第一篇：第四部分檔案信息化建設與電子文件管理

第四部分檔案信息化建設與電子文件管理

基本要求：

了解：檔案信息數字化的含義，數字檔案館的含義，電子文件的概念和種類

熟悉：數字檔案館與現行實體檔案館之間的關系，電子文件的特點，電子文件的管理原則 掌握：檔案網站的主要內容，數字檔案館的主要特點

一、檔案信息的數字化

（一）檔案信息數字化的含義：是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

（二）檔案信息數字化的內容：1檔案目錄信息數字化；2檔案全文信息數字化。

二、檔案網站的主要內容：是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點，它一般是以主頁的方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳的。功能：1服務；2宣傳；3交流。主要內容：1檔案工作信息；2檔案機構信息；3檔案資源信息；4檔案利用服務信息。

三、數字檔案館建設

（一）數字檔案館的含義：是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式。含義：1是在計算機通訊網絡上對各地的各種檔案信息進行動態搜尋的實質；2它不是一種物理存在的實體，而只是利用分布于不同檔案機構的數字化檔案信息資源，以網絡化方式加以轉接；3其實質是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環境。

（二）數字檔案館的主要特點：1存在方式，是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式；2運行方式，是存取檔案信息的網絡化；

3、功能定位，是一個檔案信息資源的積累與保存中心，數字檔案館因其主要是對分布于各地的檔案信息資源進行動態搜尋連接這一特色，從而在功能定位上是以“存取”為中心。

（三）數字檔案館與現行實體檔案館之間的關系：1實體是數字形成的基礎；2數字的出現對實體的館藏建設提出新要求；3數字為實體提供了新的管理和服務機制。數字與實體不是替代關系，而是相互依賴、相互促進的關系。沒有實體，數字就失去了一個重要的信息源泉，沒有數字提供的信息環境，實體就不可能突破原有的工作局限；數字的建設需要以實體作為基礎，而數字的建設也可為實體的進一步發展提供新的機遇。

四、電子文件的管理

（一）電子文件的概念和種類：是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。特征：1是由電子計算機等數字設備生成和處理，其信息是以二進制數字代碼記錄和表示的，因此亦稱為數字文件，并可通過通信網絡進行傳輸；2電子文件是文件的一種類型。數字信息是電子文件的技術屬性，而文件是電子文件的功能屬性。種類：

按電子文件的信息存在形式劃分：1文本文件text如（WPS、WORD），純文本文件，不包含格式代碼，在使用時不受計算機和軟件類型限制，如TXT，是政府機關使用最為普遍的電子文件類型。2數據文件data,一是電子表格文件（Excel）格式為XSL，二是數據庫電子文件。3圖形文件（graphic）,常用格式EPS。4圖像文件（image）,如數碼相機、PHOTOSHOP等。5影像文件（video）,視頻，DVD等，6聲音文件（audio）,音頻設備，如WAV、MP3.7程序文件（Program）,源程序是純文本文件。8多媒體文件，兩處以上信息文件。9超文本文件，包含信息鏈接功能的文件。HTML，網站。

按電子文件的功能劃分：1主文件，是指表達作者意圖、行使職能的文件；2支持性文件，是指生成和運行主文件的軟件；3輔助性文件、工具性文件，是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。

按電子文件的生成方式劃分：計算機系統中直接生成的原生電子文件，將紙質或其他載體文件重新錄入生成的數字化電子文件。

（二）電子文件的特點：1信息的非人工識讀性，比特；2系統依賴性；3信息與特定載體之間的可分離性；4信息的易變性；5信息存儲的高密度性；6多種信息媒體的集成性；7信息組織的多維性；8物理結構與邏輯結構的分離性；9信息的可操作性。系統依賴性：一是電子文件的制作、處理以至歸檔后的全部管理活動都必須借助計算機系統才能實現；二是不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到不同程度的障礙。信息的易變性：1電子文件信息和特定載體的可分離性導致載體不再具有對信息的固化作用，計算機系統中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，信息可以在不同載體之間轉移，動態文檔中的數據不斷地被自動更新或補充；2電子文件載體不穩定性有可能造成文件中信息的改變；3電子信息技術的發展，新的信息編碼方案、存儲格式、系統軟件的不斷出現更是對電子信息穩定性的巨大沖擊，因為新的計算機系統和程序常常無法讀取那些過時的代碼，從而要求將原文件遷移到新的技術環境中，遷移過程中信息的損失，變異有時是不可避免的。物理結構與邏輯結構的分離性：物理結構是指文件信息存儲于載體上的位置及分布情況，文件的邏輯結構是指文件信息的內在關系。

