第一篇：公司技術文件及資料管理制度

公司技術文件及資料管理制度

第一章 總則

第一條為建立、健全公司技術文件及資料管理工作，完整地保存和科學地管理公司的技術文件及資料，充分發揮技術文件及資料在公司發展和調整中的作用，更好地為公司各部門服務。制訂本管理制度。

第二條技術文件及資料是指各部門在經營業務活動中形成的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

第三條把技術文件及資料工作納入公司的技術業務管理工作中。建立資料庫保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

第四條資料庫集中統一管理全公司的 技術文件及資料。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術文件及資料的完整、準確、系統、安全和有效利用。

第二章 技術文件資料的歸檔

第五條每個品牌、每個型號、每臺設備技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統的技術文件資料要及時移交資料庫歸檔。

第六條各部門或工作人員在移交技術文件資料時，交接雙方應辦理交接手續，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員應協助當事人整理齊全入庫歸檔。

第七條凡需歸檔的技術文件資料，做到書寫材料優良，字跡工整，圖紙按規格繪制，電子文件齊全。嚴禁用筆和復寫紙圈劃，修改和刪除電子文件。

第八條凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。

第三章 資料室的任務和管理人員的職責

第十條資料室的任務：

一、集中、統一、科學地管理好技術文件資料，維護技術文件資料的完整、系統、準確和安全，并及時、準確地提供利用。

二、協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的正確整理、立卷歸檔工作。

三、負責設備檔案資料（設備圖紙、使用說明書、機械或電器原理圖、驗收文件等）的保管、借閱與管理工作；

第十一條技術文件資料管理人員的職責：

一、認真貫徹公司技術文件資料管理工作的方針政策。鉆研業務，提高管理水平，保證工作任務的完成。

二、科學地管理全公司技術文件資料，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發放、鑒

定、統計以及繪制檢索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保衛工作。

四、嚴格執行技術文件資料的保管、借閱、發放制度。

第四章技術文件資料的保管和借閱

第十四條資料庫應對接收來的技術文件資料進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制電子版《技術文件資料查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五條資料庫應認真執行技術文件資料的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。

第十六條資料庫應做好技術文件資料的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續。

第十七條技術文件資料的保密制度：

一、技術文件資料的借閱者及管理者須妥善保管資料，不得轉借他人、不得遺失。

二、非涉密人員嚴禁翻閱、查看機密技術文件資料。

三、機密技術文件資料的借閱者及管理者必須嚴守機密，維護技術文件資料的安全，所借資料必須當日返還，不得過夜。不準在非保密本上和U盤上摘錄機密事項或私抄機密技術性文件和資料內容。

四、技術文件資料如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。

五、任何人未經允許，不得隨意開啟資料庫電腦，翻閱技術

文件資料。

六、將離崗人員需在離崗前辦理交接單，歸還資料、工具等物品，沒有交接單不準離崗。

第十八條技術文件資料的借閱和傳送：

一、凡本公司工作人員，因業務需要都可借閱技術文件資料。由管理人員填寫《技術文件資料借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經管理人員檢查后，方可辦理注銷手續。電子文件未經公司領導批準不得復制。

二、技術文件資料和各種說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出。

三、技術文件資料到期還未歸還的按丟失處理，由資料員根據所借資料的價值（各類書籍按標價的2倍，零件圖及工藝規程等資料按每張A4紙20元折算）報主管部門審查、批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

四、借閱者應保持技術文件資料的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、更改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責，如發現有問題或損壞而不能繼續使用時按報廢處理，由資料員根據所借資料的價值（各類書籍按標價，零件圖及工藝規程等資料按每張A4紙10元折算）報主管部門審查、批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

五、傳送的技術資料只能在個人QQ號和電子郵箱，未經許

可不得轉發，下載打印。發現違反者按泄密處理。

第六章技術檔案的復制和技術資料的發放

第十九條凡歸檔的技術文件資料，都建立電子文件。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發放使用，備份文件發放后，應及時復制補充完整。

第二十條需加工制作的工裝類圖紙文件，都應形成電子文件。第二十一條用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業指導書等，發放制造部、分管技術員及資料室存檔。

