第一篇：展會前準備工作

一、地點：威海會展中心

二、時間：XX年5月22日——26日

三、展位面積（4個），4×1

2四、會展物品準備

現場解說或放些輕音樂

五、著裝禮儀要求

1、所有員工穿白色上衣，藍色或黑色褲子，黑色皮鞋。

2、女士可略施粉黛，切忌濃妝艷抹。

3、男士留胡須的修正整齊，不留胡須的刮凈。

4、頭發梳理整齊，清潔衛生。

5、禮貌接待顧客，面帶微笑。

6、迎送使用禮貌用語，耐心為顧客講解和服務。

六、入場前物品準備分工

1、施總監督指導，宏觀調度

2、宣傳資料的設計印刷..指導負責...協助

3、展會展架的設計及平面宣傳廣告位的制作..指導

4、物品準備表中紅色部分...負責

5、物品準備表中綠色部分...負責

6、物品準備表中藍色部分...負責7、4月19日第一次物品準備是否齊全檢查...負責8、4月21日下午第二次物品準備是否齊全檢查...負責

七、4月22日早上7點，入場安排

1、車輛及物品搬運安排...負責

2、...把準備好的物品有次序放好，能打包的打包，列出清單。

3、...負責裝運現場統一協調，...配合。

八、展會期間

1、所有物品運到后全面對照清單盤點一遍，會展期間的物品保管，李秋娟負責

2、現場總指揮，人員調度，.協助。

3、產品介紹...負責

4、報紙及產品手冊的發放..負責

5、午餐安排...負責

6、每日會展結束前物品的清點...負責

7、可在展廳存放的物品的規整、存放...負責

8、當日需運回公司的物品及存放，次日帶回...負責

9、當日來威經銷商、意向商的陪同及安排...負責

10、其他未盡事宜根據現場需要，聽從統一調度，互相協作。

九、展會結束

所有以上人員到場，運回展會物品，負責前期物品準備的人員和物品保管人員清點相應物品，程序依照展會前期搬運安排。搬運回公司后，物品回歸原位。

第二篇：參加展會前須做足準備工作

據國外專門機構的調查，參觀者對展會各因素的記憶順序包括：展品吸引力39%，操作演示25%，展臺設計14%，展臺人員表現10%，散發資料8%，展出者的名氣4%。由此可見，參展商并不是有名氣就可高枕無憂了，關鍵在于展會現場的表現。

首先，展品選擇是第一位的。展品是給觀摩者留下印象的最重要因素。展品選擇應依據三項原則：

1、針對性，2、代表性，3、獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質和內容。代表性是指展品要體現展出者的高新技術，生產能力及本行業特點。獨特性是指展品要有自己的獨到之處，與同類產品相比，明顯有別。

若一旦決定參加某一個展覽會，則需盡速開始進行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手：

1)展品選擇：展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的最重要因素。據不完全統計，在參觀這的記憶因素中，展品具有吸引力可占到 39％的比重，因此，應給予特別的重視。選樣三原則：

a)針對性----是指展品要符合展出的目的，方針，性質和內容。

b)代表性----是指展品要體現展出者的高新技術，生產能力及本行業特點。

c)獨特性----是指展品要有自己的獨到之處，以便與其他同類產品相比，明顯有別。

2)展示方法：展品本身在大部分情況下，并不能說明其全部性能，顯示全部特征，需要通過借助其他材料或 設備等手段，來加以說明，強調及渲染。要考慮讓參觀者在現場積極參與，并準備一些小包裝樣品免費派發。這些都是為了引起參觀者的興趣 ,增加客商們的購買欲。

3)展臺設計：從表面上看，展臺設計的任務應著重美觀，其實，并非如此簡單。主要是展臺要能充分反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力。因此，還要注意以舷錄傅悖篴)展臺設計要與整體的貿易氣氛相協調； b)展臺設計是為了襯托展品，不可 喧賓奪主；c)展臺設計需考慮參展商的公眾形象，不可過于標新立異； d)展臺設計時，不要忽略展示，會談，咨詢和休息等基本功能。

4)人員配備：它是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮：a)按展覽會 的性質選派合適類型或相關部門的人員；b)根據工作量的大小來決定人員數量；c)注重人員的基本素質； d)加強專業知識的培訓及產品性能的了解 , 如專業知識、產品性能、演示方法等等。展臺人員要結合參展商品的特點，靈活應對。如果大眾消費品應著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力；如系新產品，須大力宣傳其與眾不同之處；產品如具獨創性，則應強調其在技術上的突破性。

5.客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，便有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動地等客戶到，還要有意識地請客戶來。可采取直接登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳，派發資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面

附表： 參觀者記憶統計因素

---------------------------展品有吸引力 39% 操作演示 25% 展臺設計 14% 展臺人員表現 10% 散發資料 8% 展出者的名氣 4%---------------------------以下是多年來國外參展所積累的專業經驗，僅供各位參考：

計劃時間表：

（一）12 個月前

1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計劃；

2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料；

3、選定場地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；

4、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務計劃

（二）9個月前

1、設計展覽結構；

2、取得展覽管理公司的設計批準；

3、選擇并準備參展產品；

4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡；

5、制作展覽宣傳冊；

（三）6 個月前

1、以廣告或郵件等進行推廣活動；

2、確定旅行計劃；

3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款；

4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯；

5、安排展覽期間翻譯員；

6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；

（四）3 個月前

1、繼續追蹤產品推廣活動；

2、最后確定參展樣品，并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品，帖上公司標簽，贈送索取樣品的客商；

3、將展位結構設計做最后的決定；

4、計劃訪客回應處理程序；

5、訓練參展員工；

6、排定展覽期間的約談；

7、安排展覽現場或場外的招待會；

8、購買外匯；

（五）四天前

1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；

2、搭乘飛機至目的地；

（六）三天前

1、抵達，飯店登記；

2、視查展覽廳及場地；

3、咨詢運輸商，確定所有運送物品的抵達；

4、指示運輸承包商將物品運送至會場；

5、連絡所有現場服務承包商，確定一般準備就緒；

6、與展覽組織代表連絡，告知通訊方法；

7、訪問當地顧客；

（七）兩天前

1、確定所有物品運送完成；

2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；

3、布置展位；

4、將所有活動節目做最后的決定；

（八）一天前

1、將攤位架構、設備及用品做最的檢查；

2、將促銷用品發送直接分配中心；

3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報；

（九）展覽期間

1、盡早到會場；

2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳；

3、實地觀察后盡早預約明年場地；

4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；

5、對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作信心；

6、每日與員工進行簡報；

7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應；

（十）展覽結束

1、監督攤位拆除；

2、處理商機；

3、寄出謝卡；

參展大綱：參展目標的概括、參展計劃、投入成本

公司相關資料：包括公司概況、產品概況、公司形象信息（如 VI、宣傳冊、多媒體資料等）參展人員安排 展會接待計劃

展品準備：包括展會現場的展品、發放的宣傳品、禮品及相關 宣傳資料的準備計劃 確定展覽方案、搭建公司： ·聯系展覽公司：展會前2-3個月 ·展覽方案策劃，初稿提交：7-10天 ·展覽方案修改及確定：一周時間

