第一篇：企業檔案管理系統功能設計

企業檔案管理系統功能設計

一、企業檔案管理功能

(1)記錄了職工的基本信息，了解職工的基本情況，對企業的日常管理有很大的幫助，同時也可以通過這些對職工采取針對性的措施；

(2)瀏覽功能，使用戶能看到所有職工的信息，了解自己所需要的情況，互相了解，從而有利于交流；

(3)備份/還原數據庫，保證信息的不流失；

(4)對檔案檔案的瀏覽和查詢；

(5)管理使用本地數據庫，更快更好的進系統維護。

二、企業檔案管理系統內容和功能設計

企業檔案管理系統提供的主要功能如下。

(1)本企業檔案管理系統錄入職工的基本信息，如民族類型、職工類別、文化程度、政治面貌、部門類別等等很多設置；

(2)員工提示信息，包括員工生日和員工合同，是企業更加人性化；

(3)備忘記錄，能是日常流程更順利；

(4)數據庫的使用，存有備份，避免數據流失帶來的不必要的麻煩；

(5)系統管理，使用正確的用戶名和密碼才能進入下一個界面。建立內容和功能清單

1)內容

主要包括基本信息管理主頁，包含職工的名族類別、職工類別、文化程度、政治面貌、部門類別、工資類別、職務類別、職稱類別、獎懲類別、記事本類別以及員工生日和員工合同提示；檔案管理頁面，備忘記錄頁面，數據庫頁面，管理工具頁面，系統管理頁面等可視化頁面。

2)功能清單

主要有主界面、用戶登錄系統、公共模塊、系統管理入口、查看，修改個人信息等。

三、企業檔案管理系統信息結構設計

確定導行欄目

導行欄目是網站主要功能的體現，合理的劃分和安排欄目，將網站的主題明確的顯示出來，并且盡量方便訪問者的瀏覽和查詢。

四、企業檔案管理系統構架的詳細介紹

(1)用戶登錄

用戶在登陸之后才能對該系統進行瀏覽、修改等操作。

(2)企業檔案信息的改變

企業檔案管理系統中信息發生變化時，必須先登陸，然后再進行對應的操作，使信息的變化及時反映在系統中，保證系統運行結果的正確性。

第二篇：會員管理系統功能設計

1.受眾俱樂部系統功能設計

1.1.1.會員管理模塊

會員管理模塊在線填寫管理員審批會員注冊短信注冊管理員審批是否被推薦是給推薦人增加積分后臺導入否正式會員配置頻率積分記錄配置類型會員分類管理配置地區會員活動查詢活動記錄貨物記錄配置級別溝通記錄

會員管理模塊實現會員注冊的基礎配置、注冊新會員和會員相關信息的查詢功能。

會員信息包括：姓名,會員級別，積分，機構,職務,性別,出生,民族,地址,家庭,興趣愛好,習慣,媒體接觸習慣，備注一，備注二，備注三。（其中一般信息開放給會員可在線修改，特殊信息不允許會員修改）會員注冊：分為在線注冊、短信注冊和后臺導入3種方式。會員分類管理：為會員注冊配置基礎信息，可配置項目包括頻率、類型、地區和會員級別。

會員活動查詢：可以查詢與會員相關的積分記錄、活動記錄、貨物記錄和溝通記錄信息。

1.1.2.活動管理模塊

活動管理模塊生成會員積分記錄策劃活動設定活動相關信息通知相關人員參與活動生成會員活動記錄 活動管理管理模塊包括發起活動、會員參與報名、活動評價、活動展示櫥窗子功能。

活動發起：系統管理員或活動負責人可以發起新活動，發起活動時需要填寫活動名稱、活動分類、負責人、組織人員、組織人員分工、參與客戶、參與人員、開始時間、結束時間、地點、預算、貨品、收入信息。

會員報名：會員可以選擇自己感興趣的活動進行報名，在經過管理人員審核后即可正式參加活動。

活動評價：活動結束后會員可以對活動進行情況進行評價，評價內容將自動展示在活動項目中。

活動展示櫥窗：每個活動均附帶一個活動櫥窗，會員可以上傳與活動相關的圖片并可配上文字說明。

活動積分：根據規則設定，會員參與活動可能需要扣除一定額度的積分，同時參與活動也可獲得積分獎勵。

1.1.3.交流管理模塊

會員交流模塊發送短信開始交流選擇客戶或會員填寫內容發送郵件生成會員交流記錄撥打電話 交流管理模塊實現俱樂部與客戶、會員和其他受眾之間的短信、電話、郵件方式進行交流溝通、意見反饋。

會員交流：在會員交流模塊，系統管理員和會員之間可以相互發起交流，在交流發起之后可以在每條交流后面進行跟進交流。

會員交流記錄：每項交流情況都會被系統自動記錄，系統管理員或活動相關人員可以根據會員、日期、和關鍵字查詢相關交流記錄。

1.1.4.積分管理模塊

積分管理模塊會員管理模塊活動管理模塊積分接口積分增減貨物管理模塊 積分管理模塊實現與積分相關的設置和記錄查詢，會員管理模塊、活動管理模塊、貨物管理模塊通過積分管理模塊提供的接口實現與積分管理模塊對接。

積分設置：對站內所有能獲得積分的操作和規則進行統一管理，設定每項規則的積分數、規則有效期、是否有效。積分查詢：查詢會員獲取或消費積分的詳細記錄。

積分接口：會員管理模塊、活動管理模塊、貨物管理模塊通過接口實現將相關的積分獲取和消費記錄發送給積分管理模塊，然后由積分管理模塊實現積分的增減。

1.1.5.貨物管理模塊

貨物管理模塊商品管理采購管理銷售管理貨物管理模塊支付管理發貨管理退貨管理

貨物管理模塊實現俱樂部經營貨物的商品管理、采購管理、銷售管理、支付管理、發貨管理和退貨管理。同時，貨物管理模塊通過接口與會員管理和活動管理實現對接，會員和活動商品發放后，商品管理自動更新信息。1.1.6.系統管理模塊

系統管理模塊基礎配置用戶管理系統管理模塊角色管理權限管理

系統管理模塊為管理員提供系統的基礎配置功能、用戶管理、角色管理、權限管理。

第三篇：09企業文件檔案管理系統

09：企業穩健檔案管理系統

【項目背景】

對于企業而言，文檔是重要的智力資產。在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等；從內容上，可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、心得等。這些文檔，可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。于是開發企業文檔管理系統成為一種可能。

【功能需求】

企業文件檔案管理系統的基本功能主要包含：文檔集中存儲、簡單存儲、文件搜索（全文搜索、高級搜索、搜索篩選等）、標簽組功能（分組標簽，方便文檔查找和分類）、收藏夾功能（方便文檔收藏和查找）、文檔日常操作（新建、復制、移動、修改、刪除等操作）、文檔在線查看、基于瀏覽器的在線word編輯、文檔排它性修改(鎖定與解鎖)、圖紙在線預覽、自動生成PDF、流媒體播放技術（支持對音頻、視頻文件的播放）、文檔批量上傳下載、文檔多版本管理、消息訂閱、消息郵件、文檔共享、文檔審批流程、文件生命周期管理等。

【技術功能需求】

企業文件檔案管理系統需要通過JSP+Servlet+JavaBean技術來編碼，采用MVC解決方案，利用三層架構來組織包。該系統主要針對公司的海量文檔存儲，以解決管理困難、查找緩慢、效率低下、文檔版本管理混亂、文檔安全缺乏保障、文檔無法有效協作共享、知識管理舉步維艱等。

第四篇：學生檔案管理系統

目錄 摘要

ABSTRACT 前言

第一章 為什么要開發一個學生檔案管理系統？ 第二章 計算機已經成為我們學習和工作的得力助手 1．1 在中小學中用計算機管理學生檔案的意義 1．2 為將來學校上網做好準備 1．4 學生檔案的設計分析

第三章 怎樣開發一個學生檔案管理系統？ 2．1 編程環境的選擇 2．2 關系型數據庫的實現 2．3 二者的結合（DBA）

第四章 Windows下的Visual Basic 編程環境簡介 3．1 告別“hello world”的年代 3．2 面對對象的編程 3．3 實現菜單選項 3．4 實現工具欄 3．5 幫助 3．6關于系統

第五章 使用Access2000 實現關系型數據庫 4．1 數據庫的概念 4．2 新建一個數據庫 4．3 修改已建的數據庫 4．4 實現數據庫之間的聯系 第五章 系統總體規劃 5．1 系統功能 5．2 流程圖

第六章 系統具體實現 6．1 用戶界面的實現 6．1．1 封面 6．1．2 主界面 6．1．3 幫助系統 6．2 數據庫的實現 6．2．1 學籍數據庫 6．2．2 學生成績庫 6．2．3 課程庫 6．3 與VB的連接 第七章 結束語

第八章 主要參考文獻 附錄

--------------摘要--------------

學生檔案管理系統是典型的信息管理系統(MIS),其開發主要包括后臺數據庫的建立和維護以及前端應用程序的開發兩個方面。對于前者要求建立起數據一致性和完整性強、數據安全性好的庫。而對于后者則要求應用程序功能完備,易使用等特點。

經過分析,我們使用 MICROSOFT公司的 VISUAL BASIC開發工具,利用其提供的各種面向對象的開發工具,尤其是數據窗口這一能方便而簡潔操縱數據庫的智能化對象,首先在短時間內建立系統應用原型,然后,對初始原型系統進行需求迭代,不斷修正和改進,直到形成用戶滿意的可行系統。

關鍵字：控件、窗體、域。

--------------ABSTRACT--------------

The system of managing student file is a typical application of managing information system（know as MIS）,which mainly includes building up data-base of back-end and developing the application interface of front-end.The former required consistency and integrality and security of data.The later should make the application powerful and easily used.By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32.VB offered a series of ActiveX operating a data-base.It can give you a short-cut to build up a prototype of system application.The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.Keywords: ActiveX , Form , Field.--------------前言--------------

學生檔案管理系統是一個教育單位不可缺少的部分,它的內容對于學校的決策者和管理者來說都至關重要,所以學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。

