第一篇：3即使是小型的會議也不能疏忽會前準備工作

即使是小型的會議也不能疏忽會前準備工作

許多經理人都常常感嘆，為什么自己總有開不完的會?會議不僅多，而且總是那么長。本打算開一個小時的，最后兩個小時也解決不了問題。對部門主管來說，即使是小型的會議，也不能疏忽會前準備工作，這直接影響著會議的效果。

會前——要做哪些準備?

首先，設計好會議議程和議題。

作為部門主管，通常都會在會前設計好要討論的議題。比如：總結上周工作、匯報下周工作，溝通重要項目的實施情況、提出新項目或課題等。但是許多主管卻常常忽視一件事，就是議題雖然設計好了，但是需要達成的目標、需要決定的要點、采取什么樣的溝通形式(比如：頭腦風暴)，卻沒有提前考慮好。于是，在廈門人才很多，想要在眾多的人才中挑選出適合自己的不免要花費一些時間。會議就變成了無休止的溝通和討論，頭緒越來越多，根本無法達成任何結果。因此，主管在會前要做的是加法，盡可能將議題細化：討論什么議題、達成什么結果、實施方案、完成時間等都要有明確的設定;而在會中，則要做減法，要把議題清晰地引向你設計的方案中。

其次，會前幾天要公布議題。

主管不但要自己明晰議題，更要讓大家知道。許多部門會議，員工在會前對要討論什么都一無所知。沒有準備之戰，又如何打得勝呢?主管要盡可能在會前兩三天，哪怕是前一天通知大家會上要討論的內容，可以讓大家做一個較充分的預習和準備，必能使效率倍增。再次，確定參加者。有的主管會說，部門總共就這十幾個、幾十個人，前幾天找工作想看看有關面試方面的知識，無意中發現龍巖人才網里面有很多有關職場的文章，學習了不少知識。所有內容都大家一塊討論唄，也能多些參考意見。但事實上，讓許多與議題無關的人參會，只會讓會議效率變得更低。比如：非相關人在不明情況下發言，其意見的參考價值會大大減弱，甚至會誤導相關人的看法，同時會議時間也必然增長。事實上，對于那些非相關人，不如干脆不要浪費他們的時間。或者，對于有必要讓更多人了解的決議，可以由主管進行會后通報，或者用簡報的形式去通報亦可。

會中——為什么愛“跑題”?

為什么設計好的議程，在進程中總會出現“跑題”現象?

首先，明確會議討論方向。

在會議中，常會出現討論層面不清晰的狀況。比如：有的人在討論戰略層面，而有的人已經在討論戰術層面的問題了。最讓人遺憾的，有時會議看似開得很熱鬧，可一總結才發現，連最基礎的戰略問題其實都沒有確定下來，求職面試靠的不只是努力，在大泉州人才網信息繁多，如何從這些招聘信息里面篩選出好的職位也是有竅門的。其他不都是徒勞嗎？因此，會議到底是要討論戰略層面，還是戰術層面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛胡子一把抓。其次，抓住會議核心人物。

在任何團體和活動中，都會有核心人物，而他并不一定是位高權重者，但他一定是最具有影響力和說服力的人。因此，盯緊他們的表現和言論，隨時引導和糾正他們的討論方向，就能使會議效果事半功倍。同時，會議主持人一定明確自己的立場，不可把自己當成個局外人：讓他們去討論吧，自己只是組織者和教練的角色而已。前段時間一直為工作發愁，后來朋友推薦了三明招聘網還不錯，投遞簡歷回復率很高，也很快捷。但也不能相反。主管一定要明確：開會的目的是為了汲取更多人的智慧和意見，而不是主管個人的演講會。要知道，如果你太多地發表意見，很容易限制和誤導大家的思維。

再次，不要讓氣氛淹沒實質。

有時，主管為了營造一種溝通的氣氛，偶爾會拋磚引玉，但是有時磚難免會拋得“遠”了一點兒。或者是有人在發言中，說了句笑話，接下來的發言者，可能一不自覺就引申到了其他內容上。其實，“跑題”很多時候都是不由自主發生的。因此，主管此時就要及時“喊停”，如果一個話題，被四個人說跑了題，那么離題就已經十萬八千里了，這完全是一個級數效應。