·展覽搭建委托合同的簽訂：展會前1個月 ·展臺預制：10-20天

申報展覽方案及相關文件的提交 交通運輸，酒店住宿安排 進館前相關手續準備、辦理

展會活動的策劃及準備：包括展臺范圍內、展館相關宣傳活動、展會期間交流會、招待會等活動的安排、準備。

注：上述準備工作與搭建公司提交的展覽解決方案相關 搭建公司將根據參展商的相關需求，作出展覽解決方案。

企業參加展覽會的注意要點

隨著我國經濟技術的快速發展，參加展覽、展會的企業越來越多。新參展的企業初次面對參展的復雜程序，有時會不知所措，浪費了不少人力物力。下面，華展視際的專家給您介紹下參展的注意事項。

參展程序

選擇好某個展覽，與主辦單位取得聯系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、相關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

填好參展表格，返回給大會主辦者，并得以確認之后，你還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣你的展位便得到最后的確定。

費用預算

參展費用包括展覽費、展位裝飾裝修費、展品運輸費和機票、火車、長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的支出。

展臺位置

展臺的集團由主辦者全盤規劃、按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排，工者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格遞給大會主辦者，越容易得到好的位置。

標準展臺

除國內某些大型商品訂化會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為9平方米，稱為標準展臺。大會主辦者負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施，包括三面展墻、兩個能固定的展墻上的射燈、一個展桌、兩把椅子、地毯、220V5A三相電源插座，以及刻寫楣板即參展公司的名稱。無特殊要求，楣板文字是你填寫在參展表格中的單位名稱。

展覽會的標準展位中，有一種特殊的位置——位于每行展位的預端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果你越早申請參展，就越有機會向大會主辦者尋求該種展位。

特修展臺

超過4個或4個以上標準展位的面積時，你可以只預定光地面，裝修則可以根據公司產品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排、做出別出心裁的獨特裝修。

展位裝修

大會提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用防火材料，在做特裝修時要特別注意，如果采用的是木結構的展架和裝飾物，應涂上防火涂料。

家具

大多數參展商會有這樣的感受，就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館，要以提供桌椅、柜子、沙發等家具的臨時租用服務。

水、電、煤氣

如果你在展覽中要大量用電以及使用上下水、煤氣、天然氣等，你一定要在參展表格中加以說明、特別強調，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排并可以提供這此服務。

電話

你可以申請展覽期間租用電話線，但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費用。

物品保管

展覽期間，大會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人來人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。

如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文化和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財等。

參展不是一件小事，細致籌劃、準備，才能取得好的效果。

針對活動會議的定位，為會議活動發展的主軸、方向、推動的重點及主題設計規劃。時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現。一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調整、完善。整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定后才能確定議程、規格，規模、規格確定后才能確定人數，人數確定后才能落實場地，場地落實后才能現場布置等等。。

流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識，便于找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。

參加展會、會展注意事項 個人篇

01，個人包裝

(01)平易近人

您給人的第一印象是“歡迎光臨”還是“滾開”？微笑及外向型的身體語言都可以傳達友好和易于接近的信息。當然，微笑要真誠，強擠的笑容會弄巧反拙。此外，雙手抱胸或插著衣袋都是不尊重他人的姿勢，您的手要隨時準備與人握手，以此更自然而有效地邀請來往客人參觀您的展位；

(02)熱情好客

參觀商都希望自己是受歡迎的。簡簡單單的一句“請進來看看我們的新產品吧”足夠讓客人感受到足夠的重視，并把他邀請進展位了。但不少參展公司工作人員卻喜歡在展位里的與其它同事閑聊，或坐展位里啃小說，吃東西甚至打瞌睡，那無異于對來來往往的客商說：“走開！我忙著呢！”

(03)專業性

您的舉止是否顯示足夠的專業性決定您是否能在前言只語之間就能取得來訪者的尊重和敬佩？能夠獲得他們對您的敬佩會令以后的生意來往受益匪淺。除此之外，您在展會里對參觀者的態度很大程度上預示著您日后在生意來往中的態度，顯示出真正關心來訪客商的需要可以令他們對日后的合作充滿信心。對競爭對手不要蓄意貶低，對每一個走進展位的人都要同樣地尊重，不要以貌取人，只有這樣才能發展起長遠的商業伙伴；

深入了解你的產品在市場中的地位和價格水平，要抓住你產品的優點，質量的特點，尋找到其他類似產品不如你產品的地方，用性能價比來打動你的客戶。比如產品的技術參數，有哪些特殊的優點，如果沒有，先找到自己產品的優點。你首先要問自己客戶為什么要買你的產品，價格貴不貴？包裝如何？技術參數呢，生產加工能力和交貨期如何？售前、售中、售后服務等服務如何？要深入分析，找出原因，深入了解你的產品，和你的產品談戀愛，才能打動客戶的芳心；

要對國際貿易術語、信用證、產品專業技術參數、國際貿易相關法律法規、外匯結算、各國風土民俗、各國市場、各國商人風范、各國國際貿易政策等與外貿相關的知識都需要有一定的了解；攤位中，職員扮演的角色十分重要，設計獨特吸引人的展攤可以邀請觀眾走進攤位，但惟有負責、有禮貌、對產品具有豐富專業知識的職員，才是宣傳公司、促銷產品的重要橋梁。買家不會因為看到展覽攤位而買貨，能夠贏得買家信任的營業代表，才是令買家下決心訂貨的關鍵；

假如職員對參觀者抱有愛理不理的態度，對參觀者提出的問題敷衍了事，擺出不怕賣不出產品的架子，或者對產品的認識不甚透徹，不能清楚地回答參觀者的問題，便會使人對你公司的產品失去信心。所以攤位職員必須對產品了如指掌，以熱誠的態度隨時準備接待踏入攤位的觀眾。在介紹產品時，也應注意

推銷的技巧，不要滔滔不絕地介紹所有產品的資料，而應有條不紊地與參觀者對談，聆聽他的問題及對產品的意見，按部就班地激起參觀者的購買意愿。

(04)非語言的交流

在展覽會里有時無聲確勝有聲。不少公司渾諳此道，并肯在展覽設計、色彩搭配、促銷字眼和小禮品上投資，這些非語言的交流可以有效地給參觀者留下深刻的印象，因此在展覽開始前確實需要好好預算一下這些方面的花費。而參展人員的整體形象和舉止亦應該與公司形象和展位布置融為一體，試想，一個外觀平平、極不協調的展位又怎么能吸引參觀客商，令他們對該公司有信心呢？

(05)色彩搭配

人們都會對周圍環境中的不同色彩作出不同的反應。正因為如此，展覽商為其展位裝飾、宣傳目錄及小贈品挑選顏色時確實要下點工夫。現在越來越多公司為其員工訂造統一風格和色調制服以塑造企業的形象，這種想法固然好，但稍有不慎就會帶來負面影響甚至破壞公司形象，最好能由專業公司進行設計；

(06)個人形象： 化妝：女士化妝應該適可而止，不化妝或化濃汝都會給參觀商帶來不好印象；

指甲：展覽會期間，參展人員每天都要派發宣傳資料或者給參觀商指點產品，參觀商都會有意無意地注意到參展人員的指甲，因此，把指甲修建整潔十分重要；

眼鏡：最好別戴殘舊的眼鏡。應該選擇不反光的鏡片，有色鏡片不宜于眼神交流。褐色和黃色等有色鏡片會使戴眼鏡人士看上去疲憊不堪，不宜選用；

鞋子：腳痛會導致人全身都不舒服，因此不要穿新鞋去參展。當然，鞋子要注意擦干凈；

衛生：體味、口氣及太濃的香水都是令人反感但沒人會開口指責的。在展位上準備一點薄荷或口香糖以便清除口氣。在展覽會期間不要涂過濃的香水，因為有不少人對香味過敏，如果他們聞到太刺鼻的香味就會避而不入您的展位；