作為計算機應用的一部分,使用計算機對學生檔案信息進行管理,具有著手工管理所無法比擬的優點.例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率,也是企業的科學化、正規化管理,與世界接軌的重要條件。因此，開發這樣一套管理軟件成為很有必要的事情,在下面的各章中我們將以開發一套學生檔案管理系統為例,談談其開發過程和所涉及到的問題及解決方法。

--------------------下面就讓我們開始正文的介紹 第一章

為什么要開發一個學生檔案管理系統？

計算機已經成為我們學習和工作的得力助手：

今天，計算機的價格已經十分低廉，性能卻有了長足的進步。它已經被應用于許多領域，計算機之所以如此流行的原因主要有以下幾個方面： 首先，計算機可以代替人工進行許多繁雜的勞動； 其次，計算機可以節省許多資源；

第三，計算機可以大大的提高人們的工作效率； 第四，計算機可以使敏感文檔更加安全，等等。

在中小學中用計算機管理學生檔案的意義

現在我國的中小學校中檔案的管理水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的機制已經不能適應時代的發展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統的管理方法必然被計算機為基礎的信息管理所取代。

我作為一個計算機應用的本科生，希望可以在這方面有所貢獻。改革的總設計師鄧小平同志說過“科學技術是第一生產力”，我希望能用我四年的所學編制出一個實用的程序來幫助中小學進行更有效的學籍管理。

歸納起來，好處大約有以下幾點：

1． 可以存儲歷屆的學生檔案，安全、高效；

2． 只需一到二名檔案錄入員即可操作系統，節省大量人力； 3． 可以迅速查到所需信息。

為將來學校上網做好準備

跟據1999年中國電信的調查報告顯示我國的上網人數已達到890萬，互聯網已經十分普及，學校往界的畢業生希望能在世界的任何一個角落查到自己校友的信息，本系統為學校將來的上網作了先期工作，比如數據庫的建立。

學生檔案的設計分析

根據實際情況，我們使用原型法（Rapid Prototyping）即以少量代價快速地構造一個可執行的軟件系統模型。使用戶和開發人員可以較快地確定需求，然后采用循環進化的開發方式，對系統模型作連續的精化，將系統需具備的性質逐漸增加上去，直到所有的性質全部滿足。此時模塊也發展成為最終產品了。第二章

怎樣開發一個學生檔案管理系統？

編程環境的選擇

微軟公司的Visual Basic 6.0是Windows應用程序開發工具，使目前最為廣泛的、易學易用的面向對象的開發工具。Visual Basic提供了大量的控件，這些控件可用于設計界面和實現各種功能，減少了編程人員的工作量，也簡化了界面設計過程，從而有效的提高了應用程序的運行效率和可靠性。故而，實現本系統VB是一個相對較好的選擇。

關系型數據庫的實現

Access2000 就是關系數據庫開發工具，數據庫能匯集各種信息以供查詢、存儲和檢索。Access 的優點在于它能使用數據表示圖或自定義窗體收集信息。數據表示圖提供了一種類似于 Excel 的電子表格，可以使數據庫一目了然。另外，Access 允許創建自定義報表用于打印或輸出數據庫中的信息。Access也提供了數據存儲庫，可以使用桌面數據庫文件把數據庫文件置于網絡文件服務器，與其他網絡用戶共享數據庫。Access 是一種關系數據庫工具，關系數據庫是已開發的最通用的數據庫之一。如上所述，Access 作為關系數據庫開發具備了許多優點，可以在一個數據包中同時擁有桌面數據庫的便利和關系數據庫的強大功能。

二者的結合（DBA）

微軟的JET數據庫引擎提供了與數據庫打交道的途徑，我們是通過它以及Visual Basic 來訪問數據庫并對其進行各種操作。Visual Basic、Access以及其他微軟的軟件產品都是通過共用JET數據庫引擎，從而給用戶提供了豐富的數據類型。

DATA 控件在數據庫中的信息與將信息顯示給用戶看的Visual Basic程序之間架起了一座橋梁。我們可以設置DATA控件的各個屬性，告訴它要調用那個數據庫的哪個部分。缺省情況下，DATA控件根據數據庫中的一個或多個數據表建立一個dynaset-type（動態集合）類型的記錄集合。一個記錄集合是動態的也就意味著，當原來的數據表中的容改變了以后，該記錄集合中的記錄也會隨之改變。DATA控件還提供了用來瀏覽不同記錄的各種跳轉按鈕。將DATA控件放置在窗體中之后，我們還必須在該控件與要處理的數據庫之間建立聯系。第三章

Windows下的Visual?

? ??? ?

? ?)。Visual Basic應用程序基本的構建塊是用戶所創建的對象，每一個對象都具有一些特性和行為（屬性、事件和 方法）。開發人員可以最有效利用所創建的每一個對象。使用應用程序具有可通用性可說擴展性和強有力的功能。

Visual Basic應用由一系列對象組成，包括有函數、菜單、函數、結構和數據窗口、用戶對象、用戶事件等等，對象中又包含若干控件如命令按鈕、單行編輯器等這些對象和控件都可在許多應用中重復使用。

實現菜單選項

菜單是程序最重要的特性之一，大多數程序都依賴一個定義良好的菜單使程序易于使用和維護，Visual Basic也提供了強大的創建菜單功能是程序更加標準。

您可以使用Visual Basic的Application Wizard也可以使用Visual Basic 的菜單編輯器建立菜單或者修改已經存在的菜單。

實現工具欄

CoolBar控件與Office97種看到的CoolBar是類似的。CoolBar就是一個可以在窗體上浮動的工具，同時也是其他ActiveX的容器。通過在CoolBar中遷入其他空間你局可以向用戶提供更好的靈活性和義用性。

Toolbar 是工具條控件，是實現工具條的主體。其中的按鈕可以顯示圖像和標題，并按功能分組或加入分隔符，還可以圍棋設置鼠標停留在其上顯示的提示字符。Toolbar也是一個控件容器且具有Style屬性，并可以為其增加下拉按鈕和平滑按鈕等。

選擇“工程”下拉菜單中的“部件”選項，顯示“部件”對話框。在“控件”選項卡列表中選擇“Microsoft Windows Common Controls 6.0”后工具相中增加改控件。其屬性及對象如下：

1． Align屬性定義工具條在窗體中的位置

2． ToolTipText屬性是字符串類型，定義控件的提示字符 3． Style屬性定義按鈕外觀。

4． ImageList屬性定義與數據條對應的ImageList控件名，該控件定義工具條按鈕顯示的圖像。5． HotImangeList屬性設置一個ImageList控件名，該控件定義按鈕獲得熱點時顯示的圖像。6． DisabledImageList屬性定義工具條按鈕無效時顯示的圖像。創建工具條包括ImageList和Toolbar控件 ImageList用于為其他控件提供圖像庫，將ImageList控件加入到工具箱的操作于前述Toolbar控件相同。

幫助

專業水平的軟件通常都帶有聯機幫助功能。無論寫出來的程序是要給大量的用戶使用，還是僅僅局限于公司內部有限的使用者，我們都應該為用戶提供詳細的、易于理解的聯機幫助文檔。微軟的Help Workshop4.0 是一套獨立于Visual Basic 的用來協助我們創建、運行于32位Windows 操作系統下的幫助文件的工具。使用它我們可以為我們編寫的應用程序生成一組幫助文件。

關于版本

為了是程序顯得更具有專業風格，首先可以在其中加入通常的應用程序信息。這些信息包括公司名稱、版本號、修訂號以及其他類似信息。Visual Basic允許你使用APP對象來保存這些信息，APP對象是一個預定義對象，不需要在程序中創建它。APP對象的大多數屬性被應用程序用來提供常規的信息，通過使用這些APP提供的屬性，可以在應用程序和用戶之間交流重要信息，在項目屬性框中可以設置它的屬性。

第四章

使用Access2000 實現關系型數據庫

數據庫的概念

數據庫是一種存儲數據并對數據進行操作的工具。數據庫的作用在于組織和表達信息，簡而言之，數據庫就是信息的集合。計算機的數據庫可以分為兩類：非關系數據庫（flat-file）和關系數據庫（relational）。關系數據庫中包含了多個數據表的信息，數據庫含有各個不同部分的術語，象記錄、域等。

新建一個數據庫

創建任何一個數據庫的第一步是仔細的規劃數據庫，設計必須是靈活的、有邏輯的。創建一個數據庫結構的過程被認為是數據模型設計。1． 標識需要的數據；

2． 收集被標識的字段到表中； 3． 標識主關鍵字字段；

4． 繪制一個簡單的數據圖表； 5． 規范數據；

6． 標識指定字段的信息； 7． 創建物理表。

修改已建的數據庫

數據庫的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三種操作均可由Visual Basic 創建的程序來完成，下面的章節將詳細描述實現的具體方法。

實現數據庫之間的聯系

數據庫之間的關系指明兩個庫之間共享一個共同的關鍵字值。一個連接是指一種虛擬的表，這種表是在當用戶要求從相互關聯的各個不同的表中獲取信息時建立的，關鍵字段用于在相互連接的不同表中查找匹配的記錄。一個更高級的連接形式稱為自連接。這種連接是指一個表被連接到它自己的一個字段，或在不同的紀錄中由重復數據的組合字段。數據庫中有三種不同類型的關鍵字：主關鍵字、組合關鍵字和外關鍵字。在表中使用的關鍵字類型用于描述庫表示什么以及在數據庫中如何與其它的庫建立關系。第五章