第七章技術檔案和受控技術文件的更改

第二十四條當文件提供部門需對技術文件資料實施更改或補充時，應有更改通知單。更改人員根據通知單的內容對技術文件資料實施更改。并將修改通知保留備查。

第二十五條技術文件資料更改后，資料員應及時將更改通知單發放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

第八章附則

第二十七條本制度由青島愛爾節能科技有限公司制定，其解釋權與修改權歸技術研發中心所有。

第二十八條本制度經總經理批準頒布之日起實施。

第二篇：公司技術文件及資料管理制度（定稿）

公司技術文件及資料管理制度

第一章 總

則

第一條 為建立、健全公司技術文件及資料管理工作，完整地保存和科學地管理公司的技術文件及資料，充分發揮技術文件及資料在公司建設和發展中的作用，更好地為公司各生產技術部門服務。制訂本管理制度。

第二條 技術文件及資料是指各技術部門（包括制造部）在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

第三條 技術資料的主管部門要把技術文件及資料工作納入本單位的技術業務管理工作中，保證其技術文件材料的積累，達到收集齊全、整理系統，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術檔案工作的順利開展。

第四條 按照集中統一管理技術文件及資料的基本原則，公司技術研發中心設立綜合資料室，并配備專職人員管理。綜合資料室集中統一管理全公司的生產、開發、質量、設備、基建等技術文件及資料。建立、健全技術檔案工作，達到全公司技術文件及資料的完整、準確、系統、安全和有效利用。

第二章 技術文件資料的歸檔

第五條 每一個技術項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統的技術文件資料，并按公司《圖樣和技術資料管理程 序》的要求將所形成的技術文件資料加以系統的整理，組成保管單位（卷、袋、冊、盒），由技術主管審查后及時向公司綜合資料室移交歸檔。

第六條 各部門或技術人員在移交技術文件資料時，交接雙方應按《圖樣和技術資料管理程序》的規定辦理交接手續，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

第七條 凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業標準的規定。做到書寫材料優良，字跡工整，圖紙按規格繪制，圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。

第八條 凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經技術負責人簽字后，向資料室移交歸檔。

第九條 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數歸檔。

第三章 綜合資料室的任務和管理人員的職責 第十條 綜合資料室的任務：

一、集中、統一、科學地管理好技術文件資料，維護技術文件資料的完整、系統、準確和安全，并及時、準確地提供利用。

二、協助各部門和有關技術人員做好技術文件資料的正確整理、立卷歸檔工作。

三、負責設備檔案資料（設備圖紙、使用說明書、機械或電 器原理圖、驗收文件等）的保管、借閱與管理工作；

四、負責技術檔案資料（產品設計圖紙、工藝規程、控制計劃、技術通知、更改單、公司級技術論文及國家或行業技術標準等）的保管與收發管理工作。

第十一條 技術文件資料管理人員的職責：

一、認真貫徹公司技術文件資料管理工作的方針政策。鉆研業務，提高管理水平，保證工作任務的完成。積極主動地為生產、開發提供技術資料。

二、科學地管理全公司技術文件資料，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發放、鑒定、統計以及繪制檢索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保衛工作。

四、嚴格執行技術文件資料的保管、借閱、發放制度。

五、保持資料室內整潔、衛生，對破損或變質的文件資料，要及時修補和提出復制。

第四章 技術文件資料的鑒定和銷毀

第十二條 資料室應認真做好技術文件資料的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的而無法繼續使用文件資料，需及時更新或復制，并將原文件資料報廢，報廢后的資料應繼續保存半年備查。因修改內容而更換的資料，原資料報廢，報廢后的資料應繼續保存一年備查。

第十三條 凡要銷毀的技術文件資料，必須造具清冊，經主 管領導審批后，在保密室監管人員的監督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

第五章 技術文件資料的保管和借閱

第十四條 資料室應對接收來的技術文件資料進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制《技術文件資料查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五條 資料室應認真執行技術文件資料的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術資料的主管部門審查。主管部門根據檢查報告的結果，對出現的問題指導資料員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。

第十六條 資料室應做好技術文件資料的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續。經常保持室內清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。