姿態：懶洋洋地靠在墻上或歪扭地到處坐都會讓人感到您很疲倦很煩悶，讓參觀商覺得他們走進展位倒象逼著展位人員接待他們似的。因此展位工作人員應隨時保持精力充沛，熱情高漲；

握手：在我們這個“眼看手勿動”的社會里，唯一的身體接觸只有握手，這是熱情友好的標志，暗示對方可進入我們的個人空間。主動與客商握手亦反映出展位職員充滿信心，有助宣傳其公司親善的形象；

衣著：衣著能表明身份及個人內涵，一個人的社會地位、教育程度、審美觀等統統可通過服裝的品質、風格、色調搭配而可見一斑。因此有必要制定著裝指南派發給全體參展員工，而在指南中應避免使用如“衣著整潔”等模糊不清的語句，這些語句只會引起歧異和推卸責任的借口；

02，個人保養：

要注意參展期間身體的保養，注意在車上及時休息，注意在及時補充水份、熱量和營養的膳食；

03，通常展覽人員都將注意力放在為參展者提供資料信息上，卻忽視了企業參展的真正目的，將手冊、贈品及樣品擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開，這不僅無法有效了解客戶及市場信息，也非參展的目的。他們常因缺乏發問技巧而錯過一些重要信息。要避免這一問題就要進行展覽前的培訓及準備工作。很重要的一點是參與展覽的人員需樂于跟陌生人交談，并了解他們的需要，會將事先準備好的企業印刷品或精致小禮品適時發送給潛力客戶，達到營銷的最終目的。圖片及公司手冊可讓參觀者進一步了解展示產品以外的產品資訊。此外，參展商還可在會場提供錄象帶、模型、產品展示名片(明確列出電話號碼、網址、傳真、郵寄住址等信息)，擴大宣傳效果；

04，注意事項：

站立參展，不要坐著。展覽會期間坐在展位上，給人留下的印象是：你不想被人打擾；

不要看書。通常你只有二到三秒鐘的時間引起對方的注意，吸引他停下來。如果你在看報紙或雜志，是不會引起人注意的；參展商在有限的展位空間，不應看閑書與報刊。應充分把握機會引起對方對企業與產品的注意，吸引買家與專業觀眾停下來，對企業與產品進行咨詢，精神飽滿地回答有關問題，提升他們的信心。如你在看報紙或雜志，機會也就因此從身邊流 失；

不要在展會上吃喝；展會上應杜絕隨意吃喝現象。因為，這種粗俗、邋遢和事不關己的表現會使所有潛在客戶對參展企業產生極差的印象，繼而影響他們對參展商的企業文化、管理水平、員工素質、產品質量的評估，導致對企業與產品的不信任。而且你吃東西時潛在顧客不會打擾你；

不要打電話。每多用一分鐘打電話，就會同潛在顧客少談一分鐘；參展期間，要注意打手機的方式與時間。不恰當的電話，每一分鐘都會相應減少與潛在客戶交流的時間。從而直接影響企業在展會上的業務目標。在展會上，即便只能找到一個好的潛在客戶，也是一種成功。而不恰當打手機，往往可能會使你與客戶失之交臂；

不要見人就發資料。這種粗魯的做法或許會令人討厭，而且費用不菲，更何況你也不想成本很高的宣傳資料白白流失在人海中。那該怎樣把價值不菲的信息送到潛在顧客手上呢？寄給他；

不要與其他展位的人交談。如果你不想讓參觀者在你的展位前停下來，他們自然會走開。看到你在和別人說話，他們不會前來打擾你。盡量少和參展同伴或臨近展位的員工交談。你應該找潛在顧客談，而不是與你的朋友聊天；

不要以貌取人。展覽會上惟一要注重儀表的是參展單位的工作人員，顧客都會按自己的意愿盡量穿著隨便些，如牛仔褲、運動衫、便褲，什么樣的都有。所有，不要因為顧客穿著隨意就低眼看人；

不要聚群。如果你與兩個或更多參展伙伴或其他非潛在顧客一起談論，那就是聚群。在參觀者眼中，走近一群陌生人總令人心里發虛。在你的展位上創造一個溫馨、開放、吸引人的氛圍；

要滿腔熱情。常言說得好，表現得熱情，就會變得熱情，反之亦然。如果你一副不耐煩的樣子，你就會變得不耐煩，而且討人嫌。熱情洋溢無堅不摧，十分有感染力。要熱情地宣傳自己的企業和產品。在參觀者看來，你就代表著你的企業。你的言行舉止和神情都會對參觀者認識你的企業產生極大的影響；

要善用潛在顧客的名字。人們都喜歡別人喊自己的名字。努力記住潛在顧客的名字，在談話中不時提到，會讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，大聲念出他的名字來。遇到難讀的名字就問。如果是個極不尋常的名字，也許就是你同潛在顧客建立關系最得手的敲問磚；

要指定專人接待媒體。媒體也許會到你的展位找新聞，一定要安排專人作為你的企業與媒體的聯系人，這樣就可確保對自己企業的宣傳始終保持一致口徑。如果每個參展的工作人員都可以與新聞界交談，那么你是在自找麻煩，因為無論你對員工的訓練如何有素，都不可能統一口徑；

要佩戴好名牌。在展會上，你肯定不想讓參觀者叫不出你的名字。如果你將名牌戴在左胸，你就會犯這種錯誤。應把名牌戴在身體的右側靠近臉的地方，這樣與人握手時，你的名牌就會更靠近對方；

展會的選擇：只選對的

國際國內的展會可以說是漸亂迷人眼。有綜合性也有專業性的，公司應該結合自身實際來參展。應該說，一年兩屆的廣交會是國內最大的國際性展會，但動輒十幾萬甚或幾十萬元的參展費讓一些實力較弱的展商望而卻步。一些知名度相對較弱的展會又吸引不了太多外商來光顧，起到的效果甚微。兼顧二者，筆者認為，參加專業性的展會相對比較好些，客戶相對比較集中和專業，費用也不是太高，一般只需2萬元左右。展前的準備：精心策劃

展位的選擇。參展的目的就是將自己的產品展現在客戶面前，吸引客戶進而達成交易。展位的選擇也是很重要的。拐角處的雙開面的展位要比單開面的展位更能吸引觀眾，費用也不會太高。先擇一個人流較大的展位比較重要，比較偏僻的展位效果則大打折扣。一般的展會商會提前發來邀請函，并附有展位平面圖，所以及早預訂展位可獲得較理想的展位。展位的設計。展位是門面，展位的設計要醒目，要吸出觀眾的眼球，其重要的一點就是專業。最好請專業的設計公司進行設計和裝潢，但要有參展商的人員參與其中，因為他們更了解自己的行業和產品??展位的色彩要整體諧調，不需太花哨，展位的上方貼出大幅強勢宣傳廣告噴繪畫，并配有燈光效果，讓客戶很遠就能看到。