系統總體規劃

系統功能

1． 可以進行文本操作； 2． 添加一個數據庫項目； 3． 刪除一個數據庫項目； 4． 修改一個數據庫項目； 5． 查詢信息； 6． 察看課程表。

流程圖

第六章

系統具體實現

用戶界面的實現 6．1．1 封面

具體實現見 圖_6.1.1

圖_6.1.1 6．1．2 主界面

具體實現見.圖_6.1.2 圖_6.1.2

主界面包含三方面的內容,以下一一介紹: 1.記錄操作

打開記錄操作,進入記錄操作菜單項分別由文件、視圖及幫助三個選項。1.1文件包括：新建 打開

打開寫字板---------如圖<6.1.4>(源程序見附錄清單6.1)保存 另存 打印 退出

<圖6.1.4> 1.2視圖包括：狀態條 工具欄 背景顏色 顯示

課程表---------如圖<6.1.5> 文本編輯器

網絡瀏覽 <圖6.1.5> 1.3幫助包括：內容 關于幫助 2．記錄操作

打開記錄操作進入記錄操作選項頁分別由瀏覽記錄、查找等三個選項組成。2．1瀏覽記錄： 學生學籍庫 課程庫 成績庫

2．2查找記錄 2．3備注 3．系統信息

打開系統信息進入選項頁分別由系統信息、信息采集等組成。

6．1．3 幫助系統 具體實現見6.1.3

圖6.1.3

數據庫的實現

6．2．1學籍數據庫

學籍數據庫里存儲了學生的檔案包括：學號、姓名、年齡等 表如<6.2.6>

列名（中文）列名（英文）數據類型寬度小數點位數是否為空姓名Name Date8No學號CodeInteger6No性別SexDate2No年齡AgeDate6No民族NationDate6No政治面貌Visage...Date2...Yes...家庭住址AddressDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.6> 學籍模塊：

該模塊主要完成學生基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了八個域名來進行學生的信息存儲。如果用戶修改某一紀錄中的某一項，可單添加按鈕進行學生記錄的編輯，此窗口使用數據窗口的FREEDOM風格（典型的錄入界面）。該種風格特點是列標題緊挨著數據列在此窗口還可以增加新學生紀錄。

6．2．2成績數據庫

成績數據庫里存儲了學生的成績包括：學號、成績、等如表<6.2.7 >

列名（中文）列名（英文）數據類型寬度小數點位數是否為空姓名Name Date8No學號CodeInteger6No成績ScoreDate10No備注RecordDate15No 表<6.2.7> 成績模塊：

該模塊主要完成學生成績的基本信息的錄入、刪除、更新等功能。在此模塊中定義了四個域名來進行學生的信息存儲。

6．2．3課程數據庫

課程數據庫利存儲了課程的信息：課程名、作者、出版社等如表<6.2.8>

列名（中文）列名（英文）數據類型寬度小數點位數是否為空課程IDCourseDate8No課程名NameDate15No出版社PublisherDate20No作者ScoreDate18No備注RecordDate15No 表<6.2.8> 課程模塊：

該模塊主要完成存儲課程的所有信息及錄入、刪除、更新等功能

與VB的連接

Visual Basic提供了與底層數據庫系統緊密的連接。Visual Basic 支持不同的關系數據庫管理系統并充分發揮每一個數據庫的特長。生成獨立應用或脫離服務器運行的服務以上的應用，Visual Basic連接數據庫的方式有兩種： ·通過使用Visual Basic的 DATA控件。

·通過使用由Visual Basic提供的專用的直接與數據庫相連的接口 第七章

結束語

經過三個多月的設計和開發，中小學檔案管理系統基本開發完畢。其功能基本符合用戶需求，能夠完成學生學籍的存儲和成績的查詢以及各類相關報表的打印。并提供部分系統維護功能,使用戶方便進行數據備份和恢復、數據刪除。，對于數據的一致性的問題也通過程序進行了有效的解決。

但是由于畢業設計時間較短，所以該系統還有許多不盡如人意的地方，比如聯機文檔比較少，用戶界面不夠美觀，出錯處理不夠等多方面問題。這些都有待進一步改善。

致謝

在本次畢業設計中，我從指導老師雷震甲老師身上學到了很多東西。雷老師認真負責的工作態度，嚴謹的治學精神和深厚的理論水平都使我收益匪淺。他無論在理論上還是在實踐中，都給與我很大的幫助，使我得到不少的提高這對于我以后的工作和學習都有一種巨大的幫助，感謝他耐心的輔導。另外，在系統開發過程中雷老師的助手張彥明老師也給于我很大的幫助，幫助解決了不少的難點，使得系統能及時開發完成，還有同組的同學同樣給與我不少幫助，這里一并表示感謝。

第八章

主要參考文獻

[1] Visual Basic 6.0 使用指南

作者：Bob Reselman , Richard Peasley , Wayne Pruchniak.出版社：電子工業出版社

[2] 中文版Microsoft Office 97 自學通 作者：Ned Snell 出版社：機械工業出版社

[3] Visual Basic 6.0 中文版控件大全 作者：Microsoft 出版社；電子工業出版社

[4] 中文Access 2000 24學時教程

作者：Craig Eddy，Timothy Buchanan 出版社：機械工業出版社

附錄程序清單及注釋 程序清單6.1 Option Explicit Dim FileName As String '文件名，用于打開、保存文件 Dim UndoString As String '用于 Undo 操作 Dim UndoNew As String '用于 Undo 操作

Private Sub ImgUndoDisable()'禁用“Undo”按鈕 UndoString = “" UndoNew = ”“ ImgUndo.Enabled = False ImgUndo.Picture = ImageDisable.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub ImgUndoEnable()'有效“Undo”按鈕

ImgUndo.Enabled = True ImgUndo.Picture = ImageUp.ListImages(”Undo“).Picture End Sub

Private Sub Check_ImgPaste()'設置粘貼按鈕

If Len(Clipboard.GetText)> 0 Then ImgPaste.Enabled = True ImgPaste.Picture = ImageUp.ListImages(”Paste“).Picture Else ImgPaste.Enabled = False ImgPaste.Picture = ImageDisable.ListImages(”Paste“).Picture End If End Sub

Private Sub Check_ImgCutCopy()'設置剪切、復制按鈕

If Text1.SelLength > 0 Then ImgCut.Enabled = True ImgCut.Picture = ImageUp.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = True ImgCopy.Picture = ImageUp.ListImages(”Copy“).Picture Else ImgCut.Enabled = False ImgCut.Picture = ImageDisable.ListImages(”Cut“).Picture ImgCopy.Enabled = False ImgCopy.Picture = ImageDisable.ListImages(”Copy“).Picture End If End Sub Private Sub BackColor_Click()CommonDialog1.ShowColor Text1.BackColor = CommonDialog1.Color End Sub

Private Sub Box_Click()'顯停工具欄

If Box.Checked Then '將停顯工具欄

Box.Checked = False CoolBar1.Visible = False Else Box.Checked = True CoolBar1.Visible = True End If

Form_Resize '重新調整控件位置 End Sub

Private Sub Close_Click()Dim FileNum As Integer

If Len(FileName)> 0 Then '有輸入文件名

FileNum = FreeFile()'獲得可用文件號

Open FileName For Output As FileNum '打開輸出文件 '如果無指定文件，則創建新文件 Print #FileNum, Text1.Text '輸出文本 Close FileNum '關閉文件 End If

Text1.Text = ”“ FileName = ”“ End Sub

Private Sub ComboSize_Click()Text1.FontSize = Val(ComboSize.Text)End Sub

Private Sub ComboFont_Click()Text1.FontName = ComboFont.Text End Sub

Private Sub Copy_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '復制文本到剪裁板 End Sub

Private Sub Cut_Click()Clipboard.SetText Text1.SelText '復制文本到剪裁板 Text1.SelText = ”“ '清選擇的文本 End Sub

Private Sub DataTime_Click()Text1.SelText = Now End Sub

Private Sub Delete_Click()Text1.SelText = ”“ '清選擇的文本 End Sub

Private Sub Edit_Click()'當程序顯示“編輯”子菜單前，觸發該程序 If Text1.SelLength > 0 Then '文本框中有選中的文本 Cut.Enabled = True Copy.Enabled = True Delete.Enabled = True Else Cut.Enabled = False Copy.Enabled = False Delete.Enabled = False End If

If Len(Clipboard.GetText())> 0 Then '剪裁板中有文本數據 Paste.Enabled = True Else '沒有可粘貼的文本 Paste.Enabled = False End If End Sub

Private Sub Exit_Click()Unload Me End Sub Private Sub FindText_KeyPress(KeyAscii As Integer)Dim BeginPos As Long

If KeyAscii = 13 Then BeginPos = InStr(1, Text1.Text, FindText.Text, vbTextCompare)If BeginPos > 0 Then Text1.SelStart = BeginPos1 ComboFont.AddItem Screen.Fonts(i)Next i End Sub

Private Sub Form_Resize()Dim TextTop As Long

'修改工具條大小

CoolBar1.Top = Me.ScaleTop ? ?? ??? ?? ??? ?? ? Me.ScaleLeft Text1.Width = Me.ScaleWidth If Me.ScaleHeight > CoolBar1.Height Then Text1.Height = Me.ScaleHeight” + FileName '修改標題顯示 End If End Sub

Private Sub Paste_Click()Text1.SelText = Clipboard.GetText End Sub

Private Sub Picture1_MouseMove(Button As Integer, Shift As Integer, X As Single, Y As Single)Label1 = “工具欄” End Sub

Private Sub Picture1_Resize()If Picture1.Width > Label1.Left Then Label1.Width = Picture1.ScaleWidth" + FileName '修改標題顯示 ImgUndoDisable End If End Sub

Private Sub Text1_Change()If Not ImgUndo.Enabled Then '使“Undo”按鈕可用 ImgUndoEnable End If UndoString = UndoNew UndoNew = Text1 End Sub

Private Sub Text1_Click()Check_ImgCutCopy End Sub

Private Sub Text1_KeyUp(KeyCode As Integer, Shift As Integer)Check_ImgCutCopy End sub

第五篇：檔案管理系統解決方案

數字化檔案管理系統

方案書

數字化檔案管理系統方案書

目錄

方案背景...........................................................................................................................................3 一 設計目標.....................................................................................................................................3 二 設計理念.....................................................................................................................................5 三 系統特點.....................................................................................................................................5 四 功能介紹.....................................................................................................................................7

1登陸界面................................................................................................................................7 2系統界面布局........................................................................................................................8 3功能說明................................................................................................................................8

3.1全宗管理.....................................................................................................................8 3.2檔案錄入.....................................................................................................................9

