一、系統概述.........................................................................................3 1.1 什么是會議預約管理.................................................................3 1.2 會議管理趨勢............................................................................4

二、系統功能.........................................................................................5 2.1 功能特點....................................................................................5 2.2 系統優勢....................................................................................6 2.3 系統界面....................................................................................7

三、系統部署.......................................................................................10 3.1 安裝示意圖..............................................................................10 3.2 安裝實景圖..............................................................................11

四、會議顯示.......................................................................................12

五、應用行業.......................................................................................13 5.1 教育行業..................................................................................13 5.2 法律行業..................................................................................13 5.3 醫療保健..................................................................................13 5.4 企業..........................................................................................13

一、系統概述

為符合現代信息化的考慮，在辦公樓的底樓進出大廳設置一套多媒體信息顯示公告系統，用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。每個會議室外面的走廊區域設置一套多媒體信息顯示公告系統，用于顯示該會議的會議內容，參與人員等信息。會議休息區設置一套多媒體信息顯示公告系統，用于顯示各會議室的使用情況和各種及時資訊等。

該系統可以顯示各種集團內和公共的通知/通告，各種社會公共信息（如天氣預報、新聞等公共信息）、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash等形式顯示各種其它信息。

1.1 什么是會議預約管理

? 會議預約管理

線下型管理：

這種會議管理方式比較集中在一些還沒有進行信息化改造的企業，會議安排全部依賴人工的上傳下達，還需要協調其他部門，對會議資源的使用進行安排沒有一套有效的對人、時間、資源、過程的可以記錄管理。線上型管理：

這種會議管理方式比較集中在一些大型企事業或500強企業，已經有比較完善的辦公流程和辦公軟件的支撐，常用的軟件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成這類應用。這種會議管理方式對會議成員、資源、時間等做了充分的協調，是比較先進的會議管理方式。

? 會議室管理

粗放型管理

這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴格的限制，可以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設備、網絡設備、茶水服務、清潔服務）有召集人用傳統的電話通知或人工通知方式傳達。這種方式在會議的協調性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的上傳

下達所浪費的時間很多，不利于辦公效率的提高。人工型管理

這類管理方式采用由專門的部門或人對會議室的進行安排，所有會議的召集和訪客的管理，相關的會議資源也有此人進行協調。這種方式雖然只有一個人或一個部門統一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管理效率，缺點是對于工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子表格記錄。

1.2 會議管理趨勢

二、系統功能

為降低使用會議室所需的人力成本、提高召開會議的效率、提供系統化的會議過程管理，特研發了這套“會議預約管理系統”。該系統簡化了會議室管理，靈活調度手段可以及時進行會議室預定，并且可以郵件或短信通知與會者確認。所有用戶無需安裝和配置，因為系統就是基于B/S架構，直接通過瀏覽器使用。

2.1 功能特點

? 可對操作員進行增加、刪除、修改操作，可以靈活設定操作員的管理權限。? 可自定義會議室名稱，并進行增加、刪除和修改操作。可以設定會議室的使用時段。可以設定會議室的使用權限，讓只有擁有權限的用戶才可以預定這個會議室的會議。

? 可對企業的工作部門進行增加、刪除和修改操作, 企業內部各部門按樹狀列表顯示。

? 可對企業員工進行增加、刪除、修改操作。可以直接創建企業員工的系統賬戶。可以查詢企業內所有員工的聯系信息。

? 操作員可以創建、撤銷、恢復會議預定。系統管理員可以操作所有會議記錄。

? 可以在日歷上拖放創建會議，可以創建周循環會議和月循環會議。

? 可以查詢會議室的預定信息、并以日歷的方式直觀展示出來。? 可以匯總本周或本月內，關于個人用戶參加的會議和預定記錄。? 系統支持通過E-mail、手機短信等方式，對參會人員進行會議信息通知及提醒的功能。

? 可以統計會議室的無效會議占用，會議的召開效率、會議室的使用率等。? 可對系統操作日志進行管理，查詢所選時間段內的操作日志；記錄系統服務的操作日志，會議狀態、預約狀態的操作和變化信息等； ? 可實現數據庫的備份，可修改用戶登陸密碼。