樣品的擺放。把公司的拳頭產品擺在客戶第一眼能看到的位置，另外根據客戶對樣品的關注度及時調整樣品的位置，有時你的拳頭產品并非是客戶所需的，所以要根據客戶的需求進行調整。

樣本的設計。樣本的設計一定要精美，因為展位上的客戶較多，很多是先收集樣本回去慢慢研究。樣本是一種比較直觀的宣傳資料，設計樣本時可借鑒國外同行大公司樣本的模式，符合國際流行的式樣。

人員的培訓。展前要對參展人員進行培訓，對外宣傳要統一口徑，對可能發生的意外進行提前進行模擬。比如公司的年銷售額，員工數及產品報價等數據要統一說法。人員中以銷售人員為主，但要配備技術人員，以應付演示中可能出現的意外，或者一些很專業的問題由技術人員來解決比較合適。參展人員統一著裝，配有公司標識的胸牌。

對手的模底。專業性的展會會有很多同行參展，所以對競爭對手要做到知己知彼，方能百戰不殆。展前要對同行進行全方位的摸底，包括展位的位置，展位的設計，產品的價格等，你可以扮作客戶去刺探軍情，但要注意不要露出馬腳。

客戶的邀請。展位定下來后，其中很重要的一項工作就是遍發英雄帖，邀請客戶屆時參觀你的展位。邀請函要注明展會的名稱，時間，公司的展位號，參展人員及聯系方式，順便也可附帶一下最新推出的產品。邀請的時間一般在展會前一個月左右。這樣做的好處有很多，首先，你告訴客戶你參展了，是在傳遞你有實力參展的信息；其次，參展商由被動的等客戶變成主動請客戶，效果更加明顯；再者，面對面的溝通要比電話或郵件溝通要容易的多；再者就是節省了出國拜訪客戶的費用。展中的注意事項。保持斗志，膽大心細 參展前的各項細致的準備是為展會做鋪墊的，參展中與客戶的交流至關重要。細節決定成敗，在參展過程度需要注意一些細節。

保持斗志。參展人員除統一著裝和佩帶公司標識的胸牌外，需特別注重自己的形象。每個人要站立迎賓，精神抖擻，良好的精神面貌體現了公司的活力和蓬勃向上的氛圍。參展人員不要在展會前隨意打鬧或吃喝，不要在展位前無所事事，看書讀報，給客戶不好的印象。膽大心細。面對光顧展位的客戶，不要膽怯，要主動打招呼，觀迎進來參觀。只要能到你展位駐足一下，起碼他還是有一定的興趣，你就應主動表示歡迎。

與客戶合影留念。凡來展位的客戶，都和他們合個影，并在對方的名片上標明一下。通過合影，便于你記住客戶的模樣，屆時再將相片加工一下，寫出某年某月某日與某某在某某會展合影留念，會展后將相片以郵件發給客戶，會起到比較理想的效果。

如果客戶是老客戶，你需要掌握以下兩點信息。一是詢問客戶對以前使用的產品有何建議，二是詢問客戶將來需要什么樣的產品。對于新客戶，要了解對方是廠家還是經銷商，做到心中有數，總之要多掌握一些信息。

與同行交換客戶資源。這里???指的同行，并非指同一種產品的企業，而是指同一類產品的企業。比如汽車配件類展會，參展商所經營的品種有很大的區別，有展覽車用音響的，有展覽車用燈具的，有展覽車用座椅的等等。此類的參展既是供應方，又是需求方，客戶也許會向你求購你所不生產的汽車配件，因為他們不一定比你更了解國內市場。所以，主動拜訪一下這些同行，向他們推薦你的產品，將樣本留給他們幾份，也向他們索取樣本。起到資源互補共享的效果。

謹防探子。展會上經常會碰到同行中的探子，他們扮作客戶來套你的價格和技術甚至客戶資料，所以要保持警惕。識別探子方法有幾種，一是到同行展位去轉轉，初步認識一下參展的人員，這樣他們來你們展位刺探信息時你就會有點印象了。另外，從談話中可以感覺出對方是否為探子，他只詢問一些敏感性的問題，而非其它。

每天的工作總結。每天參展結束后，要對當天的客戶進行歸類整理，并將談話要點記錄下來。配合合影努力記住客戶的模樣和名字。另外，根據客戶談話中所提出的需求判斷今年的產品流行趨勢，展后和公司決策層討論新產品的開發及推廣。比如展會上展出的車載液晶電視最大尺寸為17寸，而許多客戶提出是否生產21寸的液晶電視，這是一個潛在的市場信號。如果你捷足先登，生產出21寸的液晶電視，那你今年的銷量定會不錯。

展后的及時跟進。

參展結束，只能說工作只進行一半，真正起作用的是展后及時跟進。

客戶分類。根據展會上與客戶談判的過程及結果，將客戶分為正式客戶，潛在客戶，無效客戶。這???的正式客戶是指老客戶，根據上面提出的兩點來開展工作即可。潛在客戶即指對你的產品有明確的訂購意向，只需進一步跟進，確定一些細節即可訂貨的客戶。無效客戶指僅在展會留下名片，沒有進行過交流，且對方僅是收集一些資料的客戶。將展會期間的客戶記錄進行梳理，與客戶對應起來，把自己的一些設想添加進去，以備下一步工作的開展。聯系客戶。給每位客戶發郵件，注意不要群發。郵件中體現出上次展會的內容。對重點客戶要重點聯系，先聯系重點客戶，分清主次。附件中添加展會時的合影。

回復客戶。郵件發出去以后，陸續會收到一些回復。對這些回復要認真閱讀，掌握客戶的真實的想法，針對客戶的回信內容及時復信。如果客戶需要就某產品的報價，那就專門為客戶制作報價單。不要小看一份報價單，學問大著呢。1.報價單名字，很多人只是將報價單命名為“報價單”，其實這是比較膚淺和不負責任的做法。客戶會認為你這是一個普通的發盤，所以價格也不足為信。我的作法是報價單+客戶名字+日期，如Quotation–Microsoft-18-7-2006，不要小看多加幾個字，客戶會認為你這是專門為他做的訂價單，對里面的價格也會認真對待。另外一個優點是你能夠快捷地找到這份報價單。2.報價單的內容及格式也十分重要，我自己的報價單是用EXCEL做的，SHEET1為報價單，SHEET2為客戶資料。報價單頂端左側為公司的LOGO，右側為公司名稱及聯系方式。報價單包括以下項目：產品名稱、圖片、單價、特征、規格及包裝方式等。底端為一些條款。

再次跟進。如果客戶對你的產品及價格比較滿意，你則要誘導他訂購你的產品了，比如問訂購的數量，時間，交易條件等，用這些來引導客戶進入正題。如果你發了郵件，客戶沒有反應，一個禮拜后再發一封與上次有所變化的郵件。如果客戶仍舊沒有回復，你則要考慮一下客戶是否對你的產品不感興趣。如果頻繁的發郵件會引起客戶的反感，不妨在接下來的第三封郵件加上一條，如果貴司不希望收到此封郵件，請回復說明。

總之，參加展會就應有所收獲，這與你展前展中及展后所做工作密不可分。會展覽自己的產品及自己的形象是參展商的一大工作。所以說參加展會要“會展”。

參展注意事項

展覽會已經不是簡單意義上的展示產品、推銷產品、購買商品的場所。現代展覽會已經快速發展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會是企業整個市場拓展工作的重要組成部分，應被列為全盤市場計劃之中。