（三）電子文件的管理原則：全程管理原則：從文件產生到永久保存或銷毀的整個生命周期中進行全程管理。它是一種全面的管理，建立了一個涵蓋電子文件全部管理活動的管理體制、目標體系、制度體系、程序體系和技術方法體系。前端控制原則：文件形成是前端；處理、鑒定、整理、編目等是中端；永久保存或銷毀是末端。前端控制要求對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在文件形成階段實現。前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略；是優化管理功能，提高管理效率的科學理念。集成管理原則：是將電子文件生成、運行、保管等管理活動有關的要素進行合理的互聯與組合，形成具有要素結構的管理體系的過程。1文件流與業務流；2與其他信息流；3與內部管理活動的集成。動態管理原則：指對電子文件全程加以監控，以動態適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉、利用過程中發生的變化和對管理工作提出的新要求。注重效益原則：一是投入比紙質文件管理要大得多，盡管存儲空間大，但維護與開發投入大，靜態保護難度大，成本高；二是信息化過程中各組織更注重信息資源的效益問題。

第二篇：檔案信息化建設管理

【關鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎設施、信息資源建設、目錄數據庫建設以及管理人員的業務素質等各方面予以加強。本文僅就如何加強檔案信息化建設，開創檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關鍵詞］ 信息化；目錄數據庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案事業是維護歷史真實面貌的永恒的事業。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設的各項工作納入科學化、規范化的軌道。檔案信息化建設是一盤棋，要統籌規劃，科學分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經濟條件具備的地區檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區發展。要搞好工作規范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規范有序推進，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎業務工作。檔案信息化建設是一項科學系統工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業務工作基礎，需要配備現代化的設備和相關人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎業務工作的發展，使檔案事業各項工作邁上一個新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設的整體效益和質量。檔案信息化建設是一項長期任務，工作量非常大，一定要嚴把質量關，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統運行的安全、可靠。同時要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數字化，可采取其他保護和復制措施。

作為領導及檔案人員應該如何改進檔案管理工作?

根據“全國檔案信息化建設實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經驗,我們應該遵循:“適應國家信息化建設和檔案事業發展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業持續快速健康發展,為改革開放和現代化建設服務的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設:

第一，加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設,檔案館館藏建設,檢索工具建設,規章制度建設,專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等.繼續推進運用計算機管理檔案,提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進檔案信息資源建設。要建設數字化檔案館,首先要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲,即進行數字化檔案館館藏的建設。

第三，加強檔案目錄數據庫建設。要充分運用計算機技術,加快檔案目錄數據庫建設,提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機讀目錄。

第四，積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案,對各種類型檔案進行數字化管理等方法,積極建設相關的全文數字庫和多媒體,盡快實現檔案全文信息查詢,不斷提高服務效率和質量。

第五，加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導,保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,制定電子檔案管理辦法。最后實現檔案信息處理計算機化,信息存儲數字化,信息采集實時化,信息服務網絡化。

檔案工作要在未來社會中占據一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產生直接影響的關鍵因素之一是檔案工作者的素養,尤其是信息素養。而素養的提高又主要體現在以下幾種能力的錘煉之中。

運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現代信息工具,特別是網絡傳輸工具,為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質，不斷探索新路，才能夠使檔案事業不斷向前邁進。

參考文獻：

［1］沈運青．提高檔案意識發展檔案事業［Ｊ］．龍巖師專學報(社會科學版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務創新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第三篇：中職學生電子檔案信息化管理（范文模版）