? 會議室顯示屏可以顯示當前會議室的會議內容，也可以顯示所有會議室的會議信息。當沒有會議召開時可以顯示其他內容，如：天氣預報、多媒體視頻、新聞資訊等。

? 會議顯示屏版面可以自定義，實現中英文顯示；可以發送通知到會議屏上；可以遠程開關會議顯示屏，可以遠程監控會議顯示屏。

2.2 系統優勢

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會議進程免打擾 會議安排無紙化 會議信息電子化 會議記錄數據化 使用狀況對比化 會議進程可視化 操作使用圖形化 會議預約異地化

2.3 系統界面

三、系統部署

會議室門口、咖啡廳、大堂等地安裝一臺顯示器和播放器，播放器和顯示器之間用VGA線連接，播放器網口插入網線設置好IP地址連入服務器。會議系統采用B/S架構，安裝在服務器里，網內的用戶通過自己的賬號進入系統進行會議預約。所有的會議預約信息由播放器準時在屏幕上顯示。顯示的內容樣式可以自定義。因為采用了B/S架構，服務器可通過企業內的核心交換機接入互聯網，用戶可以隨時隨地的進行會議預約操作。

3.1 安裝示意圖

3.2 安裝實景圖

四、會議顯示

五、應用行業

5.1 教育行業

利用會議預約管理系統安排會議和活動，簡化調度和協調非教育活動策劃，每個事件管理所需的所有設備和資源，以及用戶之間共享調度信息化解決方案。

5.2 法律行業

明了的資源調度室是律師事務所必不可少的。使用會議預約管理系統安排客戶會議，證言，視頻會議等，并確保A/V設備，餐飲服務等始終同步協調。

5.3 醫療保健

醫院、多醫師設施，診所和研究實驗室都需要一個明確的，有效的協調制度，讓他們有更多的時間來工作。看看會議預約管理系統授權簡化調度的醫療服務。

5.4 企業

具有可擴展，易于安裝的功能，不強調現有的IT資源，會議預約管理系統可以通過定制與現有系統無縫集成，處理任何調度需求。

第三篇：會議室工作流程

會議室工作流程

一、會議前期準備

（一）查看會議室使用通知單

1、認真查看會議時間、會議地點、會議召集人、會議承辦科室、聯系人、參會人數等，做好相關準備工作。

（二）會場布置

2、檢查會場筆、茶杯、文件夾等必要設施和工具情況，缺少時及時補充。

3、聯系會議聯系人，準備桌簽、橫幅及其他特別要求的工具用品等。

（三）會前檢查

4、檢查會議桌、臺面、地面及會議用儀器衛生及物品擺放是否規范。

5、通知水電科，提前30分開啟會議室相關區域的照明、空調設備，確保正常使用，溫控適中。

6、通知水電科，提前30分鐘調試會議室音響、話筒、投影儀等必要設備，確保正常使用。

7、復核會議通知單的所有要求，檢查橫幅、桌簽擺放及內容，確保擺放正確，內容無誤，檢查茶葉開水是否充足到位。

8、檢查告示牌、“簽到處”、簽到冊的擺放及內容是否無誤。

（四）人員安排人員

9、會務服務人員提前30分鐘站立門口，迎接參會人員到來。

10、通知水電科音響設備控制人員提前30分鐘到達控制區域，做好準備工作，并全程跟蹤會議，處理應急事務。

二、會議現場服務

（一）主席臺服務

11、保持主席臺上的衛生干凈整潔。

12、明確主席臺總人數和各排人數、主要領導的座位和生活習慣及服務標準、工作要求。

13、會前15分鐘，排隊進入會場倒水，初次倒水為茶杯50%-60%，茶杯的花色圖案要對正主人，茶杯把手向里呈45度。

14、第一次30分鐘續一次水，以后每隔40分鐘續水，三次后要重新泡茶。

15、會前10分鐘，按照各自分工就位，照顧與會者入場、就坐。

16、會議進行中，主席臺一側確保至少設一人觀察臺上情況，處理應急事務。