第十七條 技術文件資料的保密制度：

一、技術文件資料的借閱者及管理者須妥善保管資料，不得轉借他人、不得遺失。

二、非涉密人員嚴禁翻閱、查看機密技術文件資料。

三、機密技術文件資料的借閱者及管理者必須嚴守機密，維護技術文件資料的安全，所借資料必須當日返還，不得過夜。不準在非保密本上摘錄機密事項或私抄機密技術性文件和資料內容。

四、技術文件資料如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。

五、非工作人員未經允許，不得隨意翻閱技術文件資料。

六、將離崗人員需在離崗前辦理交接單，歸還資料、工具等物品，沒有交接單不準離崗。

第十八條 技術文件資料的借閱：

一、凡本公司技術人員、工作人員，因生產需要都可借閱技術文件資料。由管理人員填寫《技術文件資料借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經管理人員檢查后，方可辦理注銷手續。

二、技術文件資料和各種設備說明書等，均在公司內控制使用，檔案原件不得借出資料室，僅供在室內查閱。若需借出室，應辦理手續，借出副本。如無副本時，需經技術資料主管部門批準方能借出。

三、經同意借出之技術文件資料檔案，每次最長時間為十五天。如工作需要，到期后需繼續使用的，應辦理續借手續。到期未歸還或未辦理續借手續者，由資料員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還的按丟失處理，由資料員根據所借資料的價值（各類書籍按標價的2倍，零件圖及工藝規程等資料按每張A4紙20元折算）報主管部門審查、批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。對于已丟失資料日后再次出現在生產現場而被誤用所造成的一切后果均由原丟失人承擔。

四、借閱者應保持技術文件資料的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，并檢查完整情況，做到認真負責，如發現有問題或損壞而不能繼續使用時按報廢處理，由資料員根據所借資料的價值（各類書籍按標價，零件圖及工藝規程等資料按每張A4紙10元折算）報主管部門審查、批準后，送公司財務部，對檔案借閱人進行處罰。

第六章 技術檔案的復制和技術資料的發放

第十九條 凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發放使用，備份文件發放后，應及時復制補充完整。

第二十條 需加工制作的工裝類圖紙文件，應曬制兩套。一套發放生產部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

第二十一條 用于指導生產及作為驗收依據的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發放制造部、質量部、分管技術員及資料室存檔。經會簽后的鑄件圖還應至少發放一份至供應商處。

第二十二條 用作指導生產的工藝卡片、工序卡片、生產作業指導書等，應曬制三份，發放制造部、分管技術員及資料室存檔。第二十三條 作為驗收依據的檢驗卡片，應曬制三份，發放質量部、分管技術員及資料室存檔。

第二十四條 因工作原因，需要發放各使用場所的技術資料，應 在技術檔案交接后次日內發放至各使用場所。未規定發放場所的文件應編制《文件發放清單》（參見《文件資料控制程序》附表），發放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交資料室。資料室按清單的要求發放至各使用場所，發放時注明發放場所、發放號、發放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》（參見《文件控制程序》附表），經主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。

第二十五條 發放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到資料室換取新文件，原破壞或污損文件資料由資料室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料的按丟失處理。

第七章 技術檔案和受控技術文件的更改

第二十六條 當文件編制部門需對技術文件資料實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術文件資料實施更改。修改時統一做好修改標記，由技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

第二十七條 技術文件資料更改后，資料員應及時將更改通知單發放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。第二十八條 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術 文件自發放之日起，其使用期限為一年。需重復使用時，經文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。

第八章 附 則

第二十九條 本制度由技術研發中心制定，其解釋權與修改權歸技術研發中心所有。

第三十條 本本制度經總經理辦公會批準，自頒布之日起實施。

山東中都機器有限公司 二〇一〇年三月二十二日

第三篇：2021年公司技術文件及資料管理制度模板

2021年公司技術文件及資料管理制度模板

一、總則及范圍

為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

二、管理業務與分工

1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。

2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。

三、管理內容與要求

1.技術文件的種類

（1）技術類文件

由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。

（2）管理類文件

由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

2.文件登記

（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。

（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

3.文件的歸檔及保管

技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

5.文件的修改與審批

（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。

（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。

《設計更改單》應包括下列內容：

（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

（b）更改理由；

（c）會審意見、會審簽名；

（d）設計、工藝負責人簽名；

（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

（3）技術文件的___與批準

一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行___和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