在確定了參展目的后，選擇核實的展覽會是關鍵。

報展程序

選擇某個展覽后，與主辦單位取得聯系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。

費用預算

參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時，還要加上總費用的１０％，作為不可預見費用的支出。

展臺位置

展臺的位置由主辦者全盤規劃，按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。

標準展臺

除國內某些大型商品定貨會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為９平方米（３米Ｘ３米），成為標準展臺。大會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施，包括三面展墻，二個能固定在展墻上的射燈，一個展桌（長１米，寬５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三項電源插座一個，以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無特殊要求，眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。

展覽會的標準展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果您越早申請參展，您越有機會向大會主辦者尋求該種展位。

特裝修

超過四個或者四個以上的標準展位的面積時，您可以只預定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據公司產品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排，做出別出心裁的獨特裝修。展位的裝修 大會提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特裝修時要特別注意，如果采用的是木結構的展架和裝飾物，應涂上防火材料。

家俱

大多數參展商會有這樣的感受，就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館以及展覽服務公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發等家俱的臨時租用服務。水、電、煤氣

如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排、并可以提供這些服務。

電話

您可以申請在展覽期間租用電話線（國內長途ＤＤＤ，和國際長途ＩＤＤ），但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費用。

物品保管

展覽期間，大會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財等。

包裝箱的存放

展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時也是防火安全的要求。通常，展覽結束撤館時，包裝材料會退還或自行領走。

展品的運輸

大會主辦者會在'參展細則'里提供展品運輸的提貨負責人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務。

布展和撤展

大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為３天以上，并且可以在正常工作時間之外加班施工。在大會最后一天，觀眾清場以后即可以開始撤展。

清潔服務

大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。

工作證

參展人員報導時，大會主辦者會提供參展工作證，一般一個標準展位提供２-３個工作證。工作證也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。

入場券

大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給您提供了聯系客戶和關系單位的機會，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。

會刊

每個展覽會都要出版一期展覽會會刊或參展商名錄，可免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯系人、甚至產品介紹，這是展覽會的重要一環而不可忽視，它是展覽會的延續。那些在展覽會上沒有看到您們的參觀這他，那些沒有來參觀該展覽會的人們，都可以在會刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經費，在會刊上刊登廣告，其效果當然更加明顯。

場地廣告

除會刊宣傳外，大會主辦者和展覽館還提供室內室外的場地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場地熟悉、有經驗的參展單位的展覽策劃者會最早占領有利的位置。

技術講座

部分展覽會還同期舉辦技術講座和研討會，除大會特別要請的專題報告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場或者多場講座。這是向各界來訪者推薦新產品和新服務的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，費普通聽眾，而是專業人士，這是您發展用戶的良好機會。通常，在交納規定的費用后，大會主辦者提供會議室和基本的會議設備。特殊的會議設備，您可以預先甚至臨時租用。請繼續看下段文字。舉辦活動及租用會議設備

為了吸引觀眾，參展商可以在展位內舉辦小型活動，如小型產品講座，技術講座，有獎活動，發送小紀念品，甚至新穎的文藝演出。總之，應在有限的時間、場地和經費預算內達到最好的宣傳效果。這些活動所需要的設備，包括上述會議、技術講座所需要的設備，如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。

參展人員的選用

選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業績。參展人員應具備以下基本條件：對公司的產品和技術有較深入的專業知識；自信、適應能力強；性格外向，易于與各種人交談；有參展經驗；身體健康，樂于出差。著裝

除日用消費品、食品的展銷活動、娛樂性展示活動和產品促銷活動的需要外，展覽會期間應穿著正式服裝。首先，在展位里您是公司的發言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重。如果能配合展臺的搭建和公司顏色統一著裝，則效果會不同凡響。

食宿

如果您對展覽所在的城市不熟悉，您可以住宿在大會推薦的招待所、賓館和飯店。大會組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來往展館交通方便并且價格適中。通常情況，大會會安排展覽期間的午餐供應。

展覽資料的準備

參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產品介紹、公司介紹、產品價格清單，其使用量往往會超過您的預料，所以要做好充分的準備工作。會后的聯系

展會期間，參觀者只是對您有了粗淺的認識，真正的生意往往會來自于會后。展覽會雖結束，生意則剛剛開始。所以切記兩點：

一、展會期間的用戶訪談記錄；這是您的第一筆財富；

二、會后資料的整理：用戶跟蹤聯系。抓住這兩條，成功就屬于您了。

參展注意事項

展前準備很重要，帶要在展位上必用的文具，公司產品目錄，名片，銷售合同等。

2、給客戶包括潛在的客戶發些邀請信，告知你們的攤位號，并邀請到展會現場恰談業務，方便的話，可以帶些中國風格的小禮品給這些客戶。

3、服裝最好是比較正式，給人的精神面貌比較好，展會現場最好站著，微笑服務。

4、注意個人的行為，吃好的方便面等垃圾一定要扔到垃圾桶。

5、如果產品要通電的話，帶好電源轉換器。

6、帶好必備的一些藥品，如暈車，感冒等小癥狀。

7、如果是小標攤，多想辦法使自己的攤位能夠吸引夠多人的眼球。

8、可以帶上照相機，可以拍下展會現場攤位的情況，以便回來可放到公司的網站，讓客戶了解更多信息。

另一方面，也可以和客戶留個影，拉近距離。但不要刻意。

9、展位如果不是很忙，在能抽出時間的情況下，可以到各個館的展商攤位看一下，帶好公司目錄，很多時候，展商也是你的客戶，看你怎么把握了。同時，在參觀其他展商展位的同時，也可以拿到一些其他公司的產品目錄和名片。

最后，盡量考慮多的細節問題，越細心越好。祝展會順利成功，國外行一切順心。

參加展會應該注意的7點

1.不要選錯了展會。不能只依據參觀者的多少來選擇展會。人多并不意味著貿易效果好，只看不買也沒用。

2.要用禮物吸引目標參觀者。有研究表明，公司在展會召開之前向參觀者發送正式的邀請函，并附上一件禮物，要比沒附禮物的公司吸引到更多的 參觀者。

3.標識不要太小，信息質量要高。在你公司的展位，如果公司和產品的標識太小，標識中的信息不直接明了，則很難吸引到參觀者的注意力。

4.要經常同參展員工交流展覽工作情況。比如，集體討論參觀者提出的棘手問題，看看哪個員工給參觀者的講解最有效果。

5.要跟進生意線索。展覽結束之后，不要被雜七雜八的事情所困擾。記住，評估和跟進那些能夠帶來生意的客戶線索，是最重要的事。

6.要跟蹤投資回報率。要經常記錄展會帶來的銷售額，從而計算出投資回報率。

7.要調整好心態，做好失敗的準備。并不是一次參展就能讓你訂單滿滿，參展即是機遇又是挑戰！

01，建議主動出擊游離在展會現場派發名片、宣傳冊、光盤，和老外合影留念；

02，印刷比較實用的、大個的、結實的手提袋，方便參展者更方便收納收集過來的大量資料的同時，也更好的對本企業的公司、品牌、業務進行很好的流動宣傳；

03，在展場各大出入口或洗手間旁邊免費派送禮品(工藝扇、棋類、書畫字畫類、氣球等)；

04，邀請聲樂演奏者或形象代言偶像明星現場助陣；

05，在展臺上布置一些別致的時尚壁櫥、別致光電光纖樹，并在旁邊設置好公司或品牌LOGO，吸引更多人在旁邊拍照留念，在他們留影的同時也對企業品牌進行了很好的宣傳；

06，不要冷落了媒體，不少參展廠家往往會忽視網絡及網下媒體的存在，聰明的老板會知道媒體會為你做很多事情，有時甚至不需要投資一分錢就可以收到很好的廣告效果，如讓媒體在展臺拍拍照，采訪采訪，然后就可以很好的對你的公司、品牌、業務進行很好的推廣，一來幫媒體提供了資訊素材來源，二來為自己找到了性價比更高的、更專業的宣傳媒式，三來也增加了你展臺上的人氣和受關注度，勢必會吸引其他現場參展的買家前來關注；