3.2.1立卷歸檔........................................................................................................11 3.2.2以件歸檔........................................................................................................17 3.3檔案整理...................................................................................................................18 3.3.1檔案整理流程................................................................................................18 3.3.2鑒定及回收站................................................................................................21 3.3.2.1檔案保管期限鑒定.............................................................................21 3.3.2.2密級鑒定.............................................................................................23 3.3.2.3檔案回收站.........................................................................................23 4檔案檢索......................................................................................................................24 4.1直接檢索...........................................................................................................24 4.2組合檢索...........................................................................................................26 4.3定制檢索...........................................................................................................28 4.4系統條件...........................................................................................................29 4.5未歸檔檢索.......................................................................................................29 5檔案統計......................................................................................................................30 5.1 檔案數量統計..................................................................................................30 5.2目錄數量統計...................................................................................................32 5.3檔案利用情況統計：.......................................................................................33 6檔案借閱......................................................................................................................33 6.1借閱審批...........................................................................................................34 6.2我的借閱...........................................................................................................35 7檔案保管......................................................................................................................35 7.1庫房溫濕度登記...............................................................................................35 7.2八防管理...........................................................................................................36 7.3存放位置索引...................................................................................................36 8資料管理......................................................................................................................37 8.1資料管理...........................................................................................................37 8.1.1目錄管理................................................................................................37 8.1.2資料錄入................................................................................................38 8.1.3資料回收站............................................................................................39 8.2資料借閱審批...................................................................................................39 8.3我的借閱...........................................................................................................40

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9數據處理......................................................................................................................40 五 系統技術架構與平臺設計.......................................................................................................41 六 系統運行環境推薦...................................................................................................................42 七 技術服務與支持.......................................................................................................................43

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方案背景

隨著科學技術的不斷進步，越來越多的檔案管理單位通過采用先進的檔案保存及維護技術，從硬件條件提升了檔案的保存、維護能力，但與此對應的是，面對累積得越來越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。

采用傳統檔案管理方式，更是出現了下列常見的“難題”：

1.頻繁的檔案原件借閱調用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀或破壞的問題。

2.傳統人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形下，更加凸顯工作效率較低的難題。

3.對于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準確性較差的問題。

4.涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權某個范圍內人員許可檢索、查閱、調用，而現實中無法嚴格區分界定上述權限設置。

5.傳統檔案管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區域異地檔案申請檢索、查閱、調用功能。

檔案管理系統即是在這一背景下而開發，系統采用java技術開發，基于成熟穩定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設計和架構具備良好的穩定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。

本檔案管理系統可使檔案管理單位檔案管理的運行體系更為系統化，同時，以檔案的歸檔、保存、維護、借閱為主線來驅動的檔案管理流程將更為高效、便捷；由于系統采用了網絡無紙化辦公模式，在節省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負荷，提升了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統也為檔案利用對象提供了更為簡潔的檔案借閱體驗，提高了檔案利用的滿意度。

一 設計目標

檔案管理系統的開發是為了通過建立一個統一的數據交流平臺，在規范化檔案資料收集整理的前提下，實現檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項工作提供準確詳實的參考信息。

本系統具體設計目標包含以下幾個方面：

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1.實現標準統一的文檔入庫管理及維護管理

檔案管理單位具有部分傳統的紙質檔案資料，在本系統設計之初，即考慮到將上述紙質檔案資料通過掃描儀進行統一掃描，成為電子檔案后對其進行標準統一的錄入操作，將其錄入到檔案管理系統中，并對這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、檔號等相關關鍵字，以供檔案利用者網絡查詢，這樣既實現了傳統紙質檔案的電子化標準入庫管理，又可以很好的保護極具價值的檔案原件，一舉兩得。

除了將上述紙質檔案電子化，實施具體的統一標準入庫之外，系統還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作；這些措施為標準檔案庫的建設打下了堅實的基礎。與此同時，相對于標準檔案入庫后的檔案維護管理部分，系統提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊，規范化了檔案的維護管理。

2.實現檔案資料的有效利用

檔案資料在已經入庫的基礎上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門的重要需求，檔案管理系統采用B/S模式，在嚴格的權限控制下，授予用戶訪問查詢功能，由于采用B/S模式，所以，用戶可以不受地域限制，在相應權限下，可實現遠程訪問查詢借閱，檔案管理系統提供了，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的有效利用率。

3.實現檔案數據的有效共享

本檔案系統采用java技術開發，具有跨平臺的先天性優勢，可以實現數據共享，對信息進行充分的發掘利用，最終為各項工作的決策提供充分詳實的數據參考信息。

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二 設計理念

規范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶簡潔直觀的系統操作功能。

1.檔案管理部門對檔案資料首先存在兩個基本需求，一方面，用戶需要將需求錄入的檔案資料進行規范化的錄入，另一方面，面對整理完畢的檔案，如何進行流程化維護操作，如何最大化發掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價值，也是系統用戶面對的迫切需求，因此，系統開發以上述用戶基本需求為導向，以滿足用戶實際功能需求為理念而設計了開發了檔案管理系統。

2.檔案管理系統開發之初即是希望減少傳統檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員的工作效率，在更少的時間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同時本系統在檔案資料的日常管理以及維護中，以人為本，實現了操作功能最大的簡潔化，以便于管理人員的操作，從而對本部門、本檔案管理單位形成的電子文件實行自動化、網絡化管理，實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式；并相應的成立部門性電子檔案中心或電子文件檔案館，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為本單位提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

三 系統特點

1.檔案管理系統強大的檢索功能

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檔案管理系統內設強大的檔案檢索功能模塊，下設直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索引，對檔案目錄數據及其全文實現多關鍵字、多條件的檢索，本系統可實現對檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發檢索，同時，檔案管理系統從用戶自身應用出發，提供了定制檢索功能，該功能可根據用戶常用檢索習慣進行自定義定制，優化了檢索流程，提高了工作效率。

2.檔案管理系統安全性

檔案管理系統在用戶權限設置方面，采用了將用戶操作權限與用戶主題權限雙頁面單獨設置的模式，其優勢是避免了系統超級管理員對系統數據進行無限制的增、刪、改、查的操作，從而對整個檔案管理系統的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統中，根據角色區分，可定義檔案系統操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存在多年的角色定義不清，權限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時，檔案管理系統還可通過利用系統用戶身份認證、檔案信息的認證。來規范用戶訪問系統流程，通過系統的授權，可控制用戶訪問檔案資源的范圍，防止非授權訪問，保證系統的安全。

3.任意報表設計，使用簡單

檔案管理系統自身集成了報表插件，可以有效利用既有系統中的相關數據，根據用戶實際需求，進行自定義報表設置，并形成有效打印。

4.系統模塊獨立性與協同性的統一

系統內涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都可實現獨立管理運行，與此同時，系統也強調了網絡協同化辦公理念，用戶可根據系統賦予的權限設置，對上述功能模塊進行協同管理操作。

5.先進的技術架構平臺

檔案管理系統采用java技術開發，基于成熟穩定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；具備良好的穩定性、擴展性、安全性、靈活地需求變動功能。該平臺同比.net平臺能更好的實現跨平臺運行操作，同比C平臺具備強大的技術先進性，并且開發周期更短，實現功能更為強大，維護成本更低；擴展空間更為廣闊。同比asp及php開發的檔案管理系統，在功能的擴展方面更是asp及php開發平臺所不能比擬的。

6.系統操作簡易便捷

檔案管理系統設計之初即是考慮到通過利用先進的網絡辦公平臺，降低檔案工作者的勞動強度，提高檔案工作者的工作效率，因此本系統為用戶提供了更為直接、簡潔的操作流程以符合用戶在檔案的收集、整理、保存、統計、檢索和利用的各個環節的工作需求。

7.界面美觀，簡潔統一

系統采用統一的界面，色調淡雅，美觀大方，簡潔明了，能有效緩解長時間使用系統產生的用眼疲勞。

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四 功能介紹

檔案管理系統模塊結構圖

檔案管理系統功能模塊分為兩類：基礎模塊、后臺模塊。

基礎模塊內容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統計、檔案借閱、檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對使用對象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文檔）利用者。

對于后臺模塊部分，主要是針對檔案系統管理者的操作，如檔案數據的備份恢復、用戶及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心操作。

1登陸界面

如下圖所示，在下面的窗口內填寫正確的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕即可登錄本系統，如果發生登錄異常或者遺失密碼請及時與系統管理員聯系。

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2系統界面布局

如圖所示，可以看到系統的主界面基本上由三部分組成，即：導航欄、左側樹狀菜單區、以及系統內容顯示區。導航欄分布著系統的一級菜單，點擊一級菜單，窗口左側樹狀結構菜單對應顯示。點擊樹狀菜單的各個模塊。系統內容區顯示該模塊的詳細內容。本系統的界面風格均采用這種窗口布局方式。

如上圖所示，系統為用戶提供了“用戶注銷”“個人設置”操作于系統頁面右上角，用戶可通過點擊上述兩個圖示進入其相應功能操作。

3功能說明 3.1全宗管理

全宗管理功能模塊是整個檔案管理系統的主干功能模塊，所有入庫檔案文件追根溯源最終都需要分類歸總到各類別對應的所屬全宗下，方便檔案管理部門對檔案資料的管理操作的同時，也可有效的為檔案查詢者提供更準確詳實的檔案文件。

在檔案管理系統的全宗管理模塊中，系統主要提供了兩個可操作選項，其一，全宗“檢索”，即有權限的用戶可根據系統提供的檢索功能，對系統中的全宗進行檢索操作，具體如圖：

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其二，全宗“應用”操作，在系統存在多全宗的情況下，根據用戶實際使用情況，系統為避免用戶在進行多全宗選擇操作時出現的誤操作，提供了根據應用狀態而區分的方法，如圖：

系統可提供用戶在被“應用”全宗上選擇“應用”操作打“√”的方式，幫助用戶查看全宗的應用狀態為“應用中”，或“未應用”，從而清晰的了解正在進行操作的全宗，避免出現誤操作，簡潔明了，同時，用戶也可對應用中全宗選擇”查看”操作，如圖：