（二）場內服務

17、保持會場衛生干凈整潔，及時清理會場垃圾。

18、會議進行中要及時續水。

19、會議休息或休會時，要及時打開窗簾，按規范要求站到自己的位置，照顧與會者出入或退場。

三、會議后續服務

（一）會場收尾工作 20、引導與會人員出入。

21、清理桌面，傾倒茶水，收集茶杯，及時清洗、消毒備用。

22、檢查補充缺少紙筆等必須品。

23、撤下會標、桌簽、指路牌等標志。

24、通知水電科，檢查電器設備是否完好，并及時切斷電源。

25、全面清理會議室衛生，檢查無誤后拉好窗簾，關閉門窗。

（二）如果有必要，按照會議前期準備流程，做好下一場會議前期準備工作

四、總結與評估

26、認真填寫會議服務記錄表，并由會議室使用人簽字后及時交回政秘科。

27、會議室服務人員認真總結整場會議服務情況，不斷提升會務服務水平。

第四篇：會議室倒水流程

會議室倒水流程

1、順序：開會倒茶,從右邊開始（領導先,順時針順序進行）倒水后,壺嘴不要對客人，要從客人右邊倒。主席臺一定要從客人背后加水。

2、添水時，如果是有蓋的杯子，應用左手的小指和無名指夾住高杯蓋上的小圓球，用大拇指、食指和中指握住杯把，從桌上端下茶杯，腿一前一后，側身把水倒入杯中。

3、客人的工作或交談的話，要說一聲“對不起”，倒水時要注意不要太滿,以杯的七八分滿為宜。端放茶杯動作不要過高,更不要從客人肩部和頭上越過。

4、續水時不要把壺提得過高,以免開水濺出。不要不端茶杯直接倒水或把杯蓋扣放桌上。

5、續水，一般在活動進行15--20分鐘后進行,要隨時觀察會場用水情況，遇到天熱時就要隨時加倒，續水時瓶口要對準杯口，不要把瓶口提得過高，以免濺出杯外。如不小心把水灑在桌上或茶幾上，要及時用小毛巾擦去。不端下茶杯，而接在桌上或茶幾上往杯中倒水、續水，是不符合操作規范的。在往高杯倒水、續水時，如果不便或沒有把握一并將杯子和杯蓋拿在左手上，可把杯蓋翻放在桌上或茶幾上，只是端起高杯來倒水。服務員在倒、續完水后要把杯蓋蓋上。注意，切不可把杯蓋扣放在桌面或茶幾上，這樣既不衛生，也不禮貌。如發現賓客將杯子放在桌面或茶幾上，服務員要立即斟換，用托盤至托上，將杯蓋蓋好。

5、倒過水后，要逐杯加以檢查。檢查時，可用于觸摸一下杯子的外壁，如果是熱的，表明已倒過水，如果是涼的，說明漏倒水了，要及時補倒。

6、會議開場前選擇好加水時間會議加水時間一般要選擇在會議開始前5分鐘左右。

第五篇：醫院預約回訪的流程

醫院預約回訪的流程

咨詢室

1、短信和電話咨詢結束前，必須詢問：“請問，需要我幫您預約嗎？這樣您可以節省很多等候時間。”不管患者是否持有異議，都應說明采用預約的方式將在我院享受的待遇，并告知該醫生每天的預約名額（一般我們說每位醫生每天只預約3人，并告訴患者，他是該日的第三人）。

2、在得到對方允許的情況下，詳細問明對方基本情況，填寫預約卡，并通知對方就診大致時間、地點及導診姓名。

3、將預約卡立即送達導診臺值班導診。

導診臺

4、在導診臺為每位醫生建立一份《預約回訪日志》，將預約患者資料在該醫生《預約回訪日志》上登記，安排掛號，并根據患者人數情況，安排就診順序及每位患者具體就診時間。

5、每天早晨將全天預約名單送達醫生手中，并幫助醫生填寫預約日志，使醫生可以合理安排坐診時間。

6、患者到達后，導診核對預約內容，核對無誤后，將預約卡轉交患者，實行全程陪護。

醫生

7、醫生認真填寫《預約回訪日志》，并于每天早晨查對，合理安排接診時間。對于未復診患者，馬上填寫回訪單，通過導診轉交咨詢室。)

咨詢室

8、咨詢室接到回訪單后，馬上以短信或電話的形式通知患者及時復診。