07，要打美女帥哥牌，如果不帥不美，至少讓人感覺到你展臺上的那些人年輕而富于朝氣或者對這個行業有專業的把握；

08，要保持良好、正確的心態，試想一個精神狀態不佳的守展人很難吸引住訪問展臺者的更深層次的咨詢和關注；展臺布置再漂亮，再大，沒有好的人文服務和關懷，也只會差之毫厘，謬以千里，一切之前的付諸東流；同時也會通過你這樣的展會宣傳，給你的公司、品牌、業務帶來負責的影響；笑容、耐心、辨別能力、足夠的自信；

09，品牌比訂單更重要。不要以為參了展，你的業務就會萬事大吉，采購商已經收集大量的供應商名片和宣傳資料，供應商也收集了大量的供應商名片，你想靠展會拿到太多的訂單那可能性是非常小的。因此我們要把品牌的宣傳放到更高的位置上去。試想：OSRAM、PHILIP、COOPER LIGHTING、華藝等知名品牌，又何時過于擔擾自己的產品銷路呢？

10，有很多展覽的入場證是用掛繩掛在使用者的脖子上，一些參展商十分巧妙地在這上面做文章，制作印有自己公司標志和名稱的掛繩，于現場免費派發給參觀者。由于這些掛繩通常都制作精美，所以大部分參觀者得到這些掛繩后都很樂意換在自己的入場證上。參觀者佩帶著這些醒目的掛繩在場內走動，等于許多流動的廣告牌在免費為該公司作宣傳；

11，更有花心思的參展商制作一些小冊子，介紹展會當地的交通、旅游、食宿、風俗等情況，免費派發給展會參觀者。由于相當一部分參觀者遠道而來，參展之余確實想在當地和周圍四處走走，這些小冊子正好能幫上大忙，因此十分受歡迎，這也間接地使參觀者對印制和派發這些小冊子的公司產生好感；

12，最常用的辦法是準備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給您想邀請的參觀買家，讓他們必須到您的展位上才能湊成完整的一份禮品。事實證明這種辦法確實能有效地提高參展商對某個展位的訪問率。在美國，有一家公司在展覽前制作了一大批印有自己公司名字的用于裝爆米花的紙袋，隨邀請函一起提前寄給該公司的新老客戶，說明憑此邀請函可以免費進入該展會參觀，而憑紙袋可以在該公司展位上獲贈免費的爆米花。這一方法使該公司成為那次展會中有最多參觀者的展位，由此有效提高了該公司的知名度；

13，參觀商參觀那些曾經在展前寄發過邀請函的參展公司，比參觀其他公司的展位機會大4倍，可見展前做好宣傳十分有效；

14，專業展覽管理公司認為參展廠商須在展覽前三個月，在專業雜志上刊登至少一篇以上的廣告報道，然后將該篇報道的復印本寄給目前及潛在的顧客群，并加附信息，提醒顧客該項產品將于展覽會中展出，同時也可附贈由展覽會組織者提供的，印有本參展公司名稱及攤位號碼的展覽貴賓卡。同時，現在越來越多的展覽會及其贊助合作單位均提供參展廠商的網站連接，參展者可借此提高公司及其網站知名度，或事先約定展覽會期間的商業洽談。參展廠商還可在網頁上刊登展覽產品圖片或主題，甚至更詳細的產品資料，借此提高展覽會現場辨識度；

15，入世前，好多企業一般只通過專業外貿公司出口。入世后，關稅下調，外國市場向中國開放，企業走出國門推銷產品漸成氣候；(來源：中國等市商貿網)

參展本身是一種宣傳，要充分利用展會短暫而寶貴的時間集中造勢，參展企業必須做好產品介紹：

圖片及公司手冊：可讓參觀者進一步了解展示產品以外的產品資訊，除此之外，廠商可在會場向采購商提供錄影帶、光盤、產品單頁彩頁、價目表等，企業及經銷人的名片必不可少。（注意以上各種載體上電話號碼、網址、傳呼、郵編、地址等基本聯絡要素不能遺漏。）

廣告宣傳：廣告宣傳在整個展覽過程中扮演主要角色，參展商應在展覽會前在行業的專業雜志以及展覽會刊上刊登廣告及自己產品的特別報道。最好提前將刊有自己產品彩頁的專業雜志寄給目前及潛在的顧客群，并附信提醒顧客，這些產品將于展會上展出，同時贈上展會人場券或貴賓卡，附注自己的攤位號，使客商感到十分榮幸來展會參觀。

網頁宣傳：參展廠商亦可在參展前，制作自己的宣傳網頁在網上做宣傳并做鏈接，提高自己產品的知名度，并與自己的客戶在網上探討技術問題，相約在展覽期間的會談。

以上種種展前準備工作，只要各參展企業根據自身情況充分、細致地予以實施，就必定會在國內、國際專業大展上取得成功。

圓桌會議顧問公司秉持著十數年的會展籌辦專業經驗,特別精心規劃提供100個實用又有效的會展規劃重點,希望為您及您的會展活動,創造出“會議百分百”的成果和效益,真正達到會展圓滿成功,順利豐碩的目的。

1)精心設計規劃主題：針對會議展覽活動定位,為未來會展活動發展的主軸、方向、推動的重點及主題(Theme)而設計規劃?同時依此主題更容易吸引較多的參與。

2)協助國際競標資料搜集：要參與國際競標需要各類完整的訊息和信息,例如舉辦條件、配合條件和環境、支持信函、預算及響應條件等,都要先規劃好。

3)規劃完整競標執行作業：如何向國際會展委員會報告,準備什么資料(什么是您的城市最有競爭力的重點?),如何爭取各個代表的支持,同時又競標成功。

4)協助籌設工作委員會：籌辦會展有許多細節工作,因此交付各工作小組的分工職務、組織圖、工作職掌和權責及各個工作委員會的連系及籌備會議召開,都應該先行設立作法。

5)決定會展辦理名稱及時程：任何會展的舉辦時間都應與其它地區或世界會議錯開,以避免時間重復,同時也容易吸引更多與會者參加,當然訂定會展名稱也很重要,也影響與會的意愿。

6)規劃會展辦理模式及作法：國際性會展應該明確其辦理的模式及作法先行安排,如此才能正確且有方向地開始籌辦會展事務和工作。

7)詳細評估并編列預算：整體會展所需的預算是會展成敗的重要關鍵因素,各項預估細目、需求數量、需求的時程及辦理方式,都影響預算編列和評估計算。

8)研析經費來源及時程：各項會展的收入來源有注冊費、展位費、廣告費及其它等,但是金額來處,所占比例以及什么時程會進帳,都有一定的影響。

9)建立募款機制和作法：許多會展的召開都有賴充分的經費,但是如何募款,對象如何尋找?是不是該編列募款說明書?尋求贊助的作法應該如何開展?都應該規劃清楚,以達到募款目的。