3.2檔案錄入

一則檔案信息資料在授權需求用戶查詢使用之前，必須首先經檔案管理部門檔案錄入人員的錄入操作，進入檔案庫之后，才能被查詢，因此，檔案錄入工作是整個檔案管理系統功能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時，為檔案信息添加相關的可供查詢的“關鍵字”，這些關鍵字包括：檔案提名，檔號、文件字號，密級、保管期限、份數、頁數、文種，實物存放位置、責任人、主辦部門、會辦部門、所屬部門、簽收人、主題詞、檔案類別、歸檔、歸檔日期等等。如圖：

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檔案管理系統為本系統用戶提供了文檔插件可選功能應用，系統用戶在完成檔案錄入表單填寫后，系統頁面如下：

如圖所示，本插件為高級選項，用戶可根據本機或本檔案管理單位所應用文檔處理軟件（微軟office,金山wps，永中office等）來創建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版類創建正文，可極大便捷系統操作用戶使用，減輕工作量。

用戶選擇點擊“新建word文檔”按鈕后，系統顯示以下界面：

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如圖所示，系統提供了多達20余種檔案錄入正文本操作，可實現痕跡顯示、文檔保護、簽名印章等高級功能，使系統具備任意用戶操作的完整記錄，通過嚴格的安全認證，實現操作的不可推諉性。

用戶在填寫完畢上述圖示正文本文件后，需點擊系統頁面中“保存”按鈕來進行對該文檔的保存，保存完畢后，系統彈出提示窗口，如圖：

對于添加保存操作后的文檔，系統顯示以下界面：

如圖所示，系統根據權限劃分，對該保存文檔提供了修改（無痕跡），修改（有痕跡），刪除操作，可供有權限的系統用戶對該保存的文檔進行上述具體操作。

同時，系統也提供了對保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用戶只需通過點擊鼠標，選擇相應文檔后，點擊“刪除”按鈕即可實現相應操作。

本系統提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統的標準立卷歸檔模式；另一種為以件歸檔模式。如圖所示：

3.2.1立卷歸檔

首先進入系統檔案錄入的標準立卷歸檔模式，標準立卷歸檔模式與以件歸檔模式在本系統中同樣根據文件的來源方向分別提供了“收文登記”，“發文登記”，“內部文件登記”共三種檔案分類錄入方式，檔案錄入工作人員可根據錄入文件的來源方式對應正確分類錄入檔案資料。

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系統賦予檔案錄入工作者“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個按鈕選項，用戶將鼠標移至“操作”按鈕，系統自動出現下拉菜單，具體如圖：

用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入，點擊“添加”功能選項后，系統內容顯示區將為用戶直接顯示下列圖示：

用戶可在此頁面內填寫被錄入檔案信息的詳細細則，同時，針對部分掃描后文檔信息，系統還提供了附件上傳功能，用戶可將掃描文檔壓縮后統一上傳，通過上述操作，最終形成檔案錄入（著錄）卡片信息，該卡片信息可進行備份打印，統一管理。

另：用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應選擇上述圖示中左上角的保存按鈕，對所填寫的錄入信息進行確認保存，如用戶對所填寫的信息存在疑義，可點擊“重置”按鈕，對上述所填寫的信息進行重置操作，重新填寫著錄內容并保存。

在進行檔案錄入或重置操作時，系統用戶都可以通過點擊“返回”按鈕，返回上級操作菜單。

對已保存的檔案錄入信息，系統的操作按鈕提供了“修改”與“刪除”操作，用戶可對該檔案信息進行修改以及刪除的操作。

在完成檔案錄入的創建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該條檔案信息，如圖

將鼠標移至工具按鈕，出現下拉菜單，如圖：

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選擇立卷歸檔按鈕，對已選擇的檔案錄入信息進行立卷歸檔操作，系統內容顯示區出現提示框，提示是否對已選擇的檔案信息進行歸檔操作，選擇“確定”選項，如圖：

系統內容顯示區彈出對話框：提示“檔案歸檔成功”窗口，選擇點擊“確定”按鈕，如圖：

通過上述操作，用戶已經成功的將一個檔案文件由其初始未歸檔狀態，改變為已立卷歸檔至文件目錄的狀態，即實現了標準的檔案立卷歸檔流程。

對于通過上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權限的用戶可在“檔案錄入”的左側樹狀欄下“立卷歸檔”的子樹“文件目錄”中查詢到該檔案信息。

針對本系統中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發文登記”，“內部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經過初始的信息錄入填寫保存，并進行“立卷歸檔”操作后，都會統一流轉至“立卷歸檔”下的“文件目錄”中，如圖：

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如上圖所示，對于已歸檔的所有檔案信息，系統在內容顯示區的左上角均提供了“操作”，“工具”，“檢索”的操作按鈕。

將鼠標移至“操作”按鈕，出現下拉菜單，顯示“修改”，“刪除”兩個功能選項，用戶可通過上述兩個功能選項，對已經歸檔的文件進行二次“修改”，“刪除”的操作。

將鼠標移至“工具”按鈕，出現下拉菜單（如圖）：

如用戶在“立卷歸檔”的“文件目錄”菜單中已選擇一條或多條檔案記錄的前提下，進行“歸檔”操作，系統彈出提示框，如圖：

點擊確定，系統內容顯示區彈出以下窗口：

選擇目錄名稱“new”的目錄，點擊“歸檔”按鈕，則上述所被選擇的檔案信息，將自動流轉至“案卷目錄”下的”new”目錄中。

在上述歸檔操作中，如“new”為最底層目錄但該目錄存在于多個同級目錄之中，或者“new”目錄為非最底層目錄，同時用戶選擇歸檔的目標目錄又在“new”目錄下，不便于查找來實現最終的歸檔，則用戶可通過點擊彈出窗口左上角的“檢索”按鈕，來進行目標目錄的檢索，點擊檢索按鈕后，系統出現下拉菜單，如圖：

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系統在這里提供了“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種檢索方式，便于用戶將上述文件目錄通過檢索后歸檔至“案卷目錄”下的各級子目錄中。“普通檢索”主要是指系統對“案卷目錄”下的只存在一級子目錄的情況進行檢索查詢，而“跨目錄檢索”可對案卷目錄下多級別子目錄進行檢索操作，這主要是由于系統默認提供的檔案文件歸檔至“案卷目錄”下，必須是最后一級的子目錄，即檔案文件必須依存于最底層的案卷目錄；因此，如選擇上級父目錄便進行歸檔操作，則系統會自動提示用戶“該目錄為非最底層目錄，無法進行操作”，如圖：

系統用戶可根據普通檢索舉例來進行“跨目錄檢索”歸檔的操作，兩者操作流程相似，唯一有所不同的只是“跨目錄檢索”需要用戶通過多次點擊查詢到最底層目錄，再進行操作。

首先點擊“普通檢索”按鈕，系統彈出提示窗口（如圖）：

系統提供了“目錄編號”，“目錄名稱”等多個關鍵字做為的用戶提供檢索條件，用戶可根據實際情況進行選擇填寫，在這里選擇在“目錄名稱”中填寫之前通過“系統管理”模塊中已設置完畢的目錄名稱“new”，點擊“檢索”按鈕，系統彈出提示框（如圖）：

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窗口詳細顯示了檢索的“new”目錄的細則情況，選擇點擊該目錄，最后點擊上述圖示中的“歸檔”按鈕，系統出現彈出窗口：

點擊確定按鈕，系統提示，“系統歸檔成功”，對于通過上述一系列操作而最終歸檔到“案卷目錄”的子目錄“new”下的文件，可以直接在“案卷目錄”的子目錄“new”下，對其進行“內部文件查看”操作，即可發現該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示：

現在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢的檔案記錄，再次將鼠標移至“工具”按鈕，出現下拉菜單，如圖：

選擇點擊“檔案返回至文件管理”，這時系統會彈出提示框“是否確定返回至文件管理”，如用戶點擊確定，則將使這條已歸檔的檔案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態中，該功能在“以件歸檔”中同樣存在，方便用戶對已歸檔的檔案信息進行二次操作。

由于實際用戶在進行檔案錄入信息的同時，不可避免的會出現多種檔案類別的區分，因此在本系統中，除提供了標準的檔案信息錄入外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作，可以幫助用戶根據檔案信息不同類別進行自定義整理，從而使系統內的檔案文件更為清晰明了，便于檔案信息的二次利用及整理。

用戶通過檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負荷，提高了檔案錄入整理效率，同時又便于普通檔案利用者對檔案的查詢操作。

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3.2.2以件歸檔

類似于本系統中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來源方向分為“收文登記”，“發文登記”，“內部文件登記”共三類的檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首先在“文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案文件，如圖所示：

選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請將鼠標移至“工具”按鈕，出現下拉菜單，如圖：

此時，注意請選擇“以件歸檔”選項，系統彈出提示框，如圖：

點擊確定按鈕，系統彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動流入“以件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進行完上述操作步驟后，該檔案實際上已經完成了以件歸檔的操作流程，如圖所示目錄：

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用戶可在該目錄下直接查詢到所有以件歸檔文件，并進行等同于立卷歸檔的案卷歸檔、檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參考立卷歸檔流程對以件歸檔進行相同操作。

3.3檔案整理

檔案整理操作是整個檔案管理系統中的重要組成部分，針對用戶通過“檔案錄入”功能錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統中創建各自對應的檔案種類類別，從而使檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對應的檔案種類內，最終達到規范化檔案管理的目標。

對應檔案整理功能，隨之產生的需求首先就是創建對應的檔案種類，本系統根據用戶的實際需求提供了兩種檔案種類創建方式，一種為通過“系統管理”模塊中“歸檔類目管理”操作添加新建全宗，系統會默認自動添加標準常用的10大類檔案種類，這部分種類包含：立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會計檔案、實物檔案。另一種可根據用戶自身需求，進行自定義創建，該功能同樣通過“系統管理”中的“歸檔類目管理”操作添加實現，創建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左側樹狀欄中，方便用戶進行操作。

3.3.1檔案整理流程

了解到如何將一則檔案信息進行標準的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類的檔案整理為例，了解如何對其進行檔案整理流程。