第四篇：技術文件和資料管理制度

技術文件和資料管理制度

1、目的對于質量體系要求相關的文件和資料進行控制，確保使用的文件和資料為有效版本。

2、范圍

適用于公司與質量體系有關的文件和資料的控制，包括外來文件和資料。

3、職責

3.1辦公室和技術部負責文件和資料的統一發放、更改、作廢、回收和歸檔的管理與控制工作，是文件和資料的主管部門。

3.2各有關部門積極配合辦公室做好文件和資料的編制、發放、修改、作廢、回收和歸檔的管理控制工作。

3.3總經理負責批準質量手冊，生產廠長負責批準程序文件。

4、程序概要

4.1文件和資料的分類和編碼

4.1.1公司文件和資料分為三層

A層：質量手冊

B層：程序文件

C層：其它質量文件

4.1.2辦公室和技術部負責。

4.2對文件和資料的編寫、審核、批準。

4.2.1A層B層文件由公司總經理辦公室組織編寫、質量手冊由生

產廠長審核，總經理批準；程序文件由生產廠長批準。

4.2.2C層文件和資料由相關部門編寫，總經理審核，生產廠長批準。

4.2.3各類質量記錄、表格由質檢部審核，生產廠長批準。

4.3文件和資料的發放要求和控制

4.3.1確保質量體系運行的各個場所都使用加蓋紅色“受控”印章的相關文件的有效版本。

4.3.2從使用場所及時撤出失效或作廢的文件和資料，并作出標識，防止誤用。

4.4文件的修改、換版和作廢

4.4.1文件經多次（5次以上）修改后，已影響使用，必須重新換版和發布。

4.4.2因工作所需保留的作廢文件，責任部門應進行標識歸檔。

4.4.3A層和B層文件的修改由總經理辦公室組織修改，C層文件由相關部門組織修改，審批按4.2.1、4.2.2執行。若指定其他部門審批時該部門應取得原審批部門的背景資料。

4.4.4外來文件和資料也必須由技術部進行整理、編目和歸檔，使用和發放要經過登記和批準。

4.4.5文件和資料應保存在適宜的環境中。

山西科興禾木佳礦山設備開發有限公司

第五篇：公司文件資料管理制度

惠州市七分妝化妝品有限公司

Huizhou Sevenic Cosmetic Co., Ltd.公司文件管理制度

1.目的：為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。

2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。

3.定義：公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

4.文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監督。5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

5.1管理制度：適用于公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用于系統性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用于轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項； 5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。5.4工作報告 適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。5.5會議紀要 適用于公司各級會議進行的記錄的文件。

5.6對外發函 適用于公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。5.10批復：答復請示事項用“批復”。6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式； 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

6.3文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部分組成；

6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發文編號；發文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按時間順序排序。

6.5.1公司級發文 QFZ 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免類發文QFZ 人字【XXXX】XXX號 6.5.3總裁辦發文QFZ 辦字【XXXX】XXX號 6.5.4財務部發文QFZ 財字【XXXX】XXX號 6.5.5研發部發文QFZ 研字【XXXX】XXX號 6.5.6品控部發文QFZ 質字【XXXX】XXX號 6.5.7營銷中心發文QFZ 銷字【XXXX】XXX號

6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。6.9具體要求： 6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；

6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一.（一）

1、（1）

2、（1）??

或：1.1.1 1.1.1 2.2.1 2.1.1, ??

6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；

6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規范；

6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。7.收文：

7.1收文一律使用《惠州市七分妝化妝品有限公司收文簿》；

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和 英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表； 8.發文：

8.1發文執行惠州市七分妝化妝品有限公司發文流程，發文程序如下： 公司內部發文：

擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監）審核→公司主管領導（總監、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案 對外發文：

擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案 9.附則：

9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦； 9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發； 9.3本制度自下發之日起生效。9.4附相關支持性文件。9.4.1文件頁面格式 9.4.2文件閱辦單 9.4.3公文擬稿紙 9.4.4標題格式

簽發：

二零一五年六月十五日