10)建構大會收支作業程序：要辦理國際會展當然要開立外匯收支帳戶,但如何開立?收支帳款如何作業?都應該有套專業作法,同時也該訂立收支作業程序,確保會展順利推動。

11)確認專業會展策劃顧問：一場圓滿成功的國際會展,絕對需要聘請有經驗、有專業及有熱誠的顧問或公司來提供專業策劃,當然如何搜尋、確認并相互合作是重要的起點。

12)會展場地搜尋和勘查：要選擇渡假村?市區會展中心?還是大學?該要多大的區域?有多少分組房間?真正的空間尺寸及挑高合適與否?都是勘查場地的重點。

13)確認場地及周邊條件：會展場地需要相當多的配合條件,諸如是否容易抵達?配套的影音條件?相關的服務條件等,都是重點的考慮需求。

14)確認整體會展流程：會展的議程及辦理作業都應該先行安排規劃妥當,自然比較容易推動各項籌備工作,并且有效吸引與會和參展。

15)規劃各類配合活動：會展的辦理有許多相關配合活動,如開閉幕典禮、接待酒會、文化之夜、參觀行程及旅游節目等,這些都是會展籌備的規劃重點?

16)規劃講員及發表方式：國際會議的講員、發表作法、與談人,評論人及主持人等,都是需要精心規劃和安排,成立學術委員會的目的就是因應這樣的需求。

17)訂定邀請講員條件：要以什么方式邀請?提供什么條件?如何確定各個名單,邀請的時限在何時?都決定了講員是否積極參加的因素。

18)規劃論文征集方式：規定何種主題?是否請先交論文摘要“Abstract “?訂定交卷時間?以及規劃論文收集的作業方式,都影響論文比重和收集順利。

19)協助成立論文評選機制：針對論文繳交之后,是否符合大會發表的標準和作業,應該有個公正且清晰的作法,以使得論文發表能為大會創造更豐富的內涵。

20)論文集編修印制作業：由于論文征集有一定格式及時程,編輯、美術設計及印刷,都有相當要求的標準,因此應該以國際水準來制作。

21)論文集出版及運送作業：論文集編印后是否會因其份量而申請版號,并在會后發送給圖書館及相關學術單位,以便于日后留存。

22)會議論文發表及確認：參加此次會議發表人之名單必需事前確定,發表時間多長?留有多少時間詢答評論?都和議事流暢與否有關。

23)建構報名作業機制： 整體會展的報名,少則五十余人,多則好幾千人,因此如何建立網絡報名、傳真報名或其它方式,或是否可以網絡交費,兩人以上報名可否優惠,這些是報名機制要確定的。

24)發送通告書及確認：Announcement有第一次、二次或最后一次,主要是在確立開會時間,模式、住宿、交通、場地及各次議程的簡明介紹。

25)建立潛在與會名單：要先了解那些人,那些單位是有可能參加?藉助行銷文宣的作法,再配合潛在名單,可以廣泛吸引更多人仕的參與。

26)協助規劃報名作業：包括現場報名、會前報名、報名費用及開戶方式等都是在開始接受報名時先行確認的,同時要訂定用什么方式來報名。

27)進行報名作業及收款：報名費用會因為提早報名(early bird)而有不同的標準,眷屬報名又是如何規定?收款又是采行電匯,刷卡還是支票?都應該規范清楚?

28)確認并制作與會名單：接受報名以后,就會開始確認名單,看看是否那些單位還可以再多加把勁多些人來報名,并且準備開始制作名牌?

29)設計并制作大會印刷品：整體國際會展的表征,可以由它的大會印刷品如何設計和制作看出,這包括宣傳海報、名牌、通告書、桌卡及大會手冊等數十種。

30)規劃印刷品內容作業：由于國際會議及展覽對于文宣印刷品,有一定的編排需求,內容也必須簡潔明確和易尋,通常是二種語文并存(如中英文、英西文等)?

31)了解印刷品需求及派發：對于文宣印刷品要印多少份?采用什么材質?有那些機構是主要派發對象?當然能夠讓文宣印刷品達到效益,才是最重要的。

32)規畫展覽作業及配置辦法：對于國際會議而言,展覽是非常重要的資源,因此如何善于規畫,整合參展廠商,鼓勵創新研發,知識訊息交流,因此確定展示主題、規模、環境及參與對象,都是規畫重點?

33)確定參展及訂價收支辦法：參展商依照主題區分,選擇展區位置,并且依不同訂價付費展示,當然參展仍需要相當多軟件活動及硬件器材和行銷策略,才能擴大展覽效益和影響力。

34)作好征展文宣作業：一個好的展示活動需要大力宣傳,預期有多少觀眾?是否有專業論壇搭配?重要廠商是否都會參加?辦理時程和效益,也是文宣作業的重點。

35)參展報名及收費作業：報名參加展覽是需要詳細規畫和運作,那些知名大廠,那些平日配合度高的廠家,都應即早確認并報名收費,使得整體展示活動能夠順利進行。

36)召開參展廠商說明會：基本上一次展覽多達百余家,如何規定進場時間?什么時候搭好展位?噪音、清運、退場貨品規定等,都是需要展前規定清楚。

01.不要以為所有的老外都會英文，不要以為所有的老外都不懂中文，所以出言時要小心。如果你想讓自己在展會上有更多的精彩表現機會的話，建議多學些除英語外的其他外語，如：日語、法語、俄語、西班牙語等。

02.不要以為所有的老外都是采購商，不要以為所有的黃皮膚人都是中國人。在展會上一般都特別熱衷于老外，但有時老外并一定是采購商，有的是也是駐中國的廠家代表，有的是展覽組辦者，有的是國外廠家參展代表，有的是一些傳媒代表，所以要通過展會找到真正的買家，還需要做大量去偽存真的工作。另外我們往往會只在展會盯住白種人、黑種人、棕色人群，往往會忽視類似于我們中國同胞的黃種外國人，如日本人、新加坡人、馬來西亞人、泰國人、韓國人等。

03.采購商所帶名片數量有限或已經派完的話，就可以建議采購商在留言本上留言，寫出其聯系方式及詳細采購需求。另外，在向采購商索取名片，記得問其MSN、SKYPE、YAHOO MESSENGER等即時通訊在線聯系方式，并記下其要采購的產品及基本要求。

04.見了客人盡量多聊聊，不要把資料發給了客戶并要到了客人的名片后，就傻呆呆在看著客人或傖促的離開，這樣很難讓你在客戶心目中形成深刻的印象；要注意及時回復展會上客人詢問過的問題。