首先，用戶點擊“檔案錄入”一級菜單，在“立卷歸檔”中的“文件目錄”下選擇一條已歸檔的檔案文件，然后將鼠標移至內容顯示區的“工具”按鈕，出現下拉菜單，請點擊“檔案整理”選項，系統彈出對話框“您確定要整理嗎”，如圖所示：

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點擊“確定”按鈕，出現提示框，如圖：

選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片”類的文件目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照片”，點擊“整理”按鈕，出現提示框：

選擇“確定”按鈕，出現提示框：

通過上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的“文件目錄”下，用戶可以通過點擊“檔案整理”一級菜單，在系統左側樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下

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查詢到上述被整理的文件，如圖：

如上圖所示，對于已經被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的檔案文件，系統顯示區同樣提供了“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個功能操作按鈕。

用戶可將鼠標移至“操作”按鈕，系統出現下拉菜單，里面包含“修改”，“刪除”選項，用戶可在已選擇該檔案信息下，對該檔案文件行修改和刪除的操作。

用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標移至“工具”按鈕，系統同樣出現下拉菜單，主要顯示內容為：“檔案返回至文件管理”與“檔案整理”，針對“檔案返回至文件管理”功能，主要是指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉，重新使其返回到初始未歸檔文件狀態，至于“檔案整理”功能，主要是指針對上述整理完畢后的檔案文件將其重新整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄”中，或將其整理至本系統內的其他類別檔案的案卷目錄或子目錄中的操作。

在進行“檔案整理”操作的過程中，系統彈出窗口為雙頁面，上述操作是選擇將該檔案直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與此同時，系統同樣提供了“案卷目錄”頁面，其操作原理與上述選擇“文件目錄”相同，用戶可進行參考操作將檔案整理至“案卷目錄”下，如圖：

對比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案卷目錄”時，存在部分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級子目錄的情況，這樣，就給用戶帶來了無法直接便捷選擇整理該檔案的問題，因此，系統針對這個問題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索又分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對對象主要是針對檔案目錄只存在一級目錄的情況，而“跨目錄檢索”主要面對對象為檔案目錄下包含多級子目錄的情況，如圖：

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系統操作人員通過系統提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查詢目標整理檔案目錄，提高了工作效率，減少了工作負荷，另一方面也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。

3.3.2鑒定及回收站

該功能模塊下含三個子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、“密級鑒定”以及“檔案回收站”。3.3.2.1檔案保管期限鑒定

檔案保管期限鑒定主要是針對“檔案整理”完畢后檔案文件的保管期限的鑒定設置，用戶可通過點擊系統左側樹狀欄“保管期限鑒定”子樹，進入“保管期間鑒定”內容顯示區對其進行詳細設置，如圖：

系統內容顯示區為系統用戶展示了“操作”，“檢索”按鈕，可將鼠標移至“操作”按鈕，系統出現下拉菜單，如圖：

首先點擊“添加”操作，系統彈出提示框：如圖：

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用戶可通過系統提示窗口內文件目錄與案卷目錄進行查詢，對所查詢到的某個或多個檔案文件進行鑒定操作，選擇單獨一例檔案文件，系統內容顯示區顯示以下信息，如圖：

用戶可在內容顯示區內對該檔案文件進行保管期限的鑒定操作，系統提供了“原保管期限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等詳細細分選項，方便用戶對檔案文件進行保管期限鑒定的多種操作。對于已經鑒定完畢的檔案文件，系統內容顯示區會自動顯示其記錄，如圖：

用戶可憑借相應查詢權限的賦予，對已經鑒定完畢的檔案進行“檢索”查詢，同時，也可以對已經鑒定完畢的檔案，通過“操作”按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對其進行二次操作。

在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統對已經鑒定完畢的檔案文件，同樣根據權限分配原則，賦予了部分檔案管理者對該檔案保管期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶可將鼠標移至每條鑒定完畢后的檔案條目“操作”上，如圖，選擇點擊審核 操作，系統內容顯示區出現該檔案的保管期限鑒定資料，如圖：

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有所不同的是，由于本次操作是針對檔案保管期限鑒定的審核，因此，內容顯示區部分多出了“審核意見”欄，審核人員可將具體審核信息填寫于此，并進行保存或重置。

至此完成了將一則檔案信息進行保管期限鑒定并審核的全部操作。3.3.2.2密級鑒定

密級鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密級鑒定是賦予系統檔案操作者對整理完畢的檔案信息進行密級鑒定分配的過程，包括檔案密級鑒定的審核等部分操作。

3.3.2.3檔案回收站

系統“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統中的“回收站”功能，為用戶提供了一個避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而造成損失的解決方法，對于本系統所有已歸檔的檔案資料，如果通過

刪除操作后，都將直接流轉到“檔案回收站”中，如圖所示：

“檔案回收站”功能在系統內容顯示區提供了“工具”與“檢索”兩個操作按鈕，用戶在選擇一條已經刪除的檔案資料后，將鼠標移至“工具”按鈕，出現下拉菜單，如圖：

用戶可對被選擇的檔案資料進行“徹底刪除”與“檔案還原”的操作，同時，針對已經刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標移至“檢索”按鈕，對“檔案回收站”中的已刪除檔案資料進行檢索查詢，并對檢索后的結果進行二次操作。

這里需要重點說明的是，檔案管理系統在上述的檔案“徹底刪除”操作中，系統默認是對檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹底刪除”后的檔案信息于系統中是無法查詢的，但系統數據庫中保留對其備份，采用這種方式來對檔案資料進行保管或銷毀的操作，主

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要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安全，避免誤操作或其他非主觀性錯失操作造成的嚴重后果。

4檔案檢索

檔案資料最初的兩個基本需求應用，在解決檔案保存后，就要面對檔案資料的利用，在一則檔案信息被利用前，首先應該被檢索出來，本系統采用采用ajax概念技術，提供與服務器異步通信的能力，同時采用優化了的系統搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時將體驗到更為快捷、準確的檢索效果。

本系統對檔案資料的檢索提供了：直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統條件、歸檔檢索共五種檢索方式以供系統用戶進行檔案資料檢索操作。

4.1直接檢索

在本系統中，“直接檢索”可廣泛應用于對部分檔案利用者對其所要檢索的檔案信息了解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個或幾個有限字段，如檔案的提名、編號、成文日期，檔案類型等僅僅幾個條件，想藉此為查詢條件對所需求檔案進行檢索查詢。

本系統提供模糊查詢功能，可對相似字段進行全部檢索并顯示，舉例說明，如用戶查詢的檔案題名為“test”,而實際檔案資料庫中也存在著檔案題名為“test1”的檔案文件，那么系統會自動將所有字段類似“test”的檔案文件全部顯示于系統的內容顯示區，供查詢用戶進行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統提供了多達60多種關鍵字條件查詢，這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條件，從而為檔案檢索后的申請借閱利用創造了良好的條件，同時，另一方面，對于檔案管理部門來說，也可以通過本系統的檔案檢索平臺，開放簡潔的檔案檢索操作，實現現代化、網絡化的檔案檢索借閱管理，加強有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動，減少繁瑣的中間環節，使信息可以迅速、準確地互達，從而極大地降低檔案管理成本。

以下圖示為本系統提供的直接檢索功能中涉及的部分關鍵字查詢，用戶可根據自身所了解的字段進行填寫，檢索，24 page of 44

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本系統在部分關鍵字條件中提供了多項選擇條件，方便用戶縮小檢索范圍，提高檢索的精確度，如圖：

用戶可根據實際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更好的檢索效果。對于通過上述檢索條件設置，而最終檢索出的檔案文件，如果該檢索用戶具備系統賦予的相關權限，這部分權限包含：原文訪問、附件訪問等。那么該用戶可以根據系統賦予的上述權限，對該檢索后的檔案文件進行對應權限操作。如該用戶不具備上述任意權限，那么系統還在檢索后的檔案列表上提供了兩個操作按鈕：“工具”，“返回”，如圖：

用戶可將鼠標移至“工具”按鈕，系統出現下拉菜單，如圖：

用戶可在選擇一條檔案信息后點擊“借閱創建”按鈕，則該條被申請的檔案信息將自動

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流轉至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶點擊借閱申請按鈕后，系統將默認申請用戶創建了一個檔案借閱申請請求，而非最終將該申請直接提交到檔案借閱審批員處，申請用戶可在本系統“借閱申請”模塊中，通過點擊“我的申請”中的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請檔案信息并點擊“提交申請”操作，完成檔案檢索后的申請借閱全部流程。

用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對申請借閱信息進行刪除和修改操作，即停止檔案借閱申請流程或對已創建的檔案借閱申請進行細則修改操作后再提交。對于提交申請的借閱信息，將自動流轉至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案借閱審批人員根據用戶提交的檔案申請借閱信息細則，確定是否通過審核，予以借用。

4.2組合檢索

如果說簡單檢索是只通過對單一條件的選擇進行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以為系統用戶提供多條件的、復合式的、可多項選擇的檢索操作，該功能相對比于簡單檢索，在設置檢索條件時可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時也帶來了操作流程相對比簡單檢索更為系統化、復雜化的問題。用戶鼠標點擊“組合檢索”菜單，系統內容顯示區如下：

在內容顯示區的首行，系統除了提供組合條件選項外，還增加了內容添加區，用戶首先點擊“全宗號”后的下拉箭頭菜單，出現以下圖示：

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系統下拉菜單顯示諸如“父目錄號”“檔案編號”“檔案題名”等眾多的組合條件選項，用戶可自定義選擇其中任意一項后，選擇內容區首行后的關系條件“包含”“不包含”等，在前兩項條件組合選擇完畢后，繼續點擊系統內容顯示區首行第三組條件，系統會彈出提示框，或為目錄，或為時間，或為人員，其彈出的窗口情況是根據用戶選擇的前兩組組合條件而定，在用戶選擇自定義條件組合后，系統會自動根據前列組合條件進行相關數據的匹配，便捷用戶的操作檢索。

由于是組合檢索，因此，用戶可在完成一個或多個條件設定后，繼續選擇多項條件進行填寫，在選擇填寫完畢后，用戶應通過點擊“添加條件”按鈕，將該條件寫入組合檢索范圍內，如圖：