中職學生電子檔案信息化管理

摘要：中等職業技術學校的學籍檔案不僅包括紙質版，還包括電子版，電子檔案對于學生將來繼續接受教育、就業等方面起著不可替代的作用。隨著互聯網信息技術和數字化平臺的不斷完善，中職學校在對學生電子檔案管理時采取了信息化的管理方式，創新了中職學生電子檔案管理手段，促使學生的電子檔案環境和空間更加安全、穩定。本文淺要分析了中職學生電子檔案信息化管理的優越性，進一步提出了中職學生電子檔案信息化管理的實施策略。

關鍵詞：中職學生；電子檔案；信息化管理

引言：學生電子檔案記錄的是每位學生的入學信息和入學以來在校的各個方面表現，是評價學生德、智、體、美、勞等各方面素質基本發展狀況的重要依據，同時，也能夠反映學校的發展歷史和發展過程。目前，部分中職院校還停留在依靠紙質檔案，通過手工收集、整理、查閱檔案等傳統的檔案管理階段。隨著現代信息技術的發展，中職院校將紙質檔案轉換為電子檔案，那么，需要同步跟進電子檔案信息化管理實施手段。

一、中職學生電子檔案信息化管理的優越性 1.方便了學生檔案的整理和檢索查閱

電子檔案信息化管理的歸檔方法，確保了學生檔案存儲環境的安全、穩定，實現了對學生檔案的分類保存，減少了學生檔案的流失和損壞。在對大量的學生檔案進行整理時，如果完全依賴相關管理人員的人力，將會增加人力負擔，使電子檔案管理成為龐大的管理工程。而電子檔案的信息化管理則大不同，管理人員只需要動動手指，操縱一下網絡，就能對學生檔案進行一定標準的整理，在技術條件允許的情況下，能夠編制出全方位的電子檔案信息的檢索工具，大大提高檢索學生檔案的工作效率。

2.能夠幫助實現信息整合與資源的開發利用

中職學校學生檔案通過一定的信息技術手段能將原有的紙質檔案實現有序歸檔，使之成為電子檔案，充分運用了學校的計算機資源，減少了對學生檔案信息加工的人力、物力上的浪費，增強檔案信息有效利用的時效性，同時也方便了檔案信息的傳遞，保證檔案信息最大作用的發揮。

3.方便招聘企業了解學生的個人信息

互聯網信息技術的發展實現了網絡資源的共享，同樣的道理，在校企之間建立的產學研的培養模式下，各個企業能夠通過電子檔案了解到中等職業技術學院學生的基本信息，最快的篩選出自身企業發展所需要的人才，節省了企業招聘人才的經費投入。從中等職業技術學院畢業的學生要想工作，也可以通過投遞自己的檔案，方便企業了解自己的情況，從而大大提升了學生的就業率。

二、中職學生電子檔案信息化管理的實施策略 1.提升檔案管理人員自身的業務素質

實現中職院校學生電子檔案的信息化管理，就要提高檔案管理人員自身的計算機操作技能、網絡知識水平。要使這些技術設備真正發揮到做大功效，單純依靠學校的投資是遠遠不夠的，關鍵是檔案管理人員自身的技能素質是否能夠達到。為此，學校和相關的電子檔案的管理人員要做出以下努力：一是學校要定期開展相關系統性、專業性較強的培訓，注重檔案管理人員的技能水平，有針對性的提高檔案管理人員的信息技術水平，鼓勵檔案管理人員開發出滿足檔案管理實際需要的功能軟件；二是要提高檔案管理人員錄取資格的標準，優先選擇專業對口的人才，擇優錄取，建立起競爭淘汰機制，適當提高檔案管理人員的薪酬待遇，增強檔案管理人員對工作的熱愛之情；三是檔案管理人員自身要樹立起檔案信息化管理的意識，樹立起現代的管理理念。