第三篇：運動會前準備工作

運動會前準備工作

運動會的競賽項目多、持續時間長、運動強度大、參加人數多，安全問題十分重要。

1．要遵守賽場紀律，服從調度指揮，這是確保安全的基本要求。

2．沒有比賽項目的同學不要在賽場中穿行、玩耍，要在指定的地點觀看比賽，以免被鉛球、釘鞋等器械擊傷，也避免與參加比賽的同學相撞。

3．參加比賽的運動員賽前一定做好準備活動，以使身體適應比賽天氣稍冷，跑至微微出汗后多做壓腿拉腿等柔韌性練習。

4．在臨賽的等待時間里，要注意身體。

5．臨賽前不可吃得過飽或者過多飲水。臨賽前半小時內，可以少量糖果，以增加熱量，參加長跑項目的同學應在賽前兩小時前補充高糖食品(或賽前半小時內)。

6．比賽結束后，不要立即停下來休息，要堅持做好放松活動，例如慢跑等，使心臟逐漸恢復平靜。

7．劇烈運動后，不要立即停下，慢走放松。不要大量飲水、吃冷飲。

8.各運動員要記住自己的比賽項目和比賽時間,以免忘記或記錯。運動員一定要提前15分鐘到檢錄處檢錄，然后有裁判引領進入場地比賽。檢錄不到以棄權處理。

第四篇：參加廣州展會前的準備工作 超詳細

參加廣州展會前的準備工作 超詳細！

發布日期：2016-08-18

欄目：參展知識

發布者：德馬吉編輯

展覽會已經不是簡單意義上的展示產品、推銷產品、購買商品的場所。現代展覽會已經快速發展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會是企業整個市場拓展工作的重要組成部分，應被列為全盤市場計劃之中。

在確定了參展目的后，選擇核實的展覽會是關鍵。

報展程序

選擇某個展覽后，與主辦單位取得聯系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到最后的確定。

費用預算

參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時，還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的支出。

展臺位置

展臺的位置由主辦者全盤規劃，按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。

標準展臺/特裝展臺

除國內某些大型商品定貨會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為9平方米(3米X3米)，成為標準展臺。大會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施，包括三面展墻，二個能固定在展墻上的射燈，一個展桌(長1米，寬50厘米，高80厘米)，二把椅子，地毯，220V5A三項電源插座一個，以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無特殊要求，眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。

展覽會的標準展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果您越早申請參展，您越有機會向大會主辦者尋求該種展位。

特殊裝修/展臺搭建/展臺裝修

超過四個或者四個以上的標準展位的面積時，您可以只預定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特殊裝修可以根據公司產品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排，做出別出心裁的獨特裝修。

展位的裝修大會提供標準展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特殊裝修時要特別注意，如果采用的是木結構的展架和裝飾物，應涂上防火材料。

家俱

大多數參展商會有這樣的感受，就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館以及展覽服務公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發等家俱的臨時租用服務。

水、電、煤氣

如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排、并可以提供這些服務。

電話

您可以申請在展覽期間租用電話線(國內長途DDD，和國際長途IDD)，但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費用。

物品保管

展覽期間，大會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財等。

包裝箱的存放

展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時也是防火安全的要求。通常，展覽結束撤館時，包裝材料會退還或自行領走。

展品的運輸

大會主辦者會在參展細則里提供展品運輸的提貨負責人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務。

布展和撤展

大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為3天以上，并且可以在正常工作時間之外加班施工。在大會最后一天，觀眾清場以后即可以開始撤展。

清潔服務

大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。

工作證

參展人員報導時，大會主辦者會提供參展工作證，一般一個標準展位提供2-3個工作證。工作證也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。

入場券

大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給您提供了聯系客戶和關系單位的機會，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。

會刊

每個展覽會都要出版一期展覽會會刊或參展商名錄，可免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯系人、甚至產品介紹，這是展覽會的重要一環而不可忽視，它是展覽會的延續。那些在展覽會上沒有看到您們的參觀這他，那些沒有來參觀該展覽會的人們，都可以在會刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經費，在會刊上刊登廣告，其效果當然更加明顯。

場地廣告

除會刊宣傳外，大會主辦者和展覽館還提供室內室外的場地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場地熟悉、有經驗的參展單位的展覽策劃者會最早占領有利的位置。

技術講座

部分展覽會還同期舉辦技術講座和研討會，除大會特別要請的專題報告講座外，參展商也可以要求在期間舉辦一場或者多場講座。這是向各界來訪者推薦新產品和新服務的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，費普通聽眾，而是專業人士，這是您發展用戶的良好機會。通常，在交納規定的費用后，大會主辦者提供會議室和基本的會議設備。特殊的會議設備，您可以預先甚至臨時租用。請繼續看下段文字。

舉辦活動及租用會議設備

為了吸引觀眾，參展商可以在展位內舉辦小型活動，如小型產品講座，技術講座，有獎活動，發送小紀念品，甚至新穎的文藝演出。總之，應在有限的時間、場地和經費預算內達到最好的宣傳效果。這些活動所需要的設備，包括上述會議、技術講座所需要的設備，如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機、VCD、DVD等。

參展人員的選用

選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業績。參展人員應具備以下基本條件：對公司的產品和技術有較深入的專業知識;自信、適應能力強;性格外向，易于與各種人交談;有參展經驗;身體健康，樂于出差。

著裝

除日用消費品、食品的展銷活動、娛樂性展示活動和產品促銷活動的需要外，展覽會期間應穿著正式服裝。首先，在展位里您是公司的發言人，代表的是公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重。如果能配合展臺的搭建和公司顏色統一著裝，則效果會不同凡響。

食宿

如果您對展覽所在的城市不熟悉，您可以住宿在大會推薦的招待所、賓館和飯店。大會組織者推薦的住所通常是距離展館較近，來往展館交通方便并且價格適中。通常情況，大會會安排展覽期間的午餐供應。

展覽資料的準備

參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產品介紹、公司介紹、產品價格清單，其使用量往往會超過您的預料，所以要做好充分的準備工作。會后的聯系

第五篇：發布會前的準備工作

發布會前的準備工作

1．確定組織者與參與人員

確定組織者與參與人員，包括廣告公司、領導、客戶、同行、媒體記者等，與新聞發布會承辦者協調規模與價格，簽訂合同，擬訂詳細邀請名單、會議議程、時間表、發布會現場布置方案等。該步驟主要由主辦者提出要求，承辦者具體負責。在舉行記者招待會前要編發系列新聞稿。提供照片，邀請主要的媒體記者參觀展臺，安排專訪等。

２．發送邀請函

按照邀請名單分工合作發送邀請函和請柬，確保重要人員不因自身安排不周而缺席發布會。回收確認信息，制定參會詳細名單，以便下一步安排。

該步驟一定要計劃周密，有專人負責，適當放大邀請名單，對重要人物實施公關和追蹤，并預備備用方案，確保新聞發布會參與人的數量和質量。

３．工作人員提前到位準備

正式發布會前提兩個小時，工作人員就位，檢查一切準備工作是否就緒，將會議議程精確到分鐘，并制定意外情況補救措施。

按程序推進發布會

1．所有工作人員清楚會議安排

按計劃開始發布會，發布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發布會開始和會議議程、按會議議程進行、會后聚餐交流、有特別公關需求的人員的個別活動。

2．責任到人

每個環節都要指定專人負責，并設置總負責人，一旦出現突發事件可以第一時間得到處理決定。

四、事先對媒體發布進行管理和監控

監控媒體發布情況，整理發布會音像資料、收集會議剪報，制作發布會成果資料集（包括來賓名單、聯系方式整理，發布會各媒體報導資料集，發布會總結報告等），作為企業市場部資料保存，并可在此基礎上制作相應的宣傳資料。

五、活動總結