同時，對于以選擇的組合檢索條件，用戶也可對其進行“刪除選中項”，“刪除所有”的操作。

在組合檢索中，系統還提供了“并”、“或”，以及附件檢索功能，如用戶選擇“并”的關系，那么則意味著針對用戶已經選擇的查詢條件，屬于其中共性同時符合條件的檔案信息，將通過組合檢索全部顯示出來，如選擇“或”的關系，則意味著符合之前任意一條預設查詢條件的檔案信息都將通過本組合檢索而顯示。而附件檢索功能，主要是系統為用戶提供的組合檢索中對其是否具有附件而進行的一個快捷條件檢索。

對于通過組合檢索而現實的檔案文件，同樣可以通過“借閱申請”功能，供用戶進行申

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請借閱審批操作后的使用。

4.3定制檢索

該檢索功能的提出主要是針對組合檢索功能的升華，在用戶的實際使用過程中，存在著大量的具備同一組合條件的重復檢索情況，而檔案管理者在實際系統操作中，由于每次同一組合檢索條件的添加而產生了大量的重復性工作，因此，本系統提供了定制檢索這一功能來解決上述問題，該功能主要可以根據系統常用的組合檢索條件進行定制，定制之后，無論是檔案操作人員還是普通檔案使用人員，只要具備系統賦予的相關權限，就可以根據已經定制的組合條件進行檢索操作，這一功能避免了檔案工作者的重復檢索設置流程，提高了工作效率，并為檔案申請使用者提供了更為迅捷的檢索方案，提升了普通檔案需求者對檔案管理部門檔案服務的滿意度。

由于定制檢索是將常用的組合檢索條件保存定制后進行的簡潔檢索查詢，因此在涉及定制檢索中的組合檢索條件設定時，用戶可首先點擊“定制檢索”菜單，系統內容顯示區顯示如下：

系統提供了“操作”，“檢索”功能選項，可將鼠標移至“操作”按鈕，系統出現下拉菜單,如圖：

該下拉菜單提供了“添加”“修改”“刪除”三個功能樹，用戶通過點擊“添加”增加定制檢索的組合條件，用戶選擇點擊“添加”按鈕操作后，系統進入以下界面：

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通過上述界面，用戶可自定義組合檢索條件，并定義定制檢索的名稱，定制完畢后，用戶可對定制完畢的“定制檢索”進行“修改”“刪除”的操作，也可對定制完畢的“定制檢索”進行檢索，該功能主要應用于存在多條定制檢索選擇時的便捷操作。

對設置完畢的定制檢索，用戶可通過點擊系統左側樹狀欄的定制檢索功能菜單，于系統內容顯示區的定制檢索列表中查閱到所有設置完畢的定制檢索，如圖：

用戶可選擇該條“定制檢索”后，對其進行 “執行檢索”操作，系統將根據定制檢索的條件設置，將符合該組合條件的所有檔案信息顯示于內容顯示區，如圖：

對應定制檢索結果而顯示的檔案信息，系統同樣提供用戶進行“借閱申請”“本頁打印”“全部打印”或“返回”操作。

4.4系統條件

本系統在檔案檢索功能中還提供了系統條件檢索，該功能是本系統為簡化系統查詢條件而提出的檢索方式；主要提供了檔案資料是否：有刪除、有附件、已歸檔的條件檢索，系統提供了并與或得選擇，有效的簡化了系統檢索流程，同時，完善了系統檢索的內涵，提高了檔案資料的檢索成功率。具體如圖：

用戶可對由系統條件檢索出的檔案文件進行“借閱申請”等操作，其操作方式與其他檢索方式后的“借閱申請”一致，請用戶參考上述操作進行本項檢索后的“借閱申請”操作流程。

4.5未歸檔檢索

未歸檔檔案檢索功能同樣也是對本系統組合檢索的有效補充，之所以把該功能單獨列出做為標準檢索功能之一，主要是考慮到單獨的未歸檔檢索，將未歸檔檔案信息單獨羅列出來，可以在豐富檔案檢索條件的同時，更好的滿足了檔案使用者與檔案工作者的使用及操作要求。如圖：

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對比其他上述四類檔案檢索，未歸檔檔案檢索的唯一區別是，該類檢索的檢索范疇只對未歸檔的檔案資料進行檢索，對已歸檔的檔案資料不做任何執行檢索操作。

5檔案統計

檔案統計是檔案利用的直接體現，檔案統計更多體現在檔案管理部門內部檔案操作需求，因此，本系統在該功能模塊中的設計更多的考慮了檔案管理部門以及檔案工作者的使用需求，本功能模塊下設：檔案數量統計、目錄數量統計、檔案利用情況統計、統計報表；四個子功能模塊。

5.1 檔案數量統計

檔案數量統計模塊中，本系統為檔案管理部門及檔案工作者提供的是“條件式”檔案數量統計，系統為檔案部門以及工作者提供了諸如：全宗號、類別（模版）范圍、等多達80種條件，并可對上述80種條件選擇“并且”，“或者”的組合式條件檢索數量統計，最后系統還提供了對該統計內容進行自定義統計報表打印的功能，如圖：

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類似于“組合檢索”功能模塊，在檔案數量統計中，系統內容顯示區同樣以組合條件的窗口顯示，用戶可根據實際需要來對檔案組合條件進行設置并依據上述組合條件而進行檢索統計操作。

首先，用戶可通過“添加條件”按鈕，將選擇后的多條統計檢索條件內容填寫于“您已經選擇的查詢條件”中，如圖：

在填寫完畢條件后，請點擊“條件組合”按鈕，對上述已選擇的條件進行系統組合，系統彈出提示框顯示如下：

點擊確定，系統將用戶提供的統計檢索條件進行條件組合，具體如圖：

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系統對已經進行條件組合的條件選項，同樣提供了“刪除選中項”，“刪除所有”操作，便于用戶在進行條件組合查詢時即時根據實際情況進行組合條件的調整，如用戶確定提交的統計檢索條件無誤，則可以通過點擊系統內容顯示區左上角的“統計”按鈕，進行“統計”操作，系統將根據用戶已提交的統計檢索條件，自動檢索查詢并顯示統計結果頁面，如圖：

如果用戶在填寫統計檢索條件時，只填寫了一條統計條件，同時確定只根據這條唯一的統計條件進行統計，在不點擊“條件組合”按鈕的情況下，直接點擊“統計”按鈕，系統將彈出提示框：

點擊“確定”后，系統將自動根據用戶提交的該唯一統計條件為依據而進行統計并顯示統計結果，如圖：

5.2目錄數量統計

目錄數量統計是本系統為檔案管理部門在檔案統計工作中提供的細分統計功能，其原理與檔案數量統計模塊類似，只是該功能模塊主要面對統計的檔案資料范圍縮小至單一的目錄

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統計，但其具體操作流程與檔案數量統計一致。

5.3檔案利用情況統計：

本系統根據全宗號、類別（模版）范圍、父目錄號、檔案編號、年、季度、月、日，等條件，為檔案管理部門提供了檔案利用情況檢索統計，如圖：

用戶可根據系統上述提供的檢索條件，進行細則的填寫，并最終進行準確詳實的檢索統計，如圖：

點擊快捷操作中的時間列表，具體如圖：

“查看”，系統內容顯示區將為查詢用戶提供該檔案信息的利用

檔案利用情況統計功能可準確有效的為檔案管理部門提供系統數據庫內已歸檔的任意檔案資料的有效利用情況，便于檔案管理部門更好的掌握第一手系統庫內的檔案資料利用情況資料，從而為相關檔案管理部門完善檔案資料管理及維護機制，提供了有效價值佐證。

6檔案借閱

檔案管理系統檔案借閱功能模塊，以檔案借閱面對使用對象為條件劃分為兩類，一類為面對檔案管理者，對應功能模塊為“借閱審批”；另一類為面對普通的檔案借閱用戶。對應功能模塊為“我的借閱”。

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6.1借閱審批

借閱審批功能下設“未處理”與“已處理”兩功能樹，用戶可根據實際需求在經過“檔案檢索”操作后提交一個或多個檔案資料借閱申請，申請用戶在檔案檢索完畢后提交借閱申請后，可在系統“檔案借閱”功能中的“我的借閱”的子樹“未提交”的內容顯示區中查閱到上述檔案借閱申請的未提交列表條目，如圖：

接下來，用戶可選擇將上述借閱申請請求進行 “提交申請”操作，則該檔案申請借閱信息將自動流轉進入到檔案審批人員操作的“借閱管理”模塊中的“未處理”選項中，檔案借閱審批人員將在該欄目中查閱到所有已正式提交的檔案申請借閱信息，如圖：

檔案借閱審批人員需點擊如圖：

“借閱審批”操作，對用戶提交的檔案信息進行審批操作，系統對用戶提交的檔案申請借閱提供了“同意”項選擇，檔案審批人員只需要在被提交的申請借閱檔案信息后選擇“是”“否”打“√”，即可完成對該申請請求的審批操作，完成審批操作后，需點擊系統左上角“保存”按鈕，即可完成全部審批流程。對于已經審批完成的借閱申請，將顯示于“已處理”列表內，檔案審批人員只需點擊“已處理”功能樹，即可于內容顯示區內顯示所有已處理完畢的申請借閱列表，并可對該類信息進行檢索查詢操作。

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如圖：

與此同時，針對提交檔案申請借閱的檔案需求者，可通過點擊“我的借閱”功能樹，分別進入到“未通過”“已通過”子功能樹，來查詢已提交的申請，哪些被審批通過，如圖：

哪些沒有被申請通過，如圖：

6.2我的借閱

相對于“借閱審批”功能，我的借閱主要是從檔案申請借閱者的角度出發，系統提供了“未提交”“已提交”“未通過”“已通過”四則子功能樹，對于用戶通過檢索操作提交的檔案“申請借閱”請求，首先會流轉至“我的借閱”中的“未提交”子功能樹中，因此，用戶在通過檢索而形成的“借閱申請”創建后，還需要點擊“我的借閱”中的“未提交”子樹，選擇內容顯示區中對應的已創建的檔案借閱申請信息，對其選擇“提交申請”操作，申請完畢后，用戶可在“已提交”“未通過”“已通過”中進行對上述“申請”的查閱以及檢索操作。