2.做好歸檔電子文件的技術處理工作

電子檔案作為學生在校期間的綜合素質記錄和評價的重要載體，對于學生日后就業、升職等都有重要的參考作用，學生從學校到社會都離不開檔案。電子檔案一方面方便了檔案信息的傳遞，另一方面由于網絡自身的開發性給學生的電子檔案的安全帶來了巨大的隱患，為了防止學生的電子檔案被篡改，促進機會平等，學校和檔案管理人員要確保學生原始檔案的真實性，而且還要確保學生電子檔案的保密，做好電子檔案的加密工作，充分尊重學生的個人隱私；其次，加強對檔案對檔案信息篩選、發布、查閱權限管理力度，強化管理工作的規范性，給學生電子檔案的存儲提供一個優質、安全、穩定的環境；另外，在對學生的電子實行信息化管理時，要不斷更新學校互聯網的防火墻設備，防止學生個人檔案被盜竊、篡改。

3.重視學生電子檔案信息化管理中的存儲問題

鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及電子文件的易修改性等特征，電子檔案的存儲會隨著技術的更新換代發生一定的改變，一旦互聯網技術過時，那么，則無法識別出檔案信息。為了確保檔案信息的不丟失，相關管理人員要對檔案保存可采取“雙軌制”，對歸檔文件實行“兩套制”。檔案部門應分別在紙質檔案和電子檔案的目錄 “備注 ”項中注明相對應的文件檔號及存址，以便不時之需。

總結：

中職學校做好對學生電子檔案的信息化管理工作，有利于實現中職學校現代化教育水平，方便了學生檔案信息的檢索查閱，節省人力物力，提高學生檔案的整理效率。

參考文獻

[1]馮杰.淺談中職學校學生檔案的信息化管理[J].電子制作,2015,02:174.[2]張萍.論當前中職學校學生學籍檔案的信息化管理[J].城建檔案,2013,05:70-71.

第四篇：電子文件檔案化管理

淺析電子文件檔案化管理

摘要：本文從電子文件檔案管理的特點，與傳統檔案管理的區別，對檔案業務管理工作的影響，管理現狀，應采取的對策等方面談了對電子文件檔案的管理。

關鍵詞：電子文件 檔案 管理

近幾年信息技術不斷飛速，推進了信息化建設的步伐!著計算機的普及、辦公自動化、標準化、網絡化。漸趨完善和辦無紙代的出現，當代高等院校、行政機關事業單位使用辦公動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，使去以紙質格式的文書檔案逐步依托計算機形成電子格式的件和數據資料，對通過網絡計算機等先進技術產生的各類電文件信息的分類、整理、編目、流轉、歸檔、存儲、進館、利用就為了電子文件檔案信息化管理的重中之重“電子文件在計算機和網絡環境中形成，并借助辦公自動管理系統進行閱讀、利用、處理、傳遞，進行自動化網絡化理，使電子檔案信息管理更高效、更快捷”

一、電子文件檔案管理特點

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲與磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀處理，并可在網絡上傳送的文件。電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，對電子檔案實行文件級的管理。對單位形成的電子文件實行自動化、網絡化管理提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實準確、快捷的檔案服務信息。

二、電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別

第一，電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別.以便將來用戶查找利用。

第二，電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證電子文件的法律憑證地位。

第三,電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展,都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合,檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換,以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案,以便將來計算機技術發展后,仍能讀取以前存儲的檔案,保證信息資源方便利用。

第四,電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性,可以達到文件一級的管理,所以,檔案部門在接收到文件同時,可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號,并給出相應的分類號和檔案號,根據上下行文之間的關系,再給出相關文件號,在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時,可以編制多角度、全方位的檢索工具、方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞,即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度

第五，電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、電子文件對檔案業務管理工作的影晌

(一)傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而

電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是”辦理完畢，具有保存價值.，的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。(二)由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。(三)由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、電子文件檔案管理的現狀

(一)檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。(二)在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。(三)標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。(四)檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信

息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔”文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。(五)檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

四、對電子文件檔案應采取的對策

(一)做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深人到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為”只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與

紙質文件一樣發揮社會效用。(二)解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深人研

究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要

定期進行復制，以防止信息損失。

(三)使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介人，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