7檔案保管

7.1庫房溫濕度登記

針對庫房溫濕度登記，檔案工作者可根據各自檔案管理單位定制情況，對本系統提供的相關參數進行自定義設置，如圖：

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在定義完畢上述具體參數后進行日常的登錄登記，如圖：

用戶可將具體測量數值填寫入內，并進行保存或查閱。

7.2八防管理

八防管理是檔案維護中的重要環節，針對常見的防塵，防水、防盜、防火等項目，提供詳細的電子信息記錄，如圖：

用戶可在上述內容顯示區內登記相關信息，并進行保存或查閱。

7.3存放位置索引

在面對眾多實物檔案資料時，通過本系統的存放位置索引功能，可創建一套完整的實物檔案存放位置索引目錄；通過上述措施，一方面可以有效提高檔案工作者的實物檔案檢索速度，另一方面，可以為整個檔案管理部門的檔案合理存放提供有效輔助信息。

首先，用戶可通過點擊“操作”下的“添加”按鈕，添加位置索引信息，具體功能如圖：

在添加索引信息完畢后，通過點擊系統內容顯示區左上角的“保存”按鈕，可將該條索

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引信息直接保存，在完成諸多條索引信息的建立后，用戶可通過點擊“檢索”按鈕，根據實際需求進行實物檔案的檢索查詢。如圖：

8資料管理

資料管理常用于下列性質需求，檔案管理單位存在著一系列有價值的隱性文檔，這些文檔或為生產資料文檔、或為財務數據、或為行政文檔、或為其他系統形成的已流轉完畢文檔，對于這部分文檔，雖然其主要價值不是以檔案的形式價值存在，但上述檔案管理單位卻存在著需要將這部分隱性文檔發掘為顯性文檔，按照統一標準進行整理匯總，最終形成有效利用的需求。

針對上述需求，本系統提供了“資料管理”功能模塊，幫助上述需求檔案管理單位進行相關文檔管理工作，該模塊的設計思想是以資料操作的角色劃分，分為資料管理、資料借閱審批、我的借閱三部分。如圖：

8.1資料管理

資料管理子功能包括資料目錄管理、資料錄入、資料回收站、資料檢索功能，用戶可根據具體系統管理員賦予權限，對相關資料的目錄、以及資料的本身進行后續的增、刪、改、查操作。8.1.1目錄管理

首先，為了使通過“資料錄入”而歸檔的文件能依附于上級目錄，用戶需要點擊“目錄管理”功能樹，在系統內容顯示區中選擇操作按鈕下的“添加”功能，添加資料目錄，如圖：

點擊“添加”功能完畢后，系統內容顯示區顯示以下內容：

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用戶可將具體細則填寫于上述表格中，并進行“保存”操作，至此，用戶已經完整的創建了一個資料“目錄”，用戶可在“目錄管理”的系統內容顯示區內查閱到已創建的目錄信息列表，如圖：

8.1.2資料錄入

在完成目錄創建的流程后，用戶可點擊“資料錄入”功能樹，如圖：

系統內容顯示區提供了“操作”“工具”“檢索”三個功能按鈕選項，用戶首先可通過“操作”按鈕下的“添加”功能，添加資料信息，如圖：

在添加完資料錄入的細則后，需點擊系統左上角提供的“保存”按鈕來對資料錄入進行創建，如用戶對已創建的資料信息需要進行修改操作，可點擊上圖所示“重置”按鈕，對已錄入的信息進行修改操作。

資料創建完畢后，點擊“返回”按鈕，系統內容顯示區顯示以下界面：

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用戶可通過點擊“工具”下的“歸檔”按鈕，對已經創建保存的資料選擇“歸檔”操作，系統自動彈出提示框，如圖：

系統提示框里顯示為通過“目錄管理”而創建的資料目錄列表。用戶可選擇其中任意一條目錄，點擊提示框中的“歸檔”按鈕，對該資料進行歸檔操作，系統提示歸檔成功；至此用戶已經完成了一則資料的完整的創建、保存、歸檔流程。8.1.3資料回收站

對于已歸檔的資料，如用戶選擇“刪除”操作，則該資料將自動流轉至“資料回收站”，在資料回收站中，系統提供了類似“檔案回收站”中的“操作”“檢索”按鈕，用戶可選擇對已刪除的資料進行“徹底刪除”，“資料還原”，同時，也可對進入“資料回收站”的資料進行檢索操作，如圖：

8.2資料借閱審批

該功能主要應用于資料管理人員對資料授權使用的操作，在該目錄下，資料管理員可以詳細的查詢到相關被提請的（資料借閱）的已處理、未處理的詳細信息，并對這些信息進行檢索、授權查閱等操作。

首先，普通用戶通過對“資料檢索”而形成的“借閱申請”資料信息會進入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可選擇該條借閱申請信息，選擇點擊“提交申請”按鈕，對資料借閱進行正式保存提交操作，在上述操作后，該條信息將自動流入“借閱審批”

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中的“未處理”模塊，由資料管理員進行查閱審批并授權借閱，如圖：

系統資料管理審批員，將根據該列表內提供的信息對借閱申請進行批復審閱，對于已經處理完畢的借閱申請信息，在通過“已處理”列表進行顯示的同時還將顯示于資料借閱者“我的借閱”模塊中的“已處理”，“已通過”，“未通過”列表中。

8.3我的借閱

該功能主要應用于資料申請借閱人員操作，分別提供了未提交、已提交、未通過、已通過功能，普通用戶通過對“資料檢索”而形成的“借閱申請”資料信息會進入到“我的借閱”模塊中的“未提交”列表中，用戶可對未提交的借閱申請進行“提交申請”“查看”“修改”“刪除”操作，對于已經“提交申請”的資料，首先將自動流轉至“借閱審批”的“未處理”列表中，由資料管理部門的審批人員進行審批批復，同時，該條資料也將自動流轉到“已提交”列表中，供用戶查詢。

對于用戶提交的資料申請借閱，經資料管理部門審批后，會出現審批通過與未通過兩種形式，用戶可選擇在“我的借閱”中的“未通過”，“已通過”列表中進行查詢。如圖：

9數據處理

作為檔案管理系統整體信息安全性的一個重要組成部分，本系統在數據處理功能模塊下提供數據備份與數據還原功能。

首先，在系統備份功能樹中，系統提供了檔案表數據備份以及目錄表數據備份，如圖：

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用戶選擇點擊上述兩表的備份按鈕，系統會自動提示是否備份，選擇確定按鈕，進行備份操作。

在備份操作完畢后，如系統用戶需要對備份數據進行數據還原，則可通過本模塊下的“數據還原”操作進行，點擊檔案表或目錄表的下拉箭頭提示框，系統出現下拉提示框，提示用戶選擇具體某一點的備份進行還原，如圖：

用戶選擇還原點后，點擊內容顯示區內的數據還原按鈕，即可完成對備份數據的還原操作。

通過檔案表、目錄表的備份以及還原，系統用戶不必再進行單獨的數據庫信息備份，簡化了操作流程，提高了檔案信息的安全機制。

五 系統技術架構與平臺設計

本軟件系統采用java技術開發，基于成熟穩定Struts MVC框架，采用Spring為中間層，以ibatis作為持久化層；設計和架構更加優良，各層定義清晰，具備良好的兼容性與擴展性。

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與此同時，本系統同時應用了ajax(交互式網頁應用開發技術)技術，該技術最大的優勢為在不更新整個頁面的前提下維護數據，使得Web應用程序更為迅捷地回應用戶動作，為系統使用用戶提供了更為良好的系統操作體驗。

六 系統運行環境推薦

硬件配置推薦

如圖：

網絡服務器應用需求(中小型建議): CPU:雙路至強CPU 2.6GHz或更高配置 內存:2G 以上或更高配置

硬盤:36G SCSI X 2或更高配置

系統軟件配置推薦 服務器端

操作系統： Windows 2000/XP以及其它可以運行Tomcat服務器的操作系統 所需軟件：JDK1.5以上，Tomcat5.5.*，客戶機端

操作系統：Windows 9x/2000/XP 所需軟件：大部分用戶只需IE 6或更高的版本

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輔助軟件：Office 2000或更高版本以及Adobe Reader 8.0或更高版本

七 技術服務與支持

系統平臺設計具有較高的安全性和可靠性，切實保障系統的平穩運行。權限設置合理，有完善的災難應急功能和恢復能力，系統應提供7×24小時的連續運行，平均年故障時間<4小時，平均年故障修復時間<30分鐘。建立服務的后援支持，后援支持與服務中心將是一個有規范服務流程和嚴格值班管理制度的服務機構，可以提供靈活、方便和快捷的技術支持，包括電話、傳真、信函、電子郵件、支持網站等方式的技術咨詢響應和服務請求、專人定期走訪以及全時響應、遠程聯機支持和現場服務等多種方式。

后援支持規范建立一個用戶服務庫，其中包括系統資料、問題記錄、維護日志等資料，以產品支持網站形式，提供培訓資料、產品信息發布，常見問題建成知識庫供查詢。

7.1客戶服務流程

后援支持和服務中心應提供7×24小時全時響應服務，建立規范且有效的服務流程.7.2客戶服務方式（1）技術咨詢

可以隨時通過電話、傳真、書函以及電子郵件等各種靈活的通訊手段向后援支持與服務中心進行技術咨詢。

（2）全時響應

后援支持提供24小時響應的服務，提供特殊的通訊聯系辦法，及時響應用戶的問題。（4）定期走訪

專人定期、不定期走訪，調查項目實施和維護情況，現場解決用戶存在問題。（5）定期巡檢

在系統運行期間安排工程師抽樣定期對系統進行系統巡檢，現場對系統進行測試和優化，及時發現系統存在的問題或潛在的故障，提前消除隱患，確保系統安全、穩定地運行。

（6）現場支持維護 遇到較為復雜的問題，一般通訊手段的咨詢和遠程聯機難以解決時，應安排專業工程師趕到現場解決問題。人數根據實際情況和需要而定。

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