4變革檔案人員知識構我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化和吸收信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信 息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術蘋命最根本的對策。

第五篇：試析檔案現代化管理與信息化建設（最終版）

論文摘要：項目檔案是項目建設、生產準備、機組調試及生產經營的重要依據，在工程建設和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設的真實記錄和反映。完整、準確、系統的項目檔案對工程建設、生產經營、設備維護和改擴建起著非常重要的作用。中電投電力工程有限公司蕪湖項目部制定了一些具體的創新措施，嚴格落實有關法律規程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環的軌道，在集團公司組織的檔案專項驗收中受到專家的一致好評。

論文關鍵詞：檔案；管理創新；信息化

一、工程檔案概念

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式，是把往復不斷的現象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象，準確尋找事物發展規律的可靠依據。

在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，含準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

二、工程概況

蕪湖電廠五期工程2008年12月31日以發改能源[2008]3704號文獲國家發改委核準，于2009年8月8日高標準開工建設，2010年12月24日，#1機組順利完成168小時滿負荷試運行，實現了“廠用電受電、鍋爐水壓、汽機扣缸、鍋爐點火、汽機沖轉、并網和168h滿負荷試運”等“七個一次成功”，提前跨投產發電，成為中電投集團公司裝機容量突破7000萬千瓦的標志性機組。蕪湖電廠五期工程由中國電力國際有限公司獨資建設。委托管理單位為中電投電力工程有限公司，主體設計單位為華東電力設計院，監理單位為長春國電監理公司，調試單位為安徽新力電業科技咨詢有限責任公司。#1至#5標段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負責。鍋爐、汽機、發電機分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產。

三、工程檔案現代化創新管理

1.落實項目檔案領導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監督有效運行

（1）統籌部署，完善體系制度。蕪湖發電廠成立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、各主要參建單位領導組成的檔案管理領導小組。并按照統一領導、分級管理的原則，建立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、監理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網絡。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部以國家、行業有關檔案管理規定為依據，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯合下發了《工程檔案管理實施細則》，規范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時間、數量和質量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。

（2）建立現場辦公制度。檔案管理人員要做到現場辦公，進行現場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現的問題，能夠及時查出參考性資料，協助解決問題。所以，要在主動做好對工程檔案業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與各參建單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創出了重點工程服務的新路子，得到各參建單位的好評。

（3）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

拓寬新領域，擴大收集范圍；對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過程。

2.穩定檔案管理人員，不斷提升檔案業務技能

在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業培訓。穩定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續性檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續穩定發展。同時，要加強對現有檔案人員的繼續教育。工程公司采取“請進來指導、走出去學習”的方法，組織檔案人員通過調研、現場觀摩、培訓等方式提升自己的專業技能和業務水平。本項目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對這一情況，安工部與信息部門聯手進行基礎培訓，組織了七次PAP管理軟件培訓班；努力推行PAP管理軟件的全面運行。在項目建設過程中，曾多次邀請集團公司、中電建協、中電國際和工程公司的專家來到蕪湖項目進行培訓指導；分4次派出管理人員赴上海、北京、長沙等地參加培訓、學習，回來后及時組織參建單位宣貫、培訓用于施工過程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質量。強化過程控制，梳理歸檔流程，嚴格把關審查歸檔文件，確保歸檔文件質量關為加強工程檔案的管理工作，蕪湖發電廠五期工程推行“合同管理制、建設監管制”，為工程檔案的超前控制創造了良好的外部環境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉變為“管理型”，由原來的檔案人員集中收集檔案材料、統一整編變為分級管理，誰形成、誰負責收集整編。由于工程建設周期長，所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續完成的，為切實做到工程檔案管理工作的“三同步”。

（1）理清工作思路、制定統一標準，使檔案工作有章可循。根據檔案管理必須與建設同步的原則，在項目建設初期就明確了“誰經辦、誰立卷、誰負責”的管理原則。各參建單位進場時，便將相關管理制度和標準及時貫輸到各施工單位，要求把工程檔案管理納入工程建設計劃和有關檔案管理人員的崗位職責，努力實現檔案資料的“精細化”管理。對文件資料內容的字體、字號、行間距、編號等統一標準，并要求所有工程文件必須使用激光打印機打印，所有簽名為黑色碳素墨水書寫。

各專業根據評定標準以及本項目的實際情況，下發單位工程一覽表，并且統一了施工技術記錄、工程聯系單、設計變更單等施工文件的表式以及卷內文件排序。

（2）嚴格過程管理，為編制高質量竣工資料打好基礎。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統一監督和指導，統一使用PAP軟件以便于溝通，工程文件閉環后三天之內將電子版掛接到PAP中，文本和電子版一并產生，工程公司和監理公司對文件的規范性進行審核，發現問題及時通知施工單位整改閉環，這樣把工作量消化在常態管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。

（3）加強設備文件完整性管理。設備資料的收集工作由設備代保管負責，再由工程公司物資主管確認，收集完整后交由工程公司資料員進行分發、組卷、歸檔。凡發現設備材料不齊全，簽字、蓋章不規范等均做好記錄由物資專業協助代保管單位進行催要、完善。

（4）加強設計變更的管理。由于專業多，反應變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專業對所有變更文件（如圖紙會審、成品確認單、工程聯系單、工地代表修改通知單、設計變更申請（聯系）單等文件）一一整理并進行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關的所有變更。

（5）加強竣工草圖的管理。要求施工單位專業技術人員根據現場實際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說明以及有關變更文件的復印件，要求監理和管理公司專工對竣工草圖進行審核。努力做到圖實相符。

（6）把好審核關。組卷前共召開了七次竣工資料專題會，對歸檔范圍和組卷順序作了明確規定，要求各參建單位上報竣工資料移交計劃；對竣工文件的質量，采取嚴密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實到責任人。做到每一份文件在專業管理、資料管理上均有專人負責。規定每一卷竣工資料中均付上“竣工資料預檢/復檢情況表”，各環節審核人員進行確認簽字。將存在的問題及時反饋給施工單位進行整改，以保證竣工資料的準確性、齊全性和完整性。

（7）把好整改關。認真對待各種形式的指導、檢查，對其產生的不符合項，不間斷地進行跟蹤管理，要求施工單位自查、復查，落實整改措施，將整改問題解決在組卷之前；本項目共形成不符合項報告十六份，不符合項99條，均已進行了整改閉合。

（8）做好竣工圖的管理。多次向華東設計院發出工程聯系單，對竣工圖的出圖深度、時間以及質量提出明確要求。試運結束后，項目公司和工程公司領導多次和華東院聯系，要求#1機組竣工圖盡快出圖，2011年1月26日工程公司蕪湖項目部總經理親自將設計變更基礎資料送至華東設計院。竣工圖到場后要求監理對竣工圖進行了認真審核并按專業出具審核報告。根據監理審核出的竣工圖審查確認單小結，把需整改的詳細資料用快件寄至華東院，要求設計院限期整改，同時檔案管理人員將設計變更復印件插入到相應的竣工圖中。

3.竣工驗收備案與檔案管理工作結合

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設工程管理體制，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監督機制是十分必要的。

4.成果效益

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，蕪湖發電廠五期工程在建設過程中采取了多種有效的創新管理技術，取得了優異的結果。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部遵循工程檔案與工程建設同步、按照竣工檔案“誰形成、誰組卷、嚴把關”的原則，歸檔的文件材料必須達到完整、準確、系統、規范的要求，以保證工程建設、生產、管理和維護的要求。截止目前，項目共形成竣工文件6072卷（正本），其中前期文件571卷、工程管理性文件278卷、施工文件897卷、施工圖1234卷、竣工草圖967卷、竣工圖1008卷、設備檔案979卷、調試文件、試生產及竣工驗收文件76卷、照片43冊（含底片4冊）385張、光盤21冊327張。各類檔案齊全、完整，完全滿足設備安裝、調試和運行維護的需要。